phân tích thiết kế hệ thống thông tin đề tài quản lý gia phả

MỤC LỤC
CHƯƠNG I: KHẢO SÁT 2
I. Sơ lược về “cuốn gia phả” 2
II. Gia phả dòng họ Vũ Văn và dòng họ Tống Xuân tại Tân Thịnh, Nam Trực, Nam Định 3
III. Đánh giá đưa ra giải pháp 4
IV. Nội dung của một cuốn gia phả đầy đủ (tham khảo trên phạm vi rộng) 4
V. Tổ chức nội dung gia phả theo cấu trúc sau 5
1. Phần chính phả 6
2. Phần ngoại phả 7
3. Phần phụ khảo 8
VI. Vai trò của các thành viên 9
CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH 11
I. Mô hình phân rã chức năng 11
II. Scenario ( kịch bản) 11
1. Thành viên trong họ tộc (người dùng) 11
2. Trưởng chi 13
3. Trưởng họ 15
4. Thành viên ngoài họ 19
III. Phân tích dữ liệu 20
1. Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh 20
2. Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh 21
3. Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 21
4. Mô hình quan hệ 22
5. Thiết kế hệ thống 24



CHƯƠNG I: KHẢO SÁT

I. Sơ lược về “cuốn gia phả”

Gia phả là bản ghi chép tên họ, tuổi tác, vai trò và công đức của cha mẹ, ông bà, tiên tổ
trong thời đại mà họ đã sinh ra và lớn lên của một gia đình lớn hay một Dòng họ.
Gia phả có thể được coi như một bản sử ký của một gia đình hay một dòng họ. Gia phả
có khi gọi là Phổ ký, có khi là Phổ truyền. Các nhà Tông thất (dòng dõi vua quan), có khi
gọi gia phả của vương triều mình hay gia tộc mình bằng từ ngữ trân trọng hơn: Ngọc phả,
Thế phả
Tại các nước Đông Á, chịu ảnh hưởng của Đạo Khổng, các thế hệ sau trong dòng họ hay
vương triều phải giữ đạo Trung đạo Hiếu. Việc xây dựng và lưu truyền gia phả được xem
là một cách ghi nhớ công ơn tổ tiên, gây dựng lòng tự hào trong dòng tộc.
Tại Việt Nam, gia phả sơ giản ghi chép tên cúng cơm, ngày giỗ và địa điểm an táng của
ông cha. Trước đây, gia phả chủ yếu được ghi chép bằng chữ Hán-chữ Nôm, nhưng qua
nhiều năm chiến tranh, nhiều bộ gia phả của các dòng họ cũng mất dần
Tục làm gia phả phát triển mạnh ở hai miền Bắc và Trung; miền Nam rất ít gia đình làm
gia phả (ở đấy còn được gọi là "gia phổ") và biến thái thành "tông chi" tức tờ "tông chi
tông đồ".
Trong gia phả, người đứng đầu ngành trưởng (trưởng họ, trưởng tộc) có bổn phận ghi hết
những chi tiết về thân thích và dòng dõi; những người con khác sao lại bản gia phả chính
đó. Các gia đình giữ gìn kỹ lưỡng và truyền từ đời cha tới đời con. "Họ" theo nghĩa gốc
có liên hệ với nhà và dưới chế độ phong kiến, nối kết con người với đất ruộng: một mái
nhà, một gia đình, một họ. Họ và tên của một người định vị trí của cá nhân người đó
trong xã hội, xác định cá thể trong một toàn thể.
II. Gia phả dòng họ Vũ Văn và dòng họ Tống Xuân tại Tân Thịnh, Nam
Trực, Nam Định
 Dòng họ Vũ Văn có tổng số thành viên được ghi trong gia phả là 213 người,
trên thực tế khoảng 350 người đang sinh sống tại tỉnh Nam Định( chưa kể số
thành viên đi ra ngoài tỉnh). Dòng họ Tống Xuân có tổng số thành viên được
ghi trong gia phả là 673 người, trên thực tế có khoảng 530 người đang sinh
sống tại Nam Định, và khoảng hơn 200 người sinh sống trên các tỉnh thành
khác của đất nước và nước ngoài.
 Cách ghi chép trong gia phả bao gồm:

- Ghi thông tin về người sao lục (biên soạn)
- Nguồn gốc xuất xứ của gia tộc
- Ghi từng phả hệ phát sinh từ Thủy Tổ cho đến các đời con cháu sau này
- Thường thì sau khi người trong họ tộc qua đời mới được ghi vào trong gia phả
nên thứ tự ghi sẽ theo thứ tự ngày mất mà không phân cấp bậc. Trong các bản tế lễ
sẽ ghi theo thứ tự này, vì thế có thể ko lễ theo cấp bậc
- Mỗi thành viên được ghi lại trong gia phải bao gồm các thông tin : tên, tên húy,
thuộc đời thứ mấy, con của ai, ngày tháng năm mất (có thể có cả giờ mất), nơi an
táng, tuổi thọ
- Vợ : họ tên, con thứ mấy, của ai, quê ở đâu, ngày tháng năm mất, tuổi thọ. Nếu
người vợ đã li dị mà không có con trai trong tộc thì không được ghi vào gia phả
- Với con gái nếu đi lấy chồng và không quay về thì không được ghi trong gia phả.
- Với những thành viên sinh sống tại các vùng khác nếu như không quay về, hoặc
không liên lạc thì sẽ không ghi trong gia phả
- Cho đến thời điểm hiện nay, dòng họ Vũ Văn có duy nhất một bộ 3 cuốn gia phả
của cả họ - là gia phả chính , không có gia phả ngành (chi); dòng họ Tống Xuân có
1 bộ 6 cuốn gia phả chính và 4 cuốn gia phả ngành. Hằng năm mỗi họ đều có 1
ngày giỗ tỗ (thủy tổ - người đầu tiên lập ra cuốn gia phả). Với họ Tống Xuân, các
trưởng ngành sẽ lấy thông tin trong ngành của mình và ghi vào gia phả ngành, sau
đó gửi lên dòng họ để ghi vào gia phả chính.

III. Đánh giá đưa ra giải pháp
- Cách ghi chép thiếu khoa học, không theo thứ tự cấp bậc trong dòng họ, gây khó
khăn cho việc tìm kiếm thông tin thành viên họ tộc.
- Khó khăn cho người ghi chép gia phả, việc cập nhật thông tin lâu, rắc rối
- Vì ghi bằng tay trên giấy nên mất thời gian, có thể bị thất lạc gia phả, khó khăn
trong khâu lưu trữ, tốn kinh phí
IV. Nội dung của một cuốn gia phả đầy đủ (tham khảo trên phạm vi rộng)
Gia phả được coi là hoàn chỉnh trước hết phải là một gia phả được ghi chép rõ ràng, chữ
nghĩa chân phương, có nội dung cơ bản như sau:

 Thông tin rõ ràng về người sao lục (biên soạn).
 Nêu nguồn gốc xuất xứ của gia tộc, là phả ký hay là gia sử.
 Ghi Thuỷ Tổ của dòng họ.
 Ghi từng phả hệ phát sinh từ Thuỷ Tổ cho đến các đời con cháu sau này. Có
phần phả đồ, là cách vẽ như một cây, từng gia đình là từng nhánh, từ gốc đến
ngọn cho dễ theo dõi từng đời. Đối với tiền nhân có các mục sau đây:
- Tên: Gồm tên huý, tên tự, biệt hiệu, thụy hiệu và tên gọi thông thường. Thuộc đời
thứ mấy? Con trai thứ mấy của ai?
-  (mất), giờ (nếu nhớ). Mộ nguyên táng, cải táng, di táng tại
đâu? Thời gian nào?
- Hc hành, thi cử, đậu đạt, chức vụ, địa vị lúc sinh thời và truy phong sau khi mất.
- V: chánh thất, kế thất, thứ thất Họ tên, con thứ mấy của ai? Quê ở đâu? Các
mục ngày, tháng, năm sinh, ngày, tháng, năm mất, tuổi thọ, mộ, đều ghi từng
người như trên. Nếu có thi đậu hoặc có chức tước, địa vị, được ban thưởng riêng
thì ghi thêm. Nếu vợ đã li dị vẫn ghi thông tin và có chú thích để tiện cho việc tìm
kiếm
- Con: Ghi theo thứ tự năm sinh, nếu nhiều vợ thì ghi rõ con bà nào? Con gái thì
cước chú kỹ: con gái thứ mấy, đã lấy chồng thì ghi tên họ chồng, năm sinh, con
ông bà nào, quê quán, đậu đạt, chức tước? Sinh con mấy trai mấy gái, tên gì? (Con
gái có cước chú còn con trai không cần vì có mục riêng từng người thuộc đời sau).
- Nh, những tính cách, hành trạng đặc biệt, hoặc những công đức
đối với làng xã, họ hàng, xóm giềng Những lời dạy bảo con cháu đời sau (di
huấn), những lời di chúc
- Ngoài những mục ghi trên, gia phả nhiều họ còn lưu lại nhiều sự tích đặc biệt hay
giai thoại của các vị tiên tổ, những đôi câu đối, những áng văn trước tác hay,
những bài thuốc gia truyền
 Tiếp theo, là tộc ước. Đây là những quy định-quy ước trong tộc họ, đặt ra
nhằm ổn định tộc họ, có công thưởng, có tội phạt, tất nhiên là phải phù hợp với
luật pháp chung.
- Với một tộc họ lớn, có thể có nhiều tông nhánh, chi phái. Phần này sẽ ghi những

thông tin chi phái, ai là bắt đâu chi, chi hiện ở đâu, nhà thờ chi
- Những thông tin khác về tài sản hương hỏa, bản đồ các khu mộ tiền nhân; các câu
đối, sắc phong nếu có v.v.
V. Tổ chức nội dung gia phả theo cấu trúc sau

Cơ cấu tổ chức của gia phả
1. Phần chính phả
• Lời nói đầu - đoạn văn “Dẫn nhập”, tức là lời tựa
• Phả ký ghi khởi thuỷ dòng họ phát tích từ đâu
• Tộc hệ (chép tên tuổi).
• Kỷ sự cùng tiểu dẫn, biến cố, thời cuộc …
- Nguyên tắc chép Tộc hệ
Áp dụng theo nguyên tắc : Trên dưới - Đích thứ - Nội ngoại. Thường khi chép về nội,
ngoại thì bao giờ cũng phải kể con trai trước con gái sau, hàng dâu trước, hàng rể sau.
Về chú bác chép chú bác ruột (gần) sau đến chú bác họ (xa). Về con cháu chép dòng
trưởng trước dòng thứ sau … con bà chính thất chép trước, tiếp theo là con bà thứ thất,
con các thê thiếp chép sau. Bao giờ cũng chép nội trước ngoại sau với đầy đủ những
người liên hệ của con trai. Riêng về hàng cậu, dì hay con của cậu, con dì, theo nguyên tắc
thì không chép, vì những người đó thuộc họ của mẹ hoặc của vợ họ không liên quan đến
dòng họ của mình chép sau.
- Cách thức chép tộc hệ
Lập theo hệ thống ngang
Hệ thống ngang cho biết những người ngang vai với nhau.
Ví dụ như Thuỷ tổ sinh được hai người con trai. Tính theo can chi thì người con
trưởng đứng đầu chi Giáp, người con thứ đứng đầu chi Ất, mỗi người là ông tổ
đứng đầu một ngành (chi).
Theo hệ thống này người ta chép chi Giáp là chi trưởng trước rồi tới chi Ất chi thứ
sau. Tức là kể hết một đời của chi Giáp thì lại kế tiếp một đời của chi Ất với
nguyên tắc cố định là trưởng của chi Giáp thì đi với trưởng của chi Ất hoặc ông tổ
đời nào thì đi với ông tổ đời đó. Theo thể thức ông đi với hàng ông, cha đi với

cha, con đi với con … nhưng vẫn giữ ngang hàng với nhau.
Lập theo hệ thống dọc
Trái hẳn với hệ thống ngang, hệ thống dọc không chú trọng tới sự ngang vai giữa
các đời mà họ lại chú trọng tới sự liên hệ trực tiếp của những đời ngang vai ấy và
chép ngành nào hết ngành nấy.
Theo hệ thống dọc người ta kể trọn ngành của chi Giáp xong rồi mới kể đến chi Ất
và cũng kể trọn ngành của chi Ất, và cứ chép tới nghành nào thì người ta chép
luôn con cháu dâu rể, nội ngoại của ngành ấy.
2. Phần ngoại phả
 Việc cúng giỗ hàng năm. Bao gồm giỗ chính và giỗ phụ. Giỗ chính là giỗ cụ kỵ,
ông bà, cha mẹ, vợ chồng, giỗ phụ như là giỗ các ông chú bà cô chết yểu ta thường gọi là
giỗ dại hay giỗ mọn. Ngoài ra hàng năm còn có thêm các ngày cúng giỗ khác như thanh
minh, tuần tiết … Tuy nhiên trong gia phả chỉ ghi các ngày giỗ chính.
• Nhà thờ: Bao gồm nhà thờ họ (Đại tôn) và nhà thờ riêng của các phân chi.
Thường thường thì họ nào càng đông con cháu thì càng có nhiều nhà thờ, chẳng hạn nhà
thờ Ngũ chi, Thất chi, Bát chi vv… (ta thường gọi là nhà thờ bản chi ).
Để chép về nhà thờ thì trước hết nên để ý đến vị trí phương hướng, rồi tới kích thước
rộng hẹp bao nhiêu, nhà thờ có mấy gian, gian nào thờ tổ, gian nào thờ ông bà, chỗ nào
thờ ông dại chỗ nào thờ thổ công …, cũng nên kể thêm nhà thờ lợp tranh hay lợp ngói,
cách kiến trúc cách bài trí bên trong nhà thờ ra sao và kèm sơ đồ (nếu có).
• Phần mộ (mồ mả).
• Văn khấn. trừ văn khấn ngày giổ củng còn nhiều loai văn khấn khác nữa như văn
khấn Đêm Giao thừa, văn khấn lễ Dâng sao, các ngày Thánh đản, Phật đản vv… Tuy
nhiên các bài văn khấn đều giống nhau, vì bài nào cũng có 5 mục : Niên hiệu (Duy Tân
năm thứ mấy )…;Tên họ, sinh quán, địa chỉ người dâng lễ, tức gia chủ. Lễ vật: gồm cổ
bàn, hoa quả …, Duệ hiệu: Gồm tên tuổi, sinh quán, ngày mất, chức phận gia tiên (Gia
tiên chỉ chung cụ kỵ, ông bà, cha mẹ, vợ chồng ). Chính văn: lời khấn trong buổi lễ.
• Kỵ điền (ruộng giỗ).
3. Phần phụ khảo
 Làng mạc, phong tục tập quán…

 Phụ lục
I. u t chc ca gia tc

Cơ cấu tổ chức của gia tộc
Gia tộc thì có nhiều chi gồm một chi trưởng và nhiều chi thứ. Trong mỗi chi thì có
nhiều gia đình, trong mỗi gia đình thì có nhiều thành viên.
Trong một gia đình thì thường có cha mẹ, trên ba mẹ là ông bà nội, trên ông bà
nội có cụ nội, trên cụ nội có kỵ rồi đến các ông bà tổ xa ở bên trên cho đến thuỷ tổ. Ở
dưới thì có con, có cháu rồi đến chắt, dưới chắt là chút, còn ở dưới nữa gọi chung là viễn
tôn.
Đồng hàng với mình là anh, chị, em ruột. Anh em trai của cha gọi là bác chú hoặc
bá phụ và thúc phụ. Chị em gái của cha là cô hoặc cô mẫu. Con bác và chú đối với mình
là anh em con chú hay con bác, con cô đối với mình là anh chị em con cô con cậu .
Trong gia đình thì gồm có thành viên trong họ (anh, chị, em, ba, chú, bác…) và thành
viên ngoài họ (dâu, rể, cháu ngoại …).
Trong một gia đình thì người gia trưởng là người đứng đầu (tức người cha), khi
người gia trưởng chết đi thì các con trai, từ con trưởng đến con thứ, nếu có vợ con rồi thì
mỗi người thành gia trưởng của một gia đình riêng, cũng có đủ quyền hành như cha thuở
trước, trong phạm vi của gia đình ấy. Còn người con trai trưởng, tức là con cả, thì vừa
làm chủ gia đình riêng vừa làm trưởng chi họ gồm gia đình của mình và các gia đình của
những em trai.
Riêng các em trai thì làm gia trưởng của các gia đình nhỏ của mình, mỗi người có
thể có nhiều con trai, thì những con trai ấy lại lập gia đình riêng, và cứ thế mãi, chi họ
ngày càng lớn rồi chia làm nhiều phân chi.
Qua sự sinh sôi nảy nở, mỗi người đàn ông có thể làm chủ một nhà và làm trưởng
một chi họ. Tất cả các chi họ gộp lại thành họ lớn, tức là gia tộc, người đứng đầu chi
trưởng (nghĩa là chi đàn anh lớn nhất) gọi là tộc trưởng hay trưởng tộc.
c ca min Bc và Trung theo th t ng
còn  ming ti ln tui hoi có c cao trng vng.
VI. Vai trò của các thành viên

    : Là những người có thể khác họ, không cùng huyết
thống nhưng có thể có quan hệ với các thành viên trong họ như: dâu, rể, cháu
ngoại… Họ là một phần không thể thiếu trong dòng họ nhưng hoàn toàn không
có quyền xử lý những vấn đề xảy ra trong họ. Thành viên ngoài họ được phép
tra cứu thông tin chung của dòng họ.
 Thành viên trong h: Là những người mang cùng một họ cùng xuất phát từ
một nguồn gốc và có quan hệ huyết thống với nhau qua các đời. Đây là các đối
tượng mà gia phả quản lý. Thành viên trong họ có quyền đóng góp ý kiến với
những thành viên khác để giải quyết vấn đề nảy sinh trong họ.
 ng: Cũng là thành viên trong họ nhưng đồng thời cũng là người đứng
đầu của gia đình (đây thường là người cha trông trường hợp còn ông bà nội thì
ông nội là gia trưởng) nên có quyền ghi chép gia phả của gia đình, và có quyền
yêu cầu tộc trưởng thêm thành viên của gia đình vào gia phả của dòng họ và
thờ phụng cha mẹ.
 T ng tc: Cũng là thành viên trong họ và cũng là người
đứng đầu của cả họ nên có thêm quyền ghi chép gia phả của cả họ và thờ cúng
tổ tiên của cả họ, có quyền dự tất cả mọi cuộc hợp liên quan đến gia tộc của
các chi họ, có quyền phân xử những việc tranh chấp trong họ …


CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH
I. Mô hình phân rã chức năng



II. Scenario ( kịch bản)
Ch có thành viên trong h tc còn sng mi có tài khop vào h thng.
1. Thành viên trong họ tộc (người dùng)
Người dùng sau khi đăng nhập vào hệ thống sẽ bắt đầu quá trình tra cứu thông tin, xem
phả đồ, danh sách dòng họ, xuất thông tin , gửi phản hồi. Người dùng sẽ tiến hành tra cứu

thông tin theo hai cách cơ bản : Tra cứu thông tin theo tên, hoặc tra cứu thông tin theo
đời.
 Tra cứu thông tin theo tên
- Trên form tra cứu, người dùng nhập vào tên của người muốn tìm
- Hệ thống sẽ tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu và đưa ra thông tin của người có tên đó.
Nếu có nhiều người trùng tên, hệ thống sẽ trả về danh sách những người cùng tên
đó. Người dùng chọn người cần tìm . Hệ thống sẽ hiển thị thông tin của người đó
Tuy nhiên quá trình tìm kiếm có thể xảy ra một số trường hợp khác:
- Tên mà người dùng nhập vào không có trong danh sách thì hệ thống sẽ đưa ra
thông báo cho thành viên đó biết là hiện tại trong hệ thống không có ai có tên này
 Tra cứu thông tin theo đời
- Trên form tra cứu, người dùng nhập vào đời của dòng họ muốn tra cứu
- Hệ thống sẽ tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu và đưa ra danh sách các thành viên thuộc
đời vừa nhập
- Người dùng chọn người muốn tra cứu
- Hệ thống hiển thị thông tin của người vừa được chọn
Tuy nhiên nếu người dùng nhập đời không có trong gia phả, hệ thống sẽ đưa ra thông
báo cho người dùng đó biết là nhập sai và yêu cầu nhập lại đời
 Xem phả đồ
Người dùng chọn chức năng xem phả đồ trên thanh menu của form hệ thống. Hệ thống sẽ
hiển thị phả đồ
 Xem danh sách dòng họ người dùng chọn chức năng xem danh sách dòng họ trên
thanh menu của form hệ thống. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách dòng họ
 Gửi phản hồi
- Người dùng sau khi xem thông tin nếu thấy thông tin sai lệch thì điền phản hồi vào
khung phản hồi và gửi đi.
- Người dùng muốn đóng góp ý kiến về gia phả hoặc hoạt đông của dòng họ, hay có
thắc mắc liên quan đến gia phả thì điền phản hồi vào khung phản hồi và gửi đi
 Xuất thông tin
- Thành viên bình thường trong họ chỉ có thể in thông tin của từng thành viên trong

gia phả
- Người dùng chọn Form báo cáo thông tin
- Người dùng chọn chức năng In thông tin thành viên
- Hệ thống đưa ra bảng yêu cầu người dùng nhập thông tin thành viên muốn xuất
dữ liệu
- Người dùng chọn các thông tin đúng với yêu cầu muốn truy xuất (tương tự chức
năng tìm kiếm)
- Hệ thống lọc và đưa ra thông tin thành viên
- Người dùng yêu cầu In thông tin thành viên
- Hệ thống kiểm tra máy in và tiến hành in thông tin theo yêu cầu người dùng.
2. Trưởng chi
Trưởng chi sau khi đăng nhập vào hệ thống sẽ bắt đầu quá trình tra cứu thông tin, xem
phả đồ, danh sách dòng họ, xuất thông tin ,nhận và gửi phản hồi. Trưởng chi sẽ tiến hành
tra cứu thông tin theo hai cách cơ bản : Tra cứu thông tin theo tên, hoặc tra cứu thông tin
theo đời.
 Tra cứu thông tin theo tên
- Trên form tra cứu, trưởng chi nhập vào tên của người muốn tìm
- Hệ thống sẽ tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu và đưa ra thông tin của người có tên đó.
Nếu có nhiều người trùng tên, hệ thống sẽ trả về danh sách những người cùng tên
đó. Thành viên chọn người cần tìm . Hệ thống sẽ hiển thị thông tin của người đó
Tuy nhiên quá trình tìm kiếm có thể xảy ra một số trường hợp khác:
- Tên mà thành viên nhập vào không có trong danh sách thì hệ thống sẽ đưa ra
thông báo cho trưởng chi biết là hiện tại trong hệ thống không có ai có tên này
 Tra cứu thông tin theo đời
- Trên form tra cứu, trưởng chi nhập vào đời của dòng họ muốn tra cứu
- Hệ thống sẽ tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu và đưa ra danh sách các thành viên thuộc
đời vừa nhập
- Trưởng chi chọn người muốn tra cứu
- Hệ thống hiển thị thông tin của người vừa được chọn
Tuy nhiên nếu trưởng chi nhập đời không có trong gia phả, hệ thống sẽ đưa ra thông báo

cho thành viên đó biết là nhập sai và yêu cầu nhập lại đời
 Xem phả đồ
Trưởng chi chọn chức năng xem phả đồ trên thanh menu của form hệ thống. Hệ thống sẽ
hiển thị phả đồ
 Xem danh sách dòng họ
Trưởng chi chọn chức năng xem danh sách dòng họ trên thanh menu của form hệ thống.
Hệ thống sẽ hiển thị danh sách dòng họ
 Nhận và gửi phản hồi
- Trưởng chi sau khi xem thông tin nếu thấy thông tin sai lệch thì điền phản hồi vào
khung phản hồi và gửi đi.
- Trưởng chi muốn đóng góp ý kiến về gia phả hoặc hoạt đông của dòng họ, hay có
thắc mắc liên quan đến gia phả thì điền phản hồi vào khung phản hồi và gửi đi
- Trưởng chi nhận thông tin phản hồi từ thành viên trong họ, sau đó xắp xếp và gửi
lên trưởng họ. Với phản hồi đã tồn tại, trưởng chi trả lời trực tiếp cho thành viên,
với phản hồi chưa có câu trả lời, trưởng chi gửi tiếp lên cho trưởng họ giải quyết
 Xuất thông tin
- Trưởng chi có thể in thông tin của thành viên trong họ cũng như danh sách thành
viên trong form hiển thị thông tin thành viên
a. In danh sách dòng họ
- Trưởng chi chọn Form báo cáo thông tin
- Trưởng chi chọn chức năng In danh sách dòng họ
- Hệ thống lấy dữ liệu của dòng họ, Sắp xếp theo các tiêu chí
: đời, chi, gia đình
- Hệ thống kiểm tra máy in và tiến hành in danh sách theo
yêu cầu trưởng chi
b. In thông tin thành viên
- Trưởng chi chọn Form báo cáo thông tin
- Trưởng chi chọn chức năng In thông tin thành viên
- Hệ thống đưa ra bảng yêu cầu trưởng chi nhập thông tin
thành viên muốn xuất dữ liệu

- Trưởng chi chọn các thông tin đúng với yêu cầu muốn truy
xuất (tương tự chức năng tìm kiếm)
- Hệ thống lọc và đưa ra thông tin thành viên
- Trưởng chi yêu cầu In thông tin thành viên
- Hệ thống kiểm tra máy in và tiến hành in thông tin theo
yêu cầu trưởng chi.
-
3. Trưởng họ
Trưởng họ sau khi đăng nhập vào hệ thống sẽ bắt đầu quá trình tra cứu thông tin, xem
phả đồ, danh sách dòng họ, xuất dữ liệu , xử lý phản hồi, cập nhật thông tin thành viên
trong họ và phân quyền cho các thành viên. Trưởng họ sẽ tiến hành tra cứu thông tin theo
hai cách cơ bản : Tra cứu thông tin theo tên, hoặc tra cứu thông tin theo đời.
 Tra cứu thông tin theo tên
- Trên form tra cứu, trưởng họ nhập vào tên của người muốn tìm
- Hệ thống sẽ tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu và đưa ra thông tin của người có tên đó.
Nếu có nhiều người trùng tên, hệ thống sẽ trả về danh sách những người cùng tên
đó. Trưởng họ chọn người cần tìm . Hệ thống sẽ hiển thị thông tin của người đó
Tuy nhiên quá trình tìm kiếm có thể xảy ra một số trường hợp khác:
- Tên mà trưởng họ nhập vào không có trong danh sách thì hệ thống sẽ đưa ra thông
báo cho thành viên đó biết là hiện tại trong hệ thống không có ai có tên này
 Tra cứu thông tin theo đời
- Trên form tra cứu, trưởng họ nhập vào đời của dòng họ muốn tra cứu
- Hệ thống sẽ tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu và đưa ra danh sách các thành viên thuộc
đời vừa nhập
- Trưởng họ chọn người muốn tra cứu
- Hệ thống hiển thị thông tin của người vừa được chọn
Tuy nhiên nếu trưởng họ nhập đời không có trong gia phả, hệ thống sẽ đưa ra thông
báo cho trưởng họ biết là nhập sai và yêu cầu nhập lại đời
 Xem phả đồ
Trưởng họ chọn chức năng xem phả đồ trên thanh menu của form hệ thống. Hệ thống

sẽ hiển thị phả đồ
 Xem danh sách dòng họ
Trưởng họ chọn chức năng xem danh sách dòng họ trên thanh menu của form hệ
thống. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách dòng họ
 Xử lý phản hồi.
- Trưởng họ truy cập Form quản lý dữ liệu phản hồi, phản hồi lên trưởng họ được
các Trưởng chi sau khi phân loại từ các thành viên, những yêu cầu Trưởng chi
không giải quyết được đưa lên.
- Hệ thống tìm kiếm và đưa ra danh sách các phản hồi, ưu tiên sắp xếp theo ngày
tháng, phản hồi đã đọc hay chưa.
- Trưởng họ đọc những phản hồi chưa giải quyết, sau đó trả lời phản hồi.
- Hệ thống kiểm tra rồi gửi thông tin xử lý tới Trưởng chi đã phản hồi.
- Khi gặp phản hồi trùng (đã có trong dữ liễu phản hồi mà trưởng chi bỏ xót) ,
trưởng họ lấy câu trả lời đã có trong dữ liệu trên form phản hồi.
- Khi có yêu cầu sửa đổi thông tin của thảnh viên trong họ tộc, trưởng họ sau khi
xác nhận thông tin sẽ thay đổi thông tin của thành viên đó trên form chỉnh sửa
ch bn chp nht thông tin thành viên và xut d liu
 Cp nht thông tin thành viên trong h
 Thêm thông tin thành viên
- Trưởng họ chọn đời của thành viên sắp nhập vào.
- Hệ thống tìm kiếm và đưa ra danh sách các gia đình hơn thành viên vừa nhập một
đời (đời của cha mẹ thành viên).
- Trưởng họ chọn gia đình của thành viên sắp nhập vào.
- Hệ thống yêu cầu nhập thông tin cho thành viên mới
- Trưởng họ nhập đầy đủ thông tin cho thành viên mới.
- Hệ thống kiểm tra thông tin của thành viên vừa nhập và so sánh với thông tin các
thành viên đã có.
- Hệ thống thấy thành viên đó chưa được nhập vào trước đó, cho phép nhập và
thông báo đã Thêm thành công.
 Sửa thông tin thành viên

- Trưởng họ chọn đời cần cập nhật thành viên.
- Hệ thống tìm kiếm và đưa ra danh sách các thành viên thuộc đời vừa nhập.
- Trưởng họ chọn thành viên cần cập nhật thông tin
- Trưởng họ chọn thông tin cần sửa đổi và sửa lại thông tin.
- Hệ thống kiểm tra thông tin rồi lưu vào cơ sở dữ liệu, sau đó thông báo cập nhật
thành công.
 Cp nhi dùng h thng
 Thêm người sử dụng
- Khi có một thành viên mới trong họ được thêm vào trong gia phả và thành viên
này còn sống. Trưởng họ sẽ đăng nhâp form thêm người dùng để điền đầy đủ
thông tin cần thiết nhằm tạo tài khoản sử dụng cho thành viên đó
 Sửa thông tin người sử dụng
- Thành viên trong gia phả có thay đổi về thông tin cá nhân . Trưởng họ kiểm tra và
đăng nhập form cập nhật người dùng
- Trưởng họ chọn người dùng có thông tin thay đổi
- Trưởng họ nhập đầy đủ thông tin của người dùng
 Xóa người sử dụng
- Khi có một thành viên trong họ tộc bị mất đi thì tài khoản của người đó cũng sẽ bị
xóa khỏi hệ thống
- Trưởng họ tìm kiếm những người đã mất
- Hệ thống đưa ra danh sách những người đã mất
- Trưởng họ xóa tài khoản đăng nhập hệ thống của những người này đi
 Phân quyền
- Với những dòng họ lớn, thường có các chi, và theo thời gian, số lượng chi có thể
tăng lên
- Khi có một chi mới được thành lập thì sẽ có thêm một trưởng chi nữa, trưởng chi
này lấy từ trong danh sách thành viên trong họ mà ra. Và trưởng họ sẽ phân quyền
cho thành viên đó lên làm trưởng chi
- Trưởng họ chọn đời của thành viên cần phân quyền.
- Hệ thống tìm kiếm và đưa ra danh sách các thành viên thuộc đời vừa chọn.

- Trưởng họ lựa chọn thành viên cần cấp quyền, rồi chọn chức năng cấp quyền cho
tài khoản, cấp quyền trưởng Chi cho tài khoản.
- Hệ thống kiểm tra rồi cập nhật quyền cho tài khoản
 Xut d liu
 In danh sách dòng họ
- Trưởng họ chọn Form báo cáo thông tin
- Trưởng họ chọn chức năng In danh sách dòng họ
- Hệ thống lấy dữ liệu của dòng họ, Sắp xếp theo các tiêu chí : đời, chi, gia đình
- Hệ thống kiểm tra máy in và tiến hành in danh sách theo yêu cầu Trưởng họ
 In thông tin thành viên
- Trưởng họ chọn Form báo cáo thông tin
- Trưởng họ chọn chức năng In thông tin thành viên
- Hệ thống đưa ra bảng yêu cầu trưởng họ nhập thông tin thành viên muốn xuất
dữ liệu
- Trưởng họ chọn các thông tin đúng với yêu cầu muốn truy xuất (tương tự chức
năng tìm kiếm)
- Hệ thống lọc và đưa ra thông tin thành viên
- Trưởng họ yêu cầu In thông tin thành viên
- Hệ thống kiểm tra máy in và tiến hành in thông tin theo yêu cầu trưởng họ
 In phả đồ.
- Trưởng họ chọn Form báo cáo thông tin.
- Trưởng họ chọn chức năng In phả đồ.
- Hệ thống truy xuất dữ liệu, tạo phả đồ, sau đó hiển thị phả đồ vừa tạo.
- Trưởng họ yêu cầu In phả đồ.
- Hệ thống kiểm tra máy in và tiến hành in danh sách theo yêu cầu Trưởng họ
4. Thành viên ngoài họ
Thành viên ngoài họ là những người có nguôn gốc một phần từ dòng họ mà ra, như con
gái , con của con gái, con dâu, con rể….
Thành viên ngoài họ chỉ có thể tra cứu và xem thông tin của các thành viên trong họ.
Thành viên ngoài họ tra cứu theo 2 các cơ bản đó là tra cứu theo tên và tra cứu theo đời

 Tra cứu theo đời
- Trên Form tra cứu người dùng nhập vào đời của dòng họ muốn tra cứu.
- Hệ thống sẽ tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu và đưa ra các thành viên thuộc đời
vừa nhập.
- Người dùng chọn thành viên muốn tra cứu.
- Hệ thống tìm kiếm và đưa ra thông tin của thành viên vừa được chọn.
 Tra cứu theo tên
- Trên Form tra cứu người dùng nhập vào thông tin người muốn tra cứu.
- Hệ thống sẽ tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu và đưa ra các thành viên có tên như
yêu cầu, có thể có thành viên trong họ trùng tên nhau (nếu dòng họ là lâu đời,
trường hợp con cháu xa đời các cụ vẫn có thể trùng tên).
- Người dùng chọn thành viên đúng với yêu cầu tìm kiếm (về chi, về đời hay gia
đình)
- Hệ thống đưa ra thông tin thành viên vừa chọn
- uy nhiên quá trình tìm kiếm có thể xảy ra một số trường hợp khác:
- Bạn nhập sai tên thành viên: Khi đó hệ thống sẽ đưa ra thông báo và yêu cầu
bạn nhập lại tên thành viên cho chính xác.
- Thành viên bạn có nhu cầu tìm kiếm chưa được cập nhật trong gia phả, Hệ
thống sẽ đưa ra thông báo không có thành viên nào trong Gia phả có tên như
bạn nhập.
III. Phân tích dữ liệu
1. Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh

2. Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh

3. Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
a. Chức năng Quản lý thành viên

b. Chức năng Quản lý hệ thống

c. Chức năng tra cứu



4. Mô hình quan hệ
a. Mô hình thực thể liên kết
Xác định thực thể định danh tương ứng
- Thành viên : Mã TV
- Hình nh : Mã HA
- Tiu S : Mã TV
- i S Dng : Mã TV
- Phn Hi : Mã PH



Xác định lien kết giữa các thực thể

Xác định các thuộc tính



Chuyn mô hình liên kt thc th thành các bn ghi logic
- Thành viên : Mã TV, Tên TV, Địa Chỉ, Giới Tính, Ngày Sinh, Ngày Mất, Nơi An
Táng, Tôn Giáo, Mã HA, Đời, Người Tạo, Ngày Tạo
- Hình nh : Mã HA, Mã TV, Hình Ảnh
- Tiu S : Mã TV, Mã TS, Tiểu Sử, Ghi Chú
- i S Dng : STT, Mã TV, Tên Đăng Nhâp, Mật Khẩu, Vai Trò, Ghi Chú
- Phn Hi : Mã TV, Mã PH, Ngày PH, Nội Dung, Ghi Chú

5. Thiết kế hệ thống
a. Lập từ điển dữ liệu
Bng Thành Viên
STT

tính



Khóa chính/

(PK/FK)

1.
Mã TV
Char (10)
Not null
PK
Mã thành viên
2.
Tên TV
nvarChar (30)
Not null

Tên thành viên
3.
Địa chỉ
Nvarchar(50)
Null

Địa chỉ
4.
Giới Tính
Bit
Not null

Giới tính
5.
Ngày sinh
Date time
null

Ngày sinh
6.
Ngày mất
Date time
Not null

Ngày mất
7.
Nơi an táng
Nvarchar(50)
null

Nơi an táng
8.
Tôn giáo
Nvarchar(15)
null

Tôn giáo
9.
Mã HA
Char(10)
null

Mã hình ảnh
10.
Đời
Char(3)
Not null

Đời thứ
11.
Người tạo
Nvarchar(30)
Null

Người tạo
12.
Ngày tạo
Date time
Null

Ngày tạo


Bng Hình nh

STT


tính



Khóa chính/

(PK/FK)

1.
Mã HA
Char (10)
Not null
PK
Mã hình ảnh
2.
Mã TV
Char(10)
Not null

Mã thành
viên
3.
Hình Ảnh
image
Null

Hình ảnh

Bng Tiu S

STT

tính



Khóa chính/

(PK/FK)

1.
Mã TS
Char(10)
Not null
PK
Mã tiểu sử
2.
Mã Tv
Char(10)
Not null
FK
Mã thành
viên
3.
Tiểu Sử
Text
Null

Tiểu sử

4.
Ghi Chú
Text
Null

Ghi chú