tài liệu về quản trị hành chính văn phòng

Quản trị hành chính văn phòng
( Nguồn: Http://hanhchinh.com.vn ).
Chương I
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG
I- Khái niệm, Chức năng, nhiệm vụ, Cơ cấu tổ chức, nguyên tắc làm việc và vị trí của Văn
phòng:
1- Khái niệm:
Trong tất cả các cơ quan, tổ chức của hệ thống chính trị ở nước ta (cơ quan Nhà nước, tổ chức
chính trị, tổ chức Chính trị - Xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế,
đơn vị vũ trang nhân dân) đều có công tác văn phòng và lập ra đơn vị làm công tác văn phòng.
Do đặc điểm về chức năng, nhiệm vụ, khối lượng công việc, phạm vi hoạt độüng của mỗi cơ
quan, tổ chức có khác nhau nên đơn vị làm công tác văn phòng cũng có tên gọi khác nhau. Từ
đó dẫn đến có nhiều cách hiểu về khái niệm văn phòng. Theo văn bản quy phạm pháp luật của
Chính phủ và các văn bản qui định chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy văn phòng của nhiều
cơ quan thì khái niệm văn phòng được hiểu theo các nội dung sau đây:
- Nội dung thứ nhất: Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh
đạo, chỉ đạo, điều hành thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan.
Ở các cơ quan như Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, các Bộ, Uỷ ban Nhà nước, các cơ quan
khác thuộc Chính phủ, Viện kiểm sát Nhân dân tối cao, Toà án Nhân dân tối cao, cơ quan trung
ương của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, UBND các cấp đều lập Văn phòng. Ở
các cơ quan khác như: Sở, Ban, ngành của tỉnh, công, nông trường, bệnh viện, trường học, Viện
nghiên cứu lập phòng Hành chính (hoặc phòng Hành chính - Quản trị). Có nơi không gọi là
phòng Hành chính - Quản trị mà gọi là phòng Tổ chức Hành chính - Quản trị.
- Nội dung thứ hai: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan. Ở đó hàng ngày diễn ra các hoạt
động của cơ quan để thực hiện chức năng, nhiệûm vụ của mình.
- Ngoài ra, theo Từ điển Tiếng Việt (in năm 1992) thì: Văn phòng là bộ phận phụ trách công
việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan.
2- Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng:
a. Chức năng:
Văn phòng là bộ máy giúp việc của cơ quan, có chức năng tham mưu đáp ứng nhu cầu tổ
chức điều hành công việc lãnh đạo của thủ trưởng cơ quan và bảo đảm điều kiện vật chất kỹ

thuậût cho cơ quan hoạt động.
Chức năng của văn phòng được thể hiện ở hai loại công tác:
- Công tác tham mưu cho lãnh đạo: Thuộc chức năng này, văn phòng nghiên cứu đề xuất ý kiến
những vấn đềì thuộc về phương pháp tổ chức công viêc, điều hành bộ máy, chỉ đạo để thực hiện
chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan.
- Công tác đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động. Thuộc chức năng này,
Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo, vừa là đơn vị trực tiếp thực
hiện công việc sau khi lãnh đạo cho ý kiến phê duyệt. Văn phòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử
dụng toàn bộ cơ sở vật chất, kỹ thuậût của cơ quan.
Hai loại công tác công tác nêu trên luôn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đều nhằm đáp
ứng nhu cầu của công tác lãnh đạo, chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan.
b. Nhiệm vụ:
Ở mỗi loại cơ quan, do đặc điểm riêng cho nên Văn phòng của cơ quan đó có thể được giao
những nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Nhưng nhìn chung Văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu
dưới đây:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch và báo cáo thực hiện chương trình, kế hoạch công tác dài
hạn, một năm, 6 tháng, quý, tháng của cơ quan và của Văn phòng; Tổ chức họp giao ban và xếp
lịch công tác tuần của cơ quan.
- Thu nhập thông tin, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhu cầu quản lý, chỉ đạo,
điều hành của thủ trưởng cơ quan.
- Thẩm tra các đề án, các quyết định quản lý trước khi thủ trưởng cơ quan ban hành; Theo dõi
tiến độü thực hiện chuẩn bị đề án; Kiểm tra về thủ tục chuẩn bị đề án; Bảo đảm các văn bản của
cơ quan ban hành hoặc trình cấp trên ban hành được thống nhất.
- Chủ trì việc giữ gìn mối quan hệ công tác của lãnh đạo cơ quan với các cơ quan khác và với
công dân; Giúp thủ trưởng cơ quan điều hoà, phối hợp các đơn vị trong cơ quan để thực hiện
chương trình công tác của cơ quan.
- Chủ trì hoặc phối hợp các đơn vị chuẩn bị, tổ chức các cuộc hội nghị, hội thảo, cuộc họp, cuộc
làm việc của lãnh đạo cơ quan; Ghi biên bản các cuộc họp, cuộc làm việc đó.
- Giúp thủ trưởng cơ quan quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, công tác lưu trữ ở cơ quan và các
đơn vị trực thuộc; Trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.

- Quản lý tài sản, kinh phí thuộc tài khoản Văn phòng; Bảo đảm cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ
thuật và phương tiện làm việc của cơ quan.
- Quản lý tổ chức, biên chế cán bộ, nhân viên thuộc biên chế Văn phòng.
c. Cơ cấu tổ chức:
Do đặc điểm công tác, ở từng cơ quan cụ thể, các đơn vị trong Văn phòng có thể có tên gọi
khác nhau nhưng nhìn chung trong Văn phòng thường có các đơn vị tổ chức dưới đây:
- Phòng (hoặc tổ,bộ phận) Tổng hợp:
Đây là đơn vị có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác thông tin tổng hợp như:
Xây dựng chương trình công tác và báo cáo công tác thường kỳ của cơ quan, của Văn phòng;
Biên tập các văn bản khác khi được giao.
- Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Hành chính:
Đơn vị này có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác văn thư, đánh máy, lễ tân,
khánh tiết, tổng đài điện thoại (nếu có), thường trực khách ra vào cơ quan.
- Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Quản trị:
Đơn vị này có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác bảo đảm cơ sở vật chất,
phương tiện kỹ thuật cho cơ quan, hoạt động( trụ sở, máy móc, xe ôtô, các loại trang thiết bị
khác )
Trường hợp cơ quan không lập phòng Tài vụ riêng thì phòng Quản trị còn có nhiệm vụ quản lý
và tổ chức sử dụng kinh phí thuộc tài khoản Văn phòng.
- Phòng ( hoặc tổ, bộ phận) Lưu trữ:
Đơn vị này có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng và thủ trưởng cơ quan quản lý, chỉ đạo công tác
lưu trữ ở các đơn vị thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan. Trực tiếp làm công tác lưu trữ
và quản lý kho lưu trữ của cơ quan.
Đối với văn phòng Uỷ ban Nhân dân Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương, đơn vị này
không gọi là Phòng hoặc Tổ hoặc Bộ phận lưu trữ mà gọi là Trung tâm Lưu trữ.
3- Nguyên tắc làm việc của Văn phòng:
Văn phòng làm việc theo các nguyên tắc sau đây:
- Nguyên tắc làm việc theo chế độ Thủ trưởng
Nội dung nguyên tắc này là: Chánh Văn phòng là người đứng đầu Văn phòng, là thủ trưởng của
Văn phòng. Trong phạm vi Văn phòng, Chánh Văn phòng là người có thẩm quyền quyết định

tất cả các công tác của Văn phòng.
2
- Nguyên tắc làm việc kết hợp: Những công chức, viên chức thuộc khối nghiên cứu tổng hợp
khi cần thiết được làm việc trực tiếp với lãnh đạo cơ quan. Sau đó báo cáo lại với Chánh văn
phòng để Chánh văn phòng tổ chức chỉ đạo theo thủ tục hành chính.
Những công chức, viên chức thuộc khối hành chính, tổ chức, quản trị, tài vụ làm việc theo chế
độ thủ trưởng. Các công việc thuộc khối này do Trưởng phòng chỉ đạo và báo cáo với Chánh
Văn phòng.
4- Mối quan hệ công tác của Văn phòng:
- Công tác Văn phòng có tất cả các cơ quan, đơn vị từ trung ương đến địa phương. Nhưng về
mặt tổ chức bộ máy chung thì Văn phòng không tổ chức hệ thống ngành dọc từ trung ương đến
địa phương.
- Trong phạm vi cơ quan: Văn phòng của cơ quan nào thì lãnh đạo cơ quan đó chỉ đạo trực tiếp
mọi mặt công tác của Văn phòng. Đối với các đơn vị trong cùng một cơ quan, Văn phòng
không phải là đơn vị cấp trên hoặc cấp dưới của các đơn vị khác. Mối quan hệ của Văn phòng
với các đơn vị khác là quan hệ phối hợp công tác.
5- Vị trí của Văn phòng:
Văn phòng là một đơn vị tổ chức của cơ quan. Văn phòng cùng với các đơn vị tổ chức
hoàn chỉnh của cơ quan. Có cơ quan là có Văn phòng (hoặc có đơn vị chuyên trách công tác
Văn phòng).
Văn phòng là bộ máy giúp việc của Thủ trưởng cơ quan, Là “Tai mắt” của Thủ trưởng cơ
quan.
Văn phòng giúp Thủ trưởng cơ quan xác định chương trình công tác chung của cơ quan;
Xác định các biện pháp để thủ trưởng cơ quan tổ chức chỉ đạo, điều hành bộ máy thuộc quyền
quản lý của mình để thực hiện chương trình công tác đã đề ra.
Văn phòng bảo đảm điều kiện vật chất cho cơ quan hoạt động.
Văn phòng là nơi có nguồn thông tin quan trọng nhất, tin cậy nhất, thường xuyên nhất phục vụ
nhu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan.
Văn phòng là nơi giao tiếp đầu tiên giữa cơ quan với các cơ quan, tổ chức và công dân.
Với ý nghĩa Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan thì thông qua Văn phòng, cơ quan thể

hiện được tính chất trang nghiêm của công sở.
Công tác Văn phòng có vị trí quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ quan, làm tốt
công tác văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào kết quả hoạt động chung của cơ quan.
CÂU HỎI ÔN TẬP
Câu 1: Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ chung của Văn phòng các cơ quan? Phân biệt chức
năng nhiệm vụ của Văn phòng với các đơn vị khác trong cùng một cơ quan.
Câu 2: Vị trí của Văn phòng trong cơ quan.
Câu 3: Cơ cấu tổ chức, nguyên tắc làm việc và mối quan hệ công tác của Văn phòng.
VẤN ĐỀ THẢO LUẬN
Chương II
CÁC LOẠI HÌNH VĂN PHÒNG Ở NƯỚC TA HIỆN NAY
I- Văn phòng cấp uỷ Đảng:
Đảng Cộng Sản Việt Nam là đội tiên phong của giai cấp công nhân Việt Nạm Mục đích
của Đảng là xây dựng nước Việt Nam độc lập, dân chủ, giàu mạnh, xã hội công bằng, văn
3
minh, thực hiện thành công chủ nghĩa xã hội và cuối cùng là chủ nghĩa Cộng sản, Đảng đại biểu
trung thành quyền lợi của giai cấp công nhân, nhân dân lao độüng và của cả dân tôc.
Đảng Cộng sản Việt Nam là Đảng cầm quyền Đảng lãnh đạo nhân dân tiến hành sự
nghiệp cách mạng, Đảng lãnh đạo hệ thống chính trị của Nhà nược
Hệ thống tổ chức của Đảng được thành lập tương ứng với hệ thống tổ chức của Nhà
nược
Ở Trung ương có Ban chấp hành Trung ương Đạng Ở Tỉnh có Ban chấp hành Đảng bộ
tỉnh (gọi là tỉnh uỷ). Ở huyện có Ban chấp hành Đảng bộ huyện (gọi là huyện uỷ)
Ở mỗi cấp uỷ nói trên đều có các đơn vị giúp viêc. Trong số các đơn vị đó có một đơn vị
là Văn phòng (Văn phòng cấp uỷ đảng)
Văn phòng cấp uỷ là một đơn vị tổ chức trong hệ thống tổ chức Đảng Cộng sản Việt
Nạm Ở trung ương có Văn phòng Trung ượng Ở tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có Văn
phòng Tỉnh uỷ, Văn phòng Thành uỵ Ở huyện có Văn phòng Huyện uỵ Ở xã có Văn phòng
Đảng uỷ xạ
1- Chức năng của Văn phòng cấp uỷ:

Văn phòng cấp uỷ Đảng có chức năng tham mưu giúp cấp uỷ (trực tiếp là giúp Ban
thường vụ và thường trực) tổ chức điều hành công việc lãnh đạo của Đạng Nội dung công tác
tham mưu của Văn phòng cấp uỷ bao gồm:
- Văn phòng cấp uỷ tham mưu về mặt tổ chức, điều hành công việc của lãnh đạo, chỉ đạo của
cấp uỵ Tổ chức quá trình làm việc của cấp uỵ Văn phòng cấp uỷ không đi sâu tham mưu vào
các lĩnh vực công tác, vào nội dung đường lối, chính sách; Không đi sâu vào việc chuẩn bị các
đề án hoặc thẩm định nội dung đề ạn Công việc đó thuộc chức năng của các đơn vị khác của
cấp uỵ
- Văn phòng cấp uỷ còn có chức năng phục vụ trực tiếp các hoạt động hàng ngày của Ban Chấp
hành, Ban Thường vụ, các cuộc làm việc của thủ trưởng cấp uỷ với các ban ngành, cơ sở, các
hội nghị của cấp uỷ, các chuyến đi công tác của cấp uỵ Đảm bảo điều kiện, phương tiện cho cấp
uỷ hoạt đông.
Chức năng tham mưu và phục vụ của Văn phòng cấp uỷ có quan hệ mật thiết với nhạu Tham
mưu cũng là để phục vụ, trong phục vụ có tham mựu
2- Nhiệm vụ của Văn phòng cấp uỷ Đảng:
Do đặc điểm và nhu cầu công tác của mỗi cấp uỷ Đảng có những nét khác nhau, vì vậy
Văn phòng ở mỗi cấp uỷ có thể được giao nhiệm vụ cụ thể khác nhạu Nhìn chung, Văn phòng
các cấp uỷ có những nhiệm vụ chủ yếu dưới đây:
- Giúp cấp uỷ xây dựng chương trìng công tác thường kỵ
Cấp uỷ thường có các loại chương trình công tác toàn khoá, năm, quý, tháng của Ban chấp hạnh
Lịch công tác tuần của Thường trực cấp uỵ Chương trình hoạt động chuyên đệ
- Làm công tác thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đao.
Nội dung của công tác thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo là thực hiện chế độ báo cáo công
tác trong cơ quan cấp uỷ; Báo cáo công tác của cơ quan cấp uỷ lên cấp trên; Truyền đạt sự lãnh
đạo của cấp uỷ xuống cấp dưới; Đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xạc
- Giúp cấp uỷ nâng cao chất lượng các quyết định, văn bản hoá các quyết định của cấp uỵ Nội
dung cơ bản của công tác nâng cao chất lượng các quyết định lãnh đạo của cấp uỷ là: Theo dõi,
kiểm tra đôn đốc đơn vị được giao biên tập văn bản thực hiện tiến độ theo kế hoạch; Thẩm định
chỉnh lý lần cuối các văn bản do cấp uỷ ban hành; Trình cấp uỷ ký, ban hành; Sau khi được ban
hành, Văn phòng chủ trì việc truyền đạt và việc thưcû hiện các văn bản của câïp uỵ

- Giúp cấp uỷ ban hành các quy chế và tổ chức thực hiện quy chế thuộc phạm vi công tác Văn
phọng
4
Các quy chế có liên quan trực tiếp đến chức năng nhiệm vụ Văn phòng cần xây dựng là: Chế độ
báo cáo, chế độ hội họp, chế độ công tác văn thư lưu trữ, quy định về xây dựng và ban hành văn
bản, nội quy ra vào cơ quan, nội quy phòng cháy chữa chay
- Giúp cấp uỷ làm công tác thư từ tiếp dân, nâng cao hiệu quả việc xử lý tại chỗ những kiến
nghị và khiếu nại của công dận
- Nội dung công tác này gồm có: Tiếp nhận đăng ký đơn thư của cán bộ Đảng viên, nhân dân
gửi đến cấp uỷ; Tổ chức tiếp dân, cán bộ Đảng viên đến trụ sở Đảng để kiến nghị, khiếu nại, tố
cáo; Ghi nhận ý kiến và hướng dẫn người khiếu tố đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết;
Chuyển đơn thư đến các cơ quan có trách nhiệm giải quyết theo quy định của Pháp lệnh khiếu
nại tố cáo và theo quy định trong Điều lệ Đảng, quy định của cấp uỷ; Theo dõi tiến độ giải
quyết đơn thư gửi đến cấp uỵ
- Tổ chức quản lý công tác văn thư và công tác lưu trự
Văn phòng cấp uỷ có nhiệm vụ thực hiện văn bản hoá các hướng dẫn của cấp uỷ; chấp hành
quy chế quản lý văn kiện, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; Trực tiếp quản lý kho lưu trữ
thuộc quyền của cấp uỷ; Hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, công tác lưu trữ đối với các
đơn vị, cơ quan Đảng, Đoàn Thanh Niên Cộng sản Hồ Chí Minh cùng cấp và cấp dượi
- Từng bước hiện đại hoá phương tiện làm việc của cấp uỷ và của cơ quạn
Các phương tiện dùng trong công tác Văn phòng cần được hiện đại hoá là các phương tiện tạo
lập văn bản; phương tiện bảo quản, bảo mật văn bản; phương tiện thông tin liên lạc và các
phương tiện khác phục vụ cho hoạt động của Văn phọngViệc sử dụng trang thiết bị hiện đại là
một trong những nhân tố để Văn phòng làm tốt chức năng tham mưu, góp phần nâng cao năng
suất và chất lượng công viêc.
- Làm công tác tài chính quản trị của Văn phòng cấp uỷ Đảng:
Ở cấp uỷ có thành lập đơn vị chuyên trách làm công tác tài chính quản trị thì Văn phòng cung
cấp có trách nhiệûm phối hợp với đơn vị đó để đảm bảo kinh phí, cơ sở vật chất cho cấp uỷ và
cơ quan hoạt đông. Ở cấp uỷ không có đơn vị làm công tác tài chính quản trị thì Văn phòng
giúp cấp uỷ làm công tác Tài chính quản trị và ngân sách Đạng Nội dung của công tác tài chính

quản trị là quản lý và tổ chức sử dụng kinh phí, cơ sở vật chất bảo đảm cho cấp uỷ và cơ quan
làm viêc.
3. Tổ chức của Văn phòng cấp uỷ
Ngoài Văn phòng Trung ương Đảng và Văn phòng Đảng uỷ cấp xã, Ở Văn phòng cấp Tỉnh uỷ,
cấp Huyện uỷ, nhìn chung Văn phòng cấp uỷ đảng được tổ chức thành các phòng hoặc bộ phận
công tạc Các phòng hoặc các bộ phận công tác thuộc Văn phòng thường có:
- Phòng (hoặc bộ phận công tác) Nghiên cứu Tổng hơp.
- Phòng (hoặc bộ phận công tác) Văn thư Lưu trự
- Phòng (hoặc bộ phận công tác) Tài chính - Quản tri.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng cấp uỷ
5
Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo; Quan hệ phối hợp
II- Văn phòng cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền chụng
Căn cứ theo tính chất thẩm quyền thì các cơ quan hành chính Nhà nước được phân chia thành
hai loại (nhóm) dưới đây:
- Cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền chụng
- Cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền riệng
Cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền chung là những cơ quan có chức năng
quản lý Nhà nước tất cả các ngành, các lĩnh vực, các đối tượng trên phạm vi cả nước hoặc trên
một đơn vị hành chính lãnh thộ Các cơ quan đó gồm: Chính phủ, Uỷ ban nhân dân các cấp
(tỉnh, huyện, xã).
Về tổ chức bộ máy làm việc, ở mỗi cấp nói trên đều có Văn phọng Chính phủ có Văn
phòng Chính phủ, Uỷ ban nhân dân tỉnh có Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Uỷ ban nhân dân
huyện có Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện, Uỷ ban nhân dân xã có Văn phòng Uỷ ban nhân
dân xạ Ngoài Văn phòng Chính phủ và Văn phòng Uỷ ban nhân dân xã, theo các văn bản hiện
hành của Nhà nước thì Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, huyện có chức năng, nhiệm vụ, tổ
chức và lề lối làm việc như sau:
1- Chức năng:
Văn phòng Uỷ ban nhân dân là bộ máy làm việc của Uỷ ban nhân dân, có chức năng
phục vụ sự quản lý tập trung thống nhất, sự chỉ đạo điều hành mọi mặt của Uỷ ban nhân dận

2- Nhiệm vụ:
- Văn phòng Uỷ Ban nhân dân giúp Uỷ ban nhân dân tổ chức công tác thông tin và sử lý
thông tịn Bảo đảm phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác tình hình các mặt công tác của
địa phượng Phục vụ đắc lực sự lãnh đạo, chỉ đạo của Uỷ ban nhân dận
- Xây dựng chương trình làm việc của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân; Lập lịch
công tác cho Thường trực Uỷ ban nhân dân; Giúp Uỷ ban nhân dân quản lý việc thực hiện
chương trình đó; Quản lý các kỳ sinh hoạt của Uỷ ban nhân dân và Hội đồng nhân dận
- Giúp Thường trực Uỷ ban nhân dân trong việc phối hợp các ngành chuẩn bị các vấn đề để Uỷ
ban nhân dân hoặc Hội đồng nhân dân xem xét, quyết định kịp thời, chính xác và đúng thể chế
của Nhà nước; Xem xét các quyết định và các biện pháp của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban
nhân dân cấp dưới; Phát hiện và đề nghị Uỷ ban nhân dân uốn nắn kịp thời các vấn đề chưa phù
hợp với chủ trương của Đảng, Nhà nước, Chỉ thị của Uỷ bạn
- Tổ chức truyền đạt các quyết định của Uỷ ban nhân dân cho các ngành, các cấp và theo
dõi đôn đốc kiểm tra thực hiện các quyết định đọ
- Giúp Uỷ ban nhân dân bảo đảm mối quan hện công tác giữa Uỷ ban nhân dân và các đoàn thể
nhân dận
- Đảm bảo các phương tiện cho đại biểu Quốc hội ở địa phương, đại biểu Hội đồng nhân
dân hoạt đông.
- Tổ chức việc tiếp nhận đơn, thư và giải quyết các khiếu nại, tố cáo của nhân dận
- Giúp Uỷ ban nhân dân quản lý công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của Uỷ ban và
hướng dẫn nghiệp vụ cho các ngành trong địa phương về các công tác nói trên theo đúng
nguyên tắc chế độ của Nhà nược
- Quản lý tài sản được Uỷ ban nhân dân giao; Bảo đảm điều kiện vật chất cho bộ máy của
Uỷ ban nhân dân hoạt đông.
- Quản lý cán bộ công nhân viên chức thuộc biên chế Văn phọng
6
3- Tổ chức bộ máy:
Ngoại trừ Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp xã, theo nguyên tắc chung Văn phòng Uỷ ban nhân
dân các cấp làm việc theo chế độ thủ trượng Văn phòng Uỷ ban nhân dân các cấp có Chánh
Văn phòng; có phó Văn phòng giúp việc lãnh đao. Chánh Văn phòng phụ trách chung công tác

của Văn phòng, chịu trách nhiệm cá nhân trước Uỷ ban nhân dân về toàn bộ công tác của Văn
phòng Uỷ ban nhân dận
Các bộ phận công tác trong Văn phòng có:

3.1- Bộ phận nghiên cứu tổng hơp.
Bộ phận này có nhiệm vụ giúp Uỷ ban nhân dân theo dõi các khối công tạc Tuỳ theo khối
lượng công tác, bộ phận này có thể được chia thành các tổ hoặc nhóm cán bộ theo dõi các mặt
công tác:
+ Tình hình chung và các vấn đề tổng hợp như thống kê, kế hoạch, làm công tác thông
tin báo cạo
+ Công tác an ninh, chính trị và trật tự trị an, quân sự, tổ chức, pháp chế thanh trạ
+ Công tác lương thực, vật tư, giá cả, thương nghiệp, tài chính, ngân hạng
+ Các ngành công nghiệp và thủ công nghiệp, xây dựng cơ bản, nhà đất, giao thông vận
tải, bưu điên.
+ Các ngành nông nghiệp, thuỷ lợi, lâm nghiệp, thuỷ sản, khí tượng thuỷ văn, xây dựng
kinh tế mới, định canh định cự
+ Các ngành văn hoá thông tin, giáo dục phổ thông và chuyên nghiệp, khoa học kỹ thuật,
thể dục thể thao, y tế, bảo vệ bà mẹ và trẻ em, thương binh và xã hôi.
3.2- Phòng (hoặc tổ) Hành chính - Tổ chức:
Phòng (hoặc tổ) Hành chính - Tổ chức có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng quản lý và
thực hiện các công việc về:
+ Công tác văn thư;
+ Giao thông liên lạc;
+ Tổng đài điện thoại;
+ Bảo vệ cơ quan (kể cả việc kiểm soát người ra vào cơ quan);
+ Tổ chức nhân sự;
3.3- Phòng (hoặc tổ) Quản trị - Tài vụ:
Phòng (hoặc tổ) Quản triTài vụ có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng quản lý và thực hiện
các công tác việc về:
+ Tài vụ, kế toán;

+ Quản lý tài sản của cơ quan Uỷ ban;
+ Y tế;
+ Đội xe;
+ Nhà khách;
+ Dịch vụ;
3.4- Trung tâm lưu trư î(đối với tỉnh), cán bộ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm công tác lưu trư
î(đối với huyện)
Trung tâm hoặc cán bộ lưu trữ có chức năng giúp Chánh Văn phòng và Uỷ ban nhân dân
quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của địa phượng
Sơ đồ tổ chức bộ máy Văn phòng Uỷ ban Nhân dân
7
Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ phối hơp.
4- Mối quan hệ và lề lối làm việc của văn phọng
- Quan hệ giữa chánh Văn phòng với các cán bộ nghiên cứu tổng hơp.
Cán bộ nghiên cứu tổng hợp đặt dưới sự điều khiển chung của Chánh Văn phòng nhưng
hàng ngày làm việc trực tiếp với Chủ Tịch, Phó Chủ Tịch phụ trách từng khối công tác sau đó
báo cáo cho Chánh Văn phòng nắm được công việc chụng
- Quan hệ giữa Văn phòng Uỷ Ban Nhân Dân với Văn phòng cấp Uỷ
+ Văn phòng Uỷ Ban Nhân Dân phối hợp chặt chẽ với Văn phòng cấp Uỷ cùng cấp
trong việc xây dựng chương trình làm việc của Uỷ Ban và và cấp Uỷ trong từng thời giạn
+ Văn phòng Uỷ Ban phối với Văn phòng cấp Uỷ đểí có sự phân công mỗi bên trong
việc nắm tình hình các mặt ở địa phương, chuẩn bị cho thường trực Uỷ ban và thường trực cấp
Uỷ giải quyết các công việc đúng trách nhiệm và thẩm quyền của mỗi bên, khắc phục sự chồng
chéo về tổ chức cũng như quá trình thực hiện nhiệm vu.
- Quan hệ giữa Văn phòng Uỷ ban với các cơ quan chuyên môn và Uỷ ban nhân dân cấp dưới:
+ Văn phòng Uỷ ban có quan hệ mật thiết hàng ngày với các cơ quan chuyên môn và Uỷ ban
nhân dân cấp dưới để giúp Uỷ ban nắm chắc mọi hoạt động trong địa phương, đôn đốc các cơ
quan chuyên môn và Uỷ ban nhân dân cấp dưới thực hiện các quyết định của Uỷ ban và thực
hiện chế độ báo cáo theo quy đinh.

+ Hướng dẫn, giúp đỡ Văn phòng các cơ quan chuyên môn và văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp
dưới về cách làm việc để đảm bảo sự chỉ đạo và phối hợp công tác trên dưới kịp thời, nhạy bén,
thông suột
+ Hàng năm họp với các Văn phòng của các cơ quan chuyên môn và Văn phòng Uỷ ban nhân
dân cấp dưới để trao đổi kinh nghiệm và nghiệp vụ công tác Văn phọng
III - Văn phòng cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền riệng
Cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền riêng là cơ quan có chức năng quản lý
Nhà nước trong phạm vi ngành hoặc lĩnh vưc. Các cơ quan đó gồm: Các Bộ, cơ quan ngang Bộ,
cơ quan thuộc Chính phủ, các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân các cập
Về tổ chức bộ máy, ngoài các đơn vị chức năng mỗi cơ quan nói trên đều có Văn phọng
Theo văn bản hiện hành thì Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan khác thuộc Chính phủ
(gọi chung là Bộ) có chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy như sau:
1 - Chức năng của Văn phòng Bô.
Văn phòng là bộ máy làm việc của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, có quan thuộc
Chính phụ
2 - Nhiệm vụ của Văn phòng Bô.
- Thu thập, tổng hợp, xử lý thông tin phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Thủ
trượng
8
- Giúp Thủ trưởng thẩm tra các Đề án, các Quyết định để Bộ trưởng ban hành hoặc trình
cấp trên ban hạnh
- Theo dõi, đôn đốc hoặc tổ chức sự phối hợp với các vụ để theo dõi việc thực hiện các
quyết định của Bộ trượng
- Quản lý và trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quạn
- Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác hành chính lễ tận
- Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác quản trị của cơ quạn
- Bảo đảm điều kiện vật chất cho mọi hoạt động của cơ quạn
3- Tổ chức của Văn phòng Bộ:
Theo văn bản hiện hành thì tuỳ theo tính chất và khối lượng công việc cụ thể, Bộ trưởng
tổ chức Văn phòng thành các phòng hoặc bộ phận chuyên trạch Các đơn vị đó có thể là:

+ Phòng Tổng hợp;
+ Phòng Hành chính;
+ Phòng Quản trị;
+ Phòng Lưu trữ;
Sơ đồ tổ chức của Văn phòng cơ quan Bộ
Ghi chú: Quan hệ chỉ đao.
Quan hệ phối hơp.
Ở các cơ quan trực thuộc Bộ, cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh và ở các cơ
quan khác không có Văn phòng, đơn vị làm công tác Văn phòng thường do một đơn vị đảm
nhiêm. Đơn vị đó là: Phòng Hành chinhQuản tri.
Do đặc điểm và nhu cầu công tác, cũng có cơ quan lập hai đơn vị đảm nhận công tác
thuộc chức năng nhiệm vụ của Văn phọng Các đơn vị đó có thể là:
- Phòng Hành chính - Tổng hơp.
- Phòng Quản triTài vu.
IV - Văn phòng doanh nghiêp.
Có nhiều cách phân loại các doanh nghiêp. Căn cứ đặc điểm quyền sở hữu tài sản của
doanh nghiệp thì ở nước ta hiện nay có các loại hình doanh nghiệp dưới đây:
+ Doanh nghiệp Nhà nước;
+ Doanh nghiệp Hợp tác xã;
+ Công ty trách nhiệm hữu hạn;
+ Công ty cổ phần;
+ Công ty hợp doanh;
+ Doanh nghiệp tư nhân;
+ Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoại
1. Về tổ chức bộ máy của doanh nghiệp:
9
Dù được thành lập theo hình thức nào thì mỗi doanh nghiệp là một tổ chức độc lập trong hệ
thống chính trị ở nước tạ Theo các văn bản hiện hành, về mặt tổ chức bộ máy, ngoài ban lãnh
đạo (gồm Giám đốc và các phó Giám đốc) mỗi doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ thường có
các đơn vị:

+ Văn phòng doanh nghiệp;
+ Các phòng ban chức năng của doanh nghiệp;
Ở các Tổng Công ty Nhà nước và các doanh nghiệp Nhà nước, độc lập quy mô lớn, có vị
trí quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, bộ máy của Doanh nghiệp có các đơn vị dưới đây:
+ Hội đồng Quản trị;
+ Ban kiểm soát;
+ Tổng Giám đốc và các Phó tổng Giám đốc;
+ Văn phòng doanh nghiệp;
+ Các Phòng, Ban chức năng của doanh nghiêp.
2 - Văn phòng doanh nghiệp:
2.1. Chức năng của Văn phòng doanh nghiêp.
Văn phòng doanh nghiệp có chức năng giúp việc quản lý của Hội đồng Quản trị điều hành của
Tổng Giám đốc doanh nghiêp.
2.2. Nhiệm vụ của Văn phòng doanh nghiêp.
Thực hiện chức năng của mình, Văn phòng doanh nghiệp có các nhiệm vụ chủ yếu dưới
đây:
- Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của doanh nghiệp; Theo dõi, đôn đốc các đơn vị
thuộc doanh nghiệp thực hiện chương trình công tác đó; Sắp xếp lịch công tác tuần của Hội
đồng Quản trị và Tổng Giám đốc doanh nghiêp.
- Biên tập các báo cáo thường kỳ của doanh nghiệp và các văn bản khác được Hội đồng Quản
trị, Tổng Giám đốc giạo
- Truyền đạt các Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng Quản trị, thông báo các Quyết định, Kết
luận của Tổng Giám đốc đến công nhân viên chức và người lao động của doanh nghiêp.
- Tổ chức thu thập, tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ việc quản lý của
Hội Đồng Quản trị và việc điều hành của Tổng Giám độc
- Bảo đảm tính pháp lý của các văn bản do Hội đồng Quản trị và lãnh đạo doanh nghiệp ban
hạnh
- Xây dựng các quy chế thuộc lĩnh vực công tác Văn phòng doanh nghiêp.
- Tổ chức việc chuẩn bị nội dung, tài liệu cho các cuộc hội họp, chuyến đi công tác của lãnh
đạo doanh nghiệp với cấp trên và với các cơ quan, đoàn thể, tổ chức, cá nhân trong, ngoài

doanh nghiệp; Trực tiếïp ghi biên bản cho các cuộc làm việc đọ
- Tổ chức và trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, lễ tân, khánh tiết, thường trực bảo vệ
tại cơ quan doanh nghiêp.
- Đảm bảo cơ sở vật chất cho Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc và cơ quan doanh
nghiệp làm viêc.
- Quản lý tài sản và kinh phí thuộc tài khoản Văn phòng doanh nghiệp; Thực hiện công tác
thống kê, kế toán của cơ quan doanh nghiêp.
Ngoài các nhiệm vụ nói trên, tuỳ theo nhu cầu công tác và đặc điểm của doanh nghiệp,
Văn phòng co ï thể được giao thêm các công tác dưới đây:
- Công tác thi đua khen thưởng;
- Công tác pháp chế văn bản;
- Công tác tuyên truyền, giáo dục truyền thống, bảo tàng của doanh nghiêp.
2.3. Tổ chức của Văn phòng doanh nghiêp.
10
Tuỳ theo quy mô của doanh nghiệp và khối lượng công việc của Văn phòng mà doanh
nghiệp tổ chức Văn phòng cho phù hơp. Ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, tổ chức của Văn
phòng gồm có:
Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng Hành chính quản trị (senỉo adminỉtatión mângẻ).
Giúp việc cho Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính quản trị có phó văn phòng
hoặc Chuyên viên Hành chính quản tri.
Có thể tham khảo sơ đồ cơ cấu tổ chức của một Doanh nghiệp vừa ở Thành phố Hồ Chí
Minh sau đây để thấy rõ hơn tổ chức của một văn phòng Doanh nghiêp. Tuy nhiên không phải
Doanh nghiệp nào cũng đều có cơ cấu tổ chức như thệ


Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ phối hợp
CÂU HỎI ÔN TẬP
Câu 1: Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng cấp uỷ Đạng
Câu 2: Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng cơ quan hành chính nhà nước có

thẩm quyền chụng
Câu 3: Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng cơ quan hành chính nhà nước có
thẩm quyền riệng
Câu 4: Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng doanh nghiêp.
THẢO LUẬN
Các loại hình văn phòng khác nhau
thì chức năng, nhiệm vụ khác nhạu
Đúng hay sải Vì sảo
Chương III
QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
I. Khái niệm Quản trị và Quản trị hành chính văn phòng
1. Quản trị.
Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức lãnh đạo
và kiểm tra để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
H. L.Sisk.
11
Nhà quản trị là một người
làm việc thông qua người khác
và giúp họ nổ lực đạt được mục tiêu.
Reinecke và Schoell.
Hiện nay có rất nhiều quan niệm khác nhau về “quản trị” nhưng đầy đủ nhất là khái niệm sau
đây:
“Quản trị là quá trình làm việc với và thông qua những người khác để thực hiện những mục tiêu
của tổ chức trong một môi trường luôn biến động”.
Khái niệm trên bao gồm các nội dung dưới đây:
- Làm việc với và thông qua người khác.
Trong mỗi cơ quan, tổ chức (nhất là tổ chức kinh tế) mỗi sản phẩm ra đời hoặc mỗi công việc
được hoàn thành nói chung đều có sự tham gia lao động của nhiều người. Trong quá trình đó,
nhà quản trị có vai trò quan trọng là đưa ra quyết định. Còn cán bộ công nhân viên là lực lượng
trực tiếp thực hiện. Nếu nhà quản trị không giao nhiệm vụ cụ thể, không kiểm tra đôn đốc thì ý

định của người lãnh đạo không được biến thành hiện thực. Sản phẩm hoặc công việc không
được hoàn thành. Tập thể người trong một cơ quan, một tổ chức là lực lượng chủ yếu trực tiếp
thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. Tập thể đó có thể tạo ra thuận lợi hoặc
ngược lại là sức cản đối với sự thành công của nhà quản trị. Như vậy, quản trị là quá trình làm
việc với và thông qua người khác.
- Mục tiêu của tổ chức:
Mục tiêu là cái đích để phấn đấu đạt được. Mỗi cơ quan, tổ chức đều có một mục tiêu cụ thể
phù hợp với yêu cầu và nhiệm vụ được giao. Mục tiêu của cá nhân chủ yếu do cá nhân nỗ lực
phấn đấu có thể đạt được. Còn mục tiêu của cơ quan, của tổ chức phải do tập thể con người
trong cơ quan, tổ chức đó phấn đấu cùng thực hiện. Trong đó, mỗi người phải phấn đấu thực
hiện phần việc của mình. Mỗi đơn vị cấu thành trong cơ quan, tổ chức phải phấn đấu thực hiện
phần việc được giao. Tất cả mọi người, tất cả các đơn vị đều phấn đấu thì công việc của cơ
quan, của tổ chức sẽ đạt kết quả cao hơn. Mục tiêu được thực hiện. Sự phấn đấu của mỗi người,
của mỗi đơn vị cấu thành sẽ tạo thành sức mạnh tổng hợp khi có sự quản lý, tổ chức một cách
khoa học của nhà quản trị.
- Kết quả và hiệu quả:
Kết quả là những sản phẩm cụ thể. Trong quá trình hoạt động, cơ quan tổ chức đề ra các chỉ
tiêu cụ thể. Chỉ tiêu đó có thể là nội dung công tác phải hoàn thành. Có thể là số lượng và chất
lượng sản phẩm của từng đơn vị, tổ chức hoặc của cả tổ chức trong từng khoản thời gian. Hết
thời gian kế hoạch, đơn vị, cơ quan thực hiện xong công việc đã đề ra, như vậy là cơ quan đó,
tổ chức đó đã hoạt động đạt kết quả.
Hiệu quả là giá trị của kết quả có được so với sựû đầu tư để đạt được mục tiêu mà cơ
quan, tổ chức đã đặt ra
Như vậy, trong quá trình tổ chức thực hiện mục tiêu, nhà quản trị phải có giải pháp tổ
chức. Phải luôn quan tâm đến tính hiệu quả của hoạt động. Điều đó thuộc trách nhiệm của nhà
quản trị.
- Các nguồn tài nguyên hạn chế:
Một tổ chức dù là cơ quan hành chính sự nghiệp hay đơn vị sản xuất kinh doanh thì cũng
luôn luôn phải hoạt động trong điều kiện cụ thể. Nguồn tài nguyên ở đây được hiểu theo nghĩa
12

rộng và đầy đủ nhất, nó bao gồm cả nhân lực, vật lực, tài lực (con người, vật chất và tiền bạc).
Không có một cơ quan nào mà lại cảm thấy thoả mãn nguồn tài nguyên trong quá trình hoạt
động. Mặt khác, do nhu cầu cuộc sống của con người và theo pháp luật của Nhà nước, các cơ
quan vừa được sử dụng nguồn tài nguyên lại vừa có trách nhiệm cao trong việc bảo vệ nguồn
tài nguyên. Trách nhiệm đó thuộc về tập thể lao động của cơ quan, trong đó người chịu trách
nhiệm cao nhất là nhà quản trị. Mọi quyết định của nhà quản trị đều phải tính đến nguồn tài
nguyên này.
- Môi trường luôn thay đổi:
Mỗi cơ quan luôn tồn tại và hoạt động trong một môi trường cụ thể. Môi trường đó luôn biến
đổi. Theo một nhà tương lai học thì một cơ quan, một tổ chức, một doanh nghiệp thường chịu
tác động của 5 nguồn biến động, đó là: Vật chất, xã hội, thông tin, chính trị, đạo đức. Ở Việt
Nam cũng có tác giả đưa ra 8 loại môi trường, đó là: Kinh tế, luật pháp, văn hoá, xã hội, công
nghệ, chính trị, sinh thái, quốc tế.
Về số lượng nhóm môi trường có thể khác nhau hoặc biến đổi theo từng nơi, từng lúc,
nhưng rõ ràng một cơ quan, một doanh nghiệp dù được thành lập ra ở thời gian nào, trụ sở đặt ở
đâu thì cơ quan đó, doanh nghiệp đó cũng luôn luôn chịu sự tác động của môi trường luôn có sự
thay đổi.Vấn đề quan trọng là, nhà quản trị phải xử lý như thế nào trước sự tác động của môi
trường để đưa ra những quyết định đúng đắn.
Ngoài khái niệm trên, theo từ điển Tiếng Việt, từ “quản trị” được giải nghĩa như sau:
- “Quản trị” là việc tổ chức, điều hành công việc của một cơ quan, tổ chức: Ban quản trị, hợp
tác xã; Hội đồng quản trị.
- “Quản trị” là việc quản lý và cấp phát các phương tiện làm việc theo chế độ: Phòng Quản trị.
Quản trị cũng có phạm vi của nó, ta có thể thấy phạm vi của quản trị qua mô tả sau đây:
Sơ đồ các cấp quản trị
Quản trị
Cao cấp Top Management
Quản trị trung gian Middle Management
Quản trị cấp cơ sở first line Managemt

2 - Quản trị hành chính Văn phòng (Office management):

Đối với một xí nghiệp kinh doanh ngày nay, nếu không công nhận quản trị hành chính là một
ngành chuyên môn có tính chất chức năng, thì điều đó coi như một thảm họa chẳng khác gì việc
khước từ một quy trình công nghệ mới.
Stevens L. Shee
Bất kỳ bộ phận, phòng ban nào cũng đều có các công việc hành chính văn phòng. Vì thế các
cấp quản trị phải biết quản trị hành chính văn phòng sao cho có hiệu quả. Họ phải biết tuyển
13
chọn, đào tạo, bồi dưỡng và sử dụng các Thư ký như những trợ lý giúp họ làm tròn chức năng
quản trị của mình.
Nguyễn Hữu Thân
Như vậy: Quản trị Văn phòng là lãnh đạo Văn phòng, quản lý công tác Văn phòng trong một cơ
quan. Khái niệm trên bao hàm các nội dung dưới đây:
- Lãnh đạo Văn phòng: văn phòng là một đơn vị tổ chức của cơ quan. Văn phòng có chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức, biên chế riêng. Người đứng đầu Văn phòng là Chánh Văn
phòng. Các thành viên của văn phòng hoạt động dưới sự điều hành, kiểm tra của Chánh Văn
phòng. Hoạt động của Chánh Văn phòng là lãnh đạo Văn phòng, là hoạt động quản trị Văn
phòng.
- Quản lý công tác Văn phòng: Một cơ quan có nhiều đơn vị tổ chức. Mỗi đơn vị tổ chức
có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tương đối độc lập với nhau. Ngoài chức năng, nhiệm vụ
chính ra, mỗi đơn vị tổ chức còn phải làm những công việc khác có liên quan trong đó có công
việc Văn phòng. Công việc Văn phòng có ở tất cả các đơn vị trong cơ quan. Công việc đó phải
được quản lý, thực hiện thống nhất. Hoạt động quản lý, chỉ đạo công tác Văn phòng trong một
cơ quan là hoạt động quản trị Văn phòng.
II. Tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng.
Để trở thành một nhà quản trị hành chính (Office management hay Admisnistrative manager)
hay một cấp quản trị chuyên biệt nào đó như trợ lý hành chính (Administrative assistant),
Trưởng phòng xử lý văn bản (Word processing supervisor/ manager), Trưởng phòng hồ sơ hoặc
thông tin (Records or information manager) thì họ phải là những người có học vấn cao hơn
những Thư ký chuyên nghiệp.
Ngoài những tiêu chuẩn tối thiểu của người Thư ký chuyên nghiệp, nhà quản trị hành chính văn

phòng cần phải có thêm những tiêu chuẩn sau đây:
- Là một tri thức được đào tạo tổng quát và được đào tạo chuyên về hoạt động quản trị hành
chính văn phòng.
- Có khả năng gánh vác công việc và có khả năng uỷ thác trách nhiệm, quyền hành.
- Có khả năng truyền đạt, giảng dạy nghiệp vụ hành chính văn phòng trong toàn cơ quan.
- Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những phương pháp làm việc mới, phải luôn bổ sung
trình độü học vấn của mình bằng cách luôn học hỏi và nghiên cứu về quản trị hành chính văn
phòng, tham dự hội thảo đơn giản hoá công việc hành chính văn phòng.
- Phải có tính gần gũi, phải biết hoà mình, hoà đồng với những ý tưởng và những vấn đề của
nhân viên. Từ đó mới có thể tạo bầu không khí thân thiện trong toàn cơ quan.
- Phải có óc khôi hài để làm dịu đi những tình huống khó khăn.
Tính khôi hài là một trong những phẩm chất kinh doanh vô giá. Nhưng nói đùa thì nên nói khi
tiếp xúc trực tiếp. Trên giấy tờ, sự khôi hài là nguy hiểm bởi vì bạn không thể tiên đoán người
đọc sẽ tiếp nhận như thế nào.
Mc. Cormack.
- Phong cách phải lịch sự và ngoại giao. Sự thành công tuỳ thuộc vào việc họ có nhận được sự
ủng hộ, tin tưởng, hợp tác của người khác hay không.
- Phải biết cách kiểm soát cảm xúc. Bộ phận hành chính văn phòng là bộ phận làm dâu trăm họ,
do đó rất dễ bị chỉ trích, chê bai
- Có óc sáng kiến và trí tưởng tượng.
14
- Tự tin, Nhà quản trị phải luôn tỏ ra tự tin trong mọi tình huống.
- Có có phán đoán. Nhà quản trị hành chính văn phòng phải biết cách thu thập những dữ kiện
cần thiết, phân tích thông tin để hổ trợ các bộ phận khác.
- Phải có khả năng nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới chấp nhận những thủ
tục mới, phương pháp hành chính văn phòng mới.
Ngoài những tiêu chuẩn nêu trên, nhà quản trị hành chính văn phòng phải là người có phong
cách lãnh đạo tốt vì bản thân họ là nhà quản trị, là người lãnh đạo người khác.
III. Chức năng của quản trị hành chính văn phòng.
Là người lãnh đạo Văn phòng, Chánh Văn phòng là nhà quản trị.Chính vì vậy, Chánh

Văn phòng cũng thực hiện 4 chức năng cơ bản của quản trị nói chung đó là: Hoạch định, Tổ
chức, Quản trị nhân lực, Kiểm tra.
Trong một cơ quan, công tác Văn phòng là một trong nhiều lĩnh vực công tác của cơ
quan. Công tác Văn phòng có nội dung, phương pháp, nghiệp vụ riêng. Vì vậy, trên cơ sở chức
năng tổng quát của quản trị, chức năng quản trị Văn phòng cũng có những nội dung riêng, cụ
thể.
1. Chức năng hoạch định (Planning):
1.1. Khái niệm.
Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu của tổ chức và biện pháp để đạt mục tiêu ấy.
- Có hoạch định chiến lược và hoạch định tác nghiệp.
Hoạch định chiến lược là việc xác định mục tiêu của tổ chức và các biện pháp để đạt được mục
tiêu trong khoảng thời gian nhất định. Về mặt thời gian, hoạch định chiến lược thường bao gồm
công việc trong nhiều năm. Về phạm vi, hoạch định chiến lược thừơng bao quát toàn bộ các
lĩnh vực công tác của tổ chức.
Hoạch định tác nghiệp là việc xác định các chỉ tiêu, nội dung công tác cụ thể mà tổ chức phải
thực hiện trong quá trình thực hiện hoạch định chiến lược. Hoạch định tác nghiệp còn gọi là
hoạch định ngắn hạn, hoạch định chiến thuật, hoạch định lĩnh vực. Nói một cách khác, hoạch
định tác nghiệp là quá trình đưa ra những quyết định ngắn hạn, cụ thể để thực hiện hoạch định
chiến lược.
1.2. Nội dung hoạch định trong quản trị Văn phòng:
Theo chức năng, nhiệm vụ được giao, nội dung hoạch định trong quản trị Văn phòng bao gồm
các công việc chủ yếu dưới đây:
+ Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan.
+ Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Văn phòng.
+ Hoạch định các cuộc hội họp, hội thảo, lễ hôi của cơ quan và của lãnh đạo cơ quan.
+ Hoạch định các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan.
+ Hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ quan.
+ Hoạch định tài chính, kinh phí đảm bảo cho cơ quan hoạt độngv.v
1.3. Tác dụng của hoạch định trong quản trị Văn phòng:
+ Hoạch định là chức năng đầu tiên giữ vai trò mở đường của hoạt động quản trị Văn phòng.

Có xác định được mục đích chương trình, kế hoạch mới có căn cứ để triển khai công việc cụ
thể. Các chức năng khác của quản trị Văn phòng phải căn cứ vào kết quả của hoạch định để
thực hiện.
+ Hoạch định có tác dụng làm tăng tính chủ động, giảm tính bị động trong công tác của Văn
phòng nói riêng và của cả cơ quan nói chung.
15
+ Hoạch định là căn cứ để triển khai đồng bộ và có trọng tâm, trọng điểm công tác của Văn
phòng trong thời gian nhất định, tạo sự phối hợp của các đơn vị và cá nhân trong việc thực hiện
công tác Văn phòng.
1.4. Phương pháp thực hiện chức năng hoạch định trong quản trị Văn phòng.
Về phương pháp chung, công tác hoạch định được tiến hành theo trình tự: Xác định mục đích,
yêu cầu, khảo sát đánh giá tình hình hiện tại, xác định nội dung công việc, xác định điều kiện
thực hiện, tổ chức thực hiện, đánh giá kết quả. Trong việc xây dựng chương trình, kế hoạch, đề
án công tác phải xác định rõ ràng, cụ thể các nội dung: làm việc gì? Tại sao phải làm? Làm như
thế nào? Ai làm? Làm ở đâu? Bao giờ làm? (What? Why? How? Who? Where? When?).
Để hoạch định có kết quả tốt, cần phải có các công cụ hoạch định, căn cứï các lĩnh vực
hoạt động khác nhau ta có các công cụ hoạch định khác nhau nhưng nhìn chung hoạch định có
các công cụ sau: Lịch làm việc hàng ngày; Lịch công tác tuần; Chương trình công tác hàng
tháng
2. Chức năng tổ chức (Organizing).
2.1. Khái niệm.
- Tổ chức là quá trình nghiên cứu, thiết lập một cơ cấu hợp lý, các mối quan hệ giữa các thành
viên trong một tổ chức, thông qua đó cho phép thực hiện mục tiêu của tổ chức.
2.2. Tiến trình tổ chức bao gồm các công việc.
+ Xác định chức năng của tổ chức,
+ Xác định các lĩnh vực hoạt động của tổ chức;
+ Xác định các nội dung công tác chính ở từng lĩnh vực hoạt động;
+ Xác định các cơ cấu của tổ chức;
+ Xác định chức năng nhiệm vụ của từng cơ cấu;
+ Xác định mối quan hệ giữa các cơ cấu;

2.3. Nội dung tổ chức trong quản trị Văn phòng.
+ Thành lập đơn vị làm công tác Văn phòng: Khi cơ quan được thành lập, thông thưòng đơn vị
tổ chức làm công tác Văn phòng được thành lập. Có cơ quan gọi đơn vị đó là Văn phòng, cũng
có cơ quan gọi là phòng Hành chính - Quản trị - Tổ chức hoặc phòng Hành chính - Tổ chức. Có
nhiều cơ quan, do khối lượng công việc ít, biên chế có hạn, công tác Văn phòng được giao cho
một người chuyên trách hoặc kiêm nhiệm.
Chức năng của các nhà quản trị là sau khi có Văn phòng (hoặc phòng Hành chính - Quản
trị) rồi thì phải tiếp tục nghiên cứu xác định xem trong Văn phòng (hoặc phòng Hành chính -
Quản trị) có cơ cấu tổ chức nào nữa không. Nếu có thì gồm những đơn vị nào? Tên gọi của các
đơn vị đó là gì? Chẳng hạn: “Trong Văn phòng có hoặc không có các phòng? Nếu có thì đó là
các phòng nào?”: ”Trong phòng Hành chính - Quản trị có hoặc không có các tổ?. Nếu có thì đó
là tổ nào?”.
+ Xác định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và phạm vi hoạt độüng của đơn vị làm công tác
Văn phòng.
Sau khi thiết kế bộ máy, nhà quản trị có trách nhiệm nghiên cứu, xác định đầy đủ, rõ ràng
chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cả đơn vị và của từng cơ cấu tổ chức
trong đơn vị làm công tác Văn phòng. Kết quả của việc nghiên cứu được biên tập và ban hành
văn bản để làm cơ sở thực hiện trong quá trình quản trị.
+ Xác định nhân lực làm công tác Văn phòng.
Nhân lực làm công tác Văn phòng ở đây bao gồm tất cả những người thuộc quyền quản
lý và điều hành của thủ trưởng Văn phòng. Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm
vi hoạt động của Văn phòng, nhà quản trị nghiên cứu, đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định
các vấn đề về: Tổng số lao động của Văn phòng là bao nhiêu người, trong đó xác định cụ thể,
16
hợp lý các chỉ số về lao động thuộc biên chế Nhà nước, lao động hợp đồng, trình độ văn hoá,
trình độ chuyên môn nghiệp vụ, giới tính, độ tuổi.v.v
+ Phân bổ lao động về các tổ chức củaVăn phòng.
Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, căn cứ vào tổng số biên chế, trình độ
cán bộ và nhu cầu công tác, nhà quản trị có trách nhiệm phân bổ nguồn lực được giao vào các
vị trí công tác cho phù hợp.

- Nhà quản trị thực hiện chức năng tổ chức trong quản trị Văn phòng phải đảm bảo các yêu cầu:
Tổ chức bộ máy gọn nhẹ, xác định chức năng, nhiệm vụ phân công, phân nhiệm rõ ràng. Tránh
chồng chéo hoặc bỏ sót việc không có đơn vị nào, người nào đảm nhận. Phát huy được khả
năng của mỗi thành viên và tạo ra sức mạnh chung của cả Văn phòng.
III. Chức năng quản trị nhân lực:
1. Khái n iệm.
Quản trị nhân lực trong quản trị Văn phòng là hoạt động của nhà quản trị đối với lực lượng lao
động thuộc Văn phòng cơ quan.
2. Nội dung quản trị nhân lực trong quản trị Văn phòng.
+ Hoạch định nguồn nhân lực: Đánh giá tình hình nhân lực hiện tại, dự báo nhu cầu nhân lực
trong tương lai.
+ Tuyển dụng nhân sự: Tìm kiếm.thi, tuyển nhân lực vào các vị trí công tác còn thiếu người
đảm nhiệm. Thực hiện các biện pháp hỗ trợ trong khi chưa tuyển được người mới.
+ Sử dụng nhân lực: Nghiên cứu và phân công nhiệm vụ, đánh giá thành tích, đãi ngộ đối với
con người thuộc tổ chức.
+ Phát triển nguồn nhân lực: Đào tạo đội ngũ cán bộ hiện có nhằm nâng cao khả năng lao động,
đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ mới của Văn phòng.
Quản trị nhân lực là chức năng có tầm quan trọng đặc biệt của quản trị Văn phòng. Bởi vì tập
thể con người của Văn phòng là lực lượng quyết định nhất sự thành công hay thất bại của công
tác Văn phòng. Lực lượng lao động trong Văn phòng muốn phát huy được sức mạnh nhất thiết
phải thông qua vai trò của nhà quản trị Văn phòng.
Một nhà quản trị học Xin - ga - po cho rằng: Điều quyết định cho sự tồn tại và phát triển của
công tác là những con người mà Công ty đang có. Đó phải là những con người có học vấn cao,
được đào tạo tốt, có đạo đức, có văn hoá và biết cách làm việc có hiệu quả.
IV. Chức năng kiểm tra: (controlling).
1. Khái niệm.
Kiểm tra trong quản trị Văn phòng là những hoạt động có nội dung so sánh, đối chiếu giữa
hiện trạng Văn phòng với các căn cứ kiểm tra nhằm xác định kết quả và uốn nắn những sai lệch
so với mục tiêu đã đề ra.
2. Nội dung kiểm tra trong quản trị Văn phòng:

Nội dung thứ nhất là kiểm tra hành chính. Có nghĩa là kiểm tra việc đề ra mục tiêu, chương
trình kế hoạch, quy chế công tác, quy trình công việc Thực chất của việc kiểm tra này là kiểm
tra lại chính mình, kiểm tra quản trị.
Nội dung thứ hai là kiểm tra công việc. Căn cứ vào chương trình, kế hoạch, chỉ tiêu đề ra, công
tác kiểm tra xác định kết quả đạt được ở tất cả các lĩnh vực công tác của Văn phòng.
Nội dung tứ ba là kiểm tra nhân sự: Nội dung này nhằm xem xét việc thực hiện các quy chế làm
việc trong Văn phòng. Đánh giá khả năng chuyên môn của cán bộ công nhân viên Văn phòng.
3. Phương pháp kiểm tra.
Công tác kiểm tra muốn đạt kết quả phải có ”Thước đo” để làm chuẩn mực. ”Thước đo” đó
chính là các chỉ tiêu, các quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn, định mức, của Nhà nước nói chung,
17
của ngành có liên quan và của cơ quan, của Văn phòng đã đề ra. Trên cơ sở quy định đó, so
sánh hiện trạng công việc của Văn phòng với chuẩn mực. Đánh giá kết quả đạt được ở từng
công việc, từng cá nhân, đơn vị và của cả Văn phòng.
4. Tác dụng của kiểm tra trong quản trị Văn phòng.
Kiểm tra là chức năng quan trọng của nhà quản trị. Chức năng kiểm tra gắn liền với các chức
năng khác của quản trị như: Hoạch định, Tổ chức, Quản trị nguồn nhân lực. Thông qua kiểm
tra, đánh giá tình hình của Văn phòng, uốn nắn sai lệch để tiếp tục nâng chất lượng công tác
Văn phòng lên bước cao hơn. Như vậy kiểm tra là để thực hiện mục tiêu, chương trình kế
hoạch. Kiểm tra để uốn nắn. Kiểm tra để phát triển.
CÂU HỎI ÔN TẬP
Câu 1. Trình bày khái niệm quản trị và quản trị hành chính văn phòng?
Câu 2. Vẽ sơ đồ mô tả chức năng, nhiệm vụ của các cấp quản trị.
Câu 3. Trình bày các tiêu chuẩn của nhà quản trị.
Câu 4. Trình bày các chức năng của quản trị hành chính văn phòng.
THẢO LUẬN
Chương IV
THU THẬP THÔNG TIN VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC CỦA CƠ
QUAN.
I. Đảm bảo thông tin phục vụ lãnh đạo.

1. Vị trí tác dụng của công tác thông tin.
Thông tin có vai trò quan trọng trong công tác lãnh đạo, điều hành và giải quyết công
việc của người lãnh đạo. Có đầy đủ thông tin, công việc được giải quyết hợp tình, hợp lý. Cung
cấp thông tin kịp thời, công việc được giải quyết nhanh chóng. Thông tin chính xác, khách
quan, công việc được giải quyết đúng đắn. Ngược lại thiếu thông tin, thông tin sai lệch làm ảnh
hưởng tới kết quả giải quyết công việc. Đôi khi công việc được giải quyết phiến diện, không
đáp ứng được nhu cầu công tác.
2. Mục đích và yêu cầu thông tin cho lãnh đạo.
Thông tin phục vụ việc đề ra chủ trương công tác.
Đây là loại thông tin có ý nghĩa chiến lược. Muốn có những thông tin này, Văn phòng
phải căn cứ vào chức năng của cơ quan. Những nhiệm vụ thường xuyên mà cơ quan phải làm.
Phạm vi hoạt động của cơ quan. Trên cơ sở đó, công tác thông tin phải có định hướng và phải
tích luỹ dần. Những thông tin thuộc loại này thường có nguồn gốc từ các văn kiện của Đảng,
các nghị quyết, chủ trương công tác của cấp trên. Từ tình hình kinh tế - xã hội của đất nước ở
thời điểm đề ra chủ trương. Cũng có khi phải xuất phát từ tình hình quốc tế có liên quan đến
lĩnh vực hoạt động của cơ quan.
Thông tin phục vụ sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan.
Đây là loại thông tin có ý nghĩa điều hành. Sau khi đề ra chủ trương, ban hành các quyết
định, Văn phòng cần theo dõi, kiểm tra việc thực hiện. Trong quá trình đó cần nắm được sự
nhận thúc, dư luận, phản ứng của xã hội, các đối tượng liên quan, công dân và cán bộ công
nhân viên chức. Thấy được những khó khăn, thuận lợi trong quá trình thực hiện. Phát hiện
những điểm tồn tại và hạn chế. hoặc những điển hình làm tốt. Loại thông tin này thường phải đi
cơ sở, thông qua kiểm tra mới có thể thu thập được nhanh và chính xác.
Thông tin phục vụ nhu cầu tổ chức lao động, giải quyết công việc hàng ngày của lãnh
đạo cơ quan.
18
Đây là loại thông tin cơ sở, thông tin ban đầu. Theo chương trình công tác và lịch công
tác tuần, cán bộ công nhân viên và các đơn vị của cơ quan triển khai thực hiện nhiệm vụ được
giao. Quá trình này sẽ nảy sinh rất nhiều vấn đề. Trong khi theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực
hiện chương trình công tác, Văn phòng cần nhạy bén, nắm bắt tình hình, chọn lọc tổng hợp

thông tin và phản ánh để thủ trưởng cơ quan chỉ đạo, uốn nắn giải quyết kịp thời.
3. Nguyên tắc thông tin cho lãnh đạo.
Thông tin phải được xử lý sơ bộ.
Hàng ngày, hàng tuần, cơ quan có khối lượng thông tin lớn. Những thông tin đó là cần
có. Song không phải bất cứ thông tin nào cũng chuyển cả cho lãnh đạo. Trước khi chuyển tin,
nhà quản trị Văn phòng phải tổ chức việc xử lý thông tin. Việc xử lý thông tin nhằm nâng cao
chất lượng tin. Tránh quá tải, nhiễu tin. Giảm thời gian chọn lọc tin cho lãnh đạo. Nội dung cơ
bản của việc xử lý sơ bộ thông tin là khi thu nhận được tin, Văn phòng nghiên cứu, thẩm định,
trích sao, tóm tắt, tổng hợüp tin. Sau đó báo cáo để thủ trưởng cơ quan phân phối tin. Trong
thực tếï, cũng có những thông tin được chuyển toàn văn cho thủ trưởng. Song những trường
hợp ấy, thông tin đã được Văn phòng xem xét chọn lọc.
Thông tin phải được chuyển đến đúng đối tượng.
Chuyển tin đúng đối tượng có nghĩa là tin được chuyển đến đúng người có trách nhiệm
giải quyết công việc mà thông tin đó nói tới. Thông tin được chuyển đến đúng đối tượng vì:
Trong cơ quan, theo chế độ, lề lối làm việc, bao giờì cũng có sự phân công, phân cấp trách
nhiệm giữa các đồng chí lãnh đạo. Chuyển thông tin đến đúng đối tượng sẽ tạo thuận lợi cho
lãnh đạo giải quyết công việc và phát huy được tác dụng của tin. Mặt khác đảm bảo được tính
cơ mật trong công tác. Vì vậy thông tin đúng đối tượng được xem là nguyên tắc.
Phải đảm bảo chất lượng thông tin.
Một thông tin được coi là đảm bảo chất lượng là thông tin có nội dung trung thực, chính
xác, kịp thời, đầy đủ. Những thông tin như vậy mới thực sự là căn cứ để lãnh đạo cơ quan
nghiên cứu, làm căn cứ giải quyết công việc. Khi cung cấp tin phải chỉ rõ nguồn tin, nắm vững
bản chất sự việc, hiện tượng. Nội dung thông tin phải phản ánh đúng đắn, khách quan. Thông
tin không đầy đủ sẽ làm cho người lãnh đạo thiếu căn cứ ra quyết định. Tạo ra cách nhìn nhận
phiến diện. Trong thực tiễn có nhiều cuộc họp, do thiếu thông tin nên phải dừng lại nửa chừng,
không kết luận được. Thông tin kịp thời là thông tin đến trước khi lãnh đạo ra quyết định. Nếu
thông tin đến không kịp thời sẽ làm lỡ việc. Khi sự việc đã được kết luận, thông tin mới được
chuyển đến, như vậy thông tin sẽ không phát huy được tác dụng.
4. Thu nhận và xử lý tin.
4.1.Thu nhận tin.

Trong thời đại bùng nổ thông tin, nếu không biết lựa chọn để thu nhận sẽ dẫn đến loạn
tin. Căn cứ quan trọng để thu nhận tin là xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi
hoạt động của cơ quan. Đây là cơ sở để định hướng trong việc xác định nguồn tin, loại tin, xử
lý thông tin.
Thông thường thông tin được chuyển đến cơ quan gồm các nguồn: Thông tin đến từ cấp
trên trực tiếp: Đó là các văn bản có nội dung lãnh đạo, chỉ đạo, hỏi ý kiến. Ngoài ra cũng có văn
bản của cấp trên gửi đến để thông tin, thông báo cho cơ quan được biết.
Thông tin đến từ cấp dưới: Đó là các văn bản báo cáo, xin ý kiến, kiến nghị, đề nghị của
cấp dưới với cấp trên về công việc của cơ quan đơn vị mình.
Thông tin đến từ các cơ quan khác: Đó là các văn bản của các cơ quan Đảng, Nhà nước,
đoàn thể các cấp. Loại văn bản này thường có nội dung mang tính chất quan hệ, giao dịch hoặc
phối hợp công việc.
19
Thông tin đến là những dư luận của xã hội; ý kiến, đơn thư của nhân dân về những việc
thuộc chức năng nhiệm vụ của cơ quan, hoặc về cán bộ công nhân viên của cơ quan.
Thông tin đến từ báo chí trong và ngoài nước mà nội dung có liên quan đến cơ quan.
Thông tin đến từ các cơ quan nghiên cứu khoa học, từ các kho lưu trữ, các bảo tàng, các
thư viện
Ngoài các nguồn tin nói trên, nhà quản trị Văn phòng cần tổ chức thu nhận nguồn thông
tin từ các đoàn đi công tác về như đi dự hội nghị; hội thảo; đi điều tra khảo sát tình hình; đi
kiểm tra; thanh tra hoạt động ở cơ sở
Để có nguồn tin ổn định, nhà quản trị Văn phòng phải xác lập mối quan hệ thông tin hai
chiều. Trong đó quan hệ thông tin giữa Văn phòng cơ quan cấp trên với Văn phòng cơ quan cấp
dưới hợp thành kênh thông tin dọc. Quan hệ thông tin giữa Văn phòng cơ quan với các Văn
phòng cơ quan xung quanh hợp thành kênh thông tin ngang. Ơí mỗi Văn phòng, tuỳ theo khối
lượng công việc và tình hình nhân sự mà nhà quản trị Văn phòng phân công nhiệm vụ cho cán
bộ đảm nhận công tác thông tin để tổng kết, đánh giá kết quả hoạt động. Đồng thời trao đổi
kinh nghiệm về nghiệp vụ thông tin, nhất là về phương pháp thu thập, phân tích, biên tập tin
nhằm nâng cao chất lượng công tác thông tin.
4.2. Xử lý thông tin.

Công tác xử lý thông tin bao gồm các nội dung:
Kiểm tra, xác định độ tin cậy của thông tin thu nhận được. Khi có thông tin, ta đừng vội
vàng tin tưởng vaò thông tin đó. Để đảm bảo độ tin cậy, nhà quản trị Văn phòng phải tổ chức
việc kiểm tra, xác minh lại thông tin. Có nghĩa là phải tổ chức nghiên cứu phân tích, so sánh đối
chiếu để xác định tính trung thực, độ chính xác của thông tin. Phải xác định nguồn gốc của
thông tin. Trường hợp cần thiết phải cử người có trách nhiệm đến tận nơi phát ra nguồn tin để
tìm hiểu, xác minh.
4.3. Phân tích tin.
Phân tích tin là phương pháp để hiểu đúng bản chất của sự việc, vấn đề. Khi phân tích
tin, cần đặt ra và trả lời các câu hỏi: Thông tin nói về việc gì? Thông tin đề cập đến nội dung
gì? Những câu hỏi nghi vấn có thể đặt ra là Tại sao? Nguyên nhân? Diễîn biến? Kết thúc? v.v
Việc phân tích nhằm nắm chắc nội dung và hiểu đúng bản chất của tin, bản chất của tình hình,
sự việc. Trong thực tiễn, để tìm hiểu hoặc đánh giá một chủ trương, một biện pháp, một kinh
nghiệm hoặc một kiến nghị cũng cần áp dụng phương pháp phân tích thông tin.
4.4. Tổng hợp thông tin:
Tổng hợp thông tin là phương pháp sắp xếp các thông tin đã được kiểm tra, xác minh,
phân tích, chọn lọc theo một chủ đề nhất định. Chủ đề đó có thể là theo thời gian, sự việc,
chuyên đề, lĩnh vực công tác. Thông tin có thể được sắp xếp theo trật tự nào đó phù hợp với đặc
điểm của chủ đề đã chọn và nhu cầu sử dụng tin của lãnh đạo cơ quan.
4.5. Kiến nghị giải quyết tin:
Sau khi kiểm tra, xác minh, phân tích và tổng hợp thông tin, Văn phòng đề xuất ý kiến
giải quyết những vấn đề mà thông tin đặt ra.
Nội dung và hình thức đề xuất ý kiến giải quyết được hiểu theo nghĩa rộng. Nội dung đề
xuất không phải chỉ là với thông tin đó thì giải quyết vấn đề như thế nào. Có hai loại thông tin
nên việc sử dụng thông tin cũng phải phù hợp với nội dung và tính chất của từng loại tin.
Loại tin phục vụ cho việc xây dựng, đề ra chủ trương, đường lối hoặc ban hành các quyết
định quản lý thì cần được tích luỹ và sử dụng khi cần thiết. Ý kiến đề nghị giải quyết của Văn
phòng đối với loại tin này được thể hiện ngay trong bản dự thảo các văn bản về chủ trương,
đường lối, báo cáo công tác hoặc các quyết định quản lý.
20

Loại thông tin về các vụ việc cụ thể nảy sinh trong quá trình điều hành giải quyết công
việc hàng ngày đòi hỏi Văn phòng phải đề xuất ý kiến cụ thể về nội dung, biện pháp, hình thức
giải quyết để thủ trưởng cơ quan quyết định.
4.6. Xác định đối tượng và truyền tin:
Sau khi thực hiện xong các nôi dung nói trên, nhà quản trị Văn phòng xác định cụ thể
những thông tin nào được gửi đến ai, bằng hình thức nào và vào lúc nào. Việc gửi cho ai phải
căn cứ vào nhiệm vụ, phạm vi chỉ đạo, điều hành của từng đồng chí lãnh đạo. Việc gửi tin đi
bằng hình thức nào cần căn cứ vào đặc điểm làm việc của người nhận tin; tính phổ thông hay
tính riêng biệt của tin đối với từng đồng chí lãnh đạo; mức độü bí mật; độ dài ngắn của thông
tin. Về thời gian truyền tin: có thông tin được truyền đến đồng chí lãnh đạo đúng kỳ, đúng thời
gian quy định hàng tháng, hàng tuần, hàng ngày. Cũng có loại tin cần phải báo cáo ngay để đáp
ứng kịp thời nhu cầu công việc.
II- Xây dựng chương trình và tổ chức việc thực hiện chương trình công tác của cơ quan.
1. Khái niệm, ý nghĩa và tác dụng của chương trình công tác.
1.1. Khái niệm:
Chương trình công tác là kế hoạch nhiệm vụ của cơ quan trong một khoảng thời gian nhất định,
là căn cứ để thủ trưởng cơ quan chỉ đạo, điều hành công việc được chủ động, vừa quán xuyến
toàn diện các mặt công tác, vừa nắm chắc các công việc trọng tâm nhằm đạt những mục tiêu đã
đề ra.
1.2. Ý nghĩa và tác dụng.
Làm việc có chương trình là yêu cầu đầu tiên của cách làm việc khoa học, thể hiện phong cách
làm việc khoa học của bộ máy quản lý nói chung và của từng cơ quan nói riêng.
Chương trình công tác đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt động được thống nhất,
tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, phát huy được trí tuệ của tập thể
lãnh đạo cơ quan.
Làm việc theo chương trình công tác giúp cho cơ quan chủ động công việc, biết làm việc gì
trước, việc gì sau, không bỏ sót công việc.
Điều hành hoạt động có chương trình và theo chương trình là biện pháp quan trọng để nâng cao
hiệu suất công tác quản lý. Nó giúp cho lãnh đạo cơ quan phân bổ và sử dụng hợp lý quỹ thời
gian, huy động được các đơn vị giúp việc; bố trí lực lượng tập trung theo một kế hoạch thống

nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng các đơn vị để thực hiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề
ra.
Cơ quan làm việc theo chương trình công tác sẽ giúp cho các bộ phận trong Văn phòng như
Quản trị, Văn thư, Hành chính v.v đảm bảo cơ sơ vật chất và phương tiện làm việc (kinh phí,
xe ôtô, địa điểm ) được chủ động, thuận lợi.
2. Yêu cầu và nội dung chương trình công tác.
- Các loại chương trình công tác.
Hiện nay, ở các cơ quan thường có các loại chương trình công tác dưới đây:
+ Chương trình công tác cả năm;
+ Chương trình công tác một quý;
+ Chương trình công tác một tháng;
+ Lịch công tác một tuần;
+ Lịch làm việc hàng ngày.
Ngoài các loại chương trình công tác nói trên, do đặc điểm hoạt động, nhu cầu công tác,
một số cơ quan còn có loại chương trình:
21
+ Chương trình công tác nhiệm kỳ;
+ Chương trình công tác 6 tháng đầu năm;
+ Chương trình công tác 6 tháng cuối năm.
- Nội dung chương trình công tác:
+ Các loại chương trình công tác nhiệm kỳ, 1năm, 6tháng, quý, tháng thường gồm có hai phần
chính dưới đây:
Phần một: Thể hiện tổng quát các định hướng công tác, những trọng tâm công tác, các mục tiêu,
các nhiệm vụ chính và các biện pháp chủ yếu để thực hiện.
Phần hai: Xác định những vấn đề cần chuẩn bị thành đề án và lịch hội họp để thảo luận, thông
qua và đi đến ban hành quyết định về vấn đề đó.
+ Yêu cầu của chương trình công tác:
Nội dung chương trình phải bám sát và thể hiện đúng, kịp thời trong từng thời gian đường lối,
chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước. Xác định đúng định hướng công tác, mục tiêu,
trọng tâm và các công tác chính trong từng thời gian. Đồng thời chú ý triển khai đồng bộ tất cả

các lĩnh vực công tác của cơ quan.
Chọn lọc, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên các việc. Xác định vấn đề nào thuộc tập thể lãnh đạo, bàn
bạc trước khi quyết; Vấn đề nào phải xin ý kiến cấp trên hoặc cấp uỷ đảng trước khi quyết định.
Phải xác định rõ cơ quan chịu trách nhiệm chuẩn bị đề án. Đối với đề án liên quan nhiều
đơn vị chuẩn bị thì ghi rõ cơ quan chủ trì đề án và thời gian hoàn thành đề án.
Chương trình phải phù hợp với khả năng và thời gian chuẩn bị đề án, tránh chủ quan duy
ý chí.
Không đưa quá nhiều vấn đề vào chương trình để rồi không thực hiện được. Khi lập chương
trình cần có quỹ thời gian dự trữ, dự phòng những việc đột xuất. Cần tính toán, dành thời gian
đi cơ sở, kiểm tra, chỉ đạo.
Phải đảm bảo sự ăn khớp giữa chương trùnh của cấp uỷ đảng cùng cấp với chương trình
của cơ quan. Bảo đảm tính hệ thống giữa chương trình năm, 6 tháng với chương trình tháng,
tuần, để thực hiện có kết quả mục tiêu đã đề ra trong chương trình cả năm.
Chương trình cả năm và 6 tháng, nêu lên những vấn đề lớn, quan trọng.Phải bao quát
toàn diện các lĩnh vực công tác của cơ quan. Chú ý thích đáng đến các vấn đề cơ bản có tính
chất chiến lược. Xác định những đề án lớn cần chuẩn bị để trình cấp trên quyết định.
Chương trình quý và tháng, dựa trên cơ sở chương trình năm, 6 tháng và những vấn đề
mới phát sinh trong quá trình điều hành để xác định các trọng tâm công tác, các nhiệm vụ cụ
thể trong quý, trong tháng.
Lịch công tác hàng tuần: căn cứ chương trình công tác tháng, khả năng tiến độ chuẩn bị
các đề án và những công việc phải xử lý mà đề ra lịch họp, hoặc lịch đi cơ sở cho phù hợp.
- Căn cứ để xây dựng chương trình công tác.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan. Căn cứ này có tác dụng đảm bảo
cho những việc đề ra trong chương trình là những việc thuộc trách nhiệm, thẩm quyền giải
quyết của cơ quan, đảm bảo cho hoạt động của cơ quan đúng với pháp luật.
Căn cứ vào chủ trương chung của cấp trên: Đó là các chủ trương, chính sách, Nghị quyết
của Đảng và Nhà nước có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan trong từng thời kỳ.
Căn cứ vào chương trình công tác và ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan cấp trên trực
tiếp đối với nhiệm vụ của cơ quan mình.
Căn cứ vào đề nghị của các cơ quan, đơn vị cấp dưới.

Căn cứ vào đặc điểm tình hình chung của cơ quan trên tất cả các lĩnh vực công tác. Trong
đó chú ý tới công tác tồn đọng từ thời gian trước chuyển sang.
22
Căn cứ vào điều kiện vật chất đảm bảo thực hiện được khối lượng công việc sẽ đề ra
(kinh phí, phương tiện làm việc ).
Căn cứ vào quỹ thời gian mà chương trình đề cập tới (1 năm, 1 quý, 1 tháng v.v.).
Căn cứ vào nhân lực (số lượng và trình độ cán bộ) có trong khoảng thời gian thực hiện
chương trình.
3. Trình tự và thời gian xây dựng chương trình công tác.
- Trình tự xây dựng chương trình.
Để có một chương trình công tác vừa đảm bảo chất lượng vừa đúng tiến độ thời gian,
việc biên soạn chương trình công tác của cơ quan thông thường được tiến hành theo trình tự:
Yêu cầu các đơn vị đăng ký những việc ở đơn vị nhưng thuộc thẩm quyền giải quyết của
thủ trưởng cơ quan. Những việc này cần thiết phải đua vào chương trình công tác chung của cơ
quan.
Dựa vào các căn cứ lập chương trình, trên cơ sở các thông tin thu nhận được, văn phòng
trực tiếp dự thảo chương trình công tác của cơ quan.
Sau khi dự thảo xong, Văn phòng gửi bản dự thảo đến các đơn vị để lấy ý kiến đóng góp.
Sau khi có ý kién đóng góp của các đơn vị, Văn phòng hoàn chỉnh bản dự thảo lần cuối
và trình thủ trưởng cơ quan phê duyệt, ban hành.
- Thời gian xây dựng chương trình công tác.
Chương trình công tác năm sau chuẩn bị từ tháng 10 năm trước.Chương trình công tác
quý sau chuẩn bị từ ngày 15 của tháng cuối quý trươc. Chương trình công tác tháng sau chuẩn
bị từ ngày 25 của tháng trước.
4. Bổ sung, thay thế chương trình công tác
Ở thời điểm xây dựng chương trình công tác, có việc đang diễn ra, có việc chưa diễn ra.
Sau khi xây dựng xong chương trình có thể có nhiều việc sẽ nảy sinh đột xuất. Vì vậy trong quá
trình thực hiện, việc bổ sung nhiệm vụ vào chuơng trình đã đề ra là tất yếu. Trong truòng hợp
phải bổ sung, sửa đổi, cần chú ý:
Đơn vị nào có việc bổ sung, thay đổi thì đơn vị đó phải đề nghị. Trường hợp cần thiết,

phải đề nghị bằng văn bản (đề án, tờ trình). Trong văn bản, nói rõ mục đích, nội dung công
việc. Thủ trưởng cơ quan là người quyết định cho thay đổi chương trình công tác đã ban hành.
Văn phòng là đơn vị hoàn tất văn bản để thủ trưởng cơ quan ký ban hành chương trình công tác
thay đổi đó.
Việc thay thế hoàn toàn văn bản chương trình công tác đã ban hành chỉ áp dụng đối với
chương trình công tác tuần và chỉ xảy ra khi thủ trưởng và phó thủ trưởng cơ quan là những
người chủ trì công việc ghi trong chương trình nhưng lại bận công việc khác, không thể chủ trì
được công việc đã đề ra.
5. Tổ chức việc thực hiện chương trình công tác.
Khi chương trình công tác đã được ban hành, thủ trưởng các đơn vị tổ chức của cơ quan
có trách nhiệm và phải chủ động tổ chức thực hiện nhiệm vụ thuộc đơn vị mình.
Đối với những việc có liên quan đến nhiều đơn vị, đơn vị chủ trì có trách nhiệm chủ
động phối hợp với các đơn vị khác.
Trong phạm vi cả cơ quan, Văn phòng có trách nhiệm quản lý theo dõi, đôn đốc tất cả
các đơn vị thực hiện chương trình công tác của cơ quan.
Việc quản lý thực hiện chương trình công tác là một việc cực kỳ quan trọng và khó khăn
đối với Văn phòng. Hiện tượng thuờng xảy ra là có những công việc khi thực hiện đã Không
tuân thủ theo chương trìn, không bám sát chương trình, thay đổi chương trình. Việc đó làm cho
các đơn vị bị động. Nguyên nhân làm việc không theo chương trình là do chương trình không
sát thực tê,ú không dự kiến hết diễn biến tình hình v.v
23
Để chương trình công tác của cơ quan được thực hiện đạt kết quả, Văn phòng có trách
nhiệm.
- Bám sát chương trình, quá trình tổ chức thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, Văn
phòng phối hợp với đơn vị có việc báo cáo thủ trưởng cơ quan giải quyết kịp thời.
- Hàng tháng, hàng quý, 6 tháng, Văn phòng tổng hợp tình hình và đánh giá việc thực
hiện chương trình. Thường xuyên báo cáo với thủ trưởng cơ quan tiến độ thực hiện chương
trình. Kiến nghị những vấn đề cần kịp thời bổ sung, điều chỉnh chương trình cho phù hợp.
- Cuối năm, các đơn vị báo cáo tình hình thực hiện chương trình của đơn vị mình, báo
cáo phải nêu rõ những việc đã làm, việc mới bổ sung. Báo cáo phải đảm bảo tính tổng hợp,

đánh giá tình hình chung, song phải có những số liệu cụ thể ở những công tác trọng tâm, công
tác chính.
- Trên cơ sở báo cáo của các đơn vị, kết hợp với quá trình theo dõi, Văn phòng có trách
nhiệm tổng hợp tình hình thực hiện chương trình công tác chung của cả cơ quan. Biên tập thành
biên bản trình thủ trưởng cơ quan ban hành.
Để có một chương trình công tác phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ và chương trình đó thực
hiện có kết quả trong ngành, trong cơ quan, nhà quản trị Văn phòng cần có đầy đủ thông tin từ
nhiều chiều, sát thực tế, nắm chắc chủ trương, có trình độ tổng hợp cao để chỉ đạo nhân viên
thuộc quyền trong quá trình xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác.
CÂU HỎI ÔN TẬP
Câu 1: Trình bày nhiệm vụ của Văn phòng trong việc đảm bảo thông tin phục vụ lãnh đạo.
Câu 2: Trình bày nội dung xây dựng chương trình công tác của cơ quan.
THẢO LUẬN
Chương V
HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC
CỦA CƠ QUAN VÀ LÃNH ĐẠO CƠ QUAN.
I- Tổ chức các cuộc hội họp của cơ quan.
Hội họp là biện pháp quan trọng để tổ chức thực hiện chương trình công tác của
cơ quan. Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của cơ quan mà cơ quan có
những cuộc hội họp khác nhau. Có thể phân chia các cuộc hội họp thành hai loại:
Loại thứ nhất là các Hội nghị. Thuộc loại này gồm có hội nghị của một ngành do
cơ quan đầu ngành triệu tập. Hội nghị của cơ quan do thủ trưởng cơ quan triệu tập. Hội nghị
chuyên đề do cơ quan làm chủ đề án triệu tập. Hội nghị khoa học do cơ quan chủ đề tài triệu tập
.v.v
Các hội nghị thường có quy mô lớn, đông người dự, nội dung vừa nhiều về khối
lượng vừa khái quát tổng hợp hoặc chuyên sâu về nội dung, đầu tư nhiều về kinh phí, việc tổ
chức có khó khăn hơn rất nhiều so với các cuộc hội họp thông thường khác.
Loại thứ hai là các cuộc họp. Thuộc loại này thường có các cuộc họp thường kỳ
của các đồng chí lãnh đạo cơ quan, các cuộc họp của các lẫnh đạo cơ quan với đơn vị trong cơ
quan, các cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan với khách ngoài cơ quan v.v

Đặc điểm chung của cuộc họp là: Số lượng người dự không nhiều, thời gian họp
không dài, quy mô nhỏ, thường mang tính nội bộ cơ quan. Vì vậy, việc đầu tư thời gian chuẩn
24
bị và kinh phí không lớn. Nội dung các cuộc họp thường là bàn biện pháp công tác hoặc giải
quyết các vụ việc cụ thể.
Văn phòng tham gia tổ chức hội nghị với các công việc sau đây:
1. Văn phòng giúp thủ trưởng cơ quan trong công tác chuẩn bị hội nghị.
Các cuộc hội nghị nói chung, đặc biệt là hội nghị lớn, có quy mô ngành, đơn vị
chủ trì hội nghị thường phải lập kế hoạch tổ chức hội nghị. Căn cứ vào kế hoạch, Văn phòng có
trách nhiệm giúp thủ trưởng cơ quan theo dõi, đôn đốc các đơn vị chuẩn bị tốt các công việc
được phân công, đúng tiến độ thời gian.
Trong hội nghị thường có các văn bản như báo cáo, đề án, dự thảo văn bản quy
phạm pháp luật, tài liệu tham khảo nhà quản trị Văn phòng có trách nhiệm đề xuất với lãnh
đạo cơ quan phân công cho các đơn vị chuẩn bị các văn bản đó. Khi các văn bản đã được các
đơn vị dự thảo xong, Văn phòng kiểm tra lại quy trình biên soạn, đảm bảo thẩm quyền ban
hành và thể thức của văn bản. Sau khi kiểm tra, nếu thấy đúng, Văn phòng trình thủ trưởng cơ
quan xét duyệt. Sau khi được duyệt, Văn phòng thực hiện việc đánh máy, nhân bản, ghép bộ tài
liệu. Văn bản dùng trong hội nghị phải đảm bảo đúng nội dung, đúng thể thức và đủ số lượng
so với nhu cầu.
Để các đại biểu đến đủ, đúng thành phần và chủ động trong quá trình dự hội nghị,
Văn phòng tổ chức việc chuyển đến các đại biểu những giấy tờ, tài liệu cần thiết như: công văn
triệu tập hội nghị, chương trình hội nghị, báo cáo chính, các báo cáo tham luận, các dự thảo văn
bản khác (nếu có). Trong công văn triệu tập cần ghi rõ tên hội nghị, thành phần tham dự, thời
gian, địa điểm và những nội dung cần thiết khác để các đại biểu chuẩn bị.
Ngoài các nội dung trên, nhà quản trị Văn phòng còn có trách nhiệm đề nghị với
thủ trưởng cơ quan về chương trình làm việc, dự kiến thành phần đại biểu mời dự hội nghị.
Thuộc trách nhiệm của mình, nhà quản trị Văn phòng chuẩn bị đầy đủ, tốt nhất cơ
sở vật chất đảm bảo cho hội nghị. Đó là kinh phí, phương tiện đi lại, nơi ăn, nơi nghỉ và cử cán
bộ nhân viên trực tiếp phục vụ tại hội nghị, các phương tiện nghe nhìn
Sau đây là một số mô hình sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp, Hội nghị.

Projector
25