Thực trạng tổ chức kế toán tại xí nghiệp Dược phẩm 120

Lời mở đầu
Là phân hệ thông tin trong hệ thống quản lý, tổ chức kế toán có vai trò cung
cấp những thông tin hữu ích về tình hình tài chính của đơn vị hạch toán thông qua hệ
thống ghi chép, tổng hợp trên chứng từ, sổ tài khoản và biểu mẫu báo cáo nhằm phục
vụ đắc lực cho công tác quản lý.
Trên cơ sở tìm hiểu tổ chức kế toán trong thực tế hoạt động của Xí nghiệp Dợc
phẩm 120, em đã chọn đề tài cho Chuyên đề thực tập môn học hạch toán kế toán của
mình là: "Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dợc phẩm 120 lấy tổ chức kế
toán vật liệu làm ví dụ", đồng thời thông qua mô tả thực tế kết hợp phân tích để đề
xuất ý kiến góp phần hoàn thiện tổ chức kế toán của đơn vị.
Với mục đích kết hợp lý luận và thực tiễn, củng cố và vận dụng kiến thức đã
học, đa ra những phân tích cụ thể và kiến nghị cho đơn vị, bài viết của em, ngoài Lời
mở đầu và Kết luận, gồm 3 phần chính:
Phần I: Lý luận chung tổ chức kế toán trong doanh nghiệp.
Phần II: Thực trạng tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dợc phẩm 120.
Phần III: Phơng hớng hoàn thiện tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dợc phẩm 120.
Với yêu cầu nghiên cứu thực tế trong phạm vi môn học hạch toán kế toán, em
đã sử dụng kết hợp các phơng pháp chung: phơng pháp nghiên cứu quan hệ biện
chứng giữa kế toán với bộ phận quản lý và giữa các phần hành kế toán với nhau...và
các một số phơng pháp riêng nh: mô tả và phân tích, sơ đồ và bảng biểu...để minh
hoạ và hoàn thiện Chuyên đề thực tập của mình.
1

Phần I:
Lý luận chung về tổ chức kế toán
trong doanh nghiệp
Hệ thống kế toán đợc xem nh là một hệ thống thông tin dùng để đo lờng, xử lý
và truyền đạt thông tin về tài chính của một đơn vị kinh tế.
Sơ đồ 1: Quan hệ kế toán với hoạt động kinh doanh và hoạt động quản lý.
Hệ thống kế toán doanh

nghiệp
- Quan sát
- Phản ánh
- Xử lý
- Phân loại
- Tổng hợp
- Trình bày
Kế toán đợc coi nh là một hoạt động dịch vụ, nối giữa các hoạt động kinh
doanh và những ngời làm quyết định. Thứ nhất, kế toán đo lờng các hoạt động kinh
doanh bằng cách phản ánh, ghi chép các dữ liệu. Thứ hai, qua xử lý phân loại và sắp
xếp các dữ liệu này trở thành thông tin hữu ích. Thứ ba, thông tin này đợc tổng hợp,
truyền đạt, qua hệ thống chứng từ sổ sách, đến những ngời ra quyết định. Ngời ta có
thể nói rằng, các dữ kiện về hoạt động kinh doanh là đầu vào của hệ thống kế toán và
những thông tin hữu ích cho ngời làm quyết định là đầu ra đã đợc hệ thống kế toán
xử lý và cung cấp.
Trong vài năm trở lại đây, xu thế quốc tế hoá, toàn cầu hoá đang diễn ra rất
mạnh mẽ và càng mạnh mẽ sâu rộng hơn trong Thế kỷ 21 này. Hội nhập với quốc tế
trên nền tảng các quan hệ song phơng và đa phơng đang là yêu cầu và xu hớng tất
yếu của mỗi quốc gia. Trớc xu thế đó, hệ thống kế toán Việt Nam cũng đang từng b-
ớc đợc cải cách và hoàn thiện cho phù hợp yêu cầu của cơ chế kinh tế mới trong nền
kinh tế mở, phù hợp thông lệ và Chuẩn mực quốc tế.
Trải qua 6 năm thực hiện Chơng trình cải cách Kế toán Việt Nam 10 năm
1995-2005, hệ thống kế toán Việt Nam đã có sự phát triển đáng khích lệ trong việc
tiếp cận và hình thành những nguyên tắc kế toán hiện đại của kinh tế thị trờng, từng
bớc tạo dựng khuôn khổ pháp lý cho kế toán, kiểm toán trong môi trờng chung của
thông lệ quốc tế. Hệ thống Chuẩn mực Kế toán quốc gia đã bắt đầu đợc tạo lập, tạo
môi trờng tin cậy cho đầu t và kinh doanh trên cơ sở chia sẻ kinh nghiệm với bạn bè
quốc tế, vận dụng có chọn lọc thông lệ và Chuẩn mực quốc tế về kế toán và kiểm
toán, phù hợp với tiến trình phát triển kinh tế, với năng lực quản lý tài chính ở Việt
Nam.

Bên cạnh đó, trong nền kinh tế thị trờng, đứng trớc nhu cầu cạnh tranh và xu
thế hội nhập, các doanh nghiệp ngày càng đề cao vai trò của kế toán trong việc cung
cấp những thông tin phục vụ nhu cầu quản lý bên trong doanh nghiệp bởi họ chẳng
những cần số liệu chi tiết của kế toán nh trớc đây mà hơn thế, họ rất cần kế toán
bằng ngôn ngữ của mình, thể hiện một cách chính xác các mục tiêu của doanh
nghiệp thông qua các bản dự toán, giúp họ kiểm soát quá trình thực hiện mục tiêu và
2
Hoạt
động
kinh
doanh
của
doanh
nghiệp
Ra
quyết
định
quản lý

khi ra quyết định về quản lý. Chính vì vậy, bên cạnh kế toán tài chính, kế toán quản
trị ra đời với t cách là nhánh thứ hai trong hệ thống kế toán nhằm cung cấp tất cả
thông tin kế toán đã đợc đo lờng, xử lý và truyền đạt để sử dụng trong việc quản trị
nội bộ của đơn vị.
Hiện nay, trên thế giới, kế toán quản trị đang thực sự trở thành một công cụ đắc
lực và có hiệu quả giúp các nhà quản lý trong việc ra quyết định về quản lý. ở Việt
Nam, tuy Chế độ Kế toán ban hành theo Quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày
1/11/1995 của Bộ Tài chính về cơ bản khắc phục đợc hạn chế của hệ thống Kế toán
Việt Nam trớc đó nhng còn cha đề cập sâu đến kế toán quản trị, hơn nữa hệ thống
Chuẩn mực Kế toán Việt Nam vẫn đang đợc từng bớc soạn thảo và công bố, do vậy
đòi hỏi có nhận thức đầy đủ, hớng dẫn cụ thể về kế toán quản trị ở Việt Nam đang là

một nhu cầu hết sức bức thiết góp phần xây dựng và hoàn thiện hệ thống kế toán
Việt Nam.
Kế toán còn đợc hiểu là một nghề của quản lý hay một môn Hạch toán tác
nghiệp với các bớc kỹ thuật chuyên sâu trong quá trình từ ghi chép, xử lý phân tích
các nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ, sổ tài khoản đến lập báo cáo kế toán và khoá sổ.
Sự thống nhất giữa các bớc này cũng nh quan hệ giữa chúng đợc thể hiện thông qua
nguyên lý chung về tổ chức hạch toán kế toán.
Tổ chức hạch toán kế toán là xây dựng mối liên hệ giữa các yếu tố cấu thành
bản chất của hạch toán kế toán: chứng từ, tính giá, đối ứng kế toán và tổng hợp-cân
đối thông qua tổ chức hệ thống ghi chép của kế toán trên chứng từ, sổ tài khoản và
báo cáo kế toán cho các mục đích quản lý.
Trên cơ sở đối tợng và nhiệm vụ của tổ chức hạch toán kế toán, nội dung tổ
chức hạch toán kế toán bao gồm:
Tổ chức bộ sổ kế toán
Tổ chức công tác kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán
Mỗi một tổ chức trên đều chứa đựng 4 yếu tố cơ bản của hệ thống hạch toán kế
toán: chứng từ, tính giá, đối ứng kế toán, tổng hợp-cân đối và đều là những công việc
không thể tách rời trong tổ chức hạch toán kế toán. Bởi vậy, tổ chức sổ kế toán là
một trong những điều kiện để tổ chức tốt công tác kế toán, tổ chức khối lợng công
tác kế toán là cơ sở để xây dựng bộ máy kế toán thích hợp nhằm tổ chức công tác kế
toán hiệu quả, phục vụ yêu cầu quản lý tại đơn vị.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán thực chất là thiết kế khối lợng công tác hạch toán
trên hệ thống sổ tài khoản theo một quy tắc nhất định trên cơ sở chứng từ kế toán
nhằm mục đích lập báo cáo kế toán. Sổ tài khoản chính là phơng tiện vật chất để
thực hiện công tác kế toán.
Nội dung tổ chức sổ kế toán:
Xây dựng hệ thống các loại sổ với nhiệm vụ xác định loại sổ và số lợng sổ
mỗi loại.
Thiết kế nội dung, hình thức kết cấu của các sổ tài khoản mỗi loại.

Xây dựng quy trình hạch toán trên sổ tạo thành nguyên tắc kế toán chung.
Xây dựng mô hình ghi chép của cả hệ thống sổ hay còn gọi là hình thức tổ
chức sổ kế toán.
3

Hiện nay, hình thức tổ chức sổ kế toán đang dần đợc phát triển và hoàn thiện
theo yêu cầu của công tác quản lý và công tác kế toán trong nền kinh tế cạnh tranh.
Trong thực tế, nhiều nớc trên thế giới đang có xu hớng sử dùng duy nhất 1 hình thức
tổ chức sổ cho các doanh nghiệp. Khác với Mỹ chủ yếu áp dụng 1 hình thức sổ Nhật
ký chung, ở Việt Nam hiện có 4 hình thức phổ biến:
Hình thức Nhật ký chung
Hình thức Nhật ký - Sổ cái
Hình thức Chứng từ - Ghi sổ
Hình thức Nhật ký - Chứng từ
Hình thức Nhật ký-Sổ cái rất ít đợc áp dụng do tính chất cồng kềnh, mở rộng
chiều ngang của sổ, hơn nữa sổ chỉ thích hợp cho đơn vị kinh doanh đơn giản, sử
dụng rất ít tài khoản và lao động kế toán, trình độ quản lý và lao động kế toán thấp.
Hệ thống sổ sách kế toán phải đợc thiết kế thích hợp với hệ thống tài khoản bởi
sổ sách kế toán chính là phơng tiện vật chất phản ánh, thể hiện tài khoản cùng nội
dung phản ánh của tài khoản. Sổ sách kế toán có phù hợp với tài khoản thì mới phản
ánh (bằng phơng pháp đối ứng tài khoản) đợc nội dung kinh tế của các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh đã đợc phân loại, tập hợp.
Dựa vào đặc điểm vốn và quy mô nghiệp vụ của mình, đơn vị hạch toán tổ chức
hệ thống sổ sách theo một hình thức sổ kế toán thống nhất và thích hợp, tổ chức công
tác kế toán theo hình thức sổ đã áp dụng.
Khối lợng tổ chức công tác hạch toán kế toán của một đơn vị hạch toán đợc
quy định trong Điều lệ tổ chức Kế toán Nhà nớc ban hành theo Quyết định 25-HĐBT
ngày 18/3/1989.
Khối lợng công tác kế toán trớc hết đợc nhìn nhận theo từng giai đoạn của quá
trình hạch toán: giai đoạn hạch toán ban đầu trên hệ thống chứng từ; giai đoạn hệ

thống hoá, phân loại cho các chứng từ trên bộ sổ kế toán đã thiết kế; giai đoạn xử lý
và chọn lọc để lập các báo cáo kế toán. Bên cạnh đó, tuỳ theo yêu cầu của quản lý,
khối lợng công tác kế toán còn bao gồm khối lợng hạch toán tổng hợp cho đối tợng
và hạch toán chi tiết cho một số đối tợng. Ngoài ra, khối lợng công tác kế toán còn
đợc tổ chức trên hai hệ thống kế toán tài chính và kế toán quản trị đáp ứng nhu cầu
cung cấp thông tin phục vụ chủ thể không những bên ngoài mà cả bên trong nội bộ
đơn vị.
Công tác kế toán phổ biến đợc tổ chức theo những phần việc riêng gọi là phần
hành kế toán. Phần hành kế toán là khối lợng công tác kế toán gắn với một đối tợng
cụ thể của hạch toán kế toán nh: vốn bằng tiền, tài sản cố định, vật liệu đầu vào, chi
phí sản xuất và tính giá thành, tiêu thụ và kết quả tiêu thụ... Từ đó, mỗi phần hành lại
đợc phân chia logic từ tiền tại quỹ đến tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển; từ
xây dựng cơ bản đến mua sắm và thanh lý hay nhợng bán tài sản cố định; từ thu mua
đến dự trữ nguyên vật liệu; từ hạch toán chi phí trực tiếp cho từng loại hoạt động đến
chi phí chung phân bổ cho từng loại hoạt động đó; từ dự trữ đến tiêu thụ hàng hoá,
xác định và phân phối lợi nhuận;...
Trong mỗi phần hành này, đơn vị hạch toán tiến hành tổ chức khép kín một quy
trình kế toán từ giai đoạn hạch toán ban đầu đến đến giai đoạn ghi sổ tài khoản và
kết thúc ở giai đoạn lập báo cáo kế toán. Và trong đó, có thể tiến hành hạch toán chi
tiết, tổng hợp cho đối tợng trong phần hành. Do vậy, tổ chức công tác kế toán là xây
dựng hệ thống chỉ tiêu thông tin theo các phần hành thông qua việc thiết kế khối l-
4

ợng công tác kế toán theo 3 giai đoạn, theo mức độ chi tiết hay tổng hợp, theo nhu
cầu quản lý bên trong hay bên ngoài. Theo đó, các phơng pháp hạch toán kế toán:
chứng từ, tính giá, đối ứng tài khoản, tổng hợp-cân đối gắn liền với 3 giai đoạn hạch
toán của một chu trình khép kín và mối quan hệ giữa các phơng pháp đó đợc cụ thể
hoá thích hợp với mỗi phần hành cụ thể:
Phơng pháp chứng từ biểu hiện trên thực tế thông qua hệ thống bản chứng từ
và quy trình luân chuyển chứng từ tại mỗi phần hành.

Phơng pháp tính giá biểu hiện qua cách thức xác định giá thành thực tế và các
khoản mục chi phí tại mỗi phần hành.
Phơng pháp đối ứng tài khoản đợc biểu hiện qua các quan hệ đối ứng kế toán
và cách ghi chép vào sổ tài khoản chi tiết, tổng hợp của mỗi phần hành.
Phơng pháp tổng hợp-cân đối biểu hiện thông qua hệ hệ thống báo biểu kế
toán của kế toán tài chính và kế toán quản trị.
Có thể nói, trình tự kế toán của mỗi phần hành đợc bắt đầu từ lập hoặc tiếp
nhận chứng từ từ bên ngoài, kết hợp việc tính giá cho đối tợng hạch toán và luân
chuyển chứng từ đến ghi chép, phản ánh chứng từ vào tài khoản và kết thúc bằng lập
báo cáo kế toán và phân tích. Đồng thời, mỗi phần hành nằm trong một chu kỳ kế
toán của đơn vị, quan hệ chặt chẽ với nhau tạo nên một báo cáo tổng thể về công tác
kế toán của đơn vị đó.
Tổ chức công tác kế toán tại mỗi phần hành cho mỗi công việc cụ thể trong
phần hành đó, trớc hết phải nắm bắt đợc đặc điểm của đối tợng tổ chức hạch toán và
yêu cầu của quản lý đối với công tác hạch toán đối tợng đó, từ đó xác định nhiệm vụ
tổ chức hạch toán từ giai đoạn lập chứng từ đến giai đoạn lên báo cáo.
Ví dụ: Muốn tổ chức công tác kế toán cho phần hành kế toán vật liệu, trớc hết
phải tìm hiểu đặc điểm của đối tợng hạch toán là vật liệu và yêu cầu của quản lý đối
với tổ chức kế toán vật liệu, từ đó xác định nhiệm vụ của tổ chức.
Vật liệu là đối tợng lao động đã qua tác động của lao động con ngời, đợc các
đơn vị sản xuất sử dụng làm chất liệu ban đầu cấu thành hình thái thực thể sản phẩm.
Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu chỉ tham gia
vào một chu kỳ sản xuất và giá trị của vật liệu đợc chu chuyển một lần hoàn toàn vào
giá trị của sản phẩm mới tạo ra.
Chất lợng vật liệu có tác động trực tiếp tới chất lợng sản phẩm sản xuất ra. Chi
phí vật liệu lại chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất, trong giá thành sản
phẩm. Do đó, việc tiết kiệm chi phí vật liệu mà vẫn bảo đảm chất lợng và cung cấp
kịp thời, đầy đủ là đòi hỏi đầu tiên cho các nhà doanh nghiệp khi bắt đầu một chu kỳ
sản xuất kinh doanh. Muốn vậy, doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ vật liệu về các
mặt số lợng, chất lợng và giá cả chi phí thu mua.

Quản lý vật liệu là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Trong điều
kiện ngày nay, một khi nền sản xuất ngày càng mở rộng cả chiều rộng lẫn chiều sâu
thì việc sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm, hợp lý và có kế hoạch ngày càng đợc coi
trọng. Công tác quản lý vật liệu đã trở thành yêu cầu của phơng thức kinh doanh
trong nền kinh tế thị trờng với sự cạnh tranh gay gắt nhằm hớng tới hao phí vật t ít
nhất và hiệu quả kinh tế cao nhất.
Công tác quản lý vật liệu yêu cầu cung cấp các thông tin về số lợng, chủng loại,
chất lợng, giá trị vật liệu nhập, xuất, tồn cũng nh định mức tiêu hao và định mức dự
trữ ở tất cả các khâu, từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến khâu sử dụng.
5

Vì vậy, tổ chức kế toán vật liệu có nhiệm vụ tổ chức phân loại và đánh giá
thống nhất các loại vật liệu; tổ chức hệ thống chứng từ, sổ chi tiết, sổ tổng hợp theo
phơng pháp hạch toán hàng tồn kho thích hợp; tổ chức hệ thống báo cáo kế toán vật
liệu trên báo cáo bộ phận và báo cáo tổng thể theo yêu cầu quản lý.
Nếu nh tổ chức công tác kế toán là thiết kế khối lợng công tác kế toán trên hệ
thống các loại chứng từ, sổ chi tiết, tổng hợp và báo cáo kế toán thì tổ chức công tác
kế toán vật liệu là thiết kế khối lợng công tác kế toán của phần hành vật liệu trên hệ
hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo sử dụng cho phần hành kế toán vật liệu.
Trên cơ sở đối tợng và nhiệm vụ, nội dung tổ chức công tác kế toán bao gồm
các bớc sau:
B ớc 1 : Tổ chức giai đoạn hạch toán ban đầu bao gồm việc kết hợp tổ chức
chứng từ và tính giá.
Do các chu kỳ sản xuất luôn nối tiếp nhau, do mỗi phần hành luôn có sự đan
xen trong chu kỳ đó nên đối với một số phần hành việc tổ chức đánh giá cho đối t-
ợng hạch toán thờng đợc thực hiện trớc hoặc song song với tổ chức chứng từ cho đối
tợng đó, nhng đối với một số phần hành khác việc tính giá phải dựa vào công tác ghi
sổ tài khoản của phần hành trớc đó mới thực hiện đợc.
Ví dụ: Tổ chức tính giá cho vật liệu xuất kho có thể đợc thực hiện trớc khi tổ
chức chứng từ cho nghiệp vụ xuất kho và trị giá vốn vật liệu xuất đợc xác định ngay

sau mỗi lần phát sinh nghiệp vụ nhng cũng có thể tính giá sau khi lập chứng từ, khi
mà giá trị xuất thực tế chỉ xác định đợc khi kết thúc kỳ hạch toán.
Tổ chức phân loại và đánh giá cho mỗi đối tợng:
Dựa trên những tiêu chí nhất định và yêu cầu quản lý cũng nh đặc thù riêng của
đơn vị hạch toán, tổ chức phân loại cho từng đối tợng. Việc phân loại thích hợp sẽ
tạo thuận lợi cho công tác kế toán và công tác quản lý.
Tổ chức đánh giá cho từng loại đối tợng đã phân loại nhằm xác định giá trị
hạch toán vào chứng từ, sổ sách một cách phù hợp, chính xác, thống nhất và có hệ
thống. Trên cơ sở đó, tiến hành so sánh, đối chiếu giữa các loại với nhau và với chỉ
tiêu tổng hợp các loại đối tợng đó.
Tổ chức tính giá có thể tiến hành theo nhiều phơng pháp khác nhau tuỳ theo
đối tợng tính giá và đặc điểm của đơn vị hạch toán nhng lựa chọn tính giá theo ph-
ơng pháp nào thì phải nhất quán trong suốt cả kỳ kế toán.
Việt Nam cũng giống 1 số nớc trên thế giới, ví dụ nh Mỹ cũng thông qua hai hệ
thống song song là hệ thống kê khai thờng xuyên và hệ thống kiểm kê định kỳ với
các phơng pháp khác nhau: phơng pháp nhận diện cụ thể, bình quân gia quyền, ph-
ơng pháp nhập trớc xuất trớc hay nhập sau xuất trớc, đánh giá hàng tồn kho. Nhng,
bên cạnh đó, kế toán Mỹ có thể đánh giá giá trị sử dụng còn lại của hàng tồn kho
thông qua báo cáo hàng tồn kho theo mức thấp của chi phí hoặc thị giá với thị giá là
giá thay thế của hàng tồn kho vào ngày lập Bảng tổng kết tài sản. Còn ở Việt Nam sử
dụng phơng pháp hệ số giá và phơng pháp tính theo giá thực tế hàng tồn kho lần
nhập cuối cùng.
Tổ chức tính giá cũng phải xác định đối tợng để tính giá phù hợp với đối tợng
thu mua, sản xuất hoặc tiêu thụ, xác định chi phí tập hợp liên quan trực tiếp hay gián
tiếp đến đối tợng cũng nh lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí chung cho các loại đối
tợng một cách hợp lý.
6

Đối với công việc tổ chức phân loại vật liệu trong quá trình tổ chức kế toán vật
liệu tại các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, nhìn chung, vật liệu đợc chia thành các

loại: Nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu, thiết
bị xây dựng cơ bản, phế thải.
Tuỳ đặc điểm kinh doanh và quy mô sản xuất của đơn vị, vật liệu còn đợc phân
chia theo các cách khác nhau và phân chia chi tiết, tỷ mỷ hơn theo yêu cầu của quản
lý.
Từ đó, đơn vị có sự lựa chọn phơng pháp đánh giá vật liệu nhập, xuất trong kỳ
hợp lý.
Đánh giá vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo
những nguyên tắc nhất định, bảo đảm yêu cầu chân thực, thống nhất.
Tính giá vật liệu nhằm mục đích xác định giá trị ghi sổ của vật liệu để thực
hiện chức năng ghi chép trên chứng từ, sổ sách, báo cáo bằng tiền các loại vật liệu.
Đánh giá vật liệu nhập kho đợc thực hiện theo nguyên tắc chung là tính theo
giá phí thực tế. Cơ sở để tính giá vật liệu là các chứng từ kế toán và căn cứ tính giá
nhập một vật liệu tuỳ thuộc vào nguồn nhập của vật liệu đó.
Bên cạnh việc đánh giá vật liệu nhập kho, đánh giá vật liệu xuất dùng có ý
nghĩa rất lớn trong việc quyết định quy mô phí vật liệu trong giá phí sản phẩm mới
và độ lớn dự trữ vật liệu ngày cuối kỳ.
Trong các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, có nhiều phơng pháp đánh giá vật
liệu xuất kho nhng cho dù mục đích xuất kho khác nhau thì giá thực tế lợng xuất
phải đợc xác định theo phơng pháp đã đăng ký áp dụng và phải bảo đảm tính nhất
quán trong niên độ kế toán.
Về nguyên tắc, vật liệu nhập theo giá nào, thì xuất kho theo giá đó. Song trên
thực tế do giá thực tế từng đợt nhập biến động rất khác nhau nên việc tính giá đầy đủ
của vật liệu mỗi loại tại thời điểm xuất dùng hết sức phức tạp. Vì vậy, có thể tính gần
đúng giá thực tế vật liệu xuất kho theo một số phơng pháp phổ biến sau:
Phơng pháp giá thực tế bình quân gia quyền
Phơng pháp giá thực tế đích danh
Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc
Phơng pháp nhập sau, xuất trớc
Phơng pháp giá hạch toán

Phơng pháp tính giá thực tế vật liệu xuất kho tính theo vật liệu tồn kho cuối
kỳ (tính theo giá mua thực tế lần cuối cùng)
Mỗi phơng pháp đều có u nhợc điểm riêng, đơn vị hạch toán cần có sự cân
nhắc, chọn lựa kỹ càng để vừa phù hợp với Chế độ kế toán nói chung vừa phù hợp
với đặc điểm kinh doanh của đơn vị. Với một đơn vị hạch toán, phơng pháp đã lựa
chọn có thể là tối u nhng với một đơn vị khác thì phơng pháp đó lại rất bất hợp lý.
Tổ chức chứng từ:
Tổ chức chứng từ là tổ chức vận dụng phơng pháp chứng từ trong ghi chép kế
toán để ban hành và vận dụng chế độ để thiết kế khối lợng công tác hạch toán ban
đầu trên hệ thống các văn bản chứng từ hợp lý, hợp pháp theo một quy trình luân
chuyển nhất định nhằm tổ chức hạch toán thông tin ban đầu cho quản lý.
Tổ chức chứng từ cho kế toán phần hành gồm 3 nội dung chính:
7

Trên cơ sở danh mục chứng từ và cấu trúc của chứng từ đã đợc xây dựng
phù hợp với công tác quản lý và hạch toán đối tợng, tổ chức tạo lập chứng
từ thông qua:
Lựa chọn loại chứng từ theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ
Chọn phơng tiện kỹ thuật làm chứng từ
Quy định thời gian luân chuyển cho 1 loại chứng từ
Chứng từ đợc lập theo mẫu do Nhà nớc quy định và có đầy đủ chữ ký của
những ngời liên quan mới đợc coi là hợp lệ và hợp pháp. Khi có sai sót xảy ra, tốt
nhất nên huỷ và lập lại chứng từ mới, đồng thời vẫn bảo đảm số thứ tự liên tục của
chứng từ.
Tổ chức kiểm tra chứng từ
Kiểm tra tính trọn bộ của chứng từ cho nghiệp vụ phản ánh.
Kiểm tra hình thức trình bày các yếu tố trên chứng từ.
Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của từng yếu tố trên chứng từ.
Tổ chức kiểm tra đợc tiến hành trớc khi ghi sổ và sau khi quyết toán nhằm bảo
đảm chất lợng thông tin kế toán trớc khi vào sổ và xác nhận tính chính xác, đúng đắn

của thông tin ghi trên chứng từ.
Tổ chức luân chuyển, sử dụng chứng từ từ nơi lập đến nơi có nhu cầu sử
dụng, đến kế toán phần hành để ghi sổ đồng thời bảo quản và lu trữ chứng
từ:
Phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ, từng thời điểm phát sinh...
Lập định khoản kế toán cho chứng từ
Ghi định khoản trên sổ kế toán theo cách thức tổ chức sổ tại đơn vị.
Bảo quản, lu trữ chứng từ đúng quy định.
Tổ chức chứng từ nhập, xuất vật liệu đợc thực hiện nh sau:
Loại chứng từ cần sử dụng cho nghiệp vụ xuất, nghiệp vụ nhập:
Chứng từ ban đầu: Hoá đơn bán hàng của bên cung cấp, Lệnh xuất, Hợp đồng
hay Báo cáo dự kiến mua vật liệu,...
Chứng từ vật t: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nghiệm, Hoá
đơn kiêm phiếu xuất, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Biên bản kiểm kê...
Xây dựng và thực hiện quy trình luân chuyển chứng từ nhập, xuất vật liệu
theo mô hình chung:
Sơ đồ 2: Quy trình luân chuyển chứng từ vật t
Ngời có nhu cầu Ngời có trách nhiệm Kế toán vật liệu
Nghiệp vụ Bảo
quản
Chứng từ Lập, ký duyệt Ghi sổ
lu trữ
ban đầu chứng từ
Nh vậy, trong mô hình trên đã bao hàm đầy đủ các bớc của tổ chức chứng từ từ
tạo lập chứng từ, kiểm tra chứng từ cho đến bảo quản, lu trữ các chứng từ. Các bớc
đều gắn với chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận hay cá nhân bảo đảm việc hình thành,
8

luân chuyển chứng từ đợc liên tục và hợp lệ góp phần tăng cờng hiệu quả quản lý tài
chính.

B ớc 2: Tổ chức giai đoạn ghi sổ kế toán cho từng loại nghiệp vụ phát sinh trong
phần hành.
Trớc hết, tuỳ theo yêu cầu của quản lý chi tiết cho đối tợng hạch toán nào thì
đơn vị tổ chức hạch toán chi tiết cho đối tợng đó.
Căn cứ vào hệ thống sổ kế toán đã đợc xây dựng ở nội dung đầu tiên của tổ
chức hạch toán kế toán, lựa chọn loại sổ chi tiết sử dụng cho từng đối tợng hạch toán.
Tuỳ đặc điểm, yêu cầu chi tiết đối tợng của đơn vị theo tiêu thức nào mà sổ chi tiết
đợc sử dụng phù hợp. Số lợng và mức độ chi tiết của sổ chi tiết phụ thuộc đối tợng
cần chi tiết.
Thực hiện quy trình hạch toán theo phơng pháp đối ứng kế toán trên hệ thống
sổ chi tiết:
Sơ đồ 3: Quy trình hạch toán chi tiết
Chứng từ Sổ chi tiết Sổ tổng hợp chi tiết Báo cáo
(Bảng kê chứng từ)
Sổ tổng hợp
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, định kỳ
Quan hệ đối chiếu
Có thể thấy rõ quy trình này thông qua tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu nhập,
xuất:
Loại sổ sử dụng:
Sổ kho: theo dõi theo từng kho, từng thứ vật liệu về chỉ tiêu hiện vật.
Sổ chi tiết vật liệu: Tuỳ theo phơng pháp hạch toán chi tiết có loại sổ tơng
ứng, phổ biến tại các đơn vị hiện nay là: Sổ chi tiết thẻ song song, Sổ số d,
Sổ luân chuyển, Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn.
Đối với phơng pháp thẻ song song:
Tại kho, Thủ kho mở Thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho về mặt
số lợng hiện vật. Mỗi loại vật liệu đợc theo dõi trên một Thẻ kho và đợc ghi trên cơ
cở chứng từ nhập, xuất.
Tại phòng kế toán, Kế toán vật liệu nhận chứng từ từ Thủ kho, mở Sổ kế toán

chi tiết vật liệu tơng ứng với Thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của
vật liệu cả về số lợng và giá trị. Mỗi chứng từ nhập, xuất ghi 1 dòng trên sổ chi tiết.
Cuối tháng, cộng sổ để lập Bảng tổng hợp chi tiết.
Nh vậy, phơng pháp này cho phép đối chiếu sổ chi tiết với Thẻ kho và sổ tổng
hợp nhng lại có sự ghi chép trùng lặp giữa Thủ kho và kế toán viên.
Đối với phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
Tại kho, việc ghi chép đợc thực hiện trên Thẻ kho tơng tự phơng pháp thẻ song
song.
Tại phòng kế toán, Kế toán vật liệu mở Sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi
tình hình nhập, xuất, tồn cả về số lợng và giá trị nhng chỉ ghi 1 lần vào cuối tháng
trên cơ sở Bảng kê nhập và Bảng kê xuất. Mỗi loại vật liệu chiếm 1 dòng trên sổ.
9

Tuy nhiên, vì đặc điểm này, công việc ghi chép bị dồn vào cuối tháng, ảnh hởng đến
tính kịp thời của thông tin đợc cung cấp.
Đối với phơng pháp sổ số d:
Tại kho, công việc ghi Thẻ kho giống hai phơng pháp trên. Nhng định kỳ, tập
hợp chứng từ lập phiếu giao nhận chứng từ, đến cuối tháng, cộng Thẻ kho để ghi vào
Sổ số d về chỉ tiêu số lợng.
Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu định kỳ tiếp nhận phiếu giao nhận chứng từ
tại kho, ghi đơn giá, thành tiền để lập Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn. Cuối tháng, kế
toán ghi Sổ số d về chỉ tiêu giá trị để đối chiếu với Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn.
Phơng pháp này tránh đợc ghi chép trùng lặp của hai phơng pháp trên nhng lại
dễ xảy ra sai sót, gian lận nếu không đợc thờng xuyên kiểm tra.
Song song với kênh hạch toán chi tiết nh trên, kế toán phần hành cũng căn cứ
vào chứng từ gốc để tiến hành ghi sổ tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên
nguyên tắc đối ứng tài khoản.
Tuỳ theo hình thức tổ chức hệ thống sổ tài khoản mà đơn vị áp dụng, kế toán
viên lựa chọn loại sổ tổng hợp và thực hiện quy trình hạch toán trên sổ phù hợp với
quy định của Chế độ kế toán hiện hành.

- Quy định loại tài khoản và loại sổ cần mở và số lợng mỗi loại.
- Tuỳ hình thức sổ kế toán đơn vị đang áp dụng để thực hiện quy trình hạch
toán trên hệ thống Sổ tổng hợp đã lựa chọn theo nguyên tắc đối ứng tài khoản cho
đối tợng, nghiệp vụ cần hạch toán.
Sơ đồ 4: Quy trình hạch toán tổng hợp
Chứng từ Sổ tổng hợp Sổ cái các TK
Báo cáo
(Bảng kê chứng từ)
Sổ tổng hợp chi tiết

Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, định kỳ
Quan hệ đối chiếu
Tổ chức ghi sổ tổng hợp cho nhập, xuất, tồn vật liệu cần sử dụng các tài khoản
nh: 152, 111, 112, 141, 331, 621, 627,...
Nếu đơn vị áp dụng hình thức sổ "Nhật ký chung" để tổ chức bộ sổ kế toán thì
các loại sổ sử dụng là: sổ Nhật ký mua hàng, Nhật ký chung, Sổ cái TK 152,...và việc
vận dụng quan hệ đối ứng cho ghi sổ đợc tiến hành theo quy trình: hàng ngày song
song với kênh hạch toán chi tiết, kế toán vật liệu tập hợp chứng từ nhập, xuất vật liệu
hoặc Bảng kê chứng từ để ghi các sổ nhật ký. Định kỳ hay cuối tháng chọn lọc, tổng
hợp các số liệu ghi vào Sổ cái TK 152. Số d, số phát sinh của TK 152 đợc phản ánh 1
dòng trên Bảng cân đối phát sinh để đối chiếu với Sổ tổng hợp chi tiết.
Nếu đơn vị áp dụng hình thức "Chứng từ-ghi sổ" thì kế toán vật liệu cũng dựa
vào số liệu trên chứng từ hoặc Bảng kê chứng từ để lập Chứng từ ghi sổ riêng cho
nghiệp vụ nhập, riêng cho nghiệp vụ xuất, cuối tháng hoặc định kỳ lên sổ Cái và
Bảng cân đối phát sinh đối chiếu với kênh hạch toán chi tiết vật liệu.
10

Nếu đơn vị áp dụng hình thức "Nhật ký-chứng từ" thì quy trình hạch toán chi
tiết và tổng hợp thờng tiến hành lồng ghép trên một hệ thống sổ để lập báo cáo vật

liệu đầy đủ. Các loại sổ thờng dùng: Sổ chi tiết 331, Nhật ký chứng từ số
1,2,5,7,10,..., Bảng kê số 4, 11,... Sổ cái TK 152. Căn cứ chứng từ gốc và chứng từ
vật t, Kế toán vật liệu tiếp nhận từ Thủ kho đồng thời ghi số liệu cho sổ chi tiết liên
quan và các nhật ký, bảng kê, bảng phân bổ để phản ánh vào Nhật ký chứng từ số 7,
ghi Sổ cái 152 và kết xuất báo cáo vật liệu.
Quy trình hạch toán chi tiết và tổng hợp thực hiện trên cơ sở phơng pháp đối
ứng tài khoản, theo nguyên tắc ghi sổ kép, có vai trò nối liền việc lập chứng từ và
việc khái quát hoá tình hình kinh tế bằng báo cáo kế toán.
B ớc 3: Từ hệ thống sổ chi tiết và sổ tổng hợp, Kế toán tổng hợp tập hợp số liệu
để lên báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.
Báo cáo tài chính tổng hợp tất cả phần hành trong đơn vị thờng yêu cầu 4 báo
cáo chính sau:
Bảng cân đối kế toán.
Báo cáo kết quả kinh doanh.
Báo cáo lu chuyển tiền tệ.
Bảng thuyết minh.
Báo cáo quản trị thờng có 4 loại:
Báo cáo phản ánh tình hình TSCĐ và nguồn vốn sản xuất kinh doanh.
Báo cáo phản ánh tình hình chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.
Báo cáo phản ánh tình hình chi phí và kết quả tiêu thụ.
Báo cáo phản ánh quỹ xí nghiệp, vốn bằng tiền và tín dụng.
Báo cáo vật liệu thờng gồm: bảng báo cáo thu mua vật liệu, báo cáo tình hình
nhập-xuất-tồn tất cả các loại vật liệu theo tháng, quý, năm,... tuỳ theo yêu cầu quản
lý trong đơn vị.
Báo cáo kế toán thông qua phơng pháp tổng hợp-cân đối cung cấp những thông
tin khái quát, tổng hợp nhất về vốn mà các bớc tổ chức hạch toán trớc đó nh chứng
từ, tính giá, ghi sổ tài khoản không thể cung cấp đợc. Những thông tin này có ý
nghĩa to lớn cho các quyết định quản lý có tính chiến lợc.
Các phơng pháp hạch toán kế toán thể hiện trong tổ chức công tác kế toán ở
mỗi giai đoạn hạch toán trên không thể tiến hành một cách riêng biệt. Do vậy, tổ

chức công tác kế toán không thể tách rời 3 giai đoạn hạch toán trong một chu kỳ kế
toán.
Mỗi giai đoạn hạch toán trong phần hành kế toán có vị trí khác nhau trong quá
trình ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế và tạo tiền đề cần thiết để tiếp tục thực hiện giai
đoạn tiếp sau. Quá trình phản ánh của kế toán đợc bắt đầu bởi việc lập chứng từ, các
thông tin từ chứng từ đợc phản ánh trên các tài khoản và kết thúc bằng việc tổng hợp
trên hệ thống báo biểu kế toán. Mỗi bớc trong chu trình kế toán: chứng từ, tính giá,
đối ứng kế toán và tổng hợp-cần đối đáp ứng một yêu cầu khác nhau trong quản lý
các đối tợng kế toán và đồng thời chúng tạo thành một tổng thể hoàn chỉnh các ph-
ơng tiện để kế toán giám đốc và quản lý tài chính.
Khối lợng công tác kế toán phân chia 3 giai đoạn, gắn liền với từng phần hành
kế toán thực hiện thông qua yếu tố con ngời đợc tổ chức thành 1 bộ máy kế toán.
Tổ chức bộ máy kế toán bao hàm tổ chức mô hình bộ máy và tổ chức lao động
kế toán trong bộ máy
11

Cũng tuân theo cách phân chia mô hình kế toán của nhiều quốc gia trên thế
giới, mô hình tổ chức bộ máy tại các doanh nghệp Việt Nam về cơ bản có 3 kiểu tổ
chức:
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung: đơn vị chỉ mở một bộ sổ kế toán,
tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở
mọi phần hành kế toán. Trờng hợp đơn vị kế toán có đơn vị trực thuộc thì
đơn vị trực thuộc chỉ đợc thực hiện giai đoạn hạch toán ban đầu theo chế độ
báo sổ.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán: bộ máy tổ chức đợc phân thành
cấp kế toán trung tâm và kế toán trực thuộc. Kế toán cơ sở trực thuộc mở bộ
sổ kế toán riêng thực hiện toàn bộ khối lợng công tác kế toán phần hành từ
giai đoạn hạch toán ban đầu tới giai đoạn lập báo cáo kế toán lên kế toán
trung tâm. Kế toán trung tâm chỉ là nơi thực hiện khâu tổng hợp số liệu báo
cáo của cơ sở, lập báo cáo tổng thể toàn đơn vị. Đây là mô hình đợc áp

dụng phổ biến ở các nớc phát triển trên thế giới nh Mỹ, Anh, Pháp...
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp: tổ chức bộ máy theo kiểu nửa tập
trung, nửa phân tán do sự kết hợp đặc trng của cả mô hình kế toán tập trung
và mô hình kế toán phân tán.
Dù vận hành theo mô hình bộ máy kế toán nào đơn vị hạch toán vẫn cần phải
tổ chức lao động kế toán thông qua sự lựa chọn, sắp xếp, phân công con ngời tạo mối
liên hệ dọc ngang một cách hợp lý trong bộ máy đó.
Dựa trên các nguyên tắc: bất vị thân, bất kiêm nhiệm, hiệu quả và tiết kiệm,
chuyên môn hoá và hợp tác lao động..., thứ nhất,tổ chức xây dựng đội ngũ lao động
kế toán với 2 nhiệm vụ là xác định số lợng ngời lao động và chất lợng chuyên môn
gắn với từng phần hành trong công tác kế toán; thứ hai, tổ chức phân công lao động
theo hệ thống quản lý tài chính, theo các phần hành công việc nhằm thiết lập mối
quan hệ lao động trong bộ máy kế toán.
Trong bộ máy kế toán, mỗi kế toán viên và kế toán tổng hợp đều có chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn riêng về khối lợng công tác kế toán đợc giao. Kế toán phần
hành có thể chuyên môn hoá sâu theo từng phần hành hoặc có thể kiêm nhiệm một
số phần hành mà vẫn đảm các nguyên tắc nêu trên. Kế toán phần hành quản lý trực
tiếp, ghi chép, tổng hợp, phản ánh đối tợng kế toán phần hành từ giai đoạn hạch toán
ban đầu trên hệ thống chứng từ tới giai đoạn ghi sổ kế toán phần hành và lập báo cáo
phần hành đợc giao. Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ thực hiện công tác kế toán cuối
kỳ, tổng hợp tất cả các phần hành, ghi sổ cái và lập báo cáo nội bộ và cho bên ngoài
đơn vị theo yêu cầu, hoàn tất một chu trình kế toán khép kín, bảo đảm tổ chức công
tác kế toán hiệu quả.
Quan hệ lao động trong bộ máy có thể đợc thể hiện theo một trong ba cách tổ
chức:
Bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu trực tuyến: kế toán trởng trực tiếp điều hành
các nhân viên kế toán phần hành không thông qua khâu trung gian nhận lệnh.
Bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu trực tuyến tham mu: hình thành bởi mối liên
hệ trực tiếp nh cách tổ chức trên nhng có tính chất tham mu giữa kế toán trởng và kế
toán phần hành.

12

Bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu chức năng: kế toán trởng chỉ đạo kế toán phần
hành thông qua các trởng phòng (ban) kế toán.
Mô hình kế toán trực tuyến và chức năng đợc xem là phổ biến ở các nớc trên
thế giới hơn cả. Còn ở Việt Nam, do tổ chức kế toán tập trung lại mang nhiều tính
chất chỉ đạo, quy mô vốn không lớn nên mô hình trực tuyến áp dụng tơng đối rộng
rãi tại các doanh nghiệp.
Nh vậy, trong một đơn vị hạch toán, tổ chức tốt công tác kế toán luôn đi liền
với tổ chức tốt bộ sổ kế toán và tổ chức tốt bộ máy kế toán.
Phần II
Thực trạng tổ chức công tác kế toán
tại Xí nghiệp Dợc phẩm 120
So sánh với lý luận chung về tổ chức kế toán trong doanh nghiệp đã trình bày
ở phần I, thực trạng tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dợc phẩm 120 có gì giống và
khác? Muốn vậy, trớc hết cần phải nắm bắt đợc những đặc điểm cơ bản nhất về Xí
nghiệp, bắt đầu từ quá trình hình thành phát triển cho đến cách thức tổ chức sản xuất
và tổ chức quản lý của Xí nghiệp.
Xí nghiệp Dợc phẩm 120 là một đơn vị kinh tế quốc phòng thuộc ngành Hậu
cần quân đội, trực thuộc Tổng Công ty Dợc phẩm và trang thiết bị y tế quân đội. Xí
nghiệp đợc thành lập vào ngày 1/5/1973 theo Quyết định số 100/QĐ-CQY ngày 15
tháng 4 năm 1973 của Cục Quân y với tên gọi ban đầu là Xởng XY2.
Trải qua gần 30 năm xây dựng và trởng thành, cùng với nhiều biến động của xã
hội từ khi thành lập cho đến nay, các thế hệ cán bộ, công nhân viên của Xí nghiệp đã
không ngừng phấn đấu vơn lên, lao động hết mình để duy trì hoạt động sản xuất các
loại thuốc chữa bệnh phục vụ quân đội và nhân dân cả nớc. Với sự năng động và
sáng tạo của mình, Xí nghiệp đã phát triển lớn mạnh về mọi mặt cả chiều rộng lẫn
chiều sâu.
Trong những năm kháng chiến chống Mỹ cứu nớc, nhiệm vụ chính của đơn vị
là nhanh chóng củng cố lực lợng, bắt tay vào sản xuất các loại thuốc phục vụ chiến

trờng. Xởng XY2 đã góp phần không nhỏ làm nên những thắng lợi vẻ vang của quân
đội. Từ sau giải phóng đến năm 1981, sản phẩm của Xởng chủ yếu vẫn là các loại
thuốc phục vụ đơn vị, bệnh viện trong quân đội dới sự chỉ đạo và cung cấp vật liệu
của Cục Quân y.
Tháng 7/1981, Đảng uỷ Cục Quân y quyết định đổi tên Xởng XY2 thành Xí
nghiệp Dợc phẩm 120. Ngày 7/5/1992, theo Quyết định 338/HĐBT, Xí nghiệp chính
thức đợc công nhận là một doanh nghiệp Nhà nớc hạch toán độc lập theo cơ chế thị
trờng có sự quản lý của Nhà nớc.
13

Là một doanh nghiệp ra đời trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam mới xoá bỏ
cơ chế bao cấp, chuyển sang cơ chế thị trờng Xí nghiệp Dợc phẩm 120 đang phải đ-
ơng đầu với những khó khăn không nhỏ về vật chất lẫn những tác động xấu của quy
luật cạnh tranh gay gắt. Nhng, với ý chí quyết tâm của mình, lãnh đạo Xí nghiệp
cùng toàn thể cán bộ công nhân viên đã mạnh dạn cải tiến kỹ thuật công nghệ, đầu t
trang thiết bị kỹ thuật, nghiên cứu tạo ra những loại thuốc có đủ sức cạnh tranh đáp
ứng yêu cầu khám chữa bệnh trong cả nớc. Vì vậy, kết quả sản xuất kinh doanh của
Xí nghiệp ngày càng tăng cao, sản phẩm của Xí nghiệp ngày càng có uy tín trên thị
trờng.
Do những thành tích đáng kể, năm 1995, Xí nghiệp đợc tặng danh hiệu Anh
hùng Lực lợng vũ trang nhân dân với:
Tên giao dịch: Xí nghiệp Dợc phẩm 120
Tên viết tắt: XNDP 120
Trụ sở chính: số 8 Tăng Bạt Hổ - Hà Nội
Hiện nay, đội ngũ lao động của Xí nghiệp gồm 230 ngời, trong đó có 35 lao
động gián tiếp. Nhờ có dây chuyền sản xuất hiện đại, máy móc đạt tiêu chuẩn kỹ
thuật trong nớc và quốc tế, mỗi năm sản lợng của Xí nghiệp tăng thêm 1 tỷ thuốc
viên, hơn 500 triệu thuốc tiêm. Xí nghiệp cũng đang áp dụng chế độ tiền lơng mới để
bảo đảm cải thiện và nâng cao đời sống ngời lao động. Với những thành tựu đã đạt đ-
ợc, Xí nghiệp Dợc phẩm 120 ngày nay đợc đánh giá là một trong những doanh

nghiệp làm ăn có hiệu quả. Sự hiệu quả này còn đợc thể hiện qua một số chỉ tiêu
kinh tế tổng hợp dới đây:
Bảng 1: Một số chỉ tiêu hoạt động kinh doanh qua các năm
Stt Chỉ tiêu Năm 1998 Năm 1999 Năm 2000
1
Tổng vốn lu động
3.562.500.000 3.980.785.000 5.750.000.000
2
Tổng doanh thu 17.980.235.056 18.958.237.200 20.857.692.233
3
Lợi nhuận trớc thuế
400.523.164 450.002.987 524.403.956
4
Các khoản nộp NS 138.810.200 145.680.371 167.809.265
5
Thu nhâp bình
quân
610.000 650.500 750.500
Xí nghiệp không chỉ thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế với Nhà nớc, hoàn thành
kế hoạch sản xuất cấp trên giao mà còn tạo thêm nhiều công ăn, việc làm, nâng cao
đời sống, phúc lợi và nhiều chế độ khác cho ngời lao động.
Tóm lại, Xí nghiệp Dợc phẩm 120 cùng với sự nỗ lực phát triển liên tục trong
suốt mấy chục năm qua đã và đang khẳng định vai trò quan trọng của mình trong hệ
thống ngành Công nghiệp Dợc ở Việt Nam cũng nh tính đúng đắn và năng động
sáng tạo của đội ngũ lãnh đạo, của toàn thể cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp
từ khi ra đời cho đến nay.
Vừa là một doanh nghiệp trong đội hình thống nhất của Tổng Công ty vừa là
Viện bào chế độc lập, có nhiệm vụ bào chế thuốc ở quy mô công nghiệp, sản phẩm
chính của Xí nghiệp là những hàng hoá đặc biệt, liên quan trực tiếp tới hiệu lực của
công tác điều trị, phòng bệnh; tới sinh mạng và sức khoẻ của con ngời. Xí nghiệp

phải trực tiếp tổ chức triển khai quản lý kỹ thuật bào chế, quản lý chất lợng và hoàn
toàn chịu trách nhiệm về chất lợng sản phẩm của mình. Do những đặc thù nh vậy, Xí
nghiệp vừa phải chấp hành nghiêm chỉnh nguyên tắc tổ chức sản xuất kinh doanh,
14

nguyên tắc hạch toán vừa phải chấp hành triệt để các quy định rất chặt chẽ về mặt
chuyên ngành, nhất là quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm.
Sản phẩm của Xí nghiệp đợc kết tinh dới hai dạng chủ yếu là thuốc viên (dạng
viên nén hoặc viên nang) và thuốc tiêm dới dạng ống. Do tính chất sản phẩm kích th-
ớc nhỏ, trải qua nhiều công đoạn chế biến tơng đối ngắn nên quy trình sản xuất tại
các phân xởng là hàng loạt, sản xuất xong mặt hàng này mới quay sang sản xuất mặt
hàng tiếp theo.
Hai loại sản phẩm nêu trên có những đặc thù riêng về mặt chuyên ngành nên
quy trình sản xuất chúng hoàn toàn khác biệt.
Sơ đồ 5: Quy trình công nghệ
sản xuất thuốc viên
Sơ đồ 6: Quy trình công
nghệ sản xuất thuốc tiêm
Ngoài ra, do đặc thù riêng của sản phẩm dợc, việc đóng gói bao bì vô cùng
quan trọng bởi nó ảnh hởng trực tiếp tới chất lợng, thời gian bảo quản, mẫu mã sản
phẩm, do đó, Xí nghiệp Dợc phẩm 120 thực hiện một quy trình sản xuất bao bì riêng.
Các hộp, bìa mua về theo kích cỡ đã đặt đợc in ấn các nội dung cần thiết của từng
loại sản phẩm theo quy định và tiêu chuẩn của ngành Dợc, rồi đóng và dán, chuyển
sang nơi sản xuất thuốc để đóng gói khi hoàn thành sản phẩm.
Với quy trình sản xuất nh trên, để bảo đảm chất lợng và an toàn cho hàng chục
triệu ống tiêm, nhiều trăm triệu thuốc viên và hàng chục tấn chế phẩm ở các dạng
khác cung cấp hàng năm cho nhu cầu điều trị chữa bệnh, Xí nghiệp Dợc phẩm 120
phải tiến hành công tác tổ chức sản xuất chặt chẽ, theo những quy chế phức tạp ở
15
Nguyên liệu và tá dược

Trộn bột kép
Nhào ẩm
Sát hạt
Sấy khô
Đóng nang
ép vỉ
Đóng hộp và in nhãn
Trộn bột kép
ống
Cắt ống
Rửa ống
Pha chế
Hàn ống
Hấp ống
Soi sp
In nhãnvà đóng gói

mọi cấp độ, phù hợp tiêu chuẩn Ngành, tiêu chuẩn Quốc tế và tiêu chuẩn Xí nghiệp.
Theo đó, tổ chức sản xuất có thể thực hiện theo kế hoạch hoặc theo hợp đồng.
Việc tổ chức sản xuất đợc tiến hành tại 3 phân xởng chính:
Phân xởng thuốc viên: chuyên sản xuất các loại thuốc viên dới dạng viên
nén rời đóng lọ, viên nén đóng vỉ và viên con nhộng đóng vỉ Hiện nay, phân
xởng lắp đặt 2 dây chuyền sản xuất: dây chuyền sản xuất viên nén và dây
chuyền đóng nang (viên con nhộng).
Phân xởng thuốc tiêm: chuyên sản xuất các loại thuốc dới dạng dung dịch.
Sản phẩm của phân xởng này đợc đóng gói theo thể thức 1kg x 140hộp x
10ống. Để phục vụ sản xuất, phân xởng cũng đợc lắp đặt hai dây chuyền
sản xuất là dây chuyền ống 1ml nhọn, bằng đáy và dây chuyền ống 2ml,
5ml và 10ml.
Phân xởng sản xuất bao bì: có nhiệm vụ trọng yếu là hoàn thiện bao bì tr-

ớc khi đóng gói: dán túi, đóng vỏ hộp, thùng bằng bìa và bìa cát-tông.
Để thuận lợi cho việc theo dõi sản xuất, mỗi phân xởng lại đợc tổ chức thành
các tổ, mỗi tổ có một nhiệm vụ chuyên môn riêng. Phân xởng thuốc viên gồm: tổ
pha chế, tổ dập viên, tổ trình bày và tổ kiểm nghiệm. Phân xởng thuốc tiêm gồm: tổ
pha chế, tổ đóng ống, hàn ống và tổ kiểm nghiệm.
Các thành viên trong phân xởng gồm có:
Quản đốc: là ngời đứng đầu phân xởng, có trách nhiệm điều hành và quản
lý toàn bộ hoạt động sản xuất tại phân xởng.
Quản đốc nhận lệnh sản xuất từ giám đốc hoặc phó giám đốc, tiếp
nhận chứng từ kế toán liên quan sản xuất từ phòng Kế hoạch và tập hợp
chứng từ xác nhận lao động gửi lên phòng Tài chính.
Phó quản đốc: có vai trò quan trọng trong việc đôn đốc và theo dõi quá
trình làm việc của công nhân đồng thời là ngời giúp việc cho quản đốc, đặc
biệt trong công việc quản lý tài sản trong phân xởng.
Kỹ thuật viên: có nhiệm vụ kiểm tra, hớng dẫn quy trình sản xuất thành
phẩm và bán thành phẩm ngay tại phân xởng theo yêu cầu của phòng Kỹ
thuật.
Kỹ thuật viên cũng là ngời tham gia lập và hoàn thành chứng từ, xác nhận
tiêu chuẩn kỹ thuật của vật t, sản phẩm, hàng hoá.
Công nhân: là những ngời lao động trực tiếp làm ra sản phẩm và là một
mắt xích trong cả một dây chuyền công nghệ khép kín.
Công nhân là đối tợng trực tiếp để hình thành chứng từ lao động và tiền l-
ơng, phục vụ yêu cầu công tác quản lý và công tác kế toán tiền lơng.
Hiện tại, hai phân xởng thuốc viên và thuốc tiêm đều đang đợc đầu t, cải tạo,
nâng cấp dây chuyền sản xuất, trang bị hệ thống làm lạnh trung tâm, máy đóng hàn
tự động, máy bao phim và nhiều máy móc khác phục vụ sản xuất. Trong thời gian
tới, Xí nghiệp sẽ cố gắng nhập thêm các máy móc hiện đại từ các nớc phơng Tây,
nâng cấp các phòng nghiên cứu, kiểm nghiệm nhằm nâng cao chất lợng sản phẩm.
Để tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh đợc tốt và hiệu quả, Xí nghiệp phải
tổ chức bộ máy quản lý sao cho phù hợp. Sự phù hợp này không chỉ về thực tiễn

công tác kinh doanh, công tác kế hoạch, công tác quản lý tài chính... mà còn về quy
16

chế, yêu cầu và nhiệm vụ của Bộ Quốc phòng. Trên cơ sở hệ thống tổ chức sản xuất
đặc thù với quy trình sản xuất hàng loạt dới hai dạng sản phẩm chủ yếu, Xí nghiệp
Dợc phẩm 120 tổ chức quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng, bộ máy quản lý
với quy mô nhỏ, tơng đối gọn nhẹ.
Bộ máy quản lý của Xí nghiệp gồm: 1 giám đốc, 1 phó giám đốc, 7 phòng ban.
Sơ đồ 7: Tổ chức bộ máy quản lý
Giám đốc: ngời có quyền hành cao nhất trong Xí nghiệp về toàn bộ hoạt
động quản lý tài sản, nguồn vốn và tiến trình hoạt động trong đơn vị.
Giám đốc có quyền quyết định cuối cùng không chỉ đối với công tác lập
và luân chuyển chứng từ mà còn đối với những biến động tình hình tài chính
trong Xí nghiệp thông qua ký duyệt, đóng dấu.
Phó giám đốc: là ngời giúp giám đốc điều hành mọi hoạt động trong Xí
nghiệp, vừa có nghĩa vụ hoàn thành tốt các công việc giám đốc giao vừa có
quyền bàn bạc, góp ý kiến nhằm đẩy mạnh hoạt động sản xuất.
Phó giám đốc trong một số trờng hợp có toàn quyền quyết định phê
chuẩn việc lập và theo dõi công tác luân chuyển các chứng từ, đặc biệt chứng
từ vật t (sản phẩm, hàng hóa) nhằm xúc tiến kế hoạch sản xuất và rút ngắn
chu kỳ tuần hoàn vốn.
Phòng Hành chính: đợc thành lập để bảo đảm hoạt dộng cho Xí nghiệp
trong công tác hành chính hậu cần nh văn th, lễ tân, tiếp khách làm việc,
công vụ, công tác y tế bảo vệ.
Các thành viên trong phòng đều có nghĩa vụ bảo vệ, quản lý tài sản của
phòng cũng nh nơi tiếp khách. Họ là những ngời có vai trò mở đầu cho một
quá trình hình thành luân chuyển các chứng từ với t cách là chủ thể của các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến công tác hành chính. Họ cũng là ng-
ời trực tiếp lập 1 số chứng từ gốc nh: Giấy đề nghị tạm ứng,... và tham gia vào
quá trình luân chuyển chứng từ đó từ giám đốc đến Kế toán phần hành và Thủ

quỹ, Thủ kho.
Phòng Kế hoạch tổng hợp: có nhiệm vụ khai thác các nguồn thu mua vật t
cho sản xuất, xây dựng kế hoạch sản xuất dựa trên các chỉ tiêu đợc giao và
hợp đồng với khách hàng, tham mu trong xây dựng định hớng phát triển
ngắn hạn và dài hạn.
Phòng có vai trò quan trọng trong việc lập các chứng từ liên quan đến
vật t, kế hoạch sản xuất và luân chuyển những chứng từ này đến ngời có nhu
cầu, có trách nhiệm sản xuất. Phòng tổ chức lập và luân chuyển chứng từ
17
Giám đốc
Phó giám đốc
Kinh doanh
Phó giám đốc
Kỹ thuật
Bí thư Đảng uỷ
Phòng
Hành
chính
Phòng
Kế
hoạch
Phòng
kiểm
nghiệm
Ban
thị trư
ờng
Phòng
tài
chính

Ban
chính
trị
Phòng
kỹ
thuật

theo quy định và phản ánh chính xác tình hình thực tế, góp phần lành mạnh
hóa công tác quản lý tài chính.
Ban Thị trờng: có nhiệm vụ tổ chức tiêu thụ sản phẩm và quảng cáo tiếp
thị, quan hệ ngoại giao mở rộng thị trờng.
Tại các Cửa hàng tiêu thụ sản phẩm thuộc sự quản lý của Ban thị trờng
có vai trò khá quan trọng trong hình thành một số chứng từ liên quan tiêu
thụ phục vụ công tác thanh toán ngay, từ đó thông qua ban Thị trờng chuyển
chứng từ đến phòng Tài chính để theo dõi tình hình tiêu thụ và quản lý tài
chính.
Phòng Tài chính: có nhiệm vụ quản lý tiền vốn của Xí nghiệp, kiểm tra,
theo dõi việc chi tiêu, thực hiện thống kê, hạch toán, phân tích hoạt động tài
chính phục vụ kịp thời cho sản xuất kinh doanh, thực hiện thanh toán với
cán bộ công nhân viên, thanh quyết toán trích nộp Ngân sách, đồng thời
tham mu cho giám đốc trong lĩnh vực kinh doanh.
Phòng Tài chính vừa là nơi lập các chứng từ thu-chi tài chính hoặc tiếp
nhận chứng từ từ phòng, ban, bộ phần khác và từ bên ngoài đơn vị, rồi luân
chuyển đến nơi có liên quan vừa là nơi cuối cùng tập hợp tất cả chứng từ để
tiến hành phân loại, ghi chép, bảo quản, lu trữ nhằm theo dõi, tổng hợp và
kiểm tra tình hình tài chính.
Phòng Kiểm nghiệm: có nhiệm vụ thực hiện chức năng kiểm tra phân tích
chất lợng nguyên vật liệu trớc khi sản xuất, bán thành phẩm và thành phẩm
sau khi sản xuất.
Cán bộ phòng Kiểm nghiệm có nghĩa vụ bảo đảm việc hình thành trọn

bộ chứng từ cho một đối tợng quản lý hay nghiệp vụ kinh tế bằng cách lập
và xác nhận các chứng từ kiểm nghiệm chất lợng, tạo điều kiện cho công tác
luân chuyển chứng từ diễn ra đúng quy trình và hợp lệ.
Phòng Kỹ thuật: tính toán các định mức tiêu hao vật liệu, tổ chức nghiên
cứu chế ra các sản phẩm mới đáp ứng yêu cầu mở rộng sản xuất, đồng thời
hớng dẫn xây dựng cũng nh theo dõi toàn bộ quy trình sản xuất sản phẩm.
Công tác quản lý tài chính đợc phòng thực hiện gián tiếp thông qua tổ
chức hợp lý yêu cầu và cách thức chế tạo sản phẩm, một yêu tố đầu ra của
quy trình sản xuất tác động trực tiếp đến tiêu thụ và kết quả tiêu thụ của đơn
vị.
Ban Chính trị: có nhiệm vụ chỉ đạo công tác Đảng, công tác Đoàn thanh
niên, Hội phụ nữ, Công đoàn, các hoạt động an ninh trật tự, văn hoá văn
nghệ trong toàn Xí nghiệp.
Bất cứ hoạt động gì cũng phải cần đến kinh phí cho nên với quyền hạn
và nghĩa vụ của mình, ban Chính trị còn có nghĩa vụ tham gia quản lý thu-chi
tài chính trong phạm vi hoạt động của mình, chứng thực cho các chứng từ đã
lập và luân chuyển đến phòng Tài chính.
Nh vậy, mỗi phòng ban trong Xí nghiệp có quyền hạn nghĩa vụ rõ ràng nhng lại
có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, xuyên suốt từ trên xuống dới, bảo đảm tính liên
tục, phù hợp của quy trình luân chuyển chứng từ, sổ sách, vừa bảo đảm nguyên tắc
"bất kiêm nhiệm" mà vẫn tránh sự lãng phí về nhân lực, vật lực. Với mô hình quản lý
trực tuyến chức năng nh trên, các phòng ban chức năng có nhiệm vụ tham mu cho
ban lãnh đạo về vấn đề chức năng nhiệm vụ và tổ chức, theo dõi hoạt động sản xuất
18