Phân Tích Hệ Thống Quản Lý Quán Karaoke

Sinh viên thực hiện: Nhóm 3_Lớp:13CĐ-TP2| 1

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN



PHÂN TÍCH & THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
Đề tài: Phân Tích Hệ Thống Quản Lý Quán Karaoke
Giảng Viên:Nguyễn Văn Danh

Nhóm 3:
Nguyễn Nhật
Cao Chí Hiếu
Huỳnh Thị Minh Vy
Nguyễn Huỳnh Như Ý

Sinh viên thực hiện: Nhóm 3_Lớp:13CĐ-TP2| 2

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ QUÁN KARAOKE
I.Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống và các bảng phỏng vấn cụ thể
từng chủ đề:
1.Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống
Kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống thông tin
Hệ thống: Quản lý quán karaoke
Người lập:nhóm 3 Ngày lập:23/09/2014
STT
Chủ đề
Yêu cầu
Ngày bắt
đầu

Ngày kết
thúc

1
Quản lý phòng.
Kiểm tra tình trạng thiết
bị ,máy móc,tài sản
thường xuyên.

23/09/2014

23/09/2014

2
Quản lý thiết bị,tài
sản.
Xác lập thông tin vị trí
phòng .

23/09/2014

23/09/2014

3

Quản lý dịch vụ
Nắm bắt được tình hình
làm việc theo sự phân
công của quản lý.

23/09/2014

23/09/2014
4
Quản lýthu
chi,thống kê chi
phí.
Nắm bắt quy trình thanh
Toán tiền .
23/09/2014
23/09/2014
5

Quản lý thiết bị
hiện hành
Nắm bắt tình trạng thiết
bị hiện hành.
23/09/2014
23/09/2014

2.Các bảng kế hoạch phỏng vấn cụ thể:
Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn
Bảng phỏng vấn thứ 1:
Người thực hiện:Nguyễn Huỳnh Như Ý
Người được hỏi:
Nguyễn Minh Trí
Người phỏng vấn:

Nguyễn Huỳnh Như Ý

Đường số 7,phường 14 ,Quận
Tân Bình
Thời gian hẹn: 23/09/2014

Sinh viên thực hiện: Nhóm 3_Lớp:13CĐ-TP2| 3

Địa chỉ
Thời điểm bắt đầu: 9h

Thời điểm kết thúc : 9h40’




Đối
tượng

Là quản lýquánkaraoke:
Người hiểu rõ về việc vị trí
phân bố các phòng.
Các yêu cầu đòi hỏi:
 Vai trò: là người hỏi,
người phỏng vấn.
 Vị trí: thành viên nhóm thu thập
thông tin PTTKHT
 Trình độ: sinh viên cao đẳng khoa
CNTT
 Kinh nghiệm: lần đầu tiên thực

hiện




Chương
trình
 Giới thiệu.
 Tổng quan về dự án.
 Tổng quan về phỏng
vấn: chủ đề đề cập

 Tổng hợp các nội dung
chính.
 Ý kiến của người được
hỏi.
 Kết thúc.
 2 phút
 5 phút
 20 phút


 5 phút

 5 phút

 1 phút
Dự kiến tổng cộng: 38 phút

Phiếu phỏng vấn

Đồ án: Quản lý quán karaoke

Bộ phận: Quản lý phòng
Người được phỏng vấn:
Nguyễn Minh Trí

Người phỏng vấn:

Nguyễn Huỳnh Như Ý
Sinh viên thực hiện: Nhóm 3_Lớp:13CĐ-TP2| 4


Câu hỏi:
Câu trả lời:

Câu hỏi 1:
Ở quán mình việc quản lý giờ ra vào của
khách như thế nào?

Chúng tôi ghi lại giờ vào và giờ ra của
khách bằng xổ tay và đồng hồ của quán.
Câu hỏi : Vậy thì trong sổ ghi giờ ghi lai
những gì?
Chúng tôi ghi giờ vào,và giờ ra,trong
đó có mã phòng,loại phòng

Câu hỏi 2:
Vậy nếu khách đang sử dụng và muốn
đổi phòng thì tính giờ như thế nào ạ?

Để quản lý được chúng tôi ghi lại giờ cũ
và cộng vào giờ của phòng mới trong
xổ ghi giờ

Câu hỏi 3:Vậy nếu khách muốn đặt
phòng trước thì sẻ đặt như thế nào?
À thì có 2 cách:
Thứ nhất có thể gặp trực tiếp lễ tân
Thứ hai là gọi vào số điện thoại của
quán
Chúng tôi ghi lại thông tin khách và giờ
đặt vào phiếu đặt phòng

Câu hỏi 4:Vậy trong phiếu đặt phòng
ghi lại những gì?
Chúng tôi ghi lại Tên khách hang, số
điện thoại ,giờ đặt phòng, loại phòng
muốn đặt

Câu hỏi 5: Nếu khách không tới thì sẻ
giải quyết như thế nào?
Nếu sau 15 phút mà khách không tới
chúng tôi sẻ huỷ phiếu đặt phòng
Sinh viên thực hiện: Nhóm 3_Lớp:13CĐ-TP2| 5

Câu 6: Vậy xin hỏi anh việc phân chia

phòng diễn ra như thế nào ạ?Các thông
tin phòng được ghi lại như thế nào
Mỗi loại phòng đều có mã phòng khác
nhau để quản lý , phòng VIP và trên 30
người được đánh thểm tương ướng la V
va B ví dụ: V5 là phòng VIP 5
VB3 là phòng VIP 3 trên 30 người…
Câu 7:Việc kiểm tra xem phòng có
khách hay đang còn trông như thế nào?
Thông tin ghi lại là những gì?
Mỗi nhân viên sẻ trực vài phòng nhất
định,khi đó sẽ phụ trách kiểm tra phòng
và báo về lễ tân,thông tin ghi lại là mã
phòng và trạng thái của phòng là đang
hoạt đông hoặc chưa hoạt động

Bảng phỏng vấn thứ 2:
Người thực hiện :Nguyễn Nhật

PHIẾU PHỎNG VẤN
Người được hỏi:Nguyễn Gia Minh
Người phỏng vấn: Nguyễn Nhật

Đia chỉ:Đường số 7,phường 14
,Quận Tân Bình
Thời gian hẹn :8h30’, 23 /9/2014
Thời gian bắt đầu:9h00’
Thời gian kết thúc:9h45’
Đối tượng :
Dữ liệu thu nhập là quy trình quản

lý tài sản và thiết bị
Người được hỏi là tổ trưởng
Sinh viên thực hiện: Nhóm 3_Lớp:13CĐ-TP2| 6

Chương Trình:
1. Giới Thiệu.
2. Tổng quan về dự án.
3. Tổng quan về phỏng vấn.
4. Xin phép phỏng vấn
Chủ Đề Cập Nhật: Vấn đề quản lý tài
sản và thiết bị
Chủ đề 1:
1. Câu hỏi 1:
2. Câu hỏi 2:
Chủ đề 2:
1. Câu hỏi 1:
2. Câu hỏi 2:

Tổng hợp các thông tin thu nhập
Kết thúc phỏng vấn.
Xin cảm ơn các thông tin mà
anh đã cung cấp!
Ước Lượng Thời Gian:
2 phút
3 phút
3 phút
1 phút


10 phút

10 phút



10 phút

10 phút


BẢNG PHỎNG VẤN CHI TIẾT

Người được hỏi:Nguyễn Gia Minh
Người phỏng vấn: Nguyễn Nhật

Địa điểm: Đường số 7,phường 14 ,Quận
Tân Bình
Thời gian hẹn :8h30’, 24 /9/2014
Thời gian bắt đầu:9h00’
Thời gian kết thúc:9h45’
Câu 1:Trong mỗi phòng có các thiết bị
khác nhau vậy anh quản lý các thiết bị
đó như thế nào ạ?

Trả lời:Các thiết bị đều được ghi lại tên
thiết bị và trạng thái hoạt động của thiết
bị đó
Sinh viên thực hiện: Nhóm 3_Lớp:13CĐ-TP2| 7

Câu 2: Vậy việc kiểm tra thiết bị diễn ra
như thế nào ?
Trả lời: Việc kiểm tra sẽ do nhân viện
phục vụ của phòng đó thực hiện và ghi
lại vào phiếu cập nhật thiết bị

Câu 3: Vậy trong phiếu cập nhật thiệt bị
ghi những gì?
Ghi tên thiết bị , số lượng trạng thái hoạt
động sau khi câp nhật
Câu 4 Nếu xảy ra hư hỏng hay thiệt hại
gì thì sẽ xử lý như thế nào?
Nếu xảy ra hư hỏng thì chúng tôi sẽ lập
danh sách hư
Câu 5: Trong danh sách hư ghi những
gì?
Tên thiết bị bị hư , số lượng , mức độ hư
hỏng. va ghi chú yêu cầu thay mới nếu
hư hỏng nặng
Câu 6: Vậy khách hàng có phải bồi
thường không , nếu có thì bồi thương
như thế nào?
Chúng tôi sẽ lập phiếu bồi thương bao
gồm tên sản phẩm, số lương ma mức giá
tương ứng ma khách phải bồi thương
thiệt hại
Nhận xét:
Người quản lý nắm rõ về công việc ,trả
lời nhanh ,thông tin đúng về chủ đề cần
tìm hiểu

Bảng phỏng vấn thứ 3:
Người thực hiện: Huỳnh Thị Minh Vy

PHIẾU PHỎNG VẤN

-Người được hỏi:Hoàng Thị Yến
-Người phỏng vấn:
Huỳnh Thị Minh Vy
Sinh viên thực hiện: Nhóm 3_Lớp:13CĐ-TP2| 8

-Địa chỉ:
Đường số 7,phường 14 ,Quận Tân Bình
-Thời gian hẹn: 23/9/2014
-Thời điểm bắt đầu: 15h35
-Thời điểm kết thúc: 16h05
-Đối tượng được hỏi : Phòng tiếp tân,cụ
thể là người thu ngân.


-Các yêu cầu đòi hỏi về người phỏng
vấn là: Vai trò và kinh nghiệm trong
việc phỏng vấn.
+ Vị trí là: Trưởng ban thu nhập thông
tin và phân tích thiết kế hệ thống, có
trách nhiệm cung cấp cho ban thiết kế
những dữ liệu cần thiết.

-Chương trình phỏng vấn:
 Giới thiệu.

 Tổng quan về dự án.
 Tổng quan về phỏng vấn.
 Chủ đề sẽ được đề cập đến:
+Chủ đề 2: Câu hỏi và trả lời(1
câu).
+Chủ đề 4: Câu hỏi và trả lời(3-4
câu).
 Tổng hợp các nội dung chính.
 Ý kiến của người được hỏi, cảm
ơn người được hỏi.


-Dự kiến thời gian:
2 phút
2 phút
3 phút

3 phút

15 phút

3 phút
7 phút
Dự kiến tổng cộng : 30phút




BẢNG PHỎNG VẤN CHI TIẾT
Dự án: Quản Lý Karaoke

Tiểu dự án: Thống Kê thu chi,tính tiền
Người được hỏi : Hoàng Thị Yến
Người hỏi: Huỳnh Thị Minh Vy
Ngày hỏi: 23/9/2014
Sinh viên thực hiện: Nhóm 3_Lớp:13CĐ-TP2| 9

Câu hỏi


Câu trả lời:

Câu 1: Chào chị,chị cho hỏi một số
thông tin.Quán mình tính tiền cho
khách đồ ăn uống và chi phí thời gian
có tính riêng hay chung vậy chị?

Trả lời: Được bạn! Cái đó thì quán
mình tính chung một hóa đơn nhưng
chia ra làm hai phần cho dễ kiểm soát
giữa chi phí giờ và chi phí thức ăn,đồ
uống.
Câu 2: Vậy chia ra làm 2 vậy chị có
gặp khó khăn gì trong công việc của
mình không?
Trả lời: Không,vì mình phải quản lý về
hai mặt, nhưng cách đó thì thuận lợi
hơn vì ta dễ kiểm soát được giữa chi
phí giờ và thức ăn uống cái nào nhiều
hơn,từ đó có thể đưa ra những định
hướng cụ thể,những trương trình giảm

giá giờ,thêm khuyến mãi,thành lập một
hóa đơn dịch vụ….
Câu 3: Trên hóa đơn thanh toán tiền
cho khách gồm có những gì?
Trả lời: Tất nhiên nó được chia ra làm
hai phần,phần đầu sẽ là giờ đặt phòng
của khách(giờ vào), và giờ trả phòng.
Phần dưới sẽ là chi phí về thức ăn uống:
tên mặt hàng, số lượng, đơn giá,thành
tiền.
Câu 4: Quán của chị có phân ra giữ
phòng vip và phòng bình thường
không? Chia ra như vậy, giữa các
phòng khác nhau thì mình sẽ tính như
thế nào?
Trả lời: Có. Quán chúng tôi có phân
loại từng phòng,và giá cả mỗi phòng thì
sẽ khác nhau. Sẽ có hóa đơn dành riêng
cho những phòng đó.
Câu 5: Nếu khách làm hư hỏng một số
thiết bị trong phòng thì mình có tính phí
đền bù không,nếu có chị tính vào hóa
đơn luôn hay mình sẽ giải quyết bằng
cách nào?
Trả lời: Có. Chúng tôi dựa vào phiếu
bồi thường hư hỏng của thiết bị rồi
cộng vào hóa đơn tổng
Câu 6: Trong một tuần hay một tháng
thì mình có tổng hợp, báo cáo lại doanh
thu cho cấp trên không?

Trả lời: Có, trong một tuần chúng tôi có
lưu trữ dữ liệu lại trong máy tính để báo
cáo.
Câu hỏi 7: Quán mình cũng có chương
trình giảm giá,vậy những lần giảm giá
vậy có ảnh hưởng gì tới việc thanh toán
tiền,khi mà mình đã có sẵn hệ thống
Trả lời: Không đâu, mình sẽ trừ % số
tiền được giảm ra.
Sinh viên thực hiện: Nhóm 3_Lớp:13CĐ-TP2| 10

tính tiền giờ quy định sẵn một giờ bao
nhiêu không vậy chị?
Câu 8: Quá trình thanh toán tiền diễn ra
nhưu thế nào?
Trả lời: Từ khi bạn đặt phòng chúng tôi
đã có hóa đơn sẵn cho bạn,và đợi nhập
mặt hàng vào tính thôi bạn.có thể thanh
toán bằng tiền mặt hoặc sử dụng thẻ.
Câu 9: Nếu như máy tính của quán bị
hư ,hay phần mềm bị lỗi thì mình thanh
toán bằng cách nào?
Trả lời: Cái đó phải tính bằng hóa đơn
có sẵn,rồi nhờ nhân viên thiết bị.
Đánh giá chung: hình như người được hỏi đang bận, nên kết thúc ở đây. Rút ra
được một vài vấn đề có liên quan nhưng không rõ lắm,họ cần chuẩn bị thêm một
cách thanh toán khác phòng lúc gặp rắc rối.

Bảng phỏng vấn thứ 4:
Người thực hiện:Cao Trí Hiếu

Người được hỏi:
Lê Minh Trung
Người phỏng vấn:

Cao Trí Hiếu



Địa chỉ
Đường số 7,phường 14 ,Quận
Tân Bình
Thời gian hẹn: 23/09/2014

Thời điểm bắt đầu: 9h

Thời điểm kết thúc : 9h40’




Đối
tượng

Là quản lý quán karaoke:
Người hiểu rõ về việc quản lí
dịch vụ trong quán
Các yêu cầu đòi hỏi:
 Vai trò: là người hỏi,
người phỏng vấn.
 Vị trí: thành viên nhóm thu thập

thông tin PTTKHT
 Trình độ: sinh viên cao đẳng khoa
CNTT
 Kinh nghiệm: lần đầu tiên thực
hiện



 Giới thiệu.
 Tổng quan về dự án.
 Tổng quan về phỏng
 2 phút
 5 phút
 20 phút
Sinh viên thực hiện: Nhóm 3_Lớp:13CĐ-TP2| 11


Chương
trình
vấn: chủ đề đề cập

 Tổng hợp các nội dung
chính.
 Ý kiến của người được
hỏi.
 Kết thúc.


 5 phút

 5 phút

 1 phút
Dự kiến tổng cộng: 38 phút


BẢNG PHỎNG VẤN CHI TIẾT
Dự án: Quản Lý Karaoke
Người được hỏi: Lê Minh Chung
Tiểu dự án: quản lý dịch vụ
Người hỏi: Cao Trí Hiếu
Ngày hỏi: 23/9/2014
Câu hỏi
Câu Trả Lời
Câu hỏi 1:Anh cho hỏi trong quán mình
có mấy loại dịch vụ chính
Trong quán của tôi về dịch vụ có 2 loại
chính là thức ăn và nước uống và một
vài thứ khác
Câu hỏi 2: Vậy việc quản lý dịch vụ
diễn ra như thế nào ạ?

Việc cung cấp là do nhân việc phục vụ
phụ trách phòng trực tiếp thực hiện gồm
một số món có sẳng và Menu để khách
lựa chọn
Câu hỏi 3:Khách hàng chọn dịch vụ thì
ghi lại như thế nào
Nhân viên phục vụ sẻ ghi lại vào phiếu
dịch vụ của phòng đó.

Câu hỏi 4: Vậy phiếu dịch vụ ghi lại
những gì?
Phiếu dịch vụ ghi lại mã phòng , tên sản
phẩm , số lương.
Câu hỏi 5:Nếu khách muốn kêu thêm
dịch vụ hay trả lại dịch vụ đả gọi thì xử
lý như thế nào?
Nhân viên phục vụ sẽ cung cấp thêm
hoặc lấy lại rồi sau đó cập nhật lại vào
phiếu dịch vụ
Sinh viên thực hiện: Nhóm 3_Lớp:13CĐ-TP2| 12

Câu 6: Vậy việc thanh toán như thế nào?
Từ phiếu dịch vụ sẻ hình thành hóa đơn
dịch vụ
Câu 7: Hóa đơn dịch vụ ghi những gì?
Ghi mã phòng , tên sản phẩm , số lượng
đơn giá và thành tiền


Bảng phỏng vấn thứ 5:
Người thực hiện: Huỳnh Thị Minh Vy
Phiếu phỏng vấn
Người được hỏi:
Trần Minh Tú
Người phỏng vấn:
Huỳnh Thị Minh Vy
-Địa chỉ:
Đường số 7,phường 14 ,Quận Tân Bình
-Thời gian hẹn: 23/9/2014

-Thời điểm bắt đầu: 16h10
-Thời điểm kết thúc: 16h43
-Đối tượng được hỏi: nhân viên kỹ thuật
-Các yêu cầu đòi hỏi về người phỏng
vấn là: Vai trò và kinh nghiệm trong
việc phỏng vấn.
+ Vị trí là: Trưởng ban thu nhập thông
tin và phân tích thiết kế hệ thống, có
trách nhiệm cung cấp cho ban thiết kế
những dữ liệu cần thiết.

-Chương trình phỏng vấn:
 Giới thiệu.
 Tổng quan về dự án.
 Tổng quan về phỏng vấn.
 Chủ đề sẽ được đề cập đến:
+Chủ đề 5: Câu hỏi và trả lời câu.
 Tổng hợp các nội dung chính.
 Ý kiến của người được hỏi, cảm
ơn người được hỏi.



-Dự kiến thời gian:
2 phút
3 phút
3 phút

15 phút

5 phút
5 phút
Dự kiến tổng cộng: 33 phút
Sinh viên thực hiện: Nhóm 3_Lớp:13CĐ-TP2| 13



Bảng Phỏng Vấn Chi Tiết
Dự án: Quản Lý Karaoke
Tiểu dự án: Quản lý thiết bị hiện hành
Người được hỏi : Trần Minh Tú
Người hỏi: Huỳnh Thị Minh Vy
Ngày hỏi: 23/9/2014
Câu hỏi:
Câu trả lời:
Câu hỏi 1: Quán mình quản lý những
thiết bị đang có như thế nào?
Trả lời: Hiện tại chúng tôi có nhân viên
kỹ thuật chuyên bảo trì,sửa chữa các
thiết bị đang sử sụng chị có thể liên hệ.
Câu hỏi 2: Vậy quán mình nhập thiết bị
này ở đâu? Có bảo hành không?

Trả lời: chúng tôi nhập tại một công ty
chuyên cung cấp,và có bảo hành.
Câu hỏi 3: Vậy trên phiếu bảo hành bao
gồm những gì?
Trả lời: Phiếu bảo hành bao gồm: mã
thiết bị,tên thiết bị, ngày nhập, thời gian
bảo hành….

Câu hỏi 4: Thời gian bảo trì, sửa chữa
các vấn đề hư hỏng có làm cho quán
gặp khó khăn gì không? Quá trình đó
diễn ra nhanh hay lâu?
Trả lời: Cũng gặp chút trở ngại nhưng
thời gian diễn ra không lâu lắm.
Câu hỏi 5: Những thiết bị hiện có,có lưu
trữ những thông tin gì liên quan tới
không?
Trả lời: Có,có một danh sách thống kê
tất cả các thiết bị hiện có của quán bao
gồm: mã,tên,thời gian nhập,nhập từ
đâu,giá cả bao nhiêu…
Câu hỏi 6: Nếu hết thời gian bảo hành
thì mỗi lần hư hỏng vậy mình có cần
cập nhật hóa đơn,sau đó hủy hóa đơn
của những khoảngđó không?
Trả lời: theo tôi biết thì có, còn chi tiết
liên hệ phòng thu ngân nha bạn.
Nhận xét: Nhân viên kỹ thuật này cũng có nhiều hiểu biết,nhưng có vẻ đang
bận,cung cấp được một số thông tị nhưng cũng chưa được chính xác lắm.

II.Mô tả chi tiết hệ thống và một số biểu mẫu
1.Môi trường hoạt động của quán karaoke
Karaoke là một trong những lựa chọn hàng đầu về nhu cầu lien hoan và giải trí
của1 mọi người vì thế có rất nhiều quán karaoke ở khắp mọi nơi.Nhưng vấn đề đặt
Sinh viên thực hiện: Nhóm 3_Lớp:13CĐ-TP2| 14

ra là làm sao để quán lý nhanh nhất ,đáp ưng nhu cầu của khách hang một cách
nhanh va chính xác .

Do dó vấn đề được nghiên cứu ở đây là” thiết lập một hệ thống quản lý quàn
karaoke thông minh , nhanh gọn và chính xác”!
1.2. Các hoạt động và nguyên tắc quản lý
Theo khảo sát thực tế về nguyên lý hoạt động của quán karaoke cho thấy được là:
Ở một quán karaoke thì có một tổ trưởng quản lý hoạt động của quán, bên dưới là
các nhân viên lễ tân và các nhân viên phục vụ,
Các phòng của quán được chia làm nhiều loại khác nhau bao gồm phòng thường và
phòng VIP , trong mỗi loại thì có loại phòng dưới 30 người và trên 30 người .Mỗi
phòng đều có một mã phòng khác nhau bao gồm loại phòng và số phòng ,trạng thái
hoạt động của mỗi phòng và được các nhân viên phục vụ liên tục kiểm tra và cập
nhật để báo về quầy lễ tân ,các thông tin gồm mã phòng và trạng thái phòng: như
đang hoạt đông hay chưa hoạt động để ghi vào phiếu cập nhật phòng Khi có
khách đến thuê phòng các nhân viên lễ tân sẽ căn cứ vào phiếu cập nhật phòng để
phân bố phòng cho khách thuê các phòng trống theo yêu cầu của khách một cách
nhanh và chính xác.Khi khách có nhu cầu đặt trước phòng sẽ có 2 hình thức đặt
phòng đó la gặp trực tiếp lễ tân hoặc gọi điện thoại vào số điện thoại của
quán.Nhân viên lễ tân sẽ ghi lại tên khách hàng ,số điện thoại liên lạc , loại phòng
khách muốn đặt và giờ đặt phòng vào phiếu đặt giờ sau đó cập nhật trạng thái
phòng của các phòng được đặt vào phiếu cập nhật phòng.Nếu sau 15 phút so với
giơ đặt phòng mà khách không tới nhân viên lễ tân sẽ hủy phiếu đặt phòng của
khách và cập nhật một lần nửa trạng thái phòng được đặt. Sau khi khách hàng đả
chọn được phòng nhân viên lễ tân ghi nhận giờ vào phòng của khách.Mỗi phòng sẽ
được bố trí một nhân viên phục vụ .Nhân viên phục vụ sẽ cập nhật thiết bị của
phòng bảo đảm đầy đủ đáp ứng nhu cầu của khách trước khi khách sử dụng ,trong
mỗi phòng sẻ được cung cấp một Menu dich vụ bao gồm 2 phần chính là thức ăn
và nước uống ngoài ra sẽ có một số thức ăn cố định được mang ra như Snack ,khô
mực ,khô Bò, hạt dẻ Khi khách hàng muốn gọi dịch vụ nào thêm thì nhân viên
phục vụ sẻ ghi lại vào phiếu dịch vụ bao gồm mã phòng,tên sản phẩm , số lượng .
Sau đó mang đến cho khách hàng sử dụng , trong phiếu dịch vụ sẽ ghi thêm một số
khuyến mãi của quán hoặc nhà cung cấp sản phẩm như sử dụng combo dịch vụ của

quán gồm Bia ,Trai Cây và trên 2 món ăn sẻ được khuyến mãi 10% phí dịch vu cho
khách hàng biết được để dể dàng thêm lựa chọn.Trong khi đang sử dụng dịch vụ
khách hàng có thể gọi thêm dịch vụ ,khi đó nhân viên phục vụ sẽ cập nhật phiếu
dịch vụ bằng cách ghi thêm vào tên sản phẩm và só lượng vào phiếu dịch vụ .
Sinh viên thực hiện: Nhóm 3_Lớp:13CĐ-TP2| 15

Khi khách hàng muốn ngừng thuê phòng thì sẽ báo với nhân viên phục vụ của
phòng đó.Khi đó nhân viên phục vụ sẽ kiểm tra dịch vụ mà khách sử dụng để
thống kê lại nhưng dịch vụ ma khách hang chưa sử dụng ,hoặc sử dụng khong hết
như bia, nước khoáng và cập nhật một lần cuối vào phiếu dịch vụ và chuyển về bộ
phậ lễ tân .Sau khi cập nhật xong phiếu dịch vụ , nhân viên phục vụ chuyển sang
kiểm tra thiết bị hệ thống của phòng sau khi được khách sử dụng ,nếu phát hiên hư
hỏng sẽ lập danh sách hư hỏng gồm các thông tin tên thiết bi, số lượng , mức độ
thiệt hại sau đó cập nhật vào danh sách thiệt bi va lập biên bản hư hỏng gửi về bộ
phận lễ tân .
Bộ phận lễ tân có nhiệm vụ thống kê tất cả các phiếu dịch vu,thống kê giờ hát lập
phiếu thời gian thuê phòng, phiếu hư hỏng thiết bị (nếu có) rồi sau đó thực hiên
thành lập hóa đơn dịch vụ , thành lập phiếu bồi thường tổng kết lại thành hóa đơn
tổng rồi sau đó lập phiếu thu tiền dựa trên hóa đơn tổng. Trong phiếu thu tiền gồm
có giờ vào, giờ ra của khách , giá giờ hát , tên sản phẩm của dịch vụ , số lượng ,
đơn giá theo từng loại,tên thiết bị hư hỏng , số lượng , đơn giá.Sau khi trừ đi các
khoảng khuyến mãi rồi tổng hợp tất cả thành tổng tiền mà khách phải trả và tiến
hành thu tiền bằng tiền mặt hoặc thanh toán bằng thẻ.Việc thống kê trong thời gian
một tuần,nhân viên thu ngân có lưu trữ dữ lieu lại và báo cao lên người quản lý
trên đó,bao gồm:phiếu đặt phòng,hóa đơn tính tiền,hóa đơn dịch vụ…
Trong quán có những thiết bị đang sử dụng và dự trữ,chúng được nhập từ một công
ty. Để quản lý chúng gồm có các danh sách cặp nhật bao gồm: mã thiết bị,tên thiết
bị,ngày nhập.thời gian bảo hành……

2.Các biểu mẫu liên quan.
Sinh viên thực hiện: Nhóm 3_Lớp:13CĐ-TP2| 16










III. Xây dựng sơ đồ phân rã.
Sinh viên thực hiện: Nhóm 3_Lớp:13CĐ-TP2| 17

Sơ đồ phân rã chức năng quản lý phòng trọ.




.

HỆ THỐNG QUẢN LÝ QUÁN KARAOKE
QUẢN LÝ PHÒNG
Tra cứu phòng
Đặt phòng
Thêm phòng
Cập nhật phòng
Lập phiếu đặt
giờ
Hủy phiếu đặt
giờ
QUẢN LÝ DỊCH VỤ
Lập phiếu dịch vụ
Cập nhật phiếu dịch vụ
Lập hóa đơn dịch vụ
Cập nhật khuyến mãi
QUẢN LÝ THIẾT
BỊ, TÀI SẢN

Kiểm tra tài sản
Cập nhật thiết bị
Lập danh sách hư
Lập biên bản
Lập phiếu bồi thường
QUẢN LÝ THU CHI,
THỐNG KÊ CHI PHÍ
Thống kê hóa đơn
Lập hóa đơn tổng

Thống kê giờ hát
Lập phiếu thu
QUẢN LÝ THIẾT BỊ
HIỆN HÀNH
Phiếu bảo hành
Cập nhật thiết bị
Hủy hóa đơn
Cặp nhật hóa đơn
bảo hành
Cặp nhật thiết bị hiện
tại hư hỏng,tồn kho