Bài thuyết trìnhCẤU TRÚC CỦA HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP


CẤU TRÚC CỦA HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP

Truyền thông trong giao tiếp

Các hình thức giao tiếp

Các cản trở trong giao tiếp.

Quá trình giao tiếp
Pha 1
Người gửi có
thông điệp















!




Kênh
Thông
tin
Tình huống

1. TRUYỀN THÔNG
TRONG GIAO TIẾP
- Quá trình truyền thông giữa các cá nhân
+ Mô hình truyền thông
Ý nghĩ  Mã hóa
Người phát
Thông điệp
Kênh
Tiếp nhận  Giải mã
Người nhận

"
Hình 1: Sơ đồ quá trình truyền thông
!
Hình thức giao tiếp
1. Suy nghĩ
2. Hành động
3. Quan sát
4. Nói
5. Nghe
6. Viết
7. Đọc.

#$%

&
'(%
&
#)%* &
+,-.#/#01,2
3
#,4.#0,5#,1678

Rào cản giao tiếp

Nhận thức khác nhau
*

Môi trường giao tiếp hạn chế
9
Lỗi trong giao tiếp xuất hiện mọi khâu của quá
trình giao tiếp
9
Không nên chỉ dùng 1 kênh giao tiếp
9
90% của 638 nhân viên: có ý tưởng nâng cao hiệu
quả kinh doanh
9
Nhưng 50%: họ không được lãnh đạo để ý
:

Rào cản khác
9
Môi trường: ồn ào, bản copy không đọc được
9

Kỹ năng nghe kém
9
Do tình cảm
9
Thông tin quá nhiều
9
Không tin tưởng người nói
9
Thiếu sự quan tâm của người nghe
;
Cởi bỏ rào cản?

Định hướng người nghe

Tạo môi trường giao tiếp mở

Tạo thông điệp ngắn gọn, hiệu quả
<

Định hướng người nghe
9
Tập trung và có sự quan tâm tới người nghe
9
Thông điệp cần có ý nghĩa với người nghe
Cần hiểu về giới tính, địa vị, nền tảng giáo dục…


Tạo môi trường giao tiếp mở:
9
American Express: phản hồi thông tin là

yêu cầu số 1
9
Tổ chức công ty theo hướng gọn nhẹ
9
Đánh giá cao sự phản hồi


Tạo thông điệp ngắn gọn, hiệu quả
9
Quá nhiều thông tin = quá ít
9
Giảm số thông điệp
9
Sử dụng công nghệ hiện đại

Hoàn thiện quá trình truyền thông giữa các cá nhân
- Yêu cầu đối với người phát:
+ Cái gì (What)?
+ Tại sao (Why)?
+ Với ai (Who)?
+ Bao giờ (When)?
+ Tại đâu (Where)?
+ Bằng cách nào? Như thế nào (How)?
!
- Yêu cầu đối với người nhận:
+ Cái gì (What)? (họ đang nói cái gì? Vấn đề gì?)
+ Tại sao họ nói (Why)? (vì những nhu cầu, quyền
lợi, động cơ thúc đẩy nào?)
+ Ai, người nào (Who)? (đối tượng giao tiếp là ai,
thành phần, địa vị,…?)

+ Bao giờ, lúc nào (When)? (Họ nêu ý kiến, khiếu
nại,… ngay khi nhận tin, hay sau bao lâu để đo
lường mức độ quan trọng của phản ứng)
+ Nơi nào,ở đâu (Where)? (họ nói ở đâu?)
+ Bằng cách nào? Như thế nào (How)? (họ phản
ứng bằng cách nào, hình thức nào?).

Truyền thông trong tổ chức
=>?@
=>@A
+$B
C$B
+$B
C$B

Kênh giao tiếp chính thức bên trong
Chủ tịch
P.Chủ tịch
Tài chính
P.Chủ tịch
Marketing
P.Chủ tịch
Sản xuất
Kế toán trưởng Giám đốc
Bán hàng
Giám đốc
PR
Trưởng
Phân xưởng
Quản đốc

Dây chuyền A
#@D@E
=@@
,@?F@GHG@E
*
Giao tiếp phi chính thức bên trong
:
;

Hoàn thiện truyền thông trong tổ chức
Để đảm bảo hiệu quả truyền thông trong tổ chức cần chú ý tới các nguyên tắc sau:
9
Mô tả công việc rõ ràng
9
Kết hợp nhiều kênh truyền thông
9
Tránh sự quá tải thông tin
9
Cần có sự bình đẳng trong thông tin.
<
Giao tiếp chính thức bên ngoài

Thư tín

Fax

Điện thoại

Trực tuyến


Trực tiếp

Giao tiếp phi chính thức bên ngoài

Tennis

Tiệc…

Các phương tiện giao tiếp
I
Phương tiện giao tiếp ngôn ngữ
+ Nội dung ngôn ngữ: Ý nghĩa của lời nói, của từ. Hiểu được ý cá nhân là cơ sở tạo nên sự đồng điệu trong giao tiếp,
còn được gọi là khả năng đồng cảm
+ Tính chất của ngôn ngữ: Như nhịp điệu, âm điệu, ngữ điệu cũng đóng vai trò rất quan trọng.

I
Phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ
Việc nghiên cứu phương tiện phi ngôn ngữ giúp chúng ta trở nên nhạy cảm hơn trong giao tiếp
+ Nét mặt: Trong giao tiếp nét mặt biểu lộ thái độ, cảm xúc của con người
+ Nụ cười: Trong giao tiếp người ta có thể dùng nụ cười để biểu lộ tình cảm, thái độ của mình
+ Ánh mắt: Trong giao tiếp ánh mắt đóng vai trò “đồng bộ hóa” câu chuyện, biểu lộ sự chú ý, tôn trọng, sự đồng cảm
hay là phản đối.
!
+ Ánh mắt: Trong giao tiếp ánh mắt đóng vai trò “đồng bộ hóa” câu chuyện, biểu lộ sự chú ý, tôn trọng, sự đồng cảm
hay là phản đối.
. Người thực tế có óc thực tế thường có cái nhìn lạnh lùng
. Người ngay thẳng nhân hậu có cái nhìn thẳng và trực diện
. Người nham hiểm, đa nghi có cái nhìn xoi mói, lục lọi,…

+ Các cử chỉ:

Gồm các chuyển động của đầu: Gật, lắc,…
Của bàn tay: Vẫy, chào, khua tay, từ chối,…
. Của bàn tay:
Các ngón tay chụm lại thành hình tháp chuông chống dưới cằm: Chứng tỏ sự nghi ngờ
Đưa tay lên mũi: Biểu lộ sự sợ hãi
Đưa tay lên môi: Chứng tỏ sự xấu hổ
Khi ngồi mà hai bàn tay để lơ lửng giữa hai chân chứng tỏ đang thất vọng.