tiểu luận Những hiểu biết cơ bản nhất về việc PR cùng mối quan hệ quan trọng giữa PR – tổ chức – báo chí, thêm vào đó là những hiểu biết về qui tắc phát ngôn, vai trò của người phát ngôn cùng công việc thực hiện Thông

Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiếp của đề tài.
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của truyền thông, PR đã trở thành một trong
những nghề “nóng” trên nhất trên thị trường. PR vào Việt Nam như một nhu cầu tất
yếu trong điều kiện nền kinh tế thị trường đang hội nhập.
Trước tiên, PR có vai trò to lớn trong xã hội nói chung và đặc biệt, nó đóng góp
vào thành công của một tổ chức, một tổ chức và thậm chí là đối với bản thân của mỗi
con người. Đối với tổ chức, thì PR có vai trò quảng bá sự hiểu biết, phủ nhận những
định kiến, những hiểu nhầm không đúng của công chúng về tổ chức đó. PR cũng có
vai trò to lớn trong việc thu hút và giữ chân những người có năng lực thật sự vào làm
cho tổ chức. Hiện nay các hoạt động PR còn tạo ra được cảm nhận về trách nhiệm xã
hội của tổ chức đối với công chúng. Tức là ở đây, tổ chức không chỉ vì lợi ích của
mình mà còn phải quan tâm đến lợi ích của cộng đồng. Cuối cùng, vai trò của PR là để
tạo dựng nên uy tín, danh tiếng cho tổ chức. Ngoài ra, ngày nay PR còn có những vai
trò mới. Đó là PR có thế thay thế những nỗ lực marketing, quảng cáo truyền thống. Vì
sao PR lại quan trọng như vậy? Đó là vì đầu tiên, PR sẽ làm tăng cường danh tiếng của
tổ chức.
Thứ hai, PR đóng vai trò quyết định trong việc đảm bảo cái uy tín, danh tiếng đó
được công chúng nhận biết một cách rộng rãi và tích cực. Mặc dù PR cũng có những
hạn chế của nó nhưng tất cả các tổ chức, không phân biệt lớn nhỏ, đều có được lợi ích
từ PR.
Tiềm năng phát triển của ngành PR là rất lớn. Việt Nam chúng ta vừa tham gia
hội nhập với nền kinh tế thế giới, nó mở rộng các mối quan hệ ở tầm quốc gia, nói
cách khác là đa phương hóa, đa dạng hóa các mối quan hệ, làm bạn với các quốc gia,
các châu lục khác trên thế giới. Do vậy việc tạo dựng uy tín, danh tiếng, xây dựng hình
ảnh của Việt Nam trong tâm trí của công chúng đã vượt ra khỏi phạm vi biên giới
nước ta. Cần phải có những hoạt động PR trong chính phủ, ngoại giao để xây dựng
hình ảnh một Việt Nam tốt đẹp đối với thế giới. Còn đối với các tổ chức hiện tại, họ đã
bắt đầu quan tâm đến hoạt động PR vì người ta đã nhận thức được vai trò to lớn của
nó.

1
Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng
Hơn nữa, tất cả các tổ chức đều được lợi từ PR. Nếu tổ chức có làm ra sản phẩm
tốt đến mấy mà công chúng họ không biết đến thì rõ ràng họ sẽ chẳng có được lợi ích
gì cả. Do vậy rất cần những hoạt động PR chuyên nghiệp. Vì thế những người làm PR
đang có nhiều cơ hội để đc thử sức, được khẳng định mình. Trong tương lai, chắc chắn
PR ở Việt Nam sẽ phát triển rất mạnh.
Có nhiều ý kiến cho rằng nghề PR thì ko cần phải học qua trường lớp bài bản, nó
thuộc về kỹ năng, sự khôn khéo, của từng người. Nhưng thực tế cho thấy rằng bất kỳ
một ngành nghề nào cũng cần phải học, đều cần có những kiến thức căn bản.
Ở các nước phát triển, PR là một nghề nghiệp rất nghiêm túc và được đào tạo
chuyên nghiệp từ lâu. Ở nước ta hiện nay, công tác đào tạo PR được đào tạo đầu tiên ở
Học viện Báo chí và Tuyên truyền, sau đó một số trường đại khác cũng mở các chuyên
ngành PR. Như vậy nguồn nhân lực được đào tạo chính quy bậc đại học ngành này vẫn
còn khan hiếm, trong khi đó số lượng các tổ chức PR bùng nổ như nấm sau mưa trong
vài năm trở lại đây.
PR là một ngành khoa học xã hội. Nó vừa mang tính khoa học, đồng thời cũng
đòi hỏi tính nghệ thuật trong lĩnh vực này. Nếu đơn giản nó chỉ thuộc về kỹ năng thì
thực hành trong thực tế được cũng là rất tốt. Nhưng nếu nắm vững những nguyên tắc
cơ bản, bản chất của vấn đề thì rõ ràng bạn sẽ vận dụng được trong thực tế cuộc sống,
trong công việc tốt hơn rất nhiều.
Vì vậy mà những kiến thức về PR là rất cần thiết. Qua quá trình học tập thực tiễn
ở trường lớp, em đã có được cái nhìn tổng quan nhất về công việc PR và chân dung
của người làm công tác PR, đặc biệt thấy được tầm quan trọng trong mối quan hệ giữa
PR và báo chí. Trong cuốn tiểu luận này em xin trình bầy những nguyên tắc, những
việc cơ bản mà người làm công tác PR cần biết.
2. Mục đích – nhiệm vụ
 Mục đích: Tác giả muốn đưa ra những hiểu biết cơ bản nhất về việc PR cùng
mối quan hệ quan trọng giữa PR – tổ chức – báo chí, thêm vào đó là những hiểu
biết về qui tắc phát ngôn, vai trò của người phát ngôn cùng công việc thực hiện

Thông cáo báo chí
 Nhiệm vụ: - Tìm hiểu về mối quan hệ giữa PR – Tổ chức – Báo chí.
- Tìm hiểu về qui tắc ứng xử với báo chí.
2
Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng
- Tìm hiểu về chức năng và cách viết Thông cáo báo chí.
3. Phạm vi nghiên cứu
- Do giới hạn về mặt cấp độ tiểu luận, tác giả chỉ đề cập được hạn chế về mặt nội
dung các vấn đề liên quan đến công việc PR
- Tiểu luận là sự tổng hợp và nghiên cứu từ nhiều nguồn thông tin, tài liệu khác
nhau.
- Trong phạm vi cho phép của tiểu luận, và do sự giới hạn về tầm hiểu biết, tri
thức sâu rộng về các mặt, các phương diện, nên tác giả chỉ đưa ra được những cái nhìn
hết sức tổng quan, những đặc điểm đặc trưng nhất về tầm quan trọng của PR và các
mối quan hệ của nó, qui tắc ứng xử với báo chí và cách thực hiện Thông cáo báo chí.
3
Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng
PHẦN 1
MỐI QUAN HỆ TAM GIÁC QUAN TRỌNG GIỮA
PR – TỔ CHỨC – BÁO CHÍ
Nhiệm vụ của Quan hệ công chúng (Public relations - PR) là giúp một tổ chức và
công chúng của nó ngày càng hiểu biết nhau hơn và chấp nhận lẫn nhau. Ta sử dụng từ
“tổ chức” (organization) sẽ rộng nghĩa hơn là “tổ chức” hay “doanh nghiệp” và PR
phục vụ các tổ chức cùng định chế khác nhau trong xã hội như các doanh nghiệp, tập
đoàn, cơ quan chính phủ, các quỹ,… Và tất cả tổ chức đêù có những công chúng của
riêng mình mà từ đó họ phải kiếm lấy sự đồng tình và ủng hộ. Để đạt mục tiêu này,
những tổ chức phải phát triển những mối quan hệ hiệu quả với nhiều đối tượng khác
nhau như nhân viên, công nhân, thành viên, hội viên, khách hàng, các cộng đồng, cổ
đông và xã hội nói chung.
PR "in-house" là khái niệm phổ biến dùng nói tới các hoạt động PR được sử

dụng trong tổ chức, khác với khái niệm tổ chức PR được thuê. Hiện nay, PR được ví
như cánh tay trợ thủ đắc lực của các tổ chức, làm công việc xây dựng, quảng bá
thương hiệu, là cầu nối giúp hình ảnh tổ chức đến với công chúng rộng rãi thông qua
các phương tiện trung gian là báo chí. Về cơ bản, có thể hiểu rằng tổ chức chính là
chủ thể của PR và mối quan hệ giữa tổ chức và báo chí là mối quan hệ hai chiều, đôi
bên cùng có lợi. Tổ chức sẽ là nguồn tin, cung cấp tài liệu, thông tin cho báo chí. Còn
báo chí là người khai thác các thông tin được cung cấp để chuyển tải cho bạn đọc, cho
người xem truyền hình, đối tượng truyền thông của mình.
Trên thực tế thì mối quan hệ giữa tổ chức và báo chí luôn là vấn đề nóng nhưng
lại khá nhạy cảm. Báo chí phát triển được là nhờ có tổ chức. Tổ chức không chỉ đơn
giản là nguồn cung cấp thông tin, giúp báo chí có chuyện để nói với công chúng mà
nó còn là nguồn cung cấp tài chính cho báo chí nhờ vào quảng cáo và tài trợ của tổ
chức.
Trong giai đoạn mới, những tờ báo khởi sắc ở Việt Nam là những tờ báo có
quan hệ mật thiết với tổ chức ở trên hai phương diện: Thứ nhất, thông tin về kinh tế,
tổ chức, doanh nhân là đề tài gần như tờ báo nào cũng có, những tờ báo về chính trị,
xã hội, các tờ báo chuyên về kinh tế thì lại càng xuyên suốt các số báo, trang báo. Đây
4
Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng
là mảng nhiều người quan tâm, là mảnh đất màu mỡ để báo chí khai thác, phản ánh.
Thứ hai, về quảng cáo, sản phẩm hàng hóa, thương hiệu của tổ chức sẽ được đưa vào
trang trong, trang cuối, hoặc thậm chí thành một tập riêng giữa một số báo, hay trong
các chương trình phát thanh truyền hình về kinh tế, nhà đất, thị trường giá cả, kinh tế
đối ngoại, hội nhập,…
Về phía tổ chức, họ sử dụng báo chí không chỉ đơn thuần đưa ra các thông tin về
bản thân tổ chức, về dịch vụ và hoạt động của tổ chức tới công chúng mà thông qua
đó lắng nghe ý kiến phản hồi từ công chúng và nắm bắt thêm nhiều thông tin để
hoạch định chiến lược, mô hình kinh doanh, và lựa chọn lĩnh vực đầu tư. Ngoài một
số phương tiện truyền thông chiếm tỷ trọng ít như panel hay các phương tiện truyền
thông khác, báo chí được xem là kênh chính quảng bá thương hiệu, sản phẩm của tổ

chức bởi báo chí là phương tiện chính thống, phổ biến được cộng đồng dân cư chú ý
nhất.
Bởi thế, mối quan hệ tổ chức và báo chí, đơn giản là mối quan hệ qua lại hữu
cơ, nhưng nói đúng bản chất thì đây là mối quan hệ sống còn, dựa vào nhau để tồn tại
và phát triển, nếu quan hệ tốt thì sẽ hỗ trợ cho nhau phát triển và ngược lại có thể ảnh
hưởng đến sự phát triển của cả hai bên hoặc một bên.
5
Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng
PHẦN 2
CÁC NGUYÊN TẮC TRONG VIỆC ỨNG XỬ VỚI BÁO CHÍ
PR (Public relations) là công cụ rất hiệu quả cho các tổ chức Việt Nam trong
quá trình phát triển thương hiệu. Khi tổ chức muốn chọn PR là chiến lược truyền thông
chủ yếu để giảm ngân sách đầu tư cho thương hiệu thì việc phát hành thông cáo báo
chí, trả lời phỏng vấn báo chí, tổ chức họp báo, briefing báo chí,… trở thành những
công việc thường xuyên, tổ chức hàng tháng, thậm chí hàng tuần.
Thông điệp của tổ chức có đến được với công chúng chính xác theo đúng chiến
lược truyền thông hay không phụ thuộc nhiều vào việc hoạch định chiến lược đối thoại
và thực hiện công tác đối thoại như thế nào đối với các cơ quan báo chí. Trong quá
trình này không thể không có sự tham gia của người phát ngôn tổ chức.
2.1 Những điều cần biết về người phát ngôn
2.2.1 Vai trò và nhiệm vụ của người phát ngôn
Người phát ngôn là đại diện cho tiếng nói và hình ảnh của tổ chức, được nhân
danh, đại diện lãnh đạo, phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí. Chỉ những thông
tin do người phát ngôn cung cấp mới được coi là thông tin chính thống. Người phát
ngôn của tổ chức, tập đoàn có thể là chuyên viên PR của tổ chức – người đã được qua
đào tạo nghiệp vụ, có khả năng nói chuyện thuyết phục để tạo ảnh hưởng đến công
chúng, người phát ngôn cũng có thể là đại diện lãnh đạo của tổ chức – người am hiểu
hiểu rõ nhất mong muốn và định hướng của tổ chức, tập đoàn trong quá trình phát
triển thương hiệu
Người phát ngôn có quyền yêu cầu các đơn vị, cá nhân có liên quan trong cơ

quan mình cung cấp thông tin, tập hợp thông tin để phát ngôn, cung cấp thông tin định
kỳ, đột xuất cho báo chí; để trả lời các phản ánh, kiến nghị, phê bình, khiếu nại, đính
chính các thông tin sai lệch do cơ quan báo chí chuyển đến hoặc đăng, phát trên báo
chí theo quy định của pháp luật; theo dõi thông tin báo chí về tổ chức của mình, sau đó
tóm lược thông tin để báo cáo và lưu trữ; chuẩn bị bài phát biểu, bài phỏng vấn cho
lãnh đạo trả lời báo chí; tiếp phóng viên, tiếp khách đến thăm tổ chức, chuẩn bị thông
cáo báo chí gửi phóng viên.
Đặc biệt vai trò của người phát ngôn được đánh giá cao trong khi xảy ra khủng
hoảng. Sai lầm lớn nhất của một số thương hiệu khi bị khủng hoảng là thường giữ thái
6
Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng
độ im lặng, né tránh báo chí hoặc chỉ cung cấp thông tin chung chung, vòng vo, hoặc
tệ hại hơn là không có một người phát ngôn chính thức cho những sự cố đặc biệt này.
Khi đó câu chuyện khủng hoảng không được quan tâm giải quyết thỏa đáng làm tổn
thương không nhỏ đến thương hiệu. Gần đây chúng ta thường thấy các câu chuyện
thương hiệu bị tổn thương rơi vào khủng hoảng khi thiếu người phát ngôn chuyên
nghiệp. Khi thương hiệu càng nổi tiếng, đồng nghĩa với việc thương hiệu được nhiều
người quan tâm, do đó khi có khủng hoảng xảy ra, báo chí sẽ đặc biệt quan tâm để
cung cấp thông tin cho xã hội. Do vậy sẽ có nhiều câu hỏi dồn dập, trực tiếp được đặt
ra cho lãnh đạo tổ chức, nếu vội vàn, trả lời phỏng vấn bất ổn sẽ là con đường nhanh
nhất là mất uy tín thương hiệu qua bao năm tháng gầy dựng. Với sự hỗ trợ của người
phát ngôn, mọi thông tin đối thoại với công chúng được lập trình theo một chiến lược
nhất định. Khi đó, người phát ngôn sẽ gác cổng thông tin để quá trình đối thoại của tổ
chức đạt hiệu quả cao.
2.1.2 Những kỹ năng cần thiết đối với người phát ngôn
Người phát ngôn là người đại diện cho tiếng nói của tổ chức. Người phát ngôn là
chiếc cầu nối giữa tổ chức với các cơ quan thông tấn báo chí. Một phát ngôn viên giỏi,
có chuẩn bị tốt trước khi tiếp xúc với phương tiện truyền thông sẽ nhận được sự tôn
trọng của phóng viên, tạo cho bản thân một chỗ đứng như nhà lãnh đạo biết suy nghĩ
và nâng cao vị trí tổ chức trên thương trường. Để làm tốt vai trò này, người phát ngôn

cần biết và được huấn luyện thực hành những kỹ năng quan trọng sau đây:
 Có hiểu biết sâu rộng
Người phát ngôn nhất thiết phải là người am hiểu sâu về chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn, cơ cấu tổ chức và lĩnh vực quản lý của cơ quan mà mình đang công tác; có hiểu
biết nhất định về lĩnh vực báo chí, nắm vững các quy định pháp luật về báo chí; có
năng lực phân tích, tổng hợp, xử lý thông tin báo chí và có khả năng giao tiếp với báo
chí.
 Biết thiết lập mối quan hệ.
Tổ chức hoạt động luôn luôn có mối quan hệ mật thiết với cộng đồng xung quanh. Từ
mối quan hệ bên trong đồng nghiệp, nhân viên đến mối quan hệ bên ngoài với báo chí,
quan chức, chính quyền địa phương,… Do vậy người phát ngôn cần có kỹ năng thiết
lập mối quan hệ để giúp công việc kinh doanh của tổ chức đạt hiệu quả.
7
Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng
 Biết viết thông cáo báo chí bằng tiếng Việt
Nhiều bảng thông cáo báo chí gửi đến phóng viên giống như một bảng quảng cáo thậm
chí còn sai lỗi chính tả tiếng Việt, điều này rất bất lợi, vì các nhà báo cần có một bài
báo có nội dung, có chiều sâu chứ không phải một bài quảng cáo bán hàng. Do vậy
việc thực hiện nội dung của một thông cáo có ý nghĩa quan trọng, như những lời đối
thoại có ý nghĩa thông tin với khách hàng.
 Biết quan tâm đến phong thái của mình
Nhiều người phát ngôn đại diện cho một thương hiệu xuất hiện trong một số chương
trình truyền hình trực tiếp hết sức lộm thuộm, không được chuẩn bị. Trong khi người
phát ngôn là người đại diện cho hình ảnh thương hiệu tổ chức. Từng lời nói, chử chỉ,
hành động điều được khách hàng và công chúng quan tâm. Hãy luôn ý thức được rằng
từng hành động của bạn là hành động của thương hiệu. Do vậy hãy đầu tư cho hình
thức bên ngoài và tính cách của bạn.
 Có kỹ năng nói tiếng Việt
Có thể bạn biết nhiều ngoại ngữ, nhưng hãy chắc chắn rằng bạn có khả năng nói rõ
ràng bằng tiếng Việt và có khả năng tóm tắt tất cả những điều mình muốn nói trong

vòng vài phút. Biết trả lời phỏng vấn, biết phát biển trước đám đông, tự tin rất nhiều
khi đứng trước ống kính truyền hình…
 Biết nói thật nhưng không đủ
Người phát ngôn là người biết nói thật, và bạn cũng vậy. Đừng để thương hiệu bị tổn
thương vì những lời nói quá của bạn, vì bạn không phải là người quảng cáo cho tổ
chức. Tuy nhiên, không phải chuyện gì có thật của tổ chức cũng có thể phát ngôn. Hãy
nói thật nhưng đừng bao giờ nói hết mọi thứ nếu không cần thiết.
2.2 Nguyên tắc cơ bản trong việc trả lời phỏng vấn báo chí
2.2.1 Công tác chuẩn bị trước cuộc trả lời phỏng vấn báo chí
 Đối với nhân viên PR
- Chọn địa điểm cho cuộc phỏng vấn, tốt nhất là trên địa bàn quen thuộc của
người được phỏng vấn.
- Dọn dẹp văn phòng gọn gàng và ngăn nắp từ sảnh tổ chức, bộ phận lễ tân đến
các bộ phận, phòng ban khác, đặc biệt là phòng sử dụng phỏng vấn và những
8
Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng
phòng mà phóng viên có thể tham quan và nhắc nhở nhân viên tạo không khí
làm việc nhiệt tình, có thái độ thân thiện nhằm tạo thiện cảm.
- Sắp xếp đủ thời gian cho phóng viên hoàn thành nhiệm vụ của họ.
- Nắm trước chủ đề của cuộc phòng vấn mang theo tài liệu bổ trợ.
- Tập dượt trước cho người cho sắp được phỏng vấn làm quen với các câu hỏi có
thể gặp trong cuộc phỏng vấn, tính đến cả những câu hỏi dễ gây tức giận.
- Hiểu khán giả và luôn truyền đạt thông điệp của mình. Khán giả thật sự không
phải là phóng viên, họ là người đọc, người nghe, hay người xem của các
phương tiện truyền thông. Vì vậy hãy nhớ rằng sự chú ý của khán giả đủ để bạn
truyền đạt tối đa 3 “ý tưởng”. Vì vậy hãy chuẩn bị trước hai đến ba điểm chính
mà bạn muốn truyền đạt trong bất kỳ cuộc phỏng vấn và khi trả lời câu hỏi, hãy
phát biểu ý chính và nhấn mạnh bằng giọng nói và điệu bộ.
- Tìm hiểu thói quen của phóng viên, và tập cho người sắp được phỏng vấn tập
nói theo một dàn ý có sẵn. Đồng thời tạo điều kiện cho các phóng viên biết

trước một số điều về người sắp được phỏng vấn, bao gồm lai lịch thói quen sở
thích… bởi vì những điều đó sẽ giúp tạo một không khí thân thiện trong buổi
nói chuyện.
- Thông báo các quy định chung đối với cuộc phỏng vấn và đảm bảo cả hai bên
đã hiểu kỹ.
 Đối với người phát ngôn trả lời phỏng vấn
- Phải nắm nội dung của buổi phòng vấn.
- Hãy hình dung tình huống phải trả lời các câu hỏi mang tính khiêu khích.
2.2.2 Trong cuộc phỏng vấn
Trong cuộc phỏng vấn, người phát ngôn phải lưu ý những điều sau:
- Người phát ngôn chủ động gửi danh thiếp và giới thiệu về vị trí, chức vụ bản
thân mình ngay từ đầu cuộc phỏng vấn cho phóng viên biết, nhưng lưu ý không
được tự nói, quảng cáo về mình.
- Đừng quên ghi âm. Nếu có thể, hãy luôn luôn “ghi âm” khi nói chuyện với các
nhà báo. Không ghi âm sẽ chỉ tạo ra tình cảnh tiến thoái lưỡng nan cho các nhà
báo và đem đến những rắc rối không lường trước được cho bạn.
- Tạo thế chủ động, cởi mở, thân thiện và sẵn sàng hợp tác với phóng viên.
9
Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng
- Tỏ ra tích cực và nhiệt tình. Hãy có một vẻ mặt cởi mở nếu bạn muốn mọi
người nhìn bạn như một thân thiệt, dễ gần. Đừng xuất hiện với một vẻ mặt giận
dữ hay đừng tỏ ra nóng ruột, lo lắng, cáu bẳn khi trò chuyện với phóng viên.
- Hãy trung thực và trả lời thẳng vào câu hỏi của họ
- Các câu trả lời phải rành mạch, rõ ràng và có thể trích dẫn được, tránh vòng vo,
dài dòng, không có ý.
- Tránh nói những câu chuyện không nằm trong chủ đề phỏng vấn. Nếu lỡ có làm
như vậy hãy bình tĩnh quay lại chủ đề ban đầu.
- Thông tin đưa ra phải có cơ sở, cụ thể, chính xác và đặc biệt là phải qua được
“Kiểm tra ngược”.
- Dùng những từ đơn thuần, dễ hiểu và tránh sử dụng những từ cấu tạo bằng chữ

cái đầu hay những thuật ngữ kỹ thuật riêng trong ngành kinh doanh của bạn.
- Tránh nói những chuyện lạc chủ đề trừ khi bạn quen thân với phóng viên đó,
nhưng hãy kèm theo giải thích với phóng viên rằng những thông tin ngoài lề đó
không thích hợp đưa ra công chúng.
- Giúp các phóng viên hoàn thành cuộc phỏng vấn nhanh nhất có thể.
- Lắng nghe và trả lời câu hỏi của nhà báo, phóng viên, thể hiện sự am hiểu về
vấn đề và biết mình đang nói gì.
- Chủ động dẫn dắt nhà báo đến vấn đề mà anh ta quan tâm và có thể phát triển
bài viết.
- Hãy chuẩn bị sẵn một số thông tin làm quà biếu cho các phóng viên bởi khi
thỏa thuận về cuộc phỏng vấn, bạn có nói rằng bạn sẽ cung cấp cho họ một số
thông tin quan trọng.
- Nếu gặp một câu hỏi yêu cầu trả lời đi ngược chính sách của tổ chức và chính
sách khách hàng, hoặc một câu hỏi về vấn đề nội bộ không được phép tiết lộ thì
hãy tìm cách khéo léo từ chối trả lời và không được nổi cáu, luôn giữ bình tĩnh,
phong cách chuyên nghiệp, và điều khiển cuộc phỏng vấn, thậm chí là trước
những câu hỏi hóc búa.
- Với những câu hỏi mà hiện tại bạn không có được câu trả lời, bạn có thể từ chối
trả lời hoặc cho phóng viên biết và hứa rằng bạn sẽ trả lời sau, và nhớ thực hiện
lời hứa.
10
Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng
- Bạn có quyền từ chối những câu trả lời ngoài quyền lực phụ trách chuyên môn
của mình, những câu hỏi riêng tư và đặc biệt là những câu hỏi khi chưa có
thông điệp chính thức khi khủng hoảng xảy ra.
- Sử dụng sự lập lại để khách hàng mục tiêu nghe và nhớ các thông điệp của tổ
chức. Suốt cuộc phỏng vấn, đó sẽ là ưu điểm nếu bạn biết cách luôn nhấn mạnh
thông điệp tổ chức mình bằng việc sử dụng nhiều phương thức khác nhau để
truyền đạt thông điệp một cách đa dạng và làm cho câu chuyện trở nên thú vị
hơn.

- Khéo léo sử dụng phương pháp nhấn mạnh để giúp khán giả nhớ thông điệp của
bạn bằng cách nhấn mạnh và ưu tiên cho các điểm mà bạn cho rằng quan trọng
nhất (ví dụ: “Chúng tôi rất tâm đắc về điều này vì…” hay “Hôm nay tôi đã nói
nhiều vấn đề, nhưng tôi nghĩ 3 điều sau là nổi bật nhất …”).
- Trình bầy sự kiện một cách đơn giản, miêu tả cách thức mà sự việc xảy ra.
- Các con số thống kê, dữ liệu được sử dụng một cách dễ nhớ và sẽ đem lại hiệu
quả cao nhất khi chúng dễ dàng đặt vào một trong các thuật ngữ. (Ví dụ, nói
“Một phần ba” vẽ ra một hình ảnh dễ nhớ hơn là “33%”)
- Biến những câu hỏi có tính chất tiêu cực sang hướng trả lời tích cực. Không bao
giờ khẳng định mặt tiêu cực của nó. (Ví dụ: Nếu nhà báo đó hỏi: “Có phải
doanh nghiệp bạn đã có những thất bại thảm hại trong việc đảm bảo an toàn?”
không bao giờ được trả lời: “Không, chúng tôi chưa bao giờ gặp những thất
bại thảm hại trong việc đảm bảo chỉ tiêu an toàn.” Thay vào đó, hãy nói
“Chúng tôi đã đạt được thành tích về sự an toàn, chất lượng cao trong xây
dựng và doanh nghiệp chúng tôi được thiết kế để đảm bảo là một nơi làm việc
an toàn.”).
- Hãy giữ cho cuộc phỏng vấn có một không khí trang trọng nhất có thể, ngay cả
khi gặp phải những câu đùa cợt và sử dụng những tố chất mà nhờ chúng bạn đã
có vị trí như hiện nay, đồng thời bạn cần phải tạo cho mình một diện mạo hết
sức chuyên nghiệp.
 Một số lưu ý:
 Khi trả lời phỏng vấn Phát thanh:
- Trong phát thanh yêu cầu người trả lời có chất giọng tốt, nói to, rõ ràng.
11
Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng
- Không được nói ngắc ngứ, sử dụng những từ như “ah, uhm, ờ…”.
- Luôn sử dụng câu chủ động, diễn đạt xuôi ý, đưa thông tin theo chiều thuận.
- Dùng từ ngữ rõ ràng, mạch lạc, tránh từ hiểu lầm nghĩa, tránh những từ khó
hiểu, hoặc hiểu đa nghĩa.
- Tuy nhiên, lại rất khuyến khích dùng những từ mạnh để thay thế được hai, đến

ba từ yếu. (Ví dụ: Người ta không thích dùng: “Ông giám đốc không thích
những cô thư ký xinh đẹp nhưng lười nhác” mà khuyến khích dùng: “Ông giám
đốc ghét những cô thư ký xinh đẹp nhưng lười nhác”)
- Dùng ít chi tiết nhưng nó phải “đắt” giúp cho thính giả dễ dàng hình dung ra
những điều chúng ta đang nói.
- Chú ý nói câu nào dứt câu đấy, đề cập ý chính, không lan man dài dòng và phải
nghỉ hết câu để tiện cho việc cắt ghép xử lý kỹ thuật băng phát thanh.
 Khi trả lời phỏng vấn Truyền hình
- Trả lời phỏng vấn trên truyền hình cũng sử dụng lưu ý như trả lời phỏng vấn
phát thanh ở trên.
- Hãy luôn nhìn thẳng vào mắt người phỏng vấn. Bạn đừng nhìn vào máy quay
hay màn hình. Đừng lo lắng về chiếc máy quay. Đã có người chuyên môn chịu
trách nhiệm về nó - bạn không cần phải bận tâm về nó. Hãy cố đừng nhìn ra
chỗ khác khi bạn đang suy nghĩ để tìm câu trả lời.
- Cuộc phỏng vấn qua cầu truyền hình khác với những cuộc phỏng vấn trực tiếp
với phóng viên. Nếu bạn đang ngồi trong trường quay để trả lời phỏng vấn của
một phóng viên đang ngồi ở một trường quay khác, bạn nên nhìn thẳng máy
quay. Trong trường hợp này, máy quay chính là người bạn đang đối thoại. Ngay
cả nếu người phỏng vấn bạn đang ở một nước khác, bạn cũng nên hình dung là
người đó là chiếc máy quay ở trước mặt bạn. Điều này thường khiến bạn không
thoải mái trong cuộc phỏng vấn lần đầu tiên – nhưng đừng để nó cản trở bạn.
Mọi thứ khác đều giống như phỏng vấn bình thường – chỉ khác là người phỏng
vấn không ngồi ngay trước mặt bạn mà thôi. Hãy tưởng tượng chiếc máy quay
trước mặt bạn là một bộ mặt thân thiện, tươi cười.
- Ngoài ra, với truyền hình thì người phát ngôn cần phải lưu ý về ngoại hình của
mình khi lên sóng: cách ăn mặc nên gọn gàng, không diêm dúa, điệu dàng, tạo
12
Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng
sự thoải mái và năng động cho bản thân. Tốt nhân nên mặc cùng một tông màu
sáng, nhưng không được trắng toát. Tránh mặc những đồ vải bóng, những màu

loang, những màu cực đoan hay quá sặc sỡ hoặc quá nhạt. Đặc biệt chú ý không
đeo quá nhiều nữ trang.
- Sử dựng ngôn ngữ cơ thể để tăng sự linh hoạt khi biểu đạt vấn đề, nhưng tránh
các hành động thái quá như vung tay vung chân quá nhiều…
- Khi quay hình trực tiếp thì đặc biệt phải linh động và nhạy bén trong việc tạo
hình ảnh cho bản thân cũng là cho tổ chức và có câu trả lời thông minh, khéo
léo vì không có cơ hội sửa lại lỗi sai phát ngôn của mình.
- Trong trả lời phỏng vấn ghi hình, nếu trả lời chưa chuẩn và muốn trả lời lại thì
người phát ngôn có thể dùng “Chiến thuận nói bậy” để phóng viên cắt hình
đoạn đó đi và quay lại.
- Nên chuẩn bị tinh thần tốt, khuôn mặt vui vẻ, tươi tắn, gặp những câu khó thì
nên giữ thái độ bình tĩnh và tìm cách giải quyết.
 Khi sử dụng ảnh trong bài phỏng vấn
- Không để phóng viên sử dụng ảnh chân dung của mình.
- Không để chụp ảnh ở tư thế đang ngồi làm việc (Chân để dưới ngầm bàn).
- Không dùng hình chụp chung với người khác.
- Khuyến khích sử dụng hình ảnh động, sinh động, tự nhiên.
- Đặc biệt chú ý tới việc chọn background phải phù hợp, nên chú ý chọn những
nới có thể nhìn rõ logo của tổ chức bạn.
2.2.3 Kết thúc cuộc phỏng vấn
- Cuộc phỏng vấn chỉ kết thúc thật sự khi bạn thấy phóng viên đã tắt máy ghi âm.
Trong mọi hoàn cảnh phải luôn ghi nhớ “On the record and off the record”.
- Để kết thúc phỏng vấn hoặc sau khi kết thúc phỏng vấn, bạn có thể tạo sự nhiệt
tình cho phóng viên biết bằng việc hỏi họ có câu hỏi nào nữa không hay có cần
thêm tài liệu gì không, và cho họ địa chỉ liên hệ của bạn hoặc một người có
trách nhiệm trong vấn đề này để tạo điều kiện cho họ liên lạc để lấy thêm thông
tin hoặc có việc cần tới.
- Nói với phóng viên rằng bạn sẵn sàng trả lời những câu hỏi thêm bên ngoài
cuộc phỏng vấn.
13

Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng
- Nếu phóng viên sau này cần thêm gì cứ thông báo, bạn rất vui lòng giúp đỡ và
hãy nói với họ bạn sẵn lòng trả lời qua điện thoại nếu cần.
- Không nên hỏi phóng viên là bao giờ thì tin bài bạn được đăng hoặc là tin bài
ấy có đủ độ dài hay không. (Thông thường trước khi tin, bài được đăng, phát
trên báo chí, truyền hình thì phóng viên đó sẽ liên lạc thông báo cho bạn)
- Chủ động tự theo dõi thông tin phản hồi của phóng viên trong quá trình trước,
trong và sau cuộc phỏng vấn.
- Tạo sự nhiệt tình và chu đáo khi tiễn phóng viên ra về.
14
Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng
PHẦN 3
HƯỚNG DẪN VIẾT THÔNG CÁO BÁO CHÍ
3.1 Chức năng của Thông cáo báo chí
Thông cáo báo chí là công cụ tối quan trọng được các chuyên viên PR sử dụng
để truyền tải thông tin tới công chúng với sự tham gia của bên thứ ba, các phương tiện
truyền thông đại chúng. Có thể hiểu Thông cáo báo chí là sự thể hiện mối quan hệ qua
lại giữa PR và các phương tiện truyền thông, thể hiện sự tồn tại của một tổ chức và
từng bước xác lập uy tín của tổ chức đó. Các chuyên viên PR cần các phương tiện
truyền thông như là kênh giao tiếp với công chúng mục tiêu, và họ phát đi Thông cáo
báo chí với tư cách là tài liệu đề nghị được công bố bởi báo giới. Còn các phương tiện
truyền thông lại cần các Thông cáo báo chí để có thông tin viết bài, lúc này Thông
cáo báo chí có tư cách là nguồn tin.
Thông cáo báo chí nói chung (News Release) là một phần của bộ tài liệu truyền
thông (Media Kit) của các chuyên viên PR, đây là dạng tài liệu “không có bản
quyền”, và nó không phải là một văn bản hành chính. Bởi nó được báo giới coi là
nguồn tin chứ không phải một bài viết để được đăng tải nguyên bản. Giới truyền
thông sử dụng những thông tin của một hoặc tổng hợp từ nhiều Thông cáo báo chí
đến từ nhiều nơi khác nhau làm dữ liệu cơ sở cho các bài viết tin tức hoặc các bài viết
thể hiện cái nhìn chuyên sâu của mình. Chính bởi tính chất “không bản quyền” này

mà Thông cáo báo chí được coi là một công cụ tiếp cận giới truyền thông không có
kiểm soát của các chuyên viên PR.
Trên thực tế, phần lớn những gì bạn đọc trên báo và tạp chí, hay các ấn phẩm
thương mại, nghe trên đài hay xem trên vô tuyến đề bắt nguồn từ các thông cáo báo
chí. Nhưng thông thường một chủ bút thông thường nhận hàng trăm thông cáo báo
chí mỗi tuần nhưng đại đa số đều bị cất giữ trong hồ sơ của họ. Điều khó nhất của bạn
là phải viết được một thông cáo báo chí có thể làm cho các nhà báo quan tâm và
muốn tìm hiểu thêm và khám phá ra rằng câu chuyện của bạn chính là điều mà công
chúng quan tâm và họ muốn đăng.
3.2 Những yêu cầu cơ bản về hình thức
15
Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng
Thông cáo báo chí là bản tóm tắt những sự thật về một chương trình hay một vấn
đề mà bạn muốn giới truyền thông quan tâm. Chúng được viết theo một mẫu chuẩn.
Tiêu chí chính của một thông cáo báo chí là nó phải chứa tin.
Các câu và đoạn văn trong thông cáo báo chí phải ngắn để người biên tập hoặc
phóng viên phụ trách có thể duyệt nhanh, không được dùng thuật ngữ, chữ viết tắt, chi
tiết chưa được giải thích hay câu nói sáo rỗng. Có thể sử dụng trích dẫn, nhưng thường
dùng ở đoạn hai hoặc ba, và luôn phải ghi tên tác giả. Thông cáo báo chí được viết như
một bản tin phóng sự, không chứa nhiều tính từ mạnh, thường dễ được báo giới chấp
nhận.
Cụ thể, thông cáo báo chí tuân theo một số yêu cầu cơ bản về hình thức theo thứ
tự sau:
1) Thông tin chính thức (Letterhead):
• Ở phía trên cùng của Thông cáo báo chí bao giờ cũng phải ghi rõ chi tiết thông
tin về tổ chức ở góc trái tờ giấy bao gồm Logo và tên tổ chức, địa chỉ, điện
thoại, fax, email, website.
2) Địa chỉ, thời gian trong thông cáo
• Địa chỉ và thời gian viết thông cáo được viết căn lề bên phải, ở ngay dưới phần
thông tin về tổ chức, tổ chức.

• Thời gian cho công bố thông cáo: Thường thông tin được gửi trước khi sự kiện
diễn ra, nhưng nếu không muốn thông tin được sử dụng trước một thời điểm
nhất định nào đó, cần ghi chú “Không công bố trước ngày…” và ghi ngày, giờ
cụ thể có thể công bố tài liệu. Nếu tin có thể được công bố ngay thì ghi “Cho
công bố ngay”.
3) Dòng chữ Thông cáo báo chí (Press release)
• Chữ Thông cáo báo chí phải viết hoa, in đậm, căn giữa.
4) Tiêu đề
• Dòng tiêu đề để giới thiệu sản phẩm, dich vụ, nêu tên sự kiện
• Tiêu đề thông cáo báo chí cũng phải viết hoa, in đậm, căn giữa.
5) Chính văn
• Nội dung của thông cáo báo chí thường đánh cách hai dòng và được viết chia
thành các đoạn ngắn, mỗi đoạn cách nhau một dòng trắng (enter).
16
Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng
• Nội dung của bản thông cáo Các đoạn được đánh lùi vào tại dòng đầu tiên.
Giữa các đoạn sử dụng khoảng cách chuẩn.
6) Thông tin liên hệ
• Phần này ghi thông tin của người phụ trách, để các phóng viên có nhu cầu cần
thêm thông tin hoặc thắc mắc có thể liên hệ trực tiếp để được giải đáp.
• Thông tin về người liên hệ bao gồm: tên, chức vụ, địa chỉ, số điện thoại, email,
website, fax.
• Nội dung trong phần thông tin liên hệ được căn lề trái, in nghiêng và để cuối tờ
thông cáo.
 Lưu ý:
 Thông cáo báo chí được viết trên một tờ giấy trắng cỡ A4. Nên dùng giấy có in
sẵn tiêu đề. Điều này sẽ giúp tờ thông cáo của bạn thêm chuyên nghiệp và cũng
là xác định tổ chức của bạn với tư cách là nguồn của thông cáo. Còn nếu địa chỉ
của bạn không có trên tờ giấy bạn đang dùng, hãy đánh địa chỉ đầy đủ ở góc
trên bên trái của tờ giấy.

 Lề xung quanh viền của văn bản thông cáo nên để rộng khoảng 38 đến 40mm,
để cho biên tập viên hoặc phóng viên có chỗ để ghi chú bên lề của bản thông
cáo.
 Thông cáo báo chỉ được in một mặt, và độ dài từ 1 đến 2 trang. Nếu nhiều hơn
một trang, đánh chữ “còn nữa” ở cuối của trang đầu. Cuối thông cáo, đánh ####
để đánh dấu kết thúc. Nhớ kiểm tra lỗi chính tả, lỗi đánh máy, các loại dấu.
 Một thông cáo báo chí viết hoa hay viết nghiêng rất dễ khiến độc giả khó chịu
vì phải căng mắt hơn bình thường. Các phóng viên không thích những thông
cáo báo chí kiểu này. Hãy sử dụng phông chữ chuẩn với kích cỡ dễ đọc. Giãn
dòng và giãn đoạn vừa phải.
3.3Những yêu cầu cơ bản về nội dung
 Thông cáo báo chí gửi tới phương tiện truyền thông là báo in (dạng này trong tiếng
Anh gọi là Press Release), hoặc báo hình (dạng này trong tiếng Anh gọi là Video
news release) hay báo mạng…thì đều có một tiêu chí chung đó là phải chứa tin. Và
các bản thông cáo báo chí đều được viết theo kiểu cấu trúc kim tự tháp ngược và
chứa trong nó đầy đủ các yếu tố “5W + 1H” sau:
17
Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng
 Ai (who): Ai là chủ thể của bản tin? Cần phải xác định và mô tả họ. “Ai” có thể
là một người, một nhóm, một sự kiện hoặc hoạt động.
 Cái gì (what): Cái gì sắp xảy ra mà phương tiện truyền thông nên biết? Mục
đích là để thu hút sự chú ý của độc giả, từ đó người ta sẽ đọc thông cáo báo chí
của bạn và vấn đề của bạn sẽ được đưa tin.
 Ở đâu (where): Nếu đó là một sự kiện hoặc một cuộc họp báo, thì nó sẽ diễn ra
ở đâu? Nêu cụ thể địa chỉ của địa điểm – và cùng với một bản đồ có chỉ dẫn.
Thêm cả thông tin về nơi để xe hoặc phương tiện giao thông công cộng nếu có.
Cần làm cho các phóng viên cảm thấy thuận tiện, thoải mái khi đưa tin về sự
kiện của bạn.
 Khi nào (when): Khi nào thì nó diễn ra? Ngày, ngày trong tuần và thời gian cụ
thể phải thật rõ ràng. Không nên nói vào khoảng mà phải có thông tin cụ thể.

 Tại sao (why): Tạo sao điều này lại quan trọng đến vậy? Lý do ra thông cáo báo
chí phải thuyết phục, phải cụ thể. Nên nhớ rằng, điểm chính hoặc tiêu đề phải
được viết làm sao để lôi kéo độc giả đọc tiếp phần còn lại của thông cáo
 Như thế nào (how): Đây là câu trả lời cho sự kiện hoặc cuộc họp báo đó sẽ diễn
biến với nội dung như thế nào.
 Với cấu trúc kim tự tháp ngược, thì mức độ quan trọng của thông tin trong
một bản Thông cáo báo chí giảm dần từ đáy xuống đỉnh kim tự tháp ngược:
 Phần đầu là thông tin có mức độ quan trọng nhất và chưa đựng đầy đủ 5W+1H.
 Phần tiếp theo kém quan trọng hơn, đó có thể là sự chi tiết hóa phần đầu, hoặc
những lời trích dẫn
 Cuối cùng là thông tin bổ trợ, có thể là thông tin tổ chức, tổ chức phát
thông cáo báo chí, thông tin số liệu cơ bản, thông tin liên lạc…
 Một bản Thông cáo báo chí nói chung luôn trình bày ngắn gọn, nêu bật ý quan
trọng và tập trung vào chủ đề. Và một yếu tố không kém quan trọng của một
Thông cáo đó là kích thích sự tò mò nhằm thu hút sự quan tâm của báo giới.
 Các biên tập viên mất không đầy 30 giây để đọc lướt qua một thông cáo báo chí, vì
vậy thông cáo báo chí có được chọn hay không phụ thuộc phần nhiều vào cách bạn
thể hiện mình trong dòng tiêu ðề và dòng chủ đề.
18
Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng
 Hãy trích dẫn thật nhiều vì những câu trích dẫn sẽ được các nhà báo lấy ra từ các
thông cáo báo chí. Lời trích dẫn của người phát ngôn của bạn chính là nơi để bạn
đưa bất kỳ thông tin nào mang tính quan điểm của tổ chức bạn hơn là đưa những
thông tin thông thường.
 Bạn thường nghe nói rằng câu đầu cần phải có đủ 5W+1H. Tuy nhiên, trên thực tế
nếu đưa tất cả các yếu tố này vào một câu thì có thể khiến tin tức của bạn bị đè bẹp
dưới một núi thông tin. Câu đầu tiên hãy viết thật ngắn, chỉ khoảng 30 từ, làm sao
tóm tắt được vấn đề quan trọng nhất trong nội dung mà bạn muốn chuyển tải. Đừng
ngại chia thành 2-3 câu để tải hết 5 chữ W và một chữ H. Những câu viết càng
ngắn gọn, cô đọng thì người đọc càng hiểu rõ thông tin của bạn hơn.

 Dành thời gian trau chuốt tiêu đề, kể cả những từ không quan trọng, nhằm bảo đảm
chuyển tải súc tích, cô đọng và thể hiện rõ chủ đề của nội dung bản thông cáo báo
chí. Hãy viết hoa những ký tự đầu tiên của những từ chính hoặc viết toàn bộ bằng
chữ in. Nếu tiêu đề dài quá hai dòng, đừng ngại tách nó ra thành một tiêu đề chính
và một tiêu đề phụ.
 Nếu bạn làm việc trong một ngành kỹ thuật, cố gắng không dùng các thuật ngữ kỹ
thuật. Nhiều phóng viên không biết nhiều về tổ chức hay ngành công nghiệp của
bạn. Hãy sử dụng tiếng ngôn ngữ thông dụng thay cho biệt ngữ khi thông cáo báo
chí.
 Thông cáo báo chí không phải là thư chào hàng. Cả hai đều có chung một mục đích
là thúc đẩy hoạt động kinh doanh của bạn, nhưng với thông cáo báo chí bạn phải
gây ấn tượng với độc giả rằng bạn đang đưa ra một tin tức chứ không phải đang
tiếp thị. Không quảng bá trong đó các hình thức khuyến mãi hay sử dụng các cụm
từ theo kiểu quảng cáo. Tránh sử dụng những từ, cụm từ có tính cường điệu như
“sự lựa chọn tốt nhất” hay “đột phá”. Đừng hạ thấp uy tín những đối thủ cạnh tranh
hay đưa ra những tuyên bố phóng đại. Không viết hoa hay gạch chân những câu
viết trong nội dung. Tránh sử dụng dấu chấm than.
 Viết thông cáo báo chí theo cách phóng viên viết tin, bài. Sử dụng quy tắc KISS:
Ngắn gọn và Đơn giản - Keep It Short and Simple. Không sử dụng những đại từ
nhân xưng như tôi, chúng ta hay các bạn, ngoại trừ khi đó là trích dẫn từ một cuộc
19
Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng
phỏng vấn. Tránh sử dụng phông chữ hoa hay định dạng phức tạp, và chỉ sử dụng
một loại phông chữ thống nhất trong phần nội dung.
3.4 Các cách gửi Thông cáo báo chí
Một vài phóng viên, biên tập thích những bản thông cáo báo chí được gửi bằng
Fax, trong khi đó một xu hướng đang phát triển hiện này là gửi bản thông cáo báo chí
qua Email và gửi Thông cáo báo chí (có thể kèm ảnh cùng một số tư liệu) trong buổi
họp báo. Rất hiếm khi các bản thông cáo báo chí được gửi bằng thư tín thông thường;
tuy nhiên, trong tùy vài trường hợp việc gửi bằng thư tin thông thường là cần thiết và

hợp lý. Nhìn chung, bạn hãy tìm ra cách thức phù hợp mà các chủ bút, phóng viên và
nhà sản xuất ưa thích nhận bản thông cáo báo chí của bạn, bởi nếu vậy thì cơ hội xuất
hiện nhanh chóng trên các tạp chí, đài phát thanh truyền hình sẽ lớn hơn rất nhiều. Đặc
biệt, bạn hãy chú ý không nên gửi Thông cáo báo chí vào những ngày cuối tuần, nó sẽ
làm giảm khả năng thu hút công chúng, tốt nhất nên gửi trong những ngày đầu tuần
trước thứ 5.
Sau khi đã gửi Thông cáo báo chí, Để xác đinh người phóng viên bạn gửi đã nhận
được hay chưa, bạn không nên sử dụng câu hỏi “Bạn đã nhận được thư chưa?”. Thay
vào đó, bạn hãy trực tiếp gọi điện hỏi người phóng viên đó xem còn cần thêm thông
tin gì nữa không.
Trong trường hợp không biết tên phóng viên, bạn có thể gửi thông cáo cho người
biên tập. Đồng thời bạn phải thu thập thông tin về các cơ sở phát hành. Những câu hỏi
dưới đây giúp bạn thu thập thông tin:
- Ai quyết định những tin nào sẽ được đưa? Tên, chức vụ.
- Ai quyết định khi người đó vắng mặt? Tên, chức vụ.
- Có phóng viên nào chuyên về vấn đề của bạn không? Tên.
- Thời điểm trong ngày/tuần/tháng khi quyết định về các bản tin sẽ được đưa ra?
- Cơ sở phát hành muốn được thông báo trước bao lâu về sự kiện sẽ diễn ra?
20
Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng
- Kiểu tư liệu nào cơ sở phát hành muốn nhận được cùng với thông cáo? Họ có
muốn biết thông tin cơ bản, ảnh, bản chiếu màu, băng hình, băng tiếng không?
Những gì khác có ích nữa?
Và đừng quên thu thập tất cả số điện thoại và số fax cần thiết. Cũng nên biết tên
của các thư ký và làm quen với họ.
Lưu ý: Nếu bạn gửi Thông cáo qua Email thì luôn ghi nhớ những điều sau:
- Trước hết cần chắc chắn xem phóng viên có muốn nhận một thông cáo báo chí
qua e-mail hay không. Tuyệt đối tránh nếu phương tiện qua e-mail không được
chào đón. Nếu có thể, hãy cá nhân hoá thông cáo đó bằng cách đề tên thật của
họ, sau đó mới đề bút danh nếu cần thiết.

- Tránh tuyệt đối gửi thông cáo báo chí cùng lúc cho nhiều phóng viên bằng cách
đánh một danh sách các địa chỉ phóng viên vào dòng “To”, rồi gửi e-mail.
Không phóng viên nào muốn nhìn thấy tên các phóng viên khác cũng được
nhận thông cáo. Bởi vì các phương tiện truyền thông chỉ sẵn sàng đưa những ý
trong thông cáo mà họ cho rằng chỉ có một số ít các cơ quan truyền thông như
họ mới có các ý này.
- Đặc biệt không gửi e-mail theo kiểu Attachment để phòng trường hợp người
nhận thư đến không mở được file đính kèm. Hơn nữa, những phóng viên bận
rộn nhiều khi sẽ để sót thông tin của bạn vì mở Attachment tốn thời gian, chưa
kể đến trường hợp Attachment nhiễm Virus.
21
Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng
KẾT LUẬN
Với sự phát triển mạnh mẽ của truyền thông hiện nay, các tổ chức truyền thông,
bộ phận PR của các tổ chức, doanh nghiệp xuất hiện đóng vai trò quan trọng như môt
nhu cầu thiết yếu không thể thiếu. Chính vì vai trò quan trọng của PR nên những kiến
thức hiểu biết về nó là rất cần thiết.
Nhiều người nghĩ đơn giản về PR chỉ là theo dõi thông tin về tổ chức trên báo
chí, rồi cung cấp tin tức về tổ chức cho báo chí,… mà không để ý rằng chính bộ phận
PR và nhân viên PR là những người góp phần không nhỏ trong việc xây dựng thương
hiệu và quảng bá hình ảnh tổ chức. Người làm công tác PR đòi hỏi phải có kiến thức
chuyên môn tốt; khả năng nhạy bén trong xử lý tình huống; khả năng giao tiếp, phát
ngôn với cơ quan báo chí và công chúng; biết và sử dụng các kỹ năng mềm hiệu quả;
…
Vấn đề liên quan đến PR thì vô cùng nhiều, nhưng điểm cần lưu ý nhất là người
làm công tác PR phải nắm được những nguyên tắc cơ bản nhất về công việc của
mình. Trong cuốn tiểu luận này tác giả chỉ đề cập đến vấn đề “PR in Houses” – bộ
phận PR trong các tổ chức, tổ chức với nhiệm vụ giao tiếp, quan hệ với cơ quan báo
chí và cách viết và sử dụng Thông cáo báo chí. Hy vọng nó đáp ứng được cơ bản sự
hiểu biết và kỹ năng cần có của người làm công tác PR.

22