BÀI GIẢNG QUẢN LÝ QUY MÔ DỰ ÁN-đại học Mở bán công TPHCM

Biªn so¹n: L u Truong Van, M.Eng (AIT), dùa theo tµi liƯu cđa PMI
1
QUẢN LÝ QUY MÔ DỰ ÁN
Tài liệu lưu hành nội bộ phục vụ cho lớp”Bồi dưỡng kiến thức & kỹ năng
Quản lý dự án xây dựng”
Giảng viên: Lưu Trường Văn, M.Eng
Trung tâm bồi dưỡng nghiệp vụ kế toán (CPA)
Khoa Kinh tế & Quản trò kinh doanh
ĐẠI HỌC MỞ BÁN CÔNG TP.HCM

Biªn so¹n: L u Truong Van, M.Eng (AIT), dùa theo tµi liƯu cđa PMI
2
ĐỊNH NGHĨA

Quản lý quy mô dự án là tiến trình để đảm bảo
rằng dự án đã được thực hiện tất cả các công
việc đã được yêu cầu và chỉ những công việc
được yêu cầu để hoàn thành tốt dự án

Quá trình quản lý quy mô dự án bao gồm:

Khởi đầu (Initiation)

Hoạch đònh quy mô (scope planning)

Đònh nghóa quy mô (scope definition)

Kiểm tra quy mô (scope verification)

Kiểm soát thay đổi quy mô (scope change control)

Biªn so¹n: L u Truong Van, M.Eng (AIT), dùa theo tµi liƯu cđa PMI
3
ĐỊNH NGHĨA

Thuật ngữ “scope=quy mô” có thể đề cập đến:

Quy mô sản phẩm (product scope): các đặc trưng và
chức năng đã được bao gồm trong một sản phẩm
hoặc dòch vụ

Quy mô dự án (project scope): công việc phải làm
để hình thành một sản phẩm những đặc trưng và
chức năng cụ thể

Biªn so¹n: L u Truong Van, M.Eng (AIT), dùa theo tµi liƯu cđa PMI
4
QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ QUY MÔ DỰ ÁN

KHỞI ĐẦU (Initiation)
 Đầu vào (inputs):

Mô tả sản phẩm

Kế hoạch chiến lược

Tiêu chuẩn ựa chọn dự án

Thông tin quá khứ
 Công cụ và kỹ thuật (Tools and techniques):


Phương pháp lựa chọn dự án

Ý kiến chuyên gia (expert judgment)
 Đầu ra (Outputs):

Project charter

Nhận dạng/phân công chủ nhiệm dự án

Các ràng buộc

Các giả đònh

Biªn so¹n: L u Truong Van, M.Eng (AIT), dùa theo tµi liƯu cđa PMI
5
KHỞI ĐẦU (Initiation)
Một dự án thường được xem như là kết quả của một trong những
nội dung sau:

Một nhu cầu thò trường (a market demand): Một công ty dầu mỏ
thực một dự án để xây dựng một nhà máy tinh chế nhằm đáp
ứng nhu cầu thiếu hụt thường xuyên về dầu lửa

Một yêu cầu của khách hàng (a business need): Một công ty
điện lực thực hiện một dự án xây dựng trạm điện mới nhằm phục
vụ cho một khu công nghiệp

Một cải tiến công nghệ (a tecnological advance): Một hảng film
diện tử thực hiện một dự án mới để phát triển một trò chơi điện

tử mới sau khi một film trở nên ăn khách

Một yêu cầu pháp lý (a legal requirement): Một nhà máy sản
xuất sơn thực hiện một dự án để thiết lập một hướng dẫn cho
việc xử lý những chất độc hại

Biªn so¹n: L u Truong Van, M.Eng (AIT), dùa theo tµi liƯu cđa PMI
6
KHỞI ĐẦU (Initiation)
 Đầu vào (inputs):

Mô tả sản phẩm: Chủ dự án sẽ mô tả sản phẩm
sơ bộ

Kế hoạch chiến lược: Tất cả các dự án nên được
hổ trợ của mục đích chiến lựơc của chủ đầu tư

Tiêu chuẩn lựa chọn dự án: lợi nhuận tài chánh,
thò phần, lợi ích công đồng, …

Thông tin quá khứ: Thông tin quá khứ về những
dự án tương tự đã được thực hiện nên được cân
nhắc trong quá trình phê duyệt FS

Biªn so¹n: L u Truong Van, M.Eng (AIT), dùa theo tµi liƯu cđa PMI
7
KHỞI ĐẦU (Initiation)
 Công cụ và kỹ thuật (Tools and
techniques):


Phương pháp lựa chọn dự án: Có 2 phương
pháp được dùng:

Phương pháp đo lường lợi nhuận: phân tích lợi ích
và chi phí, mô hình kinh tế, …

Phương pháp tối ưu hóa các ràng buộc: các mô hình
toán như cây quyết đònh, AHP (Analytic Hierarchy
Process)

Ý kiến chuyên gia (expert judgment): Ý kiến
chuyên gia thường được yêu cầu để đánh giá
đầu vào của tiến trình thực hiện dự án

Biªn so¹n: L u Truong Van, M.Eng (AIT), dùa theo tµi liƯu cđa PMI
8
KHỞI ĐẦU (Initiation)
 Đầu ra (Outputs):

Project charter:

là tài liệu mà thừa nhận một cách chính thức sự tồn tại
của một dự án.

Nó cung cấp cho nhà quản lý sự ủy quyền để áp dụng
các nguồn lực của tổ chức để vận hành dự án

Nhận dạng/phân công chủ nhiệm dự án:

CNDA nên được nhận dạng và phân công trong các giai

đoạn ban đầu của dự án

Chủ nhiệm dự án nên được phân công trước khi bắt đầu
thực hiện kế hoạch dự án.

Biªn so¹n: L u Truong Van, M.Eng (AIT), dùa theo tµi liƯu cđa PMI
9
KHỞI ĐẦU (Initiation)
 Đầu ra (Outputs):

Các ràng buộc (Constraints):

Là những nhân tố mà sẽ giới hạn các chọn lựa của nhóm
QLDA.

Ví dụ: ngân sách đã xác đònh trước là một ràng buộc mà
nó sẽ giới hạn nhóm QLDA trong chọn lựa liên quan đến
quy mô, nhân sự và tiến độ

Khi một dự án được thực hiện theo hợp đồng thì các điều
ện trong hợp đồng chính là các ràng buộc

Các giả đònh (Assumptions):

Là những nhân tố mà sẽ được cân nhắc (cho mục đích
hoạch đònh) sẽ là thực tế, chắc chắn.

Các giả đònh một cách tổng quát bao gồm một mức độ nào
đó của rủi ro

Biªn so¹n: L u Truong Van, M.Eng (AIT), dùa theo tµi liƯu cđa PMI
10
HOẠCH ĐỊNH QUY MÔ (SCOPE PLANNING)

Hoạch đònh quy mô là quá trình phát triển một
báo cáo quy mô đã được viết như là một cơ sở
cho các quyết đònh về dự án ở tương lai, kể cả
các tiêu chuẩn để xác đònh dự án hoàn tất tốt
đẹp

Báo cáo quy mô tạo thành cơ sở cho một hợp
đồng giữa nhóm dự án và khách hàng dự án
bằng cách nhận dạng các mục tiêu và các nội
dung chính (deliverable) của dự án.

Biªn so¹n: L u Truong Van, M.Eng (AIT), dùa theo tµi liƯu cđa PMI
11
HOẠCH ĐỊNH QUY MÔ (SCOPE PLANNING)
 Đầu vào (inputs):

Mô tả sản phẩm

Project charter

Các ràng buộc

Các giả đònh
 Các nội dung này đã được thảo luận ở phần
Initiation

Biªn so¹n: L u Truong Van, M.Eng (AIT), dùa theo tµi liƯu cđa PMI
12
HOẠCH ĐỊNH QUY MÔ (SCOPE PLANNING)
 Công cụ và kỹ thuật (Tools and techniques):

Phân tích sản phẩm:

Phát triển một hiểu biết thấu đáo hơn về sản phẩm của dự án.

Nó bao gồm các kỹ thuật như: kỹ thuật hệ thống, kỹ thuật
đánh giá, phân tích giá trò, phân tích chức năng, quality
function deployment (QFD).

Phân tích lợi ích/chi phí: NPV, IRR, Payback period, …

Nhận dạng các giải pháp có thể: brainstorming, lateral
thingking

Ý kiến chuyên gia

Biªn so¹n: L u Truong Van, M.Eng (AIT), dùa theo tµi liƯu cđa PMI
13
HOẠCH ĐỊNH QUY MÔ (SCOPE PLANNING)
 Đầu ra (Outputs):

Báo cáo quy mô =BCQM (scope statement):

Cung cấp một và tài liệu cho việc ra quyết đònh về dự án
trong tương lai và cho sự xác nhận hoặc phát triển những
hiểu biết chung của quy mô dự án trong vòng các đối tác

(stateholders)

BCQM nên bao gồm: sự cần thiết của dự án (project
justification), một tóm tắt ngắn gọn về miêu tả sản phẩm
(project product), một danh sách tóm tắt của những sản phẩm
phụ mà đánh dấu sự hoàn tất dự án (project deliverables),
các mục tiêu dự án –phải bao gồm: chi phí, tiến độ và tiêu
chuẩn chất lượng (project objectives),

Biªn so¹n: L u Truong Van, M.Eng (AIT), dùa theo tµi liƯu cđa PMI
14
HOẠCH ĐỊNH QUY MÔ (SCOPE PLANNING)
 Đầu ra (Outputs):

Chi tiết phụ (supporting detail): nên bao gồm các tài liệu
của tất cả các giả đònh và ràng buộc đã được nhận dạng

Kế hoạch quản lý quy mô (KHQLQM):

Tài liệu này mô tả làm thế nào quy mô dự án sẽ được quản lý
và làm thế nào các thay đổi quy mô sẽ tích hợp vào trong dự
án.

KHQLQM nên bao gồm: một miêu tả rõ ràng về làm thế nào
các thay đổi của quy mô sẽ được nhận dạng và phân loại.

Nó là một phần của kế hoạch tổng thể dự án

Biªn so¹n: L u Truong Van, M.Eng (AIT), dùa theo tµi liƯu cđa PMI
15

ĐỊNH NGHĨA QUY MÔ (SCOPE DEFINITION)

Đònh nghóa quy mô (ĐNQM) bao hàm sự phân
chia nhỏ hơn của các project deliverables thành
những thành phân nhỏ hơn, dể quản lý hơn để:

Cải thiện sự chính xác của các ước lựơng về chi phí,
thời gian, nguồn lực.

Đònh nghóa cơ sở (baseline) cho đo lường và kiểm
soát sự thực hiện.

Thuận tiện hơn cho sự phân công

ĐNQMâ hợp lý là cơ sở cho dự án thành công

Biªn so¹n: L u Truong Van, M.Eng (AIT), dùa theo tµi liƯu cđa PMI
16
ĐỊNH NGHĨA QUY MÔ (SCOPE DEFINITION)
 Đầu vào (inputs):

Báo cáo quy mô.

Các ràng buộc

Các giả đònh

Thông tin quá khứ
 Các nội dung này đã được thảo luận ở các
phần trước

Biªn so¹n: L u Truong Van, M.Eng (AIT), dùa theo tµi liƯu cđa PMI
17
ĐỊNH NGHĨA QUY MÔ (SCOPE DEFINITION)
 Công cụ và kỹ thuật (Tools and techniques):

WBS tạm thời: Một WBS của dự án tương tự đã thực
hiện có thể được sử dụng như là một WBS tạm thời cho
dự án mới

Sự phân ly (Decomposition):

là một quá trình chia nhỏ hơn nữa các project deliverables
thành các thành phần nhỏ hơn, dể quản lý hơn, mãi cho đến khi
các deliverables đã được xác đònh đủ chi tiết nhằm hổ trợ cho
các hoạt động (activities) trong tương lai (hoạch đònh, thực
hiện, kiểm soát, và kết thúc).

Sự phân ly bao gồm các bước sau: (1) Nhận dạng các phần tử
chính của dự án; (2) Quyết đònh phát triển cấp độ chi tiết hơn
của các phần tử; (3) Nhận dạng các phần tử cấu tạo nên
deliverables; (4) Kiểm ra tính đúng đắn của sự phân chia

Biªn so¹n: L u Truong Van, M.Eng (AIT), dùa theo tµi liƯu cđa PMI
18
ĐỊNH NGHĨA QUY MÔ (SCOPE DEFINITION)
 Đầu ra (Outputs):

WBS: thường được sử dụng để phát triển hoặc
xác nhận một hiểu iết chung về quy mô dự án.


Phần tử thấp nhất của WBS được gọi là Work
Package

Một vài cấu trúc khác:

OBS: Chỉ ra các phần tử công việc đã đựơc phân
công đến đối tác nào

RBS: Một dạng khác của OBS nhằm chỉ ra các công
việc đã được phân công đến ai

Biªn so¹n: L u Truong Van, M.Eng (AIT), dùa theo tµi liƯu cđa PMI
19
KIỂM TRA QUY MÔ (SCOPE VERIFICATION)

Kiểm tra quy mô (KTQM) là quá trình chấp
nhận chính thức quy mô dự án từ phía các đối
tác (nhà tài trợ, chủ dự án, khách hàng …)

KTQM khác với kiểm soát chất lượng:

KTQM liên quan đến việc chấp nhận sơ bộ các kết
quả công việc của tương lai.

Kiểm soát chất lượng thì liên quan đến sự đúng đắn
(correctness) của kết quả công việc

Biªn so¹n: L u Truong Van, M.Eng (AIT), dùa theo tµi liƯu cđa PMI
20

KIỂM TRA QUY MÔ (SCOPE VERIFICATION)
 Đầu vào (inputs):

Kết quả công việc (work results): là một xuất
lượng của sự thực hiện kế hoạch dự án (project
plan executive)

Product documentation:

Các minh chứng bằng tài liệu (kế hoạch,
specifications, bản vẽ, …) phải có sẳn cho mục đích
xem xét

Biªn so¹n: L u Truong Van, M.Eng (AIT), dùa theo tµi liƯu cđa PMI
21
KIỂM TRA QUY MÔ (SCOPE VERIFICATION)
 Công cụ và kỹ thuật (Tools and techniques):

Sự kiểm đònh (inspections): bao gồm những
công việc như là đo lường, kiểm tra, và thử
nghiệm những gì đã làm nhằm xác đònh có hay
chăng các kết quả tuân theo các yêu cầu
(requirements)
 Đầu ra (Outputs):

Chấp nhận chính thức (formal acceptance)

Biªn so¹n: L u Truong Van, M.Eng (AIT), dùa theo tµi liƯu cđa PMI
22
KIỂM SOÁT THAY ĐỔI QUY MÔ (SCOPE

CHANGE CONTROL)

Kiểm soát thay đổi quy mô (KSTĐQM): bao hàm

Sự ảnh hưởng của những nhân tố mà tạo ra sự thay đổi
quy mô để đảm bảo rằng những thay dổi đó là có lợi

Xác đònh rằng một thay đổi quy mô đã xuất hiện

Quản lý các thay đổi thực tế khi và nếu chúng xuất
hiện

KSTĐQM phải được tích hợp hoàn hảo với các
quá trình kiểm soát khác như là: kiểm soát thời
gian, kiểm soát chi phí, …

Biªn so¹n: L u Truong Van, M.Eng (AIT), dùa theo tµi liƯu cđa PMI
23
KIỂM SOÁT THAY ĐỔI QUY MÔ (SCOPE
CHANGE CONTROL)
 Đầu vào (inputs):

WBS

Báo cáo sự thực hiện (performance report): nhằm cung
cấp thông tin về sự thực hiện quy mô, nó cũng cảnh báo
nhóm dự án về những gì mà có thể gây ra vướng mắc
trong tương lai

Yêu cầu thay đổi (Change request): có thể xuất hiện

trong nhiều dạng thức như là nói, viết,…

Hầu hết các yêu cầu thay đổi là kết quả của: sự kiện bên ngoài
(một thay đổi luật của chính quyền), một sai lầm hoặc bỏ sót
trong đònh nghóa quy mô sản phẩm/quymô dự án, một thay đổi
mà gia tăng giá trò.

Kế hoạch quản lý quy mô

Biªn so¹n: L u Truong Van, M.Eng (AIT), dùa theo tµi liƯu cđa PMI
24
KIỂM SOÁT THAY ĐỔI QUY MÔ (SCOPE
CHANGE CONTROL)
 Công cụ và kỹ thuật (Tools and techniques):

Hệ thống kiểm soát thay đổi quy mô
(HTKSTĐQM):

Một HTKSTĐQM đònh nghóa các thủ tục mà theo đó
quy mô dự án cóthể được thay đổi.

Một HTKSTĐQM nên phù hợp với các điều kiện của
hợp đồng

Đo lường sự thực hiện (performance
measurement): Earned value analysis

Kế hoạch hiệu chỉnh (Additional plan)

Biªn so¹n: L u Truong Van, M.Eng (AIT), dùa theo tµi liƯu cđa PMI

25
KIỂM SOÁT THAY ĐỔI QUY MÔ (SCOPE
CHANGE CONTROL)
 Đầu ra (Outputs):

Các thay đổi quy mô (scope changes):

Một thay đổi quy mô là bất cứ sự hiệu chỉnh quy mô dự án đã
được chấp nhận.

Các thay đổi quy mô thường yêu cầu hiệu chỉnh chi phí thời
gian và chất lượng hoặc các mục tiêu hác của dự án

Hành động hiệu chỉnh (Corrective action): Các công việc
nhằm đưa kết quả dự án về gần với kế hoạch đã lập

Các bài học kinh nghiệm (lesson learned): Các nguyên
nhân gây ra sai biệt, các hành động đã thực hiện nên
được tư liệu hóa để mà các thông tin này trở thành các cơ
sở dữ liệu quá khứ cho dự án này và những dự án khác
của chủ đầu tư