Giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nguyên phụ liệu từ thị trường Trung Quốc tại công ty TNHH quốc

Chuyên đề tốt nghiệp Khoa thương mại quốc tế
Chương I : Tổng quan nghiên cứu đề tài
1.1Tính cấp thiết của đề tài
Hiện nay xu hướng hội nhập kinh tế quốc tế đã và đang diễn ra với tốc độ nhanh
chóng cả về chiều rộng lẫn chiều sâu, ở cả cấp độ khu vực và thế giới, với sự pháp
triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường, sụ phụ thuộc lẫn nhau về thương mại và
kinh tế giữa các quốc gia ngày càng sâu sắc.
Việt Nam đã và đang đẩy mạnh quá trình công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất
nước đưa nền kinh tế hội nhập vào kinh tế khu vực và thế giới với việc gia nhập các tổ
chức kinh tế trong khu vực và thế giới như : ASEAN, AFTA, APEC, ASEM, và đặc
biệt là gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO…
Do xuất phát điểm thấp – từ nền nông nghiệp lạc hậu, sự hạn chế về trình độ khoa
học và công nghệ…nên để đẩy nhanh quá trình công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất
nước chúng ta phải chủ động, nhanh chóng tiếp cận các thành tựu khoa học – công
nghệ tiên tiến trên thế giới. Nhập khẩu sẽ giúp các quốc gia đang phát triển như Việt
Nam cải thiện tình trạng lạc hậu của nền kinh tế, cung cấp nguyên vật liệu phục vụ sản
xuất – tiêu dùng trong nước và đặc biệt thúc đẩy xuất khẩu.
Xu hướng chủ động trong tự do hóa thương mại của khu vực và quốc tế sẽ mang
đến cho các doanh nghiệp Việt Nam nhiều cơ hội hơn trong hoạt động XNK, bên cạnh
đó cũng có không ít những khó khăn thách thức. Đối với các doanh nghiệp Việt Nam,
kiến thức và kinh nghiệm buôn bán quốc tế còn rất nhiều hạn chế, việc xác lập và tổ
chức thực hiện hợp đồng còn rất nhiều lúng túng, chưa chủ động và gặp không ít khó
khăn. Với kinh nghiệm còn hạn chế thì công tác giám sát và điều hành thực hiện hợp
đồng là một trong những biện pháp khá tốt để giảm thiểu những sai sót rủi ro trong quá
trình thực hiện hợp đồng, tăng khả năng phản ưng – giải quyết vấn đề trong các tình
huống phát sinh, đảm bảo được quyền lợi chính đáng và uy tín cho doanh nghiệp.
Mới được thành lập chưa lâu, cũng như các doanh nghiệp Việt Nam hoạt động
trong lĩnh vực TMQT khác, công ty TNHH quốc tế Delta cũng còn rất nhiều khó khăn,
hạn chế trong việc tổ chức thực hiện hợp đồng NK của mình. Quá trình tổ chức thực
hiện còn bộc lộ nhiều hạn chế trong vấn đề thu thập thông tin, khả năng phản ứng và
giải quyết khi có các phát sinh… điều này chủ yếu là do công tác điều hành và giám

sát thực hiện hợp đồng NK chưa được công ty thực sự coi trọng và thực hiện triệt để.
SVTH: Nguyễn Thị Giang Lớp: HMQ1 – K5
1
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa thương mại quốc tế
Đặc biệt, trong một số khâu, công đoạn của quá trình thực hiện hợp đồng, công tác
điều hành và giám sát thực hiện hợp đồng mới chỉ thực hiện mang tính hình thức :
Điều hành làm thủ tục hải quan, điều hành nhận hàng và kiểm tra hàng hóa, giám sát
mua bảo hiểm cho hàng hóa, giám sát hoạt động bảo hành của bên XK…
Như vậy, vấn đề đặt ra đối với công ty TNHH quốc tế Delta nói riêng với các
doanh nghiệp Việt Nam đang hoạt động trong lĩnh vực TMQT nói chung là phải nhận
thực được rằng công tác giám sát và thực hiện hợp đồng là điều kiện cần thiết cho sụ
thành công của một hợp đồng.
1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài
Sau thời gian thực tập tại phòng kinh doanh XNK của công ty TNHH quốc tế
Delta, cùng với những kiến thức tích lũy được trong quá trình học tập ở trường đại học
Thương Mại, quá trình thực tập tìm hiểu thực tế tại công ty TNHH quốc tế Delta và sự
chỉ bảo tận tình của Gs.Ts Doãn Kế Bôn, ban giám đốc cũng như cán bộ công nhân
viên của công ty Delta em đã nắm bắt được phần nào công tác giám sát và điều hành
quy trình thực hiện HĐNK, nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động NK đối với
công ty và một số những hạn chế còn vướng mắc trong quá trình thực hiện nên em đã
mạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài: “ Giám sát và điều hành quy trình thực hiện
hợp đồng nhập khẩu nguyên phụ liệu từ thị trường Trung Quốc tại công ty
TNHH quốc tế Delta”.
Với đề tài này, thì đối tượng nghiên cứu trong đề tài này của em là: “ các tác
nghiệp trong quá trình điều hành và giám sát quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
nguyên phụ liệu từ thị trường Trung Quốc tại công ty”.
1.3 Mục đích nghiên cứu
Những mục đích nghiên cứu mà đề tài của em mong muốn đạt được là:
- Hệ thống hóa cơ sở lí luận về giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp
đồng nhập khẩu nói chung.

- Khái quát tình hình nhập khẩu tại công ty và phân tích thực trạng công tác điều
hành và giám sát quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nguyên phụ liệu từ thị
trường Trung Quốc tại công ty TNHH quốc tế Delta, làm rõ hơn mục tiêu khảo sát,
phân tích dữ liệu sơ cấp, thứ cập và những yếu tố thuộc môi trường vi mô và vĩ mô tới
SVTH: Nguyễn Thị Giang Lớp: HMQ1 – K5
2
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa thương mại quốc tế
công tác giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nguyên phụ
liệu của công ty.
- Từ những nhận định về thực trạng công tác điều hành và giám sát quy trình
thực hiện hợp đồng NK nguyên phụ liệu từ thị trường Trung Quốc tại công ty trong
thời gian qua, em xin đưa ra hệ thống các giải pháp và kiến nghị để nâng cao hiệu quả
của công tác này trong quá trình thực hiện hợp đồng của công ty.
1.4 Phạm vi nghiên cứu
- Với những kiến thức đã học và hiểu biết thực tế trong quá trình thực tập tại
công ty em đã giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài ở mức độ hẹp hơn để có thể
nghiên cứu và trình bày đề tài khoa học và chính xác hơn. Cụ thể là:
- Về không gian: Tiếp cận nghiên cứu hoạt động giám sát và điều hành quy trình
thực hiện hợp đồng NK tại phòng kinh doanh XNK công ty TNHH quốc tế Delta.
- Quy mô nghiên cứu phù hợp với tầm mức của một cá nhân tốt nghiệp bậc đại
học, trong đó tập trung vào công tác giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp
đồng nhập khẩu.
- Về đối tượng nghiên cứu : Công tác giám sát và điều hành quy trình thực hiện
hợp đồng NK tại công ty. Trong quá trình thực hiện hợp đồng NK còn rất nhiều bất
cập do sự hạn chế về nguồn lực nhân sự của công ty, do đó công tác giám sát và điều
hành quy trình thực hiện hợp đồng là thực sự quan trọng và cấn thiết. Và từ những gì
nghiên cứu được tại công ty em xin đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện công tác
giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng NK, từ đó góp phần nâng cao chất
lượng của quy trình thực hiện hợp đồng NK.
- Các thị trường mà công ty thường xuyên NK: Công ty thường NK từ nhiều thị

trường khác nhau tùy theo nhu cầu thị trường trong từng giai đoạn cụ thể nhưng thị
trường mà công ty thường xuyên NK là thị trường Trung Quốc.
1.5 Một số khái niệm và phân định nội dung của vần đề nghiên cứu
1.5.1 Một số khái niệm
1.5.1.1 Khái niệm hợp đồng TMQT
Hợp đồng TMQT là sự thỏa thuận giữa các đương sự có trụ sở kinh doanh ở các
quốc gia khác nhau, theo đó mỗi bên gọi là bên bán ( bên XK) có nghĩa vụ chuyển
SVTH: Nguyễn Thị Giang Lớp: HMQ1 – K5
3
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa thương mại quốc tế
quyền sở hữu cho một bên khác gọi là bên mua ( bên NK) một tài sản nhất định gọi là
hàng hóa. Bên mua có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền hàng.
1.5.1.2 Khái niệm hợp đồng NK
Hợp đồng NK là hợp đồng mua hàng của thương nhân nước ngoài, theo đó bên
bán phải chuyển hàng hóa, chuyển giao các giấy tờ có liên quan tới hàng hóa và quyền
sở hữu, bên mua phải thanh toán tiền hàng.
1.5.2 Phân định nội dung nghiên cứu của đề tài
Với đề tài này thì nội dung nghiên cứu của đề tài bao gồm 2 phần :
- Công tác điều hành quy trình thực hiện hợp đồng NK.
- Công tác giám sát quy trình thực hiện hợp đồng NK.
1.5.2.1 Điều hành hợp đồng NK
1.5.2.1.1 Khái niệm và vai trò của công tác điều hành hợp đồng NK
Khi các điều khoản trong hợp đồng được cả hai bên mua, bán thực hiện đầy đủ,
nghiêm túc thì sẽ đem lại hiệu quả cao và lợi ích như mong muốn của mỗi bên. Tuy
nhiên, trong thực tế không phải lúc nào mọi chuyện cũng diễn ra theo đúng kế hoạch
đã có sẵn, có rất nhiều vấn đề có thể nảy sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng mà
trước khi kí kết hợp đồng hai bên không thể lường trước được. Ví dụ:
- Các bên hiểu nội dung các điều khoản và điều kiện hợp đồng theo các nghĩa
khác nhau từ đó hành động theo các hướng khác nhau.
- Có thể xảy ra những sự cố không thể khắc phục để có thể tiếp tục trung thành

với các nghĩa vụ đã kí kết trong hợp đồng.
Một số tình huống xảy ra có thể là thứ yếu, nhưng cũng có những tình huống lại
rất quan trọng – nó quyết định đến hiệu ủa của quá trình thực hiện hợp đồng, do đó cần
phải có sự điều hành trước những thay đổi đó. Đối với hợp đồng NK, điều hành hợp
đồng NK là việc nhà NK đưa ra các quyết định để giải quyết những tình huống phát
sinh ngoài kế hoạch, dự định của quá trình thực hiện các nghĩa vụ của hợp đồng. Mục
đích của quá trình điều hành là giải quyết các tình huống này một cách có lợi nhất trên
cơ sở đánh giá tình hình thực tế và khả năng có thể lựa chọn.
Như vậy, “ Điều hành hợp đồng là tất cả các quyết định cần phải đề ra để giải
quyết những vấn đề không tính trước được hoặc không giải quyết được một cách đầy
SVTH: Nguyễn Thị Giang Lớp: HMQ1 – K5
4
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa thương mại quốc tế
đủ trong thời gian xây dựng hợp đồn và do vậy không được chuẩn bị để đua vào các
quy định và điều kiện của hợp đồng”.
1.5.2.1.2 Nội dung của công tác điều hành nhập khẩu
Điều hành hợp đồng NK tập trung giải quyết các vấn đề sau:
+ Sự thay đổi về quy định chất lượng hàng hóa trong hợp đồng.
+ Cách giải quyết khi hàng hóa không phù hợp với quy định trong hợp đồng.
+ Tủy chọn số lượng: Đề cập đến sự giải quyết tăng giảm số lượng hàng hóa mua
bán trong hợp đồng với mức giá áp dụng đối với sự tăng giảm đó.
+ Lịch giao hàng : Cũng có thể người mua hoặc người bán muốn thay đổi lịch
giao hàng đã quy định trong hợp đồng vì nhiều lí do: Chưa chuẩn bị kịp hàng để giao,
sự ùn tắc ở cảng bốc hàng,…
+ Điều chỉnh giá: Sự xem xét về giá hợp đồng có thể phát sinh do điều kiện giá
để mở.
+ Các điều kiện thanh toán: Việc thi hành các điều khoản thanh toán trong các
hợp đồng giá cố định và thanh toán một lần là tương đối đơn giản.Tuy nhiên, việc thực
hiện thanh toán nhiều lần thì điều hành hợp đồng phải đảm bảo những hoạt động điều
kiện cho việc thanh toán phải được thực hiện đúng thời hạn.

+ Hợp đồng vận tải: Ký hợp đồng vận tải và đặc biệt chú ý các phát sinh khi bốc
hàng lên tàu và dỡ hàng khỏi tàu.
+ Hợp đồng bảo hiểm : Điều hành hợp đồng phải thực hiện công việc: thông bảo
hoặc các thủ tục, khiếu nại công ty bảo hiểm khi có hàng hóa tổn thất.
+ Giải quyết các khiếu nại và tranh chấp : Khi có các tình huống trong quá trình
thực hiện hợp đồng phát sinh, các nhà quản lý phải nhận dạng được các tình huống và
thông tin, dữ liệu cần thiết. Từ đó căn cứ vào tình hình thực tế tiến hành phân tích đưa
ra các phương án có thể và lựa chọn các phương án tối ưu nhất để giải quyết các tình
huống.
1.5.2.2 Giám sát hợp đồng NK
1.5.2.1 Khái niệm và vai trò của giám sát hợp đồng NK
Một hợp đồng thường quy định hoặc ngầm quy định một loạt các nghĩa vụ và
bổn phận cho mỗi bên tham gia kí kết hợp đồng. Điều này sẽ kéo theo hàng loạt các
hoạt động và công việc mà hai bên sẽ cam kết thực hiện. Một hợp đồng được thực hiện
SVTH: Nguyễn Thị Giang Lớp: HMQ1 – K5
5
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa thương mại quốc tế
thành công chủ yếu phụ thuộc vào vấn đề các nghĩa vụ của mỗi bên có được thực hiện
theo đúng các điều khoản quy định trong hợp đồng hay không. Hoạt động giám sát
hợp đồng đề cập đến những công việc mà mỗi bên phải thực hiện để đảm bảo rằng mỗi
bên có thể thực hiện các nghĩa vụ của mình và cần biết rõ bên kia có đang thực hiện
các nghĩa vụ của mình như đã quy định hay ngầm quy định trong hợp đồng hay không.
Các nghĩa vụ riêng của mỗi bên cần phải thực hiện ở những thời điểm khác nhau
trong giai đoạn thực hiện hợp đồng. Như vậy, cần phải thiết lập một hệ thống nhắc nhở
về các nghĩa vụ của mình trong hợp đồng. Đồng thời phải thiết lập hệ thống thu thập
thông tin về việc thực hiện hợp đồng của các bên đối tác. Thông qua đó theo dõi tiến
độ và thời gian biểu của công đoạn để có thể nhắc nhở đối tác tại các thời điểm thích
hợp nhằm đạt hiệu quả cao và tối ưu hóa quá trình thực hiện hợp đồng.
Như vậy, về thực chất “ Giám sát hợp đồng là một hệ thống báo động sớm, cảnh
tỉnh về các công việc mà mỗi bên cần phải thực hiện để đảm bảo cả hai bên tránh được

chậm trễ hoặc sai sót trong thực hiện hợp đồng”.
1.5.2.2 Nội dung của công tác giám sát hợp đồng nhập khẩu
Việc giám sát hợp đồng trước hết đòi hỏi phải xác định những thành phần chủ
yếu trong hợp đồng, có tính chất sống còn đối với việc thực hiện hợp đồng thành công.
Nhìn chung các điều khoản hợp đồng sẽ cần giám sát chặt chẽ là:
+ Khối lượng hàng hóa: Các chủng loại, số lượng của từng chủng loại, phạm vi
lựa chọn về số lượng.
+ Chất lượng hàng hóa: Sự tuân thủ về chất lượng, thời gian, địa điểm giám định
chất lượng, chỉ định các cơ quan giám định.
+ Bao bì hàng hóa: Loại và chất lượng bao bì, người cung cấp bao bì, thời điểm
và địa điểm cung cấp bao bì.
+ Chỉ định tàu/cảng: Đặc điểm tàu, thời gian đến cảng bốc hàng, đặc điểm tuyến
đường vận chuyển.
+ Lịch giao hàn: Lịch trình giao hàng, số lần giao hàng, ngày cuối cùng phải giao
của từng lần giao hàng, thông báo giao hàng, các điều kiện về cảng, thông báo về điều
kiện cảng, thời điểm dự tính tàu đến nơi…
+ Những chứng từ cần thiết để xuất trình Hải quan và các thủ tục khác: Các loại
chứng từ, thời điểm cần để xuất trình.
SVTH: Nguyễn Thị Giang Lớp: HMQ1 – K5
6
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa thương mại quốc tế
+ Giá: Nếu là giá để ngỏ thì thời điểm và địa điểm để gặp gỡ nhau đàm phàn về
giá, những thông tin và dữ liệu cần thiết để đàm phán lại giá.
+ Thanh toán: Tiến độ thanh toán, hạn cuối cùng của từng lần thanh toán, các
chứng từ cho mỗi lần thanh toán.
+ Bảo hành: Thời gian bảo hành, địa điểm bảo hành, nội dung và phạm vi trách
nhiệm về bảo hành.
+ Khiếu nại: Thời gian khiếu nại, chứng từ cần lập khi khiếu nại, giải quyết
khiếu nại.
Tùy từng hợp đồng mà có thể thêm hoặc bớt đi một số nội dung cần giám sát

khác.
Để công tác giám sát thực sự có hiệu quả người ta sử dụng một số phương pháp
giám sát quy trình thực hiện hợp đồng NK như sau?
+ Phương pháp hồ sơ theo dõi hợp đồng
Thường áp dụng cho các mặt hàng có giá trị thấp, được mua thường xuyên mà sự
vi phạm của nhà cung cấp về giao hàng và những cam kết khác không ảnh hưởng đáng
kể đền hoạt động của người mua,
+ Phương pháp hồ sơ theo dõi hợp đồng
Đây là phương pháp được sử dụng khá phổ biến. Phương pháp này liệt kê các sự
kiện và công việc đã ngầm định hoặc đề cập rõ ràng trong các điều khoản hợp đồng,
ngày tháng mà những sự kiện đó xảy ra và các biện pháp giám sát, phòng ngừa cần
được thực hiện. Mỗi hợp đồng có thể bao gồm nhiều phiếu nhằm giám sát các hoạt
động khác nhau như vận tải, bảo hiểm, giao nhận, thanh toán…
+ Phương pháp phiếu chỉ số giám sát
Là một bộ phiếu ghi chỉ số của một hợp đồng mà mỗi công việc được ghi vào
một phiếu riêng.
+ Phương pháp sử dụng máy vi tính
Các hợp đồng đều được ghi vào một bảng hệ thống lưu trong máy tình, việc này
thuận tiện trong việc tổ chức và truy cập thông tin. Hiện nay, có một số phần mềm về
giám sát cho phép người sử dụng giám sát được việc thực hiện của các bên liên quan
đến việc thực hiện hợp đồng.
Như vậy, giám sát và điều hành hợp đồng là hoạt động không thể thiếu trong quá
trình thực hiện hợp đồng. Chúng có mối quan hệ qua lại với nhau và là điều kiện cần
thiết để quá trình thực hiện hợp đồng diễn ra có hiệu quả.
SVTH: Nguyễn Thị Giang Lớp: HMQ1 – K5
7
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa thương mại quốc tế
CHƯƠNG II: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng điều
hành, giám sát quy trình thực hiện hợp đồng NK nguyên phụ liệu từ thị trường
Trung Quốc tại công ty TNHH quốc tế Delta

2.1 Phương pháp hệ nghiên cứu vấn đề
2.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
2.1.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
+ Hình thức phát phiếu điều tra: Thông qua việc phát một số phiếu điều tra xã
hội học đến một số cán bộ và nhân viên phòng kinh doanh – XNK, em đã thu thập
được một số thông tin phục vụ cho đề tài mình đang nghiên cứu.
Bảng câu hỏi điều tra gồm 2 phần: Phần cụ thể và phần chung ( xem phần phụ
lục). Phần cụ thể gồm 9 câu hỏi: Đây đều là những câu hỏi đóng với câu trả lời đã có
sẵn người trả lời chỉ việc lựa chọn phương án trả lời đúng nhất trong các phương án
đưa ra, những câu hỏi này sẽ đi sâu vào tìm hiểu thực trạng công tác giám sát và điều
hành hợp đồng tại công ty. Phần chung gồm những đánh giá của người được phỏng
vấn về thực trạng công tác giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng NK
nguyên phụ liệu từ thị trường Trung Quốc tại công ty.
Số phiếu điều tra được phát ra là 5 phiếu, số phiếu thu về là 5 phiếu. Trong đó,
phát cho bộ phận kinh doanh XNK 3 phiếu, bộ phận tiếp nhận và kho hàng 1 phiếu,
phó GĐ kinh doanh 1 phiếu.
+ Hình thức phỏng vấn chuyên gia: Các câu hỏi phỏng vấn được xây dựng sẵn
chú trọng xoay quanh vấn đề thực trạng công tác điều hành, giám sát quy trình thực
hiện hợp đồng NK và các giải pháp của người được phỏng vấn đưa ra để giải quyết
vấn đề này. Quá trình phỏng vấn sẽ dựa trên kết quả thu được từ phiếu điều tra, đi sâu
vào các câu hỏi liên quan đến nội dung của công tác giám sát và điều hành quy trình
thực hiện hợp đồng NK nguyên phụ liệu từ thị trường Trung Quốc và đề nghị họ lý
giải tại sao lại lựa chọn các phương án như trong phiếu điều tra.
2.1.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
- Các dữ liệu được thu thập từ nguồn bên trong của công ty bao gồm: các báo cáo
tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và nhập khẩu của công ty, các quyết
định của công ty… sẽ hỗ trợ đáng kể để chúng ta thấy được một bức tranh khái quát về
hoạt động kinh doanh cũng như hoạt động NK của công ty.
SVTH: Nguyễn Thị Giang Lớp: HMQ1 – K5
8

Chuyên đề tốt nghiệp Khoa thương mại quốc tế
- Các dữ liệu bên ngoài bao gồm: Sách báo, tạp chí, website liên quan đền hoạt
động NK của công ty nói riêng và hoạt động TMQT nói chung. Các dữ liệu, thông tin
từ báo đài, internet chúng ta có thể phần nào thấy được mối quan hệ giữa công ty với
nền kinh tế quốc gia và quốc tế thông qua những đánh giá từ những tác động của môi
trường vi mô và vĩ mô tới công ty.
Bài nghiên cứu sẽ lấy kiến thức từ giáo trình chuyên môn làm cơ sở, định hướng
chính để thực hiện phân tích, nghiên cứu.
2.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu
Các dữ liệu sau khi thu thập được sẽ tiến hành phân tích bằng nhiều phương pháp
khác nhau: thống kê, phân tích, tổng hợp, so sánh, phương pháp tính tỉ lệ…để vấn đề
được lật đi, lật lại nhiều lần, thấy được sự tăng/giảm số liệu qua các năm nghiên cứu,
so sánh kết quả đã thực hiện được với kế hoạch, chỉ tiêu… Từ đó có thể thấy được
thực trạng của công tác giám sát, điều hành quy trình thực hiện hợp đồng NK nguyên
phụ liệu từ thị trường Trung Quốc, những mặt tích cực, mặt còn tồn tại và đưa ra các
kết luận. Bên cạnh việc sử dụng phương pháp định lượng làm phương pháp nghiên
cứu chủ yếu cùng phương pháp định tính nhằm đưa ra mục tiêu, phương hướng hoạt
động trong những năm tiếp theo.
2.2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng của các nhân tố môi trường
đến công tác điều hành và giám sát quy trình thực hiện hợp đồng NK nguyên phụ
liệu từ thị trường Trung Quốc tại công ty TNHH quốc tế Delta.
2.2.1 Tổng quan về công ty TNHH quốc tế Delta
2.2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
- Tên công ty: Công ty TNHH quốc tế Delta
- Tên giao dịch:
- Địa chỉ: Phòng 306, CT9, KĐT Mỹ Đình – Sông Đà, Đường Phạm Hùng, Cầu
Giấy, Hà Nội.
- Các thị trường NK : Trung Quốc, Mỹ, Nhật Bản, Đài Loan, Canada, Hàn
quốc…
2.2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh của công ty

- Các lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp:
+ Là công ty hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải quốc tế
SVTH: Nguyễn Thị Giang Lớp: HMQ1 – K5
9
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa thương mại quốc tế
+ Cung cấp các dịch vụ giao nhận nội địa như làm thủ tục hải quan, vận chuyển,
kho bãi…
+ Xuất nhập khẩu các mặt hàng tạp phẩm, hàng tiêu dùng, vật tư, nguyên phụ
liệu, máy móc thiết bị phục vụ nhu cầu sản xuất và tiêu dùng trong và ngoài nước.
Thị trường NK của công ty khá đa dạng: Trung Quốc, Hàn Quốc, Canada, Anh,
Nhật Bản, Đài loan. Trong đó Trung Quốc là thị trường truyền thống luôn chiếm kim
ngạch NK đáng kể trong tổng kim ngạch NK.
2.2.1.3 Tình hình nhập khẩu nguyên phụ liệu từ thị trường Trung Quốc của
công ty trong những năm gần đây
+ Kết quả hoạt động kinh doanh chung của công ty
Bảng : Kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm 2007 – 2009 của công ty
TNHH quốc tế Delta
Đơn vị tính: tỷ đồng
2007 2008 2009
Doanh thu thuần 522,295 567,722 491,399
Doanh thu hoạt
động tài chính
3,601 12,993 14,899
Nộp ngân sách 40,035 44,770 20,524
Lợi nhuận sau
thuế
3,313 3,887 4,175
( Nguồn: Báo cáo nội bộ công ty TNHH quốc tế Delta)
Qua bảng trên ta thấy, từ năm 2007 đến năm 2008 các chỉ tiêu đều tăng nhưng
không đáng kể. Kết quả này là do chịu ảnh hưởng của suy thoái kinh tế thế giới cuối

năm 2008.
Sang những quý đầu năm 2009, suy thoái kinh tế vẫn tiếp tục ảnh hưởng mạnh
dù Nhà nước đã có những chính sách hạn chế. Doanh thu thuấn giảm đáng kể, nộp
ngân sách cũng giảm tương đối. Song doanh thu từ hoạt động tài chính, lợi nhuận sau
thuế vẫn tăng dù không nhiều.
+ Kết quả kinh doanh NK
SVTH: Nguyễn Thị Giang Lớp: HMQ1 – K5
10
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa thương mại quốc tế
Bảng : Kết quả kinh doanh NK
Đơn vị tính: tỷ đồng
2007 2008 2009
Số tiền
Tỷ trọng
(%)
Số tiền
Tỷ trọng
(%)
Số tiền
Tỷ trọng
(%)
Tổng trị
giá mua
493,636 100 517,601 100 413,412 100
Trị giá
NK
444,071 90 406,349 78,5 183,754 44,4
Mua nội
địa
49,565 10 111,252 21,5 229,658 55,6

( Nguồn: báo cáo nội bộ công ty TNHH quốc tế Delta)
Qua bảng trên, ta có thể thấy năm 2007 trị giá NK là cao nhất chiếm 90% tổng
giá trị mua, trong khi mua nội địa chỉ là 10%. Năm 2008, ảnh hưởng của suy thoái
kinh tế thế giới đã gây ra rất nhiều khó khăn cho hoạt động kinh doanh chung cũng
như khả năng NK của công ty. Trị giá NK giảm 11,5% xuống còn 78,5% trong tổng
giá rị mua, đạt 406,349 tỷ đồng. NK giảm nên để đáp ứng nhu cầu kinh doanh công ty
đã tăng tỷ lệ mua nội địa, chiếm 21,5% đạt trị giá là 111,252 tỷ đồng. Năm 2009, tỷ lệ
NK giảm đáng kể chỉ chiếm 44,4% tổng trị giá mua, đạt 183,754 tỷ đồng và ghi nhận
sự tăng lên nhanh chóng của trị giá mua nội địa. Lý do là vì vẫn chịu ảnh hưởng của
khủng hoảng kinh tế cùng với một loạt các chính sách tài chính của Nhà nước nhằm ổn
định kinh tế vĩ mô.
+ Kết quả hoạt động NK nguyên phụ liệu theo thị trường:
Bảng: Kết quả kinh doanh nhập khẩu theo thị trường
Đơn vị tính: tỷ đồng
2007 2008 2009
Trung Quốc 134,653 122,254 85,423
Hàn Quốc 79,329 76,367 60,156
Nhật Bản 18,378 16,378 10,385
Đài loan 62,254 59,263 25,624
( Nguồn: Báo cáo nội bộ công ty TNHH quốc tế Delta)
Bảng trên cho thấy thị trường NK nguyên phụ liệu của công ty chủ yếu là các
nước trong khu vực. Trung Quốc là thị trường chiếm phần lớn trong tổng kim ngạch
NK. Năm 2007, kim ngạch Nk từ Trung Quốc chiếm 30,32% trong tổng kim ngạch
SVTH: Nguyễn Thị Giang Lớp: HMQ1 – K5
11
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa thương mại quốc tế
Nk, năm 2008 là 30,09% có giảm nhưng không đáng kể. Năm 2009 tỷ lệ mua nội địa
tăng do ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế và các chính sách của Nhà nước nhằm ổn
định kinhtế vĩ mô, nên tổng kim ngạch NK cũng giảm kéo theo kim ngạch NK từ các
thị trường đều giảm.

2.2.2 Các nhân tố môi trường ảnh hưởng đến công tác điều hành và giám sát
quy trình thực hiện hợp đồng NK nguyên phụ liệu từ thị trường Trung Quốc tại
công ty TNHH quốc tế Delta.
2.2.2.1 Các nhân tố vi mô
- Quan điểm của nhà quản trị về điều hành và giám sát quy trình thực hiện hợp
đồng NK
Tại công ty TNHH quốc tế Delta, công tác giám sát và điều hành quy trình thực
hiện hợp đồng lại chưa thực sự được công ty và bộ phận XNK quan tâm đúng mức.
Mặc dù, 100% các nhà quản trị ở các cấp của công ty đều tốt nghiệp đại học và còn
khá trẻ nên rất năng động, nhiệt huyết nhưng cũng vì tuổi đời và tuổi nghề còn trẻ nên
họ chưa có cái nhìn toàn diện và sâu sắc về vai trò của công tác giám sát và điều hành
quy trình thực hiện hợp đồng. Công tác giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng
được thực hiện chủ yếu dựa trên ý thức trách nhiệm công việc của nhân viên XNK và
trưởng bộ phận XNK và mang tính cá nhân cao chứ chưa có sự tổ chức, liên kết giữa
các giai đoạn của quy trình thực hiện hợp đồng.
- Nguồn nhân lực của công ty:
Công ty luôn coi nhân lực là nguồn lực chính đem lại hiệu quả kinh doanh. Nhìn
chung, cơ cấu lao động của công ty đã được điều chỉnh theo hướng phù hợp hơn, bộ
máy lãnh đạo ổn định, tinh thần, thái độ làm việc của người lao động tích cực, chính
sách đối với người lao động luôn được quan tâm: thường xuyên cử cán bộ nghiệp vụ đi
đào tạo chuyên môn, nâng cao trình độ,đảm bảo điều kiện lao động an toàn…Tuy
nhiên, vẫn còn tồn tại một số hạn chế:
+ Cơ cấu lao động vẫn chưa đồng đều về trình đô, số nhân viên có trình độ đại
học chỉ chiếm 40%. Dẫn đến một số bộ phận vẫn thiếu cán bộ nghiệp vụ có trình độ
chuyên sâu.
SVTH: Nguyễn Thị Giang Lớp: HMQ1 – K5
12
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa thương mại quốc tế
+ Yếu tố xã hội với người lao động trong công ty vẫn chi phối việc cơ cấu tuyển
chọn nhân lực có trình độ vào những vị trí quan trọng. Do đó, chưa có sự cạnh tranh ở

các vị trí công tác, làm giảm hiệu quả lao động.
- Nguồn tài chính
Vốn luôn là yếu tố sống còn của mọi DN. Nguồn vốn kinh doanh của công ty
luôn được cải thiện so với quy mô kinh doanh nhưng chủ yếu vẫn là vốn vay ngân
hàng. Vì thế, khi Nhà nước tiến hành thắt chặt tín dụng, công ty sẽ gặp rất nhiều khó
khăn khi tìm nguồn vốn, làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh.
Nhìn chung, tình hình tài chính của công ty khá lành mạnh, về cơ bản đáp ứng
yêu cầu kinh doanh của công ty.
2.2.2.2 Các nhân tố vĩ mô
- Chính sách quản lý của Nhà nước
Các chính sách quản lý của Nhà nước về ngoại hôi, thuế quan, nhập khẩu… là
những yếu tố tác động mạnh mẽ tới tất cả các công ty kinh doanh XNK.
Chính sách hạn chế nhập siêu nhằm ổn định kinh tế vĩ mô của Nhà nước là một
cản trở không nhỏ với các DN kinh doanh NK.
- Hệ thống ngân hàng Việt nam
Cục diện ngân hàng Việt Nam đã có sự tiến bộ đáng kể, quy mô và chất lượng
không ngừng được nâng cao. Sự hỗ trợ của Nhà nước để xây dựng cơ sở hạ tầng
ngành ngân hàng hiện đại đã tạo điều kiện để các ngân hàng chủ động và tích cực hội
nhập tạo mối quan hệ với các ngân hàng trên toàn cầu.
Sự phát triển của hệ thống ngân hàng đã làm tăng nguồn vốn cho DN, hỗ trợ các
DN trong kinh doanh quốc tế đặc biệt trong khâu thanh toán.
Tuy nhiên, hiện nay tự do lãi suất có xu hướng làm mặt bằng lãi suất tìn dụng
tăng lên, tạo gánh nặng về chi phí sử dụng vốn cho DN.
- Sự biến động của thị trường:
Một trong những khó khăn và thách thức lớn của công ty TNHH quốc tế Delta
trong quá trình hoạt động là : ngay khi thành lập chưa lâu công ty cũng như nhiều
doanh nghiệp Việt Nam khác phải đối mặt và chịu ảnh hưởng từ cuộc khủng hoảng
kinh tế thế giới và khu vực. Điều này khiến công ty gặp khó khăn trong vấn đề thực
hiện các hợp đồng NK của mình: Sự biến động của tỷ giá: VNĐ/USD, của lãi suất:
SVTH: Nguyễn Thị Giang Lớp: HMQ1 – K5

13
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa thương mại quốc tế
VNĐ, sự thay đổi trong chính sách phát triển kinh tế của chính phủ: hạn chế NK…làm
cho hoạt động NK của công ty phát sinh nhiều vấn đề cần giải quyết : chi phí thực hiện
hợp đồng có nguy cơ tăng, mặt hàng NK có xu hướng bị áp thuế cao…
- Nhân tố cạnh tranh:
Cạnh tranh được xem xét theo 2 góc độ : cạnh tranh trong nội bộ ngành sản xuất
trong nước và cạnh tranh với các đối thủ nước ngoài
+ Khả năng cung ứng của nhà XK:
Khả năng cung ứng hàng hóa theo đúng số lượng, chất lượng và các điều khoản
đã thỏa thuận trong hợp đồng sẽ làm cho quá trình giám sát và điều hành hợp đồng của
nhà NK diễn ra đơn giản, nhanh chóng. Cho đến nay, theo đánh giá của nhân viên
công ty thì các đối tác Trung Quốc có khả năng cung cấp hàng hóa mới chỉ ở mức khá
tốt. Trong tổng số gần 50 hợp đồng thực hiện với đối tác Trung Quốc thì có khoảng3/7
hợp đồng có sai sót do lỗi từ nhà sản xuất nhưng sau đó vấn đề đã được giải quyết
băng con đường thương lượng.
+ Trường hợp bất khả kháng:
Các vấn đề: Hạn hán, lũ lụt, động đất, cướp giật… cũng là những nhân tố quan
trọng ảnh hưởng tới hoạt động giám sát và điều hành hợp đồng NK. Đây là những
nhân tố khá phực tạp, khó đề phòng, nhà quản trị chỉ có thể tìm cách khắc phục, giảm
thiểu tối đa hậu quả khi nó xảy ra. Việc trái đất ngày càng nóng lên đã gây ra rất nhiều
những đợt động đất, hạn hán, lũ lụt : trận lụt năm vào tháng 10 năm 2009 tại Việt Nam
hay trận động đất khủng khiếp vào năm 2009 tại Trung Quốc…tất cả đều gây ra những
khó khăn nhất định cho hoạt động thực hiện hợp đồng của cả hai bên và công tác giám
sát điều hành thực hiện hợp đồng của công ty.
- Yếu tố hậu cấn của nền kinh tế
+ Hệ thống giao thông vận tải:
Trong 10 năm trở lại đây, Nhà nước đã dành nhiều kinh phí đầu tư, phát triển kết
cấu hạ tầng giao thông. Hầu hết các quốc lô, cảng biển, sân bay… trên toàn quốc đã
được nâng cấp, cải tạo. Các dự án xây mới cũng đang được tiến hành nhằm tăng năng

lực vận tải. Những nỗ lực này đã góp phần làm tăng năng lực hàng hóa lưu thông, thời
gian, chi phí đã giảm rất nhiều so với trước đây.
SVTH: Nguyễn Thị Giang Lớp: HMQ1 – K5
14
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa thương mại quốc tế
Tuy nhiên, nhìn chung hệ thống giao thông vận tải dù đã được nâng cấp, cải tạo
nhưng vẫn chưa đáp ứng kịp với nhu cầu vận chuyển hàng hóa của cả nước, chi phí
vận chuyển vẫn ở mức cao so với các nước trong khu vực… đặc biệt là hệ thống cảng
biển Việt Nam.
+ Hệ thống thông tin liên lạc
Cơ sở hạ tầng thông tin được Nhà nước chú trọng đầu tư đã tạo cơ hội cho các
DN có thể kết nối toàn cầu, giao thương quốc tế. Các dịch vụ như: email, fax,
internet… với giá cước ngày càng rẻ giúp DN dễ dàng liên lạc với đối tác nước ngoài.
2.2.3 Quy trình thực hiện hợp dồng TMQT
2.2.3.1 Ý nghĩa của quy trình thực hiện hợp đồng
Thực hiện hợp đồng TMQT là tự nguyện thực hiện các điều mà các bên đã thỏa
thuận và cam kết. Vì vậy nó có một ý nghĩa quan trọng đối với mọi bên.
- Từ quá trình nghiên cứu thị trường cho đến quá trình đàm phán kí kết hợp đồng
thì chỉ thực sự có kết quả thi thực hiện hợp đồng TMQT có hiệu quả.
- Thực hiện hợp đồng TMQT nói chung và hợp đồng NK nói riêng là thực hiện
một chuỗi các công việc kế tiếp có liên hệ mật thiết với nhau. Thực hiện tốt một công
việc, nghĩa vụ trong hợp đồng không những là cơ sỏ tạo điều kiện cho mình thực hiện
tốt các công việc, nghĩa vụ tiếp theo mà còn tạo điều kiện cho bên đối tác thực hiện tốt
công việc, nghĩa vụ của mình. Mà khi đối tác thực hiện tốt các nghĩa vụ của họ tức là
mình đã thực hiện tốt các quyền lợi của mình.
2.2.3.2 Quy trình thực hiện hợp đồng NK
Hợp đồng NK là hợp đồng mua hàng của thương nhân nước ngoài, theo đó bên
bán phải chuyển hàng hóa, chuyển giao các giấy tờ có liên quan tới hàng hóa và
quyền sở hữu, bên mua phải thanh toán tiền hàng.
Quy trình thực hiện hợp đồng NK thường diễn ra qua nhiều bước khác nhau tùy

thuộc vào các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng, tùy thuộc vào mặt hàng…
Nhưng thông thường nơ gồm 7 bước sau đây:
1. Xin giấy phép nhập khẩu
2. Liên hệ với ngân hàng để được trợ giúp về mặt thanh toán
3. Thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm cho hàng hóa
4. Nhận bộ chứng từ và làm thủ tục thanh toán
SVTH: Nguyễn Thị Giang Lớp: HMQ1 – K5
15
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa thương mại quốc tế
5. Làm thủ tục hải quan : Bao gồm các bước chính sau:
+ Khai và nộp tờ khai hải quan
+ Xuất trình hàng hóa
+ Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính
6. Nhận hàng và kiểm tra hàng hóa NK
Nhà NK chỉ nhận được hàng hóa khi họ đã nhận được bộ chứng từ nhận hàng từ
nhà XK, nếu khi hàng hóa đến mà bộ chứng từ chưa có thì họ cũng không thể nhận
hàng và khi đó sẽ phải mất thêm chi phí lưu kho.
Để nhận hàng nhà NK sẽ phải xuất trình bộ chứng từ cho cơ quan hải quan và sẽ
kiểm tra tên háng, số lượng, kích thước, chủng loại, các thông số kĩ thuật… của hàng
hóa só với các yêu cầu đã thỏa thuận trong hợp đồng.
7. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
2.2.4 Tổng hợp kết quả điều tra trắc nghiệm về công tác điều hành và giám sát
quy trình thực hiện hợp đồng NK nguyên phụ liệu từ thị trường Trung Quốc tại
công ty TNHH quốc tế Delta.
Sau khi tiến hành phát phiếu điều tra cho cán bộ công nhân viên chuyên trách của
công ty thu được kết quả như sau: Tổng số phiếu phát ra 5 phiếu, tổng số phiếu thu
về : 5 phiếu. Tổng hợp phiếu điều tra ta có bảng đánh giá công tác giám sát và điều
hành quy trình thực hiện hợp đồng NK của công ty. Đánh giá theo thang điểm từ 1 - 5
điểm trong đó : Tất tốt : 5 điểm, Tốt : 4 điểm, Khá: 3 điểm, Trung bình: 2 điểm, Yếu: 1
điểm.

Bảng 5: Tổng hợp kết quả phiếu điều tra về công tác giám sát và điều hành quy trình
thực hiện hợp đồng NK tại công ty TNHH quốc tế Delta.
I. Nội dung công tác điều hành HĐ Điểm bình quân
Xin giấy phép NK 4,6
Liên hệ với ngân hàng 5,0
Thuê tàu và mua bảo hiểm cho hàng hóa 4,0
Làm thủ tục hải quan 3,6
Nhận hàng và kiểm tra hàng hóa 4,0
Thanh toán 4,4
Khiếu nại và giải quyết khiếu nại 4,4
II. Nội dung của công tác giám sát HĐ
Lựa chọn phương thức thanh toán 3,6
Thuê tàu 3,6
SVTH: Nguyễn Thị Giang Lớp: HMQ1 – K5
16
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa thương mại quốc tế
Mua bảo hiểm cho háng hóa 3,2
Hoạt động giao hàng của bên XK 4,5
Lịch trình tàu 4,5
Thanh toán 3,4
Bảo hành của bên XK 3,5
Khiếu nại và giải quyết khiếu nại 4,5
Như vậy có thể nói, công tác điều hành và giám sát quy trình thực hiện hợp đồng
NK của công ty còn rất nhiều bất cập. Đặc biệt trong các vấn đề : Mua bảo hiểm cho
hàng hóa, làm thủ tục hải quan, thanh toán, bảo hành.
2.2.3.1 Thực trạng công tác điều hành thực hiện hợp đồng NK tại công ty
TNHH quốc tế Delta.
Thực tế, quy trình NK của công ty cũng bao gồm các bước chính như:
+ Xin giấy phép NK
+ Liên hệ với ngân hàng để được trợ giúp về mặt thanh toán

+ Thuê phương tiện vận tải mua bảo hiểm cho hàng hóa.
+ Nhận bộ chứng từ và làm thủ tục thanh toán
+ Làm thủ tục hải quan
+ Nhận hàng và kiểm tra hàng hóa NK
+ Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Nên công tác giám sát và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng cũng được tiến
hành song song theo các bước này, cụ thể:
+ Điều hành việc xin giấy phép NK
Theo nghị định số 12/2006/NĐ – CP ngày 12 tháng 01 năm 2006 và thông tư số
04/2006/TT – BTM của bộ Thương Mại thì mặt hàng nguyên phụ liệu mà công ty NK
thuộc diện phải xin giấy phép NK của bộ Thương Mại hoặc Bộ quản lý chuyên ngành.
Do đó, mỗi lần NK công ty đề phải xin giấy phép NK từ Bộ Thương Mại. Điều này
gây khó khăn, hạn chế, tốn kém cho quá trình NK của công ty do quá trình xin và nhận
giấy phép NK của công ty thường kéo dài trong vòng 4 – 5 ngày đồng nghĩa với việc
dù hàng đã về kho hải quan nhưng do chưa nhận được giấy phép nên hàng không được
chuyển vào nội địa. Do đó để hạn chế tối đa thời gian chờ đợi lấy giấy phép : thiếu các
chứng từ và giấy tờ có liên quan, lỗi chính tả… nên trưởng bộ phận XNK luôn cử là
một nhân viên chuyên làm nhiệm vụ này. Điều này thể hiện sự chuyên môn hóa khá
SVTH: Nguyễn Thị Giang Lớp: HMQ1 – K5
17
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa thương mại quốc tế
cao trong công tác điều hành xin giấy phép NK. Nhân viên này sẽ biết chính xác các
giấy tờ, chứng từ cần cho việc xin giấy phép, địa chỉ, phòng ban phụ trách hoạt động
cấp giấy phép…Tuy nhiên, chuyên môn hóa cũng sẽ là nhược điểm rất lớn nếu như
nhân viên chuyên trách này ốm hoặc nghỉ việc đột xuất, công ty sẽ khó tìm ngay được
người thay thế có thể đảm nhiệm tốt công việc này.
+ Điều hành liên hệ với ngân hàng:
Hiện nay công ty thường liên hệ với 2 ngân hàng chính để được sự trợ giúp về
mặt thanh toán : Ngân hàng BIDV, ngân hàng TECOMBANK để vay vốn và chuyển
tiền cho bên đối tác. Trong đó chủ yếu là giao dịch thông qua ngân hàng BIDV do

công ty đã có tài khoản tại đây, đồng thời công ty cũng đã thực hiện rất nhiều hợp
đồng cùng với ngân hàng BIDV, do đó có sự tin tưởng và dễ dàng hơn trong công
việc. Tủy thuộc vào điều khoản thanh toán trong hợp đồng mà trưởng phòng XNK
điều hành nhân viên của mình thực hiện các công việc cần thiết trong việc liên hệ với
ngân hàng. Với mục đích sử dụng tối ưu nguồn vốn, công ty thường đàm phán với đối
tác đề được thanh toán bằng phương thức điện chuyển tiền(T/T).
Có thể nói, với phương pháp này thì việc liên hệ với ngân hàng để được trợ giúp
về mặt thanh toán đơn giản hơn rất nhiều so với phương thức thanh toán L/C nó còn
liên quan đến vấn đề tài chính của công ty. Do đó công tác này thường được giao cho
bộ phận tài chính – kế toán của công ty thực hiện dưới sự hỗ trợ của nhân viên phòng
kinh doanh – XNK.
Theo kết quả thu được từ phiếu điều tra thì 100% số người được đòi hỏi cho rằng
công tác điều hành thực hiện công việc này của công ty là rất lớn với số điểm là 5/5
trên cả 5 phiếu điều tra.
+ Điều hành việc thuê tàu và mua bảo hiểm cho hàng hóa
Trước đây, khi mới thành lập, công ty thường mua bảo hiểm theo điều kiện CIF,
chính vì vậy mà hầu hết công việc thuê tàu và mua bảo hiểm đều giành cho bên đối
tác. Điều này là do: Công ty mới thành lập chưa có kinh nghiệm, năng lực của các
công ty vận chuyển và mua bảo hiểm của Việt Nam chưa đủ tin cậy.
Tuy nhiên, sau một năm hoạt động, với kinh nghiệm tích lủy được cùng với sự
phát triển của công ty bảo hiểm Việt Nam và sự gia nhập của các công ty bảo hiểm
SVTH: Nguyễn Thị Giang Lớp: HMQ1 – K5
18
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa thương mại quốc tế
nước ngoài vào thị trường Việt Nam; hiện nay, công ty đã chủ động NK theo điều kiện
FOB để giành lấy quyền thuê tàu và mua bảo hiểm cho hàng hóa NK của mình. Điều
này giúp công ty có quyền lựa chọn các điều khoản bảo hiểm phù hợp với tình hình tài
chính cũng như hoạt động kinh doanh của công ty.
Vấn đề mua bảo hiểm cho hàng hóa là điều rất quan trọng và cần thiết, nó liên
quan đến vấn đề giảm thiểu tổn thất khi có rủi ro phát sinh, do đó công việc này

thường do nhân viên trực tiếp chịu trách nhiệm hợp đồng thực hiện. Còn khi có những
hợp đồng NK hàng với số lượng lớn, hoặc với những đối tác mới thì trưởng bộ phận
XNK thường trực tiếp cùng với nhân viên đó thực hiện. Ngoài ra, công ty cũng luôn
yêu cầu đối tác khi thay đổi lịch giao hàng phải bảo trước vài ngày để trưởng bộ phận
XNK điều hành việc mua bảo hiểm cho phù hợp. Đây cũng là một biện pháp điều hành
khá hiệu quả.
+ Điều hành làm thủ tục hải quan.
Do không có nhiều nhân viên kinh nghiệm và kiến thức tố trong vấn đề làm thủ
tục hải quan đồng thời do khoảng cách về địa lý ( hàng nhập vể cảng Hải Phòng nên
nếu tự mình làm thủ tục hải quan thì công ty phải cử nhân viên của mình xuống tận
Hải Phòng) nên công ty cũng đã giao việc nay cho VVMV SJC Hà nội thực hiện.
Trong quá trình thực hiện, trưởng bộ phận XNK luôn cử một nhân viên chuyên hỗ trợ
VVMV: nếu có bất kỳ khó khăn, rắc rối nào đều phải liên hệ trực tiếp với nhân viên
này hoặc trưởng bộ phận XNK để tránh trường hợp hàng bị giữ lại tại cảng gây tốn
kém cho công ty.
Với mong muốn tiết kiệm thời gian, thuận tiện và chính xác hơn trong các tác thủ
tục hải quan và số tiền thuế phải nộp công ty cũng đã thử nghiệm khai hải quan điện tử
trong quá trình thực hiện hợp đồng NK của mình. Tuy nhiên, việc khai hải quan điện
tử do mới được áp dụng chưa lâu, thủ tục còn rườm rà chưa nhất quán thường khá mất
thời gian nên hiện nay, công ty vẫn điều hành việc khai hải quan theo cách truyền
thống.
Theo kết quả điều tra, công tác điều hành làm thủ tục hải quan của công ty mới
chỉ được đánh giá ở mức độ tốt – điểm bình quân 4,0 là do trong quá trình chuẩn bị và
lập hồ sơ hải quan của nhân viên công ty và công ty VVMV còn có những sai sót nhất
định: thiếu giấy tờ có liên quan, sai lỗi chính tả, viết sai tên nhà XK. Đồng thời thủ tục
SVTH: Nguyễn Thị Giang Lớp: HMQ1 – K5
19
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa thương mại quốc tế
hải quan khá rườm rà cũng là nhân tố góp phần làm giảm hiệu quả của công tác điều
hành làm thủ tục hải quan của công ty.

+ Điều hành việc nhận hàng và kiểm tra hàng hóa.
Công việc này cũng được Delta thuê VVMV thực hiện. Nếu là những mặt hàng
mới, số lượng nhiều hoặc là hợp đồng NK với đối tác mới công ty sẽ cử nhân viên
XNK hoặc chuyên viên kỹ thuật của mình trực tiếp tham gia hoạt động này để tránh
sai sót.
Trưởng bộ phận XNK luôn theo dõi lịch trình của tàu để đảm bảo tiến trình nhận
hàng tại Hà Nội theo đúng quy định. Nếu trong quá trình nhận hàng công ty vận tải
không đủ năng lực để kiểm tra hàng hóa thì Delta yêu cầu công ty vận tải phải thông
báo ngay cho Delta biết là cần phải thuê cơ quan giám định chất lượng nào. Với biện
pháp điều hành này, công ty có thể giảm thiểu tối đa các chi phí phát sinh do hàng hóa
bị tồn tại cảng. Theo như lời trưởng bộ phận XNK của công ty, trong những lô hàng
đầu tiên của mình, công ty cũng đã thuê công ty giám định VINACOTROL giám định
cho hàng hóa của mình cùng với VVMV. Bởi trước khi kí hợp đồng với công ty,
VVMV chưa có nhiều hợp đồng cung cấp dịch vụ vận chuyển bao gói cho mặt hàng
nguyên phụ liệu nên họ chưa có nhiều kinh nghiệm. Tuy vậy, sau gần 3 năm thực hiện
VVMV vẫn để xảy ra những sai sót nhất định: Năm 2009 trong một lô hàn nhập vào
tháng 9, khi hàng được công ty VVMV đưa về kho của công ty thì mới phát hiện ra là
hàng không đảm bảo chất lượng, điều này là do trước đó VVMV đã sơ xuất trong việc
nhận hàng và kiểm tra hàng. Theo trưởng bộ phận XNK của công ty là do, hãng tàu
mà công ty VVMV thuê, trong quá trình vận chuyển đã không bảo quản hàng theo
đúng kỹ thuật.
Trong quá trình nhận hàng và kiểm tra hàng hóa, nếu xảy ra tình trạng thừa hàng
hoặc thiếu hàng, hàng không đảm bảo chất lượng…VVMV sẽ báo ngay cho công ty,
để cùng đưa ra hướng giải quyết. Trong những trường hợp này trưởng bộ phận XNK
sẽ khai báo và tính lại thuế cho hàng hóa đồng thời yêu cầu nhân viên trực tiếp phụ
trách hợp đồng xem xét và chuẩn bị tài liệu để khiếu nại cho các bên liên quan.
+ Điều hành việc thanh toán.
Do các hợp đồng NK thường không có giá trị quá lớn, vốn lưu động của công ty
không quá nhiều, bên XK là đối tác quen thuộc nên trong hợp đồng NK của mình
SVTH: Nguyễn Thị Giang Lớp: HMQ1 – K5

20
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa thương mại quốc tế
công ty thường đàm phán để được thanh toán bằng phương thức T/T trả trước 30% giá
trị hợp đồng là chủ yếu. 70% giá trị của hợp đồng sẽ được thanh toán nốt khi hãng tàu
phát hành vận đơn. Với phương pháp thanh toán T/T, rủi ro đối với công ty là: 30%
ứng trước cho người XK, đối tác Trung Quốc có thể không giao được hàng.
Để đảm bảo hợp đồng được tiến hành theo đúng kế hoạch, nhân viên phụ trách
hợp đồng thường rất chú ý đến khi nào hãng tàu phát hành vận đơn để thanh toán theo
đúng kế hoạch tránh vi phạm hợp đồng.
+ Điều hành việc khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Khi có khiếu nại thì nhân viên phụ trách hợp đồng là người chịu trách nhiệm
chuẩn bị hồ sơ và thông tin cho việc khiếu nại. Do đa số nhân viên của công ty không
có hiểu biết đấy đủ các kiến thức về pháp luật nên tùy vào từng tình huống cụ thể mà
trưởng bộ phận XNK và công ty cử người giải quyết phù hợp. Nếu lỗi thuộc về nhà
sản xuất thì trưởng bộ phận XNK sẽ trực tiếp liên hệ với đối tác để thỏa thuận, còn nếu
là đòi bồi thường thì nhân viên phụ trách hợp đồng sẽ chịu trách nhiệm bởi họ là người
nắm chắc hơn ai hết các điều khoản của hợp đồng theo như kết quả điều tra thì công
tác này được công ty điều hành thực hiện khá tốt.
2.2.3.2 Thực trạng công tác giám sát quy trình thực hiện hợp đồng NK tại
công ty TNHH quốc tế Delta.
Công tác giám sát hợp đồng được thực hiện khá đơn giản và không theo một
phương pháp giám sát nào.
+ Giám sát việc chọn phương thức thanh toán.
Theo như lời của một nhân viên XNK của công ty thì công tác này dường như
không mấy hiệu quả. Đa số các hợp đồng của công ty đều được thực hiện độc lập,
riêng lẻ nên hoạt động giám sát việc chọn phương thức thanh toán nào thường do nhân
viên trực tiếp thực hiện hợp đồng và trưởng bộ phận XNK cân nhắc trên cơ sở xem xét
các phương thức thanh toán đã được thực hiện trong các hợp đồng trước đó. Thông tin
về các phương thức thanh toán này được trưởng bộ phận XNK tập hợp trên một bảng
tính Exel chứ nhân viên trực tiếp thực hiện hợp đồng lại không có đầy đủ thông tin

này, do đó thường thiếu chủ động trong công tác này.
+ Giám sát việc thuê tàu của công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển.
SVTH: Nguyễn Thị Giang Lớp: HMQ1 – K5
21
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa thương mại quốc tế
Do việc thuê tàu đã được công ty thuê công ty VVMV thực hiện nên công tác
giám sát thực hiện chỉ là: sau khi kí kết hợp đồng dịch vụ vận chuyển được một thời
gian nhân viên trực tiếp thực hiện hợp đồng sẽ yêu cầu công ty cung cấp dịch vụ vận
chuyển(VVMV) gửi cho mình các thông tin liên quan đến con tàu mà bên công ty
dịch vụ vận chuyển thuê. Điều này càng được thực hiện thường xuyên hơn trong năm
đầu tiên khi công ty mới mở và mới bắt đầu mối quan hệ làm ăn với VVMV. Hiện
nay, sau hơn 3 năm kí kết hợp đồng vận chuyển với VVMV, hai bên công ty đã thực
sự tạo dựng được uy tín và sự tin cậy cho nhau nên công tác giám sát việc thuê tàu rất
ít khi được công ty thực hiện, nhất là khi công ty phải thực hiện nhiều hợp đồng NK
cùng một lúc. Điềunày có thể gây ra những bất lợi, tiềm ẩn nhiều rủi ro khó lường cho
công ty nếu trong quá trình thuê tàu vận chuyển của mình VVMV cũng không có
những thông tin chính xác về con tàu mà mình thuê.
+ Giám sát việc mua bảo hiểm cho hàng hóa.
Hoạt động này chỉ được thực hiện khi công ty mua hàng theo điều kiện CIF.
Nhưng hiện nay, đa số các hợp đồng NK của mình công ty đều mua hàng theo điều
kiện FOB nên công ty thường trực tiếp mua bảo hiểm. Việc mua bảo hiểm thường
mang tính cố định cho các loại hợp đồng( thường mua theo điều kiện bảo hiểm C) chứ
vẫn chưa căn cứ vào cấu tạo và tính chất của mỗi sản phẩm, điều kiện cụ thể về không
gian và thời gian và các điều kiện phát sinh…của các hợp đồng trước đó. Vấn đề bảo
hiểm hàng hóa trong các hợp đồng đã được thực hiện trước đó không được lọc và lưu
ra các file riêng để nhân viên xem xét, rút kinh nghiệm.
Mua bảo hiểm theo điều kiện C ( Bảo hiểm miễn tổn thất riêng) – điều kiện có
trách nhiệm hẹp nhất, mặc dù công ty chỉ phải trả mức lệ phí khá thấp với tỉ lệ phí :
0.25% - 0.28% nhưng vấn đề đặt ra là : Với điều kiện bảo hiểm này, hàng hóa của
công ty không được bảo hiểm trong các trường hợp: Các thiên tai, cướp biển, hàng bị

thấm nước. Với những vấn đề còn tồn tại này, công tác giám sát việc mua bảo hiểm
cho hàng hóa mới chỉ được đánh giá ở mức độ trên khá với điểm bình quân 3,4.
+ Giám sát đôn đốc hoạt động giao hàng của bên XK.
Trước đây, công việc này thường do nhân viên XNK của công ty trực tiếp thực
hiện. Nhân viên này thường xuyên giám sát tiến độ giao hàng của bên XK thông qua
gửi mail hoặc sử dụng Messenger để hỏi trực tiếp. Với việc giám sát thường xuyên
tiến độ giao hàng của bên XK công ty sẽ chủ động hơn trong việc điều chỉnh các hoạt
SVTH: Nguyễn Thị Giang Lớp: HMQ1 – K5
22
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa thương mại quốc tế
động thực hiện hợp đồng của mình như : thông báo với công ty cung cấp dịch vụ vận
chuyển và hãng tàu, làm chậm hoạt động huy động và chuyển tiền vào tài khoản…,
đồng thời có thể lường trước được các phát inh có thể xảy ra như: bên XK không thể
giao háng đúng hạn, hàng hóa được giao không đảm bảo về số lượng, chất lượng từ đó
sẽ phát sinh nhiều khoản chi phí khác: chi phí trả thêm cho công ty cung cấp dịch vụ
vận chuyển, chi phí cơ hội dokinh doanh…Đến ngày giao hàng theo quy định trong
hợp đồng, nhân viên này sẽ gọi điện để chắc chắn hơn nhân viên này cũng gọi lại cho
hãng tàu do côngty VVMV thuê để xác minh lại và xác định rõ ngày tàu rời cảng.
Điều này đã giúp cho công ty TNHH quốc tế Delta thực hiện khá thành công hợp
đồng NK đầu tiên của mình.
Hiện nay, khi đã thiết lập được mối quan hệ làm ăn với đối tác đồng thời trong
những thời điểm mà khối lượng công việc của bộ phận XNK khá thì công việc này
thường do nhân viên văn phòng thực hiện rồi báo lại cho bộ phận XNK. Chỉ khi hợp
đồng NK với khối lượng lớn hoặc với đối tác mới nhân viên XNK mới trực tiếp thực
hiện công việc này.
+ Giám sát lịch trình của tàu.
Dù công việc thuê tàu vận chuyển đã được công ty thuê công ty VVMV thực
hiện nhưng công ty vẫn tiến hành hoạt động giám sát lịch trình tau. Điều này theo
trưởng bộ phận XNK của công ty chủ động hơn trong việc lên các kế hoạch kinh
doanh của mình. Bởi nếu hàng về không đúng theo lịch trình thì sẽ ảnh hưởng trực tiếp

đến tiến độ giao hàng của công ty cho các đại lý tiêu thụ của mình từ đó sẽ gây ảnh
hưởng đến ý đồ kinh doanh của công ty. Khi đã được công ty VVMV cung cấp thông
tin về con tàu, nhân viên XNK của công ty sẽ giám sát lịch trình tàu thông qua việc gọi
điện trực tiếp đến văn phòng công ty VVMV tại Hà Nội để kiểm tra hoặc cũng có khi
là gọi điện đến chi nhánh của hãng tàu đó.
+ Giám sát hoạt động thanh toán.
Do công ty thường thanh toán theo phương thức T/T 30% trả trước nên hoạt
động giám sát trong khâu này chủ yếu là : thời hạn trả tiền : thời điểm phải trả 30% giá
trị hợp đồng và thời điểm phát hành vận đơn của chủ tàu để thực hiện thanh toán 70%
giá trị còn lại của hợp đồng theo đúng quy định. Khi đến thời hạn, nhân viên chịu trách
nhiệm về hợp đồng sẽ nhắc nhở nhân viên tài chính – kế toán chịu trách nhiệm trong
việc liên hệ với ngân hàng và thanh toán thực hiện công việc của mình.
+ Giám sát việc bảo hành của bên XK
SVTH: Nguyễn Thị Giang Lớp: HMQ1 – K5
23
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa thương mại quốc tế
Theo kết quả điều tra, đây là một trong những khâu còn tồn tại của công ty, nó
mới chỉ được đánh giá ở mức trên khá với số điểm bình quân là 3,5
Do mặt hàng NK không nhiều, thời gian bảo hành không lâu nên hoạt động giám
sát việc bảo hành của công ty chủ yếu là xem bên XK có gửi kèm theo một số linh
kiện thay thế hay không mà thôi. Nhiều khi, việc gửi kèm bao nhiêu linh kiện thay thế
là tùy thuộc vào bên XK chứ không căn cứ vào số lượng và mặt hàng cụ thể. Điều này
cũng có thể là do: số lượng linh kiện thay thế gửi kèm theo với số lượng không đáng
kể và có giá trị không lớn, công ty “ngại” trong việc thực hiện khiếu nại, sợ tốn kém
chi phí. Nếu vấn đề này không được công ty “ lên tiếng” thì có thể trong tương lai nó
vẫn sẽ tiêp diễn với mực độ trầm trọng hơn, gây ra những hậu quả không thể lường
trước được.
+ Giám sát việc khiếu nại và giải quyết khiếu nại.
Công việc này là hệ quả của một loat các công việc ở trên, bất kì công đoạn nào
có vấn đề sẽ là căn cứ để công ty khiếu nại. Nếu có khiếu nại thì trực tiếp trưởng bộ

phận XNK chịu trách nhiệm giám sát trên cơ sở những thông tin của người phụ trách
hợp đồng đó. Tuy vậy, sau hơn 3 năm hoạt động, công ty vẫn chưa gặp phải một tình
huống nào về khiếu nại và giải quyết khiếu nại có tính chất nghiêm trọng, đa số chỉ là
những khúc mắc nhỏ trong quá trình thực hiện hợp đồng và đã được công ty giả quyết
trên cơ sở thương lượng.
Thông thường khi có vấn đề nảy sinh nhân viên XNK trực tiếp thực hiện sẽ tự
mình giải quyết và giám sát thực hiện quá trình thực hiện của hai bên, chỉ khi có
những vấn đề vượt ngoài khả năng của họ, họ mới nhờ trưởng bộ phận XNK giúp đỡ.
Lúc này trưởng bộ phận XNK sẽ đưa ra các hướng giải quyết và giám sát quá trình
thực hiện của họ.
Chương III: Các kết luận và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác giám sát
và điều hành quy trình thực hiện hợp đồng NK nguyên phụ liệu từ thị trường
Trung Quốc tại công ty TNHH quốc tế Delta.
3.1 Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu về điều hành và giám sát quy
trình thực hiện hợp đồng NK nguyên phụ liệu từ thị trường Trung Quốc tại công ty.
3.1.1 Những thành quả đạt được
SVTH: Nguyễn Thị Giang Lớp: HMQ1 – K5
24
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa thương mại quốc tế
Tuy thành lập chưa được lâu, nhưng trong hơn 3 năm hoạt động công ty TNHH
quốc tế Delta cũng đã đạt được những thành tựu đáng kể. Cùng với sự hội nhập sâu,
rộng của nền kinh tế nước nhà công ty cũng đang dần thích nghi và khẳng định uy tín
vị thế của mình trên thị trường. Tuy hoạt động công ty cũng đã dần khẳng định được
mình bằng công việc.
Phân phối hàng NK cho hơn 50 cửa hàng trên địa bàn Hà Nội
Mở 2 cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm, thiết lập một xưởng sản xuất và lắp
đặt sản phẩm tại Hà Nội.
Bảng: Số lượng hợp đồng thực hiện được thực hiện qua các năm 2007 – 2009
Chỉ tiêu Đơn vị 2007 2008 2009
Số hợp đồng thực hiện được Hợp đồng 13 14 19

Kim ngạch thực hiện được USD 2590 2789 2956
( Nguồn: Báo cáo kim ngạch NK của công ty TNHH Delta từ năm 2007 – 2009)
Như vậy, có thể thấy số lượng hợp đồng NK thực hiện và kim nghạch thực hiện
các hợp đồng của công ty đều tăng qua các năm.
Năm 2008, số lượng hợp đồng thực hiện tăng lên không nhiều do sự ảnh hưởng
của cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới nhưng có thể nói đó là một thành công của công
ty. Bởi trong giai đoạn này, đã có rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam và trên thế giới
phải tuyên bố phá sản do không đủ sức chống đỡ.
Năm 2009 số hợp đồng thực hiện tăng 5 hợp đồng so với năm 2008 mà kim
ngạch thực hiện chỉ tăng khoảng 6% là do sự biến động của công ty tỷ giá USD và
VNĐ đặc biệt tăng cao trong khoảng năm 2008.
3.1.2 Những tồn tại và nguyên nhân
Có thể nói sau 3 năm hoạt động hiệu xuất kinh doanh của công ty không đạt
được kết quả như mục tiêu đã đề ra, có nhiều nguyên nhân dẫn đến điều này:
- Công ty mới thành lập, quy mô còn khá nhỏ lại cần nhiều vốn để đầu tư cho hoạt
động sản xuất kinh doanh mà vốn đầu tư lại chưa thu hồi được ngay.
- Kinh nghiệm buôn bán TMQT còn hạn chế
- Sự xâm nhập của các công ty nước ngoài vào Việt nam ngày càng nhiều, đặc biệt là
khi Việt Nam gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO…
SVTH: Nguyễn Thị Giang Lớp: HMQ1 – K5
25