Hệ thống thông tin kế toán trường CĐ Nghề Ispace

Hệ thống thông tin
kế toán- Học phần 2
1
Chương 1: Công cụ và
phương pháp lập tài liệu hệ
thống
ThS. Nguyễn Phước Bảo Ấn
Mục tiêu chương:
 Tìm hiểu các công cụ kỹ thuật thường
được sử dụng trong quá trình tổ chức hệ
thống thông tin kế toán.

Sử
dụng
lưu
đồ,
sơ
đồ
dòng
dữ
liệu
để
2

Sử
dụng
lưu
đồ,
sơ
đồ
dòng

dữ
liệu
để
lập tài liệu hệ thống.
Các công cụ kỹ thuật cơ bản
 Tham khảo phần mềm Microsoft Visio
3
 Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram-
DFD)
 Lưu đồ (Flowchart)

Lưu
đồ
hệ
thống
Các công cụ kỹ thuật cơ bản
4

Lưu
đồ
hệ
thống
 Lưu đồ chứng từ
 Phỏng vấn
 Bảng câu hỏi
 Các công cụ quản trị khác
Tình huống: Quá trình thu tiền bán chịu
 Khách hàng trả tiền cho nhân viên bán hàng kèm theo thông báo trả
tiền của công ty. Nhân viên bán hàng nhận tiền, lập phiếu thu 2 liên
và ghi số tiền thanh toán, số phiếu thu vào thông báo trả tiền kèm

theo. Nhân viên bán hàng chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ,
chuyển thông báo trả tiền cho kế toán phải thu. Thủ quỹ nhận tiền,
kiểm tra số tiền trên phiếu thu và đóng dấu xác nhận. Sau đó
chuyển 1 phiếu thu cho kế toán phải thu, phiếu còn lại dùng để ghi
vào sổ quỹ và lưu theo số thứ tự
Kế
toán
phải
thu
nhận
thông
báo
trả
tiền
do
nhân
viên
bán
hàng
5

Kế
toán
phải
thu
nhận
thông
báo
trả
tiền

do
nhân
viên
bán
hàng
chuyển đến. Lưu lại theo hồ sơ khách hàng. Sau khi nhận phiếu thu
từ thủ quỹ, kế toán kiểm tra, đối chiếu với thông báo trả tiền, sau đó
nhập vào phần mềm quản lý nợ phải thu. Phần mềm kiểm tra mã
khách hàng, số hóa đơn còn chưa trả. Nếu đúng, phần mềm sẽ cho
phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ phải thu của
khách hàng theo từng hóa đơn. Định kì, phần mềm sẽ in bảng tổng
hợp thanh toán và chuyển cho kế toán tổng hợp để ghi sổ cái.
 Định kì, thủ quỹ lập giấy nộp tiền cho ngân hàng, sau đó chuyển tiền
cho ngân hàng.
Vấn đề đặt ra
 Những ai tham gia vào quá trình trên
 Các chứng từ luân chuyển như thế nào
 Phần mềm xử lý ra sao
Đánh giá tính hợp lý về KS của quá trình
6

Đánh giá tính hợp lý về KS của quá trình
xử lý trên
 …….
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
 Định nghĩa:
 DFD mô tả bằng hình ảnh các thành phần;
các dòng lưu chuyển dữ liệu giữa các
thành phần, điểm khởi đầu, điểm đến và nơi
lưu trữ dữ liệu của một hệ thống thông tin

7
lưu trữ dữ liệu của một hệ thống thông tin
 Có 3 loại DFD
 DFD khái quát
 DFD vật lý
 DFD luận lý
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
 Các kí hiệu:
 Có 4 kí hiệu biễu diễn
8
Giai đoạn xử lý
hoặc là thực thể
thực thể thực thể
thực thể
bên trong
bên trongbên trong
bên trong trong
DFD vật lý
Dòng dữ liệu Thực thể bên
Thực thể bên Thực thể bên
Thực thể bên
ngoài
ngoàingoài
ngoài
Nơi lưu trữ dữ
liệu
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
 DFD khái quát (ngữ cảnh)
 Là sơ đồ cấp cao nhất, mang tính tổng quát, mô tả
1 cách khái quát nội dung của hệ thống và các hoạt

động bên trong của nó bởi 1
11
1 hình
hìnhhình
hình tròn
tròntròn
tròn, biểu diễn
dòng dữ liệu đi vào (inflow) và đi ra (outflow) giữa
hệ
thống
và
các
cáccác
các
thực
thựcthực
thực
thể
thểthể
thể
bên
bênbên
bên
ngoài
ngoàingoài
ngoài
hệ
hệhệ
hệ
thống

thốngthống
thống
.
9
hệ
thống
và
các
cáccác
các
thực
thựcthực
thực
thể
thểthể
thể
bên
bênbên
bên
ngoài
ngoàingoài
ngoài
hệ
hệhệ
hệ
thống
thốngthống
thống
.
 Thực

ThựcThực
Thực thể
thểthể
thể:
::
: các đối tượng thực hiện hoặc điều khiển
các hoạt động (như người, nơi chốn, vật)
 Thực
ThựcThực
Thực thể
thểthể
thể bên
bênbên
bên ngoài
ngoàingoài
ngoài hệ
hệhệ
hệ thống
thốngthống
thống:
::
: Là những thực thể
chỉ cho hoặc nhận dữ liệu của hệ thống (không xử
lý dữ liệu)
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
 DFD khái quát (ngữ cảnh)
Hệ
thống
thu tiền
bán

chịu
Khách hàng
Ngân hàng
Thanh toán
Nộp tiền
NH
10
 DFD khái quát cho biết
 Hệ thống này là gì, làm cái gì
 Dữ liệu bắt đầu từ đâu và kết thúc ở đâu
Ngân hàng
Kế toán
tổng hợp
Tổng hợp
thanh toán
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
 DFD vật lý
 Biểu diễn hệ thống bằng hình vẽ bao gồm các thực
thể bên trong, bên ngoài hệ thống (tất cả các thực
thể liên quan) và dòng dữ liệu giữa các thực thể đó
 Thực
ThựcThực
Thực thể
thểthể
thể bên
bênbên
bên trong
trongtrong
trong:
::

: là các thực thể (người, nơi
chốn,
vật)
làm
nhiệm
vụ
chuyển
hóa
dữ
liệu
11
chốn,
vật)
làm
nhiệm
vụ
chuyển
hóa
dữ
liệu
 DFD vật lý cho chúng ta biết được dữ liệu truyền đi
dưới hình thức gì, từ ai, cho ai, lưu trữ ở đâu
 DFD không thể hiện dữ liệu được xử lý chi tiết qua
các quá trình gì
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
 DFD vật lý
Nhâ
n
viên
BH

Khách
hàng
Thủ
quỹ
Tiền,
giấy đòi
nợ
Tiền và
Tiền và Tiền và
Tiền và
phiếu thu
phiếu thuphiếu thu
phiếu thu
Giấy đòi nợ
Giấy đòi nợGiấy đòi nợ
Giấy đòi nợ
Tiền, giấy
Tiền, giấy Tiền, giấy
Tiền, giấy
Sổ quỹ
12
Kế
toán
phải
thu
Ngân
hàng
Giấy đòi nợ
Giấy đòi nợGiấy đòi nợ
Giấy đòi nợ

Tiền, giấy
Tiền, giấy Tiền, giấy
Tiền, giấy
nộp tiền
nộp tiềnnộp tiền
nộp tiền
Phiếu thu đã
Phiếu thu đã Phiếu thu đã
Phiếu thu đã
xác nhận
xác nhậnxác nhận
xác nhận
Tập tin khách hàng
Phần
mềm
Tập tin thanh toán
Mã KH, số
Mã KH, số Mã KH, số
Mã KH, số
HĐ
HĐHĐ
HĐ
Kế toán
tổng hợp
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
 DFD luận lý
 Biểu diễn hệ thống bằng hình vẽ bao gồm
các hoạt động xử lý, dòng dữ liệu đi vào,
đi
ra

các
hoạt
động
xử
lý
đó
.
13
đi
ra
các
hoạt
động
xử
lý
đó
.
 DFD luận lý cho chúng ta biết dữ liệu được
xử lý qua các quá trình như thế nào mà
không quan tâm đến do ai làm, dưới hình
thức gì và ở đâu
 DFD luận lý chú trọng đến các chức năng
mà hệ thống thực hiện
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
 DFD luận lý
Nhận
thanh
toán
1.0
Khách

hàng
Lập giấy
Lập giấy Lập giấy
Lập giấy
chuyển
chuyển chuyển
chuyển
ngân hàng
ngân hàngngân hàng
ngân hàng
3.0
3.03.0
3.0
Giấy đòi nợ đã xác nhận
Giấy đòi nợ đã xác nhậnGiấy đòi nợ đã xác nhận
Giấy đòi nợ đã xác nhận
Sổ quỹ
Tiền,
giấy đòi nợ
14
Đối
chiếu
với tiền
thực
nhận
2.0
Ghi nhận
thanh
toán
4.0

Ngân
hàng
Chuyển tiền và
Chuyển tiền và Chuyển tiền và
Chuyển tiền và
Phiếu thu
Phiếu thuPhiếu thu
Phiếu thu
Chuyển tiền
Chuyển tiền Chuyển tiền
Chuyển tiền
Chuyển phiếu
Chuyển phiếu Chuyển phiếu
Chuyển phiếu
thu đã xác
thu đã xác thu đã xác
thu đã xác
nhận
nhậnnhận
nhận
Phiếu thu đã
Phiếu thu đã Phiếu thu đã
Phiếu thu đã
xác nhận
xác nhận xác nhận
xác nhận
Kế toán
tổng hợp
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
 Phân cấp DFD

 Các quá trình xử lý của DFD luận lý (hình
hình hình
hình
tròn
tròntròn
tròn) sẽ được chi tiết hóa thành nhiều cấp

Quá trình xử lý cấp chi tiết được đánh số
15

Quá trình xử lý cấp chi tiết được đánh số
theo cấp cao hơn (1.1, 1.2, 1.3 …)
 Dòng dữ liệu vào và ra các cấp chi tiết khi
tổng hợp lại sẽ trùng với cấp cao hơn
 Phân cấp DFD sẽ thấy được các hoạt
động xử lý chi tiết bên trong của hệ thống
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
 Phân cấp DFD
Điểm đầu Điểm đầu
2.0
A
C
16
Hệ thống
Điểm cuối
A
B
1.0
3.0
Điểm cuối

A
C
D
Lưu trữ
B
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
 Phân cấp DFD
1.1
1.2
A
E
3.1
D
Lưu trữ
3.1.1
I
D
17
1.1
1.4
F
1.3
G
C
D
3.1
3.2
H
I
B

3.1.2
J
H
Tình huống: Quá trình thu tiền bán chịu
 Khách hàng trả tiền cho nhân viên bán hàng kèm theo thông báo trả tiền
của công ty. Nhân viên bán hàng nhận tiền, lập phiếu thu 2 liên và ghi số
tiền thanh toán, số phiếu thu vào thông báo trả tiền kèm theo. Nhân viên
bán hàng chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ, chuyển thông báo trả tiền
cho kế toán phải thu. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trên phiếu thu và
đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển 1 phiếu thu cho kế toán phải thu,
phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu theo số thứ tự
18
 Kế toán phải thu nhận thông báo trả tiền do nhân viên bán hàng chuyển
đến. Lưu lại theo hồ sơ khách hàng. Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, kế
toán kiểm tra, đối chiếu với thông báo trả tiền, sau đó nhập vào phần mềm
quản lý nợ phải thu. Phần mềm kiểm tra mã khách hàng, số hóa đơn còn
chưa trả. Nếu đúng, phần mềm sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanh
toán làm giảm nợ phải thu của khách hàng theo từng hóa đơn. Định kì,
phần mềm sẽ in bảng tổng hợp thanh toán và chuyển cho kế toán tổng
hợp để ghi sổ cái.
 Định kì, thủ quỹ lập giấy nộp tiền cho ngân hàng, sau đó chuyển tiền cho
ngân hàng.
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
 Mô tả hệ thống hiện hành bằng DFD
 Bước 1:
Bước 1:Bước 1:
Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn
mô tả
 Bước 2:
Bước 2:Bước 2:

Bước 2: Lập bảng thực thể và các hoạt động liên quan
đến các thực thể đó
19
đến các thực thể đó
Thực thể Hoạt động
Khách hàng Trả tiền và giấy đòi tiền
Nhân viên BH Lập phiếu thu
Nhân viên BH Ghi số tiền, số hóa đơn, số
phiếu thu vào giấy đòi tiền
…… ……
Thủ quỹ Mang tiền nộp ngân hàng
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
 Vẽ DFD khái quát
 Bước
BướcBước
Bước 3
33
3:
::
: Đánh dấu các hoạt
hoạthoạt
hoạt động
độngđộng
động xử
xửxử
xử lý
lýlý
lý dữ
dữdữ
dữ liệu

liệuliệu
liệu
trong các hoạt động trong bảng mô tả ở bước 2
 Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: truy xuất, chuyển
hóa, lưu trữ dữ liệu. Các hoạt động nhập liệu, sắp
xếp,
xác
nhận,
tính
toán,
tổng
hợp
…
20
xếp,
xác
nhận,
tính
toán,
tổng
hợp
…
 Các hoạt động chuyển và nhận dữ liệu giữa các
thực thể không phải là hoạt xử lý dữ liệu
 Các hoạt động chức năng: nhập xuất, bán hàng,
mua hàng… không phải là hoạt động xử lý dữ liệu
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
 Vẽ DFD khái quát
 Bước 4:
Bước 4:Bước 4:

Bước 4: Nhận diện các thực thể bên ngoài hệ thống
 Các thực thể bên ngoài hệ thống là các thực thể không thực
hiện các hoạt động xử lý dữ liệu nào trong hệ thống
 Bước 5:
Bước 5:Bước 5:
Bước 5:
Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các thực thể bên ngoài trên
21

Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các thực thể bên ngoài trên
 Vẽ 1 vòng tròn biểu diễn nội dung chính trong hoạt động xử lý
của hệ thống hiện hành. (Đặt tên mang tính khái quát)
 Vẽ các dòng dữ liệu nối vòng tròn và các thực thể bên ngoài
hệ thống
 Đặt tên cho các dòng dữ liệu theo các động từ chỉ hành động
nhận và gửi dữ liệu
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
 Vẽ DFD vật lý
 Bước 6:
Bước 6:Bước 6:
Bước 6: Nhận diện các thực thể bên trong hệ thống
 Các thực thể bên trong hệ thống là các thực thể tham gia
thực hiện các hoạt động xử lý dữ liệu trong hệ thống
 Bước 7:
Bước 7:Bước 7:
Bước 7:
Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các thực thể bên ngoài hệ
22

Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các thực thể bên ngoài hệ

thống
 Vẽ các vòng tròn biểu diễn các thực thể bên trong hệ thống
 Đọc lại bảng thực thể và hoạt động để vẽ các dòng dữ liệu
nối các vòng tròn (thực thể bên trong) và các hình chữ nhật
(thực thể bên ngoài hệ thống)
 Đặt tên cho các dòng dữ liệu theo các danh từ chỉ các hình
thức mang dữ liệu
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
 DFD vật lý
Nhân
viên
BH
Khách
hàng
Thủ
quỹ
Tiền,
giấy đòi nợ
Tiền và
Tiền và Tiền và
Tiền và
phiếu thu
phiếu thuphiếu thu
phiếu thu
Tiền, giấy
Tiền, giấy Tiền, giấy
Tiền, giấy
Sổ quỹ
23
Kế

toán
phải
thu
Ngân
hàng
Giấy đòi nợ
Giấy đòi nợGiấy đòi nợ
Giấy đòi nợ
Tiền, giấy
Tiền, giấy Tiền, giấy
Tiền, giấy
nộp tiền
nộp tiềnnộp tiền
nộp tiền
Phiếu thu đã
Phiếu thu đã Phiếu thu đã
Phiếu thu đã
xác nhận
xác nhậnxác nhận
xác nhận
Tập tin khách hàng
Phần
mềm
Tập tin thanh toán
Mã KH, số HĐ
Mã KH, số HĐMã KH, số HĐ
Mã KH, số HĐ
Kế toán
tổng hợp
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

 Vẽ DFD luận lý
 Bước 8:
Bước 8:Bước 8:
Bước 8: liệt kê các hoạt động xử lý dữ liệu trong bảng
theo từng thực thể và trình tự diễn ra các hoạt động
đó.
 Bước 9:
Bước 9:Bước 9:
Bước 9: Nhóm các hoạt động xử lý dữ liệu trên

Cách 1: Nhóm các hoạt động xảy ra cùng 1 nơi và cùng thời
điểm
24
Cách 1: Nhóm các hoạt động xảy ra cùng 1 nơi và cùng thời
điểm
 Cách 2: Nhóm các hoạt động xảy ra cùng thời điểm nhưng
khác nơi xảy ra
 Cách 3: Nhóm các hoạt động theo mối quan hệ hợp lý với nhau
 Để cho DFD dễ đọc, chỉ nên sử dụng từ 5 đến 7 hình tròn trong
mỗi sơ đồ, mỗi cấp
 Bước 10:
Bước 10:Bước 10:
Bước 10: Vẽ hình tròn và đặt tên chung cho mỗi nhóm
hoạt động theo 1 động từ nêu bật nội dung chính các
hoạt động trong nhóm
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
 Vẽ DFD luận lý
 Bước 11:
Bước 11:Bước 11:
Bước 11:.Đọc lại bảng mô tả hệ thống và nối các

hình tròn với nhau theo mối liên hệ hợp lý
 Bước 12:
Bước 12:Bước 12:
Bước 12: Bổ sung các nơi lưu trữ dữ liệu nếu thấy
hợp lý
25
hợp lý
 Phân cấp DFD
 Bước 13:
Bước 13:Bước 13:
Bước 13:
 Tiếp tục nhóm nhỏ các hoạt trong mỗi nhóm ở bước 9.
Mỗi nhóm nhỏ trong 1 nhóm lớn là các hình tròn xử lý
cấp con cho hình tròn lớn.
 Thực hiện các bước 10,11,12,13