xây dựng chương trình quản lý thư viện cho trường cao đẳng Việt Hàn trên ngôn ngữ Access

MỤC LỤC
2.1. Khảo sát và tìm hiểu yêu cầu quản lý 9
2.1.1. Khảo sát hiện trạng của thư viện 9
2.1.2. Chuyên môn nghiệp vụ 9
2.2. Đánh giá hệ thống quản lý thư viện của trường 17
2.2.1. Ưu điểm 17
2.2.3. Sự cần thiết phải xây dựng một hệ thống quản lý thư viện mới 18
2.3. Phạm vi và mục tiêu xây dựng hệ thống mới 18
2.3.1. Phạm vi Giơí thiệu về các biểu đồ 18
2.3.2. Các mục tiêu 18
2.3.3. Lợi ích của việc xây dựng hệ thống mới 19
2.4. Giơí thiệu về các biểu đồ 19
3.1 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) 20
3.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 24
3.3. Sơ đồ các thực thể liên kết 27
4.1 Thiết kế các bảng 29
4.3. Thiết kế giao diện 33
4.3.1 Form chính 33
4.3.2 Form cập nhật độc giả 34
4.3.3 Form mượn trả 34
4.3.4 Form cập nhật NXB 35
4.3.5. Form cập nhật phân loại 35
4.3.6 Form cập nhật sách 36
4.3.7. Form cập nhật vị trí 36
4.3.8. Form tìm kiếm sách 37
4.4 Form thống kê 37
4.4.1 Form thống kê theo mã sách 37
4.4.2 From thống kê mã NXB 38
4.4.3 Form thống kê mã PL 38
KẾT LUẬN 39
TÀI LIỆU THAM KHẢO 40

1
LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ như vũ bão thì công nghệ thông
tin đã trở lên quan trọng với tất cả các ngành trong đó khoa học máy tính
cũng phát triển mạnh mẽ và xâm nhập vào mọi lĩnh vực khoa học,kinh tế,xã
hội,quản lý…Từ việc xây dựng các chương trình khoa học kỹ thuật lớn đến
các công việc quản lý đơn giản.Máy tính giúp chúng ta cập nhập,tìm kiếm và
lưu trữ thông tin một cách tốt nhất.
Hiện nay tin học đang ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong công tác
quản lý và từng bước khẳng định sức mạnh và vị trí của mình.Các bài toán
quản lý vô cùng đa dạng và phong phú tuỳ từng ngành nghề.Cùng với xu thế
đó việc tin học hoá công tác quản lý thư viện trong trường học trở lên hết
sức cần thiết và luôn là sự quan tâm của ban giám hiệu các nhà trường.
Với những kiến thức đã được học và vận dụng lý thuyết đó vào công
việc thực tiễn là xây dựng phần mềm “Quản lý thư viện”.Tuy rằng lĩnh vực
quản lý thư viện không còn quá mới mẻ nhưng đối với từng nơi,từng lúc nó
vẫn mang tính hiện thực và hết sức cần thiết.Qua một thời gian phân tích,tìm
hiểu,bám sát thực tế công việc kết hợp với lý thuyết được học, với nhu cầu
thực tế của chương trình em đã xây dựng chương trình “Quản lý thư viện
2
cho trường Cao Đng Việt H"n ” trên ngôn ngữ Access. Chương trình
nhằm ứng dụng một phần trợ giúp công việc quản lý thư viện ở nhà trường.
Với sự cố gắng của bản thân cùng sự giúp đỡ tận tình của cô
PHẠM THỊ LIÊN em đã hoàn thành bài thực tập chuyên ngành này.Do
điều kiện thời gian trong quá trình làm em còn có nhiều thiếu sót.Em rất
mong sự đóng góp ý kiến của các bạn đặc biệt là cô PHẠM THỊ LIÊN giúp
em hoàn thiện kiến thức cũng như kinh nghiệm cho bài sau.
Em xin chân th"nh cảm ơn!
CHƯƠNG 1
TÌM HIỂU VỀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS

1.1 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Access
1.1.1 Khái niệm về MS Access
MS Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu của hãng Microsoft chạy
trên môi trường Windows, trên đó có các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự
động sản sinh chương trình cho hầu hết các bài toán quản lý thường gặp trong
thực tế. Với MS Access , người sử dụng không phải viết từng câu lệnh cụ thể
mà vẫn có được một chương trình hoàn chỉnh.
MS Access được coi là một chương trình dễ sử dụng và phổ biến bởi
nó đi kèm với bộ Microsoft Office. Bên cạnh những chương trình khác như:
SQL Server, Foxpro đòi hỏi người tìm hiểu phải có những kiến thức nhất
định về tin học và sự tư duy logic để có thể lập trình được.
MS Access cung cấp công cụ Wizard để tự động tạo bảng truy vấn
báo cáo hỗ trợ người dung. Ta có thể sử dụng để phân tích bảnh tránh dư
thừa dữ liệu. MS Access hỗ trợ rất tốt cho những người mới bước vào ngành
tin học. Với Wizard và các phương tiện hoạt động tự động khác sẽ tiết kiệm
thời gian , công sức trong việc thiết kế, xây dựng chương trình…
3
1.1.2 Các công cụ MS Access cung cấp
MS Access cung cấp cho người dung 6 đối tượng cơ bản
* Bảng ( Table ):
Bảng là đối tượng được định nghĩa và dùng để lưu trữ dữ liệu. Mỗi
bảng chứa các thông tin về một chủ thể xác định. Mỗi bảng gồm các trường
(Record) hay còn gọi là các cột (Column), lưu giữ các dữ liệu khác nhau và
các bản ghi( Record) hay còn gọi là các hàng ( row) lưu giữ tất cả các
thông tin về một cá thể nhất định của chủ thể đó. Có thể nói một khóa
(Primary) cơ bản gồm một hoặc nhiều trường và một hoặc nhiều chỉ mục
(index) cho mỗi bảng để giúp tăng tốc độ truy nhập dữ liệu.
Trường dữ liệu:
Mỗi cột dữ liệu của bảng sẽ tương ứng với một truờng dữ liệu. Mỗi
trường dữ liệu sẽ có tên gọi và tập hợp các thuộc tính miêu tả trường dữ liệu

đó ví dụ như: Kiểu dữ liệu, trường khóa, độ lớn, định dạng…
Mỗi trường dữ liệu phải được định kiểu dữ liệu. Trong Access, trường
dữ liệu có thể nhận một trong các kiểu sau.
TT Kiểu DL Độ lớn Lưu trữ…
1 Number
Tùy thuộc kiểu cụ
thể
Số: Số thực, số nguyên
theo nhiều kiểu.
2 AutoNumber 4 Bytes
Số nguyên tự động được
đánh số.
3 Text
Tùy thuộc độ dài
xâu Xâu kí tự.
4 Yes/No 1 Bytes Kiếu Logic
5 Date/Time 8 Bytes Lưu trữngày giờ.
6 Currentcy Sing
Lưu trữ dữ liệu kềm kí
hiệu tiền tệ.
7 Memo Tùy thuộc giá trị Kiểu ghi nhớ
4
8 Hyperlink
Tùy thuộc độ dài
xâu
Lưu trữ các siêu liên kết (
Hyperlink).
9 OLE Tùy thuộc dl
Âm thanh, hình ảnh, đồ
họa…

+ Đặt khoá chính:
Mỗi bảng trong một CSDL đều có một khóa cơ bản trong Microsoft
Access tùy theo từng tính chất quan trọng của bảng này hay từng CSDL mà
ta chọn khóa chính cho phù hợp.
Mở bảng ở chế độ Design, chọn một hoặc nhiều trường muốn định
nghĩa là khóa, dùng chuột bắm vào nút “Primary key” trên thanh công cụ để
thực hiện chọn khóa.
+ Định nghĩa khoá quan hệ:
Sau khi định nghĩa xong hai hay nhiều bảng có quan hệ thì nên báo cho
Access biết cách thức quan hệ giữa các bảng. Nếu làm như vậy, Access sẽ
biết liên kết tất
cả các bảng mỗi khi sử dụng chúng sau này trong các truy vấn, biểu mẫu
* Truy vấn (Query )
Truy vấn là sự lựa chọn thông tin theo một điều kiện nào đó. Có thể nói
sức mạnh của Access chính là ở truy vấn và báo cáo. Trong Access có 2 loại
truy
vấn:
+ Truy vấn lựa chọn ( Select Query):
Là truy vấn mà kết quả đầu ra là tập hợp các thông tin được lựa chọn
từ các bảng, các truy vấn theo một điều kiện nào đó.
+ Truy vấn hành động:
5
Là truy vấn nhằm thực hiện một thao tác sử lý dữ liệu nào đó. Ví dụ
xoá dữ liệu ( Query Delete), cập nhập dữ liệu (Query Update), chèn dữ liệu
(Query Append), tạo bảng (Query Make Table).
Việc sử dụng hữu hiệu các truy vấn trong chương trình sẽ làm tăng khả
năng tìm kiếm lời giải cho các bài toàn phức tạp. Việc sử dụng các hàm tự
định nghĩa trong các cột của các truy vấn làm tăng khả năng kết xuất thông
tin ,tăng tính đa dạng,
mềm dẻo của thông tin đầu ra.

* Biểu mẫu (form)
Mẫu biểu là đối tượng được thiết kế chủ yếu dùng để nhập và hiển thị
dữ liệu, hoặc để điều khiển việc thực hiện một ứng dụng cụ thể nào đó. Các
mẫu biểu được dùng để trình bày một chương trình hoàn toàn theo ý muốn
của người thiết kế, các dữ liệu được truy xuất từ các bảng hoặc truy vấn.
Mẫu biểu cho phép in, cho phép thiết kế các mẫu biểu để chạy Macro
hoặc một Modul đáp ứng một sự kiện nào đó.
Mẫu biểu là phương tiện giao diện cơ bản giữa người sử dụng và một
ứng dụng Microsoft Access và có thể thiết kế các mẫu biểu cho nhiều mục
đích khác nhau.
+ Hiển thị và điều chỉnh dữ liệu.
+ Điều khiển tiến trình của ứng dụng.
+ Nhập các dữ liệu vào chương trình.
+ Hiển thị các thông báo.
* Báo cáo (report ):
Báo cáo là một đối tượng được thiết kế để định nghĩa quy cách, tính toán,
in, tổng hợp các dữ liệu được chọn.
Các tính năng tiên tiến của báo cáo trong Access:
6
+ Có các công cụ Auto Report dùng để tự động xây dựng một báo cáo
cho một bảng hoặc một truy vấn
+có thể thiết lập hoặc đặt nhiều thuộc tính bố sung các Macro hoặc
Access Basic.
+ các báo cáo có thể chứa các chương trình Access Basic cục bộ
( được gọi là chương trình nền của báo cáo – Code Bihind Report) để đáp
ứng sự kiện trên báo cáo.
+ các công cụ để tạo các thuộc tính để giúp tạo các biểu phức tạp và các
câu lệnh SQL.
+ có thể cất kết quả báo cáo vào tệp văn bản RTF.
+ có thuộc tính “Page” (trang) mới để tính số trang tại thời điểm in

* Macro:
- Macro tập các hành động dùng để thực hiện một nhiệm vụ một cách tự
động.bất kỳ các thao tác nào lặp đi lặp lại nhiều lần đều là đối tượng để tạo
macro. Với macro ta có thể thiết lập được một hệ thống menu, kích hoạt các
nút lệnh, mở đóng các bảng, mẫu biểu, truy vấn…Tự động tìm kiếm và chắt
lọc thông tin, kiểm soát các phím nóng. Câu lệnh Docmd dùng để thực hiện
một hành động.
- Có thể gắn một Macro hay một thủ tục với một dự kiện của Access. Đặc
biệt là sự kiện On Click của nút lệnh.
- Dùng nút lệnh để tổ chức giao diện chương trình với một menu đơn giản.
- Dùng Autoexec để tự động hoá các thao tác của chương trình và cài đặt
mật khẩu. Gắn macro với một phím hay tổ hợp phím để có thể thực hiện
macro từ bất kỳ vị trí nào trong cơ sở dữ liệu.
* Module:
7
Khi sử dụng macro ta có thể xây dựng được một tiến trình các công việc
tự động. Tuy nhiên với những bài toán có độ phức tạp cao, Access không
đáp ứng nổi thì ta có thể lập trình bằng ngôn ngữ Access basic đây là ngôn
ngữ lập trình quản lý mạnh trên môi trường windows. Access basic có đầy
đủ dữ liệu, các cấu trúc điều khiển, rẽ nhánh, các vòng lặp…làm công cụ
cho chúng ta tổng hợp. Chắt lọc kết xuất thông tin.ngoài ra, ta có thể sử
dụng thư viện các hàm chuẩn của Access basic cũng như của window để đưa
vào chương trình.Người sử dụng có thể tự viết thêm các hàm, thủ tục và
Access basic coi như là các hàm chuẩn
8
CHƯƠNG 2
KHẢO SÁT HỆ THỐNG QLTV TRƯỜNG
CAO ĐẲNG VIỆT HÀN
HƯNG YÊN
2.1. Khảo sát v" tìm hiểu yêu cầu quản lý

2.1.1. Khảo sát hiện trạng của thư viện
Trường Cao Đẳng Việt Hàn là một cơ sở đào tạo Cao Đẳng có quy mô
lớn. Số lượng cán bộ, giảng viên và sinh viên nhiều, do đó nhu cầu về
nghiên cứu, tìm hiểu học tập là rất cao. Để đáp ứng được những nhu cầu trên
thư viện của trường đã thành lập. Từ ngày mới thành lập cho đến nay thư
viện còn thiếu nhiều về cơ sở vật chất cũng như con người, song nhu cầu về
nghiên cứu và tỉm hiểu tài liệu học tập ngày càng cao, do đó mà việc quản lý
thư viện gặp càng nhiều khó khăn hơn.
Hiện tại công tác quản lý sách thư viện của trường chủ yếu dựa trên
giấy tờ ghi chép, mọi công việc đều tiến hành thủ công, từ việc cập nhật đến
tìm kiếm, sắp xếp tài liệu do đó mất rất nhiều thời gian và nhân lực.Thêm
vào đó công tác quản lý trên giấy tờ nên việc lưu trữ tốn nhiều không gian,
sổ sách dễ bị thất lạc và công tác bảo quản cũng gặp nhiều khó khăn và sai
sót, khi cần cập nhật thông tin mới thường gây ra tình trạng tẩy xóa.Hiện nay
thư viện trường được cấp thêm máy tính để trợ giúp cho công tác quản lý
song cũng chỉ để giảm bớt việc ghi chép,giúp in ấn bảng biểu, số liệu.
Tóm lại,việc quản lý sách của thư viện đều làm thủ công trên giấy tờ,
máy tính chưa hỗ trợ nhiều và chưa có phần mềm quản lý.
2.1.2. Chuyên môn nghiệp vụ
a) Hoạt động quản lý thư viện trường Cao Đẳng Việt Hàn sinh viên có nhu
cầu làm thẻ phải làm đơn xin cấp thẻ.Khi đến làm thẻ phải có thẻ sinh viên
9
đối với sinh viên,còn đối với cán bộ,giảng viên thì phải có giấy xác nhận của
chủ nhiệm khoa hoặc thẻ cán bộ.Cán bộ thư viện sẽ làm thủ tục cấp thẻ và
ghi vào sổ theo dõi độc giả của thư viện.
Khi đến mượn sách độc giả phải xuất trình thẻ cho thủ thư kiểm tra.
Nếu đủ điều kiện mượn sách thì độc giả sẽ tự tìm kiếm sách thông qua hệ
thống danh mục sách có tại phòng mượn của thư viện theo chủ đề,nội dung
hoặc tác giả.Tiếp theo, độc giả dăng ký mượn sách qua phiếu yêu cầu với
thư viện.Điều kiện để mượn sách là thẻ còn giá trị sử dụng, không làm mất

sách và không nợ sách quá hạn.Tổng số sách mượn của mỗi độc giả trong
cùng thời điểm không quá 01 quyển , đối với báo hay tạp chí không quá 03
quyển.
Thẻ thư viện có mẫu như sau :
Mặt trước của thẻ :
THƯ VIỆN
TRƯỜNG CAO ĐẲNG VIỆT HÀN
Số thẻ:…….
THẺ THƯ VIỆN
Họ và tên :…………………………………………………
Địa chỉ :……………………………………………………
Ngày cấp :…………………………………………………
Thời hạn :……………………………………………………
PHỤ TRÁCH THƯ VIỆN
(Chữ ký)

10
Mặt sau của thẻ :
QUY ĐỊNH SỬ DỤNG THẺ THƯ VIỆN
- Bạn đọc đến thư viện cần mang theo thẻ. Khi mượn tài liệu phải xuất
trình thẻ
- Bạn đọc được mượn các loại sách có trong danh mục của thư viện
-Thẻ của ai người đó dùng, không được cho người khác mượn thẻ
- Khi mất thẻ phải báo ngay cho cán bộ thư viện để làm thủ tục cấp lại
thẻ
Mượn sách thực hiện theo mẫu sau:
THƯ VIỆN
TRƯỜNG CAO ĐẲNG VIỆT HÀN
PHIẾU YÊU CẦU
Số thẻ:…………

Họ và tên:…………………………………………………….
Địa chỉ :………………………………………………………
Tên Sách:……………………………………………………
Mã Sách :……………………………………………………
Ngày Mượn:…………………………………………………
Ngày Trả :…………………………………………………
Ngày……Tháng…….Năm…….
Độc Giả
(Ký và ghi rõ họ tên)
11
Nếu độc giả đủ điều kiện mượn sách thì cán bộ thư viện tiến hành thủ
tục cho mượn sách và yêu cầu độc giả ký tên vào sổ theo dõi hàng ngày của
thư viện, cán bộ quản lý thư viện phải thường xuyên lập báo cáo sách mượn.
Báo cáo sách mượn có mẫu như sau:
THƯ VIỆN
TRƯỜNG CAO ĐẲNG VIỆT HÀN
BÁO CÁO SÁCH MƯỢN
Quý… năm 20……
Tên Sách :………………………………………………….
Mã Sách :………………………………………………….
Ngày Mượn:…………………………………………………
Ngày Trả :…………………………………………………
Ngày……Tháng…….Năm…….
Thủ Thư
(Ký và ghi rõ họ tên)
Nếu độc giả nào đến ngày trả sách mà không trả thì cán bộ thư viện
gửi giấy báo trả sách.
Mẫu giấy báo trả sách:
12
THƯ VIỆN

TRƯỜNG CAO ĐẲNG VIỆT HÀN
GIẤY BÁO TRẢ SÁCH
(Lần Thứ…….)
Mời anh (chị):……………………………………………
Địa Chỉ :……………………………………………
Mã Số Thẻ :……………………………………………
Đến thư viện của trường để trả số sách mượn quá hạn:
STT Mã Số Sách Tên Sách Ngày Mượn Ngày Trả
Ngày……
Tháng…….Năm…….
Thủ Thư
(Ký và ghi rõ họ tên)
Nếu độc giả nào mất (hỏng) sách,nếu tự giác mua đền sách thì thủ thư
làm thủ tục đã trả sách và đóng giấu thư viện, dán tem thư viện vào sách
mới. Còn không cán bộ thư viện gửi giấy yêu cầu đền tiền. Tất cả các trường
hợp thu tiền của độc giả đền phải có hóa đơn thu tiền, có sổ theo dõi và
quyết toán.
Phiếu yêu cầu đền tiền có mẫu như sau
13
THƯ VIỆN
TRƯỜNG CAO ĐẲNG VIỆT HÀN

PHIẾU YÊU CẦU ĐỀN TIỀN
Mời anh (chị):……………………………………………
Địa Chỉ :……………………………………………
Mã Số Thẻ :……………………………………………
Căn cứ vào số sách anh (chị) mượn ngày……………….
Và số sách anh (chị) đã trả thư viện. Yêu cầu anh (chị) thanh toán
tiền
Mặt cho số sách bị hỏng (mất) như sau:

STT Mã Sách Tên Sách Ng"y Mượn Ng"y Trả
Ngày… Tháng…
Năm….
Thủ thư
( Ký và ghi rõ họ tên)
Hàng tháng, hàng quý cán bộ thư viện phải lập báo cáo thống kê lượng
sách mượn, lượng sách hiện có, lượng sách nhập và độc giả để nắm bắt kịp
thời và báo cáo kết quả hoạt động của thư viện.
Báo cáo sách mượn theo:
* Phân Loại:
14
THƯ VIỆN
TRƯỜNG CAO ĐẲNG VIỆT HÀN
BÁO CÁO SÁCH MƯỢN
(Theo phân loại)
Quý… Năm……….
STT Mã sách Tên phân loại Số lượt mượn
Ngày….Tháng…Năm
Thủ thư
(Ký và ghi rõ họ tên)
Nhà Xuất Bản:
THƯ VIỆN
TRƯỜNG CAO ĐẲNG VIỆT HÀN
15
BÁO CÁO SÁCH MƯỢN
(Theo nhà xuất bản)
Tính đến ngày………………………………………
STT Mã sách Tên nhà xuất bản Số lượt mượn
Ngày…Tháng…
Năm…

Thủ thư
(Ký và ghi rõ họ tên)
*Khi có yêu cầu báo cáo sách có theo phân loại thì cán bộ thư viện lập báo
cáo như sau:
THƯ VIỆN
TRƯỜNG CAO ĐẲNG VIỆT HÀN
BÁO CÁO SÁCH CÓ
(Theo phân loại)
Tính đến ngày………………………………………
STT Tên sách Mã phân loại Số lượng
Ngày… Tháng……
Năm……
Thủ thư
(Ký và ghi rõ họ tên)

*Khi có yêu cầu báo cáo sách theo nhà xuất bản thì CBQL lập báo cáo như
sau:
16
THƯ VIỆN
TRƯỜNG CAO ĐẲNG VIỆT HÀN
BÁO CÁO SÁCH CÓ
(Theo nhà xuất bản)
Tính đến ngày………………………………………
STT Mã phân loại Tên NXB Số lượng
Ngày ….Tháng…Năm…
Thủ Thư
(Ký và ghi rõ họ tên)
b) Mục tiêu quản lý thư viện trường Cao Đng Việt H"n
Quản Lý Sách
Quản Lý Độc Giả

Quản Lý Mượn / Trả Sách
Thống Kê Báo Cáo
2.2. Đánh giá hệ thống quản lý thư viện của trường
2.2.1. Ưu điểm
Đáp ứng được như cầu mượn trả sách trong thư viện.
2.2.2.Nhược điểm
Hệ thống thư viện này sử dụng thuật thủ công là chủ yếu vì vậy thời
gian xử lý dữ liệu dài mà độ chính xác lại không được đảm bảo.
17
2.2.3. Sự cần thiết phải xây dựng một hệ thống quản lý thư viện mới
Mục đích cơ bản của việc xây dựng hệ thống quản lý thư viện là phục
vụ cho hoạt động mượn trả sách của TRƯỜNG có hiệu quả, cung cấp các
thông tin chính xác và kịp thời để thủ thư thực hiện nhanh chóng và đáp ứng
được đầy đủ các yêu caaufcuar cán bộ, giảng viên , sinh viên trong
TRƯỜNG. Để hoàn thành tốt các mục đích trên thì hệ thống chương
trinhfphair thực hiện được cơ bản các nhiệm vụ cụ thể sau:
Theo dõi, phản ánh chính xác, đầy đủ và kịp thời tình hình hiện tại về
sách, về độc giả khi có yêu cầu.
Phản ánh quá trình mượn / trả sách của độc giả.
Thống kê báo cáo tình hình về sách, về độc giả, về quá trình mượn /trả
sách.
Để khắc phục những nhược điểm của phương pháp quản lý thủ công,
đáp ứng tốt yêu cầu cần thiết về tính chính xác và đầy đủ, nhanh chóng và
khoa học trước yêu cầu thực tế ngày càng đa dạng phong phú của công tác
quản lý là việc làm cần thiết. Việc đưa máy tính vào sẽ giúp nâng cao chất
lượng quản lý, giảm sức lao động và nhân lực lao động.
2.3. Phạm vi và mục tiêu xây dựng hệ thống mới
2.3.1. Phạm vi Giơí thiệu về các biểu đồ
Xây dựng thư viện với quy mô ở mức khoa.
2.3.2. Các mục tiêu

Mục tiêu của dự án là khảo sát, phân tích , thiết kế chương trình quản lý
sách thư viện mới để hiểu biết và phục vụ cho việc mượn trả sách , quản lý
đầu sách, quản lý độc giả và thống kê báo cáo tại thư viện sao cho có hiệu
quả nhất.
18
2.3.3. Lợi ích của việc xây dựng hệ thống mới
• Khắc phục được những nhược điểm của hệ thống cũ như tốc đọ xử lý
dữ liệu trong hệ thống nhanh hơn,bớt chi phí về mặt thời gian mà đọ
chính xác cao,tuy nhiên chi phí để thực hiện hệ thống mới đòi hỏi cao
về kỹ thuật,trình đọ của các nhân viên.
2.4. Giơí thiệu về các biểu đồ
- Tổng hợp thống kê:
• In thống kê số lượng sách
• In thống kê tình hình mượn trả
• In thống kê số lượng độc giả
• Tìm kiếm theo mã sách
• Tìm kiếm theo tên sách
• Tìm kiếm theo mã NXB
• Tìm kiếm theo tác giả
• Tìm kiếm theo năm xuất bản
CHƯƠNG 3
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
19
3.1 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng (BPC)


3.2 Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu
3.2.1 Tổng quan về biểu đồ luồng dữ liệu
20
Cập Nhập DM

QUẢN LÝ THƯ VIỆN
Thống kê báo cáo
Tìm kiếm Sách
CNDM
sách
CNDM
Độc giả
TK theo
mã sách
TK mượn
quá hạn
TK Sách
TK sách
mượn trả
CNDM
NXB
TK theo tên
tác giả
TK theo
tên sách
TK theo
NXB
CNDM
phân loại
TK mã độc
giả
QL mượn trả
QL
mượn
QL trả

XL
quá
hạn
Một hệ thống bất kỳ đều là một hệ thể thống nhất, do vậy các chức năng
sẽ có các mối liên hệ với nhau .Biểu đồ luồng dữ liệu sẽ cho phép ta diễn tả
quá trình xử lý thông tin giữa các chức năng, mối liên hệ giữa các chức năng
và trình tự thực hiện chúng trong hệ thống.

Để biểu diễn chức năng ta có một số quy tắc:

* Mô tả chức năng

+ Tên chức năng: Sử dụng động từ kết hợp với bổ ngữ nếu
cần. Tên chức năng phải gợi tả nội dung công việc cụ thể, hiện trạng chức
năng và ngắn gọn.

+ Ký hiệu : sử dụng hình tròn hoặc oval


* Mô tả đường đi của dữ liệu
+ Tên của đường dùng danh từ, nột tả vắn tắt nội dung của dữ liệu.
+ Ký hiệu: sử dụng mũi tên gắn tên đường đi.



* Mô tả kho dữ liệu
+ Tên kho phải dùng danh từ, tên kho sao cho nột tả dữ liệu bên trong
lưu trữ.
21
Tên chức

năng
+ Ký hiệu: sử dụng 2 đường thẳng song song

* Mô tả tác nhân ngoài
+ Tên tác nhân ngoài là một thực thể nằm ngoài hệ thống nhưng có trao
đổi thông tin với hệ thống. Tên tác nhân ngoài thường sử dụng danh từ.
+ Ký hiệu sử dụng hình chữ nhật
* Mô tả tác nhân trong
+ Tên tác nhân trong sử dụng động từ. Tác nhân trong có thể là một
chức năng, là một hệ thống con có liên quan đến hệ thống hiện tại nhưng nó
được biểu hiện ở trang khác
+ Ký hiệu


3.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
22
Đơn xin làm thẻ Yêu cầu





23
Phiếu mượn,trả
sách
Sách mượn
Thẻ thư viện TT phản hồi
Quản Lý
Thư
Viện

Độc giả Cán Bộ Thư
Viện
3.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
TT mượn trả sách
Lưu TT mươn trả
TT mượn sách

3.2.4 Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh
24
Cập nhật
DM
Tìm kiếm
Thống kê
Báo cáo
Cán Bộ Thư
Viện
TT yêu
cầu
TT trả lời
TT trả lời
TT yêu cầu
TT yêu
cầu
TT báo
cáo
Độc giả Sách
Độc giả
Mượn trả
Phân loại
Sách

TT
yêu
cầu
TT
Độc
giả
Mượn trả
NXB
Độc giả
TT yêu
cầu
TT trả
lời
QL
trả
mượn
Cán bộ thư
viện
* Chức năng Cập nhập dữ liệu
* Chức năng tìm kiếm
25
CNDM
Phân loại
Cán Bộ Thư Viện
CNDM
Độc giả
CNDM
Sách
CNDM
Nh" XB

TT
Trả
lời
TT Trả
lời
TT yêu cầu TT Yêu cầu
TT
yêu
cầu
TT trả
lời
TT
yêu
cầu
TT
trả
lời
Phân loại
Độc giả
NXB
Sách
Phân loại
Độc giả