Bài giảng Quản lý dự án IT Chương 5: Kiểm soát dự án

1
KIEÅM SOAÙT DÖÏ AÙN
2
NỘI DUNG
Sự cần thiết của việc kiểm soát dự án
Quy trình kiểm soát dự án
Kiểm soát chi phí dự án theo phương pháp truyền
thống và giá trò làm ra

3
THẢO LUẬN

Anh/ Chò hãy chia sẻ những kinh nghiệm để cho
thấy sự cần thiết của việc kiểm soát dự án?
4
SỰ CẦN THIẾT
CỦA VIỆC KIỂM SOÁT DỰ ÁN
Đảm bảo dự án đạt được mục tiêu đề ra
Thấy sớm những vấn đề nảy sinh đề có thể có
những hành động xử lý chúng
Trao đổi thông tin với các nên liên quan của DA
Khuyến khích nhân viên, tái khẳng đònh cam kết
vào mục tiêu DA
Rút ra bài học kinh nghiệm cho những dự án khác
(hiện tại và tương lai)
5
SỰ CẦN THIẾT
CỦA VIỆC KIỂM SOÁT DỰ ÁN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
100%

80%
60%
40%
20%
Công việc được
hoạch đònh
Tiến triển
được báo cáo
Tiến triển
đạt được
Không đúng
thời hạn
% hoàn thành
Thời gian
6
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT VÀ
ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN
Bắt đầu
Công bố kế hoạch đầu tiên
Thu thập thông tin về dự án
So sánh tiến triển và mục tiêu
Thỏa mãn?
Dự án được
hoàn thành?
Kết thúc dự án
Đánh giá dự án
Kết luận
Kết thúc
Thực hiện hành
động hiệu chỉnh

Công bố kế hoạch
hiệu chỉnh
Có
Có
Không
Không
7
CHÚNG TA KIỂM SOÁT CHO AI?
Chúng ta kiểm soát cho ai?
 Chính Ban QLDA
 Cơ quan thực hiện (chủ dự án)
 UBND và các bộ phận chức năng liên quan
 Bộ chủ quản, Bộ đầu tư, và các cơ quan có liên quan
trong Chính phủ
 Các nhà tài trợ
 Tư vấn - Nhà thầu - Nhà cung cấp
 Các cơ quan truyền thông, tổ chức xã hội, nhân dân đòa
phương,
Họ cần biết điều gì? Và vì mục đích gì? Và thường
xuyên như thế nào?
Chúng ta cung cấp những thông tin được giám sát
dưới dạng nào?
8
THU THẬP THÔNG TIN
Khối lượng công việc đã hoàn thành, chất lượng
công trình
Thời gian và nguồn lực đã sử dụng
Rủi ro làm dự án không đúng theo kế hoạch
 Trễ tiến độ
 Vượt chi phí

 Nguồn lực thay đổi
Những khó khăn có thể xảy ra
9
BẢNG THỜI GIAN

Nhân viên: John Smith Ngày báo cáo hàng tuần (cuối tuần): 26/03/99

Số giờ làm việc của các công tác được phân công theo kế hoạch

Dự án
MS
c.việc
Mô tả
Số
giờ/
tuần
%
hoàn
thành
Ngày hoàn
thành theo
kế hoạch
Ngày hoàn
thành dự
báo
P21
A243
Mã hóa module A3
12
30

24/4/99
24/4/99
P34
B771
Soạn thảo tài liệu
20
90
1/4/99
29/3/99

Tổng số giờ
32




Số giờ làm việc của các công tác không phân công theo kế hoạch

MS công việc
Mô tả
Số giờ/ tuần
Được đề nghò bởi
Z99
Thiết kế module X
8
Giám đốc dự án









Tổng số giờ
8

THU THẬP THÔNG TIN
10
THU THẬP THÔNG TIN
Biểu mẫu xác đònh rủi ro
Khả năng xảy ra Thời gian Mức ảnh hưởng
Có khả năng (p > 50%)  Gần  Nghiêm trọng 
Ít có khả năng (p < 50%)  Xa  Đáng kể 
Không đáng kể 
Phát biểu rủi ro
Ảnh hưởng tiềm ẩn
Đề xuất giải quyết các rủi ro
Số hiệu dự án:______
Số hiệu rủi ro: ______
Ngày: _____________
11
LÝ DO D.A KHÔNG ĐÚNG KẾ HOẠCH
TRỄ TIẾN ĐỘ
 Thời tiết xấu
 Thiết bò hư hỏng
 Thiếu vốn
 Khan hiếm nguyên vật liệu
 Ước tính thời gian quá ngắn
 Các công việc bò chểnh mảng
12
LÝ DO D.A KHÔNG ĐÚNG KẾ HOẠCH
VƯT CHI PHÍ
 Vượt quá thời gian
 Sử dụng nhiều nhân lực hơn
 Sử dụng nhiều thiết bò hơn

 Chi phí nhân lực cao hơn
 Chi phí nguyên vật liệu cao hơn
 Các công việc bò chểnh mảng
13
LÝ DO D.A KHÔNG ĐÚNG KẾ HOẠCH
NGUỒN LỰC
THAY ĐỔI
 Thiết bò hư hỏng
 Nhân viên bò bệnh
 Nhân viên nghỉ việc
 Chi phí nhân lực cao hơn
 Ước tính nguồn lực quá thấp
14
SO SÁNH TIẾN TRIỂN VÀ MỤC TIÊU
Yêu cầu kỹ thuật: giữa yêu cầu kỹ thuật đưa ra
với thực tế đạt được
Tiến độ dự án: giữa thời gian dự kiến với thời gian
thực tế
Chi phí thực hiện: giữa chi phí, ngân sách theo
dự trù với chi tiêu thực tế
 Kiểm soát chi phí dự án theo truyền thống
 Kiểm soát chi phí dự án theo giá trò làm ra (kết hợp thời
gianvà chi phí)

15
THẢO LUẬN
Anh/ chò được phân công nhiệm vụ xây dựng hệ
thống kiểm soát cho dự án (đã nêu ở phần trước).
Hãy thảo luận các khía cạnh sau đây:
 Thông số nào nên được dùng để đo lường kết quả?

 Các cách nào để thu thập dữ liệu thích hợp cho viêc
đánh giá tình trạng hiện tại của dự án?
 Các dữ liệu nào được chọn để đánh giá dự án?
 Dữ liệu nên được phân tích như thế nào?
 Các kết quả được báo cáo như thế nào?
16
ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN
Đánh giá dự án là quá trình nhận đònh về dự án một
cách hệ thống và khách quan:
 Việc thực hiện dự án trên tổng thể
 Tính hiệu quả và tính hợp lý liên tục của chiến lược và
thiết kế dự án theo mục tiêu trước mắt và dài hạn
 Những ảnh hưởng và tính bền vững trong tương lai của kết
quả dự án
 Đánh giá dự án luôn luôn bao gồm cả việc rút ra những
bài học và kinh nghiệm cần thiết
17
ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN
Xác
đònh
Hoạch
đònh
Thực
hiện
Kết
thúc
Đánh giá
nhu cầu
Đánh giá
phê chuẩn

Đánh giá
giữa kỳ
Kiểm soát
Đánh giá c.kỳ,
báo cáo c. kỳ
Đánh giá
tiếp theo
2 - 5 - 10
năm sau
- Mục đích
- Mục tiêu
- Thiết kế DA
- WBS
- Lập KH tài chính
- Thời gian biểu DA
- Nhân sự và tổ chức
- Kỹ thuật/ hậu cần
- Giámsát/ kiểm tra

- Các hoạt động
và kết quả
- ĐG tiến độ và
việc thực hiện
- Giải quyết vấn đề
- Giao tiếp
- Chuyển giao/
bàn giao
- Khóa sổ
- Thanh toán
- Đánh giá

tác động
- Bài học
rút ra
18
ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN
Tại sao cần đánh giá DA (giữa và cuối DA)
 Để có 1 cái nhìn toàn diện và hệ thống về hiện trạng nhằm
đưa ra những quyết đònh quan trọng có tính chiến lược về DA
 Để có sự đánh giá độc lập và khách quan về việc thực hiện DA
 Để thêm vào những kinh nghiệm của DA tương tự nhằm cho
phép các đề nghò có thể có trên một diện rộng hơn
 Để đánh giá hiệu quả của Ban QLDA và hệ thống kiểm soát
dự án
 Để có những bài học trao đổi
So với kiểm soát, việc đánh giá DA được thực hiện không
thường xuyên bằng nhưng toàn diện hơn, và thông thường có
sự tham gia của các chuyên gia bên ngoài
19
ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN
Khung đánh giá cơ bản
 Việc thiết kế và lập kế hoạch dự án
 Mục tiêu DA có còn phù hợp không?
 Các giả đònh trong thiết kế DA còn đúng hay không?
 Việc thực hiện dự án
 Dự án có đạt được các mục tiêu đề ra không? ảnh hưởng
của dự án?
 Dự án có bảo đảm các yêu cầu chất lượng hay kỹ thuật
không?
 Hiệu qủa kinh tế và xã hội của dự án? So sánh lợi ích và
chi phí?

20
 Khả năng bền vững của dự án
 Tính hiệu quả của hệ thống giám sát DA đang thực hiện
 Những ảnh hưởng và tác động hiện có và có thể có của
dự án
 Những bài học kinh nghiệm
ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN
21
Sử dụng các báo cáo chi phí được giám sát một
cách riêng rẽ cho mỗi nhóm công việc.

Mỗi báo cáo gồm:
 Mô tả công việc
 Tiến độ theo thời gian
 Người chòu trách nhiệm
 Ngân sách theo thời gian
 Nguồn lực (nhân lực, trang thiết bò, vật liệu) yêu cầu là
gì?
KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN
TRUYỀN THỐNG
22
KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN
TRUYỀN THỐNG

Ví dụ: Báo cáo hàng tuần về một dự án xây dựng
như sau:
Chi phí theo kế hoạch
trong tuần 2 là:
12.000 $
Chi phí thực tế trong

tuần 2 là:
14.000 $
Sự khác biệt cuối
tuần 2 là:
2.000 $
Chi phí tích lũy theo
kế hoạch đến cuối
tuần 2 là:
25.000 $
Chi phí tích lũy thực tế
đến cuối tuần 2 là:
29.000 $
Sự khác biệt tích
lũy đến cuối tuần
2 là:
4.000 $
23
Đối với mỗi báo cáo chi phí thường người ta phân
tích sự khác biệt để xem số tiền chi ra nhiều hơn
hay ít hơn ngân sách đã dự trù.
Nhược điểm: Mới chỉ phân tích khác biệt về chi phí
mà chưa cho biết khối lượng công việc đã được
hoàn thành cũng như chưa cho biết chi phí trong
tương lai sẽ là bao nhiêu nếu muốn hoàn thành dự
án.

KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN
TRUYỀN THỐNG
24
KIỂM SOÁT DỰ ÁN

THEO GIÁ TRỊ LÀM RA
Chi phí/ giá trò tích lũy
Chi phí/
giá trò hoạch đònh
Giá trò làm ra
Đường cong kiểm soát tiến trình và so sánh chi phi/ giá trò
Khoảng thời gian
trước tiến độ
Thời gian
Ngày hiện tại
Khoản đóng
góp thêm
Chi phí tích
lũy thực tế
25
Một Cty ký hợp đồng làm 1000 m đường có tổng
chi phí hoạch đònh là 200.000 USD. Theo kế
hoạch cứ 1 ngày làm được 25 m/ngày và chi phí
đơn vò là 200 USD/1m. Giả sử đến cuối ngày 18
đã làm được 400 m và thực chi là 100.000 USD.
Hãy đánh giá tiến triển thực hiện dự án tại cuối
ngày 18.
Cho biết giá trò hợp đồng là 230.000 USD. Theo
Anh/Chò, sau khi kiểm tra, Cty có nên tiếp tục thực
hiện hợp đồng hay không?

TÌNH HUỐNG THẢO LUẬN