PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ AN TOÀN THEO QUY ĐỊNH CỦA BỘ LUẬT ISM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ THUÊ TÀU BIỂN VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH
VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC
Bài giữa kỳ môn học Quản trị chất lượng
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ AN
TOÀN THEO QUY ĐỊNH CỦA BỘ LUẬT
ISM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI
VÀ THUÊ TÀU BIỂN VIỆT NAM
Giảng viên: TS. NGÔ THỊ ÁNH
Học viên nhóm 4 – QTKD Đêm 4 - K20
1. Lê Hoàng Mỹ Phương
2. Quản Thị Kiều Thanh
3. Vũ Thị Thùy Dương
4. Dương Hương Giang
5. Nguyễn Thị Phương Hà
6. Vũ Thị Ngọc Hạnh
7. Huỳnh Trung Hiếu
8. Nguyễn Thị Thu Lan
9. Trần Thị Ngọc Mai
10. Nguyễn Thiên Thảo
11. Lương Thanh Tiến
TP. Hồ Chí Minh, tháng 07 năm 2012
1
MỤC LỤC
VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC 1
1.Lê Hoàng Mỹ Phương 1
3.Vũ Thị Thùy Dương 1
4.Dương Hương Giang 1
5.Nguyễn Thị Phương Hà 1
6.Vũ Thị Ngọc Hạnh 1
7.Huỳnh Trung Hiếu 1
8.Nguyễn Thị Thu Lan 1

9.Trần Thị Ngọc Mai 1
10.Nguyễn Thiên Thảo 1
11.Lương Thanh Tiến 1
TP. Hồ Chí Minh, tháng 07 năm 2012 1
2
PHẦN 1: Giới thiệu Bộ luật Quản lý an toàn quốc tế ISM
(International Safety Management Code) và Hệ thống quản lý an toàn
tàu SMS (Safety Management System)
An toàn trên tàu là một vấn đề quan trọng, thường thì ở trên biển nơi rất xa cách
bất cứ hỗ trợ cứu giúp nào gần như không thể kêu gọi ứng cứu ngay được. Tất nhiên
tàu phải được thiết kế tốt, được bảo dưỡng tốt đủ điều kiện đi biển đảm bảo đủ về ổn
định, kín nước, chịu đựng thời tiết tốt và được trang bị đúng yêu cầu. Tuy nhiên, sự
hiện diện trên tàu của các danh mục và hệ thống an toàn (bắt buộc) không hề đảm bảo
chắc chắn sự an toàn.
An toàn không thể mua được. Hầu hết các tai nạn trên tàu là do lỗi của con người.
Việc tất cả mọi người trên tàu cố gắng tránh và ngăn ngừa các hành vi hoặc là tình
trạng không an toàn mọi lúc và mọi nơi trên tàu bởi sự nhận thức, hiệu chỉnh cho
đúng là điều quan trọng nhất.
Từ tháng 7 năm 2002 tất cả các tàu (và cơ quan trên bờ của chúng) phải có giấy
chứng nhận theo Luật Quản lý an toàn quốc tế (ISM Code) và thuyền bộ phải làm việc
phù hợp với Hệ thống quản lý an toàn (SMS).
1.1. Bộ luật ISM áp dụng cho hệ thống quản lý an toàn tàu biển
Cuối thập niên 1980 đầu thập niên 1990 qua các cuộc điều tra của Tổ chức
hàng hải quốc tế IMO về tai nạn hàng hải cho thấy rằng phần lớn các tai nạn xảy ra
bắt nguồn từ sự quản lý yếu kém của các công ty khai thác tàu. Như vậy phương pháp
quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo an toàn khai thác tàu. Đây chính
là cơ sở ra đời của bộ luật ISM (International Safety Management Code).
Với đòi hỏi ngày càng cao về sự đảm bảo an toàn trong khai thác tàu biển
cũng như bảo vệ môi trường trong bối cảnh phát triển mạnh mẽ của đội tàu thế giới,
mà đặc biệt là đội tàu treo cờ thuận tiện (Flag Of Convenient -FOC), chương IX của

SOLAS 74 đã được bổ sung mới, với các yêu cầu về quản lý an toàn khai thác tàu. Bổ
sung sửa đổi 1994 công ước SOLAS 74 có hiệu lực ngày 01/07/1998, bổ sung sửa đổi
đó đã cho ra đời chương IX mới vào SOLAS 74. Sau đó chương này đã được bổ sung
sửa đổi bằng nghị quyết MSC99 (73). Nghị quyết này được thông qua vào ngày
01/01/2002 và có hiệu lực ngày 01/07/2002.
3
Tháng 11 năm 1993, IMO đã phê chuẩn Bộ luật ISM, cụ thể hoá các yêu cầu
của chương IX / SOLAS 74. Bộ luật ISM cung cấp một chuẩn quốc tế về quản lý an
toàn khai thác tàu và ngăn ngừa ô nhiễm môi trường. Để triển khai bộ luật ISM, các
công ty phải xây dựng một chuẩn quốc tế về quản lý an toàn, tức là phải xây dựng
cho mình một hệ thống quản lý an toàn (Safety Management System, SMS) phù
hợp với qui mô của công ty và được Đăng kiểm chấp nhận. Bộ luật ISM đã đi vào
hiệu lực theo hai giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Từ 01/07/1998, áp dụng bắt buộc đối với tất cả các tàu khách, tàu dầu,
tàu chở hàng rời và các tàu cở khách, chở hàng cao tốc có tổng dung tích từ 500GT
trở lên.
Giai đoạn 2: Từ 01/07/2002, áp dụng cho tất cả các tàu chạy tuyến quốc tế có tổng
dung tích từ 500GT trở lên.
Như vậy, sau ngày 1 tháng 7 năm 2002 các công ty vận tải biển Việt Nam bắt buộc
phải đưa hệ thống SMS của mình vào hoạt động. Một vấn đề đặt ra là làm thế nào để
vận hành SMS một cách đúng như ý nghĩa của nó, tức là phải theo chuẩn quốc tế theo
tinh thần của bộ luật ISM Code. Để đạt được chuẩn thì cơ sở hạ tầng cũng như yếu tố
con người phải chuẩn. Trước bối cảnh hội nhập quốc tế hiện nay sự cạnh tranh càng
trở nên gay gắt đặc biệt trong lĩnh vực vận tải biển. Trước sự cạnh tranh gay gắt đó
bắt buộc các công ty vận tải biển phải đầu tư và liên tục đổi mới. Một cỗ máy mà các
mắt xích của nó phối hợp nhịp nhàng với nhau và mỗi mắt xích đều thực hiện tốt
nhiệm vụ của mình là một cỗ máy chuẩn. Mắt xích khó nhất để làm cho cỗ máy SMS
trở thành thực sự chuẩn là yếu tố con người. Đây chính là vấn đề gây lúng túng cho
các công ty vận tải biển hiện nay trong quá trình triển khai và vận hành SMS.
Mục đích của bộ luật ISM là tạo ra những tiêu chuẩn quốc tế cho việc quản lý, khai

thác an toàn tàu, ngăn ngừa sự tổn hại về sinh mạng, thương tật của con người cũng
như sự tổn hại về tài sản trong quá trình khai thác tàu đồng thời bảo vệ môi trường
sinh thái.
Mục tiêu về quản lí an toàn là:
4
- Cung cấp các thao tác về hoạt động tàu an toàn và một môi trường làm việc an toàn
- Xây dựng các biện pháp bảo đảm an toàn để đối phó với những rủi ro có thể xảy ra
trên tàu
- Không ngừng hoàn thiện kỹ năng quản lý an toàn của cán bộ nhân viên trên bờ và
thuyền viên dưới Tàu, bao gồm cả việc chuẩn bị đối phó với các tình huống khẩn cấp
liên quan đến an toàn và ngăn ngừa ô nhiễm.
Bộ luật ISM gồm 16 điều khoản , bao gồm các phần chính sau đây:
I . Lời nói đầu.
II . Phần A: Sự thực hiện
Nội dung của phần này bao gồm 12 điều khoản với các nội dung sau:
- 1. Các khái niệm chung:
Trong phần này, Bộ luật ISM đưa ra các định nghĩa, giải thích ý nghĩa của các khái
niệm, tên gọi; Chỉ ra mục tiêu và phạm vi áp dụng của Bộ luật.
1.1 Các định nghĩa
1.1.1 "Bộ luật Quản lý An toàn Quốc tế (ISM Code)" có nghĩa là Bộ luật Quản lý
Quốc tế về Hoạt động An toàn của Tàu và Ngăn ngừa Ô nhiễm như đã được Ðại hội
đồng thông qua, và có thể được Tổ chức sửa đổi.
1.1.2 "Công ty" được hiểu là Chủ tàu hoặc một tổ chức hoặc cá nhân nào đó như là
Người quản lý, hoặc Người thuê tàu trần, người đã và đang đảm đương trách nhiệm
thay mặt Chủ tàu khai thác tàu và người đang chịu hoàn toàn trách nhiệm theo sự áp
đặt của Bộ luật này.
1.1.3 "Chính quyền hành chính" được hiểu là Chính phủ của quốc gia mà tàu mang
cờ.
1.2 Mục tiêu
1.2.1 Mục tiêu của Bộ luật này là nhằm đảm bảo an toàn trên biển, ngăn ngừa thương

vong về người, và tránh được các thiệt hại về môi trường, đặc biệt là môi trường biển,
và về tài sản.
1.2.2 Mục tiêu quản lý an toàn của công ty phải, bao gồm:
lập ra các tác nghiệp an toàn trong khai thác tàu và tạo ra một môi trường làm việc an
toàn;
xác lập phương án phòng chống mọi rủi ro đã dự đoán; và
5
tiếp tục hoàn thiện kỹ năng quản lý an toàn của những người trên bờ cũng như dưới
tàu, bao gồm cả sự ứng phó tình huống khẩn cấp liên quan tới an toàn và bảo vệ môi
trường.
1.2.3 Hệ thống quản lý an toàn phải đảm bảo:
tuân theo các quy phạm và các quy định bắt buộc; và
lưu tâm tới các bộ luật, các hướng dẫn và các tiêu chuẩn thích hợp được khuyến nghị
bởi Tổ chức Hàng hải Quốc tế, các Chính quyền hành chính, các tổ chức phân cấp và
các tổ chức công nghiệp hàng hải.
1.3 Áp dụng
Các yêu cầu của Bộ luật này có thể áp dụng cho tất cả các tàu.
- 2. Chính sách An toàn và bảo vệ môi trường của Công ty:
Trong phần này, Bộ luật ISM đòi hỏi các Công ty phải đưa ra được chính sách của
mình đối với vấn đề an toàn và bảo vệ môi trường đồng thời đảm bảo thực hiện được
chính sách này ở mọi mức độ trong SMS ( Safety Management System)
- 3. Trách nhiệm và thẩm quyền của Công ty:
Công ty phải đảm bảo sự quản lý của mình và thể hiên được thẩm quyền của mình đối
việc quản lý tàu biển trong SMS.
- 4. Người được chỉ định thực thi SMS của Công ty – người phụ trách
(Designated Person-DP):
Các Công ty phải chỉ định Người có trách nhiệm và thẩm quyền để quản lý, giám sát,
chỉ đạo, hỗ trợ tàu thực hiện có hiệu quả SMS, đặc biệt khi có những tình huống khẩn
cấp liên quan đến an toàn và chống ô nhiễm môi trường.
- 5. Trách nhiệm và thẩm quyền của Thuyền trưởng:

Trách nhiệm và thẩm quyền của Thuyền trưởng trong việc đại diện cho Công ty tổ
chức thực hiện SMS trên tàu phải được thể hiện rõ trong SMS của Công ty.
- 6. Nguồn lực và nhân viên:
Bộ luật quy định Công ty phải thể hiện một cách đầy đủ các điều kiện thực tế về con
người, các điều luật quốc tế có liên quan thông qua các quy trình, hướng dẫn trong
SMS của mình.
- 7. Sự phát triển các kế hoạch khai thác tàu, triển khai các kế hoạch cho các
hoạt động trên tàu:
6
Bộ luật yêu cầu trong SMS của Công ty phải thiết lập đầy đủ các quy trình, các hướng
dẫn cho các hoạt động khai thác chủ yếu của tàu cũng như bảo vệ môi trường.
- 8. Sự sẵn sàng trong trường hợp khẩn cấp:
Bộ luật yêu cầu Công ty phải thiết lập được trong SMS các quy trình hành động trong
các tình huống khẩn cấp cũng như các chương trình thực tập huấn luyện và khả năng
sẵn sàng ứng phó trong mọi điều kiện khẩn cấp.
- 9. Các báo cáo, phân tích về sự không phù hợp, các tai nạn và các sự cố nguy
hiểm: Bộ luật quy định Công ty phải thể hiện trong SMS của mình các mẫu báo cáo,
phân tích thống nhất đối với các vi phạm, tai nạn và nguy hiểm có thể xảy ra đồng
thời phải có các hướng dẫn, quy trình để sửa chữa, hiệu chỉnh đối với các vấn đề đó.
- 10. Bảo dưỡng tàu và các trang thiết bị.
Công ty phải thể hiện được trong SMS của mình các hướng dẫn, quy trình để đảm bảo
tàu và trang thiết bị thuộc quyền quản lý của mình được khai thác và bảo dưỡng phù
hợp cũng như các biện pháp bảo dưỡng đặc biệt áp dụng đối với các trang thiết bị
quan trọng trên tàu.
-11. Tài liệu, giấy tờ.
Trong SMS của Công ty phải thiết lập được một hệ thống, quy trình quản lý với các
tài liệu, giấy chứng nhận của tàu.
- 12. Sự kiểm tra, xem xét lại và đánh giá của Công ty.
SMS của Công ty phải thể hiện được sự kiểm tra, xem xét lại và đánh giá việc thực
hiện đối với SMS của mình thông qua các quy trình, hướng dẫn kiểm tra (Audit) qua

đó đưa ra những hướng dẫn để chỉnh lý đối với những vấn đề không phù hợp.
III . Phần B : Giấy chứng nhận và sự kiểm tra, gồm có 4 điều khoản.
Giấy chứng nhận theo Bộ luật ISM bao gồm:
- 13. Cấp giấy chứng nhận và kiểm tra định kỳ.
13.1 Tàu phải được điều hành bởi một Công ty đã được cấp giấy chứng nhận phù hợp
liên quan tới con tàu đó.
13.2 Giấy chứng nhận phù hợp, Document Of Compliance Certificate (DOC): Một
Công ty, khi SMS được chính quyền hành chính kiểm tra và xác nhận là thoả mãn các
yêu cầu của Bộ luật ISM thì sẽ được cấp giấy chứng nhận trên.
7
Giấy chứng nhận DOC sẽ có thời hạn hiệu lực không quá 5 năm và phải trải qua các
đợt kiểm tra hàng năm để xác nhận lại.
13.3 Một bản sao giấy chứng nhận đó phải được cất giữ trên tàu để khi được yêu cầu,
thuyền trưởng trình báo nó cho Chính quyền hành chính hoặc tổ chức được Chính
quyền hành chính công nhận để kiểm tra.
13.4 Một giấy chứng nhận, gọi là Giấy chứng nhận quản lý an toàn, Safety
Management Certificate (SMC) được cấp cho tàu khi sự kiểm tra của chính quyền
hành chính xác nhận rằng các hoạt động quản lý, khai thác an toàn công ty và tàu là
phù hợp với SMS đã được chấp thuận.
Giấy chứng nhận này được cấp cho tàu Giấy chứng nhận SMC cũng có thời hạn hiệu
lực không quá 5 năm nhưng chỉ phải kiểm tra lại trong ít nhất một lần kiểm tra trung
gian của tàu.
13.5 Chính quyền hành chính hoặc tổ chức được Chính quyền hành chính công nhận
phải kiểm tra định kỳ việc thực hiện các chức năng của HTQLAT của tàu có đúng như
đã được phê chuẩn không.
- 14. Cấp giấy chứng nhận tạm thời.
- 15. Kiểm tra.
- 16. Mẫu giấy chứng nhận (DOC, SMC)
Luật ISM ấn bản 2010 có hiệu lực từ 01/01/2010, trong đó có mẫu mới về Chứng Chỉ
Quản Lý An Toàn Safety Management Certificate.

1.2. Định nghĩa hệ thống SMS
Muốn duy trì tàu hoạt động trên tuyến quốc tế, công ty phải quản lý hoạt động
tàu theo “Hệ thống quản lý an toàn”. Để quản lý hoạt động tàu theo “hệ thống quản lý
an toàn” công ty phải nghiên cứu xây dựng một hệ thống quản lý phù hợp với những
quy định của “Bộ luật quản lý an toàn quốc tế”.
Bộ luật quản lý an toàn quốc tế (ISM Code) không qui định cụ thể Công ty phải bố trí
nội dung hệ thống quản lí an toàn (SMS) ra sao. Nó chỉ yêu cầu Công ty bố trí sao
cho phù hợp với Công ty mình.
Trong đó, hệ thống quản lý an toàn phải đảm bảo:
- Phù hợp với các qui định và luật lệ hiện hành.
8
- Phù hợp với các qui tắc, hướng dẫn do các tổ chức, chính quyền, đăng kiểm và
tổ chức công nghiệp biển đề ra.
Sự cam kết từ cấp lãnh đạo cao nhất về chính sách quản lý an toàn là nền tảng để thực
hiện tốt quản lý an toàn và ngăn ngừa ô nhiễm. Đó là sự cam kết, năng lực, thái độ và
động cơ của mỗi thành viên ở tất cả các mức mà họ quyết định kết quả cuối cùng.
- Hệ thống SMS là tập hợp các mô tả chi tiết cách thức làm thế nào triển khai an
toàn nói chung và làm thế nào sử dụng được thiết bị an toàn.
- Hệ thống quản lý an toàn (SMS-Safety Management System) có nghĩa là một hệ
thống có cấu trúc và được lập thành văn bản nhằm đảm bảo cho mỗi thành viên trong
Công ty thực hiện có hiệu quả chính sách an toàn và bảo vệ môi trường của Công ty.
- Hệ thống quản lí an toàn(SMS) trên mỗi con tàu giống như một cuốn “hàng hải
chỉ nam về an toàn- Safety book” dành riêng cho con tàu đó. Nó dùng để tra cứu về
quản lí và thực hiện công việc trên tàu hàng ngày. Cuốn “hàng hải chỉ nam” này luôn
được tu chỉnh, sửa đổi, nâng cao độ tin cậy nhờ sự mẫn cán của thuyền trưởng và
thuyền viên trong việc phát hiện kịp thời các khiếm khuyết trong quá trình làm việc
trên tàu.
- Hiệu quả của một hệ thống quản lí an toàn(SMS) không chỉ phụ thuộc vào nội dung nó
được soạn thảo mà còn phụ thuộc vào sự nghiêm túc thực hiện của những người liên quan.
- Hệ thống quản lí an toàn là “Cẩm nang an toàn” trên tàu. Bởi vậy cần phải sắp

xếp các nội dung có cùng trọng tâm để dễ tham khảo.
Sổ tay Hệ thống quản lí an toàn bao gồm:
1. Sổ tay Chính sách công ty(Company Policy Manual-[CPM-01])
2. Sổ tay Tổ chức công ty(Company Organization Manual-[COM-02])
3. Sổ tay Qui trình hoạt động trên Bờ(Office Operation Procedures Manual-
[OOPM-03])
4. Sổ tay Qui trình hoạt động trên Tàu(Shipboard Operation Procedures
Manual-[SOPM-04])
5. Sổ tay Qui trình ứng phó sự cố trên Bờ(Office Emergency Response
Procedures Manual-(OEPM-05])
6. Sổ tay Qui trình ứng phó sự cố trên tàu(Shipboard Emergency Response
Procedures Manual-[SEPM-06])
9
Theo quy định, mỗi tàu phải bố trí các Sổ tay sao cho phù hợp với tàu mình. Vì thế,
trên tàu phải có các Sổ tay sau:
1. Sổ tay Chính sách công ty(CPM-01)
2. Sổ tay Tổ chức công ty(COM-02)
3. Sổ tay Qui trình hoạt động trên tàu(SOPM-04)
4. Sổ tay Qui trình ứng phó sự cố trên tàu(SEPM-06)
Các yêu cầu chức năng đối với Hệ thống Quản lý An toàn (HTQLAT)
Mỗi Công ty phải triển khai, thực hiện và duy trì một hệ thống quản lý an toàn
(HTQLAT) trong đó bao gồm các yêu cầu chức năng sau:
• Một chính sách về an toàn và bảo vệ môi trường.
• Những qui định, hướng dẫn và qui trình nhằm bảo đảm an toàn hoạt động
tàu, bảo vệ môi trường, đáp ứng yêu cầu luật lệ hiện hành của quốc gia và
quốc tế.
• Phân định các mức độ quyền hạn, các mối thông tin liên lạc giữa những
người liên quan đến hệ thống trên bờ và dưới tàu.
• Những qui trình về báo cáo các tai nạn và “không phù hợp”.
• Những qui trình chuẩn bị và ứng phó các tình huống khẩn cấp.

• Những qui trình về đánh giá nội bộ và rà soát việc quản lý.
• Chính sách an toàn và bảo vệ môi trường:
Công ty phải xây dựng một chính sách an toàn và bảo vệ môi trường, nêu rõ
bằng cách nào để đạt được mục tiêu của bộ luật ISM Code.
Phải bảo đảm chính sách này được thực hiện và duy trì ở mọi cấp độ của hệ
thống tổ chức, trên Bờ và dưới Tàu.
• Quyền hạn và trách nhiệm của công ty
 Nếu một thực thể chịu trách nhiệm về hoạt động của tàu mà
không phải là chủ tàu, thì chủ tàu phải báo tên đầy đủ và chi tiết về thực thể
đó cho Chính quyền hành chính.
 Công ty phải xác định và lập hồ sơ về trách nhiệm, quyền hạn và
mối quan hệ của tất cả những người làm công tác quản lý, thực hiện và
10
kiểm tra công việc có liên quan và ảnh hưởng tới an toàn và ngăn ngừa ô
nhiễm.
 Công ty có trách nhiệm đảm bảo rằng có đủ nguồn lực và sự hỗ
trợ trên bờ để đảm bảo cho người phụ trách hoặc những người phụ trách
tiến hành các chức năng của mình.
• DP
Ðể đảm bảo khai thác an toàn cho mỗi con tàu và thiết lập mối liên hệ giữa Công ty và
mỗi tàu, mỗi Công ty phải cử ra người phụ trách ở trên bờ có thể tiếp cận trực tiếp với
người lãnh đạo cao nhất. Trách nhiệm và quyền hạn của người phụ trách phải bao
gồm cả việc giám sát an toàn và ngăn ngừa ô nhiễm trong hoạt động của mỗi tàu và
đảm bảo rằng đáp ứng đầy đủ nguồn lực và sự hỗ trợ trên bờ khi được yêu cầu.
• Quyền hạn và trách nhiệm Thuyền trưởng
Công ty cần xác định và lập thành văn bản một cách rõ ràng trách nhiệm của thuyền
trưởng đối với:
 thực hiện chính sách an toàn và bảo vệ môi trường của Công ty;
 thúc đẩy thuyền viên thực thi chính sách này;
 đưa ra các mệnh lệnh và các chỉ dẫn thích hợp một cách rõ ràng

và đơn giản;
 kiểm tra xem các yêu cầu đã được đặt ra có được giám sát không;
và
 xem xét HTQLAT và thông báo thiếu sót của SMS với ban quản
lý trên bờ.
Công ty phải đảm bảo rằng HTQLAT đang áp dụng trên tàu phải có điều khoản rõ
ràng nêu bật được thẩm quyền của thuyền trưởng. Công ty phải xác định trong
HTQLAT rằng thuyền trưởng có quyền vượt quyền hạn và trách nhiệm để đưa ra các
quyết định đối với an toàn và ngăn ngừa ô nhiễm và để yêu cầu sự trợ giúp của Công
ty khi xét thấy cần thiết.
• Về nhân tài và vật lực
 Công ty phải đảm bảo rằng thuyền trưởng là người:
- đủ năng lực chuyên môn để điều hành;
- hiểu thấu đáo HTQLAT của Công ty; và
11
- được trao những hỗ trợ cần thiết để nhiệm vụ của Thuyền trưởng có thể được
thực hiện một cách an toàn.
 Công ty phải đảm bảo rằng mỗi con tàu được điều hành bởi
thuyền bộ có đủ năng lực, giấy chứng nhận và sức khỏe phù hợp với các
yêu cầu của quốc gia và quốc tế.
 Công ty phải thiết lập các thủ tục để đảm bảo rằng những người
mới và những người nhận công tác mới liên quan tới an toàn và ngăn ngừa
ô nhiễm phải được làm quen với nhiệm vụ của mình. Những hướng dẫn
thiết yếu được đưa ra trước khi hành hải phải được xác định, viết thành văn
bản và ban hành.
 Công ty phải đảm bảo rằng tất cả những người trong HTQLAT
của Công ty phải có sự hiểu biết đầy đủ các quy phạm, các quy định, các
luật lệ và các hướng dẫn có liên quan.
 Công ty phải thiết lập và duy trì các thủ tục đối với việc định ra
khóa đào tạo theo yêu cầu để hỗ trợ HTQLAT của Công ty và đảm bảo rằng

khóa đào tạo này được áp dụng cho tất cả những người có liên quan.
 Công ty phải thiết lập các thủ tục nhờ đó các thuyền viên của tàu
nhận được thông tin thích hợp trong HTQLAT của Công ty bằng ngôn ngữ
làm việc hoặc ngôn ngữ mà mọi thuyền viên có thể hiểu được.
 Công ty phải đảm bảo rằng tất cả các thuyền viên của tàu có khả
năng giao tiếp một cách có hiệu quả trong khi thực thi nhiệm vụ của mình
liên quan tới HTQLAT của Công ty.
• Xây dựng kế hoạch về các hoạt động trên tàu
Công ty cần thiết lập các thủ tục cho việc chuẩn bị của các kế hoạch và các hướng dẫn
cho các hoạt động then chốt trên tàu liên quan tới an toàn của tàu và ngăn ngừa ô
nhiễm. Những nhiệm vụ khác nhau có liên quan đến vấn đề trên cần được xác định và
giao cho người có năng lực.
• Sẵn sàng cho tình huống khẩn cấp
 Công ty phải thiết lập các thủ tục để xác định, mô tả và ứng phó
với các tình trạng sự cố khẩn cấp tiềm tàng trên tàu.
12
 Công ty phải thiết lập các chương trình huấn luyện và thực tập các
thao tác ứng phó sự cố khẩn cấp.
 HTQLAT của Công ty phải đưa ra các biện pháp đảm bảo rằng sự
tổ chức của Công ty có thể đáp ứng được ở bất kỳ thời điểm nào đối với các
nguy hiểm, các tai nạn và các tình trạng sự cố khẩn cấp liên quan đến các
tàu của Công ty.
• Báo cáo và phân tích sự “không phù hợp”, các tai nạn và tình huống
nguy hiểm
 HTQLAT của Công ty phải bao gồm các thủ tục đảm bảo rằng
các sự không phù hợp, các tai nạn và các tình trạng nguy hiểm được báo
cáo về Công ty, được điều tra và được phân tích với mục đích nhằm hoàn
thiện công tác an toàn và ngăn ngừa ô nhiễm.
 Công ty phải thiết lập các thủ tục cho việc thực hiện các hành
động khắc phục.

• Bảo dưỡng tàu và thiết bị
 Công ty cần thiết lập các quy trình để đảm bảo rằng con tàu được
bảo dưỡng tuân thủ các điều khoản của các quy phạm, các quy định có liên
quan và bất cứ yêu cầu nào có thể được Công ty bổ sung.
 Ðể đáp ứng các yêu cầu này Công ty cần đảm bảo rằng:
- tiến hành kiểm tra theo các khoảng thời gian thích hợp;
- phải báo cáo bất cứ sự không phù hợp nào kèm theo các nguyên nhân của nó,
nếu được biết;
- áp dụng các hoạt động khắc phục thích hợp; và
- lưu giữ các biên bản của hoạt động này.
 Công ty phải thiết lập các thủ tục trong HTQLAT của Công ty để
xác định thiết bị và các hệ thống kỹ thuật mà hỏng hóc bất ngờ của chúng
có thể gây nên các tình trạng nguy hiểm. HTQLAT của Công ty cần đưa ra
các biện pháp cụ thể nhằm nâng cao độ tin cận của các thiết bị hoặc các hệ
thống. Các phương pháp trên phải bao gồm sự thử định kỳ của các trang
thiết bị dự phòng, hoặc các trang thiết bị của các hệ thống kỹ thuật không
được sử dụng thường xuyên.
13
 Sự kiểm tra nêu trên cũng như các biện pháp đưa ra phải hài hòa
với lịch trình bảo dưỡng hoạt động của tàu.
• Quản lý tài liệu
 Công ty phải thiết lập và duy trì các thủ tục để kiểm soát tất cả các
tài liệu và số liệu liên quan tới HTQLAT của Công ty.
 Công ty phải đảm bảo rằng:
- Các tài liệu có giá trị phải có sẵn ở tất cả các địa điểm có liên quan;
- Sự thay đổi tài liệu phải được xem xét và được người có thẩm quyền thông
qua;
- Hủy bỏ ngay các tài liệu lỗi thời.
 Tài liệu được dùng để mô tả và thực hiện HTQLAT của Công ty
được đưa ra dưới dạng "Sổ tay Quản lý An toàn". Tài liệu nên lưu giữ ở

mẫu mà Công ty cho rằng có hiệu quả nhất. Mỗi tàu cần cất giữ trên tàu tất
cả các tài liệu có liên quan tới tàu đó.
• Công ty kiểm tra, rà soát và đánh giá Hệ thống
 Công ty phải tiến hành đánh giá an toàn nội bộ để thẩm tra lại
xem các hoạt động an toàn và ngăn ngừa ô nhiễm có phù hợp với HTQLAT
của Công ty không.
 Công ty phải định kỳ đánh giá hiệu quả và khi cần thì xem xét lại
HTQLAT của Công ty có phù hợp với các thủ tục đã được Công ty lập ra
không.
 Sự đánh giá và các hoạt động khắc phục cần thiết phải được tiến
hành phù hợp với thủ tục đã được ghi thành văn bản.
 Người tiến hành đánh giá phải độc lập với phạm vi được đánh giá
trừ khi điều đó không thể thực hiện được bởi tầm cỡ và bản chất của Công
ty.
 Các kết quả của đánh giá và xem xét phải thu hút được sự quan
tâm tất cả những người đang chịu trách nhiệm trong những lĩnh vực có liên
quan.
 Người quản lý chịu trách nhiệm những lĩnh vực có liên quan phải
tiến hành những hoạt động khắc phục kịp thời các sai sót đã được phát hiện.
14
Các báo cáo thường phải có theo SMS
Thường tàu phải có các báo cáo theo qui định của SMS, được làm định kỳ gửi về công
ty và được lưu giữ trên tàu. Các báo cáo bao gồm:
 Báo cáo tháng: Danh mục kiểm tra giấy tờ tàu; Danh sách thuyền
viên.
 Báo cáo chuyến:
 Tóm tắt chuyến đi (cả bộ phận boongvà máy); Báo cáo công việc
bảo quản trong chuyến (cả boong và máy); Kế hoạch bảo quản (cả bộ phận
boongvà máy); Danh mục kiểm tra thiết bị an toàn; Danh mục kiểm tra thiết
bị chống ô nhiễm môi trường; Danh mục kiểm tra hệ thống máy lái; Danh

mục tu chỉnh hải đồ; Thông số máy chính; Thông số máy đèn; Báo cáo tiêu
thụ dầu nhờn; Danh mục kiểm tra tàu đến và rời cảng…
 Báo cáo quí: Biên bản họp quản lý an toàn trên tàu; Báo cáo thực
tập khẩn cấp; Báo cáo huấn luyện trên tàu; Báo cáo phân tích nước làm
mát; Báo cáo phân tích nước nồi hơi; Ghi chép giờ làm việc các hệ thống
máy trên tàu; Danh mục kiểm tra cách điện…
 Báo cáo nửa năm và hàng năm: Tình trạng thiết bị an toàn: Tình
trạng thiết bị quan trọng; Danh mục ấn phẩm hàng hải; Danh mục kiểm tra
thiết bị đo lường trên tàu; Danh mục kiểm tra đồ dự trữ quan trọng trên
tàu….
 Báo cáo trong các trường hợp đặc biệt: Báo cáo khi có tai nạn
hàng hải; Báo cáo hư hỏng do công nhân làm hàng; Báo cáo hư hỏng hàng
hóa; Báo cáo việc thanh kiểm tra tai nạn; Báo cáo sự không phù hợp; Báo
cáo về việc sửa chữa hư hỏng; Kế hoạch nhận dầu; danh mục kiểm tra khi
vào khu vực kín; Danh mục kiểm tra khi sử dụng lửa trần trên tàu; Báo cáo
đánh giá năng lực thuyền viên…
1.3. Vai trò của Hệ Thống quản lý an toàn (SMS) và bộ luật ISM cho việc cấp
phép tham gia vận chuyển quốc tế
15
 Bộ luật quốc tế về Quản lý An toàn (ISM) được bắt buộc áp dụng từ ngày 1
tháng 7 năm 2002 cho mọi loại tàu, bao gồm tất cả các loại tàu chở khách, các
tàu hàng và các công trình khoan di động ngoài khơi có dung tích đăng ký từ
500 tấn trở lên.
 Bất kỳ công ty quản lý tàu nào quản lý tàu tham gia hải hành quốc tế đều phải
triển khai, lập tài liệu và duy trì Hệ thống Quản lý An toàn (SMS) phù hợp các
yêu cầu của Bộ luật ISM. Sau khi hoàn tất việc đánh giá SMS, công ty quản lý
tàu sẽ được cấp Giấy Chứng nhận Phù hợp (DOC) cho văn phòng mình và
Giấy Chứng nhận Quản lý An toàn (SMC) cho tàu công ty đó quản lý. Một
công ty không đạt được các giấy chứng nhận này theo luật sẽ không được phép
tham gia vận chuyển quốc tế.

 Sổ tay Quản lý An toàn (Safety Management Manual) là sổ tay dùng để mô tả
và thực hiện Hệ thống quản lý an toàn (SMS).
 Giấy chứng nhận Phù hợp (DOC- Document of Compliance) có nghĩa là giấy
chứng nhận được cấp cho Công ty đã thỏa mãn các yêu cầu của Bộ luật Quản
lý an toàn quốc tế.
 Giấy chứng nhận Quản lý an toàn (SMC-Safety Management Certificate) có
nghĩa là giấy chứng nhận cấp cho tàu xác nhận rằng Công ty và công tác quản
lý của Công ty dưới tàu hoạt động phù hợp với Hệ thống quản lý an toàn đã
được thông qua.
16
PHẦN 2: Phân tích hệ thống quản lý an toàn theo quy định của bộ
luật ISM tại Công ty CP Vận tải và thuê tàu biển Việt Nam
2.1. Giới thiệu Công ty CP Vận tải và thuê tàu biển Việt Nam
* Thành lập
Công ty Cổ phần Vận tải và thuê tàu biển Việt Nam (VITRANSCHART JSC) là một
trong những Công ty hàng đầu của cả nước chuyên kinh doanh trong lĩnh vực vận tải
và cho thuê tàu biển; đại lý tàu biển; môi giới hàng hải; xuất khẩu thuyền viên; mua
bán phương tiện, thiết bị, phục tùng chuyên ngành, vật tư hóa chất, dầu nhớt, sơn phục
vụ sửa chữa và bảo dưỡng tàu biển. Ngoài ra, Công ty còn hoạt động trong các lĩnh
vực khác như kinh doanh nguyên vật liệu ngành xây dựng; cung ứng tàu biển, xây
dựng nhà ở; kinh doanh bất động sản; dịch vụ giao nhận hàng hóa; kinh doanh vận tải
đa phương thức quốc tế; dịch vụ tiếp vận; dịch vụ khai thuê hải quan; cho thuê kho
bãi, container, v.v…
Tiền thân của Công ty là Công ty Vận tải biển miền Nam Việt Nam (SOVOSCO)
thành lập ngày 25/06/1975. Đội tàu hiện tại của Công ty bao gồm 13 con tàu hàng khô
hiện đại trẻ tuổi (bình quân 10,9 tuổi) có trọng tải từ 6,508 DWT đến 28,666 DWT
với tổng trọng tải xấp xỉ 274,097 DWT cùng đội ngũ hơn 1.100 sỹ quan thuyền viên
giỏi kỹ năng và giàu kinh nghiệm sẵn sàng đáp ứng nhu cầu vận tải đa dạng của khách
hàng trên toàn thế giới.
* Phương châm hoạt động

Hiện nay, bên cạnh nỗ lực tái cấu trúc và trẻ hoá đội tàu, công ty đang xây
dựng một hệ thống chất lượng để cung cấp dịch vụ vận tải biển đạt hiệu quả cao và
bảo vệ môi trường, hạn chế tối đa các rủi ro, đảm bảo quyền lợi cho các khách hàng
với khẩu hiệu :
* Tầm Nhìn và Sứ mệnh
Sản xuất chính vẫn là vận tải biển, tiếp tục đầu tư các tàu Bulk carrier có trọng
tải từ 22.500 DWT đến 56.000 DWT và phát triển các loại tàu chở dầu sản phẩm, tàu
container trên 2.000 teus nhằm tăng cường hiệu quả khai thác chung cho cả đội tàu,
17
phấn đấu năm 2015 quy mô đội tàu của Công ty có 26 chiếc với tổng trọng tải
700.000 DWT với tuổi bình quân là 11 tuổi. Bên cạnh phát triển đội tàu, Công ty còn
mở rộng thị trường tiềm năng, cung cấp dịch vụ môi giới thuê tàu, nâng cao chất
lượng dịch vụ từng bước đầu tư vào các khâu trong chuỗi Logistic, trong đó chủ yếu
là kho bãi, trucking & barging, tăng cường cạnh tranh, khẳng định vị thế của
Vitranschart JSC trên thị trường vận tải biển trong nước và quốc tế. Đóng góp vào sự
phát triển của ngành hàng hải Việt Nam, hoàn thành mục tiêu mũi nhọn của Kinh tế
biển Việt Nam theo qui hoạch của chính phủ về vận tải biển đến năm 2020 và định
hướng đến năm 2030.
2.2. Giới thiệu hệ thống quản lý an toàn tàu biển tại công ty CP vận tải tàu biển
Việt Nam.
2.2.1 Lịch sử hệ thống quản lý an toàn tàu biển tại công ty:
Văn phòng ISM – Code của công ty thành lập năm 1997, sau đó năm 2010 đổi tên
thành Quản Lý Chất lượng:
- Là bộ phận chuyên môn nghiệp vụ, thực hiện chức năng tham mưu giúp Tổng
Giám Đốc trong việc thực thi : Bộ luật Quốc tế về an ninh tàu và bến cảng
(ISPS code) và Bộ luật quản lý an toàn Quốc tế (ISM-Code) trong phạm vi
toàn công ty;
- Triển khai, hướng dẫn, kiểm tra và đánh giá việc thực hiện Bộ luật quản lý an
toàn quốc tế ( ISM code) đối với các tàu, cũng như các đơn vị, phòng, trạm
trong hệ thông quản lý an toàn của công ty.

- Theo dõi việc duy trì hiệu lực của các Giấy chứng nhận phù hợp ( DOC), giấy
chứng nhận quản lý an toàn (SMC), giấy chứng nhận Quốc tế về an ninh tàu
biển (ISSC) và các tài liệu giấy tờ liên quan đến ISM code và ISPS code.
- Kết hợp với người phụ trách (Designed Person – DP) để báo cáo, đề xuất, xử lý
và giải quyết kịp thời các sự cố, công việc có liên quan đến hệ thống quản lý an
toàn - an ninh của công ty.
Trưởng văn phòng ISM code (DP) được quan hệ, giao dịch trực tiếp với các đối tác
trong nước và ngoài nước về lĩnh vực mình phụ trách.
18
Được quyền ký các văn bản, giấy tờ có liên quan tới nhiệm vụ của văn phòng khi
được Tổng Giám Đốc ủy quyền.
Ngày 15.5.2000, Sổ tay hệ thống quản lý an toàn được phát hành lần thứ nhất, DP lúc
bấy giờ là Thuyền trưởng nhiều năm kinh nghiệm Nguyễn Hổ.
Ngày 7.4.2006, Sổ tay được sửa đổi sau 5 năm, thay đổi DP là thuyền trưởng Vũ Hoài
Loan (Capt Nguyễn Hổ về hưu).
- Ngày 11/12/2007, Công ty tổ chức Đại hội đồng cổ đông thành lập và có tên
chính thức là Công ty Cổ phần Vận tải và Thuê tàu biển Việt Nam (Tên viết tắt:
Vitranschart JSC) ngày nay. Theo đó, sổ tay được chỉnh sửa ngày 1.1.2008 để thay
đổi tên chủ tàu.
Nhìn chung, Công ty đã từng bước đạt mục tiêu tái cơ cấu và trẻ hóa đội tàu.
Ngoài ra, áp dụng Bộ luật Quản lý An toàn Quốc tế (ISM code) được coi là một bước
khởi đầu cho việc áp dụng chính sách Quản lý chất lượng, hướng tới mục tiêu chính là
Vận chuyển toàn cầu, nhằm tăng sức cạnh tranh của Công ty trên thị trường vận tải
quốc tế sôi động. Việc tích cực áp dụng hệ thống Quản lý An ninh tàu và cảng biển
trong thời gian sớm nhất là nỗ lực rất lớn của Công ty nhằm đáp ứng những đòi hỏi
gắt gao liên tục thay đổi của môi trường kinh doanh.
Ngày 29 tháng 12 năm 2011, tại văn phòng trụ sở chính Công ty, Trung tâm
VRQC thuộc Đăng kiểm Việt Nam, đã tiến hành đánh giá hệ thống quản lý an toàn
(HTQLAT) Công ty sau 5 năm (lần thứ hai) thực hiện và xét cấp mới D.O.C trong 5
năm tiếp theo kể từ năm 2012. Tại buổi đánh giá, Giám đốc Trung tâm VRQC đánh

giá cao thành quả đã đạt được trong năm 2011 và 5 năm qua của Công ty. Thực tế, kể
từ sau lần đánh giá cấp mới lần thứ nhất (năm 2001) hệ thống quản lý an toàn Công ty
đã luôn được cập nhật, bổ sung, điều chỉnh nên Sổ tay HTQLAT Công ty ngày càng
phù hợp với thực tế hoạt động của đội tàu Công ty; và đã được triển khai hiệu quả đến
các phòng ban, đến từng tàu và các chức danh trên tàu. Nhờ đó, Công ty đã giảm thiểu
các tổn thất và năm 2011 không có tàu bị lưu giữ ở nước ngoài, góp phần nâng cao
đáng kể hiệu quả kinh doanh Công ty. Cũng tại buổi đánh giá, Tổng Giám đốc Công
ty cam kết tiếp tục thực hiện chính sách nhằm tăng cường hơn nữa việc tuân thủ
HTQLAT, cũng như nâng cao hiệu quả của hệ thống trong các năm tiếp theo. Riêng
19
năm 2012, phấn đấu giảm chi phí khác cho công tác quản lý an toàn tại các cảng nước
ngoài xuống còn 60% so với năm 2011, đặc biệt, giảm 50% tổng số tổn thất về hàng
hóa và các tổn thất khác.
2.2.2 Giới thiệu hệ thống quản lý an toàn tàu biển tại công ty:
Cấu trúc hệ thống quản lý an toàn tàu biển của công ty xây dựng theo quy định của
bộ luật ISM nên các phần khung không thay đổi, đi vào chi tiết công ty xây dựng nội
dung cho phù hợp với tình hình thực tế đội tàu và đơn vị.
2.2.2.1. Mục tiêu của hệ thống quản lý an toàn:
- Tạo ra sự an toàn thực sự trong khai thác tàu và môi trường làm việc;
- Đánh giá mọi rủi ro đã được xác định đối với tàu, con người và môi trường và
thiết lập các biện pháp bảo vệ thích hợp;
- Không ngừng hoàn thiện kỹ năng quản lý an toàn của những người ở trên bờ
cũng như ở dưới tàu bao gồm cả việc sẵn sàng ứng phó với các tình trạng khẩn
cấp đối với cả an toàn lẫn bảo vệ môi trường.
Hệ thống quản lý an toàn đảm bảo:
- Phù hợp với bộ luật ISM
- Tuân theo các quy định và các luật lệ bắt buộc và
- Lưu tâm tới các bộ luật, các hướng dẫn và các tiêu chuẩn thích hợp được
khuyến nghị bởi Tổ chức hàng hải quốc tế, các chính quyền hành chính, các tổ
chức phân cấp và các tổ chức kinh doanh hàng hải.

2.2.2.2. Áp dụng:
Hệ thống quản lý an toàn của công ty được áp dụng đối với các loại tàu của công ty
đang quản lý:
- Tàu chở xô hàng khô (Bulk carrier)
- Các loại tàu hàng khác.
2.2.2.3. Hệ thống quản lý an toàn của công ty thực hiện và duy trì các
yêu cầu chức năng sau:
- Một chính sách an toàn và bảo vệ môi trường
20
- Các hướng dẫn và các quy trình để đảm bảo khai thác an toàn các tàu và bảo vệ
môi trường tuân theo pháp luật quốc tế và quốc gia mà tàu mang cờ có liên
quan;
- Phân cấp quyền hạn và xác định tuyến thông tin liên lạc giữa và trong những
người trên bờ và dưới tàu.
- Các quy trình báo cáo tai nạn và sự không phù hợp với các điều khoản của bộ
luật ISM.
- Các quy trình sẵn sàng ứng phó và ứng cứu với các tình huống khẩn cấp và
tiềm ẩn;
- Các quy trình đánh giá nội bộ và soát xét quản lý công tác an toàn.
2.2.2.4. Các quy trình và hướng dẫn:
- Công ty xây dựng các quy trình để xác nhận những lĩnh vực cần được kiểm tra để
giảm các rủi ro và ngăn ngừa sự cố nguy hiểm, và
- Làm rõ các nhiệm vụ có liên quan và giao người có năng lực thực hiện.
Các quy trình xây dựng trong hệ thống tài liệu quản lý chất lượng của Công ty
gồm:
• Thông tin liên lạc và tổ chức
• Báo cáo và phân tích
 Báo cáo và phân tích về sự không phù hợp, tai nạn và sự cố;
 Báo cáo và phân tích về sự không phù hợp trong bảo dưỡng;
 Sơ đồ hệ thống báo cáo sự cố.

• Xác định rủi ro và tình trạng nguy hiểm
• Nhân sự và đào tạo
• Kiểm soát tài liệu và các biên bản
• Mua sắm phụ tùng, vật tư, thực phẩm
• Đánh giá, soát xét hệ thống quản lý an toàn
• Triển khai kế hoạch hoạt động của tàu
• Hỗ trợ cho tàu: an toàn, khai thác, kỹ thuật, hàng hóa, kiểm tra giám sát, bảo
dưỡng, sửa chữa.
• Ứng cứu sự cố khẩn cấp.
21
Quy trình thông tin liên lạc: Phân cấp quyền hạn và xác định tuyến thông tin liên
lạc, xây dựng sơ đồ mối quan hệ và nhiệm vụ của mỗi cán bộ quản lý, thực thi và
kiểm tra xác nhận công việc liên quan tới các hoạt động về an toàn và phòng
chống ô nhiễm cho từng khu vực, trên bờ và dưới tàu.
Các quy trình về báo cáo tai nạn và sự không phù hợp:
Mục tiêu: cải tiến hệ thống thông qua việc tiến hành những hành động khắc phục
hay hành động ngăn ngừa. Để đảm bảo tính hiệu lực của hệ thống, phải phân tích
những tai nạn đã được báo cáo. (Quy trình báo cáo và phân tích về sự không phù
hợp, quy trình báo cáo và phân tích về sự không phù hợp, tai nạn và sự cố nguy
hiểm, quy trình soát xét công tác quản lý an toàn).
Các quy trình sẵn sàng ứng cứu các tình huống khẩn cấp:
Triển khai các quy trình đối với việc đánh giá nội bộ ở dưới tàu cũng như ở trên bờ
để chứng minh được hoạt động của từng loại tàu. Các quy trình này bao gồm
nhiệm vụ và trách nhiệm của mọi thành viên ở trên tàu cũng như những người ở
trên bờ và phương thức liên lạc phải lập sẵn 1 cách chi tiết.
Quy trình đánh giá nội bộ và soát xét công tác quản lý an toàn:
- Triển khai các quy trình đối với việc đánh giá nội bộ ở dưới tàu cũng như ở
trên bờ để chứng minh được hoạt động có hiệu quả và việc thực thi liên tục hệ
thống quản lý an toàn;
- Triển khai các quy trình để đảm bảo rằng các lãnh đạo cao nhất nhận thức được

mọi khía cạnh liên quan đến vấn đề an toàn và các hoạt động phòng chống ô
nhiễm.
2.3 Quy trình kiểm soát tài liệu:
Để đảm bảo việc soạn thảo và lưu giữ hệ thống tài liệu và số liệu của công ty được
phê duyệt phân phối, sửa chữa và hủy bỏ một cách đúng đắn. Quy trình áp dụng đối
22
với tất cả các tài liệu có liên quan tới hệ thống quản lý an toàn được phân phối trong
công ty.
2.3.1 Các loại tài liệu:
Các sổ tay của HTQLAT bao gồm:
- Sổ tay chính sách quản lý an toàn (SPM)
- Sổ tay quy trình hoạt động của cơ quan (HOPM)
- Sổ tay quy trình hoạt động của tàu (SOPM)
- Kế hoạch ứng phó của tàu (SOPM-12-GE)
- Kế hoạch ứng phó sự cố ô nhiễm dầu trên tàu (SOPEP)
- Sổ tay đào tạo theo SOLAS (STM)
- Kế hoạch quản lý rác
- Kế hoạch quản lý nước ballast
- Sổ tay khai thác an toàn cháy nổ
- Kế hoạch bảo quản bảo dưỡng
- Sổ tay chằng buộc hàng hóa…
Các hướng dẫn công việc gồm: tất cả các hướng dẫn đã phát hành
Các tiêu chuẩn, quy phạm, quy định gồm:
- Các quy định, bộ luật và công ước hàng hải của Quốc gia và Quốc tế
- Các chỉ dẫn và các ấn phẩm tham khảo về hoạt động hàng hải
- Các tiêu chuẩn công nghiệp
Hải đồ và các ấn phẩm hàng hải: Các hải đồ, thông báo cho người đi biển (notice to
mariners) và các ấn phẩm hàng hải.
Các bản vẽ và sách hướng dẫn của nhà chế tạo bao gồm: các bản vẽ, các sách hướng
dẫn, các cataloge về phụ tùng trên văn phòng và trên tàu.

2.3.2 Quy trình kiểm soát tài liệu:
a. Kiểm soát các sổ tay quy trình của hệ thống an toàn:
Người biên soạn tài liệu: Khi biên soạn bất kỳ một tài liệu được kiểm soát nào cũng
phải tham khảo ý kiến của các bên liên quan và khi cần thiết phải bổ sung, sửa đổi để
phản ánh được ý kiến này trước khi trình TGĐ phê duyệt.
Các trưởng phòng và Người phụ trách (DP) có thể là người biên soạn.
23
Người biên soạn phải nhất thiết có đủ năng lực trong lĩnh vực mà họ biên soạn.
Soát xét và phê duyệt: Người có thẩm quyền phải soát xét và phê duyệt tất cả những
tài liệu nằm trong phạm vi áp dụng của quy trình này trước khi ban hành.
Những người có thẩm quyền soát xét và phê duyệt mọi tài liệu là:
- TGĐ Công ty phải phê duyệt mọi tài liệu
- Các trưởng phòng, ban tương ứng phải soát xét mọi tài liệu trước khi trình phê
duyệt.
Thay đổi tài liệu: Bất kỳ người nào trong công ty đều có thể đề xuất ý kiến thay đổi
nội dung tài liệu. mọi thay đổi tài liệu phải đi kèm với biên bản Yêu cầu thay đổi tài
liệu (VTC-HOPM-0501-GE-01) và nêu rõ lý do thay đổi, ngày tháng sửa đổi có hiệu
lực. Việc sửa đổi tài liệu cũng được soát xét và phê duyệt theo cách thức như biên
soạn tài liệu trước khi ban hành.
b. Kiểm soát các quy phạm và quy định:
Trên văn phòng phải có bản Danh mục quy phạm và quy định (VTC-HOPM-0501-
GE-07) và đồng thời mỗi tàu cũng phải có một bản sao của ấn phẩm đã được liệt kê ở
trên.
Thuyền trưởng và các trưởng phòng Kỹ thuật, trưởng phòng vật tư và trưởng phòng
pháp chế an toàn hàng hải có trách nhiệm đảm bảo rằng các quy phạm và quy định và
tiêu chuẩn hiện hành đã cấp và có sẵn ở dưới tàu.
c. Kiểm soát các bộ luật, hướng dẫn và tiêu chuẩn:
Công ty phải có các ấn phẩm về các bộ luật, hướng dẫn và tiêu chuẩn liệt kê trong
Danh mục bộ luật, chỉ dẫn, tiêu chuẩn (VTC-HOPM-0501-GE-08), đồng thời mỗi tàu
phải có một bản sao các ấn phẩm này.

Thuyền trưởng và các trưởng phòng Kỹ thuật, trưởng phòng vật tư và trưởng phòng
pháp chế an toàn hàng hải có trách nhiệm đảm bảo rằng ấn phẩm về các bộ luật,
hướng dẫn và tiêu chuẩn hiên hành đã được cấp và có sẵn ở trên tàu.
24
d. Kiểm soát hải đồ và ấn phẩm hàng hải
Trưởng phòng pháp chế an toàn hàng hải phải gửi hải đồ và các ấn phẩm hàng hải cho
các tàu, đảm bảo tàu được cung cấp những hải đồ và ấn phẩm hàng hải theo yêu cầu.
Thuyền trưởng và trưởng phòng pháp chế an toàn hàng hải đảm bảo rằng các hải đồ
hiện hành, các hải đồ xuất bản mới nhất cũng như các thông báo cho người đi biển
(Notices to mariners) và những ấn phẩm hàng hải phải có sẵn dưới tàu. Danh mục ấn
phẩm hàng hải: VTC-HOPM-0501-GE-10.
e. Kiểm soát các sổ tay, sách và sổ nhật ký:
Trưởng phòng pháp chế an toàn hàng hải phải gửi các sổ tay, sách và sổ nhật ký cho
các tàu, chịu trách nhiệm đảm bảo tàu đã được cung cấp những hạng mục ấn phẩm
theo yêu cầu.
Thuyền trưởng và trưởng phòng pháp chế an toàn hàng hải có trách nhiệm đảm bảo
rằng các sổ tay, sách và sổ nhật ký phải có sẵn dưới tàu. Danh mục số tay, sách, nhật
ký: VTC-HOPM-0501-GE-09.
f. Kiểm soát các giấy chứng nhận:
Trưởng phòng kỹ thuật phải quản lý bản chính Danh mục giấy chứng nhận (VTC-
HOPM-0501-GE-11) và đảm bảo chuyển tất cả các giấy chứng nhận này cho tàu càng
nhanh càng tốt.
g. Phân phối:
• Tài liệu của hệ thống QLAT:
Người phụ trách (DP) chịu trách nhiệm kiểm soát việc phân phối các tài liệu của
HTQLAT cho các trưởng phòng, ban và Thuyền trưởng theo:
- Danh sách phân tài liệu trên bờ (VTC-HOPM-0501-GE-03)
- Danh sách phân phát tài liệu dưới tàu (VTC-HOPM-0501-GE-04)
Người phụ trách (DP) cũng đảm bảo phân phối đúng số lượng các bản sao được phát
hành cho từng tàu và từng bộ phận. DP chịu trách nhiệm quản lý:

- Bản danh mục quy trình (VTC-HOPM-0501-GE-05)
- Bản danh mục biểu mẫu (VTC-HOPM-0501-GE-06)
25