Xây dựng chương trình quản lý nhân sự của chi cục Dự trữ Sóc Sơn dựa trên ngôn ngữ VISUAL BASIC

Lời cảm ơn
Chúng tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc tới thày giáo hớng
dẫn Hồ Văn Hơng đã giúp đỡ và chỉ dẫn tận tình cho chúng tôi trong việc
hình thành bản đồ án, hớng dẫn triển khai đề tài, cách sử dụng tài liệu hệ
thống hóa kiến thức và tổng kết các kết quả nghiên cứu một cách có hệ thống
và khoa học.
Tôi cũng xin chân thành cảm ơn Đảng uỷ, lãnh đạo, các phòng ban,
CBCC Chi cục Dự trữ Sóc Sơn giúp đỡ tôi trong quá trình tìm hiểu tại Chi cục.
Chúng tôi cũng xin cảm ơn các thầy cô trong khoa Công Nghệ Thông
Tin_Viện Đào Tạo Công Nghệ Và Quản Lí Quốc Tế đã nhiệt tình giúp đỡ và
dạy dỗ trong thời gian học tập tại trờng. Tôi cảm ơn chân thành sự nhiệt tình
giúp đỡ và các ý kiến đóng góp quí báu của các bạn trong lớp Thơng Mại Điện
Tử 1.
Cuối cùng tôi xin chân thành cảm ơn tất cả các bạn đã giúp đỡ chúng tôi
hoàn thành tốt đồ án này.


1
Trang
đặt vấn đề
- Ngày nay tin học là ngành khoa học đang đợc phát triển và ứng dụng
rộng rãi tích cực vào mọi hoạt động của xã hội, trong đó ứng dụng vào lĩnh
vực quản lý là cần thiết.
- Quản lý nhân sự là một lĩnh vực đòi hỏi xử lý nhanh những thông tin
cần thiết, giải quyết một công việc đồ sộ trong một thời gian ngắn nhất, ứng
dụng tin học vào quản lý là công việc phù hợp với yêu cầu thực tế.
- Xã hội ngày càng phát triển thì các bài toán phát sinh ngày càng phức
tạp hơn. Nhất là trong các bài toán quản lý, thống kê, kế toán... các ngôn ngữ
đã có nh Excel, Foxpro... có phần cha đáp ứng đợc hết các yêu cầu của nó.
VISUAL BASIC là hệ quản trị CSDL chạy trên môi trờng WINDOWS. Trong
đó có đủ các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động xây dựng các chơng trình

cho hầu hết các bài toán thờng gặp trong quản lý, thống kê, kế toán.
Để giải quyết các bài toán trên cần phải dựa vào một ngôn ngữ lập trình
đủ mạnh. Trong điều kiện nớc ta hiện nay thì VISUAL BASIC chính là một
ngôn ngữ đủ hiệu quả và thông dụng nhất cho việc xây dựng một chơng trình
nói trên.
Trên cơ sở đã phân tích kết hợp với nhu cầu, từ thực tế hiện nay, đồ án
tốt nghiệp này sẽ giải quyết vấn đề: Xây dựng chơng trình quản lý nhân sự
của chi cục Dự trữ Sóc Sơn dựa trên ngôn ngữ VISUAL BASIC.
2
Trang
Chơng I
khảo sát hệ thống hiện tại
I. Hệ thống tổ chức cán bộ và hoạt động của cơ quan
Chi cục Dự trữ Sóc Sơn là một cơ quan trung ơng đóng tại địa phơng, có
nhiệm vụ dự trữ các mặt hàng chiến lợc đợc xuất bán khi có yêu cầu của Chính
phủ.
Sơ đồ hệ thống tổ chức & quản lý nhân sự
của chi cục Dự trữ Sóc Sơn

- Các phòng ban trên có mối quan hệ và liên hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc
chuyên môn hóa, đợc giao trách nhiệm, quyền hạn nhất định, đợc bố trí theo
từng cấp và tham mu cho lãnh đạo những lĩnh vực mà mình quản lý.
3
Trang
Giám đốc
P. giám đốc
P. giám đốc
Phòng tổ chức
cán bộ
Phòng kế hoạch

Phòng biên tập
Phòng kế toán
tài chính
Phòng kỹ thuật vi
tinh
Phòng thanh tra
bảo vệ
Nhiệm vụ quyền hạn của lãnh đạo các phòng ban của Chi cục Dự trữ
Sóc Sơn:
* Ban giám đốc
- Trong Ban giám đốc của Chi cục Dự trữ Sóc Sơn có 3 ngời: Giám đốc
và 2 Phó giám đốc.
* Giám đốc
Là ngời lãnh đạo cao nhất, có quyền quyết định mọi hoạt động của Chi
cục và chịu hoàn toàn trách nhiệm với nhà nớc.
* Phó giám đốc
Là ngời chịu trách nhiệm thi hành các công việc đợc giao, thay giám
đốc quyết định các công việc của cơ quan khi giám đốc đi vắng. Tại Chi cục
Dự trữ có 2 phó Giám đốc đợc phân công nh sau:
- Phó giám đốc kinh tế
Phụ trách về mặt kinh tế cho toàn Chi cục, thay giám đốc ký kết các
hợp đồng kinh tế, các văn bản pháp qui về mặt kinh tế cho toàn Chi cục.
- Phó giám đốc kỹ thuật
Phụ trách về mặt kỹ thuật thay giám đốc giải quyết các công việc mà
mình đợc phân công phụ trách.
- Phòng kế hoạch
Tham mu cho giám đốc trong việc tổng hợp lập kế hoạch hàng tháng,
hàng quí và hàng năm, kết hợp cùng các bộ phận khác nắm bắt tình hình, nhu
cầu khách hàng để xây dựng lập kế hoạch, đồng thời tổ chức việc thực hiện
kiểm tra, hớng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện các kế hoạch đề ra. Ngoài

ra phòng kế hoạch còn soạn thảo những văn bản, thảo các hợp đồng kinh tế
trong lĩnh vực mà mình phụ trách.
4
Trang
- Phòng kế toán tài chính
Có chức năng giúp giám đốc quản lý về mặt tài chính, thực hiện công
tác kế toán thống kê theo đúng qui định của hệ thống kế toán tài chính, đúng
qui định của pháp luật và phù hợp với kế hoạch do Cục Dự trữ Quốc gia giao
cho. Phòng có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế xảy ra hàng
ngày, tiến hành kiểm tra tình hình thu chi ngân sách, quản lý các loại vật t tiền
vốn, từ đó cung cấp những thông tin cần thiết cho công việc điều hành của
giám đốc, tiến hành kiểm tra phân tích các hoạt động kinh tế tài chính phục vụ
cho công tác lập và theo dõi thực hiện kế hoạch. Phòng có quyền hạn trong
việc hớng dẫn, kiểm tra, giám sát mọi hoạt động về mặt tài chính của toàn Chi
cục.
- Phòng hành chính
Giúp giám đốc quản lý bảo vệ cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động của
toàn chi cục, phòng có nhiệm vụ tiếp nhận và chuyển công văn, giải quyết các
chế độ cho CBCC, tổ chức công tác thờng trực bảo vệ an toàn cho Chi cục.
- Phòng máy tính:
Phòng có nhiệm vụ lập kế hoạch và thiết kế các vấn đề trong cơ quan
bằng cách áp dụng CNTT trong tất cả các lĩnh vực: in ấn, bản vẽ, bản phác
thảo, công văn, gửi Fax .
- Phòng biên tập:
Có chức năng giúp giám đốc trong lĩnh vực biên tập lai các vấn đề liên
quan đến nghiệp vụ in ấn, đó là việc chỉnh sửa nội dung có sự nhất trí của tác
giả, bỏ sung và sửa đổi theo yêu cầu của Chi cục đã đề ra
- Bộ phận nhân sự, lao động tiền lơng
Có nhiệm vụ quản lý lao động, ký kết các hợp lao động, thực hiện đúng
đắn các chế độ, chính sách của Nhà nớc theo dõi về tiền lơng, tiền thởng, phân

phối thu nhập, chăm lo cải thiện, tạo công ăn việc làm cho ngời lao động, tham
5
Trang
mu cho giám đốc về tổ chức nhân sự cho toàn Chi cục, có quyền đề xuất các
phơng án đảm bảo an toàn lao động và các chế độ bảo hiểm xã hội, lập kế
hoạch mua sắm các trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm phục vụ cho
công tác chuyên môn nghiệp vụ cho toàn Chi cục.
- Cách tính lơng của Chi cục Dự trữ Sóc Sơn
Lơng đợc tính dựa theo lơng cơ bản của mỗi CBCC là: 210.000đ x hệ số
lơng, tuỳ theo hệ số lơng của từng ngời khác nhau có mức lơng khác nhau,
công thức tính mức lơng của mỗi một CBCC là :
Mức lơng = 210.000đ x hệ số
Ngoài mức lơng cơ bản, mỗi CBCC còn đợc hởng nhiều mức phụ cấp
và các hệ số khác nh: Phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên, phụ cấp trách
nhiệm... nhng cũng có khoản bắt buộc phải nộp nh: 5% BHXH, 1% BHYT...
Trên đây là toàn bộ khung cảnh của mô hình, cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý nhân sự, cách tính lơng của Chi cục Dự trữ Sóc Sơn
II. Cách thức tổ chức và lu trữ thông tin hiện tại
Qua nghiên cứu hệ thống lu trữ hồ sơ cán bộ của cơ quan, thấy rằng vào
thời điểm này, Chi cục Dự trữ đã bắt đầu triển khai đề án áp dụng công nghệ
thông tin vào công tác quản lý nhân sự nh mua sắm máy tính, cử cán bộ đi đào
tạo tin học, nhng hiện tại toàn bộ hồ sơ của mỗi CBCC thì vẫn đợc lu trữ trong
một túi riêng gọi là túi hồ sơ cá nhân và đợc sắp xếp theo một trật tự nhất định.
1. Thông tin đợc lu trữ trong hồ sơ
6
Trang
Hồ sơ của mỗi cán bộ đợc lu trữ trong một túi riêng gọi là túi hồ sơ cá
nhân, trong mỗi túi hồ sơ gồm có: Bản lý lịch cán bộ, QĐ nâng lơng, QĐ khen
thởng, bản tự đánh giá phân loại hàng năm
1.1. Những thông tin lu trữ trong bản lý lịch cán bộ

Trong tài liệu lu trữ về hồ sơ cá nhân, các thông tin về bản thân của từng
CBCC nó đợc phản ánh trong lý lịch cán bộ, gồm có những thông tin sau :
- Họ và tên khai sinh
- Tên thờng gọi
- Ngày tháng năm sinh
- Giới tính
- Nơi sinh
- Quê quán
- Dân tộc
- Nghề nghiệp
- Trình độ học vấn
- Ngày tham gia c/m
- Ngày nhập ngũ
- Ngày xuất ngũ
- Đơn vị tuyển dụng
- Ngày vào Đảng
- Chức vụ hiện tại
- Bậc lơng
7
Trang
- Tình hình sức khoẻ
- Lịch sử bản thân
- Khen thởng
- Kỷ luật
- Quan hệ XH
- Ngời cam đoan
- Xác nhận (của thủ trởng đơn vị hoặc chính quyền địa
phơng).
Nh vậy bản lý lịch cán bộ là bảng dữ liệu gốc phản ánh đầy đủ, chi tiết
các thông tin về bản thân của từng cán bộ công chức, thông thờng bản lý lịch

gốc phải có trong hồ sơ từ khi ngời đó đợc tuyển dụng và đợc lu trữ, khi
chuyển công tác thì toàn bộ hồ sơ đó sẽ chuyển đến đơn vị mới. Ngoài ra trong
từng thời kỳ Cục Dự trữ Quốc Gia có chủ trơng lớn về vấn đề nhân sự thì mọi
cán bộ công chức trong ngành phải kê khai lý lịch bản thân theo một số mẫu
nhất định.
1.2. Các bảng biểu thống kê báo cáo
Khi có yêu cầu của lãnh đạo, cơ quan quản lý nhân sự cấp trên. Phòng
tổ chức cán bộ phải làm báo cáo thống kê về nhân sự nh : Tình hình quân số
cơ quan đến một thời điểm nào đó, danh sách CB từng phòng ban, danh sách
cán bộ đợc bổ nhiệm, đề bạt nhìn chung các bảng biểu báo cáo thống kê đã
đợc qui định từ trớc, tuy nhiên khi làm báo cáo các cán bộ làm công tác tổ
chức phải tìm kiếm thông tin từ các tập hồ sơ cá nhân theo phơng pháp thủ
công. Vì vậy nên mất nhiều thời gian. Xin nêu ra một số biểu mẫu sau:
* Danh sách CBCC năm 2003
8
Trang
Danh sách CBCC đợc thể hiện đợc con số của đơn vị mình, những thông
tin cụ thể về cá nhân của từng CB :
- Số lợng cán bộ
- Độ tuổi
- Giới tính
- Quê quán
- Nơi thờng trú
- Trình độ
- Chức vụ
- Chức danh
- Ghi chú
Mẫu biểu : phải đảm bảo thông tin
- Số công văn
- Trích yếu nội dung (Danh sách cán bộ)

- Chủ thể (Ký hiệu đơn vị)
- Thời điểm lập biểu
- Đơn vị lập biểu (Phòng TCCB)
-
Ghi chú : Vì nguyên tắc của cơ quan nên số liệu trong biểu là không có thực.
9
Trang
Cục Dự trữ quốc gia Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa việt nam
Chi cục dự trữ Sóc Sơn Độc Lập - Tự do - Hạnh phúc
Số : 135/TCCB
danh sách cán bộ công chức năm 2004
ST
T
Họ và tên Năm
sinh
Quê quán Nơi thờng trú Gi
ới
tín
h
Chức
vụ
Trìn
h
độ
Chứ
c
danh
1 Lê Văn
Thinh
1944 Bắc Quang Hà Nội Na

m
Giámđ
ốc
ĐH L.
Đạo
2 Nguyễn
ĐìnhThu
1960 Tuyên
Quang
Hà Nội Na
m
P.G
đốc
ĐH L.Đạ
o
3 Trần Đức
Tiến
1962 Tuyên
Quang
Hà Nội
Na
m
P.G
đốc
ĐH L.Đạ
o
4 Lê Sĩ Thành 1960 Vi Xuyen
Hà Nội
Na
m

TP ĐH C.viê
n
5 Vũ Tuấn
Anh
1972 Quản Bạ
Hà Nội
Na
m
TP ĐH C.viê
n
6 Trịnh Xuân
Bách
1970 Đồng văn
Hà Nội
Na
m
TP ĐH C.viê
n
7 Lê Văn Phú 1969 Bắc Mê
Hà Nội
Na
m
TP ĐH C.viê
n
8 Phạm Trần
Vũ
1970 Xi Mần
Hà Nội
Na
m

TP ĐH C.viê
n
9 Nguyễn
Hữu Lợi
1968 Hung An
Hà Nội
Na
m
CB CĐ C.sự
10 Do Thu
Trang
1961 Yên Minh
Hà Nội
Na
m
CB CĐ C.sự
11 Lê Thi Mai 1977 Su Phi
Hà Nội
Nữ CB ĐH C.viê
10
Trang
n
12 Mai Đình
Huy
1978 Băc Quang
Hà Nội
Na
m
CB CĐ C.sự
13 Trần Tú

Nam
1974 HảI Dơng
Hà Nội
Na
m
CB ĐH C.viê
n
14 Lê Văn
Định
1978 Phú Thọ
Hà Nội
Na
m
CB CĐ C.sự
15 Nguyễn Thị
Cúc
1976 Vi Xuyên
Hà Nội
Nữ CB ĐH C.viê
n
16 Lê Thị Lan 1979 Mèo Vạc
Hà Nội
Nữ CB CĐ C.sự
17 Lê Đức Thọ 1976 Bắc quang
Hà Nội
Na
m
CB ĐH C.viê
n
Ngày . tháng . năm 2003

Thủ trởng đơn vị TP tổ chức Lập biểu
* Danh sách đề nghị xét nâng lơng
Xét nâng lơng là việc làm thờng xuyên hàng năm, nhằm đảm bảo chế
độ chính sách cho cán bộ về chức vụ và hệ số lơng đợc hởng theo tiêu chuẩn
xét duyệt, ngoài hoàn thành nhiệm vụ còn phải căn cứ vào trình độ đào tạo,
chức vụ và hệ số lơng đang đợc hởng theo quy định. Vì vậy trong biểu mẫu
này phải có các cột sau:
- Số lợng cán bộ đợc xét duyệt
- Họ và tên
- Năm sinh
- Trình độ đào tạo
- Chức vụ
- Hệ số lơng đang hởng
11
Trang
- Khen thởng, kỷ luật
- Đề nghị xét nâng lơng năm 2003
* Mã số của biểu mẫu phải thể hiện đợc các thông tin sau:
- Số công văn
- Thời gian thực hiện
- Đơn vị lập biểu
* Vì nguyên tắc của cơ quan nên con số trong biểu là không thực tế


Cục Dự Trữ Quốc Gia Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa vVệt Nam
Chi Cục Dự Trữ Sóc Sơn Độc Lập - Tự do - Hạnh phúc
Số : 136/TCCB
danh sách cán bộ đề nghị nâng lơng năm 2004
ST
T

Họ và tên Nă
m
sin
Đơn vị Trìn
h độ
Hệ số l-
ơng hiện
tại
Khen
thởng
Kỷ
luật
Đề
nghị
xét
12
Trang
h
1 Lê Van
Thinh
Na
m
P. kế
hoạch
ĐH 2,34 Khôn
g
3,12
2 Vũ Tuấn
Anh
Na

m
P. kế
hoạch
ĐH 3,6 Khôn
g
3,91
3 Trịnh Xuân
Bách
Na
m
P. kế
hoạch
ĐH 1,86 Khôn
g
2,31
4 Lê Văn Phú Na
m
P. tổ chức ĐH 2,1 Khôn
g
2,34
5 Phạm Trần
Vũ
Na
m
P. tổ chức ĐH 1,86 Khôn
g
2,31
6 Nguyễn Hữu
Lợi
Na

m
P. tổ chức CĐ 1,56 Khôn
g
1,78
7 Đàm Tá
Thoa
Na
m
P. xây
dựng
CĐ 1,78 Khôn
g
1,86
8 Lê Thi Mai Nữ P. kỹ
thuật
CĐ 1,78 Khôn
g
1,86
Ngày .. tháng .. năm 2004
Thủ trởng đơn vị TP tổ chức Lập biểu
Cục Dự Trữ Quốc Gia Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa vVệt Nam
Chi Cục Dự Trữ Sóc Sơn Độc Lập - Tự do - Hạnh phúc
Số : 136/TCCB
danh sách Đảng viên năm 2004
ST
T
Họ và tên Năm
sinh
Đơn vị Trình
độ

Ngày vào
Đảng
Chức vụ
1 Lê Van
Thinh
Nam P. kế
hoạch
ĐH 26/3/1986 Bí Th
2 Vũ Tuấn
Anh
Nam P. kế
hoạch
ĐH 19/5/1987 Phó Bí
Th
13
Trang
3 Trịnh Xuân
Bách
Nam P. kế
hoạch
ĐH 26/3/1990 Đảng
Viên
4 Lê Văn Phú Nam P. tổ
chức
ĐH 19/5/1990 Đảng
Viên
5 Phạm Trần
Vũ
Nam P. tổ
chức

ĐH 30/4/1996 Đảng
Viên
6 Nguyễn Hữu
Lợi
Nam P. tổ
chức
CĐ 19/5/1998 Đảng
Viên
7 Đàm Tá
Thoa
Nam P. xây
dựng
CĐ 26/3/2000 Đảng
Viên
8 Lê Thi Mai Nữ P. kỹ
thuật
CĐ 19/5/2003 Đảng
Viên
Ngày .. tháng .. năm 2004
Thủ trởng đơn vị TP tổ chức Lập biểu
Cục Dự Trữ Quốc Gia Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Chi Cục Dự Trữ Sóc Sơn Độc Lập - Tự do - Hạnh phúc
Số : 136/TCCB
danh sách Theo trình độ nhân viên
ST
T
Họ và tên Năm
sinh
Đơn vị Trình
độ

Nơi đào
tạo
Chức vụ
1 Lê Van
Thinh
Nam P. kế
hoạch
ĐH Bách khoa
HN
Trởng
phòng
2 Vũ Tuấn
Anh
Nam P. kế
hoạch
ĐH Giao thông
VT
Phó phòng
3 Trịnh Xuân
Bách
Nam P. kế
hoạch
ĐH Xây dựng Nhân viên
4 Lê Văn Phú Nam P. tổ ĐH Xây dựng Nhân viên
14
Trang
chức
5 Phạm Trần
Vũ
Nam P. tổ

chức
ĐH Xây dựng Nhân viên
6 Nguyễn Hữu
Lợi
Nam P. tổ
chức
CĐ Xây dựng
số 2
Nhân viên
7 Đàm Tá
Thoa
Nam P. xây
dựng
CĐ Xây dựng
số 2
Nhân viên
8 Lê Thi Mai Nữ P. kỹ
thuật
CĐ Xây dựng
số 2
Nhân viên
Ngày .. tháng .. năm 2004
Thủ trởng đơn vị TP tổ chức Lập biểu
1.3. Đánh giá u, nhợc điểm của hệ thống hiện tại
Theo cách làm thủ công, việc sắp xếp hệ thống thông tin phục vụ công tác
quản lý của Chi cục Dự trữ, mặc dù trong nhiều năm qua không ngừng đổi
mới, có nhiều tiến bộ, đã đáp ứng đợc nhiệm vụ đợc giao. Nhng cũng phải
thừa nhận rằng có những nhợc điểm sau:
- Thời gian chi phí cho việc tìm kiếm rất lớn
- Số lần thao tác trùng lặp quá nhiều

- Chi phí thời gian cho việc truy xuất CSDL nhiều nên không đáp
ứng đợc tính nhanh nhạy của thông tin.
Tuy nhiên so với sự phát triển chung của xã hội, nhất là yêu cầu cập nhật
thông tin, bổ sung, lu trữ, khai thác xử lý thông tin về nhân sự ngày càng cao,
đòi hỏi nhanh chóng, kịp thời, chính xác đầy đủ hơn, cụ thể hơn, chi tiết hơn
thì hệ thống hiện tại còn cha đáp ứng đợc.
Do cách làm thủ công hiện nay, hồ sơ cán bộ phải lu trên giấy tờ, sổ sách
(bằng viết tay hoặc đánh máy) khi cần bổ sung ngời quản lý phải sửa, đổi,
thêm, bớt, gạch xoá dẫn đến thông tin cha chính xác, dễ nhầm lẫn.
Đối với một khối lợng hồ sơ lớn các công việc lu trữ bảo quản, bổ sung
cập nhật, tra cứu, khai thác thông tin đòi hỏi phải tiêu tốn nhiều về vật chất và
con ngời, nh hệ thống kho tàng lu giữ, bảo quản, số lợng cán bộ làm công tác
15
Trang
quản lý nhân sự, thời gian công sức làm việc nhiều khi vẫn không bảo đảm đ-
ợc yêu cầu.
1.4. Đề xuất giải pháp
Từ những nhợc điểm trên, chúng ta thấy cần thiết phải xây dựng một hệ
thống quản lý nhân sự mới phù hợp với sự phát triển của cơ quan và các yêu
cầu ngày càng cao về quản lý nhân sự, phục vụ tốt cho công tác lãnh đạo và
xây dựng cơ quan trong thời kỳ mới, mà trớc hết là phải ứng dụng công nghệ
thông tin vào hệ thống quản lý nhân sự, phải trang bị cho các cán bộ quản lý
nhân sự những kiến thức về tin học và khả năng sử dụng thành thạo máy vi
tính, thao tác tốt thiết bị kèm theo và thực hiện tốt trên phần mềm quản lý
thông dụng, soạn thảo văn bản, bảng tính, in ấn giải quyết các yêu cầu của
lãnh đạo.
Làm đợc nh vậy, chúng ta sẽ tiết kiệm đợc sức ngời, sức của, giảm đáng
kể số lợng cán bộ làm công tác quản lý nhân sự, giảm đợc các công việc thủ
công vất cả mất nhiều thời gian mà vẫn đảm bảo yêu cầu thông tin đầy đủ,
chính xác kịp thời, chất lợng và hiệu quả tốt hơn.

Nội dung đề tài gồm:
Chơng I : Khảo sát hiện trạng và lập dự án
Chơng II: Tính ứng dụng của tin học quản lý
Chơng III: Thiết kế tổng thể chơng trình và tổ chức CSDL
Chơng IV: Hớng dẫn cài đặt chơng trình
16
Trang
Chơng II
tính ứng dụng của tin học quản lý
I. Một số khái niệm cơ bản về quản lý và ứng dụng tin
học trong công tác quản lý
1. Một số khái niệm về quản lý
Quản lý là một thuật ngữ mang ý nghĩa tổng quát nó thờng đợc dùng
không chỉ việc điều hành hoạt động trong các tổ chức kinh tế tổ chức xã hội
mà còn góp phần vào việc quản lý hành chính, quản lý điểm học sinh...
Trong công tác quản lý ngời ta phân chia ra làm 2 loại hình lao động:
- Lao động mang tính máy móc lặp đi lặp lại nhiều lần nh việc thống kê
sách, bảng biểu.
- Lao động mang tính chất sáng tạo nh việc đề ra các phơng pháp mới, các
công việc kiểm tra, hớng dẫn.
17
Trang
Trong đó thời gian tiêu phí cho loại hình thứ nhất chiếm 3/4, chỉ còn lại
1/4 cho loại hình lao động thứ 2.
2. ứng dụng tin học trong công tác quản lý
Ngày nay, cùng với sự phát triển của tin học phần cứng cũng nh phần
mềm, việc ứng dụng của máy tính trong mọi lĩnh vực trở nên phổ biến. ở nớc
ta tin học đã và đang khẳng định vai trò và vị trí của mình trong các lĩnh vực
kinh tế xã hội. Việc áp dụng tin học vào công việc quản lý trớc hết giải phóng
cho các nhà lãnh đạo khỏi các công việc máy móc, tạo điều kiện, thời gian cho

họ dốc sức vào quản lý chặt chẽ, khoa học, làm tăng tốc độ về xử lý thông tin
đạt hiệu quả cao. Tuy nhiên từng nhiệm vụ cụ thể mà ta có thể tin học hóa
từng phần hoặc tin học hóa toàn bộ.
a. Tin học hóa toàn bộ
Nội dung chủ yếu của phơng pháp này là tin học hóa đồng thời các chức
năng quản lý và thiết lập một cấu trúc hoàn toàn tự động thay thế cho các cấu
trúc tổ chức của cơ quan quản lý.
u điểm của chức năng này là các chức năng quản lý tin học một cách triệt
để nhất, hệ thống bảo đảm tính chất nhất quán và tránh trùng lặp thừa thông
tin. Nhng nhợc điểm của phơng pháp này là thực hiện rất lâu, khó khăn và chi
phí đầu t ban đầu lớn.
b. Tin học hóa từng phần
Nội dung chủ yếu của phơng pháp này là tin học hóa từng phần chức năng
hoặc theo nhu cầu cụ thể của từng bộ phận. Việc thiết kế các phân hệ quản lý
của hệ thống đợc thực hiện một cách độc lập và tách biệt với các giải pháp đợc
chọn cho các phân hệ khác nhau.
18
Trang
u điểm của phơng pháp này là tính đơn giản khi thực hiện vì các ứng
dụng đợc phát triển tơng đối độc lập với nhau, vốn đầu t ban đầu không lớn.
Nhợc điểm của phơng pháp này là không bảo đảm tính nhất quán cao
trong toàn bộ hệ thống và không tránh khỏi sự d thừa và trùng lặp thông tin.
Cả hai phơng pháp trên còn tùy thuộc vào từng cơ sở, cơ quan cụ thể.
Cho dù áp dụng theo phơng pháp nào đi chăng nữa thì việc tin học hóa
phải đợc xây dựng theo một kế hoạch chặt chẽ và thống nhất.
3. Những đặc điểm của hệ thống quản lý
a. Phân cấp quản lý
Hệ thống quản lý trớc hết là một hệ thống đợc tổ chức thống nhất từ trên
xuống dới và có chức năng tổng hợp thông tin giúp nhà lãnh đạo quản lý thống
nhất trong toàn bộ hệ thống.

Hệ thống đợc phân thành nhiều cấp thông tin phải đợc tổng hợp từ dới
lên trên và truyền từ trên xuống dới.
b. Luồng thông tin vào
ở mỗi công việc khối lợng thông tin cần xử lý thờng nhật là rất lớn, đa
dạng cả về chủng loại và cách xử lý hay tính toán.
Có thể phân thông tin ra làm 3 loại:
- Loại thông tin dùng cho tra cứu.
- Loại thông tin luân chuyển chi tiết.
- Loại thông tin luân chuyển tổng hợp.
Cụ thể là:
19
Trang
+ Các thông tin dùng cho tra cứu: Là thông tin đợc dùng chung cho hệ
thống và ít thay đổi, các loại thông tin này đợc đa vào một lần và chỉ dùng để
tra cứu.
+ Các loại thông tin luân chuyển chi tiết: Là loại thông tin chi tiết về
các hoạt động thờng nhật hàng ngày của cơ quan quản lý, khối lợng loại thông
tin này rất lớn.
+ Các thông tin luân chuyển tổng hợp : Là loại thông tin tổng hợp về
hoạt động của từng bộ phận, thông tin này cô đọng và mang nhiều thông tin.
c. Luồng thông tin ra:
Thông tin đầu ra đợc tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc
vào nhu cầu quản lý của từng trờng hợp cụ thể.
Các hình thức đầu ra chủ yếu của các bài toán quản lý là sổ sách báo
cáo và các loại thông tin báo cáo.
4. Các phơng pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý
Việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý có thể làm theo phơng pháp sau:
- Phơng pháp phân tích: Là phơng pháp trớc hết đòi hỏi phải xây dựng đảm
bảo khoa học trong toàn hệ thống rồi sau mới xây dựng các chơng trình làm
việc.

Ưu điểm của phơng pháp này là tránh đợc vịêc thiết lập các mảng làm việc
một cách thủ công.
Nhợc điểm của phơng pháp này là hệ thống chỉ hoạt động khi đợc đa vào
đồng thời và toàn bộ.
- Phơng pháp tổng hợp: Là phơng pháp phải xây dựng các mảng làm việc
cho những bài toán riêng biệt.
20
Trang
Ưu điểm của phơng pháp này là cho phép chúng ta có thể đa dần hệ thống
và hoạt động theo từng giai đoạn. Nh vậy nhanh chóng thu đợc kết quả.
Nhợc điểm của phơng pháp này là khó tránh khỏi sự trùng lặp thông tin.
- Kết hợp cả hai phơng pháp: Với phơng pháp này ngời ta kết hợp đồng
thời việc xây dựng các mảng cơ bản và một số mảng làm việc cần thiết. Tuy
nhiên cũng cần phải có tổ chức một cách chặt chẽ.
5. Các bộ phận hợp thành của hệ thống thông tin
a. Đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý
HTTT là hệ thống đợc tổ chức thống nhất từ trên xuống dới có chức
năng tổng hợp các thông tin giúp các nhà quản lý tốt cơ sở của mình và trợ
giúp ra quyết định hoạt động kinh doanh hay hoạt động giảng dạy, học tập của
học sinh. Một hệ thống quản lý đợc phân thành nhiều cấp từ trên xuống và
chuyển từ dới lên.
b. Các thành phần của HTTT
Nếu không kể con ngời và phơng tiện thì thực chất còn lại 2 bộ phận:
* Các dữ liệu: Các thông tin có cấu trúc, với mỗi cấp quản lý lợng
thông tin xử lý có thể rất lớn, đa dạng và biến động cả về chủng loại, về cách
thức xử lý. Thông tin cấu trúc bao gồm luồng thông tin vào và luồng thông tin
ra.
- Luồng thông tin vào:
Có thể phân loại thông tin thành 3 loại sau:
+ Thông tin dùng cho tra cứu: Các thông tin dùng cho tra cứu là thông

tin dùng chung cho hệ thống và ít bị thay đổi. Các thông tin này thờng đợc cập
nhật một lần và chỉ dùng cho tra cứu trong việc xử lý thông tin sau này.
21
Trang
+ Thông tin luân chuyển chi tiết: Các thông tin luân chuyển chi tiết về
hoạt động của một đơn vị, khối lợng thông tin rất lớn, cần phải xử lý kịp thời.
+ Thông tin luân chuyển tổng hợp: Các thông tin luân chuyển tổng hợp
là loại thông tin đợc tổng hợp và hoạt động của các cấp thấp hơn, thông tin này
thờng cô đọng, xử lý theo kỳ, theo lô.
- Luồng thông tin ra:
+ Thông tin đầu ra đợc tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc
vào nhu cầu quản lý trong từng trờng hợp cụ thể, từng đơn vị cụ thể. Thông tin
ra là việc tra cứu nhanh về một đối tợng cần quan tâm đồng thời phải bảo đảm
chính xác kịp thời.
+ Các thông tin đầu ra quan trọng nhất đợc tổng hợp trong quá trình xử
lý là các báo cáo tổng hợp, thống kê, thông báo. Các mẫu biểu báo cáo thống
kê phải phản ánh cụ thể trực tiếp, sát với một đơn vị.
+ Ngoài những yêu cầu đợc cập nhật thông tin kịp thời cho hệ thống,
luồng thông tin ra phải đợc thiết kế mềm dẻo. Đây là chức năng thể hiện tính
mở của hệ thống, tính giao diện của hệ thống thông tin đầu ra gắn với chu kỳ
thời gian tùy ý theo yêu cầu của bài toán cụ thể, từ đó ta có thể lọc bớt thông
tin thừa trong quá trình xử lý.
II. Giới thiệu về microsoft access
1. Microsoft Access là gì?
Microsoft Access là một phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu theo kiểu quan
hệ, nó cho phép sử dụng phối hợp các công cụ đợc xem là chủ bài của
Microsoft Windows trong các ứng dụng. Microsoft Access khá rõ ràng và dễ
sử dụng trong việc xử lý một cách hệ thống và có hiệu quả các cơ sở dữ liệu
quan hệ. ích lợi của một số cơ sở dữ liệu quan hệ chính là ở chỗ chúng ta
22

Trang
không cần lu trữ các cơ sở dữ liệu có liên quan tới nhau nhiều lần trong các
bảng dữ liệukhác nhau. Những thông tin cần thiết sẽ đợc kiến tạo nhờ tính chất
liên kết giữa các bảng dữ liệu có trớc đó hoặc hoàn toàn mới mà ta thêm vào
đó cơ sở dữ liệu sau này. Microsoft Access chạy trên nền Windows nên mọi
thế mạnh của Windows cũng đợc thể hiện trong Access. Ta cắt, dánh dữ liệu
từ bất cứ một ứng dụng nào trong môi trờng Windows cho Access và ngợc lại.
Ta cũng có thể liên kết các đối tợng OLE trong Excel, Paintbush và Wor for
Windows vào trong môi trờng Access.
Để cài đặt phần mềm quản trị cơ sở d liệu Microsoft Access 7.0 thì cấu
hình của máy phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Đã cài đặt Windows 98 hay phiên bản mới hơn.
- Có bộ xi xử lý 8486 lên
- Bộ nhớ RAM tối thiểu là 32MB nhng tốt nhất là từ 64 MB trở lên.
- Máy phải có chuột (Mouse).bàn phím(keyboard)
Một cơ sở dữ liệu của Microsofr Access đợc tạo lập bởi các thành phần:
- Các bảng dữ liệu (Table)
- Các bảng truy vấn (Queries).
- Các biểu mẫu (Form).
- Các tập lệnh (Macro).
- Các đơn thể chơng trình viết bằng ngôn ngữ Visua Basic.
Tên File cơ sở dữ liệu của Microsoft Access có phần mặc định là.MDB
Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ có thể giúp ta truy
23
Trang
nhập tới tất cả các dạng dữ liệu. Nó có thể làm việc với nhiều bảng tại cùng
một thời điểm để làm bớt sức rối của dữ liệu và làm cho công việc thực hiện dễ
dàng hơn. Ta có thể liên kết một bảng dữ liệu trong Access với một bảng khác
trong Paradox hoặc một bảng trong Access với một bảng trong Dbase, ta có
thể lấy kết quả của việc liên kết đó và kết nối các dữ liệu này với những bảng

làm việc trong Excel một cách nhanh chóng, dễ dàng.
Access là công cụ cho ngời sử dụng để quản lý cơ sở dữ liệu. Access có
một bộ tạo bảng, một bộ thiết kế mẫu, một bộ quản lý và một bộ thiết kế các
báo cáo. Đồng thời Access cũng là một môi trờng phát triển các ứng dụng.
Bằng cách sử dụng các tập lệnh tự động thực hiện các công việc, chúng ta có
thể tạo các ứng dụng hớng tới ngời sử dụng hiệu quả tơng tự là đợc tạo bởi các
ngôn ngữ lập trình, hoàn thiện với các nút, menu và hộp thoại. Bằng cách lập
trình trong Access, ta có thể tạo đợc các ứng dụng mạnh nh chính bản thân
Access. Thực tế rất nhiều công cụ trong Access đợc viết bằng Access Basic.
2. Những công cụ của Access
* Access là một hệ quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ thực sự
Access cung cấp hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu thực sự, hoàn thiện với
những định nghĩa khóa chính, khóa ngoại lai, các loại luật quan hệ, các mức
kiểm tra sự toàn vẹn của dữ liệu cũng nh định dạng và những định nghĩa mặc
định cho mỗi trờng trong một bảng.
Access cung cấp tất cả các dữ liệu cần thiết cho trờng, bao gồm kiểu văn
bản, kiểu số, kiểu tiền tệ, kiểu ngày/giờ, kiểu ký ức, kiểu có/không và các đối
tợng OLE. Access cũng hỗ trợ cho các giá trị rộng khi các giá trị này bị bỏ
quan.
24
Trang
Việc xử lý quan hệ trong Access đáp ứng đợc những đòi hỏi với kiến trúc
mềm dẻo của nó. Nó có thể sử dụng nh một hệ quản lý cơ sở dữ liệu độc lập,
hoặc theo mô hình Clien/Server. Thông qua Open Database Connectivity
(ODBS) ta có thể kết nối với nhiều dạng dữ liệu bên ngoài, thậm chí với cả
những cơ sở dữ liệu trên máy tính lớn.
Với Access, ta có thể phân quyền cho ngời sử dụng và cho các nhóm trong
việc xem và thay đổi rất nhiều các kiểu đối tợng dữ liệu.
* Sử dụng các WIZARD
Với WIZARD thì các công việc tốn hàng giờ đồng hồ có thể giảm xuống

chỉ còn ít phút. WIZARD hỏi một vài câu hỏi, sau đó sẽ tự động xây dựng các
đối tợng. Dùng WIZARD, ta có thể thiết kế rất nhiều các loại biểu mẫu, báo
cáo, đồ họa, các kiểm tra và các thuộc tính.
* Xuất nhập và kết nối các tập tin ngoài
Access cho phép chúng ta xuất - nhập nhiều dạng thờng gặp, bao gồm:
Dbase, Paradox, Lotus 1-2-3, Excel, SQL server, Oracle, và nhiều dạng ASCII
khác. Trong khi việc nhập là tạo ra một bảng trong Access thì việc xuất một
bảng trong Access sẽ tạo ra một tập tin dạng nh chúng ta đã xuất ra.
* Các biểu mẫu và các báo cáo đợc thiết kế theo kiểu WYSIWYG (What
you see is what you get)
Khi thiết kế các Form và các báo cáo nh thế nào thì lúc hiện ra sẽ hoàn
toàn nh vậy. Chúng ta có thể nhìn các biểu mẫu và báo cáo theo chế độ xem tr-
ớc, có thể nhìn các báo cáo với các dữ liệu ví dụ mà không mất thời gian chờ
đợi dữ liệu của một tập tin lớn khi ta ở chế độ thiết kế. Đặc biệt là bộ tạo báo
25
Trang