Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán tại công ty TNHH Máy Xây dựng và Thương mại Việt Nhật

Chuyên đề thực tập chuyên ngành
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
MXD : Máy xây dựng
Vũ Hoàng Giang Lớp: KTTH 21.01
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
TM : Thương mại
BH : Bán hàng
CCDV : Cung cấp Dịch vụ
GTGT : Giá trị gia tăng
KD : Kinh doanh
NN : Nhà nước
QLDN : Quản lý doanh nghiệp
TGNH : Tiền gửi ngân hàng
TK : Tài khoản
TNDN : Thu nhập doanh nghiệp
TNHH : Trách nhiệm hữu hạn
TSCĐ : Tài sản cố định
TSNH : Tài sản ngắn hạn
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU
Sơ đồ 1: Thể hiện các quan hệ thanh toán trong quá trình sản xuất Error:
Reference source not found
Sơ đồ 2: Trình tự hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp
Error: Reference source not found
Vũ Hoàng Giang Lớp: KTTH 21.01
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Sơ đồ 3: Sơ đồ ghi sổ tổng hợp thanh toán với nhà cung cấp theo hình thức
Chứng từ ghi sổ Error: Reference source not found
Sơ đồ 4: Sơ đồ ghi sổ tổng hợp thanh toán với nhà cung cấp theo hình thức
Nhật ký chung Error: Reference source not found
Sơ dồ 5: Sơ đồ ghi sổ tổng hợp thanh toán với nhà cung cấp theo hình thức

Nhật ký – Chứng từ Error: Reference source not found
Sơ đồ 6: Quy trình ghi sổ các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp bằng
máy tính Error: Reference source not found
Sơ đồ 7: Sơ đồ hạch toán lập dự phòng và xử lý nợ phải thu khó đòi Error:
Reference source not found
Biểu 1: Đơn đặt hàng Error: Reference source not found
Biểu 2: Giấy đề nghị tạm ứng Error: Reference source not found
Biểu 3: Phiếu chi Error: Reference source not found
Biểu 4: Giấy thanh toán tạm ứng Error: Reference source not found
Biểu 5: Phiếu thu Error: Reference source not found
Biểu 6: Nội dung cập nhật giấy thanh toán tiền tạm ứng vào máy Error:
Reference source not found
Biểu 7: Ủy nhiệm chi Error: Reference source not found
Biểu 9: Sổ chi tiết công nợ phải trả người bán – Công ty Hòa Phát Error:
Reference source not found
Biểu 10: Sổ chi tiết công nợ phải trả người bán – Chi nhánh Công ty TNHH
Lê Ban Error: Reference source not found
Biểu 11: Giấy đề nghị mua ngoại tệ Error: Reference source not found
Biểu 12: Sổ chi tiết công nợ phải trả người bán – Công ty KOKEN Error:
Reference source not found
Biểu 13. Sổ tổng hợp chi tiết TK 331 Error: Reference source not found
Bảng dự toán thanh toán với khách hàng Error: Reference source not found
Vũ Hoàng Giang Lớp: KTTH 21.01
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
LỜI MỞ ĐẦU
Kế toán là một trong những công cụ quản lý kinh tế chủ yếu của nhà
nước đối với các doanh nghiệp. Cùng với quá trình đổi mới, mở cửa nền kinh
tế, nhà nước ta đang từng bước hoàn thiện công tác kế toán: Ban hành luật kế
toán, sửa đổi bổ sung chế độ kế toán cho phù hợp với tình hình sản xuất kinh
doanh hiện nay, hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện công tác kế toán đúng

với các quy định của Nhà nước, nói chung và bộ tài chính nói riêng… Song
song với sự nỗ lực của nhà nước, các doanh nghiệp cũng tự tổ chức và hoàn
thiện bộ máy kế toán của doanh ngiệp. Bộ máy kế toán không những góp
phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp mà còn góp phần rất lớn
vào ngân sách nhà nước.
Đối với doanh nghiệp thương mại, việc thực hiện lưu thông hàng hóa là
một trong vấn đề cốt lõi quyết định đến sự phát triển của doanh nghiệp. các
hoạt động mua, bán hàng hóa thường xuyên diễn ra, đi kèm với nó là các
nghiệp vụ thanh toán giữa người mua và người bán cũng không ngừng phát
sinh. Vì vậy người quản lý không chỉ quan tâm tới doanh thu, chi phí, lợi
nhuận mà còn luôn luôn phải chú trọng và giải quyết các vấn đề nảy sinh đến
hoạt động thanh toán Hoạt động thanh toán phản ánh mối quan hệ giữa
doanh nghiệp với bên mua và bên bán. Nếu giải quyết tốt mối quan hệ này sẽ
tạo thuận lợi cho quá trình thu mua và tiêu thụ hàng hóa và hơn thế nữa nó tạo
được niềm tin rất lớn cho các bên kinh doanh. Như vậy, có thể nói thanh toán
là một phần hành quan trọng trong mọi doanh nghiệp. Thực hiện tốt công tác
hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán không những đảm bảo tình hình
tài chính lành mạnh, giữ vững uy tín với bạn hàng, với các đối tượng liên
quan, mà còn nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
Tình hình thanh toán không chỉ là mối quan tâm của các bên tham gia
mà còn là chỉ tiêu để các nhà đầu tư, ngân hàng và các cá nhân, tổ chức quan
tâm. Thông qua tình hình thanh toán, các nhà quan tâm có thể nắm bắt được
Vũ Hoàng Giang Lớp: KTTH 21.01
1
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
tình hình tài chính của doanh nghiệp, phân tích xem có đảm vốn lưu động cho
hoạt động kinh doanh hay không hoặc có đủ khả năng tài chính để ký kết các
hợp đồng kinh tế hay không để từ đó tìm ra các biện pháp tạo vốn.
Như vậy có thể nói các nghiệp vụ thanh toán có ý nghĩa vô cùng quan
trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, nó góp phần duy trì sự tồn tại và

phát triển của doanh nghiệp. Do đó, em đã chọn nghiên cứu đề tài: “Kế toán
các nghiệp vụ thanh toán với người bán tại công ty TNHH Máy Xây dựng
và Thương mại Việt Nhật ”. Em mong muốn thông qua đề tài này có thể tìm
hiểu sâu hơn về các nghiệp vụ thanh toán, so sánh thực tế hạch toán tại công
ty với lý thuyết được học và có cái nhìn tổng quan nhất về công tác kế toán tại
công ty và ý nghĩa quan trọng của các nghiệp vụ thanh toán. Đề tài của em
gồm 3 phần:
Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý thanh toán với người bán tại
Công ty TNHH Máy Xây dựng và Thương mại Việt Nhật
Chương 2: Thực trạng kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty
TNHH Máy Xây dựng và Thương mại Việt Nhật
Chương 3: Hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty
TNHH Máy Xây dựng và Thương mại Việt Nhật.
Em xin chân thành cảm ơn cô giáo TS. Bùi Thị Minh Hải và các anh chị
trong Công ty đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp của
mình!
Vũ Hoàng Giang Lớp: KTTH 21.01
2
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
PHẦN 1
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ THANH TOÁN VỚI
NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH MXD&TM VIỆT NHẬT
1.1 Đặc điểm chung về quan hệ thanh toán tại Công ty TNHH
MXD&TM Việt Nhật
Đầu tiên, chúng ta cần hiểu quan hệ thanh toán là một quan hệ kinh tế
xảy ra khi tổ chức kinh tế có quan hệ phải thu, phải trả với khách hàng và nhà
cung cấp của mình về một khoản vay nợ tiền vốn trong hoạt động sản xuất
kinh doanh. Một chu kỳ kinh doanh có được liên tục hay không, quan hệ cung
cầu về vốn trong kinh doanh có cân đối hay không phụ thuộc rất nhiều vào
quan hệ thanh toán của doanh nghiệp.

Các nghiệp vụ thanh toán diễn ra thường xuyên với mật độ khá lớn. Hầu
như trong bất kỳ hoạt động kinh tế nào cũng phát sinh nghiệp vụ thanh toán.
Do đó phải quản lý và theo dõi các nghiệp vụ thanh toán một cách thường
xuyên và liên tục, đảm bảo không bỏ xót khoản phải thu, cũng như khoản
phải trả.
Các nghiệp vụ thanh toán liên quan đến nhiều đối tượng. Bao gồm: nhà
cung cấp, khách hàng, công nhân viên, nhà nước…Vì vậy việc quản lý các
đối tượng thanh toán phải chi tiết, cụ thể, rõ ràng, khoa học và có hệ thống.
Trong quan hệ thanh toán, vai trò của các nghiệp vụ thanh toán với
người bán, người mua, với công nhân viên và các khoản vay chiếm vị trí quan
trọng và có số lượng phát sinh lớn trong hoạt động thanh toán của doanh
nghiệp. Nghiệp vụ thanh toán với người bán là nghiệp vụ thanh toán phát sinh
giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ… Quan hệ thanh
toán với nhà cung cấp có thể được thực hiện theo nhiều phương thức khác nhau.
Quan hệ thanh toán không chỉ là một yếu tố trong hoạt động tài chính
Vũ Hoàng Giang Lớp: KTTH 21.01
3
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
của doanh nghiệp mà còn là cơ sở cho công tác quản lý tài chính của doanh
nghiệp.Việc đảm bảo hoạt động thanh toán được tiến hành một cách linh hoạt,
hợp lý sẽ góp phần nâng cao khả năng thanh toán và hiệu quả tài chính của
doanh nghiệp.
Phương thức thanh toán: Với sự phát triển ngày càng hiện đại cả nền
kinh tế, có rất nhiều phương thức thanh toán tồn tại nhằm đơn giản hóa cho
việc thực hiện hoạt động thanh toán. Các phương thức này được chia làm 2
nhóm cơ bản:
+ Phương thức thanh toán bằng tiền mặt
+ Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt
Ngày nay phương thức thanh toán không dùng tiền mặt được áp dụng
một cách phổ biến hơn vì tiết kiệm thời gian chi phí cung như giảm đáng kể

được lượng tiền lưu thông.
1.2 Đặc điểm người bán tại Công ty TNHH MXD&TM Việt Nhật
Nghiệp vụ thanh toán là quan hệ giữa doanh nghiệp với các khách nợ,
chủ nợ, ngân hàng, các tổ chức tài chính và các đối tác khác về các khoản
phải thu, phải trả, các khoản vay trong quá trình hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp. Một chu kỳ kinh doanh có được liên tục hay không, quan hệ
cung cầu về vốn trong kinh doanh có cân đối hay không phụ thuộc rất nhiều
vào quan hệ thanh toán của doanh nghiệp.
Phân loại đối tượng thanh toán
Căn cứ vào đối tượng thanh toán, các nghiệp vụ thanh toán có thể chia
thành 6 nhóm cơ bản:
- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với Nhà nước: Trong quá trình
hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ của
mình với ngân sách nhà nước về thuế và các khoản khác. Các khoản thanh
toán với ngân sách thuộc quan hệ này có thể khác nhau giữa các doanh nghiệp
tuy nhiên thông thường đó là các khoản thuế phải nộp như: Thuế GTGT, thuế
tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu, thuế môn bài, thuế thu nhập doanh
Vũ Hoàng Giang Lớp: KTTH 21.01
4
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
nghiệp, thuế nhà đất và các khoản phí, lệ phí khác.
- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán: Đây là mối
quan hệ phát sinh trong quá trình mua sắm vật tư, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ
của doanh nghiệp.
- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng: Mối quan hệ
này phát sinh trong quá trình doanh nghiệp tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, lao
vụ, dịch vụ ra bên ngoài. Khi khách hàng chấp nhận mua, chấp nhận thanh
toán khối lượng hàng hóa mà doanh nghiệp chuyển giao hoặc doanh nghiệp
đã đặt trước tiền hàng cho doanh nghiệp sẽ phát sinh quan hệ thanh toán này.
Như vậy quan hệ thanh toán này bao gồm: thanh toán với người mua, thanh

toán với người đặt hàng.
- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các đối tác liên doanh: Đây
là quan hệ phát sinh khi doanh nghiệp có sự liên doanh với các công ty khác.
Các khoản thanh toán này gồm các khoản chi hộ, thu hộ, các khoản thu, nộp
theo nghĩa vụ, các khoản cấp phát.
- Quan hệ thanh toán nội bộ: Là mối quan hệ thanh toán phát sinh trong
nội bộ doanh nghiệp. Thuộc quan hệ này bao gồm quan hệ thanh toán nội bộ
giữa doanh nghiệp với công nhân viên chức (thanh toán lương, thưởng, tạm
ứng, bồi thường vật chất) và quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các
đơn vị nội bộ trong cùng tổng công ty hoặc giữa doanh nghiệp với đơn vị cấp
trên hoặc cấp dưới về các khoản phân phối vốn, chi hộ, thu hộ lẫn nhau, mua
bán nội bộ.
- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các đối tác khác: ngoài các
quan hệ thanh toán trên, trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh,
doanh nghiệp còn phát sinh các mối quan hệ thanh toán khác như quan hệ
thanh toán với ngân hàng, các tổ chức tài chính về các khoản tiền vay, quan
hệ thế chấp, ký cược, ký quỹ, các khoản phải thu, phải trả khác.
Vũ Hoàng Giang Lớp: KTTH 21.01
5
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Thời hạn thanh toán
Là thời gian từ khi bắt đầu diễn ra cho tới khi kết thúc nghiệp vụ thanh
toán. Tùy vào tính chất của doanh nghiệp, phương thức thanh toán, mối quan
hệ giữa các đối tượng thanh toán … mà thời hạn thanh toán khác nhau.
Nói đến thời hạn thanh toán là nói đến thời hạn mà đơn vị mua hàng thực
hiện thanh toán tiền cho bên bán. Trong quan hệ thanh toán có ba loại hình
thanh toán chủ yếu như sau:
- Thanh toán trả trước: Với hình thức thanh toán này, người mua thanh
toán tiền hàng trước khi nghiệp vụ mua- bán hàng thực sự diễn ra. Người bán
sẽ được đảm bảo về mặt tín dụng và khả năng thanh toán của người mua, còn

người mua lại chịu rủi ro hơn khi mà phải trả tiền mà chưa nhận được hàng,
bù lại, sẽ nhận được những ưu đãi về giá mua. Trường hợp này xảy ra khi
nguồn hàng khan hiếm, người mua buộc phải trả trước số tiền mua hàng để
dành được quyền mua.
- Thanh toán trả ngay: Với hình thức thanh toán này, người mua trả tiền
cho người bán ngay sau khi người bán giao hàng. Trường hợp này xảy ra khi
các đối tác còn chưa tin tưởng nhau, hay khi mua những mặt hàng có số lượng
nhỏ. Nếu áp dụng hình thức thanh toán này với tất cả các hóa đơn ở cùng một
thời điểm thì sẽ ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp.
- Thanh toán trả sau: Với hình thức thanh toán này, người mua chỉ giao
tiền cho người bán sau khi đã nhận hàng hóa, dịch vụ được một khoảng thời
gian nhất định. Việc thanh toán sau sẽ làm người bán bị chiếm dụng vốn.
Trường hợp này thường kèm theo một số điều kiện tín dụng, như thời hạn
thanh toán cho phép, thời hạn thanh toán được hưởng chiết khấu, tỷ lệ chiết
khấu thanh toán được hưởng, nhờ đó mà người bán sẽ có thể thu được một
khoản chi phí tài chính… Hơn nữa, với hình thức thanh toán này, người bán
có thể bán được nhiều hàng hơn, khuyến khích người mua mua thêm hàng.
Hiện nay, các doanh nghiệp chủ yếu sử dụng hình thức thanh toán trả sau
Vũ Hoàng Giang Lớp: KTTH 21.01
6
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
và trả trước, trong đó, hình thức trả sau được sử dụng nhiều hơn. Hai hình
thức này đã tạo ra các khoản phải thu, phải trả trong doanh nghiệp.
1.3 Đặc điểm thanh toán với người bán của Công ty
Phương thức thanh toán
Về phưong thức thanh toán, cùng với sự phát triển ngày càng hiện đại
của nền kinh tế, rất nhiều phương thức thanh toán được sử dụng với mục đích
đơn giản hóa, tạo điều kiện cho hoạt động thanh toán. Trong đó, chia ra làm
hai nhóm cơ bản là: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền
mặt.

* Thanh toán bằng tiền mặt:
Là hình thức thanh toán mà trong đó, bên mua xuất tiền mặt ra khỏi quỹ
để thanh toán trực tiếp cho bên bán khi nhận vật tư, hàng hóa, dịch vụ. Hình
thức thanh toán này có ưu điểm là chi phí giao dịch thấp, nhưng chỉ áp dụng
khi khối lượng thanh toán nhỏ, tính chất nghiệp vụ đơn giản, như thanh toán
lương, các nghiệp vụ thanh toán liên quan đến các mặt hàng có giá trị nhỏ.
Hình thức thanh toán này bao gồm:
- Thanh toán bằng tiền mặt VNĐ
- Thanh toán bằng tiền mặt ngoại tệ
Thanh toán bằng thương phiếu, hối phiếu, và các loại giấy tờ có giá trị
tương đương tiền
- Thanh toán bằng vàng bạc, đá quý…
* Thanh toán không dùng tiền mặt:
Phương thức này ngày càng trở thành xu hướng thanh toán hiện nay, rất
đa dạng, có thể kể ra đây gồm:
- Thanh toán bằng ủy nhiệm thu: Là hình thức thanh toán mà chủ tài
khoản với tư cách là bên bán ủy nhiệm cho ngân hàng thu tiền từ khách hàng
hoặc đối tượng khác có tài khoản ở cùng ngân hàng hoặc ngân hàng khác.
- Thanh toán bằng ủy nhiệm chi: Là hình thức thanh toán mà bên mua là
Vũ Hoàng Giang Lớp: KTTH 21.01
7
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
chủ tài khoản phát hành lệnh chi yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển
một số tiền nhất định để trả cho nhà cung cấp.
- Thanh toán bù trừ: Là hình thức thanh toán mà khi hai bên có quan hệ
mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ với vai trò vừa là người mua, vừa là
người bán. Như vậy, một bên vừa là chủ nợ, vừa là khách nợ của bên kia.
Hình thức thanh toán này phải dựa trên cơ sở thỏa thuận, thống nhất giữa hai
bên, và có biên bản đối chiếu công nợ để theo dõi.
- Thanh toán bằng séc: Séc là một loại chứng từ thanh toán do ngân hàng

phát hành cho một số khách hàng có số tiền gửi tại ngân hàng của mình, yêu cầu
ngân hàng trích tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị được hưởng có tên trên
séc. Sec thanh toán bao gồm: sec chuyển khoản, sec bảo chi, sec định mức.
- Thanh toán chuyển tiền: Là hình thức thanh toán đơn giản nhất, trong
đó, bên mua yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định
cho bên bán ở một địa điểm nhất định trong một thời gian nhất định. Việc
chuyển tiền có thể sử dụng trong cả thanh toán quốc tế và thanh toán trong
nước với hai hình thức chủ yếu là: hình thức điện báo (T/T) và hình thức thư
chuyển tiền (M/T).
- Thanh toán bằng tín dụng thư (L/C): L/C là một bản cam kết trả tiền do
ngân hàng phát hành (ngân hàng mở L/C), để trả một số tiền nhất định cho
người xuất khẩu (người thụ hưởng) với điều kiện người đó phải thực hiện đầy
đủ những quy định trong L/C. Các loại thư tín dụng bao gồm:
+ Thư tín dụng có thể hủy ngang: Là loại thư tín dụng mà nhà nhập khẩu
có thể được sửa đổi bổ sung hoặc hủy bỏ tại bất kỳ thời điểm nào mà không
cần thông báo trước cho nhà xuất khẩu.
+ Thư tín dụng không thể hủy ngang: Là loại thư tín dụng mà sau khi đã
được mở thì ngân hàng mở L/C không được sửa đổi, bổ sung hoặc hủy bỏ
trong thời hạn hiệu lực L/C, nếu không có sự đồng ý của nhà xuất khẩu
+ Thư tín dụng không được hủy ngang và có xác nhận: Là loại tư tín
Vũ Hoàng Giang Lớp: KTTH 21.01
8
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
dụng ngoài việc không được hủy ngang lại có thêm yêu cầu được ngân hàng
khác trả tiền theo yêu cầu của ngân hàng mở L/C.
Hình thức thanh toán bằng thư tín dụng được áp dụng thông dụng nhất
hiện nay trong thanh toán quốc tế và được coi là phương thức hữu hiệu nhất
cho cả bên xuất khẩu và nhập khẩu. Ở Việt Nam ít sử dụng hình thức này
trong thanh toán trong nước.
L/C được mở dựa trên những thỏa thuận từ hợp đồng ngoại thương.

Nhưng khi nó đã được mở thì nó là một giao dịch riêng biệt, độc lập với hợp
đồng ngoại thương, trở thành bản cam kết trả tiền của ngân hàng.
- Thanh toán nhờ thu: nhờ thu là nghiệp vụ xử lý của ngân hàng đối với
các chứng từ theo đúng chỉ thị nhận được nhằm cho các chứng từ đó được
thanh toán hay được chấp nhận, chuyển giao khi chứng từ được thanh toán
hay được chấp nhận, chuyển giao chứng từ theo đúng các điều khoản và điều
kiện khác. Căn cứ vào nội dung chứng từ thanh toán gửi đến ngân hàng nhờ
thu mà có hai loại là nhờ thu trơn và nhờ thu kèm chứng từ.
- Phương thức giao chứng từ nhận tiền: Là phương thức thanh toán mà
trong đó tổ chức nhập khẩu trên cơ sở hợp đồng mua bán yêu cầu ngân hàng
bên xuất khẩu mở cho mình một tài khoản ủy thác để thanh toán tiền cho tổ
chức xuất khẩu khi nhà xuất khẩu đầy đủ chứng từ thỏa thuận.
- Phương thức thư ủy thác mua: Là phương thức trong đó ngân hàng bên
nhà nhập khẩu, theo yêu cầu của nhà xuất khẩu, viết thư cho ngana hàng đại
lý tại nước xuất khẩu để yêu cầu ngân hàng này thay mặt mua hộ hối phiếu
của nhà xuất khẩu ký phát cho bên nhập khẩu, ngân hàng đại lý căn cứ vào
những điều khoản quy định của thư ủy thác mà quyết định việc thanh toán
tiền cho nhà xuất khẩu, tức mua hối phiếu. Thông thường khi thực hiện
phương thức này, nhà nhập khẩu phải ký quỹ tại ngân hàng, ngân hàng bên
nhập khẩu phải có tài khoản tiền gửi hoặc tài khoản ký quỹ tại ngân hàng đại
lý ở nước xuất khẩu.
Vũ Hoàng Giang Lớp: KTTH 21.01
9
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
- Thanh toán bằng phương thức ghi sổ: là phương thức thanh toán mà
trong đó tổ chức xuất khẩu hàng hóa cung ứng dịch vụ thì ghi nợ cho bên
nhập khẩu vào một cuốn sổ riêng của mình và việc thanh toán các khoản nợ
được thực hiện trong một thời kỳ nhất định (hàng tháng, quý).
Trên đây là các hình thức thanh toán hiện có tại Việt Nam, các doanh
nghiệp có thể tùy theo điều kiện, đặc điểm của đơn vị mình mà chọn các hình

thức thanh toán sao cho phù hợp, đảm bảo nhu cầu thanh toán an toàn và tiết
kiệm các chi phí lưu thông, bảo quản tiền mặt.
1.4 Tổ chức quản lý thanh toán với người bán của Công ty TNHH
MXD&TM Việt Nhật
Nguyên tắc hạch toán các ngiệp vụ thanh toán
Để theo dõi cính xác kịp thời các nghiệp vụ thanh toán, kế toán cần
quán triệt các nguyên tắc sau:
Nghiệp vụ thanh toán với người bán phát sinh trong quá trình cung ứng
các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất – kinh doanh. Khi sự vận động của
vật tư và tiền tệ không cùng một thời điểm thì sẽ xuất hiện khoản phải thu,
phải trả với người bán.
Phải chi tiết khoản phải thu, phải trả theo từng người bán, không được
phép bù trừ khoản phải thu, phải trả giữa các đối tượng khác nhau (trừ khi có
sự thỏa thuận giữa các đối tượng thanh toán với doanh nghiệp).
Phải tổng hợp tình hình thanh toán với người bán theo tính chất nợ phải
thu hay nợ phải trả trước khi lập báo cáo kế toán.
Đối với các khoản nợ phải thu và nợ phải trả có gốc ngoại tệ thì kế toán
cần theo dõi cả về nguyên tệ và thực hiện quy đổi theo tỷ giá quy định của
doanh nghiệp. Cuối kỳ kế toán phải thực hiện đièu chỉnh số dư theo tỷ giá
thực tế cuối kỳ. Chênh lệch tỷ giá được kết chuyển vào tài khoản chi phí hoặc
doanh thu hoạt động tài chính.
Đồng thời các khoản phải thu và nợ phải trả bằng vàng, bạc, đá quý cần
Vũ Hoàng Giang Lớp: KTTH 21.01
10
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
chi tiết cả về giá trị và hiện vật. Cuối kỳ kế toán cũng phải điều chỉnh số dư
theo giá trị thực tế của vàng, bạc, đá quý.
Tổng hợp chi tiết và báo cáo công nợ cho từng nhà cung cấp, từng khách
hàng được thực hiện theo nguyên tắc không đưộc bù trừ.
* Vai trò của kế toán các nghiệp vụ thanh toán trong công ty

Bất kỳ doanh nghiệp nào hay một cá thể nào khi tiền hành sản xuất kinh
doanh đều nhằm mục đích cuối cùng là tối đa hóa lợi nhuận. Để đạt được mục
đích này phải trải qua nhiều giai đoạn, trong quá trình này xuất hiện các hoạt
động mua bán hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ. Các quan hệ thanh toán cũng xuất
hiện đồng thời với các hoạt động mua bán. Dưới đây là sơ đồ thể hiện mối
quan hệ trong quá trình sản xuất và lưu thông hàng hóa.
Tiền hàng hàng tiền
Sơ đồ 1: Thể hiện các quan hệ thanh toán trong quá trình sản xuất
và lưu thông hàng hóa
Như vậy, các nghiệp vụ thanh toán thể hiện rất rõ trong bất kỳ một giai
đoạn nào của quá trình kinh doanh. Nó đóng vai trò vô cùng quan trọng trong
việc đảm bảo tính ổn định của tùnh hình kinh doanh mà cụ thể hơn là hoạt
động tài chính. Quan hệ thanh toán không đơn thuần chỉ là một hoạt động
trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp mà nó còn là cơ sở co công tác
quản lý tài chính của doanh nghiệp. Bởi vậy, việc thực hiện tốt các hoạt động
thanh toán sẽ góp phần ổn định nền tài chính và nâng cao hiệu quả sử dụng
vốn của doanh nghhiệp.
Bên cạnh đó, kế toán cũng chính là công cụ quản lý hiệu quả đối với các
Vũ Hoàng Giang Lớp: KTTH 21.01
11
TLSX
SLĐ
Thanh toán với
người lao động
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
nghiệp vụ thanh toán cũng như các khoản phải thu, phải trả. Bởi tất cả các
nghiệp vụ phát sinh đều được biểu hiện trên chứng từ, sổ sách, việc quản lý
các khoản thanh toán tất yếu phải thông qua kế toán ghi chép, phản ánh, phân
tích thường xuyên các hoạt động và tình hình thanh toán diễn ra của một
doanh nghiệp. Vì vậy nó trở thành một công cụ hữu hiệu cho các nhà quản trị

trong việc quản lý tài chính của doanh nghiệp mình. Kế toán các nghiệp vụ
thanh toán sẽ cung cấp các thông tin về tình hình thu, chi, nợ đọng của doanh
nghiệp một cách thường xuyên, chính xác, kịp thời nhằm giúp các nhà quản
trị có được cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp mình.
Tóm lại, vai trò của kế toán các nghiệp vụ thanh toán thể hiện rất rõ: ghi
chép, phản ánh các hoạt động thanh toán diễn ra, phân tích tình hình tài chính,
cung cấp thông tin cho ban giám đốc để có thể đưa ra những quyết định kịp thời
nhằm đảm bảo cho sự lành mạnh và cân đối nền tài chính của doanh nghiệp.
* Nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán
Để làm tốt chức năng thông tin và kiểm tra của mình, kế toán phải thực
hiện các nhiệm vụ sau:
Tổ chức ghi chép nhằm theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu, phải trả chi
tiết theo từng đối tượng; từng khoản nợ, từng thời gian (ngắn hạn, dài hạn),
đôn đốc việc thanh toán kịp thời, tránh chiếm dụng vốn lẫn nhau.
Đối với những khách nợ có quan hệ giao dịch mua, bán thường xuyên
hoặc có số dư lớn hơn định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán, kế toán cần tiến
hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn
nợ. Nếu cần, có thể yêu cầu khách hàng xác nhận số nợ bằng văn bản.
Tổ chức hệ thống tài khoản, hệ thống sổ chi tiết, sổ tổng hợp để phản ánh
công nợ phải thu, công nợ phải trả. Đây là đòi hỏi cơ bản của bất kỳ hệ thống
kế toán nào để đảm bảo theo dõi được các nghiệp vụ một cách đầy đủ và
chính xác.
Kế toán phải thực hiện mở đủ sổ kế toán chi tiết thanh toán để theo dõi
Vũ Hoàng Giang Lớp: KTTH 21.01
12
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
từng đối tượng. Căn cứ để mở sổ chi tiết là số lượng người mua, người bán,
các chủ nợ …ít hay nhiều, mật độ giao dịch của từng đối tượng là thường
xuyên hay vãng lai.
Để đảm bảo theo dõi các khoản công nợ hợp lý, kế toán cần phải xây

dựng nguyên tắc, quy trình kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp các nghiệp vụ
thanh toán với người mua, người bán… cho từng lần phát sinh giao dịch cả
về đối tượng, thời hạn và số tiền trong kỳ kế toán nhất định. Nhờ đó đôn
đốc thanh toán nợ và thu hồi các khoản nợ kịp thời, tránh tình trạng chiếm
dụng vốn.
Kế toán cũng cần định kỳ thông tin và kiểm tra tình trạng thanh toán với
khách hàng bằng hệ thống ghi chép trên chứng từ, trên sổ kế toán và trên báo
cáo kế toán. Hơn nữa cũng cần giám sát việc thực hiện các quy định về thanh
toán của doanh nghiệp.
Tổng hợp và cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ từng loại
cho quản lý để có biện pháp xử lý.
Thực hiện tốt các nhiệm vụ nêu trên sẽ giúp hệ thống kế toán của doanh
nghiệp thực hiện tốt vai trò cung cấp thông tin và kiểm tra của mình.
Vũ Hoàng Giang Lớp: KTTH 21.01
13
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN
TẠI CÔNG TY TNHH MXD&TM VIỆT NHẬT
Công ty TNHH MXD&TM Việt Nhật là doanh nghiệp kinh doanh
thương mại, các hoạt động mua bán diễn ra liên tục. Các nghiệp vụ thanh toán
với người mua và người bán cũng xảy ra thường xuyên và đóng vai trò quan
trọng, vì vậy đòi hỏi phải có sự tổ chức công tác kế toán một cách hợp lý và
hiệu quả.
Thị trường của công ty rất lớn, các hoạt động mua, bán hàng hóa không
chỉ diễn ra trong nước mà còn mở rộng bên ngoài nên số lượng khách hàng và
nhà cung cấp khá lớn. Nhà cung cấp bao gồm cả nhà cung cấp trong nước và
nhà cung cấp nước ngoài, còn khách hàng chủ yếu là trong nước vì công ty có
rât ít nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài. Công ty sử dụng việc mã
hóa tên các nhà cung cấp để quản lý dễ dàng hơn. Các khách hàng cũng được

quản lý theo vùng và được mã hóa để quản lý thuận tiện.
Các nghiệp vụ mua bán hàng hóa và dịch vụ đầu vào đều được hạch toán
qua tài khoản trung gian là 331 “phải trả nhà cung cấp” (cả trường hợp thanh
toán trả chậm và thanh toán trả ngay)
Các nghiệp vụ bán hàng và dịch vụ đầu ra đều được hạch toán qua tài
khoản 131 “phải thu của khách hàng” (cả trường hợp khách hàng thanh toán
ngay hoặc chưa thanh tóan).
2.1 Thanh toán bằng tiền mặt
Nhóm chứng từ thanh toán với người bán: Phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng,
giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, hóa đơn mua hàng
Phương thức thanh toán này thường được sử dụng đối với các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh số tiền nhỏ, tính chất nghiệp vụ đơn giản, hai bên đối tác
Vũ Hoàng Giang Lớp: KTTH 21.01
14
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
nằm trong một địa bàn nhỏ hẹp hay thanh toán cho công nhân viên. Đối với
các nghiệp vụ kinh tế có giá trị lớn phương thức này sẽ gây trở ngiạ vì phức
tạp và không đảm bảo an toàn.
2.2 Thanh toán qua ngân hàng
Thực chất của phương thức này là thanh toán qua ngân hàng hoặc các tổ
chức tài chính trung gian khách. Khi sử dụng phương thức thanh toán này sẽ
khắc phục được nhiều nhược điểm của phương thức thanh toán dùng tiền mặt,
nó phù hợp với những nghiệp vụ có quy mô lớn.
* Nguyên tắc quy đổi ngoại tệ và xử lý chênh lệch
Các khoản công nợ bằng ngoại tệ đều được quy đổi ra tiền VNĐ và theo
dõi trên đơn vị tiền tệ là VNĐ, đồng thời cũng được theo dõi giá trị nguyên tệ
trên tài khoản ngoài bảng là TK 007. Việc quy đổi ngoại tệ ra VNĐ đựa trên
tỷ giá thực tế hay tỷ giá bình quân liên ngân hàng. Tỷ giá này được Ngân
hàng ngoại thương Việt Nam thông báo.
Tỷ giá ngoại tệ thường khác nhau giữa thời điểm phát sinh nghiệp vụ và

thời điểm thanh toán, kế toán sẽ tính ra khoản chênh lệch theo công thức sau:
Khoản chênh lệch = (Tỷ giá xuất ngoại tệ - tỷ giá tại ngày phát sinh
giao dịch) *Giá trị của khoản phải trả nhà cung cấp
Khoản chênh lệch tỷ giá này được hạch toán vào doanh thu hoặc chi phí
tài chính. Nếu chênh lệch dương thì ghi chi phí tài chính (Nợ TK 635), nếu
chênh lệch âm thì ghi doanh thu tài chính (Có TK 515).
Cuối kỳ kế toán xem xét lại các khoản phải trả nhà cung cấp và điều
chỉnh chênh lệch tỷ giá ngày cuối kỳ. Khoản chênh lệch được tính theo công
thức sau:
Khoản chênh lệch = (Tỷ giá thực tế thời điểm cuối kỳ - tỷ giá tại ngày
phát sinh giao dịch) * Giá trị của khoản phải trả nhà cung cấp.
Khoản chênh lệch tỷ giá ngày cuối kỳ được ghi vào TK chênh lệch tỷ giá
(TK 4131). Nếu chênh lệch dương thì ghi Nợ TK 4131, nếu khoản chênh lệch
Vũ Hoàng Giang Lớp: KTTH 21.01
15
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
âm thì ghi Có TK 4131.
a. Chứng từ sử dụng
Các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp phát sinh đồng thời với quá
trình mua bán hàng hóa, dịch vụ, xây dựng cơ bản…Vì vậy hệ thống chứng từ
sử dụng trong quá trình hạch toán thanh toán với nhà cung cấp bao gồm:
Nhóm chứng từ mua hàng: Hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ, hóa
đơn GTGT (do nhà cung cấp tính VAT theo phương pháp khấu trừ lập giao
cho), hóa đơn bán hàng thông thường (do nhà cung cấp tính VAT theo
phương pháp trực tiếp lập giao cho), biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa,
biên bản giao nhận TSCĐ, phiếu nhập kho, vận đơn…
Nhóm chứng từ thanh toán với người bán: Giấy báo nợ, ủy nhiểm chi,
giấy đề nghị thanh toán, lệnh chuyển tiền, yêu cầu mở thư tín dụng…
Hợp đồng mua bán: là bản hợp đồng đuược ký kết giữa công ty (bên
mua) và nhà cung cấp để xác định quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên trong

quan hệ mua bán. Trong hợp đồng sẽ quy định rõ số lượng, chất lượng, chủng
loại, hàng hóa, phương thức thanh toán, địa điểm thanh toán và những vấn đề
có liên quan khác.
Hóa đơn GTGT của nhà cung cấp: Khi mua hàng, công ty sẽ được nhà
cung cấp giao cho liên 2 của hóa đơn. Đây là hóa đơn phát hành bởi nhà cung
cấp tính VAT theo phương pháp khấu trừ. Nó là bằng chứng chứng minh
nghiệp vụ kinh tế phát sinh và sự tồn tại của hàng hóa trong công ty, là căn cứ
để kế toán ghi sổ nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Hóa đơn bán hàng thông thường của nhà cung cấp: cũng có vai trò như
hóa đơn GTGT chỉ khác đây là hóa đơn được phát hành bởi nhà cung cấp tính
VAT theo phương pháp trực tiếp.
Vận đơn ( hóa đơn vận chuyển): Là loại hóa đơn do đơn vị vận chuyển
hàng hóa giao cho công ty khi phát sinh nghiệp vụ vận chuyển hàng mua.
Phiếu nhập kho: Do phòng kinh doanh lập thành 2 liên, có chữ ký của
Vũ Hoàng Giang Lớp: KTTH 21.01
16
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
phụ trách nhập kho, thủ kho. Liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 2 thủ kho giữ để
ghi vào thẻ kho sau đó chuyển sang phòng kế toán để ghi sổ kế toán. Phiếu
nhập kho nhằm xác định số lượng vật tư, hàng hóa nhập kho, làm căn cứ ghi
thẻ kho và thanh toán tiền hàng xác định trách nhiệm với người có liên quan
và ghi sổ kế toán.
Biên bản gian nhận TSCĐ: được lập thành 2 bản, mỗi bên (giao, nhận)
giữ một bản chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán và lưu. Biene bản
giao nhận TSCĐ lập cho từng TSCĐ, là căn cứ để giao nhận TSCĐ và kế toán
ghi sổ, thẻ TSCĐ, sổ kế toán liên quan.
Giấy đề nghị tạm ứng: Do người xin tạm ứng viết, được chuyển cho kế
toán trưởng xem xét và ghi ý kiến để thủ trưởng đơn vị duyệt chi. Căn cứ vào
quyết định của thủ trưởng, kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị tạm
ứng và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.

Giấy thanh toán tiền tạm ứng: Là bản liệt kê các khoản thiền đã nhận tạm
ứng và các khoản chi của người nhận tạm ứng, làm căn cứ thanh toán số tiền
tạm ứng và ghi sổ kế toán.
Phiếu chi: Do kế toán tiền mặt lập thành 2 liên, có chữ ký của người lập
phiếu, kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị, thủ quỹ, người nhận tiền. Liên 1
lưu ở nơi lập phiếu, liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ sau đó chuyển đến cho
kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán.
Giấy báo nợ: Khi công ty dùng tiền gửi ngân hàng để thanh toán các
khoản nợ thì ngân hàng phát hành giấy báo nợ và gửi về công ty để thông báo
cho công ty biết tiền của ngân hàng đã được chi ra.
Ủy nhiêmh chi: Do kế toán tiền gửi ngân hàng lập, có chữ ký của kế toán
trưởng, thủ trưởng đơn vị sau đó gửi tới ngân hàng để ngân hàng căn cứ vào
đó chi tiền theo sự ủy nhiệm của công ty. Ủy nhiệm chi được lập thành 4 liên
giao cho ngân hàng, sau khi tiến hành chi tiền theo yêu cầu của công ty, ngân
hàng gửi lại cho công ty 1 liên cùng với giấy báo nợ kèm theo.
Vũ Hoàng Giang Lớp: KTTH 21.01
17
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
* Đối với quá trình mua hàng và thanh toán nước ngoài.
Công ty TNHH MXD&TM Việt Nhật nhập khẩu các mặt hàng máy móc,
thiết bị để tiêu thụ vào thị trường trong nước. Khi tiến hành nhập khẩu trực
tiếp hàng hóa từ nước ngoài về, công ty sử dụng các chứng từ sau:
+ Bộ chứng từ nhập khẩu bao gồm:
Hợp đồng nhập khẩu hàng hóa với công ty nước ngoài
Hóa đơn thương mại (Invoice)
Tờ kê chi tiết (Specification)
Vận đơn đường biển (Bill of lading)
Hóa đơn bảo hiểm (Insuraance policy)
Một số chứng từ khác như: Giấy chứng nhận xuất xứ hàng nhập khẩu,
giấy chứng nhận chất lượng hàng nhập khẩu…

Tờ khai hải quan hàng nhập khẩu và biên lai thuế GTGT hàng nhập khẩu
+ Chứng từ thanh toán với nhà cung cấp bao gồm:
Yêu cầu mở thư tín dụng (thanh toán bằng L/C)
Lệnh chuyển tiền
Giấy báo nợ của ngân hàng
Hợp đồng nhập khẩu hàng hóa với nước ngoài: Là hợp đồng được ký kết
giữa hai bên là nhà cung cấp nước ngoài và công ty, thể hiẹn quyền và trách
nhiệm của mỗi bên trong quan hệ mua bán và kinh doanh hàng nhập khẩu.
Hợp đồng quy định rõ số lượng, chất lượng, chủng loại hàng hóa, phương
thức thanh toán và thời hạn thanh toán, địa điểm thanh toán, và các vấn đề có
liên quan.
Invoice (hóa đơn thương mại): Do nhà cung cấp nước ngoài phát hành và
giao cho công ty. Hóa đơn này là căn cứ để xác định sự tồn tại của nghiệp vụ và
công ty đựa vào đây để thực hiện các nghĩa vụ thanh toán với nhà cung cấp.
Bill of lading (vận đơn đường biển): là hóa đơn do đơn vị vận chuyển
bằng đường biển phát hành gửi tới công ty để xác định các chi phí phát sinh
Vũ Hoàng Giang Lớp: KTTH 21.01
18
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
trong quá trình vận chuyển hàng từ nước ngoài về. Công ty có trách nhiệm chi
trả khoản chi phí này cho công ty vận tải. Hóa đơn này nằm trong bộ chứng từ
nhập khẩu hàng hóa.
Yêu cầu mở thư tín dụng:Việc mở thư tín dụng đã được quy định trong
hợp đòng ký kết với nhà cung cấp nước ngoài. Yêu cầu mở htư tín dụng do
công ty phát hành gửi đến ngân hàng, ngân hàng sẽ mở L/C cho công ty nếu
như công ty có đầy đủ các điều kiện: đã có TK ngoại tệ gửi ở ngân hàng, nếu
chưa có công ty phải tiến hành mua ngoại tệ hoặc vay ngoại tệ ở ngân hàng.
Sau khi nhận được yêu cầu mở thư tín dụng, ngân hàng sẽ gửi một bản L/C
cho công ty để công ty xác nhận. Khi được công ty chấp nhận, ngân hàng gửi
giấy báo Nợ cho công ty để thông báo số tiền trong tài khoản tiền gửi ngân

hàng của công ty đã chuyển vào L/C. Sau khi nghiệp vụ mua hàng diễn ra,
nhà cung cấp gửi bộ chứng từ mua hàng tới ngân hàng để được ngân hàng
thanh toán. Ngân hàng gửi giấy báo về cho công ty để công ty xem xét chấp
nhận thanh toán. Ngân hàng tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp bằng L/C và
gửi giấy báo Nợ về công ty để thông báo việc thanh toán đã được thực hiện.
Lệnh chuyển tiền: Do công ty lập, gửi tới ngân hàng. Ngân hàng dựa vào
lệnh chuyển tiền để tiến hành thanh toán bằng chuyển khoản cho công ty với
nhà cung cấp nước ngoài. Khi thực hiện xong, ngân hàng gửi lại cho công ty
giấy báo Nợ để thông báo tiền trong TK của công ty đã được chi ra.
Các chứng từ trên phải lập theo mẫu quy định của bộ tài chính hoặc sử
dụng theo mẫu đặc thù của doanh nghiệp (đã có sự đồng ý bằng văn bản của
Tổng cục thuế).
b.Tài khoản sử dụng
Khi hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp, kế toán sử
dụng tài khoản 331 “Phải trả người bán”.
TK 331 được chi tiết như sau:
TK 3311 – Phải trả người bán – Phải trả nhà cung cấp trong nước
Vũ Hoàng Giang Lớp: KTTH 21.01
19
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
TK 3312 – Phải trả người bán – Phải trả nhà cung cấp nước ngoài
Nhà cung cấp trong nước: Công ty TNHH Lê Ban, công ty TNHH Nam
Thịnh, Công ty TNHH Song ngư An Phú Việt, công ty TNHH TBPT Quang
Minh, DN tư nhân Quán Mỹ, Công ty TB điện máy Ngọc Hùng, Công ty
TNHH thiết bị phụ tùng Hòa Phát…
Nhà cung cấp nước ngoài:
c. Hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp.
Trình tự hạch toán chi tiết các nghiẹp vụ thanh toán với nhà cung cấp
được thực hiện như sau:
Kế toán mở sổ chi tiết TK 331. Đây là loại sổ theo dõi chi tiết cho từng

nhà cung cấp, từng lần nợ, từng lần thanh toán và số còn phải trả. Mỗi nhà
cung cấp thường xuyên được theo dõi trên một sổ chi tiết, các nhà cung cấp
không thường xuyên được theo dõi trên cùng một sổ. Mẫu sổ chi tiết TK 331
do Bộ tài chính ban hành và hướng dẫn cách thức ghi chép. Riêng đối với nhà
cung cấp nước ngoài được theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán
bằng ngoại tệ để tiện cho việc theo dõi các khoản thanh toán bằng VNĐ và
nguyên tệ. Đối với kế toán thủ công, việc ghi chép vào sổ này được thực hiện
bằng tay; đối với kế toán máy, máy tính sẽ tự động cập nhật vào sổ chi tiết TK
331 từ các chứng từ gốc được nhập vào máy.
Đối với kế toán thủ công: Hàng ngày kế toán ghi chép vào sổ chi tiết TK
331 dựa vào chứng từ và các thông tin liên quan. Cuối kỳ kế toán lập bảng
tổng hợp chi tiết thanh toán với nhà cung cấp trên cơ sở hệ thống sổ chi tiết
TK 331. Trong bảng này, mỗi nhà cung cấp được thể hiện trên một dòng với
các thông tin sau: số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.
Đối với kế toán máy: Hàng ngày kế toán cập nhật các chứng từ vào
chương trình máy tính, sau khi cập nhật đầy đủ thông tin trên chứng từ,
chương trình sẽ tự động tiến hành mở sổ chi tiết cho từng đối tượng nhà cung
cấp. Nếu như làm thủ công thì cuối kỳ mới lập bảng tổng hợp chi tiết dựa trên
Vũ Hoàng Giang Lớp: KTTH 21.01
20
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
các thông tin trên sổ chi tiết TK 331 nhưng do công ty áp dụng kế toán máy
nên bảng tổng hợp chi tiết sẽ được lên bất cứ khi nào có số liệu cập nhật vào
máy. Bảng tổng hợp chi tiết TK 331 là căn cứ để đối chiếu với sổ cái TK 331.
Khi có nhu cầu, kế toán sẽ in ra sổ chi tiết và bảng tổng hợp chi tiết. Khi đến
hạn thanh toán, kế toán thanh toán cùng với nhà cung cấp lập phiếu yêu cầu
thanh toán và chuyển hồ sơ cho kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng để làm
thủ tục thanh toán với nhà cung cấp.
Các thông tin mà kế toán nhập vào máy như sau:
+Tên TK: 331

+Loại: (tăng, giảm, điều chỉnh). Trường hợp mua hàng kế toán sẽ ghi tăng.
+Mã số của nhà cung cấp
+Ngày cập nhật chứng từ vào máy
+Số liệu chứng từ gốc
+Nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh
+Thời hạn thanh tóan
+Giá trị: loại ngoại tệ, nguyên tệ, tỷ giá quy đổi ra VNĐ
+Tài khoản đối ứng
Sau đó máy sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết TK theo từng mã nhà cung cấp.
d.Hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp
Để theo dõi tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả nhà cung cấp kế
toán sử dụng TK 331 – Phải trả người bán. Tài khoản này được mở chi tiết
theo từng đối tượng thanh toán và có kết cấu như sau:
Bên Nợ:
+ Số tiền đã trả cho người bán (kể cả tiền đặt trước)
+ Các khoản chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại
được người bán chấp nhận trừ vào số nợ.
+ Các nghiệp vụ khác phát sinh làm giảm nợ phải trả người bán (thanh
toán bù trừ, nợ vô chủ).
Vũ Hoàng Giang Lớp: KTTH 21.01
21
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Bên Có:
+ Tổng tiền hàng phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư, hàng
hóa, dịch vụ và người nhận thầu XDCB, nhận thầu sửa chữa lớn.
+ Số tiền ứng thừa được người bán trả lại.
+ Các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nợ phải trả người bán (chênh lệch
tăng tỷ giá, điều chỉnh tăng giá tạm tính…)
TK 331 có thể đồng thời vừa có số dư bên Nợ, vừa có số dư bên Có.
Dư Nợ: Phản ánh số tiền ứng trước hoặc trả thừa cho người bán.

Dư Có: Số tiền còn phải trả có người bán, người cung cấp, người nhận thầu.
TK 111,112,311,341 TK 331 TK 152,153,211,213
Thanh toán nợ cho người bán Mua vật tư, TSCĐ hoặc nhận
theo số tiền ứng trước
TK 152,153
T627,641,642
Được nhà cung cấp giảm giá, chiết Mua vật tư dịch vụ sử dụng
Khấu TM, giảm nợ cho quá trình kinh doanh
TK 515 TK 133
Chiết khấu thanh toán được hưỏng

TK 152.153 TK 111,112
Trả lại hàng cho người bán Thu tiền ứng trước lớn hơn giá
trị hàng mua
TK 133
Thuế GTGT của hàng trả lại
TK111,112
Ứng trước tiền mua hàng
Nợ phải trả người bán
không đòi, ghi tăng TN khác
Sơ đồ 2: Trình tự hạch toán các nghiệp vụ thanh tóan với nhà cung cấp
Vũ Hoàng Giang Lớp: KTTH 21.01
22
TK711
Thuế GTGT đầu vào