SKKN XÂY DỰNG PHẦN MỀM TUYỂN SINH VÀ TỔ CHỨC THI TỐT NGHIỆP NGHỀ PHỔ THÔNG

SỞ GD & ĐT BÌNH THUẬN
TRUNG TÂM GDTX-HN ĐỨC LINH

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
TÊN ĐỀ TÀI:
XÂY DỰNG PHẦN MỀM TUYỂN SINH VÀ
TỔ CHỨC THI TỐT NGHIỆP NGHỀ PHỔ THÔNG
GIÁO VIÊN: NGUYỄN NGỌC TOÀN
TỔ CHUYÊN MÔN: TỔ GIÁO VỤ
Đức Linh, 1/2015
1
TT. GDTX-HN Đức Linh
Sáng kiến kinh nghiệm
MỤC LỤC
MỤC LỤC 1
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 2
1. Cơ sở lý luận 2
2. Cơ sở thực tiễn 2
II. CÁC GIẢI PHÁP THỰC HIỆN 3
1. Đánh giá những hạn chế và phát họa các chức năng cần bổ sung 3
2. Lựa chọn ngôn ngữ lập trình và công nghệ lưu trữ 3
3. Tổng hợp ý kiến, xây dựng chương trình, kiểm thử 3
4. Tổng quan về phần mềm 4
4.1. Giao diện chính: 4
4.2. Những ưu điểm 6
III. KẾT QUẢ THU ĐƯỢC 10
1. Tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức: 10
2. Hạn chế sai xót tối đa: 10
IV. KẾT LUẬN 10
Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ CỦA HỘI ĐỒNG 11
Giáo viên: Nguyễn Ngọc Toàn

1
TT. GDTX-HN Đức Linh
Sáng kiến kinh nghiệm
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
1. Cơ sở lý luận
Ngày nay, tin học nói chung được ứng dụng sâu rộng trong tất cả mọi lĩnh vực
của cuộc sống. Đặc biệt trong giáo dục, tin học đóng vai trò vô cùng quan trọng, là
chìa khóa then chốt cho sự phát triển không chỉ ở nước ta mà còn trên phạm vi toàn
thế giới. Nhà nước ta xem tin học hoá trong giáo dục là nhiệm vụ trọng điểm bắt buộc
trong mục tiêu đưa đất nước phát triển lên một tầm cao mới. Nói tới tin học trong giáo
dục ngoài vấn đề ứng dụng trong công tác dạy và học chúng ta phải kể đến sự đóng
góp lớn lao của nó đối với công tác quản lý hành chính, quản lý học sinh, tổ chức thi
cử trong các đơn vị trường học.
2. Cơ sở thực tiễn
Tại Trung tâm GDTX-HN Đức Linh, hằng năm đều có tổ chức 2 khóa thi tốt
nghiệp tin học nghề các cấp cho hầu hết các trường trong huyện với số lượng dự thi từ
1000 đến trên 2000 thí sinh/ khóa. Từ năm 2014 trở về trước, công tác tổ chức thi từ
khâu nhập thông tin thí sinh, đánh số báo danh, chia phòng thi lý thuyết- thực hành,…
hoặc công tác sau thi như: nhập điểm, in báo cáo, thông kê, in chứng chỉ,…được hỗ trợ
tích cực bởi một phần mềm được một cựu giáo viên xây dựng cách đây khá lâu trên
nền tảng Access 97. Không thể phủ nhận, nhờ có phần mềm này rất nhiều thao tác trở
nên tự động hóa, rút ngắn thời gian công việc cho cán bộ giáo vụ. Tuy nhiên phần
mềm này cũng chưa thể đáp ứng hết được những yêu cầu mới trong công việc, khi sử
dụng phát sinh nhiều lỗi không mong muốn. Xuất phát từ nhu cầu thực tế phải có một
phần mềm tốt hơn, giải quyết công việc hiệu quả hơn, tôi đã cố gắng nghiên cứu xây
dựng một phần mềm hoàn toàn mới trên nền tảng của ngôn ngữ lập trình hiện đại C#,
sử dụng cơ sở dữ liệu (CSDL) SQL Server. Phần mềm mang tên “Phần mềm tuyển
sinh và tổ chức thi tốt nghiệp nghề phổ thông”
Giáo viên: Nguyễn Ngọc Toàn
1

TT. GDTX-HN Đức Linh
Sáng kiến kinh nghiệm
II. CÁC GIẢI PHÁP THỰC HIỆN
1. Đánh giá những hạn chế và phát họa các chức năng cần bổ sung
Từ thực tế sử dụng phần mềm cũ:
- Một số chức năng còn rườm rà, thiếu khoa học
- Việc nhập thông tin thí sinh còn thủ công trong khi đã có sẳn file danh sách
thí sinh ở dạng excel do giáo viên phụ trách các trường cung cấp
- Giao diện làm việc còn lộn xộn, thiếu thẩm mĩ
- Còn phát sinh nhiều lỗi khi thao tác gây khó khăn cho người phụ trách
- CSDL được thiết kế phức tạp.
- Được phát triển trên Access 97 nên không tương thích với Access 2003 trở về
sau này cũng các chương trình hỗ trợ khác
- Phông chữ chủ yếu sử dụng là phông chữ VNI không còn thông dụng
Từ nhu cầu mới trong công việc:
- Mọi người có thể dễ dàng sử dụng
- Sử dụng mạng nội bộ(LAN): Phần mềm có thể cài đặt tại các phòng ban,
CSDL đặt tại máy chủ.
- Cải tiến trong các thao tác: Quản lý thông tin thí sinh, đánh số báo danh-
phòng thi-ca thi, chia phòng thi khoa học hơn thuận tiện trong công tác coi
thi, xuất báo cáo, thống kê theo nhiều điều kiện và nhanh chóng hơn, chính
xác trong khâu nhập điểm,…
- Giao diện thẩm mĩ hơn
- Dễ nâng cấp khi phát sinh những yêu cầu mới hơn.
2. Lựa chọn ngôn ngữ lập trình và công nghệ lưu trữ
Chương trình được phát triển được sử dụng ngôn ngữ C# và CSDL Sql Server
3. Tổng hợp ý kiến, xây dựng chương trình, kiểm thử
Dựa trên hạn chế của phần mềm cũ và yêu cầu thực tế cần có, phần mềm được
xây dựng mới hoàn toàn, được bổ sung một số chức năng mới, tối ưu một số chức
năng đã có ở phần mềm cũ. Phần mềm được viết trong thời gian hơn 4 tháng từ tháng

5-2014 đến tháng 9-2014. Sau khi hoàn thành phần mềm bản thân tôi đã cho chạy thử
nghiệm trong thời gian dài và sau đó được một số đồng nghiệp hỗ trợ kiểm tra. Đến
nay phần mềm gần như hoàn thiện và đưa vào sử dụng trong khóa thi tháng 3 vừa qua.
Giáo viên: Nguyễn Ngọc Toàn
1
TT. GDTX-HN Đức Linh
Sáng kiến kinh nghiệm
4. Tổng quan về phần mềm
4.1. Giao diện chính:
Hình 1: Giao diện chính của phần mềm khi khởi động
- Chọn hội đồng làm việc: Việc tổ chức thi tốt nghiệp nghề tại trung tâm hiện
nay được thực hiện tại nhiều trường phổ thông (hội đồng) vì vậy để làm việc với hội
đồng nào người dùng phải chọn đó. Nếu hội đồng chưa được tạo ta cần “tạo mới” hoặc
có thể xóa hội đồng nào nếu cần thiết. Tất cả các thao tác quan trọng trong phần mềm
đều có thông báo rõ ràng và yêu cầu người dùng xác nhận mật khẩu nhằm hạn chế tình
trạng thao tác nhầm lẩn
Hình 2: Chọn hội đồng làm việc
- Menu chính của chương trình:
Hình 3: Menu chương trình
Giáo viên: Nguyễn Ngọc Toàn
1
TT. GDTX-HN Đức Linh
Sáng kiến kinh nghiệm
+ Chương trình: Gồm các thao tác liên quan đến CSDL như tạo mới dữ liệu
khi bắt đầu một khóa thi mới, sao lưu dữ liệu, phục hồi dữ liệu và đóng chương
trình.
Hình 4: Menu chương trình
+ Hội đồng: Gồm các thao tác chuyển hội đồng làm việc; nhập-chỉnh sửa thông
tin hội đồng đang làm việc như: chủ tịch hội đồng, phó chú tịch, thư ký,…,;
thông tin các lớp học được tổ chức tại hồi đồng thi này

Hình 5: Menu hội đồng
+ Thí sinh: Chứa nhiều thao tác quan trọng liên quan đến tổ chức kỳ thi như:
quản lý thí sinh (nhập, chỉnh sửa, tìm kiếm thông tin thí sinh), quản lý điểm thi,
đánh số báo danh – phòng thi – ca thi một cách chuyên nghiệp hơn; đánh số
cấp bằng
Hình 6: Menu thí sinh
+ In báo cáo, thống kê: Giúp người sử dụng kết xuất tất cả các loại hồ sơ, giấy
tờ liên quan tới kỳ thi, lớp học và in chúng chỉ sau khi có kết quả. Thống kê các
trường hợp vắng, rớt, tỷ lệ đậu, xếp loại tốt nghiệp,…
Giáo viên: Nguyễn Ngọc Toàn
1
TT. GDTX-HN Đức Linh
Sáng kiến kinh nghiệm
Hình 4: Menu báo cáo- thống kê
+ Trợ giúp: Thông tin tác giả phần mềm khi người sử dụng có vấn đề cần hỗ
trợ
4.2. Những ưu điểm
- Sử dụng mạng nội bộ sẵn có tại trung tâm để nâng cao hiệu quả làm việc:
Nhờ sử dụng hệ quản trị CSDL Sql Server được cài đặt tại một máy chủ nên có
thể sử dụng phần mềm tại nhiều máy tính khác nhau có kết nối thông qua mạng
nội bộ, nhiều người có thể sử dụng cùng lúc giúp nâng cao hiệu quả làm việc,
hạn chế ảnh hưởng đến các công việc khác tại trung tâm. Ngoài ra nhờ công nghệ
sử dụng mà trong công tác quản lý sẽ hiệu quả hơn khi phần mềm được cài đặt
tại nhiều phòng ban theo quyền hạn được cấp. Thí dụ: Phòng tuyển sinh có chức
năng đầy đủ nhất, phòng giáo vụ có thể kiểm tra -xuất báo cáo- in ấn, phòng tài
vụ có thể dùng để theo dõi việc thu học phí,…
Giáo viên: Nguyễn Ngọc Toàn
1
TT. GDTX-HN Đức Linh
Sáng kiến kinh nghiệm

Hình 4: Phân cấp quyền hạn khi sử dụng tại các phòng làm việc
- Việc quản lý thông tin thí sinh sẽ đơn giản, chính xác và nhanh chóng hơn
rất nhiều: Điểm mạnh của phần mềm là có thể đưa thông tin thí sinh vào thông
qua file Excel. Trước đây khi các trường gởi danh sách dự thi qua thì cán bộ
tuyển sinh tại trung tâm phải nhập lại tất cả qua danh sách in hoặc giấy khai sinh,
điều này thực sự nổi ám ảnh của cán bộ tuyển sinh vì vừa mất thời gian, vừa tốn
công sức mà rất dễ dẫn tới sai xót. Hiện nay chỉ cần các trường gởi file danh sách
dự thi dạng Excel qua email thì mọi việc trở nên đơn giản trong thời gian rất
ngắn.
Hình 5: Quản lý thí sinh
- Đánh số phòng thi- ca thi thực hành thuận lợi cho công tác coi thi: Ở một số
trường THPT hiện nay, việc bố trí các phòng máy thi thực hành còn nhiều bất
cập ảnh hưởng không nhỏ tới công tác coi thi của giám thị. Có những nơi có 2-3
phòng máy được bố trí ở khoảng cách rất xa nhau, trong khi danh sách ký tên
được thiết kế theo phòng thi lý thuyết. Mặc khác chưa có sự phân chia thí sinh
theo phòng thi thực hành nên dẫn tới tình trạng mất trật tự trước phòng thi. Phần
mềm hiện nay đã giải quyết vấn đề đó rất hiệu quả, danh sách ký tên được chia
tách theo phòng thi thực hành nên thí sinh thuộc phòng nào sẽ thi ở phòng đó,
giám thị không phải di chuyển nhiều để cho học sinh ký tên.
Giáo viên: Nguyễn Ngọc Toàn
1
TT. GDTX-HN Đức Linh
Sáng kiến kinh nghiệm
Hình 6: Danh sách ký tên thi thực hành

Hình 7: Phiếu thí sinh trước kia Hình 8: Phiếu thí sinh hiện nay
- Thao tác nhập điểm sẽ chính xác hơn: Với phần mềm trước đây, đôi khi giá trị
sai của điểm số vẫn được chấp nhận. Thí dụ người dùng nhập “11” hoặc “1a”.
Hình 9: Thông báo giá trị nhập không chính xác
Với bài thi lý thuyết sau khi chấm xong được phân chia theo phòng thi lý

thuyết, điểm thực hành được chia theo ca thực hành dựa trên cơ sở đó phần
mềm được thiết kế để quản lý điểm theo phòng thi, ca thi giúp thuận tiện cho
việc nhập điểm cũng như kiểm tra chỉnh sửa nếu sai sót xảy ra trong quá trình
nhập.
Giáo viên: Nguyễn Ngọc Toàn
1
TT. GDTX-HN Đức Linh
Sáng kiến kinh nghiệm

Hình 10: Nhập điểm thi lý thuyết theo phòng thi
Hình 11: Nhập điểm thi thực hành theo ca thi
Phần mềm còn cung cấp chức năng nhập điểm bằng cách kết nhập file Excel
Hình 12: Nhập điểm thi tất cả (có thể kết nhập file excel)
- Ngoài những ưu điểm trên, phần mềm đã được cải tiến rất nhiều trong thuật
toán và cách thiết kế CSDL khoa học khiến phần mềm chạy ổn định hơn, giúp dễ
dàng nâng cấp các chức năng mong muốn trong tương lai tùy theo yêu cầu của
công việc.
Giáo viên: Nguyễn Ngọc Toàn
1
TT. GDTX-HN Đức Linh
Sáng kiến kinh nghiệm
III. KẾT QUẢ THU ĐƯỢC
Sau khi áp dụng vào thực tế công việc kết quả thu được như sau :
1. Tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức:
Việc quản lý theo mô hình mạng nội bộ giúp giảm thiểu rất nhiều thời gian, các
phòng ban có thể truy cập vào CSDL trên máy chủ để nắm thông tin. Nhiều người có
thể thực hiện một lúc khiến công việc trở nên nhanh chóng và trôi chảy hơn.
Chỉ cần vài phút thông tin của hàng trăm , hàng ngàn thí sinh được cập nhật vào
CSDL, không còn tình trạng cán bộ phụ trách phải ngồi liên tục vài ngày mới có thể
giải quyết hết việc nhập thông tin thí sinh.

Tiết kiệm thời gian, công sức trong công tác coi thi. Giờ đây không còn tình
trạng cán bộ coi thi phần thực hành phải di chuyển liên tục qua lại giữa các phòng để
học sinh ký tên, danh sách ký tên được tách riêng biệt cho mỗi phòng. Học sinh được
chia về các phòng thi thực hành nên hạn chế việc lộn xộn ngoài phòng thi.
2. Hạn chế sai xót tối đa:
Phần mềm được xây dựng chặt chẻ trong khâu nhập dữ liệu nên hạn chế tối đa
tình trạng sai xót. Hơn nữa giờ đây không còn phải nhập thủ công nên cán bộ phụ
trách rất yên tâm với công việc được giao, sai xót xảy ra chủ yếu do các trường chuyển
chưa đúng thông tin và phải tự chịu trách nhiệm.
IV. KẾT LUẬN
Qua những gì trình bày trên, chúng ta phần nào thấy được hiệu quả của việc ứng
dụng tin học trong giáo dục là như thế nào. Tại trung tâm GDTX- HN Đức Linh, việc
ứng dụng tin học trong tổ chức thi tốt nghiệp nghề phổ thông đã có từ khá lâu. Phần
mềm trên do tôi phát triển là sự kế thừa từ cái đã có, bổ sung những cái chưa có, cải
thiện những cái hạn chế với mong muốn sẽ giúp ích phần nào trong công việc của bản
thân và của anh chị em đồng nghiệp, tạo sự hứng khởi trong công tác và nhằm trao dồi
hơn nữa chuyên môn nghiệp vụ.
Đức Linh, ngày 15 tháng 1 năm 2015
Người thực hiện
Nguyễn Ngọc Toàn
Giáo viên: Nguyễn Ngọc Toàn
1
TT. GDTX-HN Đức Linh
Sáng kiến kinh nghiệm
Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ CỦA HỘI ĐỒNG

Giáo viên: Nguyễn Ngọc Toàn