Ứng dụng Google Drive trong kiểm soát hồ sơ “Một cửa” lĩnh vực tài nguyên nước

SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TỈNH KHÁNH HÒA
  
CUỘC THI
“MÔ HÌNH, SÁNG KIẾN CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG CHỨC,
VIÊN CHỨC TRẺ NĂM 2013”
ĐỀ CƯƠNG THUYẾT MINH
ỨNG DỤNG GOOGLE DRIVE TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ
MỘT CỬA LĨNH VỰC TÀI NGUYÊN NƯỚC
NGƯỜI THỰC HIỆN: ĐỖ THỊ HOÀNG DUNG
KHÁNH HÒA, THÁNG 9 NĂM 2013
I. GIỚI THIỆU CHUNG
- Đơn vị đăng ký dự thi: Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Khánh Hòa
- Tên sáng kiến cải cách hành chính: “Ứng dụng Google Drive trong quản lý hồ
sơ một cửa lĩnh vực tài nguyên nước”
- Người thực hiện: Đỗ Thị Hoàng Dung
+ Chức vụ: Nhân viên Phòng Nước và Khí tượng Thủy văn
+ Ngày sinh: 08/09/1983
+ Giới tính: Nữ
+ Trình độ chuyên môn: Thạc sỹ Khí hậu học và Khoa học khí quyển
+ Thời gian công tác tại Sở Tài nguyên và Môi trường: 02 năm (từ tháng 09/2011
đến nay)
+ Nhiệm vụ chuyên môn chính:
- Hướng dẫn, thẩm định các hồ sơ đề nghị cấp phép hoạt động trong lĩnh vực tài
nguyên nước trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa;
- Hướng dẫn, thẩm định hồ sơ đề nghị cấp phép hoạt động trong lĩnh vực khí
tượng thủy văn trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa;
- Triển khai thực hiện các nhiệm vụ, dự án và các hoạt động thuộc Chương trình
mục tiêu quốc gia ứng phó với biến đổi khí hậu trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa;
- Triển khai thực hiện các dự án điều tra, đánh giá tài nguyên nước trên địa bàn
tỉnh theo sự phân công của trưởng đơn vị;
- Tham gia kiểm tra hoạt động khai thác, sử dụng tài nguyên nước, xả nước thải

vào nguồn nước của các đơn vị, tổ chức, các nhân hoạt động trong lĩnh vực tài nguyên
nước và khí tượng thủy văn trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa;
- Tham gia và tổ chức các hoạt động tuyên truyền, phổ biến kiến thức về tác động
của biến đổi khí hậu và bảo vệ tài nguyên nước trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa;
- Lập báo cáo công tác tháng, báo cáo cải cách hành chính tháng và các báo cáo
định kỳ liên quan.
- Lưu trữ hồ sơ và công văn của Phòng.
II. ĐẶT VẤN ĐỀ
Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Khánh Hòa là cơ quan tham mưu của UBND
tỉnh Khánh Hòa đối với hoạt động quản lý nhà nước về tài nguyên và môi trường nói
chung và lĩnh vực tài nguyên nước nói riêng. Năm 2006, Sở Tài nguyên và Môi trường
tỉnh Khánh Hòa thành lập Phòng Nước và Khí tượng Thủy văn để thực hiện các chức
năng chuyên môn về lĩnh vực tài nguyên nước và khí tượng thủy văn, trong đó có việc
hướng dẫn và thẩm định hồ sơ đề nghị cấp phép hoạt động tài nguyên nước của các tổ
chức, đơn vị, cá nhân trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa. Từ đó đến nay, việc thẩm định, cấp
phép hoạt động khai thác, sử dụng tài nguyên nước và xả nước thải vào nguồn nước trên
địa bàn tỉnh được thực hiện một cách đồng bộ, thống nhất và đúng luật định.
Hiện nay, quy trình cấp phép hoạt động tài nguyên nước trên địa bàn tỉnh Khánh
Hòa được áp dụng theo Hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008. Theo đó,
các bước tiếp nhận, thẩm định, xử lý, lưu trữ và trả kết quả hồ sơ “1 cửa” thuộc lĩnh vực
tài nguyên nước đã được quy định chi tiết cả về thời gian lẫn nội dung thực hiện. Đối với
lĩnh vực tài nguyên nước, Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Khánh Hòa đã xây dựng
được 11 quy trình xử lý, thẩm định hồ sơ như: Hồ sơ đề nghị cấp phép xả nước thải vào
nguồn nước; hồ sơ đề nghị cấp phép khai thác, sử dụng nước dưới đất; hồ sơ đề nghị cấp
phép khai thác và sử dụng nước mặt; hồ sơ đề nghị cấp phép hành nghề khoan nước dưới
đất; hồ sơ đề nghị cấp phép thăm dò khoan nước dưới đất
Theo quy định tại các quy trình này, để theo dõi, kiểm soát và tra cứu số lượng,
thời gian nhận, xử lý và trả kết quả của hồ sơ, chuyên viên phòng chuyên môn (Phòng
Nước và Khí tượng Thủy văn) phải lập “Sổ theo dõi tiếp nhận và xử lý hồ sơ” (gọi tắt là
Sổ theo dõi), đồng thời phải liên tục cập nhật, ghi chép đầy đủ thông tin về quy trình tiếp

nhận, xử lý hồ sơ vào Sổ theo dõi.
Từ trước đến nay, việc cập nhật Sổ theo dõi được thực hiện bằng cách viết tay và
được lưu trữ bởi các chuyên viên của phòng chuyên môn. Định kỳ hàng tháng hoặc đột
xuất theo yêu cầu của Lãnh đạo Sở/Lãnh đạo Phòng chuyên môn hoặc các đoàn thanh,
kiểm tra, các chuyên viên phòng chuyên môn sẽ thống kê thông tin từ Sổ theo dõi để lập
báo cáo về số lượng cũng như chất lượng giải quyết hồ sơ (sớm hẹn, đúng hẹn, trễ hẹn).
Vì Sổ theo dõi được cập nhật bằng viết tay nên khi thống kê về số lượng, phần trăm, loại,
chất lượng giải quyết… chuyên viên phải thực hiện các phép đếm và tính toán thủ công
để có được thông tin cần thiết. Thao tác này đôi khi mất nhiều thời gian và cho kết quả
không chính xác, đặc biệt khi thống kê hồ sơ trong thời đoạn dài và từ các sổ khác nhau.
Bên cạnh đó, vì Sổ theo dõi được quản lý và lưu trữ bởi các chuyên viên phòng
chuyên môn nên Lãnh đạo Sở/Lãnh đạo phòng chuyên môn khó kiểm soát, theo dõi tiến
độ giải quyết hồ sơ đề nghị cấp phép hoạt động tài nguyên nước của các chuyên viên, dễ
dẫn đến việc giải quyết hồ sơ bị trễ hẹn hoặc chưa phù hợp với quy trình hệ thống quản lý
chất lượng ISO 9001:2008. Đặc biệt, tại những thời điểm mà số lượng hồ sơ tiếp nhận
nhiều, tính chất hồ sơ phức tạp, thì việc thực hiện quy trình càng dễ gặp sai sót, chậm trễ.
Vì vậy, việc theo dõi, nhắc nhở thường xuyên từ Lãnh đạo Sở/Lãnh đạo phòng chuyên
môn là rất quan trọng để các chuyên viên giải quyết hồ sơ đúng quy trình, đúng hẹn.
Để làm được điều đó, thông tin trong Sổ theo dõi tiếp nhận và xử lý hồ sơ không
chỉ được quản lý, cập nhật bới chuyên viên phòng chuyên môn mà còn cần được chia sẽ
thường xuyên với Lãnh đạo Sở/Lãnh đạo phòng chuyên môn để tiện theo dõi. Với
phương pháp cập nhật Sổ theo dõi bằng cách viết tay như hiện nay, việc thống kê số liệu
về hồ sơ và theo dõi, quản lý, cập nhật của nhiều đối tượng liên quan chưa được thực
hiện một cách hiệu quả. Do vậy, vấn đề đặt ra là cần tìm một phương pháp khoa học, hiện
đại để các đối tượng liên quan (Lãnh đạo Sở/Lãnh đạo phòng chuyên môn/Chuyên viên
phòng chuyên môn) có thể truy cập, cập nhật thông tin và thống kê số liệu về tình trạng
giải quyết hồ sơ một cách nhanh nhất, thuận tiện nhất, đảm bảo tính minh bạch, trong
suốt về thông tin giải quyết hồ sơ cấp phép hoạt động tài nguyên nước.
Hình 1: Sổ theo dõi hồ sơ 1 cửa lĩnh vực tài nguyên nước được cập nhật được viết tay
hiện nay. Hình bên trái: Sổ theo dõi hồ sơ một cửa từ năm 2011 trở về trước; Hình bên phải: Sổ

theo dõi hồ sơ từ năm 2012 trở về sau.

III. MỤC TIÊU
Mục tiêu chung
Mục tiêu chung của sáng kiến cải cách hành chính này là xây dựng công cụ giúp
các chuyên viên Phòng Nước và Khí tượng Thủy văn tiết kiệm thời gian trong việc thống
kê, tra cứu thông tin về hồ sơ tài nguyên nước; đồng thời giúp Lãnh đạo đơn vị/Chánh
văn phòng/Lãnh đạo phòng kiểm soát, theo dõi tiến trình thẩm định hồ sơ của các chuyên
viên một các hiệu quả hơn.
Mục tiêu cụ thể
Mục tiêu cụ thể của sáng kiến cải cách hành chính là tạo một môi trường làm việc
trực tuyến cho người kiểm soát (Lãnh đạo Sở/Chánh văn phòng/Lãnh đạo phòng chuyên
môn) và người thực hiện quy trình giải quyết hồ sơ (chuyên viên phòng chuyên môn)
bằng cách xây dựng “Sổ theo dõi hồ sơ trực tuyến”, cho phép các đối tượng sử dụng cùng
đọc, biên tập, ghi chú, nhắc nhở, tra cứu thông tin tự động về hồ sơ cấp phép hoạt động
tài nguyên nước tại mọi lúc, mọi nơi trên môi trường có kết nối internet.
Mục tiêu xây dựng “Sổ theo dõi hồ sơ trực tuyến” có các tính năng sau:
+ Hiển thị thông tin về số lượng, loại, chất lượng giải quyết, tên các đơn vị đề nghị
cấp phép, ngày tiếp nhận hồ sơ, ngày nộp lệ phí thẩm định, ngày kiểm tra thực địa, ngày
bổ sung hồ sơ, nội dung cần bổ sung, ngày trình Lãnh đạo Sở, ngày trình UBND tỉnh,
ngày trả hồ sơ, file (scan) của giấy phép được cấp (đối với hồ sơ đã được cấp phép)…
của mỗi hồ sơ.
+ Thống kê tự động số lượng, loại, tình trạng giải quyết các hồ sơ trong khoảng
thời gian yêu cầu của người sử dụng.
+ Chỉ cho phép người được cung cấp mật khẩu hoặc được cài đặt ứng dụng của
Sổ theo dõi trên máy tính cá nhân mới có thể truy cập vào Sổ theo dõi trực tuyến.
+ Cho phép các chuyên viên phòng chuyên môn cập nhật, biên tập, chỉnh sửa, in,
tra cứu thông tin trên Sổ theo dõi trực tuyến từ các máy tính cá nhân của chuyên viên,
nhân viên “1 cửa” tại cùng một thời điểm.
+ Cho phép người theo dõi (Lãnh đạo Sở/Lãnh đạo phòng chuyên môn) đọc, in,

chèn các câu ghi chú nhắc nhở nhưng không được phép biên tập, chỉnh sửa thông tin trên
Sổ theo dõi trực tuyến.
+ Dựa vào quy trình thẩm định theo hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO
9001:2008, tính toán thời hạn hẹn trả hồ sơ, đánh giá chất lượng hồ sơ và cảnh báo (hiển
thị bằng màu) đối với các hồ sơ đã quá thời hạn giải quyết.
Hình 2: Sơ đồ hoạt động của Sổ theo dõi hồ sơ trực tuyến
IV. GIẢI PHÁP THỰC HIỆN
1. Môi trường trực tuyến
Để tạo ra môi trường làm việc trực tuyến cho các đối tượng sử dụng gồm các
chuyên viên và người theo dõi (Lãnh đạo Sở/Lãnh đạo Phòng), tác giả sử dụng dịch vụ
Google Drive. Googe Drive là dịch vụ lưu trữ và đồng hóa tập tin được cung cấp miễn
phí bởi Google từ tháng 4 năm 2012. Dịch vụ này cho phép người sử dụng chia sẽ tập tin,
tải tập tin và cùng nhau biên tập tập tin vào cùng thời điểm. Các đối tượng sử dụng có thể
làm việc trên cùng một file dữ liệu trên các thiết bị khác nhau có kết nối internet như máy
tính cá nhân, laptop, máy tính bảng và điện thoại di động.
Máy tính cá nhân hoặc
Tài khoản truy cập của
Nhân viên tiếp nhận hồ
sơ tại bộ phận “1 cửa”
Máy tính cá nhân hoặc
Tài khoản truy cập của
Chuyên viên thẩm định
hồ sơ
Máy tính cá nhân hoặc tài
khoản truy cập của người theo
dõi (Lãnh đạo Sở/ Chánh Văn
phòng/ Trưởng đơn vị chuyên
môn)
Sổ theo
dõi hồ sơ

trực tuyến
(được lưu tại
Google Drive,
dung lượng tối
đa 15GB)
Cập nhật, biên tập,
chỉnh sửa, tra cứu
Cập nhật, biên tập,
chỉnh sửa, tra cứu
Nội dung chỉnh sửa, ghi
chú từ các đối tượng sử
dụng khác
Nội dung chỉnh sửa, ghi
chú từ các đối tượng sử
dụng khác
Đọc, ghi chú,
nhắc nhở
Nội dung chỉnh
sửa, ghi chú từ
các đối tượng
sử dụng khác
Đặc biệt, Google Drive cho phép thiết lập mức độ truy cập của từng đối tượng sử
dụng khác nhau, bao gồm: Đối tượng được phép xem, chỉnh sửa, in và nhận xét; đối
tượng được phép xem, in, nhận xét nhưng không được phép chỉnh sửa; đối tượng được
phép xem, in nhưng không được phép nhận xét và chỉnh sửa. Tính năng này của Google
Drive phù hợp với mục tiêu đặc ra của sáng kiến, đó là chỉ có các chuyên viên mới được
phép điều chỉnh, bổ sung thông tin về hồ sơ 1 cửa trong Sổ theo dõi trực tuyến, còn người
theo dõi chỉ được phép nhận xét, ghi chú nhắc nhở mà không chỉnh sửa. Điều kiện này
giúp cho dữ liệu trong Sổ theo dõi trực tuyến không bị chỉnh sửa một cách tùy tiện.
Tác giả tạo tài khoản Google Drive với mật khẩu riêng cho từng đối tượng sử

dụng bao gồm:
- Đối tượng kiểm soát: Phó Giám đốc Sở (phogiamdocso), Phó Chánh văn phòng
phụ trách văn phòng (chanhvanphong), Chuyên viên Văn phòng Sở (chuyenvienso),
Trưởng Phòng Nước và Khí tượng Thủy văn (truongphongnuoc) là những đối tượng có
thể đọc, in ấn, chèn các câu ghi chú, nhắc nhở vào Sổ theo dõi trực tuyến nhưng không
được phép chỉnh sửa, biên tập nội dung của Sổ.
- Đối tượng thực hiện: 02 chuyên viên của Phòng Nước và Khí tượng Thủy văn
(tài khoản chuyenvienhao và chuyenviendung) là đối tượng có thể đọc, in ấn, biên tập,
chỉnh sửa, tra cứu thông tin và chèn các câu ghi chú vào Sổ theo dõi trực tuyến.
Tài khoản chủ của Sổ theo dõi trực tuyến là chuyenviendung. Các bước điều chỉnh,
bổ sung, nhận xét của các đối tượng sử dụng trên đều được lưu lại trong danh sách “lịch
sử thảo tác” của tài khoản chủ nên tài khoản chủ có thể dễ dàng xác định được người sử
dụng nào đã thực hiện thao tác gì và vào thời điểm nào trên Sổ theo dõi trực tuyến.
Dung lượng của mỗi tài khoản Google Drive là 15GB. Khi tải các file scan của
giấy phép hoạt động tài nguyên nước lên tài khoản, mỗi file giấy phép có dung lượng
khoản dưới 200 KB. Nếu tính trung bình năm có khoảng 100 giấy phép, thì việc tải các
file giấy phép tài nguyên nước lên tài khoản Google Drive gần như không bị giới hạn vì
dung lượng cho phép của tài khoản là rất lớn.
2. Sổ theo dõi hồ sơ
Để lập Sổ theo dõi hồ sơ một cửa trực tuyến, tác giả sử dụng công cụ Google Bảng
tính (Google Spreadsheet) được tích hợp trong dịch vụ Google Drive. Các tính năng của
Google Bảng tính gần giống với các tính năng của Microsoft Excel, cho phép người dùng
lập các hàm, công thức tính toán, thống kê, tra cứu dữ liệu.
Một ưu điểm nổi bật của Google Bảng tính so với Microsoft Excel là Google Bảng
tính (và cả Google Drive) có phiên bản tiếng Việt, giúp người sử dụng dễ dàng thao tác
khi sử dụng dịch vụ. Trong quá trình thao tác, Google Bảng tính lưu từng thao tác biên
tập, thay đổi của người sử dụng ngay tức khắc lên Google Drive, do vậy, vấn đề mất dữ
liệu do quên lưu “save” như trong Microsoft Excel sẽ không xảy ra đối với Google Bảng
tính.
Các hàm, chức năng của Google Bảng tính đã được tích hợp để xây dựng Sổ theo

dõi hồ sơ trực tuyến bao gồm:
- Các hàm về ngày, tháng: NETWORKDAYS; TODAY; WORKDAY; DATE
- Các hàm logic: TRUE; FALSE; AND; OR; NOT
- Các hàm dữ liệu: COUNTIF; COUNTBLANK; IF
- Các hàm tính toán: MINUS; SUM
- Định dạng có điều kiện: CONDITIONAL FORMATTING
- Hàm liên kết: HYBERLINK
- Chèn nhận xét: INSERT COMMENTS
Một số ví dụ về tích hợp các hàm để xây dựng tính năng của Sổ theo dõi:
+ Tình trạng giải quyết:
=IF(H17="",IF(OR(NETWORKDAYS($G17,TODAY())<1,AND(NOT(K17=""),L17=""),AND(NOT(N17=""),P17="
"),AND(NOT(O17=""),Q17="")),"Đang GQ","GQ quá hạn"),IF(NETWORKDAYS($G17,$H17)=1,"Đúng
hạn",IF(NETWORKDAYS($G17,$H17)<1,"Sớm hạn",IF(NETWORKDAYS($G17,$H17)>1,"Trễ hạn"))))
+Tính toán số ngày thực hiện nghĩa vụ tài chính và bổ sung hồ sơ:
=IF(AND(NOT(K19=""),L19=""),"",IF(AND(NOT(N19=""),P19=""),NETWORKDAYS($K19,$L19,DATA!
$B$5:$B$31),IF(AND(NOT(O19=""),Q19=""),NETWORKDAYS($K19,$L19,DATA!
$B$5:$B$31)+NETWORKDAYS($N19,$P19,DATA!$B$5:$B$31), NETWORKDAYS($K19,$L19,DATA!
$B$5:$B$31)+NETWORKDAYS ($N19,$P19,DATA!$B$5:$B$31) +NETWORKDAYS($O19,$Q19,DATA!
$B$5:$B$31))))
V. KẾT QUẢ THỰC HIỆN
1. Kết quả xây dựng Sổ theo dõi hồ sơ trực tuyến
Dựa vào các tính năng của Google Drive và Google Bảng tính, tác giả đã xây dựng
được Sổ theo dõi hồ sơ trực tuyến với các tính năng theo yêu cầu mục tiêu đặt ra, bao
gồm:
a) Tính toán tự động “Ngày hẹn trả hồ sơ”
Theo Quy trình ISO 9001:2008, mỗi loại hồ sơ có thời hạn giải quyết khác nhau,
ví dụ thời hạn giải quyết hồ sơ cấp phép khai thác nước dưới đất là 27 ngày làm việc, xả
thải vào nguồn nước là 42 ngày làm việc… chưa kể thời gian thực hiện các nghĩa vụ tài
chính hoặc điều chỉnh, bổ sung hồ sơ. Vậy thời hạn giải quyết hồ sơ thực tế là số ngày
làm việc theo quy định của ISO cộng với số ngày mà tổ chức/cá nhân đề nghị cấp phép

chưa thực hiện các nghĩa vụ tài chính hoặc điều chỉnh, bổ sung hồ sơ theo yêu cầu.
Trong Sổ theo dõi hồ sơ trực tuyến, khi Chuyên viên nhập ngày nhận hồ sơ, dựa
vào Quy trình ISO 9001:2008 Sổ tự động tính toán ngày hẹn trả ứng với từng loại hồ sơ
(trong đó tự động cập nhật và trừ đi các ngày lễ năm, các ngày cuối tuần và cộng thêm
các ngày mà đơn vị đề nghị cấp phép chưa thực hiện nghĩa vụ tài chính hoặc điều chỉnh,
bổ sung hồ sơ nếu có). Công thức tính được lập như sau: “Ngày hẹn trả hồ sơ = Số ngày
làm việc hẹn trả theo ISO 9001:2008 + Số ngày thực hiện nghĩa vụ tài chính + Số ngày
đơn vị chưa điều chỉnh, bổ sung hồ sơ theo yêu cầu”.
Ngày hẹn trả hồ sơ trong Sổ theo dõi trực tuyến được tự động điều chỉnh căn cứ
vào tiến trình giải quyết hồ sơ.
b) Thông báo tự động về “Chất lượng giải quyết hồ sơ”
Chất lượng giải quyết hồ sơ được phân ra thành 02 nhóm:
+ Đối với các hồ sơ đã được giải quyết: Bao gồm “giải quyết sớm hạn” (trả hồ sơ
trước ngày hẹn trả), “giải quyết đúng hạn” (trả hồ sơ đúng ngày hẹn trả) và “giải quyết trễ
hạn” (trả hồ sơ sau ngày hẹn trả).
+ Đối với các hồ sơ đang giải quyết: Bao gồm “đang trong thời hạn giải quyết”
(tính đến thời điểm hiện tại chưa đến ngày hẹn trả hồ sơ) và “đã quá hạn giải quyết” (tính
đến thời điểm hiện tại đã quá ngày hẹn trả hồ sơ)
Dựa vào ngày hẹn trả hồ sơ đã được tính tự động và ngày trả hồ sơ thực tế, Sổ
theo dõi hồ sơ trực tuyến thông báo tự động tình trạng, chất lượng giải quyết của mỗi loại
hồ sơ là “giải quyết sớm hạn”, “giải quyết đúng hạn”, “giải quyết trễ hạn”, “đang trong
thời hạn giải quyết” hay “đã quá hạn giải quyết”. Trước đây, khi chuyên viên cần thống
kê chất lượng giải quyết hồ sơ thì cần phải tính toán lại ngày hẹn trả đối với từng hồ sơ
(vì có cộng thời gian nghĩa vụ tài chính, bổ sung) để so sánh với ngày trả hồ sơ thực tế.
Với cách tính tự động trong Sổ theo dõi trực tuyến, chuyên viên Phòng chuyên môn tiết
kiệm được nhiều thời gian trong việc tổng hợp, thống kê.
Đối với các hồ sơ chưa giải quyết mà đã quá thời hạn thẩm định theo quy định của
Quy trình ISO 9001:2008, Sổ trực tuyến sẽ in chữ vàng đậm vào ô “chất lượng giải
quyết” của các hồ sơ đó để nhắc nhở chuyên viên lưu ý đối với các hồ sơ này.
Hình 3: Các thông tin chính của sổ theo dõi hồ sơ trực tuyến. Các thông tin được đánh

dấu trong vòng tròn xanh là thông tin do người sử dụng tự nhập; các thông tin được đánh dấu
trong vòng tròn đỏ là thông tin Sổ theo dõi trực tuyến tính toán tự động.
c) Thống kê thông tin tự động
Sổ theo dõi trực tuyến được xây dựng tính năng tra cứu thông tin tự động. Khi
người sử nhập ngày bắt đầu và ngày kết thúc của thời đoạn bất kỳ vào Sổ theo dõi trực
tuyến, người sử dụng sẽ nhận được kết quả tra cứu về “Tổng số hồ sơ”, “Số hồ sơ nhận
trong kỳ”, “Số hồ sơ từ kỳ trước chuyển sang”, “Số hồ sơ đã giải quyết”, “Số hồ sơ chưa
giải quyết”, bao nhiêu phần trăm sớm hạn, đúng hạn, trễ hạn, giải quyết quá hạn.
Việc lựa chọn các thông số tra cứu như trên vào biểu mẫu báo cáo cải cách hành
chính quý, báo cáo cải cách hành chính năm, trong đó yêu cầu thống kê các thông tin về
“Tổng số hồ sơ”, “Số hồ sơ nhận trong kỳ”, “Số hồ sơ từ kỳ trước chuyển sang”, “Số hồ
sơ đã giải quyết”, “Số hồ sơ chưa giải quyết”, bao nhiêu phần trăm sớm hạn, đúng hạn,
trễ hạn, giải quyết quá hạn của mỗi quý, năm. Ngoài ra, việc báo cáo đột xuất trong một
thời đoạn bất kỳ theo yêu cầu của Lãnh đạo Sở cũng theo biểu mẫu nói trên.

Hình 4: Các thông tin cần thống kê trong mẫu báo cáo cải cách hành chính quý và năm
Hình 5: Chức năng tra cứu
thông tin của Sổ theo dõi trực
tuyến cung cấp thông tin theo
mẫu báo cáo cải các hành chỉnh
ở hình 4. Hình trên: Người sử
dụng nhập ngày bắt đầu và
ngày kết thúc của thời gian cần
tra cứu. Hình dưới: Kết quả tra
cứu tự động của Sổ theo dõi
trực tuyến.
d) Truy xuất file chụp của giấy phép
Để thuận tiện trong việc tra cứu nội dung giấy phép hoạt động tài nguyên nước của
từng tổ chức, cá nhân đã được cấp phép, tác giả tải file chụp (scan) của các giấy phép và
lưu tại một thư mục có tên “Giấy phép” trên tài khoản Google Drive. Như đã trình bày ở

trên, vì tài khoản Google Drive có dung lượng lên đến 15GB, trong khi đó mỗi giấy phép
có dung lượng chỉ dưới 200KB, nếu tính trung bình mỗi năm có khoảng 50 giấy phép thì
dung lượng tài khoản Google Drive cho phép tải giấy phép gần như không giới hạn (cho
hơn 100 năm).
Khi cần truy xuất file PDF của giấy phép của một đơn vị bất kỳ, người sử dụng chỉ
cần thao tác click chuột vào ô “file giấy phép” trong Sổ hồ sơ trực tuyến.
Hình 6: Truy xuất file giấy phép từ các ô dữ liệu của các đơn vị được cấp phép.
e) Xuất trang in của Sổ theo dõi trực tuyến
Google Bảng tính tự động chuyển file bảng tính thành file PDF để in khi người sử
dụng click vào lệnh in trên thanh công cụ.
Hình 7: File PDF của Sổ theo dõi trực tuyến được xuất sau khi người sử dụng nhập lệnh in
f) Thêm ghi chú, bình luận, nhắc nhở
Tương tự như Microsoft Excel, Google Bảng tính cho phép người sử dụng thêm
ghi chú, nhắc nhở vào nội dung
của từng ô trong bảng tính. Tuy
nhiên, đối với Google Bảng tính,
việc bình luận, ghi chú của nhiều
đối tượng sử dụng khác nhau có
thể được thực hiện đồng thời vì
Google Bảng tính được tích hợp
trong môi trường làm việc trực
tuyến của Google Drive. Một đối
tượng sử dụng có thể nhìn thấy
ghi chú, nhận xét của tất cả các
đối tượng liên quan khác vào
cùng một thời điểm.
Hình 8: Minh họa lời nhắc nhở của Lãnh đạo Sở đối với
một hồ sơ quá hạn giải quyết
2. Kết quả áp dụng sáng kiến tại đơn vị
Ý tưởng thực hiện sáng kiến được hình thành sau khi có thông báo phát động đăng

ký tham gia cuộc thi “Mô hình, sáng kiến cải cách hành chính của cán bộ, công chức,
viên chức trẻ năm 2013” do UBND tỉnh Khánh Hòa phát động vào cuối tháng 6 năm
2013. Vì việc xây dựng thực hiện Sổ theo dõi hồ sơ trực tuyến mất nhiều thời gian, nên
tác giả chỉ mới áp dụng Sổ theo dõi hồ sơ trực tuyến vào công tác quản lý hồ sơ tài
nguyên nước tại Phòng Nước và Khí tượng thủy văn từ giữa tháng 09/2013 cho đến nay.
Tuy chỉ mới đưa Sổ theo dõi vào triển khai thực tế, Sổ theo dõi hồ sơ trực tuyến
bước đầu đã mang lại những hiệu quả tích cực trong công tác theo dõi, quản lý hồ sơ một
cửa lĩnh vực tài nguyên nước, cụ thể như sau:
a) Đối với chuyên viên Phòng Nước - KTTV
- Tiết kiệm được thời gian trong việc tính toán và cập nhật chính xác ngày nhận hồ
sơ theo quy trình ISO 9001:2008.
- Tiết kiệm thời gian trong việc thống kê số lượng, loại, chất lượng giải quyết khi
làm các báo cáo cải cách hành chính định kỳ và các báo cáo đột xuất theo yêu cầu của
Lãnh đạo Sở.
- Chủ động hơn trong việc cập nhật, truy xuất dữ liệu về hồ sơ tại mọi lúc mọi nơi
(tại cơ quan hoặc đi công tác xa hoặc tại nhà) trên thiết bị đa dạng khác nhau (máy tính,
laptop, máy tính bảng, điện thoại di động)
- Lưu trữ dữ liệu về Sổ theo dõi hồ sơ an toàn hơn. Vì Sổ theo dõi trực tuyến
không lưu trên một máy tính chủ nào mà được lưu trên bộ nhớ của Google Drive nên
trường hợp máy tính của các chuyên viên bị hỏng hay mất dữ liệu thì vẫn không ảnh
hưởng gì đến Sổ theo dõi trực tuyến.
b) Đối với Lãnh đạo Sở/Lãnh đạo Phòng
- Chủ động nắm bắt được thông tin về chất lượng, tiến trình giải quyết hồ sơ của
các chuyên viên phòng chuyên môn để kịp thời nhắc nhở, đôn đốc chuyên viên giải quyết
hồ sơ theo đúng thời gian quy định.
- Dễ dàng truy xuất được dữ liệu thống kê, nội dung giấy phép của từng đơn vị
được cấp phép tại mọi lúc, mọi nơi trong trường hợp chuyên viên phòng chuyên môn đi
vắng hoặc nghĩ phép. Để thuận tiện cho Lãnh đạo Sở/Lãnh đạo đơn vị trong việc truy cập
vào Sổ theo dõi trực tuyến, người lập Sổ sẽ tạo một biểu tượng tài khoản Google Drive
trên màn hình chính của máy tính cá nhân của Lãnh đạo Sở/Lãnh đạo Phòng. Khi cần mở

Sổ, Lãnh đạo Sở/Phòng chỉ cần click vào biểu tượng này để truy cập vào Sổ mà không
cần mở giao diện web của Google Drive.
VI. ĐÁNH GIÁ ƯU ĐIỂM VÀ NHƯỢC ĐIỂM
Ưu điểm
- Ứng dụng Google Drive và Google Bảng tính được cung cấp hoàn toàn miễn phí
bởi Google. Trong quá trình xây dựng và sử dụng Sổ theo dõi hồ sơ trực tuyến sẽ không
gặp phải các vấn đề về liên quan đến bản quyền sử dụng.
- Việc xây dựng và sử dụng Sổ theo dõi trực tuyến khá đơn giản, tiện dụng và
nhanh chóng. Các hàm lệnh trong Google Bảng tính khá giống với các hàm lệnh trong
Microsoft Excel và Google Bảng tính có phiên bản tiếng Việt nên người sử dụng có thể
dễ dàng tiếp cận với ứng dụng này để xây dựng thêm các tính năng khác cho Sổ theo dõi
trực tuyến.
- Dễ dàng chia sẽ. Vì tài khoản Google Drive liên kết với tài khoản Google Mail
nên các đối tượng sử dụng đã có tài khoản Google Mail không cần lập thêm một tài
khoản Google Drive mà vẫn có thể dễ dàng truy cập vào Google Drive.
Nhược điểm
- Giao diện của Sổ theo dõi trực tuyến chưa có tính thẩm mỹ cao vì Google bảng
tính chỉ hỗ trợ các tính năng tính toán, thống kê mà không có nhiều tính năng về thiết kế.
Hình 9: Thư mục Google Drive có
chứa file Sổ theo dõi trực tuyến được
đặt trên màn hình chính của máy tính
cá nhân của các đối tượng sử dụng
- Hiện tại, Sổ theo dõi trực tuyến chỉ thiết lập được mức độ truy cập ở dạng 3 mức:
Mức 1-“Có thể điều chỉnh, tra cứu, nhận xét” (dành cho chuyên viên), Mức 2-“Có thể
nhận xét nhưng không điều chỉnh, tra cứu” (dành cho Lãnh đạo Sở/Phòng) và Mức 3-“chỉ
có thể xem, không nhận xét, điều chỉnh, tra cứu” (dành cho khách). Trong trường hợp
Lãnh đạo Sở/Phòng muốn tra cứu thông tin thì tài khoản chủ phải thiết lập lại mức độ
truy cập từ 2 sang 1. Thao tác thiết lập này không mất nhiều thời gian (chỉ khoản vài
giây) nhưng việc thiết lập lại làm hạn chế tính tiện dụng và khoa học của Sổ theo dõi trực
tuyến.

- Vì Sổ theo dõi hồ sơ trực tuyến được lưu hoàn toàn trên môi trường Google
Drive nên mức độ an toàn dữ liệu của Sổ theo dõi phụ thuộc vào độ ổn định của dịch vụ
này. Mặc dù dịch vụ của Google Drive được đánh giá là khá ổn định, tuy nhiên để tránh
nguy cơ mất dữ liệu dữ liệu cho Sổ theo dõi hồ sơ trực tuyến, các chuyên viên phòng
chuyên môn cần thường xuyên back-up dữ liệu về máy tính cá nhân để lưu trữ.
VI. KHẢ NĂNG PHÁT TRIỂN SÁNG KIẾN
Hiện nay UBND Khánh Hòa đã và đang xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ một
cửa cho các Sở , ban, ngành, địa phương trên địa bàn toàn tỉnh. Đối với Sở Tài nguyên và
Môi trường, phần mềm này chưa được chuyển giao và hướng dẫn sử dụng.
Trong khi chờ đợi việc chuyển giao và sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ một cửa
từ UBND tỉnh, tác giả đã xây dựng Sổ theo dõi hồ sơ trực tuyến để áp dụng cho việc
quản lý hồ sơ một cửa tại phòng chuyên môn được thuận tiện và khoa học hơn.
Với các hàm lệnh có sẵn trong Google Bảng tính, ngoài việc tổ chức dữ liệu và tra
cứu thông tin trong Sổ theo dõi trực tuyến như đã trình bày ở trên, trong tương lai có thể
dễ dàng tích hợp nhiều tính năng tra cứu và tính toán khác cho Sổ theo dõi trực tuyến, ví
dụ: Phân vùng địa lý hồ sơ cấp phép (có bao nhiêu hồ sơ được cấp phép ở mỗi địa
phương); phân loại hồ sơ cấp phép (có bao nhiêu hồ sơ xả thải/khai thác nước mặt/nước
dưới đất trong thời gian nhất định); truy xuất nhanh biểu đồ thể hiện biến động của hồ sơ
cấp phép theo thời gian …
Vì quy trình ISO của các lĩnh vực của Sở Tài nguyên và Môi trường khá giống
nhau nên có thể áp dụng cách tiếp cận này để xây dựng Sổ theo dõi hồ trực tuyến cho các
lĩnh vực khác như khoáng sản, môi trường, quản lý đất đai.