Hệ thống kiểm soát nội bộ

CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.KHÁI NIỆM:
Là toàn bộ tiến trình được thực hiện bởi tất cả các thành viên trong đơn vò,
được thiết lập tại đơn vò nhằm đạt được một cách hợp lý các mục tiêu của
kiểm soát là: doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả, hoạt động phù hợp với
luật đònh, các báo cáo tài chính chính xác và tin cậy được.
Tiến trình ở đây được hiểu là một hệ thống các chính sách, các thủ tục, các
hành động nền tảng cho mọi hoạt động của doanh nghiệp.
Hệ thống kiểm soát nội bộ không phải là một hệ thống kỹ thuật đơn thuần,
hay nó cũng không phải chỉ thuộc về các nhà quản lý mà kiểm soát nội bộ
phải là một hệ thống nhằm huy động mọi thành viên trong đơn vò cùng tham
gia kiểm soát các hành động vì chính họ là nhân tố quyết đònh thành công
chung của đơn vò.
1.2.MỤC TIÊU CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ
- Cung cấp thông tin đáng tin cậy: cung cấp các thông tin đầy đủ, trung
thực, chính xác, kòp thời nhằm phục vụ hiệu quả cho việc điều hành hoạt
động sản xuất kinh doanh.
- Bảo vệ tài sản và sổ sách: mọi tài sản của doanh nghiệp kể cả sổ sách
chứng từ kế toán phải được bảo vệ để tránh mất mát, thất thoát, tránh bò
lạm dụng, hư hỏng.
- Đẩy mạnh tính hiệu quả về mặt điều hành: ngăn ngừa mọi sự chồng chéo
hoặc vượt quá thẩm quyền, ngăn ngừa và phát hiện mọi hành vi lãng phí,

1


gian lận, sử dụng tài sản không đúng mục đích, sử dụng kém hiệu quả các
nguồn tài nguyên. Đònh kỳ có sự đánh giá kết quả hoạt động để nâng cao
hiệu quả điều hành.

- Đẩy mạnh và khuyến khích việc thực hiện các chế độ, qui đònh đã đề ra.
Hội đồng quản trò, ban giám đốc phải đề ra những nguyên tắc, thể thức
quản lý hợp lý, có tác dụng khuyến khích mọi thành viên trong đơn vò
tuân thủ các chính sách và qui đònh nội bộ.
1.3. CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Hệ thống Kiểm soát nội bộ trong đơn vò được cấu thành bởi 5 bộ phận, đó là:
- Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin
truyền thông và giám sát
1.3.1. Môi trường kiểm soát
Sự kiểm soát hữu hiệu của một tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào nhận thức,
thái độ của nhà quản lý trong đơn vò đối với vấn đề kiểm soát. Để đánh giá môi
trường kiểm soát cần chú ý những yếu tố sau:
1.3.1.1Quan điểm quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Quan điểm quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý có ảnh hưởng
rất lớn đến môi trường kiểm soát của tổ chức. Khi nhà quản lý quan tâm đúng
mức đến kiểm soát nội bộ và có các biểu hiện đúng đắn thì nhân viên sẽ nỗ lực
trong việc đạt được các mục tiêu của kiểm soát.
Nó bao gồm những vấn đề cốt
lõi như: khả năng nhận thức và giám sát rủi ro trong kinh doanh; nhận thức và
thái độ đối với việc lập báo cáo tài chính hay áp dụng các phương pháp kế toán;
sử dụng các kênh thông tin chính thức hay không chính thức. Nhận thức, quan

2


điểm, đường lối quản trò cũng như tư cách nhà quản trò là những vấn đề trung
tâm trong môi trường kiểm soát.
1.3.1.2. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức trong đơn vò là phân cấp quyền hạn và trách nhiệm của
những thành viên trong đơn vò. Một cơ cấu tổ chức hợp lý là điều kiện đảm bảo

cho các thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng. Ngược lại, một cơ cấu quá phức tạp
hoặc không rõ ràng có thể nảy sinh nhiều vấn đề nghiêm trọng.
Cơ cấu tổ chức cũng cần được thiết kế linh hoạt để có thể dễ dàng thay
đổi thích ứng khi môi trường, điều kiện thay đổi.
Trong xu hướng tòan cầu hóa hiện nay, cần xác lập một cơ cấu tổ chức
linh hoạt đủ sức thích ứng với những điều kiện kinh doanh, môi trường họat
động thường xuyên thay đổi mà không phải phá vỡ hoàn toàn cấu trúc hệ thống
cũ.
1.3.1.3. Phương pháp phân quyền
Phương pháp phân quyền là cách thức người quản lý giao quyền cho cấp
dưới một cách chính thức để giải quyết một số công việc trong phạm vi được
phân công. Việc ủy quyền bằng văn bản cụ thể sẽ giúp công việc được tiến
hành dễ dàng, trôi chảy hơn, các thủ tục kiểm soát sẽ phát huy tác dụng, tránh
được sự lạm dụng hay nhập nhằng quyền hành. Ngược lại, nếu ủy quyền không
rõ ràng sẽ phát sinh hiện tượng cùng một nhiệm vụ nhưng được thực hiện chồng
chéo ở các bộ phận khác nhau hay thậm chí trong cùng bộ phận hay những công
việc mà không có ai thực hiện. Do vậy, công việc sẽ ách tắc, thủ tục kiểm sóat
vô hiệu và tiêu cực có điền kiện nảy sinh.

3


1.3.1.4.Sự tham gia của Hội đồng quản trò và Ban Kiểm sóat
Sự tham gia của Hội đồng quản trò và Ban kiểm soát sẽ làm cho môi
trường kiểm soát tốt hơn do sự giám sát của nó đến hoạt động của nhà quản lý.
Để phát huy tác dụng của Ban kiểm soát thì các thành viên ban kiểm soát
thường không phải là viên chức hay thành viên trong công ty.
Ban kiểm soát có trách nhiệm:
- Giám sát cơ cấu hệ thống kiểm soát nội bộ
- Kiểm tra độ tin cậy và tính toàn vẹn của thông tin tài chính và kinh doanh

cùng những phương pháp để xác đònh, đánh giá, phân loại và trình bày
các thông tin này.
- Giám sát sự tuân thủ các luật đònh, các chính sách, kế hoạch, thủ tục và
các quy đònh của đơn vò.
1.3.1.5.Chính sách về nguồn nhân lực
Bao gồm các vấn đề về chính sách tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, kỷ
luật…các chính sách này ảnh hưởng quyết đònh đến trình độ và phẩm chất của
đội ngũ nhân viên của đơn vò vì nó tác dụng khuyến khích (hay làm suy giảm) cả
về tinh thần và vật chất cho người lao động. Chính sách nhân sự đúng đắn, thích
hợp góp phần tạo đội ngũ cán bộ nhân viên giỏi, có năng lực, có đạo đức sẽ giúp
giảm bớt những yếu kém của môi trường kiểm soát và các thủ tục kiểm sóat.
Ngược lai, không thể có được một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ với
đội ngũ cán bộ nhân viên yếu kém về năng lực và đạo đức nghề nghiệp.
1.3.1.6. Sự trung thực và giá trò đạo đức

4


Để tạo được ý thức này trong đội ngũ cán bộ nhân viên của đơn vò, các
nhà quản lý cần phải xây dựng, ban hành và thông tin rộng rãi các hướng dẫn về
nguyên tắc đạo đức liên quan đến mọi cấp bậc. Bên cạnh đó, chính các nhà
quản lý cũng phải là những người làm gương về việc tuân thủ các nguyên tắc ấy
một cách chặt chẽ nhất.
Nhưng cũng cần loại bỏ những mầm mống của sự sai phạm. Giao việc
quá sức, yêu cầu công việc hoàn thành quá nhanh có thể dẫn đến tình trạng làm
việc tắc trách, báo cáo thiếu trung thực.
1.3.1.7. Các yếu tố khác
Ngoài các nhân tố trên, môi trường kiểm soát còn chòu sự tác động của
các yếu tố bên ngoài như luật pháp, sự kiểm soát của các cơ quan quản lý nhà
nước, các điều kiện kinh tế xã hội như thò trường, cạnh tranh, khủng hoảng, tiến

bộ kỹ thuật…. Các nhân tố này tác động lên thái độ của nhà quản lý trong việc
thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ.
Tóm lại, môi trường kiểm soát là nền tảng cơ bản của hệ thống kiểm soát
nội bộ. Các thủ tục kiểm soát sẽ không đạt được mục tiêu hay chỉ là hình thức
trong một môi trường kiểm soát yếu kém, hoặc ngược lại, một môi trường kiểm
soát tốt sẽ hạn chế được phần nào sự thiếu sót của các thủ tục kiểm soát.
1.3.2. Đánh giá rủi ro
Dưới một giác độ nào đó, kiểm soát bao gồm việc nhận dạng , đánh giá
và quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình hoạt động. Không một biện
pháp kỹ thuật, hành chính nào có thể loại trừ được tất cả rủi ro.

5


Kinh doanh luôn gắn với rủi ro và phải biết chấp nhận nó. Vấn đề là các nhà
quản lý phải quyết đònh rủi ro nào có thể chấp nhận được và quản trò nó như thế
nào. Để làm được việc này, các nhà quản lý cần phải:
- Thiết lập các mục tiêu của tổ chức, kể cả mục tiêu chung của tổ chức và
mục tiêu riêng cho từng hoạt động. Yêu cầu mục tiêu của tổ chức là phải
vạch ra những vấn đề gì mà tổ chức cần đạt được, bằng phương tiện nào,
trong thời gian nào…. Việc xác đònh mục tiêu rất quan trọng trong việc
đánh giá rủi ro vì một sự kiện là rủi ro khi nó gây ảnh hưởng xấu đến mục
tiêu của tổ chức, có những sự kiện là rủi ro của tổ chức này nhưng không
phải là rủi ro của tổ chức khác.
- Trên cơ sở mục tiêu của tổ chức đã được xác đònh , nhà quản lý tiến hành
nhận dạng, phân tích và quản lý các rủi ro trong quá trình thực hiện và
điều chỉnh mục tiêu theo các bước sau:
• Xác đònh giá rủi ro: xác đònh sự kiện ảnh hưởng xấu đến mục tiêu
tổ chức. Các rủi ro có thể là :các rủi ro phát sinh từ môi trường hoạt
động như cạnh tranh , tiến bộ kỹ thuật, sự bùng nổ thông tin, các

chính sách của nhà nước liên quan đến lónh vực họat động của đơn
vò…hay các rủi ro cũng có thể phát sinh từ các chính sách của đơn vò
như chính sách đổi mới kỹ thuật, thay đổi qui trình sản xuất, đổi
mới kỹ thuật, đổi mới tổ chức……..
• Đánh giá rủi ro: cần phải lượng hóa các rủi ro để đánh giá, phân
tích. Người ta thường lượng hóa rủi ro theo công thức
R =p x L

6


Trong đó; R là rủi ro ước tính, p là xác suất xảy ra thiệt hại và L là
thiệt hại ước bằng tiền
Như vậy, rủi ro ước tính chòu ảnh hưởng bởi 2 nhân tố :
Thiệt hại ước tính: thiệt hại ước tính càng lớn thì rủi ro càng
nghiêm trọng.
Xác suất xảy ra thiệt hại: Xác suất xảy ra thiệt hại càng lớn thì rủi
ro càng xảy ra thường xuyên hơn và số tiền thiệt hại sẽ lớn. Số tiền
thiệt hại lớn nhưng xác xuất xảy ra nhỏ có thể không quan trọng
bằng một rủi ro khác có thiệt hại nhỏ hơn một chút nhưng xác suất
xảy ra cao hơn nhiều
• Biện pháp phòng ngừa: Trên cơ sở phân tích và đánh giá rủi ro,
nhà quản lý cần thiết lập các thủ tục kiểm soát trước khi rủi ro xảy
ra. Phòng ngừa và bảo vệ là hai hoạt động kiểm soát cần có trong
một hệ thống kiểm soát. Kiểm soát nội bộ sẽ hữu hiệu hơn khi việc
phòng ngừa không thể ngăn chận các sai phạm thì đã có hệ thống
các thủ tục kiểm soát phát hiện và ngăn chận để tránh những thiệt
hại có thể xảy ra.
1.3.3. Các hoạt động kiểm soát
Họat động kiểm soát là các chính sách, thủ tục đựơc thực hiện để đảm

bảo rằng các hành động cần thiết để quản lý rủi ro của các nhà quản lý được
thực hiện. Các hoạt động kiểm soát được thiết kế tùy thuộc vào tính chất đặc thù
của cơ cấu tổ chức, hoạt động kinh doanh.
Các hoạt động kiểm soát chủ yếu gồm:

7


1.3.3.1 Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Mục đích của việc phân chia trách nhiệm là nhằm giảm bớt cơ hội cho bất
cứ ai ở những vò trí có thể xảy ra sai sót nhầm lẫn cũng như các hành vi gian lận.
Yêu cầu của kiểm soát nội bộ là không một bộ phận hay cá nhân nào
được giao thực hiện các công việc từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc không một cá
nhân nào được thực hiện hơn một trong những chức năng được phê chuẩn, ghi
chép và bảo vệ tài sản. Công việc của nhân viên này, bộ phận này được kiểm
soát tự động bởi công việc của nhân viên khác, bộ phận khác.
Phân chia trách nhiệm thường được đề cập đến như là sự tách biệt giữa
các chức năng sau:
• Chức năng kế toán và chức năng hoạt động: bộ phận thực hiện các
nghiệp vụ trong đơn vò không được đảm nhiệm ghi chép sổ sách kế
toán nhằm ngăn ngừa việc họ có thể ghi chép và báo cáo sai lệch để
cải thiện hoạt động của mình.
• Chức năng kế toán và chức năng bảo vệ tài sản: các nhân viên kế toán
không được giao nhiệm vụ giữ tài sản vì họ có thể tham ô tài sản và
che dấu hành vi này bằng cách sửa chữa lại sổ kế toán
• Chức năng xét duyệt nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản: người
xét duyệt nghiệp vụ không được kiêm nghiệm việc giữ tài sản vì sẽ
làm tăng rủi ro lạm dụng tài sản
Ngoài ra, trong từng nghiệp vụ cũng có thể có những yêu cầu khác về
phân chia trách nhiệm để hạn chế gian lận và sai sót. Tuy nhiên, việc phân chia

trách nhiệm có thể bò vô hiệu hóa do các nhân viên thông đồng với nhau. Nhà

8


quản lý cần phải thường xuyên xem xét đánh giá, rà soát lại hoạt động kiểm
soát trong từng khâu và cả qui trình nghiệp vụ và mối quan hệ giữa các nhân
viên thi hành nhiệm vụ.
1.3.3.2. y quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động
Tất cả các nghiệp vụ phải được ủy quyền cho một người chòu trách nhiệm.
Nhà quản lý đưa ra những qui đònh về quyền hạn và trách nhiệm khi phê duyệt
mỗi loại nghiệp vụ cho từng nhân viên thi hành.
Có 2 mức độ ủy quyền:
• Ủy quyền chung: liên quan đến việc đưa ra chính sách, những người
cấp dưới được chỉ đạo xét duyệt các nghiệp vụ trong phạm vi giới hạn
của chính sách. Ví dụ:qui đònh mức tồn kho tối thiểu, bảng giá tối
thiểu….
• y quyền cụ thể: liên quan đến một các xét duyệt cụ thể cho từng
nghiệp vụ, thông thường là các nghiệp vụ có số tiền lớn và quan trọng
Sự phân quyền cho các cấp thi hành và xác đònh rõ thẩm quyền phê duyệt
của từng người xuất phát từ nguyên nhân là các nhà quản lý không thể và không
nên trực tiếp quyết đònh tất cả các vấn đề của đơn vò. Sự phân quyền hợp lý sẽ
giúp cho hoạt động kinh doanh được tiến hành trôi chảy, mà nhà quản lý có thể
kiểm soát và hạn chế được sự tùy tiện trong điều hành công việc.
1.3.3.3. Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin
Bảo vệ tài sản và thông tin nhằm ngăn chặn tình trạng mất mát, sử dụng lãng
phí, tham ô tài sản hay mất mát, rò rỉ thông tin ra bên ngoài. Tài sản vật chất và
thông tin được bảo vệ thông qua các qui đònh sau:

9

- Kiểm soát vật chất đối với tài sản và thông tin: Bảo quản tài sản vật chất
được thể hiện qua việc xây dựng, bố trí kho tàng, hệ thống chống trộm,
chống cháy, đònh kỳ tổ chức tốt công tác kiểm kê, bảo trì, sửa chữa…Bảo
quản thông tin được thực hiện thông qua việc bố trí phòng máy tính xử lý
thông tin, tránh nguy cơ cháy, nổ, ban hành các qui đònh về sao chép
thông tin, backup số liệu….
- Bảo quản chứng từ, sổ sách: Chứng từ sổ sách phải được sắp xếp gọn
gàng theo các tiêu thức phân loại, đảm bảo việc tìm kiếm nhanh chóng,
thuận lợi, phát hiện kòp thời mất mát, hư hỏng. Nơi lưu trữ phải đảm bảo
các điều kiện chống ẩm mốc, mối mọt, cháy nổ…..
- Hạn chế sự tiếp cận với tài sản và thông tin: ban hành qui chế kiểm soát
ra vào kho tàng, kiểm soát việc truy xuất tài liệu, thông tin….
1.3.3.4. Kiểm tra độc lập:
Là việc kiểm tra của một người không phải là người thực hiện nghiệp vụ.
Mặc dù sự phân công trách nhiệm đã tạo ra một sự kiểm soát lẫn nhau nhưng
kiểm tra độc lập vẫn tồn tại nhằm hạn chế những sai sót do sự cẩu thả, thiếu
năng lực của nhân viên hoặc do sự thông đồng của nhân viên với các nhân viên
khác hay với bên ngòai. Kiểm tra độc lập được thực hiện xuất phát từ chính hạn
chế của kiểm soát nội bộ .
1.3.3.5.Phân tích rà soát
Là sự so sánh giữa 2 số liệu từ các nguồn khác nhau. Tất cả khác biệt cần
làm rõ. Ưu điểm của thủ tục này là giúp mau chóng phát hiện những sai sót biến
động bất thường, thậm chí những gian lận để kòp thời đối phó. Các dạng phân
tích rà soát thường gặp là:

10

- Đối chiếu giữa sổ sách ghi chép và kiểm kê thực tế
- Đối chiếu giữa số tổng hợp và số chi tiết
- Đối chiếu giữa số liệu kỳ này và kỳ trước, thực tế và kế họach
- Đối chiếu giữa đònh mức, số trung bình của ngành.. và số thực tế
- Đối chiếu giữa ghi chép của đơn vò và của bên ngoài của cùng một đối
tượng
1.3.4. Thông tin và truyền thông
Thông tin được xử lý và cung cấp bằng hệ thống thông tin. Truyền thông
là thuộc tính vốn có của thông tin, nó cung cấp thông tin tới các thành viên
trong đơn vò và các bên liên quan có sử dụng thông tin. Sự kiểm soát chỉ có thể
thực hiện tốt nếu thông tin trung thực đồng thời quá trình truyền thông được
chính xác và kòp thời.
Có nhiều phân hệ trong hệ thống thông tin, trong đó hệ thống thông tin kế
toán là một bộ phận quan trọng. Hệ thống thông tin kế toán hữu hiệu phải đảm
bảo đạt các mục tiêu sau:
- Tính có thực: chỉ được ghi chép các nghiệp vụ kinh tế có thực, không được
ghi chép các nghiệp vụ giả tạo trong sổ sách của đơn vò.
- Sự phê chuẩn: trước khi thực hiện mọi hoạt động, các nghiệp vụ phải đảm
bảo chúng đã được phê chuẩn.
- Tính đầy đủ: không được loại bỏ, để ngoài sổ sách bất cứ một nghiệp vụ
phát sinh nào.
- Sự đánh giá: Không để xảy ra sai phạm trong tính toán, trong áp dụng các
chính sách.

11


- Sự phân loại: Đảm bảo số liệu được phân loại theo sơ đồ tài khoản của
đơn vò và được ghi nhận đúng đắn vào các loại sổ sách.
- Đúng hạn: ghi nhận doanh thu và chi phí đúng kỳ

- Chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu được ghi sổ đúng đắn và tổng
hợp chính xác nhằm phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả
kinh doanh của đơn vò.
Về mặt qui trình, hệ thống thông tin kế toán gồm 3 bộ phận là chứng từ,
sổ sách và báo cáo
Chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng trong qui trình kế toán và hệ
thống kiểm soát. Tầm quan trọng này được thể hiện thông qua ý nghóa của
nó đối với chất lượng thông tin kế toán và bảo vệ tài sản.
- Chứng từ kế toán có ảnh hưởng quyết đònh đến tính trung thực, chính xác
và phù hợp của thông tin. Nếu chứng từ được lập chính xác, kòp thời và
đầy đủ chi tiết quan trọng ngay khi nghiệp vụ phát sinh thì sẽ đảm bảo sự
trung thực và chính xác của thông tin.
- Chứng từ kế toán là công cụ quan trọng trong bảo vệ tài sản. Trên chứng
từ liên quan đến tài sản luôn phải có chữ ký của người xét duyệt và người
nhận tài sản. Người xét duyệt chòu trách nhiệm về mục đích sử dụng của
tài sản phù hợp với chính sách của doanh nghiệp. Người nhận tài sản chòu
trách nhiệm bảo quản và sử dụng tài sản đúng mục đích.
- Chứng từ kế toán là phương tiện thể hiện sự ủy quyền. Để đảm bảo sự xét
duyệt của người được ủy quyền đối với mọi nghiệp vụ, có thể thiết lập

12


chứng từ và qui trình cho một loại nghiệp vụ nào đó. Khi đó, chứng từ cần
được đánh số trước liên tục để có thể dễ dàng ghi chép và kiểm soát.
- Chứng từ kế toán còn giúp thực hiện chức năngï kiểm tra trước và sau khi
nghiệp vụ xảy ra. Trước khi nghiệp vụ xảy ra, chứng từ thể hiện sự xét
duyệt của người có thẩm quyền và nội dung công việc của người thi hành.
Sau khi nghiệp vụ xảy ra, chứng từ là bằng chứng quan trọng trong quá

trình thực hiện các thủ tục kiểm soát.
- Chứng từ kế toán còn là tài liệu pháp lý quan trọng khi cần xem xét trách
nhiệm của các bên, bên trong và kể cả bên ngoài đơn vò.
Sổ sách kế toán
Sổ sách kế toán đảm nhận vai trò ghi chép và xử lý các dữ liệu, thông tin
. Nó đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính. Sổ sách kế toán
là công cụ để bảo vệ tài sản đơn vò thông qua hệ thống các sổ chi tiết. Ngoài ra,
nó còn giúp các nhà quản lý thu thập thông tin tài chính đáng tin cậy để đánh giá
các hoạt động và là bằng chứng kiểm toán quan trọng cho việc kiểm tra và đánh
giá các thủ tục kiểm soát.
Báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán trong đơn vò bao gồm báo cáo tài chính và báo cáo kế
toán quản trò. Việc chuẩn bò báo cáo tài chính trung thực và hợp lý là trách
nhiệm của người quản lý với luật pháp còn việc tổ chức hệ thống báo cáo kế
toán quản trò có ý nghóa quan trọng trong công tác quản lý và điều hành doanh
nghiệp.
Để các chứng từ, sổ sách, báo cáo được kiểm soát hữu hiệu, cần chú ý các
vấn đề sau

13


- Chứng từ cần được đánh số trước, tự động, liên tục để kiểm soát, tránh
thất lạc.
- Chứng từ và sổ sách cần được ghi chép ngay lúc nghiệp vụ phát sinh để
tránh sai sót và hạn chế gian lận.
- Ghi chép rõ ràng, đầy đủ, dễ hiểu.
- Công tác luân chuyển chứng từ được tổ chức khoa học hợp lý và chặt chẽ
- Thiết kế các biểu mẫu chứng từ và sổ sách phù hợp với qui đònh của nhà
nước và tăng cường tính năng kiểm soát.

- Sổ sách cần được đóng chắc chắn, qui đònh nguyên tắc ghi chép và có chữ
ký của người kiểm soát, xét duyệt.
- Các qui đònh về hệ thống tài khoản kế toán sơ đồ kế toán, các loại sổ của
đơn vò phải rõ ràng.
- Qui đònh trách nhiệm và thời hạn của từng bộ phận trong việc lập các báo
cáo.
- Tổ chức luân chuyển, lưu trữ, bảo quản sổ sách, chứng từ thật an toàn,
bảo mật nhưng cũng thuận tiện cho việc truy xuất. Ban hành các qui đònh
về sử dụng thông tin, tra cứu sổ sách chứng từ kế toán.
1.3.5.Giám sát
Giám sát là hoạt động kiểm tra, ghi nhận và đánh giá đònh kỳ, thường
xuyên chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ để có thể điều chỉnh kòp thời
các hoạt động, các quyết đònh nhằm thực hiện được mục tiêu của doanh nghiệp.
Giám sát được thực hiện dưới hai hình thức:

14


Giám sát thường xuyên: diễn ra ngay trong quá trình hoạt động. Nguyên
tắc bất kiêm nhiệm đã tạo cho các nhà quản lý và các nhân viên thực hiện một
sự giám sát thường xuyên trong trách nhiệm của mình.
Giám sát đònh kỳ: được thực hiện qua bộ phận kiểm toán nội bộ, bộ phận
kiểm toán từ bên ngoài. Nhiệm vụ của bộ phận kiểm toán nội bộ thường là:
- Rà soát lại hệ thống kế toán và qui chế kiểm soát nội bộ đang áp dụng để
giám sát sự hoạt động của hệ thống kiểm soát và tham gia hoàn thiện
chúng nhằm nâng cao hiệu quả về mặt hoạt động và điều hành.
- Kiểm tra tính hợp lý và độ tin cậy của các thông tin kinh tế, thông tin tài
chính.
- Kiểm tra việc tuân thủ luật pháp, chính sách chế độ kế toán hiện hành,
các chính sách, qui đònh điều lệ của đơn vò …..

- Kiểm tra việc thực thi tiết kiệm, tính hiệu quả, hiệu suất của các hoạt
động, cũng như phát hiện những sơ hở yếu kém, gian lận trong quản lý,
trong bảo vệ tài sản đơn vò.
Kiểm toán độc lập và kiểm toán từ bên ngoài cũng có thể cung cấp một sự
giám sát đònh kỳ nhưng thường chỉ ở phạm vi hẹp.
1.4. CÁC LOẠI KIỂM SOÁT TRONG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.4.1.Căn cứ theo mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Theo mục tiêu, kiểm soát được phân thành kiểm soát ngăn ngừa, kiểm soát
phát hiện và kiểm soát sửa chữa
- Kiểm soát ngăn ngừa; là hệ thống kiểm soát được thiết lập để ngăn ngừa
các sai sót và gian lận.

15


- Kiểm soát phát hiện: là các thủ tục kiểm soát để phát hiện các sai sót và
gian lận.
- Kiểm soát sửa chữa: là thủ tục được thực hiện sau khi phát hiện sai sót và
gian lận. Một số người cho rằng kiểm soát sửa chữa thuộc nội dung của
kiểm soát phát hiện vì khi đã phát hiện ra sai sót và gian lận thì bắt buộc
phải sửa chữa chúng.
1.4.2.Căn cứ theo cách thức tiến hành
Căn cứ theo cách tiến hành, kiểm soát được chia ra thành kiểm soát chung
và kiểm soát ứng dụng
Kiểm soát chung
Là các thủ tục, chính sách chung tạo môi trường chung cho các hoạt động
kế toán. Kiểm soát chung có ảnh hưởng quan trọng tới các kiểm soát ứng dụng.
Nếu kiểm soát chung tốt thì có thể hạn chế được sự yếu kém của kiểm soát ứng
dụng. Ngược lại, nếu kiểm soát chung kém thì phải bổ sung bằng hệ thống kiểm
soát ứng dụng tốt.

Kiểm soát chung bao gồm các kiểm soát hoạt động kế toán như việc phân
chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, kiểm soát việc ủy quyền phê
chuẩn các nghiệp vụ, kiểm soát việc sử dụng bảo quản sổ sách báo cáo kế toán,
kiểm soát việc truy cập thông tin kế toán.
Kiểm soát ứng dụng
Kiểm soát ứng dụng là các kiểm soát liên quan tới một hoạt động xử lý cụ
thể của kế toán. Kiểm soát ứng dụng thường được phân thành kiểm soát đầu
vào, kiểm soát xử lý và kiểm soát kết quả của hệ thống thông tin kế toán. Các

16


thủ tục kiểm soát ứng dụng này tùy thuộc vào phương tiện xử lý thông tin kế
toán bằng tay hay bằng máy tính.
1.5.KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI QUÁ TRÌNH BÁN HÀNG CỦA CÁC
ĐƠN VỊ KINH DOANH DỊCH VỤ
1.5.1. Chu trình
Cũng giống như các đơn vò sản xuất, chu trình bán hàng của các đơn vò
kinh doanh dòch vụ cũng gồm các yếu tố chính như: Nhận yêu cầu từ khách hàng
- Xét duyệt bán chòu hay các hình thức thanh toán - Ký hợp đồng bán hàng -
Giao hàng (ở đây là giao các bản hợp đồng cam kết thực hiện dòch vụ) - Lập hóa
đơn bán hàng - Nhận thanh toán từ người mua.
1.5.2. Các thủ tục kiểm soát
1.5.2.1.Thiết lập kênh bán hàng
Căn cứ vào từng loại hình dòch vụ, đặc điểm sản phẩm, thò trường để thiết
lập các kênh bán hợp lý: Bán sỉ, bán lẻ, hệ thống đại lý….
1.5.2.2.Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng liên quan đến bán hàng và
thanh toán
- Bộ phận bán hàng: chào các dòch vụ của đơn vò cho khách, tiếp nhận
yêu cầu và theo dõi các đơn đặt hàng của khách.

- Bộ phận tín dụng: đánh giá khả năng tài chính của khách hàng, phê duyệt
hạn mức tín dụng hay các phương thức thanh toán khác, đôn đốc thu nợ
khách hàng chậm trả.
- Bộ phận giao nhận, kho: Lập phiếu xuất kho, vận đơn.

17


- Bộ phận lập hóa đơn bán hàng: lập và gửi hoá đơn cho khách.
- Bộ phận kế toán: kiểm tra các chứng từ, hoá đơn, phiếu xuất kho, bảng
giá hiện hành, phiếu thu, sổ phụ ngân hàng trước khi ghi chép nghiệp vụ
bán hàng, thanh toán vào sổ sách và theo dõi tình hình thanh toán của
khách hàng.
- Bộ phận q: thu tiền bán dòch vụ do khách hàng nộp và nộp tiền thu bán
vào ngân hàng.
1.5.2.3.Các chính sách xét duyệt hạn mức tín dụng hay các phương thức thanh
toán khác
- Xét duyệt trên cơ sở xem xét khả năng tài chính của khách hàng, đại lý,
uy tín, tài sản thế chấp, bảo lãnh ngân hàng…
- Chính sách chiết khấu đối với từng đối tượng, từng thời hạn thanh toán
của khách hàng, đại lý
- Qui đònh số dư nợ tối đa với từng đối tượng khách hàng, đại lý
1.5.2.4. Thiết lập các qui trình thủ tục bán hàng
- Đơn đặt hàng của khách phải được xét duyệt và phê chuẩn và thông báo
cho các bộ phận liên quan.
- Ban hành hệ thống bảng giá thống nhất, mọi sự thay đổi phải có phê
duyệt của cấp có thẩm quyền.
- Qui đònh trách nhiệm của người viết các hoá đơn, chứng từ và người kiểm
tra để đảm bảo chứng từ được thực hiện chính xác. Mọi sự điều chỉnh phải
có sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền

1.5.2.5. Thiết lập thủ tục thanh toán

18


- Hạn chế thanh toán bằng tiền mặt, phổ biến hình thức thanh toán qua
ngân hàng.
- Theo dõi đôn đốc công tác thu hồi nợ, có biện pháp xử lý đối với các
khách hàng chậm thanh toán.
- Thiết lập các báo cáo tình hình các khoản công nợ phải thu…
1.5.2.6. Lập, luân chuyển và bảo quản chứng từ
- Các chứng từ phải theo một mẫu qui đònh, được đánh số trước một cách
liên tục.
- Luân chuyển kòp thời chứng từ cho các bộ phận có liên quan.
- Công tác giao nhận phải chặt chẽ, phân đònh trách nhiệm từng khâu và có
sổ bàn giao, giao nhận chứng từ.
- Có qui chế áp dụng đối với chứng từ hư hỏng….
1.5.2.7.Kiểm soát độc lập
- Đònh kỳ ký biên bản xác nhận công nợ với khách hàng.
- Đối chiếu số liệu giữa số tổng hợp và chi tiết; số liệu trên sổ sách và thực
tế kiểm kê.
1.6.CÁC HẠN CHẾ CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Các thủ tục kiểm soát dù chặt chẽ đến đâu cũng không thể tránh hoàn toàn
các rủi ro xảy ra sai sót và gian lận. Nguyên nhân là do các hạn chế vốn có của
hệ thống kiển soát nội bộ.
- Gian lận của nhà quản lý cao cấp: Kiểm soát nội bộ khó có thể ngăn chận
được sai sót và gian lận của nhà quản lý cấp cao. Các thủ tục kiểm soát

19

nội bộ là do người quản lý đặt ra và thường chỉ cho phép kiểm tra các
gian lận và sai sót của nhân viên. Trường hợp nhà quản lý cao cấp cố tình
muốn gian lận, ông ta có thể tìm cách loại bỏ các thủ tục kiểm soát cần
thiết.
- Mối quan hệ giữa chi phí và lợi ích: Một số thủ tục kiểm soát không thể
áp dụng trong đơn vò vì chi phí bỏ ra cao hơn lợi ích nó mang lại nên nhà
quản lý phải loại bỏ chúng.
- Coi trọng hình thức hơn bản chất: Một trong những đe dọa lớn về sự hữu
hiệu của kiểm soát nội bộ là chỉ chú ý đến hình thức mà không quan tâm
đến thực chất của việc kiểm soát. Ví dụ như đơn vò qui đònh việc mua
sắm với một mức giá trò nào đó phải qua đấu thầu, nhưng khi mời thầu
đơn vò chỉ thông báo cho một số người quen biết hoặc thậm chí chọn sẵn
nhà thầu nên việc đấu thầu chỉ còn mang tính hình thức. Để hạn chế điều
này, phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá kết quả của các chính sách,
các thủ tục, nếu thấy rằng các thủ tục là không cần thiết mà chỉ mang tính
hình thức thì cần hiệu chỉnh, thậm chí loại bỏ. Khi yêu cầu nhân viên thực
hiện thủ tục cũng cần thiết phải giải thích rõ ràng mục tiêu của các thủ
tục để họ quan tâm đến hiệu quả thực sự của thủ tục đó.
Trên đây là sự trình bày các nội dung cơ bản của lý luận về hệ thống kiểm
soát nội bộ. Lý luận này là cơ sở để nghiên cứu thực trạng của công tác kiểm
soát nội bộ trong quá trình thu bán sản phẩm vận tải hàng không tại TCT HKVN




20


CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUÁ TRÌNH THU BÁN SẢN
PHẨM VẬN TẢI HÀNG KHÔNG TẠI TCT HKVN
2.1. GIỚI THIỆU HỆ THỐNG THU BÁN SẢN PHẨM VẬN TẢI HÀNG
KHÔNG
2.1.1.Giới thiệu TCT HKVN
Ngày 15/1/1956, Thủ tướng chính phủ nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà
đã ra nghò đònh số 666/TTg thành lập Cục hàng không Việt Nam. Đây là mốc
lòch sử đánh dấu sự ra đời và phát triển của ngành hàng không dân dụng Việt
Nam.
Đến năm 1989, do yêu cầu của cải cách kinh tế, Tổng công ty Hàng
không Việt Nam đã được thành lập trực thuộc Tổng cục Hàng không dân dụng
Việt Nam (QĐ số 225/CT - 22-8-1989) nhằm mục đích tách hoạt động quản lý
và điều hành ra khỏi hoạt động sản xuất kinh doanh. Tổng công ty Hàng không
Việt Nam lúc đó là một đơn vò Hãng Nhà nước được tổ chức theo điều lệ liên
hiệp xí nghiệp.
Ngày 20/4/1993, Hãng Hàng không quốc gia (Vietnam Airlines) được
thành lập trực thuộc Cục Hàng Không Dân Dụng Việt Nam.
Năm 1995, Tổng công ty Hàng không Việt Nam được Chính phủ phê
duyệt (Quyết đònh 328/TTg) là một trong những Tổng công ty có qui mô lớn
nhất, có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, tự chòu trách nhiệm về
toàn bộ hoạt động kinh doanh trong phạm vi số vốn được Nhà nước giao, giữ vai
trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Tổng công ty Hàng không Việt Nam

21


lấy Hãng Hàng Không Quốc gia Việt Nam (Vietnam Airlines) làm nòng cốt và
bao gồm các đơn vò thành viên có quan hệ gắn bó với nhau về lợi ích kinh tế, tài
chính, công nghệ, thông tin, đào tạo, nghiên cứu, tiếp thò, hoạt động trong ngành
Hàng không. Việc thành lập Tổng công ty là một bước chuyển lớn về tổ chức

của ngành Hàng không dân dụng Việt Nam nhằm đáp ứng nhu cầu đổi mới của
đất nước, tạo điều kiện để xây dựng một tập đoàn Hàng không vững mạnh, vươn
lên ngang tầm với các Hãng Hàng không trong khu vực và trên thế giới.
Nhiệm vụ chính của Tổng công ty Hàng không Việt Nam:
- Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh dòch vụ, phục vụ về vận tải Hàng không
đối với hành khách, hàng hoá trong nước và nước ngoài theo qui đònh, liên
doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong nước và nước ngoài theo pháp luật
và chính sách của Nhà nước, và tiến hành các nhiệm vụ kinh doanh khác theo
qui đònh của pháp luật.
- Nhận và sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn do Nhà nước
giao, bao gồm cả phần vốn đầu tư vào các Hãng khác, nhận và sử dụng có hiệu
quả tài nguyên, đất đai, thương quyền và có nguồn lực khác do Nhà nước giao
để thực hiện nhiệm vụ kinh doanh và các nhiệm vụ khác được giao.
- Tổ chức, quản lý công tác nghiên cứu và ứng dụng tiến bộ khoa học
công nghệ và công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ và công nhân trong Tổng công
ty.
Khi mới thành lập (năm 1976), phạm vi hoạt động của Tổng cục Hàng
không dân dụng còn rất hẹp, chủ yếu phục vụ hành khách là cán bộ công nhân
viên Nhà nước và chuyên chở hàng hoá theo kế hoạch do Nhà nước giao với rất
ít đường bay (12 tuyến nội đòa và 1 tuyến quốc tế: TP Hồ Chí Minh - Thái Lan).

22


Và một đội bay rất khiêm tốn (4 máy bay) chủ yếu là máy bay tiếp quản từ chế
độ cũ và của Liên Xô viện trợ.
Đến nay, cùng với sự phát triển không ngừng của cả nền kinh tế, Tổng
công ty Hàng không đã phát huy tính độc lập, tự chủ, vận dụng linh hoạt các
hình thức thuê khô, thuê ướt, thuê mua và mua máy bay để nhanh chóng có được
một đội bay mới hiện đại, đáp ứng được nhu cầu mở rộng mạng đường bay trong

nước và quốc tế.
Song song với việc mở rộng mạng đường bay và mở rộng thò trường,
Tổng công ty cũng tích cực đổi mới công nghệ khai thác, bảo dưỡng tàu bay,
hiện đại hoá trang thiết bò phục vụ mặt đất, áp dụng công nghệ thông tin vào
kinh doanh và quản lý, do đó đạt được nhòp độ tăng trưởng sản lượng vận tải
bình quân hàng năm tương đối cao.
2.1.2.Giới thiệu hệ thống thu bán sản phẩm vận tải hàng không
2.1.2.1.Qui trình thu bán sản phẩm vận tải hàng không
BƯỚC 1: Căn cứ vào hợp đồng, qui đònh về đặt cọc, bảo lãnh thanh toán, các
VPCN, VPKV cấp phát chứng từ trắng cho các đơn vò bán (phòng vé của HKVN,
đại lý)
BƯỚC 2: Các đơn vò bán nhận yêu cầu vận chuyển từ hành khách, tiến hành
xây dựng giá cước căn cứ vào lộ trình, thời gian, dòch vụ mà khách hàng yêu
cầu, tính toán giá cước sao cho có lợi nhất cho khách hàng và đảm bảo tuân thủ
đúng các qui đònh về xuất bán chứng từ của IATA và HKVN qui đònh.
Đặt chỗ cho khách trên các hệ thống đặt giữ chỗ toàn cầu như Abcus, Gabriel,
Amadeuos…). Xuất vé cho hành khách

23


BƯỚC 3:Hành khách tiến hành thanh toán tiền cho các đơn vò bán.
BƯỚC 4:Các đơn vò bán căn cứ vào qui đònh quản lý tài chính của HKVN, đònh
kỳ lập báo cáo thu bán chứng từ vận tải hàng không, nộp kèm chứng từ và thanh
toán tiền bán chứng từ cho VPCN , VPKV.
2.1.2.2.Đặc điểm hệ thống
Thứ nhất: Mạng lưới bán vé của TCT HKVN khá rộng lớn nhưng quy mô của
nhiều đại lý không lớn, đặc biệt là các đại lý trong nước. Các đại lý có qui mô
nhỏ, khả năng tài chính hạn chế nên mức đặt cọc không lớn và hàng tháng họ sẽ
phải báo cáo, thanh toán và nhận vé nhiều lần hơn. Hơn thế nữa, rủi ro trong

kinh doanh của các đại lý này cũng lớn hơn, do đó các biện pháp quản lý thu bán
vé đối với các đại lý này sẽ phức tạp hơn nhiều.
Thứ hai: Mức độ tin học hoá trong việc bán vé của các đại lý trong nước còn chưa
cao như mức độ chung tại các nước trong khu vực. Bên cạnh đó cơ sở hạ tầng
viễn thông ở Việt nam còn yếu, hay gặp sự cố cho nên một số đại lý vẫn phải
duy trì việc xuất vé viết tay, tra cứu giá một cách thủ công. Sử dụng nhiều vé
viết tay sẽ dễ dẫn đến nhiều sai sót trong quá trình tính toán, tra cứu giá cước và
ghi chép các điều kiện vận chuyển trên vé. Đặc điểm này cũng sẽ có nhiều ảnh
hưởng tới tin học hoá công tác quản lý thu bán vé ở các cấp quản lý của Tổng
Công ty HKVN.
Thứ ba: Công tác quản lý thu bán vé của TCT HKVN vừa phải tuân thủ một cách
nghiêm ngặt các nguyên tắc quản lý tài chính của một doanh nghiệp nhà nước
Việt nam, nhưng vừa phải phù hợp với các nguyên tắc của cơ chế thò trường. Đặc
điểm này chi phối rất nhiều đến công tác quản lý thu bán vé từ tổ chức bộ máy,
quy trình nghiệp vụ, chính sách cho đến các nghiệp vụ cụ thể.

24


2.2.MỤC TIÊU CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI QUÁ
TRÌNH THU BÁN SẢN PHẨM VẬN TẢI HÀNG KHÔNG
- Kiểm soát việc ban hành các chính sách phù hợp với quy chế hoạt động
bán vé
- Kiểm soát việc thực hiện các chính sách của các văn phòng chi nhánh và
các bộ phận cấu thành của mạng lưới bán vé đúng với các nội dung đã đề
ra.
- Kiểm soát việc đảm bảo tuân thủ các quy đònh về cấp phát và quản lý vé,
các quy đònh về đặt cọc và bảo lãnh, các quy đònh về thanh quyết toán,
các quy đònh về quản lý tài chính khác đối với hệ thống bán vé đặc biệt là
hệ thống các văn phòng chi nhánh

- Kiểm soát việc đảm bảo thu đủ mọi nguồn doanh số bán vé của HKVN.
- Quản trò rủi ro. Rủi ro trong hoạt động bán là những sự việc tiềm năng
hoặc thực tế phát sinh trong hệ thống bán làm giảm hoặc mất doanh thu
bán vé hoặc tăng chi phí bán, thiếu cơ sở hiệu quả vì những nguyên nhân
hoàn toàn khách quan nằm ngoài sự kiểm soát của HKVN, hoặc do sai
sót, sơ suất không cố tình của nhân viên HKVN. Nguyên tắc quản trò rủi
ro trong hoạt động bán của HKVN là tăng cường phòng ngừa bằng các
biện pháp chuyên môn để giảm thiểu số lượng, hậu quả của vụ việc kết
hợp với các việc nâng cao sự phối hợp, kiểm soát của các cơ quan điều
hành và quản lý bán vé của HKVN, kòp thời giải quyết các vụ việc xảy ra
với mức độ thiệt hại tối thiểu về tài chính và uy tín.
Cơ chế kiểm soát và quản lý bán vé phải đảm bảo việc phân tích, xử lý
và cung cấp các thông tin cho việc hoạch đònh chính sách, điều hành công tác

25