Các chức năng quản lý và hiệu quả sử dụng các chức năng đó trong điều kiện nước ta

Lời nói đầu
Quản lý là nhân tố cơ bản quyết định sự tồn tại, phát triển, hay trì trệ hoặc diệt
vong của mọi tổ chức. Một tổ chức chỉ có thể tồn tại và phát triển khi nó đợc tiến
hành các hoạt động của mình phù hợp với các yêu cầu của các quy luật có liên quan
đến sự tồn tại và hoạt động của mọi tổ chức, điều này là biểu hiện của sự quản lý
thành công.
Thực tế cho thấy, có những quốc gia đơng ở vị trí các cờng quốc nhng chỉ vì
quan điểm, chủ trơng, đờng lối quản lý đất nớc sai lầm đã dẫn đến sự đổ vỡ, suy
thoái và lu mờ vị trí. Ngợc lại, có những quốc gia tiềm lực kinh tế không lớn nhng có
chủ trơng, đờng lối đúng đắn đã đa đất nớc tiến lên các bớc phát triển mới. Nớc ta
trong sự nghiệp đổi mới với đờng lối, chủ trơng đúng đắn của Đảng cũng đã bớc đầu
thu đợc những thành quả hết sức quan trọng và cơ bản.
Quản lý đúng đắn sẽ giúp cho các tổ chức hạn chế đợc nhợc điểm của mình,
liên kết gắn bó mọi ngời, tạo ra niềm tin sức mạnh, tận dụng đợc mọi cơ hội, sức
mạnh tổng hợp của các tổ chức bên ngoài. Hơn nữa còn giúp cho tổ chức có thể đơng
đầu với các tổ chức thù định, giúp cho mọi tổ chức rút ngắn các khoảng cách tụt hậu,
xẻ lý các nguy cơ hiểm hoạ trong thời gian ngắn.
Quản lý là hoạt động sống còn của mọi ngời trong thời đại ngày nay, thể hiện
qua các chức năng vốn có của nó. Chức năng quản lý là hình thức biểu hiện sự tác
động có chủ đích của chủ thể quản lý lên đối tợng và khách thể quản lý. Là tập hợp
các nhiệm vụ khác nhau mà chủ thể quản lý phải tiến hành trong quá trình quản lý.
Nh vậy thực chất của các chức năng quản lý là lý do tồn tại các hoạt động quản lý và
đây cũng là lý do em chọn đề tài tiểu luận này. Chức năng quản lý bao gồm các chức
năng cơ bản hoạch định, tổ chức, điều khiển - phối hợp và kiểm tra.
Trong bài này em sẽ đề cập đến hai vấn đề:
I. Các chức năng quản lý.
II. Hiệu quả sử dụng các chức năng đó trong điều kiện nớc ta.
1
Phần nội dung
I - Các chức năng quản lý
1. Chức năng hoạch định (lập kế hoạch).

a. Định nghĩa.
Trong việc thiết lập một môi trờng để các cá nhân đang làm việc với nhau
trong một tập thể thực hiện nhiệm vụ có hiệu quả, nhiệm vụ cốt yếu nhất của ngời
quản lý là phải biết rõ mọi ngời có hiểu đợc nhiệm vụ, các mục tiêu của nhóm và
các phơng pháp để đạt đợc mục tiêu đó hay không. Để sự cố gắng của nhóm có hiệu
quả, các cá nhân phải biết họ đợc yêu cầu hoàn thành cái gì. Đây là chức năng của
việc lập kế hoạch. Chức năng lập kế hoạch là chức năng cơ bản nhất trong tất cả các
chức năng quản lý bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn chơng trình hành động trong t-
ơng lai. Không những thể chức năng hoạch đọnh còn là sổ số, chỗ dựa của các chức
năng khác. Nhờ công tác lập kế hoạch mà các nhà quản lý của các hệ thống sẽ tổ
chức điều khiển và kiểm tra nhằm đảm bảo đợc tất cả các mục tiêu thông qua kế
hoạch đã có để đạt đợc mục tiêu đó.
Lập kế hoạch là quyết định trớc xem phải làm cái gì, làm nh thế nào, khi nào
làm và ai làm cái đó. Kế hoạch đợc ví nh cây cầu bắc qua các khoảng trong để đi tới
đích. Quá trình lập kế hoạch là quá trình đòi hỏi chúng ta phải xác định các đờng lối
một cách có ý thức và đa ra các quyết định của chúng ta trên cơ sở mục tiêu, sự hiểu
biết và những đánh giá thận trọng.
Vậy: lập kế hoạch là lựa chọn một trong những phơng án hành động tơng lai
cho toàn bộ và cho từng bộ phận trong một cơ sở. Nó bao gồm sự lựa chọn các mục
tiêu của cơ sở và của từng bộ phận, xác định các phơng thức để đạt đợc mục tiêu. Nh
vậy các kế hoạch cho ta sự tiếp cận hợp lý tới các mục tiêu chọn trớc và đòi hỏi sự
đổi mới quản lý một cách mạnh mẽ.
b. Vai trò của việc lập kế hoạch.
- Giúp cho việc đối phó với mọi sự không ổn định và thay đổi trong nội bộ hệ
thống của mình cũng nh cuả môi trờng bên ngoài. Vì việc này đòi hỏi phải thực hiện
trong thời gian dài mà kết quả của nó là ở trong tơng lai mà tơng lại là rất ít khi xảy
2
ra chắc chắn, tơng lai càng xa thì kết quả lập kế hoạch càng kém chính xác. Mặc dù
vậy thì lập kế hoạch vẫn là cần thiết vì các nhà quản lý vẫn phải tìm cách tốt nhất để
đạt đợc các mục tiêu đề ra cho hệ thống và để biết mỗi bộ phận đã đóng góp nh thế

nào vào công việc phải làm.
- Đa ra các mục tiêu cho hệ thống bởi vì toàn bộ công việc lập kế hoạch là
nhằm vào các mục tiêu của hệ thống.
- Việc hoạch đọnh đợc xem xét toàn diện sẽ thống nhất đợc nhng hoạt động t-
ơng tác giữa các bộ phận trong cả hệ thống.
- Tạo ra khả năng cho việc điều hành tác nghiệp của hệ thống. Nó thay sự hoạt
động manh mún, không đợc phối hợp của các cá nhân, bộ phận bằng sự nỗ lực theo
định hớng với những quyết định đợc cân nhắc kỹ lỡng.
- Làm cho việc kiểm tra trở nên dễ dàng hơn bởi vì các nhà lãnh đạo hệ thống
bởi vì các cấp trên không kiểm tra công việc của cấp dới nếu khoong có các mục tiêu
đã đợc xác định làm chuẩn mực để đo lờng.
c. Các loại kế hoạch cơ bản.
* Kế hoạch chiến lợc.
- Chiến lợc: là hệ thống các quan điểm, các mục đích và mục tiêu cơ bản cùng
các giải pháp, chính sách nhằm sử dụng một cách tốt nhất các nguồn lực, lợi thế, cơ
hội của tổ chức để đạt đợc các mục tiêu đặt ra hay thời hạn ngắn nhất.
- Kế hoạch chiến lợc là nghệ thuật xây dựng và thực hiện thành công các
chiến lợc của hệ thống.
Đây là một quá trình phức tạp mà các nhà quản lý phải thực hiện để qua đó
lãnh đạo hệ thống từng bớc tiến lên.
- Nội dung của công tác hoạch định chiến lợc: bao gồm các mục đích, mục
tiêu, các chính sách, chơng trình và ngân sách.
3

Nội dung của hoạch định chiến lợc
* Mục đích:
Là lý do để hình thành hệ thống nhằm kết hợp các nỗ lực chung và các mong
muốn riêng của mỗi ngời trong phạm vi hệ thống đó để sử dụng một cách tốt nhất
các tiềm năng và cơ hội của hệ thống.
Mục đích của hệ thống là động cơ hoạt động dài hạn thể hiện bản chất của hệ

thống. Từ các mục đích hình thành nên các nhiệm vụ của hệ thống.
* Mục tiêu:
Là điểm kết thúc của một hành động đã ấn định trong một khoảng thời gian
không dài - Mục tiêu không chỉ là điểm cuối cùng của lập kế hoạch mà còn là điểm
kết thúc của công việc hệ thống, điều khiển, kiểm tra. Nh vậy mục tiêu là các hoạch
định ngắn hạn, có tính chất hoạt động cụ thể, có thể đo lờng trong lợng hoá đợc kết
quả. Các bộ phận của hệ thống cũng có mục tiêu riêng nhng điều phục vụ cho hệ
thống.
* Chính sách:
Là tổng thể các biện pháp mà hệ thống có thể và phải sử dụng để tác động lên
mọi con ngời có liên quan đến hệ thống trong việc thực hiện có hậu quả các mục
đích và mục tiêu chính sách nhất định đặt ra của hệ thống.
4
Hoạch định chiến lợc
Các mục đích
Các mục tiêu
Các chơng trình
Các ngân sách
Các chính sách
Các kế hoạch
* Chơng trình:
Là tổ hợp các mục tiêu, chính sách, các bớc phải tiến hành, các nguồn lực cần
sử dụng, các yếu tố và các phơng tiện cần phải có để thực hiện một ý đồ, một mục
đích nhất định nào đó, nhng thờng ngắn liền với ngân sách cần thiết.
* Ngân sách:
Là một bản chơng trình các kết quả mong muốn và bảo đảm nguồn lực cần có,
đợc biểu thị bằng các con số, đó là một chơng trình đã đợc số hoá, các ngân sách.
Chính là đảm bảo vật chất cho các chơng trình đã vạch ra đợc thực hiện có kết quả và
là một trong những mục tiêu quan trọng của hệ thống ở mỗi giai đoạn phát triển của
mình.

* Các kế hoạch:
Là bản tờng trình chi tiết của các chơng trình, nói cách khác kế hoạch chính là
các chơng trình đợc viết thành văn bản quy định sự phối hợp hành động giữa các bộ
phận của hệ thống. Kế hoạch trong chơng trình đều là việc quyết định trớc khi hành
động nhng kế hoạch cha nêu rõ tiến trình hành động theo trật tự nào, nó mang tính
bao quát và co giãn hơn, còn chơng trình là vạch rõ trình tự các công việc phải làm
và mục tiêu thực hiện đã đợc khẳng định rõ ràng cụ thể hơn.
* Kế hoạch chiến thuật:
- Chiến thuật: là những giải pháp mang tính mu lợc cụ thể để thực hiện từng
mặt, từng phần của các mục tiêu chiến lợc, là sự cụ thể hoá chiến lợc.
Chiến thuật bao gồm:
+ Các giải pháp, thủ đoạn sử dụng.
+ Các mục tiêu cụ thể cần đạt.
Chiến thuật có ý nghĩa rất quan trọng: nếu các chiến lợc vạch ra đúng mà
không có chiến thuật thực thi hợp lý thì chiến lợc cũng chỉ là mong muốn hão huyền.
- Hoạch định chiến thuật là việc lựa chọn giải pháp, các thủ đoạn để đạt đợc
các mục tiêu của chiến lợc.
- Nội dung của hoạch định chiến thuật là một bớc cụ thể hoá chiến lợc cho nên
nội dung của hoạch định chiến thuật tơng tự nh chiến lợc nhng phạm vi hẹp hơn; cụ
thể hơn; thời gian thực hiện ngắn hơn. Nó bao gồm: mục tiêu, giải pháp kế hoạch và
ngân sách.
5
2. Chức năng tổ chức
Công việc của mỗi ngời có một mục đích và mục tiêu nhất định sự hoạt động
cụa họ nằm trong một phạm vi mà ở đó họ biết rõ mục tiêu công việc cụa họ ăn
khớp nh thế nào và thông tin cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Chính các điều đó
nảy sinh chức năng của hệ thống.
a. Các vấn đề chung và tổ chức quản lý
- Tổ chức quản lý: là sự liên kết những cá nhân, những quá trình, những hoạt
động trong hệ thống nhằm thực hiện mục đích đề ra của hệ thống dựa trên cơ sở các

nguyên tắc và quy tắc quản lý của hệ thống.
- Chức năng tổ chức là chức năng hình thành cơ cấu tổ chức quản lý cùng các
mối quan hệ giữa chúng. Đây là nhiệm vụ quan trọng thứ hai của các nhà quản lý sau
chức năng lập kế hoạch.
- Để hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo những yêu cầu sau
đây:
+ Tính tối u
+ Tính linh hoạt
+ Tính tin cậy
+ Tính kinh tế
+ Tính bí mật
c. Các nguyên tắc tổ chức quản lý.
- Nguyên tắc cơ cấu tổ chức phải gắn liền với phơng hớng mục đích của hệ
thống: phơng hớng và mục đích sẽ chi phối cơ cấu hệ thống. Nếu hệ thống có mục
tiêu, phơng hớng có quy mô lớn thì cơ cấu tổ chức cũng phải có quy mô tơng xứng
và phải phù hợp với đội ngũ trình độ ngời lao động.
* Nguyên tắc chuyên môn hoá và cân đối:
Nguyên tắc này đòi hỏi cơ cấu tổ chức quản lý phải đợc phân công các phân
hệ trong hệ thống chuyên ngành với những con ngời đợc đào tạo tơng ứng và có đủ
quyền hạn. Để thực hiện tốt nguyên tắc này cần thực hiện tốt yêu cầu sau:
- Cơ cấu tch phải đợc phân phối dựa theo nhiệm vụ đợc giao chứ không phải
phạm vi công việc phải thực hiện vì nếu theo phạm vi công việc thực hiện thì công
việc sẽ chồng chéo và nhiều tổ chức cùng làm một việc.
6
* Nguyên tắc linh hoạt và thích nghi với môi trờng:
Nguyên tắc này đòi hỏi việc hình thành cơ cấu tổ chức phải đảm bảo cho mỗi
phân hệ một mức độ tự do sáng tạo tơng xứng để ngời đứng đầu các phân hệ đó đợc
phát triển tài năng, đủ điều kiện để thay thế ngời đứng đầu các phân hệ cấp trên khi
cần thiết.
* Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả:

Nguyên tắc này đòi hỏi cơ cấu tổ chức quản lý phải thu đợc kết quả hoạt động
cao nhất với chi phí mà hệ thống đã bỏ ra, đồng thời bảo đảm hiệu lực hoạt động của
các phân hệ và tác động điều khiển của các nhà lãnh đạo. Để bảo đảm cho nguyên
tắc này đợc thực hiện cần tuân thủ các yêu cầu sau:
- Cơ cấu tổ chức là cơ cấy hợp lý nhất đảm bảo chi phí là nhỏ nhất.
- Cơ cấu phải tạo đợc môi trờng văn hoá xung quanh nhiệm vụ của các phân
hệ làm cho các phân hệ hiễu rõ vị trí, giá trị của các hoạt động mà mình tham gia.
- Cơ cấu phải tơng ứng với khả năng kiểm soát của ngời điều hành.
c. Các kiểu cơ cấu tổ chức.
Có rất nhiều kiểu cơ cấu tổ chức nhng mỗi kiểu có u điểm, nhợc điểm khác,
tuỳ theo đó mà áp dụng trong điều kiện cụ thể:
* Cơ cấu trực tuyến.
+ Đặc điểm:
- Kiểu bậc thang gồm nhiều cấp quản lý (hình tháp)
- Vận hành theo quan hệ điều khiển - phục tùng
- Điều hành tập trung, thông suốt (chế độ thủ trởng)
+ Các yêu cầu:
- Số lợng các cấp vừa đủ (để bao quát đợc)
- Thông tin đợc truyền dẫn trực tiếp qua mỗi kênh
- Gắn với quá trình công nghệ (chu trình kinh doanh)
- Đảm bảo tỷ lệ hợp lý giữa cán bộ điều hành và ngời thừa hành.
- Phân cấp quyền lực hợp lý (cấp dới pháp huy đợc tính chủ động sáng tạo và
làm chịu trách nhiệm)
* Cơ cấu chức năng:
+ Đặc điểm:
7