Quy trình triển khai và ứng dụng phần mềm quản lý phân công công việc và quản trị dữ liệu tại Công ty Cổ phần Công nghệ Viking

Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Mai Dung – K45S4
LỜI CẢM ƠN
Trước tiên, em muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến thầy giáo Trần Anh Tuấn –
Giảng viên Bộ môn Kinh tế lượng đã tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trình thực
hiện khóa luận tốt nghiệp.
Em xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc đến những thầy cô giáo đã giảng dạy em trong
bốn năm ngồi trên ghế giảng đường Trường Đại học Thương Mại, những kiến thức mà
em nhận được sẽ là hành trang giúp em vững bước trong tương lai.
Em cũng muốn gửi lời cảm ơn đến các anh chị trong công ty thực tập và đặc biệt
là Giám đốc – Kĩ sư công nghệ thông tin Nguyễn Tuấn Dũng đã nhiệt tình giúp đỡ em
trong quá trình hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp của mình.
Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn Khoa Hệ thống Thông tin Kinh Tế và các
thầy cô trong thư viện trường đã tạo điều kiện giúp em nghiên cứu tài liệu quý báu trong
thời gian qua để hoàn thành đề tài.
Mặc dù em đã cố gắng hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp trong phạm vi và khả
năng bản thân nhưng chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong nhận
được sự chỉ bảo và giúp đỡ của quý thầy cô và các bạn để bài khóa luận được hoàn thiện
hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Mai Dung
i
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Mai Dung – K45S4
MỤC LỤC
Yêu cầu về giao diện người dùng: 10

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Số hiệu Tên bảng Trang
Bảng 2.5 Các phân hệ phần mềm quản lý phân công công việc và 13
ii

Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Mai Dung – K45S4
quản trị dữ liệu
Bảng 2.7 Thông tin khái quát về công ty 19
Bảng 2.12 Quyền của các nhóm 27
DANH MỤC HÌNH VẼ, SƠ ĐỒ
Số hiệu Tên hình vẽ Trang
Hình 2.1 Các hệ thống thông tin chính trong doanh nghiệp 6
Hình 2.2 Ví dụ về hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng 8
Hình 2.3 Mô hình thác nước 12
Hình 2.4
Mô hình bản mẫu
13
Hình 2.6 Mô hình triển khai phần mềm quản lý phân công công việc và
quản trị dữ liệu
16
Sơ đồ 2.8 Sơ đồ cơ cấu tổ chức doanh nghiệp 20
Hình 2.9 Mô phỏng văn phòng làm việc 21
Hình 2.10 Sơ đồ quá trình triển khai phần mềm quản lý phân công công
việc và quản trị dữ liệu
23
Sơ đồ 2.11 Sơ đồ phân quyền người dùng 26
Hình 3.1 Mô hình hệ thống nguồn nhân sự công nghệ thông tin 37
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt Chú thích
OAS Hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng
CNTT Công nghệ thông tin
CSDL Cơ sở dữ liệu
NXB Nhà xuất bản
KH Khách hàng
NSD Người sử dụng

HDSD Hướng dẫn sử dụng
LAN Mạng máy tính cục bộ
iii
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Mai Dung – K45S4
WAN Mạng diện rộng
iv
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Mai Dung – K45S4
PHẦN I. TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH TRIỂN KHAI VÀ ỨNG DỤNG
PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG
NGHỆ VIKING
1.1. Tầm quan trọng và ý nghĩa của đề tài nghiên cứu
Ngày nay, với sự phát triển nhảy vọt của công nghệ thông tin nói chung và ngành tin
học nói riêng với những tính năng ưu việt và ứng dụng rộng rãi trong các ngành, các lĩnh
vực của xã hội đã giúp cho xã hội loài người vươn lên một tầm cao mới. Tin học ngày
nay trở thành một ngành không thể thiếu trong công cuộc xây dựng và phát triển xã hội.
Cùng với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin, con người đã phát triển
ra rất nhiều ứng dụng phục vụ cho nhu cầu và lợi ích của mình. Ứng dụng phần mềm
quản lý là biện pháp cần thiết để quản lý các tài nguyên trong mỗi doanh nghiệp. Tuy
nhiên, việc lựa chọn ra một giải pháp phần mềm nào phù hợp với bản thân doanh nghiệp
không dễ dàng, luôn đặt ra thách thức với hầu hết doanh nghiệp, đặc biệt đối với các
doanh nghiệp vừa và nhỏ. Một khi lựa chọn một giải pháp đúng đắn sẽ là tiền đề vững
chắc định hướng cho những công việc về sau. Với sự lựa chọn phần mềm quản lý phân
công công việc và quản trị dữ liệu giúp cho doanh nghiệp có các phương pháp phân chia
rõ ràng, định ra mục tiêu, tiêu chuẩn cho từng nhiệm vụ tránh bị lặp và các tình huống va
chạm, chồng chéo công việc, đồng thời giúp kiểm soát các công việc trong đơn vị doanh
nghiệp; Bên cạnh việc quản lý phân công công việc thì phần mềm còn đảm nhiệm được
chức năng quản lý cơ sở dữ liệu – trung tâm đầu não quan trọng cho hoạt động của doanh
nghiệp. Với 6 phân hệ thì phần mềm này đã và đang thu nhận được thành công nhất định.
Tuy nhiên hiện tại thì nó mới chỉ được triển khai ứng dụng trong doanh nghiệp một thời
gian chưa lâu nên còn nhiều vấn đề mà chúng ta cần đề cập đến. Với những thông tin đã

nghiên cứu và thu thập trong quá trình thực tập tại doanh nghiệp em xin đề xuất đề tài
35
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Mai Dung – K45S4
khóa luận của bản thân:
“Quy trình triển khai và ứng dụng phần mềm quản lý phân công công việc và quản trị dữ liệu tại
Công ty Cổ phần Công nghệ Viking” với nội dung tập trung tìm hiểu, đối chiếu, so sánh những kiến thức
trên giảng đường và thực tế tại đơn vị, nêu ra những hạn chế và đề xuất một số giải pháp góp phần giúp
ứng dụng phần mềm đạt hiệu quả cao hơn trong doanh nghiệp.
1.2. Tổng quan về đề tài nghiên cứu
Quy trình triển khai và ứng dụng phần mềm ảnh hưởng rất lớn tới sự thành công của
phần mềm nên ngày càng được chú trọng. Đã có một số công trình nghiên cứu và một số
quyển sách nói về quy trình triển khai và ứng dụng phần mềm trong nhiều hoạt động từ
sản xuất đến quản lý tại các doanh nghiệp. Trên thế giới hãng tập đoàn công nghệ máy
tính đa quốc gia IBM đã cho ra cuốn sách “The Software Deployment Mystery –
Solved” cũng đã nghiên cứu được những điểm chính quan trọng trong quá trình triển khai
phần mềm như:
- Vai trò của triển khai phần mềm.
- Các giai đoạn trong quá trình triển khai phần mềm.
- Vai trò và trách nhiệm của các bên tham gia quá trình triển khai.
- Các mô hình triển khai phần mềm.
- Giá trị mà triển khai phần mềm đem lại.
Ngoài ra như chúng ta biết hiện tại thì có rất nhiều loại phần mềm và có thể nói
không cái nào giống cái nào mà chỉ mang tính chất tương đồng. Các đề tài tương đối
đồng nhất bao hàm các lý luận về phần mềm, các quy trình triển khai và tìm hiểu các ứng
dụng của phần mềm đó tại doanh nghiệp nhưng mà chưa đi sâu vào thực tiễn, dùng công
cụ nào để làm được, và các giải pháp đạt hiệu quả khi ứng dụng phần mềm tại doanh
nghiệp. Có thể nêu ra đây như là: tài liệu tham khảo [6], và một số luận văn khác về quy
trình triển khai và ứng dụng các phần mềm quản lý khác trong doanh nghiệp.
1.3. Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là làm nổi bật những nội dung trong quy trình triển

khai dự án phần mềm tại Công ty Cổ phần Công nghệ Viking cụ thể là:
35
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Mai Dung – K45S4
+ Làm rõ quy trình triển khai từng bước cơ bản một dự án phần mềm quản lý hỗ trợ
khách hàng trong doanh nghiệp.
+ Trình bày các ứng dụng góp phần cải thiện chất lượng dịch vụ của phần mềm hỗ
trợ cho hoạt động chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp.
+ Làm rõ những lợi ích mang lại khi triển khai phần mềm tại doanh nghiệp, những ưu
nhược điểm khi lựa chọn giải pháp phần mềm.
1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
• Đối tượng: Hệ thống thông tin và các thành phần, quy trình các bước triển khai và
ứng dụng của hệ thống phần mềm quản lý phân công công việc và quản trị dữ liệu ; Tổng
thể các cơ sở dữ liệu sử dụng và việc quản lý trên phần mềm; Phương pháp và cách thức
ứng dụng phần mềm quản lý tại công ty.
• Phạm vi:
- Về lý luận: tiến hành nghiên cứu cơ sở lý thuyết về hệ thống phần mềm quản lý, về
hệ thống tự động hóa văn phòng thông qua các bài giảng, các tài liệu thu thập và các đề
tài nghiên cứu khoa học về quy trình triển khai các phần mềm ứng dụng.
- Về thực tiễn: tiến hành nghiên cứu về tổng quan doanh nghiệp (giới thiệu, triết lý
kinh doanh, tình hình tài chính, mức độ ứng dụng công nghệ thông tin, ), quy trình bước
đầu ứng dụng phần mềm quản lý công việc và quản trị dữ liệu tại Công ty Cổ phần Công
nghệ Viking. Ngoài ra còn nghiên cứu và tìm hiểu các thông tin về các sản phẩm, mục
đích sử dụng website, của công ty trên website: viking-it.com.
1.5. Phương pháp nghiên cứu
Sử dụng phương pháp duy vật biện chứng chỉ đạo việc nghiên cứu, áp dụng luận cứ
khoa học để chứng minh tính đúng đắn.
Sử dụng phương pháp quy nạp để nghiên cứu vấn đề lý luận và trình bày quan điểm
về các vấn đề có liên quan.
Sử dụng phương pháp thống kê và phân tích để nghiên cứu vấn đề thực tiễn.
Sử dụng phương pháp tổng hợp để đưa ra đề xuất theo mục tiêu đã định hướng.

Sử dụng các phương pháp: quan sát và theo dõi trực tiếp, sử dụng bảng câu hỏi,
phỏng vấn chuyên sâu để nghiên cứu thực trạng triển khai và ứng dụng phần mềm quản
lý phân công công việc & quản trị dữ liệu tại công ty cổ phần công nghệ Viking.
35
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Mai Dung – K45S4
1.6. Cấu trúc đề tài
Phần I: Tổng quan về quy trình triển khai và ứng dụng phần mềm quản lý phân công
công việc và quản trị dữ liệu tại Công ty Cổ phần Công nghệ Viking.
Phần II: Cơ sở lí luận và thực trạng triển khai, ứng dụng phần mềm quản lý phân
công công việc và quản trị dữ liệu tại Công ty Cổ phần Công nghệ Viking.
Phần III: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp nâng cao khả năng ứng dụng
phần mềm quản lý phân công công việc và quản trị dữ liệu tại Công ty Cổ phần Công
nghệ Viking.
PHẦN II. CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG TRIỂN KHAI VÀ ỨNG
DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC VÀ QUẢN TRỊ
DỮ LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VIKING
2.1. Cơ sở lí luận
2.1.1. Khái niệm cơ bản
35
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Mai Dung – K45S4
a. Hệ thống thông tin quản lý
Một hệ thống tích hợp “người-máy” tạo ra các thông tin giúp con người trong sản
xuất, quản lý và ra quyết định là hệ thống thông tin quản lý. Hệ thống thông tin quản lý
sử dụng các thiết bị tin học, các phần mềm, cơ sở dữ liệu, các thủ tục thủ công, các mô
hình để phân tích, lập kế hoạch quản lý và ra quyết định
1
.
Đây cũng là tên gọi của một chuyên ngành khoa học. Ngành khoa học này thường
được xem là một phân ngành của khoa học quản lý và quản trị kinh doanh. Ngoài ra, do
ngày nay việc xử lý dữ liệu thành thông tin và quản lý thông tin liên quan đến công nghệ

thông tin, nó cũng được coi là một phân ngành trong toán học, nghiên cứu việc tích hợp
hệ thống máy tính vào mục đích tổ chức.
Phần lớn hệ thống xử lý giao dịch thường được xây dựng nhằm phục vụ cho một
hoặc vài chức năng nào đó, hoặc chỉ đơn giản là giúp con người giải thoát khỏi một số
công việc tính toán, thống kê nặng nhọc. Khi xuất hiện nhu cầu cung cấp các thông tin tốt
hơn và đầy đủ hơn, cũng là lúc cần đến những phương thức xử lý thông tin một cách tổng
thể - hệ thống thông tin quản lý. Với hạt nhân là cơ sở dữ liệu hợp nhất, hệ thống thông
tin quản lý có thể hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau và có thể cung cấp cho
các nhà quản lý công cụ và khả năng dễ dàng truy cập thông tin, hệ thống thông tin quản
lý có các chức năng chính:
• Thu nhập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống, những thông
tin có ích được cấu trúc hoá để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện
tin học.
• Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các thông tin
mới.
• Phân phối và cung cấp thông tin.
Chất lượng của hệ thống thông tin quản lý được đánh giá thông qua tính nhanh chóng
trong đáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo của hệ thống và tính toàn vẹn, đầy đủ
của hệ thống.
1
Bài giảng HTTT KT&QL - Bộ môn CNTT, 2013
35
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Mai Dung – K45S4
Một số hệ thống thông tin trong doanh nghiệp
Hình 2.1. Các hệ thống thông tin chính trong doanh nghiệp
(Nguồn : Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, 2007, NXB KH - KT)
b. Hệ thống tự động hóa văn phòng
Có nhiều quan điểm khác nhau về văn phòng: là một nơi làm việc, là một tập hợp các
chức năng hay một hệ thống tích hợp. Vậy nên cách tổ chức đo và cải tiến hiệu quả làm
việc một văn phòng còn tùy thuộc vào cách nhìn nhận và quan điểm về nó.

Các hoạt động chính trong một văn phòng :
• Quản lý tài liệu (tạo lập lưu trữ, liên kết hình ảnh và các tài liệu dưới dạng số
hóa).
• Lên kế hoạch cho mỗi cá nhân và nhóm làm việc (thiết kế và quản lý, liên kết
các tài liệu và lịch hoạt động).
• Liên kết cá nhân và nhóm (thiết lập, nhận, quản lý các cuộc liên lạc giữa cá
nhân và nhóm).
• Quản lý dữ liệu cá nhân và nhóm ( lập và quản lý dữ liệu về các kế hoạch, nhà
cung cấp và các tổ chức trong và ngoài doanh nghiệp).
• Quản lý dự án (lập kế hoạch và thực hiện đánh giá, điều khiển dự án, phân
35
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Mai Dung – K45S4
phối nguồn lực, các quyết định cá nhân).
Hiện nay có rất nhiều công nghệ văn phòng được phát triển, phục vụ tự động hóa các
chức năng trên và tăng năng suất, giảm chi phí văn phòng. Đó là các công nghệ xử lý văn
bản, chế bản điện tử, phối ảnh, sao chụp, fax, công nghệ nhận diện ký tự quang học
(ORC- Optical Character Recognition), các thiết bị quét, hệ thống thư điện tử, cầu âm
thanh, cầu truyền hình, vi đồ họa.
Bên cạnh việc áp dụng công nghệ cho các chức năng văn phòng thì theo đó các nhân
viên có thể được đào tạo chuyên môn hóa và phát triển quy trình làm việc. Một biện pháp
quan trọng để cải tiến công việc văn phòng đó là tích hợp công nghệ văn phòng khác
nhau vào các hệ thống thông tin văn phòng. Theo cách này thì đầu ra của quá trình xủ lý
tự động hóa này sẽ là đầu vào quá trình xử lý tự động hóa khác. Ví dụ: máy quét điện tử
và phần mềm đồ họa có thể cung cấp đầu vào cho các hệ thống chế văn bản điện tử và
đầu ra của những hệ thống này có thể là đầu vào cho các cơ sở dữ liệu điện tử và các hệ
thống thư điện tử.
Hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng (OAS) là một hệ thống dựa trên máy tính
nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và gửi thông báo, tin nhắn, tài liệu và các dạng truyền tin
khác giữa các cá nhân, nhóm làm việc và các tổ chức khác nhau
2

.
Hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng hướng đến một văn phòng “không giấy”
với những phần mềm tích hợp trong đó phần mềm quản lý phân công công việc và quản
trị dữ liệu là một trong những phần mềm đó.
Ưu và nhược điểm của tự động hóa trong văn phòng :
Ưu điểm -Truyền thông hiệu quả
-Truyền thông trong thời gian ngắn
-Giảm thời gian lặp lại các cuộc gọi, tránh khả năng người nhận
chưa sẵn sàng nhận tin (sms, fax)
2
Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, 2007, NXB KHKT
35
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Mai Dung – K45S4
-Loại bỏ những thất lạc thư trong quá trình giao nhận
Nhược điểm -Chi phí phần cứng lớn
-Người sử dụng có ít khả năng quan sát vào công việc
-An toàn thông tin doanh nghiệp bị đe dọa và thường nhận được
những thông tin không mong muốn.
Hình 2.2. Ví dụ về hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng
(Nguồn : Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, 2007, NXB KH-KT)
c. Phần mềm & quy trình xây dựng phần mềm
Phần mềm là tập hợp của tất cả các câu lệnh do các nhà lập trình viết ra để hướng
máy tính làm một số việc cụ thể nào đó, không như các thiết bị điện tử khác, máy vi tính
mà không có phần mềm thì nó không có hoạt động gì cả.
Một phần mềm có 3 thành phần:
• Chương trình máy tính: mã nguồn, mã máy
• Cấu trúc dữ liệu: cấu trúc làm việc (bộ nhớ trong) và cấu trúc lưu trữ (bộ nhớ
ngoài).
• Các tài liệu liên quan: tài liệu hướng dẫn sử dụng (dành cho người mới dùng),
tài liệu phát triển hệ thống), tài liệu tham khảo kĩ thuật (dành cho người bảo

trì).
35
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Mai Dung – K45S4
Phần mềm được coi là tất cả các kỹ thuật ứng dụng để thực hiện những dịch vụ, chức
năng cho một mục đích nào đó bằng phần cứng, làm cho sử dụng phần cứng máy tính đạt
hiệu quả cao hơn.
Quy trình xây dựng phần mềm:
1. Phân tích và đặc tả yêu câu phần mềm
2. Thiết kế phần mềm
3. Lập trình
4. Kiểm thử
5. Cài đặt phần mềm
6. Bảo trì phần mềm
2.1.2. Một số vấn đề lý luận về phần mềm quản lý phân công công việc và quản trị dữ
liệu
a. Cơ sở xây dựng phần mềm quản lý phân công công việc và quản trị dữ liệu
 Đặc tả yêu cầu phần mềm
Được thành lập thành lập từ năm 2010 Công ty Cổ phần Công nghệ Viking hoạt
động trên nhiều lĩnh vực. Do mới thành lập và trung bình có khả năng tìm kiếm xây dựng
hơn 5 đến 10 dự án lớn trong 1 năm do đó khối lượng công việc là khá lớn, và phức tạp
thêm vào đó nguồn nhân lực có hạn, nên thường hay xảy ra các tình trạng như:
- Một quản trị dự án phải chịu trách nhiệm quản lý nhiều dự án cùng 1 lúc.
- Tài liệu của dự án do nhiều bộ phận trong công ty cùng làm, tài liệu đầu ra
của bộ phận này là đầu vào của bộ phận kia.
- Khách hàng thường xuyên thay đổi yêu cầu.
Với tình trạng trên, công ty thường gặp một số vấn đề như:
- Gặp khó khăn trong việc quản lý các tài liệu của các dự án mình quản lý,
nhầm lẫn tài liệu giữa các dự án.
- Khi có sai sót xảy ra thường khó xác định nơi phát sinh
- Việc thay đổi tài liệu khi có thay đổi từ phía khách hàng gặp rất nhiều khó

khăn và thường gây ra sai sót (chiếm ~50% sai sót)
Do đó, công ty đã yêu cầu xây dựng một dự án phần mềm tự phục vụ cho chính
35
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Mai Dung – K45S4
doanh nghiệp là dự án phần mềm quản lý phân công công việc và quản trị dữ liệu.
Các đặc tả yêu cầu của phần mềm quản lý phân công công việc và quản trị dữ liệu:
Mô tả các chức năng của phần mềm thông qua 2 phương pháp: phỏng vấn trực tiếp
các nhân viên của công ty và thu thập thông tin thứ cấp từ tài liệu trong công ty.
Tất cả các yêu cầu về phần mềm do người sử dụng đưa ra như sau:
Yêu cầu chức năng: Hệ thống quản lý phân công công việc và quản trị dữ liệu được
cài đặt trên My SQL.
Yêu cầu phi chức năng:
- Yêu cầu ngoài: Yêu cầu bảo mật thông tin cá nhân của nhân viên.
- Tính tin cậy: Kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu đưa vào và đưa ra thông báo
khi dữ liệu nhập không hợp lệ.
- Khả năng đáp ứng: Đảm bảo có thể phục vụ đồng thời toàn nhân viên đăng
nhập và sử dụng hệ thống cùng lúc
Đặc tả miền ứng dụng:
- Dữ liệu được xây dựng theo mô hình quan hệ để dễ dàng cho đội lập trình
theo hướng cấu trúc.
- Dữ liệu dạng văn bản: text <=255 kí tự.
Yêu cầu về thời gian phản hồi của hệ thống (hiệu năng):
- Phản hồi nhanh, thời gian phản hồi của các chứa năng cơ bản của hệ thống
không vượt quá 2 giây.
Yêu cầu về giao diện người dùng:
- Giao diện thân thiện, bố trí hợp lý, phù hợp với các thao tác của người sử
dụng.
- Đảm bảo giúp người sử dụng thao tác nhanh và chính xác.
- Sử dụng font chữ Times New Roman, sử dụng bộ mã chuẩn Unicode
Khả năng phát triển mở rộng: Một phần mềm tốt luôn phải có kế hoạch phát triển và

nâng cấp tính năng mới liên tục. Yêu cầu nhà cung cấp nêu rõ kế hoạch phát triển những
tính năng mới trong tương lai gần.
Một số yêu cầu khác.
- Tính ổn định: không thường xuyên phát sinh lỗi làm hệ thống bị dừng trong
35
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Mai Dung – K45S4
quá trình vận hành.
- Khả năng bảo mật: phần mềm cần có khả năng bảo mật dữ liệu.
 Mô hình phát triển phần mềm
Mô hình phát triển phần mềm là 1 “công thức” cho việc phát triển một phần mềm. Vì
thế khi làm phần mềm đòi hỏi phải có mô hình. Mô hình nói lên từng bước tiến hành nó
phải làm như thế nào ở bước này và bước kế tiếp. Có rất nhiều mô hình phát triển phần
mềm, tùy theo từng phần mềm mà áp dụng các mô hình khác nhau. Đối với dự án phần
mềm quản trị phân công công việc và quản trị dữ liệu có quy mô nhỏ chỉ dùng cho chính
doanh nghiệp và yêu cầu mà công ty đưa ra khá rõ ràng mặt khác dễ quản lý, vì vậy mô
hình thác nước được chọn để phát triển phần mềm.
• Mô hình thác nước (waterfall)
Các pha trong mô hình:
- Phân tích yêu cầu và tài liệu đặc tả
- Phân tích hệ thống và thiết kế
- Kiểm thử từng thành phần
- Kiểm thử
- Cài đặt và bảo trì
Hình 2.3. Mô hình thác nước
(Nguồn : Giáo trình Công nghệ phần mềm – NXB Khoa Học Kĩ Thuật, 2001 )
Tuy nhiên mô hình này, có một số nhược điểm như đòi hòi một bản yêu cầu
(requirement) đầy đủ và chính xác từ phía các nhân viên sử dụng trong công ty, thời gian
35
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Mai Dung – K45S4
thực hiện lâu. Để đảm bảo mô hình thác nước tiến hành 1 cách thuận lợi, giảm thiểu sai

sót so với yêu cầu người sử dụng. Nhóm dự án kết hợp sử dụng mô hình bản mẫu trong
giai đoạn xác định yêu cầu. Với mục đích xác định rõ được yêu cầu của người sử dụng để
giảm bớt rủi ro và sự không chắc chắn khi phát triển phần mềm.
Mô hình bản mẫu:
Hình 2.4. Mô hình bản mẫu
(Nguồn : Giáo trình Công nghệ phần mềm – NXB Khoa Học Kĩ Thuật, 2001 )
 Những ngôn ngữ sử dụng trong phần mềm quản lý phân công công việc và
quản trị dữ liệu
- Ngôn ngữ PHP
PHP (viết tắt "PHP: Hypertext Preprocessor") là một ngôn ngữ lập trình kịch bản hay
một loại mã lệnh được phát triển từ năm 1994 bởi Ramus Lerdorf, chủ yếu được dùng để
phát triển các ứng dụng viết cho máy chủ, mã nguồn mở, dùng cho mục đích tổng quát.
Nó rất thích hợp với web và có thể dễ dàng nhúng vào trang HTML. Do được tối ưu hóa
cho các ứng dụng web, tốc độ nhanh, nhỏ gọn, cú pháp giống C và Java, dễ học và thời
gian xây dựng sản phẩm tương đối ngắn hơn so với các ngôn ngữ khác nên PHP đã
nhanh chóng trở thành một ngôn ngữ lập trình web phổ biến nhất thế giới.
PHP có thể triển khai trên hầu hết các chủng loại máy chủ web hiện có, trên nhiều hệ
điều hành khác nhau và các phần cứng khác nhau. Bên cạnh đó, PHP và có thể được sử
dụng kết hợp với nhiều hệ quản trị dữ liệu quan hệ khác nhau, như MySQL, MS SQL
35
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Mai Dung – K45S4
Server,… PHP được phân phối miễn phí và nhóm phát triển PHP cung cấp các mã nguồn
hoàn chỉnh để người dùng có thể tùy biến và mở rộng theo mục đích sử dụng riêng.
Lập trình web với bằng PHP thường sử dụng kiến trúc LAMP, thuật ngữ viết tắt của
4 công nghệ mã nguồn mở, bao gồm: Linux (L), Apache (A) , MySQL (M), và PHP.
Theo số liệu thống kê vào tháng 8 năm 2010, có trên 50 triệu tên miền Internet được triển
khai trên các máy chủ có cài đặt PHP.
- My SQL
SQL là viết tắt của Structured Query Language và là một ngôn ngữ sử dụng rộng rãi
cho các hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ để xử lý dữ liệu (lưu trữ, truy xuất, cập nhật,

xóa) và tạo cơ sở dữ liệu.
Đây là hệ quản trị cơ sở dữ liệu mã nguồn mở phổ biến nhất thế giới và được các nhà
phát triển rất ưa chuộng trong quá trình phát triển ứng dụng. Vì My SQL là cơ sở dữ liệu
tốc độ cao, ổn định và dễ sử dụng, có tính khả chuyển, hoạt động trên nhiều hệ điều hành
cung cấp một hệ thống lớn các hàm tiện ích rất mạnh. Với tốc độ và tính bảo mật cao, My
SQL rất thích hợp cho các ứng dụng có truy cập CSDL trên internet
b. Các tính năng phần mềm quản lý phân công công việc và quản trị dữ liệu
Tên phân hệ Mô tả
Quản trị hệ thống Quản lý danh sách NSD, quản lý nhóm người sử dụng,
phân quyền NSD.
Quản lý thư viện tài
liệu
Quản lý các tài liệu biểu mẫu được sử dụng trong quá trình
làm dự án.
Quản lý thiết bị Quản lý thông tin của các thiết bị sẽ sử dụng trong quá trình
làm dự án.
Quản lý dự án Quản lý các thông tin dự án, cho phép nhiều đối tượng tham
gia vào quá trình thực hiện dự án, quản lý trạng thái dự án.
Hỗ trợ quản trị dự án quản lý dự án, tổng hợp danh mục
thiết bị và các tài liệu trong dự án.
35
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Mai Dung – K45S4
Quản lý công việc Quản lý các công việc trong dự án, giúp nhân viên dễ dàng
nhận biết các công việc cần thực hiện, giúp người giám sát
dễ dàng kiểm tra kết quả công việc.
Báo cáo Cho phép báo cáo kết xuất các báo cáo:
Tình hình thực hiện dự án.
Tình hình thực hiện công việc của nhân viên.
Bảng 2.5. Các phân hệ phần mềm quản lý phân công công việc và quản trị dữ liệu
(Nguồn: Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý phân công công việc và quản trị

dữ liệu, Viking, 2012)
c. Mô hình triển khai hệ thống quản lý phân công công việc và quản trị dữ liệu
Hình 2.6. Mô hình triển khai phần mềm quản lý phân công công việc và quản trị dữ liệu
(Nguồn: Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý phân công công việc và quản
trị dữ liệu, Viking, 2012)
Hệ thống được xây dựng trên nền Web, sử dụng công nghệ SharePoint 2007 của
35
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Mai Dung – K45S4
Mircrosoft.
Hệ thống được triển khai trong mạng LAN của công ty bao gồm các thành phần:
• Máy chủ WEB: cài đặt phần mềm quản lý phân công công việc và quản trị dữ
liệu (Sharepoint server).
• Máy chủ AD (active directory): Quản lý hệ thống NSD, cung cấp tài khoản
truy cập vào máy tính cá nhân cũng như tài khoản đăng nhập vào hệ thống
phần mềm.
• Máy chủ CSDL: Lưu CSDL của hệ thống.
• Máy chủ Mail: Quản lý e-mail của nhân viên trong công ty. Máy chủ Web sẽ
kết nối với máy chủ Mail để thực hiện chức năng tự động gửi e-mail.
• Máy trạm: NSD dùng để đăng nhập vào hệ thống.
2.1.3. Phân định nội dung nghiên cứu
a. Quy trình triển khai phần mềm quản lý phân công công việc và quản trị dữ liệu
• Vai trò và vị trí của triển khai phần mềm
Vai trò: Triển khai phần mềm có nhiệm vụ đưa ra các quyết định có liên quan tới
việc lựa chọn công cụ phát triển hệ thống, mục tiêu xây dựng hệ thống tốt
Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần tin học hóa của hệ thống thông
tin- đó chính là phần mềm. Việc hoàn thiện mọi tài liệu hệ thống và tài liệu hướng dẫn
cho người sử dụng, cho thao tác việc cũng như trách nhiệm cho nhà thiết kế hệ thống.
• Quy trình triển khai phần mềm
Quy trình triển khai một phần mềm quản lý cho hệ thống tại một doanh nghiệp cụ thể
trải qua các bước như sau:

Bước 1: Khảo sát thực trạng hệ thống
Lập kế hoạch sơ bộ các công việc cần thực hiện, nghiên cứu cụ thể tình hình hoạt
35
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Mai Dung – K45S4
động và vận hành của hệ thống trước khi đưa phần mềm vào cài đặt tại doanh nghiệp.
Giai đoạn này đưa đến một cái nhìn tổng quát về những yêu cầu hệ thống đối với từng
chức năng phần mềm tùy theo loại hình doanh nghiệp ứng dụng.
Bước 2: Phân tích các thông tin được khảo sát
Trên cơ sở các thông tin đã thu thập, nhóm triển khai tiến hành phân tích để xác định
cụ thể các bước thực hiện trong khâu tiếp theo của quá trình triển khai. Tiến hành theo
quy mô toàn bộ hệ thống hay tích hợp từng phần.
Bước 3: Tiến hành cài đặt và chạy thử
Phần mềm được cài đặt với các tính năng cơ bản và được nhóm triển khai ghi nhận
về hiệu năng thời gian, tốc độ xử lý, khả năng đáp ứng của phần cứng doanh nghiệp đối
với phần mềm, giai đoạn này nếu xảy ra các vấn đề phát sinh, nhóm triển khai có thể tiến
hành điều chỉnh để đảm bảo cho đến giai đoạn cuối của quá trình triển khai phần mềm
đạt được hiệu năng cao nhất trong hệ thống.
Bước 4: Cấu hình hệ thống phần mềm
Mỗi giải pháp phần mềm được cung cấp đều là tổng hợp của nhiều giải pháp, nhiều
quy trình xử lí công việc tích hợp trong các module của phần mềm. Mặt khác, mỗi doanh
nghiệp cụ thể đều có những nét khác biệt về loại hình kinh doanh và phù hợp với một số
hay toàn bộ tính năng của phần mềm. Do đó từ những khảo sát và phân tích nhóm triển
khai có thể điều chỉnh các tính năng của phần mềm sao cho phù hợp với yêu cầu của
doanh nghiệp.
Bước 5: Chuyển đổi dữ liệu và thiết lập hệ thống
Giai đoạn chuyển đổi dữ liệu đóng vai trò quan trọng, quyết định đến chất lượng đầu
ra của phần mềm. Dữ liệu hiện có của doanh nghiệp phải được điều chỉnh phù hợp và
nhập vào hệ thống thành một cấu trúc ổn định.
Bước 6: Vận hành hệ thống phần mềm
Giai đoạn thực thi phần mềm trong môi trường hoạt động thực tế của doanh nghiệp

35
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Mai Dung – K45S4
Bước 7: Kiểm thử và bảo trì hệ hống phần mềm
Công đoạn tiến hành kiểm tra các dữ liệu đầu vào và đầu ra của phần mềm theo từng
trường hợp cụ thể, ghi nhận các vấn đề và lên kế hoạch chi tiết khắc phục vấn đề đảm bảo
phần mềm vận hành ổn định trong hệ thống.
Thường xuyên định kì bảo trì phần mềm để nhanh chóng phát hiện các vấn đề để có
biện pháp khắc phục tốt nhất.
b. Ứng dụng phần mềm quản lý phân công công việc và quản trị dữ liệu
Nghiên cứu các module tính năng của chương trình phần mềm, quy trình thực hiện
xử lí một nghiệp vụ trong doanh nghiệp mà phần mềm có thể đáp ứng
2.2. Đánh giá, phân tích, thực trạng triển khai và ứng dụng phần mềm quản lý quản
lý phân công công việc và quản trị dữ liệu tại Công ty Cổ phần Công nghệ Viking
2.2.1. Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Công nghệ Viking
a. Thông tin cơ bản
Công ty Cổ phần Công nghệ Viking được thành lập xuất phát từ chính nhu cầu của
ngành công nghệ thông tin. Viking mong muốn sẽ đạt được những phát triển to lớn trong
sự nghiệp bản thân, cũng như những đóng góp hữu ích cho xã hội.
Tên công ty Công Ty Cổ Phần Công Nghệ Viking
Tên giao dịch Viking Technology Joint Stock Company
Tên viết tắt Viking
Năm thành lập 2010
Website
Văn phòng đại
diện
Số 219 Nguyễn Ngọc Vũ – Cầu Giấy – Hà Nội
Sô điện thoại (+84-4) 8582.9280
Fax (+84-4) 8582.9281
Giấy phép kinh
doanh

0104877363
35
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Mai Dung – K45S4
Nhân viên 15 người
Vốn điều lệ 1,9 tỉ đồng
Bảng 2.7. Thông tin khái quát về công ty
(Nguồn: Hồ sơ năng lực và giới thiệu công ty cổ phần công nghệ Viking)
b. Cơ cấu tổ chức
Để tăng cường năng lực cạnh tranh, cơ cấu tổ chức của Viking được chia thành các
đơn vị với các giải pháp cho các nhóm khách hàng chuyên biệt. Các khối bao gồm cả
kinh doanh và công nghệ phối hợp chặt chẽ với nhau trong từng giai đoạn công việc khác
nhau. Đồng thời các khối kinh doanh đảm bảo hoạt động phục vụ cho khối văn phòng.
Sơ đồ 2.8. Sơ đồ cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
(Nguồn: Hồ sơ năng lực và giới thiệu công ty cổ phần công nghệ Viking )
c. Cơ sở vật chất
Vốn điều lệ : 1,9 tỉ đồng
Hiện nay doanh nghiệp có văn phòng đại diện nằm trên mặt đường Nguyễn Ngọc Vũ
(số 219 Nguyễn Ngọc Vũ) - vị trí thuận lợi trong việc giao dịch, gặp gỡ khách hàng và
35
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Mai Dung – K45S4
đối tác. Tuy là mới thành lập được 3 năm nhưng doanh nghiệp đã có được cơ sở vật chất
tương đối đầy đủ & khang trang đáp ứng được nhu cầu. Văn phòng làm việc được nằm
trên tầng 3 tòa nhà Trúc Linh với diện tích gần 80m2 chia làm 3 phòng mô phỏng như
hình dưới đây:
Hình 2.9. Mô phỏng văn phòng làm việc
(Nguồn: Hồ sơ năng lực và giới thiệu công ty cổ phần công nghệ Viking)
* Chú thích :
1. Khu vực các phòng ban công ty làm việc.
2. Phòng họp.
3. Phòng giám đốc.

e. Các lĩnh vực hoạt động kinh doanh
• Xây dựng và phát triển các hệ thống thông tin
• Phát triển và triển khai các giải pháp phần mềm
• Tích hợp hệ thống
• Gia công phần mềm
• Cung cấp thiết bị CNTT
• Bảo trì hệ thống
• Thiết kế và phát triển các ứng dụng website
f. Mục tiêu và phương thức hoạt động
Mục tiêu hoạt động của công ty là trở thành một trong những nhà cung cấp dịch vụ
và giải pháp thương mại điện tử, xây dựng và tích hợp hệ thống công nghệ thông tin
hàng đầu, mang lại sự thịnh vượng cho công ty và nhân viên, người lao động và đóng
35
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Mai Dung – K45S4
góp cho sự phát triển của ngành và của xã hội.
Phương thức hoạt động của Viking
• Chuyên biệt hóa thị trường và nhóm sản phẩm
• Tăng cường quan hệ mạnh mẽ với các hang cung cấp sản phẩm CNTT trên
thế giới
• Tái cấu trúc doanh nghiệp nhằm tăng cường tính cạnh tranh, củng cố sức
mạnh nội bộ.
2.2.2. Phân tích quy trình triển khai và ứng dụng phần mềm quản lý công việc tại
công ty cổ phần công nghệ Viking
a. Phân tích quy trình triển khai phần mềm quản lý phân công công việc và quản trị dữ
liệu
Quy trình triển khai phần mềm Service Desk không kéo dài nhưng tác động của nó
khá rõ rệt trong tác phong làm việc của nhân viên toàn doanh nghiệp. Quá trình triển khai
bắt đầu vào ngày 22/10/2012 và chính thức đi vào vận hành ngày 30/01/2013.
• Các giai đoạn triển khai
Các giai đoạn triển khai phần mềm hệ thống quản lý tại doanh nghiệp bao gồm 7 giai

đoạn tuy nhiên tại doanh nghiệp Công ty Cổ phần Công nghệ Viking chỉ triển khai trên 4
giai đoạn chính :
- Cài đặt hệ thống
- Đào tạo, hướng dẫn sử dụng
- Đưa hệ thống vào vận hành
- Tổng hợp, báo cáo
Trong mỗi giai đoạn đều có các công việc chi tiết cho nhóm triển khai, các công việc
được sắp xếp theo một quy trình tương ứng với một quy trình triển khai phần mềm tại
doanh nghiệp cụ thể. Các công việc có thể gối lên nhau và hỗ trợ cho nhau trong từng
giai đoạn
35
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Mai Dung – K45S4
Hình 2.10. Sơ đồ quá trình triển khai phần mềm quản lý phân công công
việc và quản trị dữ liệu
(Nguồn : Tài liệu tổng thể quá trình dự án phần mềm)
35