HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ PHONG CÁCH

Khóa luận tốt nghiệp

LỜI CÁM ƠN
Hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu
sắc tới :
- Thầy giáo hướng dẫn TS. Trần Văn Trang đã nhiệt tình chỉ bảo , hướng dẫn em
trong suốt quá trình làm khóa luận .
- Ban chủ nhiệm cùng các thầy cô giáo khoa quản trị doanh nghiệp trường Đại
học thương mại
- Ban giám đốc cùng toàn thể công nhân viên công ty TNHH thương mại và dịch
vụ phong cách .
Đã quan tâm giúp đỡ , tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt khóa luận tốt nghiệp
này .
Khoa quản trị doanh nghiệp Trần Thị Trang
Lớp K6HQ1B
1
Khóa luận tốt nghiệp
MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài 1
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài 2
3. Mục đích nghiên cứu 2
4. Phạm vi nghiên cứu 3
5. Phương pháp nghiên cứu 3
6. Kết cấu đề tài 3
CHƯƠNG I : một số vấn đề lý luận về công tác kiểm soát mua hàng
1.1. các khái niệm có liên quan 4
1.1.1. mua hàng 4
1.1.2. quản trị mua hàng 4
1.1.3. kiểm soát 4
1.1.4. kiểm soát mua hàng 4

1.2. các nội dung của vấn đề nghiên cứu 4
1.2.1. quy trình mua hàng 4
1.2.2. mục tiêu kiểm soát mua hàng 11
1.2.3. kiểm soát quá trình mua hàng 12
1.2.4. kiểm soát nhân sự mua hàng 14
1.3. các nhân tố ảnh hưởng tới công tác kiểm soát mua hàng 14
1.3.1. các nhân tố bên trong 14
1.3.2. các nhân tố bên ngoài 16
CHƯƠNG II : phân tích và đánh giá thực trạng công tác kiểm soát mua hàng tại công
ty TNHH thương mại và dịch vụ phong cách
2.1. khái quát về daonh nghiệp 19
2.1.1. quá trình hình thành và phát triển 19
2.1.2. ngành nghề lĩnh vực kinh doanh của công ty 19
2.1.3. sơ đồ bộ máy tổ chức 19
2.1.4. kết quả hoạt động kinh doanh 20
2.2. phân tích , đánh giá thực trạng công tác kiểm soát mua hàng tại công ty TNHH thương
mại và dịch vụ phong cách 22
2.2.1. thực trạng công tác kiểm soát mua hàng tại công ty 22
2.2.2. kiểm soát kết quả mua hàng của công ty 25
2.2.3. tác kiểm soát nhân sự trong khâu mua hàng 27
2.3. các kết luận thực trạng công tác kiểm soát mua hàng 28
CHƯƠNG III : đề xuất và kiến nghị về công tác kiểm soát mua hàng tại công ty
TNHH thương mại và dịch vụ phong cách
Khoa quản trị doanh nghiệp Trần Thị Trang
Lớp K6HQ1B
2
Khóa luận tốt nghiệp
3.1. phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới 30
3.2. quan điểm giải quyết vấn đề kiểm soát mua hàng tại công ty 31
3.3. các đề xuất , kiến nghị về công tác kiểm soát mua hàng 35

KẾT LUẬN 36
TÀI LIỆU THAM KHẢO 37
DANH MỤC SƠ ĐỒ , BẢNG BIỂU
Sơ đồ quy trình mua hàng 5
Sơ đồ quy trình kiểm soát hoạt động mua hàng 12
Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty TNHH thương mại và dịch vụ phong cách 20
Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 21
Bảng kết quả mua hàng theo mặt hàng 25
Bảng kết quả mua hàng theo nguồn hàng 26
Khoa quản trị doanh nghiệp Trần Thị Trang
Lớp K6HQ1B
3
Khóa luận tốt nghiệp
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
“Thị trường là chiến trường của thời bình”. Vấn đề lớn nhất được đặt ra cho các doanh nghiệp Việt
Nam trong quá trình hội nhập hiện nay không chỉ dừng lại ở sản xuất sản phẩm phù hợp nhu cầu mà
còn là hoạch định chiến lược sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh để làm sao không
bị thua trên chính sân nhà và ngày càng tiến xa hơn vào thị trường thế giới.
Chính vì thế, với tư cách là một công cụ quản lý kinh tế, kiểm soát mua hàng là một công cụ không
thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp nào , thông qua mua hàng , doanh nghiệp lên kế hoạch và chọn lựa
những mặt hàng tiếp cận đến tay người tiêu dùng và tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp , có thể nói lợi
nhuận của doanh nghiệp cao hay không là do yếu tố mua hàng quyết định.
Thông qua việc mua hàng sẽ tạo ra doanh thu và lợi nhuận vì thế mua hàng có ý nghĩa rất lớn nhưng
làm sao để mua hàng tốt , để hàng tới tay người tiêu dùng một cách nhanh nhất , để nhiều khách hàng
biết đến thương hiệu của công ty vì vậy cần phải kiểm soát mua hàng để tìm ra biện pháp mua hàng tốt
nhất.
Trước thực trạng đó, Công ty TNHH thương mại và dịch vụ phong cách đã khắc phục mọi khó khăn
trước mắt vững bước trong chiến trường kinh tế ngày một khắc nghiệt .
Trong giai đoạn xây dựng và phát triển, Công ty TNHH thương mại và dịch vụ phong cách luôn chú

trọng tới công tác đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên mua hàng và quản lí mua hàng luôn coi đây là
một yếu tố cơ bản dẫn đến sự thành công.
Tuy nhiên, do điều kiện có hạn nên công tác đào tạo và phát triển công tác kiểm soát mua hàng của
công ty còn nhiều hạn chế đòi hỏi Công ty phải có biện pháp giải quyết tốt vấn đề này. Do vậy, làm thế
nào để nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác kiểm soát mua hàng Công ty TNHH thương mại và dịch vụ
phong cách ? Đây chính là vấn đề sẽ được bàn tới trong khóa luận này
Qua thời gian học tập ở trường Đại Học Thương Mại, được sự hướng dẫn của thầy cô,đồng thời trong
quá trình thực tập được sự giúp đỡ của các anh chị phòng kinh doanh của công ty Công ty TNHH
thương mại và dịch vụ phong cách em đã quyết định chọn đề tài “HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM
SOÁT MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ PHONG CÁCH ”
Khoa quản trị doanh nghiệp Trần Thị Trang
Lớp K6HQ1B
4
Khóa luận tốt nghiệp
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài
Từ khi công ty được thành lập tới nay có rất nhiều nhân viên cũng như sinh viên thực tập
nghiên cứu, tìm hiểu .Nguồn tài liệu rất phong phú nhưng chưa có đề nào nghiên cứu
về công tác kiểm soát mua hàng của công ty . các đề tài được nhân viên hay sinh viên
thực tập đã làm tại công ty như :
- Đề tài : “công tác quản trị nhân lực tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ phong
cách” của Lê Thị Duyên
- Đề tài : “ công tác quản trị chiến lược của công ty TNHH thương mại và dịch vụ phong
cách” của Hoàng Văn Đức
- Đề tài : “ công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ
phong cách “ của Ngô Thu Hà
- Đề tài : “ xây dựng văn hóa doanh nghiệp tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ
phong cách” của Trần Thanh Cương
- Đề tài : “ tổ chức và phát triển lực lượng mua hàng của công ty TNHH thương mại và
dịch vụ phong cách” của Lê Trần Thu Anh
3. Mục đích nghiên cứu

Nghiên cứu đề tài này nhằm mục đích:
- Tìm hiểu một số lý thuyết cơ bản về mua hàng, và kiểm soát mua hàng tại doanh nghiệp
thương mại. Đi sâu vào việc nghiên cứu hoạt động kiểm soát mua hàng, quy trình kiểm soát
mua hàng. Xem xét các nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động mua hàng tại doanh nghiệp. Từ đó
làm cơ sở cho việc nghiên cứu thực trạng sau này.
- Phân tích thực trạng về kiểm soát mua hàng tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch Vụ
Phong Cách, đưa ra vấn đề mà công ty đang gặp phải. Phát hiện ra những thành công và hạn
chế của công ty.
- Từ đó hoàn thiện công tác kiểm soát mua hàng cho Công ty TNHH Thương mại và Dịch
Vụ Phong Cách ,nghiên cứu nhằm đáp ứng những mục tiêu chiến lược phát triển của công
ty, của ngành Thương mại thành phố trong giai đoạn công nghiệp hoá hiện đại hoá, và hội
nhập kinh tế quốc tế.
Khoa quản trị doanh nghiệp Trần Thị Trang
Lớp K6HQ1B
5
Khóa luận tốt nghiệp
4. Phạm vi nghiên cứu
Do giới hạn về thời gian và điều kiện nghiên cứu nên khóa luận chỉ chủ yếu tập trung
nghiên cứu về hoạt động kiểm soát mua hàng.
- Về không gian: Đề tài giới hạn nghiên cứu tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch Vụ
Phong Cách
- Đối tượng nghiên cứu là nhân viên mua hàng, các cán bộ giám sát mua hàng
- Về thời gian: nghiên cứu thực trạng kiểm soát mua hàng tại công ty, số liệu sử dụng trong
khoảng thời gian 3 năm từ năm 2009 đến 2011. Nguồn số liệu được cung cấp tại phòng kinh
doanh và phòng hành chính nhân sự của Công ty TNHH Thương mại và Dịch Vụ Phong
Cách. Các giải pháp đẩy mạnh kiểm soát mua hàng đưa ra áp dụng cho công ty trong thời
gian từ nay đến năm 2012.
5. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu
- Phương pháp phỏng vấn .

6. Kết cấu đề tài
Ngoài phần mở đầu , tài liệu tham khảo , phụ lục và phần kết luận đề tài gồm ba chương lớn:
Chương 1: cơ sở lý luận chung về quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại.
Chương 2: Tình hình thực tế công tác quản trị mua hàng tại công ty TNHH thương mại và
dịch vụ phong cách .
Chương3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại công ty TNHH
thương mại và dịch vụ phong cách .

CHƯƠNG I :
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT MUA HÀNG TẠI DOANH
NGHIỆP
1.1. Các khái niệm có liên quan
Khoa quản trị doanh nghiệp Trần Thị Trang
Lớp K6HQ1B
6
Khóa luận tốt nghiệp
1.1.1. Khái niệm mua hàng
Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hóa mà người mua có quyền sở
hữu hàng hóa nhưng mất đi quyền sở hữu một số lượng tiền tệ .
Mua hàng là hoạt động nghiệp vụ cơ bản của doanh nghiệp thương mại nhằm tạo ra nguồn
hàng hóa để đảm bảo cung ứng đầy đủ kịp thời đồng bộ đúng quy cách chủng loại cho các nhu cầu
của khách hàng .
1.1.2. khái niệm quản trị mua hàng
Quản trị mua hàng là quản trị một lĩnh vực , hoạt động cụ thể của quản trị doanh nghiệp
thương mại .Đó là những hoạt động của các nhà quản trị doanh nghiệp nói chung và của các nhà
quản trị mua hàng nói riêng liên quan đến quá trình hoạch định , tổ chức , lãnh đạo , kiểm soát các
hoạt động mua hàng của doanh nghiệp.
Nói một cách đơn giản , quản trị mua hàng là những hoạt động quản trị tác động trực tiếp hay
gián tiếp đến các yếu tố con người hay vật chất , nhằm thực hiện công việc mua hàng hay tạo nguồn
hàng .

1.1.3. khái niệm kiểm soát
Kiểm soát là quá trình đo lường kết quả thực hiện , so sánh với các tiêu chuẩn , phát hiện sai
lệch và nguyên nhân , tiến hành các điều chỉnh nhằm làm cho kết quả cuối cùng phù hợp với mục
tiêu đã được xác định .
1.1.4. khái niệm kiểm soát mua hàng
Kiểm soát mua hàng vừa là quá trình kiểm tra các chỉ tiêu mua hàng , vừa là quá trình theo dõi
các ứng xử của đối tượng .
1.2.Các nội dung của công tác kiểm soát mua hàng
1.2.1. Quy trình mua hàng
Sơ đồ quy trình mua hàng trong doanh nghiệp

Khoa quản trị doanh nghiệp Trần Thị Trang
Lớp K6HQ1B
7
Xác định
nhu cầu
Tìm và lựa
chọn nhà
cung cấp
Thương
lượng và
đặt hàng
Theo dõi và
thực hiện
giao hàng
Đánh giá kết quả mua hàng
Thoả mãn Không thoả mãn
Khóa luận tốt nghiệp
a ) Xác định nhu cầu mua hàng:
Mua hàng là hoạt động xuất phát từ nhu cầu do vậy trước khi mua hàng nhà quản trị phải

xác định được nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp trong mỗi thời kì. Thực chất của giai đoạn này
là trả lời cho câu trả lời là mua cái gì ? mua bao nhiêu ? chất lượng như thế nào?
- Mua cái gì ?
Để xác định xem mình cần mua cái gì thì doanh nghiệp phải đi nghiên cứu tìm hiểu xem
khách hàng cần gì, nắm chắc nhu cầu của khách hàng để thoả mãn. Nghiên cứu thị trường giúp cho
các doanh nghiệp xác định được nhu cầu, từ đó xác định được tổng cung hàng hoá, đây là kế hoạch
tạo nguồn và mua hàng. Đồng thời xác định cụ thể lượng cung của từng khu vực, từng chủng loại
để lựa chọn chủ hàng, phương thức mua hàng phù hợp, đảm bảo số lượng, loại hàng mua, thời gian
mua phù hợp với kế hoạch bán ra của doanh nghiệp, tạo ra lợi nhuận hợp pháp, hiệu quả.
- Mua với số lượng bao nhiêu?
để xác định được số lượng hàng hoá mua vào là bao nhiêu trên thực tế người ta thường dựa
vào công thức cân đối lưu chuyển.
M + D dk = B + D ck + Dhh
Trong đó:
M - Lượng hàng hoá cần mua vào trong toàn bộ kì kinh doanh.
B - Lượng hàng bán ra (theo kế hoạch) của doanh nghiệp trong kì
D dk - Lượng hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp đầu kì kinh doanh
D ck - Lượng hàng hoá dự trữ cuối kì (kế hoạch) để chuẩn bị cho kì kinh doanh tiếp theo.
Dhh - Định mức hao hụt (nếu có)
Khoa quản trị doanh nghiệp Trần Thị Trang
Lớp K6HQ1B
8
Khóa luận tốt nghiệp
Từ công thức cân đối có thể xác định được nhu cầu mua vào trong kì như sau:
M = B + D ck – D dk +Dhh
Công thức trên được dùng để xác định nhu cầu mua vào của từng mặt hàng. Tổng lượng
hàng mua vào của doanh nghiệp bằng tổng các lượng hàng mua vào của từng mặt hàng.
- Chất lượng mua vào như thế nào?
Yêu cầu về chất lượng:
+ Doanh nghiệp phải đưa ra mục tiêu chất lượng đối với hàng hoá mua vào.

+ Cần chú ý theo đuổi mục tiêu chất lượng tối ưu chứ không phải mục tiêu chất lượng tối đa.
Chất lượng tối ưu là tại đó hàng hoá đáp ứng một cách tốt nhất một nhu cầu nào đó của người mua
và như vậy người bán hay người sản xuất có thể thu được nhiều lợi nhuận nhất. Còn chất lượng tối
đa là mức chất lượng đạt được cao nhất của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo ra
sản phẩm, mức chất lượng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn mức chất lượng tối ưu nhưng trình độ
sử dụng các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp chưa tối ưu.
+ Ngoài ra doanh nghiệp cần chú ý đến yêu cầu về cơ cấu, chủng loại, mẫu mã, thời gian để đảm
bảo được mục tiêu chi phí và mục tiêu an toàn.
Việc xác định nhu cầu mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp có được lượng hàng tối ưu mà doanh
nghiệp sẽ mua từ đó mới có thể tìm và lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp.
b) Tìm và lựa chọn nhà cung cấp.
- Tìm nhà cung cấp: Có rất nhiều cách mà doanh nghiệp thương mại có thể tìm kiếm những nhà
cung cấp tiềm tàng. Doanh nghiệp có thể tìm thông qua các hình thức:
+ Thông qua chương trình quảng cáo, giới thiệu của nhà cung cấp.
+ Thông qua hội chợ, triển lãm.
+ Thông qua đơn thư chào hàng.
+ Thông qua hội nghị khách hàng.
Các danh sách trên càng đầy đủ càng tốt.
- Lựa chọn nhà cung cấp: Khi lựa chọn các nhà cung cấp cần vận dụng một cách sáng tạo nguyên
tắc “ không nên chỉ có một nhà cung cấp ”. Muốn vậy phải nghiên cứu toàn diện và kĩ các nhà cung
cấp trước khi đưa ra quyết định chọn lựa, phải đánh giá được khả năng hiện tại và tiềm ẩn của họ
trong việc cung ứng hàng hoá cho doanh nghiệp. Việc lựa chọn nhà cung cấp với giá rẻ nhất cũng
Khoa quản trị doanh nghiệp Trần Thị Trang
Lớp K6HQ1B
9
Khóa luận tốt nghiệp
như với chi phí vận tải nhỏ nhất ảnh hưởng không nhỏ tới giá thành sản phẩm, làm tăng lợi nhuận.
Vì vậy việc lựa chọn nhà cung cấp có ý nghĩa rất quan trọng đối với nhà quản trị.
Có nhiều quan điểm khác nhau về lựa chọn nhà cung cấp. Quan điểm truyền thống cho rằng phải
thường xuyên chọn nhà cung cấp vì có như thế mới có thể lựa chọn được nhà cung cấp với giá cả

đem lại với chi phí thấp nhất. Họ thường thay đổi nhà cung cấp bằng các biện pháp: thường xuyên
tính toán lựa chọn người cấp hàng, tổ chức đấu thầu cho mỗi lần cấp hàng
Có quan điểm hoàn toàn ngược lại: thông qua marketing lựa chọn người cấp hàng thường xuyên
cấp hàng với độ tin cậy cao, chất lượng đảm bảo và giá cả hợp lý
Có hai loại nhà cung cấp chủ yếu: người cung cấp đã sẵn có trên thị trường và người cung cấp
mới xuất hiện.
Những người cung cấp mới xuất hiện thường tự tìm đến giới thiệu xin được cung cấp hàng hoá
mà doanh nghiệp đang có nhu cầu . Doanh nghiệp cũng có thể tự tìm đến nhà cung cấp thông qua
hội chợ triển lãm, qua giới thiệu, qua tạp chí, qua gọi thầu
Qua phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến cung ứng so sánh và cân nhắc những người cấp hàng,
doanh nghiệp có thể chọn người cấp hàng cho mình. Các nguyên tắc lựa chọn được đặt ra là:
+ Nếu lựa chọn quá ít nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng với số lượng mua nhiều doanh
nghiệp có lợi thế mua hàng với giá ưu đãi, về lâu dài có thể trở thành khách hàng truyền thống nh-
ưng lại có hạn chế là rủi ro cao khi nhà cung cấp gặp rắc rối không có đủ hàng hoặc không có hàng
cung cấp cho doanh nghiệp trong trường hợp đó doanh nghiệp sẽ không kịp chuẩn bị đủ hàng để
bán, đôi khi bị ép giá
+ Ngược lại nếu lựa chọn nhiều nhà cung cấp cho mình có ưu điểm là giảm được độ rủi ro, tránh
được sự ép giá nhưng lại có hạn chế là không được giảm giá do mua ít, doanh nghiệp khó trở
thành bạn hàng truyền thống, tính ổn định về giá cả và chất lượng không cao các nhà quản trị cần
có sự lựa chọn hợp lý. Ngoài ra các nhà quản trị cần chú ý đến vấn đề sau:
+ Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang sẵn có nhà cung ứng (tức là những mặt hàng
doanh nghiệp đang kinh doanh) thì việc có cần phải tìm kiếm các nhà cung cấp mới hay không cần
phải dựa trên nguyên tắc “ nếu các nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua
hàng của họ”
+ Đối với những hàng hoá mới được đưa vào danh mục mặt hàng kinh doanh của doanh nghiệp
hoặc trong trường hợp phải tìm kiếm nhà cung cấp mới thì cần phải tiến hành nghiên cứu kĩ các nhà
cung cấp.
Khoa quản trị doanh nghiệp Trần Thị Trang
Lớp K6HQ1B
10

Khóa luận tốt nghiệp
Phương pháp để lựa chọn:
+ Xây dựng hàng loạt các tiêu và cho điểm các nhà cung cấp khác nhau để có quyết định lựa
chọn.
Trên cơ sở danh sách đã lập ở trên tiến hành lựa chọn các nhà cung cấp dựa trên các tiêu thức
khác nhau gắn với mục tiêu của việc mua hàng đã xác định.
Các tiêu thức để lựa chọn nhà cung cấp:
+ Vị thế và uy tín của nhà cung cấp trên thương trường( so với các nhà cung cấp khác)
+ Vị trí của nhà cung cấp trong các giai đoạn phát triển.
+ Khả năng tài chính của các nhà cung cấp: họ đang ở giai đoạn ổn định và phát triển với tình
hình tài chình lành mạnh hay đang trong thời kì thua lỗ và có khó khăn về tài chính.
+ Uy tín của nhà cung cấp: uy tín về chất lượng sản phẩm, uy tín trong việc giao nhận hàng
hoá( đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng sản phẩm)
+ Các dịch vụ sau bán hàng của nhà cung cấp.
+ Vị trí địa lí của nhà cung cấp: điều này ảnh hưởng đến khẳ năng giao hàng.
+ Khả năng thích ứng của nhà cung cấp với thị trường nói chung và những đòi hỏi của doanh
nghiệp nói riêng. đặc biệt khi xem xét các nhà cung cấp phải xem xét đến khả năng thay đổi, tốc độ
phản ứng trước yêu cầu thay đổi
Sau đó doanh nghiệp tiến hành cho điểm từng tiêu thức có gắn với hệ số quan trọng, từ đó
xác định được tổng số điểm của mỗi nhà cung cấp. Dựa vào tổng số điểm để lựa chọn nhà cung cấp
cho doanh nghiệp.
c) Thương lượng và đặt hàng.
Sau khi đã có trong tay danh sách các nhà cung cấp đã lựa chọn doanh nghiệp tiến hành
thương lượng và đặt hàng để đi đến kí kết hợp đồng mua bán với họ.
Thương lượng giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp thực chất là việc giải bài toán mua hàng
với hàm mục tiêu là các mục tiêu đã xác định và các ràng buộc bằng các ràng buộc chặt và ràng
buộc lỏng. Những ràng này liên quan đến số lượng hàng hoá, chủng loại hàng hoá, chất lượng hàng
hoá,giá cả, các điều kiện liên quan đến việc mua hàng, các biện pháp xử lí nếu như vi phạm hợp
đồng và để có thể đi được đến thoả thuận chung thì hai bên cần phải phân chia các ràng buộc chặt
và ràng buộc lỏng.

Khoa quản trị doanh nghiệp Trần Thị Trang
Lớp K6HQ1B
11
Khóa luận tốt nghiệp
Trong quá trình thương lượng và đặt hàng thì thương luợng giữ một vị trí quan trọng ảnh
hưởng tới quyết định mua hàng. Các vấn đề cầnthương lượng bao gồm:
- Các tiêu chuẩn kĩ thuật của hàng hoá cần mua về mẫu mã, chất lượng, phương tiện và phương
pháp kiểm tra.
- Giá cả và sự giao động về gía cả khi giá cả trên thị trường lúc giao hàng có biến động
- Phương thức thanh toán ngay, chuyển khoản, tín dụng chứng từ… và xác định thời hạn thanh
toán.
- Thời gian và địa điểm giao hàng : địa điểm giao hàng liên quan đến chi phí vận chuyển, điều
kiện giao thông vận tải nên ghi cụ thể khi nào thì giao hàng, ghi rõ giao hàng một lần hay nhiều
lần, ai giao cho ai…
Khi đã tham gia đàm phán thương lượng với các đối tác, doanh nghiệp phải lựa chọn những
nhân viên có trình độ chuyên môn cao, khả năng giao tiếp tốt. Có như vậy, doanh nghiệp mới đạt
được các mục đích của mình trong đàm phán.
Sau khi đã thoả thuận các điều kiện trong bước thương lượng nếu chấp nhận, doanh nghiệp cần
tiến hành kí kết hợp đồng hay đơn hàng bằng văn bản. Đây là cơ sở để các bên cùng thực hiện theo
và khi xảy ra tranh chấp thì nó là bằng chứng để đưa ra trọng tài kinh tế. Hợp đồng đơn hàng phải
được lập thành nhiều bản (ít nhất là hai bản). Doanh nghiệp tiến hành đặt hàng với các nhà cung cấp
bằng một trong những hình thức sau:
+ Kí kết hợp đồng mua – bán. đây là hình thưc mang tính pháp lý cao nhất. Nội dung của hợp
đồng mua – bán bao gồm:
. Tên, địa chỉ của các bên mua- bán hoặc người đại diện cho các bên.
. Tên, số lượng, quy cách, phẩm chất của hàng hoá.
. Đơn giá và phương định giá.
Phương pháp và điều kiện giao nhận.
. Điều kiện vận chuyển.
. Phương thức và điều kiện thanh toán(thời hạn thanh toán, hình thức và phương thức thanh

toán, các điều kiện ưu đãi trong thanh toán nếu có)
+ Đơn đặt hàng ( đứng tên người mua) đây là hình thức mang tính pháp lí thấp hơn hình thức
trên.
Khoa quản trị doanh nghiệp Trần Thị Trang
Lớp K6HQ1B
12
Khóa luận tốt nghiệp
+ Hoá đơn bán hàng ( đứng tên người bán) đây là hình thức mang tính pháp lí thấp nhất.
Sau khi doanh nghiệp đồng ý đặt hàng nếu phá vỡ hợp đồng doanh nghiệp sẽ phải chịu trách
nhiệm trước pháp luật.
d) Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng:
Việc giao nhận hàng được thực hiện trên cơ sở hợp đồng tuy nhiên cần đôn đốc, thúc giục
các nhà cung cấp nhanh chóng chuyển hàng để tránh tình trạng hàng đến chậm làm ảnh hưởng tới
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, làm gián đoạn quá trình lưu thông. Cần giám sát, theo dõi
toàn bộ quá trình giao hàng xem bên cung cấp có thực hiện đúng các điều kiện ghi trong hợp đồng
không. Cụ thể:
+ Hàng hoá nhập kho phải nghiệm thu cẩn thận: làm tốt khâu này hay không sẽ ảnh hởng đến kinh
doanh sau này của doanh nghiệp, ngăn ngừa thất thoát
tài sản, ngăn chặn các hàng hoá kém phẩm chất vào tay người tiêu dùng nhằm nâng cao uy tín của
công ty.
+ Kiểm tra số lượng: căn cứ vào hợp đồng thu mua, đối chiếu chứng từ, kiểm tra kiện hàng, kiểm
kê số lượng. Nếu không có gì sai sót kí vào biên bản nhận hàng.
+ Kiểm tra chất lượng: căn cứ vào hợp đồng mua hàng và đơn hàng kiểm tra tên hàng hoá, mẫu
mã, chất lượng. Nếu phát hiện hàng hoá và đơn hàng không phù hợp như hàng bị hỏng, bao bì bị
thủng, từ chối nhận hàng đồng thời lập biên bản và báo ngay cho người cung cấp.
Sau khi làm thủ tục nhập hàng hoá xong người quản lí kho hàng kí vào biên bản nhập hàng,
kho giữ một bản, kế toán giữ một bản, gửi một bản cho người cung cấp, đến đây quá trình thu mua
kết thúc.
e) Đánh giá kết quả thu mua:
Sau mỗi lần kết thúc hợp đồng mua hàng, doanh nghiệp cần tổ chức đánh giá kết quả và

hiệu quả mua hàng. Cơ sở của việc đánh giá là những mục tiêu mua hàng được xác định ngay từ
đầu cũng như mức độ phù hợp của hoạt động mua hàng với mục tiêu bán hàng và mục tiêu tài chính
của doanh nghiệp. Có thể xảy ra hai trờng hợp:
+ Trường hợp 1: Nếu thoả mãn nhu cầu nghĩa là người cung cấp đáp ứng được các cho nhu cầu sản
xuất kinh doanh để cho đầu vào được ổn định. Như vậy quyết định mua hàng của doanh nghiệp là
có kết quả và có hiệu quả.
Khoa quản trị doanh nghiệp Trần Thị Trang
Lớp K6HQ1B
13
Khóa luận tốt nghiệp
+ Trường hợp 2: Nếu không thoả mãn thì quyết định mua hàng của doanh nghiệp là sai lầm, doanh
nghiệp phải tiếp tục tìm kiếm lại nhà cung cấp mới, tìm ra và khắc phục những sai sót để tránh
phạm phải sai lầm đó.
Việc đánh giá kết quả mua hàng phải làm rõ những thành công cũng như những mặt tồn tại
của hoạt động mua hàng, đo lường sự đóng góp của các thành viên, từng bộ phận có liên quan, đồng
thời làm rõ trách nhiệm của mỗi cá nhân và mỗi bộ phận.
Trên đây là tất cả quá trình mua hàng của doanh nghiệp, hoạt động quản trị luôn gắn liền với
từng bước của quá trình này từ khâu khởi điểm đến khâu kết thúc. Bất kể một sai sót nào của nhà
quản trị cũng đều ảnh hưởng đến kết quả mua hàng, từ đó ảnh hưởng đến kết quả bán ra của doanh
nghiệp.
1.2.2. mục tiêu kiểm soát mua hàng
Do tính chất quan trọng của mua hàng nên kiểm soát nội bộ đối với công tác mua hàng rất
cần được thiết kế phù hợp nhằm hạn chế những sai phạm .Việc kiểm soát tốt công tác mua hàng
giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu sau :
- Sự hữu hiệu và hiệu quả :
Mua hàng giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu về sản xuất , doanh số , thị phần , hay tốc độ
tăng trưởng sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp bị ảnh hưởng đáng kể bới mục tiêu hữu
hiệu vì thế doanh nghiệp cần mua hàng đúng nhu cầu sử dụng và đúng thời điểm , mua hàng với giá
hợp lí nhất , nhận hàng đúng số lượng và chất lượng đã đặt hàng . Trong khi đó mục tiêu hiệu quả
được hiểu là việc so sánh giữa kết quả đạt được với chi phí phải bỏ ra .

- Tuân thủ pháp luật và các quy định :
Các hoạt động mua hàng luôn chịu sự chi phối của pháp luật , ví dụ như việc kí kết hợp đồng
,việc quản lí hóa đơn mua hàng , chi trả tiền hàng ngoài ra doanh nghieepj cần tuân thủ các hướng
dẫn trong bảo quản , an ninh , điều kiện vệ sinh
1.2.3. Kiểm soát quá trình mua hàng
Sơ đồ 1: Quy trình kiểm soát hoạt động mua hàng
Khoa quản trị doanh nghiệp Trần Thị Trang
Lớp K6HQ1B
14
Quy trình kiểm soát mua hàng
Xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát
Đánh giá kết quả hoạt động mua hàng
Điều chỉnh hoạt động mua hàng
Khóa luận tốt nghiệp
a, Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát
Tiêu chuẩn là cơ sở để đo lường kết quả hoạt động mua hàng bao gồm nhóm tiêu chuẩn phản
ánh đầu ra và đầu vào của hoạt động mua hàng
- Tiêu chuẩn đầu vào : đó là các tiêu chuẩn như nhu cầu tiêu dùng của khách hàng , chi phí
mua hàng , kế hoạch mua hàng ,
- Tiêu chuẩn đầu ra : doanh thu từ hoạt động mua hàng , lợi nhuận thu được từ mua hàng
Các chỉ tiêu này được sử dụng để so sánh giữa các năm , so sánh với tiêu chuẩn hạn ngạch để
xây dựng , so sánh với số liệu trung bình của ngành và số liệu của đối thủ cạnh tranh . Tương quan
so sánh sẽ cho phép tìm ra những sai lệch và nguyên nhân của sai lệch là cơ sở quan trọng để tiến
hành hoạt động điều chỉnh cho phù hợp .
b, Đánh giá kết quả hoạt động mua hàng
- Yêu cầu đánh giá kết quả mua hàng :
+ Yêu cầu đánh giá phải hữu ích : quá trình đánh giá phải cho phép nhà
Quản trị mua hàng tiến hành đánh giá kết quả mua hàng và tổ chức hoạt động điều chỉnh hợp lý . Vì
thế , nó cần được tổ chức một cách đơn giản và thích hợp với điều kiện , nhiệm vụ và yêu cầu của
người có liên quan .

+ Kết quả đánh giá phải đáng tin cậy : để có thể so sánh được theo thời gian các chỉ tiêu có liên
quan , các kết quả cần phải đánh giá một cách hợp nhất .
+ Kết quả đánh giá phải đảm bảo tính thời gian , không lỗi thời .
+ Đánh giá kết quả hoạt động mua hàng phải đảm bảo hiệu quả kinh tế .
- Phương pháp đánh giá kết quả hoạt động mua hàng :
+ Phương pháp đánh giá bằng việc quan sát các dữ liệu thông qua bảng tài chính , kế toán . Việc
đánh giá phải được tiến hành định kỳ đều đặn , các đơn vị sử dụng trong đánh giá phải thống nhất .
Khoa quản trị doanh nghiệp Trần Thị Trang
Lớp K6HQ1B
15
Khóa luận tốt nghiệp
+ Phương pháp đánh giá bằng việc sử dụng các dấu hiệu báo trước .cần phải dự đơán trước và
nhanh chóng nhận biết các dấu hiệu , các biến cố trong hoạt động mua hàng .
+ Phương pháp đánh giá bằng việc quan sát trực tiếp và tiếp xúc cá nhân . Phương pháp này cho
phép nhanh chóng nắm bắt được tình hình thực tế và nhận biết những vấn đề tiềm ẩn . Tiếp xúc trực
tiếp với nhân viên mua hàng để nắm bắt tình hình mua hàng và nhu cầu sử dụng của người tiêu
dùng .
- Một số công cụ sử dụng đánh giá kết quả mua hàng :
+ Kết quả hoạt động mua hàng : những số liệu phản ánh kết quả hoạt động mua hàng là một công
cụ quan trọng để đánh giá .
+ Những kết quả nghiên cứu nhu cầu tiêu dùng của khách hàng về sản phẩm dịch vụ mà họ mong
muốn .
c, Điều chỉnh hoạt động mua hàng
Quá trình kiểm soát phát hiện ra những vấn đề , những sai lệch cần bổ sung hoàn chỉnh cho phù
hợp với tình hình thực tế . Hoạt động điều chỉnh ở đây sẽ là điều chỉnh mục tiêu mua hàng dự kiến ,
điều chỉnh chính sách mua hàng .
1.2.4. kiểm soát nhân sự mua hàng
nhân viên mua hàng làm nhiệm vụ liên hệ với các nhà cung cấp để kiểm tra mẫu mã, giá cả của
hàng hóa, quản lý chất lượng hàng hóa, từ đó ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp và sản phẩm. Do
tính chất như vậy nên đây là một vị trí vô cùng quan trọng đối với các công ty .

Trên thực tế, công việc của một nhân viên mua hàng không hề đơn giản. Là một nhân viên thu mua
cần phải chuẩn bị tinh thần để đối mặt với những thử thách và áp lực rất cao. Vì công việc này sẽ
trực tiếp liên quan đến chất lượng của sản phẩm nên những lỗi chất lượng hàng hóa không đảm bảo,
thời gian giao hàng không kịp kế hoạch hay giá cả không hợp lý… sẽ gây ra những hậu quả vô cùng
lớn lên toàn công ty.
Chính vì vậy, công việc này đỏi hỏi nhân viên phải có những kỹ năng như: giao tiếp và thương
lượng tốt, am hiểu lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là thị trường cung ứng nguyên vật
liệu thu mua, kỹ năng giải quyết vấn đề tốt, đức tính trung thực và cẩn thận
1.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác kiểm soát mua hàng.
1.3.1. Các nhân tố bên trong ảnh hưởng tới công tác kiểm soát mua hàng.
- Kế hoạch và tình hình tiêu thụ hàng hoá:
+ Chiến lược kinh doanh:
Khoa quản trị doanh nghiệp Trần Thị Trang
Lớp K6HQ1B
16
Khóa luận tốt nghiệp
Chiến lược kinh doanh có vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh
nghiệp. Doanh nghiệp đặc biệt coi trọng quản lí hoạt động kinh doanh của mình theo chiến lược.
Bởi vì chiến lược kinh doanh giúp doanh nghiệp thấy rõ mục đích, hướng đi của mình. Chiến lược
kinh doanh giúp doanh nghiệp nắm bắt được cơ hội trên thị trường và tạo được lợi thế cạnh tranh
trên thương trường bằng các nguồn lực có hạn cho doanh nghiệp với kết quả cao nhằm đạt được
mục tiêu đề ra. Do đó chiến lược kinh doanh có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình mua hàng do đó
quản trị mua hàng cũng phải phụ thuộc vào chiến lược, tuỳ theo chiến lược trong từng giai đoạn mà
các nhà quản trị mua hàng đưa ra kế hoạch mua hàng hợp lí.
+ Kế hoạch chi tiết:
Sau khi xác định nhu cầu trong công tác hoạch định mua hàng nhà quản trị phải đưa ra được một kế
hoạch mua hàng chi tiết, phải lựa chọn được mặt hàng cung ứng. Kế hoạch mua hàng chi tiết hợp lí
phải đảm bảo làm sao có đủ lượng hàng dự trữ nhất định phù hợp với nhu cầu bán ra. Nếu kế hoạch
không hợp lí sẽ dẫn đến tình trạng thừa hoặc thiếu hàng dự trữ gây ứ đọng về vốn.
Để có một kế hoạch mua hàng chi tiết, hợp lí, đúng đắn doanh nghiệp cần phải trả lời câu hỏi:

Mua cái gì ? để trả lời được câu hỏi này doanh nghiệp cần phải biết được nhu cầu của khách
hàng cần gì bởi doanh nghiệp là người bán cái khách hàng cần mua chứ không phải cái doanh
nghiệp có.
Mua khi nào? xác định thời điểm mua hàng, mua khi nào là hợp lí nhất và đúng thời điểm
nhất.
Mua của ai? Xác định nguồn cung ứng về sản phẩm hàng hoá mà doanh nghiệp cần. Thông
thường doanh nghiệp chọn một nhà cung cấp chính và một số nhà cung cấp phụ.
Mua với giá bao nhiêu? Vì giá không cố định luôn có sự biến đổi theo tình hình thị trường.
Nếu mua được hàng với chi phí thấp hơn có thể thì sẽ tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
Mua với số lượng bao nhiêu? doanh nghiệp cần phải tính toán được chính xác mức tiêu thụ
về loại hàng hoá để nên kế hoạch mua sao cho với số lượng hợp lí không thừa cũng không nên
thiếu.
Những mục tiêu trên cũng có mâu thuẫn nhau. cho nên tuỳ vào mục tiêu của doanh nghiệp để
có được thứ tự ưu tiên. Chính sách mua hàng với mục tiêu của nó là tiền đề, là hướng dẫn chỉ đạo
trong quá trình thực hiện kế hoạch mua hàng.
- Kết quả tiêu thụ:
Khoa quản trị doanh nghiệp Trần Thị Trang
Lớp K6HQ1B
17
Khóa luận tốt nghiệp
Có ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị mua hàng vì để xây dựng nên một kế hoạch mua
hàng hợp lí phải dựa trên kết quả tiêu thụ kì trước. Với mỗi một mặt hàng, doanh nghiệp có thể dựa
trên kết quả tiêu thụ để xác định xem mặt hàng đó khả năng tiêu thụ như thế nào, và nếu có được
kết quả đó thì nguyên nhân do đâu để từ đó xây dựng được một kế hoạch hợp lí hơn.
- Các nguồn lực của doanh nghiệp.
+ Nhân viên mua hàng:
Trong hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thương mại hành vi dễ sai lầm nhất là mua hàng.
Mua không đảm bảo sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Vì vậy việc mua hàng phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động của con người. Cho nên việc tuyển chọn
nhân viên làm công tác thu mua là một khâu rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Doanh

nghiệp không thể giao hàng tuỳ ý cho bất cứ ai và ai mua cũng được mà doanh nghiệp phải có sự
lựa chọn. Một nhân viên thu mua giỏi phải đảm bảo các tiêu chuẩn sau:
Kiến thức phong phú: Người nhân viên thu mua phải có kiến thức hiểu biết về hàng hoá kinh
doanh có sự hiểu biết sâu rộng về hàng hoá mà mình có trách nhiệm đảm nhận, phải nắm được các
hoạt động và mục tiêu của doanh nghiệp, hiểu về thị trường và biết phân tích ảnh hưởng của thị trư-
ờng, nắm được chính sách kinh tế của nhà nước, hiểu biết pháp luật, có kinh nghiệm trong thu mua.
Năng động, tỉnh táo: Giỏi khai thác thông tin, nắm kịp thời tình hình biến động trên thị trường
về nhu cầu và giá cả.
Có khả năng giao tiếp: Khả năng giao tiếp tốt là một trong những yếu tố có lợi cho đàm phán
kinh doanh.
Việc tuyển nhân viên mua hàng là một khâu rất quan trọng. Chọn được một nhân viên mua hàng
chuyên nghiệp, có kinh nghiệm là một lợi thế thực sự của doanh nghiệp.
+ Năng lực của nhà quản trị mua hàng:
Nhà quản trị có vai trò quan trọng quyết định đến sự thành công hay thất bại của quá trình mua
hàng. Nhà quản trị là người chỉ đạo cho nhân viên mua hàng nên họ phải nắm rõ được về nhân viên,
phải nắm rõ được khả năng của từng người, biết được người nào có khả năng đảm nhận việc mua
hàng, khả năng thành công hay thất bại cao hơn để từ đó có sự lựa đúng đắn
Ngoài ra còn có các nhân tố khác như tình hình sản xuất kinh doanh, trình độ tiến bộ khoa học
kĩ thuật…đều có ảnh hưởng đến công tác mua hàng.
1.3.2. Nhân tố bên ngoài ảnh hưởng đến quá trình kiểm soát mua hàng.
Khoa quản trị doanh nghiệp Trần Thị Trang
Lớp K6HQ1B
18
Khóa luận tốt nghiệp
- Nhà cung cấp:
Đây là yếu tố khách quan ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả mua hàng của doanh nghiệp vì nếu
lựa chọn không đúng nhà cung cấp sẽ không đảm bảo khả năng mua hàng của doanh nghiệp, không
đảm bảo được số lượng hàng bán ra. Bởi đối với doanh nghiệp thương mại thường kinh doanh
nhiều mặt hàng khác nhau. Mỗi mặt hàng có thể có một hoặc nhiều nhà cung ứng. Trong trường
hợp như vậy sẽ có sự cạnh tranh của các nhà cung ứng.

Để lựa chọn người cung ứng cho doanh nghiệp cần dựa vào nguyên tắc:
+ Không hoàn toàn lệ thuộc vào một nhà cung cấp để tạo ra sự lựa chọn tối ưu và để tránh bị ép giá.
+ Cần theo dõi thường xuyên về tình hình tài chính, khả năng sản xuất và khả năng cung ứng của
người cung ứng.
- Nhu cầu tiêu dùng của khách hàng:
Doanh nghiệp mua hàng phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng vì trong mọi hoạt động kinh
doanh các doanh nghiệp luôn lấy khách hàng làm nhân vật trung tâm, nhu cầu của khách hàng sẽ là
mục tiêu để doanh nghiệp xây dựng nên kế hoạch mua hàng cho nên nhu cầu tiêu dùng ảnh hưởng
đến quá trình mua hàng như: sự thay đổi về nhu cầu tiêu dùng sẽ làm tốc độ bán hàng biến đổi dẫn
đến sự biến đổi trong mua hàng.
- Đối thủ cạnh tranh:
Đối thủ cạnh tranh có ảnh hưởng lớn đến mua hàng trong doanh nghiệp ở cả mua và bán. Đối
thủ cạnh tranh trong mua hàng thể hiện ở chỗ doanh nghiệp luôn phải đối phó với hàng loạt các đối
thủ cạnh tranh, sự cạnh tranh trên thị trường là sự cạnh tranh về giá nên để thắng được đối thủ cạnh
tranh doanh nghiệp phải thường xuyên theo dõi chính sách giá của đối thủ cạnh tranh, đưa ra được
mức giá khách hàng chấp nhận được mà có mức giá nhỏ hơn hoặc bằng giá của đối thủ cạnh tranh
nhưng phải đảm bảo có lãi. Muốn đưa ra được một mức giá thấp hơn giá của đối thủ cạnh tranh thì
doanh nghiệp phải đặc biệt chú trọng đến công tác mua hàng. Mua hàng làm sao để đảm bảo bán
được với giá thấp mà vẫn đảm bảo có lãi. Cạnh tranh không chỉ thể hiện ở các doanh nghiệp thương
mại mà còn thể hiện ở sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp. Sự cạnh tranh này doanh nghiệp có
nhiều lợi thế hơn bởi vì các nhà cung cấp luôn tìm cách đưa ra các điều khoản ưu đãi nhằm thu hút
khách hàng là các doanh nghiệp trở thành khách hàng của mình. Cho nên doanh nghiệp để đảm bảo
thắng các đối thủ thì luôn tìm kiếm các nhà cung cấp khác nhau để làm sao mua được hàng với giá
rẻ hơn các nhà cung cấp khác. Có như thế mới đảm bảo thắng được các đối thủ cạnh tranh thông
Khoa quản trị doanh nghiệp Trần Thị Trang
Lớp K6HQ1B
19
Khóa luận tốt nghiệp
qua giá. Vì thế nếu nhà cung cấp nào đưa ra giá cả hay các điều khoản ưu đãi thì họ sẽ dễ dàng thu
hút được các doanh nghiệp quan tâm đến hàng của mình.

- Các cơ quan nhà nước:
Các cơ quan nhà nước ở trung ương và địa phương đều có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh
và hoạt động mua hàng của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp đều có các cơ quan nhà nước và cơ
quan địa phương theo dõi, kiểm tra và giám sát theo dõi các hoạt động có liên quan tới hoạt động
kinh doanh của mình. Một nhà quản trị giỏi không nên tìm cách né tránh sự kiểm soát của cơ quan
nhà nước mà ngược lại cần phải biết tận dụng các mối quan hệ quen biết của họ về các vấn đề có
liên quan tới mình đặc biệt là trong mua hàng. Thông qua hệ thống cơ quan nhà nước, nhà quản trị
sẽ tìm được nguồn cung ứng tốt đảm bảo được mục tiêu mua hàng của mình. Hơn nữa cơ quan nhà
nước còn ảnh hưởng đến việc mua hàng của doanh nghiệp thông qua các cơ chế, chính sách thuế …
Ví dụ nếu thuế cao chi phí mua hàng sẽ tăng làm cho giá cả cao và ngược lại. Lúc đó doanh phải
điều chỉnh giá cả cho hợp lí.
Đó là một số các nhân tố ảnh hưởng tới nghiệp vụ mua hàng của doanh nghiệp, có những nhân
tố chủ quan doanh nghiệp có thể điều chỉnh được nhưng cũng có những nhân tố khách quan nằm
ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp mà doanh nghiệp không thể điều chỉnh được. Đối với những
nhân tố khách quan doanh nghiệp không nên tìm cách né tránh mà phải biết chấp nhận nó. Một
chính sách mua hàng tốt làm nhiệm vụ tiên phong mở đường cho việc hoàn thành nhiệm vụ mua
hàng.
Chương 2:
Khoa quản trị doanh nghiệp Trần Thị Trang
Lớp K6HQ1B
20
Khóa luận tốt nghiệp
Phân tích và đánh giá thực trạng công tác kiểm soát mua hàng tại công ty
TNHH thương mại và dịch vụ phong cách.
2.1. Vài nét sơ lược về công ty TNHH thương mại và dịch vụ phong cách.
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty:
Tên giao dịch là: Công ty TNHH thương mại và dịch vụ phong cách
Địa chỉ: 19 Kim Mã Thượng , Phường Cống Vị,Quận Ba Đình, Hà Nội.
Công ty TNHH thương mại và dịch vụ phong cách được thành lập ngày 3 tháng 11 năm 2003 có
giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0101792023 do Sở kế hoạch và đầu tư TP. Hà Nội cấp , với

vốn điều lệ 1,3 tỷ đồng.
- Năm 2004 công ty nhận cung cấp máy tính và linh kiện cho hãng Dell .
- Tháng 9 năm 2006, Với kinh nghiệm và năng lực của mình, công ty được hãng Canon bổ nhiệm
trở thành nhà phân phối chính thức tại Việt Nam về các sản phẩm Máy in Laser, máy in phun màu,
máy quét, Camera giám sát ….
- Tháng 10/2007, mở rộng hoạt động của mình phát triển thành 2 chi nhánh là Chi nhánh Thăng
Long đặt tại TP. Hà Nội và Chi nhánh Hải Phòng đặt tại TP. Hải Phòng nhằm mục đích mở rộng thị
trường trong nước và đáp ứng yêu cầu của khách hàng ngày càng tốt hơn
2.1.2 ngành nghề lĩnh vực kinh doanh của công ty:
- các sản phẩm thiết bị văn phòng:
Công ty phân phối các sản phẩm công nghệ thông tin ,thiết bị phục vụ văn phòng tới các bạn hàng,
các đại lý, các nhà tích hợp hệ thống cũng như tới khách hàng
- Các sản phẩm công nghệ thông tin công ty cung cấp bao gồm:
+Thiết bị văn phòng : máy in, máy photocopy, camera ,máy chiếu
+ Máy tính thương hiệu ISTC: tạo ra một thương hiệu máy tính chất lượng cao, phù hợp với điều
kiện thời tiết Việt Nam, giá cả phù hợp
+ Các linh kiện máy tính: Chuyên cung cấp các linh kiện, phụ kiện rời, các thiết bị ngoại vi chất
lượng cao cho các nhà tích hợp hệ thống: Processor, Mainboard, HDD, Video Card, máy in, loa,
máy quét, modem,
+ Các thiết bị mạng: là nhà phân phối của các hãng sản xuất uy tín hàng đầu trên thế giới về lĩnh
vực mạng: Cisco, 3Com, Intel, AMP, Fluke
+ Sản phẩm Server, desktop, notebook của các hãng: HP - Compaq, IBM, Các phần mềm đóng gói,
phần mềm quản lý, phần mềm truyền thông
- Dịch vụ :
Bảo hành cung cấp các giải pháp mạng, các hệ thống đa phương tiện và các sản phẩm mạng cũng
như thiết bị máy tính, thiết bị phục vụ văn phòng; thực hiện lắp đặt và bảo trì, thiết bị văn phòng
theo yêu cầu của khách hàng ,bảo trì và nâng cấp hệ thống
2.1.3. Cơ cấu tổ chức:
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH thương mại và dịch
vụ phong cách được thể hiện theo cơ cấu trực tuyến như sau :

Khoa quản trị doanh nghiệp Trần Thị Trang
Lớp K6HQ1B
21
Giám đốc
Khóa luận tốt nghiệp
- Giám đốc: là người đứng đầu Công ty chịu trách nhiệm toàn diện và điều hành toàn bộ hoạt động
của Công ty
- phó giám đốc phụ trách hoạt động kỹ thuật, kinh doanh của công ty và được giám đốc uỷ quyền
điều hành công ty khi vắng mặt.
- Phòng tổ chức, nhân sự : Có chức năng tham mưu cho giám đốc về việc sắp xếp, bố trí cán bộ,
đào tạo và phân loại lao động để bố trí đúng người, đúng ngành nghề công việc, giải quyết các vấn
đề liên quan tới người lao động
- Phòng tài chính kế toán: Ghi chép phản ánh toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
cũng như việc sử dụng có hiệu quả tiền vốn, lao động, vật tư, giám sát việc chấp hành chế độ hạch
toán, các chỉ tiêu kinh tế tài chính theo quy định của pháp luật, lập báo cáo tổng hợp, xác định kết
quả tiêu thụ, kết quả tài chính và hiệu quả kinh doanh của công ty.
- Phòng kinh doanh: Tổ chức phân phối, tìm kiếm khách hàng, thực hiện các chế độ ghi chép ban
đầu, thực hiện chế độ thông tin báo cáo, tiếp thị và cung ứng trực tiếp hàng hoá cho mọi đối tượng,
quản lý tiền, hàng, cơ sở vật chất do công ty giao.
- Phòng kỹ thuật và bảo hành sản phẩm : chịu trách nhiệm lắp đặt thiết bị, sữa chữa các sự cố về
thiết bị cho khách.
- Các chi nhánh tại TP.Hải phòng và TP. Hà Nội : Là đơn vị trực thuộc, kinh doanh theo ngành
hàng được phân công. Thực hiện các chế độ ghi chép ban đầu, thực hiện chế độ thông tin báo cáo,
tiếp thị và cung ứng trực tiếp hàng hoá cho mọi đối tượng, quản lý tiền, hàng cơ sở vật chất do công
ty giao.
2.1.4. Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp (2009 - 2011)
Chỉ tiêu Năm 2009 Năm 2010 Năm 2010/2009 2011/2010
Khoa quản trị doanh nghiệp Trần Thị Trang
Lớp K6HQ1B
22

Phó Giám Đốc
P.T i Chà
ính
kế toán
P.Nhân sự
P. kỹ thuật
P. Kinh doanh
Chi nhánh tại Hải
Phòng
Chi nhánh tại Hà
Nội
Khóa luận tốt nghiệp
2011
Số tiền
Tỷ lệ
(%)
Số tiền Tỷ lệ (%)
1.Tổng doanh thu
( tỷ đồng)
3.092.866 4.225.000 4.337.500 1.132134 36,6 112.500 2,66
2.nhập khẩu
(tỷ đồng)
1.273.941 2.050.000 2.812.936 776.059 60,92 762.936 37,22
3.doanh số
(tỷ đồng)
180,65
622,78 263,33 442,13 244,74 -359,45 67,9
4. chi phí bán hàng
(triệu đồng )
533

698 756 165 30,96 58 8,31
5. chi phí quản lí
(triệu đồng )
523
587 630 64 12,24 43 7,33
6.lợi nhuận
(triệu đồng )
190
660 990 470 247,37 330 50
7. nộp thuế
(triệu đồg )
486
230,95 468,920 -255,05 -52,47 237,97 103,04
Bảng 1 : kết quả hoạt động kinh doanh của công ty (2009-2011)
Năm 2009 tổng doanh thu của công ty thực hiện được 3.092.866 tỷ đạt 106,48% so với cùng kỳ
năm 2008. Mặc dù doanh số so với kế hoạch là 130,77% nhưng lợi nhuận công ty đạt được chỉ có
66,83% so với kế hoạch và 68,03% so với cùng kỳ năm 2008. Đó là do giá cả của mặt hàng máy
tính và thiết bị giảm, trong đó hàng máy tính và thiết bị luôn là mặt hàng chủ lực của công ty.
Khoa quản trị doanh nghiệp Trần Thị Trang
Lớp K6HQ1B
23
Khóa luận tốt nghiệp
Bước sang năm 2010, mặc dù có nhiều khó khăn như giá các mặt hàng máy tính và thiết bị, linh
kiện trong nước giảm trong khi giá thu mua, nhập thiết bị không giảm. Tuy nhiên Công ty đã cố
gắng đẩy mạnh kinh doanh và phục vụ khách hàng phù hợp tình hình thực tại và đạt được kết quả
như sau: Tổng doanh thu đạt 4.225.000 tỷ đạt 109,09% so với kế hoạch và đạt 36,6% so với cùng
kỳ năm 2009.
Đến năm 2011 Công ty đã có nhiều sự thay đổi manh mẽ so với năm trước. Cụ thể là đối với tổng
doanh thu đã có sự thay đổi. Năm 2010 tổng doanh thu chỉ 4.225.000 tỷ là và đạt 109,09% so với kế
hoạch,thì năm 2011 là 4.337.500, đạt 2,66% so với cùng kỳ năm 2010. Lý do có sự cố gắng để đẩy

mạnh hoạt động kinh doanh phù hợp tình hình thực tế cũng như với chủ trương chính sách của nhà
nước.
2. 2 Phân tích đánh giá thực trạng
2.2.1. thực trạng công tác kiểm soát quá trình mua hàng
a, Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
Tìm nhà cung cấp: Có rất nhiều cách mà doanh nghiệp thương mại có thể tìm kiếm những
nhà cung cấp tiềm tàng. Công ty TNHH thương mại và dịch vụ phong cách tìm nhà cung cấp thông
qua các hình thức:
+ Thông qua chương trình quảng cáo, giới thiệu của nhà cung cấp.
+ Thông qua hội chợ, triển lãm.
+ Thông qua đơn thư chào hàng
Lựa chọn nhà cung cấp: Công ty đã nghiên cứu toàn diện và kĩ các nhà cung cấp trước khi
đưa ra quyết định chọn lựa, đánh giá được khả năng hiện tại và tiềm ẩn của họ trong việc cung ứng
hàng hoá cho doanh nghiệp. Việc lựa chọn nhà cung cấp với giá rẻ nhất cũng như với chi phí vận tải
nhỏ nhất ảnh hưởng không nhỏ tới giá thành sản phẩm, làm tăng lợi nhuận. Vì vậy việc lựa chọn
nhà cung cấp có ý nghĩa rất quan trọng đối với nhà quản trị.
Qua phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến cung ứng so sánh và cân nhắc những người cấp
hàng, công ty có thể lựa chọn người cấp hàng cho mình.
Các tiêu thức để lựa chọn nhà cung cấp:
+ Vị thế và uy tín của nhà cung cấp trên thương trường
+ Vị trí của nhà cung cấp trong các giai đoạn phát triển.
+ Khả năng tài chính của các nhà cung cấp: họ đang ở giai đoạn ổn định và phát triển với tình
hình tài chình lành mạnh hay đang trong thời kì thua lỗ và có khó khăn về tài chính.
+ Uy tín của nhà cung cấp: uy tín về chất lượng sản phẩm, uy tín trong việc giao nhận hàng hoá
+ Các dịch vụ sau bán hàng của nhà cung cấp.
+ Vị trí địa lí của nhà cung cấp: điều này ảnh hưởng đến khẳ năng giao hàng.
Khoa quản trị doanh nghiệp Trần Thị Trang
Lớp K6HQ1B
24
Khóa luận tốt nghiệp

+ Khả năng thích ứng của nhà cung cấp với thị trường nói chung và những đòi hỏi của doanh
nghiệp nói riêng. đặc biệt khi xem xét các nhà cung cấp phải xem xét đến khả năng thay đổi, tốc độ
phản ứng trước yêu cầu thay đổi
c) Thương lượng và đặt hàng.
Sau khi đã có trong tay danh sách các nhà cung cấp đã lựa chọn công ty tiến hành thương l-
ượng và đặt hàng để đi đến kí kết hợp đồng mua bán với họ.
Thương lượng giữa công ty với nhà cung cấp thực chất là việc giải bài toán mua hàng với
các mục tiêu đã xác định và các ràng buộc . Những ràng buộc này liên quan đến số lượng hàng hoá,
chủng loại hàng hoá, chất lượng hàng hoá,giá cả, các điều kiện liên quan đến việc mua hàng, các
biện pháp xử lí nếu như vi phạm hợp đồng và để có thể đi được đến thoả thuận chung thì hai bên
cần phải phân chia các ràng buộc
Trong quá trình thương lượng và đặt hàng thì thương luợng giữ một vị trí quan trọng ảnh
hưởng tới quyết định mua hàng. Các vấn đề cần thương lượng bao gồm:
- Các tiêu chuẩn kĩ thuật của hàng hoá cần mua về mẫu mã, chất lượng, phương tiện và phương
pháp kiểm tra.
- Sự giao động về gía cả khi giá cả trên thị trường lúc giao hàng có biến động
- Phương thức thanh toán ngay, chuyển khoản, tín dụng chứng từ… và xác định thời hạn thanh
toán.
- Thời gian và địa điểm giao hàng : địa điểm giao hàng liên quan đến chi phí vận chuyển, điều
kiện giao thông vận tải nên ghi cụ thể khi nào thì giao hàng, ghi rõ giao hàng một lần hay nhiều
lần, ai giao cho ai…
Khi đã tham gia đàm phán thương lượng với các đối tác, công ty TNHH thương mại và dịch vụ
phong cách đã lựa chọn những nhân viên có trình độ chuyên môn cao, khả năng giao tiếp tốt để có
thể đàm phán thương lượng một cách tốt nhất.
Sau khi đã thoả thuận các điều kiện trong bước thương lượng nếu chấp nhận , công ty tiến hành
kí kết hợp đồng hay đơn hàng bằng văn bản. Đây là cơ sở để các bên cùng thực hiện theo và khi xảy
ra tranh chấp thì nó là bằng chứng để đưa ra trọng tài kinh tế. Hợp đồng đơn hàng phải được lập
thành nhiều bản (ít nhất là hai bản). Công ty tiến hành đặt hàng với các nhà cung cấp bằng hình
thức sau:
+ Kí kết hợp đồng mua – bán. đây là hình thưc mang tình pháp lí cao nhất. Nội dung của hợp

đồng mua – bán bao gồm:
. Tên, địa chỉ của các bên mua- bán hoặc người đại diện cho các bên.
. Tên, số lượng, quy cách, phẩm chất của hàng hoá.
Khoa quản trị doanh nghiệp Trần Thị Trang
Lớp K6HQ1B
25