Hoàn thiện công tác Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà nội

BỘ VĂN HOÁ - THÔNG TIN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HÓA HÀ NỘI
***
NGUYỀN VĂN HÀNH
HOÀN THIỆN CỐNG TÁC THÔNG TIN - IHƯVIỆN
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC
Chuyên ngành Thư viện . Mã sô: 51003
Người hướng dân khoa học : TS TẠ BÁ HƯNG
ĐẠI HỌC C' r ' GI .HA N‘
TR U Í!G TÂMTHŨNGTÍ1'! ! I L ■'!
Hà nội - 2000
MỤC LỤC
Lời nói đầu 1
Chươngl. Trung tâm TT-TV ĐHQGHN trong việc phục vụ
thông tin tư liệu cho cống tác ĐT&NCKH của ĐHQGHN 4
1.1 Đại học Quốc gia Hà Nội một trung tâm ĐT&NCKH đa ngành 4
1.2 Cơ cấu tổ chức và nhiệm vạ của các thư viện trường đại học
trong ĐHQGHN trước khi thành lập Trung tâm TT-TV 7
1.3 Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung tâm TT-TV
Đại học Quốc gia Hà Nội 10
Chương II. Thực trạng công tác thông tin - thư viện ĐHQGHN 14
II. 1 Vốn tài liệu của Trung tâm TT-TV ĐHQGHN 14
n.2 Ấp dụng công nghệ thông tin trong công tác TT-TV 19
11.3 Nghiên cứu nhu cầu tin và đào tạo người dùng tin 24
n.4 Các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện 32
n.5 Công tác đào tạo và bổi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ TT-TV 41
n.6 Quan hệ họp tác trong nước và quốc tế 45
Chương III. Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thông tin -
thư viện trong Đại học Quốc gia Hà Nội 52
m .l Xây dựng hệ thống TT-TV thống nhất trong ĐHQGHN 52

m.2 Phát triển vốn tài liệu 55
m.3 Áp dụng bảng phân loại thích hợp với điều kiện của Trung tâm 58
m.4 Đa dạng hoá các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện 62
HI.5 Bổi dưỡng và đào tạo cán bộ TT-TV nhằm đáp ứng yêu cầu
của một Trung tâm TT-TV hiện đại 65
in.6 Mở rộng quan hệ hợp tác trong và ngoài nước 69
Kết luận 73
Tài liệu tham khảo 76
Phụ lục 81
LỜI NÓI ĐẦU .
l.Tính cấp thiết của đề tài
Đại bọc Quốc gia Hà nội (ĐHQGHN; được thành lập năm 1993 là một trong
những trung tâm đại học đa ngành, đa lĩnh vực hàng đầu của cả nước . Với mục
tiêu đào tạo và nghiên cứu khoa học (ĐT&NCKH) chất lượng cao, ĐHQGHN là
nơi đào tạo nhân tài và nguồn nhân lực có trình độ cao nhầm đap ứng thi trường
lao động đa dạng trong thời kỳ công nghiệp hoá và hiện đại hoá của đất nước. Để
thực hiện được các mục tiêu trên, được sự đầu tư tập trung của nhà nước,
ĐHQGHN đã chú trọng phát triển các cơ sở phục vụ ĐT&NCKH, trong đó có
Tmng tâm Thông tin - Thư viện (TT-TV). Được thành lập từ tháng 2 năm 1997,
Trung tâmTT-TV ĐHQGHN đã có điều kiện và mỏi trường hoạt động mói nhằm
đáp ứng yêu cầu đảm bảo thông tin, tư liệu cho công tác ĐT& NCKH của
ĐHQGHN. Thêm vào đó, sự phát triển nhanh chóng của khoa học và công nghệ,
nhất là công nghệ thông tin đã tác động mạnh mẽ vào tất cả các ngành, các lĩnh
vực, trong đó có ngành TT-TV. Trung tâm TT-TV ĐHQGHN cũng tiêp thu và
vận dụng những thành tựu của công nghệ thông tin vào công tác cua mình,
nhằm tiến dần đến một Trung tâm TT-TV hiện đại trong một tương lai gần.
Trong một thời gian gần 3 năm hoạt động theo cơ chế mới, Trung tâm Tĩ-
TV ĐHQGHN đã đạt được một số thành qủa quan trọng, nhưng cũng xuất hiện
những vấn đề mới cần tổng kết, nghiên cứu để đề ra các giải pháp thích hợp góp
phần nâng cao chất lượng công tác TT-TV trong ĐHQGHN. Mặt khác việc

nghiên cứu và hoàn thiẽn mô hình hoạt động của Trung tám TT-TVĐHQGHN
còn góp phần làm phong phú thêm lý luận và thực tiễn công tác thư viện trường
đai học ở nước ta.
1
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đé tài
Nghiên cứu và đánh giá thực trạng công tác TT-TVĐHQGHN, mà chủ yếu
là các hoạt động của Trung tâm TT-TVĐHQGHN. Trên cơ sở đó đề xuất những
giải pháp nhằm hoàn thiện công tác này ở ĐHQGHN và nâng cao hơn nữa hiệu
qủa phục vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học chất lượng cao của ĐHQGHN. Liên
quan đến đề tài này chúng tôi đã có một số nghiên cứu được cổng bố trong các
cuộc hội thảo ở ĐHQGHN và trên tạp chí chuyên ngành [33 -37].
3. Đối tươĩig và phạm vỉ nghiên cứu
Nghiên cứu chức năng nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động cửa ĐHQGHN với
tư cách là một chủ thể cấp trên trực tiếp của Trung tâm TT-TV .
Nghiên cứu cơ cấu tổ chức và những hoạt động của Trung tám TT-TV
ĐHQGHN trong khoảng thời gian từ ngày thành lộp đến nay ( từ tháng 2 nám
1997).
Nghiên cứu mối liên hệ và khả năng của các đối tác chủ yếu có ảnh hưởng
tới hoạt động của Trung tâm TT-TV ĐHQGHN, như các thư viện đại học và các
cơ quan TT-TV trên khu vực Hà nội .
4. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp luận của Chu nghĩa Duy vật Lịch sử và Chủ nghĩa Duy vật
Biện chứng của triết học Mác -Lênin.
- Phương pháp phân tích và tổng hợp tài liệu .
- Phương pháp quan sát, thống kê và điều tra xã hội hoc .
5.Bô cục của luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn có 3 chương :
2
Chương 1. Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội trong
việc phục vụ thông tin tư liệu cho công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học của

Đại học Quốc gia Hà Nội
Chương 2. Thực trạng công tác thông tin - thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội
Chương 3. Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thông tin - thư viện Đại
học Quốc gia Hà Nội
Cuối cùng là phần phụ lục và tài liệu tham khảo.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng, nhưng vì khả năng của cá nhân còn hạn chế,
chắc chắn luận văn còn nhiều thiếu sót, tác giả rất mong được sự chỉ dẫn của các
thầy cô giáo và sự góp ý của các đổng nghiệp.
Tác giả xin chân thành cám ơn Tiến sỹ Ta Bá Hưng, người hướng dẫn khoa
học, đã có những chỉ dẫn quý báu trong quá trình thực hiện và hoàn thành luận
văn. Tác giả cũng xin chân thành cám ơn: Cãc Thầy, Cô giáo đã tham gia giảng
dạy lófp Cao học Thư viện khoá 4 (1997-2000); Khoa Sau Đại học Trường Đại
học Văn hóa Hà Nội; Ban Giám đốc và Cán bộ, Công nhân viên Trung tâm TT-
TV Đại học Quốc gia Hà Nội đã giúp đỡ nhiệt tình để luận văn được hoàn thành.
Hà Nội, tháng 8 năm 2000
3
CHƯƠNG I
TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRONG VIỆC PHỤC v ụ THÔNG TIN T ư LIỆU CHO CÔNG TÁC ĐÀO TẠO
VÀ NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
1.1 Đại học Quốc gia Hà Nội một trung tâm đào tạo và nghiên cứu
khoa học đa ngành, đa lĩnh vực, chất luọng cao
1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ chế hoạt động của Đại học Quốc gia Hà Nội
Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN) được thành lập theo Nghị định 93/CP
ngày 10 tháng 12 năm 1993 của Chính phủ [1] và tiếp theo là Quy chê về tổ chức
và hoạt động của ĐHQGHN (Ban hành theo QĐ số 477/TTg ngày 5 tháng 9 nãm
1994) do Thủ tướng phê duyệt [3] là một sự kiện đánh dấu bước đổi mới quan
trọng đối với quá trình xây dựng và phát triển nền giáo duc đại học Việt nam
trong thời kỳ công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nước, phù hợp với xu hướng
phát triển đại học của các nước tiên tiến trên thế giới. ĐHQGHN được thành lập

trên cơ sở sắp xếp và tổ chức lại một số trường đại bọc ở khu vực Hà nội, trước
mắt là ba trường: Đại học Tổng hợp Hà nội (ĐHTHHN), Đai học Sư phạm Hà
nội I (ĐHSPHNI), Đại học Sư phạm Ngoai Ngữ Hà nội (ĐHSPNNIIN).
ĐHQGHN là một trung tâm đào tạo và nghiên cứu khoa học (ĐT&NCKH) đa
ngành và liên ngành lớn của cả nước, có chức năng đào tạo chuyên gia chất
lượng cao thuộc các ngành khoa học và công nghệ (KH&CN), nghiên cứu và
triển khai KH&CN nhằm phục vụ sự nghiệp xây dựng và phát triển đất nước.
ĐHQGHN có những nhiệm vụ chính sau: 1/ Đào tạo chuyên gia các ngành
khoa học và công nghệ theo các trình độ đại học, cao học và tiên sĩ; 2/ Nghiên
cứu khoa học, công nghệ gắn với giảng dạy đào tạo, thông tin khoa học và triển
khai các kết quả nghiên cứu vào sản xuất và đời sống; 3/ Hỗ trợ về học thuật cho
4
các trường đại học và cao đẳng khác trong việc nâng cao chất lưựng ĐT&NCKH.
Cơ cấu tổ chức của ĐHQGHN bao gồm: 1/ Các tổ chức ĐT&NCKH: Các
trường đại học chuyên ngành, các viện và các trung tâm nghiên cứu khoa học;
2/ Các đơn vị phục vụ cho ĐT&NCKH: Tạp chí khoa học, Trung táin TT-TV,
Nhà Xdất bản, nhà in, phòng thí nghiệm, ; 3/ Các Ban chức năng giúp việc cho
Ban Giám đốc và các phòng chức năng giúp việc cho Ban Giám hiệu các trường
đại học thành viên.
ĐHQGHN là một đơn vị hoạt động theo quy chế liêng do Thủ tướng Chính
phủ ban hành. ĐHQGHN là đơn vị dự toán và hạch toán tài chính cấp I, được
quản lí tài chính độc lập, được bảo vệ và nhận kế hoạch, ngân sách trước Bộ Tài
chính và các cơ quan khác có liẽn quan. Trong mối quan hệ với các cơ quan,
các tổ chức trong và ngoai nước, ĐHQGHN cũng được trực tiếp quan hệ với các
Bộ, cơ quan ngang Bộ, để giải quyết những vấn đề liên quan đến ĐHQGHN.
Giám đốc ĐHQGHN được quyẻn kí các thoả ước họp tác với các trường đại học
cơ quan tổ chức NC&ĐT nước ngoài, mời các chuyên gia nước ngoài đến giảng
dạy trong phạm vi luật pháp của nhà nước. Đặc biệt ĐHQGHN được trực tiếp
quan hệ với các cơ quan quản lí nhà nước để làm thủ tục xuất nhập cảnh cho cán
bộ, sinh viên thuộc ĐHQGHN và khách nước ngoài do ĐHQGHN mời.

Với nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức mới, hoạt động theo rnột cơ chế đặc biệt,
lần đầu tiên vận dụng ở các trường đại học Việt nam, kể từ khi thành lập năm
1993 đến nay ĐHQGHN đã từng bước tru thành một trong những trung tâm đại
học hàng đầu của cả nước.
1.1.2 Công tác đào tạo và nghicn cứu khoa học của ĐHQGHN
Sau 5 năm xây dựng (1993-1998) ĐHQGHN đã hình thành 5 trường đại học
thành viên và 10 khoa, trung tâm, viện nghiên cứu trực thuộc. Các đơn vị này
thực hiện hầu hết các nhiệm vụ ĐT&NCKH ở hầu hết các ngành và các lĩnh vực
5
khoa hục cơ bản và công nghệ mũi nhọn. Đến cuối năm 1999, theo Quyết định
số 201/1999/QĐ TTg của Thủ tướng Chính phủ, trường ĐHSP tách ra khỏi
ĐHQGHN để xây dựng ĐHSP trọng điểm. Hiện nay ở ĐHQGHN có 3 truồng
đại học thành viên và 5 khoa trực thuộc, đó là trường Đại học Khoa học tự
nhiên (ĐHKHTN), trường Đại học Khoa học xã hôi và Nhân văn
(ĐHKHXH&NV), trường Đại học Ngoại ngừ (ĐHNN), khoa Quản trị Kinh
doanh, khoa Công nghệ, khoa Luật, khoa Kinh tế, khoa Sư phạm.
Hiện nay (1996-2000) đã có 16.821 sinh viên hệ chinh quy theo học ở
ĐHQGHN với 42 ngành đào tạo cử nhân bậc đại học ; Trên 1820 học viên cao
học và nghiên cứu sinh với 122 chuyên ngành Thạc sĩ, 106 chuyên ngành Tiến
sĩ được đào tạo ở ĐHQGHN. Nhiều ngành đào tạo mới đã được mở nhầm đáp
ứng yêu cầu của xã hội như, Điện tử - viễn thông, Công nghệ Thông tin, Toán -
Tin ứng dụng, Khoa học Vật liệu, Công nghệ Sinh học, Công nghệ Hoá học, Địa
chính, Quản trị Kinh doanh, Kinh tế đối ngoại, Ọuản lí xã hội, Thông tin - Thư
viện, Tiếng Đức, Nhật, Hàn Quốc, Ảrập[21].
Nghiên cứu khoa học là một trong hai nhiệm vụ chính của ĐHQGHN.
ĐHQGHN đã thành lập 9 trung tâm, viện nghiên cứu trực thuộc trên cơ sở tổ
chức lại các trung tâm NCKH của các trường thành viên nhằm gắn kết các hoạt
động NCKH của các trung tâm với công tác đào tạo của các trường chuyên
ngành. Trong giai đoạn 1996-2000 ĐHQGIiN được giao nhiều nhiệm vụ NCKH
cấp nhà nươc: 6 đề tài về khoa học công nghệ, 2 đề tài KHXH&NV, 95 đề tài

nghiên cứu cơ bản trong KHTN, chiếm 1/3 kinh phí dành cho rình vực nghiên
cứu cơ bản của cả nước. ĐHQGHN còn là nơi tổ chức nhiều cuộc hội thảo, hội
nghị quy mô quốc gia và quốc tế, như Hội nghị quốc tế về Việt nam học lần I,
Hội thảo quốc tế về giaó dục đại học thế kỷ 21, hội thảo quốc gia về l ừng ngập
mặn, [21]
6
Cho đến nay ĐHQGHN đã là một trong những trung tâm đại học đa ngành,
đa linh vực lớn của cả nước và đang phấn đấu để thực hiện sứ mệnh trở thành
một trung tâm hàng đầu quốc gia trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo, nghiên cứu
khoa học, từng bước tiếp cận với trình độ phát triển của nền giáo dục đại học
tiên tiến trong khu vực và trên thế giới.
Đf đảm bảo cho cồng tác ĐT&NCKH có chất lượng cao, ĐHQGHN cũng rất
chú trọng đẩu tư xây dựng các đơn vị phục vụ cho ĐT&NCKH.Trong số các đơn
vị có những đóng góp và ảnh hưởng đáng kể đến chất lượng ĐT&NCKH của
ĐHQGHN là Trung tâm Thông tin -Thư viện. Trong tâm TT-TVĐHQGHN được
thành lập trên cơ sở hợp nhất các thư viện trường đại học thành viên thành một
đơn vị trực thuộc ĐHQGHN và làm nhiệm vụ đảm bảo thông tin tư liệu chú công
tác ĐT&NCKH của cả ĐHQGHN.
1.2 Cơ Cấu tổ chức và nhiệm vụ của các thu viện truừng đại hộc
trong ĐHQGHN trước khi thành lập Trung tâmTT-TVĐHQGHN
ĐHQGHN được thành lập tháng 12 năm 1993, nhưng đen tháng 2 nam 1997
Trung tâm TT-TV ĐHQGHN mới được thành lập. Trong thời gian từ 1994 đến
đầu năm 1997 công tác TT-TV trong ĐHQGHN vẫn do các thư viện ở các
trường đại học thành viên đảrti nhận, đó là Thư viện ĐHTHHN (từ 1994 giao
cho trường ĐHKHXH&NV quản lí va phục vụ cho cả trường ĐHKHTN), Thư
Viện trường ĐHSPHNI, Thư viện trường ĐHSPNNHN. Các thư viện này là một
bộ phận của các trường đại học thành viên trong ĐHQGHN, do vậy pnụ thuộc
các trường này về nhân sự, ngân sách, cơ sở vật chất, Các thu' viện vẫn hoạt
động độc lập với nhau, mặc dù cùng nằm trong ĐHQGIIN Thu' viện ĐHTHHN,
Thư viện ĐHSPHNI đều là nhưng thư viện đại học được thành lập khá sớm có bề

7
dày lịch sử trên 40 năm và là một trong những thư viện dại học lớn nhất cua
khu vực Hà nội và cả nước.
Nhiệm vụ chủ yếu của các thư viện này là phục vụ thông tin và tư liệu sát
với diện / lĩnh vực ĐT&NCKH của các trường đại học thành viên trong
ĐHQGHN mà nó trực thuòc. Thư viện ĐHTHHN là một trong những thư viện
đại học lớn phục vụ vụ tài liệu khoa học cơ bản về KHTN và KHXH&NV. Thu'
viện ĐHSPHNI, bèn cạnh việc phục vụ tài liệu về khoa học cơ bản còn là một
thư viện có tiềm năng 1Ớ11 về phục vụ tài liệu về khoa học Giáo dục. Thư viện
ĐHSPNN chú yếu phục vụ tài liệu về văn hoá và ngôn ngữ nước ngoài. Ngoài ra
các thư viện này còn đảm nhận mọt số nhiệm vụ như nghiên cứu khoa học và
đào tạo, bồi dưỡng về thông tin-thư viện như ở Thư viện ĐHTHHN [39]; Đảm
bảo cung cấp học liệu cho quá trình dạy học như ở Thư viện ĐHSPNNHN;
Hướng dẫn sinh viên chuyên ngành TT-TV thực tập, Thư viện ĐHTHHN và
thư viện ĐHSPHNI đều là những thư viện đại học có kho sách lớn cỡ từ 600.000
đến 700.000 bản, riêng thư viện ĐHTHHN có kho tạp chí với 3000 tên còn thu'
viện ĐHSPNN có kho sách trên 100.000 bản [15]. ván tài liệu của các thư viện
này là nguồn thông tin rất quý cho công tác ĐT&NCKH trong lĩnh vưc khoa học
cơ bản về KHTN, KHXH&NV và KHGD cho ĐHQGHN hiện nay.
Vê co cấu tô chức, các thư viện này đều là đơn vị độc lập trực thuộc Ban
Giám hiệu các trường đại học, ngang hàng với các phòng ban / khoa trong
trường. Trong từng thư viện đều tổ chức các bộ phận theo các quy trình nghiệp
vụ thư viện, bao gồm hai khối chính: Khối kĩ íhuật nghiệp vụ và khối tổ chức
phục vụ bạn đọc.
Tuỳ theo quy mô mà các thư viện chia các bộ phận trong thư viện thành các
tổ / nhóm làm việc khác nhau và lãnh đạo các thư viện là Ban Giám đốc / trưởng
thư viện. Thư viện ĐHTHHN, đã thành lập các tổ: Tổ Bổ sung - Trao đổi, tố
Biên mục, tổ Thông tin -Thư mục - nghiệp vụ, các tổ phục vụ đọc và mượn. Thư
8
viện ĐHSPHN và thư viện ĐHSPNNHN chỉ thành lập các tổ: Tổ Kĩ thuật -

Nghiệp vụ, tổ phục vụ đọc và tổ phục vụ mượn. Đặc biệt trong các tổ phục vụ
mượn đều có nhóm phục vụ giáo trình riêng, đây là đặc thù của thư viện trường
đại học. Để tư vấn cho giám đốc thư viện về các lĩnh vực chuyên môn từ năm
1995, thư viện ĐHTHHN còn được thành lập Hội đông khoa học của thư viện,
hội đổng này do Hiệu trưởng trường đại học
1
'a quyết định, giám đốc thư viện
còn là thành viên của Hội đồng khoa học trường. Đây là một trong những yếu tỗ
rất quan trọng trong việc hoàn thành nhiệm vụ phục vụ ĐT&NCKH của nha
trường và cho sự phát triển của thư viện ĐHTHHN. Khi ngươi lãnh đạo thư viện
được tham gia Hội đồng khoa học trường đại học sẽ tiếp cận nhanh chóng các
định hướng về ĐT&NCKH của nhà trường để có kế hoạch đúng đắn và kịp thời
cho thư viện của mình và đồng thời cũng thể hiện vai trò của thông tin khoa học
trong phục vụ ĐT&NCKH ở trường đại học.
Tuy nhiên các thư viện đại học trường thành viên ĐHQGHN cũng gặp không
ít khó khăn trong việc được đầu tư kinh phí tập trung cho việc giải quyết một số
công tác nghiệp vụ cần thiết, ví dụ như, tin học hóa công tác thư viện, tiong đó
có việc xậy dựng CSDL hồi cố các kho tài liệu; Cải tiến và mở rộng các hình
thức phục vụ kho mở, Bởi vì các thư viện không được phcĩn cấp quản lí ngân
sách hàng năm, nên ngoài các khoản như lương cán bộ rv, kinh phí bổ sung tài
liệu được cấp thường kỳ, còn kinh phí cho các việc khác được cấp nhiều hay ít
thường phụ thuộc vào quan niệm về công tác thư viện của lãnh đạo trường và
môt phần vào mối quan hệ của người phụ trách thư viện với các phòng ban trong
trường đại học. ở thư viện ĐHTHHN, đến cuối năm 1996 có một CSDL hơn
10.000 biểu ghi, trong đc 7000 biểu ghi là do kinh phí của Trung tâm
111LKH&CNQG cấp thông qua hai hợp đồng xây dựng và cung cấp CSDL.
Ngay cả kinh phí bổ sung tài liệu cũng rất hạn hẹp, trong các năm 1995, 1996, cả
3 thư viện chỉ được cấp khoảng 250-300 triệu VND cho công tác này.
9
Nhìn chung cho chu đến thời điểm trước khi thành lập Trung tám TT-TV

ĐHQGHN, các thư viện trường đại học thành viên đã hoàn thành sứ mệnh của
mình. Trong điều kiện khó khăn về kinh phí, sự ràng buộc bởi cơ chế quan lý,
các thư viện đã đáp ứng được nhu cầu tin cho cỏng tác đào tạo và một phán nào
cho nhu cầu tin về NCKH của các trường đại học trong E’HQGHN. Nhưng để
đảm bảo thông tin cho một ĐHQG đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao thì cần
thiết phải tổ chức lại các thư viện đại học trong ĐHQGHN thành một cơ cấu
thống nhất và có một cơ chế hoạt động thích hợp - đó cũng là lý do cho sự m đời
của Trung tâm TT-TV ĐHQGHN.
1.3 Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung tâm
Thông tin - Thư viện ĐHQGHN
Trung tâm TT-TV ĐHQGHN được thành lập tháng 2 năm 1997 theo Quyết
định số 66/TCCB của Giám đốc ĐHQGHN [5]. Trung tâm được thành lập trên
cơ sở hợp nhất các thư viện của các trường đại học thuộc ĐHQGHN, đó là các
thư viện trường ĐH KHXH&NV (Thư viện ĐHTHHN trước đây), thư viện
trường ĐHSP (Thư viện ĐHSPHNI) và thư viện trường ĐHNN (Thư viện
ĐHSPNNHN). Trung tâm TT-TV ĐHQGHN là một đơn vị trực thuộc
ĐHQGHN, nằm trong khối các đơn vị phục vụ ĐT&NCKH cua ĐHỌGHN.
Trung tàm hoạt động theo một quy chế riêng do Giám đốc ĐHQGHN ban hành
tháng 4 năm 1998 [4].
Vê chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm TT-TVĐHQCiHN. trong quy chê
chỉ rõ: " Trung tâm có chức năng thông tin và thư viện phục vụ các công tác đào
tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng và quản lí của ĐHQGHN. Trung
tâm có nhiệm vụ nghiên cứu, thu thập, xử lí, thông báo và cung cấp tin, tài liệu
khoa học phục vụ cán bộ và sinh viên ĐHQGHN " (điều5).Các nhiệm vụ cụ thể
của Trung tâm được thể hiện ở điều 6 của quy chế, có thể tóm lược như sau:
10
1. Tham mưu cho lãnh đạo ĐHQGHN về phương hướng tổ chức và hoạt
động TT-TV trong ĐHQGHN. Xây dựng kế hoạch dài hạn và ngắn hạn pnát
triển hệ thống TT-TV trong ĐHQGHN. Tổ chức và điều phối hệ thống TI -TV
trong ĐHQGHN.

2. Thu thập, xử lí, lưu trữ, bảo quản và tổ chức phục vụ thông tin cho cán bộ
và sinh viên ĐHQGHN bằng các phương tiện và hình thức phù hợp và tiện lợi
nhất.
3. Nghiên cứu khoa học TT-TV để ứng dụng những thành tựu khoa học và
công nghệ mới vào vào công tác TT-TV. Đào tạo và bồi dưỡng nâng cao trình độ
cho cán bộ thư viện và đào tạo người dùng tin trong ĐHQGHN-
4. Phát triển quan hệ hợp tác, trao đổi với các cơ quan TT-TV trong và ngoài
nước nhằm tăng cường nguồn tài liệu, kinh nghiêm tiên tiến và nâng cao trình
độ cán bộ của Trung tâm TT-TV ĐHQGHN.
Cơ cấu tổ chức và cơ chê hoạt động của Trung tâm TT-TV ĐHQGHN.
Bộ máy tổ chức của Trung tâm gồm: Ban Giám đốc; Các phòng chuyên môn và
chức năr.g [ xem sơ đổ: Phụ lục 1].
Bơn Giám đốc gồm Giám đốc và các Phó Giám đốc. Giám đốc và các phó
Giám đốc Trung tâm thuộc diện cán bô do ĐHQGHN quản lí, nghĩa là các chức
danh này do Giám đốc ĐHQGHN bổ nhiệm và miễn nhiệm. Các phòng chức
năng và chuyên môn của Trung tâm gồm:
Khối các phòng chức năng: 1. Phòng Hành chính (gồm các chức năng:
Tổng hợp, tổ chức cán bộ, đối ngoại, thiết bị); 2. Phòng Tài vụ.
Khối các phòng chuyên môn: 1. Phòng Bổ sung -Trao đổi; 2. Phòng Biên
mục (Xử lí kỹ thuật); 3. Phòng Thông tin - Thư mục và nghiệp vụ; 4. Phòng Máy
tính và Mạng; 5. Phòng Phục vụ bạn đọc Chung (Nhà trung tâm 7 tầng); 6.
11
Phòng phục vụ bạn đọc trường ĐHKHTN; 7. Phòng phục vu bạn đọc trường
ĐHKHXH&NV (gồm cả bộ phận đọc Mễ trì); 8. Phòng Phục vụ bạn đọc trường
ĐHNN; 9. Phòng Phục vụ bạn đọc trường ĐHSP.
Các phòng của Trung tâm được thành láp theo nguyên tắc không làm xáo
trộn các hoạt động thường xuyên của các thư viện đại học thành viên đã có, do
vậy về cơ bản các phòng phục vụ bạn đọc là các thư viện đại học đã có và vẫn ở
nguyên vị trí địa lí cũ. Các phòng chuyên môn về kĩ thuật nghiệp vụ TT-TV được
thành lập trên cơ sở sát nhập các tổ xử lí kỹ thuật của các thư viện đại học thành

viên lại nhưng có chọn lựa cán bộ cho phù hợp với yêu cầu công việc của Trung
tâm. Chỉ trong một thời gian ngắn Trung tâm đã đi vào ổn định và hoạt động
theo cơ chế mới. Đến cuối năm 1999. Phòng phục vụ bạn đọc trường ĐHSP tách
ra và chuyển về trường ĐHSPHN theo Quyết định số: 13292/TCCB của Giám
đốc ĐHQGHN về việc bàn giao một số đơn vị về trường ĐHSPHN.
Trung tâmTT-TV là một đơn vị trực thuộc ĐHQGHN. Trung tâm là đơn vị
sự nghiệp phục vụ cho công tác ĐT&NCKH, có tư cách pháp nhân, có con dấu
và tài khoản riêng và là đơn vị dự toán cấp III. Hàng năm, Trung tâm lập kế
hoạch, dự trù ngân sách, bảo vệ và nhận kế hoạch trước giám đốc ĐHQGHN.
Đếi với các đơn vị trong ĐHQGHN, Trung tâm có trách nhiệm hợp tác chặt chẽ
mọi mặt trong việc bổ sung, xử lí, cung cấp thông tin và tài liệu cho người dùng
tin trong toàn ĐHQGHN. Trung tâm được nhận lưu chiểu các xuất bản phẩm do
ĐHQGHN xuất bản, các luận án Sau đại học bảo vệ ở ĐHQGHN hoặc người viết
là cán bộ, sinh viên ĐHQGHN. Trung tâm được trực tiếp quan hệ với các
trường đại học, các cơ quan nghiên cúi, các cơ quan TT-TV trong và ngoài nước
trong phạm vi pháp luật của nhà nưóc và các quy định của ĐHQGHN để giải
quyết các còng việc liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ của mình.
12
Với chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức như trên, Trung tâm TT-TV
ĐHỌGHN là một mô hình mới trong thư viện các trường đại học ở nước ta. Mô
hình mới này thể hiện ở một số điểm sau:
1/ Nhiêm vụ của Trung tâm nặng nề hơn là phải đảm bảo thông tin tư liệu
cho công tác ĐT&NCKH chất lượng cao của một ĐHQG đa ngành, đa lình vực,
có quy mô lớn gồm nhiều trưòng, khoa, viện, trung tâm nằm trên địa bàn rộng.
Nhiệm vụ này quy định cho định hướng xây dựng và phát triển của Trung tâm.
2/ Quy mô của Trung tâm khá lớn, có đầy đủ các phòng ban chức năng và
chuyên môn và hoạt động như một Trung tâm TT-TV độc lập, theo một quy chế
riêng do Giám Đốc ĐHQGHN ban hành.
3/ Trung tâm được hoạt động trong một cơ chê mang tính tự chủ cao mà
chưa một thư viện trường đại học thành viên nào trước kia có được, đây là một

trong những điều kiện thuận lợi mang tính chất quyết định cho qua trình phát
triển của Trung tâm sau này. Đồng thời íính tự chủ cao này đi liền với tính tự
chịu trách nhiệm trước pháp luật nhà nước và các quy định của ĐHQGHN.
Trải qua gần 3 năm hoạt động theo cơ chế mới, cộng với việc phát huy những
thế rnạnh vốn có của các thư viện đại học thành viên trước kia, Trung tâm TT-TV
ĐHQGHN đã có những bước phát triển đáng kể. Thời gian 3 năm chưa phái là
dài, nhưng cũng cần thiết cho việc nghiên cứu, xem xét để rút ra những đánh giá
ban đầu về những điểm mạnh, yếu của công tác TT-TV ĐHQGHN, từ đó đề xuất
những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác này ờ ĐHQGHN.
13
CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THÔNG TIN - THƯ VIỆN
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
II.l Vốn tài liệu của Trung tâm Thông tin -Thư viện ĐIIQGHN
II.l.l. Vốn tài liệu của các thư viện trường thành viên trước khi sáp nhập
Cả 3 thư viện trường ĐHTHHN, ĐHSPHN, ĐHSPNN có hơn 1,4 triệu bản
sách với hơn 190.000 tên loại; hơn 3000 tên tạp chí, trong đó có đến hơn 2500
tên tạp chí nưóc ngoài tập trung chủ yếu ở thư viện ĐHTHHN.Đây là vốn tài liệu
khá lớn về khoa học cơ bản về Khoa học Tự nhiên, Khoa học Xã hội và Nhân
văn, Khoa học Giáo dục và Ngoại ngữ và là kho tài liệu rất quan trọng cho Trung
tãm TT-TV ĐHQGHN sau này. Tuy vậy, trong những năm giữa của thập kỷ 90,
kinh phí bổ sung của các thư viện này hết sức hạn hẹp. Ví dụ, năm 1995, ở Thư
viện ĐHTHHN, chỉ được cấp khoảng 50 triệu VND cho bổ sung sách; ở Thư
viện ĐHSPHN có khá hơn, khoảng 150 triệuVND [19]. Số kinh phí chỉ để mua
giáo trìnhvà sách tham kháo trong nước. Nguồn tài liệu mua từ nước ngoài hâu
như bị ngừng trệ. Một trong những nguyên nhân quan ti ọng, là sau năm 1991,
Liên Xô và hệ thống XHCN Đông Âu sụp đổ, nguồn tài liệu mà các thư viện
mua và nhận tặng biếu ở các nước này lâu nay với giá
1
'ẻ đả bị ngừng' hẳn. Còn ở

Thư viện ĐHTH HN, sau 1979, nguồn tạp chí ngoại bằng Tiếng Anh mua qua
sao chụp từ Trung Quốc cũng không còn nữa. trong khi đó kinh phí để mua tài
liệu nước ngoài theo cơ chế thị trường lại không được đáp ứng kip thời.
Nguồn tài liệu của Thư viện ĐHTHHN, và Thư viện ĐHSPHN1 có đến 1/3 là
tài liệu tiếng Nga, xuất bản từ trước năm ] 990, đã lạc hậu về nội dung nhất là
một số tài liệu về công nghệ đã lâu nay không được tharh lọc do vậy chiếm khá
lớn điện tích kho sách, ở Thư viện ĐHTHHN, đo tình trạng phải di chuyển nhiều
địa điểm nôn số lượng sách nằm tổn đọng dưới nền kho và trên giá khá lớn (ước
14
tính đến hàng trăm ngàn bản) là một trong những vấn đề nan giải cho công tác
thống kê và thanh lọc tài liệu của Trung tâm sau này.
Những điều đáng quan tâm nhất là vốn tài liệu của các thư viên đại học thành
viên trước đây đã không đáp ứng được yêu cầu đổi mới của công tác ĐT &
NCKH của một trường đại học đa ngàiứi, đa lĩnh vực Ìihư ĐHQGHN. Công tác
phát triển vốn tài liệu của Trung tâm phải được đẩu tư tập trung và đặt trong một
cơ chế chủ động cao, mới đáp ứng được nhu cầu về thông tin tư liệu cho công tác
ĐT&NCKH của ĐHQG HN trong thời kỳ mới.
II.1.2 Công tác phát triển vốn tài liệu của Trung tâm TT -TV ĐHQGHN
Trong thời gian 3 năm, từ khi thành lập Trung tâm, công tác phát triển vốn
tài liệu đã có những bước tiến đáng kể. về cơ chế có thuận lợi cơ ban. Trung tâm
được ĐHQGHN cho phép thu nhận lưu chiểu những xuất ban phẩm do
ĐHQGHN xuất bản, các luân án Sau đại học được bảo vệ ở ĐHỌG HN. Các tài
liệu hội thảo, họi nghị khoa học do ĐHQGHN tổ chức, cấc báo cáo kết quá
NCKH của cán bộ trong ĐHQGHN chủ trì hoậc tham gia Dạc biệt, do là môt
đơn vị có tài khoản riêng, nên khoản ngân sách cho bổ sung tài liệu mới được
tăng lên đáng kể và được cấp phát kịp thời. Hàng năm khoảng 1 tỉ VND được
dành cho việc mua tài liệu số tiền này bằng 1/3 ngân sách hàng năm của Trung
tâm. Mặt khác, là môt đơn vị có tư cách pháp nhân trong quan hệ đối ngoại
(trong và ngoài nước) nên Trong tâm có điều kiện thuận lợi trong việc trao đổi
tài liệu với các cơ quan, tổ chức và cá nhân trong và ngoài nước. Do vậy sô tài

liệu nhận được từ nguồn này cũng tăng lên đáng kể. Do những điều kiện thuận
lợi mới, nên vốn tài liệu của Trung tâm trong 3 năm qua đã gia tăng về số lượng,
nội dung và loại hình:
15
a) Tài hêu mua bằng ngân sách:
Bảng I
Loại hình
Tiếng Việt
Tiếng nước ngoài
Sách
54.532C
3.986 tên
476 c
Tạp chí
143 tên
45 tên
Vật mang tin
khác
Băngtiếng, băng
hình: 25Oc
Đĩa CD: 127 c
b) Tài liẽu nhân từ nguổn biếu tăng:
Bong 2
Loại hình
Tiếng Việt
Tiếng nước
ngoài
Sách
565 c
68 tên

2316 c
1457 tên
Tạp chí
190 c, 20 tên 4348 c, 140 tên
c) Tổng hơp kết quả bổ sung: Bang 3
Tổng số
sách
Phân tích
Chủ đề Mục đích sử dụng
57.127C
Tổng
loại
KHTN
KH
XH
KH
UD
Học
ngữ
Tra
cứu
Tham
khảo
Giáo
trình
657
11.131
39.944 1411
4064 547
18909 35545

Tỷ lệ %
1,15
19,48
69,92 2,47 7,11
1,0
33,1
62,2
16
Phối hợp với 3ộ môn Hán - Nôm trường Đại học KHXH&NV, Trung tâm đã
bổ sung được một loại tài liệu đặc biệt, đó là các thác bản văn bia sưu tập ở khu
vực phía Bắc nước ta với số lượng là: 2000 bản. Nguồn tài liệu mới này sẽ phục
vụ cho cóng tác ĐT&NCKH trong lĩnh vực nghiên cứu văn học và lịch sử cổ
trung đại Việt nam.
Loại hình tài liệu ngoài tàí liệu in như băng tiếng.băng hình, đk CD, là loại
tài liệu lần đầu tiên được bổ sung. Bởi vì, Trung tâm được trang bị các phòng
Multimedia nên mới có điều kiện để xây dựng kho tài liệu này và đưa vào phục
vụ bạn đọc. Đặc biệt trong sô này có các đĩa CD CSDL về KHTN, KHXH&NV,
công nghệ, khoa học giáo dục được bổ sung thường xuyên. Đây là nguồn tài liệu
điện tủ đầu tiên của Trung tâm được mua từ nước ngoài. Phân tích nhưng số liệu
trên cho thấy một số điểm đáng lưu ý sau:
Một là, số lượng tài liệu mua từ nước ngoài còn quá ít so với số lượng tài liệu
mua trong nước (bảng 1). Nguyên nhân chính là do kinh phí. Trung tâmTT - TV
ĐHQGHN chưa phải là đơn vi được cấp ngoại tệ để mua tài liệu nước ngoài, mặc
dù kinh phí bổ sung một năm khoảng 1 tỷ VND, nhưng chưa phải là nhiéu để có
thể mua tài liệu nước ngoài nhiều hơn. Mặt khác giá tiền mua tài liệu nước ngoài
là khá cao. Tổng số 476 cuốn sách Tiếng Aiih mua được trong 3 năm tù 1997
đến 1999 đã phải chi hết trên 140 triệu VND, còn với 45 tên báo và tạp chí ngoại
đã mua hết 12.784 USD (tương đương 180 triệu VND). Nêu so sánh với số tài
liệu nưởc ngoài nhận được qua biếu tặng, thì thấy số tài liệu này về sô lượng còn
quá ít, tuy nhiên về chất lưẹrng sẽ hơn hẳn tài liệu nhận qua biếu tặng. Bởi vì đây

là tài liệu Trung tâm chủ động đặt mua, dựa theo yêu cầu của các trường và các
khoa và là tài liệu mới, giá trị thông tin cao.
Hai là, phân tích theo nội dung tài liệu cho thấy, chiếm tỷ lệ cao vẫn là tài
liệu về khoa học cơ bản về KHTN và KHXH&NV trong đó KHXH&NV chiếm
tỷ lệ cao nhất, đến 69,92% còn khoa học ứng đụng và công nghệ còn đạt ở mức
-! HC c ỉl V \ ' i ii~
F(.iNG ÍM ĨiỉÕ MG TíN : "
17 V - U / 1 Ỉ 5 -
ở mức thấp 2,47%. Điều này có lý do khổch quan là loại tài liệu KHCN trong
nước thường xuất bản ít hơn loại tài liệu về KHXH&NV.
Ba là, nếu theo mục đích sử dụng gồm tài liệu tra cứu, tài liệu tham kháo và
giáo trình thì thấy tỷ lệ giáo trình chiếm khá cao (bảng 3): 62,2%, sau đó đến
sách tham khảolà 31,1%. Đây là đac thù của thư viện trường đại học, trong việc
đảm bảo tài liệu cho quá trình dạy và học của thầy giáo và sinh viên theo các
môn học và năm học.
Đánh giá chung công tác phát triển vốn tài liệu
Công tác phát triển vốn tài liệu của Trung tâm 3 năm qua đã có nhũng tiên
bộ đáng kể. Số lượng tài liệu được bổ sung tàng khá nhanh, đã bắt đầu mua được
tài liệu của nước ngoài, các dạng tài liệu nghe nhìn và các tài liệu điện tử. Vốn
tài liệu mới này đã phần nào đáp ứng được nhu cầu về thông tin tư liệu cho công
tác ĐT& NCKH của ĐHQGHN. Sở dĩ đạt được những kết quả trên, là do những
điều kiện thuận lợi về cơ chế hoạt động, nhất là được đầu tư tạp trung và tự chủ
về ngân sách, một trong những điéu kiện tiên quyết cho việc bổ sung tai liệu
đúng yêu cầu và kịp thời.
Tuy nhiên vốn tài liệu của Trung tâm vẫn còn thiên nhiều về khoa học co
bản, các tài liệu về các ngành khoa học công nghệ mũi nhọn mới bổ sung được
ít, nguồn tài liệu nhận qua trao đổi hầu hết lạc hậu do Trung tâm chưa chủ động
được trong việc đặt yêu cầu cho phía bạn trong việc trao đổi tư liệu. Công tác
thanh lọc tài liệu cũ tồn đọng lâu nay chưa thực hiện được, do vậy công tác tổ
chức kho và thống kê gặp nhiều khó khăn do thiếu diện tích, nhất là ở kho sách

Thượng đình.
18
II.2 Áp dụng công nghệ thông tin trong công tác TT- TV
Từ năm 1993, Thư viện ĐHTHHN đã bắt đầu sử dụng máy tính PC vào xây
dựng CSDL kho sách. Phần mềm quản trị dữ liệu được áp dụng là CDS/ISIS 3.0
do Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia
(TTTLKH&CNQG) chuyển giao. Đến cuối năm 1995, Thư viện ĐHTHHN đã có
một CSDL với khoảng 10.000 Kểu ghi. Công việc chỉ dừng ở in fiche mô ta từ
CSDL này, chưa có máy tính để cho bạn đọc tra cứu[35]. Ớ các T ta viện
ĐHSPHN I, Thư viện ĐHSPNN cũng tiếp cận với phần mém xây dựng CSDL
CDS/ISIS, xong số biểu ghi có được chưa đáng kể. Cùng năm 1995, Thư viện
ĐHTHHN và Thư viện ĐHSPHN I, đã tiễn hành nối với mạng IDNET (sau này
là mạng VISTA) của Trung tâm TTTLKH & CNQG thông qua 1 máy tính,
niodem, điện thoại. Những kết quả bước đầu áp dụng CNTT của các thư viện
đại học thành viên thời kỳ này cũng là những kinh nghiệm có ích cho việc triển
khai mạnh mẽ việc áp dụng CNTT của Trung tâm TT - TV ĐHQGHN sau này.
II.2.1 Phát triển hạ tầng cơ sở thông tin
Ngay từ năm đầu thành lập, Trung tâm TT - TV ĐHQGHN đã được đầu tư
tập trung để trang bị mới toàn bộ máy tính PC cho các công đoạn của các chu
trình thư viện, ở khu vực Thượng Đình (Thư viện ĐHTHHN - trụ sở tạm thời của
TT) đã xây dựng một mạng LAN gồm một máy chủ HP Netserver và 20 máy
trạm. Các máy tính của các phòng chuyên môn, nghiệp vụ, phòng phục vụ bạn
đọc đều được kết nối với máy chủ theo sơ đồ mạng phân cấp. ở các khu vực
khác, do chưa có mạng cục bộ, nên các máv ở đây thường được làm việc theo
kiểu nhóm làm việc [26].
Mỗi khu vực chưa có mạng được trang bị từ 3 đến 6 máy PC, trong đó
thường có 2 đến 3 chiếc cho bạn đọc tra cứu tìm tin. ở phòng Đa phương tiện
19
(multimedia), các máy tính cổ đầu đọc CD- ROM để sinh viên sử dụng đĩa CD,
ngoài việc tra cứu như các máy tính khác.

Đến cuối năm 1999, Trung tâm đâ có 40 máy PC và một máy chủ cùng các
thiết bị ngoại vi khác. Như vậy, về phần cứng (Hard ware) trong CNTT, Trung
tâm đã có một bước nhẩy vọt từ một vài máy tính đưn lẻ của các thư viện đại học
thành viên đến một hệ thống máy tính tương đối hiện đại và đồng bộ và một số
lớn được nối mạng cục bộ. Những yếu tố biến đổi về lượng này, là rất quan trọng
đảm bảo cho những biến đổi rất cơ bản về chất trong lĩnh vực CNTT, trong công
tác TT - TV của Trung tâm. Khi mạng Intranet/Intemet ĐHQGHN (tên giao dịch
VNU.NET) khai trương tháng 3/2000 trực tiếp khai thác thổng tin và cung cáp
dịch vụ trên mạng (phụ lục 2) thì mạng máy tính của Trung tám TT - TV lại có
điều kiện phát triển hơa nữa, bằng việc khai thác thóng tin qua Internet và bằng
chính sự đóng góp thông tin tư liệu của mình cho mạng.
11,2.2 Xây dựng và phát triển các phần mềm ứng dụng
a. Nghiên cứu xây dựng hệ chương trình quản trị TT - TV tổng hợp
Một hệ thống máy tính chỉ vận hành có hiệu quả khi có một phần mềm hay
một hệ chương trình hoàn chỉnh. Hiện nay các cơ quan TT -TV đầu ngành trong
nước chưa có một hệ chương trình quản trị TT - TV hoàn chỉnh nào được thương
mại hoá. Việc mua chương trình từ nước ngoài thì giá thành cao quá khả năng rài
chính của Trung tâm. Đứng trước thực trạng như vậy, Trung tâm đã chọn một
giải pháp khả thi là hợp tác với công ty Hỗ trợ và Phát triển Tin học (HiPT) để
nghiên cứu xây dựng một hệ chương trình cho Trung tâm. Năm 1988 phiên bản
đầu tiên của hệ chương trình dịch vụ TT - TV tổng hợp đã hoàn thành đưa vào
chạy thử nghiệm. Hệ chương tr>nh gồm có các Module sau: Cấp thẻ đọc; Phục
vụ phòng đọc; Phục vụ phòng mượn; Bố sung - Trao đổi; Phân loại - Biên mục;
Tra cứu tư liệu (phụ lục 3).
20
Lần đầu tiên ý tưởng thiết kế một hệ chương trình TT - TV tổng hợp đã được
thực hiện tại Trung tâm. Trong qúa trình thiết kẽ xây dựng hệ chương trình, các
cán bộ tin học đã bám sát các chu trình của công tác TT - TV để giải quyết các
bài toán đặt ra. Các tác giả của hệ chương trình đã thực hiện được nguyên tắc
hàng đầu của việc áp dụng CNTT trong công tác TT - TV là "dữ liệu được tạo lập

một lần và được sử dụng nhiều lần", đã loại bỏ được những khâu trùng lặp mà
gặp phải khi thực hiện các công việc của Thư viện bằng phương pháp thú công
hoặc bằng máy tính với các hệ quản trị CSDL riêng rẽ. Ví dụ như module Phán
loại - Biên mục sẽ dựa trên những tư liệu đã được cập nhạt bằng moduỉe Bô sung
- Trao đổi để tiếp tục hoàn chỉnh chi tiết về tư liệu và những thông
1111
này sẽ
được sử dụng trong các module tra cứu, phục vụ đọc, mượn [23].
Hệ chương trình đich vụ TT TV tổng hợp đã được đưa vào sử dụng một thời
gian, tuy nhiôn nó chỉ thực sự phát huy tác dụng, khi có một mạng máy tính
đổng bộ, đồng thời nó cũng bộc lộ một số nhược điểm mà các nhà thiết kế chưa
lường thấy hết được. Chẳng hạn, như vấn đề sửa, chèn dữ liệu khi bổ sung hoàn
bị kho tài liệu; khi làm hổi cố kho tài liệu cũ. Hệ chương trình này đang được
theo dõi và tiếp tục hoàn chỉnh.
b. Xây dựng chưưng trình " Xử lý và chuyển dạng CSDL kiểu MARC "
Sang năm 1999, Trung tâm đã cùng với công ty HiPT xúc tiến nghiên cứu và
xây dựng một chương trình nhằm xử lý tài liệu và chuyển đổi cãu trúc CSDL
đang sử dụng sang cấu trúc kiểu UNIMARC, gọi tắt là "Chương trình xử lý kiểu
MARC". Lý do chính để xây dựng chương trình này là do cấu trúc CSDL hiện
nay của Trung tâm không phù hợp với íormat UNIMARC (ISO 2709) do IFLA
xuất bản lần đầu tiên năml977. Hiện nay nhiều thư viện các nước trên thế giới
sử dụng rộng rãi UNIMARC làm íormat trao đổi thư mục quốc gia và quốc tế.
Nếu áp dụng được UNIMARC, Trung tâm sẽ có điều kiện để trao đổi thư mục
21
với các thư viện có sử dụng dữ liệu kiểu MARC và có thể biên mục trên các biêu
ghi lấy từ bên ngoài (qua đĩa hoặc qua mạng) để bổ sung vào CSDL của mình.
Chương trình xử lý kiểu MARC đẫ được nghiêm thu và đưa vào chạy thử từ
tháng 11 năm 1999[14]. Chương trình gồm: Phần mềm chuyển đổi cấu trúc và
dữ liệu hiện tại sang cấu trúc kiểu UNIMARC; Viết mới các giao diện Bo sung,
Biên mục để nhập dữ liệu theo kiểu MARC, cũng có cả chức năng nhập các tệp

dữ liệu kiểu MARC từ các nguồn khác cũng như xuất các bản ghi đã được lựa
chọn thành các tệp dữ liệu kiểu MARC; Viết mới các giao diện tra cứu; Tích hợp
các phần được bổ sung, sứa đổi vào hệ thống (Hệ quản trị CSDL MS SQL Server
6.5) của Trung tâm (phụ lục 4).
II.2.3 Mộl số kết quả áp dụng CNTT trong công tác TT- TV của Trung tâm
Do được trang bị khá tốt về cơ sở hạ tầng thông tin và có một hệ chương
trinh thích hợp vào giai đoạn chuyển tiếp, nên trong 3 năm qua công tác ấp elụng
CNTT của Trung tâm đã có bước tiến đáng kể.
Thứ nhất, đã xây dựng dược một cơ sớ dữ liệu tích họp dựa trên hệ quản trị
CSDL tiêu chuẩn. Cho đến nay CSDL của trung tâm đã cỏ số lượng hơn 37.000
biểu ghi sách; 1650 tên tạp chí, 400 tên luận án Sau đại học. Đây là kết quả cua
việc xử ]ý tập trung tài liệu ở các khâu Bổ sung - Trao đổi và Phân loại - Biên
mục và xử lý hồi cố kho tài liệu cũ. Các biểu ghi của CSDL này được lưu trữ và
quản lý bằng phần mềm CDS/ISIS 3.0. Để tiện lợi cho bạn đọc tra cứu trên máy
tính lẻ và máy tính nối mạng Trung tâm đã chọn hệ quản trị CSDL MS SQL
Server 6.5 làm cơ sở cho các chương trình ứng dụng trong giai đoạn trước mắt
[26]. Về cấu trúc dữ liệu, vẫn giữ cấu trúc của CDS/ISIS, nhưng có một chương
trình chuyến đổi sang MS SQL và ngược lại. Làm như vậy, để tận dụng được
những kết quả xây dựng CSDL đã có từ nhiều năm trước và đảm bảo tính liên
tục, trong khi một cấu trúc dữ liệu mới chưa được xác lập. CSDL này còn được
22
tích họp với máy chủ Web, cho phép tra cứu từ xa. Đổng thừi đã mạnh dạn
nghiên cứu áp dụng thí điểm "Chương trình xử lý và chuyển dạng CSDL sang
ƯNIMARC" là một bước tiến quan trọng của Trung tâm trong việc áp dụng
những công nghệ tiên tiến vào công tác của mình.
Thứ hai, đã xây dựng được một trang web của trung tâm TT - TV
ĐHQGHN. Một bản tin điện tử của Trung tâm sử dụng cống nghệ w w w đã
được đưa vào hoạt động. Bản tin cập nhật tin tức hàng tháng vào mạng và được
in ra giấy với số bản thích hợp nhằm cung áp thông tin cho một số người diìng
tin chưa có điều kiện nối với mạng máy tính của Trung tâm.

Thứ ba, qua việc áp dụng CNTT, trình độ của cán bộ thư viện trong Trung
tâm đã được nâng cao lẻn một bước. Hầu hết, cán bộ trong Trung tâm đã quen
với việc sử dụng máy tính trong các công việc chuyên môn, nghiệp vụ hàng
ngày. Một số đáng kể cán bộ đã thông thạo trong việc xử lý tài liệu xây dựng
CSDL nhờ vào việc xây dựng CSDL hói cố các kho tài liệu cũ của Trung tâm.
_ /
Một số cán bộ chuyên trách về máy tính, thông qua các đối tác, đã bước đầu ním
được các công nghệ về mạng, công nghệ xây dựng trang web Việc quản trị một
hệ thống máy tính trong một Trung tâm TT - TV lớn bước đáu đã được hình
thành và do cán bộ của Trung tâm đảm nhận - mặc dù số cán bộ này không phải
là được đào tạo chính quy về CNTT.
Thứ tư, đã thây rỗ phương hướng và các bước đi cửơ. của quá trình áp dung
CNTT trong một thư viện, để tiến tứi xây dựng một trung tâm TT-TV đcỊÌ học
hiện đại Đó là đã xây dựng được một dự án [16] tổng thê nhám hiện đại hoá cơ
sở hạ tầng thông tin cùa Trung tâm TT-TV, mà trọng tâm là mạng máy tính ở toà
nhà Trung tâm Điều hành và phòng Phục vụ bạn đọc Chung mới tiếp nhận với
nhiều máy chủ thực hiện các chức năng cung cấp dịch vụ CSDL về TTTL, dịch
vụ E-mail và Web cho người dùng tin. Mạng máy tính này sẽ làm đầu mối liên
kết với các mạng LAN ở các khu vực khác của Trung tâm và nối với mạng
23