Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nguyên phụ liệu ngành may từ thị trường Trung Quốc của Tổng công ty cổ phần dệt may Hà Nội HANOSIMEX

Chương 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU QUY TRÌNH NHẬP KHẨU THAN
NGUYÊN LIỆU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LƯỢNG HÒA PHÁT
1.1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong xu thế toàn cầu hóa, khu vực hóa nền kinh tế thế giới hiện nay, cùng với
chính sách đổi mới của nền kinh tế, nước ta đã và đang hội nhập nhanh chóng vào
xu hướng chung của thế giới. Và các hoạt động thương mại quốc tế đã trở thành
hoạt động mang tính chất sống còn cho sự phát triển của nền kinh tế Việt Nam. Với
mục tiêu nước ta đến năm 2020 trở thành một nước công nghiệp hiện đại thì vai trò
của thương mại quốc tế lại càng trở nên quan trọng hơn. Để phát triển các ngành
công nghiệp là mũi nhọn của nền kinh tế, Việt Nam cần phải nhập khẩu những hàng
hóa, thiết bị có chất lượng cao mà trong nước chưa thể tự cung cấp được như là:
Dầu mỏ, than, khoáng sản … Trong đó, nguồn than là nguyên liệu đầu vào hết sức
quan trọng và cần thiết cho nền công nghiệp hiện đại. Tuy nhiên ở Việt Nam hiện
nay, mặc dù được biết đến là quốc gia với nhiều tài nguyên thiên nhiên và khoáng
sản quý báu, chúng ta cũng đã có nhiều mỏ than lớn nhưng một số loại than chính
phục vụ cho sản xuất than thành phẩm lại chưa thực sự dồi dào vẫn còn phải nhập
khẩu tại nước ngoài.Sau thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Năng lượng Hòa
Phát thuộc Tập đoàn Hòa Phát, em đã có những tìm hiểu về hoạt động kinh doanh
xuất nhập khẩu của công ty, đặc biệt là khâu nhập khẩu than nguyên phụ liệu để
phục vụ sản xuất than cốc thành phẩm. Công ty cổ phần Năng Lượng Hòa Phát
nhập khẩu than nguyên liệu tại nhiểu thị trường khác nhau, trong đó Úc là thị
trường nhập khẩu chiếm tỷ trọng lớn nhất của công ty. Tuy nhiên trong quá trình
tìm hiểu em nhận thấy rằng trong công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng
nhập khẩu than tại công ty, bên cạnh những thành công và thuận lợi đã đạt được thì
công ty vẫn còn gặp phải nhiều khó khăn và tồn tại nhất định (vẫn còn một số sai
sót trong một số khâu của quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, những tình
huống phát sinh do sự biến động của thị trường, sự thay đổi của tỷ giá hối đoái…)
cần giải quyết để hoạt động nhập khẩu ngày càng hoàn thiện và có hiệu quả hơn,
thúc đẩy sản xuất và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, uy tín và lợi nhuận
cho công ty.
1

1.2. Tổng quan về vấn đề nghiên cứu nghiên cứu
Quản trị quy trình NK hay quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
không phải là một đề tài mới. Đã có rất nhiều luận văn nghiên cứu về đề tài này về
các mặt hàng như dệt may, đồ điện tử, máy móc thiết bị… Ví dụ như:
- Luận văn tốt nghiệp “ Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nguyên
phụ liệu ngành may từ thị trường Trung Quốc của Tổng công ty cổ phần dệt may
Hà Nội HANOSIMEX ” do sinh viên Đỗ Hải Linh – K44E5 – Khoa Thương mại
quốc tế thực hiện, giảng viên hướng dẫn là PGS.TS. Doãn Kế Bôn.
- “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng máy móc thiết bị
ngành than từ thị trường Trung Quốc tại Công ty XNK và hợp tác đầu tư thuộc
Tổng công ty công nghệ mỏ.” do sinh viên Thái Thúy Hà – K44E4 – Khoa thương
mại quốc tế thực hiện, giảng viên hướng dẫn là Th.S. Lê Thị Việt Nga.
Tuy nhiên, hiện nay mặt hàng than được biết đến là một mặt hàng nhạy cảm,
hơn nữa đây lại là mặt hàng thuộc các ngành đẩy nhanh hội nhập, không bị chịu
thuế nhập khẩu. Vì thế trong quy trình thực hiện hợp đồng NK có một vài điểm
khác biệt so với các đề tài quản trị quy trình NK các mặt hàng khác. Qua khảo sát
em thấy rằng đề tài này là một đề tài khá mới chưa có luận văn nào nghiên cứu về
đề tài này. Hơn nữa, trong quá trình thực tập tại công ty, em thấy đây vẫn là một đề
tài mang tính cấp thiết, vì hoạt động nhập khẩu ảnh hưởng rất lớn tới nguồn nguyên
liệu, một nhân tố quan trọng tác động tới chất lượng, giá cả sản phẩm.
Qua nhận thức về mặt lý luận, cùng với thời gian thực tập ở Công ty cổ phần
Năng Lượng Hòa Phát em đã lựa chọn nghiên cứu đề tài : “ Quản trị quy trình nhập
khẩu than nguyên liệu của Công ty cổ phần Năng lượng Hòa Phát”
1.3. Mục đích nghiên cứu
- Củng cố và hệ thống hóa được kiến thức đã được học trong trường đại học cũng
như nâng cao tầm hiểu biết về hoạt động thương mại quốc tế, cụ thể là quy trình
nhập khẩu.
- Điều tra, khảo sát, tìm hiểu thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập
khẩu tại Công ty cổ phần Năng Lượng Hòa Phát trong phạm vi nghiên cứu.
2

- Xem xét và đánh giá những tồn tại, vướng mắc còn gặp phải, từ đó nêu ra giải
pháp nhằm nâng cao hiệu quả của quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu than
nguyên phụ liệu của công ty.
1.4. Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu về không gian: Tiếp cận hoạt động nhập khẩu ở bộ phận phòng
Xuất nhập khẩu tại Công ty cổ phần Năng Lượng Hòa Phát.
Phạm vi nghiên cứu về thời gian: Trong quá trình nghiên cứu, tổng hợp và lấy số
liệu từ nguồn dữ liệu thứ cấp thu được trong giai đoạn từ năm 2009- 2012.
Phạm vi về thị trường: Hiện tại công ty nhập khẩu nguyên phụ liệu từ khá nhiều thị
trường nhưng với đề tài này, chúng ta chỉ tập trung nghiên cứu về thị trường chủ
yếu là thị trường Úc.
Phạm vi mặt hàng: Mặt hàng NK chủ yếu của công ty tại thị trường Úc là than hard
Oaky Creek Úc.
1.5. Đối tượng nghiên cứu
Quản trị quy trình nhập khẩu than nguyên liệu của Công ty cổ phần Năng lượng
Hòa Phát.
Tên công ty: Công ty cổ phần năng lượng Hòa Phát
Địa chỉ: Hiệp Sơn- Kinh Môn- Hải Dương
1.6. Phương pháp nghiên cứu
1.6.1. Phương pháp thu thập dữ liệu
1.6.1.1. Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
• Phương pháp quan sát, tổng kết thực tiễn
Trong thời gian thực tập tại công ty, em đã quan sát quá trình làm việc của các
nhân viên, đặc biệt chú trọng tới những nhân viên liên quan tới nghiệp vụ xuất nhập
khẩu và đã ghi chép lại cụ thể từng công việc và cách giải quyết vấn đề trong quá
trình thực hiện hợp đồng NK.
• Phương pháp sử dụng phiếu điều tra trắc nghiệm
Trên cơ sở kiến thức được học, em đã tiến hành xây dựng các mẫu phiếu điều
tra trắc nghiệm và lựa chọn đối tượng phát phiếu điều tra. Phiếu điều tra bao gồm
3

những câu hỏi đóng và câu hỏi mở. Nội dung các câu hỏi bám sát vào nghiên cứu
vấn đề quản trị quy trình thực hiện hợp đồng NK than nguyên liệu của công ty.
1.6.1.2.Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
• Nguồn dữ liệu nội bộ của doanh nghiệp
Thu thập dữ liệu nội bộ của doanh nghiệp: Báo cáo tài chính, báo cáo kết quả
sản xuất kinh doanh các năm 2009, 2010,2011, các văn bản, bản kế hoạch, mục
tiêu, sứ mệnh phương hướng phát triển của công ty.
• Nguồn dữ liệu nội bộ
Tham khảo từ các luận văn khóa trước, tạp chí sách báo chuyên ngành TMQT,
internet, website của công ty…
1.6.2. Phương pháp phân tích xử lý dữ liệu
1.6.2.1. Phương pháp xử lý dữ liệu sơ cấp
Kết quả thu được từ các phiếu điều tra trắc nghiệm thu về sẽ được tổng hợp lại
thành bảng, so sánh, tính toán các chỉ tiêu thống kê, lập bảng biểu sơ đồ bằng Excel.
Qua đó, ta tiến hành phân tích các kết quả thu được.
1.6.2.2. Phương pháp xử lý dữ liệu thứ cấp
Việc phân tích xử lý dữ liệu thứ cấp được thực hiện bằng phương pháp so
sánh, phân tích, thống kê, tổng hợp, sử dụng phần mềm Excel để lập bẳng biểu so
sánh, nhận ra sự thay đổi rồi đưa ra nhận xét đánh giá của cá nhân.
1.7. Kết cấu khóa luận
Ngoài lời mở đầu, mục lục, các danh mục bảng biểu, sơ đồ hình vẽ, từ viết tắt,
kết luận, các tài liệu tham khảo và phụ lục, khóa luận được chia làm bốn chương:
Chương 1: Tổng quan nghiên cứu quy trình nhập khẩu than nguyên liệu của Công
ty cổ phần Năng lượng Hòa Phát
Chương 2: Một số vấn đề lý luận cơ bản về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng
nhập khẩu
Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng quản trị
quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu than nguyên liệu từ thị trường Úc của Công
ty cổ phần Năng lượng Hòa Phát
Chương 4: Một số giải pháp nhằm tăng cường quản trị quy trình nhập khẩu than

nguyên liệu của Công ty cổ phần Năng lượng Hòa Phát từ thị trường Úc.
4
Chương 2: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ QUY
TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU
2.1. Một số khái niệm cơ bản
2.1.1. Khái niệm hợp đồng nhập khẩu
Hợp đồng nhập khẩu là sự thỏa thuận giữa các đương sự có trụ sở kinh doanh
ở các quốc gia khác nhau, theo đó một bên gọi là bên mua (bên nhập khẩu) có nghĩa
vụ nhận quyền sở hữu một tài sản nhất định gọi là hàng hóa do một bên khác gọi là
bên bán (bên xuất khẩu) cung cấp và thanh toán tiền hàng cho bên bán.
Bản chất của hợp đồng nhập khẩu là sự thỏa thuận của các bên ký kết hợp
đồng. Do đó hợp đông phải thể hiện ý chí sự thỏa thuận, không bị cưỡng bức, lừa
dối lẫn nhau và có những nhầm lẫn không thể chấp nhận được.
2.1.2. Khái niệm quản tri quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu là quá trình bao gồm hoạch
định, lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và giám sát, điều hành các hoạt động trong
quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nhằm đạt được mục tiêu đề ra một cách
hiệu quả nhất. Nó đảm bảo việc thực hiện hợp đồng sẽ diễn ra đúng quy định và
đúng thời hạn của hợp đồng. Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao
gồm:
- Hoạch định, lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu
- Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu
- Giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.2. Một số vấn đề lý luận liên quan đến hợp đồng nhập khẩu và quản trị quy
trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.2.1. Liên quan tới hợp đồng nhập khẩu
2.2.1.1. Đặc điểm hợp đồng nhập khẩu
Do có sự tham gia của các yếu tố nước ngoài nên hợp đồng nhập khẩu có các
đặc điểm khác biệt so với hợp đồng mua bán trong nước, đó là:
5

- Chủ thể tham gia hợp đồng: Các bên tham gia ký kết hợp đồng (bên xuất khẩu và
bên nhập khẩu) có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau.
- Đối tượng tham gia hợp đồng: Là hàng hóa hoặc dịch vụ nhưng khác với các hợp
đồng mua bán trong nước, chúng phải được di chuyển qua bên giới các quốc gia
khác nhau. Hàng hóa NK phải là hàng hóa không thuộc danh mục cấm nhập khẩu
theo Nhà nước quy định, nếu hàng hóa thuộc diện quản lý bằng hạn ngạch thì phải
có quota.
- Đồng tiền thanh toán: Là ngoại tệ đối với ít nhất một bên tham gia (yếu tố có thể
không có ý nghĩa khi các quốc gia sử dụng đồng tiền chung). Theo đó, các bên có
thể chọn đồng tiền thanh toán là ngoại tệ của nước xuất khẩu, nước nhập khẩu hoặc
một nước thứ ba. Các bên cần chú ý ghi rõ đồng tiền thanh toán theo ký hiệu của
đồng tiền quốc gia mà các bên đã lựa chọn.
- Nguồn luật điều chỉnh: Do có các yếu tố nước ngoài nên nguồn luật điều chỉnh
hợp đồng nhập khẩu bao gồm: Luật quốc tế, luật quốc gia và tập quán thương mại
quốc tế.
2.2.1.2. Vai trò của hợp đồng nhập khẩu
Hợp đồng nhập khẩu giữ một vai trò quan trọng trong kinh doanh TMQT. Nó
xác nhận những nội dung giao dịch mà các bên đã thỏa thuận và cam kết thực hiện
các nội dung đó. Nó xá nhận quyền lợi và trách nhiệm của các bên trong quá trình
giao dịch thương mại.
Hợp đồng nhập khẩu là cơ sở để các bên thực hiện các nghĩa vụ của mình và
đồng thời yêu cầu bên đối tác thực hiện các nghĩa vụ của họ. Hợp đồng còn là cơ sở
đánh giá mức độ thực hiện nghĩa vụ của các bên và là cơ sở pháp lý quan trọng để
khiếu nại khi bên đối tác không thực hiện toàn bộ hay từng phần nghĩa vụ của mình
đã thỏa thuận trong hợp đồng. Hợp đồng càng quy định chi tiết, rõ ràng, dễ hiểu
càng dễ thực hiện và ít xảy ra tranh chấp. Việc ký hợp đồng cần xác định nội dung
đầy đủ, chuẩn bị thận trọng và chu đáo.
2.2.1.3. Điều kiện hiệu lực của hợp đồng nhập khẩu
Luật Thương mại Việt Nam 2005, Bộ Luật dân sự 2005 và Nghị định 12 “Quy
định chi tiết thi hành Luật Thương mại về hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế và

6
các hoạt động đại lý mua, bán, gia công và quá cảnh hàng hóa với nước ngoài”quy
định hợp đồng TMQT có hiệu lực khi có đủ các điều kiện sau:
Chủ thể của hợp đồng là bên mua và bên bán phải có đủ tư cách pháp lý. Chủ
thể bên nước ngoài là thương nhân và tư cách pháp lý của họ được xác định căn cứ
theo pháp luật của họ. Chủ thể bên Việt Nam phải là thương nhân được phép hoạt
động thương mại trực tiếp với nước ngoài (theo điều 6, Điều 16 của Luật thương
mại 2005 và Điều 13 của Nghị định 12).
Hàng hóa phải là những hàng hóa được phép xuất nhập khẩu. Vấn đề này
được nhà nước quy định theo từng thời kỳ và được chia làm 4 loại: Hàng hóa cấm
xuất nhập khẩu (đối với loại này muốn xuất khẩu hoặc nhập khẩu phải có giấy phép
đặc biệt của chính phủ); Hàng hóa xuất nhập khẩu có hạn ngạch; Hàng hóa xuất
nhập khẩu theo định hướng (hàng hóa được quản lý theo các bộ chuyên ngành);
Hàng hóa tự do xuất nhập khẩu (Điều 25 Luật thương mại 2005).
Mua bán hàng hóa quốc tế phải được thực hiện trên cơ sở hợp đồng văn bản
hoặc bằng hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương (Điều 27 Luật thương mại
2005). Hợp đồng mua bán hàng hóa được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc
được xác lập bằng hành vi cụ thể. Đối với các loại hợp đồng mua bán hàng hóa mà
pháp luật quy định phải được lập thành giấy phép văn bản thì phải tuân theo các quy
định đó (Điều 24 Luật thương mại 2005).
Hợp đồng nhập khẩu phải có các nội dung chủ yếu của hợp đồng mua bán
hàng hóa. Các nội dung chủ yếu đó là: Tên hàng, số lượng, quy cách phẩm chất, bao
bì, đóng gói, giá cả, phương thức thanh toán, giao hàng và thời gian giao nhận hàng
(theo Điều 402 của Bộ Luật dân sự 2005).
2.2.1.4. Nội dung chủ yếu của hợp đồng nhập khẩu
Cấu trúc của một hợp đồng nhập khẩu gồm hai phần chính: phần trình bày
chung và phần nội dung chính của hợp đồng.
Phần trình bày chung: bao gồm các nội dung
- Số hiệu của hợp đồng (Contract No…)
- Địa điểm và ngày tháng ký kết hợp đồng

- Tên và địa chỉ của các bên tham gia ký kết hợp đồng
- Các định nghĩa dùng trong hợp đồng (General definition)
7
- Cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng
Phần nội dung chính của hợp đồng:
Nội dung chính của hợp đồng trình bày các điều khoản mà các bên cam kết
thực hiện. Một hợp đồng có thể có các điều khoản khác nhau tùy theo thỏa thuận
giữa các bên, tùy vào hàng hóa giao dịch…Nhưng thông thường một hợp đồng nhập
khẩu (hợp đồng TMQT) bao gồm các điều khoản sau:
- Điều khoản tên hàng (Commodity)
- Điều khoản về chất lượng (Quality)
- Điều khoản về số lượng (Quantity)
- Điều khoản về giá cả (Price)
- Điều khoản về bao bì , ký mã hiệu (Packing and marking)
- Điều khoản về thanh toán (Payment)
- Điều khoản về giao hàng (Shipment/ Delivery)
- Điều khoản về trường hợp miễn trách (Force majeure acts of god)
- Điều khoản về khiếu nại (Claim)
- Điều khoản bảo hành (Warranty)
- Điều khoản về phạt và bồi thường thiệt hại (Penalty)
- Điều khoản trọng tài (Arbitration)
Trên đây là những điều khoản cơ bản nhất của hợp đồng nhập khẩu (hợp đông
TMQT). Tuy nhiên trong thực tế thì tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, từng hợp
đồng nhất định mà có thể thêm một số điều khoản khác: điều khoản bảo hiểm, điều
khoản vận tải, điều khoản cấm vận chuyển bán và các điều khoản khác…
2.2.2. Liên quan tới quản trị quy trình nhập khẩu
2.2.2.1. Nội dung quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
a. Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Lập kế hoạch thực hiện là sự tính toán thiết lập các mục tiêu, xác định rõ nội
dung công việc, thời điểm tiến hành, kết thúc, trình tự, cách thức tiến hành, phân bổ

nguồn lực để thực hiện được các mục tiêu đó. Khi lập kế hoạch thực hiện hợp đồng
thường dựa vào các căn cứ: Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, điều kiện thực tế của
doanh nghiệp cũng như điều kiện môi trường chung và điều kiện thực tế của đối tác.
Trình tự lập kế hoạch bao gồm các bước:
8
- Chuẩn bị lập kế hoạch: thu thập các thông tin, phân tích yếu tố vĩ mô ảnh
hưởng trực tiếp đến quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu cũng như chính sách
của Nhà nước về hoạt động nhập khẩu. Đồng thời phân tích các yếu tố thuộc về
doanh nghiệp và đối tác, nghiên cứu và phân tích các nội dung của hợp đồng nhập
khẩu.
- Tiến hàng lập kế hoạch: xác định các chỉ tiêu cần đạt được, các nội dung công
việc, và lập kế hoạch cho từng nội dung công việc, tính toán thời điểm tiến hành,
kết thúc, phân bổ các nguồn lực và xác định cách thức tiến hành các công việc đó.
- Trình duyệt kế hoạch: Kế hoạch sau khi được lập phải được trình và bảo vệ
trước ban lãnh đạo và các phòng ban của doanh nghiệp.
b. Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Trên cơ sở thiết lập kế hoạch cụ thể: mục tiêu, thời điểm, cách thức tiến hành,
và sự phân bổ nguồn lực cần thiết, tiến hành tổ chức thực hiện hợp đồng. Tổ chức
thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao gồm: Xin giấy phép nhập khẩu, mở L/C, làm thủ
tục hải quan, nhận hàng từ phương tiện vận tải, kiểm tra hàng nhập khẩu, khiếu nại
và giải quyết khiếu nại ( nếu có ).
• Xin giấy phép NK
Khi doanh nghiệp muốn nhập khẩu hàng hoá thì cần phải có giấy phép nhập
khẩu theo năm hoặc theo chuyến. Đây là một hình thức quản lý hoạt động nhập
khẩu của Nhà nước. Khi tham gia nhập khẩu bất cứ mặt hàng nào các doanh nghiệp
cần phải biết mặt hàng này có nằm trong diện được phép nhập khẩu hay không và
nếu có thì hàng hóa này có cần xin giấy phép nhập khẩu không. Điều này rất quan
trọng và cơ bản vì nó đảm bảo hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp là hợp pháp.
• Mở L/C
Thanh toán là một nội dung rất quan trọng trong hoạt động thương mại quốc

tế. Do tính chất của hợp đồng thương mại quốc tế luôn chứa đựng nhiều rủi ro, nên
các bên trong hợp đồng thương mại quốc tế luôn tìm cách thanh toán an toàn nhất.
Thanh toán bằng tín dụng chứng từ (L/C) đáp ứng được yêu cầu này. Đây là
phương thức thanh toán mà ngân hàng (ngân hàng mở tín dụng) theo yêu cầu của
người xin mở tín dụng trả tiền cho bên thứ ba khi xuất tình đầy đủ các chứng từ và
mọi điều kiện đặt ra đều được thực hiện đầy đủ.
9
Để mở L/C, người nhập khẩu phải đến ngân hàng làm đơn xin mở L/C và
nộp tiền ký quỹ. Đơn xin mở L/C là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp ( nếu có)
giữa ngân hàng mở L/C và người xin mở L/C, đồng thời là cơ sở để ngân hàng mở
L/C thanh toán cho bên xuất khẩu. Do đó phải đảm bảo các điều kiện chặt chẽ, phù
hợp nội dung hợp đồng, nếu có sai sót phải thực hiện tu chỉnh L/C. Sau khi L/C có
hiệu lực, người xuất khẩu sẽ tiến hành giao hàng đồng thời gửi bộ chứng từ đến cho
ngân hàng mở L/C, ngân hàng sẽ kiểm tra bộ chứng từ. Nếu bộ chứng từ phù hợp
thì người nhập khẩu nhận chứng từ để nhận hàng và ngân hàng mở L/C sẽ gửi tiền
hàng cho ngân hàng thông báo của bên xuất khẩu.
• Thuê phương tiện vận tải
Tuỳ thuộc vào các điều kiện mà các bên thoả thuận với nhau, nghĩa vụ vận
chuyển và hàng sẽ thuộc về bên mua hoặc bên bán. Căn cứ vào điều kiện cơ sở
giao hàng Incoterm của hợp đồng thương mại quốc tế:
- Nếu điều kiện giao hàng là CFR, CIF, DES, DEQ, DDU, DDP thì bên xuất
khẩu phải thuê phương tiện vận tải.
- Nếu điều kiện giao hàng là EXW, CIP, CPT, FAS, FOB thì bên nhập khẩu
phải tiến hành việc thuê phương tiện vận tải.
Tuỳ thuộc vào nhu cầu và để đáp ứng tối đa hoá lợi ích, các doanh nghiệp kinh
doanh quốc tế có thể thuê tàu theo nhiếu phương thức như là thuê tàu chợ, thuê tàu
chuyến hoặc thuê tàu hạn định. Đồng thời xác định hình thức thuê, thuê của hãng
vận tải nào, thời điểm thuê…Khi thuê phương tiện vận tải phải dựa trên căn cứ thực
tế hợp đồng TMQT như điều kiện cơ sở giao hàng, quy định đặc điểm phương tiện
vận tải, quy định mức bốc dỡ, thưởng phạt bốc dỡ, căn cứ khối lượng hàng hóa và

đặc điểm hàng hóa để đảm bảo an toàn cũng như tối ưu hóa chi phí. Hiện nay, ở
Việt Nam hầu hết hàng hóa XNK được vận chuyển bằng đường biển.
• Mua bảo hiểm hàng hóa
Tuỳ thuộc vào loại hàng hoá, loại phương tiện vận chuyển và điều kiện giao
hàng doanh nghiệp kinh doanh quốc tế phải phân tích nhu cầu bảo hiểm cho hàng
hoá và lựa chọn loại hình bảo hiểm cho phù hợp.
Theo pháp luật Việt Nam có 3 loại điều kiện bảo hiểm là:
Điều kiện A (bảo hiểm mọi rủi ro)
10
Điều kiện B (bảo hiểm có tổn thất riêng)
Điều kiện C (bảo hiểm mọi tổn thất)
Được sắp xếp theo mức giảm dần của phạm vi bảo hiểm.
Công ty xác định loại hình bảo hiểm: gồm có hợp đồng bảo hiểm chuyến và
hợp đồng bảo hiểm bao. Khi đã lựa chọn được điều kiện, loại hình bảo hiểm, tiến
hành lựa chọn công ty bảo hiểm và đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm, thanh toán
phí bảo hiểm nhận đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm.
• Thanh toán
Hiện nay có nhiều phương thức thanh toán quốc tế khác nhau như: Thanh toán
bằng L/C, thanh toán bằng cách ghi sổ, thanh toán bằng phương thức nhờ thu,
phương thức chuyển tiền, bằng thư uỷ thác mua, thư bảo đảm trả tiền. Tuỳ vào quan
hệ giữa các doanh nghiệp và điều kiện riêng của các doanh nghiệp, có thể lựa chọn
một trong các phương thức thanh toán trên.
Trên thực tế, phương thức thanh toán được sử dụng nhiều nhất là phương thức
tín dụng chứng từ. Khi đó, việc đầu tiên và quan trọng đối với người nhập khẩu là
tiến hành mở L/C. Trong quá trình thực hiện hợp đồng, cần theo dõi kỹ hợp đồng,
có phương pháp kiểm tra để đảm bảo sự chặt chẽ khi thanh toán.
• Làm thủ tục hải quan
Là các thủ tục cần thiết mà các doanh nghiệp nhập khẩu phải làm với cơ quan
Hải quan để:
- Khai báo với hải quan cửa khẩu về tình hình hàng hoá xuất nhập khẩu và

nộp các giấy tờ do hải quan yêu cầu. Khai hải quan được thực hiện thống nhất theo
mẫu tờ khai hải quan do Tổng cục hải quan quy định. Có hai hình thức khai hải
quan là khai thủ công và khai điện tử.
- Xuất trình hàng hoá nhập khẩu đến địa điểm quy định để hải quan kiểm tra:
đối với hồ sơ thuộc luồng đỏ, doanh nghiệp sẽ phải xuất trình hàng hoá để cơ quan
kiểm tra thực tế hàng hoá. Hệ thống quản lý tự động xác định hình thức kiểm tra có
thể là kiểm tra đại diện không quá 10% lô hàng hoặc kiểm tra toàn bộ lô hàng.
- Chấp hành quyết định của hải quan cho hàng hoá được hay không được xuất
nhập khẩu.
Quá trình làm thủ tục hải quan bao gồm các bước sau:
11
- Chuẩn bị hồ sơ hải quan: Bộ hồ sơ hải quan mà bao gồm: Tờ khai hải quan,
hợp đồng thương mại, bản kê chi tiết hàng hoá, hoá đơn thương mại, vận đơn (bản
sao), các giấy tờ khác (với hàng hoá kinh doanh có điều kiện hoặc có quy định
riêng). Hồ sơ hải quan sau khi tiếp nhận sẽ được qua hệ thống quản lý rủi ro tự động
phân luồng: luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ. Hồ sơ luồng đỏ phải kiểm tra thực tế
hàng hoá.
- Xuất trình hàng hoá: Đối với số lượng hàng nhỏ, doanh nghiệp phải xuất
trình hàng hoá để cơ quan kiểm tra thực tế hàng hoá. Hệ thống quản lý rủi ro tự
động xác định hình thức kiểm tra, bao gồm:
▪ Kiểm tra đại diện không quá 10% đối với lô hàng: là nguyên liệu sản xuất
hàng xuất khẩu và gia công xuất khẩu, hàng cùng chủng loại, hàng đóng gói đồng
nhất…
▪ Kiểm tra toàn bộ lô hàng: đối với chủ hàng đã nhiều lần vi phạm pháp luật
hải quan, lô hàng đã có dấu hiệu vi phạm pháp luật hải quan.
- Nộp thuế và thực hiện các quyết định của Hải quan: Sau khi kiểm tra giấy tờ
và hàng hoá, hải quan sẽ đưa ra một trong các quyết định sau:
▪ Cho phép hàng hoá qua biên giới
▪ Cho phép hàng hoá qua biên giới nhưng với điều kiện phải sửa chữa, khắc
phục lại, phải nộp thuế xuất nhập khẩu

▪ Không được phép xuất nhập khẩu
Trách nhiệm của chủ hàng là phải nghiêm chỉnh thực hiện quyết định mà cơ quan
Hải quan đã đưa ra.
• Nhận hàng và kiểm tra hàng
Khi hàng hoá chuyển từ nước người bán sang nước người mua, các bên tuỳ
theo nghĩa vụ của mình mà thực hiện việc giao nhận hàng theo đúng các quy định
đã thoả thuận trong hợp đồng. Có nhiều phương tiện để nhận hàng nhập khẩu: nhận
hàng từ tàu biển, nhận hàng chuyên chở bằng container, bằng đường sắt, đường bộ
và đường hàng không trong đó mỗi phương thức vận chuyển có quy định riêng.
Trong quá trình giao nhận cần có sự kiểm tra kỹ lưỡng hàng hoá, tránh những rủi ro
về giao hàng không phù hợp với hợp đồng, giao hàng thừa, thiếu hoặc không đúng
quy cách phẩm chất…
12
• Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có)
Khiếu nại là phương pháp giải quyết các phát sinh trong quá trình thực hiện
hợp đồng, bằng cách các bên trực tiếp thương lượng nhằm đưa ra các giải pháp
mang tính pháp lý thỏa mãn hoặc không thỏa mãn các yêu cầu của bên khiếu nại.
Thông thường, người mua khiếu nại người bán trong các trường hợp sau:
- Giao hàng không đúng số lượng, trọng lượng, quy cách.
- Hàng giao không đúng phẩm chất, nguồn gốc như hợp đồng quy định.
- Bao bì, ký mã hiệu sai quy cách không phù hợp với điều kiện vận chuyển,
bảo quản làm hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
- Giao hàng chậm, cách thức giao hàng sai so với thỏa thuận giữa hai bên
như: chuyển tải hàng hóa, giao hàng từng phần.
- Không giao hàng mà không phải do trường hợp bất khả kháng gây ra.
- Không giao hoặc giao chậm tài liệu kỹ thuật không thông báo hoặc thông
báo chậm việc hàng đã giao lên tàu, không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ
các nghĩa vụ khác.
Để khiếu nại, người khiếu nại phải lập hồ sơ khiếu nại bao gồm: Đơn khiếu
nại, bằng chứng về sự vi phạm và các chứng từ khác có liên quan. Khi nhận được

hồ sơ khiếu nại, bên bị khiếu nại cần nghiêm túc, nhanh chóng nghiên cứu hồ sơ tìm
các giải pháp để giải quyết một cách thỏa đáng nhất.
c.Giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu
• Giám sát thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Để đảm bảo tổ chức thực hiện tốt hợp đồng nhập khẩu cần phải có quá trình
giám sát và điều hành hợp đồng. Giám sát hợp đồng là một hệ thống báo động sớm,
cảnh tỉnh về các công việc mà mỗi bên phải thực hiện để đảm bảo cả 2 bên tránh
được chậm trễ hoặc sai sót trong thực hiện hợp đồng. Phạm vi của giám sát của
mình và công việc của đối tác trong quá trình thực hiện hợp đồng. Mục đích của
giám sát là để các công việc thực hiện hợp đồng của cả 2 bên được diễn ra theo
đúng nội dung và thời gian, hạn chế được rủi ro tranh chấp.
Nội dung giám sát của người mua bao gồm: giám sát việc thuê phương tiện
vận tải (nếu hợp đồng quy định ), mua bảo hiểm, làm thủ tục hải quan, khiếu nại,
13
giải quyết tranh chấp, nhận hàng ở cảng, chỉ định giám định, thanh toán. Có nhiều
phương pháp giám sát hợp đồng. Tuy nhiên, phương pháp phiếu giám sát hợp đồng
và sử dụng máy vi tính được sử dụng nhiều hơn cả.
• Điều hành quá trình thực hiện hợp đồng
Điều hành hợp đồng là giải quyết các tình huống phát sinh một cách có lợi
nhất trên cơ sở đánh giá thực tế về tình hình và những khả năng lựa chọn có thể tìm
được nếu có. Giám sát và điều hành hợp đồng là hoạt động không thể thiếu được
trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Nội dung của điều hành hợp đồng bao gồm tất cả các vấn đề phát sinh trong
quá trình thực hiện hợp đồng như: thuê phương tiện vận tải, bảo hiểm cho hàng hóa,
thủ tục hải quan, giao nhận hàng hóa, điều chỉnh giá, các điều khoản thanh toán,
giải quyết các khiếu nại và một số nội dung khác như bảo hành, bất khả kháng, bảo
lãnh…để thực hiện tối ưu các hợp đồng đã ký kết, đảm bảo quyền lợi của cả hai
bên.
2.2.2.1. Vai trò của quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Quản trị là hoạt động không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp, mọi tổ chức.

Hoạt dộng quản trị là nhằm hướng tất cả mọi nguồn lực theo mục tiêu chung, giúp
các bộ phận phối hợp với nhau một cách hợp lý, khoa học trên cơ sở đó đạt được
hiệu quả cao.
Hiện nay trong điều kiện hội nhập và toàn cầu hóa, mỗi quốc gia dù ít hay
nhiều đều tham gia hoạt động nhập khẩu. Hoạt động nhập khẩu là cầu nối giữa
người bán và người mua và nó đảm bảo lợi ích của cả hai bên. Để hoạt động nhập
khẩu được thực hiện hiệu quả, nhất thiết phải xây dựng và tổ chức thực hiện tốt các
hợp đồng. Thực hiện hợp đồng nhập khẩu là thực hiện một chuỗi các công việc kế
tiếp được đan kết chặt chẽ với nhau. Thực hiện tốt một công việc làm cơ sở để thực
hiện các công việc tiếp theo và thực hiện cả hợp đồng. Tuy nhiên trong thực tế có
nhiều vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng gây ra những thiệt hại về
tài sản, gây mất mát uy tín trong kinh doanh và nhiều thua thiệt khác mà lúc xây
dựng hợp đồng không thể lường trước được. Do vậy, quá trị quản trình thực hiện
hợp đồng đóng một vai trò quan trọng trong quá trình thực hiện hợp đồng.
2.3. Phân định nội dung nghiên cứu
14
2.3.1. Nghiên cứu kết quả hoạt động nhập khẩu của Doanh nghiệp
Việt Nam được biết đến là một quốc gia nhập siêu, chính vì vậy hoạt động NK
là vô cùng quan trọng. Để có thể NK được hàng hóa của các quốc gia trên thế giới
đòi hỏi các doanh nghiệp kinh doanh quốc tế ở Việt Nam phải có kiến thức, sự nhạy
bén, am hiểu về các nghiệp vụ XNK. Do đó, nâng cao hiệu quả công tác quản trị
quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu là vấn đề hết sức quan trọng đối với các
doanh nghiệp xuất nhập khẩu hiện nay.
Nghiên cứu quy trình nhập khẩu của doanh nghiệp, ta nghiên cứu về:
- Kim ngạch nhập khẩu
- Thị trường nhập khẩu
- Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu
- Phương thức nhập khẩu
- Tình hình thực hiện kế hoạch nhập khẩu
15

Chương 3: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP
ĐỒNG NHẬP KHẨU THAN NGUYÊN LIỆU TỪ THỊ TRƯỜNG ÚC CỦA
CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LƯỢNG HÒA PHÁT
3. 1. Tổng quan về Công ty cổ phần Năng lượng Hòa Phát
Tên công ty : Công ty cổ phần năng lượng Hòa Phát
Địa chỉ: Hiệp Sơn- Kinh Môn- Hải Dương
Văn phòng giao dịch mới là: 39 NGuyễn Đình Chiểu, Hai Bà Trưng, Hà Nội, Việt
Nam
Số điện thoại: 04. 62797179
Fax: 04. 62797178
Giám đốc: Nguyễn Đức Tuấn
Website:
Ảnh 3.1: Logo của Công ty cổ phần Năng lượng Hòa Phát

Nguồn: www.hoaphat.com.vn
Công ty Cổ phần Năng lượng Hòa Phát - tiền thân là Công ty cổ phần Năng
lượng Hiệp Sơn được thành lập ngày 01/11/2007 là 1 trong số 10 công ty con của
Tập đoàn Hòa Phát. Vớichức năng chủ yếu là sản xuất và tiêu thụ than cốc, sản xuất
và kinh doanh các phụ liệu và chất phụ gia của ngành than; mua bán vật liệu xây
dựng, vật tư máy móc, thiết bị sản xuất công nghiệp, phát và truyền dẫn điện…
Ngày 25/03/2008, công ty đã khởi công xây dựng nhà máy sản xuất than cốc
và nhiệt điện Hòa Phát tại xã Hiệp Sơn, huyện Kinh Môn, tình Hải Dương với tổng
đầu tư cho 2 giai đoạn xấp xỉ 2000 tỷ đồng, tổng công suất thiết kế là 700000 tấn
than cốc thành phẩm/năm. Nhà máy được áp dụng công nghệ và thiết bị tiên tiến
nhất trong lĩnh vực sản xuất than cốc. Vì vậy , ngoài sản lượng cao phục vụ ngành
16
luyện kim, nhà máy còn có trạm phát điện nhiệt dư 2x15 MW, cung cấp mỗi năm
khoảng 200 triệu kWh điện thương phẩm .
Nhà máy đã hoàn thành xây dựng giai đoạn 1 và ra sản phẩm than cốc vào
ngày 7/10/2009. Tại giai đoạn 1, Nhà máy ước đạt doanh thu mỗi năm khoảng 1750

tỷ đồng, tạo cơ hội việ làm cho khoảng 300 lao động. Khi hoàn thành giai đoạn 2,
nhà máy sẽ nâng mức doanh thu mỗi năm lên gấp đôi, tạo việc làm cho gần 500 lao
động.
Thị trường than cốc của Công ty được xác định chủ yếu cung cấp cho Khu liên
hợp Sản xuất Gang thép của Tập đoàn đang triển khai tại Kinh Môn, Hải Dương.
Lượng sản phẩm than cốc còn lại khảng 200.000 tấn mỗi năm sẽ hướng tới phục vụ
xuất khẩu và nhu cầu nội địa.
Cơ cấu tổ chức của công ty:
Đứng đầu là giám đốc công ty là người đứng đầu và chịu trách nhiệm về mọi
hoạt động của công ty, tiếp theo đó là 2 phó giám đốc (phó giám đốc về tài chính và
phó giám đốc về sản xuất) và các phòng ban trong công ty: Phòng kinh doanh,
phòng kỹ thuật, phòng hành chính nhân sự, phòng tài chính kế toán…
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức Công ty cổ phần năng lượng Hòa Phát
17
PHÓ GIÁM ĐỐC
(Về sản xuất)
PHÓ GIÁM ĐỐC
(Về tài chính, KD)
Các
phân
xưởng
Kho
Vận
Phòng
Hành
Chinh
Phòng
Kế
Toán
Phòng

Market
ing
cáoQC
Phòng
Vật tư
Phòng
Kỹ
Thuật
GIÁM ĐỐC
Nguồn: Phòng hành chính công ty năng lượng Hòa
Phát
3.2. Khái quát hoạt động kinh doanh của công ty
Công ty Cổ phần Năng lượng Hòa Phát là công ty thành viên của Tập đoàn
Hòa Phát, được thành lập từ năm 2007 với lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh
chính là thu mua và sản xuất than cốc sạch với dây chuyền công nghệ được coi là
tiên tiến nhất hiện nay. Dự án sản xuất than cốc sạch và nhiệt điện chiếm một vị trí
quan trọng trong hoạt động của Hòa Phát. Năm 2010, năm đầu tiên đi vào hoạt
động, dự án chiếm khoảng 20% doanh thu và lợi nhuận toàn tập đoàn. Công ty luôn
luôn cố gắng không ngừng phát triển mạng lưới kinh doanh nhằm đáp ứng những
điều kiện cần thiết của nền kinh tế thị trường, đem lại hiệu quả kinh doanh giúp
doanh nghiệp đứng vững và phát triển.Quý 2 năm 2010, Năng lượng Hòa Phát công
bố kết quả kinh doanh đạt được với mức doanh thu đạt 460.8 tỷ đồng, và tổng sản
lượng than cốc thành phẩm đạt 80.544 tấn, trong đó có 3 đơn hàng xuất khẩu với
tổng sản lượng 35.000 tấn. Đây là thời điểm đánh dấu Nhà máy sản xuất than cốc
Hòa Phát đã đạt 100% công suất thiết kế của giai đoạn 1.
Công ty tiếp tục khởi công giai đoạn 2 vào cuối tháng 8/2010 nhằm bổ sung
thêm một số thiết bị để tăng chất lượng than cốc cũng như nâng cao hiệu suất thu
hồi nhiệt cho máy phát điện. Tổng mức đầu tư cho giai đoạn này xấp xỉ 1.200 tỷ
đồng.
Ngày 30/3/2011, Công ty cổ phần Năng lượng Hòa Phát và Ngân hàng Phát

triển Việt Nam (VDB), chi nhánh Hải Dương ký hợp đồng tín dụng cho giai đoạn 2
nhà máy than cốc và nhiệt điện Hòa Phát. Hợp đồng do Cơ quan Hợp tác Quốc tế
Nhật Bản JICA tài trợ có trị giá 319 tỷ đồng, lãi suất ưu đãi 9,6%/ năm và thời hạn
15 năm.
Năng lượng Hòa Phát đã trở thành doanh nghiệp đầu tiên tại Việt Nam tiếp
cận được nguồn vốn vay này do đây là dự án tiết kiệm năng lượng, sử dụng hiệu
quả năng lượng tái tạo, có báo cáo kiểm toán năng lượng của cơ quan chức năng và
tính khả thi thu hồi vốn hiệu quả.
Giai đoạn 2 được hoàn thành và đi vào hoạt động từ ngày 20/06/2011, góp
phần nâng tổng sản lượng sản xuất của toàn nhà máy lên 700.000 tấn cốc và công
18
suất phát điện đạt 37MW, tăng sản lượng than cốc xuất khẩu và lợi nhuận cho công
ty.
Bảng 3.1 : Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp giai đoạn 2009-
2011
( Đơn vị : VND)
Năm
Chỉ tiêu
2009 2010 2011
Doanh thu thuần
27.483.982.019 2.292.615.000.972 3.438.994.008.294
Lợi nhuận sau thuế
-11.840.594.624 410.703.003.836 207.354.093.114
( Nguồn: Báo cáo tổng kết tình hình kinh doanh trong các năm 2009-2011)
Nhìn vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm gần
đây ta thấy tình hình kinh doanh Công ty cổ phần Năng Lượng Hòa Phát khá ổn
định và có chiều hướng tăng lên rất nhanh qua các năm.
Tuy nhiên, năm 2009 lợi nhuận sau thuế của Công ty âm, có điều này là do
Công ty mới thành lập, chi phí đầu vào cho máy móc thiết bị kỹ thuật lớn. Ngoài ra,
do công ty mới được thành lập và đi vào hoạt động kinh doanh nên chưa có nhiều

mối làm ăn và các quan hệ buôn bán với đối tác, chưa tạo dựng được thương hiệu
cho mình. Vì vậy hàng hóa của công ty đang còn mới, chưa bán được nhiều.
Đến năm 2010, lợi nhuận sau thuế của công ty tăng lên một cách đáng kể là
410.703.003.836 VND, đánh dấu mốc phát triển rất thành công của công ty. Tuy
nhiên, tới năm 2011, do sự ảnh hưởng của lạm phát cao và biến động kinh tế làm
cho doanh nghiệp cũng gặp phải không ít khó khăn, LNST của DN cũng bị giảm
mạnh xuống chỉ còn 207.354.093.114 VND mặc dù doanh thu của năm 2011 vẫn
cao hơn so với năm 2010. Do đó Công ty cần có biện pháp giảm chi phí để tăng lợi
nhuận cho Công ty.
Như đã phân tích ở trên, Công ty kinh doanh có hiệu quả chính là do có nhiều
điều kiện thuận lợi, bên cạnh đó còn phải kể đến sự nhạy bén với thị trường, nắm
bắt các cơ hội, hợp tác với các đối tác nhằm mở rộng quan hệ phát triển bền vững
và lâu dài. Sau nhiều năm hoạt động, hiệu quả kinh doanh của Công ty đã tăng lên
rõ rệt hàng năm, chỉ tiêu về lợi nhuận biến đổi đáng kể. Đó là điều đáng mừng cho
19
Công ty nhất là trong điều kiện đất nước ta có sự chuyển đổi mạnh về cơ cấu kinh tế
do hội nhập WTO.
3.3 Phân tích thực trạng nội dung quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập
khẩu than nguyên liệu từ thị trường Úc của Công ty cổ phần Năng Lượng Hòa
Phát giai đoạn 2009-2011
Bảng 3.2 Đánh giá về công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng NK
Mức độ
đánh giá
Nội dung
đánh giá
Rất tốt
(5)
Tốt
(4)
Đat yêu

cầu (3)
Còn
thiếu sót
(2)
Kém
(1)
Điểm
đánh
giá
trung
bình
SP TL
(%)
SP TL
(%)
SP TL
(%)
SP TL
(%)
SP TL
(%)
Lập kế hoạch thực
hiện hợp đồng NK
5 50 5 50 0 0 0 0 0 0 4.5
Tổ chức thực hiện
hợp đồng NK
1 10 6 60 2 20 1 10 0 0 3.5
Giám sát và điều
hành thực hiện hợp
đồng

2 20 7 70 1 10 0 0 0 0 4.0
(Nguồn: Tổng hợp từ các phiếu điều tra trắc nghiệm)
3.3.1. Thực trạng lập kế hoạch thực hiện hợp đồng NK
Kết quả điều tra cho thấy điểm đánh giá trung bình của khâu lập kế hoạch thực
hiện hợp đồng NK là 4.5/5. Tta thấy được công tác chuẩn bị, lập kế hoạch thực hiện
hợp đồng NK của công ty là rất tốt, được nhân viên XNK đánh giá khá cao.
Trong quá trình lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu, Công ty cổ phần
Năng lượng Hòa Phát yêu cầu làm rõ một số nội dung sau:
• Mục đích
20
Quy định cách thức mua hàng để đảm bảo hàng hóa mua vào phù hợp với yêu
cầu sản xuất kinh doanh của Công ty nhằm tạo ra thành phẩm đúng và đủ chất
lượng, số lượng, phù hợp với nhu cầu khách hàng.
• Phạm vi áp dụng
Công ty nhập khẩu các loại than cần thiết để phục vụ cho hoạt động sản xuất
than cốc thành phẩm của công ty. Loại than nhập về từ thị trường Úc chủ yếu là
than hard Oaky Úc (với nồng độ chất bốc khoảng 20-24%), lượng nhập khẩu tương
đối lớn mỗi năm, đáp ứng nhu cầu phối trộn phục vụ sản xuất cho công ty.
•Nhu cầu hàng hóa
Việc xác định nhu cầu lượng than nhập khẩu là khâu quan trọng nhất trong
quá trình lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Xác định nhu cầu hàng hóa
chính xác và kịp thời sẽ đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
được diễn ra đúng tiến độ và thông suốt.
Đối với Công ty cổ phần Năng lượng Hòa phát, việc xác định nhu cầu than
nhập khẩu được căn cứ theo:
- Căn cứ theo yêu cầu sử dụng, dự trữ hàng hóa, các đơn vị lập nhu cầu hàng
hóa cụ thể theo các biểu mẫu.
- Căn cứ theo tình hình tài chính của công ty.
- Căn cứ theo mức độ đáp ứng nhu cầu than cốc thành phẩm trong nước và
lượng cốc xuất khẩu ra nước ngoài.

Nhu cầu hàng hóa phải ghi mã số theo catalogue hoặc theo bản chào hàng (nếu
có) và có mã số công ty. Và phải được Phòng kế hoạch kiểm tra tồn kho, xác nhận
nhu cầu kèm theo chữ kỹ và phê duyệt của Tổng giám đốc.
3.3.2 Thực trạng tổ chức hợp đồng nhập khẩu
21
Theo kết quả điều tra cho thấy công tác tổ chức thực hiện hợp đồng NK than
của công ty đạt 3.5 /5 điểm. Nnhìn chung là đạt yêu cầu, tuy nhiên trong một số
nghiệp vụ tác nghiệp vẫn còn những hạn chế và thiếu sót nhất định.
Do công ty lựa chọn NK chủ yếu theo điều kiện CFR và thanh toán bằng
phương thức tín dụng chứng từ nên quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của
công ty thường được tiến hành theo trình tự sau:
• Xin giấy phép nhập khẩu
Do mặt hàng than là một trong những mặt hàng thuộc nhóm không bị đánh
thuế nhập khẩu, chính vì thế công ty Năng Lượng Hòa Phát không phải làm thủ tục
xin cấp giấy phép NK. Đây cũng được coi là một lợi thế đối với công ty, giúp công
ty tiết kiệm được thời gian và chi phí hơn.
• Mở L/C
100% các phiếu điều tra cho rằng phương thức thanh toán chủ yếu của công ty
là thư tín dụng (L/C).
Sau khi ký kết hợp đồng hoặc ngay sau khi được phê duyệt hợp đồng NK từ
Giám đốc thì phòng XNK sẽ soạn ra yêu cầu mở L/C và chuyển hồ sơ mở L/C cho
phòng Kế toán. Sau đó phòng Kế toán căn cứ vào tình hình sử dụng vốn của công ty
và các điều khoản của hợp đồng để tiến hành mở L/C theo đúng thời hạn đã lựa
22
Mở L/C
Mua bảo hiểm
Thanh toán
Nhận hàng và
kiểm tra hàng
Làm thủ tục hải

quan
Khiếu nại và giải
quyết ( nếu có)
chọn từ trước tại ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam (Viettin Bank) chi
nhánh Đống Đa – Hà Nội. Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu than nguyên liệu của
Công ty đều sử dụng loại L/C không hủy ngang trả chậm. Tùy theo từng lô hàng,
từng hợp đồng và điều kiện thực tế mà thời gian mở L/C khác nhau nhưng thông
thường thời hạn mở L/C là khoảng 10-15 ngày sau khi ký hợp đồng. Công ty không
phải ký quỹ do ngân hàng mở L/C đã quy định những hạn mức tín dụng xác định.
Để mở L/C thì công ty liên hệ với ngân hàng và chuẩn bị các thủ tục sau:
- Giấy đăng ký kinh doanh (sao y) nếu làm ăn lần đầu với ngân hàng.
- Giấy mua ngoại tệ (hoặc hợp đồng vay ngoại tệ với ngân hàng).
- Đơn mở L/C.
- Hợp đồng sao y.
- Giấy chứng nhận bảo hiểm (sao y) nếu ký hợp đồng theo điều kiện CFR
Nội dung L/C mở sẽ được sự thống qua và thống nhất của các bên. Thông
thường trước khi hàng về, bên bán sẽ gửi cho bên mua 1/3 vận đơn gốc trước để kí
hậu ngân hàng mở để đi nhận hàng khi bộ chứng từ gốc chưa về, thay vì kí LOI
(Chỉ thị giao hàng). Hình thức ký hậu vận đơn chính là việc ngân hàng kí vào mặt
sau tờ vận đơn gốc để xác nhận việc sẽ thanh toán cho khách hàng. Các thủ tục để
ký hậu vận đơn gồm có:
- Đơn xin ký hậu vận đơn
- Vận đơn gốc (1/3)
- Giấy nhận nợ
• Thuê phương tiện vận tải
Phần đa các hợp đồng nhập khẩu, công ty thường ký theo điều kiện CFR và
đôi khi theo điều kiện CIF, nên phần lớn việc thuê tàu là do công ty đối tác thực
hiện. Tuy nhiên tên và loại tàu được thuê sẽ được bên đối tác thông báo lại cho công
ty biết để công ty xem xét và quyết định có đồng ý thuê hay không. Ngoài ra,tùy
theo từng tính chất lô hàng than nhập khác nhau mà công ty cùng với đối tác thống

nhất lựa chọn cơ sở giao hàng và hình thức vận tải phù hợp để vận chuyển. Đối với
mặt hàng than, là một mặt hàng với khối lượng vận chuyển lớn và cũng đòi hỏi tính
bảo quản cao. Chính vì vậy, phương thức vận tải chính của công ty là vận tải bằng
đường biển nhằm tiết giảm chi phí, đảm bảo an toàn.
• Mua bảo hiểm cho hàng hóa
Về phần mua bảo hiểm, các hợp đồng mua than hard Úc Oaky thường được ký
theo điều kiện CFR nên trách nhiệm mua bảo hiểm thuộc về công ty Năng Lượng
Hòa Phát. Do công ty cũng có quen biết làm ăn với một số hãng bảo hiểm lớn, uy
tín như PVI, PJICO nên việc mua bảo hiểm tương đối thuận lợi. Các hợp đồng mua
23
bảo hiểm thường với giá trị lớn, khoảng 5-8 triệu USD, tỷ lệ bảo hiểm là 0,05% giá
trị lô hàng với điều kiện bảo hiểm được mua theo đặc trưng của bảo hiểm ngành
than nhằm hạn chế tương đối những rủi ro có thể xảy ra.
• Làm thủ tục hải quan NK
Khi có thông tin lô hàng sắp về cập cảng thì Năng Lượng Hòa Phát sẽ tiến
hành làm thủ tục Hải quan để nhập lô hàng.
Đối với mặt hàng than nguyên liệu, hoạt động nhập khẩu không thuộc danh
mục cấm hay hạn chế của chính phủ nên không cần phải xin giấy phép nhập khẩu,
mà chỉ cần tiến hành bình thường. Các giấy tờ công ty chuẩn bị để nhập khẩu mặt
hàng than nguyên liệu gồm:
- Tờ khai nhập khẩu (bản lưu hải quan và người khai hải quan).
- Mẫu tờ khai tính thuế (nếu nhập kinh doanh) hoặc mẫu liệt kê thành phần
nhập khẩu (nếu nhập xuất khẩu).
- Bản copy sao y chứng nhận bảo hiểm.
- Bản copy sao y hóa đơn thương mai.
- Bản copy sao y vận đơn.
- Hợp đồng sao y.
- Chứng thư chất lượng hàng ở cảng bốc (bản sao y)
- Công văn nợ chứng từ gốc (nếu chưa có vận đơn và hóa đơn thương mại
gốc).

Khi có thông tin hàng sắp cập cảng, bộ phận xuất khẩu sẽ chuẩn bị các chứng
từ trên để làm thủ tục nhập khẩu.
Theo thống kê, cho đến thời điểm hiện tại 90% lô hàng của công ty thuộc
luồng xanh (miễn kiểm tra thực tế), số còn lại là luồng vàng (kiểm tra sơ bộ lô
hàng), vì thế vấn đề khai báo hải quan của công ty cũng không gặp nhiều rắc rối,
công tác làm thủ tục hải quan NK của công ty cũng đã được chuẩn bị kỹ lưỡng, đầy
đủ các giấy tờ liên quan, đảm bảo đúng quy trình và nội dung như trong hợp đồng
đã ký kết.
Tuy nhiên, trong quá trình làm thủ tục, công ty vẫn đang còn gặp phải một số
thiếu sót như: thủ tục hải quan còn rườm ra, khai sai mã tên hàng dẫn đến tính sai
thuế suất…làm kéo dài thêm thời gian hàng hóa lưu kho khiến công ty mất thêm chi
phí không đáng có.
• Nhận hàng và giám định hàng
Phương thức nhận hàng của công ty là nhận hàng từ tầu biển. Trước khi hàng
về tới cảng, các hãng phương tiện vận tải sẽ gửi giấy báo tới cho công ty. Công ty
sau khi nhận được giấy báo sẽ cử nhân viên đến để nhận hàng và xuất trình bộ
24
chứng từ nhận hàng gồm: tờ khai hải quan (đã được HQ xác nhận), lệnh giao hàng
(D/O) trên cơ sở xuất trình B/L, và các giấy tờ khác có liên quan để nhận hàng.
Khi nhận hàng, công ty tiến hàng kiểm tra hàng hóa, đây là việc rất quan trọng
trong quản trị quy trình thực hiện hợp đồng NK vì nó liên quan tới việc khiếu nại
sau này. Việc kiểm tra giám định hàng được Năng Lượng Hòa Phát thực hiện bằng
cách thuê riêng một cơ quan giám định độc lập (thường là công ty SGS). Công ty
giám định này sẽ kiểm tra khối lượng hàng bằng cách đo mớn tàu, và kiểm tra chất
lượng hàng thông qua việc lấy mẫu, phân tích các thông số yêu cầu đối với hàng
hóa như trong hợp đồng.
Kết quả phân tích kiểm tra khối lượng, chất lượng của SGS sẽ có giá trị độc
lập, khách quan, là cơ sở để người mua có thể khiếu nại khách hàng nếu có sự sai
lệch so với quy định trong hợp đồng.
• Thanh toán

Đối với thanh toán hiện nay, có thể nói L/C là phương thức thanh toán tối ưu
nhất, đảm bảo an toàn cho cả đôi bên. Chính vì thế phương thức thanh toán chủ yếu
của công ty dùng là mở L/C Với những đối tác làm ăn quen thuộc, uy tín thì sau
khi hợp đồng được ký kết thì tiến hành mở L/C để bên bán chuẩn bị thủ tục thuê tàu
và load hàng. Ngân hàng mở L/C của công ty là Vietcombank Hà Nội,
Viettinbank
Về việc thanh toán L/C, sau khi load hàng lên tàu, khách hàng sẽ chuẩn bị bộ
chứng từ để đòi tiền ngân hàng công ty. Bộ chứng từ đươc xuất trình trong thời hạn
nhất định theo quy định trong L/C, thường là 21 ngày sau ngày giao hàng. Nếu bộ
chứng từ hoàn toàn hợp lệ, ngân hàng sẽ trích từ tài khoản được chỉ định của công
ty để thanh toán cho bên đối tác Úc. Sau đó, ngân hàng sẽ thông báo cho công ty,
yêu cầu công ty thanh toán tiền hàng và phí mở L/C và phí mở L/C để nhận bộ
chứng từ đi nhận hàng về. Trường hợp bộ chứng từ có sai sót, ngân hàng sẽ thông
báo cho công ty. Nếu công ty thấy những sai sót đó không ảnh hưởng đến quá trình
nhận hàng thì có thể chấp nhận thanh toán. Còn nếu công ty không đồng ý thì ngân
hàng mở L/C từ chối thanh toán và điện sang ngân hàng XK đề nghị bên bán làm lại
bộ chứng từ gửi hàng.
• Khiếu nại
Các hợp đồng công ty ký kết hầu hết qua fax, liên lạc qua email, nhằm tiết
kiệm thời gian và chi phí . Nhưng việc thực hiện hợp đồng diễn ra rất thuận lợi, rất
25