Hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng mây tre đan sang Nhật Bản tại công TNHH hợp tác TM và XNK Việt Nhật

Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế
Chương I: Tổng quan nghiên cứu đề tài” Hoàn thiện quy trình
thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng mây tre đan sang Nhật
Bản tại công ty TNHH hợp tác TM và XNK Viêt Nhật”.
1.1.Tính cấp thiết nghiên cứu của đề tài
Hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa có vai trò đặc biệt quan trọng trong nền
kinh tế quốc dân. Đặc biệt đối với các nước đang phát triển, xuất khẩu hàng hóa
được coi là mục tiêu không thể xa rời để đưa nền kinh tế phát triển. Hoạt động
xuất khẩu tạo nguồn tài chính cho hoạt động nhập khẩu, duy trì và thúc đẩy hoạt
động nhập khẩu, tạo công ăn việc làm cho người lao động, tăng thu ngoại tệ đảm
bảo cho sự cân bằng của cán cân thanh toán ngoại thương, cuối cùng là đưa nền
kinh tế phát triển lên các bậc cao hơn.Công ty TNHH hợp tác TM và XNK Viêt
Nhật là một đơn vị tiêu biểu trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu hàng thủ
công mỹ nghệ .Thị trường của công ty không ngừng mở rộng từ chỗ chỉ xuất
khẩu theo nghị định thư thì ngay nay hàng thủ công mỹ nghệ của công ty xuất
khẩu hầu hết các thị trường lớn có yêu cầu cao như :Nhật Bản ,Hoa Kỳ.Trong
đó,Nhật Bản được đánh giá là một thị trường nhiều tiềm năng ,một trong ba
trung tâm kinh tế lớn nhất thế giới.Việt Nam và Nhật Bản chính thức thiết lập
quan hệ ngoại giao ngày 21 tháng 9 năm 1973 ,cùng với những lỗ lực cố gắng
của hai phía ,quan hệ thương mại Việt Nam- Nhật Bản ngày càng phát triển và
đã có những tác động mạnh mẽ đến sự phát triển thương mại của Việt Nam
.Kim ngạch buôn bán với Nhật Bản chiếm tỷ trọng không nhỏ trong tổng Kim
ngạch xuất nhập khẩu của Việt Nam
Tuy nhiên,hàng thủ công mỹ nghệ của công ty trên thị trường thế giới đang gặp
phải sự cạnh tranh gay gắt của các sản phẩm cũng loại của các đối thủ lớn
như :Đài Loan,Thái Lan,…Vì vậy cần có những nghiên cứu cụ thể về những lợi
thế ,hạn chế trong hoạt động xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ của công ty trên
thị trường Nhật Bản.Trong đó việc tồn tại các vướng mắc trong công tác thực
hiện hợp đồng xuất khẩu có ảnh hưởng mạnh đến hoạt động xuất khẩu hàng thủ
Nguyễn Thị Mận - K43E6
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế

công mỹ nghệ mây tre đan của công ty .Chính vì thế trong quá trình thực tập tại
công ty em đã lựa chọn đề tài“Hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng xuất
khẩu mặt hàng mây tre đan sang Nhật Bản tại công TNHH hợp tác TM và
XNK Việt Nhật”để nghiên cứu sâu vấn đề và từ đó đưa ra một số giải pháp
hoàn thiện quy trình tác nghiệp này.
1.2.Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài
Vấn đề trọng tâm nghiên cứu là quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt
hàng mây tre đan sang Nhật Bản tại công ty TNHH hợp tác TM và XNK Việt
Nhật.
1.3.Các mục tiêu nghiên cứu
- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiên quy trình thực hiện hợp đồng
xuất khẩu mặt hàng mây tre đan tại công ty.
- Đưa ra một số kiến nghị với nhà nước trong công tác hỗ trợ xuất khẩu cho
các doanh nghiệp.
1.4. Phạm vi nghiên cứu
- Thời gian :2008-2010
- Không gian:công ty TNHH hợp tác TM và XNK Việt Nhật
- Thị trường xuất khẩu :Nhật Bản
- Nghiên cứu:Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu.Mặt hàng nghiên
cứu:Hàng thủ công mỹ nghệ mây tre đan.
1.5.Khái quát về hợp đồng và quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu.
1.5.1.Khái niệm, đặc điểm hợp đồng thương mại quốc tế.
Khái niệm:Hợp đồng thương mại quốc tế là sự thỏa thuận giữa cácđương sự có
trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau ,theo đó một bên gọi là bên bán (bên
xuất khẩu ) có nghĩa vụ chuyển quyền sở hữu cho bên khác gọi là bên mua (bên
nhập khẩu ) một tài sản nhấtđịnh gọi là hàng hóa .Bên mua có nghĩa vụ nhận
hàng và trả tiền hàng.
Hợp đồng thương mại quốc tế có vai trò quan trọng trong kinh doanh thương
mại quốc tế (TMQT),nó xác nhận những nội dung giao dịch mà hai bên đã thỏa
thuận vè cam kết thực hiện nội dung đó.Trong hợp đồng thương mại quốc tế,có

Nguyễn Thị Mận - K43E6
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế
sự thỏa thuận của các bên ký kết hợp đồng ,đó chính là bản chất của hợp đồng
thương mại quốc tế.Điều cơ bản là hợp đồng phải thể hiện ý chí thực sự thỏa
thuận không được cưỡng bức,lừa dối lẫn nhau và có những nhầm lẫn không thể
chấp nhận được.
Đặc điểm của hợp đồng thương mại quốc tế:
Hợp đồng thương mại quốc tế cũng là một hợp đồng kinh tế nó có đầy đủ mọi
đặc điểm như hợp đồng khác .Tuy nhiên sự khác biệt giữa ngoại thương và hợp
đồng kinh doanh nội địa là tình quốc tế của nó .
- Hợp đồng thương mại quốc tế mang tính chất kinh doanh thương mại
- Chủ thể tham gia ký kết là những thương nhân có trụ sở thương mại ở
những quốc gia khác nhau .Mỗi quốc gia lại có sự khác nhau về môi trường
pháp luật ,văn hóa ,chính trị xă hội gây ra những khó khăn ,phức tạp trong việc
đàm phán ký kết hợp đồng thương mại quốc tế.Do vậy cần quy định rõ quy tắc
nguồn luật điều chỉnh ở mỗi hợp đồng thương mại quốc tế.
- Hàng hóa theo hợp đồng phải được di chuyển qua biên giới của một quốc
gia .Vì vậy ,rào cản về thuế quan phi thuế quan được dựng lên ở mỗi quốc gia và
khoảng cách trong vận chuyển hàng hóa (đặc biệt là hàng hóa cồng kềnh từ
nước này sang nước khác ,từ châu lục này sang châu lục khác cũng là những trở
ngại trong việc mở rộng thị trường ,ký kết các hợp đồng thương mại quốc tế.
- Đồng tiển thanh toán là ngoại tệ đối với cả hai bên tham gia ký kết .Nó
chịu sự biến động của tỷ giá hối đoái ,chính sách ngoại hối khác nhau giữa các
nền kinh tế .Do đó để đảm bảo quyền lợi cho chủ thể tham gia phải xác định rõ
đồng tiền thanh toán là đồng tiền nào trong hợp đồng xuất khẩu.
1.5.2.Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu.
Hợp đồng xuất khẩu là kết quả của một quá trình nghiên cứu thị trường xác định
nhu cầu ,lựa chọn đối tác lập phương án kinh doanh ,tiến hành giao dịch và ký
kết hợp đồng .Thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế và tự nguyện thực hiện
các điều khoản mà các bên thỏa thuận và cam kết ,là thực hiện quyền lợi và

nghĩa vụ của mỗi bên ,là thực hiện một chuỗi các công việc theo trình tự logic
kế tiếp nhau,cam kết chặt chẽ với nhau tác động lẫn nhau và tiền đề của nhau.
Nguyễn Thị Mận - K43E6
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế
Nhìn chung,quá trình thực hiện hợp đồng xét về mặt lý thuyết gồm 10 bước
nhưng trên thực tế tùy từng hàng hóa xuất khẩu và sự thỏa thuận giữa hai bên
mà có đầy đủ hoặc rút ngắn của 10 bước này.
1.5.2.1.Xin phép giấy xuất khẩu.
Xin giấy phép xuất khẩu là khâu đầu tiên trong quá trình tổ chức thực hiện hợp
đồng xuất khẩu ,mà bất cứ doanh nghiệp nào khi muốn tham gia XK đều cần có
nó .Hàng hóa xuất nhập khẩu phù hợp với mặt hàng như trong giấy đăng ký
kinh doanh của thương nhân, trừ những mặt hàng thuộc danh mục cấm xuất
,cấm nhập.
Việc xin giấy phép XK phải lập tờ khai 6 bản trên mẫu do bộ thương mại phát
hành
1.5.2.2.Chuẩn bị hàng xuất khẩu.
Là việc chuẩn bị hàng theo đúng tên hàng ,đúng số lượng ,phù hợp với chất
lượng,bao bì ,ký mã hiệu và có thể giao hàng đúng quy định trong hợp đồng đã
ký kết .Quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm các nội dung :Tập trung
hàng hóa xuất khẩu ,bao bì đóng gói ,kẻ ký mã hiệu hàng hóa.
1.5.2.2.1.Tập chung hàng xuất khẩu.
Thường thì các hợp đồng xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài thường được ký với
số lượng lớn nhưng việc sản xuất hàng xuất khẩu nước ta hiện nay còn phân tán
chưa tập trung nên việc thu gom hàng để xuất khẩu đòi hỏi nhiều nỗ lực từ phía
doanh nghiệp.Nguồn hàng hóa xuất khẩu hiện nay chủ yếu có từ các nguồn sau:
- Hàng hóa do doanh nghiệp tự sản xuất
- Hàng hóa do doanh nghiệp tự thu mua
- Hàng hóa do doanh nghiệp đặt doanh nghiệp khác thi công
- Hàng hóa do doanh nghiệp ủy thác của doanh nghiệp khác
1.5.2.2.2. Bao gói hàng xuất khẩu.

Trong thương mại quốc tế có không ít hàng hóa để trần hay để rời ,nhưng đại bộ
phận hàng hóa yêu cầu cần phải được đóng gói bao bì trong quá trình vận
Nguyễn Thị Mận - K43E6
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế
chuyển hoặc bảo quản.Bao bì là một loại vật dụng hàng hóa để bao gói và chứa
đựng hàng hóa ,hạn chế những tác động từ bên ngoài nhằm bảo vệ hàng hóa về
chất lượng số lượng trong quá trình vận chuyển,bảo quản trong điều kiện bốc
xếp giao nhận ,đồng thời có tác dụng quảng cáo hấp dẫn người tiêu dùng.
Đóng gói hàng hóa:Để đóng gói hàng hóa xuất khẩu cần xác định nhu cầu về
bao bì tương thích với số hàng hóa cần bao gói và có kế hoạch để cung ứng bao
bì phù hợp về chất lượng ,đủ về số lượng và đúng thời điểm.
1.5.2.2.3. Kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu.
Ký mã hiệu là những ký hiệu bằng chữ ,bằng số hoặc bằng hình vẽ ghi trên các
bao bì bên ngoài nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình giao nhận ,bốc
dỡ ,vận chuyển và bảo quản hàng.Đây là khâu cuối trong quá trình chuẩn bị
hàng XK,bao gồm:
- Những thông tin cần thiết cho việc vận chuyển hàng từ tên nước và địa
chỉ hàng đế,tên nước và địa chỉ hàng đi,hành trình chuyên chở,số vận đơn trên
tàu ,số hiệu của chuyến đi.
- Những thông tin hướng dẫn cách xếp bốc dỡ ,bảo quản hàng trống mưa dễ
vỡ ,nguy hiểm,tránh ẩm…
- Mã số vạch mã của hàng hóa.
1.5.2.3.Kiểm tra hàng xuất khẩu.
Việc kiểm tra hàng hóa XK nhằm:
- Ngăn chặn kịp thời những hậu quả xấu dẫn đến các khuyết tật ,đổi hàng
mới,giao hàng bù,hạ giá …làm giảm hiệu quả của hợp đồng XK
- Phân định trách nhiệm của mỗi bên trong quá trình xuất khẩu,đảm bảo
quyền lợi của khách hàng và của người xuất khẩu.
Việc kiểm tra hàng hóa phải được tiến hành ở 2 cấp:
 Cấp cơ sở (Đơn vị sản xuất chạm thu mua,chế biến gia công)

Nội dung kiểm tra thường là:
Về chất lượng :Chỉ cho phép hàng hóa đủ tiêu chuẩn chất lượng như trong hợp
đồng quy định được phép xuất khẩu.Kiểm tra sự phù hợp của bao bì như hình
dáng,kích thức,số lớp…
Nguyễn Thị Mận - K43E6
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế
Kiểm tra số lượng và trọng lượng :Số lượng và trọng lượng của mỗi bao
kiện,tổng số lượng và trọng lượng.
Việc kiểm tra ở cơ sở do tổ chức kiểm tra chất lượng sản phẩm tiến hành .Tuy
nhiên thủ trưởng đơn vị là người chịu trách nhiệm chính.Việc kiểm dịch thực vật
do phòng thú y ở quận,huyện hoặc nông trường tiến hành.
1.5.2.4.Thuê phương tiện vận tải.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu ,tùy theo điều kiện cơ sở
giao hàng mà công ty sẽ tiến hành thuê phương tiện vận tải.Công ty thông
thường xuất khẩu theo điều kiện FOB Hải Phòng nên việc thuê phương tiện
chuyên chở do đối tác nước ngoài thực hiện.
1.5.2.5.Mua bảo hiểm hàng hóa.
Do công ty thực hiện xuất khẩu theo Incoterms 2000 thì xuất theo giá FOB,bên
xuất khẩu không có nghĩa vụ mua bảo hiểm cho hàng hóa.Khi đó người bán phải
thông báo cho người mua theo yêu cầu của người mua các thông tin cần thiết để
người mua mua bảo hiểm cho hàng mây tre đan .Các thông tin thường phải cung
cấp bao gồm:số vận đơn ,giờ tầu rời cảng xếp hàng.
1.5.2.6. Làm thủ tục hải quan.
Đối với từng quốc gia trong từng thời điểm khác nhau lại có quy định về việc
tiến hành làm thủ tục hải quan khác nhau ,nhưng nói chung gồm 3 bước sau:
Khai báo hải quan:
Có hai hình thức khai hải quan là khai trực tiếp đến cơ quan hải quan để thực
hiện khai hải quan,hoặc sử dụng hình thức khai điện tử.
Người khai hải quan sau khi khai vào tờ khai hải quan,cùng với các chứng từ tạo
thành hồ sơ hải quan.Hồ sơ hải quan bao gồm:

- Tờ khai hải quan
- Hóa đơn thương mại
- Hợp đồng mua bán hàng hóa
- Giấy phép xuất khẩu đối với hàng hóa mà theo pháp luật quy định phải có
- Chứng từ khác đối với từng mặt hàng cho cơ quan hải quan tại trụ sở hải
quan.
Nguyễn Thị Mận - K43E6
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế
Kiểm tra khai hải quan:Doanh nghiệp phải xuất trình hàng hóa tại địa điểm
quy định và tạo mọi điều kiện để cơ quan hải quan kiểmt tra hàng hóa thực tế .
Thực hiện các quy định của hải quan:Sau khi kiểm tra giấy tờ và hàng
hóa ,hải quan sẽ quyết định :
- Cho hàng hóa qua biên giới.
- Cho hàng hóa qua biên giới có điều kiện như phải sửa chữa ,phải khắc
phục lại,phải nộp thuế xuất khẩu,và thực hiện nghĩa vụ tài chính khác theo quy
định của pháp luật.
- Không được phép xuất khẩu.
Trách nhiệm của chủ hàng là phải nghiêm trọng thực hiện các quyết định .
1.5.3.7.Giao hàng cho phương tiện vận tải.
Giao hàng với tàu biển.
Căn cứ vào các chi tiết hàng xuất khẩu ,bảng lập kê khai chuyên chở cho người
vận tải để đổi lấy sơ đồ xếp hàng ,kế hoạch giao hàng.Trao đổi với cơ quan điều
độ cảng để nắm vững kế hoạch giao hàng.Lập kế hoạch và tổ chức vận chuyển
hàng vào cảng.
Bốc hàng lên tàu:Trong quá trình này cần phải giám sát,nắm chắc số lượng hàng
giao và giải quyết vướng mắc.Sau khi giao hàng xong,lấy biên lai phí để xác
nhận hàng đã giao nhận xong.Trong đó xác nhận số lượng hàng ,tình trạng bốc
hàng lên tàu,cảng đến…
1.5.3.8. Làm thủ tục thanh toán.
Phương thức thanh toán hiện này màcông ty TNHH hợp tác TM và XNK Việt

Nhậtáp dụng là phương thứcthanh toán bằng chứng từ tín dụng không
hủyngang(L/C) và thanh toán toàn bộ 100%trị giá hợp đồng sau khi hoàn thành
việc giao hàng
Đây là phương thức thanh toán mà ngân hàng dựa trên cơ sở yêu cầu bên mua
cam kết sẽ trả tiền cho bên bán hoặc do một người bên bán chỉ định.Nếu bên bán
thỏa thuận các yêu cầu đề ra trong một thư tín dụng(L/C).
1.5.3.9. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại.
Nguyễn Thị Mận - K43E6
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế
Trong thực hiện hợp đồng xảy ra các trường hợp khiếu nại sau:
- Người mua khiếu nại người bán hàng hoặc người bán hàng khiếu nại
người mua hàng
- Người mua khiếu nại người bán nếu :Giao hàng không đúng khối lượng
,trọng lượng sai quy cách ,bao bì ,ký mã hiệu không đúng phẩm chất.
- Người bán khiếu nại người mua nếu người mua vi phạm các điều khoản
quy định trong hợp đồng như:thanh toán chậm,không thanh toán,không chỉ định
phương tiện vận tải đến nhận hàng hoặc đến chậm
Hồ sơ khiếu nại gồm:Đơn khiếu nại,các chứng từ kèm theo gửi trực tiếp đến
cho người chuyên chở hoặc đại diện của người chuyên chở trong thời gian ngắn
nhất.
1.5.3.10.Thanh lý hợp đồng.
Sau khi đã thực hiện xong hợp đồng ,nếu không có gì vướng mắc hoặc khiếu
nại thì hai bên người bán và người mua tiến hành thanh lý hợp đồng .Việc thanh
lý hợp đồng phải được làm theo văn bản,có đủ chữ ký của hai bên.Hợp đồng
thanh lý sẽ hủy bỏ mọi khiếu nại của hợp đồng.
Chương II: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích
thực trạng hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
mặt hàng mây tre đan sang Nhật Bản tại công ty TNHH hợp tác
TM và XNK Viêt Nhật.
2.1. Phương pháp nghiên cứu các vấn đề.

2.1.1.Phương pháp thu thập dữ liệu.
Nguyễn Thị Mận - K43E6
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế
2.1.1.1.Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Trong quá trình thực tập em đã phát 10 phiếuđiều tra trắc nghiệm và
phỏng vấn các chuyên gia nhằm thu thập thông tin về việc thực hiện hợp đồng
xuất khẩu mây tre đan tại công ty TNHH hợp tác TM và XNK Việt Nhật (xem
phần phụ lục).
- Thu thập bằng phiếu điều tra trắc nghiệm:Xây dựng phiếu điều tra trắc
nghiệm,phát phiếu,thu thập,thống kê và đưa ra nhận xét kết luận.Trong quá trình
thực tập em đã phát 10 phiếu điều tra phỏng vấn các chuyên gia nhằm thu thập
thông tin vè việc.Trong quá trình thực tập em đã phát 10 phiếu điều tra trắc
nghiệm và phỏng vấn các chuyên gia nhằm thu thập thông tin về việc thực hiện
hợp đồng xuất khẩu mây tre đan tại công ty TNHH hợp tác TM và XNK Việt
Nhật (xem phần phụ lục).
- Phương pháp phỏng vấn chuyên gia:Xây dựng phiếu phỏng vấn,lựa chọn
cán bộ phỏng vấn,tiến hành phỏng vấn và ghi chép và đưa ra nhậnxét kết luận
2.1.1.2.Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp.
- Dữ liệu nội bộ của công ty TNHH hợp tác TM và XNK Viêt Nhật:Báo
cáo hàng năm từ năm 2008-2010,dữ liệu phòng kế toán,dữ liệu phòng XNK.
- Dữ liệu trên sách báo, tạp trí.
- Dữ liệu trên Website.
2.1.2.Phương pháp phân tích dữ liệu
- Phương pháp phân tích mô hình hóa.
- Phương pháp thống kê.
- Sử dụng phần mền máy tính là excel để sử lý số liệu và vẽ mô hình.
2.2. Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến
quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng mây tre đan sang Nhật
Bản tại công ty TNHH hợp tác TM và XNK Việt Nhật giai đoạn 2008-2010
2.2.1.Khái quát chung về công ty TNHH hợp tác TM và XNK Việt Nhật

2.2.1.1.Giới thiệu chung.
 Giới thiệu về công ty
Vốn là người yêu lao động, yêu nghề sản xuất đồ thủ công truyền thống của làng
nghề, làm sao để mở rộng thị trường hoạt động, đưa sản phẩm thủ công truyền
thống mây tre đan đến với nhiều người tiêu dùng ở khắp mọi nơi, không những
Nguyễn Thị Mận - K43E6
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế
trong nước mà còn cần phải đưa ra tiêu thụ ở thị trường nước ngoài, để vừa tăng
thu nhập, cải thiện điều kiện sống của gia đình, vừa xây dựng làng nghề xứng
đáng với tiềm năng và truyền thống của làng nghề.
Năm 2006,Công ty TNHH hợp tác TM và XNK Việt Nhật được hình thành với
bàn tay khối óc cùng tâm huyết của anh Cao Bá Quát và gia đình. Với mặt hàng
chủ yếu là: hàng thủ công được làm từ các nguyên liệu tự nhiên như mây,
tre, Đó là các loại khay, đĩa, hộp, miếng lót, tăm hương, tăm xỉa răng dùng
trong nhà bếp, văn phòng, trên bàn, trang trí với nhiều mẫu mã đa dạng có thể
đáp ứng được các yêu cầu khắt khe nhất của khách hàng.
Với sự đồng lòng quyết tâm trong toàn doanh nghiệp và gia đình,Công ty TNHH
hợp tác TM và XNK Việt Nhật hứa hẹn sẽ là một doanh nghiệp hàng đầu trong
làng sản xuất và xuất khẩu các sản phẩm mây tre đan nói riêng, thủ công mỹ
nghệ nói chung.
Đến với Công ty TNHH hợp tác TM và XNK Việt Nhật là đến với sự tin cậy về
chất lượng, sáng tạo trong sản phẩm, tiến độ trong sản xuất đó cũng chính là
phương châm xuyên suốt trong quá trình hình thành và xây dựng nên Công ty
TNHH hợp tác TM và XNK Việt Nhật của hôm nay và mai sau.
2.2.1.2.Cơ cấu tổ chức,nguồn lực của công ty.
 Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 1 :Cơ cấu bộ máy quản lý công ty TNHH hợp tácTM và XNK
ViệtNhật
Nguyễn Thị Mận - K43E6
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế

Giám đốc: Có quan hệ chỉ đạo trực tiếp đến phó giám đốc và các phòng
quản lý theo chức năng :Phòng kinh doanh,phòng hành chính-kế toán,phòng
xuất nhập khẩu,phòng thông tin-Kỹ thuật
Phó giám đốc :Vừa chịu trách nhiệm quan hệ chỉ đạo trực tiếp từ giám đốc vừa
có quan hệ chỉ đạo trực tiếp các phòng ban
Phòng hành chính kế toán:Tham mưu giúp Giám đốc chỉ đạo, quản lý điều hành
công tác kinh tế tài chính và hạch toán kế toán; Xúc tiến huy động tài chính và
quản lý công tác đầu tư tài chính
Phòng tổ chức XNK:Theo dõi, kiểm tra hoạt động mang tính chiến lược trong
lĩnh vực kinh doanh thuộc lĩnh vực cung ứng hàng hoá, đáp ứng nhu cầu hoạt
động SXKD công ty.
Phòng thông tin kỹ thuật:Qui hoạch, lập báo cáo nghiên sản phẩm, lập đề cương
khảo sát quy trình sản xuất sản phẩm.
 Nguồn lực của công ty
Bảng 1:Nguồn lực tài chính của Công ty TNHH hợp tác TM và XNK Việt Nhật
(Đơn vị:VNĐ)
STT Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010
1 Tài sản
NH
1.329.550.046 1.673.787.099 1.938.639.915
2 Tài sản
DH
1.278.555.252 1.401.625.841 1.536.550.795
3 Vốn CSH 495.699.507 784.781.523 1.008.591.648
4 Tổng NV 2.708.105.298 3.075.412.940 3.475.190.710
(Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh)
Nhận xét:Qua bảng báo cáo kết của hoạt động kinh doanh của công ty ta thấy
Nguồn vốn của công ty được tăng dần theo các năm:Ví dụ năm 2008 vốn
2.708.105.298 VNĐ,nhưng đến năm 2010 đã tăng lên 3.475.190.710VNĐ.Điều
đó thể hiện hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh.Công ty đang đi đúng

hướng và nên mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh của mình .
2.2.2.Các nhân tố môi trường ảnh hưởng đến quy trình thực hiện hợp đồng xuất
khẩu hàng mây tre đan sang thị trường Nhật Bản tại công ty TNHH hợp tác TM
và XNK Việt Nhật.
Nguyễn Thị Mận - K43E6
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế
2.2.2.1. Ảnh hưởng của nhân tố chủ quan.
 Ảnh hưởng của nguồn lực tài chính
Tình trạng chung của các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam hiện nay là
thiếuvốn trong hoạt động sản xuất kinh doanh .Trong khi đó ,nguồn cung ứng
vốn chủ yếu từ ngân hàng thì khó vay ,lãi xuất cao có khi lên tới 19%-20% nếu
không được vay ưu đãi.
Đây cũng là một nhân tố quan trọng đối với quá trình thực hiện hợp đồng xuất
khẩu mặt hàng mây tre đan của công ty TNHH hợp tác TM và XNK Việt
Nhật.Hoạt động sản xuất kinh doanh không thể thiếu được nhân tố vốn.
Vốn sử dụng để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh theo cả chiều rộng và
chiều sâu .Mọi hoạt động kinh doanh đều cần nhiều vốn,nếu công ty có nguồn
vốn dồi dào ,có nguồn lực tài chínhổnđịnh thì có thểđảm bảo cho hoạt động sản
xuất kinh doanh của mình diễn ra liên tục,không bị giánđoạn và khả năng cạnh
tranh của công ty sẽ thực sự cao hơn.Bên cạnhđó công ty cũng có thể mở rộng
ngành nghề sản xuất kinh doanh.
Kết luận:Nguồn vốnảnh hưởng không nhỏ đến quá trình sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp .Bởi thế doanh nghiệp phảicó biện pháp hữu hiệu để khắc
phục tình trạng này.Đó là doanh nghiệpcầnphải nhanh chóng thu hồi công nợ,sử
dụng nguồn vốn hiện có một cách hiệu quảbằng cách tìm kiếm nguồn hàng với
giá hợp lý.
 Trình độ cán bộ công nhân viên.
Trình độ công nhân viên bao gồm sự am hiểu về thị trường hàng hóa ,nghiệp vụ
xuất nhập khẩu,trình độ ngoại ngữ sự thông hiểu luật pháp quốc gia mình và luật
quốc gia bạn hàng cũng như điều lệ ,luật quốc tế,tập quán quốc tế,văn hóa môi

trường nước xuất khẩu
Đây lànhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thực hiện hợp đồng .Một sự am
hiểu về hàng hóa góp phần cho công việc chuẩn bị thu mua hàng hóa diễn ra
một cách nhanh gọn tránh trường hợp mua hàng hóa không đúng theo yêu cầu
Nguyễn Thị Mận - K43E6
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế
của hợp đồng hay mua hàng với chất lượng kém làm ảnh hưởng đến chi phí giá
cả hàng hóa,ảnh hưởng đến uy tín của công ty.
Kết luận:Công ty có nguồn nhân lực chuẩn bị hàng hóa khá dồi dào,nhưng bề
dầy kinh nghiệm của các cán bộ chưa đồng đều ,phần đông là thiếu kinh nghiệm.
2.2.2.2. Ảnh hưởng của nhân tố khách quan.
 Ảnh hưởng của nguồn hàng .
Nguồn hàng có vai trò quyết định xem hợp đồng xuất khẩu có thực hiện được
không bởi có nguồn hàng thì mới có được hàng hóa để tiến hành xuất khẩu.Do
phải thu mua hàng hóa ở nhiều nới khác nhau nhiều khi nguồn hàng khan hiếm
làm cho giá cả hàng hóa cao và nhiều khi chất lượng không đảm bảo ảnh hưởng
đến chất lượng cũng như giá cả hàng hóa khi xuất khẩu,giảm tính cạnh tranh cho
hàng hóa giảm uy tín của Công ty trên thị trường .Bên cạnh việc khan hiếm
nguồn hàng thì vấn đề khác là vị trí của các nguồn hàng so với địa điểm của
doanh nghiệp xuất khẩu ở các vùng xa Hà Nội như :Ninh Bình,Thanh Hóa các
nguồn hàng ở xa trung tâm ,đường quốc lộ khâu vận chuyển thu mua rất khó
khăn chi phí cho khâu thu mua vận chuyển,bảo quản cao cũng ảnh hưởng đến
hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Kết luận:Để hoạt động kinh doanh diễn ra thông suốt thì phải lựa chọn những
chân hàng tốt,uy tín có quan hệ hợp tác lâu dài với công ty.
 Cơ chế chính sách pháp luật.
Sự thay đổi chính sách là nhân tố đầu tiên cản trở đến thực hiện hợp đồng xuất
khẩu của công ty.Nó là những quy định những điều luật liên quan đến thương
mại quốc tế .Những thay đổi chính sách làm cho các doanh nghiệp gặp khó khăn
như các hàng hóa không được khuyến khích phải đối mặt với các quy định về

thuế ,hạn ngạch ảnh hưởng đến việc xuất khẩu.
Kết luận:Sự thay đổi trong chính sách gây khó khăn cho mặt hàng kinh doanh
và lựa chọn đối tác doanh nghiệp trong thời gian dài
 Chính sách thương mại của Nhật Bản:
Bên cạnh cam kết mở của thị trường WTO,Nhật Bản còn áp dụng nhiều biện
pháp tác động trược tiếp vào hàng hóa nhập khẩu vào nước mình như thủ túc hải
quan ,quy tắc xuất sứ ,biểu thuế quan CCT,thuế gián tiếp ,giấy phép tiêu chuẩn
Nguyễn Thị Mận - K43E6
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế
chất lượng hàng hóa ,chống bán phá giá,hạn ngạch …Đối với hàng nhập khẩu
mức thuế đánh vào hàng nông sản là 18%,với hàng công nghiệp là 2%,sản phẩm
từ mây trúc có thuế là 5,6% Những điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hàng
mây tre đan của công ty sang thị trường Nhật Bản cả về mặt tài chính lẫn thời
gian thực hiện đơn hàng xuất khẩu
Bảng 2:Các bước doanh nghiệp thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng mây
tre đan
2.3. Kết quả điều tra trắc nghiệm và tổng hợp các ý kiến chuyên gia trong quá
trình hiện hợp đồng xuất khẩu hàng mây tre đan sang thị Nhật Bản tại công
ty TNHH hợp tác TM và XNK Việt Nhật
2.3.1.Kết quả điều tra trắc nghiệm.
Phát 10 phiếu điều tra trắc nghiệm thu về 10 phiếu (xem phụ lục)
+ Trưởng phòng XNK :1 phiếu+ Nhân viên phòng XNK :4 phiếu
+ Trưởng phòng kinh doanh:1 phiếu+ Nhân viên phòng kinh doanh :4 phiếu
2.3.1.1.Chuẩn bị hàng xuất khẩu.
Bảng 2:Các bước doanh nghiệp chuẩn bị hàng mây tre đan xuất khẩu
Quy trình chuẩn bị hàng
mây tre xuất khẩu
Công ty thực hiện Nhà cung cấp thực hiện
Tập trung hàng hóa 10/10 0/10
Bao gói hàng hóa 0/10 10/10

Kẻ ký mã hiệu hàng hóa 0/10 10/10
Kiểm tra hàng hóa 10/10 0/10
Nguyễn Thị Mận - K43E6
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế
(Nguồn: Kết quả phiếu điều tra trắc nghiệm)
Nhận xét:Công ty chịu trách nhiệm tập chung hàng hóa và kiểm tra hàng hóa
,hai khâu bao gói và kẻ ký mã hiệu được thực hiện tại cơ sở sản xuất ,làng nghề
thủ công.Tất cả các quy trình này chịu sự kiểm tra quản lý ,giám sát của các cán
bộ công ty điều xuống.
2.3.1.2 Đánh giá của các cán bộ về việckiểm tra hàng mây tre đan xuất khẩu hàng

Bảng 3:Đánh giá của các cán bộ về việc kiểm tra hàng mây tre đan xuất khẩu
Thực hiện Kiểm tra hàng hóa Tỷ trọng
Tốt 3/10 30%
Khá 5/10 50%
Trung bình 2/10 20%
(Nguồn: Kết quả phiếu điều tra trắc nghiệm)
Nhận xét:Nhìn vào kết quảđiều tra,ta thấy việc thực hiện kiểm tra hàng hóa của
doanh nghiệp thực hiện khá tốt 80% hàng hóa kiểm tra đềuđạt chất lượngđúng
theo yêu cầu .Tuy nhiên để tránh gặp phải những sai sót không đáng có trong
quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng mây tre đan của mình công ty cần
phải có biện phát khắc phục sai sót không đáng có trong quá trình kiểm tra hàng
xuất khẩu.
2.3.1.3 Nguyên nhân của các vấn đề khó khăn trong quy trình thực hiện đơn hàng XK

2.3.2.Kết quả phỏng vấn các chuyên gia
2.3.2.1. Chuẩn bị hàng xuất khẩu.
 Tập chung hàng xuất khẩu
Việc mua bán ngoại thương thường tiến hành trên cơ sở số lượng lớn.Trong khi
đó sản xuất hàng mây tre đan xuất khẩu ở nước ta ,về cơ bản là sản xuất manh

mún ,phân tán vì vậy muốn thành lô xuất khẩu công ty phải tiến hành thu gom
tập trung từ nhiều lô hàng.Cơ sở pháp lý để làm việc đó là công ty phải ký hợp
đồng giữa công ty với các chân hàng.
Nguyễn Thị Mận - K43E6
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế
Việc nghiên cứu lựa chọn mặt hàng mây tre đan tốt góp phần đáp ứng kịp thời
và chính xác nhu cầu thị trường ,thực hiện đúng thời hạn của hợp đồng với chất
lượng hàng tốt đem lại cho công ty nhiều lợi nhuận và giữ được uy tín với khách
hàng nước ngoài .Quá trình tập trung hàng mây tre đan dành cho xuất khẩu đòi
hỏi có thời gian xác định kèm theo khối lượng,số lượng của mặt hàng quy định
trong hợp đồng đồng thời phải thực hiện đúng thời gian để giao hàng cho khách
hàng.Trên thực tế thời gian này mất khoảng 15 đến 20 ngày.
Hiện nay công ty thu gom hàng dưới hình thức sau:
Khi ký kết hợp đồng thì kèm theo hợp đồng có mẫu sản phẩm do một trong hai
bên đưa ra:
- Mẫu do Công ty TNHH hợp tác TM và XNK Việt Nhật chào hàng với đối
tác được đối tác chấp nhận và coi mẫu đó là cơ sở để thực hiện hợp đồng.
- Mẫu do bên mua đạt hàng và được hai bên chấp nhận là phẩn không thể
thiếu của hợp đồng.
Sau khi ký hợp đồng có mẫu,công ty mới đặt hàng ở các làng nghề mây tre
đan ,việc công ty sẽ đặt hàng ở các làng nghề :là việc thực hiện hợp đồng một
chiều mua hàng dành cho xuất khẩu(Công ty TNHH hợp tác TM và XNK Việt
Nhật là bên mua ,còn bên bán là cơ sở sản xuất hàng mây tre đan tại các làng
nghề truyền thống ).Hợp đồng mua hàng mây tre đan xuất khẩu có những điều
khoản về tên hàng,số lượng ,phẩm chất hàng hóa giá cả và thời gian giao
hàng.Trong đó các điều khoản về tên hàng ,số lượng ,chất lượng phải phù hợp
với yêu cầu hàng mây tre đan ,giá cả phải hợp lý để thực hiện hiệu quả kinh
doanh của công ty.Tập trung hàng theo hình thức có hợp đồng rồi mới thu gom
hàng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công ty tiến hành đặt hàng và đôn đốc các
làng nghề mây tre đan truyền thống mà công ty có quan hệ từ trước như các làng

nghề Phú Túc –Phú Xuân,Kim Sơn-Ninh Bình…giúp cho công ty có thể giảm
thiểu sự không đồng đều về chất lượng đúng đủ về số lượng và chủ động về thời
gian thực hiện hợp đồng,cùng với việc chủ động để tiêu thụ nguồn hàng thu gom
được…
Nguyễn Thị Mận - K43E6
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế
Để tao được nguồn hàng có chất lượng cao đáp ứng đòi hỏi của khách hàng
công ty đã thiết lập quan hệ thường xuyên với các xí nghiệp ,cơ sở sản xuất có
thiết bị máy móc hiện đại,đủ tài chính để đặt hàng.
Khó khăn chủ yếu khi công ty chuẩn bị nguồn hàng là các cơ sở sản xuất ở địa
phương mang tính chất thủ công,mẫu mã nhiều khi không được đảm bảo khi sản
xuất vì vậy mất nhiều thời gian để sửa chữa.Mặt khác mặt hàng này phụ thuộc
nhiều vào thời tiết.Khi thời tiết không tốt ảnh hưởng lớn đến số lượng chất
lượng
 Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu.
Trước khi giao hàng công ty phải kiểm tra hàng về phẩm chất ,số lượng bao bì
đóng gói ,ký mã hiệu xem có đúng quy định như trong hợp đồng hay không?
Đây là giai đoạn quan trọng xác định xem hàng hóa có phù hợp với hợp đồng và
L/C hay không,giúp phát hiện kịp thời những sai sót và thiếu để có thể sửa chữa
hợp đồng một cách kịp thời giữ được uy tín của công ty tránh những tranh chấp
và những phí tổn không nên có trong công ty.
Chính vì tầm quan trọng của công việc này nên các cán bộ xuất nhập khẩu đã
thực hiện khâu này rất cẩn thận và nghiêm túc .Công ty đã cử những cán bộ
thường xuyên xuống các chân hàng để đôn đốc ,kiểm tra hàng từ giai doạn sản
xuất ,để đảm bảo hàng hóa đặt chất lượng tốt nhất và đồng đều.
Tuy vậy nhưng công việc kiểm tra của công ty vẫn còn nhiều thiếu sót do mặt
hàng mây tre đan phụ thuộc nhiều vào thời tiết ,nguyên vật liệu,tay nghề của
công nhân dẫn đến sản phẩm sản xuất ra khó đồng đều về chất lượng ,ngoài ra
chất lượng hàng xuất đi còn phụ thuôc vào trình độ của cán bộ kiểm tra hàng
.Hiện nay với lỗ lực cao của cán bộ kiểm tra hàng hóa xuất khẩu nhưng việc gặp

sai sót trong các lô hàng xuất khẩu đi vẫn còn đó là do trình độ hiểu biết sản
phẩm của cán bộ kiểm tra còn hạn chế.
2.3.2.2.Thuê phương tiện vận tải
Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu ,tùy theo điều kiện cơ sở
giao hàng mà công ty sẽ tiến hành thuê phương tiện vận tải.Công ty thông
Nguyễn Thị Mận - K43E6
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế
thường xuất khẩu theo điều kiện FOB Hải Phòng nên việc thuê phương tiện
chuyên chở do đối tác nước ngoài thực hiện.Công ty chỉ phải thuê phương tiện
vận tải vận chuyển hàng ra cảng biển như :công ty vận tải Trường An,Công ty
vận tải Bảo Longđây là hai đối tác có quan hệ tốt với công ty.
2.3.2.3.Mua bảo hiểm cho hàng hoá
Do công ty thực hiện xuất khẩu theo Incoterms 2000 thì xuất theo giá FOB,bên
xuất khẩu không có nghĩa vụ mua bảo hiểm cho hàng hóa.Khi đó người bán phải
thông báo cho người mua theo yêu cầu của người mua các thông tin cần thiết để
người mua mua bảo hiểm cho hàng mây tre đan .Các thông tin thường phải cung
cấp bao gồm:số vận đơn ,giờ tầu rời cảng xếp hàng.
2.3.2.4.Làm thủ tục hải quan
Hiện nay công ty sử dụng hình thức khai điện tử.
Người khai hải quan trên máy tính sau khi khai vào tờ khai hải quan,cùng với
các chứng từ tạo thành hồ sơ hải quan và gửi tớiđịa chỉ Website của cục hải
quan.Hồ sơ hải quan bao gồm:
- Tờ khai hải quan
- Hóa đơn thương mại
- Hợp đồng mua bán hàng hóa
- Giấy phép xuất khẩu đối với hàng hóa mà theo pháp luật quy định phải có
- Chứng từ khác đối với từng mặt hàng cho cơ quan hải quan tại trụ sở hải quan.
Kiểm tra khai hải quan:Doanh nghiệp phải xuất trình hàng hóa tại địa điểm
quy định và tạo mọi điều kiện để cơ quan hải quan kiểmtra hàng hóa thực tế .
2.2.3.5. Nghiệp vụ thanh toán

Sau khi hoàn thanh nghĩa vụ giao hàng cho phương tiện vận tải ,công ty nhanh
chóng lập bộ chứng từ để thực hiện thanh toán cho hàng nhập khẩu.Công ty sau
khi nhận được vận đơn đường biển hoàn hảo,nhanh chóng ghi đúng vận đơn vào
các chứng từ cần thiết nêu trong bộ chứng từ . Đó là những chứng từ chứng nhận
chất lượng kiểm dịch (nếu hợp đồng yêu cầu ),giây chứng nhận xuất xứ , đơn
bảo hiểm hàng hóa xuất khẩu.
Nguyễn Thị Mận - K43E6
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế
Công ty thực hiện việc thanh toán bằng chứng từ tín dụng không hủy
ngang(L/C) và thanh toán toàn bộ 100%trị giá hợp đồng sau khi hoàn thành
việc giao hàng.Thanh toán là khâu quan trọng trong quá trình thực hiện hợpđồng
xuất khẩu,chính vì vậy mà trong quá trình ký kết hợp đồng với bạn hàng ,công
ty hết sức cẩn trọng trong việc thỏa thuận để lưa chọn phương thức thanh
toán .Tùy từng bạn hàng và mức độ quen thuộc khác nhau mà điều khoản thanh
toán trong hợp đồng sẽ quy định khác nhau ,nhằm đảm bảo sau khi giao hàng
khách hàng sẽ thanh toán tiền hàng cho công ty .
Hiện nay công ty thực hiện thanh toán bằng L/C như sau
- Trên cơ sở hợp đồng đã ký kết ,người mua hàng của công ty sẽ làm đơn
mở L/C để yêu cầu ngân hàng phục vụ mình mở một L/C cho bên hưởng lợi là
công ty TNHH hợp tác TM và XNK Việt Nhật.
- Sau khi cân nhắc rủi ro ,ngân hàng phục vụ bên mua chấp nhận mở L/C
và chuyển L/C đến ngân hàng Vietcombank
- Ngân hàng Vietcombank sẽ kiểm tra hình thức của L/C,sau đó chuyển
nguyên văn nội dung L/C cho công ty mà không được phép ghi chú hay dịch
thuật bất kỳ chi tiết nào trên L/C.
- Sau khi so sánh những điều kiện trên L/C phù hợp với hợp đồng đã ký
kết,công ty giao hàng xuống tàu và nhận vận đơn .Nếu các điều khoản trên L/C
không phù hợp hoặc gây bất lợi cho công ty thì công ty sẽ đề nghị phía khách
hàng và ngân hàng mở L/C sửa đổi ,bổ sung L/C hoặc gửi giấy thông báo tới xác
nhận sự sai sót với hợp đồng.Sau đó công ty mới tiến hành giao hàng .

- Sau khi giao hàng xong ,công ty lập bộ chứng từ thanh toán gửi tới
Vietcombank nhờ ngân hàng này đòi tiền hộ công ty qua ngân hàng mở L/C.
- Sau khi kiểm tra bộ chứng từ thanh toán,nếu thấy phù hợp ,khách hàng sẽ
ký vào hối phiếu chấp nhận trả tiền .Ngay khi đó ngân hàng mở L/C sẽ thông
báo với ngân hàng Vietcombank về việc thanh toán tiền hàng của khách hàng .
Muốn được thanh toán tiền hàng công ty phải chuẩn bị chu đáo ,chính xác bộ
chứng từ.
 Vận đơn đường biển sạch :(3 bản gốc)
Nguyễn Thị Mận - K43E6
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế
B/L là một chứng từ rất quan trọng và duy nhất xác định hàng hóa đã được
giao ,cho người vận tải,cũng là chứng từ chính mà NB phải xuất trình với ngân
hàng để được thanh toán(phải là vận đơn đường biển sạch)
Ở trước vận đơn ghi rõ những thông tin :Số vận đơn ,tên và địa chỉ người gửi
hàng ,tên và địa chỉ người nhận hàng ,tên và địa chỉ người nhận thông báo giao
hàng ,tên tàu ,nơi giao hàng,cảng xếp hàng,cảng dỡ hàng …
 Hóa đơn thương mại :(3 bản gốc)
Đây là chứng từ cơ bản phục vụ cho công tác thanh toán yêu cầu người mua trả
số tiền mây tre đan đã ghi trên hóa đơn .Hóa đơn nói rõ đặc điểm hàng hóa , đơn
giá và tổng giá trị hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng phương thức thanh
toán ,phương thức chuyên chở hàng hóa.
Nội dung của hóa đơn thương mại :số hóa đơn,ngàu lập hóa đơn ,tên và địa chỉ
của người bán -người mua,số hiệu hợp đồng, đơn giá…
Đây là chứng từ cơ bản của khâu thanh toán :Nó yêu cầu người mua phải thanh
toán số tiền đã được ghi trên hóa đơn.
 Phiếu đóng gói (Packinglist): 1 bản gốc
Là bảng kê khai tất cả mặt hàng đựng trong một kiện hàng
(container,hòm…).Phiếu đóng gói được đặt trong bao bì sao cho có thể dễ dàng
tìm thấy.
Nội dung của packinglist :tên NB-NM,số hợp đồng,tên hàng,số hiệu và ngày mở

L/C,cách đóng gói ,số lượng hàng hóa trong mỗi thùng mỗi bao.
 Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality)
Là chứng từ xác nhận số lượng của hàng hóa thực giao .Chứng từ này được
dùng nhiều trong trường hợp hàng hóa mua bán là những hàng tính bằng số
lượng (cái ,chiếc),giấy này có thể do người bán cấp ,có thể do đại diện NM ở tại
nước NB cấp hoặc một công ty gián định cấp .
Nội dung của giấy chứng nhận số lượng và chất lượng bao gồm hai phần :Phần
ghi đặc điểm hàng hóa ,tên chủ hàng ,tên tàu ,tên cảng đi,cảng đến .Phần còn lại
ghi kết quả của kiểm tra về trọng lượng ,chất lượng đóng gói ,bao bì.
Nguyễn Thị Mận - K43E6
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế
 Giấy chứng nhận xuất xứ(01 bản gốc)
Đây là chứng từ do người sản xuất hoặc cơ quan có thẩm quyền để xác nhận
nước sản xuất hoặc khai thác ra hàng hóa hoặc sử dụng cho những hàng hóa có
đặc tính riêng của nơi sản xuất ra nó. Nội dung của C/O:tên và địa chỉ NM-
NB,tên hàng ,số lượng ,ký mã hiệu,lời khai của chủ hàng về nơi sản xuất ,xác
nhận của cơ quan có thẩm quyền.
2.4 Kết quả phân tích dữ liệu thứ cấp
Bảng 4:Kim ngạch xuất khẩu theo cơ cấu nhóm hàng giai đoạn 2008-2010(Đơn
vị :VNĐ)
Loại hàng hóa Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010
Tổng KNXK 3.431.908.000 3.986.507.000 4.201.857.000
Hàng mây tre đan 1.061.302.000 1.387.002.000 1.295.503.000
Hàng cói buông đay 890.203.000 921.205.000 1.008.034.000
Hàng sơn mài gỗ
,mỹ nghệ
810.002.000 880.100.000 1.029.210.000
Gốm sứ đất nung 670.401.000 798.200.000 869.110.000
(Nguồn :Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh)
Biểu đồ 1:Kim ngạch xuất khẩu theo cơ cấu nhóm hàng giai đoạn 2008-2010

Qua bảng 4 và biểu đồ 1 ta thấy ,tỷ trọng kim ngạch xuất khẩu các mặt
hàng đều tăng nhanh.Trong đó ,tỷ trọng kim ngạch hàng mây tre đan giai đoạn
Nguyễn Thị Mận - K43E6
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế
2008-2010 trung bình chiếm 30,52% trong tổng kim ngạch xuất khẩu của công
ty .Trong giai đoạn này mặt hàng làm từ mây tre đan có sự tăng trưởng tốt .Năm
2008 kim ngạch xuất khẩu đặt mức3.431.908.000 VNĐ chiếm 30,24% trong
tổng kim ngạch xuất khẩu .Năm 2009 kim ngạch xuất khẩu mặt hàng đạt mức kỷ
lục 3.986.507.000 VNĐ chiếm 32,97% trong tổng kim ngạch xuất khẩu nhưng
đến năm 2010 do ảnh hưởng của xuất khẩu mây tre đan sang Nhật Bản tuy có
giảm nhưng vẫn chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng kim ngạch xuất khẩu của
công ty .
Biểu đồ 2:Tỷ trọng các mặt hàng trong tổng kim ngạch xuất khẩu năm 2010
Biểu đồ 2:Cho thấy mặt hàng mây tre đan vẫn chiếm tỷ trọng xuất khẩu lớn .Do
sản phẩm được ưa dùng và khả năng tập trung cho mặt hàng này của công ty vẫn
giữ vị trí cao nhất trong kim ngạch xuất khẩu ,đây là mặt hàng chủ lực của công
ty TNHH hợp tác TM và XNK Việt Nhật
Bảng 5:Kim ngạch xuất khẩu theo thị trường giai đoạn 2008-2010
Thị trường Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010
Tổng kim ngạch
xuất khẩu
3.431.908.000 3.986.507.000 4.203.857.000
Nhật Bản 1.025.301.000 1.252.104.000 1.195.215.000
Châu Âu 981.405.000 1.073.200.000 1.029.110.000
Mỹ 732.100.000 870.003.000 999.530.000
Thị trường khác 693.102.000 791.301.000 980.002.000
(Nguồn :Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh)
Biểu đồ 3:Kim ngạch xuất khẩu sang Nhật Bản giai đoạn 2008-2010
Nguyễn Thị Mận - K43E6
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế

Nhìn vào bảng 5 và biểu đồ 3 ta thấy thị trường Nhật Bản là thị trường xuất
khẩu mặt hàng mây tre đan chủ yếu của công ty.Qua các năm đều tăng nhất là
năm 2009 kim ngạch xuất khẩu sang Nhật Bản đạt 1.252.104.000 VNĐ,nhưng
2010 kim ngạch xuất khẩu sang Nhật Bản giảm chỉ còn
1.195.215.000VNĐ,trong khi các thị trường khác tăng.Nguyên nhân của sự sụt
giảm này là do thị trường Nhật Bản ngày càng khó tính ,đòi hỏi chất lượng sản
phẩm ngày càng cao trong khi đóCông ty TNHH hợp tác TM và XNK Việt Nhật
chưa có sự đầu tư cao trong quá trình thực hiện hợp đồng như:công tác tổ chức
thu mua và tạo chân hàng xuất khẩu,làm thủ tục hải quan,thanh toán …
Chương III: Các kết luận và đề xuất hoàn thiện quy trình thực
hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng mây tre đan sang Nhật Bản tại
công ty TNHH hợp tác TM và XNK Viêt Nhật.
3.1. Đánh giá việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu mây tre đan sang Nhật Bản
tại công ty TNHH hợp tác TM và XNK Việt Nhật giai đoạn 2008-2010
3.1.1. Những thành công đạt được
Với nỗ lực lớn của cán bộ phòng kinh doanh xuất nhập khẩu Công ty thì
100% hợp đồng ký kết đã được thực hiện ,và đem lại hiệu quả kinh tế cao và uy
tín đối với khách hàng .Mặc dù trong các khâu của quy trình có thể gặp phải một
số vấn đề khó khăn bất trắc nhưng mọi việc vẫn được hoàn thành tốt đẹp.Có
được kết quả này là do công ty đã có sự đánh giá hiệu quả phương án kinh
doanh trước khi ký kết hợp đồng ,tìm hiểu về nhà nhập khẩu…Các phương án
được công ty chấp nhận là phải đảm bảo mục tiêu kinh doanh.Ngoài ra công ty
còn coi trọng quá trình thương lượng và ký kết hợp đồng ,Công ty đã cố gắng
Nguyễn Thị Mận - K43E6
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế
đàm phán được các điều khoản có lợi và khả thi đối với công ty trong quá trình
thực hiện hợp đồng mà được đối tác chấp nhận.
Đạt được kết quả này là nhờ vào các cán bộ phòng xuất nhập khẩu đã có nhiều
kinh nghiệm luôn đàm phán và ký kết hợp đồng trên tinh thần biết người biết ta
và luôn đặt chữ tín hàng đầu nên công ty đã ký kết nhiều hợp đồng ,và là cơ sở

tốt cho việc thực hiện hợp đồng về sau này.
Biết được tầm quan trọng của nguồn nhân lực công ty luôn quan tâm đến việc
nâng cao trình độ cán bộ kinh doanh xuất nhập khẩu nâng trong việc đàm phán
ký kết hợp đồng ,cải thiện cơ sở vật chất để thực hiện tốt hơn cho công việc xuất
nhập khẩu.Vì vậy việc thực hiện xuất khẩu mặt hàng mây tre đan trở lên dễ dàng hơn.
Công ty đã thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng mây tre đan một cách đúng
đắn,tạo mọi điều kiện thực hiện hợp đồng một cách hiệu quả nhất,cố gắng hết
sức mình để tìm kiếm thị trường cho mặt hàng mây tre đan.Cùng với sự cố gắng
của các cán bộ phòng kinh doanh xuất nhập khẩu có nhiều kinh nghiệm trong
thực hiện hợp đồng nên trong những năm qua,hầu như không có một hợp đồng
nào công ty ký kết mà không thực hiện hoặc bị hỏng .
Việc áp dụng linh hoạt các hình thức thanh toán trong kinh doanh cũng như việc
giải quyết nhanh chóng chặt chẽ các thủ tục thanh toán đã giúp công ty tránh
được tình trạng nợ nần ,bị chiếm dụng vốn.
Công ty đã tạo được lòng tin đối với khách hàng nước ngoài các sản phẩm chất
lượng cao mẫu mã đẹp,và uy tín trong thực hiện hợp đồng .Tên tuổi của công ty
ngày càng được nhiều nước biết đến tạo điều kiện thuận lợi cho công ty thâm
nhập vào thị trường mới.
Mối quan hệ của công ty với các đơn vị cung cấp nguồn hàng mây tre đan phục
vụ cho hoạt động xuất khẩu đã được công ty quan tâm xây dựng tốt ,giá thu mua
mặt hàng mây tre đan của công ty với các chân hàng là đảm bảo sự thỏa mãn
cho cả hai bên,để tạo cơ sở làm ăn lâu dài ,đạt uy tín cao giúp việc tập trung
hàng hóa nhanh chóng và đạt chất lượng cao.
3.1.2. Những tồn tại và nguyên nhân
Nguyễn Thị Mận - K43E6
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Thương mại quốc tế
Trong công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng mây tre đan hầu hết các
cán bộ kinh doanh xuất khẩu đã có nhiều lỗ lực để thực hiện tốt nội dung hợp
đồng và góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty .Trong những năm
qua hầu như không có hợp đồng nào đã ký kết mà không thực hiện hoặc bị hủy

bỏ.Tuy nhiên những hạn chế trong quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt
hàng mây tre đan của công ty còn nhiều đã làm ảnh hưởng đến hiệu quả thực
hiện hợp đồng nói riêng và hoạt động kinh doanh của công ty nói chung.
Thực hiện hợp đồng là các bước nhằm đạt được quyền lợi và thực hiện nghĩa vụ
của mình đã được quy định trong hợp đồng ,chính vì vậy việc ký kết và đàm
phán các điều khoản là rất quan trọng,như đã nói ở trên việc đàm phán và ký kết
hợp đồng được coi như là thế mạnh của các cán bộ kinh doanh xuất nhập khẩu
với nguyên tắc luôn giữ chặt chữ tín .Tuy với nhiều cố gắng trong việc ký kết và
đàm phán hợp đồng nhưng các cán bộ xuất khẩu vẫn gặp phải một số sai
sót,chính vì vậy đã làm ảnh hưởng tới quá trình thực hiện hợp đồng và hiệu quả
kinh doanh của công ty.Các sai sót thường tập trung trong các điều khoản về giá
cả ,chất lượng ,số lượng của hợp đồng.Doanh nghiệp Nhật Bản yêu cầu rất cao
về sản phẩm đáp ứng về chất lượng sản phẩm và thời gian giao hàng đúng tiến
độ.
Một số hợp đồng khi ký kết công ty đã không thỏa thuận ký về điều khoản số
lượng,cán bộ đàm phán và ký kết hợp đồng đã chấp nhận xuất khẩu với số lượng
hàng lớn trong khi đo thời gian thu mua chỉ còn ngắn khiến cho việc thực hiện
hợp đồng gặp rất nhiều khó khăn,có khi còn bị phạt hợp đồng ,hoặc phải chịu
chi phí để sửa chữa L/C do không thể giao hàng đúng hạn.Ngoài ra các cán bộ
đàm phán ký kết hợp đồng lại quy định số lượng hàng hóa theo số lượng xác
định mà không quy định theo cách phòng chừng không phù hợp với mặt hàng
mây tre đan(vì mặt hàng này có chất lượng phù thuộc nhiều vào thời tiết ),nên
trong quá trình vận chuyển đi qua nhiều vùng khí hậu có thể mốc mọt nên không
đảm bảo số lượng hàng chính.
 Tổ chức thu mua và tạo chân hàng xuất khẩu
Nguyễn Thị Mận - K43E6