Chi nhánh công ty Xuất nhập khẩu tổng hợp 3

Website: Email : Tel : 0918.775.368

Lời mở đầu
Trải qua gần hai mơi năm đổi mới, từ nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung
sang nền kinh tế thị trờng có sự quản lí của Nhà nớc, nớc ta đà đạt đợc những
thành quả đáng mừng: một xà hội văn minh, một nền chính trị ổn định và đặc
biệt, có một nền kinh tế vững chắc cho tiến trình tiến lên chủ nghĩa xà hội của
nớc ta.
Để đạt đợc những thành quả đó, Đảng và Nhà nớc đà có sự cố gắng không
ngừng trong việc xây dựng và hoàn thiện một bộ máy quản lý phù hợp với cơ
chế mới- cơ chế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc.Trong công tác quản lí nói
chung, không thể không nhắc tới công tác tổ chức quản lý tài chính-kế toán nói
riêng, bởi công tác này đóng vai trò rất quan trọng đối với nền kinh tế. Việc
lỏng lẻo trong công tác quản lý tài chính có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm
trọng, làm thất thoát lớn về tài sản, nền kinh tế đi xuống.
Mỗi doanh nghiệp đợc coi là một tế bào của nền kinh tế. Vì vậy, sự hng
thịnh của một doanh nghiệp tác động tới cả nền kinh tế. Công tác quản lý tài
chính vì vậy mà phải đợc thực hiện một cách nghiêm chỉnh và đầy đủ từ các cá
thể kinh tế-doanh nghiệp trở đi. Việc quản lý thành công về tài chính đóng góp
một phần quan trọng cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Sau nhiều năm ngồi trên ghế nhà trờng, lần đầu tiên, trong đợt thực tập, em
đợc tiếp xúc với các công việc hàng ngày của công tác kế toán tại một Chi
nhánh cụ thể. Qua đợt thực tập này em đà có cái nhìn tổng quát về công tác kế
toán, thấy đợc những lý thuyết mà em đà đợc học đợc áp dụng nh thế nào trong
thực tiễn. Để từ đó có thể thấy đợc những điểm mạnh, yếu trong công tác quản
lý tài chính của nớc ta nói chung và của Chi nhánh nói riêng, và từ đó có thể so
sánh đợc giữa thực tế và lý thuyết.
Dới đây là b¸o c¸o thùc tËp cđa em, néi dung b¸o c¸o gồm 4 phần:
Phần I: Quá trình thành lập và đặc điểm kinh doanh của công ty
Phần II: Đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh
Phần III: Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Phần IV: Đánh giá chung về tình hình kinh doanh, tổ chức bộ máy kế
toán và các kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán.

1


Website: Email : Tel : 0918.775.368

Chơng I:
Khái quát chung về Chi nhánh công ty XNK
tổng hợp 3.
I. Lịch sử hình thành và phát triển của chi nhánh.
1. Quá trình hình thành và phát triển
Chi nhánh Hà nội - Công ty XNK Tổng hợp 3 (tên giao dịch đối ngo¹i:
the national general EX - IMPORT corp - Ha noi Branch) lµ
mét tỉ chøc kinh doanh Xt nhËp khÈu tỉng hợp trực thuộc Công ty XNK tổng
hợp 3, có tiền thân là văn phòng đại diện công ty XNK tổng hợp 3 tại Hà Nội đợc thành lập theo quyết định số 635/TH_TCCB ngày 28/5/1993 của Bộ Thơng
Mại về thành lập doanh nghiệp Nhà nớc.
Năm 1994, văn phòng chuyển thành chi nhánh Hà Nội công ty XNK tổng
hợp 3 theo quyết định số125/TMTCCB ngày 28/4/1994 của Bộ Thơng Mại và
quyết định số 288/QĐ - UB ngày 17/12/1994 của UBND thành phố Hà Nội.
Chi nhánh có địa chỉ điện tín là: CENTRIMEX Hà Nội.
Trụ sở chính: 247 đờng Giảng Võ - Hà Nội
Điện thoại: 8512986.
Fax: 8512974.
Chi nhánh có t cách pháp nhân, có tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại
Ngân hàng và có con dấu riêng để giao dịch.
Trong hoat động kinh doanh chi nhánh chịu trách nhiệm vật chất về những
cam kết theo chức năng nhiệm vụ của mình. Chi nhánh phải tuân theo chính
sách, luật pháp của Nhà nớc, pháp luật quốc tế và các quy định của điều lệ tổ

chức và hoạt động.
Do thời gian đầu mới thành lập nên Chi nhánh còn có nhiều khó khăn trong
quá trình tìm hớng đi cho mình, còn bỡ ngỡ trớc quy luật kinh doanh của thị trờng. Đội ngũ cán bộ còn thiếu kinh nghiệm, mối quan hệ cha đợc xác lập, cha
có nhiều doanh nghiệp biết đến, tên tuổi của Chi nhánh còn mới mẻ. Do vậy,
Chi nhánh cha tạo đợc vị trí của mình trên thị trờng, hoạt động xuất nhập khẩu
còn ít. Tuy nhiên Chi nhánh cũng đà mở đợc một cửa hàng kinh doanh tổng hợp
theo quyết định số 53/TH3_ TCCB, ngày 24/05/1994 với nhiệm vụ buôn bán
các sản phẩm do Chi nhánh kinh doanh, trng bµy, giíi thiƯu hµng hãa xt nhËp

2


Website: Email : Tel : 0918.775.368

khẩu, làm đại lý bán hàng cho các đơn vị trong và ngoài nớc theo quy định của
Công ty.
Sau năm 1998, Chi nhánh đà có nhiều bớc chuyển lớn cả về mặt tổ chức lẫn
hoạt động kinh doanh.
Về mặt tổ chức: Bên cạnh nhân vên tại cửa hàng kinh doanh, đội ngũ cán
bộ của Chi nhánh gồm 12 ngời, đều là những ngời có trình độ đại học và trên
đại học. Cán bộ của Chi nhánh là những ngời trẻ, có năng lực, sáng tạo trong
công việc. Là những cán bộ có triển vọng của Chi nhánh.
Về hoạt động sản xuất kinh doanh: Chi nhánh đà bắt đầu tạo đợc uy tín
của mình tên thị trờng, thu hút đợc nhiều đơn đặt hàng xuất nhập khẩu trong nớc và ngoài nớc. Chi nhánh trùc tiÕp nhËn xt nhËp khÈu, nhËn đy th¸c nhËp
khÈu mọi loại hàng hóa của các địa phơng, các ngành, các doanh nghiệp.
Chi nhánh trực tiếp xuất khẩu các mặt hàng tiêu dùng, hàng may mặc, hàng
bách hóa cho các đơn vị đối tác kinh doanh nớc ngoài nh thị trờng EU, thị trờng
Lào để phục vụ ngời tiêu dùng. Ngoài ra còn có thêm thị trờng các nớc nh Đức,
Đài Loan, Singapore, Nhật Chi nhánh cũng chú ý tới công tác nhập khẩu,
hoạt động kinh doanh chủ yếu tiêu thụ trong miền Trung. Trong đó, hoạt động

kinh doanh nhập khẩu ủy thác và nhập khẩu trực tiếp là hoạt động kinh doanh
chính của Chi nhánh. Mặt hàng chính Chi nhánh nhập khẩu là các loại phân bón
có nguồn gốc xuất xứ từ các nớc nh Trung Quốc, Hàn Quốc, Đài Loan Chi
nhánh cũng nhập một số mặt hàng cao cấp nh linh kiện, bộ phận xe hai bánh
gắn máy về tiến hành lắp ráp.
Chi nhánh cũng dần tạo đợc chỗ đứng của mình trên thơng trờng bằng việc
tạo mối liên kết với các nớc bạn trong và ngoài khu vực, các doanh nghiệp trong
nớc đặc biệt là mối quan hệ Việt Nam Lào. Tháng 10/1998, Chi nhánh đÃ
mở siêu thị hữu nghị Việt Lào tên giao dịch là LAVI INTERSHOP tại 66
70, Samsethai Viên Chăn nhằm mục đích hợp tác kinh doanh siêu thị tại
thủ đô Viên Chăn và sẽ phát triển sang các tỉnh khác của Lào, tiến tới mở trung
tâm thơng mại Việt Lào, tổ chức bán buôn bán lẻ hàng hóa của Việt Nam,
hàng hóa của Lào xuất sang các nớc bạn. Đồng thời hợp tác liên doanh thực
hiện việc sản xuất hàng hóa Việt Lào đợc hởng u ®·i, tỉ chøc trng bµy giíi
thiƯu hµng hãa hai níc, hợp tác đầu t liên doanh liên kết, là dịch vụ chuyển
khẩu quá cảnh, du lịch.

3


Website: Email : Tel : 0918.775.368

Cã thÓ nãi rằng sau hơn 10 năm đổi mới, Chi nhánh đà có nhiều bớc biến
chuyển lớn, trở thành một đơn vị làm ăn có hiệu quả, là một đơn vị nòng cốt của
Công ty. Chi nhánh cũng có một vị trí trên nền kinh tế thị trờng Việt Nam trong
giai đoạn đổi mới này.
2. Chức năng và nhiệm vụ của Chi nhánh:
2.1 Chức năng:
Chi nhánh có chức năng trực tiếp hoặc ủy thác cho xuất nhập khẩu các loại
hàng nông, lâm hải sản, thực phẩm, công nghệ phẩm, hàng thủ công mỹ nghệ,

khoáng sản, hàng gia công, t liệu sản xuất theo kế hoạch hoặc theo ủy quyền
của Công ty (trừ các mặt hàng Nhà nớc cấm).
Tổ chức sản xuất, gia công chế biến, cung cấp vật t hàng XNK, dịch vụ,
mở cửa hàng, đại lý bán hàng trng bày giới thiệu hàng hóa XNK, hợp tác đầu t
liên doanh, liên kết với các tổ chức trong nớc và ngoài nớc để thực hiện nhiệm
vụ kinh doanh của Chi nhánh.
Ngoài ra Chi nhánh còn thay mặt Công ty giải quyết các công việc đối
ngoại, đối nội trong phạm vi đợc ủy quyền.
2.2 Nhiệm vụ
Chi nhánh chủ động xây dựng kế hoạch, phơng án kinh doanh của Chi
nhánh và thực hiện có hiệu quả sau khi Công ty duyệt, phù hợp với phạm vi
hoạt động kinh doanh của Công ty và pháp luật hiện hành của Nhà nớc.
Quản lý và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn tạo nguồn bổ sung theo
phân cấp của Công ty. Cân đối giữa XK và NK, làm tròn nghĩa vụ đối với Nhà
nớc và Công ty.
Tuân thủ luật pháp, chính sách kinh tế, tài chính XNK, giao dịch đối ngoại
và các quy định hiện hành của Nhà nớc, của địa phơng và của Công ty.
Thực hiện và chịu trách nhiệm các cam kết trong hợp đồng kinh tế có liên
quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Chi nhánh ở trong và ngoài nuớc.
Nghiên cứu, thực hiện các biện pháp để nâng cao chất lợng, tăng khối lợng,
chủng loại hàng hóa xuất khẩu, mở rộng thị trờng nội, ngoại, marketing, thu hút
ngoại tệ, phát triển sản xuât kinh doanh.
Thực hiện tốt các chính sách quản lý, sử dụng, đào tạo bồi dỡng, tiền lơng,
tiền thởng, phúc lợi, đối với cán bộ công nhân viên theo phân cấp của Công ty.
Làm tốt công tác bảo vệ nội bộ tài sản, bảo hộ an toàn lao động, bảo vệ
môi trờng và an ninh quốc phòng.

4

Website: Email : Tel : 0918.775.368

II. Đặc điểm kinh doanh của Chi nhánh
1. Đặc điểm về môi trờng kinh doanh:
Môi trờng hoạt động kinh doanh của Chi nhánh gồm các yếu tố sau: môi
trờng bên ngoài, môi trờng bên trong, môi trờng tự nhiên và môi trờng xà hội.
1.1 Môi trờng bên ngoài:
Loại hình kinh doanh xuất nhập khẩu với những mối quan hệ rất phong phú
và đa dạng, đợc thể hiện qua mối quan hệ với nhà cung cấp, khách hàng, Chính
phủ, các tổ chức cạnh tranh.
1.1.1 Về nhà cung cấp:
Chi nhánh có quan hệ với nhiều nguồn cung cấp khác nhau cả trong nớc và
ngoài nớc phục vụ cho xuất khẩu và nhập khẩu.
+ Đối với các nhà cung cấp trong nớc:
Chi nhánh chủ yếu khai thác các nguồn hàng xuất khẩu nh: các mặt hàng
thủ công mỹ nghệ (nh mây tre đan, gốm sứ) các mặt hàng dệt may (áo len, aó
sơ mi, áo jacket) các mặt hàng nông, lâm, hải sản (gạo, gỗ, ván sàn) các
khoáng sản (thiếc, thép). Những mặt hàng này đợc cung cấp bởi các doanh
nghiệp trên toàn quốc chủ yếu là các công ty miền Trung nh Công ty Xi măng
Bỉm Sơn, Hoàng Thạch, Công ty hợp tác đầu t NK và Du lịch
Chi nhánh còn là khách hàng quen thuộc của nhà cung cấp dịch vụ nh: điện
nớc, bu chính viễn thông, tin học, tài chính ngân hàng, bảo hiểm, dịch vụ quảng
cáo, t vấn trên địa bàn Hà Nội và trên cả nớc. Đây là các dịch vụ thiết yếu
cho hoạt động kinh doanh của Chi nhánh.
+ Đối với nhà cung cấp ngoài nớc:
Chi nhánh chủ yếu khai thác nguồn hàng nhập khẩu nh: máy móc, thiết bị,
dây chuyền công nghệ sản xuất, linh kiện và dụng cụ sửa chữa xe hai bánh gắn
máy, các loại sơn công nghiệp, bột nhựa PVC, phân bón các loại, trà sâm, kính
trắng asshi
Bên cạnh đó, Chi nhánh còn khai thác, sử dụng các dịch vụ nh: t vấn, kiểm

định, tài chính ngân hàng, bảo hiểm, khách sạn nh là những dịch vụ thiết yếu
của các hoạt động kinh doanh của Chi nhánh.
1.1.2 Về khách hàng:
+ Khách hàng trong nớc:
Chi nhánh đà góp phần đáp ứng đợc nhu cầu của khách hàng trong nớc về
các loại hàng hóa còn thiếu hoặc cha sản xuất đợc nh: các loại máy móc, thiÕt
5


Website: Email : Tel : 0918.775.368

bị công nghệ cao, các loại hóa chất Tạo điều kiện bình ổn giá cả và thúc đẩy
sản xuất trong nớc. Một số khách hàng nội chủ yếu là: Công ty vật t nông
sản, Công ty xe đạp, xe máy thống nhất, Công ty khai thác và chế biến đá - Hà
Tây
+ Đối với khách hàng nớc ngoài:
Với chính sách mở cửa nhằm thu hút vốn đầu t nớc ngoài và tăng cờng
hợp tác với các nớc trên thế giới, Chi nhánh đà có những chính sách thích hợp
nhằm thực hiện các chủ trơng cũng nh các hiệp định, điều khoản đà ký kết giữa
Chính phủ Việt Nam và Chính phủ các nớc đồng thời nhằm đáp ứng các nhu
cầu và mục tiêu kinh doanh của Công ty và Chi nhánh. Chi nhánh đà tạo dựng
đợc mối quan hệ với các khách hàng nớc ngoài, thỏa mÃn các nhu cầu của họ
thông qua hoạt động xuất khẩu. Thị trờng nớc ngoài là một thị trờng hết sức
rộng lớn, chứa đựng nhiều cơ hội và không ít thách thức. Do vậy, Chi nhánh cần
phải nghiên cứu và có những kế hoạch cụ thể để lựa chọn khách hàng. Các
khách hàng chủ yếu của Chi nhánh ở nớc ngoài là: Các nớc EU (hàng dệt may),
Nhật Bản (hàng mỹ nghệ), Lào (xi măng, sắt thép, thiếc, gốm, sứ, gạo, hàng dệt
may). Đặc biệt hiện nay thị trờng Mỹ đang đợc Chi nhánh cùng Công ty quan
tâm nghiên cứu để đa ra chiến lợc kinh doanh, khai thác thị trờng đợc coi là lớn
này.

Hiện nay, tình hình kinh tế cả nớc nói chung và của thành phố Hà Nội nói
riêng đang trên đà tăng trởng mạnh, thu nhập quốc dân tăng, tỷ lệ thất nghiệp và
lạm phát giảm dần. Đồng thời, sự ổn định về chính trị tại thành phố cũng nh
trong cả nớc, cùng với thái độ u tiên và các chính sách hết sức thông thoáng của
Nhà nớc đối với kinh doanh. Đây cũng là một yếu tố hết sức thuận lợi cho Chi
nhánh và Công ty thực hiện tốt các công việc của mình, góp phần thúc đẩy tăng
trởng kinh tế, tạo việc làm cho ngời lao động, tăng thu ngoại tệ, kích thích sản
xuất và tiêu dùng nội địa và sản xuất hàng xuất khẩu.
Tuy nhiên, bên cạnh đó còn có nhiều khó khăn nh sự biến động của tỷ giá
hối đoái, các tập quán, thói quen của khách hàng đặc biệt là các khách hàng nớc ngoài rất đa dạng và phong phú Đó là những khó khăn không nhỏ ®èi víi
ho¹t ®éng kinh doanh xt nhËp khÈu cđa Chi nhánh.
Nói tóm lại, môi trờng kinh doanh bên ngoài ảnh hởng rất lớn đến quá trình
tồn tại và phát triển của Chi nhánh. Trên thực tế môi trờng kinh doanh của Công
ty XNK tổng hợp 3 hiện nay là khá thn lỵi.

6


Website: Email : Tel : 0918.775.368

1.2 M«i trêng bên trong
1.2.1 Điều kiện tài chính:
Do Công ty XNK tổng hợp 3 là một doanh nghệp Nhà nớc, hoạt động dựa
trên nguồn vốn chủ yếu do Nhà nớc cấp. Vốn của Chi nhánh gồm các nguồn
theo quy định của Nhà nớc và Công ty đáp ứng nhiệm vụ kinh doanh đợc phê
duyệt và đợc phản ánh trên sổ sách kế toán của Chi nhánh. Chi nhánh phải thực
hiện theo đúng nguyên tắc, chế độ tài chính kế toán và các yêu cầu quản lý khác
của Nhà nớc và Công ty.
Do Chi nhánh hạch toán phụ thuộc vào Công ty nên báo cáo thống kê,
quyết toán định kỳ gửi về công ty phê duyệt. Việc lập và sử dụng quỹ của Chi

nhánh phải theo đúng quy định của Nhà nớc và Công ty. Lợi nhuận còn lại của
Chi nhánh là phần còn lại của tổng doanh thu trừ chi phí và các khoản nộp ngân
sách Nhà nớc. Việc phân tích hoạt động kinh tế tài chính của Chi nhánh phải
tiến hành mỗi năm một lần, do Công ty phê duyệt. Trong họat động kinh doanh
Chi nhánh đợc quyền quyết định và thỏa thuận giá cả với khách hàng theo quy
định của Nhà nớc và Công ty. Năm kinh doanh của Chi nhánh bắt đầu từ ngày
01/01 và kết thúc ngày 31/12 năm dơng lịch.
Nguồn vốn kinh doanh của Chi nhánh đợc phân bổ theo mục tiêu kế hoạch
và yêu cầu kinh doanh theo hình thức hợp đồng giao khoán từng năm và từng
giai đoạn khác nhau. Nguồn vốn đó đà đáp ứng nhu cầu kinh doanh của Chi
nhánh trong thời gian qua.
1.2.2. Nhân sự:
Hiệu quả kinh doanh của Chi nhánh phụ thuộc vào trình độ và tinh thần
trách nhiệm của ngời lao động. Hiện nay đội ngũ cán bộ của chi nhánh gồm 12
ngời. Trong đó có 9 ngời có trình độ đại học chiếm 75%, 01 ngời trên đại học
chiếm 8.33% và 2 ngời trình độ dới đại học. Mỗi ngời đều có tinh thần trách
nhiệm với công việc của mình cũng nh của Chi nhánh. Tuân thủ mọi quy định
do Chi nhánh và Công ty đặt ra.
Vấn đề nhân sự và quản lý nhân sự là một trong những vấn đề nổi cộm
đáng đợc quan tâm của Chi nhánh trong giai đoạn hiện nay và sau này.
1.2.3 Lợi thế kinh doanh.
Là một doanh nghiệp Nhà nớc, Công ty XNK tổng hợp 3 nói chung và Chi
nhánh nói riêng có lợi thế lớn đợc sự hỗ trợ, tạo điều kiện thuận lợi của Nhà nớc, cũng nh uy tín của một doanh nghiệp Nhà nớc làm ăn có hiệu quả.
7


Website: Email : Tel : 0918.775.368

Trong h¬n 10 năm hoạt động Chi nhánh đà tạo đợc nhiều mối quan hệ với
các bạn hàng trên thế giới và trong níc cịng nh mèi quan hƯ cđa Chi nh¸nh víi

c¸c cấp quản lý từ trung ơng đến địa phơng. Để có đợc những mối quan hệ nh
thế phải kể đến công lao to lớn của giám đốc Chi nhánh Hoàng Đình Dung
một phong cách lÃnh đạo hết sức linh hoạt và có hiệu quả. Ngoài ra, những kinh
nghiệm và đóng góp của cán bộ công nhân viên Chi nhánh trong lĩnh vực kinh
doanh xuất nhập khẩu đà bắt kịp đợc với thời cuộc là một lợi thế có tính thời
cuộc quyết định đến sự thành hay bại của Chi nhánh.
Một lợi thế nữa phải kể đến của Chi nhánh là vị trí đặt trụ sở của Chi nhánh
tại Hà Nội. Trụ sở chính của Chi nhánh đợc đặt tại 247 Giảng Võ, một trong
những trục đờng chính của thành phố rất thuận tiện cho việc đi lại giao dịch của
Chi nhánh. Hơn thế nữa, Hà Nội là trung tâm thủ đô của cả nớc, nơi tập trung
các cơ quan, các Bộ ngành của Nhà nớc tạo thuận lợi cho Chi nhánh trong việc
giao dịch nắm bắt thông tin với các cơ quan có liên quan một cách kịp thời, góp
phần mang hiệu quản lý kinh doanh của Chi nhánh.
Có thể nói rằng Chi nhánh đà có những điều kiện hết sức thuận lợi cho lĩnh
vực hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu cả về môi trờng bên ngoài lẫn môi trờng bên trong Chi nhánh. Chi nhánh cần phải biết tận dụng và có những chính
sách đờng lối phù hợp nhằm nâng cao lợi nhuận và đạt hiệu quả kinh doanh cao.
2. Đặc điểm về mặt hàng:
2.1 Các mặt hàng nhập khẩu:
Việc kinh doanh nhập khẩu các mặt hàng đà đem lại cho Chi nhánh cũng
nh Công ty một lợi nhuận không nhỏ. Tuy phụ thuộc khá nhiều vào Công ty và
với số vốn ít ỏi, trong nhiều năm qua Chi nhánh cũng đà đạt đợc một số kết quả
khả quan trong kinh doanh các mặt hàng nhập khẩu. Các mặt hàng nhập khẩu
chính là:
+ Nhập khẩu phân bón:
Phân bón là mặt hàng nhập khẩu chủ yếu của Chi nhánh. Do đặc thù
Nhà nớc ta sản xuất lơng thực là chủ yếu, mặt khác việc sản xuất phân bón
trong nớc có thể nói là không phát triển và cha đáp ứng đợc nhu cầu trong nớc.
Chính vì vậy vấn đề nhập khẩu phân bón đợc hết sức chú trọng.
+ Nhập khẩu linh kiện xe máy Nhật:
Trong những năm gần đây vấn đề tiêu thụ xe máy đang trở thành vÊn ®Ị

nỉi bËt trong nỊn kinh tÕ níc ta. ViƯc một gia đình có từ 3 đến 4 chiếc xe máy
là bình thờng. Do nắm bắt đợc nhu cầu của ngời tiêu dùng trong nớc mà Chi
8


Website: Email : Tel : 0918.775.368

nhánh đà tiến hành nhập khẩu nhiều linh kiện xe máy Nhật nhằm đáp ứng thị trờng trong nớc đồng thời tạo doanh thu lớn cho Chi nhánh.
+ Nhập khẩu các mặt hàng tiêu dùng:
Do tình hình sản xuất trong nớc còn gặp nhiều khó khăn, nhu cầu tăng
nhanh, ngời dân không chỉ chú trọng vào số lợng mà còn đặt yêu cầu vào chất lợng, chủng loại, mẫu mÃ, Chi nhánh đà chú trọng nhiều vào mặt hàng này. Một
số mặt hàng nhập khẩu chính nh: Sâm Triều Tiên, sữa
Ngoài ra, Chi nhánh còn nhập khẩu một số loại máy móc nh: máy xúc,
máy sản xuất gạch, thang máy.
Chi nhánh cũng nhập một số các loại vật kiệu nh : sơn, hóa chất pha chế
sơn, bột nhựa PVC Các mặt hàng này Chi nhánh nhập khẩu chủ yếu nhằm
đáp ứng cho các đơn vị kinh doanh thơng mại, các đại lý
Trong nền kinh tế thị trờng, việc cạnh tranh buôn bán ngày càng trở nên
khốc liệt, nhu cầu của ngời tiêu dùng đợc nâng cao, việc kinh doanh của Chi
nhánh gặp nhiều khó khăn. Tuy nhiên Chi nhánh cũng đà vơn lên để hoàn thành
tốt nhiệm vụ đặt ra, đạt đợc các chỉ tiêu theo quy định của Công ty.
Trong những năm qua mặc dù gặp nhiều khó khăn trong việc tiêu thụ sản
phẩm nhng Chi nhánh vẫn cố gắng duy trì nhập khẩu những sản phẩm chính
của mình. Việc tìm kiếm thị trờng để nhập khẩu là một vấn đề đang đợc Công
ty cũng nh Chi nhánh quan tâm. Bằng sự nỗ lực và kinh nghiệm của mình, Chi
nhánh đà duy trì và mở rộng thị trờng nhập khẩu với một số thị trờng chính nh:
Indonesia, Trung Quốc, Nhật Bản. Với hai hình thức nhập khẩu chính là nhập
khẩu trực tiếp và nhập khẩu ủy thác, những mặt hàng nhập khẩu của Chi nhánh
có u điểm là lớn và đa dạng. Hàng hóa nhìn chung là đảm bảo đợc chất lợng,
giữ đợc uy tín với khách hàng. Chi nhánh cũng biết chú trọng vào những mặt

hàng đang là nhu cầu thiết yếu của ngời tiêu dùng nh phân bón, xe máy
Chính vì thế đà tạo ra hiệu quả kinh doanh nhất định cho Chi nhánh. Tuy nhiên,
phụ thuộc vào nó qua nhiều sẽ gây ra bất lợi cho Chi nhánh. Kim ngạch nhập
khẩu của Chi nhánh tăng lên rất nhanh chóng, doanh thu đạt cao, nộp ngân sách
Nhà nớc lớn, khai thác tốt nguồn vốn kinh doanh, không sử dụng nguồn vốn của
Công ty. Nhng lợi nhuận của Chi nhánh còn thÊp, chiÕm mét tû träng nhá trong
doanh thu. V× thÕ mà Chi nhánh cần phải tìm ra biện pháp để tăng lợi nhuận,
đẩy mạnh hoạt động kinh doanh.

9


Website: Email : Tel : 0918.775.368

B¶ng 1: Kim ngạch nhập khẩu hàng hóa theo
sản phẩm của Chi nhánh
(Đơn vị: Ngìn USD)
Năm
Phân bón các
loại
Linh kiện xe
gắn máy
Sâm các loại
Hóa chất các
loại
Máy móc các
loại
Xe máy CKD
Gỗ các loại
Xi măng

Tổng giá trị
nhập khẩu

2001
Giá trị
%
12811
43.3

2002
Giá trị
%
15.293
39.6

2003
Giá trị
%
19.256
45.9

2004
Giá trị
%
19.230
40.9

12350

41.74

13560

35.1

16110

38.4

13250

28.2

930
630

3.14
2.13

740
910

1.9
2.4

1530
1040

3.6
2.5

4800

10.2

2500

8.45

4930

12.8

4930

10.5

3150

8.2

220
150
29591

0.74
0.5
100

38583

100

750
1480
2520
46960

1.6
3.2
5.4
100

2750
1020
260
41966

6.6
2.4
0.6
100

(Nguồn: Báo cáo tổng hợp hàng năm của Chi nhánh)
2.2 Các mặt hàng xuất khẩu:
Trong tiến trình hội nhập kinh tế khu vực và thế giới diễn ra mạnh mẽ, hoạt
động xuất nhập khẩu diễn ra giữa các quốc gia một cách sôi động và phát triển
cả về chiều rộng và chiều sâu. Hoạt động xuất khẩu đợc coi là một hoạt động
quan trọng nhằm chuyển dịch cơ cấu kinh tế. Do vậy, Nhà nớc đà và đang tạo
điều kiện cho các doanh nghiệp Việt Nam trong đó có Chi nhánh Công ty

XNK tổng hợp 3 tham gia xuất khẩu. Một số mặt hàng xuất khẩu chủ yếu là:
+ Mặt hàng tiêu dùng:
Đây là mặt hàng có giá trị xuất khẩu rất cao của Chi nhánh và cùng xuất
sang thị trờng Lào. Nó chiếm tỷ trọng cao trong kim ngạch xuất khẩu của Chi
nhánh, hơn nữa lại là mặt hàng tự doanh nhng lại thay đổi lên xuống sẽ ảnh hởng không tốt đến hoạt động xuất khẩu.
+ Mặt hàng gốm sứ:
Mặt hàng này chủ yếu xuất khẩu Lào và mặt hàng Chi nhánh xuất khẩu
ủy thác. Gốm sứ là mặt hàng truyền thống cđa ViƯt Nam, nhiỊu lµng nghỊ
trun thèng vỊ gèm sø nổi tiếng nh làng gốm Bát Tràngđà thu hút nhiều sù
10


Website: Email : Tel : 0918.775.368

chó ý cđa các doanh nghiệp và khách hàng nớc ngoài. Nhận biết đợc nhu cầu đó
của khách hàng Chi nhánh đà tiến hành xuất khẩu sang các nớc nhng chủ yếu
vẫn là thị trờng Lào.
+ Mặt hàng gạo: Việt Nam là một nớc nông nghiệp xuất khẩu gạo thứ hai
trên thế giới. Mặt hàng này cũng có kim ngạch xuất khẩu khá cao của Chi
nhánh. Tuy nhiên trong những năm gần đây thì không còn duy trì đợc mặt hàng
này nữa.
Ngoài ra, Chi nhánh cũng xuất khẩu một số hàng khác nh: xi măng, sắt thép,
hàng thủ công mỹ nghệ truyền thống (m©y tre…).

11


Website: Email : Tel : 0918.775.368

B¶ng 2: Kim ngạch xuất khẩu theo mặt hàng của Chi nhánh.

(Đơn vị:Nghìn USD)
Năm

2001
Giá trị
%

2002
Giá trị
%

2003
Giá trị
%

2004
Giá trị

%

3300
6057

30
55.2

5697
8055

35.4

50.1

2821
9235

19.4
63.4

3000
6214

29.6
61.4

809
253
50
45
456
10970

7.4
2.3
0.5
0.4
4.2
100

1636
142

60

10.1
0.9
0.4

1721
53

11.8
0.4

56

5.5

90
650
14570

0.6
4.4
100

100
750
10120

1
7.5

100

Mặt hàng
Gốm sứ
Hàng tiêu
dùng
Gạo
Sắt thép
Thiếc thỏi
Phân UREA
Mây tre
Tổng cộng

500
16090

3.1
100

(Nguồn: Báo cáo tổng hợp hàng năm của Chi nhánh)
Trong thời gian qua nhìn chung Chi nhánh có nhiều thuận lợi để tăng cờng
hoạt động xuất khẩu. Việt Nam với khẩu hiệu muốn làm bạn với tất cả các nớc
trên thế giới, đồng thời tham gia vào các tổ chức nh AFTA, NAFTA , tổ chức
thành công các cc héi nghÞ vỊ kinh tÕ, tiÕn tíi gia nhËp vào WTO. Nhà nớc đÃ
có nhiều chính sách thuận lợi cho hoạt động xuất khẩu nh mở rộng hành lang
pháp lý, bỏ thuế quan Chi nhánh cũng có những thuận lợi nh có mối quan hệ
mật thiết với các Ngân hàng thuận tiện cho việc giao dịch của Chi nhánh trên
thơng trờng. Ngoài phơng thức kinh doanh truyền thống là mua đứt bán đoạn,
Chi nhánh còn áp dụng nhiều phơng thức mới nh nhận ủy thác, liên doanh liên
kết, xây dựng trung tâm thơng mại tại nớc ngoài.

Tuy nhiên bên cạnh những thành công mà Chi nhánh đạt đợc trong thời
gian qua thì vẫn còn nhiều hạn chế ảnh hởng tới sự phát triển của Chi nhánh.
Kim ngạch xuất khẩu của Chi nhánh rất thấp, chiếm một tỷ trọng không cao
trong tổng kim ngạch xuất nhập khẩu của Chi nhánh. Chi nhánh phụ thuộc rất
nhiều vào hoạt động nhập khẩu. Hơn nữa kim ngạch xuất khẩu có xu hớng giảm
làm tăng thêm sự phụ thuộc này. Điều này gây ảnh hởng không tốt tới hoạt
động kinh doanh chung khi thị trờng nhập khẩu có biến động, nhu cầu trong nớc với hàng nhập khẩu giảm sút và Chi nhánh đà không tận dụng đợc những u
đÃi của Nhà nớc đối với hoạt động xuất khẩu.
Bảng 3: Kết quả kinh doanh xuất nhập khẩu cuả chi nhánh
(Đơn vị: Nghìn USD)
12


Website: Email : Tel : 0918.775.368

Năm
Nhập khẩu
Xuất khẩu
Kim ngạch XNK

2001
Giá trị
%
29591
73
10970
27
40561
100

2002
Giá trị
38583
16090
54673

%
71
29
100

2003
Giá trị
41966
14570
56536

%
74.2
25.8
100

2004
Giá trị
%
46960 82.3
10120 17.7
57080 100

(Nguồn: Báo cáo tổng hợp hàng năm của Chi nhánh)

3. Đặc điểm về thị trờng.
Đối với bất kỳ công ty xuất nhập khẩu nào thì vấn đề thị trờng luôn đợc
xem là vấn đề đáng đợc quan tâm hàng đầu. Từ khi ra đời cho đến nay Chi
nhánh Công ty XNK tổng hợp 3 đà và đang không ngừng duy trì mở rộng thị trờng nhập khẩu và thị trờng xuất khẩu.
3.1 Thị trờng nhập khẩu:
Bảng 4: Kim ngạch nhập khẩu hàng hóa theo
thị trờng của Chi nhánh
(Đơn vị: Nghìn USD).
Năm
Nhật Bản
Trung Quốc
Thái Lan
Hàn Quốc
Singapo
Lào
Đài Loan
USA
Tổng cộng

2001
Giá trị
%
8016
27.1
14125
47.7
1978
6.7
1212
4.1

2848
9.6
412
1.4
1000
29591

3.4
100

2002
Giá trị
7894
16180
2158
3379
2250
622
4851
1250
38583

%
20.5
41.9
5.6
8.8
5.8
1.6
12.6

3.2
100

2003
Giá trị
%
8310
19.8
18914
45.1
3241
7.7
3314
537
6290
1360
41966

7.9
1.3
15
3.2
100

2004
Giá trị
%
7030
15
19478

41.5
4717
10
2800
6
3025
6.4
7350
2560
46960

(Nguồn: Báo cáo tổng hợp hàng năm của Chi nhánh)
+ Thị trờng Trung Quốc: Đây là một thị trờng có tiềm năng rất lớn. Kim
ngạch nhập khẩu từ thị trờng này khá cao. Điều này cũng dễ hiểu vì ta và Trung
Quốc đà ký kết hiệp định thơng mại Việt Trung, mặt khác ta và Trung Quốc
giáp nhau trên đất liền cũng nh biển, chính vì vậy chuyên chở hàng hóa cũng dễ
dàng, ít tốn kém. Kim ngạch nhập khẩu hàng Trung Quốc tăng dần lên trong
các năm. Đây là một điều đáng lu ý vì hiện nay rất nhiều mặt hàng Trung Quốc
xuất hiện tại Việt Nam, mặc dù chất lợng không cao hơn hàng hóa chúng ta nhng giá cả lại thấp hơn.
+ Thị trờng Nhật Bản: Kim ngạch nhập khẩu thị trờng này có cao nhng
cũng có xu hớng giảm dần. Mặt hàng từ thị trờng này chủ yếu lµ linh kiƯn xe
13

15.7
5.4
100


Website: Email : Tel : 0918.775.368

máy và các máy móc khác, tuy nhiên lợng xe máy Trung Quốc nhập vào Việt
Nam một cách ồ ạt, do đó việc tiêu thụ mặt hàng này gặp nhiều khó khăn mặc
dù chất lợng cao.
Ngoài ra Chi nhánh còn có nhiều mặt hàng nhập từ nhiều thị trờng khác
nh: Thị trờng Singapo, Lào, Hàn Quốc
Việc mở rộng thị trờng là hết sức cần thiết nhng tìm ra thị trờng chính đem
lại hiệu quả kinh doanh cao cho Chi nhánh mới là điều quan trọng.
3.2 Thị trờng xuất khẩu:
Bảng 5: Kim ngạch xuất khẩu theo thị trờng của Chi nhánh
(Đơn vị: Nghìn USD)
Năm
Lào
Đức
Nhật
Mỹ
Trung Quốc
Australia
Bungary
Tổng cộng

2001
Giá trị
%
7980
72.7
550

5

500

970
970
10970

4.6
0.9
0.9
100

2002
Giá trị
12540
800
450
130
600
870
700
16090

%
77.9
5
2.8
0.8
3.7
5.4
4.4
100

2003
Giá trị
12000
1030
250

%
82.4
7.1
1.7

310
560
420
14570

2.1
3.8
2.9
100

2004
Giá trị
%
9120
90
700
6.9
100

1

200

2.1

10120

100

(Nguồn: Báo cáo tổng hợp hàng năm của Chi nhánh)
+ Thị trờng Lào: Đây là thị trờng xuất khẩu chính cho Chi nhánh trong
những năm vừa qua. Tuy nhiên trong những năm gần đây thì hoạt động kinh
doanh sang Lào vẫn có xu hớng giảm. Đó là một điều bất lợi cho Chi nhánh vì
đây là một thị trờng tiêu thụ lớn hàng Việt Nam.
+ Thị trờng Đức: Đây là thị trờng lớn với quy mô dân số lớn hơn 80 triệu
dân, có mức thu nhập bình quân đầu ngời cao. Đây là một thị trờng đầy hứa
hẹn, tuy nhiên những yêu cầu đối với hàng hóa nhập khẩu về chất lợng, mẫu mÃ
là rất cao. Hàng hóa mà Chi nhánh xuất sang thị trờng Đức ngày càng tăng chủ
yếu là hàng may mặc chứng tỏ thị trờng cũng đà chấp nhận hàng hóa của Chi
nhánh. Đây là một dấu hiệu đáng mừng đối với Chi nhánh, do vậy Chi nhánh
cần có chính sách khai thác tốt trong thời gian tới.
Nhìn chung tình hình xuất khẩu của Chi nhánh không đạt hiệu quả cao một
phần do cha tìm đợc thị trờng phù hợp và cha tận dụng đợc các lợi thế do Chính
phủ và Nhà níc t¹o cho.

14


Website: Email : Tel : 0918.775.368

4. Đặc điểm về vốn và tài sản:
Do đặc thù là một doanh nghiệp Nhà nớc cho nên nguồn vốn của Chi
nhánh đợc hình thành từ nhiều nguồn khác nhau nh: Ngân sách cấp, Công ty
cấp, Chi nhánh tự bổ sung, Vốn huy động, hoặc nếu cần số tiền lớn cho mua
hàng hóa với số lợng lớn thì có thể vay của Ngân hàng, có thể chiếm dụng vốn
của nhà cung cấp.
Sau hơn 10 năm kể từ ngày thành lập, tổng số vốn của Chi nhánh có bớc
tăng vợt bậc, đặc biệt trong những năm gần đây.
Bảng 1: Cơ cấu tài sản của Chi nhánh
Đơn vị: Nghìn đồng.
Chỉ tiêu
Tổng tài sản
Tài sản lu động
Tài sản cố định
TSLĐ/Tổng TS
TSCĐ/Tổng TS

2001
40.830.157
39.564.789
1.265.368
96.9%
3.1%

2002
59.381.822
58.256.363
1.125.459
98.1%

1.9%

2003
66.285.060
65.256.363
1.028.697
98.4%
1.6%

2004
73.128.498
72.123.265
1.005.233
98.6%
1.4%

Qua bảng trên ta thấy tổng tài sản của Chi nhánh tăng nhanh trong các
năm, trong đó tài sản lu động chiếm tỷ trọng cao trong tổng tài sản. Đây là một
điều tốt cho Chi nhánh vì đây là một doanh nghiệp thơng mại.
Bảng 2: Mối quan hệ giữa tổng, vốn chủ sở hữu và nợ phải trả.
Đơn vị: Triệu đồng.
Chỉ tiêu
Tổng tài sản
Vốn chủ sở hữu
Nợ phải trả
Vốn CSH/ Tổng TS
Nợ phải trả/ Tổng TS

2001
40.830.157

5.815.256
35.014.901
14.2%
85.8%

2002
59.381.822
8.938.288
51.443.534
15.1%
84.9%

2003
66.285.060
10.956.359
60.328.701
16.5%
83.5%

2004
73.128.498
13.023.345
60.105.153
17.8%
82.2%

Vốn chủ sở hữu của Chi nhánh ngày càng tăng chứng tỏ năng lực hoạt
động kinh doanh của Chi nhánh ngày càng cao. Tuy nhiên Chi nhánh cũng cần
có biện pháp tăng vốn chủ sở hữu nh: tăng do phân phối lợi nhuận, tăng do đợc
cấp phát

Kết quả hoạt động kinh doanh của Chi nhánh Hà
Nội
Đơn vị: Nghìn đồng
STT
1
2
3
3

Chỉ tiêu
Doanh thu
Giá vốn
LÃi gộp
Chi phí QLDN

2001
178.605.625
175.798.723
2.806.902
820.812.

Năm 2002
180.901.505
177.982.531
2.918.974
920.812.

15

Năm 2003

198.991.656
195.780.786
3.210.870
1.012.893

Năm 2004
200.325.605
196.846.172
3.479.433
1.112.563


Website: Email : Tel : 0918.775.368

4
5

Chi phÝ trùc tiÕp
Lỵi nhn

995.265.
990.825.

1.001.387
996.775

16

1.101.525
1.096.452

1.210.325
1.156.545


Website: Email : Tel : 0918.775.368

chơng II
Đặc điểm tổ chức quản lý
I. Đặc điểm quy trình kinh doanh
1.Xuất khẩu
1.1 Chuẩn bị giao dịch:
Hoạt động kinh doanh xuất khẩu phức tạp hơn hoạt động kinh doanh nội
địa bởi nhiều lẽ: bạn hàng ở cách xa, đồng tiền thanh toán là ngoại tệ, hệ thống
tài chính tiền tệ ở mỗi quốc gia khác nhau, chịu sự tác động của nhiều hệ thống
pháp luật... Vì vậy, khi bớc vào giao dịch, cần phải có sự chuẩn bị chu đáo, sự
chuẩn bị này có ảnh hởng lớn đến kết quả của thơng vụ. Công việc chuẩn bị
gồm hai phần: là nghiên cứu thị trờng và lập phơng án kinh doanh:
+ Nghiên cứu tiếp cận thị trờng:
Đây là công việc tìm kiếm, thu thập, xử lý các thông tin liên quan đến thị
trờng hoạt động xuất khẩu nhằm giúp nhà quản trị đa ra các quyết định phù
hợp, phục vụ cho các vấn đề thuộc lĩnh vực hoạt động của mình. Quá trình
nghiên cứu tiếp cận thị trờng gồm các bớc sau:
* Nhận biết sản phẩm xuất khẩu: Hiện nay trên thị trờng có rất nhiều mặt
hàng có thể xuât khẩu. Tuy nhiên, một doanh nghiêp không thể cùng một lúc
kinh doanh tất cả mọi mặt hàng. Lý do là khả năng kinh doanh của Chi nhánh
có hạn, hơn nữa việc kinh doanh nhiều loại hàng hóa nhiều khi không đem lại
hiệu quả vì còn phụ thuộc vào nhu cầu thị trờng. Do đó, Chi nhánh cần phải tìm
ra cho mình sản phẩm hàng hóa xuất khẩu phù hợp nhằm đem lại hiệu quả cao.
Trớc hết, phải tìm hiểu kỹ đặc điểm thơng phẩm hàng hóa. Mặt khác, phải nắm

rõ tình hình sản xuất mặt hàng đó, cũng nh vị trí của nó trong chu kỳ sống của
sản phẩm ở trong nớc và trên thị trờng quốc tế. Ngoài ra, Chi nhánh phải chú ý
đến tỷ giá ngoại tệ của mặt hàng xuất khẩu.
* Nắm vững thị trờng nớc ngoài: Mỗi quốc gia đều có những nét riêng biệt,
đặc thù về văn hóa, chính trị, kinh tế, xà hội...Vì vậy, cần phải tìm hiểu kỹ về
thị tròng xuất khẩu của sản phẩm. Những nội dung chính cần phải nắm đó là:
Các điều kiện chính trị, kinh tế chung, hệ thống pháp luật và các chính sách thơng mại, đặc biệt là chính sách về thuế XNK, bảo hộ sản phẩm nội địa, chính
sách giá,điều kiện tiền tệ, điều kiện vận tải, giá cớc, tỷ lệ lạm phát...
Bên cạnh đó, Chi nhánh cũng cần tìm hiểu những đặc điểm về thị trờng có
liên quan đến sản phẩm xuất khẩu nh: Tập quán tiêu dùng, dung lợng tiêu thụ,
giá cả và các sản phẩm cạnh tranh cïng lo¹i...
17


Website: Email : Tel : 0918.775.368

+ Lùa chän khách hàng:
Mỗi thị trờng xuất nhập khẩu có nhiều loại khách hàng khác nhau, do đó
Chi nhánh cần phải tìm hiểu xem quan hệ với loại khách hàng nào là phù hợp
nhất. Một điều cơ bản là không tin vào những lời quảng cáo mà phải lựa chọn
dựa trên nguyên tắc nhất định. Nguyên tắc đó là: Nhóm khách hàng đợc lựa
chọn phải phù hợp với Chi nhánh về các phơng diện nh: Quy mô hàng xuất
nhập khẩu, sự ổn định, khả năng tài chính phục vụ cho hoạt động xuất
khẩu...Nhìn chung, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu đều mong muốn đợc quan
hệ với các khách hàng có khả năng lớn, ổn định và có ý định làm ăn lâu dài.
+ Lập phơng án kinh doanh:
Sau khi đà tiến hành xác định mặt hàng, tìm hiểu thị trờng và lựa chọn
khách hàng, Chi nhánh phải tiến hành lập phơng án kinh doanh. Nội dung của
phơng án gồm 5 bớc sau:
- Đánh giá tình hình thị trờng, phân tích những thuận lợi và khó khăn trong

quá trình kinh doanh.
- Lựa chọn mặt hàng, thời cơ, điều kiện kinh doanh thích hợp.
- Đa ra mục tiêu về doanh số, giá cả, thị trờng...
- Đề ra các biện pháp thực hiện: biện pháp thu gom hàng, tổ chức nhân sự...
- Sơ bộ đánh giá hiệu quả kinh tế thông qua các chỉ tiêu: tỷ suất doanh thu,
điểm hòa vốn,thời gian hòa vốn...
1.2. Đàm phán và ký kết hợp đồng
1.2.1.Đàm phán
Đàm phán trong hợp đồng xuất khẩu là một quá trình trong đó diễn ra sự
trao đổi thơng lợng giữa Chi nhánh và khách hàng nớc ngoài về điều kiện mua
bán một loại hàng hóa nào đó để đi tới sự thỏa thuận nhất trí giữa hai bên. Hiện
nay, trong hợp đồng xuất khẩu quá trình đàm phán thờng diễn ra các bớc sau:
Chào hàng: Chào hàng là việc Chi nhánh thể hiện rõ ý định bán hàng của
mình hay là lời ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng hóa với khách hàng nớc ngoài.
Trong lời chào hàng Chi nhánh đa ra các thông tin về loại hàng, qui cách phẩm
chất, mẫu mÃ, bao bì, thời gian, điều kiện thanh toán, các điều kiện dịch vụ kèm
theo(nếu có).
Chi nhánh có thể sử dụng hai hình thức chào hàng đó là: Chào hàng cố
định và chµo hµng tù do.

18


Website: Email : Tel : 0918.775.368

Hoàn giá: Hoàn giá là việc mặc cả về giá, điều kiện giao dịch, đồng thời đa
ra đề nghị mới để tiếp tục cuộc giao dịch, đề nghị mới là hoàn giá. Thờng thì
giao dịch đàm phán phải trải qua nhiều lần hoàn giá mới đi tới nhất trí cuối
cùng giữa hai bên.
Chấp nhận: Chấp nhận là sự đồng ý tất cả điều kiện của chào hàng(hoặc

đặt hàng) mà Chi nhánh(hoặc khách hàng) đa ra. Chấp nhận là kết quả của quá
trình hoàn giá. Khi chấp nhận thì có nghĩa là hợp đồng đà đợc xác lập.
Xác nhận: Xác nhận là sự chấp nhận bằng văn bản của hai bên: Chi nhánh
và khách hàng, về các điều kiện trong các đơn chào hàng sau khi đà trải qua quá
trình hoàn giá. Văn bản đó đợc lập thành hai bản và hai bên cùng giữ.
1.2.2. Ký kết hợp đồng xuất khẩu.
Về mặt pháp lý, hợp đồng xuất khẩu là căn cứ pháp luật ràng buộc các bên
phải thực hiện những nghĩa vụ cũng nh các quyền lợi đợc hởng. Vì vậy, trớc khi
tiến hành ký kết, Chi nhánh phải xem xét lại các điều khoản thỏa thuận một
cách kĩ lỡng.
Chi nhánh có thể ký kết dới các hình thức nh sau:
- Hai bên cùng ký vào một văn bản hợp đồng mua bán
- Chi nhánh xác nhận là ngời mua đà đồng ý với các điều kiện của th chào
hàng
- Chi nhánh xác nhận đơn đặt hàng của khách hàng
1.3. Thực hiện hợp đồng xuất khẩu:
Việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu đựoc tiến hành theo các khâu sau:
* Xin giấy phép xuất khẩu hàng hóa:
Trớc đây, khi muốn xuất khẩu hàng hóa thì Chi nhánh đều phải xin giấy
phép từ Bộ Thơng Mại. Để giảm gánh nặng thủ tục hành chính, nghị định CP số
57-1998/NĐ-CP đà có những qui định sau:
- Đối với hàng hóa thuộc danh mục cấm xuất khẩu hoặc tạm ngừng xuất
khẩu thì chỉ đợc xuất khẩu khi có văn bản cho phép của Thủ tớng Chính phủ.
- Đối với hµng hãa xt khÈu thc danh mơc xt khÈu cã điều kiện thì
doanh nhiệp phải xin giấy phép xuất khẩu.
* Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu:
Đây là giai đoạn quan trọng của quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu có
điều kiện qui định rõ ràng mà Chi nhánh phải đáp ứng. Do vậy, đây là giai đoạn
mang tính quyết định cho các bớc tiếp theo, đảm bảo cho Chi nh¸nh thùc hiƯn
19

Website: Email : Tel : 0918.775.368

tèt c¸c nghÜa vụ của mình trong hợp đồng xuất khẩu đà kí, đảm bảo và nâng cao
uy tín, vị thế của Chi nhánh trong thực hiện hợp đồng xuất khẩu.
Muốn thực hiện chu đáo, hiệu quả Chi nhánh cần phải thực hiện tốt các
công việc sau:
- Thu gom hàng hóa thành các lô hàng xuất khẩu
- Bao bì đóng gói hàng xuất khÈu
- KỴ kÝ m· hiƯu xt khÈu
* KiĨm tra chÊt lợng hàng hóa:
Trớc khi tiến hành xuất khẩu lô hàng nào đó, Chi nhánh phải tiến hành
kiểm tra chất lợng, khối lợng, bao bì ... của các lô hàng hóa ®ã. Ngoµi ra, nÕu
hµng hãa xuÊt khÈu lµ ®éng thùc vật, thì Chi nhánh còn phải tiến hành kiểm
dịch. Việc kiểm tra, kiểm dịch đợc tiến hành ở hai cấp độ là ở Chi nhánh và cửa
khẩu.
* Thuê tàu lu cớc:
Việc thuê tàu chở hàng thờng dựa vào các căn cứ:
- Những điều khoản trong hợp đồng xuất khẩu
- Đặc điểm của hàng hóa xuất khẩu
- Điều kiện vận tải giao hàng
Đối với hàng hóa có khối lợng ít, không cồng kềnh thì Chi nhánh có thể
thuê tàu chở.
Đối với hàng hóa có khối lợng lớn, Chi nhánh có thể thuê tàu chuyến hoặc
ủy thác việc thuê tàu.
* Mua bảo hiểm hàng hóa:
Chuyên chở hàng hóa xuất khẩu thờng xuất hiện những rủi ro, tổn thất. Vì
vậy, việc mua bảo hiểm cho từng hàng hóa xuất khẩu là cách tốt nhất để bảo
đảm an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Chi nhánh có thể mua

bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu của mình tại các công ty bảo hiểm uy tín
trong nớc và quốc tế.
* Làm thủ tục hải quan:
Hàng hóa xuất khẩu muốn đi qua đợc biên giới thì phải đợc làm các thủ tục
hải quan. Khi làm thủ tục hải quan, Chi nhánh cần phải tuân thủ theo các thủ tục
sau:
- Khai báo hàng hóa xuất khẩu với hải quan
- Xuất trình hàng hóa với h¶i quan

20


Website: Email : Tel : 0918.775.368

- Thùc hiÖn các hợp đồng với hải quan
* Giao nhận hàng:
Thực hiện hợp đồng giao nhận hàng trong hợp đồng xuất khẩu, đến thời
gian giao hàng, Chi nhánh phải làm thủ tục giao nhận hàng. Hiện nay, phần lớn
hàng hóa xuất khẩu của ta đợc vận chuyển bằng đờng biển, đờng sắt.
* Thủ tục thanh toán: Thanh toán là khâu quan trọng và là kết quả cuối
cùng của tất cả các giao dịch kinh doanh xuất khẩu.
Hiện nay hai phơng thức thanh toán đợc sử dụng rộng rÃi là:
- Thanh toán bằng thẻ tín dụng chứng từ
- Thanh toán bằng phơng thức nhờ thu
* Khiếu nại với trọng tài (nếu có):
Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, nếu có khách hàng hoặc các
bên có liên quan có sự vi phạm mà sau khi đàm phán thơng lợng không đem lại
kết quả mong muốn thì Chi nhánh có thể tiến hành kiện với trọng tài kinh tế về
sự vi phạm đó. Việc khiếu kiện phải đợc tiến hành thận trọng, tỉ mỉ, kịp
thời...dựa trên các chứng từ kèm theo.

Tóm lại: Trên đây là những nội dung của quá trình thực hiện một hợp đồng
xuất khẩu. Để đảm bảo chữ tín với khách hàng, đảm bảo hiệu quả hoạt động
xuất khẩu thì Chi nhánh phải thực hiện tốt và đầy đủ các nội dung trên. Tuy
nhiên, tùy thuộc vào tình hình cụ thể mà Chi nhánh có thể bỏ đi nội dung không
cần thiết.
2. Nhập khẩu
Tơng tự nh trên nhng lúc này Chi nhánh đóng vai trò là khách hàng.
Để xuất nhập khẩu hàng hóa và ký kết đợc hợp đồng ngoại thơng, Chi
nhánh thông qua hình thức giao dịch, đàm phán trực tiếp hoặc hình thức chào
hàng qua trang web. Hợp đồng mua bán ngoại thơng đợc ký kết theo đúng
nguyên tắc, đúng pháp luật trong nớc và luật pháp quốc tế và phải ghi rõ nội
dung mà hai bên thỏa thuận đồng thời có hai chữ ký đại diện hợp pháp của hai
bên. Sau khi ký kết hợp đồng, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên đà đợc xác lập thì
Chi nhánh cũng nh khách hàng (nếu xuất khẩu) và nhà cung cấp (nếu nhập
khẩu) phải thực hiện đúng theo các quy định đà ghi trong hợp đồng.

21


Website: Email : Tel : 0918.775.368

II. Tæ chøc bộ máy quản lí kinh doanh
2.1. Mô hình tổ chức
Mô hình tổ chức của chi nhánh là một thể thống nhất, theo tổ chức của
doanh nghiệp Nhà nớc. Cơ cấu bộ máy của Chi nhánh đợc tổ chức gọn nhẹ, tinh
giảm, đủ năng lực hoàn thành nhiệm vụ của sản xuất kinh doanh.
Bộ máy quản lý của Chi nhánh đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến chức
năng.Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Chi nhánh

Giám đốc

P.Giám đốc

Phòng kinh
doanh

Phòng hành
chính quản
trị

Phòng tổ
chức nhân
sự

Phòng kế
toán

2.2 Chức năng từng bộ phận
Đứng đầu bộ máy là Giám đốc Chi nhánh do Giám đốc Công ty bổ nhiệm.
Giám đốc Chi nhánh tổ chức và điều hành Chi nhánh theo chế độ thủ trởng và
chịu trách nhiệm toàn diện trớc Giám đốc công ty và tập thể cán bộ công nhân
viên của Chi nhánh.
Giúp việc cho Giám đốc gồm có: 01 Phó Giám đốc, 01 Trởng phòng kinh
doanh tổng hợp, 01 Kế toán trởng do Giám đốc công ty bổ nhiệm, các chuyên
viên, cán sự kế toán tài chính, nghiệp vụ tổng hợp và một số chức danh khác.
Phó GĐ Chi nhánh có nhiệm vụ tham mu cho giám đốc hoặc đợc giám đốc
ủy quyền để quản lý một số lĩnh vực nào đó của công việc kinh doanh nhng
giám đốc vẫn chịu trách nhiệm hoàn toàn về mọi mặt của Chi nhánh. Trong
phạm vi đợc ủy quyền, phó giám đốc và trởng phòng nghiệp vụ có thể thay mặt

22


Website: Email : Tel : 0918.775.368

giám đốc giao dịch ký kết hợp đồng trong từng thơng vụ, từng thời gian theo ủy
quyền của giám đốc.
Phòng kinh doanh ngoài chức năng nhiệm vụ phụ trách công việc nhập
khẩu, chuyển khẩu, quá cảnh, giao nhận phòng còn đảm nhiệm từ việc lập kế
hoạch, phơng án kinh doanh cho đến việc đàm phán, ký kết và thực hiện hợp
đồng.
Phòng Kế toán có nhiệm vụ cập nhật thông tin hàng ngày, hàng tháng, quý,
năm theo từng nội dung đối với tài chính, chi phí, lập các báo cáo bảng cân đối
kế toán, bảng chấm công, bảng tính lơng, thực hiện thanh toán khách hàng và
giúp giám đốc kiểm soát về tài chính trong Chi nhánh và có kế hoạch để phát
triển kinh doanh.
Bộ phận hành chính quản trị có trách nhiệm công tác văn phòng nh tiếp
nhận th từ, công văn đến, chuyển công văn đi. Bên cạnh đó còn có thêm nhân
viên lái xe, bảo vệ và tạp vụ, mỗi ngời đều có nhiệm vụ riêng của mình.
Ngoài các bộ phận, phòng ban chính tại trụ sở Chi nhánh thì Chi nhánh còn
có cửa hàng kinh doanh tổng hợp có nhiệm vụ buôn bán các sản phẩm do Chi
nhánh kinh doanh, trng bày, giới thiệu hàng hóa XNK, làm đại lý bán hàng cho
các đơn vị trong và ngoài nớc theo quy định của Công ty.

23


Website: Email : Tel : 0918.775.368

Chơng III

đặc điểm Tổ chức công tác kế toán tại Chi
nhánh Công ty XNK tổng hợp 3
I. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán:
Chi nhánh Hà Nội mặc dù trực thuộc Công ty XNK tỉng hỵp 3 nhng mäi
viƯc cđa bé phËn kế toán phải thực hiện từ khâu đầu tiên cho đến khâu kết thúc
tức là kế toán tiến hành kiểm tra phân loại các chứng từ, ghi sổ chứng từ , hạch
toán chi tiết và hạch toán tổng hợp các hoạt động nói trên, ghi sổ tổng hợp và
lập báo cáo gửi về Công ty.
Ban kế toán tài chính của Chi nh¸nh gåm: 1 kÕ to¸n trëng, 1 phã kÕ toán trởng, và 4 nhân viên kế toán, sau đây là mô hình tổ chức bộ máy kế toán.
Tổ chức bé m¸y kÕ to¸n cđa Chi nh¸nh

KÕ to¸n tr­ëng

P.KÕ to¸n trưởng

Kế toán
TSCĐ

Kế toán thuế
và ngân hàng

Kế toán
thanh toán

Thủ quỹ

Phòng kế toán là phòng ban nghiệp vụ có chức năng chính là phân tích và
giám sát các hoạt động kinh doanh của Chi nhánh. Đồng thời còn có chức năng
tham mu, giúp việc cho giám đốc trong việc chuẩn bị và quản lý nguồn vốn cho
sản xuất kinh doanh. Đề xuất, thực hiện các biện pháp bảo toàn và phát triển

vốn, hớng dẫn, thực hiện các nghiệp vụ hạch toán, thống kê kế toán và phân tích
hoạt động kinh doanh trong nội bộ Chi nhánh.
Ngoài chức năng quản lý tài chính, phòng kế toán còn có chức năng làm
công tác kế toán. Nhiệm vụ chính là ghi chép các thông tin kế toán để chuẩn bị
24


Website: Email : Tel : 0918.775.368

lËp B¸o c¸o tài chính. Mỗi nhân viên kế toán có một nhiệm vụ và chức năng
riêng.
* Kế toán trởng có nhiệm vụ:
- Trực tiếp phân công công việc cho từng cán bộ trong phòng thực hiện.
- Chỉ đạo công tác hạch toán, quản lý tài chính của Chi nhánh.
- Kiểm duyệt những khoản chi phí trong quyền hạn của mình
- Trực tiếp liên hệ với các cơ quan liên quan đến công việc của mình nh:
Ban tài chính của Tổng công ty, Cơ quan thuế, Ngân hàng...
* Phó kế toán trởng
- Đợc thực hiện những quyền hạn do trởng phòng ủy quyền
- Vào bảng tổng hợp chứng từ, Chứng từ ghi sổ và Sổ cái toàn bộ các tài
khoản phát sinh vào cuối tháng.
- Đối chiếu số d trên các tài khoản vào cuối tháng với các kế toán viên
khác
- Lập báo cáo tài chính của Chi nhánh
* Kế toán TSCĐ
- Lập thẻ TSCĐ
- Vào sổ chi tiết tăng, giảm TSCĐ của Chi nhánh. Vào sổ cái của các tài
khoản 211, 212, 213, 214
- Hàng tháng, quý tính và trích khấu hao TSCĐ của Chi nhánh.
- Cuối năm cho báo cáo về tình hình TSCĐ nh: Nguyên giá, tổng số nguồn

vốn khấu hao và giá trị còn lại.
* Kế toán thuế và ngân hàng
- Hàng tháng tổng hợp bảng kê thuế GTGT, thuế XNK để lập bảng kê với
Cơ quan thuế
- Lập báo cáo chi tiết tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà
nớc.
- Kiểm tra chứng từ thu chi với chứng từ của Ngân hàng mà Chi nhánh giao
dịch
* Kế toán thanh toán:
- Thực hiện thanh toán các công nợ phải thu, phải trả của Chi nhánh với
khách hµng, nhµ cung cÊp.
- Giao nhËn hµng hãa xuÊt nhËp khÈu

25