Bài giảng Quản lý dự án IT Chương 7: Kiểm soát việc thực hiện dự án

• Chương 7: Kiểm soátviệcthựchiệndự án
Cácthay đổithườngdiễnratrongdự
án
–Sự thay đổitrongyêucầucủakhách hàng
–Sự thay đổi cácquychế quảnlý củadoanhnghiệp
hay quychế quảnlý củanhà nước
–Sự xuấthiện của cáccôngnghệ mới
–Sự lạchậucủacôngnghệ đangsử dụng
–Sự sátnhậphay mua lại của cácdoanhnghiệphay
bộ phận củadoanhnghiệp
–Sự nghỉ việc, thay đổi vị trí công tác của cácnhân
viênthamgiadự án
–Đảmbảodựánđạtđượcmụctiêềra
–Thấysớmnhữngvấnđềnảysinhđềcóthểcó
nhữnghànhđộngxửlýchúng
–Traổithôngtin vớicácnênliênquancủaDA
–Khuyếnkhíchnhânviên, táikhẳngđònhcam kết
vàomụctiêuDA
–Rútrabàihọckinhnghiệmchonhữngdựán
khác(hiệntạivàtươnglai)
Sự cầnthiết phảikiểm sốtdự án
Khốilượngcôngviệcđãhoànthành, chấtlượng
côngtrình
Thờigianvànguồnlựcđãsửdụng
Rủirolàmdựánkhôngđúngtheokếhoạch
–Trễtiếnđộ
–Vượtchi phí
–Nguồnlựcthaổi
Nhữngkhókhăncóthểxảyra
Sự cầnthiết phảikiểm sốtdự án
BẢNG THỜI GIAN

Nhân viên: John Smith Ngày báo cáo hàng tuần (cuối tuần): 26/03/99

Số giờ làm việc của các công tác được phân công theo kế hoạch

Dự án

MS
c.việc
Mô tả Số
giờ/
tuần
%
hoàn
thành
Ngày hoàn
thành theo
kế hoạch
Ngày hoàn
thành dự
báo
P21 A243 Mã hóa module A3 12 30 24/4/99 24/4/99
P34 B771 Soạn thảo tài liệu 20 90 1/4/99 29/3/99



Tổng số giờ 32

Số giờ làm việc của các công tác không phân công theo kế hoạch

MS công việc

Mô tả Số giờ/ tuần Được đề nghò bởi
Z99 Thiết kế module X 8 Giám đốc dự án


Tổng số giờ 8

Thu thậpthơngtin kiểm sốtdự án
Biểu mẫu xác đònh rủi ro
Khả năng xảy ra Thời gian Mức ảnh hưởng
Có khả năng (p > 50%) ¨ Gần ¨ Nghiêm trọng ¨
Ít có khả năng (p < 50%)
¨
Xa
¨
Đáng kể
¨
Không đáng kể
¨
Phát biểu rủi ro
Ảnh hưởng tiềm ẩn
Đề xuất giải quyết các rủi ro
Số hiệu dự án:______
Số hiệu rủi ro: ______
Ngày: _____________
Thu thậpthơngtin kiểm sốtdự án
TRỄ TIẾN ĐỘ
TRỄ TIẾN ĐỘ

§ Thờitiếtxấu
§ Thiếtbòhưhỏng
§ Thiếuvốn
§ Khan hiếmnguyênvậtliệu
§ Ướctínhthờigianquángắn
§ Cáccôngviệcbòchểnhmảng
Lý do trễ tiến đợ dự án
VƯT CHI PHÍ
VƯT CHI PHÍ
§ Vượtquáthờigian
§ Sửdụngnhiềunhânlựchơn
§ Sửdụngnhiềuthiếtbòhơn
§ Chi phínhânlựccaohơn
§ Chi phínguyênvậtliệucaohơn
§ Cáccôngviệcbòchểnhmảng
§ Ướclượngsaikhốilượngcôngviệc
§ Sựthaổithứtựưutiên
§ Cácyêucầubổsung đượcthêmvàodựán
Lý do vượt chi phí dự án
NGUỒN LỰC
THAY ĐỔI
NGUỒN LỰC
THAY ĐỔI
§ Thiếtbòhưhỏng
§ Nhânviênbò bệnh
§ Nhânviên nghỉviệc
§ Chi phínhânlựccaohơn
§ Ướctínhnguồnlựcquáthấp
Lý do khơng đúngkế hoạchdự án
Yêu cầukỹthuật: giữayêucầukỹthuậtđưaravớithựctế

đạtđược
Tiếnđộdựán: giữathờigiandựkiếnvớithờigianthựctế
Chi phíthựchiện: giữachi phí, ngânsáchtheodựtrùvới
chi tiêuthựctế
–Kiểmsoátchi phídựántheotruyềnthống
–Kiểmsoátchi phídựántheogiátròlàmra(kếthợpthời
gianvàchi phí)
So sánhkế hoạchvà thựctiễntriểnkhai
dự án
Kiểm soát chi phí
–Ngân sách đượclậptừ đầudự án–Ngân sáchkế
hoạch
–Chi phí được giám sátliên tụctrong quá trìnhtriển
khaidự án.
–Ngân sáchkế hoạch được đốichiếuvới chi phí
thựctế để đánhgiá sự khácbiệtvà ngân sách được
điều chỉnhliên tục.
Kiểm soát chi phí
Chi phí cuûa DA
Thôøi gian
Kiểmsoátchi phí
Kiểmsoátchi phívớiMicrosoft Project
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
100%
80%
60%
40%
20%
Côngviệcđược
hoạchđònh

Tiếntriển
đượcbáocáo
Tiếntriển
đạtđược
Khôngđúng
thờihạn
% hoànthành
Thờigian
Cácthay đổithườngdiễnratrongdự
án
Sửdụngcácbáocáochi phíđượcgiámsátmộtcáchriêng
rẽchomỗinhómcôngviệc.
Mỗibáocáogồm:
–Môtảcôngviệc
–Tiếnđộtheothờigian
–Ngườichòutráchnhiệm
–Ngânsáchtheothờigian
–Nguồnlực(nhânlực, trangthiếtbò, vậtliệu) yêucầulà
gì?
Kiểm sốt chi phí theotruyềnthống
Vídụ: BáocáohàngtuầnvềmộtdựánIT nhưsau:
Chi phí theo kế hoạch
trong tuần 2 là:
12.000 $
Chi phí thực tế trong
tuần 2 là:
14.000 $
Sự khác biệt cuối
tuần 2 là:
2.000 $

Chi phí tích lũy theo
kế hoạch đến cuối
tuần 2 là:
25.000 $
Chi phí tích lũy thực tế
đến cuối tuần 2 là:
29.000 $
Sự khác biệt tích
lũy đến cuối tuần
2 là:
4.000 $
Kiểm sốt chi phí theotruyềnthống
Đốivớimỗibáocáochi phíthườngngười
taphântíchsựkhácbiệtđểxemsốtiềnchi
ranhiềuhơnhay íthơnngânsáchđãdự
trù.
Nhượcđiểm: Mớichỉphântíchkhácbiệt
vềchi phímàchưachobiếtkhốilượng
côngviệcđãđượchoànthànhcũngnhư
chưachobiếtchi phítrongtươnglaisẽlà
baonhiêunếumuốnhoànthànhdựán.
Kiểm sốt chi phí theotruyềnthống
Chi phí/ giá trò tích lũy
Chi phí/
giátròhoạchđònh
Giátròlàmra
Đườngcong kiểmsoáttiếntrìnhvàso sánhchi phi/ giátrò
Khoảngthờigian
trướctiếnđộ
Thờigian

Ngàyhiệntại
Khoảnđóng
gópthêm
Chi phítích
lũythựctế
Kiểm sốt chi phí theogiá trị làmra
– Chỉnhấnmạnhmộtsốyếutốnàó
–Quytrìnhkiểmsoátgặpsựphảnđốihay nhẹnhấtlà
khôngđượcsựđồngý.
–Thôngtin thườngkhôngchínhxáchoặckhôngđược
báocáầủ
–Tháiđộtựbảovệ, tựbiệnhộdẫnđếnthànhkiếnhay
thôngtin thiênlệch
–Cácnhàquảnlýcóquanđiểmkhácnhauvềvấnđề
còntranhcãi
–Cáccơchếbáocáothôngtin vàhạchtoánkhôngđúng
Cácvấnđề thườnggặptrongkiểm sốtdự án
Báocáotrongdựán
–Làmộtphầnrấtquantrọngtrongquảnlýdựán
–Giúpnhàquảnlýdựánquảnlý đượcdựán
–Giúpcácnhàquảnlýcấpcaovàend users hiểuvề
tiếntrìnhtriểnkhaidựán
–Cónhiềuloạibáocáokhácnhau:
•Báocáotiến độ: Khốilượngcôngviệc–Thờigian–
Điềuchỉnhtiến độ
•Báocáo độ hoànthiện/chấtlượngsảnphẩm/cáccông
việccủadựán
•Báocáochi phívà điềuchỉnhdựtrùngânsáchdựán
Đolườngcácthôngsốcủadựán
Mộtsốđolườnghoạt độngcủadựán

Đolườngcácthôngsốcủadựán
Mộtsốđolườngkỹthuậtcủadựán
Đolườngcácthôngsốcủadựán
Mộtsốthang đochấtlượngkỹthuậtcủadựán
Quảnlý chấtlượng
•Chấtlượng được định nghĩa là:
–Sự hiệndiện củanhững đặctrưngmongmuốntronghệ
thống
–Sự vắngmặtcủanhững đặctrưngkhôngmongmuốntrong
hệ thống
–Mứcđộ hoànthiện của cácchứcnăng củahệ thốngkhi
hoạt độngtrongmôitrườngthựctrongsuốtthờigiansống
củahệ thống
• Các đặctrưng này đượcquyết địnhbởiTrưởngDự
Ándựatrênsự tham khảo ý kiến của:
– Khách hàng
–Người dùngcuối
– Cácbên có liênquan.
Quảnlý chấtlượng
• Đolườngchấtlượng:
–Cungcấpmộtsố đo địnhlượngvề mức độ hệ thốngsở hữu
hay thể hiện các đặctrưngchấtlượng.
– Cácthang đochấtlượngthông dụng:
• Cácthang đo quảnlý: Chi phí, chấtlượng,kế hoạch
• Cácthang đo quá trình: Hiệu quả, hiệusuất
• Cácthang đo sảnphẩm: Lỗi, tínhphức tạp, sự duytu
–Lỗi(failure)
– Độ tin cậy
– Độ phụchồi(Khả năng phụchồiRecovery)
–Khả năng điều chỉnh(modification)

– Tínhsẳnsàng
–Sự duytu