xây dựng hệ thống quản lý vật tư cho công ty TNHH thương mại CNTT IEC

Chương 1
KHẢO SÁT HỆ THỐNG
1.1. Khảo sát hệ thống
* Đặc điểm của hệ thống
Trong việc quản lý vật tư hệ thống phải có các chức năng sau: sắp xếp dữ liệu,
cập nhật và điều chỉnh dữ liệu
Ngày nay cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật thì công nghệ
thông tin là một trong những lĩnh vực có nhiều đóng góp thiết thực nhất, công nghệ
thông tin có mặt trong hầu hết các lĩnh vực của cuộc sống, đặc biệt công nghệ thông
tin cũng là một công cụ hỗ trợ đắc lực trong công tác quản lý. Chúng ta dễ dàng thấy
được việc đưa tin học vào trong quản lý là một việc làm rất cần thiết của hầu hết các
đơn vị kinh doanh Vì tin học sẽ giúp cho các nhà quản lý tiết kiệm được thời, công
sức cũng như tiền của.
Với công ty TNHH Thương Mại & CNTT IEC chuyên kinh doanh và
cung cấp mặt hàng máy tính cho các cửa hàng máy tính bán nhỏ lẻ, khách hàng mua
nhỏ. Để đảm bảo cho quá trình kinh doanh diễn ra một cách liên tục không bị ngừng
GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
Kế
hoạch
Vật
tư
Tài
vụ
Tiêu
thụ
Tổ
chức
hành
chính
trệ thì việc quản lý vật tư là hết sức quan trọng. Nhưng quá trình quản lý vật tư của

công ty
vẫn được tiến hành theo hình thức thô sơ đó là các vấn đề nhập xuất vật tư
thông qua thao tác thủ công gặp nhiều sai sót, hơn thế nữa việc tổng kết vật tư sau mỗi
tháng, mỗi quý rất khó theo dõi và mất nhiều thời gian trong việc báo cáo thống kê.
Hiện nay sự phát triển tin học rộng rãi, công việc đầu tư cơ sở vật chất
cho hệ thống tin học trong việc quản lý không còn là vấn đề khó khăn nữa. Vấn đề đặt
ra là tính chính xác, tốc độ nhanh, an toàn và độ bảo mật cũng như khả năng quản lý
toàn diện để tăng tính cạnh tranh và giảm bớt nhân sự đang là vấn đề mới cho các
ngành quản lý.
Trước những khó khăn bất cập trong công việc quản lý vật tư ban giám đốc
công ty rất muốn xây dựng một hệ thống quản lý trên máy vi tính với mức độ hoạt
động tương đối để có thể khắc phục được những khó khăn trên.
Xuất phát từ những khó khăn thuận lợi trên em đã xây dựng hệ thống quản lý
vật tư cho công ty TNHH Thương Mại & CNTT IEC. Hệ thống quản lý này sẽ giải
quyết các khó khăn bất cập mà nhiều công ty trong công tác quản lý vật tư gặp phải.
Đó là vấn đề theo dõi nhập, xuất vật tư, đưa ra các báo cáo, thống kê về tình hình sử
dụng vật tư từng tháng một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.
1.2. Quy trình quản lý vật tư của công ty
1.2.1. Quy trình quản lý nhập vật tư
Khi vật tư được mua về thủ kho tiến hành tổng hợp các hoá đơn mua hàng để từ
đó cho nhập kho. Khi vật tư được nhập kho phải được ghi nhận bằng phiếu nhập (mẫu
phiếu nhập như bảng biểu 1).
Bảng biểu 1 : mẫu phiếu nhập
Nguyễn Đăng Mão Trang 1
Đơn vị:
Mẫu số: 01 – VT
Địa chỉ:
QĐ số: 15/2006/Q Đ- BTC
ngày 20 tháng 03 năm 2006
của Bộ trưởng Bộ Tài Chính

PHIẾU NHẬP KHO
Ngày tháng năm
Số:
Nợ:
Có:
Họ, tên người giao hàng:
Theo số: ngày tháng năm của
Nhập tại kho : Địa điểm:
STT Tên, nhãn hiệu,
quy cách, phẩm
chất vật tư, hàng
hóa
Mã
số
ĐVT Số lượng ĐG Thành
tiền
Yêu
cầu
Thực
xuất
A B C D 1 2 3 4
Cộng
Ngày tháng năm
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
1.2.2. Quy trình quản lý xuất vật tư.
Khi khách hàng có nhu cầu mua vật tư thì bộ phận bán hàng căn cứ vào đơn đặt
hàng của khách từ đó đáp ứng đầy đủ và chính xác những mặt hàng mà khách hàng
Nguyễn Đăng Mão Trang 2
yêu cầu. Khi xuất vật tư được ghi nhận bởi phiếu xuất (mẫu phiếu xuất như bảng biểu
2).

Cách tính tổng giá trị hàng xuất:
Tổng giá rị = ∑ số lượng xuất * đơn giá xuất
Bảng biểu 2: mẫu phiếu xuất
Đơn vị:
Mẫu số: 02 – VT
Địa chỉ:
QĐ số: 15/2006/Q Đ- BTC
ngày 20 tháng 03 năm 2006
của Bộ trưởng Bộ Tài Chính
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày tháng năm
Số:
Nợ:
Có:
Họ tên ng ười nhận hàng: Địa chỉ (bộ phận):
Lý do xuất kho:
Xuất tại kho (ngăn lô): Địa điểm:
STT Tên, nhãn hiệu,
quy cách, phẩm
chất vật tư, hàng
hóa
Mã
số
ĐVT Số lượng ĐG Thành
tiền
Yêu cầu Thực xuất
A B C D 1 2 3 4
Cộng
Ngày tháng năm
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

1.2.3. Quá trình tổng hợp tồn.
Định kỳ hàng tháng phải báo cáo số lượng hàng tồn trong tháng.
Nguyễn Đăng Mão Trang 3
Số lượng vật tư tồn được tính theo công thức:
SL hàng tồn = SL đầu kỳ + SL nhập trong kỳ - SL xuất trong kỳ.
Tại bất kỳ thời điểm nào nếu người có thẩm quyền yêu cầu thì phải báo
cáo số lượng tồn của vật tư.
1.2.4. Thông tin đầu vào, đầu ra và các mẫu biểu hóa đơn.
o Thông tin đầu vào:
 Các hóa đơn đầu vào.
 Các phiếu thu tiền mặt.
o Thông tin đầu ra .
 Các mẫu báo cáo thu chi, xuất.
 Các mẫu báo cáo thống kê tồn kho, thống kê tài sản cố định.
 Các phiếu chi tiền mặt
1.2.5. Các mẫu biểu hóa đơn.
Nguyễn Đăng Mão Trang 4
Nguyễn Đăng Mão Trang 5
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG HL/……
Liên 1 : Lưu
Ngày … tháng…. năm……
Đơn vị bán hàng :………………………………………………………………………
Địa chỉ : ……………………………………………………………………………….
Số tài khoản : …………………………………………………………………………
Điện thoại :…………………………………………MS:
Họ tên người mua hàng : …………………………………………… ………………
Tên đơn vị : …………………………………………………………… ……………
Địa chỉ: ……………………………………………………………….………………
Số tài khoản : …………………………………………………………………………
Hình thức thanh toán :………………………… …MS :

STT
Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
Cộng tiền hàng : ………………
Thuế suất GTGT : % Tiền thuế GTGT : ……………….
Tổng tiền thanh toán ……………….
Số tiền bằng chữ :………………………………………………………………………
………….…………………….……………………………………….
Người mua hàng Người bán hàng
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng
dấu, ghi rõ họ tên)

Nguyễn Đăng Mão Trang 6
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG HL/……
Liên 2 : Giao khách hàng
Ngày … tháng…. năm……
Đơn vị bán hàng :………………………………………………………………………
Địa chỉ : ……………………………………………………………………………….
Số tài khoản : …………………………………………………………………………
Điện thoại :…………………………………………MS:
Họ tên người mua hàng : …………………………………………… ………………
Tên đơn vị : …………………………………………………………… ……………
Địa chỉ: ……………………………………………………………….………………
Số tài khoản : …………………………………………………………………………
Hình thức thanh toán :………………………… …MS :
STT
Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị

tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
Cộng tiền hàng : ………………
Thuế suất GTGT : % Tiền thuế GTGT : ……………….
Tổng tiền thanh toán ……………….
Số tiền bằng chữ :………………………………………………………………………
………….…………………….……………………………………….
Người mua hàng Người bán hàng
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng
dấu, ghi rõ họ tên)
Chương 2
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
2.1. Mục đích chính của chương trình.
Quản lý vật tư theo quá trình xuyên suốt từ khâu nhập hàng, xuất hàng cho đến
khâu thống kê báo cáo và đánh giá tình hình tồn kho.
Cân đối được lượng vật tư tồn kho với kế hoạc sản xuất nhằm đưa ra những
quyết định kịp thời, chính xác phục vụ cho quá trình sản xuất và phân phối hàng hoá.
Báo cáo thống kê và truy vấn dễ dàng theo tất cả các chỉ tiêu có trong cơ sở dữ
liệu.
2.2. Phân tích và thiết kế chức năng.
Quá trình phân tích các luồng dữ liệu sẽ giúp ta dễ dàng xác định được các yêu
cầu của công việc quản lý. Đó là sơ đồ mô tả dịch các thông tin trong quá trình quản
lý. Biểu đồ luồng dữ liệu nêu ra một mô hình về một hệ thống thông tin vận chuyển từ
một quá trình hay một chức năng nào đó trong hệ thống sang một quá trình hay chức
năng khác.
Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ ra cách thông tin chuyển từ một quá trình hay chức một
chức năng này sang một quá trình hay chức năng khác trong hệ thống.
2.2.1. Tiến trình ( hoặc chức năng ):

Được biểu diễn bằng một hình tròn trên sơ đồ, làm thay đổi thông tin đầu vào
theo một cách nào đó như tổ chức lại thông tin, bổ sung hoặc tạo ra thông tin mới.
Tiến trình được biểu diễn bằng hình elíp, tên của tiến trình là động từ.
2.2.2. Dòng dữ liệu.
Là việc vận chuyển thông tin vào hoặc ra khỏi một tiến trình.
Dòng dữ liệu được biểu diễn bằng mũi tên, chiều của mũi tên chỉ hướng đi của
dữ liệu, mỗi dòng dữ liệu đều có tên (là danh từ) gắn với kho dữ liệu.
Nguyễn Đăng Mão Trang 7

2.2.3. Kho dữ liệu:
Biểu diễn cho thông tin cần lưu trữ trong một khoảng thời gian để một hoặc
nhiều quá trình hoặc các tác nhân thâm nhập vào.
Nó được biểu diễn bằng cặp đường song song chứa tên kho dữ liệu.
Kho dữ liệu
Chỉ kho dữ liệu được thâm nhập hoặc các cập nhật thì các dòng dữ liệu biểu
diễn sự kiện này. Dòng dữ liệu đi vào hoặc đi ra từ kho dữ liệu được biểu diễn bằng
mũi tên một chiều, chỉ kho được thâm nhập vào và thông tin của nó được dùng để xây
dựng dòng dữ liệu khác, đồng thời bản thân kho dữ liệu cũng cần phải được sửa đổi thì
dòng dữ liệu được biểu diễn bằng mũi tên hai chiều.
2.2.4. Tác nhân ngoài:
Là một người, một tổ chức bên ngoìa lĩnh vực nghiên cứu nhưng có một hình
thức tiếp xúc với hệ thống. Sự có mặt của các tác nhân ngoài chỉ rõ mối quan hệ của
hệ thống với thế giới bên ngoài. Nó là nơi cung cấp thông tin cho hệ thống và là nơi
nhận sản phẩm của hệ thống. Ký hiệu của tác nhân ngoài là hình chữ nhật, bên trong
hình chữ nhật chứa tên (danh từ) của tác nhân ngoài.
2.2.5. Tác nhân trong:
Nguyễn Đăng Mão Trang 8
Tác nhân trong là một người hoặc một tổ chức tác động lên hệ thống, thông tin
của người ta được quản lý trong hệ thống. Nó được ký hiệu là một hình chữ nhật thiếu
một cạnh, bên trong chứa động từ để mô tả tác nhân trong.

2.3. Thiết kế hệ thống.
Hệ thống quản lý vật tư được thiết kế theo hệ thống mở trên cơ sở dữ liệu thống
nhất. Qua khảo sát, phân tích hệ thống ta có thể phân hoạch ra các phần việc cho máy
tính phải giải quyết và phần việc trước khi đưa vào máy tính.
2.3.1. Xử lý thủ công.
- Vào mã vật tư, xuất các thông tin phải qua một số bước trung gian do người
nhập số liệu thực hiện, thống nhất tên gọi, bổ sung mã vật tư, thống nhất đơn vị tính
khi đưa vào máy tính.
- Định mức lãi suất cho từng vật tư, thống nhất tên gọi chung theo quy định khi
đưa vào máy tính.
- Lập đơn theo nhu cầu mua và giao dịch với các đơn vị cung ứng.
2.3.2. Công viêc tự động xử lý bằng máy tính.
- Tự động việc cập nhật thẻ tính toán và theo dõi việc Nhập - Xuất - Tồn vật tư.
- Có thông tin trả lời nhanh chóng, chính xác mỗi khi lãnh đạo có nhu cầu về
thông tin và tình hình biến động vật tư.
- Cho phép truy nhập tìm kiếm, sửa đổi trên dữ liệu vào và lưu trữ chúng.
Nguyễn Đăng Mão Trang 9
2.4 Chức năng của bài toán
- Phải đảm
bảo các yêu cầu lưu trữ được các thông tin cơ bản về việc quản lý vật tư như: Loại vật
tư, tên vật tư, đơn vị tính.
- mục tiêu của bài toán:
+ Cập nhật danh mục
+ Theo dõi nhập – xuất
+ Thống kê, tổng hợp
+ Theo dõi công nợ
- Yếu tố thành công của bài toán là:
+ Danh sách khách nợ.
+ Mặt hàng bán chạy và tồn đọng
+ Thống kê được công nợ của doanh nghiệp

2.5 Mô hình phân cấp chức năng
Nguyễn Đăng Mão Trang 10
Quản lý kho
Cập nhật Theo dõi nhập-xuất
Tổng hợp
Cập nhật DMVT
Cập nhật NCC
Cập nhật khách
Cập nhật NV
Theo dõi nhập
Theo dõi xuất
Báo cáo tồn
Báo cáo nhập
Báo cáo xuất
2.6 Mô hình luồng dữ liệu (DFD)
2.6.1 Mức khung cảnh

2.6.2. Mức đỉnh
Trong đó:
Nguyễn Đăng Mão Trang 11
Nhà CC
Cập nhật
Theo dõi
nhập
Theo
dõi
xuất
Ban quản lý
Kho 1
Kho 2

Kho 3
Ban quản lý
Tổng hợp
Kho 1: Vật tư, nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên
Kho 2: Phiếu nhập
Kho 3: Phiếu xuất
2.6.3 Mức dưới đỉnh
+ Cập nhật
+ Theo dõi nhập – xuất
Nguyễn Đăng Mão Trang 12
Nhà CC
Nhà CC
Vật tư
Khách hàng Khách hàng
Theo
dõi
nhập
Theo
dõi
xuất
Ban quản lý
Phiếu nhập Phiếu xuất
Ban quản lý
+ Tổng hợp tồn
2.7 Phân tích hệ thống về dữ liệu
2.7.1 Bảng chuẩn hóa¸ 3NF (Nhập kho)
Danh sách thuộc tính 1NF 2NF 3NF
Sophieunhap
Ngaynhap
Diengiai

MaNCC
TenNCC
Diachi
Dienthoai
MaNV
TenNV
DienthoaiNV
Mahang
Tenhang
DVT
SL
DG
#Sophieunhap
Ngaynhap
Diengiai
MaNCC
TenNCC
Diachi
Dienthoai
MaNV
TenNV
#Sophieunhap
Ngaynhap
Diengiai
MaNCC
TenNCC
Diachi
Dienthoai
MaNV
TenNV

#Sophieunhap
Ngaynhap
Diengiai
MaNCC@
MaNV@
#MaNCC
TenNCC
Diachi
Dienthoai
#MaNV
TenNV
DienthoaiNV
Nguyễn Đăng Mão Trang 13
#Sophieunhap
#Mahang
Tenhang
DVT
SL
DG
#Sophieunhap
#Mahang
SL
DG
#Sophieunhap @
#Mahang@
SL
DG
#Mahang
Tenhang
DVT

#Mahang
Tenhang
DVT

2.7.2Bảng chuẩn hóa 3NF (Xuất kho)
Danh sách thuộc tính 1NF 2NF 3NF
Sophieuxuat
Ngayxuat
Diengiai
MaKH
TenKH
Diachi
Dienthoai
MaNV
TenNV
DienthoaiNV
Mahang
Tenhang
DVT
SL
DG
#Sophieuxuat
Ngayxuat
Diengiai
MaKH
TenKH
Diachi
Dienthoai
MaNV
TenNV

#Sophieuxuat
Ngayxuat
Diengiai
MaKH
TenKH
Diachi
Dienthoai
MaNV
TenNV
#Sophieuxuat
Ngayxuat
Diengiai
MaKH@
MaNV@
#MaKH
TenKH
Diachi
Dienthoai
#MaNV
TenNV
DienthoaiNV
Nguyễn Đăng Mão Trang 14
#Sophieuxuat
#Mahang
Tenhang
DVT
SL
DG
#Sophieuxuat
#Mahang

SL
DG
#Sophieuxuat@
#Mahang@
SL
DG
#Mahang
Tenhang
DVT
#Mahang
Tenhang
DVT
Nhập kho
VatTu(mahang, tenhang, donvitinh)
Nhacungcap(MaNCC, tenNCC, diachi, dienthoai)
Phieunhap(Sophieunhap, ngaynhap, diengiai, MaNV, MaNCC)
Chitietnhap( sophieunhap, mahang, SL, DG )
Xuất kho
VatTu(mahang, tenhang, donvitinh)
Khachhang (MaKH, tenKH, diachi, dienthoai )
Phieuxuat(Sophieuxuat, ngayxuat, diengiai, MaNV, MaKH)
Chitietxuat( sophieunhap, mahang, SL, DG )
2.8 Bảng dữ liệu
2.8.1. Bảng nhà cung cấp
Trường dữ liệu Kiểu DL Độ rộng Mô tả Ghi chú
#MaNCC text 10 Mã NCC Khóa chính
TenNCC text 20 Tên NCC
Diachi text 30 Địa chỉ NCC
Dienthoai text 30 Dien thoai NCC
Nguyễn Đăng Mão Trang 15

Congno Number 30 Cong no NCC
2.8.2. Phiếu nhập
Trường dữ liệu Kiểu DL Độ rộng Mô tả Ghi chú
#Phieunhap text 10 Mã hóa đơn nhập Khóa chính
Ngaythang Date/time Ngày nhập
MaNCC text 30 Mã NCC
MaNV text 30 Mã NV
Diengiai text 30 Diễn giải
2.8.3. Chi tiết nhập
Trường dữ liệu Kiểu DL Độ rộng Mô tả Ghi chú
#phieunhap@ Text 10 Phiếu nhập Khóa chính
#MaVT@ Text 10 Mã vật tư Khóa chính
SL Number Số lượng nhập
DG Number Đơn giá
2.8.4. Hàng hoá(Vật tư)
Trường dữ liệu Kiểu DL Độ rộng
Mô tả
Ghi chú
#Mahang Text 10 Mã hàng Khóa chính
Tenhang Text 30 Tên hàng
Mota text 30 Mô tả
Donvitinh Text 50 Đơn vị tính
Soluongton Number Số lượng tồn
Madanhmuc@ Text 10 Mã danh mục Khóa ngoài
2.8.5. Chi tiết xuất(Bán)
Trường dữ liệu Kiểu DL Độ rộng Mô tả Ghi chú
#phieuxuat@ Text 10 Phiếu xuất Khóa chính
#MaVT@ Text 10 Mã vật tư Khóa chính
SL Number Số lượng nhập
DG Number Đơn giá

2.8.6. Phiếu xuất
Trường dữ liệu Kiểu DL Độ rộng Mô tả Ghi chú
#Phieuxuat text 10 Mã hóa đơn xuất Khóa chính
Ngaythang Date/time 10 Ngày nhập
Makhach text 30 Mã KH
Nguyễn Đăng Mão Trang 16
MaNV text 30 Mã NV
Diengiai text 30 Diễn giải
2.8.7. Khách hàng
Trường dữ liệu Kiểu DL Độ rộng Mô tả Ghi chú
#Makhach text 10 Mã khách Khóa chính
Tenkhach text 20 Tên khách
Diachi text 30 Địa chỉ khách
Dienthoai text 30 Dien thoai khách
Congno Number 30 Cong no khách
2.8.8. Phiếu thu
Trường dữ liệu Kiểu DL Mô tả Độ rộng Ghi chú
#Sophieuthu text Số phiếu thu 10 Khoá chính
Makhach@ Text Mã KH 10
Ngaythu Date/time Ngày thu 10
tongtien Number Số tiền 50
Maquy@ Text Mã quỹ 10
2.8.9. Phiếu chi
Trường dữ liệu Kiểu DL Mô tả Độ rộng Ghi chú
#Sophieuchi text Số phiếu chi 10 Khoá chính
MaNCC@ Text Mã NCC 10
Ngaychi Date/time Ngày chi
tongtien Number Số tiền
Maquy@ Text Mã quỹ 10
2.9 Sơ đồ thực thể liên kết

Nguyễn Đăng Mão Trang 17
Nguyễn Đăng Mão Trang 18
Nhacungcap
CapBac
NhanVien
PhieuNhap
KhachHangPhieuXuat
Danhmuchang
Tblchitet_nhap
VatTu
Tblchitiet_xuat
Bangbaogia
PhieuThu
DSQuy
Phieuchi