Ứng dụng công nghệ thông tin cấp phát văn bằng, chứng chỉ

ĐỀ CƯƠNG THUYẾT TRÌNH
Về mô hình, sáng kiến, giải pháp cải cách hành chính năm 2013
Sở Giáo dục và Đào tạo
I. PHẦN GIỚI THIỆU
- Huỳnh Thanh Sang
- Chuyên viên Văn phòng Sở
- Tên của mô hình, sáng kiến, giải pháp cải cách hành chính;
Ứng dụng Công nghệ thông tin trong việc cấp phát văn bằng, chứng chỉ.
II. NỘI DUNG CHÍNH
1. Bối cảnh (thực trạng) hoặc các tiền đề để các tác giả nảy sinh ý tưởng
về mô hình, sáng kiến, giải pháp cải cách hành chính (căn cứ pháp lý, thực
tiễn của ý tưởng)
Căn cứ pháp lý:
Nghị định 106/2011/NĐ-CP Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
26/2007/NĐ-CP của Chính phủ ngày 15 tháng 02 năm 2007 quy định chi tiết thi
hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
Quyết định số 33/2007/QĐ- BGDĐT, ngày 20/6/2007 của Bộ trưởng Bộ
Giáo dục và Đào tạo ban hành Quy chế văn bằng, chứng chỉ của hệ thống giáo
dục quốc dân.
Quyết định 2449/QĐ-UB, ngày 21/9/2004 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc
Phê duyệt Đề án thực hiện cơ chế “một cửa” của Sở Giáo dục và Đào tạo
Khánh Hòa.
Công văn số 4367/BGDĐT-PC ngày 23/7/2010 của Bộ Giáo dục và Đào tạo
về việc hướng dẫn một số nội dung về văn bằng, chứng chỉ của giáo dục phổ
thông.
Căn cứ thực tiễn:
Theo thống kê của Sở Giáo dục và Đào tạo:
Trong năm học 2012-2013, trên địa bàn tỉnh Khánh Hoà hiện có khoảng
hơn 12.000 học sinh đăng ký dự thi tốt nghiệp THPT, hơn 5.000 thí sinh đăng ký
dự thi các chứng chỉ Anh văn và Tin học.
Sở đã tiếp nhận khoảng 100 trường hợp mất, hỏng và đề nghị cấp lại bằng

tốt nghiệp THPT.
2. Quá trình phát triển ý tưởng thành mô hình, sáng kiến, giải pháp cải
cách hành chính hoàn chỉnh
Trình tự cấp phát văn bằng, chứng chỉ khi bị mất hoặc hư hỏng như sau:
Vấn đề:
Người nộp hồ sơ khi mất bằng (hoặc bị hư hỏng) phải đến trường mình học
để xin giấy xác nhận của Trường. Trường kiểm tra thông tin của học sinh, sau đó
cấp giấy xác nhận để học sinh đem về Sở nộp để được cấp bằng.
Theo sở đồ:
Khi người nộp hồ sơ đến nộp ở Bộ phận một cửa, Bộ phần một cửa kiểm tra
xem hồ sơ có đầy đủ thủ tục chưa. Nếu đầy đủ thì Bộ phận một cửa viết phiếu hẹn
đồng thời lấy thông tin của người nộp hồ sơ.
Bộ phận một cửa chuyển hồ sơ và thông tin của người nhận lên phòng
chuyên môn. Phòng chuyên môn có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn và tính
hợp lệ của hồ sơ trong hồ sơ gốc.
Sau khi kiểm tra thông tin xong, phòng chuyên môn trình lên Lãnh đạo Sở
để đợi phê duyệt.
Khi lãnh đạo sở phê duyệt và chuyển lại cho phòng chuyên môn, phòng
chuyên môn sẽ cấp lại bản sao văn bằng đồng thời chuyển cho bộ phận một cửa để
trả lại cho người nộp hồ sơ.
Từ việc xác minh, đến cấp phát văn bằng ít nhất cũng mất 6 ngày. Tốn kém
thời gian, kinh phí đi lại nếu phải ở xa.
3. Mô tả quá trình đưa mô hình, sáng kiến, giải pháp vào áp dụng trong
thực tiễn công việc
Từ các vấn đề trên, việc làm như thế nào để giảm thời gian giải quyết việc
cấp văn bằng cho học sinh để tiết kiệm cả về thể gian và kinh phí theo đúng chủ
trương cải cách hành chính để mang lại quyền lợi cho học sinh là một điều rất cần
thiết.
Người nghiên cứu đưa ra sáng kiến sau:

Đối với trường học, nơi học sinh đã từng học:
Để giảm thời gian thẩm định hồ sơ trong việc xác minh, Sở Giáo dục và Đào
tạo cài đặt hệ thống tra cứu văn bằng, chứng chỉ lên website Sở và Trường đồng
thời triển khai phần mềm một cửa điện tử liên thông từ Sở đến các đơn vị Trường
học với những thông tin cần thiết đăng tải trên website Sở và website của Trường.
Theo đó, khi các học sinh bị mất văn bằng, chứng chỉ và muốn được cấp lại thì học
sinh (hay phụ huynh) sẽ lên website của Trường mình học tải về mẫu thông tin và
điền thông tin sau đó gửi lên Trường (qua hệ thống một cửa điện tử online).
Trường tiếp nhận thông tin và kiểm tra, đối chiếu, nếu đúng Trường sẽ thông báo
cho người nộp hồ sơ đồng thời Trường sẽ chuyển hồ sơ qua bộ phận một cửa của
Sở.
Sơ đồ:
Khi bộ phận một cửa tiếp nhận hồ sơ sẽ chuyển lên phòng chuyên môn.
Phòng chuyên môn kiểm ra, đối chiếu với thông tin được lưu trong hệ thống,
nếu đúng chuyển văn bằng lên cho lãnh đạo sở ký bằng chữ ký điện tử.
Khi lãnh đạo sở phê duyệt, chuyển cho phòng chuyên môn, phòng chuyên
môn chuyển cho bộ phận một cửa, bộ phận một cửa chuyển cho đơn vị Trường,
Trường in ra và trả lại cho người nộp hồ sơ.
Vấn đề trên được giải quyết thông qua hệ thống một cửa điện tử liên thông
và chữ ký số.
4. Những kết quả cụ thể, tích cực từ thực tiễn áp dụng mô hình, sáng
kiến, giải pháp ở cơ quan, ngành, đơn vị, địa phương
- Việc áp dụng mô hình sẽ giúp thời gian thẩm định hồ sơ trong việc cấp
phát văn bằng, chứng chỉ nhanh và giảm thời gian cho các cơ quan trong việc phối
hợp kiểm tra. Đồng thời, người nộp hồ sơ không cần lên tại đơn vị để làm các thủ
tục xác nhận.
- Ứng dụng Công nghệ thông tin trong việc cấp phát văn bằng, chứng chỉ
cho học sinh là rất cần thiết và mang lại hiệu quả cao, giúp các cơ quan tận dụng
được phương tiện trong việc lưu trữ tài liệu, chuyển hồ sơ nhanh chóng, khó bị thất
lạc, dễ dàng đối chiếu, kiểm tra hồ sơ học sinh trong tỉnh cũng như tỉnh khác một

cách nhanh chóng, tiện lợi.
- Tạo mối quan hệ chặc chẽ giữa các cơ quan, các trường trong việc phối
hợp kiểm tra tính hợp pháp của văn bằng.
5. Phân tích, đánh giá hiệu quả quản lý, kinh tế - xã hội mà mô hình,
sáng kiến, giải pháp đem lại qua quá trình áp dụng thực tiễn
Nếu không áp dụng mô hình:
Thời gian xin xác nhận tại Trường mình đang học:
Mất từ 2 đến 3 ngày.
Thời gian nộp hồ sơ lên bộ phận một cửa để được cấp bằng:
Mất từ 3 đến 4 ngày.
Vậy tổng thời gian từ lúc nộp hồ sơ để được xác minh đến lúc được cấp
bằng phải mất từ 6 đến 7 ngày
Hiệu quả quản lý: Là công cụ giúp cho lãnh đạo Sở quản lý được kết quả
thực hiện nhiệm vụ của CBCC và các phòng chuyên thông thông qua hệ thống điện
tử online.
Hiệu quả xã hội: Học sinh đi học ở xa vẫn có thể truy cập vào website của
Trường để đăng ký thông tin, tiết kiệm được thời gian đi lại và chi phí tàu, xe. Từ
đó nâng mức độ hài lòng đối với hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước.
6. Đánh giá, kết luận về khả năng tiếp tục hoàn thiện, nhân rộng áp
dụng mô hình, sáng kiến, giải pháp; các đề xuất, kiến nghị (nếu có)
- Theo quy trình, Sở Giáo dục và Đào tạo là cơ quan chủ trì, tiếp nhận hồ sơ
và phối hợp với các đơn vị Trường học để thẩm định hồ sơ. Với quy trình như vậy,
Sở Giáo dục và Đào tạo là cơ quan chủ trì trong việc thực hiện chế độ cấp phát văn
bằng, chứng chỉ.
- Hồ sơ, thông tin của học sinh được lưu trên hệ thống website của Sở, ai có
nhu cầu tra cứu hay xác nhận thông tin thì lên website Sở
Mô hình sáng kiến trên thể hiện được tính tích cực, mang lại hiệu quả cao.
Thực hiện việc cấp phát văn bằng, chứng chỉ nhanh chóng nhưng vẫn đảm bảo tính
chính xác và công khai.
Mô hình cần được nhận rộng trong toàn ngành để từ đó nâng cao mức độ hài

lòng của phụ huynh, học sinh đối với sự phục vụ của cơ quan nhà nước./.