Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kinh doanh Laptop

Hệ Thống Quản Lý Kinh Doanh Laptop
Nhóm 7 11CĐ-TP1



Page 1




TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
__________________________


PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Đề Tài : Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kinh doanh
Laptop
****
Lớp 11CĐ-TP1
Nhóm 7
1. Huỳnh Huy Quang
2. Nguyễn Minh Phước
3. Hà Chí Tâm
4. Trần Khắc Hải
Giáo Viên Hướng Dẫn : Nguyễn Văn Danh
Hệ Thống Quản Lý Kinh Doanh Laptop
Nhóm 7 11CĐ-TP1

Page 2



Lời nói đầu

Trong thời đại công nghệ thông tin phát triễn như vũ bão, tiến lên
từng giây. Con người luôn tìm ra những sáng chế bật tài để tạo ra
những máy móc có thể phục vụ cho lợi ích quản lý thông tin. PC
đã ra đời như một thứ máy móc có thể thay con người làm việc
một cách hiệu quả nhất, thậm chí là vượt xa cả loại người về tốc độ
xử lý. Ngày nay, nhu cầu sử dụng PC ngày một tăng, và họ muốn
sử dụng chiếc máy tính cá nhân (PC) mọi lúc, mọi nơi. Từ công sở,
nhà riêng, trường học, hay thậm chí là chuyến công tác xa.
Desktop đã không thể đáp ứng được nhu cầu thuận tiện cũng như
tính di động của một chiếc máy tính cá nhân nữa. Và Laptop đã ra
đời. Nó giúp con người thuận tiện hơn trong những chuyến công
tác, những buổi họp, nơi làm ăn bàn bạc hợp đồng, mọi nơi. Cùng
với xu hướng laptop đang ngày càng mạnh mẽ, nhiều chiếc laptop
mới ra đời với vô vàng kiểu dáng và tính năng cũng như công nghệ
đã đi lên từ đó. Và như tất yếu, có người bán thì mới có người
mua. Công Ty kinh doanh laptop đã ra đời và giúp con người có
thể mở rộng được khả năng kiểm soát cũng như tầm hoạt động –
mà cá nhân không thể vươn lên được, thu được một nguồn lợi vô
cùng lớn. VÌ vậy, nhóm 7 chúng em đã quyết định chọn đề tài :

“Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Kinh Doanh
Laptop”

I. Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống
Hệ Thống Quản Lý Kinh Doanh Laptop
Nhóm 7 11CĐ-TP1



Page 3



Kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống
Người lập : Nhóm 7
Ngày lập : 28/02/2013
STT

Chủ đề Yêu Cầu

Ngày
bắt đầu
Ngày
kết thúc
1 Quản lý thông tin
khách hàng,
sản phẩm
(Laptop) và kho
Tìm hiểu về thông tin
khách hàng và thông

tin sản phẩm, tình
trạng kho
01/03/2013


01/03/2013
2 Quá trình
mua laptop
Tìm hiểu về quy trình

mua laptop
02/03/2013 02/03/2013
3 Quá trình
bán laptop
Tìm hiểu về quy trình

bán laptop
02/03/2013 02/03/2013
4 Quy trình dịch vụ

khách hàng
Hiểu rõ về cơ chế tổ
chức dịch vụ cho
khách hàng
02/03/2013 02/03/2013
5 Quản lý phiếu,
hóa đơn, biễu
mẫu
Biết chi tiết về hình
thức các phiếu, hóa

đơn thu chi, biễu mẫu

03/03/2013 03/03/2013
6 Quản lý nhân sự Nắm được cơ cấu
nhân sự trong công ty

và trình độ tin học
của nhân viên
03/03/2013 03/03/2013
7 Quy trình
tìm kiếm
Tra cứu sản phẩm,
thông tin khách hàng,

lịch sử dịch vụ,
sự kiện,
03/03/2013 03/03/2013
8 Quy trình
thống kê, in thống

kê
Theo dõi các thống kế

định kỳ về doanh thu,

sp
03/03/2013 03/03/2013

Dựa theo bảng kế hoạch tổng thể, nhóm trưởng sẽ phân công từng chủ để cho từng thành viên trong
nhóm

II. Các bảng kế hoạch phóng vấn cụ thể
Hệ Thống Quản Lý Kinh Doanh Laptop
Nhóm 7 11CĐ-TP1



Page 4




1. Kế hoạch và phiếu phỏng vấn chủ đề 1
Kế hoạch phỏng vấn
Người được hỏi :Nguyễn Vũ
Phong
Người phỏng vấn :Huỳnh Huy Quang
Địa chỉ : 789 Trần Hưng Đạo Thời gian hẹn : 01/03/2013
Thời gian bắt đầu : 9h00 am
Thời gian kết thúc : 9h45 am
Đối tượng được hỏi : Giám đốc
Điều Hành.
Cần thu thập dữ liệu : cách
quản lý thông tin khách hàng
nhà cung cấp và kho.
Cần thỏa thuận : xem số sách
và các hồ sơ liên quan.
Các yêu cầu đòi hỏi :
- Trình độ
- Khả năng giao tiếp
- Kinh nghiệm thực tiễn

phỏng vấn
Chương trình :
 Giới thiệu
 Tổng quan dự án
 Đề cập chủ đề phỏng vấn
Chi tiết phỏng vấn
 Đặt câu hỏi và trả lời
 Tổng hợp nội dung chính
 Ý kiến của người được hỏi
 Cám ơn và kết thúc
Ước lượng thời gian :
1 phút
2 phút
1 phút

30 phút
5 phút
2 phút
1 phút
(dự kiến tổng cộng : 45 phút)



Phiếu phỏng vấn
Dự án : Quản Lý Kinh Doanh Laptop Tiểu dự án : Quản lý TT KH,
NCC, SP và Kho
Người được hỏi : Nguyễn Vũ
Phong
Người phỏng vấn:Huỳnh Huy Quang
Câu hỏi

Quản lý Khách Hàng
Trả lời

Hệ Thống Quản Lý Kinh Doanh Laptop
Nhóm 7 11CĐ-TP1



Page 5





1. Thưa anh, ứng với
mỗi khách hàng thì sẽ
có thông tin gì là duy
nhất ?

2. Khách hàng được chia làm mấy
nhóm ?

3. Thông tin khách hàng được giữ
bao lâu ?



4. Công ty nhắm tới đối
tượng khách hàng nào ?

Quản lý Sản Phẩm


1. Để phân biệt giữa các sản phẩm,
công ty
lấy thông
tin nào để biểu diễn ?

2. Sản phẩm của công ty
có những tình trạng nào ?



3. Chế độ bảo hành như thế
- Mỗi khách hàng sẽ
mã khách hàng là duy
nhất.



- 2 nhóm. Nhóm khách hàng

lẻ và nhóm khách hàng
doanh nghiệp. Nếu mua
một sản phẩm thì sẽ vào
nhóm khách hàng lẻ,
và tương tự nếu mua nhiều
sản phẩm sẽ được xếp vào
nhóm khách hàng doanh
nghiệp.


- Trong thời gian bảo hành,
hết thời gian bảo hành thì
thông tin sẽ được làm mới


- Sinh viên và doanh nhân.





- Mỗi sản phẩm sẽ có một mã
sản phẩm là duy nhất.


- Có 2 loại. Loại mới hoàn
toàn nguyên seal
(brandnew) và loại đã qua
sử dụng (likenew).

- 12 tháng với brandnew và 3 tháng
.với likenew.

Hệ Thống Quản Lý Kinh Doanh Laptop
Nhóm 7 11CĐ-TP1



Page 6



nào ?

4. Công ty có hay tổ chức sự
kiện hay không ?

Quản lý Nhà Cung Cấp

1. Anh cho em hỏi thông tin
nhà cung cấp sẽ bao gồm
những gì ?



2. Thông tin nhà cung cấp
được quản lý như thế nào ?

3. Hình thức giao dịch và
thanh toán với nhà
cung cấp của công ty ?






Quản lý Kho

1. Kho được sử dụng như
thế nào ?




- Có. Tùy theo sản phẩm sẽ
có những ưu đãi đi kèm và
sự kiện hậu mãi khách hàng !


- Ứng với mỗi nhà cung cấp,
sẽ có một mã nhà cung cấp

là duy nhất, thêm vào đó sẽ
còn tên nhà cung cấp,
địa chỉ, số điện thoại, fax.



- Khi nhà cung cấp nhập hàng,
công ty sẽ tiến hành ghi
nhận thông tin nhà cung
cấp. NCC được chia làm 2
nhóm : ncc mới và ncc
cũ. Ncc cũ là những ncc đã
thực hiện giao dịch trước đó
và đã được ghi nhận thông
tin.




- Công ty sẽ cử người đến
gặp nhà cung cấp để tiến
hành đặt hàng, sau đó công
ty sẽ thanh toán chi phí cho
nhà cung cấp quá các hình
thức : tiền mặt, chuyển
khoản ngân hàng.

Hệ Thống Quản Lý Kinh Doanh Laptop
Nhóm 7 11CĐ-TP1



Page 7







2. Kho được quản lý như thế
nào ?

3. Quá trình kiểm tra hàng ở
kho diễn ra như thế nào ?


- Công ty mua hàng về sẽ tiến hành
cất giữ hàng trong kho. Ngoài ra,
khi khách hàng
gửi máy ở công ty, latop
cũng sẽ được đưa vào kho
để quản lý.


- Kho được chia làm nhiều
khu vực. Tương ứng với
từng tình trạng của hàng :
khu vực brandnew, khu vực likenew,
khu
vực máy sữa
chữa. Mỗi khu vực sẽ có
một mã khu duy nhất và
được sự giám sát của thủ
kho. Thủ kho sẽ quản lý
số lượng hàng trong kho
trước khi nhập hàng và xuất
hàng. Mỗi lần nhập/xuất
hàng, thủ kho sẽ nắm được
thời gian xuất hàng cũng
như thời gian nhập hàng.

- Khách hàng mua máy sẽ
được nhân viên thủ kho
thông báo số lượng máy có
trong kho hiện hành. Nếu
hết sản phẩm sẽ ngừng giao
dịch. Khách hàng bán laptop
sẽ được nhân viên thủ kho
thông báo tình trạng chứa
của kho hiện hành. Nếu kho
đầy sẽ tạm không tiếp nhận.
Nếu kho trống thì thủ kho sẽ
lập phiếu nhập kho.

Hệ Thống Quản Lý Kinh Doanh Laptop
Nhóm 7 11CĐ-TP1



Page 8



2. Kế Hoạch và phiếu phỏng vấn chủ đề 2

Kế hoạch phỏng vấn
Người được hỏi : Trần Trọng
Việt
Người phỏng vấn : Trần Khắc
Hải
Địa chỉ : 63 Võ Văn Tần,

P.6, Q.3,TP.HCM
Thời gian hẹn : 02/03/2013
Thời gian bắt đầu : 14h
Thời gian kết thúc : 14h40
Đối tượng được hỏi : Nhân viên nhập
hàng.
Cần thu thập dữ liệu : thông tin
về hình thức nhập thêm hàng
mới.
Cần thỏa thuận : xem quá trình
mua máy mới và các hình thức
kiểm tra.
Các yêu cầu đòi hỏi :
- Trình độ: Khá
- Khả năng giao tiếp: Tốt
- Kinh nghiệm thực tiễn
phỏng vấn
Chương trình :
 Giới thiệu
 Tổng quan dự án
 Đề cập chủ đề phỏng vấn
Chi tiết phỏng vấn
 Đặt câu hỏi và trả lời
 Tổng hợp nội dung chính
 Ý kiến của người được hỏi
 Cám ơn và kết thúc
Ước lượng thời gian :
1 phút
2 phút
1 phút

30 phút
5 phút
2 phút
1 phút
(dự kiến tổng cộng : 45 phút)


Phiếu phỏng vấn
Dự án: Quản Lý Kinh Doanh
Laptop
Tiểu dự án: Quy trình mua Laptop
Người được hỏi: Trần Trọng
Việt
Người phỏng vấn: Trần Khắc Hải
Tiến trình phỏng vân:

 Câu 1: Công Ty có
thường xuyên nhập hàng


Trả lời: Công Ty chúng tôi thường xuyên nhập
thêm các loại máy mới trên thị trường để đáp
Hệ Thống Quản Lý Kinh Doanh Laptop
Nhóm 7 11CĐ-TP1



Page 9

mới không anh ?




 Câu 2: Khi nhập hàng
mới, Công Ty có cần tính
đến số lượng máy và kiểm
tra nguồn gốc máy không
?




 Câu 3: Hình thức nhập
thêm hàng như thế nào ?





Câu 4: Sau khi nhận được
đơn đặt hàng thì nhà cung cấp
có báo giá lại cho Công Ty
không ? Và có trường hợp
nào Công Ty cần thương
lượng giá với nhà cung cấp
không ?

 Câu 5: Đối với nhà cung
cấp thì Công Ty sẽ chọn
nhà cung cấp nào ?
ứng nhu cầu của khách hàng.



Trả lời: Chúng tôi phải kiểm tra số lượng của
những loại máy nào trong kho còn ít hoặc đã
hết thì tiến hành nhập thêm. Đồng thời cũng
cần kiểm tra nguồn gốc cũng như loại máy để
có tác động tích cực tới khách hàng.



Trả lời: Nếu là hàng cũ, thì chúng tôi kiểm tra
hàng sau đó mới quyết định mua hay không
mua. Còn nếu là hàng mới thì kiểm tra lại hàng,
sau đó lập hóa đơn rồi đưa vào kho.



Trả lời: Có, tuy nhiên không phải với giá nào
của nhà cung cấp thì Công Ty cũng chấp nhận,
vì mục đích của Công Ty là bán được hàng và
phải phù hợp với túi tiền của đa số khách hàng.
Vì vậy giá cả cũng cần phù hợp.

Trả lời: Thường thì chúng tôi sẽ hợp tác với
nhà cung cấp tin cậy và có uy tín, bên cạnh đó
cũng nhập thêm máy cũng từ khách hàng nếu
máy phù hợp.




3. Kế hoạch và phiếu phỏng vấn chủ đề 3
Hệ Thống Quản Lý Kinh Doanh Laptop
Nhóm 7 11CĐ-TP1



Page
10



Kế hoạch phỏng vấn
Người được hỏi: Dương Thanh Long Người phỏng vấn: Nguyễn Minh Phước
Địa chỉ: 221 Phường Đông Hưng
thuận,Quận 12
Thời gian hẹn: 02/03/2013
Bắt đầu phỏng vấn: 8h30

Kết thúc phỏng vấn: 9h15
Đối tượng phỏng vấn:
 Nhân viên bán hàng tại quầy.
 Thông tin thu thập được là các
vấn đề liên quan đến việc bán
Laptop.
Ngư
ờ
i đư
ợ
c h
ỏ
i
: Nhân viên bán hàng tại
quầy.
Chương trình thực hiện:
 Giới thiệu
 Tổng quan về dự án
 Đề cập chủ đề phỏng vấn
Quy trình bán Laptop.
 Đặt câu hỏi và trả lời.
 Tổng hợp các thông tin đã thu
thập được.
 Ý kiến của người hỏi.
 Kết thúc buổi phỏng vấn.
 Xin chân thành cảm ơn anh về
các thông tin anh đã cung cấp.

Ước lượng thời gian:
 1 phút

 2 phút
 1 phút

 25 phút
 5 phút

 2 phút

 1 phút


(Dự kiến tổng cộng 45 phút)

Phiếu phỏng vấn
Dự án: Quản Lý Kinh Doanh
Laptop
Tiểu dự án: Quy trình bán Laptop
Người được hỏi: Dương Thanh
Long
Người phỏng vấn: Nguyễn Minh Phước
Tiến trình phỏng vân:

 Câu 1: Anh cho em hỏi là
khi khách hàng chon mua
Laptop thì làm thế nào để
xuất kho?

Trả lời: Anh xin trả lời câu hỏi của em là để
xuất một mặt hàng ra khỏi kho thì việc đầu tiên
là khách hàng đó đã thanh toán hóa đơn và thu
tiền xong sẽ có một bản phiếu xuất kho để dễ
dàng trong việc quản lí.

Hệ Thống Quản Lý Kinh Doanh Laptop
Nhóm 7 11CĐ-TP1



Page
11





 Câu 2: Anh có thể cho em
biết một số cách thức
thanh toán tại quầy của
mình được không ạ.




 Câu 3: Thường thì anh lấy
những thông tin gi của
khách hàng để nhập vào
phiếu?

 Câu 4: Vậy anh cho em
hỏi tổng quan của biểu
mẩu phiếu bán hàng
thường có những thông tin
gì?



 Câu 5: Thường sau mỗi
một hóa đơn thanh toán thì
mình lưu trữ thông tin hóa
đơn như thế nào?


Trả lời: À, thường là tại quầy thanh toán của
Công Ty anh có một số phương thức thanh toán
như: tiền mặc, thẻ tín dụng, chuyển khoản, để
tiện cho viêc thanh toán của khách hàng thêm
dễ dàng.



Trả lời: Cũng giống như một số Công Ty khác
thì thường thì anh lấy thông tin khách hàng
như: Tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại.

Trả lời: Thông tin khách hàng, thông tin của
Công Ty và thông tin sản phẩm





Trả lời: Thường khi xuất hóa đơn
có 2 bản một bản chính và một
bản in, thì bên của hàng sẽ giữ
lại một bản kèm theo là lưu vào
cơ sở dữ liệu trên hê thống.




4. Kế hoạch và phiếu phỏng vấn chủ đề 4

Kế hoạch phỏng vấn
Người được hỏi : Trần Hạo Dân Người phỏng vấn :Hà Chí Tâm
Địa chỉ : 25 Âu Cơ Tân Phú Thời gian hẹn : 02/03/2013
Thời gian bắt đầu :15h15
Hệ Thống Quản Lý Kinh Doanh Laptop
Nhóm 7 11CĐ-TP1



Page
12

Thời gian kết thúc :16h
Đối tượng được hỏi : Nhân viên kỹ thuật Các yêu cầu đòi hỏi :
- Trình độ
- Khả năng giao tiếp
- Kinh nghiệm thực tiễn phỏng
vấn
Chương trình :
 Giới thiệu
 Tổng quan dự án
 Đề cập chủ đề phỏng vấn
Chi tiết phỏng vấn
 Đặt câu hỏi và trả lời
 Tổng hợp nội dung chính
 Ý kiến của người được hỏi
 Cám ơn và kết thúc
Ước lượng thời gian :
1 phút
2 phút
1 phút

33 phút
5 phút
2 phút
1 phút
(dự kiến tổng cộng : 45 phút)

Phiếu phỏng vấn
Dự án : Quản Lý Kinh Doanh

Laptop
Tiểu dự án : Quy trình dịch vụ
Khách hàng
Người phỏng vấn: Hà Chí Tâm Người được hỏi : Trần Hạo Dân
Câu hỏi
1. Anh vui lòng cho biết quy
trình sửa laptop ở Công Ty?





2. Trong trường hợp khách hàng
cần suy nghĩ hoặc cần tham
khảo ý kiến thì Công Ty xử lý
như thế nào?





Trả lời
1. Công Ty sẽ nhận máy kiểm
tra,báo giá và tiến hành sửa chữ
a laptop
lấy liền trước
sự chứng kiến của khách
hàng.

2. Trong trường hợp khách
hàng cần suy nghĩ hoặc cần tham kh
ả
kiến thì cửa
hàng sẽ tư vấn nhận máy,
tháo rời linh kiện gửi lại
khách hàng. Công Ty chỉ
nhận lại các thiết bị cần sửa chữa ch
ứ
không nhận lại
đầy đủ các thiết bị laptop
Hệ Thống Quản Lý Kinh Doanh Laptop
Nhóm 7 11CĐ-TP1



Page
13







3. Công Ty khi nhận sửa máy
thì tối đa bao nhiêu ngày cửa
hàng sẽ trả máy?

4. Đến thời gian nhận máy thì
khách sẽ lấy máy như thế nào?








5. Máy sau khi sửa được bảo
hành như thế nào?
(trừ trường hơp khách
hàng yêu cầu).


3. Công Ty luôn đặt mục tiêu
sửa chữa lấy liền tại chỗ,
trừ một số trường hợp đặc
biệt thì Công Ty sẽ nhận
máy và xử lý chậm nhất
trong vòng 4 ngày.
4. Khách sẽ mang biễu mẫu
(giấy hẹn) để lấy máy,
khách phải mang theo các
thiết bị gắn rờ
i(ram, hdd,dvd,pin…) c
khách
hàng đang giữ đến để hoàn

tất việc test máy và giao
máy.


5. Máy sau khi sửa sẽ được
dán tem bảo hành và bảo
hành theo quy định của Công Ty.

5. Kế hoạch và phiếu phỏng vấn chủ đề 5
Kế hoạch phỏng vấn
Người được hỏi :Đặng Duy
Thành
Người phỏng vấn :Huỳnh Huy Quang
Địa chỉ : 63 CMT8, Q10,
TP.HCM
Thời gian hẹn : 01/03/2013
Thời gian bắt đầu : 9h00 am
Thời gian kết thúc : 9h45 am
Đối tượng được hỏi : Trưởng
phòng kế toán.
Cần thu thập dữ liệu : cách
quản lý phiếu xuất/nhập kho, hóa đơn,
biễu mẫu.
Cần thỏa thuận : xem giấy tờ
Các yêu cầu đòi hỏi :
- Trình độ
- Khả năng giao tiếp
- Kinh nghiệm thực tiễn
phỏng vấn
Hệ Thống Quản Lý Kinh Doanh Laptop

Nhóm 7 11CĐ-TP1



Page
14



và hồ sơ liên quan.
Chương trình :
 Giới thiệu
 Tổng quan dự án
 Đề cập chủ đề phỏng vấn
Chi tiết phỏng vấn
 Đặt câu hỏi và trả lời
 Tổng hợp nội dung chính
 Ý kiến của người được hỏi
 Cám ơn và kết thúc
Ước lượng thời gian :
1 phút
2 phút
1 phút

30 phút
5 phút
2 phút
1 phút
(dự kiến tổng cộng : 45 phút)

Phiếu phỏng vấn
Dự án: Quản Lý Kinh Doanh
Laptop
Tiểu dự án: Quản lý phiếu, hóa đơn, biễu
mẫu
Người được hỏi: Đặng
Duy Thành
Người phỏng vấn: Huỳnh Huy Quang

Tiến trình phỏng vấn:

1. Với phiếu nhập và xuất
kho, công ty sẽ nắm được
những thông tin nào ?






2. Với hóa đơn thu và chi
của công ty. Khách hàng
sẽ phải điền những thông
tin gì ?




3. Công ty có những loại
biễu mẫu nào ?

1. Công ty sẽ biết được thông tin của hàng : mã
hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng, bảo hành,
đơn giá, thành tiền. Phiếu nhập sẽ ghi lại thông
tin của kho : mã kho, tên kho, khu vực. Phiếu
xuất sẽ ghi lại thông tin của người nhận : mã
khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số điện
thoại.

2. Với hóa đơn thu và chi của công ty. Thông tin
của khách hàng trên hóa đơn thu sẽ bao gồm :
tên khách hàng, cmnd, địa chỉ, số điện thoại.
Ngoài ra còn có thời gian lập hóa đơn, người
lập hóa đơn, và thông tin của sản phẩm : mã
hàng, tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền.

3. Công ty có rất nhiều biễu mẫu. Ví dụ như biễu
mẫu đơn đặt hàng, giấy bảo hành, giấy hẹn,

4. Trong biễu mẫu, công ty sẽ cung cấp thông tin
Hệ Thống Quản Lý Kinh Doanh Laptop
Nhóm 7 11CĐ-TP1



Page
15

4. Với những biễu mẫu ấy,
quý công ty sẽ cần đảm
bảo những thông tin gì cần
thiết để quản lý ?
công ty : tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, mã
số thuế. Và công ty sẽ lưu lại thông tin của
khách hàng hoặc nhà cung cấp : mã khách
hàng/ mã nhà cung cấp, tên khách hàng/ tên
nhà cung cấp, địa chỉ, số điện thoại,

6. Kế hoạch và phiếu phỏng vấn chủ đề 6

Kế hoạch phỏng vấn
Người được hỏi: Nguyễn Thành Tâm

Người phỏng vấn: Nguyễn Minh Phước
Địa chỉ: 221 Phường Đông Hưng
thuận,Quận 12
Thời gian hẹn: 05/03/2013
Bắt đầu phỏng vấn: 9h30
Kết thúc phỏng vấn: 10h00
Đối tượng phỏng vấn:
 Trưởng phòng nhân sự.
 Thông tin thu thập được là các
vấn đề liên quan đến việc quản
lý nhân sự.

 Người được hỏi : Trưởng phòng nhân sự.

Chương trình thực hiện:
 Giới thiệu
 Tổng quan về dự án
 Đề cập chủ đề phỏng vấn
Quy trình quản lý nhân sự.
 Đặt câu hỏi và trả lời.
 Tổng hợp các thông tin đã thu
thập được.
 Ý kiến của người hỏi.
 Kết thúc buổi phỏng vấn.
 Xin chân thành cảm ơn anh về
các thông tin anh đã cung cấp.

Ước lượng thời gian:
 1 phút
 2 phút
 1 phút

 15 phút
 5 phút

 2 phút

 1 phút


(Dự kiến tổng cộng 30 phút)

Phiếu phỏng vấn
Dự án: Quản Lý Kinh Doanh Tiểu dự án: Quy trình nhân sự
Hệ Thống Quản Lý Kinh Doanh Laptop
Nhóm 7 11CĐ-TP1



Page
16



Laptop
Người được hỏi: Dương Thanh
Long
Người phỏng vấn: Nguyễn Minh Phước

Tiến trình phỏng vân:

 Câu 1: Anh cho em hỏi là
để dễ cho việc quản lý
nhân sư thì mình cần lưu
những thông tin nào?




 Câu 2: Anh cho em hỏi
trình độ tin học của công
ty mình ra ra sao?

 Câu 3: Cách đặt mã nhân
viên của công ty mình nhu
thế nào hả anh?


 Câu 4: Công ty mình có
bao nhiêu bộ phận vậy
anh?





Trả lời: Thường thì những thông tin cần thiết đối với
một nhân viên thì việc đầu tiên là mã nhân viên,họ tên
nhân viên ấy, địa chỉ, ngày sinh, giới tinh, ngày vào
làm, trình độ, vi trí làm việc.




Trả lời: Đa số nhân viên đều sử dụng thành thạo máy
tính.



Trả lời: Thường thì mã nhân viên bắt đầu bằng ký tự
hoa đầu của từng bộ phận và kèm theo một mã

số.(VD: KT0123, ý nghĩa là nhan viên kỹ thuật).


Trả lời: Bên công ty anh có tất cả 5 bộ phận gồm có:
Bộ phận kinh doanh, bộ phận kỹ thuật, bộ phận quản
lý kho, bộ phận kế toán và bộ phận chuyển giao hàng.


7. Kế hoạch và phiếu phỏng vấn chủ đề 7
Kế hoạch phỏng vấn
Người được hỏi : Trần Thị Diễm My Người phỏng vấn :Hà Chí Tâm
Địa chỉ : 25 Âu Cơ Tân Phú Thời gian hẹn : 03/03/2013
Thời gian bắt đầu :16h5
Thời gian kết thúc :16h45
Hệ Thống Quản Lý Kinh Doanh Laptop
Nhóm 7 11CĐ-TP1



Page
17



Đối tượng được hỏi : Nhân viên kỹ thuật Các yêu cầu đòi hỏi :
- Trình độ
- Khả năng giao tiếp
- Kinh nghiệm thực tiễn phỏng vấn
Chương trình :
 Giới thiệu

 Tổng quan dự án
 Đề cập chủ đề phỏng vấn
Quy trình tìm kiếm
 Đặt câu hỏi và trả lời
 Tổng hợp nội dung chính
 Ý kiến của người được hỏi
 Cám ơn và kết thúc
Ước lượng thời gian :
1 phút
2 phút
1 phút

23 phút
5 phút
2 phút
1 phút
(dự kiến tổng cộng : 35 phút)

Phiếu phỏng vấn
Dự án : Quản Lý Kinh Doanh Laptop Tiểu dự án : Quy Trình Tìm Kiếm
Người được hỏi : Trần Thị Diễm My Người phỏng vấn: Hà Chí Tâm
Câu hỏi
1. Chị vui lòng cho biết quy
trình tra cứu sản phẩm, nhà
cung cấp, thông tin khách
hàng, lịch sử dịch vụ và sự
kiện của Công Ty?

2. Vậy nếu không nhớ mã thì
làm như thế nào để tìm đượ
c thông tin?




Trả lời
1. Khi muốn tìm một sản phẩm, thông
tin khách hàng, lịch sử dịch vụ và
sự kiện ta vào mục tìm kiếm. Mỗi
sản phẩm, khách hàng, lịch sử dịch
vụ và sự kiện của Công Ty đều có 1
mã riêng, chỉ cần nhập mã vào ô
tìm kiếm, nhấn nút tìm kiếm thì các
thông tin sẽ hiển thị lên đúng theo
mã nhập vào.

2. Nếu không nhớ được mã riêng thì
chúng ta có thể nhậ từ khoá vào ô
tìm kiếm, chương trình sẽ hiển thị
các sản phẩm, thông tin khách hàng,
lịch sử dịch vụ, sự kiện có liên quan
đến từ khoá.

3. Cần thêm các ô tìm kiếm theo sản
phẩm, theo thông tin
Hệ Thống Quản Lý Kinh Doanh Laptop
Nhóm 7 11CĐ-TP1



Page
18




3. Chị có điều gì không hài lòng về
công cụ tìm kiếm ở Công Ty?
khách hàng, nhà cung cấp, lịch sử
dịch vụ và sự kiện.


8. Kế hoạch và phiếu phỏng vấn chủ đề 8

Kế hoạch phỏng vấn
Ngư
ời được hỏi: Nguyễn Mai Phương
Th
ảo
Người phỏng vấn: Trần Khắc Hải
Địa chỉ: 221 Tô Ngọc Vân, Q.Thủ
Đức
Thời gian hẹn: 03/03/2013

Bắt đầu phỏng vấn: 13h15
Kết thúc phỏng vấn: 14h
Đối tượng phỏng vấn: Cửahàng kinh
doanh Laptop
Các yêu cầu đòi hỏi :
- Trình độ
- Khả năng giao tiếp
- Kinh nghiệm thực tiễn phỏng vấn
Chương trình thực hiện:
 Giới thiệu
 Tổng quan về dự án
 Đề cập chủ đề phỏng vấn
Quy trình thống kê
 Đặt câu hỏi và trả lời.
 Tổng hợp các thông tin đã thu
thập được.
 Ý kiến của người hỏi.
 Kết thúc buổi phỏng vấn.
 Xin chân thành cảm ơn anh về
các thông tin anh đã cung cấp.

Ước lượng thời gian:
 1 phút
 2 phút
 1 phút


 30 phút
 5 phút

 2 phút

 1 phút

 1 phút


(Dự kiến tổng cộng 45 phút)

Hệ Thống Quản Lý Kinh Doanh Laptop
Nhóm 7 11CĐ-TP1



Page
19



Phiếu phỏng vấn
Dự án : Quản Lý Kinh Doanh Laptop Tiểu dự án : Quy Trình Tìm Kiếm
Người được hỏi : Nguyễn Mai Phương
Thảo
Người phỏng vấn: Trần Khắc Hải
Câu hỏi
1. Công Ty của chị lấy những thông
tin ở đâu và sẽ thống kê như thế
nào ?

2. Việc thống kê có khó khăn không
chị ?




3. Vậy nếu thông tin không chính
xác và không được đưa tới đúng
thời gian thì điều gì sẽ xảy ra ?






4. Công Ty có nghĩ đến việc thiết kế
một phần mềm thống kê để việc
thống kê được nhẹ nhàng và
chính xác hơn không ?



Trả lời

1. Đầu tiên Công Ty lấy thông tin từ
nhà cung cấp, từ khách hàng, nhân
viên bán hàng và từ các sổ mua
bán. Nhân viên kiểm kê sẽ xem xét
lại và đưa số liệu cho chị, sau đó
chị chỉ cần thống kê lại là được. Chị
sẽ thống kê khách hàng, nhà cung
cấp, nhân viên, hàng, kho nếu công
ty yêu cầu.

2. Chỉ cần số liệu chính xác, đầy đủ và
được đưa đúng thời gian để mình
bắt tay vào làm là được. Không có
nhiều khó khăn em ạ.

3. Khả năng này có khi xảy ra, trong
trường hợp đó, mình cần linh động
tự đi kiểm tra, công việc này chỉ
thỉnh thoảng thôi, không nhiều,
nhưng khi cần thì phải tự làm nếu
không sẽ không đúng tiến độ công
việc


4. Có, nhưng việc thống kê của Công
Ty khá quan trọng nên cần một
phần mềm có chất lượng, uy tín.
Công Ty vẫn chưa tìm được phần
mềm nào phù hợp.

5. Chị sẽ thống kê riêng và gửi lại cho
trưởng phòng kinh doanh để tiện xử
lí, công việc của chị chỉ cần thống
kê thôi.
Hệ Thống Quản Lý Kinh Doanh Laptop
Nhóm 7 11CĐ-TP1



Page
20



5. Nếu hàng tồn kho còn nhiều, vậy
nhưng thất thoát về hàng tồn kho
của Công Ty chị sẽ làm gì ?


6. Công Ty sẽ thống kê lại tất cả
thông tin sau mỗi ngày phải
không ?

6. Vì số lượng hàng nhập vào và bán
ra cho khách hàng diễn ra liên tục.
Nên cứ sau mỗi ngày Công Ty phải
thống kê lại tất cả các thông tin.
Tương tự như vậy sau mỗi tháng,
mỗi quý, mỗi năm.

III. Biểu Mẫu


Hệ Thống Quản Lý Kinh Doanh Laptop
Nhóm 7 11CĐ-TP1



Page
21






Hệ Thống Quản Lý Kinh Doanh Laptop
Nhóm 7 11CĐ-TP1



Page
22






IV. MÔ TẢ HỆ THỐNG

1. Quản lý Thông Tin
Khi khách đến Công Ty thực hiện công đoạn mua/bán hoặc phát sinh dịch vụ.
Công Ty sẽ tiến hành ghi nhận thông tin của khách hàng. Mỗi khách hàng sẽ có mã
khách hàng để đảm bảo là duy nhất trên khách hàng. Khách hàng được chia làm 2
nhóm : nhóm khách hàng lẻ và nhóm khách hàng doanh nghiệp. Nếu khách hàng
đến mua một sản phẩm thì sẽ được cho vào nhóm khách hàng lẻ, công ty sẽ thống
kê thêm doanh thu. Nếu khách hàng đến mua nhiều sản phẩm sẽ được cho vào
nhóm khách hàng doanh nghiệp, công ty sẽ tính số lượng máy đã bán cho doanh
Hệ Thống Quản Lý Kinh Doanh Laptop
Nhóm 7 11CĐ-TP1



Page
23



nghiệp. Thông tin khách hàng bao gồm : mã khách hàng, tên khách hàng, cmnd,
địa chỉ, số điện thoại, ghi chú sẽ được bảo lưu trong thời gian bảo hành sản phẩm,
hết thời gian bảo hành, thông tin khách sẽ được làm mới.
Nhà cung cấp sẽ là người nhập hàng cho công ty. Khi tiến hành giao dịch với nhà
cung cấp, công ty sẽ làm thủ tục nhận phiếu đặt hàng, khi nhận hàng, công ty sẽ
xuất hóa đơn thanh toán cho nhà cung cấp. Công ty sẽ lưu giữ thông tin của nhà
cung cấp : mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ, số điện thoại, fax. Với mỗi
nhà cung cấp, sẽ có một mã nhà cung cấp là duy nhất.
Công ty nhập nhiều sản phẩm của nhiều hãng khác nhau với thông tin : mã hàng,
tên hàng, mã nhà cung cấp/mã khách hàng, tên nhà cung cấp/tên khách hàng, cấu
hình, tình trạng, bảo hành. Những mỗi sản phẩm đều có một mã hàng là duy nhất.

Sản phẩm của công ty có 2 tình trạng : brandnew và likenew. Tất cả đều được bảo
hành theo quy định của công ty : 12 tháng với brandnew và 3 tháng với likenew.
Tùy theo sản phẩm mà sẽ có các ưu đãi, sự kiện đi kèm.
Mỗi nhân viên sẽ có một mã riêng biệt. Ứng với mỗi nhân viên sẽ có thông tin để
quản lý bao gồm : mã nhân viên, tên nhân viên, giới tính, số điện thoại, ngày vào
làm, chức vụ.
Mỗi phòng ban sẽ có một mã riêng biệt cho từng phòng ban. Thông tin phòng ban
bao gồm : mã phòng ban, tên phòng ban.
Mặt hàng sẽ được cất giữ trong kho. Thủ kho sẽ quản lý thông tin kho : mã kho,
tên kho. Kho được chia làm 3 khu vực : brandnew, likenew và máy sữa chữa. Ứng
với mỗi khu vực sẽ có một mã kho riêng biệt. Khi công ty tiến hành giao dịch. Thủ
kho sẽ thông báo tình trạng của kho hiện hành, nếu kho đầy sức chứa sẽ ngừng
giao dịch mua laptop từ khách hàng, tương tự nếu kho không có sức chứa (không
có hàng) thì nhân viên sẽ thông báo lại với khách hàng.

Công ty cũng có quản lý phiếu nhập/xuất. Thông tin của phiếu bao gồm : số phiếu
nhập/xuất, ngày xuất phiếu.

2. Mô tả nghiệp vụ
Hệ Thống Quản Lý Kinh Doanh Laptop
Nhóm 7 11CĐ-TP1



Page
24



Công Ty có 2 cách nhập hàng. Mua hàng mới của các nhà cung cấp và thu mua

hàng cũ của khách hàng bán lại. Khi khách h0àng có nhu cầu bán máy cũ thì đầu
tiên nhân viên sẽ phải kiểm tra hiện trang, các bộ phận của máy. Nếu máy không
đáp ứng được tiêu chí (tiêu chuẩn) của Công Ty thì Công Ty quyết định không
mua máy. Ngược lại, nhân viên sẽ đàm phán, thỏa thuận với khách hàng về giá cả.
Sau đó lập hóa đơn thu mua máy và ghi những thông tin của khách hàng vào sổ
mua. Còn khi Công Ty cần nhập hàng mới, đầu tiên Công Ty sẽ lập đơn đặt hàng
gởi đến nhà cung cấp. Khi nhà cung cấp mang hàng đến, Công Ty sẽ kiểm tra lại
hàng và tiến hành lập hóa đơn thanh toán chi phí mua hàng đồng thời ghi đầy đủ
thông tin nhà cung cấp và thông tin mặt hàng vào sổ mua. Cuối cùng là lập phiếu
nhập hàng vào kho.
Khi khách hàng có nhu cầu mua máy, nhân viên bán hàng sẽ đưa ra bản danh sách
các mặt hàng có tại Công Ty cho khách chọn mua, sau đó nhân viên sẽ kiểm tra
hiện trang mặt hàng khách chọn mua còn trong kho hay không. Nếu mặt hàng
khách chọn đã hết thì báo với khách, ngược laị lập hóa đơn bán hàng đồng thời thu
tiền và ghi thông tin khách hàng vào sổ bán hàng.
Khi khách hàng yêu cầu dịch vụ sửa chữa, nhân viên kiểm tra hiện trạng máy, sau
đó thông báo tình trạng máy cho khách hàng, nếu khách hàng đồng ý sửa chữa thì
lập biểu mẫu (phiếu sửa chữa), sau đó ghi thông tin vào sổ dịch vụ.
Với phiếu nhập và xuất kho. Công ty sẽ biết được thông tin của hàng : mã hàng,
tên hàng, đơn vị tính, số lượng, bảo hành, đơn giá, thành tiền. Phiếu nhập sẽ ghi lại
thông tin của kho : mã kho, tên kho, khu vực. Phiếu xuất sẽ ghi lại thông tin của
người nhận : mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại.
Với hóa đơn thu và chi của công ty. Thông tin của khách hàng trên hóa đơn thu sẽ
bao gồm : tên khách hàng, cmnd, địa chỉ, số điện thoại. Ngoài ra còn có thời gian
lập hóa đơn, người lập hóa đơn, và thông tin của sản phẩm : mã hàng, tên hàng, số
lượng, đơn giá, thành tiền.
Công ty có rất nhiều biễu mẫu. Ví dụ như biễu mẫu đơn đặt hàng, giấy bảo hành,
giấy hẹn. Trong biễu mẫu, công ty sẽ cung cấp thông tin công ty : tên công ty, địa
chỉ, số điện thoại, mã số thuế. Và công ty sẽ lưu lại thông tin của khách hàng hoặc
nhà cung cấp : mã khách hàng/ mã nhà cung cấp, tên khách hàng/ tên nhà cung

cấp, địa chỉ, số điện thoại,
Hệ Thống Quản Lý Kinh Doanh Laptop
Nhóm 7 11CĐ-TP1



Page
25



Công Ty có nhiều nhân viên làm việc với nhiều chức vụ khác nhau, để dễ trong
việc phân công việc cũng như thanh lương thì mỗi nhân viên có một mã nhân viên
khác nhau để không bị trùng lập. Mỗi nhân viên có một trình độ và có kinh nghiệm
làm việc khác nhau ứng với điều này thì mỗi nhân viên được phân theo cấp bậc
khác nhau, cao nhất là giám đốc, tiếp đến là quản lý các phòng ban, từng phòng sẽ
được trưởng phỏng quản lý và cấp thấp nhất là nhân viên của từng phòng.
Công ty muốn tìm một sản phẩm, thông tin khách hàng, nhà cung cấp, lịch sử dịch
vụ và sự kiện. Mỗi sản phẩm, khách hàng, nhà cung cấp, lịch sử dịch vụ và sự kiện
của cửa hàng đều có 1 mã riêng, chỉ cần nhập mã vào ô tìm kiếm, nhấn nút tìm
kiếm thì các thông tin sẽ hiển thị lên đúng theo mã nhập vào. Nếu không nhớ mã
thì có thể nhập vào từ khoá, chương trình sẽ hiển thị các thông tin liên quan đến từ
khoá cho người sử dụng lựa chọn.
Sau mỗi tháng, quý, năm cửa hàng cần thống kê lại đối tượng (gồm nhân viên,
khách hàng và nhà cung cấp), tài sản (gồm sản phẩm và kho), tài chính (gồm
doanh thu và chi tiêu). Thống kê về đối tượng, cửa hàng sẽ ghi lại thông tin của
nhân viên bán hàng như mã nhân viên, tương tự cửa hàng cũng sẽ ghi lại mã khách
hàng và mã nhà cung cấp đã giao dịch với cửa hàng trong các khoảng thời gian để
tiện quản lý. Thống kê về tài sản, cửa hàng sẽ tiến hành thống kê kho để quản lý
được số hàng xuất và nhập kho. Thống kê về hàng sẽ cho biết được số lượng hàng

của từng nhà cung cấp. Thống kê về tài chính, cứ sau mỗi 1 tháng cửa hàng sẽ
thống kê lại doanh thu. Dựa vào số liệu thống kê, cửa hàng sẽ đánh giá được mức
lợi nhuận của cửa hàng. Và sau mỗi quý, mỗi năm cũng thống kê lại nhu vậy. Từ
đó để biết được tiềm năng kinh doanh của cửa hàng. Giúp cửa hàng phát triển hơn.


V. XÂY DỰNG BIỂU ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG

1. Nhóm chức năng

- Nhóm chức năng Quản Lý :