Bài giảng Quản lý dự án IT Chương 2 (phần 1): Khởi đầu dự án

• Chương 2: Khởi đầudự án
2. Khởi đầudự án
Khởi đầu
dự án
(Project
Initiating)
Lập kế
hoạch dự án
(Project
planning)
Triển khai
thực hiện dự
án
(Project
executing)
Quan trắc và
kiểm soát
(Project
monitoring &
controlling)
Kết thúc dự
án
(Project
closing)
2. Khởi đầudựán
•Cáclĩnhvựckiếnthứcvà đầuracủagiai đoạn
khởi đầudựán:
2. Khởi đầudựán
•Quảnlýcácý tưởng:
–CácdựánIT cóthể bắtnguồntừ: Sự THAY ĐỔI
•Cácnhucầuquảnlýmớiphátsinh(quảnlýkháchhàng,

quảnlýcôngnghệ sảnxuấtmới…)
•Cácthay đổicủamôitrườngkinhdoanh(quảnlýtài
chánhtheoquychế mớicủanhànước, quảnlýthôngtin
thị trường…)
•Hoànthiệnhệthốngquảnlýhiệntại(nângcaotốcđộ
xử lý, năngsuấthệthống, giảmthiểuthờigiantruy
xuất, hỗ trợ raquyết định…)
–MụctiêucủadựánIT là đáp ứng đượccácthay
đổinêutrên
2. Khởi đầudựán
•Môhìnhbayếutốtrongquảnlýdựán
Kinh doanh
Tổ chức
Công nghệ
Các vấn đề về kinh doanh
liên hệ đến sản phẩm được
tạo ra từ dự án
Các vấn đề công nghệ liên
quan đến dự án
Các vấn đề về tổ chức quản
lý có liên quan đến dự án
vàsản phẩm từ dự án
2. Khởi đầudựán
•Xác địnhcácmụctiêucủadoanhnghiệp:
–Mụctiêucủadoanhnghiệpphụ thuộctầmnhìn, sứ
mạng, quymô, sảnphẩm/dịchvụ, thị phần…
–Mụctiêucủadoanhnghiệpmangtính động
–Hailoạimụctiêu: Ngắnhạnvàdàihạn
•VD: Mụctiêudoanhnghiệp: Nângcaosựthỏa
mãncủakháchhàngthôngqua việccungcấp

dịchvụhậumãidạng24-7 chokháchhàng
2. Khởi đầudựán
•Xác địnhchiến lượccủadoanhnghiệp:
–Phương thức doanh nghiệp đạt mục tiêu kinh
doanh
–Chiến lược: Ngắn/trung vàdài hạn
•Chiến lược doanh nghiệp được xây dựng từ sự
phân tích SWOT vàcác yêu cầu phát triển
trong dài hạn của doanh nghiệp
2. Khởi đầudựán
Hiện trạng
Doanh nghiệp
Tương lai
doanh nghiệp
Chi
ế
n l
ư
ợ
c ph
á
t tri
ể
n
Giátrị được
tạo ra
Thời gian
2. Khởi đầudựán
Phân tích SWOT
2. Khởi đầudựán

•Xác địnhmụctiêucủadựán:
– Đáp ứngcácthay đổitrongnhucầuquảnlýcủa
doanhnghiệp
–Phùhợpvớimụctiêucủadoanhnghiệp
2. Khởi đầudựán
•Cónhiềudựáncóthểđượclựachọn đểđáp ứngmột
mụctiêudoanhnghiệp
•Vídụ:
•Mụctiêudoanhnghiệp:
–Nângcaoquanhệkháchhàng để pháttriểndoanhsố
•Mụctiêudựán:
–Xâydựnghệthốngon-line web-based chodịchvụhậumãi
củadoanhnghiệp.
–Xâydựnghệthốngon-line web based choquảnlýkhách
hàngvàxửlý đơnhàngcủakháchhàng
ð Phải lựa chọn dự án thích hợp
2. Khởi đầudựán
•Lựa chọn dự án IT
2. Khởi đầudựán
• Các nội dung được thực hiện trong giai đoạn khởi đầu:
• Xây dựng một “báo cáo nghiên cứu dự án”(business case)
• Xác định các bên cóliên quan (Stakeholders)
• Xây dựng bảng project charter
• Tiến hành họp triển khai dự án (kick off meeting)
–Toàn thể thành viên cóliên quan và đội dự án họp
– Đánh giálại mục tiêu, phương án triển khai
• Lập kế hoạch cho dự án (Scope statement, WBS, Risk
identification)
–Họp đội dự án để triển khai công việc
• Lập kế hoạch quan trắc vàkiểm soát dự án

• Lập kế hoạch kết thúc dự án
2. Khởi đầudựán
•Xây dựng một báo cáo nghiên cứu dự án
–Làmột bảng mô tả tổng quan về dự án
–Mục tiêu: Đánh giátính xác đáng của việc triển
khai dự án vàkhung cấu trúc tổ chức của dự án
2. Khởi đầudựán
•Nộidung củamộtbáocáonghiêncứudựán
–Giớithiệu/nềntảnghìnhthànhdựán
–Mụctiêukinhdoanh
–Phátbiểuhiệntrạngvàcơhội/vấn đề kinhdoanh
–Cácgiảđịnhvàcácgiớihạnchính
–Phântíchcáclựachọnvàcác đề xuất
–Cácyêucầuchínhcủadựán
– Ướclượngngânsáchvàphântíchtàichánh
– Ướclượngkếhoạch
–Rủirotiềm ẩn
–Phụđínhcácbảng/biểu
2. Khởi đầudựán
• Mẫukế
hoạchkinh
doanhcho
dự án
2. Khởi đầudựán
• Mẫukế
hoạchkinh
doanhcho
dự án
2. Khởi đầudựán
•Mẫu Danh sách các bên cóliên quan

2. Khởi đầudựán
• Mẫu chiến lược quản lý tiềm năng cho các bên có liên quan
(thường được bảo mật)
2. Khởi đầudựán
•Nội dung project charter:
–Ngày khởi đầu, kết thúc dự án
–Ngân sách: …đồng vàcấu trúc ngân sách
–Trưởng dự án
–Mục tiêu của dự án
–Tiêu chí đánh giásựthành công của dự án
–Các nội dung chính của dự án
–Các kết xuất của dự án
– Đội dự án
2. Khởi đầudựán
• Cáckếtxuất(deliverables) củadự án:
– Là những sảnphẩm được tạoratrong quá trình
thựchiệndự án
– Có thể là sảnphẩmphụ củadự án, sảnphẩmliên
quan đến quá trìnhthựchiệndự án(tàiliệu chính
thức củadự án, cáckế hoạchdự án, báo cáokhởi
độngdự án, đánhgiá hiện trạnghệ thống…)
• Sảnphẩm củadự án:
– Là sảnphẩmcuối được tạoratừ sự kếthợpcác
hợp các hoạt động củadự ánvà cáckếtxuất của
dự án
– Đáp ứng mụctiêu củadự án
2. Khởi đầudựán
•Phát biểu phạmvi củadựán (scope statement):
–Làmột mô tả ngắn về dự án
–Baogồm:

• Cáccôngviệc đượcthựchiện để tạora sảnphẩm củadự
án
•Cácquy trình để tạora sảnphẩm này
–Thườngtrả lời3 vấn đề:
•Tínhxác đángcủadựán
•Những điềumàhệthống đượcxâydựngsẽphảithực
hiện
•Phươngcáchhệthống đượcxâydựngsẽtạoradoanh
thu, lãihay cáclợiíchkhác
2. Khởi đầudựán
•Phát biểu phạmvi dự án :
– Được xây dựng dựatrên mụctiêu, cácyêucầucủa
dự án
– Phátbiểu này càngchi tiếtvà chính xáckhi các
yêucầucủadự án đượcphân tíchchi tiết
– Đầura củagiai đoạn nàybaogồm:
• Phátbiểu phạmvi củadự án
• Các tàiliệu củadự án đượccậpnhật
2. Khởi đầudựán
• Quảnlý phạmvi củadựán:
–Baogồmcácquy trình để định nghĩavà kiểm soát
cáccôngviệc đượcbaogồmvà không đượcbao
gồmtrongdự án
–Baogồm5 thànhphần:
•Tậphợpcácyêucầu
•Định nghĩa phạmvi
• Tạoracấutrúcphânviệc
•Thẩm định phạmvi dự án
•Kiểm soát phạmvi dự án
2. Khởi đầudựán

•Tậphợpcácyêucầu
–Định nghĩavà tàiliệu hóa các đặctrưng, chứcnăng của các
sảnphẩm được tạoratừ dự ánvà cácquy trình được dùng
để tạora các sảnphẩm này
– Các đầura củahợpphần nàybaogồmcác tàiliệu:
• Cácyêucầucủacácbên có liênquan(stakeholders’requirements)
•Kế hoạch quảnlý cácyêucầu(requirement management plan) –
Phương cách cácyêucầuđượcphân tích, được tàiliệu hóavà được
quảnlý
•Ma trậntruyvếtcácyêucầu(requirement traceability matrix) –
Danh mục cácyêucầu, cácthuộc tínhchomỗiyêucầuvà trạng
thái của cácthuộc tính này(đã hoàntất, đangthựchiện, bị hủy
bỏ…) tạimỗithời điểmkiểm soátdự án