Thực trạng xây dựng và khai thác Bộ máy tra cứu tin của Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội

M U
1. Tính cấp bách của đề tài
Tình hình thế giới vào thế kỷ XXI, công nghệ thông tin và việc sử dụng thông
tin vào mọi hoạt động kinh tế đã trở nên cấp thiết trong xã hội. Chính việc ứng
dụng này đã làm thay đổi tận gốc rễ mọi hoạt động kinh tế-xã hội của nhiều quốc
gia trên thế giới. Nó đã đa nhân loại sang một kỷ nguyên mới, kỷ nguyên xã hội-
thông tin, trong đó nền kinh tế tri thức giữ vai trò chủ đạo, thông tin trở thành yếu
tố rất cần thiết đối với mọi lĩnh vực trong đời sống xã hội.
Thế giới đang đứng trớc một thế kỷ mới, kỷ nguyên thông tin là chìa khoá của
mọi hoạt động sáng tạo, một kỷ nguyên với những thách thức và kỳ vọng. Trong
những tiềm lực để phát triển kinh tế xã hội, nguồn tài nguyên thông tin khoa học
công nghệ là nguồn tài nguyên đặc biệt, nó là yếu tố quan trọng giúp cho kinh tế
xã hội phát triển. Hầu hết trên thế giới hiện nay, những quốc gia kém phát triển,
nguyên nhân là do sự thiếu thông tin và sự nắm bắt thông tin không nhanh chóng,
kịp thời.
Để hoà nhập vào xu thế của thế giới hiện nay, Việt Nam đang có những chính
sách lớn đầu t cho công cuộc phát triển thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu ngày
càng cao của mọi tầng lớp nhân dân trong xã hội, mọi điều kiện cho xây dựng chủ
nghĩa xã hội và xây dựng nền kinh tế thị trờng. Một trong những yếu tố quan trọng
hàng đầu để phục vụ thông tin cho xã hội đó là th viện. Hiện nay việc đầu t cho th
viện cũng là u tiên hàng đầu trong chính sách của Nhà nớc ta. Cùng với sự phát
triển mạnh mẽ trên mọi lĩnh vực đời sống xã hội hiện nay, nhu cầu thông tin về tri
thức của con ngời ngày càng cao, và để phục vụ cho nhu cầu của ngời dùng tin thì
vấn đề đào tạo cán bộ nguồn nhân lực cho đất nớc đòi hỏi cấp bách. Trong đó các
trờng đại học góp phần đào tạo nhân lực cho xã hội một cách có hiệu quả. Một
trong các trờng đại học lớn mạnh và đào tạo nguồn nhân lực kỹ thuật khoa học
hiệu quả cho đất nớc đó là Đại Học Bách Khoa Hà Nội. Để phục vụ cho việc
nghiên cứu và đào tạo có hiệu quả đạt đợc chất lợng cao thì các th viện cần có
nhiều điều kiện nh : sách tham khảo, giáo trình, giáo án, các luận văn, tài liệu
tham khảo trong và ngoài nớc... Chính vì vậy nên Th viện và Mạng thông tin tr-
ờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội đã đợc xây dựng để phục vụ cho những ngời

dùng tin trong Trờng cũng nh ngời dùng tin trong và ngoài nớc.
Trong những năm qua, Th viện và Mạng thông tin (từ đây chúng tôi xin dùng
thuật ngữ Th viện) Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội là Th viện đa ngành, phục
vụ đào tạo những kỹ s khoa học kỹ thuật và công nghệ. Th viện là một trong
những yếu tố quan trọng góp phần nâng cao chất lợng đào tạo cho những sinh
viên, học viên trong Trờng. Nguồn lực thông tin của Th viện rất phong phú, nh
vậy việc xây dựng Bộ máy tra cứu thông tin của Th viện cũng phải phù hợp với
nhu cầu của ngời dùng tin và nguồn lực thông tin của Th viện.
Việc xây dựng và hoàn thành Bộ máy tra cứu tin của Th viện và Mạng thông
tin trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội giúp ích rất nhiều cho việc tra cứu tin, đảm
bảo thông tin cho ngời dùng tin, tạo điều kiện cho việc khai thác, tra tìm tài liệu
của ngời dùng tin một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Tuy đã có nhiều cố gắng và nỗ lực, song bên cạnh những thành tựu đạt đợc thì
công tác xây dựng Bộ máy tra cứu tin của Th viện và Mạng thông tin Trờng Đại
Học Bách Khoa Hà Nội cũng có những hạn chế nhất định và cha thể đáp ứng đầy
đủ nhất nhu cầu của ngời dùng tin. Vì vậy tôi chọn đề tài Nghiên cứu Bộ máy tra
cứu tin của Th viện và Mạng thông tin Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội làm đề
tài nghiên cứu khoá luận của mình, nhằm đánh giá lại thực trạng hiện nay của Bộ
máy tra cứu tin của Th viện, từ đó đa ra một số ý kiến, phơng hớng phát triển và
hoàn thiện Bộ máy tra cứu của Th viện tạo điều kiện cho bạn đọc và cán bộ th viện
khai thác thông tin có hiệu quả và nâng cao công tác phuc vụ của Th viện.
2. Đối tợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tợng và phạm vi nghiên cứu : Bộ máy tra cứu tin của Th viện và Mạng
thông tin Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội từ năm 2000 cho đến nay.
3. Phơng pháp nghiên cứu
Để nghiên cứu đề tài này, tôi sử dụng phơng pháp luận chung và phơng pháp
cụ thể:
- Phơng pháp luận chung : phơng pháp duy vật biện chứng và phơng pháp duy
vật lịch sử, đờng lối chính sách của Đảng và Nhà Nớc. T tởng Hồ Chí Minh về
phát triển nền kinh tế - xã hội, về khoa học công nghệ và văn hóa.

- Phơng pháp cụ thể :
+ Xử lý phân tích - tổng hợp tài liệu, số liệu và các dữ kiện.
+ Phơng pháp thống kê-so sánh.
+ Phơng pháp hệ thống.
+ Phơng pháp điều tra xã hội học.
+ Trao đổi trực tiếp với cán bộ th viện.
4. Những đóng góp của đề tài nghiên cứu
Đề tài "Nghiên cứu Bộ máy tra cứu tin của Th viện và Mạng thông tin Trờng
Đại Học Bách Khoa Hà Nội" có những đóng góp cả về mặt lý luận và thực tiễn:
- Về mặt lý luận : Nghiên cứu đề tài này, giúp tôi hiểu thêm về những gì đã
đợc học về mặt lý thuyết tại Trờng. Bên cạnh đó, khi tôi nghiên cứu tại Th viện và
Mạng thông tin, tôi đã học hỏi đợc rất nhiều về cách xây dựng Bộ máy tra cứu tin
truyền thống và nhất là Bộ máy tra cứu tin hiện đại mà hiện nay Th viện đang sử
dụng trong việc khai thác thông tin cho ngời dùng tin rất hiệu quả.
- Về mặt thực tiễn : Qua việc nghiên cứu đề tài, cùng với việc củng cố
thêm những lý thuyết về ngành học, tôi đợc trực tiếp thực hành và tiếp xúc với bạn
đọc, hiểu thêm đợc ngành học của mình. Việc nghiên cứu Bộ máy tra cứu tin tại
Th viện đã giúp tôi vận dụng những kiến thức đã học tại trờng vào thực tế. Đây
cũng là một kiến thức quan trọng giúp tôi khi tôi trở thành cán bộ ngành Thông tin
học và quản trị thông tin sau này. Là một sinh viên nghiên cứu khoá luận, đề tài
không thể thật hoàn chỉnh, giúp Th viện hoàn thiện hệ thống Bộ máy tra cứu tin,
tuy nhiên đề tài này có thể coi là một tài liệu tham khảo cho cán bộ quản lý tại Th
viện.
5. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Nghiên cứu những đóng góp lớn, chủ yếu của Trờng và Th viện và Mạng
thông tin Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội vào việc đào tạo nguồn nhân lực cho
Đất nớc.
- Phân tích nhu cầu tin của bạn đọc, ngời dùng tin tại Trờng Đại Học Bách
Khoa Hà Nội và những đóng góp của Th viện trong việc thoả mãn nhu cầu tin của
ngời dùng tin.

- Phân tích và đánh giá thực trạng quá trình xây dựng và khai thác Bộ máy tra
cứu tin của Th viện và Mạng thông tin Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội.
- Nêu một số giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện và phát triển Bộ máy tra cứu
tin của Th viện và Mạng thông tin của Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội.
6. Cơ cấu của khoá luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, khoá luận bao gồm
3 chơng chính.
Ch ơng 1 : Th viện và Mạng thông tin Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội góp
phần đào tạo nguồn nhân lực khoa học kỹ thuật chất lợng cao của
Đất nớc.
Ch ơng 2 : Thực trạng xây dựng và khai thác Bộ máy tra cứu tin của Th viện
và Mạng thông tin Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội.
Ch ơng 3 : Một số giải pháp hoàn thiện và phát triển Bộ máy tra cứu tin của
Th viện và Mạng thông tin Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội.
Chơng 1: Th viện và Mạng thông tin Trờng Đại Học
Bách Khoa Hà Nội góp phần đào tạo nguồn nhân lực
khoa học kỹ thuật chất lợng cao của Đất nớc
1.1 Giới thiệu khái quát về Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội
. Qúa trình hình thành và phát triển của Trờng Đại Học Bách Khoa Hà
Nội
Vào đầu năm 1959, Bộ Chính trị thông qua chủ chơng đẩy mạnh công tác
đào tạo đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật cho đất nớc. Và thực hiện chủ chơng
này, ngày 06/03/1956 Bộ Trởng Bộ Giáo Dục và Đào Tạo Nguyễn Văn Huyên
đã ký Nghị định số 147NĐ về việc thành lập Trờng Đại Học Bách Khoa Hà
Nội. Đây là trờng đại học kĩ thuật công nghệ đầu tiên của đất nớc với nhiệm vụ
đào tạo đội ngũ cán bộ khoa học kĩ thuật và tiến hành những hoạt động nghiên
cứu khoa học-công nghệ nhằm góp phần phát triển sự nghiệp kinh tế của chủ
nghĩa xã hội, làm hậu thuẫn vững chắc cho công cuộc bảo vệ Đất nớc.
. Những thành tựu chủ yếu của Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội
- Đào tạo, bồi dỡng cán bộ có trình độ cao trong các lĩnh vực khoa học-

công nghệ, quản lý kinh tế và các lĩnh vực khác.
- Nghiên cứu triển khai ứng dụng khoa học, chuyển giao công nghệ, tiếp
nhận khai thác, sử dụng công nghệ mới vào thực tiễn lao động sản xuất và nâng
cao chất lợng đào tạo, góp phần đa những thành tựu công nghệ vào sản xuất đời
sống, đáp ứng nhu cầu của xã hội, mở rộng quan hệ quốc tế phục vụ sự nghiệp
phát triển kinh tế xã hội, quốc phòng và phát huy vai trò Nhà trờng.
- Đổi mới mục tiêu theo chơng trình theo hớng đào tạo ngành đa dạng hoá
và mở rộng quy mô, địa bàn đào tạo. Bên cạnh đào tạo chính quy, Trờng còn đào
tạo thêm tại chức, cao đẳng, các lớp dự tuyển bồi dỡng, đào tạo nhân lực kỹ thuật,
bồi dỡng nhân tài theo tinh thần nghị quyết Đại hội Đảng VIII : " Phát triển trí tuệ
của ngời Việt Nam thể hiện trong những lĩnh vực khoa học công nghệ, giáo dục,
đào tạo nhằm nâng cao dân trí, bồi dỡng nhân tài-đào tạo nhân lực...
- Ngoài ra Trờng còn nâng cao chất lợng đào tạo với các hệ nhằm đáp ứng
nhu cầu nền kinh tế thị trờng và theo định hớng xã hội chủ nghĩa.
- Ngành đào tạo sau đại học là một chỉ tiêu quan trọng đánh giá vị trí và sự
phát triển của Trờng. Nhằm đảm bảo chất lợng đào tạo, Trờng đã áp dụng nhiều
hình thức, biện pháp nh :
+ Tổ chức bồi dỡng nâng cao trình độ chuyên môn và nghiệp vụ cho
cán bộ.
+ Nâng cao hiệu quả công tác quản lý.
+ Xây dựng chính sách nội bộ, khuyến khích giảng viên, sinh viên dạy
tốt, học tốt.
. Cơ cấu tổ chức của Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội
Bộ máy tổ chức bao gồm :
- Đảng bộ Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội.
- Chính quyền: Trờng, Khoa, Viện, Bộ môn.
- Công đoàn, Đoàn thanh niên và Hội sinh viên.
( Xem phụ lục 1)
1.2 . Qúa trình hình thành và phát triển của Th viện
1.2.1 Các giai đoạn hình thành và phát triển của Th viện

Th viện Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội đợc thành lập cùng với sự thành
lập và năm thành lập Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội. Th viện là một đơn vị
thuộc phòng giáo vụ. Ban đầu cơ sở vật chất còn nghèo nàn, vốn tài liệu rất ít ỏi,
chỉ có vài trăm cuốn sách do Trờng Viễn Đông Bắc Cổ chuyển sang.
Từ 1956-1965, Th viện đợc sự giúp đỡ của Liên Xô, cơ sở vật chất đợc nâng
cấp, kho tài liệu đợc hoàn thiện cả về số lợng và chất lợng. Trong thời gian này,
Th viện đợc bổ sung nhiều sách tiếng Nga.
Từ 1956-1972 trong thời kỳ chống Mỹ cứu nớc, đế quốc Mỹ leo thang bắn
phá miền Bắc, đặc biệt là thủ đô Hà Nội, tuy không trực tiếp tham gia cầm súng,
song với kho tài liệu phong phú, Th viện đã đóng vai trò hết sức quan trọng trong
đào tạo đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật và thực hiện các công trình nghiên cứu
khoa học phục vụ chiến đấu bảo vệ Tổ quốc.
Để bảo vệ nguồn tài liệu, Th viện phải sơ tán nhiều lần từ Lạng Sơn đến Hà
Bắc (1970-1972). Thời kỳ này Th viện gặp rất nhiều khó khăn về nhiều mặt từ bảo
quản kho tài liệu đến phục vụ bạn đọc. Phơng thức phục vụ của Th viện lúc đó chủ
yếu là mợn về nhà các sách giáo trình, sách tham khảo, sách chuyên ngành khoa
học kĩ thuật khác.
Trong thời gian này có một số khoa đợc tách ra thành các trờng đại học độc
lập nh : Đại học Xây dựng, Đại học Mỏ-Địa chất, Học viện Kĩ thuật quân sự... Th
viện Trờng cũng chia sẻ tài liệu cho các trờng này và cử cán bộ sang công tác tại
các th viện của các trờng này.
Năm 1973, Th viện đợc tách ra thành một đơn vị độc lập. Ban Th viện cũng
liên tục đợc đầu t và Th viện Trờng Đại Học Bách Khoa ngày càng phát triển
không ngừng.
Sau đại thắng mùa xuân 1975 đến nay, Th viện Trờng Đại Học Bách Khoa
Hà Nội đã chuyển mình sang một giai đoạn mới với nhiều điều kiện rất thuận lợi.
Cùng với việc cải cách giáo dục, đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa học phục vụ
đời sống và quốc phòng, Th viện đã có nhiều điều kiện hơn để phát triển kho tài
liệu ngày càng phong phú về nội dung và hình thức.
Th viện Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội với diện tích 2000m2 có vị trí

hết sức thuận lợi cho việc phục vụ bạn đọc. Từ những năm 90 của thế kỷ trớc,
công nghệ thông tin đã đợc ứng dụng mạnh mẽ trong các hoạt động của Th viện.
Th viện đợc trang bị 20 máy tính, 4 máy đọc vi phim, 3 máy in, 2 máy photo, 1
máy quét ảnh và các đầu lọc, ghi CD.
Nhờ có sự quan tâm của Đảng, Chính phủ, từ ngày 10/04/2002 Trờng Đại
Học Bách Khoa Hà Nội đã khởi công xây dựng công trình Th viện điện tử 10 tầng
với diện tích 37000m2, kho chứa 2,5 triệu đầu sách, phòng đọc, phục vụ 4000 chỗ,
10000 tra cứu, đọc trên mạng.
Để quản lý khai thác Th viện điện tử và hệ thống thông tin tại Trờng Đại
Học Bách Khoa Hà Nội, ngày 2/11/2003 theo quy định của Trờng Đại Học Bách
Khoa Hà Nội số 2306A/QĐ/ĐHBK/TCCP, Th viện và Trung tâm Thông tin Mạng
đã sát nhập thành đơn vị mới là Th viện và Mạng thông tin (Library Information
Net Center) với hai nhiệm vụ chính : vận hành và khai thác Th viện điện tử mới và
quản lý điều hành mạng thông tin của Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội.
Ngày 7/10/2006, lễ khánh thành toà nhà Th viện điện tử Tạ Quang Bửu đợc
tiến hành. Th viện và Mạng thông tin chính thức đi vào hoạt động.
1.2.2. Chức năng - nhiệm vụ của Th viện và Mạng thông tin Trờng Đại Học
Bách Khoa Hà Nội
Th viện và Mạng thông tin có chức năng và nhiệm vụ rất quan trọng nh xây
dựng và điều hành hệ thống th viện điện tử quản trị hệ thống mạng LAN,
INTERNET của Trờng, nghiên cứu sự phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin,
quản lý th viện truyền thống, khai thác vận hành th viện điện tử mới, tiến hành
thực thi các dự án và các giải pháp về công nghệ thông tin của Trờng Đại Học
Bách Khoa Hà Nội.
. Chức năng :
Th viện và Mạng thông tin Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội là một đơn vị
có chức năng tham mu cho lãnh đạo Nhà trờng, chịu trách nhiệm về công tác th
viện và thông tin khoa học phục cho đào tạo nghiên cứu khoa học kỹ thuật, triển
khai công nghệ của Nhà trờng.
Th viện và Mạng thông tin là một Th viện đa ngành, phục vụ đào tạo các

cán bộ khoa học kỹ thuật công nghệ. Th viện là một trong những yếu tố quan
trọng góp phần nâng cao chất lợng giảng dạy của Nhà trờng. Và chức năng chính
của Th viện là : thu thập thông tin, xử lý, lu trữ, cung cấp thông tin phục vụ cho
việc đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao trong các lĩnh vực khoa học, cônh
nghệ, quản lý kinh tế ... cho đất nớc. Ngoài ra, Th viện còn là nơi tổ chức xây
dựng và quản lý vốn tài liệu khoa học, kỹ thuật nhằm phục vụ bạn đọc trong công
tác học tập và nghiên cứu.
Bên cạnh đó, Th viện trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội cũng nằm trong hệ
thống th viện của trờng đại học nên cũng có 4 chức năng chính sau:
+ Chức năng thông tin.
+ Chức năng giáo dục.
+ Chức năng giải trí.
+ Chức năng văn hóa.
Tuy mới xây dựng, Th viện và Mạng thông tin đã định hớng một số chức
năng cơ bản sau:
+ Quản lý Th viện truyền thống và Th viện điện tử.
+ Quản lý mạng Lan và mạng Internet của Trờng.
+ Xây dựng và thiết lập các giải pháp E-learning.
. Nhiệm vụ:
Tuỳ theo kế hoạch đào tạo, tuyển sinh của Trờng mà Th viện phải tổ chức,
quản lý và xây dựng kế hoạch bổ sung giáo trình, tài liệu, sách tham khảo... Việc
tổ chức này phải đợc quản lý chặt chẽ nội quy, quy chế trong Th viện. Nh vậy,
nhiệm vụ đặt ra chủ yếu của Th viện Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội là :
+ Thu thập, bổ sung, trao đổi, phân tích, xử lý tài liệu và nguồn tin. Sắp xếp,
lu trữ, bảo quản kho tài liệu của Th viện.
+ Quản lý, tổ chức tốt các phòng đọc, phòng mợn, đảm bảo đáp ứng đầy đủ
nhu cầu thông tin của giảng viên và sinh viên trong Trờng.
+ Xây dựng kế hoạch tổ chức khâu in ấn, xuất bản t liệu phục vụ cho đào
tạo, nghiên cứu khoa học và triển khai công nghệ.
+ Xây dựng cơ sở dữ liệu phù hợp nội dung, mục tiêu, sự nghiệp đào tạo

nghiên cứu khoa học trong Trờng, từng bớc hiện đại hoá Th viện.
+ Xây dựng hệ thống tra cứu, tìm tin thích hợp, thiết lập mạng lới truy cập
và tìm kiếm thông tin tự động hóa, tổ chức và hớng dẫn cho bạn đọc khai thác, sử
dụng thuận lợi có hiệu quả tài liệu của Th viện.
+ Thờng xuyên tổ chức triển lãm, giới thiệu sách báo, tạp chí và các tài liệu
khác cho cán bộ giảng viên và sinh viên trong Trờng.
+ Tăng cờng hợp tác với các th viện trong và ngoài nớc.
+ Có kế hoạch từng bớc hiện đại hoá Th viện, đẩy mạnh ứng dụng công
nghệ thông tin, hệ thống mạng và truy cập Internet của Trờng.
+ Góp phần đào tạo, bồi dỡng cán bộ có trình độ cao trong các lĩnh vực
khoa học, công nghệ,quản lý kinh tế và các lĩnh vực khác mà xã hội yêu cầu.
+ Tổ chức đào tạo bồi dỡng cán bộ Th viện nhằm nâng cao trình độ nghiệp
vụ ngoại ngữ và tin học. Đáp ứng đầy đủ về trang thiết bị, kiến thức, phơng pháp
tra cứu tin và sử dụng Th viện cho bạn đọc.
+ Phát triển trao đổi hợp tác với các trung tâm thông tin th viện, các tổ chức
khoa học, các trờng đại học, cao đẳng trong và ngoài nớc. Tham gia tổ chức và
hoạt động của liên hiệp Th viện trong khu vực và trong cả nớc.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Th viện Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội
Cơ cấu tổ chức của Th viện và Mạng thông tin Trờng Đại Học Bách Khoa Hà
Nội đợc bố trí theo chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận.
. Ban giám đốc:
- Giám đốc chịu trách nhiệm quản lý và điều hành chung mọi hoạt động
của Th viện và Mạng thông tin.
- Một phó giám đốc chịu trách nhiệm về mạng thông tin
- Một phó giám đốc phụ trách Th viện.
Ban giám đốc chịu trách nhiệm trớc Hiệu trởng về hoạt động của Th viện
và là đại diện cho Th viện trong mối quan hệ của Th viện với các cơ quan trong và
ngoài nớc.
. Phòng xử lý thông tin :
Bao gồm các bộ phận nh : bộ phận phát triển nguồn tin, bộ phận biên

mục.
- Bộ phận phát triển nguồn tin : bổ sung tài liệu, tạp chí, sách báo, các
nguồn tài liệu trong và ngoài nớc phục vụ cho giảng dạy và học tập của giảng viên
và sinh viên trong Trờng.
- Bộ phận biên mục : xử lý kỹ thuật và nội dung cho tài liệu.
. Phòng dịch vụ thông tin t liệu:
+ Phòng đọc tự chọn bao gồm:
. Phòng luận án,luận văn.
. Phòng báo.
. Phòng tạp chí.
. Phòng giáo trình các trờng đại học khác.
. Phòng đọc chuyên ngành.
+ Phòng mợn trả.
. Phòng mợn sách giáo trình.
. Phòng mợn sách tham khảo.
+ Bộ phận quản lý kho.
+ Dịch vụ tham khảo, hớng dẫn bạn đọc.
. Phòng công nghệ th viện điện tử
- Nhiệm vụ xây dựng và bảo quản cơ sở dữ liệu, phục vụ bạn đọc tìm tin
trên mạng, quản lý và khai thác mạng máy tính trong Th viện.
- Phòng multilmedia : chịu trách nhiệm về hoạt động của các máy tính
trong Th viện, phục vụ bạn đọc tra cứu thông tin bằng máy tính.
- Bộ phận nghiên cứu phát triển.
- Bộ phận kỹ thuật.
- Xây dựng dự án hành chính tổng hợp.
Sơ đồ tổ chức ( Phụ lục 2)
1.2.4. Đội ngũ cán bộ
Hiện nay, tổng số cán bộ nhân viên của Th viện và Mạng thông tin Trờng
Đại Học Bách Khoa Hà Nội là 42 ngời.
Trình độ cán bộ Th viện và Mạng thông tin:

- 9 thạc sĩ thông tin th viện và công nghệ thông tin (chiếm 22%)
- 5 kĩ s công nghệ thông tin và các ngành kĩ thuật (chiếm 12%)
- 23 cử nhân thông tin th viện (chiếm 55%)
- 02 cử nhân ngoại ngữ (chiếm 4%)
- 03 cử nhân kinh tế (chiếm 7%)
1.2.5. Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật
1.2.5.1. Nguồn lực thông tin
Việc bổ sung tài liệu và tạo nguồn tin đợc tiến hành thờng xuyên, liên tục, với
lý do bổ sung tài liệu mới phù hợp nhu cầu bạn đọc. Các ngồn tài liệu bổ sung bao
gồm :
- Sách mua:
+Tiếng Việt: Giáo trình, sách tham khảo (chuyên khảo, sách tra cứu) , văn
học nghệ thuật, báo, tạp chí.
+ Nớc ngoài : Sách tham khảo khoa học kỹ thuật bằng Tiếng Anh, tạp chí
chuyên ngành bằng tiếng Nga, tiếng Anh.
- Sách nộp lu chiểu : Luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, sách do giáo viên viết
in tại nhà xuất bản Bách Khoa.
- Sách đợc biếu tặng : Từ các quỹ Asian Fund, sách Mỹ do ngời nớc ngoài, cá
nhân tặng.
- Tài liệu điện tử : Computer science-sciencedirect, tài liệu điện tử chia sẻ :
Consortsium đợc chia sẻ thành Blackwell, Ebco, Spinger. Tuy nhiên hiện nay chỉ
sử dụng Ebco.
Hàng năm, Th viện Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội bổ sung khoảng 2000
cuốn trong đó tài liệu chuyên ngành kỹ thuật chiếm khoảng 90%. Ngoài ra còn có
sách ngoại ngữ, sách tham khảo bằng Tiếng Việt, sách văn học.Vốn tài liệu của
Th viện và Mạng thông tin chủ yếu là tài liệu dạng giấy và tài liệu dạng phi giấy.
.Tài liệu dạng giấy :
Hiện nay Th viện có khoảng 600000 bản tài liệu bao gồm :
+ Báo và tạp chí có khoảng 40 loại,các báo hàng ngày, hàng tuần, phụ san...
Trong đó 1/3 là tạp chí bao gồm cả nớc ngoài, 90% còn lại là Việt Nam.

+ Sách tham khảo có 185000 bản, phân thành sách tham khảo tiếng nớc
ngoài và tiếng Việt nhng sách tham khảo bằng tiếng nớc ngoài chiếm một lợng lớn
. Ngôn ngữ chủ yếu bằng tiếng Nga, Anh, Pháp. Trong đó tiếng Nga chiếm đa số.
Nội dung của sách tham khảo phục vụ cho tất cả các ngành đào tạo trong Trờng.
+ Sách giáo trình : bao gồm những giáo trình do Trờng Đại Học Bách Khoa
Hà Nội xuất bản và các giáo trình lu chiểu các trờng đại học khác.
+ Ngoài những tài liệu dạng giấy đợc công bố, Th viện còn lu trữ bảo quản
một số tài liệu lớn không công bố, các tài liệu này là kết quả tìm tòi, nghiên cứu,
sáng tạo của những ngời làm công tác khoa học nh luận văn, luận án tiến sĩ, luận
văn cao học... Bên cạnh đó, Th viện còn có lu trữ Bách khoa toàn th, các Bộ
sách tra cứu chuyên ngành.
. Tài liệu phi giấy: 4000 đĩa mềm,hơn 180 e-book.
+ Ngoài những tài liệu dạng giấy, hiện nay Th viện còn có những tài liệu
phi giấy bao gồm đĩa mềm và các đĩa CD-ROM. Trong đó CD-ROM chiếm 2/3
tổng số.
Th viện còn khai thác các nguồn tin trên mạng:
+ Mạng Lan: Là mạng cục bộ, nối các máy tính trong Th viện với nhau.
+ Mạng Internet : Là mạng máy tính toàn cầu.
Tài liệu phi giấy của Th viện rất phong phú và phục vụ hầu nh phần lớn
nhu cầu ngời dùng tin một cách hiệu quả.
1.5.2.2. Cơ sơ vật chất, thiết bị kĩ thuật
Th viện và Mạng thông tin Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội, toà nhà
10 tầng với diện tích 37000m2 và có vị trí thuận lợi cho việc phục vụ bạn đọc.
Hiện nay trang thiết bị gồm có:
- 170 Máy tính trong đó có 2 máy chủ.
- Máy đọc vi phim.
- 10 Máy in laze.
- 05 Máy photo copy.
- Máy quét ảnh.
- Và các đầu lọc, đĩa CD, máy xén giấy...

1.2.6. Đặc điểm ngời dùng tin và nhu cầu tin của Th viện và Mạng thôngtin
Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội
Để nâng cao chất lợng phục vụ bạn đọc ở Th viện và Mạng thông tin
trong giai đoạn hiện nay, đồng thời cũng đa ra phơng hớng và giải pháp công tác
phục vụ góp phần thúc đẩy chất lợng giáo dục đào tạo, cần phải nghiên cứu đặc
điểm ngời dùng tin và nhu cầu tin của họ.
1.2.6.1 Đặc điểm ngời dùng tin
Trong xã hội tri thức ngày nay, số lợng ngời dùng tin ngày càng phong
phú và đa dạng. Ngời dùng tin vào bất cứ thời gian nào cũng bị ảnh hởng bởi nền
kinh tế xã hội. Với xu thế xã hội thông tin toàn cầu nh ngày nay thì số lợng ngời
dùng tin ngày càng phong phú và đa dạng. Đối với Trờng Đại Học Bách Khoa Hà
Nội, ngời dùng tin gồm 3 nhóm chính sau:
+ Ngời dùng tin là các nhà quản lý, cán bộ lãnh đạo.
+ Ngời dùng tin là cán bộ giảng dạy, cán bộ nghiên cứu.
+ Ngời dùng tin là sinh viên.
. Nhóm ngời dùng tin là các nhà quản lý, cán bộ lãnh đạo
Cán bộ quản lý Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội gồm có ban Giám hiệu,
trởng và phó các khoa, các phòng và các tổ bộ môn. Nhóm ngời dùng tin này
chiếm số lợng rất nhỏ chỉ khoảng 5% số ngời dùng tin. Tuy nhiên đây là nhóm đặc
biệt quan trọng đóng vai trò quan trọng trong sự nghiệp phát triển của Trờng. Họ
vừa tham gia giảng dậy, vừa làm công tác quản lý, xây dựng các chiến lợc phát
triển của Trờng, của Khoa, của Bộ môn.
Thực chất của quá trình quản lý là việc ra quyết định mà cờng độ lao động
của nhóm rất cao nên thông tin dành cho nhóm ngời này mang tính tổng kết, dự
báo, lợng thông tin diện rộng, khái quát trên các lĩnh vực khoa học. Khi ra quyết
định quản lý, họ chính là những ngời cung cấp tin có hiệu quả cao. Vì vậy ngời
cán bộ th viện cần khai thác triệt để nguồn thông tin này bằng cách trao đổi, xin ý
kiến nhằm phát triển nguồn thông tin cho công tác thông tin th viện.
Ngoài mục đích quản lý lãnh đạo, cán bộ quản lý còn tham gia giảng dạy,
nghiên cứu khoa học. Vì vậy ngoài những thông tin mà họ cần, cung cấp thêm

thông tin có tính chất chuyên ngành cho từng cán bộ khác nhau. Và cũng cần phải
khai thác triệt để nguồn tin này để có kế hoạch phát triển nguồn tin phù hợp với
lĩnh vực đào tạo.
. Nhóm ngời dùng tin là cán bộ giảng dạy, cán bộ nghiên cứu
Số lợng ngời dùng tin sẽ không ngừng gia tăng theo tỷ lệ thuận với nhu cầu,
quy mô và chất lợng đào tạo của Trờng. Th viện có nhóm ngời dung tin là các cán
bộ giảng dạy,cán bộ nghiên cứu tại Trờng.
Đây là đội ngũ lòng cốt của Trờng. Họ là những ngời chuyển giao tri thức
khoa học đến cho sinh viên, họ tham gia trực tiếp vào quá trình đào tạo của Trờng,
vừa là chủ thể thông tin, vừa là ngời dùng tin của Th viện. Vì tham gia giảng dạy
nên họ phải thờng xuyên cập nhật những kiến thức mới, công nghệ mới và chuyên
sâu liên quan trực tiếp tới lĩnh vực mà họ giảng dạy. Cán bộ giảng dạy phải không
ngừng nâng cao trình độ, trao dồi kiến thức cho bản thân, phải thờng xuyên cập
nhật thông tin.
Thông tin cho nhóm ngời dùng tin này có tính chất chuyên sâu, có tính lý
luận và thực tiễn. Tính thời sự liên quan đến ngành khoa học cơ bản và khoa học
giáo dục. Và hình thức phục vụ thờng là thông tin chuyên đề th mục chủ đề, tạp
chí chuyên ngành mới hoặc sắp xuất bản, thông tin chọn lọc về khoa học và công
nghệ, tài liệu chuyên ngành là sách cũng nh tạp chí khoa học kỹ thuật nớc ngoài,
cơ sở dữ liệu và tài liệu điện tử.
Trớc yêu cầu về đổi mới giáo dục, ngời giáo viên phải tìm và giới thiệu cho
sinh viên những tài liệu cần thiết liên quan đến môn học để sinh viên có thể tìm tòi
và bổ sung kiến thức mới, kích thích quá trình sáng tạo, mang lại hiệu quả cao
trong học tập và nghiên cứu. Do đó Th viện cần quan tâm tìm kiểu đối tợng này
không chỉ là phục vụ thông tin mà còn tranh thủ lấy ý kiến của họ về các ngành
thông tin-tài liệu chuyên môn hoặc các tài liệu nh giáo trình, sách giáo khoa, sách
tham khảo
. Nhóm ngời dùng tin là sinh viên
Trong tất cả những nhóm ngời dùng tin thì nhóm ngời dùng tin này chiếm
tỷ lệ cao nhất (80%) bao gồm sinh viên các khoá, các hệ đào tạo, nghiên cứu sinh

và sinh viên các trờng khác.
Đây là nhóm ngời dùng tin đông đảo và biến động nhất của Trờng, do yêu
cầu đòi hỏi đặt ra trong học tập nên nhu cầu dùng tin của họ rất phong phú và đa
dạng. Ngoài thời gian trên lớp thì hầu hết sinh viên sử dụng Th viện và phòng thí
nghiệm là nơi học tập và nghiên cứu. Các phòng học của Th viện và Mạng thông
tin cũng đợc bố trí theo nhu cầu của ngời sử dụng. Sinh viên 2 năm đầu chủ yếu
học giáo trình đại cơng cơ bản tại phòng đọc giáo trình và sách tham khảo tiếng
Việt, sinh viên 3 năm cuối chủ yếu đọc các tài liệu chuyên ngành, sách tham khảo
ngoại văn.
Do nhiều giờ học trên lớp, thời gian tự nghiên cứu ít, tài liệu thiếu nên
ngoài thời gian lên giảng đờng, họ đều dành thời gian đến Th viện. Hình thức phục
vụ cho họ thờng là cung cấp thông tin phổ biến về tri thức khoa học dới dạng sách
giáo khoa, giáo trình, sách tham khảo hoặc một số luận án luận văn... có tính chất
cụ thể trực tiếp phục vụ cho môn học và chuyên ngành đào tạo.
Tóm lại, sự phân chia nhóm ngời dùng tin ở đây chỉ là tơng đối, bởi mỗi cán
bộ, giảng viên đều đợc coi là ngời lãnh đạo quản lý hay nghiên cứu khoa học khi
tham gia vào các hoạt động cụ thể. Với học viên cao học hay nghiên cứu sinh, ở
giảng đờng họ là học viên tuy nhiên trong thực tế họ có thể là những đồng nghiệp,
cộng sự với giảng viên. Từ những đặc điểm của từng nhóm ngời dùng tin nh đã
nêu trên, để làm tốt công tác phục vụ ngời dùng tin, thoả mãn tất cả đối tợng ngời
dùng tin chúng ta phải tiến hành xem xét và đánh giá nhu cầu tin của họ.
1.2.6.2 Đặc điểm nhu cầu tin
Khoa học ngày càng phát triển, sự bùng nổ thông tin ngày càng diễn ra
mạnh mẽ và nhanh chóng thì dẫn đến nhu cầu tin ngày càng phong phú và đa dạng
hơn.
Trong thời kỳ đổi mới, đời sống vật chất và tinh thần của toàn xã hội
ngày càng tốt hơn, trong đó có cán bộ sinh viên Trờng Đại Học Bách Khoa Hà
Nội. Mặt khác với yêu cầu của chơng trình đào tạo tại Trờng, đòi hỏi phải đổi mới
phơng pháp dạy và học, nghiên cứu đợc chú trọng. Chính Th viện với chức năng
thông tin, chức năng giáo dục, văn hóa, giải trí là nơi gặp gỡ của tất cả mọi đối t-

ợng ngời dùng tin trong tất cả Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội. Hiện nay Tiếng
Anh và Tiếng Pháp là 2 ngôn ngữ mà ngời dùng tin hay dùng tại Th viện ngoài
Tiếng Việt. Có 90% cán bộ giảng dạy có nhu cầu dùng tài liệu này. Do họ có trình
độ ngoại ngữ cao, hơn nữa các tài liệu nớc ngoài khoa học hơn tài liệu Tiếng Việt,
giúp cho việc giảng dạy, biên soạn giáo trình, giáo án hay nghiên cứu khoa học.
Tài liệu Tiếng Việt chủ yếu là sinh viên sử dụng (98%), tài liệu Tiếng
Anh là 70%, tài liệu Tiếng Pháp là 25%. Tài liệu nớc ngoài đợc sử dụng chủ yếu
trong các ngành học ngoại ngữ, tin học, bên cạnh đó nhu cầu sử dụng các loại báo,
tạp chí, tạp chí chuyên ngành khoa học của cán bộ giảng dạy là 96%.
Tài liệu đợc xuất bản dới nhiều hình thức khác nhau, tuy nhiên tài liệu
truyền thống vẫn đợc ngời dùng tin sử dụng rất nhiều chiếm gần 100%. Các tài
liệu điện tử nh đĩa mềm, CD-ROM, và cơ sở dữ liệu cũng đợc ngời dùng tin quan
tâm. Do vậy, nhu cầu cũng theo dạng tài liệu mà ngời dùng tin thờng sử dụng.
Do đặc thù là Trờng Đại học đào tạo về kỹ thuật và công nghệ nên ngời
dùng tin chủ yều đọc tài liệu về khoa học kỹ thuật ngoài các tài liệu đại cơng.
Muốn nắm bắt đợc những thông tin mới về khoa học và kỹ thuật thì giảng viên
luôn luôn phải cập nhật kiến thức mới và sinh viên thì phải tìm tài liệu để bổ sung
những kiến thức mà mình đã nhận đợc từ giảng viên. Do vậy ngoài giáo trình thì
sinh viên đợc tìm hiểu và nghiên cứu rất nhiều và những thông tin tài liệu mới luôn
đợc a chuộng và tìm kiếm nhiều. Vì vậy mà nhu cầu của ngời dùng tin cũng theo
thời gian xuất bản của tài liệu.
Nh vậy, nhu cầu tin của ngời dùng tin tại Trờng Đại Học Bách Khoa Hà
Nội rất phong phú về nội dung và hình thức, nên việc đáp ứng nhu cầu tin của ngời
dùng tin là vấn đề cấp thiết đòi hỏi sự cố gắng của tất cả cán bộ trong Th viện.
Tóm lại, các nhóm bạn đọc của Th viện Trờng Đại Học Bách Khoa Hà
Nội không đa dạng nh hệ thống Th viện công cộng. Nhng yêu cầu mà họ đặt ra rất
sâu rộng đòi hỏi Th viện phải có những định hớng hoàn thiện vốn tài liệu thờng
xuyên, kịp thời và hợp lý để đáp ứng đợc nhu cầu thông tin khoa học công nghệ
đang có xu hớng đi lên của cán bộ và sinh viên trong giai đoạn hiện nay.
1.2.7 Cơ sở vật chất - kỹ thuật của Th viện và Mạng thông tin Trờng Đại

Học Bách Khoa Hà Nội
Th viện và Mạng thông tin đợc xây dựng cao 10 tầng, diện tích sử dụng của
Th viện hiện nay là 37000m2, với vốn đầu t là 200 tỷ. Hệ thống máy tính của Th
viện bao gồm 20 máy dành cho cán bộ, sử dụng các hãng máy tính hiện đại và
hiện nay đang tích hợp phần mềm VTLS. Các máy tính đợc kết nối mạng Lan và
mạng Internet.
Ngoài những máy tính, Th viện còn có máy in, máy photo, máy Scaner,1
cổng từ và 1 cổng RFID. Các thiết bị này không chỉ phục vụ cho các công tác của
Th viện mà còn phục vụ cho nhu cầu của các sinh viên trong Trờng khi muốn in
hay sao chụp tài liệu cần thiết.
- Ghế ngồi cho bạn đọc : Phòng đọc nhỏ là 74 chỗ. Phòng đọc lớn là 150
chỗ.
- Gía đựng tài liệu : Phòng đọc nhỏ là 28 khoang, phòng đọc lớn là 66
khoang.
- Mỗi phòng đọc có 1-2 máy tính dùng cho bạn đọc tra cứu thông tin về
Th viện hay những tài liệu mà bạn đọc muốn tìm.
- Hệ thống camera, chỉ từ, chíp PRID, mã vạch và máy quét mã vạch.
Để đảm bảo và thoả mãn mọi nhu cầu tin cho mọi đối tợng ngời đọc và ngời
dùng tin, Th viện và Mạng thông tin Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội phải chú
trọng đến công tác xây dựng và phát triển Th viện. Và một trong những công tác
đó là xây dựng và hoàn thiện Bộ máy tra cứu thông tin trong Th viện và Mạng
thông tin Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội.
Chơng 2: Thực trạng Bộ máy tra cứu tin của Th
viện và Mạng thông tin Trờng Đại Học Bách
Khoa Hà Nội
2.1 Khái quát về Bộ máy tra cứu tin
2.1.1 Định nghĩa Bộ máy tra cứu tin
Bộ máy tra cứu tin trong cơ quan thông tin Th viện là tập hợp các công cụ,
phơng tiện cho phép truy cập đến tài liệu hoặc thông tin trong tài liệu của Th viện.
Bộ máy tra cứu tin là cầu nối giữa ngời dùng tin và cán bộ thông tin với vốn

tài liệu. Bộ máy tra cứu tin giúp ngời dùng tin có thể tìm đợc tài liệu mình cần một
cách nhanh chóng thuận lợi, chính xác, thoả mãn đợc nhu cầu tin của họ.
2.1.2 Vai trò, tác dụng và chức năng của Bộ máy tra cứu tin
Hiện nay trong hoàn cảnh thế giới đang bùng nổ thông tin, số lợng thông tin
ngày càng trở nên phong phú, kéo theo nó là số lợng tài liệu ngày càng tăng nhanh
chóng. Nếu Bộ máy tra cứu thông tin không hoàn chỉnh thì không thể phát huy hết
tác dụng của tài liệu và việc kiểm soát tài liệu của cán bộ cũng trở nên khó khăn
hơn.
Nh chúng ta đã biết, tất cả những hoạt động của th viện đều nhằm mục đích
phục vụ bạn đọc. Xây dựng Bộ máy tra cứu cũng trong mục đích đó. Và vai trò
chính của Bộ máy tra cứu tin đợc thể hiện:
- Là phơng tiện tìm kiếm tài liệu của bạn đọc vì Bộ máy tra cứu với các thành
phần của nó là phản ánh tất cả tài liệu của th viện cũng nh ngoài th viện nh: hệ
thống mục lục truyền thống, cơ sở dữ liệu tích hợp... đều phục vụ cho mục đích
cuối cùng là phục vụ bạn đọc một cách có hiệu quả.
- Là chìa khoá hữu hiệu để bạn đọc tiếp cận thông tin, đây là công cụ tiếp cận
kho tài liệu nhanh chóng và hiệu quả nhất từ đó bạn đọc có thể tra cứu đợc thông
tin mà họ cần.
- Đảm bảo thông tin cho ngời dùng tin một cách có hiệu quả và chính xác.
Không chỉ có vai trò đối với bạn đọc mà đối với cán bộ th viện, Bộ máy tra cứu tin
cũng có vai trò rất to lớn.
- Là cơ sở cho tất cả cho tất cả các hoạt động của th viện: bổ sung tài liệu, xử
lý thông tin, phục vụ bạn đọc...
- Bộ máy tra cứu là cơ sở để khảo sát, học tập về phơng pháp công tác th viện
khoa học của cán bộ th viện.
Nh vậy, Bộ máy tra cứu có vai trò rất quan trọng và to lớn không những có ảnh
hởng và vai trò đối với bạn đọc mà nó còn thể hiện vai trò đối với cả cán bộ th
viện.
2.2. Cấu trúc Bộ máy tra cứu tin của Th viện và Mạng thông tin Trờng Đại
Học Bách Khoa Hà Nội

Th viện Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội nói riêng và các cơ quan thông
tin Th viện nói chung đều tổ chức Bộ máy tra cứu truyền thống và hiện đại.Đây là
hai bộ máy tra cứu tin không thể thiếu trong các th viện nói chung và tại Th viện
và Mạng thông tin nói riêng.
2.2.1 Cấu trúc Bộ máy tra cứu tin truyền thống
Bộ máy tra cứu tin truyền thống là một công cụ tìm kiếm thông tin đặc biệt
quan trọng không thể thiếu với th viện ngày nay.Một Th viện không thể thiếu Bộ
máy tra cứu này. Bộ máy tra cứu tin truyền thống tại Th viện Trờng Đại Học Bách
Khoa Hà Nội bao gồm:
- Hệ thống mục lục th viện.
- Kho tài liệu tra cứu.
- Các tài liệu có tính chất tra cứu.
. Hệ thống mục lục th viện
Hệ thống mục lục là tập hợp các phiếu mô tả đợc sắp xếp theo một trật tự
nhất định nh : thứ tự chữ cái tên sách, thứ tự chữ cái tên tác giả, theo kí hiệu phân
loại hoặc theo chủ đề (subject heading) của tên tài liệu.
Hệ thống mục lục chia theo các ngôn ngữ sau:
- Tiếng Anh, Pháp, Đức.
- Tiếng Nga.
- Tiếng Việt.
Trong mỗi loại chia theo các loại mục lục:
- Mục lục chữ cái.
- Mục lục chủ đề.
- Mục lục phân loại.
- Mục lục công vụ.
. Kho tài liệu tra cứu
Kho tài liệu tra cứu là những tài liệu quý, có nội dung phong phú, bao gồm
các loại tài liệu :
- Các loại từ điển.
- Bách khoa toàn th.

- Sổ tay tra cứu.
- Tài liệu th mục.
Tài liệu có tính chất tra cứu nh các tài liệu chính thức của Đảng.
2.2.2 Cấu trúc Bộ máy tra cứu hiện đại.
Trên thế giới, cách mạng khoa học kĩ thuật đang phát triển một cách nhanh
chóng và nó mang lại cho xã hội loài ngời những thành tựu to lớn. Máy tính chính
là biểu tợng của phát minh khoa học công nghệ và hiện nay máy tính đợc áp dụng
trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Cùng với dòng chảy của máy tính vào các
ngành kĩ thuật, Th viện cũng sử dụng máy tính trong hoạt động của mình nhằm
đáp ứng nhu cầu của ngời dùng tin một cách nhanh chóng và tạo điều kiện thuận
tiện cho việc quản lý nguồn tin của cán bộ th viện.
Th viện và Mạng thông tin Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội là một Th viện
phục vụ cho các ngành kĩ thuật. Ngoài ứng dụng vào Bộ máy tra cứu, tin học hoá
còn ứng dụng rất nhiều vào các hoạt động của Th viện nh thu thập, xử lý thông
tin....
Những yếu tố cấu thành nên Bộ máy tra cứu hiện đại tại Th viện và Mạng
thông tin Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội.
+ Các cơ sở dữ liệu của Th viện.
+ Hệ thống đĩa mềm CD-ROM.
+ Mạng thông tin của Th viện.
2.3. Tổ chức khai thác Bộ máy tra cứu tin tại Th viện và Mạng thông tin Tr-
ờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội
2.3.1 Tổ chức khai thác Bộ máy tra cứu tin truyền thống
Hệ thống mục lục là bộ phận cấu thành quan trọng của Bộ máy tra cứu
truyền thống, hệ thống mục lục thực hiện chức năng là công cụ tra tìm tài liệu và
giới thiệu kho sách của Th viện với ngời dùng tin sao cho kết quả tìm tin đạt hiêu
quả nhất.
Hệ thống mục lục giúp cán bộ th viện biết đợc vị trí tài liệu trong kho, là
công cụ quản lý vốn tài liệu trong Th viện và tổ chức phục vụ bạn đọc. Từ đó cán
bộ quản lý có cách đánh giá chính xác hiệu quả công tác cán bộ th viện, xử lý tài

liệu. Mặt khác, hệ thống mục lục còn là công cụ hỗ trợ cán bộ trong công tác xử lý
tài liệu nh : mô tả, định chủ đề và góp phần vạch kế hoạch bổ sung thêm tài liệu.
Hệ thống mục lục là bộ phận quan trọng của Bộ máy tra cứu tin. Mục lục
Th viện phản ánh tài liệu trong kho. Nhiệm vụ của nó là phản ánh tài liệu hiện có
về loại hình tài liệu, giới hạn ngôn ngữ và thời gian, thành phần tác giả và mức độ
bao quát của đề tài. Một trong những chức năng chủ yếu của mục lục là giúp ngời
dùng tin xác định đợc vị trí lu trữ tài liệu trong kho.
Nói tới vai trò của hệ thống mục lục, G.E.Evans đã nói : Mục lục-sản phẩm
chủ yếu của quá trình biên mục-là công cụ tra cứu quan trọng vào bậc nhất trong
th viện. Khó có thể hình dung rằng có thể sử dụng đợc một cơ quan thông tin th
viện dù chỉ có những trữ lợng tài liệu ở mức trung bình, mà lại thiếu hệ thống mục
lục.
Th viện và Mạng thông tin đã tổ chức hệ thống mục lục theo các ngôn ngữ:
- Tiếng Anh, Tiếng Pháp, Tiếng Đức.
- Tiếng Nga.
- Tiếng Việt.
Trong mỗi ngôn ngữ lại chia các loại mục lục: Mục lục chữ cái, mục lục phân
loại, mục lục công vụ, mục lục chủ đề.
a. Mục lục chữ cái
Mục lục chữ cái sẽ trả lời có hay không giúp cho ngời dùng tin tìm thấy
trong kho tài liệu của Th viện khi biết tác giả, ngời hiệu đính hoặc nhan đề của tài
liệu. Mục lục chữ cái phản ánh bộ sách hay tuyển tập các công trình nghiên cứu tài
liệu, các bản báo cáo...
Tại Th viện và Mạng thông tin, hệ thống mục lục chữ cái đợc chia thành hai
bộ phận: mục lục chữ cái, mục lục phân loại. Theo từ điển giải nghĩa thuật ngữ Th
viện học : Mục lục chữ cái là mục lục trong đó các phiếu mô tả tài liệu đợc sắp