Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt

Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên
ngành
MỤC LỤC
SV: Lê Thúy Hằng Lớp: Kế toán 49D
Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên
ngành
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT
TNHH : Trách nhiệm hữu hạn
GTGT : Giá trị gia tăng
MST : Mã số thuế
HCKTTH : Hành chính – Kế toán – Tổng hợp
CPBH : Chi phí bán hàng
QLDN : Quản lý doanh nghiệp
BHXH : Bảo hiểm xã hội
BHYT : Bảo hiểm y tế
TM : Thương mại
DP : Dược phẩm
BTC : Bộ tài chính
SP : Sản phẩm
TK : Tài khoản
BH : Bán hàng
TSCĐ : Tài sản cố định
HĐKD : Hoạt động kinh doanh
HĐSXKD : Hoạt động sản xuất kinh doanh
KKTX : Kê khai thường xuyên
LN : Lợi nhuận
HĐKT : Hợp đồng kinh tế
SV: Lê Thúy Hằng Lớp: Kế toán 49D
Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên
ngành
HĐ : Hóa đơn

SCT : Sổ chi tiết
BTH : Bảng tổng hợp
NKC : Nhật ký chung
PXK : Phiếu xuất kho
CKTM : Chiết khấu thương mại
HBBTL : Hàng bán bị trả lại
GGHB : Giảm giá hàng bán
KH : Khách hàng
NVKT : Nghiệp vụ kinh tế
SV: Lê Thúy Hằng Lớp: Kế toán 49D
Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên
ngành
DANH MỤC BẢNG, BIỂU
Biểu 2.1. Hóa đơn Giá trị gia tăng Error: Reference source not found
Biểu 2.2. Sổ nhật ký bán hàng Error: Reference source not found
Biếu 2.3. Sổ chi tiết bán hàng Error: Reference source not found
Biểu 2.4. Sổ chi tiết Doanh thu bán hàng Error: Reference source not found
Biểu 2.5. Sổ tổng hợp chi tiết doanh thu bán hàng Error: Reference source not
found
Biểu 2.6. Sổ cái doanh thu bán hàng Error: Reference source not found
Biểu 2.7. Mẫu Phiếu xuất kho Error: Reference source not found
Biểu 2.8. Sổ chi tiết Giá vốn hàng bán Error: Reference source not found
Biểu 2.9. Sổ tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bánError: Reference source not found
Biểu 2.10. Sổ Nhật ký chung Error: Reference source not found
Biểu 2.11. Sổ Cái Tài khoản tài khoản 632 Error: Reference source not found
Biểu 2.12. Phiếu chi trả tiền vận chuyển hàng. .Error: Reference source not found
Biểu 2.13. Phiếu chi trả tiền giới thiệu sản phẩm Error: Reference source not
found
Biểu 2.14. Sổ nhật ký chung Error: Reference source not found
Biểu 2.15. Sổ Cái tài khoản 641 Error: Reference source not found

Biểu 3.1. Biên bản kiểm nghiệm hàng hóa Error: Reference source not found
Biểu 3.2. Sổ chi tiết tài khoản 6418 – CPBH trả bằng tiền mặt Error: Reference
source not found
Biểu 3.3. Sổ chi tiết doanh thu bán hàng……………………………………… 66
SV: Lê Thúy Hằng Lớp: Kế toán 49D
Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên
ngành
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 2.1. Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng
thu tiền ngay Error: Reference source not found
Sơ đồ 2.2. Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng trả chậm
Error: Reference source not found
Sơ đồ 2.3. Quy trình ghi sổ kế toán doanh thu bán hàng Error: Reference source
not found
Sơ đồ 2.4. Trình tự lập và luân chuyển chứng từ xuất khoError: Reference source
not found
Sơ đồ 2.5. Quy trình ghi sổ kế toán giá vốn hàng bánError: Reference source not
found
Sơ đồ 2.6. Trình tự lập và luân chuyển Phiếu chi Error: Reference source not
found
Sơ đồ 2.7. Quy trình ghi sổ các khoản chi phí bán hàng. .Error: Reference source
not found
Sơ đồ 3.1. Quy trình ghi sổ kế toán chi phí bán hàng có mở các sổ theo dõi chi
tiết cho từng khoản mục phát sinh Error: Reference source not found
SV: Lê Thúy Hằng Lớp: Kế toán 49D
Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên
ngành
LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế quốc dân, doanh nghiệp thương mại có vai trò lớn, gắn
sản xuất với tiêu dùng, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của của đời sống xã hội,

thúc đẩy sản xuất và các lĩnh vực khác của nền kinh tế, góp phần hình thành cơ
cấu kinh tế hợp lý. Các doanh nghiệp góp phần đẩy nhanh tiến trình hội nhập
kinh tế nước ta với các nước trong khu vực và trên thế giới, thực hiện các mục
tiêu kinh tế xã hội của Đảng và Nhà nước trong từng giai đoạn.
Các doanh nghiệp thương mại chính là cầu nối giữa những người sản xuất
và tiêu dùng, với doanh nghiệp thương mại thì quá trình kinh doanh là mua vào
- dự trữ - bán ra các hàng hoá dịch vụ. Trong đó hoạt động bán hàng là khâu cuối
cùng của hoạt động kinh doanh và có tính quyết định đến cả quá trình kinh
doanh. Có bán được hàng thì doanh nghiệp mới lập kế hoạch mua vào - dự trữ
cho kỳ kinh doanh tới, mới có thu nhập để bù đắp cho kỳ kinh doanh và có tích
luỹ để tiếp tục quá trình kinh doanh. Trong nền kinh tế thị trường phải xác định
rằng việc tiêu thụ sản phẩm là vấn đề quyết định sự tồn tại và phát triển của
doanh nghiệp, hoạt động trong quy luật cạnh tranh gay gắt của thị trường, doanh
nghiệp phải bán những thứ người mua cần chứ không bán những gì doanh
nghiệp có. Thực tế cho thấy đối với doanh nghiệp thương mại nếu sản phẩm
hàng hoá tốt về chất lượng hợp lý về giá cả, đáp ứng được nhu cầu thị hiếu của
người tiêu dùng và doanh nghiệp biết tổ chức quản lý tốt công tác kế toán bán
hàng thì sẽ có điều kiện tốt để phát triển. Muốn thực hiện hoạt động bán hàng có
hiệu quả, đem lại doanh thu ngày càng cao cho doanh nghiệp thì vai trò của kế
toán bán hàng phải đặt lên hàng đầu. Kế toán bán hàng là phần hành kế toán chủ
yếu trong doanh nghiệp thương mại dịch vụ, và với cương vị là công cụ quản lý
SV: Lê Thúy Hằng Lớp: Kế toán 49D
1
Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên
ngành
để nâng cao hiệu quả bán hàng thì càng cần phải được tổ chức một cách khoa
học và hợp lý nhằm phục vụ đắc lực cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Bởi vậy, cải tiến và hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nói chung, kế
toán bán hàng nói riêng trong các doanh nghiệp thương mại luôn được đặt ra với
mục đích nhằm tổ chức khoa học, hợp lý hơn nữa công tác kế toán này, làm cơ

sở cho các thông tin kế toán cung cấp đảm bảo tính đúng đắn và đáng tin cậy.
Nhận thức được tầm quan trọng này, đồng thời để áp dụng kiến thức đã có
thông qua quá trình học tập vào thực tế nhằm nâng cao trình độ hiểu biết bản
thân, quá trình thực tập tại công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt
được sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo hướng dẫn: TS. Phạm Thành Long, các
cán bộ tại phòng kế toán và của giám đốc công ty, em đã chọn đề tài :
“Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty TNHH Thương mại và Dược
phẩm Nam Việt”
Kết cấu của chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em gồm có 3 chương:
Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của công ty
TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt
Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng tại công ty TNHH Thương mại và
Dược phẩm Nam Việt
Chương 3: Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty TNHH Thương mại và
Dược phẩm Nam Việt
SV: Lê Thúy Hằng Lớp: Kế toán 49D
2
Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên
ngành
CHƯƠNG 1:
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG
BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ
DƯỢC PHẨM NAM VIỆT
1.1Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Thương mại
và Dược phẩm Nam Việt
1.1.1 Danh mục hàng bán của Công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm
Nam Việt
Công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt đã thành lập, được
Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp đăng ký kinh doanh số
0102023389 và được cục thuế Hà Nội cấp mã số thuế 0101834731. Công ty

TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt là một đơn vị kế toán độc lập, có
tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được phép vay và mở tài khoản tại các ngân
hàng, hoạt động dưới sự kiểm tra giám sát của các cơ quan quản lý nhà nước
Thành phố Hà Nội.
Công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt có chức năng kinh
doanh, xuất nhập khẩu các mặt hàng dược phẩm, mỹ phẩm, hóa chất, dược liệu,
thực phẩm chức năng và y dụng cụ, phân phối trực tiếp đến các bệnh viện, trung
tâm y tế, nhà thuốc trên địa bàn thành phố. Công ty được liên doanh liên kết với
các đơn vị, cá nhân trong và ngoài nước để kinh doanh, sản xuất thuốc, trong đó
hoạt động kinh doanh thương mại là chủ yếu còn hoạt động sản xuất chỉ là phụ.
Công ty được cấp phép kinh doanh các mặt hàng:
SV: Lê Thúy Hằng Lớp: Kế toán 49D
3
Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên
ngành
• Kinh doanh dược phẩm (trừ những loại Nhà nước cấm);
• Kinh doanh trang thiết bị, dụng cụ y tế;
• Kinh doanh nguyên phụ liệu ngành dược;
• Kinh doanh mỹ phẩm (trừ mỹ phẩm có hại cho sức khỏe con
người);
• Mua bán hóa chất xét nghiệm;
Trong đó, mặt hàng kinh doanh chính của công ty là thuốc y tế. Ngành
hàng này phục vụ cho việc khám chữa bệnh, đem lại sức khỏe và nâng cao sức
khỏe cho người sử dụng. Các sản phẩm thuốc y tế mà công ty kinh doanh bao
gồm gần 100 loại thuốc, một số loại thuốc như: Eludril 90ml, Flunide Cream,
Hirmen, Krodonin 125mg…. Khách hàng thông thường của công ty là các
bệnh viện tư nhân, một số nhà thuốc, phòng khám trên địa bàn thành phố. Vì
đây là những hàng hóa ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe con người nên sự am
hiểu về các loại thuốc công ty kinh doanh để hướng dẫn cho khách hàng là
không thể thiếu.

Tất cả các thuốc của công ty kinh doanh trước khi lưu hành đều phải thực
hiện việc kê khai giá thuốc, trong đó có giá bán buôn dự kiến của thuốc và theo
quy định doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về mức giá kê khai
và không được bán cao hơn giá bán buôn đã kê khai.
1.1.2 Thị trường của Công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt
Công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt chuyên kinh doanh
các sản phẩm phục vụ ngành dược cho các bệnh viện, trung tâm y tế, nhà thuốc
như: dược phẩm, mỹ phẩm, nguyên phụ liệu ngành dược, trang thiết bị, dụng cụ
y tế, thực phẩm chức năng, sản xuất, mua bán hóa chất xét nghiệm Khách hàng
của công ty là những nhà thuốc, các phòng khám trên địa bàn thành phố. Địa
SV: Lê Thúy Hằng Lớp: Kế toán 49D
4
Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên
ngành
điểm hoạt động của công ty ở gần bệnh viện lớn (bệnh viện Bạch Mai, bệnh viện
Việt Pháp), tập trung rất nhiều nhà thuốc, các phòng khám và khách hàng có nhu
cầu mua thuốc, đây là một điều kiện thuận lợi cho công ty trong quá trình bán
hàng, vận chuyển hàng nhưng cũng là một thách thức vì có nhiều đối thủ cạnh
tranh. Ước tính có khoảng hơn 20 nhà thuốc là khách hàng thường xuyên của
công ty, mua với số lượng tương đối lớn và ổn định, một số khách hàng truyền
thống như: Công ty TNHH Dược phẩm Á – Âu, Phòng khám Bs. Vũ Hải, Phòng
khám Gs. Ts. Trần Thị Phương Mai…. Ngoài ra, công ty TNHH Thương mại và
Dược phẩm Nam việt còn có quan hệ với rất nhiều khách hàng lớn nhỏ khách. Vì
thế, để quản lý thị trường tiêu thụ, việc phân loại khách hàng là hết sức cần thiết,
trong đó, công ty tập trung phân tích thị trường mục tiêu, thị trường tiềm năng và
đánh giá quá trình thanh toán của khách hàng.
Bên cạnh việc duy trì quan hệ với các khách hàng cũ, tiến tới công ty sẽ
mở rộng thị trường và tạo quan hệ làm ăn với các khách hàng mới. Cụ thể là
trong những năm tới công ty còn có kế hoạch mở rộng thị trường ra một số tỉnh
miền bắc. Đây là một thị trường rộng lớn và nhiều tiềm năng để Công ty hướng

mục tiêu kinh doanh của mình đầu tư vào thị trường này. Đây cũng là mục tiêu
thực hiện kinh doanh của công ty trong những năm tới.
1.1.3 Phương thức bán hàng của Công ty TNHH Thương mại và Dược
phẩm Nam Việt
Đối với công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt thì nghiệp
vụ tiêu thụ hàng hóa là nghiệp vụ chủ yếu mang lại lợi nhuận cho công ty nên
được công ty rất coi trọng. Do quy mô của công ty không quá lớn, kinh doanh
giản đơn, nên phương thức tiêu thụ chủ yếu là: bán buôn, bán lẻ, phương thức
tiêu thụ qua các đại lý (ký gửi). Để tránh sai sót có thể xảy ra, Công ty thường
SV: Lê Thúy Hằng Lớp: Kế toán 49D
5
Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên
ngành
yêu cầu trong hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng phải ghi rõ những điều khoản
sau: Tên đơn vụ mua hàng, mã số thuế của đơn vị mua, số lượng, đơn giá, quy
cách, phẩm chất của hàng hóa, thời gian, địa điểm giao nhận hàng, thời hạn
thanh toán, phương thức thanh toán, các chế độ ưu đãi cùng cách thức giải quyết
tranh chấp xảy ra. Công ty căn cứ vào đó để giao hàng và theo dõi thanh toán.
Hiện nay công ty luôn củng cố phát huy việc bán hàng theo hợp đồng và
đơn đặt hàng. Vì theo hình thức này, hoạt động kinh doanh của công ty có cơ sở
vững chắc về pháp luật, do đó công ty có thể chủ động lập kế hoạch tạo điều kiện
thuận lợi cho công tác kinh doanh của công ty.
 Bán buôn:
Là hình thức bán hàng chủ yếu của công ty vì phương thức này giúp cho
công ty tiêu thụ hàng hóa với số lượng lớn, thu hồi vốn nhanh, ít có hiện tượng ứ
đọng vốn. Doanh thu của hình thức này chiếm 39% doanh thu bán hàng của công
ty. Các nhà thuốc mua sản phẩm của công ty về để phân phối lại cho người tiêu
dùng. Và công ty có một số lượng lớn khách hàng mua theo hình thức này.
 Bán lẻ:
Bán lẻ là bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng có thể là cá nhân hay tập

thể, nó phục vụ nhu cầu sinh hoạt không mang tính chất sản xuất kinh doanh.
Phương thức bán hàng này có đặc điểm là hàng hoá đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông
và bắt đầu đi vào tiêu dùng, hàng hoá bán ra với số lượng ít, thanh toán ngay và
thường là tiền mặt. Đối với phương thức bán lẻ, công ty chỉ áp dụng hình thức
bán lẻ thu tiền trực tiếp. Hàng ngày, thủ kho phải lập báo cáo bán hàng để đưa
lên phòng Hành chính – kế toán – tổng hợp kèm theo báo cáo quỹ tiền mặt và
lệnh giao hàng.
SV: Lê Thúy Hằng Lớp: Kế toán 49D
6
Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên
ngành
 Phương thức tiêu thụ qua các đại lý (ký gửi):
Hàng ký gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của công ty cho đến khi chính thức
tiêu thụ. Tiền hoa hồng trả cho đại lý được tính vào chi phí bán hàng. Đại lý của
công ty chủ yếu ở các xã ngoại thành Hà Nội. Khi được chọn làm đại lý, đại lý
được coi là bạn hàng của công ty, thay mặt công ty bán hàng tại các xã ngoại
thành Hà Nội. Để đi đến mối quan hệ này công ty và bên nhận đại lý phải ký kết
một hợp đồng mở làm đại lý. Trong hợp đồng công ty cam kết việc cung cấp
hàng theo khả năng của mình cho đại lý, đảm bảo chất lượng hàng hóa. Các đại
lý thường có qui mô nhỏ, thường là các nhà thuốc.
1.1.4 Phương thức thanh toán của công ty TNHH Thương mại và Dược
phẩm Nam Việt:
Để có thể bán được nhiều sản phẩm, bên cạnh việc đa dạng hóa phương
thức bán hàng, một trong những chính sách hấp dẫn khách hàng được Ban giám
đốc rất quan tâm là đa dạng phương thức thanh toán, tạo điều kiện thuận lợi cho
khách hàng. Với các phương thức tiêu thụ nêu trên, công ty đã áp dụng các hình
thức thanh toán: thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán qua ngân hàng bằng các
hình thức chuyển khoản, hình thức bán chịu cho khách hàng.
 Thanh toán bằng tiền mặt:
Khách hàng mua hàng của công ty thanh toán ngay bằng tiền mặt. Kết

toán lập phiếu thu ghi rõ số tiền mặt khách hàng thanh toán theo mẫu số 02 của
BTC ban hành. Việc thanh toán bằng tiền mặt là hình thức chủ yếu của công ty.
Công ty thường có những đơn hàng với quy mô tương đối nhỏ.
SV: Lê Thúy Hằng Lớp: Kế toán 49D
7
Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên
ngành
 Thanh toán bằng chuyển khoản:
Đối với những khoản giao dịch lớn, thường xuyên nếu thanh toán trực tiếp
bằng tiền mặt vừa tốn kém chi phí, vừa không an toàn, khó khăn trong quản lý.
Vì vậy cần phải thanh toán qua ngân hàng. Kế toán công ty sẽ nhận được giấy
lệnh chuyển Có, khách hàng thanh toán cho doanh nghiệp bằng chuyển khoản, số
tiền trong tài khoản ngân hàng của công ty sẽ tăng lên. Thanh toán bằng chuyển
khoản chi phí chuyển tiền không cao, giúp doanh nghiệp chủ động và thuận lợi
trong việc quản lý tiền của doanh nghiệp.
 Bán chịu:
Khách hàng không thanh toán ngay mà sau một thời gian mới trả. Công ty
chỉ bán chịu trong trường hợp khách hàng đã quen hoặc quy mô của hợp đồng
tương đối lớn, khách hàng không có khả năng thanh toán ngay tất cả, mà phải để
chịu một thời gian (thời gian nợ được thoả thuận giữa bên mua và bên bán trong
hợp đồng kinh tế đã ký kết).
Sau khi giao hàng cho bên mua và nhận được chấp nhận thanh toán, bên
bán có thể nhận tiền hàng theo nhiều phương thức khác nhau tuỳ vào sự tín
nhiệm, thoả thuận giữa hai bên mà lựa chọn phương thức thanh toán cho phù
hợp. Việc quản lý quá trình thanh toán đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt
động bán hàng, chỉ khi quản lý tốt các nghịêp vụ thanh toán doanh nghiệp mới
tránh được những tổn thất về tiền hàng, giúp doanh nghiệp không bị chiếm dụng
vốn, tạo điều kiện tăng vòng quay vốn, giữ uy tín với khách hàng.
SV: Lê Thúy Hằng Lớp: Kế toán 49D
8

Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên
ngành
1.2Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH
Thương mại và Dược phẩm Nam Việt:
1.2.1 Yêu cầu về quản lý công tác quản lý bán hàng :
Bán hàng là quá trình trao đổi thông qua các phương tiện thanh toán để thực
hiện giá trị của hàng hoá, dịch vụ. Trong quá trình đó doanh nghiệp chuyển giao
sản phẩm, hàng hoá dịch vụ cho khách hàng. Còn khách hàng phải trả cho Doanh
nghiệp khoản tiền tương ứng với giá bán của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ theo
giá qui định hoặc giá thoả thuận. Hàng hoá trong các Doanh nghiệp Thương Mại
là hàng hoá mua vào để bán ra nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất, tiêu dùng. Quá
trình bán hàng là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang
vốn bằng tiền và hình thành kết quả kinh doanh. Quá trình bán hàng hoàn tất khi
hàng hoá được chuyển giao cho người mua và Doanh nghiệp đã thu được tiền
bán hàng hoặc khách hàng chấp nhận thanh toán.
Nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá liên quan đến từng khách hàng, từng phương
thức thanh toán và từng mặt hàng nhất định. Do đó công tác quản lý nghiệp vụ
bán hàng đòi hỏi phải quản lý các chỉ tiêu như: Quản lý doanh thu, tình hình thay
đổi trách nhiệm ở khâu bán, tình hình thu hồi tiền, tình hình công nợ và thanh
toán công nợ về các khoản thu của người mua, quản lý giá vốn của hàng hoá đã
tiêu thụ,… quản lý nghiệp vụ bán hàng cần bám sát các yêu cầu sau:
+ Quản lý sự vận động của từng mặt hàng trong quá trình xuất, nhập, tồn
kho trên các chỉ tiêu số lượng, chất lượng và giá trị.
+ Nắm bắt theo dõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng, từng thể thức
thanh toán, từng khách hàng và từng hàng háo tiêu thụ.
+ Đôn đốc thanh toán, thu hồi đầy đủ tiền hàng.
+ Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước theo chế độ quy định.
SV: Lê Thúy Hằng Lớp: Kế toán 49D
9
Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên

ngành
1.2.2 Tổ chức quản lý bán hàng:
Do đặc điểm hoạt động của công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm
Nam Việt chủ yếu là ở lĩnh vực kinh doanh thương mại, mặt hàng kinh doanh
chủ yếu của công ty là thuốc y tế, mặt hàng này có ảnh hưởng trực tiếp đến sức
khỏe con người, nên đòi hỏi công tác ký kết hợp đồng bán hàng, giao hàng, vận
chuyển hàng, kiểm tra, kiểm soát hoạt động bán hàng phải được tổ chức và giám
sát chặt chẽ. Để thực hiện được điều này cần có sự phối hợp giữa các bộ phận
trong công ty: Ban giám đốc, phòng kinh doanh, phòng hành chính – kế toán –
tổng hợp, ban kiểm soát chất lượng, bộ phận kho…. Trong từng khâu của quá
trình bán hàng như: cấp phát hàng, giao hàng…. mỗi bộ phận đều có những chức
năng, nhiệm vụ cụ thể. Quy trình bán hàng của công ty gồm các bước:
 Khi tiếp nhận đơn hàng:
Khách hàng có thể đặt hàng qua nhân viên kinh doanh hoặc qua điện thoại
trực tiếp đến văn phòng công ty. Khi nhận đơn hàng từ khách hàng hay nhân
viên kinh doanh, nhân viên tiếp nhận ghi thông tin vào Sổ ghi đơn hàng.
 Lập chứng từ xuất hàng:
Bộ phận Hành chính – kế toán – tổng hợp kiểm tra các thông tin về khách
hàng và hàng hóa, đối chiếu số lượng tồn kho, lập phiếu xuất kho, phiếu giao
hàng và hóa đơn GTGT, trình lên người có thẩm quyền ký làm chứng từ xuất
hàng (hay lệnh xuất hàng). Sau đó chuyển chứng từ xuất đã được ký duyệt cho
bộ phận kho vận để làm thủ tục xuất hàng.
 Làm thủ tục xuất kho:
- Thủ kho khi nhận lệnh xuất hàng: Kiểm tra hóa đơn chứng từ, phải đảm
bảo chứng từ nhận được đầy đủ nội dung theo quy định; Kiểm tra tên
hàng, chủng loại đối chiếu với thẻ kho để chuẩn bị hàng.
SV: Lê Thúy Hằng Lớp: Kế toán 49D
10
Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên
ngành

- Sau khi kiểm tra chứng từ và hàng hóa, thủ kho chuẩn bị hàng theo nguyên tắc:
• Chỉ cấp phát hàng đúng chủng loại, quy cách, còn hạn dùng.
• Cấp phát hàng đảm bảo nguyên tắc FEFO (hạn dùng ngắn
xuất trước), FIFO (nhập trước xuất trước).
- Chuẩn bị chứng từ giao hàng, bao gồm: Phiếu giao hàng, Hóa đơn GTGT,
Giấy báo lô và Phiếu kiểm nghiệm (nếu cần). Một số khách hàng không yêu cầu
phiếu báo lô thì số lô/HSD của sản phẩm được ghi ngay trên phiếu xuất kho.
 Giao nhận hàng:
- Giao hàng từng khoản một, kiểm tra và đánh dấu vào chứng từ để tránh
thiếu sót và nhầm lẫn.
- Giao – Nhận: Đúng chủng loại, đủ số lượng.
- Thủ kho cùng với nhân viên giao hàng tiến hành đóng gói hàng hóa và
phải đảm bảo hàng hóa không bị ảnh hưởng trong quá trình vận chuyển.
- Nhân viên giao hàng kiểm tra lại chứng từ giao hàng:
+ Hóa đơn GTGT - liên 2 (giao cho khách hàng)
- liên 3 (khách hàng ký nhận khi nợ tiền)
+ Phiếu giao hàng, giấy báo lô, phiếu kiểm nghiệm…
- Sau khi giao – nhận hàng và chứng từ, thủ khi và nhân viên giao hàng ký
xác nhận vào phiếu xuất kho.
 Cập nhật thẻ kho, lưu hồ sơ:
Sau khi xuất hàng, thủ kho cập nhật thẻ kho hàng hóa đã xuất để theo dõi và
chuyển phiếu xuất kho đã ký cho bộ phận KTHCTH lưu hồ sơ.
SV: Lê Thúy Hằng Lớp: Kế toán 49D
11
Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên
ngành
Qua các bước trên ta có thể thấy nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận trong
công ty liên quan đến công tác bán hàng như sau:
- Ban giám đốc:
Người đứng đầu bộ máy quản lý của Công ty TNHH Thương mại và Dược

phẩm Nam Việt là Giám đốc ông Nguyễn Ngọc Anh, là người đại diện pháp
nhân của công ty, chịu trách nhiệm về tất cả kết quả kinh doanh và làm tròn
nghĩa vụ của Nhà nước theo quy định hiện hành. Giám đốc Công ty có quyền
điều hành cao nhất trong Công ty, là người phụ trách chung toàn bộ hoạt động
của Công ty, phụ trách trực tiếp công tác tài chính của Công ty.
Trong công tác bán hàng Giám đốc có quan hệ giao dịch với khách hàng,
tìm kiếm đối tác và ký các hợp đồng kinh tế. Trực tiếp điều hành Phó giám đốc,
trưởng các phòng ban.
- Bộ phận kinh doanh:
Phòng kinh doanh có nhiệm vụ theo dõi toàn bộ hoạt động kinh doanh trên
Công ty tại các địa bàn được giao, tổ chức công tác tiếp thị; Thu thập thông tin
tại các địa bàn được giao (tình hình sử dụng thuốc tại địa bàn, các sản phẩm cạnh
tranh, tổng hợp, phân tích điểm mạnh, yếu từng thời kỳ của sản phẩm do công ty
phân phối so với các sản phẩm cạnh tranh khác có cùng xu hướng điều trị). Đồng
thời phải định kỳ kiểm tra, khảo sát thị trường, lập hồ sơ quản lý khách hàng;
xây dựng và tổ chức thực hiện phương án marketing cho các sản phẩm được
giao, đề xuất ý kiến lên Phụ trách bộ phận về các biện pháp thúc đẩy thị trường,
biện pháp chống hàng cạnh tranh cho sản phẩm được giao.
SV: Lê Thúy Hằng Lớp: Kế toán 49D
12
Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên
ngành
- Bộ phận Hành chính – kế toán – tổng hợp:
Trong các doanh nghiệp Thương mại tiêu thụ hàng hoá là khâu vận động
cuối cùng của hàng hoá, nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận, kết quả hoạt động
sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp. Do đó việc quản lý quá trình tiêu thụ là
rất quan trọng. Một trong các công cụ quản lý quá trình tiêu thụ hàng hoá có hiệu
quả nhất đó chính là kế toán bán hàng. Kế toán bán hàng quản lý chặt chẽ các
yếu tố của nghiệp vụ bán hàng như: giá cả, quá trình thanh toán, thu hồi công nợ
và các chi phí có liên quan… để từ đó tính toán chính xác kết quả của hoạt động

tiêu thụ hàng hoá, góp phần tiết kiệm chi phí bán hàng, tăng vòng quay của vốn,
tăng lợi nhuận, tạo điều kiện cho hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất.
Nhiệm vụ của kế toán bán hàng bao gồm :
+ Phản ánh đẩy đủ và kịp thời chi tiết sự biến động của bán hàng ở tất cả
các trạng thái, hàng đi đường, hàng trong kho, trong quầy, hàng gia công chế
biến, hàng gửi đại lý nhằm đảm bảo quản lý hàng hoá ở cả hai chỉ tiêu hiện vật
và giá trị.
+ Phản ánh và giám đốc tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch bán
hàng và kết quả kinh doanh của Doanh nghiệp: mức bán ra, doanh thu bán hàng
về thời gian và địa điểm theo tổng số và theo nhóm hàng. Quan trọng nhất là chỉ
tiêu lợi nhuận thuần về hoạt động kinh doanh Thương mại kiểm tra việc thực
hiện dự toán chi phí .
+ Phản ánh chính xác và kịp thời doanh thu tiêu thụ để xác định kết quả,
đôn đốc kiểm tra để đảm bảo việc thu đủ và kịp thời tiền bán hàng, tránh bị
chiếm dụng vốn bất hợp lý .
SV: Lê Thúy Hằng Lớp: Kế toán 49D
13
Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên
ngành
+ Phản ánh giám đốc tình hình thực hiện kết quả kinh doanh cung cấp số
liệu lập quyết toán đầy đủ, kịp thời để đánh giá đúng hiệu quả kinh doanh cũng
như tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Ngân sách Nhà nước…
- Bộ phận kiểm soát chất lượng:
Bộ phận này gồm có 3 người đểu tốt nghiệp đại học có bằng về dược sỹ,
có nhiệm vụ tiến hành kiểm kê số lượng và kiểm tra chất lượng thuốc trong kho
vào ngày 30 hàng tháng. Nếu có vấn đề về chất lượng thuốc, ban kiểm kê lập 02
bản Biên bản kiểm tra tình trạng hàng hóa, đưa ra hướng giải quyết và trình
Giám đốc duyệt. Tùy tình hình thực tế hoặc khi có yêu cầu đột xuất (như thông
báo thuốc bị đình chỉ lưu hành, thuốc giả, thuốc kém chất lượng từ cơ quan chức
năng, nhà sản xuất, khách hàng… hoặc do tự phát hiện khi có nghi ngờ về chất

lượng), lập “Biên bản kiểm tra tình trạng hàng hóa” và trình Giám đốc xử lý.
Đây là một bộ phận quan trọng trong mọi hoạt động của công ty, đối với
hoạt động bán hàng bộ phận này giúp kiểm tra, kiểm soát chất lượng trước khi
bán, đồng thời còn có nhiệm vụ tư vấn cho khách hàng về công dụng, cách dùng
của các loại thuốc công ty kinh doanh.
- Bộ phận kho vận:
Trong khâu bán hàng bộ phận kho vận có nhiệm vụ bảo quản, phân phối
hàng hóa, kiểm tra việc đóng hàng, xuất hàng theo Phiếu xuất kho từ bộ phận
Hành chính – kế toán – tổng hợp. Đồng thời phải theo dõi, báo cáo xuất, tồn
hàng hóa hàng tuần, tháng, quý, năm hoặc theo yêu cầu của Ban giám đóc hoặc
người có thẩm quyền do Giám đốc chỉ định.
SV: Lê Thúy Hằng Lớp: Kế toán 49D
14
Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên
ngành
CHƯƠNG 2:
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DƯỢC PHẨM
NAM VIỆT
2.1 Kế toán doanh thu
2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
Tiêu thụ hàng hóa là quá trình quan trọng của một doanh nghiệp thương
mại, trong giai đoạn này doanh nghiệp phải xác định được các khoản doanh thu
bán hàng. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá trị các lợi ích kinh
tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán phát sinh từ các hoạt động kinh doanh
của công ty góp phẩn làm tăng vốn chủ sở hữu.
Trong trường hợp khách hàng trả tiền ngay, chứng từ sử dụng là Hóa đơn
GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu thu tiền mặt, Giấy báo có của ngân hàng. Khi
khách hàng đến nhận hàng, căn cứ vào hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng đã
được Giám đốc duyệt, phòng kinh doanh tiến hành viết hóa đơn GTGT. Hóa đơn

được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần):
Liên 1 (màu tím): lưu tại quyển hóa đơn
Liên 2 (màu đỏ): Giao cho khách hàng
Liên 3 (màu xanh): dùng trong nội bộ công ty để ghi sổ
Hóa đơn GTGT ghi rõ các thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế của công ty
(nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng thì ghi thêm số tài khoản ngân hàng),
đơn vị tính, số lượng, đơn giá của hàng hóa bán ra. Phòng kinh doanh ký vào hóa
đơn. Sau đó, Hóa đơn Giá trị gia tăng và Phiếu xuất kho đã có chữ ký hợp lệ
được chuyển tới phòng kế toán. Khách hàng nộp tiền, kế toán thanh toán lập
SV: Lê Thúy Hằng Lớp: Kế toán 49D
15
Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên
ngành
Phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần): Liên 1
lưu tại quyển, Liên 2 chuyển cho khách hàng, Liên 3 dùng trong nội bộ công ty
để ghi sổ. Thủ quỹ thu tiền, ký vào Phiếu thu và đóng dấu đã thu tiền. Sau đó,
khách hàng mang đầy đủ chứng từ để xuống kho nhận hàng, bao gồm: Hóa đơn
Giá trị gia tăng, Phiếu xuất kho và Phiếu thu (liên 2). Căn cứ vào Phiếu xuất kho,
Hóa đơn GTGT đã hoàn thành thủ tục nộp tiền, thủ kho tiến hành xuất hàng rồi
ghi thẻ kho cho từng loại hàng hóa xuất kho và chuyển Hóa đơn GTGT (liên
xanh) và Phiếu xuất kho (liên 2) lên phòng kế toán. Tất cả các hóa đơn, chứng từ
đều phải hợp lý, hợp lệ về nội dung và hình thức và tuân theo các bước sau đây:
Sơ đồ 2.1. Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ
bán hàng thu tiền ngay
Trong trường hợp khách hàng mua chịu, việc lập và luân chuyển chứng từ
cũng được tiến hàng tương tự như trên. Tuy nhiên, kế toán thanh toán sẽ viết cho
khách hàng Giấy nợ thay vì Phiếu thu và không có bước thủ quỹ thu tiền:
SV: Lê Thúy Hằng Lớp: Kế toán 49D
KH Phòng
kinh

doanh
KT
thanh
toán
Thủ
quỹ
Thủ
kho
KT
tiêu
thụ
NV
KT
phát
sinh
Lưu
trữ,
bảo
quản
Đơn
đặt
hàng
hoặc
HĐKT
HĐ
GTGT,
phiếu
XK
Lập
phiếu

thu
Thu
tiền
Xuất
hàng
Ghi
sổ
16
Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên
ngành
Sơ đồ 2.2. Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ
bán hàng trả chậm
Hàng ngày, căn cứ vào hóa đơn Giá trị gia tăng, Kế toán tiến hành kiểm
tra tính hợp lệ, hợp pháp rồi đối chiếu với Phiếu xuất kho về số lượng rồi ghi vào
sổ chi tiết doanh thu TK511, sổ chi tiết TK 511 tập hợp các nghiệp vụ theo trình
tự thời gian.
Căn cứ vào sổ Nhật ký chung, kế toán tổng hợp kiểm tra đối chiếu với các
sổ tổng hợp chi tiết doanh thu và có nhiệm vụ vào sổ cái TK 511. Cuối tháng,
cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau
khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi
tiết được dùng để lập các Báo cáo Tài chính.
Các chứng từ của công ty luôn được lập đúng và đủ theo quy định và trình
tự ghi sổ cho phần hành kế toán doanh thu bán hàng của công ty tuân theo sơ đồ
dưới đây:
SV: Lê Thúy Hằng Lớp: Kế toán 49D
KH Phòng
kinh
doanh
KT
thanh

toán
Thủ
kho
KT
tiêu
thụ
NV
KT
phát
sinh
Lưu
trữ,
bảo
quản
Đơn đặt
hàng
hoặc
HĐKT
HĐ
GTGT,
phiếu
XK
Viết
giấy
nợ
Xuất
hàng
Ghi
sổ
17

Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên
ngành
Sơ đồ 2.3. Quy trình ghi sổ kế toán doanh thu bán hàng
SV: Lê Thúy Hằng Lớp: Kế toán 49D
Hóa đơn GTGT
Nhật ký chung
Sổ cái TK 511
Bảng cân đối số
phát sinh
Báo cáo tài chính
NK bán
hàng
Sổ chi tiết
doanh thu
Bảng TH chi
tiết doanh thu
18
: ghi hàng ngày
: đối chiếu kiểm tra
: ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
kỳkỳ
Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên
ngành
2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu
Công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt áp dụng tính thuế
GTGT phải nộp theo phương pháp khấu trừ, nên doanh thu bán hàng chưa tính
thuế GTGT và sử dụng hóa đơn GTGT.
Hàng ngày, căn cứ và Hóa đơn GTGT nhận được, kế toán tiến hành hạch
toán chi tiết cho từng hàng hóa.
Số hiệu tài khoản sử dụng: TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp

dịch vụ.
Ví dụ: một số nghiệp vụ phát sinh trong kỳ
Ngày 1/3/2011, xuất 40 hộp RYME cho Nhà thuốc tư nhân - 26 Thợ
Nhuộm với đơn giá 218.000 đồng.
Ngày 1 /3/2011, xuất 10 hộp Krodonin 125mg cho Phòng khám Bs.Vũ Hải
với đơn giá 409.090 đồng.
Ngày 1/3/2011, xuất 50 hộp Flunide Cream cho công ty Dược phẩm Âu
Mỹ với đơn giá 68.200 đồng.
Ngày 2/3/2011, xuất 36 hộp RYME 250mg cho Nhà thuốc tư nhân - 26
Thợ Nhuộm với đơn giá 218.000 đồng.
……
Với các nghiệp vụ phát sinh kế toán sử dụng các hóa đơn giá trị gia tăng
và ghi vào các sổ kế toán liên quan. Hóa đơn giá trị gia tăng là chứng từ của đơn
vị xác nhận số lượng, chất lượng, đơn giá và số tiền bán hàng cho người mua.
Hóa đơn là căn cứ để người bán ghi sổ doanh thu và các sổ kế toán liên quan, là
chứng từ cho người vận chuyển hàng trên đường, lập phiếu nhập kho, thanh toán
tiền hàng ghi sổ kế toán. Khi bán hàng cho khách người bán hàng viết hóa đơn
SV: Lê Thúy Hằng Lớp: Kế toán 49D
19
Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên
ngành
Giá trị gia tăng, được viết làm 3 liên, được đánh số theo thứ tự trong quyển hóa
đơn mà công ty mua tại cơ quan thuế, 3 liên có nội dung giống nhau.
- Liên 1: Lưu lại quyển hoá đơn gốc
- Liên 2: giao cho khách hàng
- Liên 3: Giao cho kế toán bán hàng
Hàng hoá của công ty được bán ra tại văn phòng công ty do nhân viên
phòng kinh doanh phụ trách bán hàng, tại cửa hàng do nhân viên bán hàng phụ
trách và cung ứng hàng hoá cho khách hàng, hàng hoá bán ra đã được kiểm tra
kỹ và được các dược sỹ hướng dẫn khách hàng sử dụng sản phẩm.

SV: Lê Thúy Hằng Lớp: Kế toán 49D
20