Bài giảng quản lý dự án chương 5 kiểm soát dự án - trung tâm viện công nghệ châu á tại việt nam

Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam Kiểm Soát Dự Án
CHƯƠNG 5
KIỂM SOÁT DỰ ÁN
1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
1.1. Kiểm soát dự án
a. Đònh nghóa:
Kiểm soát dự án là quá trình gồm 3 bước:
- Thu thập thông tin:
+ tiến độ
+ chi phí
+ thành quả (các yêu cầu về kỹ thuật)
- So sánh các thông tin này với kế hoạch và các yêu cầu đã đề ra.
- Thực hiện các biện pháp sửa đổi, hiệu chỉnh nhằm mục đích đạt được yêu cầu đã đề ra
(hay thành quả mong muốn)
b. Các dạng của kiểm soát dự án
Có 3 thành phần của kiểm soát dự án: thời gian (time), chi phí (cost) và yêu cầu kỹ thuật
(technical requirements)  có 3 dạng kiểm soát tương ứng là:
- kiểm soát thời gian
- kiểm soát chi phí
- kiểm soát các yêu cầu về chất lượng
Nếu kiểm soát từng thành phần có thể đem lại hiệu quả tối đa cục bộ nhưng chưa chắc sẽ đem
lại hiệu quả tối đa toàn phần. Do vậy thông thường các hệ thống kiểm soát dự án là sự tổ hợp
của 3 thành phần nói trên  phương pháp tiêu chí các hệ thống kiểm soát chi phí/tiến độ
(Cost/Schedule Control System Criteria C/SCSC). Trong phương pháp này người ta cố gắng
kiểm soát được cả chi phí và tiến độ, còn yêu cầu về kỹ thuật là ưu tiên số một.
Có 2 loại kiểm soát: + kiểm soát bên trong (internal control)
+ kiểm soát bên ngoài (external control)
Kiểm soát bên trong là hệ thống và quy trình giám sát do phía thực hiện dự án
Kiểm soát bên ngoài là các quy trình và tiêu chuẩn kiểm soát được ấn đònh bởi khách hàng.
Mô hình của hệ thống kiểm soát:
- Hệ thống đơn giản (simple system)

- Hệ thống phức tạp, cao cấp (high level system)
PM5.doc G.V. Cao Hào Thi
1
Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam Kiểm Soát Dự Án
Hệ thống đơn giản chỉ có một chu trình phản hồi thông tin.
Hệ thống cao cấp có nhiều chu trình phản hồi thông tin, có thể điều chỉnh mục tiêu/tiêu chuẩn
các hệ thống giám sát phụ.
c. Các bước kiểm soát dự án:
 có 4 bước:
Bước 1: Thiết lập các tiêu chuẩn yêu cầu đối với dự án
+ Các đặc trưng kỹ thuật (nằm trong hồ sơ thiết kế nếu có sửa đổi phải được bàn bạc và
ghi thành văn bản)
+ Ngân sách của dự án
+ Các chi phí
+ Các nguồn lực yêu cầu
Bước 2: Giám sát (monitoring)
+ Quan sát các công việc đã được thực hiện trong thực tế
Bước 3:
+ So sánh các tiêu chuẩn yêu cầu về các công việc đã được thực hiện trong thực tế tính
cho đến ngày thực hiện kiểm tra.
+ Ước tính thời gian và chi phí để hoàn thành các công việc còn lại để hoàn tất toàn bộ
dự án.
Bước 4:
+ Thực hiện các biện pháp sửa chữa, hiệu chỉnh khi các kết quả thực tế có sự khác biệt
so với các tiêu chuẩn đã đề ra.
d. Các vấn đề khó khăn thường gặp trong kiểm soát dự án
- Chỉ nhấn mạnh một số yếu tố nào đó, ví dụ như chỉ nhấn mạnh vào chi phí mà bỏ qua
các yếu tố khác như thời gian và chất lượng.(Người xây dựng thường quan tâm đến chi
phí còn khách hàng thường quan tâm đến chất lượng).
- Quy trình kiểm soát gặp sự phản đối hay nhẹ nhất là không được sự đồng ý.

- Thông tin thường không chính xác hoặc không được báo cáo đầy đủ.
PM5.doc G.V. Cao Hào Thi
2
Quá trình
Đầu vào Đầu ra
Phản hồi
Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam Kiểm Soát Dự Án
- Thái độ tự bảo vệ, tự biện hộ dẫn đến thành kiến hay thông tin thiên lệch.
- Các nhà quản lý có quan điểm khác nhau về vấn đề còn tranh cãi.
- Các cơ chế báo cáo thông tin và hạch toán không đúng.
1.2. Đánh giá dự án (Project Evaluation)
Đánh giá dự án là phân tích sự hiệu quả và sự hiện hữu (effects and efficiency) của dự án so
với mục tiêu đã đề ra.nhằm để:
- Đạt được mục tiêu của dự án
- Ghi nhận các bài học kinh nghiệm
- Lập kế hoạch và chính sách cho tương lai
1.3. Giám sát dự án (Project monitoring)
Là quá trình kiểm tra thường xuyên về tiến trình của dự án trong suốt thời gian thực hiện dự án
cũng như trong các giai đoạn vận hành của dự án với mục tiêu cung cấp thông tin làm cơ sở cho
các quyết đònh quản lý như:
- Giám sát là sự cần thiết đối với kiểm soát dự án
- Giúp các thành viên của dự án hiểu tốt hơn về các mục tiêu của dự án
- Gia tăng mối quan hệ giữa cac nhóm công tác
- Chuẩn bò cho các nhóm công tác thích nghi với mọi sự thay đổi trong dự án
- Gia tăng tầm nhìn về dự án của các nhà quản lý cấo cao
- Cải thiện mối quan hệ với khách hàng
Hệ thống giám sát hữu hiệu khi:
- Đầy đủ và có liên quan
- Báo cáo đến mọi cấp quản lý
- Thu thập và báo cáo dữ liệu kòp thời

- Các sự khác biệt so với hoạch đònh cần phại được sửa đổi
2. KIỂM SOÁT CHI PHÍ CỦA DỰ ÁN
2.1. Phương pháp truyền thống về kiểm soát chi phí
- Sử dụng các báo cáo chi phí được giám sát một cách riêng rẽ cho mỗi nhóm công việc.
- Mỗi báo cáo chi phí gồm:
+ Mô tả công việc
+ Tiến độ theo thời gian
+ Ai là người chòu trách nhiệm
+ Ngân sách theo thời gian
+ Nguồn lực (nhân lực, trang thiết bò, vật liệu) yêu cầu
PM5.doc G.V. Cao Hào Thi
3
Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam Kiểm Soát Dự Án
- Đối với mỗi báo cáo chi phí thường người ta phân tích sự khác biệt để xem số tiền chi ra
nhiều hơn hay ít hơn ngân sách đã dự trù.
Ví dụ:
Dự án làm 1000 m đường có tổng chi phí là 200.000 USD. Kế hoạch cứ 1 ngày làm được 25
m/ngày, chi phí phải trả là 200 USD/1m.
Tổng thời thực hiện là : 1000/25 = 40 ngày
Giả sử đến cuối ngày 18 đã làm được 400 m.
Theo kế hoạch thì đến cuối ngày 18 sẽ có số tiền chi theo kế hoạch là:
18 x 25 x 200 = 90.000 USD
Thực chi cuối ngày 18 là:
400 x 200 = 80.000 USD
Nhược điểm của phương pháp truyền thống
Trong quản lý dự án nếu chỉ có sự phân tích khác biệt về chi phí (cost variance analysis) thì
không đủ bởi vì nó không cho biết bao nhiêu khối lượng công việc đã được hoàn thành cũng
như không cho biết chi phí trong tương lai sẽ là bao nhiêu nếu muốn hoàn thành dự án.
2.2 Phương pháp C/SCSC (Cost / Schedule Control System Criteria)
Năm 1962, phương pháp này được áp dụng trong:

+ bộ quốc phòng Mỹ
+ NASA (National Aerautic Space Adiministration)
a. Các đại lượng phân tích về thành quả (Performance Analysis)
1) BCWS (Budgeted Cost of the Work Schedule): Chi phí dự tính của công việc theo kế hoạch
BCWS là số lượng nguồn lực thường được tính theo đơn vò tiền được hoạch đònh sẽ chi để
thực hiện một công việc cụ thể ở một thời điểm cho trước.
2) ACWP (Actual Cost of the Work Performed): Chi phí thực sự của một công việc đã được
thực hiện.
ACWP là số lượng nguồn lực thường được tính theo đơn vò tiền đã thực chi trong thực tế để
thực hiện một công việc cụ thể trong một thời điểm cho trước.
3) BCWP (Budgeted Cost of the Work Performed): Chi phí dự tính của công việc đã được thực
hiện.
BCWP còn được gọi là Giá trò đã thu được (Earned Value)
PM5.doc G.V. Cao Hào Thi
4
Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam Kiểm Soát Dự Án
BCWS = Ngân sách dự tính cho x % công việc được hoạch đònh
toàn bộ công việc cho đến thời điểm xem xét
Ví dụ: BCWS = 200.000 x 18 / 40 = 90.000 $
BCWP = Ngân sách dự tính cho x % công việc thực sự đã làm
toàn bộ công việc cho đến thời điểm xem xét
Ví dụ: BCWP = 200.000 x 400 / 1.000 = 80.000 $
b. Các đại lượng phân tích về sai lệch (Variance Analysis)
1) Sai lệch về tiến độ – SV (Schedule Variance)
SV = BCWP – BCWS
SV > 0  Vượt tiến độ (Ahead schedule)
SV = 0  Đúng tiến độ (On schedule)
SV < 0  Chậm tiến độ (Behind schedule)
Lưu ý: Tất cả các giá trò đều được quy thành tiền
Ví dụ:

SV = 80.000 – 90.000 = -10.000 $  Chậm tiến độ
Cụ thể là chậm tiến độ : 10.000 / 200 = 50 m
Hoặc: 50 / 25 = 2 ngày
2) Sai lệch về chi phí – CV (Cost Variance)
CV = BCWP – ACWP
CV > 0  không vượt chi phí (Cost under run)
CV = 0  đúng chi phí (On cost)
CV < 0  vượt chi phí (Cost over run)
Lưu ý:
- Khi sử dụng cần tính đúng, tính đủ kể cả chi phí không phải là tiền mặt.
- Khi tính BCWP đã có tính chi phí dự phòng
PM5.doc G.V. Cao Hào Thi
5
Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam Kiểm Soát Dự Án
3) Sai lệch kế toán – AV (Accounting Variance)
AV = BCWS – AWCP
AV > 0  Ngân sách theo kế hoạch lớn hơn thực chi
AV = 0  Ngân sách theo kế hoạch đúng bằng thực chi
AV < 0  Ngân sách theo kế hoạch nhỏ hơn thực chi
Ví dụ:
ở ngày thứ 18, ACWP = 80.000 $
 CV = 0
 AV = 90.000 – 80.000 = 10.000 $

4) Sai lệch thời gian – TV (Time Variance)
TV = SD – BCSP
TV chỉ ra mức độ sớm hay trễ của dự án so với kế hoạch
SD (Status Date): Ngày xem xét
BCSP (Budgeted Cost of the Schedule Performed): ngày mà tại đó BCWS = BCWP
c. Các chỉ số thành quả công việc

1) Chỉ số thành quả về tiến độ – SPI (Schedule Performance Index)
SPI = BCWP / BCWS
SPI > 1  BCWP > BCWS  SV > 0  vượt tiến độ
2) Chỉ số thành quả về chi phí – CPI (Cost Performance Index)
CPI = BCWP / ACWP
CPI > 1  BCWP > ACWP  CV > 0  Không vượt chi phí
d. Dự báo thành quả chi phí cho tương lai
(Forecasting Future Cost Performance)
PM5.doc G.V. Cao Hào Thi
6
0 SD
BCWS
BCWP
ACWP
n
BCAC
Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam Kiểm Soát Dự Án
1) Dự báo chi phí để hoàn thành phần việc còn lại của dự án
FCTC (Forecast Cost To Complete Project)
BCAC (Budgeted Cost At Completion)
2) Chi phí dự báo cho toàn bộ dự án
FCAC = ACWP + FCTC
Bài tập
Theo kế hoạch, một dự gồm có các dự liệu sau:
Công tác Thời gian (tuần) Chi phí ($) Chi phí /tuần
A 5 1.500 300
B 3 3.000 1000
C 7 5.700 814
Sau 4 tuần kiểm tra
Công tác Chi phí thực tế Chi phí dự tính % công việc đã thực

hiện
A 1.500 ? 100%
B 3.000 ? 100%
C 2.900 ? 2 x 100%
7
Hãy đánh giá đến cuối tuần thứ 4 các công tác A, B, C đạt tiến độ chi phí như thế nào?
PM5.doc G.V. Cao Hào Thi
7
CPI
BCWSBCAC
BCWP
ACWP
BCWPBCACFCTC
)(
)(
−
=×−=