Khảo sát bộ máy tra cứu tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu - Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Nhung
LỜI CẢM ƠN
Trải qua bốn năm học tập tại nhà trường, tôi đã tích lũy được nhiều kiến
thức cho bản thân và những kinh nghiệm phục vụ cho công việc sau này.
Trước hết, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới tập thể cán bộ, giáo
viên trường Đại học Đông Đô đã trang bị cho tôi những kiến thức bổ ích và
quý báu, tạo cho tôi nắm được vốn kiến thức về Quản trị thông tin và đặc
biệt là nghiên cứu hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này. Tôi cũng xin được
cảm ơn Ban giám đốc Thư viện Tạ Quang Bửu - Trường Đại học Bách Khoa
Hà Nội cùng toàn thể các cô chú, các anh chị tại các phòng ban đã nhiệt tình
giúp đỡ và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi trong quá trình thực tập và
thực hiện đề tài này.
Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc tới Thạc sỹ
Đinh Thúy Quỳnh, Người đã tạo mọi điều kiện tốt nhất, trực tiếp hướng dẫn,
chỉ bảo và giúp đỡ tôi trong quá trình thực hiện khóa luận này.
Mặc dù đã cố gắng vận dụng kiến thức vào đề tài khóa luận nhưng do
thời gian, trình độ cũng như kinh nghiệm còn hạn chế nên khóa luận này
không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong các thầy cô hết sức chỉ bảo
góp ý kiến để khóa luận của tôi được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội ngày 20 tháng 5 năm 2012
Sinh viên
Nguyễn Thị Nhung

Ngành Thông tin học và Quản trị Thông tin
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Nhung
MỤC LỤC
Ngành Thông tin học và Quản trị Thông tin
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Nhung
DANH MỤC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT
AACR2 Quy tắc biên mục Anh – Mỹ (Anglo – American cataloguing

rules. 2
nd
edition)
BMTCT Bộ máy tra cứu tin
CDS/ISIS Phần mềm quản trị thông tin (Computer Documentation
System / Intergreted Set of Information System)
CSDL Cơ sở dữ liệu
HTML Hệ thống mục lục
MLCC Mục lục chữ cái
MLPL Mục lục phân loại
CNTT Công nghệ thông tin
NDT Người dùng tin
NCT Nhu cầu tin
ĐHBK HN Đại học Bách Khoa Hà Nội
TV TQB Thư viện Tạ Quang Bửu
OPAC Mục lục truy nhập công công trực tuyến
LCC Khung phân loại Thư viện Quốc hội Mỹ (Library Of Congress
Classifition)
ISBD Quy tắc mô tả thư mục quốc tế (International Biogaphic
Description)
MARC Khổ mẫu thư mục đọc máy (Machine Readable Cataloguing)
VTLS Phần mềm quản trị tích hợp (Visionary Technology in Library
Solutions)
KH&CN Khoa học và Công nghệ
KHKT Khoa học kỹ thuật
TLTC Tài liệu tra cứu
Ngành Thông tin học và Quản trị Thông tin
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Nhung
DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ
Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Thư viện Tạ Quang Bửu Error: Reference

source not found
Hình 2: Thành phần các đối tượng người dùng tin tại TV TQB Error:
Reference source not found
Hình 3: Tài liệu mô tả tên tác giả có hai từ.Error: Reference source not found
Hình 4: Tài liệu có 1 tác giả Error: Reference source not found
Hình 5: Tài liệu có 2 tác giả 27
Hình 6: Tài liệu có 3 tác giả Error: Reference source not found
Hình 7 : Tài liệu có tên tác giả nước ngoài.Error: Reference source not found
Hình 8: Tài liệu có nhiều tập Error: Reference source not found
Hình 9: Tài liệu có tác giả tập thể 29
Hình 10: Tài liệu có 4 tác giả Error: Reference source not found
Hình 11: Mô tả xuất bản phẩm tiếp tục Error: Reference source not found
Hình 12 : Phích tiêu đề chính Error: Reference source not found
Hình 13: Phích tiêu đề phụ Error: Reference source not found
Hình 14: Tiêu đề mô tả bắt đầu bằng số Error: Reference source not found
Hình 15: Phích mô tả trong mục lục phân loại Error: Reference source not
found
Hình16: Phích tiêu đề cấp 1 Error: Reference source not found
Hình17 : Phích tiêu đề cấp 2 Error: Reference source not found
Hình 18: Phích tiêu đề cấp 3 Error: Reference source not found
Hình 19: Cách sắp xếp phích trong MLPL. Error: Reference source not found
Hình 20 : Giao diện thư mục sách mới Error: Reference source not found
Hình 21: Biểu ghi được biên mục trong CSDL Error: Reference source not
found
Hình 22: Giao diện trang tra cứu OPAC Error: Reference source not found
Hình 23: Tìm cuốn “Toán cao cấp” với cách Tìm nhanh Error: Reference
source not found
Hình 24: Kết quả tìm được với cách Tìm nhanh Error: Reference source not
found
Hình 25: Tìm cuốn “Toán cao cấp” với cách Tìm lướt Error: Reference

source not found
Ngành Thông tin học và Quản trị Thông tin
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Nhung
Hình 26: Kết quả tìm được với cách Tìm lướt Error: Reference source not
found
Hình 27: Tìm cuốn “Toán cao cấp” với cách Tìm từ khóa Error: Reference
source not found
Hình 28: Kết quả tìm được với cách Tìm từ khóa.Error: Reference source not
found
Hình 29: Tìm với CSDL khác Error: Reference source not found
Hình 30: Kết quả tìm được trong CSDL của TVQH Mỹ Error: Reference
source not found
Hình 31: Giao diện trang Thư viện số của TV TQB Error: Reference source
not found
Ngành Thông tin học và Quản trị Thông tin
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Nhung
DANH MỤC CÁC BẢNG
Bảng 1: Thống kê nguồn tài liệu truyền thống Error: Reference source not
found
Bảng 2: Thống kê nguồn tài liệu điện tử Error: Reference source not found
Bảng 3: Thống kê nguồn nhân lực theo học hàm, học vị Error: Reference
source not found
Bảng 4: Thống kê số lượng tuyển sinh hằng năm.Error: Reference source not
found
Bảng 5: Thống kê các CSDL có trong CDS/ISIS. Error: Reference source not
found
Bảng 6: Thống kê số lượng tài liệu trong Dspace.Error: Reference source not
found
Ngành Thông tin học và Quản trị Thông tin
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Nhung

LỜI NÓI ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Nhân loại đang bước vào thế kỷ XXI với những tiền đề chuyển từ nền
văn minh công nghiệp sang nền văn minh thông tin trong đó nền kinh tế trí
thức sẽ trở thành áp đảo. Thông tin đã trở thành nguồn lực quan trọng nhất
và có ý nghĩa quyết định đối với nhịp độ phát triển của nền kinh tế trí thức.
Trung tâm Thông tin - Thư viện với sứ mệnh là nơi lưu giữ các tài liệu
tri thức của nhân loại phục vụ đối tượng khác nhau trong xã hội với nhu cầu
của họ. Do đó việc cung cấp tài liệu cho bạn đọc một cách nhanh chóng,
chính xác luôn được đặt lên hàng đầu. Việc xây dựng và hoàn thiện bộ máy
tra cứu tin của Thư viện đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nếu thư viện là
cầu nối giữa người dùng tin với nguồn lực thông tin thì bộ máy tra cứu tin là
một “nhịp” cầu nối đó, giúp người dùng tin định hướng chiến lược tìm tin.
Trong những năm vừa qua, hoạt động thông tin của Thư viện Tạ Quang
Bửu Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội ngày càng phát triển, các khâu công
việc đang dần tự động hóa, trong đó có bộ máy tra cứu tin. Tuy đã có nhiều
cố gắng và nỗ lực, xong bên cạnh những thành tựu đã đạt được thì công tác
xây dựng bộ máy tra cứu tin vẫn còn những hạn chế nhất định và chưa hoàn
toàn đáp ứng được nhu cầu thông tin của người dùng tin. Vì vậy, tôi mạnh
dạn chọn đề tài: “Khảo sát bộ máy tra cứu tin tại Thư viện Tạ Quang
Bửu - Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu khóa
luận của mình nhằm khảo sát cụ thể và toàn diện bộ máy tra cứu tin của Thư
viện. Từ đó đưa ra một số ý kiến, phương hướng phát triển nhằm tăng cường
và nâng cao chất lượng bộ máy tra cứu tin của Thư viện Tạ Quang Bửu -
Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội.
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
• Đối tượng nghiên cứu: Bộ máy tra cứu tin
• Phạm vi nghiên cứu: Thư viện Tạ Quang Bửu - Trường Đại học Bách
Khoa Hà Nội giai đoạn hiện nay.
Ngành Thông tin học và Quản trị Thông tin

1
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Nhung
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục đích của đề tài là khảo sát thực trạng và đề xuất các giải pháp
nhằm hoàn thiện bộ máy tra cứu tin của Thư viện Tạ Quang Bửu - Trường
Đại học Bách Khoa Hà Nội. Để thực hiện mục đích trên, đề tài giải quyết các
nhiệm vụ cơ bản sau:
- Khảo sát thực trạng của bộ máy tra cứu tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu
Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội.
- Đánh giá những ưu điểm, nhược điểm của bộ máy tra cứu tin
- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lượng bộ
máy tra cứu tin của Thư viện Tạ Quang Bửu - Trường Đại học Bách Khoa
Hà Nội.
4. Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu, ngoài việc vận dụng phương pháp duy vật
biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác - Lênin và tư tưởng Hồ Chí
Minh, dựa trên các cơ sở quan điểm đường lối, chính sách của Đảng và Nhà
nước về phát triển khoa học và công nghệ, giáo dục và đào tạo, đề tài còn sử
dụng các phương pháp cụ thể sau:
- Phân tích và tổng hợp tài liệu
- Quan sát, khảo sát thực tế
- Phương pháp điều tra
- Thống kê, phân tích, đánh giá.
5. Đóng góp về lý luận và thực tiễn của đề tài
- Đóng góp về mặt lý luận:
Khẳng định vai trò cũng như tầm quan trọng của bộ máy tra cứu tin tại
Thư viện Tạ Quang Bửu -Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội.
- Đóng góp về mặt thực tiễn:
Phản ánh thực trạng bộ máy tra cứu tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu
Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội. Phân tích những mặt mạnh và những

hạn chế trong việc xây dựng và phát triển bộ máy tra cứu tin để từ đó đưa ra
Ngành Thông tin học và Quản trị Thông tin
2
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Nhung
những giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả bộ máy tra cứu tin tại
Thư viện.
6. Bố cục khóa luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục,
khóa luận gồm có 3 chương:
Chương 1: Thư viện Tạ Quang Bửu với công tác giáo dục đào tạo của
Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội
Chương 2: Thực trạng bộ máy tra cứu tin của Thư viện Tạ Quang Bửu
Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội
Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện và phát triển bộ máy tra cứu
tin của Thư viện Tạ Quang Bửu - Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội.
Ngành Thông tin học và Quản trị Thông tin
3
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Nhung
CHƯƠNG 1
THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU VỚI CÔNG TÁC GIÁO DỤC ĐÀO
TẠO CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
1.1 Quá trình hình thành và phát triển Thư viện Tạ Quang Bửu
Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội được thành lập theo Nghị định số
147/NĐ ngày 6-3-1956 do Bộ trưởng Bộ Giáo dục Nguyễn Văn Huyên ký.
Đây là trường đại học kỹ thuật đầu tiên của nước ta có nhiệm vụ đào tạo kỹ
sư công nghiệp cho công cuộc xây dựng CNXH ở miền Bắc và đấu tranh
giải phóng miền Nam.
Trải qua 50 năm xây dựng phát triển và trưởng thành, Trường Đại học
Bách Khoa Hà Nội đã không ngừng phát huy mạnh mẽ truyền thống tốt đẹp,
đào tạo nhân lực tri thức phục vụ cho từng giai đoạn phát triển của đất nước.

Mục tiêu chính của Nhà trường trong giai đoạn hiện nay là: “Xây dựng
trường Đại học Bách khoa Hà Nội thành trường đại học đào tạo trình độ cao,
đa ngành, đa lĩnh vực; một trung tâm nghiên cứu khoa học công nghệ hàng
đầu của đất nước, với một số lĩnh vực đạt trình độ tiên tiến trong khu vực và
trên thế giới; một địa chỉ tin cậy, hấp dẫn đối với các nhà đầu tư phát triển
công nghệ, giới doanh nghiệp trong và ngoài nước”
Ngay sau khi thành lập Trường, vào cuối năm 1956, Thư viện Trường
Đại học Bách Khoa Hà Nội cũng được thành lập. Đây là một đơn vị trực
thuộc phòng Giáo vụ. Trong những ngày đầu mới thành lập, Thư viện gặp
không ít khó khăn, số lượng tài liệu ít (khoảng 5000 cuốn), cơ sở vật chất
thiếu thốn lạc hậu và chỉ có 2 cán bộ không có nghiệp vụ phụ trách Thư viện
nhưng Thư viện vẫn cố gắng phấn đấu để đảm bảo phục vụ tốt cho cán bộ và
sinh viên trong trường.
Từ 1965 - 1972, đế quốc Mỹ leo thang bắn phá miền Bắc, đặc biệt là Thủ
đô Hà Nội, để bảo vệ nguồn tài liệu khoa học quý hiếm và phục vụ cho công
tác đào tạo, giảng dạy của nhà trường, sách và Thư viện cũng theo trường đi sơ
Ngành Thông tin học và Quản trị Thông tin
4
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Nhung
tán nhiều Lạng Sơn ( 1965 - 1968) đến Hà Bắc (1970 - 1972). Thời kỳ này Thư
viện gặp khó khăn về nhiều mặt, từ khâu bảo quản tài liệu cho tới hoạt động
phục vụ bạn đọc. Phương thức phục vụ chủ yếu là cho mượn mượn tài liệu về
nhà. Cũng trong thời gian đó, một số khoa trong trường được tách ra thành lập
các trường Đại học độc lập như: Đại học Xây dựng, Đại học Mỏ - Địa chất,
Học viện Kỹ thuật Quân sự. Do đó vốn tài liệu của Thư viện cũng giảm đi một
phần để phân cho các trường mới được thành lập.
Năm 1972, Thư viện tách ra và trở thành đơn vị độc lập trực thuộc Ban
giám hiệu nhà trường. Ban thư viện đã liên tục được đầu tư và phát triển
không ngừng. Ki miền Nam được giải phóng, một số cán bộ Thư viện đã vào
công tác tại miền Trung và miền Nam để xây dựng Thư viện trong đó.

Trong thời kỳ đổi mới, Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội đã tiến hành
cải cách giáo dục, nâng cao chất lượng dạy và học. Thư viện là một trong
những cơ sở được nhà trường quan tâm đầu tư phát triển như tăng kinh phí
bổ sung, nâng cấp cơ sở vật chất. Đặc biệt là tháng 4/2002 được sự cho phép
và đầu tư của Bộ, Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội đã tiến hành khởi công
xây dựng công trình Thư viện điện tử với tổng mức đầu tư khoảng 220 tỷ
đồng. Tòa nhà Thư viện có tổng diện tích sàn là 36.860 m
2
, chiều cao công
trình là 10 tầng.
Tháng 11/2003, “Thư viện” và “Trung tâm thông tin và mạng” đã sát
nhập thành đơn vị mới là “Thư viện và Mạng thông tin” với hai nhiệm vụ
chính: vận hành và khai thác Thư viện điện tử mới, quản lý điều hành Mạng
thông tin của Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội.
Tháng 11 năm 2006, Thư viện điện tử Trường Đại học Bách Khoa Hà
Nội đã khánh thành và mở cửa phục vụ bạn đọc với hệ thống các phòng ốc
hiện đại có khả năng đáp ứng nhanh hơn khả năng truy cập vào các học liệu
điện tử trực tuyến được tăng cường.
Tháng 9 năm 2008, đơn vị Thư viện và Mạng Thông tin được tách ra
thành hai đơn vị độc lập là Thư viện Tạ Quang Bửu và Trung tâm mạng
Ngành Thông tin học và Quản trị Thông tin
5
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Nhung
thông tin theo Quyết định số 1167/QĐ-ĐHBK-TCCB do hiệu trưởng ký.
Trên nền cơ sở hạ tầng quy mô hiện đại, ứng dụng các thành tựu tiên tiến của
công nghệ thông tin vào các hoạt động của thông tin - thư viện, Thư viện Tạ
Quang Bửu đã và đang từng bước thực hiện mục tiêu chiến lược: “Xây dựng
Thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội trở thành Thư viện điện tử hàng đầu
tại Việt Nam, hiện đại, tiên tiến đảm bảo cung cấp các sản phẩm và dịch vụ
thông tin thư viện chất lượng cao phục vụ đắc lực cho công tác giảng dạy,

học tập, nghiên cứu khoa học, đào tạo đa ngành đa lĩnh vực đạt trình độ và
chất lượng quốc tế của trường. Từng bước Thư viện trở thành đầu mối chia
sẻ, cung cấp thông tin cho các thư viện đại học khác trong và ngoài nước và
khu vực”
1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Thư viện
Hơn nửa thế kỷ xây dựng và trưởng thành, Thư viện Tạ Quang Bửu
-Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội (ĐHBK HN) đã trải qua nhiều giai
đoạn phát triển. Ở mỗi giai đoạn đó, Thư viện lại có những điều chỉnh về
chức năng và nhiệm vụ cho phù hợp với tình hình phát triển của Trường Đại
học Bách Khoa Hà Nội.
Theo Quyết định số 804/QĐ-ĐHBK-HCTH của Hiệu trưởng trường
ĐHBK HN ký ngày 25 tháng 4 năm 2011 về chức năng, nhiệm vụ của Thư
viện Tạ Quang Bửu được quy định như sau:
1.2.1 Chức năng:
1. Quản lý công tác thông tin - thư viện phục vụ công tác đào tạo,
nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ của nhà trường;
2. Khai thác, bổ sung, quản lý và phát triển nguồn lực thông tin của Thư
viện từ các nguồn trong và ngoài nước đáp ứng nhu cầu đào tạo, nghiên cứu
khoa học và chuyển giao công nghệ của nhà trường;
3. Tổ chức, quản lý và phát triển các dịch vụ thông tin - tư liệu trong
Thư viện;
Ngành Thông tin học và Quản trị Thông tin
6
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Nhung
4. Quản lý, vận hành trang thiết bị và hệ thống thông tin số của Thư
viện;
5. Nghiên cứu, ứng dụng các công nghệ và các chuẩn nghiệp vụ tiên
tiến vào hoạt động thư viện;
6. Tổng hợp, báo cáo về việc thực hiện nhiệm vụ của Thư viện.
1.2.2 Nhiệm vụ:

1. Thực hiện chức năng quản lý công tác thông tin - thư viện của Nhà trường
• Tham mưu cho Hiệu trưởng tổ chức, quản lý và triển khai các hoạt
động thông tin-thư viện nhằm phục vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học
và chuyển giao công nghệ trong trường ĐHBK HN;
• Xây dựng chiến lược phát triển các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn của
Thư viện theo các chức năng, nhiệm vụ đã được phân công;
• Xây dựng qui hoạch, kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng chuyên môn,
nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học cho cán bộ thư viện để phát triển nguồn
nhân lực có chất lượng nhằm nâng cao hiệu quả công tác.
2. Thực hiện chức năng khai thác, bổ sung, quản lý và phát triển nguồn lực
thông tin của Thư viện
• Phối hợp với tất cả các Khoa, Viện, Phòng ban, Trung tâm, trong việc
lựa chọn, bổ sung tài liệu nhằm phát huy hiệu quả công tác, phục vụ
tốt nhất cho mục tiêu đào tạo của nhà trường;
• Thu nhận lưu chiểu các tài liệu do nhà trường xuất bản, các công trình
nghiên cứu khoa học đã được nghiệm thu, tài liệu hội nghị, hội thảo,
luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ, ;
• Liên kết hợp tác với các thư viện trong và ngoài nước trong lĩnh vực
phối hợp bổ sung và trao đổi tài liệu, chia sẻ nguồn lực thông tin;
• Xử lý nghiệp vụ tất cả các tài liệu bổ sung vào Thư viện;
• Tổ chức hệ thống tra cứu thông tin đáp ứng nhu cầu của người
dùng tin.
Ngành Thông tin học và Quản trị Thông tin
7
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Nhung
3. Thực hiện chức năng tổ chức, quản lý và phát triển các dịch vụ thông tin -
tư liệu trong Thư viện.
• Tổ chức xử lý, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản thông tin - tư liệu trong Thư
viện;
• Tổ chức phục vụ, hướng dẫn cho người dùng tin khai thác, tìm kiếm,

sử dụng hiệu quả nguồn tài liệu và các sản phẩm dịch vụ thông tin -
thư viện;
• Kiểm kê định kỳ vốn tài liệu của thư viện; tiến hành thanh lý và loại
bỏ các tài liệu lạc hậu, hư nát theo quy định;
• Phối hợp với tất cả các Khoa, Viện, Phòng ban, Trung tâm trong công
tác cấp thẻ và quản lý bạn đọc.
4. Thực hiện chức năng quản lý, vận hành trang thiết bị và hệ thống thông tin
số của thư viện
• Quản lý, vận hành trang thiết bị của Thư viện;
• Quản lý, vận hành khai thác các phần mềm Thư viện;
• Kiểm kê định kỳ trang thiết bị của Thư viện;
• Xây dựng, quản lý các cơ sở dữ liệu của Thư viện;
• Triển khai các ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện;
5. Thực hiện chức năng nghiên cứu, ứng dụng các công nghệ và các chuẩn
nghiệp vụ tiên tiến vào hoạt động thư viện
• Nghiên cứu, ứng dụng các tiêu chuẩn tiên tiến vào công tác nghiệp vụ
thư viện;
• Nghiên cứu, ứng dụng các công nghệ hiện đại vào công tác thư viện;
• Mở rộng hợp tác với các cơ quan, tổ chức trong nước và quốc tế về
lĩnh vực khoa học thư viện, tham gia các hoạt động về nghiệp vụ với
hệ thống thư viện trong nước nhằm thúc đẩy sự nghiệp thư viện Việt
Nam phát triển.
6. Thực hiện chức năng tổng hợp, báo cáo về việc thực hiện nhiệm vụ của
Thư viện
Ngành Thông tin học và Quản trị Thông tin
8
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Nhung
• Tổng hợp, xây dựng các báo cáo định kì và báo cáo đột xuất về hiện
trạng khai thác, sử dụng Thư viện Tạ Quang Bửu phục vụ công tác
đào tạo, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ;

• Xây dựng các báo cáo về kế hoạch nâng cấp, bổ sung các nguồn thông
tin tài liệu cho Thư viện.
1.3 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Thư viện Tạ Quang Bửu (TV TQB) hiện tại được bố
trí dựa trên chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận.
 Ban giám đốc: gồm 1 Giám đốc và 2 Phó giám đốc. Trong đó:
+ Giám đốc: phụ trách các hoạt động chung Thư viện;
+ Phó giám đốc 1: phụ trách về nghiệp vụ Thư viện;
+ Phó giám đốc 2: phụ trách về công nghệ thông tin.
Ban giám đốc chịu trách nhiệm trước hiệu trưởng Nhà trường về mọi
hoạt động của Thư viện, đồng thời là người đại diện cho Thư viện trong các
quan hệ với các cơ quan trong và ngoài nước.
 Phòng xử lý thông tin:
Phòng xử lý thông tin gồm 7 cán bộ, trong đó được chia thành 2 bộ
phận sau: Bộ phận phát triển nguồn tin và Bộ phận biên mục.
Phòng chịu trách nhiệm:
+ Xây dựng nguồn lực thông tin mạnh cả về số lượng và chất lượng
đảm bảo phục vụ tốt cho các chương trình đào tạo, giảng dạy, học tập và
nghiên cứu khoa học của Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội, từng bước liên
thông chia sẻ với hệ thống các thư viện trong khu vực.
+ Xử lý toàn bộ tài liệu theo các tiêu chuẩn quốc tế về thông tin - thư
viện như: MARC21, AACR2 và LCC. Từ đó xây dựng hệ thống tra cứu hiện
đại nhằm tăng khả năng tiếp cận và khai thác nguồn lực thông tin hiệu quả
và nhanh chóng.
Ngành Thông tin học và Quản trị Thông tin
9
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Nhung
 Phòng Dịch vụ thông tin tư liệu
Phòng Dịch vụ thông tin tư liệu gồm 23 cán bộ, được chia thành 4 bộ
phận sau: Bộ phận phòng đọc, Bộ phận mượn trả, Bộ phận tu sửa tài liệu và

bộ phận dịch vụ tham khảo.
Phòng Dịch vụ thông tin tư liệu chịu trách nhiệm sau: Mở rộng và phát
triển các loai hình dịch vụ thư viện, đặc biệt là các dịch vụ cung cấp và hỗ trợ
thông tin từ xa; tạo điều kiện tốt nhất để người dùng tin của Thư viện cũng
như các thư viện và cơ quan thông tin khác trong cả nước có thể tiếp cận và
khai thác nguồn lực thông tin của Thư viện một cách có hiệu quả nhất.
 Phòng Công nghệ Thư viện điện tử:
Phòng Công nghệ Thư viện điện tử gồm 11 cán bộ, được chia thành 3
bộ phận sau: Bộ phận nghiên cứu phát triển, Bộ phận kỹ thuật, Bộ phận phục
vụ đa phương tiện.
Phòng Công nghệ Thư viện điện tử chịu trách nhiệm:
+ Xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin (CNTT) hiện đại, ứng dụng các
công nghệ thư viện điện tử, thư viện số, đảm bảo khả năng truy cập, chia sẻ
trao đổi dữ liệu trong và giữa các thư viện, cơ quan thông tin cũng như
người dùng tin.
+ Xây dựng các hệ thống thông tin số đạt chuẩn, chất lượng cao đáp
ứng được nhu cầu khai thác các nguồn thông tin số của người dùng tin và
các cơ quan thông tin - thư viện.
Ngành Thông tin học và Quản trị Thông tin
10
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Nhung
Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Thư viện Tạ Quang Bửu
1.4 Đội ngũ cán bộ
Thư viện Tạ Quang Bửu hiện nay có 44 cán bộ, trong đó:
- 09 Thạc sỹ về Thông tin thư viện và Công nghệ thông tin (chiếm 20,4%)
- 06 Kỹ sư Công nghệ thông tin và các ngành kỹ thuật (chiếm 13,6%)
- 24 cử nhân Thông tin thư viện (chiếm 4,5%)
- 02 cử nhân ngoại ngữ (chiếm 4,5%)
- 03 Cử nhân kinh tế và tài chính kế toán (chiếm 6,8%)
1.5 Nguồn lực thông tin

Nguồn lực thông tin trong hoạt động thư viện chính là cơ sở cho việc
đáp ứng nhu cầu thông tin của người dùng tin. Thông tin là động lực góp
phần thúc đẩy các hoạt động kinh tế và sản xuất, đóng vai trò hàng đầu trong
giáo dục và đào tạo, nghiên cứu khoa học và là cơ sở để các cấp lãnh đạo
Ngành Thông tin học và Quản trị Thông tin
11
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Nhung
quản lý đưa ra quyết định. Nhờ có nguồn lực thông tin mà các thư viện, các
cơ quan thông tin thực hiện tốt chức năng của mình. Căn cứ theo loại hình
vật mang tin thì nguồn lực thông tin của Thư viện Tạ Quang Bửu - Trường
ĐHBK HN được chia thành 2 nhóm chính sau: Tài liệu truyền thống và tài
liệu hiện đại (tài liệu điện tử).
1.5.1 Tài liệu truyền thống:
Thư viện Tạ Quang Bửu - Trường ĐHBK HN đã phát triển được nguồn
lực các tài liệu truyền thống tương đối lớn về số lượng khoảng 600.000 bản
ghi tài liệu và phong phú về loại hình, phù hợp với chương trình và lĩnh vực
đào tạo của Trường bao gồm giáo trình, sách tham khảo, sách tra cứu, báo,
tạp chí, luận văn, luận án,…Cụ thể là:
STT Loại hình
Đầu tài
liệu
Số bản Tỷ lệ
1 Sách giáo trình 4.100 257.000 42%
2 Sách tham khảo 128.570 155.460 25%
3 Sách tra cứu 6.850 7.000 1%
4 Tài liệu nội sinh (luận án, luận văn,
chuyên đề, đề tài nghiên cứu khoa
học, tài liệu hôi nghị, hội thảo,…)
5.200 5.200 1%
5 Báo, tạp chí 1.853 192.500 31%

Tổng cộng
146.573 617.160 100%
Bảng 1: Thống kê nguồn tài liệu truyền thống
1.5.2 Tài liệu điện tử:
Để đáp ứng nhu cầu của bạn đọc và từng bước hiện đại hóa Thư viện,
bên cạnh việc bổ sung tài liêu truyền thống, Thư viện đã chú trọng phát triển
các loại hình tài liệu khác: CSDL điện tử online, ebook….Số lượng các
nguồn tài liệu hiện đại tính đến nay có:
TT
Loại
hình
Mô tả Số lượng
1 CSDL - CSDL thư mục do Thư Hơn 50.000 biểu ghi
Ngành Thông tin học và Quản trị Thông tin
12
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Nhung
viện xây dựng
- CSDL toàn văn do Thư
viện xây dựng
Hơn 500 biểu ghi
- CSDL đặt mua:
+ CSDL ScienceDirect
(Computer Science
Collection)
Bao gồm 118 đầu tạp chí về
khoa học máy tính.
+ CSDL EbscoHost Bao gồm trên 17.000 tạp chí
toàn văn trong 10 CSDL về
khoa học, công nghệ, Xã hội
nhân văn, Giáo dục, Kinh tế

+ CSDL Proquest Bao gồm 4300 tạp chí
KH&CN toàn văn, 18.000
luận án, luận văn về các
ngành khoa học.
2.
Đĩa CD,
đĩa mềm
- Sách điện tử
- Tạp chí điện tử
- Luận văn
- Luận án
5.200 đĩa
3
Băng
Casette
Băng học ngoại ngữ 130 băng
Bảng 2: Thống kê nguồn tài liệu điện tử
So với loại hình tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử của Thư viện mới
chỉ bắt đầu được quan tâm từ năm 2005 - nay. Do vậy về số lượng còn rất
hạn chế. Tuy nhiên, hiện nay, đây là loại hình tài liệu được Thư viện đặc biệt
quan tâm và phát triển.
1.6 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin
1.6.1 Đặc điểm người dùng tin
Người dùng tin (NDT) là yếu tố cơ bản của hoạt động thông tin. Họ là
khách hàng của hoạt động dịch vụ thông tin, đồng thời họ cũng là những
Ngành Thông tin học và Quản trị Thông tin
13
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Nhung
người sản sinh ra những thông tin mới. Việc nắm vững nhu cầu thông tin của
NDT để đáp ứng một cách nhanh chóng, kịp thời, đầy đủ, chính xác nhu cầu

thông tin cho NDT là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng của Thư viện nói
chung và TV TQB nói riêng góp phần nâng cao hiệu quả trong giảng dạy,
học tập và nghiên cứu khoa học. Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin có
ảnh hưởng trực tiếp đến bộ máy tra cứu tin nói riêng và chất lượng hoạt động
thông tin - thư viện của Thư viện Tạ Quang Bửu nói chung.
NDT ở TV TQB - Trường ĐHBK HN là toàn thể cán bộ, giảng viên,
nghiên cứu sinh và sinh và sinh viên thuộc các hệ đào tạo trong toàn Trường.
Bao gồm:
- 1950 cán bộ công chức, với 1192 giảng viên và 394 cán bộ phục vụ
giảng dạy và NCKH. Trong đó có:
Chức danh Số lượng
Nhà giáo Nhân dân và Nhà giáo Ưu tú 154
Viện sỹ 03
Giáo sư và Phó giáo sư 399
Tiến sỹ khoa học và Tiến sỹ 703
Thạc sỹ 1.200
Cử nhân 340
Bảng 3: Thống kê nguồn nhân lực theo học hàm, học vị
- Hơn 30.000 nghìn nghiên cứu sinh, học viên cao học và sinh viên của
33 ngành, 90 chuyên ngành đại học và sau đại học. Hằng năm, Nhà trường
tuyển sinh một lượng học viên, sinh viên đầu vào cụ thể:
Hệ đào tạo Số lượng
Nghiên cứu sinh 70
Sau đại học 1.000
Đại học chính quy 3.700
Đại học tại chức 2.000
Kỹ sư văn bằng 2 300
Chương trình đào tạo quốc tế 500
Bảng 4: Thống kê số lượng tuyển sinh hằng năm
Xuất phát từ yêu cầu, nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học của

Trường trong giai đoạn hiện nay, có thể phân chia NDT tại Thư viện thành 4
Ngành Thông tin học và Quản trị Thông tin
14
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Nhung
nhóm chính: Nhóm cán bộ lãnh đạo và quản lý, Nhóm giảng viên và cán bộ
nghiên cứu, Nhóm nghiên cứu sinh và học viên cao học và Nhóm sinh viên.
Nhóm 1 - Cán bộ lãnh đạo và quản lý:
Nhóm này bao gồm Ban giám hiệu, trưởng, phó các khoa, phòng ban, tổ
bộ môn, các cán bộ lãnh đạo Đảng, chính quyền, đoàn thể. Nhóm này tuy
chiếm tỷ lệ không cao (1%) trong số NDT tại Trường ĐHBK HN nhưng
đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của Trường. Họ vừa tham gia
giảng dạy vừa làm công tác quản lý. Đặc thù của cán bộ quản lý là đưa ra các
quyết định, đặt mục tiêu, phương hướng, đường lối phát triển của nhà
trường, của khoa, của bộ môn,… lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các mục
tiêu đã đề ra. Cường độ lao động của nhóm này rất cao. Do vậy, họ có rất ít
thời gian lên sử dụng các dịch vụ tại chỗ của Thư viện.
 Nhóm 2 - Giảng viên và cán bộ nghiên cứu:
Nhóm này có tỷ lệ không nhiều (5%). Tuy nhiên đây là nhóm người có
trình độ trên đại học và có khả năng sử dụng ngoại ngữ cao (tối thiểu là 1-2
ngoại ngữ). Họ vừa là chủ thể sáng tạo ra thông tin thông qua các bài giảng,
giáo trình, công trình nghiên cứu và các dự án,… Đồng thời, họ vừa là NDT
thường xuyên của Thư viện. Vì tham gia giảng dậy nên họ phải thường
xuyên cập nhật những kiến thức mới, công nghệ mới và chuyên sâu liên
quan trực tiếp tới lĩnh vực mà họ giảng dậy, nghiên cứu. Do vậy, nhóm này
luôn dành một khoảng thời gian nhất định cho việc tìm tài liệu tham khảo tại
Thư viện.
 Nhóm 3 - Nghiên cứu sinh và học viên cao học:
Nhóm này chiếm tỷ lệ 11%. Đặc điểm của nhóm đối tượng này là sử
dụng thư viện với cường độ cao, đặc biệt là thời gian thực hiện đề tài, công
trình nghiên cứu, bảo vệ tốt nghiệp…Đây là những người đã tốt nghiệp đại

học. Họ có kỹ năng sử dụng thư viện, biết cách khai thác có hiệu quả các sản
phẩm và dịch vụ thông tin phục vụ cho công việc nghiên cứu và học tập của
Ngành Thông tin học và Quản trị Thông tin
15
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Nhung
mình. Do hầu hết trong số họ là cán bộ vừa đi học vừa đi làm nên thời gian
dành cho thư viện còn hạn chế.
 Nhóm 4 - Sinh viên:
Trong tất cả các nhóm NDT thì nhóm NDT là sinh viên chiếm tỉ lệ cao
nhất (83%). Cùng với việc đổi mới dạy và học, sinh viên không còn cách học
thụ động như trước mà đã có sự tìm tòi, học hỏi, bổ sung thêm kiến thức từ
bên ngoài. Lúc này thư viện được xem như “giảng đường thứ 2”, nơi cung
cấp tri thức của nhân loại thông qua hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin
của mình.
Hình 2: Thành phần các đối tượng người dùng tin tại TV TQB
1.6.2. Đặc điểm nhu cầu tin
Nhu cầu tin (NCT) là tính chất của đối tượng cá nhân, tập thể hoặc một
hệ thống nào đó thể hiện sự cần thiết thông tin phù hợp với hành vi hay công
việc mà đối tượng đó đang thực hiện. Nói cách khác, NCT là nhu cầu về
những thông tin cần thiết cho NDT giúp họ giải quyết một vấn đề hoặc một
nhiệm vụ. Nghiên cứu đặc điểm NCT là nhận dạng về nhu cầu thông tin và
tài liệu của người dùng, trên cơ sở đó tìm ra biện pháp cụ thể và phù hợp để
cung cấp thông tin hoặc tài liệu cho họ. Công cuộc đổi mới giáo dục mà đặc
biệt là giáo dục đại học đả tác động rất lớn làm biến đổi NCT của NDT trong
nhà trường. Thông tin/ tài liệu đã trở thành yếu tố không thể thiếu trong quá
trình giảng dạy nghiên cứu và học tập với phương pháp đào tạo mới lấy
Ngành Thông tin học và Quản trị Thông tin
16
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Nhung
người học làm trung tâm giúp học sinh và sinh viên tăng cường tính chủ

động, tích cực, tự học, nghiên cứu là chính.
 Nhu cầu tin của nhóm 1 - Cán bộ lãnh đạo và quản lý.
Do đặc thù tính chất công việc của cán bộ lãnh đạo, quản lý là ra quyết định.
Thông tin đối với họ là công cụ để quản lý. Họ làm việc với cường độ rất cao.
Do vậy, thông tin cho nhóm người này phải sâu, rộng, mang tính chính xác và
bền vững. Hình thức thông tin đa dạng phong phú (bao gồm cả tài liệu truyền
thống và tài liệu điện tử). Thông tin họ cần là những thôn tin mới nhất và mang
tính thời sự. Nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý có khả năng sử dụng nhiều ngôn
ngữ khác nhau. Tuy nhiên do hạn chế về thời gian nên họ chỉ sử dụng các tài liệu
nước ngoài (nhất là tiếng Anh) đã được xử lý thông tin như các con số, dạng
biểu, tổng quan, tổng luận, bản tin chọn lọc. Công cụ tra cứu mà họ thường
xuyên sử dụng để tìm kiếm thông tin là các CSDL thư mục và CSDL toàn văn.
 Nhu cầu tin của nhóm 2 - Giảng viên và cán bộ nghiên cứu.
Đây là nhóm NDT trình độ cao. Người giảng viên đóng một vai trò vô
cùng quan trọng, họ những người chuyển giao tri thức khoa học đến cho sinh
viên, tham gia trực tiếp vào quá trình đào tạo của nhà trường.
Trước yêu cầu về đổi mới giáo dục, người giáo viên phải tìm và giới
thiệu cho sinh viên những tài liệu cần thiết liên quan tới môn học để sinh
viên có thể tìm tòi và bổ sung kiến thức mới, kích thích quá trình sáng tạo
mang lại hiệu quả cao trong học tập và nghiên cứu. Do vậy thông tin cho
nhóm này là những thông tin chuyên sâu có tính thời sự thuộc các lĩnh vực
Trường đào tạo. Hình thức phục vụ thông tin cho nhóm này là các danh mục
tài liệu chuyên ngành mới hoặc sắp xuất bản, các thông tin thư mục chuyên
đề, thông tin chọn lọc về KH&CN, tài liệu chuyên ngành là sách cũng như
tạp chí khoa học kĩ thuật (KHKT) nước ngoài, các CSDL và các tài liệu điện
tử… Họ tìm tin bằng công cụ tra cứu hiện đại và các tài liệu tra cứu nhằm
phục vụ cho quá trình giảng dạy và nghiên cứu của mình.
 Nhu cầu tin của nhóm 3 - Nghiên cứu sinh, học viên cao học:
Ngành Thông tin học và Quản trị Thông tin
17

Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Nhung
Là người đã tốt nghiệp đại học nay nghiên cứu chuyên sâu về một lĩnh vực
cụ thể. Thông tin họ cần chủ yếu là tài liệu mang tính chất chuyên ngành phù hợp
với chương trình học hoặc đề tài họ nghiên cứu: sách tham khảo, tạp chí chuyên
ngành, luận án, luận văn… Họ thường sử dụng công tra cứu hiện đại và công cụ
tra cứu truyền thống để phục vụ cho quá trình nghiên cứu và học tập của mình.
 Nhu cầu tin của nhóm 4 - Sinh viên:
Khác với các nhóm NDT kể trên, NCT của sinh viên rất rộng và đơn
giản. Họ thường sử dụng thông tin mang tính dữ kiện, cụ thể, chi tiết. Quá
trình đào tạo tại Trường chia làm 2 giai đoạn: Giai đoạn một là 2 năm đầu
học các môn cơ bản, đại cương và giai đoạn 2 là 3 năm cuối đi sâu vào từng
chuyên ngành cụ thể. Sinh viên 2 năm đầu chủ yếu đọc các sách giáo trình
đại cương, cơ bản ở phòng đọc giáo trình và tham khảo sách tiếng Việt. Sinh
viên 3 năm cuối chủ yếu đọc các tài liệu chuyên ngành, sách tham khảo và
sách tra cứu cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài. Công cụ tra cứu tài liệu mà
nhóm này thường sử dụng là cả công cụ hiện đại và công cụ truyền thống.
Đối với những sinh viên 2 năm đầu, do kiến thức tin học còn hạn chế, đồng
thời họ chưa có nhiều kỹ năng khai thác thông tin bằng các công cụ tra cứu
hiện đại nên họ mong muốn sử dụng công cụ tra cứu đơn giản, dễ sử dụng
như hệ thống mục lục. Đối với sinh viên các năm cuối, họ thường sử dụng
kết hợp cả công cụ tra cứu hiện đại và truyền thống.
CHƯƠNG 2
KHẢO SÁT BỘ MÁY TRA CỨU TIN TẠI THƯ VIỆN TẠ QUANG
BỬU TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
2.1 Tổng quan về bộ máy tra cứu tin của Thư viện Tạ Quang Bửu -
Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội.
2.1.1 Khái niệm bộ máy tra cứu tin
Ngành Thông tin học và Quản trị Thông tin
18
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Nhung

Bộ máy tra cứu tin là tập hợp các công cụ, phương tiện cho phép truy
cập đến tài liệu hoặc thông tin trong tài liệu của Thư viện giúp người dùng
tin khai thác triệt để nguồn thông tin của cơ quan thông tin - thư viện.
Bộ máy tra cứu tin là cầu nối giữa nguồn lực thông tin và người dùng
tin. Nó giúp người dùng tin có thể tìm tài liệu một cách nhanh chóng, thuận
tiện, chính xác thỏa mãn được nhu cầu của họ.
2.1.2 Vai trò và chức năng của bộ máy tra cứu tin
 Vai trò:
Sự phát triển của khoa học và công nghệ đã thúc đẩy thông tin phát triển
theo hàm số mũ, lượng sách báo ngày càng nhiều. Hàng năm chỉ tính riêng
trong lĩnh vực khoa học kỹ thuật, hành tinh chúng ta đã xuất bản khoảng 5
vạn tạp chí với bốn, năm triệu bài báo, 11 vạn tên sách, 30 vạn bản mô tả
sáng chế phát minh, 25 vạn bài báo khoa học và trên nửa triệu ca-ta-lo công
nghiệp. Nhìn chung các tài liệu này cứ khoảng sau 10 - 12 năm lại tăng gấp
đôi, làm cho việc kiểm soát, quản trị và khai thác chúng trở nên vô cùng khó
khăn.Vì vậy cần phải khắc phục khó khăn để khai thác tối đa nguồn lực
thông tin. Và bộ máy tra cứu tin chính là cầu nối giữa người dùng tin và
nguồn tin.
Bộ máy tra cứu tin có ý nghĩa hết sức quan trọng trong hoạt động thông
tin - thư viện. Sự phát triển, lớn mạnh và hoàn thiện của thư viện phụ thuộc
rất nhiều vào chất lượng và hiệu quả của bộ máy tra cứu tin. Có thể nói bộ
máy tra cứu tin là cẩm nang để người dùng tin thỏa mãn yêu cầu tìm kiếm
thông tin của họ. Bộ máy tra cứu tin có vai trò chính là:
- Bộ máy tra cứu tin là công cụ hữu ích, thiết thực giúp NDT trực tiếp tự
tìm tài liệu một cách nhanh chóng và phù hợp với yêu cầu thông tin của họ.
- Bộ máy tra cứu tin là công cụ hệ thống tài liệu, tổng hợp những thông
tin về tài liệu giúp NDT đi sâu nghiên cứu một đề tài, lĩnh vực nào đó một
cách thuận tiện.
Ngành Thông tin học và Quản trị Thông tin
19