Nghiên cứu về dữ liệu đặc tả dùng cho quản lý văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước

1

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ





CHU THỊ THẮM





NGHIÊN CỨU VỀ DỮ LIỆU ĐẶC TẢ DÙNG CHO
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƢỚC



Chuyên ngành: Hệ thống thông tin

Mã số: 60.48.01.04


LUẬN VĂN THẠC SĨ: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

NGƢỜI HƢỚNG DẪN: TS. PHÙNG VĂN ỔN






HÀ NỘI – 2014
2




LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan Luận văn thạc sĩ: " Nghiên cứu về dữ liệu đặc tả dùng cho
quản lý văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nƣớc" là công trình nghiên cứu
của cá nhân Tôi dƣới sự hƣớng dẫn của thầy giáo TS Phùng Văn Ổn. Các số liệu
trong luận văn là số liệu trung thực, không sao chép toàn văn và đƣợc chỉ rõ
nguồn trích dẫn trong tài liệu tham khảo.

Hà Nội, ngày 4 tháng 6 năm 2014
Học viên


Chu Thị Thắm
3

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới các thầy giáo, cô giáo Trƣờng Đại học
Công nghệ - Đại học Quốc Gia Hà Nội đã tận tình giảng dạy và truyền đạt cho
Tôi những kiến thức và kinh nghiệm trong suốt quá trình học tập tại Trƣờng.
Đặc biệt Tôi xin chân thành cảm ơn thầy giáo TS Phùng Văn Ổn, Văn
phòng Chính phủ đã quan tâm và hƣớng dẫn tận tình cho Tôi trong suốt quá
trình làm luận văn thạc sĩ. Nhờ có sự chỉ bảo và những ý kiến đóng góp quý báu
của Thầy giúp Tôi có thể hoàn thành tốt luận văn thạc sĩ này.
Cuối cùng, Tôi xin chân thành cảm ơn gia đình, bạn bè luôn động viên,
khuyến khích Tôi trong suốt quá trình học tập và hoàn thành luận văn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


4

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN 1
MỤC LỤC 4
DANH MỤC BẢNG 5
DANH MỤC HÌNH 6
Chƣơng 1. DỮ LIỆU ĐẶC TẢ 10
1.1. Các khái niệm và định nghĩa 10
1.2.Các chuẩn mực tham khảo áp dụng 11
1.3.Ứng dụng metadata cho quản lý văn bản ở một số nƣớc 13
Chƣơng 2. MÔ HÌNH THỰC THỂ VÀ CÁC HOẠT ĐÔNG QUẢN LÝ VĂN
BẢN TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƢỚC 23
2.1. Khung pháp lý hiện hành quy định về văn bản, văn bản điện tử 23
2.2. Hiện trạng sử dụng hệ thống quản lý văn bản trong các cơ quan nhà nƣớc
28

2.3.Mô hình hoá hoạt động quản lý văn bản trong các cơ quan nhà nƣớc 36
Chƣơng 3. DỮ LIỆU ĐẶC TẢ DÙNG CHO QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƢỚC 44
3.1. Hệ thống quản lý văn bản 44
3.2. Dữ liệu đặc tả quản lý văn bản 45
3.3.Tra cứu văn bản dựa trên dữ liệu đặc tả 59
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 74
DANH MỤC CÔNG TRÌNH KHOA HỌC CỦA TÁC GIẢLIÊN QUAN ĐẾN
LUẬN VĂN 75
TÀI LIỆU THAM KHẢO 76

5

DANH MỤC BẢNG
Bảng 1.1 Chuẩn metadata của chính phủ Úc 14
Bảng 1.2 Metadata lƣu trữ bản ghi của Chính phủ Úc phiên bản 2.0 16
Bảng 2.1 Tình hình triển khai hệ thống Quản lý văn bản điều hành tại các Bộ, cơ
quan ngang Bộ 30
Bảng 2.2 Hiện trạng trao đổi văn bản trên môi trƣờng mạng 33
Bảng 2.3 Phân tầng lớp thực thể Agent 39
Bảng 2.4 Phân tầng lớp thực thể Record 40
Bảng 2.5 Phân tầng lớp thực thể Business 41
Bảng 3.1 Tập các yếu tố dữ liệu đặc tả tạo lập văn bản 49
Bảng 3.2 Tập các yếu tố dữ liệu đặc tả lƣu trữ văn bản 52
Bảng 3.3 Các sự kiện đối với một văn bản điện tử 53
Bảng 3.4 Các trƣờng thuộc tính lƣu vết sự kiện đối với bản ghi 57
Bảng 3.5 Danh sách các tài liệu sau khi loại bỏ các từ không cần thiết 62
Bảng 3.6 Danh sách từ điển 63
Bảng 3.7 Danh sách đảo ngƣợc 64
Bảng 3.8 Minh họa chuyển đổi sang giá trị hệ cơ số 8 của các ký tự 65

Bảng 3.9 Cấu trúc của Block signature 66
Bảng 3.10 Các từ chủ chốt đƣợc lƣu trữ cùng các bitvector 67
Bảng 3.11 Bảng chỉ mục các trƣờng thuộc tính 72

6

DANH MỤC HÌNH
Hình 2.1 Biểu đồ tỉ lệ trung bình số đơn vị thuộc, trực thuộc các Bộ, cơ quan
ngang Bộ đã triển khai, sử dụng hệ thống Quản lý văn bản điều hành năm 2011-
2012 32
Hinh 2.2 Biểu đồ tỉ lệ trung bình văn bản đi/đến đƣợc chuyển hoàn toàn qua môi
trƣờng mạng tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ năm 2011-2012 35
Hình 2.3 Mô hình hóa hoạt động nghiệp vụ 36
Hình 2.4 Phân tầng lớp thực thể 38
Hình 3.1 Kế thừa metadata 45
Hình 3.2 Sự tác giữa các thực thể 53
Hình 3.3 Danh sách các tài liệu 62

7

MỞ ĐẦU

I. Sự cần thiết
Ngày nay Công nghệ thông tin (CNTT) đã trở thành yếu tố quan trọng
xây dựng thành công nền hành chính điện tử, phục vụ đắc lực cho công cuộc
công nghiệp hóa, hiện đại hóa tại Việt Nam. Trong những năm gần đây, việc ứng
dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc (CQNN)
đƣợc quan tâm, chỉ đạo, đầu tƣ cơ sở hạ tầng kỹ thuật, phát triển một số ứng
dụng cơ bản trong quản lý, điều hành và các cơ sở dữ liệu phục vụ cho các
ngành kinh tế - xã hội, bƣớc đầu thực hiện có hiệu quả và thu đƣợc những kết

quả nhất định.
Sự bùng nổ của CNTT-TT song hành với sự gia tăng chóng mặt của thông
tin, nội dung số trong cơ quan nhà nƣớc, các quy trình nghiệp vụ hành chính
cũng dần đƣợc tin học hóa, việc tạo lập cơ sở dữ liệu từ các tài liệu/hồ sơ giấy
phục vụ cho các hoạt động nghiệp vụ của mình đã và đang đƣợc các Bộ/Ngành
và các địa phƣơng rất quan tâm. Bên cạnh đó, nhu cầu chia sẻ dữ liệu, trao đổi
thông tin và tƣơng tác giữa các hệ thống thông tin và giữa các cơ quan, tổ chức
ngày càng tăng để tránh lãng phí tài nguyên, tiết kiệm thời gian. Do văn bản là
công cụ hiệu quả đƣợc sử dụng trong mối quan hệ tƣơng tác giữa các cơ quan
nhà nƣớc với nhau, do đó đòi hỏi cần phải có các giải pháp thích hợp để giúp các
cơ quan quản lý các nguồn thông tin, văn bản một cách khoa học, phục vụ việc
chỉ đạo, điều hành, hỗ trợ ra quyết định, truy cứu trách nhiệm, lƣu trữ Một
trong các giải pháp mà chính phủ điện tử của các nƣớc đang dùng là sử dụng
Metadata, hay còn gọi là dữ liệu đặc tả hoặc siêu dữ liệu. Dữ liệu đặc tả này là
thông tin về vị trí văn bản, ngƣời sở hữu văn bản, lịch sử hoạt động của văn bản,
quyền truy nhập văn bản Các thông tin này gọi là metadata quản lý văn bản.
Metadata quản lý bao gồm tất cả các thông tin về văn bản, về tác nhân
(con ngƣời hoặc tổ chức), về nghiệp vụ đƣợc sử dụng để quản lý các văn bản
phát sinh ra trong quá trình hoạt động của cơ quan. Metadata quản lý là một phần
không tách rời trong việc quản lý văn bản, phục vụ một loạt các chức năng và mục
đích. Metadata đảm bảo tính xác thực, độ tin cậy, tính tiện dụng và toàn vẹn qua
thời gian. Trong suốt sự tồn tại của văn bản, các lớp mới của metadata sẽ đƣợc bổ
sung, điều này có nghĩa là dữ liệu đặc tả tiếp tục tích lũy qua thời gian, thông tin
liên quan đến bối cảnh của việc quản lý văn bản và quy trình nghiệp vụ trong đó
các văn bản đƣợc sử dụng. Metadata có thể đƣợc sử dụng trong nhiều mục đích
khác nhau để cơ quan/tổ chức xác định, xác thực, mô tả, tìm kiếm, và quản lý các
8

nguồn tài nguyên của họ một cách có hệ thống sao cho thỏa mãn đƣợc các yêu cầu
của các hoạt động nghiệp vụ của cơ quan.

Tuy nhiên, đại đa số các cơ quan nhà nƣớc ta hiện nay, khi xây dựng hệ
thống quản lý văn bản, các khái niệm và chuẩn mực về metadata quản lý văn
bản chƣa đƣợc quan tâm đầy đủ và chính xác nên các hệ thống văn bản đƣợc
xây dựng tại các cơ quan nhà nƣớc đều có nhiều mặt hạn chế cả về quản lý dữ
liệu cũng nhƣ trao đổi dữ liệu. Hiện tại, có Thông tƣ 24/2011/TT-BTTTT của Bộ
Thông tin và Truyền thông Quy định về việc tạo lập, sử dụng và lƣu trữ dữ liệu
đặc tả trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà
nƣớc; Nghị định 64/2007/NĐ-CP của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin
trong hoạt động của cơ quan nhà nƣớc đã có quy định về dữ liệu đặc tả, tuy nhiên,
việc quy định trong Nghị định mới chỉ ở mức đƣa ra định nghĩa, khái niệm về dữ
liệu đặc tả mà chƣa có quy định cụ thể về việc tạo lập dữ liệu đặc tả cho quản lý
văn bản. Vì vậy, việc xây dựng và đƣa ra quy định về metadata cho quản lý văn
bản của cơ quan nhà nƣớc tại Việt Nam là rất cần thiết, đảm bảo sự thống nhất sử
dụng giữa các cơ quan nhà nƣớc nhằm phục vụ tốt cho việc tìm kiếm thông tin
của tổ chức, cá nhân, bảo đảm sự trao đổi và duy trì nguồn thông tin giữa các cơ
quan nhà nƣớc.
I. Phạm vi nghiên cứu của đề tài
Các hoạt động chính đối với văn bản nói chung và văn bản điện tử nói
riêng bao gồm: tạo lập, lƣu trữ, xử lý và trao đổi văn bản. Trong phạm vi nghiên
cứu của đề tài sẽ đi sâu vào phân tích hai công đoạn tạo lập và lƣu trữ văn bản,
là hai hoạt động tạo nên hạ tầng cơ sở dữ liệu để thực hiện các thao tác và hoạt
động khác trên dữ liệu. Do vậy, đề tài chỉ tập chung vào tìm hiểu metadata cho
công đoạn tạo lập và lƣu trữ văn bản phục vụ cho việc quản lý, truy cập, tìm
kiếm các văn bản của cơ quan nhà nƣớc.
II. Nội dung các chƣơng
Chƣơng 1 – DỮ LIỆU ĐẶC TẢ: Giới thiệu các khái niệm và định nghĩa,
một số chuẩn metadata và ứng dụng metadata cho quản lý văn bản ở một số
nƣớc trên thế giới.
Chƣơng 2 - MÔ HÌNH THỰC THỂ VÀ CÁC HOẠT ĐÔNG QUẢN LÝ
VĂN BẢN TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƢỚC: Đƣa ra khung pháp lý hiện

hành quy định về văn bản, văn bản điện tử; Hiện trạng sử dụng hệ thống quản lý
văn bản trong các cơ quan nhà nƣớc và mô hình hóa hoạt động quản lý văn bản
trong các cơ quan.
9

Chƣơng 3 - DỮ LIỆU ĐẶC TẢ DÙNG CHO QUẢN LÝ VĂN BẢN
ĐIỆN TỬ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƢỚC: Trình bày dữ liệu đặc tả
(metadata) cho quản lý văn bản điện tử: Dữ liệu đặc tả tạo lập, lƣu trữ văn bản
điện tử; Tra cứu văn bản điện tử dựa trên metadata.


10

Chƣơng 1. DỮ LIỆU ĐẶC TẢ

1.1. Các khái niệm và định nghĩa
1.1.1. Văn bản
Văn bản là thông tin đƣợc tạo ra, nhận đƣợc, sửa đổi tƣờng minh bởi cơ
quan hoặc cá nhân tuân thủ các yêu cầu nghiệp vụ của cơ quan.
1.1.2. Văn bản số (Văn bản điện tử)
Văn bản số là dữ liệu số đƣợc hình thành một cách tƣờng minh từ các
hoạt động của cơ quan nhà nƣớc hoặc đƣợc tạo ra từ việc số hóa tài liệu gốc
(scan từ giấy). Văn bản số là đơn vị tài liệu của cơ sở dữ liệu.
1.1.3. Hệ thống văn bản
Hệ thống văn bản là tập hợp các văn bản đƣợc tổ chức và đƣợc quản lý.
1.1.4. Lập chỉ mục ngƣợc (revert indexing)
Lập chỉ mục ngƣợc là quá trình tạo lập các điểm truy nhập để lấy ra bản
ghi hoặc của thông tin trong hệ thống.
1.1.5. Metadata
Metadata là những thông tin mô tả các đặc tính của dữ liệu nhƣ nội dung,

định dạng, chất lƣợng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá
trình tìm kiếm, truy nhập, quản lý và lƣu trữ dữ liệu (Thông tư số 24/2011/TT-
BTTTT).
1.1.6. Hồ sơ
Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc,
một đối tƣợng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Cơ quan, tổ
chức, cá nhân. (Trích Điều 2, Luật lưu trữ).
1.1.7. Kho dữ liệu số
Kho dữ liệu số là nơi lƣu trữ các dữ liệu văn bản điện tử, có khả năng truy
cập dữ liệu theo các nghi thức chuẩn, dữ liệu có thể đƣa vào và lấy ra dễ dàng.

Trong luận văn này, các thuật ngữ “Văn bản„,“Hệ thống văn bản„ được xem là
tương đương với thuật ngữ „Bản ghi“, „Hệ thống bản ghi“. Do vậy, việc dùng
thuật ngữ „văn bản“ hay „bản ghi“ và thuật ngữ „hệ thống văn bản“ hay „hệ
11

thống bản ghi“ là được hiểu như nhau.
1.2. Các chuẩn mực tham khảo áp dụng
ANSI/NISO Z 39.85-2001 Chuẩn Dublin Core (Tập yếu tố Dublin Core
đƣợc Tổ chức Chuẩn Quốc tế ̣(ISO) chấp thuận ngày 26 tháng 2 năm 2003).
Dublin Core là chuẩn dùng để mô tả dữ liệu trong các thẻ siêu dữ liệu
nhằm khai thác các tài liệu trong thƣ viện và trên các web thông qua internet.
Tập hợp yếu tố dữ liệu đặc tả Dublin Core này đƣợc gọi là “cốt lõi” (core) vì nó
đƣợc thiết kế đơn giản và chỉ bao gồm 15 yếu tố mô tả cốt lõi nhất. Các yếu tố
siêu dữ liệu Dublin Core có những ƣu điểm sau:
+ Tạo lập và sử dụng dễ dàng: Cho phép những ngƣời không chuyên
nghiệp có thể tạo các bản ghi mô tả đơn giản cho các tài nguyên thông tin và
truy xuất chúng trên môi trƣờng mạng một cách dễ dàng.
+ Ngữ nghĩa dễ hiểu, sử dụng đơn giản: Việc khai thác thông tin trên

mạng internet diện rộng thƣờng gặp trở ngại bởi những sự khác nhau về thuật
ngữ và sự mô tả thực tế. Dublin Core Metadata giúp những ngƣời dò tìm thông
tin không chuyên có thể tìm thấy vấn đề mình quan tâm bằng cách hỗ trợ một
tập hợp các phần tử thông dụng mà ngữ nghĩa của chúng đƣợc hiểu phổ biến.
+ Phạm vi phổ biến: Tập hợp các phần tử Dublin Core Metadata lúc đầu
đƣợc phát triển bằng tiếng Anh, nhƣng hiện nay nó đƣợc câp nhật thêm với
khoảng 25 ngôn ngữ khác nhau.
+ Tính mở rộng: Những nhà phát triển Dublin Core đã cung cấp một cơ
chế cho việc mở rộng tập các phần tử Dublin Core, phục vụ nhu cầu khai thác
các tài nguyên bổ sung. Các phần từ Metadat từ những tập các phần tử khác
nhau có thể liên kết với metadata của Dublin Core. Điều này cho phép các tổ
chức khác nhau có thể dùng các phần tử Dublin Core để mô tả thông tin thích
hợp cho việc sử dụng tài nguyên trên Internet.
+ Giúp nâng cao độ chính xác của định chỉ số
+ Có khả năng liên tác (Interoperability), sử dụng lẫn nhau
+ Mở rộng thuận lợi
Mỗi yếu tố Dublin Core đƣợc đặt tên (Element Name) và quy định nhãn
(label) để sử dụng ghi vào trong thẻ meta. Mỗi yếu tố đƣợc định nghĩa cụ thể để
mô tả đối tƣợng và có chú thích rõ ràng. Yếu tố dữ liệu đặc tả là thuộc tính đƣợc
sử dụng để mô tả tài nguyên thông tin. Mỗi yếu tố dữ liệu đặc tả có thể có một
hoặc nhiều yếu tố con. Các yếu tố siêu dữ liệu Dublin Core bao gồm:
12

(1) Nhan đề (Title): Nhan đề của tài liệu
(2) Tác giả (Creator): Tác giả của tài liệu, bao gồm cả tác giả cá nhân và tác
giả tập thể.
(3) Chủ đề (Subject): Chủ đề tài liệu đề cập dùng để phân loại tài liệu. Có thể
thể hiện bằng từ, cụm từ/(Khung chủ đề), hoặc chỉ số phân loại/ (Khung
phân loại).
(4) Tóm tắt (Description): Tóm tắt, mô tả nội dung tài liệu. Có thể bao gồm

tóm tắt, chú thích, mục lục, đoạn văn bản để làm rõ nội dung
(5) Nhà xuất bản (Publisher): Nhà xuất bản, nơi ban hành tài liệu có thể là tên
cá nhân, tên cơ quan, tổ chức, dịch vụ
(6) Tác giả phụ (Contributor): Tên những ngƣời cùng tham gia cộng tác đóng
góp vào nội dung tài liệu, có thể là cá nhân, tổ chức
(7) Ngày tháng (Date): Ngày, tháng ban hành tài liệu. Có thể dùng chuẩn ISO
8601 (
(8) Loại (kiểu) (Type): Mô tả bản chất của tài liệu. Dùng các thuật ngữ mô tả
phạm trù kiểu: trang chủ, bài báo, báo cáo, từ điển
(9) Khổ mẫu (Format): Mô tả sự trình bày vật lý của tài liệu, có thể bao gồm;
vật mang tin, kích cỡ độ dài, kiểu dữ liệu (.doc, .html, .jpg, xls, phần
mềm )
(10) Định danh (Identifier): Các thông tin về định danh tài liệu, các nguồn
tham chiếu đến, hoặc chuỗi ký tự để định vị tài nguyên: URL (Uniform
Resource Locators) (bắt đầu bằng http://), URN (Uniform Resource
Name), ISBN (International Standard Book Number), ISSN (International
Standard Serial Number), SICI (Serial Item & Contribution Identifier),
(11) Nguồn (Resource): Các thông tin về xuất xứ của tài liệu, tham chiếu đến
nguồn mà tài liệu hiện mô tả đƣợc trích ra/tạo ra, nguồn cũng có thể là:
đƣờng dẫn (URL), URN, ISBN, ISSN
(12) Ngôn ngữ (Language): Các thông tin về ngôn ngữ, mô tả ngôn ngữ chính
của tài liệu:
(13) Liên kết (Relation): Mô tả các thông tin liên quan đến tài liệu khác. có
thể dùng đƣờng dẫn (URL), URN, ISBN, ISSN
13

(14) Diện bao quát (Coverage): Các thông tin liên quan đến phạm vi, quy mô
hoặc mức độ bao quát của tài liệu. Phạm vi đó có thể là địa điểm, không
gian hoặc thời gian, tọa độ
(15) Bản quyền (Right): Các thông tin liên quan đến bản quyền của tài liệu

Một số tiêu chuẩn ISO về quản lý bản ghi bằng metadata:
 ISO 23081 - Records Management Processes - Metadata for record
(Quá trình quản lý bản ghi – Dữ liệu đặc tả bản ghi)
 ISO 15489-1, 15489-2 Information and documentation – Record
management (Thông tin và tài liệu – Quản lý bản ghi)
 ISO 15386:2003 - Chuẩn metadata quản lý hệ thống các bản ghi dựa
trên Chuẩn Dublin Core
Đối với tạo lập metadata, Đề tài đã xây dựng Chuẩn metadata quản lý hệ
thống các bản ghi dựa trên Chuẩn Dublin Core ISO 15386:2003 kết hợp với tài
liệu ISO 23081-1, 23081-2 Record management processes – Metadata for record
và dựa trên kinh nghiệm quốc tế trong xây dựng dữ liệu đặc tả (metadata) quản
lý văn bản ở một số nƣớc trên thế giới.
1.3. Ứng dụng metadata cho quản lý văn bản ở một số nƣớc
Ở quy mô quốc gia, các nƣớc Úc, Newzealand, Mỹ, Anh đều nghiên cứu
và đƣa ra các tiêu chuẩn tạo lập và lƣu trữ dữ liệu số sử dụng chung cho đa
ngành, đa lĩnh vực. Cụ thể:
 AGLS Metadata - Chuẩn áp dụng metadata cho chính phủ Úc.
 AGRkMS - Australian Government Recordkeeping Metadata Standard
(Chuẩn metadata lƣu trữ bản ghi chính phủ Úc)
Địa chỉ:
 QRKMS - Queensland Recordkeeping Metadata Standard and
Guideline
 GC RMMS - Government of Canada Records Management Metadata
Standard
Địa chỉ:
 The New Zealand Government Locator Service (NZGLS) Metadata
Element Set
14

Địa chỉ: />documentacao/biblioteca-digital/infraestrutura-do-software/gestao-
de-dados-e-informacao/nzgls-element-set-2-1.pdf
1.3.1. Chuẩn metadata của Chính phủ Úc (AGLS Metadata)
Chính phủ Australia đã xây dựng tập các yếu tố metadata và hƣớng dẫn áp
dụng metadata cho các cơ quan chính phủ, gọi tắt là AGLS metadata, là sổ tay
áp dụng metadata của Chính phủ Australia (Australia Government
implementation Manual: AGLS Metadata), phiên bản 2.0 năm 2006.
Mục đích của việc sử dụng chuẩn AGLS Metadata trong các cơ quan Chính
phủ Australia là bảo đảm mọi ngƣời tìm kiếm thông tin về Chính phủ Australia
trên Web có đƣợc truy cập nhanh và hiệu quả đến các nguồn thông tin. Sử dụng
việc miêu tả chuẩn hóa metadata giúp cho các cơ chế tìm kiếm dựa trên web
thực hiện việc tìm kiếm hiệu quả hơn, bảo đảm mọi ngƣời tìm kiếm thông tin về
chính phủ có đƣợc các kết quả phù hợp và có nghĩa.
Chuẩn AGLS Metadata có 19 yếu tố metadata (như thể hiện trong bảng 1.1)
trong đó sử dụng 15 yếu tố của Dublin Core và đề xuất 04 yếu tố riêng là:
Chức năng (Function),
Tính có sẵn (Availability),
Khán giả (Audience),
Luật định (Mandate).
Bảng 1.1 Chuẩn metadata của chính phủ Úc
Các Yếu tố dữ liệu đặc tả
Quy định áp dụng
Creator
Bắt buộc
Date
Bắt buộc
Description
Bắt buộc
Title
Bắt buộc

Type
Bắt buộc
Subject
Bắt buộc, nếu không có yếu tố Chức năng
(Function)
15

Identifier
Bắt buộc khi mô tả các dữ liệu trực tuyến
(online)
Publisher
Khuyến nghị nên sử dụng.
Coverage
Khuyến nghị nên sử dụng.
Bắt buộc khi phạm vi bao phủ của nội dung tài
liệu không phải là toàn quốc.
Language
Khuyến nghị nên sử dụng.
Bắt buộc khi tài liệu không phải tiếng Anh
Contributor
Tùy chọn
Format
Tùy chọn
Relation
Tùy chọn
Rights
Tùy chọn
Source
Tùy chọn
Các yếu tố thêm so với chuẩn Dublincore

Function
Bắt buộc nếu không có yếu tố Chủ đề
(Subject)
Bắt buộc đối với tài nguyên thứ cấp
Availability
Bắt buộc cho các tài liệu ngoại tuyến (offline)
(không có yếu tố Định danh)
Audience
Khuyến nghị nên sử dụng.
Bắt buộc khi đối tƣợng độc giả của tài liệu
không phải là “tất cả”
Mandate
Tùy chọn

Dựa trên chuẩn về Quản lý bản ghi (ISO 15489) và dữ liệu đặc tả bản ghi
(ISO 23081), Úc đã xây dựng và ban hành Chuẩn metadata lƣu trữ bản ghi của
Chính phủ Úc phiên bản 2.0. Bản chuẩn dữ liệu đặc tả lƣu trữ bản ghi này mô tả
16

thông tin về các bản ghi và các bối cảnh trong đó bản ghi đƣợc thu thập và sử
dụng. Tiêu chuẩn này đƣợc xây dựng dựa trên mô hình đa thực thể, cho phép mô
tả năm thực thể riêng biệt: Bản ghi (Record): Thông tin ở bất kỳ dạng nào đƣợc
tạo ra, nhận đƣợc và duy trì nhƣ bằng chứng của tổ chức hoặc cá nhân, theo sự
ràng buộc pháp lý hoặc trong các giao dịch nghiệp vụ. Một bản ghi có thể bao
gồm một tài liệu điện tử hay giấy hoặc một nhóm tài liệu tổng hợp, Tác nhân
(Agent): Một thực thể pháp nhân, tổ chức hoặc cá nhân chịu trách nhiệm về việc
thực hiện một số hoạt động nghiệp vụ, bao gồm các hành động trên bản ghi;
Nghiệp vụ (Business): Chức năng nghiệp vụ, hoạt động hoặc giao dịch đƣợc
thực hiện hoặc giao cho một tổ chức hoặc các nhân viên của tổ chức; Luật và
các qui định (Mandate): Một nguồn các yêu cầu nghiệp vụ, bao gồm các yêu cầu

lƣu trữ bản ghi và Relationship (Quan hệ): Mối liên hệ giữa hai hay nhiều thực
thể có liên quan trong một nghiệp vụ và/hoặc bối cảnh lƣu trữ bản ghi.
Tập dữ liệu đặc tả lƣu trữ bản ghi bao gồm 26 thuộc tính (Bảng 1.2), trong
đó :
+ 8 thuộc tính là bắt buộc đối với một hoặc nhiều thực thể.
+ 12 thuộc tính là có điều kiện, và sử dụng phụ thuộc vào loại thực thể
đƣợc mô tả và bối cảnh trong đó các thực thể hoạt động.
+ 6 thuộc tính còn lại là tùy chọn, và có thể đƣợc sử dụng trong trƣờng
hợp mô tả chi tiết hơn là cần thiết.
Bảng 1.2 Metadata lưu trữ bản ghi của Chính phủ Úc phiên bản 2.0
TT
Thuộc tính
Định nghĩa
Điều kiện
sử dụng
Đối tƣợng
sử dụng
1
Entity Type
Xác định loại
thực thể đƣợc
mô tả nhƣ:
Record, Agent,
Business,
Mandate hoặc
Relationship.
Conditional
All (Tất cả)
2
Category

Xác định loại
hoặc khối liên
kết cụ thể của
Mandatory
All
17

TT
Thuộc tính
Định nghĩa
Điều kiện
sử dụng
Đối tƣợng
sử dụng
thực thể đƣợc
mô tả nhƣ:
Series đối với
thực thể Record,
Work Group
hoặc Person đối
với thực thể
Agent
3
Identifier
Định danh duy
nhất của thực
thể
Mandatory
All
4

Name
Tiêu đề hoặc tên
đƣợc đặt cho
thực thể
Mandatory
All
5
Date Range
Thời gian bắt
đầu và kết thúc
liên quan đến
thực thể
Mandatory
All
6
Description
Mô tả thực thể
Optional
All
7
Related Entity
Thực thể khác
trong mối quan
hệ
Mandatory
Relationship
8
Change History
Ghi nhận các
thay đổi của các

giá trị thuộc tính
metadata của
thực thể
Conditional
Relationship
9
Jurisdiction
Đặc tả phạm vi
quyền hạn mà
trong đó thực
Optional
Record,
Agent,
Business,
18

TT
Thuộc tính
Định nghĩa
Điều kiện
sử dụng
Đối tƣợng
sử dụng
thể hoạt động,
tồn tại
Mandate
10
Security
Classification
Một nhãn biểu

thị trạng thái bảo
mật của một
Record, mandate
hoặc business
Conditional for
Record,
Mandate
Optional for
Business
Record,
Business,
Mandate
11
Security Caveat
Một cảnh báo
rằng Record
hoặc Mandate
yêu cầu xử lý
đặc biệt, và chỉ
có ngƣời đƣợc
xóa để xem nó
có thể đƣợc truy
cập
Conditional
Record,
Mandate
12
Permissions

Conditional

Agent,
Business
13
Rights
Chính sách và
các yêu cầu liên
quan đến việc sử
dụng và truy cập
vào hồ sơ.
Conditional
Record
14
Contact
Thông tin liên
hệ của tác nhân
Conditional
Agent
15
Position
Tên vị trí đƣợc
nắm giữ
Optional
Agent
16
Language
Ngôn ngữ đƣợc
sử dụng cho một
Conditional for
Record
Record,Age

nt
19

TT
Thuộc tính
Định nghĩa
Điều kiện
sử dụng
Đối tƣợng
sử dụng
bản ghi, hoặc
đƣợc nói hoặc
đƣợc sử dụng
bởi một tác nhân
trong việc thực
hiện hoạt động
nghiệp vụ
Optional for
Agent
17
Converage
Khả năng ứng
dụng thẩm
quyền, hoặc
không gian
và/hoặc chủ đề
thời gian của
thực thể
Optional
Record,

Mandate
18
Key word
Chủ đề của bản
ghi hoặc các
chức năng, hoạt
động của cơ
quan đƣợc ghi
nhận bằng các
văn bản
Conditional
Record
19
Disposal
Thông tin về các
quyền bản ghi
hiện tại và các
hoạt động xử lý
có liên quan đến
bản ghi
Mandatory
Record
20
Formart
Thông tin về
khuôn dạng của
tài liệu số
Conditional
Record
21

Extent
Kích thƣớc vật
Mandatory
Record
20

TT
Thuộc tính
Định nghĩa
Điều kiện
sử dụng
Đối tƣợng
sử dụng
lý hoặc kích cỡ
logic hoặc thời
khoản của bản
ghi
22
Medium
Vật mang vật lý
mà bản ghi số
đƣợc lƣu trữ
Conditional
Record
23
Integrity Check
Phƣơng pháp để
xác định các bít
tạo nên bản ghi
số đã bị thay đổi

trong quá trình
truyền hoặc lƣu
trữ
Conditional
Record
24
Location
Vị trí (vật lý
hoặc hệ thống)
hiện tại của bản
ghi
Conditional
Record
25
Document form
Dạng thức tài
liệu
Optional
Record
26
Precedence
Một cơ chế mà
theo đó tính
nhạy cảm thời
gian hiện tại của
một bản ghi có
thể đƣợc gắn cờ
Optional
Record

Optional: Tùy chọn
Conditional: Có điều kiện
Mandate: Bắt buộc
21

1.3.2. Chuẩn metadata của chính phủ New zealand
Tập các thành tố metadata của New zealand (Phiên bản 2.1) xác định 19
thành tố đƣợc thiết kế để cải thiện việc phát hiện, thấy, truy nhập và tƣơng hỗ
của thông tin và dịch vụ trực tuyến. Các yếu tố này có thể truy nhập đƣợc qua
việc miêu tả chuẩn các nguồn dựa trên We b giúp cho ngƣời sử dụng xác định
thông tin và dịch vụ mà họ yêu cầu.
Tập thành tố metadata của Newzealand phức tạp hơn tập chuẩn Dublin
Core. Tập thành tố có chứa 4 thành tố mới giúp miêu tả nhiều loại nguồn hơn và
cho phép miêu tả đầy đủ các nguồn. Tuy nhiên Tập thành tố metadata của
Newzealand hoàn toàn tƣơng thích với tập yếu tố Dublin Core. Tập các thành tố
này đƣợc chia thành các nhóm có tính: Bắt buộc, bắt buộc có điều kiện, khuyến
nghị nên sử dụng, tùy chọn. Cụ thể
- Có 05 yếu tố thuộc nhóm Bắt buộc là: Ngƣời khởi tạo (Creator), Chức
năng (Function), Chủ đề (Subject), Tên (Title), Dạng (Type).
- Có 03 yếu tố thuộc nhóm Bắt buộc có điều kiện là: Tính có sẵn, Yếu tố
nhận biết, và Nhà xuất bản.
+ Tính có sẵn (Availability): là yếu tố bắt buộc đối với cơ quan, dịch vụ
hoặc tài liệu không trực tuyến; và tùy chọn đối với tài liệu trực tuyến.
+ Yếu tố nhận biết (Identifier): là bắt buộc đối với nguồn trực tuyến,
khuyến nghị nên sử dụng khi có thể. Không sử dụng cho dịch vụ.
+ Ban hành (Publisher): là bắt buộc đối với mọi tài liệu, nhƣng không áp
dụng đối với dịch vụ
- Có 05 yếu tố là khuyến nghị nên sử dụng là: Độc giả (Audience), Ngày
tháng (Date), Miêu tả (Description), Ngôn ngữ (Language), và Luật định
(Mandate).

- Có 06 yếu tố khác là tùy chọn: Ngƣời cộng tác (Contributor), Độ phủ
(Coverage), Định dạng (Format), Quan hệ (Relation), Các quyền (Rights),
Nguồn (Source).
Định nghĩa tóm tắt các yếu tố metadata của New Zealand
1. Tên (Title): Là tên của nguồn
2. Ngƣời khởi tạo (Creator): Là thực thể chịu trách nhiệm chính tạo nội
dung của nguồn.
3. Chủ đề (Subject): Là chủ đề của nội dung nguồn
22

4. Miêu tả (Description): Là giải trình về nội dung của nguồn
5. Nhà xuất bản (Publisher): Là thực thể chịu trách làm cho nguồn trở nên
có sẵn.
6. Ngƣời cộng tác (Contributor): Là thực thể chịu trách nhiệm đóng góp
vào nội dung của nguồn.
7. Ngày tháng (Date): Là ngày tháng liên quan đến sự kiện trong vòng đời
của nguồn.
8. Dạng (Type): Là bản chất hoặc thể loại nội dung của nguồn.
9. Định dạng (Format): Là thể hiện vật lý hoặc số của nguồn.
10. Yếu tố nhận biết (Identifier): là tham chiếu rõ ràng của nguồn trong một
hoàn cảnh cụ thể.
11. Nguồn (Source): Là tham chiếu đến nguồn mà từ đó nguồn hiện tại có
đƣợc.
12. Ngôn ngữ (Language): Là ngôn ngữ về nội dung tri thức của nguồn.
13. Quan hệ (Relation): Là tham chiếu đến nguồn liên quan.
14. Độ phủ (Coverage): Là mở rộng hoặc phạm vi đối với nội dung của
nguồn.
15. Các Quyền (Rights): Là thông tin về quyền đối với nguồn.
Có 04 yếu tố mới so với chuẩn Dublin Core là:
1. Chức năng (Function): Là chức năng hoạt động của tổ chức mà nguồn

liên quan đến.
2. Tính có sẵn (Availability): Thể hiện cách mà nguồn có thể có đƣợc hoặc
thông tin liên hệ để có đƣợc nguồn.
3. Khán giả (Audience): Là tập hợp các thực thể mà nguồn hƣớng đến hoặc
có ích.
4. Luật định (Mandate): Là giấy chứng nhận cụ thể mà nguồn cần có khi
tạo hoặc cung cấp.

23

Chƣơng 2. MÔ HÌNH THỰC THỂ VÀ CÁC HOẠT ĐÔNG QUẢN LÝ
VĂN BẢN TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƢỚC
2.1. Khung pháp lý hiện hành quy định về văn bản, văn bản điện tử
Để tăng cƣờng sử dụng văn bản điện tử trên môi trƣờng mạng phục vụ
công tác QLNN của các CQNN từ Trung ƣơng đến địa phƣơng, góp phần cải
cách hành chính và phát triển Chính phủ điện tử Đảng, Nhà nƣớc đã chỉ đạo triển
khai bằng việc ban hành các văn bản pháp luật thể hiện ý đồ, mục tiêu QLNN và
ý chí, quyền lực của Nhà nƣớc nhằm điều chỉnh các quan hệ thông qua hệ thống
văn bản pháp luật, cụ thể:
- Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XI Đảng Cộng sản Việt Nam
Chiến lƣợc phát triển kinh tế - xã hội 2011 – 2020
- Quyết định 246/2005/QĐ-TTg ngày 06/10/2005 của Thủ tƣớng Chính phủ
về phê duyệt chiến lƣợc phát triển CNTT và truyền thông Việt Nam đến năm
2010 và định hƣớng đến năm 2020
- Quyết định 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 của Thủ tƣớng Chính phủ về
Chƣơng trình quốc gia về ƢD CNTT trong hoạt động của CQNN giai đoạn 2011
– 2015
- Quyết định 1755/QĐ-TTg ngày 22/9/2010 của Thủ tƣớng Chính phủ về
Đề án “Đƣa Việt Nam sớm trở thành nƣớc mạnh về CNTT-TT”
- Chỉ thị 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tƣớng Chính phủ về tăng

cƣờng sử dụng VBĐT trong hoạt động của CQNN
- Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg về tăng cƣờng sử dụng hệ thống thƣ điện tử
trong hoạt động của các cơ quan Nhà nƣớc
- Luật công nghệ thông tin 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006
- Luật lƣu trữ 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011
- Nghị định 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về Ứng dụng
CNTT trong hoạt động của CQNN
- Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về Quy định
chi tiết thi hành một số điều của Luật Lƣu trữ
- Thông tƣ 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về Hƣớng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thƣ lƣu trữ
Xét từ góc độ thể hiện ý đồ, mục tiêu QLNN, Chiến lƣợc phát triển kinh tế -
24

xã hội 2011 – 2020 (
1
) chỉ rõ một trong những biện pháp Nâng cao hiệu lực, hiệu
quả QLNN bảo đảm thực hiện thắng lợi Chiến lƣợc này là Đẩy mạnh việc ứng
dụng CNTT trong quản lý và điều hành của hệ thống hành chính nhà nước các
cấp. Chiến lƣợc phát triển CNTT và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và
định hƣớng đến năm 2020 (
2
) xác định một trong những nội dung chiến lƣợc xây
dựng Chính phủ điện tử là Đảm bảo hệ thống chỉ đạo, điều hành, trao đổi thông
tin thông suốt, kịp thời từ Trung ương đến các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan
thuộc Chính phủ và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; trên 50% các văn
bản được lưu chuyển trên mạng; 100% các cơ quan của Chính phủ có trang
thông tin điện tử với đầy đủ thông tin về hoạt động của cơ quan, pháp luật, chính
sách, quy định, thủ tục hành chính, quy trình làm việc, các dự án đầu tư, đấu thầu

và mua sắm… Chƣơng trình cũng xác định Các dự án ƣu tiên cấp quốc gia về xây
dựng nền tảng cho phát triển Chính phủ điện tử là: Chuẩn hoá hệ thống lưu trữ và
trao đổi thông tin điện tử trong các CQNN; Xây dựng mô hình điển hình đổi mới
và tin học hoá các quy trình điều hành, quản lý hành chính của cơ quan quản lý
hành chính; Chƣơng trình quốc gia về ứng dụng CNTT trong hoạt động của
CQNN giai đoạn 2011 – 2015 (
3
) nhằm cụ thể hóa các Chiến lƣợc trên đã đặt ra
mục tiêu cụ thể trong ứng dụng CNTT trong nội bộ CQNN là 60% các văn bản,
tài liệu chính thức trao đổi giữa các CQNN được trao đổi hoàn toàn dưới dạng
điện tử. Chƣơng trình giao Bộ Thông tin và Truyền thông chủ trì thực hiện 2 dự
án, nhiệm vụ: (1) Hệ thống thông tin quản lý văn bản tích hợp trong toàn quốc
cho các cơ quan Chính phủ; và (2) Hỗ trợ nhân rộng mô hình ƯD CNTT điển
hình cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, cấp quận, huyện (
4
). Đề án “Đƣa
Việt Nam sớm trở thành nƣớc mạnh về CNTT-TT (
5
) cũng cụ thể hóa các Chiến
lƣợc trên trong Ứng dụng hiệu quả CNTT trong CQNN, doanh nghiệp và xã hội
với Nhiệm vụ Triển khai hệ thống quản lý văn bản tích hợp trên toàn quốc phục
vụ việc chỉ đạo điều hành thông suốt từ Trung ương đến địa phương.
Xét từ góc độ thể hiện ý chí, quyền lực Nhà nƣớc nhằm điều chỉnh các quan
hệ thông qua hệ thống văn bản pháp luật, Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày
10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng CNTT trong hoạt động của CQNN đã quy
định: Người đứng đầu CQNN ở các cấp có trách nhiệm chỉ đạo việc ƯD CNTT
vào xử lý công việc, tăng cường sử dụng VBĐT, từng bước thay thế văn bản giấy

1
Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XI Đảng Cộng sản Việt Nam

2
Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg ngày 06/10/2005 của Thủ tƣớng Chính phủ
3
Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 của Thủ tƣớng Chính phủ
4
Phụ lục III - Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 của Thủ tƣớng Chính phủ về
Chƣơng trình quốc gia về ƢD CNTT trong hoạt động của CQNN giai đoạn 2011 - 2015
5
Quyết định số 1755/QĐ-TTg ngày 22/9/2010 của Thủ tƣớng Chính phủ

25

trong quản lý, điều hành và trao đổi thông tin; VBĐT gửi đến CQNN phải được
sao lưu trong hệ thống lưu trữ điện tử; và CQNN có trách nhiệm sử dụng chữ ký
điện tử để xác nhận VBĐT cuối cùng. Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của
Thủ tƣớng Chính phủ về tăng cƣờng sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của
CQNN nêu rõ Thực hiện Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của
Chính phủ về ứng dụng CNTT trong hoạt động của CQNN và các chƣơng trình,
kế hoạch ứng dụng CNTT đã đƣợc Thủ tƣớng Chính phủ phê duyệt, trong thời
gian qua, các CQNN đã nỗ lực ứng dụng CNTT trong công tác quản lý, điều
hành, trao đổi văn bản, tài liệu, hƣớng tới nâng cao hiệu quả hoạt động và bƣớc
đầu đạt đƣợc những kết quả quan trọng. Tuy nhiên, so với các yêu cầu đặt ra, các
CQNN vẫn chƣa tận dụng hiệu quả các điều kiện hiện có để thực sự tạo nên một
môi trƣờng làm việc điện tử hiện đại, minh bạch, giảm giấy tờ, tiết kiệm chi phí,
thời gian. Nhiều CQNN đã đƣợc đầu tƣ hạ tầng kỹ thuật, các hệ thống quản lý văn
bản và điều hành, hệ thống thƣ điện tử, nhƣng phần lớn các văn bản vẫn đƣợc trao
đổi bằng hình thức giấy tờ truyền thống gây lãng phí thời gian và chi phí, công tác
xử lý, điều hành công việc qua mạng của lãnh đạo các cấp rất ít đƣợc thực hiện.
Để khắc phục tình trạng này, nhằm tăng cƣờng sử dụng văn bản điện tử nhƣ một
hoạt động cải cách hành chính, phát triển Chính phủ điện tử, chuyển từ phƣơng

thức làm việc chủ yếu dựa trên giấy sang phƣơng thức làm việc qua mạng với văn
bản điện tử, Thủ tƣớng Chính phủ chỉ thị: Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan
thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng có
trách nhiệm a) Tăng cƣờng sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động nội bộ của
mỗi CQNN, trong đó triển khai việc số hóa các văn bản, tài liệu lưu trữ để phục
vụ việc tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin của cán bộ, công chức, viên chức qua
mạng; b) Tăng cƣờng sử dụng văn bản điện tử trao đổi giữa các CQNN với nhau,
hoặc giữa CQNN với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khác, trong đó
khi gửi hoặc phát hành văn bản giấy các cơ quan phải gửi kèm theo bản điện tử
qua mạng (các loại tài liệu, văn bản hành chính đã đƣợc xác thực bằng chữ ký số
và gửi qua mạng thì không phải gửi thêm văn bản giấy); c) Bảo đảm các điều kiện
sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của CQNN, trong đó bảo đảm các hệ
thống quản lý văn bản và điều hành quản lý, lưu trữ đầy đủ các văn bản điện tử
phục vụ xử lý, điều hành công việc và tra cứu thông tin qua mạng.
Trong thực tế triển khai, các yêu cầu pháp lý và công nghệ, biện pháp áp
dụng cũng đã đƣợc quy định. Điều 38 - Nghị định số 64/2007/NĐ-CP quy định:
văn bản điện tử gửi đến CQNN phải được sao lưu trong hệ thống lưu trữ điện tử;
văn bản điện tử của CQNN phải được đưa vào hồ sơ lưu trữ theo cách bảo đảm
tính xác thực, an toàn và khả năng truy nhập văn bản điện tử đó. Điều này đã chỉ