577 Cơ cấu chính thức & cơ cấu không chính thức - Vai trò của từng cơ cấu & mối quan hệ giữa chúng. Thực tiễn vận dụng trong các Doanh nghiệp

Lời nói đầu
Trong nền kinh tế thị trờng cạnh tranh gay gắt, một doanh nghiệp muốn
tồn tại và phát triển thì ngoài các điều kiện cần thiết nh: Vốn kinh doanh, chiến
lợc kinh doanh... đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lí phù hợp với quy mô và tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
đó. Nó là điều kiện đủ quyết định sự thành công của mỗi doanh nghiệp trên th-
ơng trờng. Do cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí có vai trò và ảnh hởng lớn tới sự
tồn tại của mỗi doanh nghiệp, nên sau thời gian học tập môn Tổ chức quản lý
em đã chọn đề tài: "Cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức - Vai trò
của từng cơ cấu và mối quan hệ giữa chúng. Thực tiễn vận dụng trong các
doanh nghiệp" cho bài tiểu luận của mình.
Đây là một đề tài khó, đòi hỏi sự hiểu biết sâu rộng cả về lý thuyết cũng
nh kinh nghiệm thực tế. Vì vậy, dù đã cố gắng nhng chắc chắn tiểu luận của em
còn nhiều thiếu sót, rất mong đợc ý kiến đóng góp của thầy cô, các bạn để bài
tiểu luận của em đợc hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
1
B - Nội dung
I. Khái niệm và vai trò của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp
1. Khái niệm về cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộ
phận nhỏ theo những tiêu thức chất lợng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện
những chức năng riêng biệt nhng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện
mục tiêu chung của tổ chức.
Cơ cấu tổ chức cũng có thể hiểu rằng nó là tổng hợp các bộ phận, đơn vị
vầ cá nhân khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc
chuyên môn hoá vầ có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, đợc bố trí theo
những cấp, những khâu khác nhau nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản
trị và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp.
2. Vai trò của cơ cấu tổ chức quản lý trong doanh nghiệp .
Một tổ chức muốn tồn tại và phát triển thì mỗi con ngời không thể hành

động riêng lẻ mà cần phối hợp những nỗ lực cá nhân để hớng tới những mục
tiêu chung. Quá trình tạo ra của cải vật chất và tinh thần cũng nh đảm bảo cuộc
sống an toàn cho xã hội ngày càng đợc thực hiện trên quy mô lớn với tính phức
tạp ngày càng cao đòi hỏi phải có sự phân công hợp tác của những con ngời
trong tổ chức.
Trong sản xuất kinh doanh cũng vậy, mỗi doanh nghiệp đều thực hiện
những mục tiêu nhất định, mà để thực hiện đợc các mục tiêu đó đòi hỏi phải có
lực lợng điều hành toàn bộ quá trình sản xuất. Đó chính là lực lợng lao động
quản lý trong doanh nghiệp và hình thành lên bộ máy quản lý. Để đảm bảo sự
thống nhất trong điều hành sản xuất kinh doanh thì mỗi doanh nghiệp ít nhất
phải có một thủ trởng trực tiếp chỉ đạo lực lợng quản lý để thực hiện các nhiệm
vụ: bố trí, sắp xếp nhân viên quản cho phù hợp với từng nhiệm vụ cụ thể nhằm
đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong tổ chức, nhằm khai
thác khả năng chuyên môn sáng tạo của mỗi thành viên trong việc thực hiện các
2
mục tiêu để thực hiện các mục tiêu đề ra nh tăng năng suất lao động, hạ giá
thành....
Nh vậy, Trong mỗi doanh nghiệp nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý thì không có một lực lợng nào có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý, và
không có quá trình sản xuất nào đợc thực hiện nếu không có cơ cấu tổ chức bộ
máy quản lý.
Từ những lập luận trên cho ta thấy rõ vai trò quan trọng của cơ cấu tổ
chức bộ máy, nó quyết định toàn bộ quá trình hoạt động của tổ chức. Cơ cấu tổ
chức gọn nhẹ, linh hoạt, phù hợp với yêu cầu của tổ chức sẽ giúp cho việc thực
hiện các nhiệm vụ một cách nhanh chóng và đạt hiệu quả cao. Ngợc lại nếu
một tổ chức không phù hợp với đều kiện mới, nhiều bộ máy chồng chéo nhau sẽ
dẫn đến sự trì trệ, mâu thuẫn và kém hiệu quả. Chính vì thế cần phải đánh giá
mức độ hợp lý của một tổ chức, một cơ cấu tổ chức đợc coi là hợp lý không chỉ
đủ các bộ phận cần thiết để thực hiện các chức năng của tổ chức mà phải có một
tập thể mạnh với những con ngời đủ phẩm chất, năng lực để thực hiện các chức

năng nhiệm vụ đợc giao.
Trong doanh nghiệp có rất nhiều chức năng quản lý đảm bảo cho quá
trình quản lý đợc thực hiện trọn vẹn và không bỏ sót. Để đảm nhiệm hết các
chức năng quản lý đó cần có sự phân công lao động quản lý, thực hiện chuyên
môn hoá. Bộ máy quản lý doanh nghiệp tập hợp những ngời có trình độ cao
trong doanh nghiệp. Việc sử dụng hợp lý các kế hoạch lao động của các cán bộ
và nhân viên quản lý, sự phân chia công việc cho nhân viên quản lý phù hợp và
có trình độ thực sự sẽ góp phần hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp.
3. Yêu cầu đối với tổ chức bộ máy quản lý.
Mục đích của cơ cấu tổ chức là nhằm lập ra một hệ thống chính thức gồm
các vai trò nhiệm vụ mà con ngời có thể thực hiện, sao cho họ có thể cộng tác
một cách tốt nhất với nhau để đạt đựoc các mục tiêu của doanh nghiệp. Cơ cấu
tổ chức cho phép chúng ta tổ chức và sử dụng hợp lý các nguồn lực. Nó cũng
cho phép chúng ta xác định rõ mối tơng quan giữa các hoạt động cụ thể và
những trách nhiệm quyền hạn gắn liền với những cá nhân, phân hệ cơ cấu. Nó
3
trợ giúp cho việc ra quyết định bởi các luồng thông tin rõ ràng. Nó giúp xác
định cơ cấu quyền lực cho tổ chức.
Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy cần phải đảm
bảo thực hiện những yêu cầu sau:
- Tính tối u: Phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp quản lý đều đợc thiết
lập các mối quan hệ hợp lý, mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ
cho mục đích đề ra của doanh nghiệp.
- Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo khả năng
thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng nh
ngoài hệ thống.
- Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo tính chính
xác của thông tin đợc xử lý trong hệ thống, nhờ đó đảm bảo đợc sự phối hợp
nhịp nhàng giữa các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các hoạt động trong

doanh nghiệp.
- Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đợc tổ chức sao cho
chi phí bỏ ra trong quá trình xây dựng và sử dụng là thấp nhất nhng phải đạt
hiệu quả cao nhất.
- Tính bí mật: Việc tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo kiểm soát đợc
hệ thống thông tin, thông tin không đợc rò rỉ ra ngoài dới bất kỳ hình thức nào.
Điều đó sẽ quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp.
II. Cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức - Vai trò và
mối quan hệ của cơ cấu chính thức và không chính thức. Thực
tiễn áp dụng trong các doanh nghiệp
Mỗi hệ thống tổ chức dù đợc xây dựng theo loại hình nào đi chăng nữa
cũng bao gồm cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức, bởi lẽ chỉ riêng cơ
cấu chính thức không thể hiện đầy đủ các chức năng và các mối quan hệ đa
dạng trong quản lý. Trong đó, cơ cấu chính thức là bộ khung của tổ chức, làm
nền móng cho hoạt động quản lý, đợc thể hiện qua sơ đồ tổ chức.
4
1. Cơ cấu chính thức
a. Khái niệm:
Cơ cấu chính thức của tổ chức là cơ cấu đợc ghi nhận chính thức trong
các văn bản pháp lý, điều lệ tổ chức của doanh nghiệp, cũng có trờng hợp
không đợc ghi thành văn bản song đợc hợp thức hóa theo truyền thống, đợc moị
ngời ghi nhận nh là thể chế.
b. Đặc điểm:
- Cơ cấu chính thức này đợc thể hiện ngay trên sơ đồ cơ cấu tổ chức của một
doanh nghiệp. Nó chỉ ra các vị trí khác nhau, những ngời nắm giữ các vị trí đó và
các mối quan hệ liên quan quyền lực giữa ngời này với ngời khác.
- Cơ cấu chính thức xác định rõ vai trò, vị trí của mỗi bộ phận và mỗi ng-
ời trong tổ chức, với các mối quan hệ quyền lực trong nôị bộ tổ chức( bao gồm
quyền hạn, trách nhiệm, chế độ làm việc) để thực hiện sự phân công, phân cấp
và liên kết trong tổ chức, đảm bảo kỷ cơng và hiệu lực của tổ chức, phục vụ

mục tiêu của cả trong doanh nghiệp.
- Trong tổ chức chính thức gắn liền với cơ cấu vai trò nhiệm vụ hớng đích
trong một doanh nghiệp đợc tổ chức một cách chính thức. Khi nói rằng một tổ
chức là chính thức, hoàn toàn chẳng có điều gì là cứng nhắc hay quá hạn chế
trong cách diễn đạt này. Nếu một ngời quản lý có ý định tổ chức thật tốt, cơ cấu
đó phải tạo ra một môi tròng ở đó việc thực hiện của từng cá nhân, cả trong
hiện tại và tơng lai, phải có đóng góp có hiệu quả nhất vào mục tiêu của tập thể.
Công ty liên doanh cơ khí xây dựng Hà Nội (CEC Hanoi Ltd) đợc thành
lập vào năm 1996 theo giấy phép đầu t số 1368/GP cấp ngày 13 tháng 5 năm
1996 và bắt đầu đi vào hoạt động tại Việt Nam từ năm 1997 với các sản phẩm
kết cấu thép chất lợng cao. Với mục đích trở thành Công ty hàng đầu về chất l-
ợng trong lĩnh vực kết cấu thép và thiết bị nâng hạ, và nhận đợc sự hỗ trợ về kỹ
thuật của các hãng thiết bị hàng đầu thế giới, cùng với chơng trình đào tạo -
nghiên cứu - phát triển liên tục của đội ngũ cán bộ công nhân năng động, sáng
tạo, từng bớc CEC Hanoi Ltd đã trở thành Công ty có nhãn hiệu hàng đầu trong
lĩnh vực kết cấu và thiết bị nâng hạ.
Công ty cung cấp các sản phẩm và dịch vụ khác nhau từ thiết kế chi tiết
đến gia công kết cấu thép thông dụng và kết cấu thép đặc biệt, làm sạch bề mặt
5