Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty cổ phần thương mại và quảng cáo Đại Phú Minh

Đề tài :Quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và quảng cáo Đại Phú Minh
LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay cùng với sự phát triển nhanh chóng của Công nghệ thông tin
và việc ứng dụng nó vào thực tế của các ngành kinh tế và đời sống đem lại
những lợi ích vô cùng to lớn. Có thể nói rằng kỷ nguyên của chúng ta là kỷ
nguyên của công nghệ thông tin.
Trong đó Bưu Điện, Ngân Hàng, Kinh Doanh là những ngành phát triển
các ứng dụng công nghệ tin học hàng đầu. Nhưng thực tế tại Công ty Cổ phần
thương mại và quảng cáo Đại Phú Minh chưa hoàn toàn tin học hoá trong
quản lý kinh doanh. Quản lý xuất nhập hàng hoá là một trong các công tác
hoạt động chính của công ty, hiện tại đang cần một hệ thống quản lý mới phù
hợp hơn bởi vì hầu hết các chương trình quản lý được xây dựng trên môi
trường ACCESS và tính toán trên excell nên vẫn còn nhiều hạn chế và chưa
đáp ứng được với nhu cầu thực tế. Tuy nhiên để cho ra đời một sản phẩm
phần mềm thực sự phù hợp với từng cơ sở thì người thiết kế phải hiểu được
thực tế về công ty, doanh nghiệp mà mình thiết kế mô hình cơ sở dữ liệu để
quản lý.
Qua thời gian thực tập, tiếp xúc thực tiễn tại Công ty Đại Phú Minh em
được các anh chị trong công ty gợi ý và giúp đỡ, em đã quyết định chọn đề tài
“Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty cổ phần thương
mại và quảng cáo Đại Phú Minh ” làm đề tài thực tập tốt nghiệp của mình.
Do thời gian hạn chế và kiến thức còn hạn hẹp nên trong đề tài này
không thể tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong thầy cô giáo và các bạn sinh
viên đóng gớp ý kiến để cho đề tài này ngày càng hoàn thiện hơn, ứng dụng
thực tiễn cao hơn.
Em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo –bộ môn CNTT trường Đại học
Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội đã tận tình hướng dẫn em trong quá trình
thực hiện đề tài thực tập tốt nghiệp này.
Em xin chân thành cảm ơn !
SV : NGUYỄN VĂN THÀNH MSV : 3LT – 0129T
1

Đề tài :Quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và quảng cáo Đại Phú Minh
MỤC LỤC
SV : NGUYỄN VĂN THÀNH MSV : 3LT – 0129T
2
Đề tài :Quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và quảng cáo Đại Phú Minh
CHƯƠNG I
KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG
I. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG
I.1. Giới thiệu tổng quát
Buôn bán, trao đổi sản phẩm đang ngày càng khẳng định vị trí thống soái
trên không gian ảo, khi mà mọi người đua nhau thiết lập các trang web
thương mại điện tử và bổ sung chức năng mua sắm trực tuyến trên trang web
của mình.Mặc dù mức độ cạnh tranh ngày một gia tăng, hoạt động kinh doanh
trực tuyến vẫn có thể đạt được những doanh số bán hàng ấn tượng, nếu mình
biết cách xúc tiến hiệu quả.
Sau gần 2 tháng thực tập tại công ty Đại Phú Minh.Em nhận thấy công ty
đã tạo được uy tín và sự tin cậy của nhiều khách hàng tại địa bàn Hà Nội
cũng như trên Toàn Quốc. Điều này đã giúp cho Công ty ngày càng lớn mạnh
hơn trong các lĩnh vực hoạt động có một đội ngũ nhân vien có trình độ chuyên
môn rất cao, đủ khả năng để có thể đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng.
Không những thế, đội ngũ nhân viên của công ty còn là những người đầy lòng
nhiệt tình và có thái độ rất niềm nở trong cung cách phục vụ khách hàng.
Em thấy chỉ bằng việc giới thiệu các khách ghé thăm trang web của mình
tới một quyển sách liên quan hay một sản phẩm nào đó trên daiphuminh.com,
mình đã có thể nhận hoa hồng từ bất kỳ giao dịch mua sắm nào của khách
hàng này tại Đại Phú Minh. Thành công của Đại Phú Minh và nhiều công ty
kinh doanh tương tự khác đã khiến các nhà tư vấn kinh doanh trực tuyến
không ít lần đưa ra lời khuyên rằng nếu có thể, hãy bán mọi thứ qua Internet.
Song để bán được hàng, bạn cần có những chiến lược quảng bá thích hợp
Công ty Cổ phần thương mại và quảng cáo Đại Phú Minh được thành lập

ngày 13/06/2009 Với nghành nghề kinh doanh chính: Mua bán sửa chữa thiết
SV : NGUYỄN VĂN THÀNH MSV : 3LT – 0129T
3
Đề tài :Quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và quảng cáo Đại Phú Minh
bị điện thoại di động – thiết kế quảng cáo và tư vấn trang trí nội ngoại thất.
Thế mạnh của Đại Phú Minh là các phần mềm ứng dụng cho công nghệ điện
thoại, cho viễn thông, truyền thông .Ngoài ra Đại Phú Minh còn có một số thế
mạnh khác nữa là các giải pháp, các phần mềm hỗ trợ ứng dụng cho thiết bị
điện thoại di động. Đại Phú Minh còn hợp tác với các nhà sở hữu thương
hiệu, các nhà cung cấp dịch vụ, các mạng điện thoại di động và các website
bán lẻ có uy tín nhằm giúp họ nâng cao doanh thu cũng như cung cấp các
thông tin trên mạng điện thoại di động tới tất cả các khách hàng đang sử dụng
dịch vụ.
Cùng với những nỗ lực không ngừng, Đại Phú Minh đang phấn đấu để
tiếp cận ngày càng nhiều khách hàng sử dụng điện thoại di động đồng thời
cung cấp ngày càng nhiều dịch vụ giá trị hữu ích nhằm nâng cao uy tín và
ngày một phát triển lớn mạnh hơn.
Ngoài lực lượng chuyên viên giỏi, Công ty còn nhận được sự hỗ trợ đắc
lực và vô cùng hiệu quả của các đối tác và các cộng tác viên, đặc biệt là sự hỗ
trợ của các chuyên gia đầu ngành về các lĩnh vực công nghệ di động và các
nhà cung cấp linh kiện, thiết bị cho Công ty.
II. Thông tin chi tiết về công ty
1. Tên công ty: Công ty Cổ phần thương mại và quảng cáo Đại Phú Minh
Ngày thành lập: ngày 13 tháng 06 năm 2009
2. Địa chỉ trụ sở chính:
Địa chỉ: Số 25 Ngõ 104 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội
Điện Thoại:0988.888835 Cố định : 04.36231037
Wedsite : daiphuminh.com
Y!M :
3. Ban lãnh đạo văn phòng chi nhánh công ty:

SV : NGUYỄN VĂN THÀNH MSV : 3LT – 0129T
4
Đề tài :Quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và quảng cáo Đại Phú Minh
Quản lý : Nguyễn Xuân Tứ
Kế toán trưởng : Vũ Văn Kỷ
Nhân viên kĩ thuật : Lê Xuân Trường
Nguyên Thu Huyền
Nhân viên giao hàng : Lê Văn Quân
4. Các ngành nghề kinh doanh chính:
- Các sản phẩm công nghệ: điện thoại và các linh kiện điện thoại, các
thiết bị, sản phẩm điện tử viễn thông
- Cung cấp các thiết bị điện thoại
- Dạy nghề ngắn hạn
- Thiết kế quảng cáo , áp phích ,banner ,trang trí nội ngoại thất
- Tư vấn đào tạo: tư vấn lựa chọn, thiết kế, xây dựng , tư vấn trang trí nội
ngoại thất
- Quảng cáo, thiết kế biển hiệu quảng cáo.
I.2. Lý do chọn đề tài
Hiện nay, Ngành quản lý kinh doanh nói chung và Công ty Đại Phú
Minh nói riêng, vấn đề áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý
đang được đặt lên hàng đầu nhằm hoàn chỉnh hoá hệ thống giao dịch và quản
lý hàng của công ty, tăng khả năng hoạt động, giảm bớt số lượng nhân viên
quản lý, đảm bảo độ chính xác và khả năng bảo mật, an toàn dữ liệu cao. Vì
những lý do đó cho nên việc thay thế và nâng cấp hệ thống quản lý kinh
doanh mới đang là vấn đề cấp bách.
Công ty Đại Phú Minh, hiện nay đang sử dụng hệ thống quản lý kinh
doanh do tổng công ty đưa ra cho các chi nhánh. Hệ thống này chạy trên nền
hệ hệ quản trị CSDL Access và Foxpro.
Hệ thống trên nhìn chung có nhiều ưu điểm về tính đồng nhất, chạy
nhanh, kích thước dữ liệu nhỏ và không đòi hỏi cấu hình của máy tính cao,

SV : NGUYỄN VĂN THÀNH MSV : 3LT – 0129T
5
Đề tài :Quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và quảng cáo Đại Phú Minh
cái mà những năm trước đây còn là vấn đề khó khăn cho ngành kinh tế.
Nhưng hiện nay việc đầu tư cơ sở vật chất cho hệ thống thông tin quản lý
kinh doanh không còn là vấn đề khó khăn hàng đầu nữa, mà vấn đề đặt ra là
tính chính xác, nhanh, lưu trữ lớn, an toàn và độ bảo mật cũng như khả năng
quản lý toàn diện để tăng tính cạnh tranh và giảm bớt nhân sự đang là vấn đề
mới cho mọi ngành quản lý.
Quản lý nhập xuất hàng là hoạt động chính của công ty. Hệ thống quản
lý hàng hoá và công nợ được tích hợp chung trong hệ thống thông tin quản lý
kinh doanh của công ty.
Tuy có những tính năng và ưu điểm như đã trình bày ở trên nhưng nó
cũng còn nhiều hạn chế như chạy chậm khi khối lượng dữ liệu lớn, khả năng
quản lý khối lượng dữ liệu còn hạn chế, khả năng bảo mật chưa cao, giao diện
chưa thân thiện với người sử dụng.
I.3. Hiện trạng quản lý kinh doanh ở công ty
Qua quá trình khảo sát và tìm hiểu thực tế quy trình quản lý kinh doanh
ở Công ty, em nắm được một số hiện trạng của Công ty như sau:
I.3.1. Sơ đồ hoạt động kinh doanh của Đại Phú Minh

Chức năng của từng thành phần trong sơ đồ.
SV : NGUYỄN VĂN THÀNH MSV : 3LT – 0129T
6
TỔNG CÔNG TY
CÁC CHI NHÁNH

CÁC ĐẠI LÝ
CC hàng
PP hàngPP hàng

Đề tài :Quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và quảng cáo Đại Phú Minh
Tổng công ty: tổng công ty nhập khẩu trực tiếp các sản phẩm tin học và
cung cấp hàng cho các chi nhánh của công ty.
Các chi nhánh của công ty chịu trách nhiệm phân phối các sản phẩm tới
các cửa hàng (Shop) và các đại lý.
I.3.2. Sơ đồ tổ chức của chi nhánh Công ty

Vai trò và chức năng của các bộ phận trong công ty là :
Ban Giám đốc chi nhánh : Điều hành hoạt động Công ty.
Bộ phận kế toán: Kết toán sổ sách.
Bộ phận kinh doanh: Tìm hiểu thị trường, đưa ra các chiến lược kinh
doanh, giới thiệu sản phẩm, bán hàng
Bộ phận kho: Lưu trữ hàng hoá và bảo quản hàng hóa, báo cáo tình hình
số lượng hàng hoá trong kho.
I.4. Các quy trình quản lý
I.4.1. Quy trình quản lý nhập hàng
Bộ phận kinh doanh căn cứ vào nhu cầu mua hàng của khách hàng, số
lượng hàng hoá tồn tối thiểu, số lượng hàng hoá tồn tối đa trong kho và danh
sách các mặt hàng hiện có của tổng công ty để lập đơn đặt hàng. Trong đơn
đặt hàng có đầy đủ thông tin về chi nhánh công ty, danh sách và số lượng các
mặt hàng cần nhập về.
SV : NGUYỄN VĂN THÀNH MSV : 3LT – 0129T
7
BAN GIÁM ĐỐC
BỘ PHẬN
KINH DOANH
BỘ PHẬN KẾ
TOÁN
BỘ PHẬN
KHO

Đề tài :Quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và quảng cáo Đại Phú Minh
Bộ phận kinh doanh sẽ trình đơn đặt hàng lên ban giám đốc ký duyệt.
Nếu đơn đặt hàng đã được ban giám đốc ký duyệt thì bộ phận kinh
doanh sẽ gửi đơn đặt hàng tới tổng công ty.
Nếu được tổng công ty chấp thuận cung cấp hàng thì bộ phận kinh doanh
sẽ lập phiếu nhập hàng và nhận hàng đưa về kho.
Mỗi lần nhập hàng đều phải làm một phiếu nhập bao gồm: Thông tin đầy
đủ về nhà cung cấp, danh sách các mặt hàng, số lượng, ngày nhập, đơn giá,
ngày hẹn trả tiền theo mẫu đã được in sẵn.
Bộ phận kinh doanh sẽ chuyển phiếu nhập hàng và phiếu thanh toán tới
bộ phận kế toán để thanh toán tiền hàng cho tổng công ty.
Mỗi lần nhập hàng về, kinh doanh phải tiến hành cập nhật lại danh mục
hàng hoá như: thêm mặt hàng (nếu đó là mặt hàng mới), cập nhật lại số lượng,
tính lại đơn giá (bằng phương pháp tính đơn giá bình quân gia quyền).
Trong đó:
Dgbqck: đơn giá bình quân cuối kỳ.
Tgtondk: tổng giá tồn đầu kỳ.
Tgnhaptk: tổng giá nhập trong kỳ.
Sltondk: số lượng tồn đầu kỳ.
Slnhaptk: số lượng nhập trong kỳ.
I.4.2. Quy trình quản lý xuất hàng
Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng thì làm một đơn đặt hàng theo mẫu
in sẵn bao gồm: Thông tin khách hàng, danh sách mặt hàng đặt mua, số
lượng, đơn giá từng loại và ngày nhận hàng.
Khi mua hàng, khách hàng có thể trả tiền trước hay hẹn trả sau khi nhận
hàng một số ngày quy định.
SV : NGUYỄN VĂN THÀNH MSV : 3LT – 0129T
8
haptkSSltondk
TgnhaptkTgtondk

dgbqck
ln+
+
=
Đề tài :Quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và quảng cáo Đại Phú Minh
Đơn đặt hàng được đưa đến bộ phận kinh doanh để xem xét. Nếu khách
hàng còn nợ trễ hạn quá một số tiền quy định thì bộ phận kinh doanh từ chối
bán hàng. Nếu hàng tồn kho đủ thì cung cấp cho khách hàng theo đơn đặt
hàng.
Hàng ngày bộ phận kinh doanh xem xét các đơn đặt hàng đồng thời so
sánh tồn kho, để làm giấy báo cho khách hàng nhận hàng, giấy báo nợ cho
khách hàng và đặt hàng cho nhà cung cấp khi lượng hàng tồn vượt dưới mức
tồn tối thiểu.
Mỗi lần xuất hàng đều phải làm một phiếu xuất bao gồm : Thông tin
khách hàng, danh sách mặt hàng, số lượng, ngày nhập xuất, đơn giá, ngày hẹn
trả tiền.
I.4.3. Thống kê
Định kỳ hàng tháng phải báo cáo xuất, nhập tồn hàng hoá trong tháng
theo mẫu đã định.
Tại bất kỳ thời điểm nào, nếu được yêu cầu của người có thẩm quyền thì
phải báo cáo tình hình hàng hoá của từng loại, từng kho, tình hình công nợ.
I.5. Một số mẫu đơn từ được sử dụng trong quá trình hoạt động kinh
doanh
I.5.1. Mẫu phiếu đặt hàng
Mẫu phiếu đặt hàng này dùng chung cho cả công ty đặt mua hàng và
khách đặt hàng.
SV : NGUYỄN VĂN THÀNH MSV : 3LT – 0129T
9
Đề tài :Quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và quảng cáo Đại Phú Minh

I.5.2. Mẫu phiếu nhập kho

SV : NGUYỄN VĂN THÀNH MSV : 3LT – 0129T
10
CÔNG TY CP THẾ GIỚI SỐ
CHI NHÁNH HÀ NỘI
Sô:……………………
PHIẾU ĐẶT HÀNG
ị
ọ
!ịỉ!ườườ"#ậ
$#ế %ờ&'()
Người nhận đặt hàng: …………………………………Đặt hàng TEL:…….
 $Ặ*+% Ố,ƯỢ+% !Ơ+%- *+-Ề+
.
/
0
1
2
3
4
5
6
.7
Ổ+%Ộ+%
,Ư 89 
!ơị
!ịỉ
PHIẾU NHẬP KHO
ố

Ngày … tháng …. Năm …….
$ẫ#:ố7.;<
="!:ố 1.;>"!>!
+'. ().662
ủ=ộ?
@ọườ
@:ố'()
ủ
Nhập tại kho : ……………………………………………………………………………
A+&+B+-Ệ8&"8C&Ẩ$Ấ<ẬƯ
Ả+ Ẩ$& *+% $D: ố!ơ ị ?Ố ,ƯỢ+%!ơ  ề ứ ừự
ậEF=G./01Ộ+%HHHHH'
()
ỦIƯỞ+%!Ơ+<Ị+%ƯỜ-+Ậ++%ƯỜ-%-F+%ƯỜ-,Ậ-Ế8
Đề tài :Quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và quảng cáo Đại Phú Minh
I.5.3. Mẫu phiếu xuất kho
SV : NGUYỄN VĂN THÀNH MSV : 3LT – 0129T
11
!ơị
!ịỉ 
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày … tháng …. Năm …….
ố
+ợ
 
ọườậ
!ịỉJộEậ
,KLH#ấ
Xuất tại kho: ……………………………………………………………………………
A+&+B+-Ệ8&"8C&Ẩ$Ấ<ẬƯ

ả Eẩ)  $D: ố!ơ ị ?Ố ,ƯỢ+%!ơ  ềC# ầ#ự
H#ấF=G./01Ộ+%ổ:ốề<ếJằữ
M#ấ&'()
ụJộEậụế+ườậủ
Đề tài :Quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và quảng cáo Đại Phú Minh
I.5.4. Mẫu phiếu đề nghị thanh toán
Mẫu phiếu này dùng chung cho cả công ty và khách mua hang.
II. PHÂN TÍCH VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
II.1. Phân tích
Qua thực tế khảo sát, ta cần quản lý các đối tượng chính trong hệ thống quản
lý xuất nhập hàng như sau: Khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp và khách
mua hàng), Hàng hoá, Kho.
II.1.1. Quản lý khách hàng:
Mọi khách hàng của Công ty (bao gồm cả nhà cung cấp và khách mua
hàng) đều được Công ty quản lý những thông tin chính sau:
(Họ khách hàng, Tên khách hàng, Tên giao dịch, Địa chỉ, Số điện thoạI,
Số fax, Số tài khoản ngân hàng)
SV : NGUYỄN VĂN THÀNH MSV : 3LT – 0129T
12
OFFICIAL RECEIPT
-Ế88
G>>
CREDIT
TÀI KHOẢN GHI CÓ …………………
INN-<NGOI$$>
+ậủ 

=ộEậ
=N-+%
<ềả


F$8+ -+PIG
ốề QồJằữ

N+,N G8$N+
R) ứừố
G > >
ỦIƯỞ+%!Ơ+<ỊẾ+IƯỞ+%F++Ủ"8Ỹ+%ƯỜ-+Ộ
$F+F%NI-NOF8+F8+F+F-NIF+P,NG%N=C
CÔNG TY CP THẾ GIỚI SỐ
CHI NHÁNH HÀ NỘI
Tel: 04.5376888
+
ố$ẫ#:ố0@$
Đề tài :Quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và quảng cáo Đại Phú Minh
Trong đó địa chỉ khách hàng bao gồm: (Số nhà, Đường, Huyện, Tỉnh,
Thành phố, Quốc gia)
II.1.2. Quản lý hàng hoá:
Mỗi mặt hàng được quản lý các thông tin sau:
(Tên mặt hàng, Nhóm hàng, Nơi sản xuất (hãng sản xuất, nước sản xuất),
Đơn vị tính, Số lượng tồn tối thiểu, Số lượng tồn tối đa)
II.1.3. Quản lý kho:
Hàng hoá được cất giữ tại nhiều kho, mỗi kho được quản lý các thông tin sau:
(Tên kho, Địa chỉ kho, Điện thoại kho, Số fax, Thủ kho)
II.2. Lập dự án
Qua quá trình khảo sát thực tế cũng như phân tích kỹ yêu cầu thiết yếu,
em đưa ra mô hình hệ thống quản lý xuất nhập hàng như sau:
- Cần thiết nhất là hệ thống phải quản lý được đầy đủ thông tin về
khách hàng, hàng hoá, kho, các hoá đơn chứng từ, cũng như khả năng tính
toán, chọn lọc thống kê và in ấn các thông tin.

- Phải đảm bảo độ chính xác, an toàn và tin cậy cao.
II.3. Dữ liệu vào, dữ liệu ra và các chức năng xử lý của hệ thống
Dữ liệu vào :
Các thông tin về khách hàng như: họ và tên, tên giao dịch, số nhà, điện
thoại, fax, tài khoản ngân hàng, số tiền nợ có thể.
Các thông tin về hàng hoá: tên mặt hàng, nhóm mặt hàng, nơi sản xuất
(hãng sản xuất, nước sản xuất), đơn vị tính, số lượng tồn tối thiểu, số lượng
tồn tối đa.
Thông tin về kho hàng: tên kho, địa chỉ, điện thoại, fax, thủ kho.
Dữ liệu ra :
Đưa ra danh sách chi tiết về khách hàng
Danh sách chi tiết về các mặt hàng
SV : NGUYỄN VĂN THÀNH MSV : 3LT – 0129T
13
Đề tài :Quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và quảng cáo Đại Phú Minh
Danh sách chi tiết về các kho hàng
In ra danh sách các đơn đặt hàng.
In ra danh sách các phiếu xuất/ nhập hàng.
In ra các phiếu thanh toán.
Thống kê tổng số lượng hàng nhập, tổng số lượng hàng xuất trong kỳ và
số lượng hàng tồn ton cuối kỳ.
Cho phép xuất dữ liệu ra máy in hoặc màn hình từng hạn mục yêu cầu.
In ấn các hoá đơn chứng từ.
Chức năng trung tâm :
Xử lý, lưu trữ đơn đặt hàng, phiếu xuất nhập hàng, phiếu thanh toán và
tính toán giá trị hàng hoá.
Lưu trữ và bảo mật dữ liệu quản lý hoá đơn chứng từ liên quan đến việc
xuất/ nhập hàng, hàng hoá, kho hàng và khách hàng.
Chức năng của nhà quản lý như:
+ Lập đơn đặt hàng,

+ Lập phiếu xuất/ nhập hàng,
+ Lập phiếu thanh toán,
+ Lập báo cáo về tình hình hoạt động kinh doanh.
SV : NGUYỄN VĂN THÀNH MSV : 3LT – 0129T
14
Đề tài :Quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và quảng cáo Đại Phú Minh
CHƯƠNG II
LỰA CHỌN MÔI TRƯỜNG CÀI ĐẶT
Với mục tiêu xây dựng một phần mềm đáp ứng được các chức năng
trong việc quản lý giao dịch xuất nhập, đồng thời dễ sử dụng và thân thuộc
với người sử dụng, em lựa chọn giải pháp lập trình ứng dụng trên nền
Windows được cài đặt bằng ngô ngữ lập trình Microsoft VisualBasic 6.0 với
hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server.
I. GIỚI THIỆU VỀ VISUAL BASIC 6.0.
Microsoft Visual Basic 6.0 tuy không còn là hiện thân mới nhất và độc
đáo của ngôn ngữ BAISIC như cách đây vài năm nhưng nó vẫn còn tính
năng ưu việt cho bạn hệ thống phát triển ứng dụng của Windows toàn diện và
trọn gói. Microsoft Visual Basic 6.0 có nhiều công cụ hổ trợ mà bạn có thể
viết thêm và biên dịch các file trợ giúp. Nó bao gồm:
I.1. Các công cụ điều khiển ( controls).
Bao gồm các công cụ trên cửa sổ toolbox , những cái mà bạn có thể đặt
vào biểu mẫu để tương tác với người dùng và điều khiển luồng chương trình.
I.2. Chương trình ( Program).
Là tập hợp các câu lệnh để cho máy tính thực hiện các công việc nào đó
theo ý muốn người lập trình. Bản thân Microsoft Visual Basic là trình ứng
dụng. Bạn tải và thực hiện hệ thống giống như thực hiện các chương trình ứng
dụng khác. Nó còn là công cụ rất tuyệt vời, các lập trình viên viết, kiểm tra
và chạy các trình ứng dụng của Windows. Nó cung cấp các Form windows
là vùng làm việc, nó duy trì các đối tượng tương tác của chương trình như
các nút lệnh, các nhãn, các hợp thoại văn bản, các thanh cuộn và các công cụ

điều khiển khác.
Đề án (Project): là tập hợp các file bạn tạo cho chương trình ứng dụng
Windows của mình.
SV : NGUYỄN VĂN THÀNH MSV : 3LT – 0129T
15
Đề tài :Quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và quảng cáo Đại Phú Minh
Wizard : Đây là các hộp thoại hỏi và trả lời tự động làm việc.
Trình biên dịch (Compiler): là hệ thống chuyển đổi chương trình bạn
viết thành trình ứng dụng khả thi của máy tính.
Developer Studio: là môi trường phát triển của Visual Basic. Mặc dù
Microsoft Visual Basic là ngôn ngữ lập trình toàn diện, nhưng nó vẫn duy trì
ngôn ngữ BASIC thừa kế nó. Các lập trình viên vào cuối thập niên 1950 đã
phát triển ngôn ngữ lập trình BASIC cho các lập trình viên sơ cấp. BASIC dễ
sử dụng hơn các ngôn ngữ lập trình khác nhiều lần, như COBOL và
FORTRAN. Microsoft không bao giờ quên nền tảng của VB khi phát triển nó.
Nó giúp cho người lập trình có được nhiều chương trình Windows chỉ trong
thời gian ngắn.
Microsoft Visual Basic 6.0 có nhiều ấn bản khác nhau bao gồm :
Standard, Profectional và Enterprise. An bản Enterprise cung cấp cho các lập
trình viên phần mềm client /server với các công cụ mở rộng cho các máy tính
ở xa và phân phối các trình ứng dụng. Microsoft tăng cường tính năng làm
việc trên mạng, môi trường phân phối cho những người dùng phiên bản
Enterprise.
Một số tính năng mới trong Visual Basic 6.0 :
Microsoft Visual Basic 6.0 có nhiều tính năng mới, các điều khiển mới
cho phép ta viết chương trình ứng dụng kết hợp giao diện, các xử lý và tính
năng của office 97 và trình duyệt WEB Internet Explorer. Microsoft Visual
Basic 6.0 cho phép ta lập trình để thêm điều khiển vào dự án tự động và có
thể tạo ra các ActiveX hiệu chỉnh. Ta cũng có thể viếc các ứng dụng phía máy
chủ ( server-side) dùng HTML động nhúng kết với các thư viện liên kết động

của Internet Information Server. Một vài ứng dụng với các cãi tiến giúp cho
truy cập dữ liệu ở tầm cở vĩ mô liên quan đến hàng trăm, hàng nghìn người sử
dụng qua mạng hay qua Internet.
SV : NGUYỄN VĂN THÀNH MSV : 3LT – 0129T
16
Đề tài :Quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và quảng cáo Đại Phú Minh
I.3. Khả năng kết nối với cơ sở dữ liệu của VISUAL BASIC.
Minh hoạ khả năng kết nối dữ liệu của VB với CSDL.
Sử dụng Visual Basic 6.0 bạn có thể tạo các thành phần gói gọn từng
bước trong một hệ thống truy cập dữ liệu. Khởi đầu với data source,
Microsoft Visual Data Tools (Việc truy cập dữ liệu thông qua cửa sổ
Dataview) cung cấp cho bạn các khả năng để xem và thao tác trên các đố
tượng Table, views, Stored procedures, và các sơ đồ cơ sở dữ liệu trên các hệ
thống SQL Server và Oracle.
II. GIỚI THIỆU VỀ CÁC HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU SQL
SERVER
II.1. Cấu trúc cơ sở dữ liệu của SQL Server 2000
SQL Server tổ chức dữ liệu lưu trong Cơ sở dữ liệu (CSDL) thành
những thành phần logic. User làm việc trên những thành phần logic này như
SV : NGUYỄN VĂN THÀNH MSV : 3LT – 0129T
17
G
FM NMN
G,,
FM NMN
G,,
$LL
G
#
O)


G$,
IE
L
GJL
I)
GF::FG&
IG&GF
::$L#&G
N)
JIL::&FG
G&-:G

G$&
I)J:&FG
IL::&I)
8G:
$:S
:

$:S<:#
GJ:
GT
Đề tài :Quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và quảng cáo Đại Phú Minh
bảng (table), view, procedure… Thành phần vật lý của những file thì trong
suốt (transparent), chỉ có người quản lý Cơ sở dữ liệu mới được làm việc trên
đó.

SQL Server có 4 cơ sở dữ liệu hệ thống ( master, msdb, model, temdb
database ) và các cơ sở dữ liệu của user. Hình minh họa

Master database: Ghi lại cấu hình hệ thống của SQL Server. Nó ghi lại
tất cả tài khoản đăng ký của user và cấu hình hệ thống, những file primary
chứa thông tin khởi động của Cơ sở dữ liệu của user, chứa thông tin khởi
SV : NGUYỄN VĂN THÀNH MSV : 3LT – 0129T
18
Đề tài :Quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và quảng cáo Đại Phú Minh
động của SQL Server. Những thao tác sau gây ra những thay đổi trong master
database: Tạo, thay đổi, xóa cơ sở dữ liệu,thay đổi transaction log. Thêm hay
xóa của những sever sử dụng thủ tục hệ thống như sp-addserver (thêm server)
and sp-dropserver (bỏ server).
Temdb database : chứa những bảng tạm và những stored procedure tạm.
Những bảng tạm và những stored procedure của user khi nối kết vào hệ thống
được lưu trong temdb database. Khi SQL khởi động thì tất cả các bảng tạm và
các stored procedure trong temdb database đều mất.
Stored procedure : là 1 tập hợp biên dịch trước của những câu lệnh của
Transact-SQL được lưu và xử lý như 1 đơn vị (unit). Stored procedure sẵn
sàng cho việc quản lý SQL Server và hiển thị thông tin của cơ sở dữ liệu, của
những người sử dụng. SQL Server cung cấp những stored procedure gọi là
stored procedure hệ thống.
Model database : được dùng như 1 khuôn mẫu của CSDL trong hệ
thống. Khi tạo ra 1 CSDL thì phần đầu của CSDL là bản sao của model
database, phần còn lại là những trang trống.
Msdb database : SQL Server Agent dùng msdb database để lập kế hoạch
alert, job. Alert là 1 định nghĩa của người sử dụng đáp ứng 1 sự kiện của SQL
Server. Alert có thể thực thi cả nhiệm vụ định nghĩa hoặc gởi e-mail đến 1
người chỉ định. Job là sự thực hiện 1 hành động quản lý chứa 1 hoặc nhiều
bước, thay thế cho thuật ngữ task của phiên bản SQL Server cũ.
SV : NGUYỄN VĂN THÀNH MSV : 3LT – 0129T
19

Đề tài :Quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và quảng cáo Đại Phú Minh
CHƯƠNG III
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
I. HỆ THỐNG THÔNG TIN
Hệ thống là một tập hợp có quan hệ, tương tác qua lại với nhau hình
thành nên một thể thống nhất.
Hệ thống kinh doanh và hệ thống dịch vụ: là những hệ thống của con
người nhằm mục đích kinh doanh hay dịch vụ. Các hệ thống con của hệ thống
kinh doanh – dịch vụ bao gồm 3 hệ thống như sau:
Hệ thống nghiệp vụ: bao gồm người, phương tiện, phương pháp trực tiếp
tham gia vào quá trình biến đổi luồng vào thành luồng ra.
Hệ thống quyết định: bao gồm người, phương tiện, phương pháp tham
gia vào việc đề xuất các quyết định.
Hệ thống thông tin: bao gồm người, phương tiện, phương pháp tham gia
vào việc xử lý các thông tin.
Vai trò và nhiệm vụ của hệ thống thông tin:
Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa bên trong và bên ngoài
hệ thống và những hệ thống con.
Nhiệm vụ của hệ thống thông tin: nhằm thu thập, lưu trữ, kiểm tra, kết
xuất, truyền đạt thông tin.
II. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
Hệ thống thông tin giao dịch xuất nhập hàng là một hệ thống thông tin
hoạt động với sự trợ giúp của tin học nhằm quản lý và thực hiện các giao dịch
xuất nhập. Đầu vào của hệ thống là thông tin chi tiết về tên, giá cả, số lượng
các danh mục hàng hoá xuất – nhập, tồn kho, các tổng kết về quá trình giao
dịch xuất nhập.
SV : NGUYỄN VĂN THÀNH MSV : 3LT – 0129T
20
Đề tài :Quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và quảng cáo Đại Phú Minh
II.1. Các đối tượng yêu cầu quản lý

Qua quá trình khảo sát thực tế, ta cần quản lý các đối tượng chính trong
hệ thống quản lý xuất nhập hàng như sau: Khách hàng (bao gồm cả nhà cung
cấp và khách mua hàng), Hàng hoá, Kho, Đơn đặt hàng, Phiếu nhập/ xuất
hàng, phiếu thanh toán.
II.1.1. Quản lý khách hàng:
Mọi khách hàng của Công ty (bao gồm cả nhà cung cấp và khách mua
hàng) đều được Công ty quản lý những thông tin chính sau:
Mã khách hàng
Họ khách hàng
Tên khách hàng
Tên giao dịch
Địa chỉ
Số điện thoại
Số fax
Số tài khoản ngân hàng
Trong đó địa chỉ khách hàng bao gồm:
+ Số nhà
+ Đường
+ Huyện
+ Tỉnh
+ Thành phố
+ Quốc gia
II.1.2 Quản lý hàng hoá:
Mỗi mặt hàng được quản lý các thông tin sau:
Mã mặt hàng
Tên mặt hàng
SV : NGUYỄN VĂN THÀNH MSV : 3LT – 0129T
21
Đề tài :Quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và quảng cáo Đại Phú Minh
Nhóm hàng

Nơi sản xuất (hãng sản xuất, nước sản xuất)
Đơn vị tính
Số lượng tồn tối thiểu
Số lượng tồn tối đa
II.1.3. Quản lý kho:
Hàng hoá được cất giữ tại nhiều kho, mỗi kho được quản lý các thông
tin sau:
Mã kho
Tên kho
Địa chỉ kho
Điện thoại kho
Số fax
Thủ kho
II.1.4.Quản lý đơn đặt hàng:
Mã đơn đặt hàng
Số lượng đặt hàng
Đơn giá đặt hàng
Ngày giao
II.1.5. Quản lý phiếu nhập xuất hàng: (cả phiếu nhập và xuất hàng)
Mà phiếu nhập xuất hàng
Số lượng nhập xuất hàng
Đơn giá nhập xuất hàng
Ngày nhập xuất hàng
Ngày hẹn trả tiền
SV : NGUYỄN VĂN THÀNH MSV : 3LT – 0129T
22
Đề tài :Quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và quảng cáo Đại Phú Minh
II.1.6. Quản lý phiếu thanh toán:
Mã phiếu thanh toán
Ngày thanh toán

Số tiền
II.1.7. Quản lý ngân hàng:
Mã ngân hàng
Tên ngân hàng
II.2. Các chức năng của hệ thống
Quản lý nhập hàng: quản lý các thông tin về nhập hàng hoá
Thông tin vào: các thông tin cơ bản về mặt hàng cần nhập (mã hàng, tên
hàng, số lượng, giá nhập, nhà cung cấp).
Thông tin ra: danh mục hàng cần nhập.
quản lý xuất hàng: quản lý các thông tin liên quan trong công tác xuất
hàng của Công ty.
Thông tin vào: các thông tin cơ bản khách hàng yêu cầu, thông tin về
hàng hoá, thông tin về kho hàng.
Thông tin ra: danh mục hàng xuất kho, phiếu xuất hàng.
Thống kê: thống kê và báo cáo về hoạt động giao dịch kinh doanh.
Thông tin vào: các yêu cầu thống kê.
Thông tin ra: báo cáo thống kê.
Tìm kiếm: tìm kiếm các thông tin liên quan đến hoạt động nhập, xuất
hàng hoá.
Thông tin vào: các yêu cầu tìm kiếm.
Thông tin ra: các kết quả tìm kiếm.
Qua trên ta thấy được các chức năng chủ yếu của một hệ thống thông tin
giao dịch xuất nhập hàng hoá. Các chức năng này được chia nhỏ ra và được
trình bày trong sơ đồ phân rã chức năng dưới đây, để cho ta hình dung hệ
thống một cách chi tiết hơn.
SV : NGUYỄN VĂN THÀNH MSV : 3LT – 0129T
23
Đề tài :Quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và quảng cáo Đại Phú Minh
III. SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG (BPC) CỦA HỆ THỐNG
III.1. Sơ đồ phân rã tổng thể

III.2. Sơ đồ chức năng chi tiết.
III.2.1. Chức năng quản lý nhập hàng.
Giải thích các chức năng:
Chọn nhà cung cấp mới: Khi công ty muốn nhập hàng thì trước hết
phải chọn nhà cung cấp thích hợp để làm đối tác, tiêu chí chọn nhà cung cấp
được dựa trên các thông tin về nhà cung cấp và các mặt hàng mà nhà cung
cấp đó có khả năng cung ứng.
Ghi nhận nhà cung cấp mới: Khi nhà cung cấp nào đó được chọn làm
SV : NGUYỄN VĂN THÀNH MSV : 3LT – 0129T
24
HOẠT ĐỘNG GIAO DỊCH XUẤT NHẬP HÀNG
QUẢN
LÝ
XUẤT
HÀNG
Ố+%A
<*=

U$-Ế$
QUẢN
LÝ
NHẬP
HÀNG
QUẢN LÝ NHẬP HÀNG
GHI
NHẬN
NHÀ
CUNG
CẤP
MỚI

LẬP
ĐƠN
ĐẶT
HÀNG
LẬP
PHIẾU
NHẬP
HÀNG
THANH
TOÁN
CHỌN
NHÀ
CUNG
CẤP
THÍCH
HỢP
KHỚP
VỚI
ĐƠN
HÀNG
VỀ
CẬP
NHẬT
DANH
MỤC
HÀNG
Đề tài :Quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và quảng cáo Đại Phú Minh
đối tác thì sẽ lưu lại các thông tin về nhà cung cấp (Họ tên nhà cung cấp, địa
chỉ, điện thoại, …).
Lập đơn đặt hàng: Khi đã chọn nhà cung cấp nào đó làm đối tác rồi thì

bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành lập đơn đặt hàng để gửi tới nhà cung cấp đặt
mua hàng.
Lập phiếu nhập hàng: Khi đã được nhà cung cấp thoả thuận cung ứng
hàng hoá thì bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành lập phiếu nhập hàng và nhận
hàng về công ty.
Cập nhật danh mục hàng: Mỗi khi nhập hàng về thì tiến hành cập nhật
lại danh mục hàng như là Tên mặt hàng (nếu là mặt hàng mới), số lượng, …
Khớp với đơn hàng về: Tiến hành so sánh các hoá đơn chứng từ với
lượng hàng nhận về xem đã đủ số lượng, đúng mặt hàng như yêu cầu hay
chưa.
Thanh toán: Sau khi khớp với đơn hàng về xong mà không sai sót gì thì
bắt đầu lập phiếu thanh toán, tiến hành việc thanh toán tiền hàng cho nhà cung
cấp.
III.2.2. Chức năng quản lý xuất hàng.
SV : NGUYỄN VĂN THÀNH MSV : 3LT – 0129T
25
"8Ả+,9M8Ấ*+%
GHI
NHẬN
KHÁCH
HÀNG
MỚI
GIẢI
QUYẾT
ĐƠN
ĐẶT
HÀNG
LẬP
PHIẾU
XUẤT

HÀNG
CẬP
NHẬT
DANH
MỤC
HÀNG
THANH
TOÁN
GIẢI
QUYẾT
XUẤT
HÀNG