Tổng quan mua sắm trong dự án ODA Giáo trình đào tạo quản lý dự án ODA

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP)
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA
Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA












Kết thúc Mođun MS1 bạn có khả năng:
 Nắm vững những khái niệm, các loại hình và các yêu cầu cơ bản về
mua sắm của các dự án ODA tại Việt Nam.
 Nắm vững hệ thống và các qui trình mua sắm trong khuôn khổ dự án
ODA
 Theo dõi và đánh giá mua sắm trong dự án ODA

Đã kết thúc Mođun KH1: “Khái niệm cơ bản về quản lý dự án ODA”






 Học viên tự tìm hiểu tài liệu trước khoá học.
 Giáo viên nêu vấn đề, gợi ý, giảng giải và hỗ trợ trong quá trình học.
 Học viên thảo luận làm bài tập về lập kế hoạch mua sắm dưới sự hỗ
trợ của giáo viên.
 Người học tự thực hiện phần Kiểm tra – Đánh giá.






 Tài liệu Mođun MS1: “Tổng quan mua sắm trong dự án ODA”
 Các slide trình chiếu của giáo viên.




1. Tự tìm hiểu dưới sự hướng dẫn của giáo viên
những khái niệm cơ bản, các loại hình, qui trình
và các yêu cầu cơ bản của mua sắm trong dự án
ODA.
2. Tìm hiểu và thực hành về phân biệt các qui trình

mua sắm trong dự án ODA.
3. Tự đánh giá kết quả học tập.

Trang số: 1/37

Mođun MS1: TỔNG QUAN MUA SẮM TRONG DỰ ÁN ODA
BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP)
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA
Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

Bạn chịu trách nhiệm mua sắm trong một dự án ODA? Những câu hỏi bạn
thường phải trả lời có thể là:
Trang số: 2/37



Ông “mua sắm”
Mua
sắm gì?
Bắt đầu
từ đâu?
Tham khảo
tài liệu, thủ
tục ở đâu?
3 LĨNH VỰC MUA SẮM:
Xây lắp, dịch vụ tư vấn, hàng hóa
HÌNH THỨC MUA SẮM: Đấu

thầu quốc tế, đấu thầu trong nước…
YÊU CẦU: Minh bạch…
HỒ SƠ MỜI THẦU: chuẩn bị…

QUI TRÌNH MUA SẮM
n Lập kế hoạch
o Mời thầu
p Chọn nhà thầu (nhà cung cấp)
q Quản lý Hợp đồng
r Kết thúc mua sắm
GIÁM SÁT – ĐÁNH GIÁ
• Công cụ
• Báo cáo
THAM Ô – THAM NHŨNG
• Nhận diện
• Phòng chống

QUẢN LÝ THÔNG TIN
• Lưu trữ, sử dụng…
CÁC QUI ĐỊNH MUA SẮM
• Các văn bản của Nhà nước
• Các văn bản của các nhà tài trợ chính
• Các tài liệu hướng dẫn mua sắm
Trang 4
Trang 10
Trang 26
Trang 32
Kiểm soát
chất lượng
mua sắm?

ĐÁNH GIÁ VÀ XÉT TUYỂN
• Tiêu chuẩn
• Phương pháp

Trang 12
Tiêu
chuẩn
nào?
BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP)
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA
Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

hực
ã

ó

1. Những khái niệm cơ bản về mua sắm trong dự án ODA


)


Đọc kỹ các khái niệm cơ bản về mua sắm trong khuôn khổ các dự án ODA
sau đây và ghi nhận những đặc điểm cơ bản của công tác mua sắm trong dự
án ODA:

• Hầu hết trong các dự án ODA có công việc mua sắm. Công việc mua sắm
diễn ra ở các cấp và các giai đoạn khác nhau của dự án.

• Mua sắm trong dự án ODA gồm một loạt hoạt động cung cấp rộng lớn và
bao quát hơn nhiều so với khái niệm “MUA” truyền thống. Nó bao gồm
các hoạt động chi tiêu mua sắm để có được thiết bị, vật tư, dịch vụ tư vấn,
nhân công v.v. nh
ững thứ cần thiết cho hoạt động của dự án. Nó còn bao
gồm các hoạt động chi tiêu liên quan tới việc giám sát xúc tiến mua bán,
gửi nhận hàng, kế toán, lưu kho, nghiệm thu, loại bỏ vật tư dư thừa trước
khi kết thúc công việc.

• Quản lý mua sắm được xem xét từ khía cạnh người mua trong mối quan hệ
người mua - người bán. Người mua là chủ dự án hoặc người ủy quyền,
trong khi ng
ười bán có thể là chủ thầu, nhà cung cấp hoặc đại diện của họ.

• Đối với các thủ tục mua sắm trong dự án ODA,
Luật đấu thầu [1] của Việt Nam, Điều 3.3 đã ghi
rõ: “Đối với dự án sử dụng vốn hỗ trợ phát triển
chính thức (gọi tắt là ODA), việc đấu thầu được t
hiện trên cơ sở nội dung điề
u ước quốc tế mà Cộng
hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên hoặc
thoả thuận quốc tế mà cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền của Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam đ
ký kết.” Điều này có nghĩa là các thủ tục mua sắm
cần tuân theo các yêu cầu về mua sắm của nhà tài trợ. Các qui định này c

thể tham khảo trong các qui định, hướng dẫn của các nhà tài trợ chính
ODA t
ại Việt nam [7, 8, 9] cũng như các qui định, hướng dẫn của các nhà
tài trợ ODA khác.


GHI NHỚ


Các thủ tục mua sắm trong dự án ODA phải
tuân thủ theo yêu cầu về mua sắm của nhà tài
trợ.

Trang số: 3/37

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP)
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA
Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

2. Các lĩnh vực mua sắm trong dự án ODA

)


Phân biệt rõ 3 lĩnh vực mua sắm chủ yếu thuộc các dự án ODA trong bảng
dưới đây:

Trang số: 4/37

Mô tả Tham chiếu quản lý
Mua sắm
xây lắp
công trình
• Ví dụ như xây dựng cầu,
đường, xây nhà xưởng v.v.
• Thông thường các thông số
và các yêu cầu kỹ thuật của
công trình đã được xác định
và công bố nên việc đấu thầu
chủ yếu dựa trên đấu thầu
cạnh tranh theo giá.
•
Việc xác định đầy đủ, chính
xác các thông số kỹ thuật của
công trình và thể hiện rõ ràng
chúng trong Hồ sơ mời thầu
(HSMT) là đặc biệt quan
trọng.
• Hình thức hợp đồng phổ biến
là Hợp đồng theo đơn giá xây
lắp và Hợp đồng trọn gói.
Mua sắm
dịch vụ tư
vấn

• Dịch vụ tư vấn rất khác nhau
(thiết kế, kiểm toán, giám sát
v.v.) dựa vào kinh nghiệm,
uy tín được tích luỹ của cá
nhân, công ty. Cơ bản, chúng
khó có thể định lượng.
• Mua sắm chủ yếu dựa trên
việc mời và chọn được các
nhà thầu đáp ứng được các
tiêu chí (chất lượng-giá)
•
Việc không “bỏ sót” các nhà
thầu tiềm năng trong danh sách
mời là một nhiệm vụ quan
trọng của quản lý mua sắm.
• Việc đàm phán đóng vai trò
quan trọng trong việc kiểm tra
và xác định nhà thầu có đề
xuất tốt nhất, có thực sự phù
hợp và sẵn sàng cung cấp dịch
vụ tư vấn.
Mua sắm
hàng hóa
• Mua sắm đơn giản, ví dụ như
thiết bị văn phòng, phức tạp
như tàu biển, động cơ máy
bay…
• Mua sắm thông thường căn
cứ vào chào hàng của nhà
sản xuất hoặc cung ứng trên

những tiêu chuẩn/thông số
kỹ thuật đã được xác định.
•
Việc tìm được nhà cung cấp
tối ưu (hàng hoá thoả mãn chất
lượng, đã qua thử thách, giá cả
hợp lý…) đòi hỏi người quản
lý không những phải thu thập
đầy đủ thông tin về nhà sản
xuất, nhà cung ứng mà còn cần
nắm được các kỹ thuật chọn
lựa tối ưu.(ví dụ so sánh chi
phí theo vòng đời sản phẩm)
BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP)
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA
Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

)


Quan sát và đọc các mô tả sơ đồ “Dải mua sắm” trong Hình 1 dưới đây và
xác định vị trí của xây lắp, dịch vụ tư vấn và hàng hoá:

Hình 1: Dải mua sắm

• Mô tả sơ đồ “Dải mua sắm”:


Sơ đồ trên giúp mô tả bằng hình ảnh về tính chất của các sản phẩm cần
mua sắm.
 Phía cực trái là ví trí của các sản phẩm định lượng, đo đếm được. Độ “đo
đếm được” giảm dần về phía phải.
 Phía cực phải là khu vực của các sản phẩm mang nhiều định tính, khó đo
đếm. Độ “định tính” giảm dần về phía trái.

Khi xem xét ta thấy:

•
Xây lắp: Các công trình thường có các thông số xác định rõ ràng (kg, m2,
số lượng, đơn giá v.v.) được định vị tại cực trái của dải tức là 100% định
lượng được.

• Dịch vụ tư vấn: Dịch vụ tư vấn do các tư vấn, kỹ sư, luật sư v.v. cung cấp.
Công việc khó mô tả định lượng và chúng có vị trí cực phải của dải tức là
100% định tính.

• Hàng hoá, m

ặc dù hàng hoá/thiết bị có các thông số kỹ thuật (công suất, vòng
quay/phút v.v.) như nhau nhưng chất lượng thực tế của chúng trong nhiều
trường hợp có sự khác biệt phụ thuộc vào nhà sản xuất, thời gian đã được thử
thách v.v. những yếu tố không hoặc khó đo đếm, mô tả được. Vì vậy, hàng
hoá thiết bị nằm ở giữa “Dải mua sắm”. Do ngày càng có nhiều thông tin
khách quan về hàng hoá, thiết bị nên vị trí c
ủa hàng hoá có xu hướng dịch về
phía trái (định lượng được) trong Dải mua sắm.

Trang số: 5/37

Định lượng
Định tính
Hàng hoá/thiết bị
Xây lắp
Dịch vụ
tư vấn
BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP)
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA
Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA



)


Đọc kỹ yêu cầu cơ bản dưới đây. Những yêu cầu này áp dụng cho mọi loại

mua sắm và chúng đặc biệt được các các nhà tài trợ, ngân hàng và các tổ
chức tín dụng quốc tế đặc biệt quan tâm:




GHI NHỚ


• Có ba lĩnh vực mua sắm: mua sắm xây
lắp (công trình), mua sắm dịch vụ tư vấn
và mua sắm hàng hoá/ thiết bị.
• Minh bạch, giá trị hữu dụng và giải trình
được là các yêu cầu cơ bản của mua sắm
trong dự án ODA.



3.
Các hình thức tổ chức và phương thức mua sắm trong các dự
án ODA

)


Đọc kỹ các mô tả về hình thức mua sắm được áp dụng phổ biến trong bảng
dưới đây. Chú ý ghi nhận những khuyến cáo khi nào và vì sao nên áp dụng
loại hình mua sắm nào đó:

Trang số: 6/37


CÁC YÊU CẦU CHUNG VỀ MUA SẮM TRONG DỰ ÁN ODA

• Yêu cầu minh bạch: Các qui trình và thủ tục mua sắm, kế hoạch
đấu thầu, HSMT v.v. cần được thể hiện bằng văn bản và được
công khai trước xã hội.

• Yêu cầu giá trị hữu dụng: Mua sắm cần mang lại những giá trị
tốt nhất cho xã hội.

• Yêu cầu giải trình được: Những ngườ
i sử dụng kinh phí mua
sắm phải có trách nhiệm trước việc chi tiêu và phải có khả năng
giải trình các qui trình và thủ tục mà họ đã áp dụng.
BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP)
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA
Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA


Bảng 1: Các loại hình mua sắm trong dự án ODA
Trang số: 7/37

Hình thức Khi nào áp dụng/vì sao? Cách thức áp dụng
Đấu thầu cạnh
tranh quốc tế
(ICB)

• Dự án 10 triệu USD trở lên cần
kinh nghiệm, hàng hoá quốc tế.
• Theo khuyến cáo/thoả thuận
với ngân hàng/ tổ chức tín
dụng quốc tế.
Mời thầu được công bố công khai và
rộng rãi cho tất cả các nhà thầu Quốc
tế đủ điều kiện. Mục đích nhằm tăng
sự lựa chọn nhà cung cấp thích hợp
nhất và đảm bảo cơ h
ội bình đẳng
trong việc cung cấp.
Đấu thầu cạnh
tranh trong
nước (NCB)

• Trong nước đáp ứng hiệu quả
việc mua sắm.
• Các nhà thầu nước ngoài
không hoặc ít quan tâm tham
gia đấu thầu.
• Đòi hỏi đấu thầu trong nước.
Mời thầu được công bố công khai và
rộng rãi cho tất cả các nhà thầu trong
nước đủ điều kiện

Chào hàng
cạnh tranh
quốc tế và
trong nước

Áp dụng khi giá trị gói thầu
không đủ lớn để hấp dẫn các nhà
thầu/nhà cung cấp tham dự ICB
hoặc NCB
• Phù hợp cho mua sắm các
hàng hoá bán sẵn hoặc hàng
hoá có tiêu chuẩn định sẵn số
lượng giá trị nhỏ và các công
trình xây lắp nhỏ.
• Khi chỉ có một số ít nhà cung
cấp và

• Khi việc cung cấp nhanh là cấp
thiết đối với dự án.


• Mời thầu gửi tới thường không ít
hơn 5 nhà thầu và từ nhiều hơn 1
nước trên báo chí bằng tiếng Anh
ở nước mời thầu (nếu là chào
hàng quốc tế). Những chào thầu
nhận được cần được mở công
khai, và đánh giá như một cuộc
đấu thầu.

• Được thực hiện bằng việc yêu cầu
các nhà cung cấp nước ngoài và
trong nước gửi tối thiể
u ba (03)
báo giá.
• Giá cả, khả năng đáp ứng các yêu
cầu giao hàng là những yếu tố lựa
chọn chính.
• Ngân hàng cần nhận được bản
sao: (i) Tổng kết hoặc đánh giá tất
cả các chào hàng và báo giá nhận
được, (ii) Giải thích việc trao thầu
(iii) Hợp đồng ký và (iv) Xác
nhận về tính xác thực của hợp
đồng.
Mua sắm qua
chỉ định

• Thiết bị là độc nhất về đặc
điểm và chỉ có thể được mua
từ một nhà cung cấp
• Các hạng mục giống hệt có thể
được mua từ những nhà cung
cấp chuyên dụng và
• Các công trình được mở rộng
từ một công trình trước đó
hoặc đang tiến hành dở dang
với sự hợp tác với cùng một
nhà thầu
Mua/đàm phán trự

c tiếp được tiến
hành với với một nhà thầu hoặc một
số ít các nhà thầu và việc đàm phán
được chứng minh là kinh tế hơn và sẽ
đảm bảo tính tương hợp về chất lượng
công trình.

Mua sắm trực
tiếp (Đấu thầu
lặp lại hay Đặt
• Khi mà các hạng mục cần mua
sắm đã được mua thông qua
đấu thầu quốc tế, nay cần được
• Các nhà thầu đã từng đáp ứng
trước đó sẽ được mời và nếu số
lượng này là lớn quá, 5 nhà thầu
BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP)
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA
Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

hàng lặp lại)

mua thêm và ngân sách sẵn
sàng cho mục đích này.
• Phần thêm này sẽ được mua
dưới hình thức đấu thầu lặp lại
khi có thể chỉ rõ ra rằng một

cuộc thầu quốc tế nữa không
góp phần thêm lợi ích gì.
• Thông thường thì đơn đặt hàng
lặp lại này làm theo trình tự
của cái trước trong vòng 18
tháng và số lượng đặt thêm
không được vượt quá 30% số
lượng đặt l
ần đầu (theo WB).

với giá thầu thấp nhất sẽ được
tham gia
• Trường hợp đặc biệt, nếu có quá
ít nhà thầu tham dự và nhà thầu
được chọn tỏ ra vượt trội các đối
thủ một cách rõ ràng thì số lượng
thêm vào của hạng mục nói trên
có thể được mua ngay thay vì đặt
hàng lặp lại với nhà cung cấp đã
được chọn trước đó với điều kiện
không có chào hàng nào hấp dẫn
hơn và giá mua thêm này không
cao hơn so với giá ban đầu


)


Đọc kỹ các mô tả về phương thức mua sắm phổ biến trong Bảng 2 dưới
đây. Chú ý ghi nhận những qui định khi nào và vì sao nên áp dụng phương

thức mua sắm nào đó:



Bảng 2: Phương thức mua sắm trong dự án ODA
Phương
thức
Khi nào áp dụng/vì sao? Cách thức áp dụng
Đấu thầu một túi
hồ sơ
Là phương thức được áp dụng đối
với đấu thầu mua sắm hàng hóa
và xây lắp.
Đề xuất kỹ thuật và đề xuất tài chính
được mở công khai tại buổi mở thầu.
HSDT đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật
có giá đánh giá thấp nhất sẽ được
chọn (xem MS2, MS4)
Đấu thầu hai túi
hồ sơ
Phương thức này được áp dụng
đối với đấu thầu tuyển chọn tư
vấn.
Đề xuất kỹ thuật và đề xuất tài chính
được đặt trong từng túi hồ sơ riêng.
Đề xuất kỹ thuật sẽ được mở ra đánh
giá trước. Các nhà thầu đạt số điểm
kỹ thuật qui định tối thiểu (thông
thường 70%) trở
lên sẽ được mở tiếp

túi hồ sơ đề xuất tài chính để đánh
giá.
Đấu thầu hai giai
đoạn:
• Các gói thầu mua sắm hàng
hoá và xây lắp có giá từ 500
tỷ đồng trở lên.
• Các gói thầu mua sắm hàng
hóa có công nghệ thiết bị và
xây lắp đặc biệt phức tạp.
• Dự án thực hiện theo hợp
đồng chìa khóa trao tay.
• Giai đoạn thứ nhất: các nhà thầu
nộp hồ sơ dự thầu sơ bộ gồm đề
xuấ
t về kỹ thuật và phương án tài
chính (chưa có giá) để Bên mời
thầu xem xét và thảo luận nhằm
thống nhất về yêu cầu và tiêu
chuẩn kỹ thuật
• Giai đoạn thứ hai: các nhà thầu
tham gia trong giai đoạn thứ nhất
nộp HSDT chính thức với đề xuất
kỹ thuật và đề xuất chi tiết về tài
chính (có cả giá)

Trang số: 8/37

Các hình thức tổ chức và phương thức mua sắm có thể tham khảo thêm trong [2].
Hình 2 dưới đây mô tả tổng hợp các qui trình mua sắm trong khuôn khổ dự án

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP)
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA
Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA


ODA. Lưu ý “Chương trình đào tạo” mặc dù rất gần với hoạt động dịch vụ tư
vấn nhưng cũng được xếp riêng do tính đặc thù đào tạo.

Hình 2: Sơ đồ tổng hợp các qui trình mua sắm
trong khuôn khổ dự án ODA
(Tham khảo qui trình của WB)
Trang số: 9/37

Thông tin nhà
thầu; HSMT
Tuyển học
viên
Chuẩn bị
HSMT cạnh
tranh trong
n
ư
ớc
Q. cáo và
chuẩn bị
HSMT cạnh
tranh

Q
uốc
t
ế
Chuẩn bị chào
hàng Quốc tế
& trong nước
Tham chiếu;
Tiêu chí đ/giá
Quan tâm;
D. sách n
g
ắn
Đào tạo &
hướng dẫn
Danh sách nhà
thầu; gửi
HSMT
Chọn cơ sở
đào tạo
Quảng cáo và
mời thầu
Mời thầu
Yêu cầu báo
giá
Yêu cầu gửi
HSDT (Đề
xuất)
LẮP ĐẶT
VẬN HÀNH

TÁC NGHIỆP
Ký hợp đồng
Triển khai
khoá học
Ký hợp đồng Ký hợp đồng
Đặt hàng hoặc
ký hợp đồng
Đàm phán –
Ký hơp đồng

Tiếp nhận,
đánh giá
HSDT; xét
ch
ọ
n nhà thầu
Tổ chức, thu
xếp lớp học
Tiếp nhận,
đánh giá
HSDT; xét
ch
ọ
n nhà thầu
Tiếp nhận,
đánh giá
HSDT; xét
ch
ọ
n nhà thầu

Đánh giá và
chọn nhà cung
cấp
Xét chọn đề
xuất tốt nhất
Đánh giá Đánh giá Đánh giá Đánh giá
XÂY LẮP
Hoàn chỉnh thiết
kế và giá dự
toán
CHƯƠNG
TRÌNH
ĐÀO TẠO
Chuẩn bị yêu
cầu và kinh phí
HÀNG
HOÁ
Chuẩn bị D.mục
và giá duyệt
DỊCH VỤ
TƯ VẤN
Hoàn chỉnh yêu
cầu tư vấn và
kinh phí
Xây lắp; giám
sát thực hiện
Giao hàng tại
chỗ
Giao hàng tại
cảng hoặc địa

điểm qui ước
Giao hàng tại
cảng hoặc địa
điểm qui ước
Giai đoạn
thiết kế,
thẩm

định
Giai
đoạn
triển
khai
Giai
oạn
h
giá
đ
đán
Kết thúc
Học viên đã
đào tạo
Thực hiện hợp
đồng
BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP)
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA
Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

4. Qui trình mua sắm trong dự án ODA.

)
Hãy quan sát và đọc kỹ mô tả các bước của qui trình (Hình 3) để có một
hình ảnh tổng thể về qui trình và các bước của qui trình. Lưu ý các đầu ra
(văn bản) sau mỗi bước và các hoạt động quản lý cần tác nghiệp:
Trang số: 10/37

Lập kế hoạch
Mời thầu
Bước
n
o
Chọn thầu
q
Kết thúc mua sắm
p
•
Phân nhân lực phụ trách mua sắm
• Hoàn chỉnh thông tin, yêu cầu kỹ
thuật liên quan sản phẩm
• Xác định danh mục mua sắm
• Xác định các hình thức mua sắm
• Xác định tiêu chí, qui trình đánh giá
• Lập kế hoạch mua sắm
• Quản cáo
•
Đánh giá, xếp hạng HSDT
• Thương thảo với nhà thầu

• Trình duyệt kết quả đấu thầu
• Thông báo kết quả đấu thầu
• Ký hợp đồng
•
Xúc tiến các hoạt động hỗ trợ
thực hiện hợp đồng
• Giám sát cung cấp hàng hoá/
dịch vụ tư vấn/tiến độ và sản
phẩm xây lắp của nhà thầu
• Nhắc nhở thực hiện hợp đồng
•
Tổ chức đánh giá sảm phẩm
được cung cấp
• Nghiệm thu và thanh toán hợp
đồng
• Thực hiên các báo cáo cần
thiết với chủ dự án, chủ đầu tư,
nhà tài t
r
ợ,
các bên liên
q
uan…
• Danh mục ưu tiên mua sắm
• Kế hoạch mua sắm
• Nhân lực cho mua sắm
• Kết quả đánh giá
• Kết quả thương thảo
• Hợp đồng đã ký
• Báo cáo giám sát thực hiện

hợp đồng
•
Mời thầu
• Liên hệ với nhà thầu: thông báo
điều chỉnh các điều khoản
• Nhận, quản lý HSDT
Giám sát Hợp đồng
• Nghiệm thu hợp đồng.
• Văn bản hỗ trợ kèm theo
(kiểm toán, chứng nhận môi
trường v.v.)
• Các thủ tục mời thầu
• HSDT (Đề xuất, chào thầu)
r
Hình 3: Qui trình mua sắm trong dự án ODA
HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ
Kết quả /
Văn bản
BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP)
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA
Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA


)
Hãy theo dõi mô tả chi tiết các bước của qui trình mua sắm trong
khuôn khổ dự án ODA theo thứ tự các nhiệm vụ quản lý
n o p q

r.
Lưu ý rằng trong mỗi nhiệm vụ cần lần lượt xem xét ĐẦU VÀO,
CÔNG CỤ HỖ TRỢ (cần có) và KẾT QUẢ (đầu ra: văn bản, hồ sơ,
danh mục, quảng cáo v.v.). Kết quả của nhiệm vụ này thường là đầu
vào cho nhiệm vụ tiếp theo:


Là công việc đòi hỏi sự chuẩn bị công phu có ảnh hưởng tới toàn bộ qui
trình mua sắm sau này.






• Phân công nhân lực mua sắm:
 Giám đốc dự án chỉ định cán bộ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm
mua sắm của dự án có kiến thức và kinh nghiệm về chuyên môn
và mua sắm.
 Chọn và đề xuất Danh sách (hội đồng) chấm thầu cho từng hạng
mục mua sắm sau khi đã lập kế hoạch mua sắm. Những thành viên
của hội đồng ngoài các yêu cầu về chuyên môn, quản lý còn cần
có sự cam k
ết về thời gian tham gia và các qui định bảo mật thông
tin đấu thầu. Danh sách này cũng cần được các cấp chủ quản của
dự án xét duyệt.

• Tìm hiểu thông tin và hoàn chỉnh thông số/yêu cầu kỹ thuật
liên quan đến sản phẩm/dịch vụ tư vấn cần mua sắm:
 Các thông tin về bản thân sản phẩm như thông số kỹ thuật, nhà sản

xuất và các nhà cung cấp tiềm năng; kinh nghiệm tư vấn v.v.
Trang số: 11/37

Chuẩn bị-kế hoạch
n
Kết quả
1. Hồ sơ mời thầu
2. Giá được duyệt
3. Các tiêu chuẩn
đánh giá

Công cụ và hỗ trợ
1. Các hồ sơ chuẩn
2. Đánh giá chuyên
môn
Đầu vào
1. Nhân lực
2. Danh mục
3. Kế hoạch
mua
sắm
Đầu
vào
BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP)
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA
Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

 Các thông tin về việc mua sắm các sản phẩm tương tự.
 Các qui định (kỹ thuật, hải quan v.v) về việc mua sắm.

• Xác định danh mục các hình thức mua sắm
 Căn cứ trên Danh mục mua sắm đã được duyệt (hàng hoá, xây lắp,
dịch vụ tư vấn) xác định các gói thầu (sao cho số lượng, kích
thước và giá trị các gói thầu hợp lý và kinh tế cho việc tổ
chức
mua sắm)
 Xác định các phương thức tổ chức mua sắm thích hợp cho từng
sản phẩm hoặc gói thầu (đấu thầu quốc tế, đấu thầu trong nước,
chào hàng cạnh tranh, chỉ định thầu v.v.)

• Xác định các tiêu chuẩn đánh giá và xét tuyển
Các tiêu chuẩn đánh giá được sử dụng để xếp hạng các HSDT. Các tiêu
chuẩn đánh giá thường được coi là một phần của các tài li
ệu mua sắm.
Theo Luật đấu thầu, các tiêu chuẩn đánh giá và xét tuyển phải được
công bố cho nhà thầu trong HSMT.
 Các tiêu chuẩn đánh giá sơ tuyển (Tiền đánh giá): thường được thiết
kế và sử dụng căn cứ vào kinh nghiệm/thâm niên của nhà thầu, khả
năng tài chính, năng lực triển khai và quản lý các nhiệm vụ mua sắm
tương tự.
 Các tiêu chuẩn lựa chọn tư vấ
n hoặc nhà cung cấp căn cứ vào giá dự
thầu và khả năng đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật, quản lý. Các tiêu
chuẩn và cách thức xét tuyển đa dạng tuỳ theo loại hình và phương
thức mua sắm (Chi tiết tại Mođun MS2, MS3, MS4).

• Thể hiện kế hoạch mua sắm

Dựa trên danh mục, tiến độ, phương thức
đấu thầu của các gói thầu, bạn cần cụ th
ể
hoá kế hoạch mua sắm. Lưu ý rằng, mặc
dù kế hoạch mua sắm đã được phản ảnh
trong kế hoạch chung của dự án nhưng
đối với các nhiệm vụ mua sắm lớn và
phức tạp, kế hoạch mua sắm cần phải
được thể hiện chi tiết với các hoạt động
cùng lịch trình cụ thể. Ví dụ khái quát về
một bản kế hoạ
ch như vậy (Mua sắm
phục vụ xây dựng Trường Tiểu học Đông
Thái – Hà nội) được thể hiện như trong
Hình 4 và xem chi tiết tại Phụ lục 1. Công cụ để thể hiện bản kế hoạch
Trang số: 12/37

Hình 4: Ví dụ kế hoạch mua sắm
BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP)
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA
Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

là phần mềm Microsoft Project hoặc bạn chỉ cần thể hiện kế hoạch
dưới dạng bảng thông thường.

• Sơ tuyển nhà thầu
Thường chỉ áp dụng cho các mua sắm lớn hoặc đặc biệt. Để tổ chức sơ

tuyển, cần tiến hành các công việc sau:
 Gửi thư mời sơ tuyển đến các nhà thầu/nhà cung cấp tiềm năng.
 Đính kèm vào h
ồ sơ sơ tuyển các tài liệu cần thiết đã được Nhà tài
trợ/Ngân hàng thẩm định để hướng dẫn cụ thể cho các nhà thầu. Hãy
dành đủ thời gian để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự sơ tuyển.
 Khi có sửa đổi, cần gửi đính kèm các sửa đổi vào hồ sơ mời sơ
tuyển gửi cho tất cả các nhà thầu đã tham gia quá trình sơ tuyể
n.
 Tổ chức và chuẩn bị các nhóm đánh giá sơ tuyển.
 Quản lý và đánh giá các hồ sơ sơ tuyển.
Sơ tuyển có ưu điểm giúp hạn chế sự tham gia của các nhà thầu chưa đủ
năng lực, kinh nghiệm. Tuy nhiên, nhược điểm là làm tăng thời gian
mua sắm, chi phí quản lý cao hơn và tăng nguy cơ các công ty đã qua
sơ tuyển “móc nối” làm giảm tính cạnh tranh, đặc bi
ệt, nếu họ ở cùng
một quốc gia.




• Các mẫu chuẩn (để tham khảo): có thể bao gồm các hợp đồng
chuẩn, các mô tả các khoản mục mua sắm chuẩn. Lưu ý rằng, các dự
án có khối lượng mua sắm đáng kể nên có nhiều những tài liệu
chuẩn hóa này để tham khảo.

• Đánh giá chuyên môn: Những đánh giá, nhận xét và kiến nghị (có
th
ể được thực hiện trước) của chuyên gia, tư vấn về các các sản
phẩm cần mua sắm.

• Hồ sơ mời thầu (HSMT)
HSMT giúp nhà cung cấp tiềm năng chuẩn bị và gửi các đề xuất hoặc
chào hàng phù hợp. Một bộ HSMT bao
gồm:
 Thư mời thầu
 Hướng dẫn nhà thầu;
 Dữ liệu đấu thầ
u;
Trang số: 13/37

Công cụ-hỗ trợ
Kết
quả
Chú ý 1

Mẫu dùng mua sắm
hàng hoá có thể
tham khảo trong [6,
7, 8, 9]
BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP)
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA
Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

 Các tiêu chuẩn đánh giá và xét tuyển;

 Phạm vi mua sắm
 Tiến độ cung cấp;
 Các thông số kỹ thuật và bản vẽ;
 Các điều kiện chung của hợp đồng;
 Các điều kiện đặc biệt của hợp đồng;
 Biểu mẫu dự thầu
 Tính hợp lệ đối với các qui định về HSDT

Biể
u mẫu dự thầu có số lượng và hình thức khác nhau tuỳ thuộc vào
hình loại và phương thức mua sắm Chúng có thể là:
 Yêu cầu đề xuất (Request for Proposal - REP),
 Yêu cầu báo giá (Request for Quotation - RFQ),
 Thư mời đàm phán (Invitation for Negotiation), và
 Phản hồi ban đầu của nhà thầu (Contractor initial Response)
 Mẫu bảo lãnh dự thầu (Bid security)
 Mẫu Bảo lãnh thực hiện hợp đồng (Contract Performance Security)


Lưu ý, các thuật ngữ “đấu thầu” và “báo giá” thường được sử dụng khi
lựa chọn nguồn cung cấp căn cứ vào giá trong khi thuật ngữ “đề xuất”
được sử dụng khi cân nhắc không dựa vào tài chính mà dựa chủ yếu
vào kỹ năng, kỹ thuật hay cách tiếp cận (như khi mua các dịch vụ tư
vấn mang tính chuyên môn).
 Công cụ lập kế hoạch có thể tham khảo qua Mođun KH4 “Lập kế
hoạch và lịch trình thực hiện dự án ODA”

Tuỳ loại hình mua sắm, tài liệu mua sắm có thể không nhất thiết cần
toàn bộ các tài liệu trên.

• Giá được duyệt. Có thể là:
 Giá được duyệt cho hàng hoá/thiết bị
 Giá dự toán của công trình
 Phí tư vấn và chi phí hoàn trả tối đa dành cho tư vấn

Việc định giá cần do các chuyên gia dự toán. Giá dư toán không phù
hợp có thể dẫn tới (1) Giá quá thấp (ví dụ thấp hơn tất c
ả các giá dự
thầu) không chọn được nhà thầu và dẫn đến phải tổ chức tổ chức đấu
thầu lại (2) Giá cao có thể gây lãng phí.

Trang số: 14/37

• Các tiêu chuẩn đánh giá và xét tuyển
BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP)
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA
Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

Các tiêu chuẩn đánh giá cần thống nhất, cụ thể (tiêu chí, thang điểm …)
và được thông báo trong HSMT.


GHI NHỚ


 Tài liệu mua sắm phải chính xác để đảm bảo
thuận lợi trong so sánh các chào thầu, nhưng

cũng phải đủ linh hoạt để có thể nhận được
các phản hồi của nhà cung cấp.
 Kế hoạch mua sắm cần được các cấp thẩm
quyền thông qua và các bên liên quan nắm
vững.




Mời thầu gồm các hoạt động nhằm quảng bá thông tin đến những nhà thầu
tiềm năng có khả năng đáp ứng những yêu cầu mua sắm của dự án.




• Các tài liệu mua sắm: Trong đó quan trọng nhất là HSMT.

• Danh sách các nhà thầu: Các nhà thầu đủ tiêu chuẩn là nhà cung
cấp/nhà thầu hợp lệ và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đưa ra trong
HSMT. Một số
tổ chức lưu trữ danh sách hoặc hồ sơ thông tin về
những nhà thầu tiềm năng. Các danh sách này thường có các thông
tin liên quan đến kinh nghiệm, tính hợp lệ và các đặc điểm khác của
các nhà thầu.

Trang số: 15/37

Mời thầu
o
Kết quả

1. HSDT (Đề xuất,
chào thầu)

Công cụ và hỗ trợ
1. Hội nghị các nhà
thầu/ nhà cung cấp
2. Quảng cáo

Đầu vào
1. Tài liệu mua
sắm (HSMT)
2. Danh sách
các nhà thầu/
nhà cung cấp
Đầu
vào
BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP)
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA
Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

 Nếu những danh sách như vậy không có sẵn, cán bộ mua sắm phải tự
thu thập tin trong các thư viện, các tổ chức địa phương liên quan, các
tạp chí thương mại v.v. Trong một số trường hợp cần đến tận nơi
hoặc liên lạc với những khách hàng trước đó để có thêm thông tin cụ
thể.

Tài liệu mua sắm có thể được gửi tới một số hoặc tất cả các nhà thầu.

• Hội nghị các nhà thầu
Hội nghị các nhà thầu (hay còn gọi là Hội nghị tiền đấu thầu) là cuộc
họp mặt những nhà thầu/nhà cung cấp tiềm năng để chuẩn bị lập hồ sơ
dự thầu/đề xuấ
t/chào hàng. Hội nghị nhằm đảm bảo tất cả các nhà thầu
đều có những thông tin chung và rõ ràng về gói thầu (yêu cầu kỹ thuật,
yêu cầu về hợp đồng, v.v).

 Có thể đính kèm phần giải đáp các câu hỏi tại hội nghị vào tài liệu mua
sắm.

• Quảng cáo
Có thể giúp mở rộng danh sách các nhà cung cấp tiềm năng bằng cách
đăng quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng và chuyên
ngành. Lưu ý, pháp luật của một số nước qui định việc quảng cáo mời
thầu là bắt buộc đối với một số mặt hàng nhất định đặc biệt với hầu hết
các hợp đồng của chính phủ.

 Thông báo m
ời thầu tổng hợp (General Procurement Notice -
GPN):

Hầu hết các nhà Tài trợ yêu cầu các bên vay phải đăng tải Thông
báo thầu tổng hợp trên trang web Phát triển Kinh doanh của Liên
Hợp Quốc (UNDB) nhằm cung cấp các thông tin cập nhật về các gói
thầu chính của dự án đang/đã được ngân hàng xem xét phê duyệt tài

trợ nhằm tạo điều kiện cho các nhà cung cấp/các nhà thầu nắm được
thông tin về các cơ hội tham gia đấu thầu Quố
c tế (ICB).

Nội dung Thông báo bao gồm:
o Tên của Bên vay/dự án
o Khoản và mục đích khoản vay hoặc khoản vay đang xem xét
Trang số: 16/37

Công cụ-hỗ trợ
BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP)
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA
Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

o Phạm vi đấu thầu theo hình thức ICB và các dịch vụ tư vấn có
trị giá bằng hoặc lớn hơn US$ 200.000
o Tên và địa chỉ của cơ quan thực hiện dự án
o Nếu có, các mốc tiến độ phát hành HSMT/tài liệu sơ tuyển nhà
thầu.

Cách thức đăng tải:
o Bên vay/dự án cần soạn GPN
và sau đó gửi cho ngân hàng
xem xét trước khi gửi đăng tải
không muộn h
ơn 8 tuần trước
ngày đầu tiên công bố rộng rãi

hồ sơ sơ tuyển/HSMT cho gói
thầu ICB
o Phải phát hành GPN trong giai
đoạn thẩm định dự án
o GPN cần được cập nhật bất cứ
khi nào nếu có sự thay đổi cơ
bản trong dự án.

 Thông báo mời thầu cụ thể (Special Procurement Notice - SPN)
Áp dụng cho mỗi gói thầu chính của dự án với nội dung tươ
ng tự
như Thông báo mời thầu tổng hợp.

Cách thức đăng tải: SPN cần được thực hiện như sau:
o Dự án phải gửi SPN cho nhà tài trợ trước khi phát hành với nhấn
mạnh áp dụng sơ tuyển hay không.
o Thông báo cho đại dịên trong nước của các quốc gia hợp lệ tham
gia dự án của nhà tài trợ.
o Quảng cáo trên ít nhất một tờ báo trong nước
o Thông báo trên tạp chí chính thứ
c trong nước
o Thông báo trực tiếp tới tất cả các hãng đã gửi thư quan tâm khi
phát hành thông báo mời thầu.
o Dự án nên cho các nhà thầu khoảng thời gian xác định để chuẩn
bị hồ sơ sơ tuyển hoặc HSDT không dưới 6 tuần.




Trang số: 17/37

Địa chỉ tại:

m hoặc có thể gửi thẳng
theo địa chỉ:
 dbusiness@worldbank.
org (cho các dự án
ODA của Ngân hàng
Thế giới)



(cho các dự án ODA
không thuộc của Ngân
hàng Thế giới)


Kết
quả
BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP)
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA
Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

• Hồ sơ dự thầu (HSDT): (đề xuất, chào thầu) là những tài liệu đã được
chuẩn bị của các nhà thầu/nhà cung cấp mô tả khả năng và sự sẵn sàng
của họ trong việc cung cấp những sản phẩm mua sắm yêu cầu.

Lựa chọn nhà thầu là hoạt động phức hợp căn cứ theo các tiêu chuẩn đánh
giá để chọn nhà cung cấp thích hợp nhấ
t.




• HSDT
HSDT thường bao gồm Đề xuất kỹ thuật và Đề xuất tài chính.

• Các tiêu chuẩn đánh giá: Giá có thể là yếu tố quyết định chính đối
với một số khoản mục mua sắm. Tuy nhiên, giá đề xuất thấp hơn có
thể không phải là chi phí thấp nhất khi nhà cung cấp không thể giao
sản phẩm đúng hạn.

• Các chính sách của tổ chức: Các tổ
chức tham gia vào dự án có thể
có những chính sách chính thức và không chính thức ảnh hưởng tới
việc đánh giá các đề xuất. Ví dụ, tổ chức có thể sử dụng hệ thống
đánh giá để:
 Xếp hạng tất cả các HSDT để thiết lập một thứ tự đàm phán.
 Lựa chọn một nhà cung cấp duy nhất để ký hợp đồng.



• Đàm phán hợ
p đồng
Hình 5 tóm tắt các bước đàm phán cơ bản.
Trang số: 18/37

Lựa chọn nhà thầu
p
Kết quả
1. Hợp đồng


Công cụ và hỗ trợ
1. Đàm phán hợp đồng
2. Hệ thống trọng số
3. Các ước lượng độc lập

Đầu vào
1. HSDT
2. Các tiêu chuẩn
đánh giá
3. Các chính sách
của tổ chức
Đầu
vào
Công cụ-hỗ trợ
BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP)
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA
Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA


 Đàm phán hợp đồng là
việc thảo luận giữa dự án

với nhà thầu để đi tới
nhất trí những thỏa thuận
về cấu trúc và nội dung
hợp đồng trước khi ký.
Trong phạm vi có thể,
hợp đồng cuối cùng phải
phản ánh tất cả các thỏa
thuận đã đạt được.
 Đối với các khoản mục
mua sắm phức t
ạp, đàm
phán hợp đồng có thể là
một quá trình độc lập và
có những đầu vào và đầu
ra riêng biệt.

• Hệ thống trọng số
Hệ thống này giúp định lượng
các dữ liệu định tính nhằm
tránh tác động của định kiến cá
nhân đến kết quả lựa chọn nhà
cung cấp. Hệ thống như vậy
bao gồm:


 Sử dụng tr
ọng số cho một số tiêu chuẩn quan trọng
 Đánh giá những nhà cung cấp tiềm năng theo từng tiêu chuẩn
 Nhân trọng số với các giá trị đánh giá được
 Lấy tổng các tích số trên để xác định điểm toàn phần.

Có thể tham khảo áp dụng Hệ thống trọng số tại Mođun MS3 “Mua
sắm dịch vụ tư vấn trong dự án ODA”

• Các ướ
c lượng độc lập
Đối với nhiều khoản mục mua sắm, cán bộ quản lý mua sắm có thể
chuẩn bị trước những ước tính của mình để đối chứng, kiểm tra đối với
giá đề xuất. Cần phải tìm nguyên nhân của những khác biệt đáng kể so
với các ước tính: khác biệt đáng kể có thể là hệ quả của tài liệu thầu
chưa đầy đủ ho
ặc nhà cung cấp hiểu nhầm hoặc không đáp ứng đầy đủ
các yêu cầu.
Trang số: 19/37

Mời nhà thầu xếp thứ
nhất sau khi đánh giá
Chỉ định nhóm đàm phán
Soạn thảo Ghi nhớ đàm phán
& báo cáo đàm phán
Ký hợp đồng
Nhà tài t
r
ợ “Không phản đối”
Đàm phán điều kiện hợp
đồng
• Xung đột lợi ích
• Thanh tra & kiểm toán
• Bản quyền
• Trách nhiệm và hỗ trợ từ
dự án

• Trách nhiệm pháp lý
•
Gi
ải quyếttranhch
ấp
Đàm phán chuyên môn
• Làm rõ phạm vi mua
sắm, các yêu cầu về
dịch vụ tư vấn hoặc tính
năng, thông số kỹ thuật,
điều kiện hoạt động của
hàng hoá/thiết bị
• Vận chuyển/giao
nhận/thuế/bảo hiểm
ế
Đàm phán tài chính
• Giá hàng hoá thiết
bị/dịch vụ tư vấn
• Thủ tục và đồng tiền
chi t
r
ả
Hình 5: Đàm phán hợp đồng
BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP)
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA
Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

• Hợp đồng
Hợp đồng là thỏa thuận ràng buộc lẫn nhau giữa người mua và nhà
cung cấp: nhà cung cấp phải có trách nhiệm cung cấp sản phẩm cụ thể
và người mua phải trả tiền cho sản phẩm. Hợp đồng là văn bản pháp lý
chịu sự phán quyết của toà án. Hầu hết các dự án ODA đều có văn bản
quy định ai là người nhân danh dự án để ký hợp đồng.

• Các điều khoản hợp đồng trong HSMT chuẩn

 Các điều khoản hợp đồng chung (GCC) là cơ sở cho các hợp đồng
mua sắm và các bên mua - bán không được thay đổi:
o Các điều khoản thực hiện
o Các điều khoản bảo vệ
o Các thay đổi
o Bồi thường

 Các điều khoản hợp đồng đặc biệ
t (SCC) bao gồm các qui định do
bên mua soạn thảo cho mỗi gói thầu cụ thể và phải đảm bảo thống
nhất với các điều khoản chung của hợp đồng.

)


Lưu ý trong các HSDT cần có bảo lãnh dự thầu và khi nhà thầu đã được
trao thầu thì nhà thầu cần có bảo lãnh thực hiện hợp đồng. Đây là những

qui định bắt buộc.

• Bảo lãnh dự thầu và Bảo lãnh thực hiện hợp đồng

Để lưu ý nhà thầu về sự nghiêm túc của quá trình đấu thầu và để bù
đắp những chi phí của dự án do tác động của việc nhà thầu thắ
ng
thầu rút lui không muốn thực hiện hợp đồng, dự án yêu cầu các nhà
thầu nộp bảo lãnh thầu dưới dạng Bảo lãnh của Ngân hàng hoặc
công ty bảo hiểm hoặc tiền mặt. Các yêu cầu về bảo lãnh thầu cần
được chỉ rõ trong HSMT. Nếu nhà thầu thắng thầu từ chối ký hợp
đồng, bên mua/dự án sẽ được hưởng bảo lãnh trên.

Tương tự, Bảo lãnh thực hiện hợ
p đồng cũng được thực hiện đối với
hợp đồng đã được ký với nhà thầu nhằm tránh trường hợp nhà thầu
Trang số: 20/37

Kết
quả
BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP)
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA
Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

bỏ không thực hiện hợp đồng. Bảo lãnh thực hiện hợp đồng mua
sắm thường không vượt quá 10% giá hợp đồng.

Hình 5 thể hiện thời điểm nhà thầu phải nộp bảo lãnh dự thầu và bảo
lãnh thực hiện hợp đồng

Hình 6: Thời điểm nộp bảo lãnh dự thầu và
bảo lãnh thực hiện hợp đồng


Quản lý thực hi
ện hợp đồng mua sắm là nhằm đảm bảo hiệu quả mua sắm
theo hợp đồng đã ký. Tính chất pháp lý của mối quan hệ hợp đồng buộc
nhóm cán bộ quản lý dự án phải nhận thức được sâu sắc những vấn đề
pháp lý liên quan tới các hoạt động quản lý thực hiện hợp đồng.
Các quá trình quản lý mua sắm bao gồm:
1) Thực thi kế hoạch mua sắm.
2)
Theo dõi công việc, chi phí, thời gian biểu, và hiệu quả kỹ thuật của
nhà thầu.
3) Kiểm tra chất lượng của các sản phẩm cung cấp.
4) Kiểm tra các thay đổi trong hợp đồng để đảm bảo rằng chúng là cần
thiết
5) Quản lý các điều khoản thanh toán được quy định trong hợp đồng
phù hợp với tiến trình thực hiện và thanh toán.



Trang số: 21/37

Theo dõi & đánh giá
q
Bảo lãnh

dự thầu
Bảo lãnh
thực hiện
hợp đồng
Triển khai
hợp đồng
Đánh giá – ký
hợp đồng
Quá trình
đấu thầu
Thiết kế
BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP)
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA
Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA





• Hợp đồng đã ký

• Các kết quả công việc: Thông tin về kết quả công việc của nhà thầu
- những sản phẩm chuyển giao nào đã được hoàn thành và chưa
được hoàn thành, chất lượng ở mức độ nào, chi phí là bao nhiêu, v.v.

• Các yêu cầu thay đổi: bao gồm những thay đổi về một số phần của
hợp đồng hoặc về đặc điể

m của hàng hoá và dịch vụ được cung cấp.
Quyết định chấm dứt hợp đồng, những tranh cãi - khi nhà cung cấp
và ban quản lý dự án không đồng ý với nhau về bồi thường hoặc
thay đổi, có thể tuỳ theo từng tình huống mà được gọi là yêu sách,
tranh cãi hoặc kháng cáo.

• Các hoá đơn của nhà cung cấp yêu cầu thanh toán cho công việc
của mình.




• Hệ thống kiểm soát thay đổi trong thực hiện h
ợp đồng bao gồm
giấy tờ hành chính, hệ thống theo dõi, thủ tục giải quyết tranh chấp
và các cấp phê chuẩn cần thiết khi có uỷ quyền.

• Báo cáo hiệu quả thực hiện: Báo cáo cung cấp cho ban quản lý
những thông tin về hiệu quả công việc mà nhà thầu/nhà cung cấp đạt
được so với mục tiêu chung của hợp đồng.

Trang số: 22/37

Kết quả
1. Thông tin
2. Những thay
đổi trong
hợp đồng
3. Yêu cầu
thanh toán

Công cụ và hỗ trợ
1. Hệ thống kiểm soát thay
đổi thực hiên hợp đồng
2. Báo cáo kết quả thực hiện
3. Hệ thống thanh toán

Đầu vào
1. Hợp đồng
2. Kết quả công
việc
3. Các yêu cầu thay
đổi
4. Hoá đơn
Đầu
vào
Công cụ-hỗ trợ
BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP)
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA
Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

• Hệ thống thanh toán: Các khoản thanh toán cho nhà cung cấp
thường được giải quyết thông qua hệ thống các tài khoản hợp lệ và
thích hợp.

• Thông tin: Kết quả thực hiện hợp đồng, sự không hài lòng về kết
quả và những thay đổi cần có.

• Những thay đổi về hợp đồng: Thay đổi (được chấp nhận hoặc
không được chấp nhận) đượ
c phản hồi thông qua các tài liệu cập
nhật tương ứng.

• Các yêu cầu thanh toán do nhà thầu gửi.



Kết thúc hay thanh lý hợp đồng liên quan đến kiểm tra sản phẩm (toàn bộ
công việc có được hoàn thành thoả đáng hay không) và thanh lý hành
chính (cập nhật những ghi nhận phản ánh kết quả cuối cùng và lưu trữ
thông tin để dùng trong tương lai). Dựa vào các điều khoản và điều kiện
của hợp đồng dự án ODA có thể đề ra những thủ tục nhất định cho việc
thanh lý hợp đồng. Chấm dứt hợ
p đồng trước thời hạn là một trường hợp
đặc biệt của thanh lý hợp đồng.




• Tài liệu hợp đồng: Tài liệu hợp đồng bao gồm bản thân hợp đồng
và những tài liệu liên quan khác: thời gian biểu bổ sung, những thay
Trang số: 23/37

Kết thúc mua sắm

r
Kết
quả
Kết quả
1. Lưu hồ sơ hợp
đồng
2. Nghiệm thu và
thanh lý hợp
đồn
g

Công cụ và hỗ trợ
1. Kiểm tra mua sắm

Đầu vào
Tài liệu
Hợp đồng

Đầu
vào
BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP)
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA
Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

đổi được chấp thuận, tài liệu về sự phát triển kỹ thuật của nhà cung
cấp, báo cáo công việc, các tài liệu tài chính như hoá đơn và thông
tin về thanh toán và tất cả các kết quả điều tra liên quan đến hợp

đồng.




• Kiểm tra mua sắm: là tập hợp các văn bản lưu giữ quá trình mua
sắm từ lập kế hoạch mua sắm cho tới vấn đề hành chính của hợp
đồ
ng. Những ghi nhận về những thành công, thất bại có thể được
vận dụng cho việc mua sắm khác trong dự án hoặc cho các dự án
khác của cùng một cơ quan thực hiện (Xem thêm Phần 6. Theo dõi,
đánh giá mua sắm trong dự án ODA)




• Lập hồ sơ hợp đồng: một bộ tài liệu hoàn chỉnh bao gồm tất cả các
hồ sơ, kết quả liên quan được dùng cho đánh giá cuối cùng của d
ự
án.

• Chấp nhận và thanh lý chính thức: Dự án cần gửi cho nhà cung
cấp thư chính thức về việc hợp đồng đã được hoàn tất.

• Tranh chấp và giải quyết tranh chấp trong mua sắm trong dự
án ODA
Căn cứ để giải quyết tranh chấp là hợp đồng đã ký, các qui định chung
của nhà tài trợ về giải quyết tranh chấp, Luật đấu thầu và các luậ
t pháp
khác của Việt Nam. Có một số dạng tranh chấp:

 Tranh chấp trong nước
 Tranh chấp quốc tế
Cần phải kiểm soát và tìm ra các cơ chế giải quyết tranh chấp.

• Chấm dứt hợp đồng: Trong hợp đồng luôn có những điều khoản
chung và điều khoản đặc biệt qui định trường hợp chấm dứt hợp
đồng
(Chi tiế
t về tranh chấp, chấp dứt hợp đồng v.v. có thể xem trong
Mođun NS5 “Quản lý hợp đồng trong dự án ODA”)

Trang số: 24/37

Công cụ-hỗ trợ
Kết
quả
BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP)
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA
Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

Thực hành


Tên:
“Phát hiện đặc điểm và sự khác biệt của các qui trình mua
sắm trong dự án ODA”
Mục tiêu:

Giúp học viên củng cố kiến thức và khả năng phân biệt các
qui trình mua sắm trong khuôn khổ dự án ODA.
Thời gian :
30-45 phút. Thực hiện sau khi kết thúc “Sơ đồ các qui trình
mua sắm trong khuôn khổ dự án ODA”
Mô tả :
• Lớp học chia thành các nhóm 5-7 học viên.
• Giáo viên hướng dẫn, trao nhiệm vụ cho mỗi nhóm “mua
sắm” m
ột loại hàng hoá tiêu biểu tương ứng với các nhóm
xây lắp, dịch vụ tư vấn, hàng hoá)
• Nhiệm vụ của của mỗi nhóm là thảo luận, mô tả và thể
hiện trên khổ giấy Ao qui trình mua sắm loại hàng hoá của
nhóm mình căn cứ trên các khái niệm, qui trình và sơ đồ
đã học.
• Nhóm trưởng, thay mặt nhóm, trình bày trước lớp về qui
trình, chú ý trả lời các câu hỏi: Qui trình bắt đầu từ
đâu?
Các tài liệu nào cần có trong mỗi giai đoạn? Thời gian dự
kiến? Các hoạt động hỗ trợ?
• Các nhóm có thể yêu cầu sự hỗ trợ của giáo viên.
• Giáo viên nhận xét, tóm tắt.
Chuẩn bị:
Giấy khổ Ao, bút mầu, máy chiếu (nếu có)

Trang số: 25/37

 Có thể kết hợp mời chuyên gia đấu thầu (quản lý đấu thầu) thuyết trình và kết
hợp giải đáp về các tình huống đấu thầu trong thực tiễn để giúp học viên có
thêm các các kinh nghiệm trong thực hành. Thời gian cho thuyết trình không quá

20 phút.