Hướng dẫn xây dựng KPI

1

Hướng dẫn xây dựng KPI

I. Thông tin chung
Văn bản này qui định và hướng dẫn cách thức chung để xây dựng hệ thống
BSC&KPI tại tất cả các đơn vị của Tổng công ty/Công ty.


II. Sơ đồ các bước thực hiện

Qui trình này gồm 6 công việc chính:
1. Phân bổ mục tiêu của Công ty đến nhóm/cá nhân, xây dựng KPI mục tiêu
2. Ghi chép nhật ký công việc (hoặc rà soát lại bản mô tả công việc đang có), hình
thành nền KPI cơ bản
3. So sánh KPI mục tiêu và KPI cơ bản hình thành nên KPI tổng hợp, theo nguyên tắc
ưu tiên KPI mục tiêu và lựa chọn KPI cơ bản
4. Hoàn thiện bản Mô tả công việc cho từng cá nhân, trong đó bổ sung thêm phần chỉ
tiêu KPI
5. Xây dựng hệ thống đánh giá KPI để trả lương theo các nguyên tắc:
- Lương mềm = lương theo KPI (x) + lương theo năng lực đóng góp (y)
Mục tiêu 2014 của Công ty
Mục tiêu đơn vị thành viên
Mục tiêu phòng/ban/bộ phận
Mục tiêu nhóm/cá nhân 2014
Nhật ký công việc
KPI mục tiêu cho
cá nhân 2014
Tổng hợp các công việc cơ
bản theo vị trí làm việc
Xây dựng KPI cơ bản theo
vị trí làm việc
KPI cơ bản theo vị
trí làm việc 2014

KPI tổng hợp cho vị trí làm việc
2014
Mô tả công việc theo vị trí làm
việc
Đánh giá công việc, trả lương
Lên chương trình đào tạo, phát
triển nhân lực
1
2
3
4
5
6


2

- Tỷ lệ x, y phụ thuộc vào vị trí làm việc của từng người, với y tối đa không quá
50%; tỷ trọng cụ thể do lãnh đạo đơn vị đề xuất, sau đó Ban Giám đốc Công ty
sẽ phê duyệt để sử dụng thống nhất.
- Phần lương theo KPI (x) được chia làm 03 phần: x1 – lương theo KPI; x2 –
lương theo kế hoạch hành động để thực hiện KPI; x3 – quá trình phối hợp với
các bộ phận/cá nhân để thực hiện KPI. Tỷ trọng các phần x1, x2, x3 do lãnh
đạo đơn vị đề xuất, sau đó Ban Giám đốc Công ty sẽ phê duyệt để sử dụng
thống nhất.
- Phần lương theo năng lực đóng góp (y) được đánh giá theo 03 nhóm tiêu chí:
Kiến thức, kỹ năng, thái độ hành vi của cá nhân đó tại thời điểm đánh giá. Đánh
giá thực hiện theo 02 hoặc 03 cấp: Tự đánh giá và cấp trên trực tiếp đánh giá
và ban giám đốc.
Chi tiết sẽ được hướng dẫn trong qui trình thực hiện.

III. Qui trình thực hiện
STT
Công việc
Cách thực hiện
Mẫu
Lưu ý
1
Phân bổ mục
tiêu công ty tới
nhóm và cá
nhân
- Nhận mục tiêu từ cấp trên trực tiếp;
- Trả lời câu hỏi: làm gì để đạt mục tiêu này
(dựa vào chức năng nhiệm vụ được phân
công);
- Thảo luận nhóm để chọn lại những công
việc chủ chốt nhất cần thực hiện để đạt
mục tiêu;
- Có công việc sẽ có kết quả/hiệu quả, chỉ
số để đo lường kết quả này chính là KPI
mục tiêu.
- Mục tiêu này lại tiếp tục được chuyển
xuống dưới, đến khi nào cảm thấy không
cần thiết chia nhỏ nữa thì dừng lại.
Mẫu
01
Không phải
mục tiêu của
cấp trên nào

cũng cần
triển khai
cho đến tận
cá nhân, mà
cần áp dụng
linh hoạt để
có tác dụng.
2
Xây dựng KPI
cơ bản
- Từ ghi chép nhật ký công việc, hoặc mô
tả công việc hiện có, rà soát lại các hoạt
động cơ bản của từng vị trí làm việc;
- Sau đó dựa vào kết quả/hiệu quả công
việc hình thành các KPI cơ bản;
- Rà soát lựa chọn các công việc chính để
đưa vào KPI cơ bản, tránh tình trạng vụn
vặt.
Mẫu
02
Chỉ lựa chọn
những công
việc rất cần
thiết để đưa
vào KPI cơ
bản
3
So sánh KPI
cơ bản và KPI
mục tiêu để

hình thành KPI
tổng hợp
- So sánh 02 bảng KPI mục tiêu và cơ bản:
+ Ưu tiên KPI mục tiêu (lấy toàn bộ KPI
mục tiêu và KPI cơ bản);
+ Nếu KPI cơ bản không trùng với KPI mục
tiêu thì rà soát nghiêm túc để đưa vào KPI
tổng hợp
Mẫu
03

4
Cập nhật mới
bản Mô tả
công việc
- Bản mô tả công việc mới, ngoài những
phần truyền thống cập nhật thêm phần các
chỉ tiêu KPI và năng lực đóng góp, bao
Mẫu
04
Hình thành
KPI trước,
còn tỷ trọng
đánh giá sẽ


3

gồm:
+ KPI tổng hợp (bước 03);

+ KPI bổ sung (nhiệm vụ bổ sung được
giao thêm trong năm – nếu có);
+ Chỉ số đánh giá việc thực hiện Kế hoạch
triển khai KPI (theo tuần hoặc tháng);
+ Chỉ số đánh giá sự phối hợp với các cá
nhân/bộ phận;
+ Chỉ số hoặc tiêu chí đánh giá năng lực
đóng góp.
được điều
chỉnh bổ
sung vào
sau khi làm
xong hệ
thống lương
thưởng
(bước 5)
5
Hình thành hệ
thống lương
thưởng
- Muốn làm được hệ thống lương cần:
+ Làm bảng phân loại mức lương và tỷ
trọng lương mềm theo KPI (x) và theo năng
lực đóng góp (y), mẫu 05;
+ Bảng đánh giá thành tích theo vị trí làm
việc (mẫu 06)
+ Thiết lập hệ thống báo cáo (xem chi tiết ở
Mẫu 07).
Mẫu
05;

Mẫu
06



Mẫu
07

6
Lên nhu cầu
đào tạo
- Dựa vào mô tả công việc, kế hoạch hành
động, tiếp nhận nhu cầu đào tạo từ thực
tiến của cá nhân để lên nhu cầu đào tạo.
- Xây dựng hệ thống đào tạo nội bộ.
Mẫu
07


IV. Mẫu tham khảo

1. Mẫu 01. Phân bổ mục tiêu công ty đến các đơn vị/cá nhân

PHÂN BỔ MỤC TIÊU CÔNG TY ĐẾN…

Đơn vị:
Đánh giá, phê duyệt:
Vị trí công việc:

Cá nhân:

Thời hạn thực hiện: 12/2014
Chức năng, nhiệm vụ:




Mục tiêu của Công ty
Đơn vị
phải làm
gì?
Mục tiêu của đơn vị
Bộ phận
phải làm
gì?
Mục tiêu của
phòng/nhóm/cá
nhân
Tên gọi
Thước
đo
KPI
Tên
gọi

Thước
đo
KPI


HT

TL

HT
TL


Sản
lượng


x
X
-????
-????
X

X
X


Định
mức

x
X
-????
-????
x

X

x


Lợi
nhuận
























4

2. Mẫu 02. Xem bản gửi kèm (đã có từ trước)

3. Mẫu 03. Bảng so sánh KPI mục tiêu và KPI cơ bản để hình thành KPI tổng
hợp
MẪU 03. KPI TỔNG HỢP

Đơn vị:
Đánh giá, phê duyệt:
Vị trí công việc:

Cá nhân:
Thời hạn thực hiện: 12/2014
Chức năng, nhiệm vụ:




STT
KPI mục tiêu
KPI cơ bản
KPI tổng hợp

Tên
gọi
Thước đo

KPI

Tên
gọi
Thước
đo
KPI
Tên
gọi
Thước
đo
KPI
HT
TL
HT
TL
HT
TL
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13

1












2












3

4












5

6












7

8












9












10

4. Mẫu 04. Mô tả công việc (xem file gửi kèm)
5. Mẫu 05. Bảng xếp tỷ trọng lương theo chức danh
Nhóm chức danh
Tỷ lệ KPI (x), %
Tỷ lệ Năng lực
đóng góp (y), %
G1
Nhân viên
90
10
G2
Nhóm trưởng
80
20
G3
Đội trưởng
70
30
G4

Trưởng
phòng
60
40
G5
Giám đốc
Trạm
50
50
G6
Phó Tổng
Giám đốc
40
60
G7
Tổng Giám
đốc
40
60


5

 Tỷ trọng x, y và nhóm G1…G7 trên đây chỉ mang tính minh họa, các đơn vị khi triển
khai cần bán sát vào thực tế hệ thống lương hiện nay của DN để đề xuất cho đúng.
Mẫu 6.
Nguyên tắc chung để đánh giá:


Phân chia theo nhóm G1…G7 (G4)

Tổng lương
=
Cứng +
Mềm


KPI
Năng lực đóng góp
Tiêu chí đánh giá X%
X% (60)x92
Y% (40)
40%
KPI
X1x85=34
Y1
40%
Kế hoạch hành
động
X2x100=40
Y2
20%
Phối hợp
X3x90=18
Y3
= 100%
:(92%)


Đánh giá NL

Tiêu chí đánh giá



Thước đo



Từ điển đánh giá

Mẫu đánh giá xem Mẫu 06 trong file gửi kèm.

6. Mẫu 07 gửi kèm với hướng dẫn.

7. Tô chức thực hiện
- Các đơn vị trực thuộc Công ty tổ chức triển khai thống nhất theo các mẫu này,
có thể thay đổi sao cho phù hợp với yêu cầu thực tế tại doanh nghiệp mình và
gửi báo cáo về Phòng Tổ chức – hành chính của Công ty để xem xét, trình Ban
Giám đốc phê duyệt;
- Ban Giám đốc nên dựa vào chuỗi cung ứng của Công ty, phân chia hệ số
thưởng cho các đơn vị phụ thuộc. Hàng tháng, dựa vào kết quả kinh doanh của
Công ty, Ban Giám đốc quyết định phần lương mềm (thưởng KPI) cho toàn
công ty và phân bổ về các đơn vị. Các đơn vị dựa vào tổng số điểm KPI của
đơn vị mình để tính ra tiền thưởng trên một điểm KPI (đánh giá theo mẫu 06),
từ đó tính lương mềm cho nhân viên.

6

- Về lâu dài, công ty có thể hướng tới khoán lương thưởng và để các đơn vị tự
chia. Mục tiêu cơ bản hướng tới là cán bộ công nhân viên Công ty đến cuối
tháng, dựa vào kết quả kinh doanh có thể tự tính được tiền lương, thưởng của
mình.
- Phòng TC-HC nên hình thành nhóm xung kích, bao gồm những cá nhân xuất
sắc, am hiểu BSC& KPI từ các đơn vị, để đảm nhận trách nhiệm giúp Ban Giám
đốc triển khai thành công.

8. Liên hệ
- Trong quá trình triển khai mọi khó khăn, vướng mắc cần giải đáp, xin liên lạc
với người hướng dẫn theo địa chỉ:
Nguyễn Văn Minh,
Viện Kinh tế và thương mại quốc tế, trường Đại học Ngoại thương.
Email: ;
Tel.: 0983 118 969. Website:


Hà Nội, ngày tháng năm 2014
Người hướng dẫn



PGS, TS Nguyễn Văn Minh.

[] [Viện Kinh tế và thương mại quốc tế] [2014]
MẪU NHẬT KÝ CÔNG VIỆC
Ngày: __________ Họ và tên: _____________ Vị trí công tác: ________________________
Thời gian (1)

Nội dung công việc (2)
Phương pháp, công
nghệ thực hiện (3)
Kết quả thực hiện (4)
Tổng kết các công việc chính (5)
Chỉ số KPI cơ bản (6)
08h00 – 08h30















08h30 – 09h00

09h00 – 9h30














09h30 – 10h00









10h00 – 10h30

10h30 – 11h00














11h00 – 11h30

11h30 – 12h00










Mẫu 02
Viện Kinh tế và thương mại quốc tế 2014
Trang 1/3




BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Đơn vị:
Chức danh: Trưởng phòng (G5)
Mã số:
Lần ban hành/Sửa đổi:

Ngày:
Họ và tên
Người viết
…………………………
Người kiểm tra
………………………
Người duyệt
……………………….
Chữ ký




1.
Tóm tắt công việc ( nội dung và mục tiêu chính yếu của công việc )



2.
Công việc cụ thể : ( Tổng trọng số là 100)
STT
Nội dung
Trọng
số, %
Tần suất
(ngày/ tuần/
tháng)
Tiêu chí đo
lường đánh giá
A

Nhóm công việc theo KPI
X


I
KPI tổng hợp ( của chức danh công việc)
X1



- Giảm định mức
X11



- Đảm bảo chất lượng
X12




X13


II
KPI bổ sung ( công việc kiêm nhiệm khác)
X2

III
Kế hoạch hành động
X3












IV
Phối hợp
X4

B
Năng lực đóng góp
Y


V
Kiến thức (Y1)
Y1


VI
Kỹ năng (Y2)
Y2


VII
Hành vi (Y3)
Y3

Tổng cộng: = (X+Y) =
X1+X2+X3+X4+…+Y1+Y2+Y3

100



3.
Quan hệ trong công việc
3.1. Quan hệ nội bộ ( Trong nội bộ đơn vị Phòng, Ban, Phân xưởng, MN/TN/XN)
Báo cáo trực tiếp
Giám sát trực tiếp
Đơn vị / cá nhân phối hợp




Mẫu 04
Viện Kinh tế và thương mại quốc tế 2014
Trang 2/3


3.2. Quan hệ bên ngoài (các NM/TN/XN khác thuộc Công ty)
Đối tượng
Bản chất quan hệ

3.3. Quan hệ bên ngoài (các cá nhân, đơn vị ngoài Công ty)
Đối tượng
Bản chất quan hệ





4.
Phạm vi quyền hạn
Phạm vi quyền hạn trong công việc
.
Phạm vi quyền hạn về tài chánh


5.
Yêu cầu của công việc về trình độ, kỹ năng cần thiết (đánh dấu vào các vị trí phù hợp)
- Trình độ văn hoá tốt nghiệp:
 5/12  9/12  12/12  Khác
- Trình độ chuyên môn:
 Trung cấp  Cao đẳng  Đại học  Trên đại học
Chuyên ngành: ………………………………………………………………………….
Hoặc lĩnh vực tương đương: ……………………………………………………………
- Trình độ ngoại ngữ : ( Anh văn hoặc  Pháp văn)
 Trình độ A  Trình độ B  Trình độ C  Khác
- Trình độ vi tính:
 Trình độ A  Trình độ B  Đại học CNTT  Khác
- Kinh nghiệm( thời gian đã làm công việc cùng chuyên môn hoặc cùng lĩnh vực) :
 Dưới 1 năm  1 đến 2 năm  2 đến5 năm  Trên5 năm
- Sức khỏe: (yêu cầu khám sức khỏe)

 Bình thường  Có yêu cầu riêng biệt
- Kỹ năng thiết yếu cho công việc (Có thể chọn nhiều kỹ năng) :
 Giao tiếp  Thuyết trình  Soạn thảo văn bản  Phân tích
 Làm việc nhóm  Đàm phán  Quản lý hồ sơ  Tự học
 Tổ chức công việc  Giao việc  Đánh gía nhân viên  Hội họp
 Giải quyết vấn đề  Lãnh đạo  Phỏng vấn  Tư duy
6.
Yêu cầu về Điều kiện và môi trường làm việc (đánh dấu vào các vị trí phù hợp)
- Vị trí làm việc: (Nơi làm việc chủ yếu)
Viện Kinh tế và thương mại quốc tế 2014
Trang 3/3

 Văn phòng cty/nm  Văn phòng đơn vị  Xưởng  Ngoài trời
 Phòng TN/ điện  Trong dây chuyền  Trên cao  Đi lại nhiều
- Môi trường làm việc
 Bình thường  Nóng, ồn, bụi  Độc hại  Đặc biệt độc hại
- Thời gian làm việc:
 Giờ hành chánh  Ca kíp  Đặc thù  Có tăng ca
- Phương tiện làm việc: (Trang thiết bị cần thiết sử dụng khi làm việc)
 Công cụ văn phòng  Dụng cụ cầm tay  Thiết bị  Thiết bị nặng
- Thể chất: (Hao phí sức lực để thực hiện công việc)
 Nhẹ nhàng Bình thường  Ít nặng nhọc  Nặng
- Hoặc (Hao phí trí óc để thực hiện công việc)
 Đơn giản  Ít suy nghĩ  Suy nghĩ nhiều  Quyết định
- Bảo hộ lao động: (yêu cầu trang bị loại bảo hộ lao động)
 Không  Đồng phục  Bình thường  Chuyên dùng

oooOooo

1/1

BIỂU MẪU HỒ SƠ XÂY DỰNGBSC& KPI
CÔNG TY…………………………… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
ĐƠN VỊ: ……………………………. Độc lập – Tự do – Hạnh phúc


ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC CỦA CÁ NHÂN
THÁNG: …… NĂM: ……
Họ & tên: Đơn vị/ bộ phận :
Chức danh công việc:. Nhóm chức danh: G5
STT
Nội dung
Trọng
số,%
Chỉ số đo
lường
Thực hiện (%)
Kết quả
(TS*TH)
A
Đánh giá theo KPI, X%
50



I
KPI tổng hợp ( của chức danh công việc),
x1

20


X
















II
KPI bổ sung ( công việc kiêm nhiệm khác),
x2
3


X

III
Kế hoạch hành động, x3
15


X











IV
Phối hợp, x4
12

X











B
Năng lực đóng góp, Y%
50

Tự
đánh
giá,
m%
Quản
lý
đánh
giá,
n%
Điểm
trung
bình,
mxn%
V

Kiến thức , y1
15



X
VI
Kỹ năng, y2
15



X
VII
Hành vi, y3
20



X
TỔNG:
(X+Y) = (x1+x2+x3+x4) + (y1+y2+y3)
100
xxx (điểm tổng kết, dùng để tính
thưởng)

DUYỆT QUẢN LÝ TRỰC TIẾP NGƯỜI LAO ĐỘNG

(Ký, ghi rõ họ & tên) (Ký, ghi rõ họ & tên) (Ký, ghi rõ họ & tên)
Ngày: Ngày: Ngày:

Mẫu 06
1/1

(BIỂU MẪU HỒ SƠ XÂY DỰNG KPI CÁ NHÂN)

CÔNG TY CP ……………… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
ĐƠN VỊ:……………… Độc lập – Tự do – Hạnh phúc


MỤC TIÊU KPI CÁ NHÂN NĂM
Họ & tên: Đơn vị/ bộ phận :
Chức danh công việc:. Nhóm chức danh:
STT
Nội dung
Trọng
số
Chỉ số đo
lường
Thực hiện
(%)
Kết quả
(TS*TH)
I
KPI tổng hợp ( của chức danh công việc)

KPI bổ sung ( công việc kiêm nhiệm khác)

Kế hoạch hành động














Phối hợp

II
Năng lực đóng góp


Tự đánh giá
Quản lý
đánh giá
Kiến thức




Kỹ năng




Hành vi




Kết quả trung bình



TỔNG
100

DUYỆT QUẢN LÝ TRỰC TIẾP NGƯỜI LAO ĐỘNG





(Ký, ghi rõ họ & tên) (Ký, ghi rõ họ & tên) (Ký, ghi rõ họ & tên)
Ngày: Ngày: Ngày: