Quản lý nhân sự với các ứng dụng Công nghệ thông tin nhằm phát huy tính hiệu quả và công bằng pps

PHẦN I : TÌNH HÌNH THỰC TẾ TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY GỐM VÀ
THUỶ TINH TẠI ĐÀ NẴNG VIGLACERA
I. Qúa trình hình thành của Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng
Viglacera :
Cuộc sống ngày càng phát triển, nhu cầu của con người cũng không ngừng tăng lên,
con người luôn đòi hỏi về nhiều mặt, về những nhu cầu trong cuộc sống như: ăn,
mặc, đi lại Trong đó, nhu cầu về sinh hoạt cũng không kém phần quan trọng đối với
mỗi người. Bắt nguồn từ nhu cầu này Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà
Nẵng Viglacera được thành lập, xét theo đề nghị của Hội đồng Qủan trị của Tổng
công ty Xây dựng Miền trung tại các tờ trình số 2544/TCT-HĐQT ngày 7/12/2000 và
đề nghị của Vụ trưởng vụ Tổ chức lao động.
Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera trước đây có tên là
Công ty gốm sứ Hải Vân, trực thuộc Tổng công ty Xây dựng Miền Trung, sau một
thời gian sản xuất đổi lại với tên là Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng
Viglacera , là đơn vị thành viên hoạch toán phụ thuộc của Tổng công ty Xây dựng
Miền Trung, có con dấu, có tải khoản phù hợp với phương thức hoạch toán. Công ty
được tổ chức và hoạt động theo điều lệ Tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Xây
dựng Miền Trung đã được Bộ trưởng Xây dựng phê chuẩn và theo điều lệ riêng của
Công ty do Hội đồng quản trị Tổng công ty Xây dựng Miền Trung phê chuẩn.
Sản phẩm chủ yếu của công ty là các loại dụng cụ bằng gốm sứ cho sinh hoạt, đa
dạng về chủng loại, mẫu mã tùy theo nhu cầu của khách hàng như: xí bệt, chậu rửa,
tiểu treo, chân chậu, xí xổm. Gốm sứ VIGLACERA được sản xuất trên dây chuyền tự
động với công nghệ tiên tiến. Vật liệu dùng để sản xuất chủ yếu là cao lanh, trường
thạch, đất sét.
2. Chức năng và nhiệm vụ của nhà máy gốm sứ VIGLACERA:
2.1. Chức năng của nhà máy:
Sản xuất các loại gốm sứ phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của người tiêu dùng.
2.2. Nhiệm vụ của nhà máy:
Nhà máy gốm sứ VIGLACERA thực hiện nhiệm vụ kinh doanh theo sự phân công
của Tổng công ty Xây dựng Miền Trung, cụ thể là:
• Triển khai thực hiện và quản lý, khai thác dự án đầu tư xây dựng nhà máy sứ

vệ sinh VIGLACERA.
• Sản xuất kinh doanh các chủng loại sản phẩm gốm sứ.
• Khai thác chế biến khoáng sản phục vụ và sản suất vật liệu xây dựng.
3. Tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán tại nhà máy:
3.1. Bộ máy quản lý:
Để làm tốt công tác quản lý và điều hành mọi hoạt động của nhà máy đạt hiệu quả,
công tác qủan lý, cơ cấu trực tuyến - chức năng.
3.2. Sơ đồ bộ máy quản lý của nhà máy:
Ghi chú: Quan hệ trực tiếp
Quan hệ công việc
3.2.Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban:
Hội đồng quản trị.
Giám đốc công ty: là người chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của
công ty trước hội đồng quản trị, có quyền quyết định các vấn đề liên quan đến quá
trình sản xuất kinh doanh của công ty, trực tiếp chỉ đạo, chỉ huy theo doiî công tác
xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty, cùng với sự tham
mưu của kế toán trưởng điều hành công tác tài chính kế toán.
Phó giám đốc: giúp việc cho giám đốc về tổ chức, quản lý sản xuất thông qua đề nghị
của các phòng ban, các bộ phận sản xuất mà bàn bạc với giám đốc để đi đến quyết
định tốt hơn nhằm thúc đẩy công ty ngày càng phát triển.
Phòng tổ chức hành chính: tham mưu cho giám đốc công ty về công tác tổ chức hành
chính, thực hiện các chính sách chế độ tiền lương đối với người lao động, sắp xếp bố
trí lao động, qủan lý hồ sơ lý lịch, lưu trữ hồ sơ đúng nguyên tắc, quản lý con dấu và
các tài liệu khác một cách cẩn thận, chăm lo tổ chức đời sống cho cán bộ công nhân
viên trong công ty.
Phòng kế hoạch kinh doanh: lập kế hoạch kinh doanh của công ty trong ngắn hạn,
nghiên cứu nắm bắt nhu cầu của thị trường, tổ chức mạng lưới bán hàng, tiếp nhận
sản phẩm chuẩn bị hàng hóa xuất bán theo yêu cầu của kỳ bán hàng.
Ngoài ra, phòng kế hoạch kinh doanh còn có nhiệm vụ cung ứng kịp thời đầy đủ vật
tư phục vụ sản xuất, thành quyết toán vật tư tiêu hao trong.

Phòng kỹ thuật: tham mưu cho giám đốc công ty trong công tác quản lý hoạt động
kinh doannh xây lắp và đầu tư xây dựng cơ bản nội bộ, lập hồ sơ tham gia đấu thầu
xây dựng, lập hợp đồng xây lắp, quản lý quyết toán các công trình xây lắp.
Phòng công nghệ và quản lý: tham mưu cho giám đốc công ty trong lĩnh vực nghiên
cứu, áp dụng khoa học công nghiêp, quản lý sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm
nhằm hài lòng khách hàng, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Phòng tài chính kế toán: thực hiện đúng theo pháp lệnh thống kê kế toán, chịu trách
nhiệm trước giám đốc về công tác tổ chức của công ty, theo dõi quản lý các loại tài
sản và nguồn vốn ghi chép, phản ảnh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tổng
hợp, báo cáo kịp thời thông tin về tình hình tài chính của công ty cho lãnh đạo để
định hướng đúng đắn trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Các đơn vị sản xuất: có nhiệm vụ tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất của công ty,
quản lý tốt máy móc thiết bị, đảm bảo năng suất chất lượng của sản phẩm, đảm bảo
tiết kiệm nguyên vật liệu, quản lý nhằm giảm tỷ lệ hỏng của sản phẩm, thực hiện vệ
sinh công nghiệp đảm bảo an toàn trong sản xuất.
3.4 Bộ máy kế toán:
a. Sơ đồ bộ máy kế toán:
Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ đối chiếu
Quan hệ công việc
b. Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban:
Kế toán trưởng: tổ chức công tác kế toán, thống kê toàn công ty tham mưu cho giám
đốc công ty về mặt tài chính, lập kế hoạch tài chính hằng năm, quí, tháng của công ty,
phân tích hoạt động tài chính của công ty.
Phó phòng tài chính kế toán, kiêm kế toán tổng hợp và kế toán TSCĐ: quản lý hoạt
động của phòng khi kế toán trưởng đi vắng kế toán tổng hợp lập báo cáo các quyết
toán hàng quý, năm, lập báo cáo nhanh theo yêu cầu của giám đốc, kiểm tra, đối
chiếu với các kế toán phần hành, tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh, tính lãi lỗ,
theo dõi tình hình tăng, giảm và khấu hoa tài sản cố định hàng kỳ, kiểm kê tài sản cố
định, lưu trữ hồ sơ tài sản cố định trong công ty.

Kế toán thanh toán, ngân hàng, tiền lương, thuế: có nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra các
nghiệp vụ thu, chi tiền mặt, giao dịch ngân hàng về các nghiệp vụ liên quan đến
chuyển khoản vay ngân hàng, bảo lãnh, cuối tháng thanh toán tiền lương phụ cấp và
các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho cán bộ công nhân viên, theo dõi kê
khai và quyết toán các khỏan thuê và cơ quan thuế.
Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tiêu thụ: có nhiệm vụ hạch toán tình hình
nhập kho thành phẩm đi tiêu thụ theo các hình thức bán theo hợp đồng, bán qua đại
lý, bán trực tiếp Theo dõi các hợp đồng bán chậm trả để kết hơpü với kế toán công
nợ có kế hoạch thu hồi nợ.
Kế toán công nợ: có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ phải thu và phải trả, theo
từng đối tượng và thời gian cụ thể để có kế hoạch thu hồi công nợ và thanh toán cho
người cung cấp, hàng tháng tiến hành đi đối chiếu công nợ với khách hàng.
Thủ quỹ: có nhiệm vụ chi tiền mặt khi chứng từ đã có đủ chữ ký của giám đốc và kế
toán trưởng, theo dõi cập nhật hàng ngày vào sổ qũy, cuối mỗi ngày phải đối chiếu
với sổ kế toán.
3.5.Hình thức kế toán áp dụng tại công ty:
a. Sơ đồ hình thức kế toán:
Công ty hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ và đã áp dụng máy vi tính vào công
tác kế toán.
Các loại sổ sử dụng tại công ty:
• Bảng kê ghi nợ và ghi các tài khoản, chứng từ ghi sổ.
• Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gởi ngân hàng, vay ngắn hạn, vay dài hạn.
• Sổ theo dõi tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định.
• Sổ theo dõi chi tiết các tài khoản 131, 141, 331, 152, 153.
• Sổ theo dõi doanh thu, các loại chi phí.
• Sổ đăng ký chứng từ ghí sổ, sổ cái.
• Bảng cân đối tài khoản, bảng cân đối kế toán.
b. Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày, khi nhận được chứng từ gốc có liên quan, kế toán tiến hành phân loại sau
đó định khoản và phản ảnh vào bảng kê ghi nợ (Có).

Song song với quá trình náy, số liệu từ chứng từ gốc được phản ảnh vào các sổ quỹ,
số tiền gởi ngân hàng và các sổ chi tiết có liên quan. Cuối quý tập hợp những số phát
sinh trong số để lên bảng kê ghi nợ (Có) cho từng tài khoản sử dụng. Đối với kế toán
vật tư, cuối tháng tổng hợp các số liệu từ sổ chi tiết để phản ảnh vào sổ tổng hợp và
lên bảng kê xuất trong quý phục vụ cho kế toán tổng hợp trong việc tính giá thành.
SƠ ĐỔI TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
Ghi chú:
Ghi hàng ngày, định kỳ
Đối chiếu, kiểm tra
Ghi cuối quý
Ghi cuối tháng
(1) Hằng ngày hoặc định kỳ kế toán ghi vào sổ nhật ký chung. Nếu nghiệp vụ liên
quan đến chi tiết thì đồng thời phải ghi vào sổ chi tiết, nếu nghiệp vụ liên quan đến
tiền mặt thì phải ghi vào sổ quỹ, nếu nghiệp vụ phát sinh tiếp diễn nhiều lần trong kỳ
(mua - bán hàng), thì được ghi vào nhật ký chuyên dùng (nhật ký đặc biệt) trước khi
ghi vào sổ.
(2) Sau khi vào nhật ký chung lấy số liệu ghi vào sổ cái tài khoản .
(3) Cuối tháng căn cứ vào sổ cái tài khoản để lập bảng đối chiếu sẽ phát sinh tài
khoản đồng thời căn cứ vào sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết.
(4) Cuối tháng đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ với sổ cái tài khoản 111 và đối chiếu số
liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết với bảng đối chiếu sổ phát suinh tài khoản.
(5) Cuối quý căn cứ vào bảng tổng hợp chi tiết và bảng đối chiếu sổ phát sinh tài
khoản kế toán tiến hành lập báo cáo kế toán.
1.4. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy gốm sứ :
KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH NĂM 2002
1. Tổng doanh thu 8.693.207.098
2. Các khoản giảm trừ 1.644.874
3. Doanh thu thuần 8.691.562.224
4. Gía vốn hàng bán 6.854.153.039
5. Lợi nhuận gộp 1.837.409.185

6. Chi phí bán hàng 482.089.171
7. Chi phí quản lý doanh nghiệp 673.325.068
8. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh:
- Thu nhập từ hoạt động tài chính
- Chi phí hoạt động tài chính 381.994.946
9. Lợi nhuận từ hoạt động tài chính:
- Các khoản thu nhập bất thường
- Chi phí bất thường 206.506.543
10. Lợi nhuận bất thường X
11. Tổng lợi nhuận trước thuế 475.488.403
12. Thuế thu nhập DN phải nộp 118.872.100
13. Lợi nhhuận sau thuế 356.616.303
II.ĐẶC ĐIỂM CÁC YẾU TỐ KINH DOANH CỦA CÔNG TY:
1.Tình hình tổ chức nhân sự của công ty :
Tổng số lao động của công ty là 150 người trong đó :
+ Phân theo chuyên môn nghiệp vụ:
Cơ cấu lao động Số người Nam Nữ Tỷ lệ (%)
Trình độ đại học
Trình độ trung cấp
Lao động phổ thông 51
Tổng cộng 150 79 81 100
+ Phân theo lao động tại các trung tâm,các phòng ban:
Ban giám đốc
Phòng kế toán thống kê tài chính
Trung tâm kỹ thuật
Trung tâm điện báo
Trung tâm cung cấp thông tin KT - XH
Trung tâm kinh doanh và tiếp thị
Đội thu cước
Đội xe

Tổ bảo vệ
Tổng số 150 100
Nhìn chung đội ngũ lao động của công ty đều qua các năm
Cơ cấu lao động và tuyển dụng lao động hợp lý
Đội ngũ cán bộ quản lý chiếm 8% tổng số CBCN
Lao động có trình độ đại học chiếm 34%
Lao động có trình độ trung cấp chiếm 7,3%
Lao động phổ thông chiếm 58,6%
Hầu hết trong các phòng ban và các trung tâm đội ngũ lao động đều có trình độ
chuyên môn nghiệp vụ cao,đều được tuyển dụng một cách hợp lý và trong một đội
ngũ cán bộ thì trên 90% là trình độ đại học , cao đẳng.Họ làm việc dưới sự điều hành
của các trưởng các phòng ban trung tâm.Mỗi cán bộ trong các phòng ban đều đảm
nhận một khâu công việc.Đồng thời giữa các phòng ban,các trung tâm đều có quan
hệ tham mưu với nhau để mang lại hiệu quả cao nhất cho toàn công ty.Như vậy trong
suốt thời gian qua,chính sách đối với con người luôn là mối quan tâm hàng đầu của
Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera ,chính sách đó được thể
hiện qua cơ chế quản lý,cơ chế phân phối,cơ chế sử dụng và đào tạo.
2. Tình hình tài chính và cơ sở vật chất của công ty:
a/Tình hình tài chính:
Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera là đơn vị hạch toán phụ
thuộc Công ty Gốm và Thuỷ tinh nên có các đặc điểm về tình hình tài chính như sau:
Là đơn vị được Công ty Gốm và Thuỷ tinh phân cấp,quản lý về doanh thu chi phí
thường xuyên.Riêng việc quản lý tài sản cố định và nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ
bản do Công ty Gốm và Thuỷ tinh quản lý .
Các quỹ tiền lương thưởng được Công ty Gốm và Thuỷ tinh phân bổ dựa trên kết quả
đóng góp của công ty.
Công ty là một đơn vị không trực tiếp xác định lợi nhuận và kết quả kinh doanh mà
chỉ xác định sự chênh lệch giữa chi phí và doanh thu.
Hoạt động của công ty theo cơ chế tài chính của Nhà Nứơc.
Như vậy,qua các đặc điểm trên ta thấy Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà

Nẵng Viglacera là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Công ty Gốm và Thuỷ tinh
Đà Nẵng.
b/Đặc điểm về các yếu tố vật chất của công ty:
Cơ sở hạ tầng và máy móc thiết bị hầu hết các máy móc,trang thiết bị chuyên ngành
hiện đại,bắt kịp nhịp độ phát triển của khu vực và thế giới.Những máy móc,trang thiết
bị này có giá thành rất đắt,do đó một yêu cầu đặt ra đối với ngành là phải tổ chức hoạt
động sản xuất kinh doanh sao cho có hiệu quả,nhanh chóng hoàn vốn và không
ngừng phát triển sản xuất cả chiều rộng,lẫn chiều sâu.Một số chỉ tiêu về cơ sở hạ tầng
và máy móc thiết bị của Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng.
Cơ sở hạ tầng và máy móc thiết bị của Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng ta thấy
các máy móc trang thiết bị của chỉ tiêu có giá thành ở nguyên giá rất cao và chiếm
một lượng lớn về số tiền đầu tư. Điều này cho thấy rằng Chi nhánh Công ty Gốm và
Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera là một đơn vị lớn chính yếu của Công ty Gốm và
Thuỷ tinh Đà Nẵng và công ty đã đầu tư rất lớn về cơ sở vật chất,những máy móc
trang thiết bị hiện đại có giá thành cao,cho nên công ty phải nổ lực không ngừng
trong hoạt động kinh doanh để đem lại khoảng doanh thu tương xứng với chi phí
Công ty Gốm và Thuỷ tinh trang bị cho công ty.
PHẦN II : KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG
TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ.
I.THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ Ở CÔNG TY :
1.Vấn đề quản lý nhân sự :
Công tác quản lý nhân sự ở Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng
Viglacera cũng không khác mấy so với việc quản lý nhân sự ở các công ty bạn,tuy
nhiên cũng có một số điểm khác biệt nổi trội để phù hợp với đặc thù của công ty.
Công tác quản lý nhân sự ở đây cũng đơn thuần quản lý về : Hồ sơ nhân viên, Quan
hệ gia đình,Quá trình công tác,khen thưởng - kỹ luật Công tác quản lý nhân sự ở công
ty đi sâu vào và phân tích các thông tin trên để hiểu rõ.
- Hồ sơ nhân viên : Bao gồm các thông tin cần thiết về nhân viên tại công ty :
Mã CB,họ lót,tên,chức vụ,bộ phận công tác,ngày sinh,quê quán
- Quá trình công tác : là các thông tin về quá trình làm việc của nhân viên :

Ngày vào ngành ,Chức vụ,bộ phận công tác
- Quan hệ gia đình là các thông tin về mối quan hệ của cán bộ công nhân viên
với gia đình như : họ tên người quan hệ,địa chỉ,quê quán,ngày sinh,dân tộc
- Khen thưởng - kỷ luật : HÌnh thức khen thưởng kỷ luật,quyết định khen
thưởng kỷ luật
- Quá trình hoạt động : Ngày vào đoàn,ngày vào đảng
- Quá trình đào tạo : Quyết định cử đi học,ngành học
- Tình hình sức khoẻ : Các thông tin liên quan đến tình trạng sức khoẻ của nhân
viên trong quá trình công tác tại công ty.
2.Dữ liệu đầu vào :
- Bao gồm Bảng sơ yếu lý lịch của cá nhân trong quá trình xin việc của công
ty.Sau khi quá trình tuyển chọn bằng phỏng vấn thì sẽ có quyết định thử việc của
công ty,trong thời gian thử việc nếu đạt yêu cầu thì sẽ đi đến hợp đồng lao động giữa
công ty và các nhân nhân viên được nhận vào làm việc tại công ty.
- Thông tin về các phòng,tổ thuộc công ty là cơ sở để sau này phân phối nhân
viên sau khi ký kết hợp đồng lao động về làm việc.Đây cũng là cơ sở cho việc thống
kê và tìm kiếm sau này dựa theo thông tin của phòng,tổ chức làm việc.
- Thông tin khác chi tiết hơn nhằm lợi ích cho người quản lý ,cho công tác quản
lý và mang lại hiệu quả cao trong công việc như : Chức vụ,tôn giáo,giới tính,chuyên
môn,thành phần gia đình
a) Bảng sơ yếu lý lịch :
Là lời khai của mỗi cá nhân nhân viên trong quá trình đến xin việc tại Công ty Gốm
và Thuỷ tinh Đà NăÔng,nó bao gồm những thông tin chính xác về cá nhân,quan hệ
với các cá nhân khác,quá trình công tác trước đây
Thông tin trong bảng sơ yếu lý lịch là cơ sở cho việc phục vụ công tác thiết lập hồ sơ
nhân sự trong công ty,hoặc lập các báo cáo về tình hình nhân sự tại công ty
b/ Quyết định thử việc :
Sau khi trải qua một đợt phỏng vấn tại Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng,người lao
động nếu đáp ứng đựơc các yêu cầu thì sẽ được tuyển chọn và được chuyển về Chi
nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera (chi nhánh của Bưu Điện

Thành Phố) để thử việc (quyết định tuyển dụng lao động thuộc trách nhiệm của Bưu
Điện Thành Phố) :
c) Hợp đồng lao động :
Sau khi thử việc tại công ty,nếu người lao động đáp ứng được các yêu cầu tuyển dụng
của công ty và hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao thì chính thức được nhận vào
làm việc tại Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera .Khi đó sẽ
đi đến ký kết hợp đồng lao động giữa hai bên để ràng buộc về quyền lợi của người
lao động và nghĩa vụ đối với công ty.Hợp đồng lao động nêu rõ quyền lợi được
hưởng của người lao động,quyền hạn và công việc của người lao động,thuộc sự quản
lý của tổ,phòng ban nào.?ai phụ trách?Chức vụ,bậc lương theo tính chất công
việc.Đây cũng là cơ sở cho việc thống kê,báo cáo tình hình nhân sự tại công ty.
d) Các hệ thống dữ liệu khác :
Thông tin về chức vụ,tôn giáo,thành phần gia đình,chuyên môn
Tất cả hệ thống thông tin,dữ liệu trên góp phần giảm thiểu công việc cho người quản
lý và đem lại hiệu quả trong công việc.
3.Dữ liệu đầu ra :
Nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý của công ty,dữ liệu đầu ra là các báo cáo lao động
ở các phòng,tổ để dẫn đến báo cáo chung về tình hình tăng giảm lao động của công
ty.Các báo cáo về tình hình thu chi ở từng bộ phận,cung cấp thiết bị cho các phòng,tổ
hay cho các cá nhân có nhu cầu trong công ty Các báo cáo (Báo cáo tăng giảm lao
động,báo cáo tình hình thu nhập,báo cáo phân tích lao động ) thông qua phó giám
đốc,giám đốc duyệt rồi trình lên Công ty Gốm và Thuỷ tinh để được cấp phát hoặc
phê nhận.
4.Dữ liệu tính toán :
- Tổng số : số lượng công nhân viên,số phòng,tổ,số lãnh đạo ( giám đốc,phó
giám đốc ) .
- Bậc lương : theo quy định tương ứng với tính chất công việc,trình độ,thâm
niên công tác,chức vụ
Công tác quản lý nhân sự ở công ty Viễn THông không đặt nặng vấn đề tính Luơng
vì đã có một chương trình tính Lương riêng biệt và công tác tính Lương ở đây hết sức

phức tạp.
- Thâm niên công tác = ( Năm hiện tại ) - ( Năm vào ngành )
II. CHI TIẾT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ Ở CHI NHÁNH CÔNG TY
GỐM VÀ THUỶ TINH TẠI ĐÀ NẴNG VIGLACERA :
Sau khi nhận hồ sơ của người lao động,ký kết hợp đồng lao động thì công tác quản lý
nhân sự bắt đầu thực hiện.Người quản lý cập nhật đầy đủ các thông tin về lý lịch,hồ
sơ nhân viên và trong quá trình quản lý thì phaỉ cập nhật thông tin thường xuyên về
nhân viên như : quyết định cử đi học,bằng cấp,trình độ,đào tạo,vào đảng để đưa
ra các quyết định đúng đắn về việc phân bổ bộ phận làm việc,chuyển bộ phận làm
việc hoặc các quyết định khen thưởng,kỷ luật,quyết định tuyển dụng hay tinh giảm
biên chế Xét chất lượng làm cơ sở cho việc tính lương từng tháng .
Là một trong số các chi nhánh của Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng nên việc
phân bổ nhân sự hoàn toàn phụ thuộc vào quyết định của Phòng Tổ Chức Hành
Chính thuộc Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng.Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ
tinh tại Đà Nẵng Viglacera chịu trách nhiệm quản lý :
- Nhân viên nộp hồ sơ cho phòng Tổ Chức Hành Chính thuộc Công ty Gốm và
Thuỷ tinh Đà Nẵng và được gọi phỏng vấn ,nếu phù hợp công ty sẽ ra quyết định
phân bổ nhân viên về công tác tại một trong số các chi nhánh của Công ty Gốm và
Thuỷ tinh : Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera
- Được chuyển về Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera
,nhân viên nhận được quyết định thử việc của Ban Giám ĐôÚc Công Ty,sau quá trình
thử việc phù hợp nhân viên nhận được hợp đồng lao động có chữ ký của cả hai bên :
Người sử dụng lao động và người lao động chia thành hai bản và mỗi bên giữ một
bản.Người quản lý phân phối nhân viên về một bộ phận công tác phù hợp với trình độ
và hữu ích cho công ty,đồng thời cập nhật thông tin cá nhân nhân viên vào chương
trình quản lý và tiến hành công tác quản lý nhân viên.
Nhìn chung công tác quản lý nhân sự ở Công Ty cũng là một quá trình phức tạp,đòi
hỏi phải cập nhật thông tin quản lý một cách thường xuyên ở người quản lý.Để kịp
thời đưa ra những quyết định đúng đắn và những thông tin cần thiết về nhân sự như
quyết định khen thưởng,lên chức,lên lương lên ban lãnh đạo của công

ty,người quản lý cần phải theo dõi thường xuyên diễn biến,thay đổi về nhân sự của
công ty .
III. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ:
1.Bảng dữ liệu sơ cấp :
Sau phân tích hiện trạng và khảo sát thực tế ở Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh
tại Đà Nẵng Viglacera ,xác định hiện trạng đi đến tìm hiểu công việc và từng đối
tượng liên quan để đưa ra một loạt các dữ liệu thô ( chưa qua xử lý,phân tích) gọi là
dữ liệu sơ cấp .
Sau đây là danh sách dữ liệu sơ cấp thu thập được từ hệ thống thông tin quản lý nhân
sự ở công ty :
Mã cán bộ
Họ và tên cán bộ
Giới tính của cán bộ
Ngày tháng năm sinh cán bộ
Nơi sinh
Quê quán
Quốc tịch
Điạ chỉ
Điện thoại
Dân tộc
Số chứng minh nhân dân
Tôn giáo
Thành phần gia đình
Họ tên cha
Họ tên mẹ
Tình trạng hôn nhân
Họ tên vợ(chồng)
Họ tên con
Địa chỉ của người có quan hệ
Ngày sinh của người có quan hệ

Quê quán của người có quan hệ
Dân tộc của người có quan hệ
Nghề nghiệp của người có quan hệ
Chức vụ của cán bộ nhân viên
Bộ phận công tác của nhân viên
Bảo hiểm xã hội
Bảo hiểm y tế
Ngày vào Đảng
Ngày vào Đoàn
Trình độ văn hoá
Trình độ chuyên môn
Ngoại ngữ
Ngày hợp đồng lao động
Ngày vào ngành
Hệ đào tạo cán bộ
Khen thưởng kỷ luật
Hình thức khen thưởng kỷ luật
Lý do khen thưởng kỷ luật
2.Tổ chức bộ mã cho chương trình :
a) Giới thiệu một số loại mã số thường dùng :
Có rất nhiều loại mã số khác nhau tuỳ thuộc chương trình,sau đây giới thiệu một số
bộ mã thông dụng :
- Mã số tuần tự : nguyên tắc thiết kế đơn giản : cứ một đối tượng xuất hiện thì sẽ
gán cho một tập hợp số nguyên kế tiếp nhau theo thứ tự xuất hiện.
Ưu điểm : dễ nhận diện,khó lẫn lộn và việc xây dựng có thể tiến hành dễ dàng
Nhược điểm : không mang ý nghĩa gì tuy nhiên cũng có tính chất gợi nhớ và không
cho phép chèn thêm một mã số mới giữa hai mã số cũ
- Mã gợi nhớ : cho phép sự ghi nhớ dễ dàng và có ý nghĩa bởi chúng mang tính
gợi nhớ những đối tượng cần mã hoá.
Ưu điểm : dễ xây dựng,nhận diện

Nhược điểm : nếu các đối tượng có cùng tên gọi thì dễ lẫn lộn và gây khó khăn trong
trường hợp đối tượng mã hoá có sự thay đổi nào đó.
- Mã mô tả : dùng mô tả những đặc tính của đối tượng.
Ưu điểm : tính chất đơn giản,dễ hiểu.Có thể nới rộng được vì khi có những đối tuợng
mới được đưa vào thì bao giờ cũng tương ứng những giá trị mới đối với các đặc tính
được quan tâm đến.
Nhược điểm : gặp nhiều rủi ro bởi việc nhận dạng sẽ rắc rối nếu số đặc tính được lựa
chọn không cho phép phân biệt hai thực thể trong mọi trường hợp.sử dụng quá
thường xuyên những ký tự chữ nên dễ gây ra các vấn đề đối với một số đối tượng
- Mã ghép nối : được chia ra nhiều vùng,mỗi vùng ứng với một đặc tính.
Ưu điểm : dễ nhận diện,khả năng phân tích thống kê và kiểm tra một số đặc tính
Nhược điểm : cần đến một số lượng lớn ký tự do vậy cần thiết phải lựa chọn những
đặc tính ổn định.
- Mã phân cấp : chia đối tượng chính thành các nhóm đối tượng và gán cho
chúng các giá trị.Trong các nhóm đối tượng có thể chia thành các nhóm chi tiết hơn
và gáng các giá trị tương ứng.
Ưu điểm : dễ lập dễ tập hợp phân tích số liệu.
Nhược điểm : khó nhớ,khó nhận diện
b) Tổ chức bộ mã của chương trình :
- Macb : (Mã cán bộ ) : xxx ( là những số mang tính thứ tự )
Như : 001 là nhân viên thứ nhất.
- Macv : ( Mã chức vụ ) : xxx ( là những ký tự thể hiện chức vụ nhân viên)
Như : PGĐ: phó giám đốc PPH : Phó Phòng.
GĐO: Giám đốc
TPP : Trưởng phòng
- Madonvi: ( Mã đơn vị ) : xxxxx ( biểu thị cho đơn vị trực thuộc )
2 ký tự đầu biểu thị cho đơn vị trực thuộc như :
PB : nếu là phòng ban
TO : nếu là Tổ
TT : nếu là trung tâm

3ký tự sau biểu thị chức vụ của nhân viên hay trách nhiệm của bộ phận công tác như :
PBGĐO : phòng giám đốc
PBPGĐ : Phòng phó giám đốc
TOKTH : Tổ kỹ thuật
TTKTH : Trung tâm kỹ thuật
- MaHD : ( Mã hợp đồng ) : xxx
Như : TBC : theo biên chế THĐ: theo hợp đồng
- MaDT : ( Mã hệ Đào Tạo ) : xx
Như : TC : Tại chức CQ : Chính quy
3.Xây dựng từ điển dữ liệu :
- Từ điển dữ liệu là một danh sách các dữ liệu được sử dụng trong hệ thống
thông tin với một số đặc trưng về tên,kiểu,lĩnh vực tác dụng,các quy tắc tác động.
Trước khi xây dựng từ điển dữ liệu cần phải phân tích cặn kẽ dữ liệu,thanh lọc dữ
liệu nhằm tránh tối đa các hiện tượng mập mờ.
5.Mô hình ý niệm của bài toán quản lý :
a) Các thực thể của bài toán nhân sự :
• Thực thể khen thưởng kỷ luật : ( KTKL) : có Macb là khoá chính chứa các
thông tin về hình thức,lý do KTKL đối với cán bộ.
• Thực thể Loại Hợp Đồng : (LOAIHD) : có MaHD làm khoá chính,chứa các
thông tin về loại hợp đồng lao động.
• Thực thể Đơn Vị : (DONVI ) : có Madonvi làm khoá chính,chứa các thông tin
về bộ phận công tác của cán bộ,mã đơn vị,điện thoại nơi công tác
• Thực thể Hồ Sơ Nhân Viên : ( HOSONV ) : có Macb làm khoá chính,chứa các
thông tin cá nhân của nhân viên.
• Thực thể Chức Vụ : có MaCV làm khoá chính chứa các thông tin về chức vụ
của nhân viên như mã chức vụ,chức vụ
• Thực thể Hệ Đào Tạo : có MaDT làm khoá chính
• Thực thể Bậc Lương : có Mabacluong là khoá chính, chứa các thông tin khái
quát về cách tính lương của Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng
Viglacera với cách tính lương theo phụ cấp chức vụ,theo chất lượng công việc và

mức phức tạp của công việc.
+ Kết hợp giữa thực thể HOSONV và thực thể LOAIHD :
các thực thể chỉ ra rằng mỗi nhân viên chỉ có thể có một hợp đồng duy nhất và mỗi
hợp đồng thì chỉ của duy nhất một nhân viên.
+ Kết hợp giữa thực thể HOSONV và thực thể DONVI :
Mỗi nhân viên chỉ có một đơn vị nhất định và mỗi đơn vị có thể có một hoặc nhiều
nhân viên.
+ Kết hợp giữa thực thể HOSONV và thực thể CHUCVU :
Môĩ nhân viên đều có một chức vụ nhất định còn mỗi chức vụ có thể của một hoặc
của nhiều nhân viên.
+ Kết hợp giữa thực thể HOSONV và thực thề KTKL :
Mỗi nhân viên có thể không có hoặc có nhiều lần khen thuởng kỷ luật,còn mỗi khen
thưởng kỷ luật chỉ có thể của một nhân viên duy nhất.
+ Kết hợp giữa thực thể HOSONV và thực thể HEDT :
Mỗi nhân viên có thể có một hoặc nhiều hệ đào tạo,còn mỗi hệ đào tạo thì có thể của
một hoặc nhiều nhân viên.
+ Kết hợp giữa thực thể HOSONV và thực thể BACLUONG :
mỗi nhân viên chỉ có thể có một bậc lương duy nhất còn mỗi bậc lương có thể của
một hoặc của nhiều nhân viên.
b) Xây dựng mô hình thực thể kết hợp : (Trang Bên)
c) Xác định sơ đồ phân cấp chức năng :
PHẦN III : THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH
I.GIỚI THIỆU NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH :
1.Lựa chọn ngôn ngữ :
Trong thời đại ngày nay,với sự phát triển mạnh mẽ không ngừng của công nghệ
thông tin,có rất nhiều ngôn ngữ lập trình ra đời nhằm giải quyết các bài toán quản lý
trong mỗi cơ quan doanh nghiệp đựơc nhanh chóng và tối ưu.
Ngôn ngữ lập trình MICROSOFT ACCESS là một ngôn ngữ phổ thông,giải quyết dễ
dàng công tác quản lý tính toán,cập nhật trên cơ sở dữ liệu cũng hết sức phong phú.
Hiện nay ngôn ngữ lập trình ACCESS đang là ngôn ngữ phổ biến trong các cơ quan

doanh nghiệp ở nước ta,phục vụ cho công tác quản lý .Do vậy em chọn ngôn ngữ lập
trình ACCESS cho đề tài của em.
2.Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu MICROSOFT ACCESS :
Là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu giúp ta quản lý và khai thác số liệu được lưu giữ có
tổ chức bên trong máy tính.
CSDL là tập các số liệu liên quan đến một chủ đề hay một mục đích quản lý,khai thác
nào đó.CSDL ngoài các Table còn có những Query,Form,Report, Macro và Moudule.
Khi lưu giữ lại trên máy tính là một tập tin có đuôi là MDB.
a) Table :
Là đối tượng quan trọng nhất và là thành phần cơ bản của CSDL trong
ACCESS.Dùng để ghi nhận các số liệu cơ sở,các nghiệp vụ phát sinh,các biến động
tiếp theo của những thông tin quản lý.Trong table số liệu được tổ chức theo nhiều
dòng,mỗi dòng có nhiều cột
b) Query :
Là công cụ để truy vấn thông tin và thực hiện các thao tác trên số liệu.Sử dụng Query
để liên kết các chỉ tiêu số liệu từ Table,để chọn lựa ra những thông tin cần quan
tâm.Hơn nữa,Query còn là công cụ để chỉnh sữa số liệu,để tạo ra Table mới (Make
Table Query ),để ráp nối số liệu vào Table ( Append Query ), để xoá số liệu ( Delete
Query),tổng hợp số liệu ( Crosstab Query ) , và nhiều công cụ khác nữa.Query được
dùng làm như nền tảng để sản xuất ra các báo cáo biểu có đặc tính định dạng cao hơn
Table.Cùng lượng Table như nhau nhưng ai sử dụng Query giỏi hơn thì chương trình
sẽ tốt hơn.
c) Form :
Dùng cho thao tác nhập liệu,tạo cảm giác như đang điền thông tin vào các mẫu
phiếu.Trong một Form có thể chứa một Form khác gọi là Sub Form cho phép cùng
lúc nhập liệu vào nhiều Table khác nhau.Form nếu được phối hợp tốt với Marco và
Module sẽ giúp cho việc thao tác xử lý số liệu nhanh gọn hơn.
d) Report :
Là kết quả đầu ra sau cùng của quá trình khai thác số liệu.Dùng để in ấn hay thể hiện
các báo biểu có nguồn gốc từ các Table hay từ kết quả của các bảng Query.Có nhiều

hình thức trình bày phong phú,đẹp mắt không những gồm chữ mà còn có cả hình ảnh
đồ thị
e) Macro :
Một tập hợp các lệnh nhằm tự động hoá những thao tác thường nhật hay thay vì phải
lặp lại nhiều lần.Khi chạy Marco,Access thực hiện một loạt các thao tác quy định
trước.Marco của Access có thể chọn lựa tình huống tuỳ theo một điều kiện thực tế tại
thời điểm để làm việc này hay việc khác,giúp cho công việc quản lý số liệu trở thành
linh hoạt và thông minh hơn.
f) Module :
Một dạng tự động hoá cao cấp và chuyên sâu hơn Marco là những hàm riêng của
người dùng được lập trình bằng Access Basic,dành cho các chuyên viên chuyên
nghiệp.Tuy nhiên trong công tác quản lý số liệu rất ít cần đến Module.Chỉ khi các
công cụ khác không đáp ứng được yêu cầu thì mới sử dụng đến Module.
3.Xây dựng chương trình :
a) Mục đích :
Công tác quản lý nhân sự cần phaỉ thông qua một chương trình tự động hoá và dễ
dàng trong sử dụng do công tác quản lý là công tác quan trọng và hết sức phức tạp
bởi khối luợng công việc rất lớn từ khâu nhập số liệu đến khâu lưu trữ số liệu,lập các
báo cáo thống kê Do khối lượng công việc lớn nên dễ gây ra sai sót và mất thời
gian,một chương trình quản lý tự động hoá sẽ giúp đỡ cho người quản lý rất nhiều
trong quản lý,xử lý thông tin như : thao tác nhanh,kết quả chính xác hơn,tính bảo mật
cao hơn,tránh được các sai sót trong quá trình xử lý thông tin.
b) Nội dung :
- Khảo sát,tìm hiểu vấn đề quản lý nhân sự ở Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ
tinh tại Đà Nẵng Viglacera .
- Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu phù hợp,dễ dàng lưu trữ thông tin.
- Xây dựng hệ thống chương trình để tự động hoá công tác quản lý nhân sự.
4.Xây dựng cơ sở dữ liệu :
- Table HOSONV :
Fieldname FieldType FieldSize Format Decription

Macb Text 3 Mã cán bộ
Hoten Text 40 Họ tên cán bộ
Gioitinh Yes/No ;”Nam”;”Nu” Giới tính
Ngaysinh Date/Time 10 dd/mm/yyyy Ngày sinh
SoCMND Number 15 Số chứng minh nhân dân
Noisinh Text 30 Nơi sinh
Quoctich Text 20 Quốc tịch
Quequan Text 90 Quê quán
Diachi Text 90 Địa chỉ
Dienthoai Text 10 Điện thoại
Dantoc Text 10 Dân tộc
Tongiao Text 20 Tôn giáo
Doanvien Yes/No Đoàn viên
Dangvien Yes/No Đảng viên
TPGĐ Text 30 Thành phần gia đình
Anh OLE object ẢNh
Trinhdonn Text 20 Trình độ ngoại ngữ
Trinhdocm Text 30 Trình độ chuyên môn
Madonvi Text 5 Mã đơn vị
MaCV Text 3 Mã chức vụ
Trinhdovanhoa Text 30 Trình độ văn hoá
- Table KTKL :
Fieldname FieldType FieldSize Format Decription
Macb Text 3 Mã cán bộ
HthucKTKL Text 10 Hình thức khen thưởng kỷ luật