Ứng dụng access trong kế toán

1. Một số khái niệm
1.1 Cơ sở dữ liệu:
Một cơ sở dữ liệu là tập hợp những dữ liệu được
ghi chép một cách có hệ thống vào một nơi nào đó.
Như sổ địa chỉ, bảng danh mục hàng hoá, các sổ
sách, chứng từ v.v…
Khi tiến hành ghi chép phải tuân theo cấu trúc của
nơi ghi dữ liệu, như nội dung, tính chất, dạng ghi chép…
Với hệ thống kế toán xử lý thủ công, dữ liệu được
lưu trữ trên giấy, và các dữ liệu chính là các mẫu chứng
từ, sổ sách.
HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS
Cỏch thc lu tr d liu
Vi h thng k toỏn dựng mỏy tớnh, d liu
c lu tr trờn vt ghi (a,bng ) di dng tp
tin (file), v cu trỳc ca cỏc d liu chớnh l cu
trỳc ca tp tin c s d liu (data base file).
D liu c t chc logic theo: vựng d liu,
mu tin, bng, C s d liu
Kyự tửù
Vuứng DLù Maồu tin Bng CSDL
Về hình thức, Ta có thể xem cơ sở dữ liệu là tập hợp
các bảng.
Mỗi bảng ghi chép thông tin về đối tượng quản lý của cơ sở
dữ liệu, cấu trúc của dữ liệu là các tiêu đề bảng, còn thông tin của dữ
liệu được ghi trên các dòng:

TAISAN
Field
MSTS TENTS NGUYENGIA NGAYSD TLKHAO
record

1102 Máy lạnh 14500000 01-01-06 10
1103 Máy bơm 11972000 01-01-06 10

Cách thức lưu trữ dữ liệu
00302984527
58 Nguyễn Du,
Q.01
Công Ty
Quang Minh
KHTN-04
(234,000,000)437821270-001
142 Điện Biên
Phủ, Q.03
Anh TuấnKHTN-03
150,000,000430011144-001
17 Lê Duẩn,
Quận 01
UOB Viet
Nam
KHTN-02
300,090,000430421210-001
115 Nguyễn
Huệ
KPMG Việt
Nam
KHTN-01
574,565,000430121280-001
29 Lê Duẩn,
Q.01
Chase

Mahattan
KHNN-01
Số dưMã số thuếĐịa chỉ
Tên khách
hàng
Mã KH
Dữ liệu tổng hợp
Dữ liệu tham chiếu
khách hàng
Các loại dữ liệu
Tập tin chính (Master File)
Lưu trữ các dữ liệu về các đối tượng trong, và ngoài hệ thống.
VD: Khách hàng, Hàng hóa…
Không chứa các dữ liệu về các sự kiện phát sinh
Các dữ liệu lưu trữ có thể là các dữ liệu tham chiếu hay dữ
liệu tổng hợp
Tên hàng hóa Mã hàng ÐVT
Tài
khoản
SL tồn
XEROX PR-001 Cái 1561 100
HP LASER PR-002 Cái 1561 20
TOSHIBA DESKPRO PC-001 Bộ 1561 150
Các loại tập tin lưu trữ dữ liệu
Các loại tập tin lưu trữ dữ liệu
Tập tin nghiệp vụ (Transaction File)
Lưu trữ dữ liệu về các sự kiện : đặt hàng, bán hàng,
thu tiền…
Luôn chứa trường THỜI GIAN và CON SỐ của sự
kiện, và các thông tin khác liên quan đến sự kiện

Số
hđơn
Ngày
hđơn
Mã KH Mã hàng SL Giá ĐĐH
7869 13/4/04 KHTN-01 PC-001 1 10.000.000 345
7869 13/4/04 KHTN-01 PC-002 2 20.000.000 345
7870 154/04 KHNN-
01
PR-002 3 25.000.000 567
Lợi ích của tập tin chính và tập tin nghiệp vụ
Giảm thời gian nhập liệu.
VD: Khi nhập hóa đơn bán hàng chỉ cần nhập mã KH, không
cần nhập các thông tin khác của KH
Tránh lưu trữ trùng lắp dữ liệu.
VD: Dữ liệu về KH chỉ lưu trữ 1 dòng trong 1 tập tin duy nhất
Tăng cường khả năng kiểm soát dữ liệu.
VD: Chỉ có thể nhập hóa đơn cho KH đã được lưu trữ trong
tập tin chính
Tiện lợi trong các hoạt động bảo quản dữ liệu:
Thay đổi, thêm, xóa…
Tổ chức dữ liệu theo kiểu tập tin
Dữ liệu được tổ chức thành các tập tin riêng tương
ứng cho mỗi chương trình ứng dụng khác nhau
Tập tin
ĐĐH
Tập tin
KH
Tập tin
HTK

Chương
trình BH
Thông
tin BH
Nhập
NVBH
Tập tin
HTK
Tập tin
N_X
Chương
trình HTK
Thông
tin
HTK
Nhập NV
HTK
Tổ chức dữ liệu theo kiểu tập tin
Mã
hàng
Tên
hàng
Giá SL tồn
Mã
hàng
Tên
hàng
SL tồn
Mã
hàng

Tên
hàng
Giá
bán
SL bán
•
Trùng lắp dữ liệu lưu trữ
Trùng lắp dữ liệu lưu trữ
•
Không nhất quán trong việc lưu trữ dữ liệu
Không nhất quán trong việc lưu trữ dữ liệu
•
Chi phí lưu trữ tăng
Chi phí lưu trữ tăng
•
Hạn chế trong việc kiểm soát dữ liệu lưu trữ
Hạn chế trong việc kiểm soát dữ liệu lưu trữ
Chương trình quản lý Đơn đặt hàng
Chương trình quản lý hàng tồn kho
Chương trình quản lý bán hàng
Cơ sở dữ liệu
Là một tập hợp có cấu trúc của các dữ liệu, được
lưu trữ ở các thiết bị lưu trữ để có thể thỏa mãn đồng
thời nhiều người sử dụng
A, B, C
B, C, D,
E
Chương
trình 1
Chương

trình 2
A, B, C,
D, E
Hệ quản
trị CSDL
Chương
trình 1
Chương
trình 2
Cơ sở dữ
liệu
Tổ chức dữ liệu theo cơ sở dữ liệu
NVBH
NVHTK
Ứng dụng
bán hàng
Ứng dụng
HTK
Hệ quản trị
CSDL
Lập các báo
cáo có sẵn
Yêu
cầu
Báo
cáo
Vấn tin
Truy
vấn
Báo cáo

theo yêu
cầu
Hệ điều
hành
CSDL
Ưu điểm của tổ chức dữ liệu theo cơ sở dữ liệu
Tránh được sự trùng lặp dữ liệu
Dễ dàng trong việc bảo dưỡng dữ liệu
Quản lý dữ liệu nhất quán
Sự độc lập của dữ liệu với các chương trình
ứng dụng
Kiểm soát, phân quyền truy cập dữ liệu:
Quyền xem, sửa, xóa…
1.2 Kiểu dữ liệu (Data Type)
Mỗi thuộc tính trong bảng dữ liệu phải được gán
một kiểu để lưu trữ chúng.
Hệ thống kế toán thủ công:
Kiểu dữ liệu số – như số tiền, số lượng
Kiểu ký tự – như họ tên khách hàng, nội dung
chứng từ….
Dữ liệu trong máy tính có các kiểu chính
Kiểu số
Kiểu ký tự
Kiểu luận lý.
2. Các bước tiến hành tổ chức dữ liệu
2.1 Xác định mục đích của cơ sở dữ liệu
Xác định chính xác những yêu cầu thông tin mà cơ
sở dữ liệu sẽ xữ lý và cung cấp cho công tác quản lý.
Phân tích và tập hợp các vấn đề mà cơ sở dữ liệu
phải đáp ứng, phác thảo các báo cáo cần tạo lập từ cơ sở

dữ liệu.
Xem xét các mẫu biểu ghi chép ( Chứng từ) hoặc
mẫu sổ lưu trữ dữ liệu sơ cấp, là nguồn nhập liệu vào cơ
sở dữ liệu.
2.2 Xác định các bảng dữ liệu cần thiết trong cơ sở
dữ liệu
Dựa trên những yêu cầu thông tin cần kết xuất và
những chứng từ đầu vào ta xác định những dữ liệu cần
lưu trữ (field) của từng đối tượng cơ sở dữ liệu (table)
bằng các công cụ thiết kế cơ sở dữ liệu.
Đối với cơ sở dữ liệu đơn giản, ta có thể phác thảo
trực tiếp trên giấy các bảng dữ liệu cần thiết.
Các bảng dữ liệu được ghi nhận trong tự điển dữ
liệu. Gồm tên gọi, ý nghĩa của từng bảng, các tên trường,
kiểu, độ lớn… các quan hệ của bảng với các bảng khác…
Khi thiết kế các bảng dữ liệu, ta tuân thủ các qui
tắc sau đây:
Qui tắc thiết kế bảng dữ liệu
1.Chia nhỏ thông tin cần quản lý đến đơn vị quản lý chi
tiết nhất
Ví dụ: Nếu muốn có báo cáo doanh thu bán hàng theo từng
quận/huyện dựa trên địa chỉ khách hàng trên hóa đơn, thì bảng lưu
trữ thông tin về khách hàng không nên để ở dạng:
… TenKhachHang DiaChi …
… Trần Văn A 136 Lê Lợi Quận 1 …
… Lý Thị B 200 Lý Chính Thắng Quận 3 …
… Nguyễn C 66 Lý Thái Tổ Quận 10 …
… TenKhachHang DiaChi Quan/Huyen …
… Trần Văn A 136 Lê Lợi Quận 1 …
… Lý Thị B 200 Lý Chính Thắng Quận 3 …

… Nguyễn C 66 Lý Thái Tổ Quận 10 …
Qui tắc thiết kế bảng dữ liệu
2. Thông tin về các đối tượng có thể xuất hiện nhiền lần
trong cùng một bảng cũng như giữa các bảng không nên nhập trực
tiếp trùng lắp nhiều lần trên các bảng.
Ví dụ: Bảng Chứng từ lưu trữ thông tin của các chứng từ
… TênChứngTừ SốChứngTừ …
… Phiếu Thu Tiền 01/PT …
… Phiếu Chi 01/PC …
… Phiếu Thu Tiền 02/PT …
Các Tên chứng từ được nhập trực tiếp nhiều lần có thể
không chính xác.
Ngoài ra khi muốn sửa “Phiếu Thu Tiền” thành “Phiếu
Thu”, ta phải sửa toàn bộ các mẩu tin trong bảng “Chứng Từ”.
Qui tắc thiết kế bảng dữ liệu
Ta nên chia bảng Chứng từ nói trên thành 2 bảng như sau
Chứng từ
MãSốLoạiCT Tên …
1 Phiếu Thu Tiền …
2 Phiếu Chi …
3 Phiếu Nhập Kho …
… MãSốLoạiCT SốChứngTừ …
… 1 01/PT …
… 2 01/PC …
… 1 02/PT …
Loại chứng từ
Qui tắc thiết kế bảng dữ liệu
3. Dữ liệu ghi vào các bảng không nên dùng công
thức tính toán.
…

Số lượng Đơn giá Thành tiền …
…
10 200 2000 …
…
50 300 15000 …
…
40 400 16000 …
4. Nội dung thông tin trên các dòng của từng bảng
không được trùng lắp.
Sự khác biệt giữa các mẩu tin được xác định bằng một
hoặc một số trường được gọi là khóa chính của bảng.
Khóa chính của bảng giúp nhận diện mẩu tin trên bảng
Mối liên hệ truy xuất dữ liệu giữa các bảng được thực hiện
trên vùng khóa chính, thể hiện qua mối liên kết dữ liệu
Qui tắc thiết kế bảng dữ liệu
TÀI KHOẢN
MATAI TENTAI
111 Tiền mặt
112 Tiền gởi ngân
hàng
113 Tiền đang chuyển
TIỂU KHOẢN
MATAI
MATIEU . . .
111 1 . . .
111 2 . . .
112 1 . . .
Mối liên kết giữa các tập tin
Mã KH Tên khách hàng Địa chỉ Mã số thuế
KHTN-01 Chase Mahattan 29 Lê Duẩn, Q.01 430121280-001

KHNN-01 KPMG Việt Nam 115 Nguyễn Huệ 430421210-001
MS
Ngày
hđơn
Mã KH
Mã
hàng
SL Giá ĐĐH
1 13/4/04 KHTN-01 PC-001 1 10.000.000 345
2 13/4/04 KHTN-01 PC-002 2 20.000.000 345
3 154/04 KHNN-01 PR-002 3 25.000.000 567
Khóa chính
Khóa ngoại
Mối liên kết t
Mối liên kết t
hể hiện
hể hiện
một số
một số
mẫu tin
mẫu tin
của 1 tập tin này liên
của 1 tập tin này liên
kết với
kết với
1 mẫu tin
1 mẫu tin
của 1 tập
của 1 tập
tin khác

tin khác
Mối liên kết Một-Một (1:1)
MỘT mẫu tin của tập tin này chỉ liên kết với
MỘT mẫu tin của tập tin khác và ngược lại.
Ví dụ:
Mối liên kết giữa hóa đơn bán hàng và phiếu xuất:
Hóa đơn Phiếu xuất
1 1
1 hóa đơn cho 1
phiếu xuất
1 phiếu xuất cho
1 hóa đơn
Mối liên kết Một-Một (1:1)
Số
hđơn
Ngày hđơn Mã KH
Phiếu
xuất
7869 13/4/04 KHTN-01 PX001
7879 13/4/04 KHTN-01 PX038
7888 154/04 KHNN-01 PX098
Phiếu xuất Ngày Xuất Kho hàng
PX001 13/4/04 KHTN-01
PX038 13/4/04 KHTN-01
PX098 154/04 KHNN-01
1
1
Mối liên kết Một-Nhiều (1:n)
MỘT mẫu tin của tập tin này liên kết với
NHIỀU mẫu tin của tập tin khác

MỘT mẫu tin của tập tin khác chỉ liên kết với
MỘT mẫu tin của tập tin này
Ví dụ:
Mối liên kết giữa Khách Hàng và Đơn đặt hàng:
Khách Hàng Đơn đặt hàng
1 n
1 Khách hàng có
nhiều ĐĐH
1 ĐĐH chỉ của 1
Khách hàng
Mối liên kết Một-Nhiều (1:n)
ĐĐH
Ngày
ĐĐH
Mã KH Tổng giá trị
345 13/4/04 KHTN-01 10.000.000
349 13/4/04 KHTN-01 20.000.000
567 154/04 KHNN-01 25.000.000
Mã KH
Tên khách
hàng
Địa chỉ Mã số thuế
KHNN-01
Chase
Mahattan
29 Lê Duẩn,
Q.01
430121280-001
KHTN-01
KPMG

Việt Nam
115 Nguyễn
Huệ
430421210-001
1
n