Phân tích, thiết kế, đánh giá hệ thống quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Cà phê Mê Trang - chi nhánh Khánh Hòa

Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng
SVTH: Trần Thị Hương 1 Lớp 44TH1-Khoa CNTT
LỜI MỞ ĐẦU 2
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 3
Chương 1. 4
I. Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin 4
1. Sự cần thiết của việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin. 4
2. Những bước cơ bản của quá trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin theo phương
pháp Merise. 5
II. Công nghệ phần mềm 7
Chương 2. 10
KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THỰC TẾ. 10
I. Đặc tả hệ thống. 10
II. Đánh giá hệ thống 21
Chương 3. 24
ĐẶC TẢ VÀ XÂY DỰNG CÁC MÔ HÌNH CỦA 24
HỆ THỐNG ĐỀ NGHỊ 24
I. Đặc tả bài toán 24
II. Xây dựng cây chức năng. 26
III. Mô hình quan niệm 28
IV. Mô hình tổ chức dữ liệu 29
V. Mô hình vật lý dữ liệu 30
VI. Mô hình thông lượng. 41
VII. Mô hình quan niệm xử lý. 42
VIII. Mô hình tổ chức xử lý 47
IX. Mô hình vật lý xử lý 52
X. Thiết kế các mẫu giao diện cập nhật và xử lý 57
Chương 4. 61
ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG 61
I. Bảng đánh giá công việc 61
II. Lập lịch biểu 63

Chương 5. 66
KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA ĐỀ TÀI. 66
I. Kết luận 66
II. Hướng phát triển của đề tài 66
TÀI LIỆU THAM KHẢO 67
Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng
SVTH: Trần Thị Hương 2 Lớp 44TH1-Khoa CNTT
LỜI MỞ ĐẦU

Việc ứng dụng máy tính trong công tác quản lý thông tin ở nước ta đã và đang phát
triển rất mạnh. Nhu cầu nắm bắt, trao đổi thông tin nhanh là sự quyết định không nhỏ tới
sự thành công trong kinh doanh của doanh nghiệp. Song song với việc phát triển phần
cứng và sử dụng phần mềm xử lý dữ liệu có sẵn, hiện nay nhiều công ty đã tiến hành tự
xây dựng hoặc tìm mua các chương trình quản lý dữ liệu phù hợp với đặc thù công việc
riêng của mình.
Lâu nay, công việc xây dựng một chương trình quản lý vẫn do các lập trình viên đảm
nhiệm. Họ thường phác thảo cơ sở dữ liệu, sau đó bắt tay vào lập trình ngay. Trong quá
trình lập trình, nếu thấy thiếu thông tin quản lý thì điều chỉnh cơ sở dữ liệu và sửa lại
chương trình. Điều này sẽ làm cho việc xây dựng chương trình trở nên mất thời gian, công
sức, công ty phải chịu phí tổn cao để xây dựng một chương trình có hiệu quả. Để khắc
phục những nhược điểm trên thì trước khi xây dựng một hệ thống phần mềm hoàn chỉnh,
công ty cần xác định được số lượng công việc phải làm, những nhân tố ủng hộ và cản trở
trong quá trình làm việc. Từ đó, đưa ra được dự tính về chi phí tài chính, nguồn nhân lực
và thời gian để xây dựng một hệ thống hoàn chỉnh. Để làm được điều đó thì việc khảo sát,
phân tích và thiết kế hệ thống trước khi xây dựng một chương trình cụ thề là việc rất cần
thiết.
Trong đợt thực tập tốt nghiệp này, với những yêu cầu của đề tài và được sự hướng dẫn
tận tình của thẩy Nguyễn Hữu Trọng, em đã khảo sát, phân tích, thiết kế, đánh giá hệ thống
“Quản Lý Bán Hàng” – đây là hệ thống phần mềm hiện đang được sử dụng trong công việc
kinh doanh tại Công Ty Cồ Phần Cà Phê Mê Trang (Địa chỉ: Số 66 Đường 2/4 TP Nha

Trang - Khánh Hòa; ĐT: 058.831525).
Qua thời gian thực hiện đề tài, em đã giúp em hiểu rõ được tầm quan trọng của việc:
Khảo sát, phân tích, thiết kế một hệ thống, đánh giá chi phí, nguồn nhân lực, thời gian, tài
chính cần bỏ ra và sự thuận lợi, khó khăn khi xây dựng hệ thống cụ thể trong thực tế.
Nhưng do khả năng, thời gian có hạn và chưa có kinh nghiệm lập trình phần mềm quản lý,
nên trong quá trình xây dựng hệ thống em không thể tránh khỏi những sai sót. Em rất
mong được sự đánh giá và góp ý của quý thầy cô cùng toàn thể các bạn.
Em xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Hữu Trọng đã hướng dẫn, chỉ bảo tận tình để
em hoàn thành đề tài này.
Nha Trang, ngày 04 tháng 12 năm 2007.
SVTH: Trần Thị Hương
Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng
SVTH: Trần Thị Hương 3 Lớp 44TH1-Khoa CNTT
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
Nha Trang, ngày tháng 12 năm 2007 .
Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng
SVTH: Trần Thị Hương 4 Lớp 44TH1-Khoa CNTT
Chương 1.
PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN
LÝ VÀ CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM.
I. Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin.
1. Sự cần thiết của việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin.
Trong cuộc sống hàng ngày, để giải quyết một vấn đề nào đó, dù đơn giản hay
phức tạp, nhằm đạt được mục tiêu mong muốn con người luôn tìm cách giải quyết
tối ưu và giải thích, bảo vệ phương pháp của mình bằng những lý luận logic nhất.
Trước khi giải quyết một vấn đề, ta luôn suy xét tất cả các khía cạnh của vấn đề
và nhận định những tình huống có thể xảy ra, đó là công việc phân tích.
Trước mỗi tình huống, mỗi khía cạnh của vấn đề, đưa vào các khả năng và hạn
chế ta đưa ra một hay nhiều phương án để giải quyết, đó là quá trình thiết kế.
Tương tự như đời sống thực, khi quyết định áp dụng tin học để quản lý một hệ

thống thông tin nào đó, ta phải tìm các phương án tốt nhất phù hợp với khả năng
thực hiện của mình. Chính vì vậy, việc phân tích và thiết kế một hệ thống là việc
rất cần thiết.
Hiện nay, phân tích thiết kế hệ thống đã trở thành môn học hàng đầu của chuyên
ngành tin học quản lý. Đây là lĩnh vực, nói đòi hỏi người phân tích (phân tích viên)
không những nắm được phương pháp luận và các kỹ thuật phân tích thiết kế mà còn
phải hiểu biết về môi trường phần mềm quản trị dữ liệu.
Mục đích cuối cùng quả quá trình thiết kế:
- Đạt được những chương trình với chất lượng cao và kết quả có thể tiên đoán được.
- Viết chương trình dễ bảo hành.
- Đơn giản các chương trình và phương pháp lập trình.
Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng
SVTH: Trần Thị Hương 5 Lớp 44TH1-Khoa CNTT
- Kiểm soát và tiên đoán được trong quá trình sản xuất phần mềm.
- Thu ngắn thời gian sản xuất chương trình.
- Giảm thiểu chi phí, nhân sản xuất phần mềm.
2. Những bước cơ bản của quá trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
theo phương pháp Merise.
a. Phân tích hiện trạng.
Để có thể nắm được chi tiết một lĩnh vực dự định Tin học hó, ta cần phải tìm
hiểu, phân tích hiện trạng của nó. Mục tiêu của việc phân tích hiện trạng là trả lời
các câu hỏi:
- Hệ thống đang làm cái gì? Có những công việc gì? Đang quản lý những gì? Tại
sao phải làm những công việc này?
- Những công việc do ai làm? Làm ở đâu? Khi nào làm?
- Mỗi công việc thực hiện như thế nào? Do tổ chức hay nhân viên quy đinh? Mỗi
công việc liên quan tới những dữ liệu nào?
- Chu kỳ, tần suất, khối lượng công việc?
- Đánh giá công việc hiện tại: Tầm quan trọng, thuận lợi khó khăn. Nguyên nhân
nào dẫn tới khó khăn.

Phân tích hiện trạng là một công việc rất quan trọng, nó quyết định sự thành công
của viêc xây dựng hệ thống. Các công việc của phân tích.
- Nghiên cứu hiện trạng hệ thống: Tìm hiểu rõ ràng hiện trạng của hệ thống.
- Đặc tả hệ thống: Sau khi nghiên cứu hiện trạng của hệ thống, cần mô tả hệ thống
dưới ngôn ngữ tự nhiên. Sự đặc tả hệ thống phải đầy đủ chi tiết về dữ liệu và xử
lý.
- Kết luận: Đánh giá ưu khuyết điểm của hệ thống hiện tại qua từng công việc, tiên
đoán trước các nhu cầu cho tương lai và vạch ra hướng giải quyết nhằm thỏa mãn
các nhu cầu đó.
b. Mô hình hóa dữ liệu.
Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng
SVTH: Trần Thị Hương 6 Lớp 44TH1-Khoa CNTT
- Mô hình quan niệm dữ liệu.
Là sự mô tả dữ liệu của hệ thống thông tin độc lập với các lựa chọn môi trường
cài đặt, là công cụ cho phép người phân tích thể hiện dữ liệu ở mức quan niệm. Và
là cơ sở để trao đổi giữa những người phân tích và yêu cầu thiết kế hệ thống.
- Mô hình tổ chức dữ liệu.
Đây là bươc trung gian chuyển đổi giữa mô hình quan niêm dữ liệu (gần với
người sử dụng) và mô hình vật lý dữ liệu (mô hình trong máy tính) để chuẩn bị cho
việc cài đặt hệ thống.
- Mô hình vật lý dữ liệu.
Là mô hình của dữ liệu được cài đặt trên máy tính dưới một hệ quản trị cơ sở dữ
liệu nào đó. Ví dụ: ACCESS, SQL…
c. Mô hình hóa xử lý.
- Mô hình thông lượng
Nhằm xác định các luồng thông tin trao đổi giữa các tác nhân trong hệ thống.
Tác nhân là một người hay một bộ phận tham gia vào hoạt động của hệ thống thông
tin quản lý. Có hai loại tác nhân: tác nhân trong là tác nhân bên trong hệ thống
(được biểu diễn bằng một vòng tròn); tác nhân ngoài là tác nhân bên ngoài hệ thống
(được biểu diễn bằng một hình chữ nhật). Dòng thông tin truyền giữa hai tác nhân

được gọi là thông lượng.
- Mô hình quan niệm xử lý.
Nhằm xác định hệ thống gồm những chức năng gì? Và các chức năng này liên
hệ với nhau như thế nào?
- Mô hình tổ chức xử lý.
Xác định rõ công việc do ai làm, làm ở đâu, khi nào làm và làm theo phương
thức nào?
- Mô hình vật lý xử lý.
Mô hình này trả lời câu hỏi cuối cùng: Các công việc này hoạt động như thế
nào?
Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng
SVTH: Trần Thị Hương 7 Lớp 44TH1-Khoa CNTT
Các chương tiếp theo của đề tài sẽ trình bày các bước tiến hành của việc phân
tích và thiết kế trên một hệ thống quản lý cụ thể trong thực tế.
II. Công nghệ phần mềm.
1. Vai trò của Công nghệ phần mềm.
Công nghệ phần mềm (hay còn gọi là Kỹ nghệ phần mềm) là sự vận dụng thực
tế của những kiến thức khoa học trong việc thiết kế, cấu tạo của phần mềm cũng
như những tài liệu liên quan trong việc phát triển, hoạt động và bảo dưỡng của nó.
Công nghệ phần mềm bao gồm những kiến thức và ứng dụng của những nguyên
tắc, phương pháp và công cụ cho kỹ thuật, quản lý sự phát triển phần mềm.
Nhiệm vụ chính của công nghệ phần mềm là sản xuất ra các sản phẩm phần
mềm. Sản phẩm phần mềm là các phần mềm được phân phối cho khách hàng cùng
với các hồ sơ mô tả phương thức cài đặt và cách thức sử dụng chúng.
2. Các bước trong Quản lý dự án phần mềm.
Để tiến hành một dự án phần mềm thành công, yêu cầu phân tích viên phải hiểu:
Phạm vi công việc cần làm, những rủi ro phải chịu, nguồn nhân lực cần tới, nhiệm
vụ cần hoàn thành, những cột mốc cần theo dõi, công sức (chi phí) phải chi tiêu, và
lịch biểu phải tuân thủ.
- Bắt đầu một dự án phần mềm

Trước khi lập kế hoạch dự án, cần phải thiết lập các mục tiêu và phạm vi của dự
án, xem xét các giải pháp khác, xác định các ràng buộc kĩ thuật và quản lý. Không
cơ sở những thông tin này thì không thể nào xác định được những ước lượng hợp lí
(và chính xác) về chi phí, không thể nào chia nhỏ thực tế các nhiệm vụ dự án, hay
không thể nào xác định được một lịch biểu dự án cung cấp những chỉ dẫn có ý
nghĩa về tiến độ.
- Cách đo và độ đo
Trong phần lớn những cố gắng kĩ thuật, cách đo và độ đo giúp cho ta hiểu được
tiến trình kĩ thuật được dùng để phát triển một sản phẩm và bản thân sản phẩm. Tiến
Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng
SVTH: Trần Thị Hương 8 Lớp 44TH1-Khoa CNTT
trình này được đo theo nổ lực cải thiện nó. Sản phẩm được đo theo nỗ lực tăng chất
lượng của nó.
- Ước lượng
Một trong những hoạt động thử nghiệm trong tiến trình quản lý dự án phần mềm
là việc lập kế hoạch. Khi một dự án phần mềm được lập kế hoạch, cần phải đưa ra
được những ước lượng về công sức con người cần có (thường theo người - tháng),
thời hạn dự án theo tháng ngày (theo thời gian lịch), và chi phí (theo đồng). Nhưng
những việc này được tiến hành như thế nào? Trong nhiều trường hợp ước lượng
được thực hiện bằng cách dùng kinh nghiệm quá khứ xem như hướng dẫn duy nhất.
- Phân tích rủi ro
Bất kì khi nào một chương trình máy tính được xây dựng, luôn có những miền
không chắc chắn. Liệu nhu cầu của khách hàng đã được hiểu rõ chưa? Liệu những
chức năng cần phải thực hiện đã được hoàn thành trước hạn chót của dự án không?
Liệu có những vấn đề kĩ thuật khó khăn hiện bị che khuất bởi cách nhièn hiện tại
không? Liệu những thay đổi thường xuất hiện trong bất kì dự án nàoc có thể làm
cho lịch biểu bị trượt quá đáng không?
- Lập lịch
Mọi dự án phần mềm đều có lịch biểu tiến hành, nhưng không phải tất cả các
lịch biểu đều được tạo ra như nhau.Liệu lịch biểu tiến hóa theo cách riêng của nó

hay theo kế hoạch lập từ trước? Liệu công việc được thực hiện “theo sự mong
muốn” hay theo một tập các nhiệm vụ đã được xác định rõ? Người quản lý chỉ tập
trung vào hạn chót hay đã xác định được người găng và điều phối theo đường găng
này để đảm bảo đạt được hạn chót? Tiến độ có được đo theo “chúng ta đã làm xong
chưa?” hay có một tập các mốc không gian đã được lập sẵn?
- Theo dõi và kiểm soát
Một khi lịch phát triển đã được thiết lập thì hoạt động theo dõi và kiểm soát bắt
đầu. Mỗi nhiệm vụ được ghi trong lịch đều được người quản lý dự án theo dõi. Nếu
nhiệm vụ bị lệch khỏi lịch biểu thì người quản lý có thể dùng một công cụ lập lịch
dự án tự động hóa để xác định tác động của việc trượt lịch lên các mốc trung gian
Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng
SVTH: Trần Thị Hương 9 Lớp 44TH1-Khoa CNTT
và ngày bàn giao toàn bộ. Có thể bố trí lại tài nguyên, có thể đảo lại các nhiệm vụ,
hay (như một sự sắp xếplại cuối cùng) các cam kết bàn giao có thể được sửa đổi lại
để cho phù hợp với vấn đề còn chưa bao quát hết. Theo cách này, việc phát triển
phần mềm có thể được kiểm soát tốt hơn.
Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng
SVTH: Trần Thị Hương 10 Lớp 44TH1-Khoa CNTT
Chương 2.
KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THỰC TẾ.
Giao diện chính của hệ thống quản lý bán hàng trong thực tế:
I. Đặc tả hệ thống.
Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng
SVTH: Trần Thị Hương 11 Lớp 44TH1-Khoa CNTT
Công ty Cổ Phần Cà Phê Mê Trang là một công ty lớn trong lĩnh vực kinh
doanh, buôn bán cà phê tại Việt Nam. Để hỗ trợ cho việc kinh doanh của công ty
được thuận lợi và giảm bớt các thao tác thủ công cho nhân viên trong quá trình nhập
xuất hàng hóa, theo dõi và báo cáo tình hình bán hàng … công ty đã sử dụng phần
mềm Quản Lý Bán Hàng. Đây là phần mềm viết bằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL
và ngôn ngữ lập trình C#. Sau thời gian khảo sát phần mềm tại công ty, em nhận

thấy phần mềm hiện có những chức năng quản lý như sau:
1. Quản lý hàng hóa.
Hàng hóa được quản lý theo nhiều nhóm hàng khác nhau, mã hàng, tên hàng,
đơn vị tính, đơn giá vốn, đơn giá bán, đơn giá giảm (giúp cho người sử dụng có thể
giảm giá cho khách hàng trong các đợt khuyến mãi). Mỗi hàng hóa được đặt một
mã số không trùng nhau gọi là mã hàng hóa để quản lý.
Hàng hóa được cất giữ trong nhiều kho và được quản lý theo từng kho hàng. Mỗi
hàng hóa được quy định số lượng tồn kho tối thiểu để giúp cho người quản lý chủ
động trong việc nhập hàng. Mỗi khi xuất hàng, máy tính sẽ kiểm tra lượng hàng tồn,
nếu ít hơn lượng hàng tồn kho tối thiểu thì sẽ cảnh báo cho người sử dụng. Nếu
lượng hàng tồn kho ít hơn lượng hàng cần xuất, máy tính chỉ cho phép xuất đúng
bằng số lượng hàng đang tồn kho.
Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng
SVTH: Trần Thị Hương 12 Lớp 44TH1-Khoa CNTT
2. Quản lý nhập xuất hàng
- Nhập hàng:
Nghiệp vụ nhập hàng được thể hiện thông qua Phiếu nhập (còn được gọi là Toa
nhập hàng). Phiếu nhập là phiếu thể hiện quá trình nhập hàng của doanh nghiệp từ
các nhà cung cấp hoặc nhập hàng trả lại từ khách hàng. Mỗi phiếu nhập được lập
khi doanh nghiệp nhập hàng từ một nhà cung cấp hay một khách nào đó. Hàng hóa
sau khi lập phiếu nhập sẽ được nhập vào kho hàng.
Các thông tin thể hiện trên Phiếu nhập: Số phiếu, ngày nhập, nhà cung cấp-
khách hàng, kho nhập, lý do nhập, mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị tính, số
lượng, đơn giá mua.
Dưới đây là mẫu Phiếu nhập
(Ghi chú: các số liệu trong mẫu Phiếu nhập ở trên là số liệu giả định)
Mỗi khi phiếu nhập được lập xong, tổng số tiền trên phiếu được máy tính tự động
chuyển thành công nợ của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp hay khách hàng.
- Xuất hàng:
Nghiệp vụ xuất hàng được thể hiện thông qua Phiếu xuất (còn được gọi là Toa

bán hàng). Phiếu xuất là phiếu thể hiện quá trình bán hàng của doanh nghiệp đối với
các khách hàng. Mỗi phiếu xuất được lập khi doanh nghiệp bán hàng cho một khách
hàng nào đó. Hàng hóa sau khi lập phiếu xuất sẽ được xuất khỏi kho hàng.
Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng
SVTH: Trần Thị Hương 13 Lớp 44TH1-Khoa CNTT
Các thông tin cần thể hiện trên Phiếu xuất: số phiếu, ngày xuất, tên nhà cung cấp-
khách hàng, kho xuất, lý do xuất, mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng,
đơn giá bán. Đơn giá bán có thể thấp hơn đơn giá mua.
Dưới đây là mẫu Phiếu xuất
(Ghi chú: các số liệu trong mẫu Phiếu xuất ở trên là số liệu giả định)
Mỗi khi phiếu xuất được lập xong, tổng số tiền trên phiếu được máy tính tự
động chuyển thành công nợ của khách hàng đối với doanh nghiệp.
3. Nhà cung cấp và khách hàng.
Nhà cung cấp là người bán hàng cho doanh nghiệp. Khách hàng là người mua
hàng của doanh nghiệp. Mỗi nhà cung cấp hoặc khách hàng được gắn cho một mã
số không trùng nhau gọi là mã nhà cung cấp hoặc mã khách hàng.
Các thông tin cần quản lý đối với nhà cung cấp, khách hàng là: mã nhà cung cấp
(mã khách hàng), tên, địa chỉ, điện thoại, di động, fax.
Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng
SVTH: Trần Thị Hương 14 Lớp 44TH1-Khoa CNTT
4. Quản lý công nợ nhà cung cấp-khách hàng.
Việc theo dõi công nợ của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp hoặc của khách
hàng đối với doanh nghiệp được máy tính tự động theo dõi. Các nghiệp vụ thu nợ
hoặc trả nợ được thực hiện thông qua Phiếu thu hoặc Phiếu chi theo mẫu dưới đây.
Số: T20052345
PHIẾU THU
Ngày tháng năm
Tên NCCấp/KhHàng:
Mã:
Địa chỉ:

Điện thoại:
Lý do thu:

Số tiền:

(Bằng chữ:
)
Lập phiếuThủ quỹ Thủ trưởng
(ký và ghi rõ họ tên)(ký và ghi rõ họ tên)(ký và ghi rõ họ tên)
Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng
SVTH: Trần Thị Hương 15 Lớp 44TH1-Khoa CNTT
Số: C20052345
PHIẾU CHI
Ngày tháng năm
Tên NCCấp/KhHàng:
Mã:
Địa chỉ:
Điện thoại:
Lý do chi:

Số tiền:

(Bằng chữ:
)
Người nhận Lập phiếuThủ trưởng
(ký và ghi rõ họ tên)(ký và ghi rõ họ tên)(ký và ghi rõ họ tên)
Hệ thống có thiết kế chức năng xem công nợ nhà cung cấp hoặc khách hàng để
giúp người sử dụng có thể đối chiếu quá trình phát sinh công nợ chi tiết trong một
tháng nào đó. Chi tiết công nợ được thể hiện theo mẫu dưới đây (ví dụ cho khách
hàng, đối với nhà cung cấp thì tương tự).

5.
Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng
SVTH: Trần Thị Hương 16 Lớp 44TH1-Khoa CNTT
5. Kiểm kê hàng hóa.
Theo định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý hoặc hàng năm, doanh nghiệp phải tiến
hành kiểm kê hàng hóa trong các kho. Việc kiểm kê này đảm bảo cho số liệu lưu
trong máy tính và trên thực tế được đối chiếu khớp với nhau. Nếu xảy ra trường hợp
thừa hoặc thiếu một số mặt hàng nào đó, chương trình sẽ tự động cập nhật dữ liệu
để đồng bộ dữ liệu trên thực tế và hệ thống. Sau khi tiến hành kiểm kê, máy tính sẽ
căn cứ vào số liệu này để xác định số lượng hàng tồn kho cho kỳ tính toán tiếp theo.
6. Báo cáo tổng hợp.
Trong phần mềm “Quản lý bán hàng doanh nghiệp” có một số báo cáo tổng hợp
giúp cho doanh nghiệp quản lý được tình hình kinh doanh của mình như: Báo cáo
tổng hợp công nợ nhà cung cấp, tổng hợp công nợ khách hàng, báo cáo hàng kiểm
kê thiếu so với tồn kho, báo cáo hàng kiểm kê thừa so với tồn kho, tổng hợp phiếu
kiểm kê hàng hóa, báo cáo nhập xuất tồn theo kho.
Một số mẫu báo cáo điển hình:
Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng
SVTH: Trần Thị Hương 17 Lớp 44TH1-Khoa CNTT
7. Các chức năng hệ thống của chương trình.
- Khóa, mở sổ ngày làm việc.
Đây là chức dành riêng cho người quản trị hệ thống. Sau mỗi ngày làm việc,
người quản trị thực hiện việc khóa sổ với mục đích bảo toàn số liệu, tránh hiện
tượng số liệu bị thay đổi. Nếu muốn thay đổi số liệu người quản trị có thể mớ khóa
và thực hiện thao tác thay đổi.
Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng
SVTH: Trần Thị Hương 18 Lớp 44TH1-Khoa CNTT
- Khóa, mở số tháng năm tính tồn kho.
Chức năng này cũng tương tự như chức năng khóa, mở sổ ngày làm việc nhưng
nó thực hiện sau mỗi tháng.

- Xem nhật ký chương trình.
Chức năng này giúp người quản trị theo dõi được những hoạt động trên phần mềm,
vào khoảng thời gian tùy theo yêu cầu.
Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng
SVTH: Trần Thị Hương 19 Lớp 44TH1-Khoa CNTT
- Phân quyền sử dụng chương trình.
Mỗi người sử dụng phần mềm được cấp một tài khoản và mật khẩu riêng để
đăng nhập vào hệ thống. Mỗi người sử dụng chỉ có thể truy cập đến một số chức
năng nhất định tùy theo nhiệm vụ cụ thể của mình. Người quản trị hệ thống chịu
trách nhiệm quản lý và phân cấp chức năng cho từng người sử dụng, đảm bảo cho
việc thông tin được bảo mật. Người quản trị hệ thống có thể truy cập đến tất cả các
chức năng của chương trình. Khi đăng nhập để khai thác chương trình, phần mềm
phải yêu cầu người sử dụng nhập vào ngày làm việc.
Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng
SVTH: Trần Thị Hương 20 Lớp 44TH1-Khoa CNTT
Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng
SVTH: Trần Thị Hương 21 Lớp 44TH1-Khoa CNTT
II. Đánh giá hệ thống.
1. Ưu điểm của hệ thống.
Các chức năng của phần mềm đã quản lý được các nghiệp vụ nhập hàng, xuất hàng,
đổi (trả) hàng, kiểm kê hàng hóa, theo dõi công nợ của nhà cung cấp, khách hàng,
báo cáo nhập-xuất-tồn, hỗ trợ việc khóa sổ, mở sổ, xem nhật ký chương trình, phân
quyền (chức năng) sử dụng… Với những chức năng trên, phần mềm về cơ bản đã
đáp ứng được các yêu cầu của một phần mềm bán hàng. Tuy vậy, chương trình vẫn
còn một số hạn chế và sai sót cần sửa chữa.
2. Hạn chế của hệ thống.
- Trong hồ sơ quản lý: Nhà cung cấp, khách hàng
Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng
SVTH: Trần Thị Hương 22 Lớp 44TH1-Khoa CNTT
Ta nhận thấy thuộc tính địa chỉ đã không được phân rã (tách) ra thành nhiều

bảng dữ liệu nên dẫn tới hiện tượng bị trùng lắp thông tin.
- Trong quản lý thông tin phiếu thu chi
Thuộc tính lý do cũng chưa được phân rã nên cũng dẫn tới hiện tượng bị trùng lắp
thông tin.
- Giá bán của từng mặt hàng không phải là cố định mà thay đổi theo thời gian nhập
xuất. Do đó, hệ thống hiện tại coi giá cả hàng hóa là một thuộc tính cố định của
hàng hòa là chưa chính xác mà thuộc tính giá phải là thuộc tính biến động.
- Chương trình chưa quản lý được thông tin về hãng sản xuất, Nước sản xuất của
hàng hóa.
- Phần mềm chưa lưu lại số tài khoản của khách hàng và nhà cung cấp để tiện thanh
toán thông qua ngân hàng.
Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng
SVTH: Trần Thị Hương 23 Lớp 44TH1-Khoa CNTT
- Hàng hóa chưa lưu trữ số lượng tồn tối đa để thuận lợi trong việc nhập hàng hóa
về kho.
- Trong quản lý khách hàng và nhà cung cấp chưa quản lý hạn mức nợ cho phép đối
với mỗi khách hàng, nhà cung cấp.
- Khi quản lý kho hàng, hệ thống cũ chưa quản lý tới: người quản lý, điện thoại, địa
chỉ. Thực tế, ta cần phải quản lý các thông trên để thuân lợi trong quá trình nhập
xuất hàng và theo dõi kho hàng.
- Việc thực hiện khóa sổ, mở sổ ngày, tháng, năm làm việc đang còn thực hiện thủ
công. Công việc này nên thiết kế dưới dạng tự dộng để nhánh tình trạng quên khóa
sổ của người trực tiếp quản lý hệ thống.
- Các nhóm chức năng của chương trình tổ chức chưa gọn, chương trình còn phân
thành quá nhiều nhóm chức năng.
- Giao diện của chương trình chưa trực quan, cần thiết kế để thân thiện hơn với
người sử dụng.
Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng
SVTH: Trần Thị Hương 24 Lớp 44TH1-Khoa CNTT
Chương 3.

ĐẶC TẢ VÀ XÂY DỰNG CÁC MÔ HÌNH CỦA
HỆ THỐNG ĐỀ NGHỊ.
I. Đặc tả bài toán.
Để khắc phục những những nhược diểm của hệ thống hiện tại và xây dựng một
hệ thống phần mềm tổng quan hơn. Dựa trên những thông tin đã được quản lý ở hệ
thống cũ, sau đây em xin đưa ra thông tin quản lý cần bổ sung đối với hệ thống đề
nghị.
1. Quản lý hàng hóa.
Mỗi mặt hàng được quản lý các thông tin sau : Tên, nhóm, nơi sản xuất (hãng
sản xuất, nước sản xuất), đơn vị tính, số lượng tồn tối thiểu, số lượng tồn tối đa.
Hàng hóa được cất giữ tại nhiều kho, mỗi kho được quản lý các thông tin sau : Tên
kho, địa chỉ nhà kho (số nhà kho, xã, huyện, tỉnh), điện thoại, Fax, thủ kho (quản lý
kho).
2. Quản lý khách hàng, nhà cung cấp.
Mọi khách hàng, nhà cung cấp của công ty đều được công ty quản lý những
thông tin chính sau : Họ và tên, địa chỉ, số điện thoại (chỉ quản lý 1 số), Fax, số tài
khoản, hạn mức nợ (số tiền nợ cho phép).
Địa chỉ khách hàng, nhà cung cấp : số nhà, xã, huyện, tỉnh, thành phố, quốc gai.
3. Quy trình quản lý bán hàng (đặt, nhập, xuất hàng).
Khi một khách hàng cần mua hàng thì làm một đơn đặt hàng theo mẫu in sẵn
bao gồm: những thông tin đầy đủ về một khách hàng, danh sách mặt hàng đặt mua,
số lượng, đơn giá từng loại (thông qua bảng báo giá của công ty) và ngày nhận
hàng.
Sau đó, đơn đặt hàng được chuyển tới bộ phận kinh doanh để xem xét. Nếu công
nợ của khách hàng còn nợ trễ quá hạn một số tiền quy định thì bộ phận kinh doanh
từ chối bán hàng.
Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng
SVTH: Trần Thị Hương 25 Lớp 44TH1-Khoa CNTT
Khi đơn đặt hàng được chấp nhận, nếu hàng tồn kho đủ thì cung cấp cho khách
hàng theo đơn đặt hàng. Ngược lại, bộ phận kinh doanh làm đơn đặt hàng gửi tới

nhà cung cấp để nhập hàng bổ sung, đồng thời hẹn lại ngày giao hàng cho khách.
Mỗi lần nhập, xuất hàng đều phải làm một phiếu nhập, xuất bao gồm: Thông tin đầy
đủ về khách hàng (nhà cung cấp), danh sách mặt hàng, số lượng, ngày nhập xuất,
đơn giá, ngày hẹn trả tiền. Khi nhận hàng, khách hàng có thể trả tiền ngay hay hẹn
trả tiền theo đợt hay theo ngày qui định.
Khi khách hàng trả tiền, bộ phận kế toán xuất một phiếu nhận tiền (phiếu thu)
trên đó ghi đầy đủ thông tin về khách hàng, số tiền và ngày trả.
Hàng ngày, bộ phận kinh doanh xem xét các đơn đặt hàng, so sánh hàng tồn kho để
làm giấy báo nhận hàng cho khách và đặt hàng cho nhà cùng cấp khi lượng hàng
tồn vượt dưới mức tồn tối thiểu. Đồng thời bộ phận kinh doanh cũng xem xét tình
hình công nợ để làm giấy báo nợ cho khách hàng.
Định kỳ hàng tháng phải làm báo cáo nhập, xuất, tồn hàng hóa trong tháng theo
mẫu đã định.
Tại bất kỳ thời điểm nào, nếu được yêu cầu của người có thẩm quyền thì phải
báo cáo tình hình hàng hóa của từng loại, từng kho, tình hình công nợ chung.
4. Đối với các phi chức năng.
Ta nên thiết kế các chức năng khóa sổ, mở sổ dưới dạng chức năng tự động.
Ví dụ: Cứ vào 18h hàng ngày thì chương trình sẽ tự động khóa sổ ngày làm việc đó.
Và cứ và ngày thứ 26 trong tháng thì chương trình sẽ tự động khóa sổ tháng làm
việc.