Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển tin học Mạnh Dũng”

Khóa luận tốt nghiệp Khoa hệ thống thông tin kinh tế
LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay việc sử dụng máy tính điện tử trong các ngành kinh tế, quản lý sản xuất
kinh doanh gần như đã trở thành một yêu cầu bắt buộc. Máy tính điện tử với việc sử
dụng nó một cách hiệu quả đã và đang trở thành một lực lượng sản xuất, tiên tiến
nhất của thời đại. Mức độ tin học hoá trong sản xuất, kinh doanh đã là một thước đo
hàng đầu và trong nhiều doanh nghiệp là sự đảm bảo sống còn của nền kinh tế thị
trường.Thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp cho các nhà quản lý đưa ra được
những quyết định đúng đắn tính khả thi cao. Để làm được điều đó thì cần phải có sự
trợ giúp của công nghệ thông tin và hệ thống máy tính để lưu trữ, xử lý nhằm mục
đích đưa ra những thông tin cần thiết, chính xác theo yêu cầu của quản lý.
Đối với công việc quản lý bán hàng của Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển
công nghệ tin học Mạnh Dũng, khi tin học chưa ra đời thì việc bán hàng và những
công việc khác được thực hiện một cách rất khó khăn đòi hỏi phải nắm vững
chuyên môn nghiệp vụ , tốn nhân lực thời gian và chi phí cho việc thực hiện.Tin
học hóa là yêu cầu cấp thiết bởi tin học hóa sẽ mang lại lợi ích to lớn về mọi mặt
như : nhân công, chi phí tài chính và thậm chí hỗ trợ cả trình độ chuyên môn của
người thực hiện, với các doanh nghiệp lớn mà còn có thể được thực hiện đối với các
doanh nghiệp nhỏ vì nó chỉ là những thao tác trên máy đơn giản. Tuy nhiên, đầu tư
để xây dựng hệ thống thông tin phục vụ công việc tính trong khoảng thời gian ngắn
là tốn kém. Tùy thuộc vào những yêu cầu đặt ra đối với từng hoàn cảnh ta có cách
giải quyết khác nhau tạm thời trong khoảng thời gian nhất định đáp ứng được yêu
cầu đề ra của hệ thống.
Xuất phát từ nhu cầu thực tế của Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển công
nghệ tin học Mạnh Dũng, em đã chọn đề tài có tên là: “Phân tích thiết kế hệ
thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển tin
học Mạnh Dũng”.
Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn Tiến sĩ:Nguyễn Thị Thu Thủy đã tận tình
giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập để em hoàn thành bản khóa luận này.

SVTH: Nguyễn Thị Thủy Lớp: K44S1


Khóa luận tốt nghiệp Khoa hệ thống thông tin kinh tế
PHẦN 1. TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
1.1. Tầm quan trọng và ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu
Ngày nay, với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin, ngày càng có nhiều
ứng dụng tin học được sử dụng vào trong mọi lĩnh vực của đời sống, đặc biệt là
trong vấn đề quản lý rất được mọi người quan tâm. Nhiều công nghệ mới được áp
dụng giúp cho mọi hoạt động của con người trở nên đơn giản, dễ dàng và đạt nhiều
hiệu quả hơn trước.
Máy vi tính và linh kiện vi tính luôn là sản phẩm thu hút được sự quan tâm của
giới trẻ và tầng lớp tri thức. Đây là sản phẩm cần thiết cho nhu cầu giải trí, kinh
doanh buôn bán và trao đổi thông. Trước đây khi công nghệ thông tin còn chưa phổ
biến ở Việt Nam thì việc kinh doanh buôn bán cũng như quản lý những sản phẩm
liên quan đến vi tính và linh kiện vi tính gặp nhiều khó khăn do chưa có phần mềm
quản lý phù hợp hoặc là vẫn sử dụng các phương pháp quản lý thủ công như ghi
chép sổ sách…Với mục tiêu giảm thao tác thủ công, mang lại tính chính xác và hiệu
quả cao trong công tác quản lý hoạt động kinh doanh, em sẽ đi sâu vào “Phân tích
thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần đầu tư và
phát triển tin học Mạnh Dũng” . Đây là một đề tài mang tính thực tế và đáp ứng
nhu cầu của công tác quản lý dễ dàng và thuận tiện hơn giúp tiệt kiệm thời gian và
tiền bạc mà quan trọng hơn góp phần tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
1.2. Tổng quan vấn đề nghiên cứu:
Hiện nay ở Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ tin học Mạnh Dũng
cũng đã và đang sử dụng phần mềm để quản lý nhưng phần mềm chỉ đơn giản là hỗ
trợ kế toán trong việc quản lý và theo dõi công nợ còn với công tác bán hàng thì vẫn
đang làm theo cách thủ công, phiếu xuất và phiếu nhập kho được in theo mẫu trình
bày sẵn trên file excel rồi sử dụng chúng để ghi đơn hàng cho khách hàng. Sau công
tác bán hàng của nhân viên kinh doanh thì thêm vào đó là công việc của thủ kho và
kế toán.Thủ kho sẽ căn cứ vào phiếu xuất hàng từ bộ phận kinh doanh để xuất hàng
ra khỏi kho và cuối ngày thì phải nhập từng đơn hàng vào thẻ kho để quản lý số

lượng hàng hóa trong kho. Kế toán cũng sẽ lấy số liệu từ những phiếu xuất hàng đó

SVTH: Nguyễn Thị Thủy Lớp: K44S1

Khóa luận tốt nghiệp Khoa hệ thống thông tin kinh tế
để tổng hợp lại doanh số bán hàng và quản lý số lượng tồn kho cũng như công nợ
khách hàng. Công việc tưởng chừng như đơn giản nhưng lại kéo theo cả một dãy
những mắt xích những công việc của các bộ phận khác nhau phụ trách nhưng công
việc khác nhau và nó làm tốn kém thời gian và sức lao động của con người.Xuất
phát từ nhu cầu đó giảm bớt công sức quản lí và kiểm soát lượng hàng bán ra, lượng
hàng tồn kho, …em đi xây dựng Hệ Thống thông tin quản lí bán hàng tại công ty
với các mục tiêu cụ thể như sau.
1.3. Mục tiêu của đề tài:
Để xây dựng được hệ thống thông tin quản lí bán hàng, trước hết em đi tìm hiểu
các khái niệm hệ thống, hệ thống thông tin, phân loại hệ thống thông tin, quy trình
phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí , và các bước cụ thể của quy trình
phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí.
Sau khi đã tìm hiểu các khái niệm và quy trình phân tích thiết kế , em sẽ tiến hành
xây dựng hệ thống thông tin quản lí bán hàng, gồm các nhiệm vụ chính đó là: Quản
lí bán hàng( mua hàng, bán hàng), tìm kiếm( hàng hóa, khách hàng, hóa đơn),thống
kê báo cáo (nhập hàng, xuất hàng, doanh thu, nợ), bảo hành , sửa chữa (bảo hành,
sửa chữa, đổi sản phẩm bị lỗi).Cụ thể đối tượng và phạm vi đề tài của như sau:
1.4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng đề tài là phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng, cụ thể ở
đề tài khóa luận này là: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng máy
tính và linh kiên vi tính.Phạm vi nghiên cứu của đề tài :Nghiên cứu tổ chức hoạt
động tại Công ty cổ phần đầu tư và phát triển tin học Mạnh Dũng.Và để thực hiện
được đề tài đó , trong bài khóa luận em đã sử dụng tổng hợp các kĩ năng sau:
1.5. Phương pháp thực hiện
Sử dụng tổng hợp các kĩ năng : Tổng hợp , phân tích, đánh giá, suy luận …, kĩ

năng phân tích và thiết kế hệ thống.… để xây dựng các mô hình, mô hình phân cấp
chức năng, mô hình luồng dữ liệu… để phục vụ cho việc xây dựng hệ thống thông
tin Quản lí bán hàng hoàn chỉnh.

SVTH: Nguyễn Thị Thủy Lớp: K44S1

Khóa luận tốt nghiệp Khoa hệ thống thông tin kinh tế
1.6. Kết cấu khóa luận
Phần 1. Tổng quan về đề tài nghiên cứu
Phần 2. Tổng quan về phân tích thiết kế hệ thống thông tin
Phần 3.Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng tại Công ty Cổ phần
đầu tư và phát triển tin học Mạnh Dũng.
Phần 4.Kết luận và định hướng phát triển của đề tài.

SVTH: Nguyễn Thị Thủy Lớp: K44S1

Khóa luận tốt nghiệp Khoa hệ thống thông tin kinh tế
PHẦN 2: TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
THÔNG TIN
2.1. Các khái niệm cơ bản
Theo nguồn tham khảo khác nhau , có rất nhiều cách định nghĩa về hệ thống.
Trong các hoạt động của con người, các thuật ngữ như hệ thống triết học, hệ thống
pháp luật, hệ thống kinh tế, hệ thống thông tin đã trở nên quen thuộc. Theo một
cách đơn giản và vắn tắt, ta có thể hiểu: Hệ thống là một tập hợp vật chất và phi vật
chất như người, máy móc, thông tin, dữ liệu, các phương pháp xử lý, các qui tắc,
quy trình xử lý, gọi là các phần tử của hệ thống. Trong hệ thống, các phần tử tương
tác với nhau và cùng hoạt động để hướng tới mục đích chung.
- Có rất nhiều cách để định nghĩa về Hệ thống thông tin: (Information System -
IS) .Như trong một tổ chức hệ thống thông tin có chức năng thu nhận và quản lý dữ
liệu để cung cấp những thông tin hữu ích nhằm hỗ trợ cho tổ chức đó và các nhân

viên, khách hàng, nhà cung cấp hay đối tác của nó. Ngày nay, nhiều tổ chức xem
các hệ thống thông tin là yếu tố thiết yếu giúp họ có đủ năng lực cạnh tranh và đạt
được những bước tiến lớn trong hoạt động. Hầu hết các tổ chức nhận thấy rằng tất
cả nhân viên đều cần phải tham gia vào quá trình phát triển các hệ thống thông tin.
Một cách dễ hiểu ta có thể định nghĩa Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm
con người, dữ liệu, các quy trình và công nghệ thông tin tương tác với nhau để thu
thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin cần thiết ở đầu ra nhằm hỗ trợ cho một hệ
thống. Hệ thống thông tin hiện hữu dưới mọi hình dạng và quy mô.
-Phân loại Hệ Thống Thông Tin:Có nhiều tiêu chí để phân loại hệ thống thông
tin.Đó là phân loại theo chức năng phục vụ hệ thống, dựa trên loại hỗ trợ mà hệ
thống thông tin cung cấp.Có 2 hệ thống chính đó là:
Các hệ thống hỗ trợ hoạt động
Các hệ thống hỗ trợ quản lí
Ngoài ra còn có các loại hệ thống thông tin như sau:
- Hệ các chuyên gia: Đây là các hệ thống cung cấp các tư vấn có tính chuyên gia
và hoạt động như một chuyên gia tư vấn cho người dùng cuối.

SVTH: Nguyễn Thị Thủy Lớp: K44S1

Khóa luận tốt nghiệp Khoa hệ thống thông tin kinh tế
- Hệ quản trị tri thức : Đây là các HTTT dựa trên tri thức, hỗ trợ cho việc tạo, tổ
chức và phổ biến các kiến thức của doanh nghiệp cho nhân viên và các nhà quản
lý trong toàn công ty.
Các hệ thống chức năng doanh nghiệp ( hoặc các hệ thống tác nghiệp) : Hỗ trợ
nhiều ứng dụng sản xuất và quản ly trong các lĩnh vực chức năng chủ chốt của công
ty.
- Các HTTT chiến lược : HTTT loại này có thể là một HTTT hỗ trợ hoạt động
hoặc hỗ trợ quản lý, nhưng với mục tiêu cụ thể hơn là giúp cho công ty đạt được
các sản phẩm, dịch vụ và năng lực tạo lợi thế cạnh tranh có tính chiến lược
- Các HTTT tích hợp, liên chức năng, đây là các HTTT tích hợp trong nhiều

nguồn thông tin và nhiều chức năng tổng hợp nhằm chia sẻ các tài nguyên thông
tin cho tất cả các đơn vị trong tổ chức.
Đặc biệt phân loại theo chức năng phục vụ của hệ thống. ta có các hệ thống sau:
Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction Processing System - TPS) là một hệ thống
thông tin có chức năng thu thập và xử lý dữ liệu về các giao dịch nghiệp vụ.
Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System - MIS) là một hệ
thống thông tin cung cấp thông tin cho việc báo cáo hướng quản lý dựa trên việc xử
lý giao dịch và các hoạt động của tổ chức.
Hệ thống hỗ trợ quyết định (Decision Support System - DSS) là một hệ thống thông
tin vừa có thể trợ giúp xác định các thời cơ ra quyết định, vừa có thể cung cấp thông
tin để trợ giúp việc ra quyết định.
Hệ thống thông tin điều hành (Excutive Information System - EIS) là một hệ thống
thông tin hỗ trợ nhu cầu lập kế hoạch và đánh giá của các nhà quản lý điều hành.
Hệ thống chuyên gia (Expert System) là hệ thống thông tin thu thập tri thức chuyên
môn của các chuyên gia rồi mô phỏng tri thức đó nhằm đem lại lợi ích cho người sử
dụng bình thường.
Hệ thống truyền thông và cộng tác (Communication and Collaboration System) là
một hệ thống thông tin làm tăng hiệu quả giao tiếp giữa các nhân viên, đối tác,
khách hàng và nhà cung cấp để củng cố khả năng cộng tác giữa họ.

SVTH: Nguyễn Thị Thủy Lớp: K44S1

Khóa luận tốt nghiệp Khoa hệ thống thông tin kinh tế
Hệ thống tự động văn phòng (Office Automation System) là một hệ thống thông tin
hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ văn phòng nhằm cải thiện luồng công việc giữa các
nhân viên.
(Tài liệu tham khảo: Gíao trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin- Vụ Gíao dục
chuyên nghiệp- NXB Giáo Dục Việt Nam- Năm 2005)
2.2. Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí
Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí được thể hiện qua những sơ

đồ hình vẽ và bảng biểu của từng giai đoạn cụ thể .
2.3. Các bước phân tích thiết kế hệ thống
Bước 1: Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án.
Ở bước này người ta tiến hành tìm hiểu và khảo sát hệ thống, phát hiện nhược
điểm còn tồn tại, từ đó đề xuất các giải pháp khắc phục, cần cân nhắc tính khả thi
của dự án từ đó định hướng cho các giai đoạn tiếp theo.
Bước 2 : Phân tích hệ thống.
Tiến hành phân tích một cách chi tiết hệ thống hiện tại để xây dựng các lược đồ
khái niệm. Trên cơ sở đó tiến hành xây dựng lược đồ cho hệ thống mới.
Phân tích hệ thống thông tin là để hiểu rõ hệ thống cũ, trừu tượng hóa nó, tìm cho
được các giải pháp hệ thống thông tin mới đảm bảo yêu cầu thông tin mới cho quản
lý. Phân tích hệ thống thông tin bao gồm các hạng mục công việc sau:
Lập kế hoạch phân tích
Phân tích hệ thống thông tin là một công việc rất quan trọng chiếm tối thiểu 25%
thời gian dành cho phát triển một hệ thống thông tin. Đây là giai đoạn phức tạp vì
vậy phải lập kế hoạch rất cẩn thận, nhất là các kế hoạch chính yếu:
Kế hoạch công việc
Kế hoạch thời gian
Kế hoạch nhân lực
Kế hoạch tài chính
Lựa chọn và trang bị công cụ, phương tiện

SVTH: Nguyễn Thị Thủy Lớp: K44S1

Khóa luận tốt nghiệp Khoa hệ thống thông tin kinh tế
Danh mục các sản phẩm cần thu được
Nghiên cứu môi trường hệ thống thông tin hiện có
Để tìm hiểu hệ thống thông tin hiện có, cán bộ phát triển hệ thống thông tin phải bắt
đầu từ môi trường. Gồm có 2 môi trường cần xem xét:
• Môi trường ngoài của tổ chức như: Kinh tế xã hội, Tự nhiên, Pháp lý. Xu thế

của ngành. Khách hàng, Nhà cung cấp, Các đối thủ cạnh tranh…
• Môi trường bên trong tổ chức: Mục tiêu tổ chức, cơ cấu tổ chức, năng lực tài
chính, cách thức quản lý, văn hoá công ty, thiên hướng lãnh đạo, địa bàn,…
Nghiên cứu hệ thống thông tin hiện có đòi hỏi phải có chuyên môn cao và tỉ mỉ. Nội
dụng tìm hiểu bao gồm:
• Chức năng chung của hệ thống: Hệ thống làm gì và để làm gì? Phục vụ
những mục tiêu nào?
• Các thông tin đầu vào: Tên, khối lượng, vật mang, chi phí, nguồn, tần suất.
• Các thông tin đầu ra: Tên, khối lượng, vật mang, chi phí tần suất, đích đến.
• Xử lý: Phương tiện xử lý, logic xử lý, yêu cầu dữ liệu vào, yêu cầu kết quả
ra, thời lượng cho xử lý, cho phí cho xử lý.
• Kho dữ liệu: Tên dữ liệu lưu trữ, cấu trúc dữ liệu lưu trữ, thời gian lưu trữ,
vật mang, các xử lý truy nhập, tần xuất truy nhập, khối lượng dữ liệu.
• Vấn đề cụ thể: Khó khăn, sai sót hoặc ước muốn cải tiến của người thực
hiện chức năng. Tiến hành tổng hợp các kết quả nghiên cứu. Mô hình hoá
hệ thống thông tin. Xây dựng hệ thống các phích vấn đề (Vấn đề, nguồn
cung cấp, nguyên nhân và cách giải quyết).
Tìm nguyên nhân, đặt mục tiêu và đưa ra giải pháp
Từ sự hiểu biết sâu sắc và chi tiết về hệ thống thông tin hiện có kết hợp với yêu cầu
đặt ra cho hệ thống thông tin mới, đội ngũ phát triển hệ thống thông tin cần phải xác
định rõ nguyên nhân chính của vấn đề hay ước muốn chưa đạt được. Xây dựng các
mục tiêu cho hệ thống thông tin mới. Mục tiêu phải đo được và mức độ đạt được
hợp lý. Sau đó tìm giải pháp cho từng vấn đề và kết hợp lại thành giải pháp cho toàn
bộ hệ thống thông tin.
Đánh giá lại tính khả thi

SVTH: Nguyễn Thị Thủy Lớp: K44S1

Khóa luận tốt nghiệp Khoa hệ thống thông tin kinh tế
Đánh giá lại tính khả thi của các giải pháp đề xuất. Khả thi tài chính, thời gian, tổ

chức, kỹ thuật và cả đạo đức kinh doanh.
Sửa chữa dự án đề xuất ban đầu.
Sửa đổi cho phù hợp và chi tiết hoá dự án được phê duyệt trong giai đoạn 1- Xác
định yêu cầu.
Chuẩn bị và trình bày báo cáo về giai đoạn phân tích
Kết quả sau báo cáo phải là các ý kiến đánh giá, nghiệm thu và giải quyết tiếp tục
giai đoạn sau của quy trình phát triển hệ thống thông tin.
Bước 3: Phân tích chức năng
Khái quát về phân tích chức năng
Mô tả chức năng hệ thống bằng các mô hình: Mỗi chức năng gồm:
+ Tên chức năng
+ Mô tả về chức năng
+ Thông tin đầu vào
+ Thông tin đầu ra
+ Sơ đồ liên kết chức năng
Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD
Mô tả bằng sơ đồ các chức năng của tổ chức. Trừu tượng hoá các yếu tố vật lý như
Nơi thực hiện, Thời điểm thực hiện, phương tiện thực hiện.
Ký hiệu sơ đồ BFD:
+ Chức năng: Hình chữ nhật có tên chức năng (Thường là bắt đầu bằng một động
từ).
+ Trình tự thực hiện chức năng: Thể hiện bằng mũi tên có hướng.
Phân cấp sơ đồ chức năng kinh doanh BFD
Đối với những tổ chức lớn cần phải phân cấp sơ đồ chức năng. Sơ đồ khởi đầu, sau
đó phân rã chức năng lớn thành các chức năng chi tiết hơn. Cấp cuối cùng là cấp
người đọc có thể hiểu rõ nội dung các việc cụ thể cần phải làm trong chức năng đó.
Sơ đồ luồng dữ liệu
Sơ đồ luồng dữ liệu – công cụ mô tả hệ thống thông tin:

SVTH: Nguyễn Thị Thủy Lớp: K44S1


Khóa luận tốt nghiệp Khoa hệ thống thông tin kinh tế
Hệ thống thông tin vô cùng phức tạp được gắn liền vào cả hệ thống quản lý cũng
như hệ thống tác nghiệp. Để hiểu rõ chúng, cần phải sử dụng nhiều công cụ biểu
diễn bằng mô hình và ngôn ngữ diễn giải bằng lời. Như phần trên em đã đề cập ,
công cụ sơ đồ BFD, đã trình bày công cụ hữu dụng – Sơ đồ luồng dữ liệu, đây là
công cụ rất hữu ích trong việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin. Sơ đồ luồng
dữ liệu là sự biểu diễn bằng sơ đồ với các ký pháp đơn giản, dễ hiểu thể hiện các
luồng dữ liệu, các nguồn, các đích, các xử lý và các kho dữ liệu dưới góc độ trừu
tượng các yếu tố vật lý của hệ thống thông tin.
Bước 4 : Thiết kế tổng thể
Thiết kế hệ thống thông tin là mô tả chi tiết các yếu tố của hệ thống mới với yêu cầu
tối thiểu chi phí đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu đã đề ra của hệ thống thông tin
mới. Thiết kế hệ thống thông tin bao gồm các công việc thiết kế sau đây:
+ Thiết kế logic
+ Thiết kế vật lý ngoài
+ Thiết kế vật lý trong
* Thiết kế logic: là mô tả hệ thống thông tin trừu tượng trả lời rõ câu hỏi hệ thống
thông tin làm gì và để làm gì? Thiết kế logic bao gồm thiết kế sau:
+ Thiết kế cơ sở dữ liệu: Thiết kế các tệp, cấu trúc từng tệp và mối quan hệ giữa các
tệp đảm bảo tối ưu lưu giữ và đủ cung cấp yêu cầu thông tin của hệ thống thông tin.
+ Thiết kế xử lý logic: Chủ yếu là thiết kế các xử lý tra cứu thông tin từ kho dữ liệu,
mô tả logic xử lý và xác định danh sách các tệp và trình tự truy nhập các tệp để có
được các thông tin đầu ra của hệ thống thông tin.
+ Thiết kế cập nhật: Thiết kế cập nhật ứng với mỗi sự kiện khởi sinh cập nhật, đảm
bảo mỗi dữ liệu được cập nhật và có quy trình cập nhật.
* Thiết kế vật lý ngoài: Là thiết kế các yếu tố nhìn thấy được của hệ thống thông
tin mới bảo đảm tính tối ưu. Thiết kế vật lý ngoài bao gồm các thiết kế sau:

SVTH: Nguyễn Thị Thủy Lớp: K44S1


Khóa luận tốt nghiệp Khoa hệ thống thông tin kinh tế
+ Thiết kế hệ thống phần cứng: Mạng, máy tính và các thiết bị ngoại vi, sơ đồ lắp
đặt chi tiết.
+ Thiết kế vào: Thiết kế các giao diện cập nhật và phương thức cập nhật, phương
thức hệ thống thông tin nhận dữ liệu từ ngoài.
+ Thiết kế ra: Chủ yếu là thiết kế chi tiết các thông tin đưa ra từ hệ thống thông tin,
bao gồm khuôn dạng, thiết bị và vật mang tin ra.
+ Thiết kế giao diện người - máy: Thiết kế các giao diện để người sử dụng hệ thống
thông tin có thể giao tác một cách dễ dàng với hệ thống.
* Thiết kế vật lý trong: Là thiết kế các yếu tố bên trong không nhìn thấy được của
hệ thống thông tin mới bảo đảm tính tối ưu và hiệu quả. Thiết kế vật lý trong gồm
các thiết kế sau:
+ Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý trong: Các tệp chỉ dẫn, các tệp trung gian, các trường
dữ liệu phục vụ quản lý hệ thống thông tin
+ Thiết kế phần mềm: Thiết kế các phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng.
+ Thiết kế sơ đồ liên kết các môdul chương trình và lập trình chương trình.
+ Thử nghiệm phần mềm và thử nghiệm hệ thống.
PHẦN 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ BÁN
HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN TIN HỌC
MẠNH DŨNG
3.1. Giới thiệu về Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ tin học
Mạnh Dũng

SVTH: Nguyễn Thị Thủy Lớp: K44S1


   
!"#" ! !$%& '( ! 
Khóa luận tốt nghiệp Khoa hệ thống thông tin kinh tế

Công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ máy tính Mạnh Dũng:được thành
lập từ năm 2007 với hoạt động cung cấp cho khách hàng các thiết bị tin học, máy tính
chính hãng được nhập khẩu nguyên chiếc, và được lắp ráp theo tiêu chuẩn và các dịch
vụ giá trị gia tăng có chất lượng cao với các giá trị “Tiên tiến, Tiện ích, Tiết kiệm”.
Trụ sở chính: Số 89 Trần Quốc Hoàn - Cầu Giấy – Hà Nội
Chi nhánh 01 : 89 Phan Đình Phùng -Đan Phượng-Hà Nội
Chi nhánh 02: 90 Nguyễn Sơn –P4- Quận Gò Vấp-HCM
Phòng Kinh Doanh: Tel: 04. 62696404 - Hot Line: 01234828992 Fax: 04. 62696404
Website:
Cơ cấu tổ chức :Theo cấu trúc hình cây,cơ cấu tổ chức phân theo chức năng được
quản lý và điều hành chặt chẽ theo mô hình thông tin hai chiều tương tác hợp lý
Công tác quản lý và tổ chức kinh doanh ở Công ty Mạnh Dũng.

Hình 3.1. Sơ đồ và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Bộ máy quản lý của công ty bao gồm nhiều bộ phận, phòng ban có quan hệ
chặt chẽ với nhau và được phân thành các cấp quản lý với những chức năng,
nhiệm vụ và quyền hạn nhất định.
Nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban như sau:
* Giám đốc: là người đại diện cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Quản lý và
điều hành mọi hoạt động chung của công ty, ngoài ra giám đốc còn điều hành trực
tiếp đối với phòng kinh doanh tiếp thị, phòng nghiên cứu, phòng kế toán.

SVTH: Nguyễn Thị Thủy Lớp: K44S1

Khóa luận tốt nghiệp Khoa hệ thống thông tin kinh tế
* Phòng kinh doanh: có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, kế
hoạch nhập hàng đối với hàng hoá trong nước và hàng hoá nhập khẩu.Tìm kiếm
nguồn hàng và khách hàng, thăm dò nghiên cứu thị trường, xác định sự biến động
của thị trường về nhu cầu, giá cả, các chính sách thương mại của Nhà nước… Từ
đó, có các chính sách và chiến lược trong việc thực hiện tiêu thụ sản phẩm.

* Phòng kỹ thuật: Phòng kỹ thuật phân ra làm hai bộ phận chuyên trách bao gồm
bộ phận sửa chữa (sửa chữa cây và loa phục vụ cho bán buôn) và bộ phận dịch vụ
khách hàng ( lắp đặt, sửa chữa, bảo hành bảo trì phục vụ).
Các hoạt động chính của công ty:
Kinh doanh Phân phối:
Kinh doanh Bán lẻ:
Kinh doanh Dự án:
Định hướng phát triển
Phát huy hết sức những mặt mạnh vốn có của công ty và công nghệ dịch vụ, đồng thời
tổ chức chặt chẽ và chi tiết bộ máy hoạt động, nâng cao khả năng của công ty nhằm
đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng
Quan hệ, hợp tác với các hãng sản xuất trong và ngoài khu vực nhằm mở rộng hơn nữa
những mặt hàng cũng như hợp tác nghiên cứu và phát triển.
Đẩy mạnh xây dựng các văn phòng và đại lý trên toàn quốc, đảm bảo có mặt và phục
vụ khách hàng tại hầu hết các tỉnh thành của Việt Nam.
3.2. Khảo sát và phân tích hiện trạng
Hiện nay ở Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ máy tính Mạnh
Dũng, cũng đã và đang sử dụng phần mềm để quản lý nhưng phần mềm chỉ đơn
giản là hỗ trợ kế toán trong việc quản lý và theo dõi công nợ còn với công tác bán
hàng thì vẫn đang làm theo cách thủ công, phiếu xuất và phiếu nhập kho được in
theo mẫu trình bày sẵn trên file exel rồi sử dụng chúng để ghi đơn hàng cho khách
hàng. Sau công tác bán hàng của nhân viên kinh doanh thì thêm vào đó là công việc
của thủ kho và kế toán.Thủ kho sẽ căn cứ vào phiếu xuất hàng từ bộ phận kinh
doanh để xuất hàng ra khỏi kho và cuối ngày thì phải nhập từng đơn hàng vào thẻ
kho để quản lý số lượng hàng hóa trong kho. Kế toán sẽ lấy số liệu từ những phiếu

SVTH: Nguyễn Thị Thủy Lớp: K44S1

Khóa luận tốt nghiệp Khoa hệ thống thông tin kinh tế
xuất hàng đó để tổng hợp lại doanh số bán hàng và quản lý số lượng tồn kho cũng

như công nợ khách hàng.Để làm đơn giản việc quản lí bán hàng, qua việc khảo sát
và phân tích hiện trạng hoạt động quản lí bán hàng của Công ty Cổ phần đầu tư và
phát triển tin học Mạnh Dũng xây dựng hệ thống thông tin quản lí bán hàng, khóa
luận em đã lựa chọn mô hình phát triển sau.
3.3 Lựa chọn mô hình phát triển
Tên đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty Cổ
phần đầu tư và phát triển tin học Mạnh Dũng
Mục đích: Xây dựng một Hệ thống thông tin quản lý bán hàng giúp người quản lý
có thể bao quát được tổng thể hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty.
Phần mềm đó sẽ hỗ trợ cho một số bộ phận có liên quan. Ví dụ như nhân viên bán
hàng sẽ chỉ việc sử dụng phần mềm để đánh đơn hàng theo yêu cầu của khách hàng
mà không cần phải sử dụng đến những phương pháp thủ công như trước nữa vì
trong phần mềm này đã có sẵn tên các mặt hàng cũng như giá cả và cả những con số
được tính toán một cách chính xác. Sau khi hoàn thành xong đơn hàng chỉ cần lưu
lại và mọi thông tin sẽ tồn tại trong phần mềm. Qua đó với những form thông tin về
tổng hợp doanh số bán hàng, nhập hàng và danh sách các mặt hàng tồn kho, bộ
phận kế toán và thủ kho cũng có thể theo dõi và đối chiếu được những số liệu phục
vụ cho công việc của mình. Người quản lý muốn theo dõi được doanh số bán hàng
trong ngày hay trong tháng thì chỉ việc kích chuột đến phần cần theo dõi là đã có
thể có được thông tin mong muốn.
Những mục tiêu của hệ thống mới.
• Quản lý hàng hoá
• Quản lý thông tin khách hàng
• Quản lý nhà cung cấp
• Quản lý phiếu nhập, phiếu xuất
• Xử lý các báo cáo hàng tháng
Đặc tả yêu cầu hệ thống mới

SVTH: Nguyễn Thị Thủy Lớp: K44S1


Khóa luận tốt nghiệp Khoa hệ thống thông tin kinh tế
Hệ thống mới có khả năng thay thế hệ thống hiện tại và giúp bộ phận bán hàng
của công ty làm việc hiệu quả hơn trong kinh doanh và giảm được chi phí và thời
gian.
Có khả năng tự động hiển thị thông tin của tất cả các loại hàng hoá, khả năng hiển
thị loại hàng, đơn giá và những chương trình khuyến mãikèm theo.
Khách hàng có thể lựa chọn cách thanh toán như trả bằng tiền mặt, chuyển khoản
hoặc công nợ trả sau) Vì vậy hệ thống mới phải cập nhật một cách tự động tất cả
những thông tin khách hàng, thông tin hàng, số tiền thanh toán sau khi khách hàng
mua hàng.
Hệ thống có khả năng xuất báo cáo về tổng doanh thu, danh sách khách mua hàng
trong tháng, báo cáo hàng tồn.
Yêu cầu chức năng hệ thống mới
Nhập:
Thông tin khách hàng
Thông tin hàng hoá
Thông tin nhà cung cấp
Thông tin về công ty
Thông tin người quản trị, thông tin người dùng
Xuất:
Hoá đơn bán hàng
Báo cáo hàng nhập
Báo cáo hàng xuất
Báo cáo hàng tồn
Báo cáo tổng thu.
Báo cáo danh mục hàng hoá
Xử lý:
Tự động tính tổng số tiền, các khoản thuế, các phí các dịch vụ …
Thi hành:
Hệ thống có khả năng hoạt động


SVTH: Nguyễn Thị Thủy Lớp: K44S1

Khóa luận tốt nghiệp Khoa hệ thống thông tin kinh tế
Độ bảo mật cao, tất cả cơ sở dữ liệu được đặt mật khẩu, mật khẩu trong cơ sở dữ
liệu phải được mã hóa.
Hệ thống có giao diện thân thiện và dễ sủ dụng không quá phức tạp, giảm bớt các
thao tác nhập phím.
Hệ thống có thể phân quyền người sủ dụng ( Người quản trị và Nhân viên ).
Khách hàng sẽ được phục vụ nhanh hơn.
Hóa đơn có thể được tính 1 cách chính xác.
Dễ dàng quản lý thông tin khách hàng.
Dễ tìm kiếm thông tin khách hàng.
Những yêu cầu phần cứng, phần mềm cho hệ thống mới
Phần cứng:
 CPU (chip) 3.06 MHz.
 512 MB DDRAM.
 HDD 80 GB(500 MB không gian đĩa cứng)
 Màn hình màu độ phân giải 800x600 pixel hoặc tốt
hơn1024x768 pixel
 Chuột , Bàn Phím.
 Thiết bị lưu dự phòng.
 Máy In Lasze
Phần mềm :
 Hệ điều hành Windows 2000 trở lên .
 Microsoft Access 2003
 Visual Basic 6.0
3.4. Các chức năng xử lý của hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty
Cổ phần đầu tư và phát triển tin học Mạnh Dũng
3.4.1. Chức năng quản lý hệ thống:

Chức năng này có nhiệm vụ đăng nhập vào hệ thống, quản trị người dùng và hướng
dẫn chung cho người sử dụng.
3.4.2. Chức năng quản lí hàng nhập

SVTH: Nguyễn Thị Thủy Lớp: K44S1

Khóa luận tốt nghiệp Khoa hệ thống thông tin kinh tế
Dựa vào số liệu kiểm kê kho, số liệu yêu cầu cần mua của bộ phận bán hàng các
phiếu chào hàng của các hãng cung cấp, đồng thời kết hợp với thông tin của thị
trường, bộ phận mua hàng lập bảng dự trù thông qua sự kiểm duyệt của ban giám
đốc sau đó liên hệ với nhà cung cấp để thoả thuận hợp đồng mua hàng cập nhật
thông tin mua hàng.
3.4.3. Chức năng quản lý hàng xuất (bán):
Khi có khách hàng có nhu cầu cần mua hàng, chức năng này sẽ có nhiệm vụ điền tất
cả các thông tin liên quan đến khách hàng mà đã được lưu trữ. Nếu là khách hàng
mới phải thêm vào danh mục khách hàng. Nếu là khách đã tồn tại phải kiểm tra lại
thông tin xem có chính xác không? Sau đó bộ phận bán hàng lần lượt duyệt các mặt
hàng khách yêu cầu, kiểm tra số lượng mặt hàng mà công ty có thể bán. Có thể xảy
ra các trường hợp sau:
• Mặt hàng này công ty không có hoặc hệ thống thông tin chào hàng không
có trong công ty. Trường hợp này phải từ chối bán hàng.
• Công ty có đủ số lượng, quy cách cũng như yêu cầu:Trường hợp này tiếp
tục thoả thuận về giá cả.
• Công ty không có các mặt hàng này nhưng hệ thống thông tin chào hàng có
các thông tin liên quan đến mặt hàng này, qua đó bộ phận tiếp thị có thể
trao đổi với khách hàng. Nếu khách hàng chấp nhận thì bộ phận bán hàng
sẽ đề nghị với bộ phận nhập hàng liên hệ với nhà cung cấp để khẳng định
lại việc đặt hàng. Sở dĩ như vậy là để tăng độ tin cậy của phiếu chào hàng
của các nhà cung cấp.
• Công ty có đầy đủ số lượng và quy cách mặt hàng theo yêu cầu của khách

nhưng trong kho không còn đủ số lượng và quy cách do bán hết hoặc còn
thiếu thì có thể thảo luận với khách hàng về việc cung cấp tiếp các mặt
hàng còn lại.
Khi đã thống nhất được với khách hàng về sản phẩm mua, giá cả và tính sãn sàng của
hàng hóa,chức năng sẽ có nhiệm vụ liệt kê thông tin hàng cần mua và tính giá tiền.
3.4 .4. Chức năng tìm kiếm:

SVTH: Nguyễn Thị Thủy Lớp: K44S1

*+ "%,
/0123
4
5#67
89:5;<=5->5?
8'%@(8'%@AB
4C
DB"
8'%@E
5 44!-
4FG!-
;.44!-
5(H"
!(
4I "
4CI$
4C
!(
J( "
J($
J(K

L$(
JAB(H"
JAB(
Khóa luận tốt nghiệp Khoa hệ thống thông tin kinh tế
Khi nhà quản lý có nhu cầu kiểm tra lại thông tin hóa đơn, chức năng này sẽ có
nhiệm vụ cung cấp các hóa đơn đã nhập, các hóa đơn đã bán, các phiếu xuất…
3.4.5 Chức năng báo cáo và in ấn:
Khi thực hiện làm các hoá đơn xuất nhập tồn kho xong thì người dùng cần phải
in ra báo cáo xuất nhập tồn kho một cách chi tiết nhất…
3.5. Mô tả hoạt động hệ thống
3.5.1. Sơ đồ BFD
Hình 3.2. Sơ đồ BFD

SVTH: Nguyễn Thị Thủy Lớp: K44S1

4
4AM5JJ
NH(
4AM(
QUẢN LÝ BÁN HÀNG
!OP
5PQ"
-R5?!S5-LTU5-
44V7W(
4AM"'KI(
?2IX(
(
*I(
4Y'%Z['
Khóa luận tốt nghiệp Khoa hệ thống thông tin kinh tế

3.5.2 Sơ đồ luồng dữ liệu 0:
Hình 3.3. Sơ đồ luồng dữ liệu

SVTH: Nguyễn Thị Thủy Lớp: K44S1

4!
-(
\
NH
-($
QUẢN LÝ XUẤT HÀNG QUẢN LÝ
NHẬP HÀNG
L
FN
4Y'%Z['
4CAM
4]$(
^7W(
!-=J-->5?
T×m kiÕm
B¸o c¸o
4AM(
?2IX(
-(!_
- L
5PQ"
L
L
-L-
F"

L
L
L
44AM5JJ
?2$
5->J95?J`
Khóa luận tốt nghiệp Khoa hệ thống thông tin kinh tế
3.5.3 Sơ đồ DFD mức 1

Trả lời kết quả
Hình 3.4. Sơ đồ BDF mức 1

SVTH: Nguyễn Thị Thủy Lớp: K44S1

phßng KINH DOANH
!(
4C(
4CAM
4C7AM
4AMY'%Z
4CAM
4CaI
4C1'"b
4AMY'%Z
-N
5"
-* "
4AM
-
Khóa luận tốt nghiệp Khoa hệ thống thông tin kinh tế

Sơ đồ DFD mức 02:
* Mức 2 - Sơ đồ tìm kiếm:

SVTH: Nguyễn Thị Thủy Lớp: K44S1

LcdPe"
OOe"
4AM5JJfYg
5(H"
4C(JJ
cEh(
4.I%.B
_(
5(H"
-(
L1X( "
; "$ "
LcPQ"
?
*
!(
^7W(
JH" 
4]
?1(M73
4(i
NH
; "$NH
*
?2Lc

_X(M73
V7W(NH
Lc
Khóa luận tốt nghiệp Khoa hệ thống thông tin kinh tế
Hình 3.5. Sơ đồ DFD mức 02* Mức 02 - Sơ đồ nhập hàng
Hình 3. 6: Sơ đồ nhập hàng mức 2
* Mức 02 - Sơ đồ xuất hàng
Hình 3. 7: Sơ đồ xuất hàng mức 2
* Mức 2 - Sơ đồ Báo cáo:

SVTH: Nguyễn Thị Thủy Lớp: K44S1

'7 "
'35JJ
'3
^7W7
'7$
^7W7
Phßng kinh doanh
47(NH
47( "
K
S3
S3
4
-$
-$
L
'$K
L

J
a
-I
Khóa luận tốt nghiệp Khoa hệ thống thông tin kinh tế
Hình 3.8. Sơ đồ Báo cáo mức 2
3.5.4 Sơ đồ quan hệ thực thể - ERD
Hình 3. 9: Sơ đồ quan hệ thực thể ERD
a.

SVTH: Nguyễn Thị Thủy Lớp: K44S1

Khóa luận tốt nghiệp Khoa hệ thống thông tin kinh tế
3.5.5 Mô hình quan hệ
Hình 3. 10: Mô hình quan hệ
3.5.6 Chuẩn hoá dữ liệu:
Sau khi đã chuẩn 3NF, ta có bảng dữ liệu sau:
Tên bảng
Khoá
chính
Trường dữ liệu
HangHoa Mahang
Mahang, Tenhang, DVTinh, Giaban,
Gianhap, MaNCC
NhaCungCap MaNCC
MaNCC, TenNCC, DiachiNCC,
DienthoaiNCC
KhachHang MaKH
MaKH, TenKH, DiachiKH,
DienthoaiKH
ChiTietBan SoHDB

SoHDB, Mahang, Tenhang, DVTinh,
Giaban, Luongban
ChiTietNhap SoHDN
SoHDN, Mahang, Tenhang, DVTinh,
Gianhap, Luongnhap
HoaDonBan
MaKH,
SoHDB
SoHDB, Ngaylap, MaKH, HTTT,
Tongthanhtien, Tongthanhtien2
HoaDonNhap
MaNCC,
SoHDN
SoHDN, Ngaylap, MaNCC, HTTT,
Tongthanhtien, Tongthanhtien2
HoaDonThanhToanBan SoHDTTB
SoHDTTB, MaKH, SoHDB,
Tongthanhtien, Sotientra, Conlai,
Mahang

SVTH: Nguyễn Thị Thủy Lớp: K44S1

Khóa luận tốt nghiệp Khoa hệ thống thông tin kinh tế
HoaDonThanhToanNha
p
SoHDTT
N
SoHDTTN, MaNCC, SoHDN,
Tongthanhtien, Sotientra, Conlai
NhanVien

MaNV MaNV, TenNV, Matkhau
Bảng 3.1.: Chuẩn hoá dữ liệu
3.5.7 Thiết kế cơ sở dữ liệu.
Từ mối quan hệ các thực thể và các thuộc tính đã phân tính ta tiến hành xây dựng
bảng cơ sở dữ liệu như sau:
1. HangHoa(Mahang, Tenhang, DVTinh, Giaban,Gianhap, MaNCC)
ST
T
Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú
1 Mahang Text 5 Mã hàng
2 Tenhang Text 30 Tên hàng
3 DVTinh Text 10 Đơn vị tính
4 Giaban Number Long
Integer
Giá bán
5 Gianhap Number Long
Integer
Giá nhập
6 MaNCC Text 5 Mã nhà cung cấp
Bảng 3.2. Bảng cơ sở dữ liệu hàng hóa
2. NhaCungCap (MaNCC, TenNCC, DiachiNCC, DienthoaiNCC)
ST
T
Tên trường Kiểu Độ
rộng
Ghi chú
1 MaNCC Text 5 Mã nhà cung cấp

SVTH: Nguyễn Thị Thủy Lớp: K44S1
