Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty dược phẩm Trung Ương II- chi nhánh Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU
Từ khi đất nước chuyển sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết
và quản lý vĩ mô của nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa, các
doanh nghiệp có điều kiện tự do cạnh tranh để tồn tại và phát triển.
Trong sự phát triển đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải có chính sách
cũng như hệ thống quản lý tốt mới đem lại hiệu quả cao trong kinh
doanh. Hạch toán kế toán là một là một trong những công cụ quản lý
hiệu quả nhất và không thể thiếu đối với các doanh nghiệp nói chung và
các công ty dược nói riêng, nó cung cấp các thông tin tài chính cần thiết
một cách chính xác và kịp thời giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định
đúng đắn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Tiêu thụ là giai đoạn cuối cùng của quá trình hoạt động kinh
doanh. Thông qua tiêu thụ, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa được
thực hiện, doanh nghiệp thu hồi được vốn bỏ ra đồng thời tạo ra lợi
nhuận để doanh nghiệp tiếp tục kinh doanh. Đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ
sẽ góp phần tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn nói riêng và hiệu quả sử
dụng vốn nói chung, đồng thời góp phần thoả mãn nhu cầu tiêu dùng
của xã hội. Chính vì vậy mà giai đoạn tiêu thụ có vị trí đặc biệt quan
trọng đối với các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp thương
mại nói riêng, góp phần đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
Công ty dược phẩm Trung Ương II – chi nhánh Hà Nội là một
công ty thương mại chuyên tiêu thụ các mặt hàng về thuốc tân dược. Do
đó giai đoạn tiêu thụ là rất quan trọng đối với công ty và luôn được
công ty chú trọng đến. Nhận thức được tầm quan trọng đó mà trong thời
gian thực tập ở công ty em đã quyết định lựa chọn đề tài: “ Kế toán bán
hàng và xác định kết quả bán hàng” cho bài viết của mình
Kết cấu của đề tài:
1
Tên đề tài: “Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại
công ty dược phẩm Trung Ương II- chi nhánh Hà Nội”
Ngoài phần mở đầu và kết luận thì đề tài được chia thành 3

chương:
Chương I: Giới thiệu tổng quan về công ty dược phẩm Trung
Uơng II - chi nhánh Hà Nội
Chương II: Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán
hàng tại công ty dược phẩm Trung Ương II – chi nhánh Hà Nội
Chương III: Phương hướng hoàn thiện kế toán bán hàng và xác
định kết quả bán hàng tại công ty dược phẩm Trung Uơng II – chi
nhánh Hà Nội
2
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY DƯỢC
PHẨM TRUNG ƯƠNG II – CHI NHÁNH HÀ NỘI
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển công ty
1.1.1. L ịch sử hình thành và phát triển công ty dược phẩm Trung
Ương II
Trước ngày miền Nam được hoàn toàn giải phóng, vị trí nơi đây do
“Nha tiếp vận của Bộ Y Tế Việt Nam Cộng hoà” đóng giữ.
Sau ngày 30/4/1975, dưới sự chỉ đạo của uỷ ban nhân dân Quản
Thành phố C13 và C98 trực ban dân YR về tiếp quản toàn diện nơi này
và lấy tên gọi là Tổng Kho Y dựơc phẩm, với chức năng lúc đó do Bộ Y
Tế giao là: cung cấp, phục vụ kịp thời, đầy đủ nhu cầu thuốc men, y cụ
hoá chất xét nghiệm… cho công tác phòng và chữa bệnh của các tỉnh
phía Nam từ Đà Nẵng trở vào và đặc biệt là TPHCM trong những năm
gần đầu giải phóng.
Năm 1976, do yêu cầu quản lý của Ngành, Bộ Y Tế ra quyết định
số 128/BYT- QĐ ngày 18 tháng 11 năm 1976 quyết định tách Tổng kho
Y dược phẩm thành hai công ty với tên gọi:
Công ty thiết bị Y tế và hoá chất xét nghiệm cấp I.
Công ty dược phẩm cấp I, có tên giao dịch tiếng Pháp là:
Companie
Du Pharmaceutique viết tắt là CO DU PHA.

Đến tháng 6 năm 1985 công ty lại một lần nữa được đổi tên thành
công ty Dược Phẩm Trung Ương II với tên giao dich quốc tế là The
Central Pharmaceutical No.2 (CODUPHA)
Năm 1991, căn cứ Nghị Định 338/HĐBT về thành lập và giải thể
doanh nghiệp, công ty được Bộ Y tế ra quyết định số 409/BYT- QĐ
thành lập công ty Dược Phẩm Trung Ương II với tên gọi là công ty
3
Dược Phẩm Trung Ương II (CODUPHA) trực thuộc Tổng công ty
Dược Việt Nam - Bộ Y Tế
CODUPHA có trụ sở chính đặt tại 136 đường Tô Hiến Thành, P14,
Quận 10, Tp.HCM.
Điện thoại: 08651909 – 08650938
Fax: 08650750
Hiện nay thì công ty có 4 chi nhánh trực thuộc:
- Chi nhánh Hà Nội: 60B Nguyễn Huy Tưởng, Thanh Xuân, Hà
Nội.
- Chi nhánh Cần Thơ: 188 Đường 3/2, Cần Thơ.
- Chi nhánh Thành phố Vinh
- Chi nhánh ở tỉnh Đắc Lắc
1.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển công ty (Chi nhánh HN)
Để đáp ứng được quy mô phát triển của công ty, cũng như tạo ra
những điều kiện thuận lợi trong quá trình phân phối thuốc thì công ty
dược phẩm trung ương II đã quyết định thành lập chi nhánh ở Hà Nội
vào năm 1994 theo quyết định của ban lãnh đạo công ty
Do đó công ty dược phẩm Trung Ương II- Chi nhánh Hà Nội được
thành lập vào năm 1994
Hiện nay chi nhánh này nằm ở 60B Nguyễn Huy Tưởng, Thanh
Xuân Hà Nội
1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh
Công ty Dược Phẩm Trung Ương II- Chi nhánh HN là một doanh

nghiệp thương mại có tư cách pháp nhân hoạt động kinh doanh với số
vốn được giao là khoảng 500 đến 600 triệu, có tài khoản tại các NH
Hiện tại thì chi nhánh công ty hoạt động độc lập có con dấu riêng,
được phép kinh doanh XNK thuốc tân dược, đông dược, dược liệu tinh
4
dầu, mỹ phẩm, y dụng cụ, nguyên liệu hóa dược, trực tiếp và hạch toán
kinh tế độc lập theo đúng pháp luật của Nhà nước Việt Nam.
Về cơ sở vật chất, thì từ khi mới thành lập với số vốn ít ỏi là
khoảng 500 đến 600 triệu, nhân lực khoảng 8 người cơ sỏ vật chất thì
nghèo nàn, cho đến nay với sự cố gắng của mọi người thì chi nhánh có
quy mô hoạt động ngày càng lớn mạnh. Hiện nay trong chi nhánh thì
nhân lực đã lên đến 54 người
Một hệ thống kho hàng khá hiện đại, đạt tiêu chuẩn GSP về bảo
quản, lưu chuyển hàng hoà dược phẩm của các nước ASEAN.
Khu nhà làm việc khang trang được trang bị đầy đủ phương tiện
phục vụ kinh doanh
Hệ thống cửa hàng giới thiệu và bán sỉ, lẻ tại các trung tâm lớn và
tại nhiều tỉnh, thành phố trên cả nước như Hà Nội, Hải Phòng, Đà
Nẵng,.. Hoạt động kinh doanh như một đại lý phân phối dược phẩm
Nhà máy liên doanh KPN Codupha – Lào có địa chỉ tại
Dongpalane- Sisattanak- Vientiane Lào, có 97% vốn của công ty 3%
vốn của Lào (chủ yếu là đất đai). Đây là nhà máy đạt GMP có khả năng
sản xuất được các loại thuốc viên, thuốc ống, thuốc dùng ngoài có chất
lượng cao.
Lợi nhuận trước đây chỉ nằm trong khoảng 100 triệu, rồi tăng dần
lên vài trăm triệu và cho đến nay lợi nhuận mà chi nhánh đạt được đã
lên đến tiền tỷ
Xuất nhập khẩu trực tiếp nguyên liệu, hợp chất, trang thiết bị, dụng
cụ y tế thành phẩm tân dược, mỹ phẩm và các sản phẩm dinh dưỡng.
Phân phối thuốc và các sản phẩm kinh doanh đến các công ty dược,

các bệnh viện thuốc, các tỉnh khu vực phía Bắc và một phần các tỉnh
thuộc khu vực Miền Trung
5
Kinh doanh dược phẩm, dược liệu và thiết bị y tế…, đảm bảo kinh
doanh có lãi để phát triển doanh nghiệp, nộp ngân sách và trả lương cho
cán bộ công nhân viên.
Liên doanh, liên kết với các doanh nghiệp trong nước và quốc tế để
đảm bảo chất lượng hàng hoá và đáp ứng nhu cầu thiết yếu, cung ứng
đầy đủ, kịp thời phục vụ công tác chăm sóc sức khoẻ nhân dân.
1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý ở chi nhánh.
Đây là một trong bốn nguồn lực quan trọng, quyết định hoạt động
của chi nhánh. Do đó cần phải sắp xếp nhân lực và tổ chức bộ máy quản
lý hợp lý với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp để thấy rõ được
năng suất lao động chung và của từng người ảnh hưởng trực tiếp đến
hiệu quả kinh doanh.
Bộ máy quản lý tại chi nhánh tổ chức theo mô hình trực tuyến chức
năng một thủ trưởng, việc lựa chọn này nhằm thống nhất mệnh lệnh
tránh sự rối loạn gắn trách nhiệm với từng người cụ thể và để cung cấp
những thông tin rõ ràng trong tổ chức. Theo mô hình này thì giám đốc
là người đứng đầu, giúp việc cho giám đốc, phó giám đốc, kế toán
trưởng và các trưởng phòng ban.
Hiện nay chi nhánh có 54 người trong đó phòng kinh doanh có 20
người trong đó có một văn thư hành chính làm các công việc phụ việc
trong phòng như đóng dầu, phô tô tài liệu. Phòng tài chính kế toán được
phân công 8 người, phòng bảo vệ có 4 người trong đó 1 người làm tổ
trưởng còn 3 nhân viên trực. Còn phòng kho có 23 người trong đó có
đội ngũ lái xe gồm 6 người, và số nhân viên còn lại được phân công
trong làm việc trong các kho.Có 4 kho bao gồm kho nhiên liệu, kho
dịch truyền, kho ống, kho viên.
Đội ngũ cán bộ nhân viên trong chi nhánh được tổ chức thành bộ

máy quản lý như sau:
6
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
của chi nhánh
Giám đốc: là thủ trưởng cấp trên, là cấp cao nhất trong chi nhánh
và chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty và
chịu trách nhiệm trước nhà nước và đối với toàn bộ tập thể cán bộ nhân
viên của
công ty. Dưới giám đốc có hai phó giám đốc kế toán trưởng và các
trưởng phòng ban giúp việc cho giám đốc
Phó giám đốc: là cấp dưới của giám đốc có nhiệm vụ là trợ giúp
cho giám đốc, nhưng không trực tiếp điều hành các phòng ban. Ngoải ra
phó giám đốc có chức năng là thừa lệnh của giám đốc, quản lý và ký
thay khi giám đốc đi vắng và ủy quyền cho
Tại các phòng ban thì các trưởng phòng có nhiệm vụ giúp giám
đốc trong lĩnh vực chuyên môn cụ thể và điều hành hoạt động của các
phòng ban trong chi nhánh theo tổ chức. Dưới trưởng phòng là các phó
GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM
ĐỐC KINH
DOANH
PHÓ GIÁM
ĐỐC HÀNH
CHÍNH
Phòng kinh
doanh
Phòng tài
chính kế
toán
Phòng kho Phòng bảo

vệ
7
phòng, có trách nhiệm trợ giúp trưởng phòng đối với công việc của
phòng cụ thể là:
Phòng kinh doanh: có chức năng là lập kế hoặch kinh doanh và
thực hiện kế hoặch kinh doanh. Tổ chức hệ thống Marketing và các hoạt
động hỗ trợ cho công tác bán hàng, khai thác thị trường đã có và thị
trường mới. Xem xét ký kết các hợp đồng bán hàng giao dịch, liên hệ
với khách hàng lệnh cho thủ kho xuất hàng theo yều cầu đã được xem
xét, và trao đổi với khách hàng.
Phòng tài chính kế toán: có chức năng xây dựng chiến lược để tổ
chức thực hiện công tác tài chính kế toán cụ thể là
- Phản ánh ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong
quá trình hoạt động kinh doanh của chi nhánh một cách
đầy đủ, kịp thời, chính xác theo đúng phương pháp quy
định
- Thu thập, phân loại và xử lý, tổng hợp số liệu thông tin về
hoạt động kinh doanh của chi nhánh nhằm xây dựng,
cung cấp thông tin về hoạt động cần thiết cho các đối
tượng sử dụng thông tin khác nhau, tiến hành tổng hợp số
liệu, lập báo cáo tài chính
- Thực hiện phân tích tình hình tài chính, đề xuất các biện
pháp cho ban lãnh đạo chi nhánh để có đường lối phát
triển đúng đắn, đạt hiệu quả cao nhất trong công tác quản
trị doanh nghiệp
Phòng bảo vệ: có nhiệm vụ bảo vệ mọi tài sản thuộc phạm vi quản
lý của công ty. Kiểm tra hàng hoá vật tư xuất ra, mua vào có đầy đủ
giấy tờ hợp lệ theo quy định hay không.
Phòng kho: chịu trách nhiệm trước công ty về việc nhập kho, xuất
kho, sắp xếp hàng hoá tại các kho như kho nhiên liệu, kho dịch truyền,

8
kho ống, kho viên. Kiểm tra việc xuất nhập hàng hoá theo đúng quy
định
Mỗi phòng ban có nhiệm vụ và chức năng riêng song chúng lại có
mối quan hệ mật thiết, tác động qua lại lẫn nhau mà thiếu một trong
những bộ phận đó sẽ làm ảnh hưởng đến bộ phận khác và đặc biệt là
gây rối loạn trong quá trình hoạt động kinh doanh của chi nhánh làm
ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh.
Phòng tài chính kế toán có vị trí quan trọng trong cơ cấu tổ chức
của chi nhánh giúp giám đốc quản lý công tác tài chính kế toán với
những nhiệm vụ quan trọng. Theo dõi toàn bộ các mặt có liên quan đến
tài chính kế toán chi nhánh nhằm sử dụng vốn đúng mục đích, đúng chế
độ, chính sách hợp lý, phục vụ cho kinh doanh có hiệu quả. Công tác tổ
chức tốt của phòng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các phòng ban khác
thực hiện chức năng của mình như trong việc ứng tiền để làm một số
công việc. Phòng kinh doanh là phòng chịu trách nhiệm tìm kiếm thị
trường, sản phẩm… các nhân viên trong phòng mà làm tốt công việc
của mình được giao hoàn thành nhiệm vụ, đặc biệt là năng động sáng
tạo trong công việc khai thác được thị phần hấp dẫn giúp công ty có
những chiến lược kinh doanh trong việc mua hàng hoá và tiêu thụ hàng
hoá. Thị trường tiêu thụ tốt làm tình hình kinh doanh của công ty trở
nên tốt hơn, mọi người có điều kiện nâng cao thu nhập chế độ khen
thưởng nhiều hơn. Ngược lại phòng kinh doanh mà làm việc không hiệu
quả sẽ gây khó khăn trong việc tìm kiếm thị trường làm ảnh hưởng đến
việc tìm kiếm nguồn hàng đầu vào và khó khăn trong việc tiêu thụ
Phòng bảo vệ cũng quan trọng trong việc trông giữ tài sản cho
công ty và góp phẩn cho hoạt động kinh doanh trở nên nhanh chóng và
thuận tiện hơn
9
Qua đó ta thấy không thể phủ nhận vai trò của mỗi phòng ban. Tuy

mỗi phòng ban có chức năng riêng nhưng sự hoạt động của nó lại ảnh
hưởng đến các phòng khác. Chính vì thế mà các phòng ban cần phải
phát huy hơn nữa lợi thế của mình để tạo điều kiện tốt cho các phòng
khác thực hiện nhiệm vụ của mình và để góp phần vào mục đích chung
của chi nhánh
1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán ở chi nhánh.
1.4.1. Phương thức tổ chức bộ máy kế toán.
Công ty DPTW II chi nhánh Hà Nội là một công ty đựơc tổ chức
không có sự phân tán quyền lực quản lý hoạt động kinh doanh cũng như
hoạt động tài chính. Do đó công tác kế toán được tổ chức theo kiểu cơ
cấu trực tuyến, bộ máy được hình thành bởi mối liên hệ trực tuyến, hoạt
động theo phương pháp trực tuyến và mối liên hệ có tính chất tham mưu
giữa kế toán trưởng với kế toán phần hành.
Bộ máy kế toán của chi nhánh được tổ chức theo mô hình tập trung
hay còn gọi là tổ chức kế toán một cấp. Đơn vị kế toán chỉ mở một bộ
sổ kế toán, tổ chức bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn
hạch toán ở mọi phần hành kế toán. Phòng kế toán của đơn vị phải thực
hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ,xử lý thông tin trên hệ
thống báo cáo phân tích và tổng hợp của đơn vị. Đứng đầu phòng kế
toán là kế toán trưởng, là người có quyền hành cao nhất trong phòng kế
toán, chịu trách nhiệm về việc tổ chức kiểm tra công tác kế toán ở đơn
vị do mình phụ trách đồng thời là người giúp việc trong lĩnh vực chuyên
môn kế toán, tài chính cho giám đốc. Chính vì thế mà kế toán trưởng
chịu sự chỉ đạo của giám đốc và chịu trách nhiệm thông báo cho giám
đốc về tình hình tài chính của chi nhánh.
10
1.4.2. Phân công lao động trong bộ máy kế toán.
Việc tổ chức thực hiện các chức năng nhiệm vụ hạch toán kế toán
trong một đơn vị do bộ máy kế toán đảm nhiệm. Do vậy cần thiết phải
tổ chức hợp lý bộ máy kế toán cũng như việc phân công lao động cụ thể

trong bộ máy kế toán của đơn vị, trên cơ sở định hình được khối lượng
công tác kế toán cũng như chất lượng cần phải đạt về hệ thống thông tin
kế toán.
Bộ máy kế toán trên góc độ phân công lao động kế toán là tập hợp
đồng bộ các cán bộ nhân viên kế toán để đảm bảo thực hiện khối lượng
công tác kế toán phần hành với đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm
tra hoạt động của đơn vị. Các nhân viên kế toán trong một bộ máy kế
toán có mối liên hệ chặt chẽ qua lại xuất phát từ sự phân công lao động
phần hành trong bộ máy. Mỗi cán bộ, nhân viên đều được quy định rõ
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, để từ đó tạo thành mối liên hệ có tính
vị trí, lệ thuộc, chế ước lẫn nhau. Guồng máy kế toán hoạt động được có
hiệu quả là do sự phân công, tạo lập mối liên hệ chặt chẽ giữa các loại
lao động kế toán theo tính chất khác nhau của khối lượng công tác kế
toán.
Khối lượng công tác kế toán được phân chia thành các giai đoạn và
gắn liền với từng phần hành kế toán, thực hiện thông qua yếu tố con
người được tổ chức thành bộ máy. Bởi vậy, cơ sở để tạo thành bộ máy
kế toán là khối lượng công tác kế toán cần thiết phải thực hiện và cơ cấu
lao động kế toán có ở đơn vị. Thông thường cán bộ nhân viên kế toán
đều có vị trí công tác theo sự phân công trong bộ máy dựa trên nguyên
tắc chung, riêng của phân công lao động khoa học. Công việc với yêu
cầu chất lượng cũng như tính chất thi hành công việc và tố chất nghiệp
vụ của người lao động là hai yếu tố cơ bản hợp thành hiệu suất của công
tác và là hai điều kiện cơ bản để thực hiện sự phân công lao động kế
11
toán. Ngoài ra khi phân công lao động kế toán trong bộ máy còn cần
phải tôn trọng các điều kiện có tính nguyên tắc khác như: nguyên tắc
bất vị thân, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, hiệu quả và tiết kiệm, chuyên
môn hoá và hợp tác hoá lao động…
Kết hợp những điều kiện nói trên cùng với quy mô phát triển của

công ty mà cho đến nay bộ máy kế toán của chi nhánh bao gồm 8 người
đều tốt nghiệp đại học chuyên nghành tài chính kế toán và có trình độ
chuyên môn khá vững vàng. Có sự phân công lao động hợp lý phù hợp
trong quá trình làm việc và đáp ứng yêu cầu của công ty cụ thể như sau:
- Mỗi một phần hành kế toán như kế toán tiền lương, kế
toán TSCĐ, kế toán kho, kế toán bán hàng, thủ quỹ đều
được phân công một người chịu trách nhiệm
- Do đặc điểm của chi nhánh là doanh nghiệp thương mại
nên phần hành kế toán công nợ thì được phân công với số
lượng là ba người chịu trách nhiệm thực hiện
1.4.3. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Xuất phát từ những đặc điểm kinh doanh ngành nghề, quy mô hoạt
động của chi nhánh cũng như phương thức tổ chức bộ máy kế toán và
sự phân công lao động trong bộ máy kế toán, ta có thể khái quát sơ đồ
tổ chức bộ máy kế toán ở chi nhánh Hà Nội như sau:
12
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty
1.4.4. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán
Mỗi một bộ phận kế toán đều giữ những chức năng, nhiệm vụ
quyền hạn riêng, cụ thể là như sau:
Kế toán trưởng: kiêm trưởng phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ
tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với hoạt động của chi nhánh trên cơ sở
xác định đúng khối lượng công tác kế toán nhằm thực hiện hai chức
năng cơ bản của kế toán là thông tin và kiểm tra hoạt động kinh doanh
theo dõi, giám sát công việc của kế toán viên. Kế toán trưởng phụ trách
chung mọi hoạt động của phòng và quản lý tài chính. Đồng thời kế toán
trưởng là người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán, tài
chính của đơn vị, thay mặt nhà nước kiểm tra việc thực hiện chế độ, thể
lệ quy định của nhà nước về lĩnh vực kế toán cũng như lĩnh vực tài
chính. Quyền hạn của kế toán trưởng gắn liền với trách nhiệm được

giao vì lợi ích của doanh nghiệp và lợi ích của nhà nước. Kế toán
trưởng có quyền phổ biến chủ trương và chỉ đạo thực hiện các chủ
trương về chuyên môn, ký duyệt các tài liệu kế toán, có quyền từ chối
không ký duyệt vấn đề liên quan đến tài chính của công ty không phù
hợp với chế độ quy định. Có quyền yêu cầu các bộ phận chức năng khác
KẾ TOÁN
TRƯỞNG
KT
lương
KT
TSCĐ
KT kho
KT bán
hàng
KT
công nợ
Thủ
quỹ
13
trong bộ máy quản lý ở đơn vị cùng phối hợp thực hiện những công
việc chuyên môn có liên quan tới các bộ phận chức năng đó. Đồng thời
kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm giải thích các báo cáo tài
chính cho các cơ quan quản lý cấp trên cùng các đối tượng có quan tâm
đến các báo cáo tài chính và có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc về
tình hình tài chính, hoạt động kinh doanh của công ty
Kế toán lương: có nhiệm vụ tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp
số liệu về số lượng lao động, thời gian lao động, kết qủa lao động của
từng người, từng bộ phận một cách chính xác kịp thời; tính và phân bổ
chính xác tiền lương, các khoản trích theo lương,tiền thưởng một cách
chính xác kịp thời cho toàn bộ công nhân viên trong chi nhánh dựa trên

các quy định của nhà nước. Lập báo cáo về lao động và tiền lương kịp
thời chính xác. Tham gia phân tích tình hình quản lý, sử dụng lao động
cả về số lượng, thời gian, năng suất. Trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp
thích hợp để nâng cao hiệu quả sử dụng lao động. Phân tích tình hình
quản lý, sử dụng quỹ tiền lương, xây dựng phương án trả lương hợp lý
nhằm kích thích người lao động nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm
chi phí tăng hiệu quả kinh doanh
Kế toán TSCĐ: có nhiệm vụ theo dõi chặt chẽ, phản ánh kịp thời
mọi trường hợp về tình hình biến động tăng giảm TSCĐ. Căn cứ vào hồ
sơ kế toán mở thẻ TSCĐ để theo dõi chi tiết TSCĐ của đơn vị. Thẻ này
được lập cho từng đối tượng ghi TSCĐ, trong đó phản ánh các chỉ tiêu
chi tiết về TSCĐ theo dõi (các chỉ tiêu chung, nguyên giá, phụ tùng kèm
theo, ghi giảm).Toàn bộ thẻ TSCĐ được bảo quản tập trung tại hòm thẻ,
trong đó chia làm nhiều ngăn để xếp thẻ theo yều cầu phân loại TSCĐ.
Mỗi ngăn được dùng để xếp thẻ của nhóm TSCĐ, chi tiết theo đơn vị sử
dụng và số hiệu tài sản. Mỗi nhóm này được lập chung một phiếu kế
toán tăng giảm hàng tháng trong năm. Để đăng ký, theo dõi và quản lý
14
toàn bộ TSCĐ của doanh nghiệp từ khi mua sắm, đưa vào sử dụng đến
khi ghi giảm và theo dõi số khấu hao TSCĐ đã trích, kế toán mở sổ
TSCĐ
Kế toán kho: có nhiệm vụ phụ trách kế toán hàng tồn kho, theo
dõi sự biến động về hàng tồn kho, lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho
về số lượng cũng như giá trị của từng loại
Kế toán bán hàng: có nhiệm vụ hạch toán đầy đủ, chính xác tình
hình tiêu thụ hàng hoá cùng các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu
thụ. Lập hoá đơn bán hàng, lập bảng kê hàng hoá tiêu thụ, cập nhật các
thông tin về bán hàng vào máy tính của phòng kế toán. Xác định kết quả
tiêu thụ của từng mặt hàng cũng như toàn bộ lợi nhuận về tiêu thụ hàng
hoá

Kế toán công nợ: có nhiệm vụ tập hợp hồ sơ, lập biên bản đối
chiếu, biên bản làm việc từng lần với từng chủ nợ, hoàn chỉnh hồ sơ
quyết toán, yêu cầu khách hàng trả nợ
Thủ quỹ: có nhiệm vụ là người quản lý quỹ tiền mặt của công ty,
thu chi tiền mặt phải có chứng từ, cuối ngày lập báo cáo quỹ.
Bộ máy kế toán được tổ chức thành các phần hành kế toán cho phù
hợp với đặc điểm kinh doanh của chi nhánh cũng tạo điều kiện thuận lợi
trong chức năng kiểm tra, quản lý.
Các kế toán phần hành có thể chuyên môn hoá sâu theo từng phần
hành. Kế toán phần hành phải có trách nhiệm quản lý trực tiếp, phản
ánh thông tin kế toán, thực hiện sự kiểm tra qua ghi chép phản ánh tổng
hợp đối tượng kế toán phần hành được đảm nhiệm từ giai đoạn hạch
toán ban đầu (trực tiếp ghi chứng từ hoặc tiếp nhận và kiểm tra) tới các
giai đoạn kế toán tiếp theo như:ghi sổ kế toán phần hành, đối chiếu
kiểm tra số liệu trên sổ với thực tế tài sản, tiền vốn và hoạt động…lập
báo cáo phần hành được giao. Các kế toán phần hành đều có trách
15
nhiệm liên hệ với kế toán trưởng để hoàn thành nhiệm vụ. Mỗi một
phần hành kế toán có những chức năng nhiệm vụ riêng xong nó lại có
mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Và quan hệ giữa các lao động kế toán
phần hành là quan hệ ngang, có tính chất tác nghiệp, không phải quan
hệ trên dưới có tính chất chỉ đạo
Các phần hành kế toán như kế toán TSCĐ, kế toán lương, kế toán
kho, kế toán bán hàng, kế toán công nợ, thủ quỹ đều phải báo cáo kết
quả hoạt động của mình cho kế toán trưởng. Kế toán trưởng sẽ kiểm tra
và đánh giá lại đảm bảo tính hợp lý và trung thực của thông tin cung
cấp. Từ đó mà kế toán trưởng tổng hợp các số liệu để lên báo cáo tài
chính
Khi kế toán TSCĐ có nhu cầu mua sắm TS cho công ty, kế toán
lương…thanh toán lương cho cán bộ nhân viên thì cần sự phê duyệt của

thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng và thủ quỹ. Nói chung mọi hoạt động
liên quan đến việc ứng tiền mặt thì phải được thông qua phiếu chi và có
sự phê duyệt của kế toán trưởng và thủ quỹ
1.5. Chính sách kế toán áp dụng trong công ty.
Chế độ kế toán áp dụng tại chi nhánh theo quyết định số
15/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006 thay thế cho
quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ban hành ngày 1 tháng 11 năm 1995.
Theo đó chế độ kế toán tại chi nhánh tuân thủ theo các quy định chung
như sau:
- Niên độ kế toán: để thuận cho việc hạch toán kế toán, chi nhánh
tính niên độ kế toán theo năm tài chính, ngày bắt đầu một niên độ kế
toán mới là ngày 01/01 năm dương lịch và ngày kết thúc niên độ là ngày
31/12 hàng năm
16
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: là VNĐ trong ghi chép và hạch toán. Khi
quy đổi đồng tiền khác thì căn cứ vào tỷ giá ngoại tệ do NHNN Việt
Nam công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Phương pháp tính thuế GTGT là phương pháp khấu trừ
- Phương pháp theo dõi vật tư, hàng hóa là phương pháp kê khai
thường xuyên
- Giá vật tư hàng hoá xuất kho được tính theo phương pháp bình
quân gia quyền
- Phương pháp kế toán TSCĐ: đánh giá TSCĐ theo nguyên giá
Tính khấu hao TSCĐ theo phương
pháp đường thẳng (phương pháp khấu hao đều) theo tỷ lệ khấu hao đã
đăng ký với nhà nước
- Về chế độ chứng từ:mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế
toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài
chính phát sinh

Hệ thống chứng từ của chi nhánh đang sử dụng bao gồm các chứng
từ theo biểu mẫu có quy định chung của Bộ Tài Chính
- Về hệ thống tài khoản: trước năm 2006 chi nhánh sử dụng hệ
thống tài khoản theo quyết định số 1141QĐ/TC/CĐKT ra ngày
1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
Từ năm 2006 đến nay chi nhánh áp dụng theo quyết định số
15/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài
Chính.
Ngoài ra để tiện cho việc quản lý, hạch toán công ty đã đăng ký
một số tài khoản cấp 2 và cấp 3 để phù hợp và thuận tiện trong việc theo
dõi chi tiết hạch toán.
17
- Về hệ thống sổ sách kế toán: sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ
thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo
nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh
nghiệp. Để phục vụ cho công tác kế toán cũng như việc giảm nhẹ khối
lượng công việc trong hạch toán thì hiện nay chi nhánh ghi sổ kế toán
bằng máy tính. Chính vì thế mà hiện nay trong doanh nghiệp thì hệ
thống sổ kế toán bao gồm:
Sổ kế toán tổng hợp: gồm sổ Nhật ký, Sổ cái
Sổ kế toán chi tiết: gồm các sổ, thẻ kế toán chi tiết
18
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC
ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY DƯỢC PHẨM
TRUNG ƯƠNG II – CHI NHÁNH HÀ NỘI
2.1. Những vấn đề chung về bán hàng tại công ty dược phẩm Trung
Ương II - chi nhánh Hà Nội.
2.1.1. Đặc điểm về hàng hoá và thị trường tiêu thụ
Hiện tại công ty có số lượng 54 cán bộ, trong đó có 25 dược sĩ, 10
bác sĩ được trang bị đầy đủ kiến thức Marketing và chuyên môn, phân

công nhiệm vụ theo khu vực, mỗi khu vực có một trưởng nhóm, với
nhiệm vụ tiếp cận khách hàng, giới thiệu thuốc, chào bán hàng và nắm
tình hình phản hồi từ khách hàng về tình hình tiêu thụ thuốc.
Thị trường tiêu thụ hiện nay của chi nhánh chủ yếu là nội địa mà
cụ thể là ở các tỉnh miền Bắc, miền Trung
Khách hàng của chi nhánh gồm có: khách hàng là những cá nhân
người tiêu dùng, là các tổ chức bệnh viện, các dịch vụ khám chữa bệnh,
các công ty thương mại, các nhà buôn. Để phục vụ cho việc tiêu thụ
hàng hoá chi nhánh đã bố trí một mạng lưới phân phối rộng khắp cả
nước như có nhiều cửa hàng bán sỉ, bán lẻ ở các khu vực miền Bắc,
miền Trung,...Không những vậy mà chi nhánh còn có một hệ thống kho
hàng tương tối hoàn chỉnh với đầy đủ các phương tiện, dụng cụ để bảo
quản, bảo vệ hàng hoá trong kho ở tất cả các địa điểm kình doanh. Qua
đó thấy rõ sự phát triển thành phần bán lẻ của chi nhánh ngày càng tăng,
hệ thống phân phối của chi nhánh ngày càng lớn mạnh và rộng khắp,
đáp ứng đựơc nhu cầu của thị trường và hoàn thành nhiệm vụ mà công
ty được giao. Hiện công ty đang phân phối trực tiếp tới hơn 670 đối
tượng khách hàng tại các tỉnh miền Trung, 2432 đối tượng khách hàng ở
các tỉnh phía Bắc. Để đảm bảo thực hiện được kênh phân phối đến tận
19
tay khách hàng, giải quyết đơn hàng trong vòng 24 giờ, giá cả thống
nhất không phụ thuộc vào vị trí, địa điểm đối tượng khách hàng mua thì
công ty đã bố trí được nhân viên giao hàng, nhân viên ở đội xe, đội ngũ
nhân viên trong công ty để đảm bảo việc triển khai giao hàng nhanh
chóng và thu hồi tiền hàng đúng hạn. Công ty đã có thực thi một
chương trình quản lý bằng vi tính và nối mạng , chương trình quản lý kế
toán đã đảm bảo quản lý hàng hoá và tiền hàng một cách chặt chẽ đúng
quy chế tài chính hiện hành
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, công ty chú trọng phát triển
phân phối hàng theo kênh trực tiếp và luôn đặt mục tiêu là thoả mãn nhu

cầu khách hàng về thời gian, địa điểm và các dịch vụ tổ chức lưu thông
hàng hoá, vận chuyển và bảo quản, tồn trữ hàng hoá.
Tuy vậy tỉ lệ này chưa phải là tuyệt đối, điều này có sự ảnh hưởng
rõ rệt của vấn để cạnh tranh trên thị trường. Đến vài năm gần đây công
ty bắt đầu mở rộng thị trường ra các nước lân cận, trước hết là thị
trường Lào, và một vài nước khác. Đây là một bước đột phá tìm thị
trường mới và thể hiện tính năng động của lãnh đạo công ty, dự kiến
năm tới xuất khẩu sẽ ngày một tăng.
Với nhiều sự cố gắng của lãnh đạo công ty cũng như cán bộ nhân
viên trong công ty, hiện nay hệ thống phân phối của công ty đã tương
đối hoàn chỉnh và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, hàng hoá
được phân phối đến tay khách hàng nhanh chóng hơn, đúng số lượng,
đúng chủng loại, giảm thiểu được nhầm lẫn. Tình trạng nợ đọng đã
giảm, do bộ phận giao hàng trực tiếp thu tiền bán hàng hoặc thu tiền của
khách nợ. Mặt khác hàng hoá được bảo quản tốt, kiểm soát chặt chẽ,
không bị mất mát. Đây là tín hiệu vui đối với công ty vì đây là yếu tố
giúp cho công ty thực hiện tốt hơn các yêu cầu căn bản của hoạt động
quản lý doanh nghiệp, hoạt động Marketing dược. Đó là thuốc được
20
cung cấp đúng loại, đúng lúc, đúng chỗ một cách kịp thời với chất
lượng đảm bảo. Không những vậy mà nó còn giúp công ty thực hiện
đúng chức năng nhiệm vụ của mình.
2.1.2. Chế độ chính sách áp dụng trong quá trình bán hàng.
Hàng hoá của công ty tuy có khối lượng không lớn nhưng tầm
quan trọng lớn ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe và tính mạng con
người nên công tác quản lý hàng hoá phải hết sức chặt chẽ để đảm bảo
chất lượng hàng hoá.
Để thích nghi với nền kinh tế thị trường, giữ chữ tín với khách
hàng công ty không ngừng mở rộng thị trường tiêu thụ và công tác bán
hàng chú trọng đến một số mặt hàng sau

Về vận chuyển: thì khách hàng đến mua hàng tại công ty có thể tự
vận chuyển hoặc công ty có phương tiện nếu khách hàng yêu cầu. Chi
phí vận chuyển sẽ được trừ vào công nợ của khách hàng còn nều khách
hàng tự vận chuyển thì chi phí vận chuyển tính vào chi phí bán hàng
Về giá bán: việc xác định giá bán là một trong những nhân tố quan
trọng, nó phải được tính toán dựa trên cơ sở giá thành thực tế mua vào
và dựa trên sự biến động giá cả thị trường. Khi có quyết định tăng hoặc
giảm giá bán. Khi có quyết định tăng hoặc giảm bất kỳ một mặt hàng
nào phải có sự chỉ đạo của ban giám đốc và phòng kinh doanh thông
báo cho khách hàng. Tuỳ vào thời điểm khác nhau công ty sẽ đưa ra các
giá bán khác nhau để bán được hàng sao cho công ty vừa bù đắp được
chi phí vừa kinh doanh có lãi. Đối với những khách hàng mua với số
lượng lớn, thường xuyên thì có giảm giá theo tỷ lệ phần trăm thích hợp
Về phương pháp hạch toán hàng tồn kho:
Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: công ty lựa chọn tính thuế
giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Theo phương pháp này
21
Số thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu
vào được khấu trừ
Do đặc điểm của phương pháp tính thuế này mà khi mua hàng
công ty sẽ yêu cầu người bán xuất hoá đơn GTGT ghi rõ số thuế giá trị
gia tăng của hàng mua vào. Cuối tháng kế toán lập bảng kê 03/ GTGT
của hàng hoá dịch vụ mua vào. Căn cứ vào bảng kê 03/ GTGT để xác
định chỉ tiêu tổng số thuế GTGT được khấu trừ trên tờ khai thuế GTGT
mẫu số 01/GTGT. Cùng với chỉ tiêu thuế tổng số thuế GTGT của hàng
hoá dịch vụ bán ra và các chỉ tiêu điều chỉnh trên bảng khai để xác định
số thuế GTGT phải nộp nhà nước
Phương pháp xác định giá vốn của hàng hoá tiêu thụ tại công ty: có
rất nhiều phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho tiêu thụ, trên thực tế
việc lựa chọn phương pháp tính giá nào phải căn cứ vào đặc điểm của

từng doanh nghiệp về số lượng, danh điểm số lần nhập nhập xuất từng
loại hàng tồn kho, điều kiện kho tàng của doanh nghiệp. Dựa trên
nguyên lý đó, công ty lựa chọn phương pháp giá bình quân để tính giá
vốn hàng tiêu thụ. Theo phương pháp này căn cứ vào giá của hàng hoá
đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định giá bình quân của mỗi loại
hàng hoá nhất định. Căn cứ vào lượng hàng hoá xuất trong kỳ và giá
đơn vị bình quân để xác định giá vốn thực tế của hàng xuất kho.
Giá vốn hàng hoá Giá bình quân của một Số lượng hàng
hoá
22
tiêu thụ = đơn vị hàng hoá x xuất bán
Ví dụ:
Ngày 1/11/2007 tại kho viên của công ty còn tồn 6.200.000 viên
VitaminC với đơn giá đơn vị là 10 đồng/ viên.
Phiếu nhập kho số 439 ngày 12/11/2007 nhập vào kho VitaminC
0,1g số lượng 9.922.000 viên, đơn giá 10,63 đồng/viên
Phiếu nhập kho số 502 ngày 25/11/2007 nhập vào kho VitaminC
0,1g số lượng 300.000 viên với giá 9,84 đồng/viên
Ngày 30/9/2007, hoá đơn GTGT số 20582 về việc xuất bán
12.300.000 viên VitaminC 0,1g cho công ty dược phẩm y tế Thanh Hoá
với đơn giá bán là 11 đồng/viên
Ta xác định giá vốn hàng hoá tiêu thụ như sau:
Số lượng xuất kho là 12.300.000 viên, giá vốn hàng tiêu thụ là:
Giá vốn hàng xuất kho = 12.300.000 x 10,38 = 127.674.000 đồng
2.1.3. Phương thức bán hàng.
Công ty Dược Phẩm TW2 - Chi nhánh Hà Nội có chức năng chính
là lưu thông hàng bán vì vậy nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá là nghiệp vụ
chủ yếu đem lại lợi nhuận cho công ty nên công ty rất coi trọng việc
tiêu thụ hàng hoá đến tận tay người tiêu dùng với chi phí thấp nhất và
lợi nhuận cao nhất. Nguồn hàng chi nhánh khai thác phần lớn được

nhập khẩu từ nhiều nước trên thế giới để cung cấp cho khách hàng.
6.200.000 x 10 + 9.920.000 x 10.63 + 300.000 x 9.84
6.200.000 + 9.920.000 + 300.000
10,38 đồng/viên
Giá bình quân 1
viên VitaminC =

=
23
Khách hàng của chi nhánh là các nhà thuốc, công ty TNHH, công ty cổ
phần, các bệnh viện…trong nước.
Hiện nay chi nhánh công ty tiến hành bán hàng theo phương thức
bán hàng trực tiếp mà chủ yếu là bán buôn và bán lẻ, có thể thu được
tiền ngay hoặc được người mua chấp nhận thanh toán. Theo phương
thức bán hàng này, công tác bán hàng ở chi nhánh công ty được thực
hiện dưới các hình thức sau:
- Bán hàng qua kho theo hợp đồng kinh tế đã thoã thuận giữa chi
nhánh và khách hàng: bằng cách giao trực tiếp hoặc vận chuyển hàng
đến tận nơi cho khách hàng.
- Bán hàng trực tiếp giao thẳng không qua kho: theo hình thức này,
hàng được chuyển về công ty rồi mới giao bán lại cho người mua. Công
ty vẫn làm thủ tục kiểm nghiệm nhưng không nhập kho, chi phí vận
chuyển công ty chịu.
- Về bán lẻ thì công ty xuất hàng đến cửa hàng của chi nhánh công
ty. Hàng hoá chủ yếu là bán lẻ phục vụ trực tiếp người tiêu dùng và đáp
ứng nhu cầu thị trường. Hiện nay chi nhánh công ty có cửa hàng thuốc
đặt ở C9 Giảng Võ.
2.2. Kế toán bán hàng ở chi nhánh.
2.2.1. Kế toán DT bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu
2.2.1.1. Kế toán DT bán hàng.

 Trường hợp công ty bán hàng trực tiếp cho khách tại kho Công
ty:
Theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho của Công ty để
nhận hàng sau khi đã làm đầy đủ các thủ tục ở phòng kinh doanh xuất
nhập khẩu và phòng kế toán. Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng,
thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ, hàng hóa được xác định là tiêu thụ.
24
Với phương thức tiêu thụ như trên, việc quản lý tại các phòng ban
được phân công một cách rõ ràng, không chồng chéo, cụ thể:
Tại phòng kinh doanh: Khi có khách đến mua hàng, phòng kinh
doanh sẽ tiến hành một số thủ tục cần thiết: Xác định số hàng hóa tồn
kho tại thời điểm mua hàng cho mỗi loại hàng hóa xem có khả năng đáp
ứng được yêu cầu của khách hàng không, đồng thời xác định mức dư nợ
tối đa của khách (nếu là khách hàng áp dụng phương thức trả chậm).
Nếu Công ty có khả năng đáp ứng đủ số hàng mà khách yêu cầu và
khách mua hàng với tổng số tiền và số dư nợ còn lại nhỏ hơn mức dư nợ
tối đa thì nhân viên phòng kinh doanh xuất nhập khẩu phụ trách khách
hàng đó sẽ lập hóa đơn GTGT cho khách hàng, sau đó khách hàng
(người mua) đem hóa đơn GTGT xuống kho để lĩnh hàng.
Tại kho hàng hóa: Thủ kho xuất hàng theo số lượng trên hóa đơn
GTGT do phòng kinh doanh lập
Phòng kế toán: Sau khi nhận được hóa đơn GTGT, kế toán tiến
hành cập nhật số liệu vào máy.
Ví dụ: Hoá đơn GTGT ngày 20 tháng 03 năm 2007
CHI NHÁNH CÔNG TY DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG 2
Trụ sở chính: 60B Nguyễn Huy Tưởng, Thanh Xuân, Hà Nội
Điện thoại: 8586059 – 5585110 Fax: 8584368
Mã số thuế: 03.004.83319-008-1

25