Slide Bài thuyết trình phân tích và thiết kế công việc

GVHD: PGS. TS. TRẦN KIM DUNG
NHÓM TRÌNH BÀY:
1.NGUYỄN HỮU QUÝ
2.PHAN KIM NGÂN
3.LÊ THANH HỒNG NGỌC
4.LƯU THỊ NGỌC
5.TRẦN PHAN TÚ MY
PHÂN TÍCH & THIẾT KẾ CÔNG ViỆC
1
NỘI DUNG TRÌNH BÀY
PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
1
THIẾT KẾ CÔNG VIỆC
2
PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG
3
2
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CÔNG VIỆC
Khi tổ chức cần cơ cấu lại
Khi tổ chức cần rà soát theo chu kỳ hoạt động
Khi áp dụng công nghệ mới, phương pháp mới
Khi xuất hiện công việc mới
Khi tổ chức mới thành lập
Khi nào cần
phân tích và
thiết kế công
việc?
3
I. PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
ĐỊNH NGHĨA
-

Điều kiện tiến hành công
việc
-
Trách nhiệm, quyền hạn
-
Điều kiện tiến hành công
việc
-
Trách nhiệm, quyền hạn
-
Phẩm chất
-
Kỹ năng
-
Phẩm chất
-
Kỹ năng
Nghiên cứu
nội dung công
việc
4
LỢI ÍCH CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
Phân tích
công việc
Lương, thưởng
Tuyển dụng
Đào tạo,
phát triển
Đánh giá kết quả thực
hiện công việc

Đánh giá giá trị công
việc
I. PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
5
I. PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
Xác định mục
đích của phân
tích công việc
Bước 1 Bước 2 Bước 3
Thông tin cơ
bản có sẵn.
Lựa chọn các công
việc tiêu biểu
Bước 4 Bước 5 Bước 6
Áp dụng các
phương pháp thu
thập thông tin
Kiểm tra, xác
minh tính chính
xác của thông tin
Xây dựng bảng mô
tả công việc và
bảng tiêu chuẩn
công việc
Các bước tiến hành phân tích công việc
6
I. PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Điều kiện làm việc


Các hoạt động thực tế của nhân viên

Những phẩm chất mà nhân viên cần có

Các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật tại nơi làm
việc

Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc
Những thông tin cần thu thập
7
I. PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Phương pháp
Các phương pháp thu thập thông tin
8
I. PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
Tài liệu cần xây dựng khi phân tích công việc:
Bảng mô tả công việc:

Nhận diện công việc.

Tóm tắt công việc.

Các mối quan hệ trong thực hiện công việc

Chức năng, trách nhiệm trong công việc.

Quyền hạn.

Tiêu chuẩn mẫu.


Điều kiện làm việc.
.
9
BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRỢ LÝ BÁN HÀNG
CHỨC DANH: TRỢ LÝ BÁN HÀNG
MỐI QUAN HỆ: Báo cáo với trưởng phòng kinh doanh
Giám sát hai nhân viên mới
TÓM TẮT
CÔNG VIỆC:
Cung cấp dịch vụ khách hàng phù hợp với chính sách và thủ
tục của cửa hàng, đạt được mục tiêu doanh số bán hàng.
NHIỆM VỤ CHÍNH:
Dịch vụ khách hàng và bán hàng
Quản trị tồn kho và đặt hàng
Liên lạc với các đại diện thương mại
Đào tạo nhân viên bán thời gian.
ĐIỀU KIỆN
LÀM VIỆC:
Làm giờ hành chánh, làm thêm giờ khi cần thiết.
Lương: theo bậc lương của công ty, trên cơ sở căn cứ vào
năng lực và kết quả công việc; Chế độ thưởng theo chế độ
chung của Công ty
10
Tài liệu cần xây dựng khi phân tích công việc:
Bảng tiêu chuẩn công việc:

Trình độ văn hoá, chuyên môn.

Trình độ ngoại ngữ


Kinh nghiệm công tác trong nghề;

Tuổi đời; Sức khoẻ; Ngoại hình.

Kỹ năng làm việc.

Phẩm chất cá nhân.

Các tiêu chuẩn đặc thù khác theo yêu cầu của công việc.
I. PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
11
BẢNG TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC TRỢ LÝ BÁN HÀNG
TRÌNH ĐỘ: Cử nhân ngành kinh tế, thương mại.
Chứng chỉ về hoạt động bán lẻ /chứng chỉ thương mại
NGOẠI NGỮ: Tiếng Anh - Chứng chỉ C hoặc tương đương
KINH NGHIỆM: Có kinh nghiệm ít nhất 1 năm trong ngành bán lẻ
GIỚI TÍNH: Nữ - Ngoại hình dễ nhìn.
YÊU CẦU: Kỹ năng nghe đặt hàng qua điện thoại
Kiến thức cơ bản về trưng bày hàng hoá
Kỹ năng đào tạo huấn luyện nhân viên khác
KỸ NĂNG KHÁC: Kỹ năng giao tiếp, đàm phán tốt.
Khả năng làm việc độc lập tốt
Khả năng làm việc dưới áp lực cao
ĐẶC ĐIỂM
CÁ NHÂN:
Trung thực, nhiệt tình, có trách nhiệm với công việc.
12
Mô tả công việc và
tiêu chuẩn công việc

theo chỉ số KPI
13
II. THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

Khái niệm: Thiết kế công việc là quá trình
kết hợp các phần việc rời rạc lại với nhau để
hợp thành một công việc trọn vẹn nhằm giao
phó cho một cá nhân hoặc một nhóm các
nhân viên thực hiện.

Mục tiêu: Làm sao để công việc có hiệu
quả cao, tạo ra sản phẩm, dịch vụ có giá trị
gia tăng cho khách hàng.
14
II. THIẾT KẾ CÔNG VIỆC
5 W và 1 H: Cấu trúc công việc cơ bản:

Who

What

When

Where

Why

How
15
Các yếu tố cần xác định khi thiết kế công việc

Các yếu tố cần xác định khi thiết kế công việc
II. THIẾT KẾ CÔNG VIỆC
o
Đặc trưng của cấu trúc tổ chức doanh nghiệp
o
Dòng công việc
o
Khả năng của người lao động
o
Điều kiện lao động
16
Các yếu tố ảnh hưởng đến việc thiết kế công việc
Các yếu tố ảnh hưởng đến việc thiết kế công việc
II. THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

Dòng công việc là: cách mà công việc được xắp xếp
để đạt được mục tiêu về sản phẩm, dịch vụ của tổ
chức
Phân tích dòng công việc là: Quá trình kiểm tra,
xem xét các công việc đã được tạo ra hoặc tạo thêm
giá trị trong quá trình kinh doanh như thế nào.
Mục tiêu tìm ra:
o
Các bước hoặc công việc nào cần loại bỏ bớt
o
Các bước hoặc công việc nào cần kết hợp lại
o
Các bước hoặc công việc nào cần đơn giản thêm
17
II. THIẾT KẾ CÔNG VIỆC


Đơn giản hóa công việc

Mở rộng cộng việc (làm giàu công việc)

Luân chuyển công việc

Làm phong phú hóa công việc
18
Các phương pháp thiết kế công việc cho cá nhân
Các phương pháp thiết kế công việc cho cá nhân
II. THIẾT KẾ CÔNG VIỆC
Các thành viên trong nhóm được trao quyền để quyết
định giữa họ với nhau về việc làm thế nào để hoàn
thành công việc.
Các thành viên trong nhóm được đào tạo các kỹ
năng khác nhau sau đó được luân chuyển để làm
các nhiệm vụ khác nhau trong các nhiệm vụ của nhóm
Thiết kế công việc theo nhóm phù hợp với các tổ chức
có cơ cấu tổ chức phẳng và ranh giới mềm.
19
Các phương pháp thiết kế công việc cho nhóm
Các phương pháp thiết kế công việc cho nhóm
III. PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG
20
Chiếm 50% thị phần các cao ốc loại A, tốc độ tăng trưởng 30% -
50% một năm
6
5
4

3
Tỉ lệ nghỉ việc năm 2007 là 11%
Sử dụng ERP, CRM vào quản lý nhân lực và khách hàng
24 KTS trình độ cao + 200 NVVP + 800 CNSX
Thu nhập tại công ty thuộc nhóm 25% công ty có mức lương cao
nhất trên thị trường
Thiết kế - Thi công và trang trí nội thất
2
1
Giới thiệu tập đoàn TTT
Giới thiệu tập đoàn TTT
III. PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG
21
Vấn đề của tập đoàn TTT
Vấn đề của tập đoàn TTT
Tỉ lệ nghỉ
việc cao
III. PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG
22
Mục tiêu của cuộc khảo sát
Mục tiêu của cuộc khảo sát
1.
1.
Quan điểm của CBQL về các khía cạnh
khác nhau trong hoạt động quản lý
2.
2.
Sự thỏa mãn của CBNV với các thành
phần khác trong công việc
3.

3.
Mức độ cam kết của TTTT
III. PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG
Bước 1:
-
Họp với lãnh đạo: TGĐ, Trưởng phòng HC-NS, trợ lý
TGĐ, trợ lý Phát triển nguồn nhân lực.
-
Tìm hiểu chính sách
-
Tham gia một số hoạt động của công ty
23
III. PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG
Bước 2: Đưa ra vấn đề cần làm rõ trong cuộc khảo sát
1.Quan điểm, nhận định của CBQL về những khía cạnh
khác nhau trong hoạt động quản lý
2.Sự thỏa mãn của CBNV đối với thành phần của công việc
3.Mức độ cam kết của CBNV đối với TTT
24
III. PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG
Bước 3: Phỏng vấn 3 CBQL và 3 nhân viên từ các bộ phận
khác nhau
-> thiết kế nội dung bản khảo sát
25