65 Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại conga ty cổ phần xuất nhập khẩu Việt

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Lời mở đầu
Trong nền kinh tế quốc dân, Công ty thơng mại có vai trò lớn. Nó gắn sản
xuất với tiêu dùng, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của đời sống xã hội, thúc đẩy
sản xuất và các lĩnh vực khác của nền kinh tế phát triển, góp phần hình thành cơ
cấu kinh tế hợp lý, đẩy nhanh tiến trình hội nhập kinh tế nớc ta với các nớc trong
khu vực và trên thế giới, thực hiện các mục tiêu kinh tế xã hội của Đảng và Nhà n-
ớc trong từng giai đoạn.
Từ khi chuyển đổi cơ chế kinh tế sang cơ chế thị trờng có sự điều tiết vĩ mô
của Nhà nớc, hoạt động của Công ty thơng mại có những khác biệt rất cơ bản so
với hoạt động của nó trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung. Trong cơ chế cũ, Công
ty thơng mại đợc Nhà nớc lo cho cả đầu vào lần đầu ra. Nhng trong cơ chế mới,
Công ty thơng mại phải tự tìm đầu vào, đầu ra cho mình, tự tổ chức quản lý kinh
doanh sao cho có hiệu quả nhất.
Để tồn tại và phát triển, Công ty thơng mại phải tổ chức đợc tốt 3 khâu của
quá trình lu chuyển hàng hoá là mua vào - dự trữ - bán ra. Ba khâu này có quan hệ
mật thiết với nhau. Mặc dù mục đích Công ty thơng mại là tiêu thụ hàng hoá nhng
muốn có hàng để bán thờng xuyên, liên tục thì các Công ty phải tổ chức thu mua
và dự trữ. Chính việc thu mua, tổ chức nguồn hàng sẽ góp phần thực hiện chức
năng, mục tiêu của Công ty. Qua đó cũng thể hiện sức mạnh kinh tế của Công ty
để cạnh tranh với Công ty khác trên thị trờng.
Nhận thức đợc tầm quan trọng của vấn đề đó, qua thời gian học tập tại trờng
cũng nh tìm hiểu thực tế công tác kế toán ở Công ty thơng mại, em đã chọn đề tài:

Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công
ty CP Xuất nhập khẩu Việt Tuấn
" làm nội dung của bản chuyên đề này. Bản
chuyên đề này là sự kết hợp giữa lý luận với thực tiễn tại Công ty..
Nguyễn Thị Thu Phơng Lớp: KT1 - K36
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em gồm 3 chơng:

Ch ơng I: Tổng quan về Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn.
Ch ơng II : Thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanhtoán tiền hàng
tại Công ty Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn .
Ch ơng III: Một số đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và
thanh toán tiền hàng tại Công ty Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn.
Nguyễn Thị Thu Phơng Lớp: KT1 - K36
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
chơng I
Tổng quan về công ty CPTM &xNK Việt tuấn
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển.
Công ty CPTM và XNK Việt Tuấn đợc thành lập theo Quyết định số
210/QP ký ngày 11/03/1995. Trải qua một quá trình hoạt động và phát triển Công
ty đã ngày một lớn mạnh và chứng tỏ đợc sự phát triển bền vững trong những giai
đoạn đầy khó khăn trên thị trờng quốc tế và ở Việt Nam. Trớc hết có thể khái quát
một vài đặc điểm chủ yếu của công ty nh sau:
Tên công ty : Công ty cổ phần thơng mại & XNK Việt tuấn
Tên giao dịch quốc tế : VIETUAN, JSC
Địa chỉ trụ sở chính: Số 51/228 Phố Lê Trọng Tấn, Quận Thanh Xuân, HN.
Điện thoại : 04.
Fax : 04.
Mã số thuế : 01
Vốn điều lệ : 5.000.000.000 đồng.
1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty.
1.2.1 Đặc điểm sản phẩm kinh doanh và thị trờng của SP:
Sau hai năm hoạt động, công ty đã đạt đợc nhiều thành tựu quan trọng và
không ngừng lớn mạnh cả về mặt tổ chức nhân sự và năng lực hoạt động.Trong
thời gian qua Công ty Việt Tuấn liên tục có các quyết định bổ sung chức năng để
mở rộng lĩnh vực và phạm vi hoạt động với các nghành nghề kinh doanh chủ yếu
sau đây :
Kinh doanh thơng mại xuất nhập khẩu

Lắp ráp và kinh doanh thiết bị y tế
Bên cạnh đó, công ty đã chủ động xin bổ sung chức năng kinh doanh thiết bị y tế.
Từ những chủ động đó kết hợp với nỗ lực của tập thể cán bộ,công nhân viên trong
Nguyễn Thị Thu Phơng Lớp: KT1 - K36
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
toàn công ty, công ty đã đạt đợc nhiều kết quả tích cực trong lĩnh vực mới mẻ này
qua các hợp đồng cung cấp và lắp đặt thiết bị y tế cho các Công tytrên địa bàn
thành phố và các địa bàn khác nh :Hải Phòng, Quảng Ninh, Lạng Sơn, Nam
Định ...Qua các hợp đồng này, công ty Việt Tuấn đã từng bớc tạo dựng đợc uy tín
của mình trong lĩnh vực cung cấp và dịch vụ thiết bị y tế trên địa bàn.Vì vậy Công
ty đã đạt đợc những bớc phát triển nhanh chóng, với các sản phẩm chất lợng cao
và chế độ bảo hành tận tình, chu đáo, công ty đã giành đợc sự tín nhiệm của các
đơn vị, cơ quan.
Kinh doanh, lắp đặt trang thiết bị là một trong những hoạt động then chốt
trong lĩnh vực thiết bị y tế của Công ty Việt Tuấn trong giai đoạn hiện tại và cho
cả chiến lợc lâu dài của Công ty.
Các sản phẩm mà Công ty cung cấp gồm :
- Đệm hơi nớc
- Máy đo huyết áp
- Máy điện lão đồ.
1.2.2 Quan hệ của Công ty với các bên liên quan:
Là Công ty thơng mại thực thụ nên hoạt động chính của Công ty là lu thông
hàng hoá, tổ chức quá trình vận động của hàng hoá từ sản xuất đến tiêu dùng.
Công ty mua hàng hoá từ các nhà sản xuất, nhà bán buôn về bán cho ngời tiêu
dùng. Hoạt động này sẽ mang lại lợi nhuận, nâng cao lợi ích của Công ty đồng
thời có nguồn tài chính đảm bảo cho Công ty hoạt động tốt.
Kể từ khi thành lập đến nay Công ty đã có những thành tích rất đáng khích
lệ trong thị trờng ở Việt Nam và đã xây dựng đợc những mối quan hệ chặt chẽ
với các khách hàng, các nhà sản xuất và các bạn hàng trên thị trờng trong và ngoài
nớc. Với một quá trình ra đời và phát triển, kế thừa những kinh nghiệm trong quá

trình hoạt động và với một đội ngũ nhân viên có trình độ, năng lực Công ty đã tự
khẳng định mình và dần trở thành một Công tyhàng đầu trong việc cung cấp thiết
bị y tế trên thị trờng Việt Nam.
Nguyễn Thị Thu Phơng Lớp: KT1 - K36
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Ngay sau khi triển khai hoạt động trong lĩnh vực thiết bị y tế và đạt đợc một
số kết quả, Công ty đã tập trung cao nhất năng lực của mình trên cơ sở có sự hỗ trợ
giúp đỡ của các cơ quan, Công tytrong và ngoài nớc để tham gia vào các dự án.
Với phơng châm Tạo ra đợc hiệu quả tối u cho khách hàng kết hợp với việc
dựa trên nền tảng đó mà công ty đã thực hiện hoàn hảo các dự án. Cơ chế bảo
hành, bảo trì của Công ty đã làm hài lòng khách hàng.
Hoạt động kinh doanh bán buôn, bán lẻ thiết bị và linh kiện y tế là hoạt
động đợc công ty triển khai rất sớm với phơng châm phục vụ tới tận tay ngời tiêu
dùng và Tất cả các khách hàng sẽ là bạn. Công ty coi hoạt động bán lẻ là cầu
nối gắn kết Công ty và bạn hàng. Mỗi khách hàng khi đến với Công ty không chỉ
đợc thoả mãn tối u nhu cầu tiêu dùng cùng với một chi phí bỏ ra mà chế độ bảo
hành cho khách hàng cũng đợc đội ngũ nhân viên kỹ thuật của Công ty thực hiện
tận tình,chu đáo ngay tại Công tycủa khách hàng khi có yêu cầu. Chính vì thế, sự
kết nối giữa Công ty và khách hàng ngày càng chặt chẽ và là động lực không nhỏ
thúc đẩy Công ty đến với những dự án lớn hơn.
1.2.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty một số năm gần đây:
Bảng 1: Kết quả hoạt động sxkd trong năm 2006 - 2007.
Đơn vị tính: Triệu đồng
Các chỉ tiêu
Năm 2006 Năm 2007 So sánh
Tiền TT Tiền TT Tiền TL
1. Lợi nhuận kinh doanh
701 86,44 786 87,43 85 12,13
a. Kinh doanh dự án
305 43,51 350 44,53 45 14,75

b. Kinh doanh bán buôn, bán lẻ
207 29,53 230 29,26 23 11,11
c. Kinh doanh dịch vụ
189 26,96 206 26,21 17 8,99
2. Lợi nhuận từ hoạt động ĐTTC
95 11,7 100 11,12 5 5,26
3. Lợi nhuận khác
15 1,86 13 1,45 -2 -13
Tổng cộng 811 100 899 100 88 10,85
Nguyễn Thị Thu Phơng Lớp: KT1 - K36
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Nhận xét:
Nhìn tổng thể chung thì công ty đã hoàn thành tốt kế hoạch đặt ra. Qua
bảng trên ta thấy. Tổng lợi nhuận trong năm 2007 đạt 899 triệu đồng tăng so với
năm 2006 là 88 triệu đồng, và đạt tỷ lệ tăng 10,85 %. Tóm lại lợi nhuận của Công
ty tăng chủ yếu là do lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh tăng.
1.2.4 Phơng hớng phát triển của Công ty trong thời gian tới:
Để đứng vững trên thị trờng Công ty đã đa ra phơng hớng phát triển trong
thời gian tới nh sau:
Xây dựng, tổ chức công tác kinh doanh và quản lý khai thác sử dụng có
hiệu quả, đảm bảo đầu t, mở rộng kinh doanh, bù đắp chi phí.
Từng bớc ổn định mở rộng kinh doanh, tăng cờng công tác quản lý, phát
hiện và điều chỉnh kịp thời những sai lệch nhằm hạn chế những tổn thất về kinh tế.
Kinh doanh trên cơ sở bảo toàn và phát triển nguồn vốn, thực hiện chế độ
hạch toán kinh tế độc lập, nộp Thuế cho Nhà nớc theo đúng qui định.
Tuân thủ các chế độ, chính sách quản lý kinh tế của Nhà nớc, thực hiện
đúng các cam kết trong hợp đồng kinh tế liên quan.
Thực hiện đúng chế độ quản lý tài sản, tài chính, phân phối theo lao động tiền
lơng, làm tốt công tác bảo vệ an toàn lao động, trật tự xã hội, bảo vệ an ninh.
Đào tạo, bồi dỡng, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho ngời lao động.

Không ngừng nâng cao lợi ích của các thành viên góp vốn và đảm bảo đời
sống cho ngời lao động.
Phấn đấu thực hiện tốt các khâu nhằm nâng cao chất lợng dịch vụ đáp ứng
nhu cầu của khách hàng, nâng cao uy tín cho công ty.
Nguyễn Thị Thu Phơng Lớp: KT1 - K36
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
1. 3 tổ chức bộmáy quản lý tại công ty.
1.3.1 Sơ đồ tổ chức kinh doanh của công ty.
Sơ đồ 1: Tổ chức kinh doanh của công ty.



Các Công tythành viên hạch toán kinh tế phụ thuộc, hoạt động theo kế hoạch
hạch toán của Công ty và mọi hoạt động phải chịu sự quản lý trực tiếp của Công
ty.
Các Công tythành viên tổ chức Bộ máy quản lý theo Bộ máy quản lý của Công
ty: Là các phòng ban nghiệp vụ Đơn vị. Đứng đầu Công tythành viên là Giám đốc,
giúp việc là các Phó giám đốc. Giám đốc Công ty có quyền quyết định cơ cấu bộ
máy quản lý của các Đơn vị thành viên theo hớng tinh giảm biên chế gián tiếp nh-
ng vẫn bảo đảm phát huy đợc hiệu lực.
1.3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy nhân sự tại văn phòng công ty.
Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy công ty Việt Tuấn
Nguyễn Thị Thu Phơng Lớp: KT1 - K36
Giám đốc
Phó giám đốc
kinh doanh
Phó giám đốc tổ
chức hành chính
Phòng kinh
doanh

TTâm Dịch
vụ bảo hành
Phòng hành
chính
Phòng
TC - KT
Chi nhánh Hà Nội
Chi nhánh LạngSơn
Chi nhánh
Nam Định
Văn phòng công tyCông ty
Chi nhánh Hải Dương
Chi nhánh Quảng Ninh
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
* Nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận nghiệp vụ:
1.Giám đốc Công ty là đại diện pháp nhân của Công ty và chịu trách nhiệm
trớc Bộ y tế, trớc Pháp luật, cấp uỷ cấp mình về điều hành hoạt động của Công ty.
Sau khi có Nghị quyết cấp uỷ, Giám đốc có quyền điều hành cao nhất trong Công
ty.
2.Các Phó giám đốc giúp Giám đốc điều hành Công ty theo phân công và uỷ
quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về nhiệm vụ đợc Giám đốc
phân công và uỷ quyền.
3.Kế toán trởng giúp Giám đốc Công ty chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác
kế toán, thống kê của Công ty và có nhiệm vụ quyền hạn theo quy định của Pháp
luật.
4.Các phòng chuyên môn nghiệp vụ của Công ty có chức năng giúp việc
Giám đốc Công ty trong quản lý và điều hành công việc của Công ty.
- Lập dự án kế hoạch năm, quý, tháng về công tác nghiệp vụ chuyên môn
đợc giao trình giám đốc hoặc cấp trên phê duyệt.
- Tiến hành thực thi công tác nghiệp vụ cụ thể theo chức năng nhiệm vụ đợc

giao. Tổ chức theo dõi quá trình thực hiện và xác định hiệu quả sản xuất kinh
doanh của cơ sở và toàn Công ty thuộc phần việc hoặc thuộc bộ phận mình quản
lý.
- Nghiên cứu và thực hiện chế độ chính sách, luật lệ của Nhà nớc, các quy
định của cấp trên, các địa phơng. Tổ chức và bồi dỡng nghiệp vụ cho cán bộ công
nhân viên trong phòng hoặc bộ phận và cơ sở.
- Thực hiện đúng các quy định về thủ tục hành chính lu tài liệu nghiệp vụ.
Giữ bí mật về kinh tế kỹ thuật, công nghệ và quản lý sản xuất của lâm nghiệp.
Cung cấp hồ sơ tài liệu nghiệp vụ cho các cơ quan khác phải đợc Giám đốc Công
ty cho phép.
1.4 tổ chức kế toán tại Công ty:
1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty.
Nguyễn Thị Thu Phơng Lớp: KT1 - K36
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Sơ đồ 3: Tổ chức bộ máy kế toán.
Chức năng từng phần hạch toán.
- Phòng kế toán của Công ty đợc tổ chức theo mô hình tập trung .
Nhiệm vụ của phòng kế toán :
+ Giám sát tình hình hoạt động tài chính của Công ty.
+ Tổ chức hạch toán kinh tế độc lập cho riêng Công ty.
+ Tổng hợp lập báo cáo tài chính vào cuối mỗi chu kỳ kinh doanh theo chế
độ qui định của ngành chủ quản .
+ Lập kế hoạch tài chính cho kỳ kinh doanh tiếp theo.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty:
+ Kế toán trởng: Phụ trách chung trực tiếp công tác hạch toán kế toán, công
tác tài chính và nhân sự .
+ Kế toán TSCĐ: Theo dõi về quản lý tài sản cố định đồng thời đảm nhiệm
việc nhập dữ liệu vào máy vi tính.
+ Kế toán hàng mua: Theo dõi hàng mua tại Công ty
+ Kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm tổng hợp, làm kế toán Công ty.

+ Kế toán bán hàng: Theo dõi hàng bán trên địa bàn kinh doanh.
Nguyễn Thị Thu Phơng Lớp: KT1 - K36
Kế toán trưởng Kế toán phó 2Kế toán phó 1
Kế
Toán
Hàng
Hoá
Kế
Toán
Vận
Tải
Kế
Toán
Hàng
Bán
Kế
Toán
Tổng
Hợp
Kế
Toán
Tài
Sản
Cố
định
Kế
Toán
Hàng
Mua
Kế

Toán
Thanh
Toán
Ban
Kế
Toán
Xí
Nghiệp
Kế toán trưởng
Kế
Toán
Hàng
Hoá
Kế
Toán
Hàng
Bán
Kế
Toán
Tổng
Hợp
Kế
Toán
Tài
Sản
Cố
định
Kế
Toán
Hàng

Mua
Kế
Toán
Thanh
Toán
Ban
Kế
Toán
chi
nhánh
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
+ Kế toán hàng hoá: Theo dõi N - X, tồn kho hàng hoá toàn Công ty.
+ Ngoài ra còn có thủ quỹ đảm nhiệm các công việc riêng :1 thủ quỹ chính
phụ trách quỹ tiền mặt của Công ty, các thủ quỹ ở các Công ty.
1.4.2 vận dụng chế độ kế toán tại Công ty.
* Các chính sách kế toán chung:
Tổ chức công tác kế toán của Công ty đợc quy định nh sau:
- Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có tình hình luân chuyển tài sản vật
t tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng chi phí
hợp lý của Công ty.
- Lập báo cáo và cung cấp số liệu, tài liệu phục vụ cho việc phân tích hoạt
động kinh tế tài chính, phục vụ Giám đốc để chỉ đạo kinh doanh kịp thời.
+ Niên độ kế toán của Nhà máy bắt đầu từ ngày 01/01/N đến 31/12/N.
+ Nhà máy áp dụng phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp
kê khai thờng xuyên. Theo phơng pháp hạch toán này tình hình nhập, xuất nguyên
vật liệu đợc phản ánh một cách thờng xuyên, liên tục và kế toán có thể xác định
giá trị vật liệu tồn kho trên sổ kế toán ở bất kỳ điểm nào trong kỳ kế toán. Từng
tháng xác định giá trị tồn kho cuối kỳ theo phơng pháp bình quân gia quyền và
hàng tồn kho đợc tính theo giá gốc. Công ty áp dụng phơng pháp tính Thuế GTGT
theo phơng pháp khấu trừ. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kỳ kế toán là Việt Nam

đồng. Tính và trích khấu hao TSCĐ tho phơng pháp đờng thẳng.
+ Chế độ kế toán áp dụng theo QĐ 15/2006/QĐ - BTC ngày 20 tháng 3
năm 2006 của Bộ Tài Chính.
* Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán:
Nguyễn Thị Thu Phơng Lớp: KT1 - K36
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Công ty Việt Tuấn áp dụng hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán cho Công ty theo
QĐ15/2006/QĐ-BTC.
* Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán:
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo Quyết Định 15/ 2006 / QĐ - BTC
ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trởng Bộ Tài Chính. Công ty sử dụng 70 tài
khoản và không sử dụng một số tài khoản sau: TK 161, TK221, TK222 , TK223 ,
TK3336, TK3337 , TK343, TK631 và một số tài khoản khác.
* Tổ chức vận dụng sổ sáchkế toán:
Từ đặc điểm hoạt động kinh doanh của mình Công ty áp dụng hình thức sổ
nhật ký chung theo quyết định QĐ15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài
Chính.
(*) Hệ thống sổ sách sử dụng
- Sổ kế toán chi tiết
- Sổ quỹ tiền mặt
- Sổ quỹ tiền gửi
- Sổ cái tài khoản
- Sổ theo dõi công nợ
-
Nguyễn Thị Thu Phơng Lớp: KT1 - K36
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán theo hình thức sổ nhật ký chung
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu

Công ty áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập chung, việc lập báo
cáo Tài chính chỉ có Công ty có quyền công bố ra ngoài Công ty, và có giá trị
pháp lý.
* Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáokế toán:
Hàng tháng,hàng quý, hàng năm phòng kế toán phải lập báo cáo về hoạt
động sản xuất,kinh doanh của Nhà máy mình với ban giám đốc, công ty chủ quản
và báo cáo với các cơ quan chức năng. Các báo cáo đều đợc lập theo chế độ quy
định chung và theo yêu cầu quản lý của cấp trên. Bao gồm các báo cáo sau:
Nguyễn Thị Thu Phơng Lớp: KT1 - K36
Chứng từ gốc
Sổ nhật ký
đặc biệt
Sổ nhật ký
chung
Sổ
thẻ chi tiết
Sổ cái
Bảng tổng hợp
chi tiết
Bảng cân đối
số phát sinh
Báo cáo tài
chính
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
+) Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Đợc lập vào cuối niên độ kế
toán.
+) Bản thuyết minh báo cáo tài chính: Đợc lập vào cuối niên độ kế toán.
+) Bảng cân đối kế toán: phản ánh tổng quát toàn bộ tài sản hiện có và
nguồn hình thành tài sản của nhà máy.
+) Báo cáo lu chuyển tiền tệ: Báo cáo này đợc lập hàng quý và lập theo ph-

ơng pháp trực tiếp. Báo cáo này đợc lập nhằm cung cấp thông tin về dòng tiền vốn
vào ra; các nhân tố tác động đến sự tăng(vào) và sự giảm (ra) của dòng tiền nh thế
nào.
+) Báo cáo thuế GTGT: Hàng tháng kế toán lập tờ khai thuế kèm theo
bảng kê thuế GTGT mua vào và bán ra để nộp cho phòng kế toán của công ty và
báo cáo với cơ quan thuế.
Nguyễn Thị Thu Phơng Lớp: KT1 - K36
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
chơng II
thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng và
thanh toán tiền hàng tại Công ty CPTM và
XNK Việt tuấn
2.1. Đặc điểm nghiệp vụ mua hàng và quản lý nghiệp vụ mua
hàng tại Công ty:
2.1.1. Đặc điểm nghiệp vụ mua hàng tại Công ty :
* Tổ chức tìm kiếm và khai thác nguồn hàng:
Chức năng chủ yếu của Công ty là tổ chức lu thông hàng hoá, đa hàng hoá
từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng thông qua trao đổi mua bán.
Mua hàng là nghiệp vụ đầu tiên trong các hoạt động kinh doanh của Công
ty. Thực hiện nghiệp vụ này, vốn của Công ty chuyển từ hình thái tiền tệ sang hình
thái hiện vật là hàng hoá.
Đối với Công ty, việc tổ chức tìm kiếm và khai thác nguồn hàng là một nghiệp
vụ quan trọng đảm bảo cho lu thông hàng hoá một cách bình thờng. Nguồn hàng chủ
yếu của Công ty là do mua lại từ nhà sản xuất, các bạn hàng hoặc nhập khẩu từ nớc
ngoài.
Việc tổ chức nguồn hàng đợc coi là nhiệm vụ hàng đầu của Công ty nhằm
tạo ra nguồn hàng dồi dào về số lợng, cơ cấu đảm bảo, thời gian phù hợp, giá cả
hợp lý để đáp ứng nhu cầu thị trờng.
* Các phơng thức mua hàng:
a. Mua hàng trong nớc:

Nguyễn Thị Thu Phơng Lớp: KT1 - K36
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
- Phơng thức mua hàng trực tiếp: Công ty cử cán bộ cung ứng mang giấy uỷ
nhiệm nhận hàng đến bên cung cấp để nhận hàng theo qui định trong hợp đồng
kinh tế đã ký với bên cung cấp. Các chứng từ mua hàng do bên cung cấp lập trong
đó phải ghi rõ từng mặt hàng, đơn giá và số tiền thanh toán để phòng kế toán
kiểm tra ghi sổ số hàng về kho Công ty.
- Phơng thức chuyển hàng: Căn cứ vào điều kiện của hợp đồng đã ký với
Công ty, bên cung cấp định kỳ chuyển hàng cho Công ty tại địa điểm qui định ghi
trong hợp đồng. Khi chuyển hàng, bên cung cấp phải chuyển cho bên mua chứng
từ bán hàng, trong đó ghi rõ chất lợng, số lợng từng mặt hàng và tổng số tiền phải
thanh toán đã thoả thuận. Công ty sau khi nhận đợc chứng từ do bên cung cấp gửi
đến chuyển cho phòng nghiệp vụ đối chiếu với hợp đồng đã ký và chuẩn bị nhập
hàng. Sau đó, chuyển chứng từ cho phòng kế toán để kiểm tra ghi sổ kế toán và
tiến hành thanh toán tiền hàng với bên cung cấp.
b. Nhập khẩu hàng hoá:
2.1.2. Đặc điểm quản lý nghiệp vụ mua hàng tại Công ty :
* Yêu cầu quản lý nghiệp vụ mua hàng:
Quản lý nghiệp vụ mua hàng trong Công ty thơng mại chính là quá trình
quản lý hàng hoá về số lợng, chất lợng, giá trị hàng hoá trong quá trình vận động
mua vào - dự trữ - bán ra.
Nội dung của việc quản lý nghiệp vụ này là quản lý hàng hoá về số lợng,
chất lợng hàng hoá, quản lý tiền hàng mua theo các nguồn hình thành, quản lý
theo mặt hàng, nguồn hàng, quản lý về giá cả hàng hoá, quản lý chặt chẽ các
khoản công nợ của Công tytheo từng chủ nợ, từng lần mua.
Để thoả mãn yêu cầu quản lý hạch toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán
tiền hàng phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Nguyễn Thị Thu Phơng Lớp: KT1 - K36
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
- Kết hợp hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, kết hợp giữa hạch toán

nghiệp vụ với hạch toán kế toán, hạch toán thống kê phải phản ánh cả chỉ tiêu chi
tiết. Để thực hiện đợc yêu cầu này cần kết hợp giữa kế toán tài chính với kế toán
quản trị.
- Các thông tin mà kế toán cung cấp phải đầy đủ, chính xác và có ích cho
ngời sử dụng thông tin.
Để số liệu kế toán đợc chính xác, đồng bộ nhằm phục vụ yêu cầu quản lý
nghiệp vụ mua hàng, phải tuân thủ một số nguyên tắc:
+ Tổ chức hạch toán theo từng nguồn hàng, từng bộ phận chịu trách
nhiệm vật chất. Phản ánh một cách chính xác, chi tiết sự vận động của vốn trong
từng thời điểm và theo từng bộ phận.
+ Tổ chức hạch toán phải đảm bảo sự nhất quán về nội dung, phơng pháp
ghi chép và tính toán theo giá thống nhất.
* Nhiệm vụ kế toán:
Kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng phải thu thập kịp thời, đầy đủ,
chính xác và có hệ thống các thông tin về hoạt động mua hàng và thanh toán tiền
hàng của Công ty. Từ đó, kiểm tra, xử lý thông tin để cung cấp cho bộ phận quản lý
nhằm phục vụ công tác quản lý chung của Công ty.
Một số nhiệm vụ cụ thể của kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng:
- Phản ánh và giám sát tình hình mua hàng về tổng trị giá, từng nguồn hàng,
từng mặt hàng, phản ánh tình hình thực hiện các hợp đồng kinh tế.
- Phản ánh và giám đốc tình hình tiếp nhận hàng hoá, đảm bảo cho hàng
hoá an toàn về số lợng và chất lợng.
- Phản ánh và giám đốc tình hình thanh toán tiền hàng, đôn đốc Công ty
thanh toán đầy đủ, kịp thời tiền hàng cho ngời cung cấp.
Nguyễn Thị Thu Phơng Lớp: KT1 - K36
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
- Phản ánh và giám đốc các khoản chi phí trong quá trình mua hàng. Từ đó,
giảm bớt chi phí bất hợp lý, tạo điều kiện tăng thu nhập cho Công ty.
Khi kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng thực hiện tốt các nguyên tắc
kế toán, các nhiệm vụ của mình sẽ góp phần giúp nhà quản lý Công ty đa ra các

quyết định kinh doanh đúng đắn và kịp thời, tránh tình trạng tham ô, lãng phí, vi
phạm các chế độ chính sách của Nhà nớc.
2.2. Thủ tục, chứng từ nghiệp vụ mua hàng tại Công ty:
2.2.1 Thủ tục, chứng từ hạch toán ban đầu
Nhận thức đợc tầm quan trọng của hạch toán ban đầu đối với việc ghi chép, phản
ánh kịp thời, đầy đủ, trung thực các số liệu kế toán nên việc hạch toán ban đầu ở
Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn rất đợc chú trọng.
ở công ty, việc hạch toán ban đầu gồm có:
- Xác định các loại chứng từ cần sử dụng trong từng bộ phận. Các chứng từ
liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng đợc sử dụng và ghi chép
theo đúng qui định của Bộ tài chính.
- Yêu cầu: ngời ghi chép các chứng từ phải đầy đủ, đúng nội dung và phải
có tính pháp lý.
- Qui định trình tự luân chuyển các chứng từ ban đầu từ các bộ phận lên
phòng kế toán.
- Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn là Công tykinh doanh thuộc đối tợng
nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ cho nên trong khâu hạch toán ban đầu,
kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng sử dụng các chứng từ sau:
- Hoá đơn GTGT:
+ Giá bán (cha có thuế GTGT).
+ Thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT.
Nguyễn Thị Thu Phơng Lớp: KT1 - K36
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
+ Tổng giá thanh toán (đã có thuế GTGT).
- Hoá đơn bán hàng:
Đợc sử dụng trong trờng hợp Công ty mua hàng tại các cơ sở kinh doanh
thuộc đối tợng tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp. Khi đó, giá bán hàng là
giá đã bao gồm thuế GTGT.
- Phiếu nhập kho: lập thành 04 liên:
+ 01 liên lu tại phòng kinh doanh.

+ 01 liên giao cho kế toán kho.
+ 01 liên giao cho kế toán thanh toán (đính kèm với hoá đơn GTGT).
+ 01 liên giao cho thủ kho.
- Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào. Đồng thời với
quá trình ghi sổ kế toán các nghiệp vụ mua hàng, căn cứ vào hoá đơn,
chứng từ mua hàng, kế toán phải ghi ngay số thuế GTGT đầu vào đợc
khấu trừ theo từng hoá đơn vào Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá
mua vào.
- Biên bản kiểm nghiệm:
Công ty lập Biên bản kiểm nghiệm đối với một số trờng hợp nh nhập kho
với số lợng lớn, nhập kho các loại vật t có tính chất lý hoá phức tạp, nhập kho vật
t quí hiếm, nhập kho hàng hoá nhập khẩu, nhập kho hàng hoá không đúng quy
cách, phẩm chất, số lợng so với hợp đồng,...
- Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (Mẫu số 03/GTGT). Đồng
thời với quá trình ghi sổ kế toán các nghiệp vụ mua hàng, căn cứ vào hoá đơn,
chứng từ mua hàng, kế toán phải ghi ngay số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ
theo từng hoá đơn vào Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá mua vào.
- Một số chứng từ thanh toán:
Nguyễn Thị Thu Phơng Lớp: KT1 - K36
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
+ Giấy báo nợ của ngân hàng.
+ Phiếu chi tiền mặt.
+ Giấy thanh toán tạm ứng.
+ Chứng từ nộp thuế ở khâu mua.
2.2.1 Tài khoản kế toán sử dụng:
Việc mua hàng và thanh toán tiền hàng có vai trò quan trọng trong quá trình
kinh doanh của đơn vị. Ngoài việc thực hiện nghiêm ngặt các trình tự nghiệp vụ và
thủ tục chứng từ để đảm bảo cho công tác giao nhận đợc tốt, còn phải tổ chức việc
ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ này vào các tài khoản liên quan cho phù hợp với
yêu cầu theo dõi, kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua hàng

và thanh toán tiền hàng. Do vậy, công ty đã lựa chọn một số tài khoản cần thiết
nh:
TK 156 Hàng hoá.
TK 1331 Thuế GTGT đợc khấu trừ.
TK 331 Thanh toán với ngời bán.
TK 111 Tiền mặt.
TK 112 Tiền gửi ngân hàng.
- Tài khoản 156 Hàng hoá: đợc sử dụng để phản ánh sự biến động của
toàn bộ số hàng hoá ở trong kho của Công ty.
+ Bên Nợ:
. Trị giá hàng mua vào theo hoá đơn.
. Chi phí thu mua hàng hoá.
. Trị giá của hàng hoá thuê ngoài gia công chế biến.
. Trị giá hàng hoá phát hiện thừa, trị giá hàng hoá bị ngời mua trả lại.
Nguyễn Thị Thu Phơng Lớp: KT1 - K36
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
. Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho cuối kỳ.
+ Bên Có:
. Trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho để bán, giao đại lý, ký gửi, thuê
ngoài gia công chế biến.
. Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ.
. Chiết khấu mua hàng đợc hởng.
. Trị giá hàng hoá phát hiện thiếu, hỏng, mất, kém phẩm chất.
+ Số d bên Nợ:
. Trị giá mua vào của hàng hoá tồn kho.
. Chi phí thu mua của hàng hoá tồn kho, hàng đã bán nhng cha đợc chấp
nhận tiêu thụ, hàng giao đại lý, ký gửi.
+ Tài khoản 156 có 2 tài khoản cấp 2:
. Tài khoản 1561 Giá mua hàng hoá.
. Tài khoản 1562 Chi phí thu mua.

- Tài khoản 151 Hàng mua đang đi đờng.
Tài khoản này đợc sử dụng để phản ánh trị giá của các loại hàng hoá, vật t
mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của Công ty nhng cha về nhập kho mà còn
đang trên đờng vận chuyển hoặc đã về đến Công ty nhng đang chờ kiểm nhận
nhập kho.
+ Bên Nợ:
. Trị giá hàng hoá, vật t đang đi trên đờng.
. Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hoá, vật t đang đi trên đờng cuối kỳ
(phơng pháp kiểm kê định kỳ).
+ Bên Có:
Nguyễn Thị Thu Phơng Lớp: KT1 - K36
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
. Trị giá hàng hoá, vật t đang đi trên đờng đã về nhập kho hoặc giao bán.
. Kết chuyển trị giá hàng mua đang đi trên đờng đầu kỳ (phơng pháp
kiểm kê định kỳ).
+ Số d bên Nợ: Phản ánh trị giá hàng hoá, vật t đã mua nhng còn đang đi
trên đờng.
- Tài khoản 133 Thuế GTGT đợc khấu trừ:
Tài khoản này đợc sử dụng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ
(đã khấu trừ và còn khấu trừ). Tài khoản này chỉ sử dụng đối với những Công
tynộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
+ Bên Nợ: Số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ.
+ Bên Có:
. Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ.
. Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không đợc khấu trừ.
. Số thuế GTGT của hàng mua trả lại.
. Số thuế GTGT đầu vào đã đợc hoàn lại.
+ Số d bên Nợ:
. Số thuế GTGT đầu vào còn đợc khấu trừ.
. Số thuế GTGT đầu vào đợc hoàn lại nhng ngân sách Nhà nớc cha hoàn

trả.
+ Tài khoản 133 có 2 tài khoản cấp 2:
. Tài khoản 1331 Thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ.
. Tài khoản 1332 Thuế GTGT đợc khấu trừ của TSCĐ.
- Tài khoản 331 Phải trả ngời bán:
Nguyễn Thị Thu Phơng Lớp: KT1 - K36
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải
trả của Công ty cho ngời bán vật t, hàng hoá, ngời cung cấp lao vụ, dịch vụ theo
hợp đồng đã ký kết.
+ Bên Nợ:
. Số tiền đã trả cho ngời cung cấp hàng hoá, dịch vụ, ngời nhận thầu xây dựng
cơ bản.
. Số tiền ứng trớc cho ngời cung cấp nhng cha nhận đợc hàng hoá, dịch
vụ.
. Số tiền ngời bán chấp nhận giảm giá hoặc lao vụ đã giao theo hợp đồng.
. Số kết chuyển về phần giá trị vật t, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất
khi kiểm nhận và giao trả lại ngời bán.
. Chiết khấu mua hàng đợc ngời bán chấp thuận cho Công ty giảm trừ
vào nợ phải trả.
+ Bên Có:
. Số tiền phải trả ngời bán vật t, hàng hoá.
. Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số hàng hoá, vật t, lao vụ,
dịch vụ đã nhận khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức.
+ Số d bên Nợ: phản ánh số tiền Công ty đã ứng trớc cho ngời bán nhng
cha nhận vật t, hàng hoá.
+ Số d bên Có: phản ánh số tiền Công ty còn phải trả cho ngời bán, ngời
nhận thầu xây dựng cơ bản.
- Tài khoản 111:
Phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ, tiền mặt tại quỹ của đơn vị.

- Bên Nợ: Các khoản tiền mặt nhập quỹ.
- Bên Có: Các khoản tiền mặt đã xuất quỹ để trả tiền hàng.
Nguyễn Thị Thu Phơng Lớp: KT1 - K36
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
- Số d bên Nợ: Các khoản tiền mặt còn tồn quỹ đến cuối kỳ.
- Tài khoản 112:
Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các khoản tiền gửi ngân hàng
của Công ty.
- Bên Nợ: Các khoản tiền gửi vào ngân hàng.
- Bên Có: Các khoản tiền rút ra khỏi ngân hàng.
- Số d bên Nợ: Số tiền hiện còn tại ngân hàng.
- Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan nh:
+ Tài khoản 141 Tạm ứng
2.3. Thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng tại Công ty:
2.3.1. Tính giá hàng hóa mua vào:
Giá cả hàng mua là phạm trù trung tâm của kinh tế hàng hoá, của cơ chế thị
trờng. Giá cả biểu hiện bằng tiền của giá trị hàng hoá. Giá trị hàng hoá đợc xác
định bằng chi phí lao động xã hội cần thiết để sản xuất ra nó. Mặc dù giá trị là cơ
sở của giá cả nhng trên thị trờng, giá cả luôn biến động xoay quanh giá trị hàng
hoá.
Theo chế độ kế toán, tất cả hàng hoá phải phản ánh trên sổ kế toán
theo nguyên tắc giá phí. Đó là toàn bộ số tiền Công ty phải bỏ ra để có đợc hàng
hoá đó.
- Đối với Công ty Việt Tuấn áp dụng phơng pháp khấu trừ thuế thì giá mua
đợc xác định nh sau:
Giá mua thực tế của
hàng hoá
=
Giá thanh toán với ngời
bán (không gồm VAT)

+ Chi phí thu mua
Trong đó, chi phí thu mua gồm: vận chuyển, lu kho, lu bãi.
2.3.2. Kế toán nghiệp vụ mua hàng:
Nguyễn Thị Thu Phơng Lớp: KT1 - K36
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Sơ đồ 5: Kế toán nghiệp vụ mua hàng




* Trình tự hạch toán:
- Khi mua hàng về nhập kho, căn cứ phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan, kế
toán ghi:
Nợ TK 156 (1561)
Nợ TK 133 (1331)
Có TK 111, 112, 331,...
-Các khoản chi phí thu mua thực tế phát sinh liên quan đến thu mua hàng
hóa:
Nợ TK 156 (1562)
Nợ TK 133 (1331)
Có TK 111, 112, 331,...
- Cuối kỳ tính và xác định số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ trên cơ sở
doanh thu bán hàng:
Nguyễn Thị Thu Phơng Lớp: KT1 - K36
Hàng hoá mua ngoài nhập kho
Chi phí thu mua hàng hoá
Hàng hoá được giảm giá
Hàng mua trả lại người bán

Thuế GTGT

đầu vào
111, 112, 331
338
156
331
138, 334
1331
Hàng hoá thừa phát hiện khi
kiểm kê
Hàng hoá thiếu phát hiện khi
kiểm kê
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Nợ TK 333 (3331)
Có TK 133 (1331)
- Mua hàng cuối tháng cha về nhập kho:
+ Trờng hợp chứng từ lô hàng đến trớc, hàng trên đờng vận chuyển:
Nợ TK 151
Nợ TK 133
Có TK 111, 112, 331,...
+ Sang kỳ sau, hàng đi đờng về nhập kho:
Nợ TK 156
Có TK 151
Ví dụ : Ngày 5/1/2006 Công ty mua một lô hàng của Công ty THHH TM & Thiết
bị y tế Nam Anh thanh toán ngay bằng tiền mặt
Loại Số luợng Đơn giá Thành tiền
Máy đo huyết áp 20 cái 650.000 13.000.000
Đệm hơi nớc 10 Chiếc 400.000 4.000.000
Nguyễn Thị Thu Phơng Lớp: KT1 - K36