Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân sự tại Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ kỹ thuật TS
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (362.12 KB, 72 trang )
ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
MỤC LỤC
TRANG
PHẦN MỞ ĐẦU
1
CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TUYỂN MỘ, TUYỂN CHỌN NHÂN SỰ
TRONG DOANH NGHIỆP
3
I/ Quá trình tuyển mộ nhân sự.
3
1. Khái niệm tuyển mộ và tầm quan trọng của tuyển mộ nhân sự
3
2. Các yếu tố ảnh hưởng đến tuyển mộ
4
3. Các nguồn và phương pháp tuyển mộ
5
3.1. Nguồn bên trong
5
3.2. Nguồn bên ngồi
6
4. Q trình tuyển mộ
7
4.1. Xây dựng chiến lược tuyển mộ
7
4.2. Tìm kiếm người xin việc
8
4.3. Đánh giá quá trình tuyển mộ
9
II/ Quá trình tuyển chọn nhân sự
9
1. Khái niệm tuyển chọn và tầm quan trọng của tuyển chọn nhân sự
9
2. Quá trình tuyển chọn
9
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI CÔNG
TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ KỸ THUẬT TS
17
I/ Khái quát về Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ kỹ thuật TS
17
1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
17
2. Chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các phòng
18
2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
18
2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng
17
2.2.1. Phòng hành chính - nhân sự
17
2.2.2. Phịng tài chính kế tốn
20
2.2.3. Phịng kế hoạch kỹ thuật
21
2.2.4. Phòng quản lý dự án
22
2.2.5. Phòng tư vấn dịch vụ
23
2.3. Mối quan hệ giữa các phòng ban trong cơng ty
24
3. Tình hình hoạt động kinh doanh trong Công ty
25
4. Đặc điểm nguồn nhân lực của công ty
28
SV: HOÀNG THỊ MAI PHƯƠNG
1
LỚP: K10-QTNL
ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
II/ Phân tích thực trạng cơng tác tuyển dụng nhân sự tại Công ty TNHH Thương mại
và dịch vụ kỹ thuật TS
33
1. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động tuyển dụng của Công ty
33
2. Thực trạng hoạt động tuyển mộ
35
2.1. Chuẩn bị tuyển mộ
36
2.2. Nguồn tuyển mộ
36
2.3. Thông báo tuyển dụng
38
3. Thực trạng quá trình tuyển chọn
39
3.1. Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ
39
3.2. Phỏng vấn sơ bộ (vòng 1)
40
3.2.1. Chuẩn bị phỏng vấn
40
3.2.2. Phỏng vấn
40
3.3. Phỏng vấn sâu ( phỏng vấn tình huống và kiểm tra kỹ năng)
42
3.3.1. Chuẩn bị phỏng vấn sâu
42
3.3.2. Phỏng vấn sâu
42
4. Điều tra, xác minh lý lịch
43
5. Đánh giá quá trình phỏng vấn và quyết định tuyển dụng
43
6. Thử việc
44
7. Nhận xét chung về công tác tuyển dụng trong thời gian qua
45
7.1. Ưu điểm
45
7.2. Hạn chế
46
CHƯƠNG III: KIẾN NGHỊ MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG
TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH
VỤ KỸ THUẬT TS
48
I/ Định hướng phát triển của Công ty trong năm năm tới
48
1. Định hướng phát triển
48
2. Thuận lợi
49
3. Khó khăn
50
II/ Kiến nghị một số biện pháp nhằm hồn thiện cơng tác tuyển dụng nhân sự tại
Công ty
51
1. Hạn chế yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động tuyển dụng
51
2. Xây dựng cơ sở cho hoạt động tuyển dụng
53
3. Kiến nghị về tuyển mộ
56
SV: HOÀNG THỊ MAI PHƯƠNG
2
LỚP: K10-QTNL
ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
4. Kiền nghị về tuyển chọn
5. Kiến nghị giúp duy trì thành quả của hoạt động tuyển dụng
LỜI KẾT
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC 1
PHỤ LỤC 2
59
61
64
66
67
68
PHẦN MỞ ĐẦU
Tình hình chính trị, kinh tế thế giới những năm qua có khá nhiều bất ổn như: nguy
cơ khung bố gia tăng, tài chính thế giới bị khủng hoảng trầm trọng, kinh tế suy thoái, lạm
phát tăng cao đã ảnh hưởng không nhỏ đến nền kinh tế toàn cầu.
Năm 2007, Việt Nam đã trở thành thành viên chính thức của tổ chức Thương mại
thế giới WTO, bên cạnh đó lại có mơi trường chính trị, kinh tế khá ổn định; đây là thuận
lợi để thu hút đầu tư nhưng cũng là khó khăn cho các doanh nghiệp trong nước khi phải
đối đầu với các doanh nghiệp to lớn, hùng mạnh, có nhiều năm kinh nghiệm trên thương
trường quốc tế.
Trong tình cảnh như vậy, các doanh nghiệp trong nước nói chung cũng như Cơng
ty TNHH Thương mại và dịch vụ kỹ thuật TS nói riêng gặp rất nhiều khó khăn như: vốn
ít, kinh nghiệm thương trường non trẻ, hạn chế trong giao tiếp với đối tác nước ngồi, uy
tín thương hiệu thấp, các đối thủ cạnh tranh mới xuất hiện ngày càng nhiều và ngày càng
mạnh … trong khi đó yêu cầu của khách hàng lại ngày càng cao, ngày càng chặt chẽ.
Trước những khó khăn như vậy, Ban lãnh đạo Công ty TNHH Thương mại và dịch
vụ kỹ thuật TS đã sáng suốt xác định chỉ có sức mạnh của trí tuệ, của con người mới là
yếu tố quan trọng nhất, quyết định nhất có thể giúp Cơng ty vượt qua khó khăn đạt được
thành cơng. Với điều kiện hạn chế, Cơng ty khơng có điều kiện đào tạo nhiều nên bắt
buộc phải tuyển dụng được những lao động có trình độ chun mơn kỹ thuật cao. Ban
lãnh đạo Công ty đã tập trung các nguồn lực cần thiết để ưu tiên giúp đỡ hết sức cho hoạt
động tuyển dụng – nguồn gốc thắng lợi của Công ty, nhưng những năm gần đây hoạt
động tuyển dụng của Công ty lại không đạt hiệu quả như mong đợi, số lao động tuyển
dụng được ít, chất lượng chưa cao, khả năng thích ứng với cơng việc chậm…
Xét thấy vấn đề tuyển dụng đang là một vấn đề cấp bách và bức thiết của Công ty
TS, kết hợp với việc bản thân là một sinh viên khoa quản trị nhân lực sắp tốt nghiệp, có
SV: HỒNG THỊ MAI PHƯƠNG
3
LỚP: K10-QTNL
ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
nền tảng lý thuyết vững chắc, kết hợp với việc được sự ủng hộ, giúp đỡ nhiệt tình của Ban
lãnh đạo Cơng ty; thông tin, số liệu thu được khá đầy đủ và chính xác nên em đã quyết
định chọn tên chuyên đề tốt nghiệp của mình là : “ Một số biện pháp nhằm hồn thiện
cơng tác tuyển dụng nhân sự tại Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ kỹ thuật TS”
Kết cấu chuyên đề gồm 3 phần chính:
Chương 1: Cơ sở lý luận về tuyển mộ, tuyển chọn nhân sự trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng công tác tuyển dụng nhân sự tại Công ty TNHH Thương mại và
dịch vụ kỹ thuật TS.
Chương 3: Kiến nghị một số biện pháp nhằm hồn thiện cơng tác tuyển dụng nhân sự tại
Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ kỹ thuật TS.
Mục tiêu nghiên cứu : Xuất phát từ nhu cầu bức thiết của Công ty về vấn đề tuyển
dụng, em xin đề xuất một số mục tiêu nghiên cứu như sau:
_ Xem xét thực tế công tác tuyển dụng tại Cơng ty TS.
_ Mơ tả q trình tuyển dụng của Cơng ty TS.
_ Phân tích thực trạng và đưa ra ưu, nhược điểm của quy trình tuyển dụng của Cơng ty
TS.
_ Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến cơng tác tuyển dụng tại Công ty TS.
_ Đưa ra kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác tuyển dụng của Cơng ty TS.
Phương pháp nghiên cứu:
_ Nguồn số liệu, phương pháp thu thập thông tin: Chủ yếu là số liệu thứ cấp, bên cạnh đó
là số liệu sơ cấp thơng qua phóng vấn trực tiếp Giám đốc và nhân viên của các phòng
( mỗi phòng tối thiểu một người) (tham khảo phụ lục 1- Câu hỏi phỏng vấn Công ty TS)
_ Phương pháp phân tích số liệu: tổng hợp, phân tích và so sánh.
Phạm vi nghiên cứu:
_ Đối tượng nghiên cứu: Q trình tuyển dụng của Cơng ty TNHH Thương mại và dịch
vụ kỹ thuật TS.
_ Phạm vi nghiên cứu:
+ Giới hạn về không gian: Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ kỹ thuật TS - Hà Nội
+ Giới hạn về thời gian: ba năm gần đây 2007 - 2009
Nhân dịp này em xin chân thành bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến cô giáo - Tiến sỹ
Phạm Thị Bích Ngọc đã tận tình hướng dẫn em trong suốt thời gian thực hiện chuyên đề.
Em cung xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc, phịng Hành chính – Nhân sự và tồn thể
SV: HỒNG THỊ MAI PHƯƠNG
4
LỚP: K10-QTNL
ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
cán bộ công nhân viên Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ kỹ thuật TS đã tạo mọi
điều kiện giúp đỡ em trong q trình thực tập để hồn thành tốt bài báo cáo này.
Tuy nhiên, do còn nhiều hạn chế về kiến thức và thời gian nên bài báo cáo khó
tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được ý kiến đóng góp của cơ giáo để cho
chun đề được hoàn thiện hơn.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn !
CHƯƠNG I
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TUYỂN MỘ, TUYỂN CHỌN
NHÂN SỰ TRONG DOANH NGHIỆP
I/ Quá trình tuyển mộ nhân sự.
1. Khái niệm tuyển mộ và tầm quan trọng của tuyển mộ nhân sự
_ Khái niệm tuyển mộ:
Tuyển mộ là q trình thu hút ứng viên về phía tổ chức để các nhà tuyển dụng lựa
chọn và sàng lọc những người đủ điều kiện vào làm việc tại một vị trí nào đó trong tổ
chức.
_ Tầm quan trọng của tuyển mộ:
Con người là cơ sở tồn tại và phát triển của mọi tổ chức do vậy hoạt động tuyển
mộ có vai trị vơ cùng to lớn đối với tổ chức.
+ Ảnh hưởng đến hiệu quả của quá trình tuyển chọn: Nhiều người tham gia tuyển mộ cho
phép người sử dụng lao động có khả năng lựa chọn nhiều hơn.
+ Ảnh hưởng đến chất lượng nguồn nhân lực: Tuyển mộ tốt tạo tiền đề thuận lợi cho
tuyển chọn, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng nguồn nhân lực của Cơng ty: tuyển
chọn tốt sẽ giúp cho Cơng ty có được những lao động giỏi, hồn thành tốt cơng việc;
ngược lại nếu tuyển mộ không tốt, số lượng ứng viên khơng đáp ứng có thể dẫn đến
khơng tuyển được hoặc phải tạm tuyển những lao động chưa ưng ý lắm, do vậy chất
lượng lao động sẽ không cao.
+ Ảnh hưởng đến các chức năng khác của quản trị nguồn nhân lực:
•
Đánh giá thực hiện cơng việc: Những người xin việc trình độ lành nghề cao thì
thực hiện cơng việc tốt do vậy đánh giá thực hiện công việc sẽ đạt hiệu quả cao hơn và
SV: HOÀNG THỊ MAI PHƯƠNG
5
LỚP: K10-QTNL
ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
ngược lại nếu người lao động có trình độ khơng đáp ứng thì việc áp dụng và hiệu quả
cơng tác đánh giá thực hiện cơng việc khơng cao.
•
Thù lao: Tuyển mộ tốt sẽ cung cấp đầy đủ thông tin cho người lao động do vậy sẽ
tạo điều kiện để tuyển được người phù hợp với mức thù lao phù hợp. Bên cạnh đó mức
lương cao hơn sẽ tạo điều kiện dễ dàng hơn cho việc thu hút người có trình độ cao .
•
Đào tạo và phát triển: tuyển mộ tốt tạo tiền đề cho tuyển chọn tốt từ đó giúp
doanh nghiệp có thể tuyển được lao động tốt, do vậy sẽ ít phải đào tạo lại hơn, đào tạo
nâng cao và phát triển sẽ hiệu quả hơn.
•
Các mối quan hệ lao động : Những người lao động được bố trí vào những vị trí
thích hợp có tỷ lệ cơng việc thay đổi thấp hơn và có sự thoả mãn cơng việc cao hơn.
2. Các yếu tố ảnh hưởng đến tuyển mộ
Các hoạt động tuyển mộ chịu tác động của nhiều yếu tố. Bao gồm:
_ Các yếu tố thuộc về tổ chức
+ Uy tín cơng ty: Uy tín Cơng ty cao sẽ tạo thuận lợi về niềm tin và sự mong muốn được
ứng tuyển của người lao động.
+ Quảng cáo và các mối quan hệ xã hội:
Quảng cáo tốt sẽ thu hút được sự chú ý của ứng viên, tạo niềm tin và thúc đẩy ứng
viên nộp đơn.
Các mối quan hệ xã hội như quan hệ cơng đồn, các chính sách nhân sự và bầu
khơng khí tâm lý trong tập thể lao động sẽ tạo sức hút đối với ứng viên. Nếu các quan hệ
đó tốt, được nhiều người biết đến sẽ khiến các ứng viên mong muốn được gia nhập tổ
chức.
+ Chi phí: Chi phí phù hợp, khơng q hạn hẹp hoặc lãng phí sẽ tạo thuận lợi cho hoạt
động tuyển mộ tốt.
_ Các yếu tố thuộc về môi trường
+ Điều kiện về thị trường lao động: Cung, cầu lao động dồi dào sẽ tạo nhiều cơ hội cho
tuyển mộ có thể thu hút được nhiều ứng viên, ngược lại việc thu hút ứng viên sẽ khó khăn
hơn.
SV: HỒNG THỊ MAI PHƯƠNG
6
LỚP: K10-QTNL
ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
+ Sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp: Nếu như các doanh nghiệp cạnh tranh đưa ra các
chiêu bài thu hút lao động hấp dẫn thì việc tuyển mộ sẽ gặp khó khăn hơn.
+ Các xu hướng kinh tế: Xu hướng kinh tế phát triển sẽ tạo nhiều cơ hội kinh doanh cho
các doanh nghiệp vì thế nhu cầu tuyển dụng sẽ tăng cao, hoạt động tuyển mộ sẽ khó khăn
hơn. Bên cạnh đó, xu hướng kinh tế thiên về lĩnh vực nào sẽ thu hút lao động vào lĩnh vực
đó nhiều hơn.
+ Thái độ của xã hội đối với ngành nghề: Đối với một số ngành nghề đặc biệt, xã hội
thường có xu hướng u thích, ngưỡng mộ hoặc xem nhẹ, e sợ. Vì vậy hoạt động tuyển
mộ cho các cơng việc ấy cũng vì thế gặp nhiều thuận lợi hoặc khó khăn.
3. Các nguồn và phương pháp tuyển mộ
3.1. Nguồn bên trong
_ Nguồn: Trên cơ sở xem xét, phân tích công việc, thông qua hồ sơ nhân sự cũng như
xem xét đề xuất của các phịng, ban từ đó cân đối lại lao động, và tìm kiếm ứng viên từ
những lao động bên trong tổ chức.
_ Phương pháp:
+ Phương pháp bảng thông báo: đây là bản thông báo về các vị trí cơng việc cần tuyển
người. Bản thơng báo này được gửi đến tất cả các nhân viên trong tổ chức. Thông báo này
bao gồm các thông tin về nhiệm vụ thuộc cơng việc và u cầu về trình độ cần tuyển mộ.
+ Giới thiệu: Phương pháp thu hút thông qua sự giới thiệu của cán bộ, công nhân viên
trong tổ chức. Qua kênh thơng tin này chúng ta có thể phát hiện được những người có
năng lực phù hợp với yêu cầu công việc, một cách cụ thể và nhanh.
+ Hồ sơ nhân sự: Phương pháp thu hút căn cứ vào các thông tin trong “Danh mục các kỹ
năng”, mà các tổ chức thường lập về từng cá nhân người lao động, lưu trữ trong phần
mềm nhân sự của các tổ chức. Trong bảng này thường bao gồm các thơng tin như: các kỹ
năng hiện có, trình độ giáo dục và đào tạo, quá trình làm việc đã trải qua, kinh nghiệm
nghề nghiệp và các yếu tố liên quan khác đến phẩm chất cá nhân người lao động cần
tuyển mộ.
_ Ưu điểm, nhược điểm:
+ Ưu điểm:
SV: HOÀNG THỊ MAI PHƯƠNG
7
LỚP: K10-QTNL
ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
Đối với nguồn bên trong tổ chức thì có ưu điểm là: đây là những người đã quen với công
việc trong tổ chức, họ đã qua thử thách về lòng trung thành. Cái được lớn nhất khi đề bạt
nguồn này là tiết kiệm được thời gian làm quen với công việc, quá trình thực hiện cơng
việc diễn ra liên tục khơng bị gián đoạn, hạn chế được một cách tối đa ra các quyết định
sai trong đề bạt và thuyên chuyển lao động.
+ Nhược điểm:
• Phải đề phịng sự hình thành nhóm “ ứng cử viên khơng thành cơng” nhóm này thường
có biểu hiện như không phục lãnh đạo, không hợp tác…Gây ra những xung đột tâm lý
như bè phái, gây mâu thuẫn nội bộ.
• Khơng thay đổi được chất lượng lao động.
• Cần phải có cách nhìn tổng qt, tồn diện, phải có quy hoạch rõ ràng, lâu dài.
3.2. Nguồn bên ngồi
_ Nguồn: thơng qua thu hút lao động từ bên ngoài doanh nghiệp. Những người này bao
gồm:
+ Sinh viên đã tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng, trung học và dạy nghề
+ Những người đang trong thời gian thất nghiệp, bỏ việc cũ.
+ Những người đang làm việc tại các tổ chức khác.
_ Phương pháp
+ Phương pháp giới thiệu: thông qua sự giới thiệu của cán bộ công chức trong tổ chức.
+ Quảng cáo: thông qua quảng cáo trên các phương tiện truyền thông như: trên các kênh
của các đài truyền hình, đài phát thanh, trên các báo, tạp chí và các ấn phẩm khác. Nội
dung quảng cáo tuỳ thuộc vào số lượng cũng như chất lượng lao động cần tuyển mộ và
tính chất của cơng việc mà có thể tập trung thành chiến dịch quảng cáo với sự kết hợp của
nhiều phương tiện khác nhau hay quảng cáo riêng biệt. Đối với phương pháp thu hút này
nên chú ý nội dung quảng cáo để người xin việc khẩn trương liên lạc với cơ quan tuyển
mộ.
+ Trung tâm môi giới: thông qua các trung tâm môi giới, giới thiệu lao động để tuyển
người.
SV: HOÀNG THỊ MAI PHƯƠNG
8
LỚP: K10-QTNL
ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
+ Hội chợ việc làm: thu hút ứng viên thông qua các hội chợ việc làm. Cùng một thời điểm
các ứng viên, các doanh nghiệp đều cơ hội tiếp xúc với nhiều đối tượng, nhận được nhiều
thông tin xác đáng hơn, từ đó có nhiều sự lựa chọn hơn.
+ Tuyển trực tiếp từ các trường: thu hút ứng viên thông qua việc cử cán bộ của phòng
nhân sự tới tuyển mộ trực tiếp tại các trường đại học cao đẳng, dạy nghề.
_ Ưu điểm, nhược điểm:
+ Ưu điểm:
•
Đây là những người được trang bị những kiến thức tiên tiến và có hệ thống.
•
Những người này thường có cách nhìn mới đối với tổ chức
•
Họ có khả năng làm thay đổi cách làm cũ của tổ chức mà không sợ những người
trong tổ chức phản ứng.
+ Nhược điểm:
•
Mất thời gian hướng dẫn họ làm quen với cơng việc
•
Gây tâm lý thất vọng cho những người trong tổ chức, nảy sinh phức tạp khi thực
hiện các mục tiêu của tổ chức.
•
Nếu tuyển người đã làm việc cho đối thủ thì phải chú ý vấn đề bảo mật, và việc tiết
lộ thông tin của đối thủ sẽ có thể bị kiện
•
Rủi ro khi năng lực của ứng viên mới ở dạng tiềm năng, chưa thể đáp ứng ngay
u cầu cơng việc.
4. Q trình tuyển mộ:
4.1. Xây dựng chiến lược tuyển mộ
_ Lập kế hoạch tuyển mộ
Tổ chức cần xác định xem cần tuyển mộ bao nhiêu người cho từng vị trí cần tuyển.
Các tỷ lệ sàng lọc giúp cho các tổ chức quyết định đựơc vấn đề đó. Tỷ lệ này thể hiện mối
quan hệ về số lượng các ứng viên còn lại ở từng bước trong quá trình tuyển chọn và số
người sẽ được chấp nhận vào bước tiếp theo. Tỷ lệ này ảnh hưởng tới chi phí tài chính,
tâm lý của người dự tuyển và kỳ vọng của người xin việc. Để xác định tỷ lệ sàng lọc ta
phải căn cứ vào các yếu tố như:
+ Căn cứ vào thị trường lao động ( cung - cầu lao động)
SV: HOÀNG THỊ MAI PHƯƠNG
9
LỚP: K10-QTNL
ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
+ Căn cứ vào chất lượng của nguồn lao động.
+ Căn cứ vào mức độ phức tạp của công việc
+ Căn cứ tâm lý chọn nghề của tập thể người lao động
+ Kinh nghiệm tổ chức trong công tác tuyển mộ
_ Xác định nguồn và phương pháp tuyển mộ
Tuỳ từng vị trí công việc và số lượng người cần tuyển tổ chức cần cân nhắc xem
nên tuyển mộ từ nguồn nào và tương ứng với nó là phương pháp nào cho phù hợp.
_ Xác định nơi tuyển mộ và thời gian tuyển mộ:
Tuỳ từng vùng đặc điểm lao động sẽ khác nhau, do vậy tuỳ theo mục đích của tổ
chức là tuyển lao động phổ thông chưa qua đào tạo hay lao động trình độ cao mà doanh
nghiệp sẽ phải xác định vùng để tuyển mộ. Thông thường ở thành phố sẽ có nhiều lao
động trình độ cao hơn, cịn ở nơng thơn thường có nhiều lao động chưa qua đào tạo.
Sau khi xác định được vùng tuyển mộ, các nhà tổ chức sẽ xác định thời gian và địa
điểm tổ chức tuyển mộ. Kế hoạch thời gian tuyển mộ phải căn cứ vào mục tiêu tổ chức đã
xây dựng tương ứng.
4.2. Tìm kiếm người xin việc
Khi đã xây dựng xong chiến lược tuyển mộ và đã lập kế hoạch tuyển mộ thì các
hoạt động tuyển mộ được tiến hành. Quá trình tìm kiếm người xin việc có vị trí quan
trọng, nó được quyết định bởi các phương pháp thu hút người xin việc, các phương pháp
này phụ thuộc vào các nguồn tuyển mộ mà tổ chức dự định sẽ thu hút.
Đối với lao động có trình độ cao để thu hút được họ tổ chức phải đưa ra được các
hình thức kích thích hấp dẫn.
Hình thức gây sự chú ý đầu tiên với người lao động là hình thành về tổ chức. Tổ
chức nên truyền tải các hình ảnh đẹp có lợi cho tổ chức nhưng không nên quá “ tô hồng”
để tránh gây sốc cho ứng viên khi họ tiếp xúc với thực tế. Kinh nghiệm cho thấy rằng:
_ Khi người lao động được cung cấp các thông tin đúng với thực tế của cơng việc thì số
người nộp đơn không giảm và tỷ lệ người bỏ việc giảm rõ rệt so với việc cung cấp thông
tin “ tô hồng ”
_ Khi các tổ chức cung cấp cho ngừơi xin việc các thơng tin trung thực thì sẽ ngăn chặn
được các cú sốc do kỳ vọng của người lao động tạo nên.
SV: HOÀNG THỊ MAI PHƯƠNG
10
LỚP: K10-QTNL
ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
_ Tổ chức cần cân nhắc các hình thức kích thích để đưa ra công bố. Khi người nộp đơn
xin việc không quan trọng mức tiền lương cao thì phải xem xét lựa chọn hình thức nào
thích hợp nhất.
_ Năng lực của cán bộ tuyển mộ có tích chất quyết định đến chất lượng của tuyển mộ,
người ứng tuyển coi họ là hình mẫu là đại diện của tổ chức vì vậy phải lựa chọn cán
bộ tuyển mộ cẩn thận. Họ phải đảm bảo những yêu cầu như: phẩm chất đạo đức tốt,
am hiểu công việc chuyên môn, hiểu cặn kẽ kỹ thuật tuyển chọn…
Ngoài ra cán bộ tuyển mộ cần phải chú ý:
+ Quan tâm tới người xin việc tư cách là một cá nhân
+ Người tuyển mộ phải nhiệt tình, đây là cầu nối tạo niềm tin và sự hưng phấn cho người
xin việc bộc bạch, thể hiện bản thân.
+ Người tham gia phỏng vấn phải hội đủ các tố chất về nhân cách, kỹ năng nghề nghiệp,
kinh nghiệm làm việc, am hiểu về các vấn đề xã hội của lao động.
+ Trong quá trình tuyển mộ phải tạo ra bầu khơng khí tâm lý thân thiện hồ đồng, phải bố
trí thời gian cân đối giữa hỏi và nghe các ứng viên.
4.3. Đánh giá quá trình tuyển mộ
Sau một quá trình tuyển mộ thì các tổ chức cần phải đánh giá các q trình tuyển
mộ của mình để hồn thiện các công tác này ngày càng tốt hơn. Trong quá trình đánh giá
thì cần chú ý tới nội dung và các chi phí tuyển mộ.
II/ Q trình tuyển chọn nhân sự
1. Khái niệm tuyển chọn và tầm quan trọng của tuyển chọn nhân sự
_ Khái niệm
Quá trình tuyển chọn nhân lực và q trình đánh gía các ứng viên theo nhiều khía
cạnh khác nhau dựa vào các yêu cầu của cơng việc, để tìm được những người phù hợp với
các yêu cầu đặt ra trong số những người đã thu hút được trong quá trình tuyển mộ.
_ Tầm quan trọng:
Quá trình tuyển chọn là khâu quan trọng nhằm giúp cho các nhà Quản trị nhân lực
đưa ra quyết định tuyển dụng đúng đắn. Quyết định tuyển chọn có ý nghĩa rất quan trọng
đối với chiến lược kinh doanh và đối với các tổ chức, bởi vì quá trình tuyển chọn tốt sẽ
giúp cho các tổ chức có được những con người có kỹ năng phù hợp với sự phát triển của
SV: HOÀNG THỊ MAI PHƯƠNG
11
LỚP: K10-QTNL
ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
tổ chức trong tương lai. Tuyển chọn tốt cũng sẽ giúp cho tổ chức giảm chi phí khi phải
tuyển chọn lại, đào tạo lại, thiệt hại rủi ro khi người lao động thực hiện cơng việc
2. Q trình tuyển chọn
Q trình tuyển chọn là một quy trình gồm nhiều bước, mỗi bước trong quá trình
được xem như là một hàng rào chắn để sàng lọc loại bỏ những ứng viên không đủ các
điều kiện đi tiếp vào bước sau. Số lượng và các bước trong q trình tuyển chọn khơng
phải là cố định mà nó tuỳ thuộc vào mức độ phức tạp của cơng việc khi tuyển chọn lao
động, tính chất của loại lao động cần tuyển chọn.
Về cơ bản quá trình tuyển chọn gồm 9 bước:
Bước 1: Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ
Đây là bước đầu tiên trong quá trình tuyển chọn, là buổi gặp gỡ đầu tiên giữa các
nhà tuyển chọn với các ứng viên. Bước này nhằm xác lập mối quan hệ giữa người xin
việc và người sử dụng lao động, đồng thời bước này cũng xác định được những cá nhân
có những tố chất và khả năng phù hợp với công việc hay không để từ đó ra những quyết
định có tiếp tục mối quan hệ với ứng viên hay khơng. Q trình phỏng vấn ở bước này
nếu phát hiện được các cá nhân không có khả năng phù hợp với cơng việc cần tuyển thì
loại bỏ ngay, tuy nhiên để ra được quyết định này thì các tiêu chuẩn cần được xây dựng
một cách kỹ lưỡng, khơng được dùng các tiêu chuẩn có tính độc đốn, các yếu tổ tuổi,
giới tính, tơn giáo, dân tộc…
Bước 2: Sàng lọc qua đơn xin việc
Các ứng viên muốn có việc làm thì đều phải nộp đơn xin việc. Đơn xin việc là một
nội dung quan trọng của quá trình tuyển chọn.
Đơn xin việc thường được các tổ chức thiết kế theo mẫu, người xin việc có trách
nhiệm điền vào đơn xin việc theo yêu cầu mà các nhà sử dụng lao động đề ra. Các mẫu
đơn xin việc được thiết kế một cách khoa học và hợp lý có thể được coi là một cơng cụ
quan trọng để tuyển chọn một cách chính xác người xin việc. Đơn xin việc là cơ sở cho
các phương pháp tuyển chọn khác như phương pháp phỏng vấn, đơn xin việc cung cấp
tên, nơi đã làm việc, các hồ sơ nhân sự khác.
Đơn xin việc thường bao gồm 4 loại thông tin điển hình:
SV: HỒNG THỊ MAI PHƯƠNG
12
LỚP: K10-QTNL
ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
_ Các thông tin thiết yếu như họ, tên, ngày, tháng, năm sinh, địa chỉ nơi ở, hộ khẩu…
_ Quá trình học tập, đào tạo, các văn bằng chứng chỉ, trình độ học vấn khác
_ Lịch sử quá trình làm việc, những công việc đã làm, tiền lương và thu nhập, lý do bỏ
việc hoặc chưa có việc làm.
_ Các thơng tin về kinh nghiệm đã có, các thói quen sở thích, các đặc điểm tâm lý cá
nhân, các vấn đề thuộc công dân và các vấn đề xã hội khác
Bước 3: Các trắc nghiệm nhân sự trong tuyển chọn
Để giúp cho các nhà tuyển chọn nắm được các tốt chất tâm lý, những khả năng , kỹ
năng và các khả năng đặc biệt khác của các ứng viên khi mà các thông tin về nhân sự
khác không cho ta biết được một cách chính các và đầy đủ. Các trắc nghiệm nhân sự
mang lại cho ta những kết quả khách quan về các đặc trưng tâm lý của con người như khả
năng bẩm sinh, sở thích, cá tính của cá nhân này so với các cá nhân khác. Các trắc nghiệm
giúp cho việc tìm hiểu được các đặc trưng đặc biệt trong thực hiện công việc của từng cá
nhân, các công việc có tính đặc thù.
Khi dùng phương pháp trắc nghiệm để tuyển chọn ta cũng nên chọn các phương
pháp thích hợp thì mới dự đốn được thành tích thực hiện cơng việc. Muốn thế thì khi xây
dựng các bài trắc nghiệm cần phải có những người am hiểu về cơng việc, hoặc đã nghiên
cứu kỹ về công việc nhất là bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người
thực hiện. Để đánh giá các khía cạnh của các ứng viên người ta thường sử dụng các bài
trắc nghiệm bằng chính cơng việc mà sau này các ứng viên phải làm, hoặc là bài trắc
nghiệm mẫu.
Thông thường người ta chia các loại trắc nghiệm nhân sự ra các loại trắc nghiệm
sau:
_ Trắc nghiệm thành tích:
Trắc nghiệm về thành tích là loại trắc nghiệm được áp dụng rộng rãi trong nhiều
lĩnh vực như giáo dục, thực hiện công viêc… đánh giá xem các các nhân nắm vững nghề
nghiệp, hiểu biết nghề đến mức nào, thành tích họ đạt cao hay thấp như thời gian hồn
thành cơng việc, điểm bài thi, bài kiểm tra…
_ Trắc nghiệm về năng khiếu và khả năng:
SV: HOÀNG THỊ MAI PHƯƠNG
13
LỚP: K10-QTNL
ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
Trắc nghiệm năng khiếu và khả năng được dùng chủ yếu để chỉ ra xem cá nhân
nào đã học tốt trong đào tạo, sẽ thực hiện tốt công việc trong tương lai, tiếp thu tốt các
kiến thức mới. Loại trắc nghiệm này được nhóm thành 3 loại là: khả năng thần kinh, khả
năng thuộc bản năng, khả năng vận động tâm lý.
Khả năng thần kinh là trắc nghiệm về trí thơng minh nó được thể hiện thơng qua sự
tranh luận bằng lời, sự nói năng lưu lốt, tốc độ nhận biết và một số đặc trưng khác.
Khả năng bản năng là trắc nghiệm liên quan đến khả năng nhận biết của cá nhân
liên quan đến sự nhận biết các mối quan hệ thuộc bản năng.
Khả năng vận động tâm lý là trắc nghiệm liên quan đến các kỹ năng cá nhân trong
việc thực hiện các hoạt động khác nhau của cơ thể con người, như kiểm sốt sự chính xác,
điều phối các cảm nhận, thời gian của các phản ứng, tốc độ các hoạt động của tay, sự
khéo léo của tay.
Trắc nghiệm về năng khiếu và khả năng thường được kết hợp thành một loạt các trắc
nghiệm và sau đó được sử dụng để dự đốn các cơng việc trong tổ chức.
_ Trắc nghiệm về tính cách và sở thích
Đây là loại trắc nghiệm nhằm phát hiện ra các đặc điểm tâm lý cá nhân người lao
động như các loại khí chất, những ước mơ, nguyện vọng của các ứng viên …Trong thực
tế có nhiều loại người có khí chất khác nhau như: khí chất sơi nổi, khí chất linh hoạt, khí
chất điềm tĩnh, khí chất ưu tư, tương ứng với các khí chất này sẽ có các thuộc tính tâm lý
khác nhau như tốc độ của phản ứng, tính kích thích, tính thăng bằng, tính xúc cảm, tính
cứng rắn…Đây là những tính cách cần thiết cho mỗi cơng việc, do đó phương pháp trắc
nghiệm này sẽ cho chúng ta có thể nắm rõ được trạng thái tâm sinh lý của từng người để
sử dụng vào cơng việc cho hợp lý.
_ Tính nghiệm về tính trung thực
Tính trung thực là rất cần thiết trong việc sử dụng lao động và trong tất cả các công
việc của công tác nhân sự. Người ta thường dùng các trắc nghiệm tâm lý để đánh giá tính
trung thực. Những trắc nghiệm này thường gồm những câu hỏi đề cập đến nhiều khía
cạnh như việc chấp hành kỷ luật lao động khi khơng có sự giám sát của các nhà quản trị,
thái độ của cá nhân đối với vấn đề ăn cắp, sự tham ô tiền bạc, sự khơng thật thà trong
SV: HỒNG THỊ MAI PHƯƠNG
14
LỚP: K10-QTNL
ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
công việc…Tất cả các trắc nghiệm này giúp ta dự đoán được các hành vi không trung
thực trong tương lai của người dự tuyển.
_ Trắc nghiệm y học
Trong một số trường hợp đặc biệt để đánh giá các phẩm chất sinh lý của các ứng
viên chúng ta có thể dùng các trắc nghiệm y học để phát hiện các bệnh xã hội như HIV…
Hiện nay các trắc nghiệm này thường sử dụng phân tích các mẫu nước tiểu, phân tích các
mẫu máu…
Bước 4: Phỏng vấn tuyển chọn
Phỏng vấn tuyển chọn là quá trình giao tiếp bằng lời ( thơng qua các câu hỏi và câu
trả lời) giữa những người tuyển chọn và người xin việc, đây là một trong những phương
pháp thu thập thông tin cho việc ra quyết định tuyển chọn. Phương pháp phỏng vấn giúp
ta tránh được những nhược điểm mà q trình nghiên cứu đơn xin việc khơng nắm được,
hoặc các loại văn bằng chứng chỉ không nêu hết được.
Mục tiêu của các cuộc phỏng vấn trong tuyển chọn:
_ Để thu thập các thông tin về người xin việc: Bởi vì các thơng tin thu thập được từ các
cơng cụ tuyển chọn khác có thể chưa đủ, chưa rõ ràng, q trình phỏng vấn tạo cơ hội cho
thơng tin được rõ ràng hơn, được giải thích cặn kẽ hơn.
_ Đề cao công ty: Qua phỏng vấn giúp cho các nhà tuyển chọn giới thiệu về cơng ty của
mình, làm cho người xin việc hiểu rõ về những mặt mạnh, ưu thế của cơng ty. Đây là hình
thức quảng cáo tốt nhất.
_ Để cung cấp các thông tin về tổ chức cho người xin việc, trong khi phỏng vấn nên giải
thích cho các ứng viên biết rõ về tình hình công ty như mục tiêu của công ty, cơ cấu bộ
máy quản lý, các chính sách về nhân sự, các cơ hội thăng tiến, việc làm…
_ Thiết lập quan hệ bạn bè, tăng cường khả năng giao tiếp.
Các loại phỏng vấn
_ Phỏng vấn theo mẫu là hình thức phỏng vấn mà các câu hỏi được thiết kế sẵn từ trước
theo yêu cầu của công việc phỏng vấn theo mẫu là hình thức các câu hỏi và các câu trả lời
đều được chuẩn bị kỹ. Quá trình phỏng vấn: Người phỏng vấn đọc to các câu hỏi và các
câu trả lời để người xin việc lựa chọn và xác định câu trả lời đúng nhất của mình. Hình
SV: HỒNG THỊ MAI PHƯƠNG
15
LỚP: K10-QTNL
ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
thức này có ưu điểm là xác định được nội dung chủ yếu của các thông tin cần nắm nhưng
thông tin không phong phú.
_ Phỏng vấn theo tình huống
Phỏng vấn theo tình huống là quá trình người hỏi yêu cầu các ứng viên phải trả lời
về ứng xử hay cách thực hiện, sử lý các cơng việc theo các tình huống giả định hoặc các
tình huống có thật trong thực tế, mà những người phỏng vấn đặt ra.
Đối với phương pháp này thì vấn đề quan trọng là đưa ra được các tình huống đại
diện và điển hình, các tình huống này phải dựa trên cơ sở phân tích cơng việc một cách
chi tiết để xác định các đặc trưng cơ bản và các kỹ năng chủ yếu khi thực hiện công việc.
_ Phỏng vấn theo mục tiêu
Phỏng vấn theo loại này là cuộc phỏng vấn dựa vào công việc cụ thể mà yêu cầu
các ứng viên phải trả lời theo những mục tiêu xác định từ trước. Các câu hỏi cũng dựa vào
sự phân tích cơng việc một cách kỹ lưỡng để xác định các mục tiêu cho các vị trí làm
việc. Phương pháp phỏng vấn theo mục tiêu là phương pháp cho ta độ tin cậy cao và đúng
đắn nhất.
_ Phỏng vấn khơng có hướng dẫn
Phỏng vấn khơng có hướng dẫn là cuộc phỏng vấn mà người đi phỏng vấn không
chuẩn bị trước nội dung các câu hỏi, mà để cho các ứng viên trao đổi một cách thoải mái
xung quanh cơng việc, người hỏi chỉ có định hướng cho cuộc thảo luận.
Hình thức này giúp cho thơng tin đa dạng, nhiều lĩnh vực, xong cần chú ý:
+ Người đi phỏng vấn phải là người nắm chắc và hiểu công việc của các vị trí cần tuyển
người một cách chi tiết.
+ Người đi phỏng vấn phải là người nắm chắc kỹ thuật phỏng vấn
+ Quá trình phỏng vấn nên chú ý lắng nghe, không được cắt ngang, không thay đổi chủ đề
một cách đột ngột, không đi vào lĩnh vực quá xa với công việc cần tuyển.
_ Phỏng vấn căng thẳng
Phỏng vấn căng thẳng là hình thức phỏng vấn mà trong đó người phỏng vấn đưa ra
các câu hỏi có tính chất nặng nề, mang nhiều nét của sự cật vấn, hoặc cường độ hỏi dồn
dập, cách phỏng vấn này mong muốn tìm kiếm ở các ứng viên lịng vị tha, sự ứng xử công
việc trong thời gian eo hẹp. Nó giúp chúng ta tìm ra được những người để bố trí vào
SV: HỒNG THỊ MAI PHƯƠNG
16
LỚP: K10-QTNL
ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
những vị trí việc làm căng thẳng như cơng việc vào dịp lễ tết, thành quyết toán cuối quý
hay cuối năm…
_ Phỏng vấn theo nhóm
Là hình hình thức phỏng vấn mà một người hỏi cùng lúc đối với nhiều người. Loại
phỏng vấn này giúp ta có thể thu thập được nhiều thơng tin hay tránh được các
thông tin trùng lặp mà các ứng viên đều có, mà ta khơng cần hỏi riêng từng người một.
_ Phỏng vấn hội đồng
Phỏng vấn hội đồng là hình thức phỏng vấn của nhiều người đối với một ứng viên.
Loại phỏng vấn này thích hợp trong trường hợp bố trí các ứng viên vào các vị trí quan
trọng mà cần phải có sự tán đồng của nhiều người. Nó tránh được tính chủ quan khi chỉ
có một người phỏng vấn và nó tạo ra tính linh hoạt và khả năng phản ứng đồng thời của
các ứng viên.
Tổ chức các cuộc phỏng vấn
Để đảm bảo cho kết quả các cuộc phỏng vấn đạt kết quả cao thì chúng ta phải chú
ý khâu tổ chức cho chu đáo, tiến hành các bước theo đúng trình tự của quá trình phỏng
vấn, phải chuẩn bị kỹ về nghiệp vụ phỏng vấn, tài chính, các thiết bị phục vụ cho cuộc
phỏng vấn.
Bước 5: Khám sức khỏe và đánh giá thể lực của các ứng viên
Để đảm bảo cho các ứng viên có sức làm việc lâu dài trong tổ chức và tránh những
địi hỏi khơng chính đáng của người được tuyển về đảm bảo sức khỏe thì bước quan trọng
tiếp theo là phải tiến hành khám sức khỏe và đánh giá thể lực của các ứng viên. Bước này
do các chuyên gia y tế đảm nhận, phòng nguồn nhân lực cần cung cấp các tiêu chuẩn về
thể lực cho các vị trí việc làm để các chuyên gia y tế dựa vào đó để tuyển chọn. Bước này
cần phải được xem xét và đánh giá một cách khách quan, tránh các hiện tượng hình thức,
qua loa.
Bước 6: Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp
Để đảm bảo sự thống nhất từ hội đồng tuyển chọn cho đến người phụ trách trực
tiếp và sử dụng lao động thì cần phải có sự phỏng vấn trực tiếp của người phụ trách để
đánh giá một cách cụ thể hơn các ứng viên, đây là một bước nhằm xác định vai trị quan
SV: HỒNG THỊ MAI PHƯƠNG
17
LỚP: K10-QTNL
ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
trọng của các cấp cơ sở. Nó giúp khắc phục được sự không đồng nhất giữa bộ phận tuyển
chọn và nơi sử dụng lao động.
Bước 7: Thẩm tra thông tin
Để xác định độ tin cậy của các thông tin thu được qua các bước tuyển chọn ta phải
thực hiện bước thẩm tra lại xem mức độ chính xác của các thơng tin. Có nhiều cách để
thẩm tra như: trao đổi với tổ chức cũ đã làm việc, nơi cấp các văn bằng chứng chỉ…
Bước 8: Tham quan công việc
Để tạo điều kiện cho những người xin việc đưa ra những quyết định cuối cùng về
việc làm thì tổ chức có thể cho những ứng viên tham quan hoặc nghe giải thích đầy đủ về
công việc sau này họ sẽ làm , môi trường làm việc…Qua đó họ sẽ khơng bị bỡ ngỡ khi
gặp những điều kiện không phù hợp với suy nghĩ của họ.
Bước 9: Ra quyết định tuyển chọn
Sau khi thực hiện các bước trên hội đồng tuyển chọn sẽ quyết định tuyển dụng đối
với người xin việc. Cơ sở của quyết định này dựa vào phương pháp đánh giá chủ quan
theo thủ tục loại trừ dần và theo kết quả đánh giá của phỏng vấn và trắc nghiệm. Khi đã
có quyết định, người sử dụng lao động và người lao động sẽ ký hợp đồng hoặc thoả ước
lao động theo luật Lao động mà Nhà nước ban hành.
SV: HOÀNG THỊ MAI PHƯƠNG
18
LỚP: K10-QTNL
ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI CÔNG
TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ KỸ THUẬT TS.
I/ Khái quát về Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ kỹ thuật TS
1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty:
Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ kỹ thuật TS là một cơng ty TNHH Việt
Nam có ngành nghề kinh doanh chính là:
- Xây dựng các cơng trình cơng cộng, dân dụng và các cơng trình theo u cầu
của khách hàng.
- Lắp đặt, tư vấn thiết kế các máy móc thiết bị trong các lĩnh vực: điện, điện tử,
điện lạnh, phòng cháy chữa cháy, thiết bị bảo vệ, máy móc cơng trình…
- Kinh doanh các mặt hàng nội thất cao cấp, các thiết bị về điện tử, điện lạnh,
máy móc cơng trình.
Đến nay, Cơng ty đi vào hoạt động đã được 6 năm, giấy chứng nhận đăng ký
kinh doanh số 0102011629 do sở Kế hoạch và Đầu tư Hà nội cấp ngày 12/03/2004.
Trụ sở chính tại tầng 1 - Tồ nhà F5 - Phố Trung Kính - Trung Hoà - Cầu Giấy - Hà
Nội và chi nhánh ở Thành Phố Hồ Chí Minh tại số 48 D1 phường 25 - quận Bình
Thạnh TP HCM.
Tổng số vốn ban đầu của Công ty là: 42.630 Triệu đồng.
Vốn cố định là:12.000 Triệu đồng.
SV: HOÀNG THỊ MAI PHƯƠNG
19
LỚP: K10-QTNL
ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
Vốn lưu động là: 30.630 Triệu đồng.
Chức năng của Công Ty :
Lập, quản lý và tổ chức thực hiện các dự án kinh doanh xây dựng các khu đô
thị, phát triển nhà và các dự án khác.
Xây dựng và lắp đặt các cơng trình kỹ thuật hạ tầng đơ thị (sát lấp mặt bằng, hệ
thống cấp thoát nước, đường xá, điện bưu điện,..). Xây dựng các cơng trình xây dựng
nhà ở, trang trí nội thất.
Tư vấn và dịch vụ cho các chủ đầu tư về các cơng tác giải phóng mặt bằng và
các dịch vụ khác về nhà đất.
Kinh doanh mua bán nhà đất.
Liên doanh, liên kết với các tổ chức trong nước để phát triển nhà ở, các cơng
trình đơ thị.
2. Chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các phòng
2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức:
SƠ ĐỒ SỐ 1
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI
VÀ DỊCH VỤ KỸ THUẬT TS
Ban GĐ
PHỊNG
HÀNH CHÍNH
NHÂN
SỰ
PHỊNG
TÀI
CHÍNHKẾ
TỐN
PHỊNG
TƯ VẤN
DỊCH
VỤ
PHỊNG
QUẢN
LÝ DỰ
ÁN
Đội thi cơng cơng trình ở
TP Hồ Chí Minh
Đội thi cơng cơng trình ở
Hà Nội
SV: HỒNG THỊ MAI PHƯƠNG
PHỊNG
KẾ
HOẠCH
KỸ
THUẬT
20
LỚP: K10-QTNL
ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
( Nguồn: Điều lệ hoạt động Công TS)
Đứng đầu Công ty là Ban giám đốc bao gồm giám đốc và một phó giám đốc.
Bên dưới gồm có 5 phịng: phịng hành chính-nhân sự; phịng tài chính-kế tốn, phịng
tư vấn dịch vụ; phịng kế hoạch kỹ thuật; phòng quản lý dự án. Ban giám đốc cùng 5
phòng này sẽ quản lý 2 đội thi cơng cơng trình ở Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh.
2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phịng:
2.2.1. Phịng hành chính - nhân sự
Chức năng : Tham mưu giúp việc cho Giám đốc Công ty trong công tác xây
dựng bộ máy tổ chức, hành chính, điều chỉnh quản lý, sản xuất kinh doanh của Công
ty.
Nhiệm vụ: Giúp Giám đốc tổ chức bộ máy, sắp xếp, quản lý nhân sự nhằm hồn
thành tốt nhiệm vụ chính trị của Cơng ty. Bố trí sắp xếp thời gian làm việc cho Ban
Giám đốc và các phịng ban của Cơng ty.
Đề xuất các giải pháp, biện pháp và tổ chức thực hiện các chủ trương, quy
hoạch, kế hoạch phát triển thuộc lĩnh vực được phân công.
Xây dựng kế hoạch năm, nhiệm vụ năm.
Hướng dẫn, tổ chức thực hiện, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quy định về
công tác quản lý hành chính, cơng tác văn thư, lưu trữ theo quy định
Tổ chức quản lý và thực hiện chế độ bảo vệ các tài liệu mật theo quy định của
Cơng ty
Trưởng phịng Hành chính – Nhân sự được thừa lệnh Giám đốc ký một số loại
giấy tờ theo quy định phân công.
Tổng hợp, xây dựng chương trình cơng tác của Cơng ty. đơn đốc, theo dõi việc
thực hiện các chương trình cơng tác, các kết luận, chỉ đạo của Ban giám đốc. Chuẩn bị
kế hoạch, nội dung, báo cáo, tài liệu liên quan, điều kiện vật chất, kỹ thuật và các điều
kiện khác thuộc lĩnh vực công tác được phân công phục vụ chương trình làm việc của
Ban giám đốc với các đơn vị, với cán bộ công nhân, nhân viên trong Cơng ty và với
khách ngồi Cơng ty.
SV: HỒNG THỊ MAI PHƯƠNG
21
LỚP: K10-QTNL
ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
Xây dựng báo cáo công tác tháng. Tổng hợp báo cáo của các đơn vị trong Công
ty về kết quả hoạt động, về đề xuất và kiến nghị các giải pháp, biện pháp thực hiện.
Chuẩn bị các báo cáo, tài liệu liên quan, cần thiết trong phạm vi nhiệm vụ cho
Ban giám đốc và các bộ phận trong Công ty.
Làm đầu mối làm việc để Công ty phối hợp với các Cơ quan bảo vệ Pháp luật,
thanh tra, kiểm tra, giải quyết tranh chấp lao động.
Giúp việc lập quy hoạch nhân sự, tuyển mộ, tuyển chọn, định hướng, bố trí, bồi
dưỡng đào tạo đội ngũ kế cận, giúp Giám đốc nhận xét cán bộ hàng năm.
Theo dõi, giải quyết và quản lý hồ sơ các vụ việc khen thưởng và kỷ luật ở
Cơng ty
Hướng dẫn quản lý về chế độ chính sách tiền lương với cán bộ nhân viên công
ty theo đúng quy định của luật pháp Nhà Nước và Công ty.
Quản lý công tác BHXH, BHYT, cho các cán bộ công nhân viên trong Công ty.
Giúp Giám đốc quản lý nhân sự, quốc phịng tồn dân, trật tự an ninh .
Theo dõi việc triển khai thực hiện các quy chế nội bộ của Công ty, làm đầu mối
tổng hợp các ý kiến giúp lãnh đạo Công ty bổ sung, sửa đổi các quy chế nội bộ phù
hợp với yêu cầu thực tế.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban giám đốc Cơng ty giao.
2.2.2. Phịng tài chính kế tốn
Chức năng: Tham mưu và giúp việc cho Giám đốc trong lĩnh vực kinh tế tài
chính của Cơng ty.
Nhiệm vụ: Quản lý chặt chẻ tiền vốn, tài sản được giao theo đúng pháp lệnh tài
chính và các qui định của Cơng ty. Thực hiện thanh toán và chi trả tiền nguyên vật
liệu, nhân cơng...và các khoản dịch vụ mua ngồi khác do Cơng ty đảm nhận. Theo dõi
công nợ với các đối tác, với nội bộ Công ty. Đôn đốc công nợ, không để cơng nợ q
hạn, nợ khó địi.
Thu nhập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp,
được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, sử dụng các
khoản thu phát sinh ở đơn vị.
SV: HOÀNG THỊ MAI PHƯƠNG
22
LỚP: K10-QTNL
ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
Đề xuất thay đổi, bổ sung, hoàn thiện chế độ tiêu chuẩn, định mức thu, chi.
Đề xuất dự toán chi thường xuyên hàng năm trên cơ sở nhiệm vụ cấp trên giao.
Đề xuất phân bổ tài chính thường xuyên hàng năm.
Hướng dẫn các đơn vị trực thuộc lập dự toán chi hàng năm.
Tham mưu xét duyệt các dự toán thu, chi hàng năm của đơn vị được Ban giám
đốc phân công
Tổ chức thực hiện dự toán thu nhận hàng năm đã duyệt và các khoản thu nhận
khác theo chỉ đạo, phê duyệt của Ban giám đốc.
Thực hiện chi xuất tài chính cho các khoản chi theo chế độ qui định, các khoản
chi theo dự tốn, chi cơng trình, cơng việc được duyệt và các khoản chi ngồi dự tốn
được Ban giám đốc phê duyệt.
Lập và trình Ban giám đốc phê duyệt các hồ sơ thanh quyết toán của các cá
nhân và đơn vị trực thuộc.
Thực hiện việc thu nộp thuế thu nhập cá nhân có thu nhập cao theo quy định.
Kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện các qui định quản lý tài chính và chế độ tài
chính.
Trực tiếo theo dõi và hạch toán thống kê theo đúng pháp lệnh kế toán Việt Nam
và qui định của Công ty nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý kinh tế tài chính của Cơng ty.
Mở sổ sách kế toán thống kê, theo dõi và hạch toán đầy đủ kịp thời các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh cụ thể là
Thường xuyên hướng dẫn kiểm tra sổ sách kế toán các chứng từ và thực hiện
việc hạch tốn với các đơn vị khác trực thuộc Cơng ty.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban giám đốc Cơng ty giao.
2.2.3. Phịng kế hoạch kỹ thuật
Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc trong các hoạt động sau:
Xây dựng chỉ đạo các công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh xây lắp của Công
ty hàng tháng, quý, năm.
Xây dựng phương hướng sản xuất kinh doanh cho phù hợp với khả năng của
Cơng ty và cơ chế thị trường.
SV: HỒNG THỊ MAI PHƯƠNG
23
LỚP: K10-QTNL
ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
Quản lý khối lượng, chất lượng, kỹ thuật, an toàn lao động, bảo hộ lao động, vệ
sinh mơi trường và phịng chống thiên tai theo qui định của nhà nước.
Nhiệm vụ: Giúp Giám đốc tổng hợp xây dựng kế hoạch và chương trình hoạt
động của Cơng ty trình các thẩm quyền xét duyệt.
Tổ chức thực hiện giao kế hoạch, điều chỉnh, đôn đốc thực hiện và xét duyệt kế
hoạch của Công ty.
Nghiên cứu tham mưu cho Giám đốc về phương án đầu tư chiều sâu, áp dụng
công nghệ, kỹ thuật, thiết bị mới tiên tiến.
Giúp cho Giám đốc soạn thảo các báo cáo sơ kết, tổng kết định kỳ hàng tháng,
quý, năm về kế hoạch, kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty.
Lập các hợp đồng kinh tế cụ thể, quản lý các hợp đồng để theo dõi thực hiện
của các bên có liên quan cho đến khi thanh lý hợp đồng.
Kiểm tra dự tốn, quyết tốn các cơng trình do Cơng ty làm chủ đầu tư và trình
các cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định hiện hành.
Hướng dẫn giám sát việc áp dụng các quy phạm tiêu chuẩn chất lượng trong
xây lắp, đảm bảo theo tiêu chuẩn Việt Nam và Quốc tế ban hành.
Tham gia giám sát chất lượng và nghiệm thu các cơng trình do các đội thi công
của Công ty thực hiện.
Tham mưu đề suất phương án xử lý sai phạm nghiêm trọng, không ảnh hưởng
đến chất lượng cơng trình.
Quản lý hồ sơ các thiết bị máy móc mà cơng ty trang bị, hướng dẫn các đơn vị
trong việc quản lý và sử dụng máy móc thi công.
Soạn thảo và theo dõi việc thực hiện quy chế quản lý phân cấp Bảo hộ lao động,
an toàn lao động, phòng chống thiên tai, phòng chống cháy nổ của Công ty.
Giám sát thực hiện chế độ bảo hộ lao động, an tồn lao động, vệ sinh mơi
trường. Chủ trì tổ chức hội thảo tập huấn nâng cao trình độ khoa học kỹ thuật, nắm bắt
công nghệ mới cho cán bộ kỹ thuật
Phối hợp cùng Phòng Tổ chức hành chính tổ chức thi tay nghề nâng bậc cho
cơng nhân.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban giám đốc Công ty giao.
SV: HOÀNG THỊ MAI PHƯƠNG
24
LỚP: K10-QTNL
ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
2.2.4. Phòng quản lý dự án
Chức năng: Giúp Giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch, chương trình hoạt
động để tổ chức thực hiện các dự án kinh doanh phát triển khu đô thị mới, cải tạo khu
đô thị cũ, phát triển nhà, giải phóng mặt bằng và các dự án khác do Công ty làm chủ
đầu tư.
Nhiệm vụ: Tổ chức lập các dự án đầu tư, xác định rõ nguồn gốc vốn đầu tư,
thực hiện các thủ tục về đầu như để trình các cấp có thẩm quyền xét duyệt theo đúng
quy chế đầu tư và xây dựng hiện hành.
Tổ chức, quản lý thực hiện việc kinh doanh, khai thác dự án theo đúng quyết
định phê duyệt, phù hợp với chính sách của nhà nước và tình hình thị trường.
Lập kế hoạch vốn và huy động các nguồn vốn phù hợp với việc phát triển kinh
doanh dự án. Giúp cho Giám đốc trong công tác nhận thầu và đấu thầu các cơng trình.
Thực hiện chế độ báo cáo thường xun và đầy đủ với chủ đầu tư.
Chủ đầu tư thực hiện việc chỉ đạo, kiểm tra hoạt động của ban quản lý dự án và
xử lý kịp thời những vấn đề nằm ngoài thẩm quyền của ban quản lý dự án để đảm bảo
đúng tiến độ, chất lượng và các yêu cầu khác của dự án.
Giúp Giám đốc quản lý, sử dụng các nguồn vốn đầu tư từ khi chuẩn bị đầu tư và
thực hiện đầu tư, dự dự án vào khai thác sử dụng, thu hồi và hoàn trả vốn đầu tư.
Trả nợ vốn vay đúng hạn và thực hiện các điều khoản cam kết khi huy động
vốn.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban giám đốc Công ty giao.
2.2.5. Phòng tư vấn dịch vụ
Chức năng: Phòng Tư vấn dịch vụ có chức năng giúp việc và tham mưu cho
Giám đốc về kế hoạch kinh doanh Tư vấn - Dịch vụ nhà đất .
Nhiệm vụ: Tư vấn pháp luật về nhà đất theo yêu cầu của tổ chức và công dân
thực hện các dịch vụ và thủ tục pháp lý về nhà đất.
Tư vấn về đầu tư và xây dựng khu dân cư và đô thị mới cho các chủ đầu tư
trong và ngồi nước.
SV: HỒNG THỊ MAI PHƯƠNG
25
LỚP: K10-QTNL
