TÌM HIỂU về sự GIỐNG NHAU và KHÁC NHAU GIỮA PHẦN mềm kế TOÁN và ERP

ĐỀ TÀI 3:
TÌM HIỂU VỀ SỰ GIỐNG NHAU VÀ KHÁC NHAU
GIỮA PHẦN MỀM KẾ TOÁN VÀ ERP
1
NHÓM 8:
1) LÊ THỊ DUYÊN
2) NGUYỄN THỊ MỸ DUNG
3) ĐINH THỊ ÁNH HUYỀN
4) TRỊNH THỊ DUYẾN
5) NGUYỄN THỊ DIỄM PHƯƠNG - 01647265687
I. ERP LÀ GÌ?
1) Khái niệm
Thời gian gần đây CNTT và các doanh nghiệp xuất hiện một thuật
ngữ khá phổ biến đó là ERP. Đây là thuật ngữ viết tắt của cụm từ Enterprise
Resource Planning –ERP., cụm từ này có nghĩa là Quản lý nguồn lực doanh
nghiệp, nhưng hầu như đây chỉ là khái niệm mơ hồ, vậy chính xác thì ERP là
gi?
ERP được định nghĩa là một hệ thống ứng dụng đa phân hệ” (Multi
Module Software Application) giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các
nguồn lực và điều hành tác nghiệp . Bản chất ERP là một hệ thống tích hợp
các phần mềm ứng dụng đa phân hệ nhằm giúp tổ chức, doanh nghiệp quản
lý các nguồn lực và tác nghiệp. Giải pháp ERP cung cấp cho các nhà quản lý
doanh nghiệp khả năng quản lý và điều hành tài chính – kế toán, quản lý vật
tư, quản lý sản xuất, quản lý kinh doanh và phân phối sản phẩm, quản lý dự
án, quản lý dịch vụ, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự, các công cụ dự
báo và lập kế hoạch, báo cáo, .v.v. Thêm vào đó, như một đặc điểm rất quan
trọng mà các giải pháp ERP cung cấp cho các doanh nghiệp, là một hệ thống
quản lý với quy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng
quản lý điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các
nhân viên.
ERP là “một thế hệ hệ thống sản xuất mới” bao gồm hệ MRP

(Material Resource Planning), tài chính (finance) và nguồn nhân lực (human
resources) được tích hợp toàn diện với nhau trên một cơ sở dữ liệu thống
2
nhất. Hiểu một cách đơn giản, ERP chỉ là việc đóng những ứng dụng CNTT
trong kinh doanh vào một gói.
Sau này, ERP được mở rộng và kết nối thêm các hệ như APO (tối
ưu hóa kế hoạch), CRM
(quản trị quan hệ khách hàng). Hệ thống ERP mở
rộng như vậy được gọi bằng một cái tên khác: CEA (comprehensive
enterprise applications).
Các chức năng tiêu biểu của một phần mềm hoạch định tài nguyên
doanh nghiệp bao gồm:
• Lập kế hoạch, dự toán
• Bán hàng và quản lý khách hàng
• Sản xuất
• Kiểm soát chất lượng
• Kiểm soát nguyên vật liệu, kho, tài sản cố định
• Mua hàng và kiểm soát nhà cung ứng
• Tài chính – Kế toán
• Quản lý nhân sự
• Nghiên cứu và phát triển
Bên cạnh đó, do tính dây chuyền và phức tạp của hệ thống ERP,
các doanh nghiệp cung cấp giải pháp ERP còn hỗ trợ khách hàng thông qua
dịch vụ tư vấn, thiết kế theo đặc thù của doanh nghiệp.
3
4
2) Phân hệ của ERP
Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module).
Phần mềm có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ,
mỗi phần mềm có một chức năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc

lập nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nối với nhau để tự động
chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhằm tạo nên một hệ thống mạnh
hơn. Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như sau:
• Kế toán: phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nữa
như sổ cái, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền
mặt, danh mục vật tư, v.v Các phân hệ kế toán là nền tảng của một phần
mềm ERP;
• Mua hàng;
• Hàng tồn kho;
• Sản xuất;
• Bán hàng; và
• Quản lý nhân sự và tính lương.
Các nhà cung cấp ERP có các loại phân hệ khác nhau và có các
mức độ tích hợp khác nhau giữa các phân hệ. Ở Việt Nam, các công ty
thường bắt đầu sử dụng phân hệ kế toán và sau đó bổ sung các phân hệ khác
khi nhu cầu sử dụng của họ tăng cao hơn.
3) Giới thiệu một số phần mềm kế toán /ERP Việt Nam và trên
thế giới
a. Phần mềm do các công ty trong nước phát triển
Nhóm này bao gồm các phần mềm kế toán được thiết kế sẵn do
các công ty trong nước phát triển và đã được nhiều khách hàng sử dụng ở
Việt Nam, ví dụ như LacViet’s AccNet 2000, MISA-AD 5.0, Fast
Accounting 2003, VSDC’s ACsoft 2004, BSC’s Effect, Scitec’s KTV 2000,
Gen Pacific’s CAM, CSC’s IAS 3.0, DigiNet’s Lemon 3, AZ Company’s
Esoft 2000, và Kha Thi Software Center’s KT VAS………
b. Phần mềm kế toán /ERP của nước ngoài
Cấp thấp: QuickBooks, PeachTree và MYOB…. Các phần mềm
này là các phần mềm kế toán nước ngoài được bán trên thế giới và được
thiết kế dành cho các doanh nghiệp nhỏ do gia đình làm chủ và chỉ hoạt
động ở một địa điểm. Những phần mềm này thường không hỗ trợ các phân

hệ được thêm vào nhưng chúng có thể có hiệu quả cao cho các hoạt động kế
toán đơn giản.
Cấp trung bình và cao: SunSystems, Exact Globe 2000, MS
Solomon, Navision, Scala, Accpac, Intuitive ERP, và Marcam, Oracle
Financials, SAP, và PeopleSoft……….đây là những phần mềm được thiết
5
kế công phu và hiện đại và được sử dụng cho các công ty vừa và nhỏ cho
đến các công ty đa quốc gia
4) Lợi ích của việc sử dụng hệ thống ERP
Tiếp cận Thông tin Quản trị đáng Tin cậy
ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị
đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông
tin. Nếu không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào
nhiều nguồn để có được thông tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình
tài chính và hoạt động của công ty. Với hệ thống ERP, điều này có thể được
thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụng một phần mềm ứng dụng và
trong thời gian thực1. Ngoài ra, hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi
phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt
có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng. Hơn nữa, hệ thống ERP
không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày, mà còn
nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng.
Công tác Kế toán Chính xác Hơn
Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp
các công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong
cách hạch toán thủ công. Phần mềm kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm
toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài
khoản. Hơn nữa, một phần mềm kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ cho việc
ứng dụng các quy trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất
lượng.
Cải tiến Quản lý Hàng tồn kho

Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP cho phép các
công ty theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho
tối ưu, nhờ đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu
quả sản xuất.
Tăng Hiệu quả Sản xuất
Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp
các công ty nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quy trình
sản xuất. Chẳng hạn, nhiều công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên
kế hoạch sản xuất một cách thủ công dẫn đến tính toán sai và điều này gây
nên các điểm thắt cổ chai trong quá trình sản xuất và do đó do đó thường sử
dụng không hết công suất của máy móc và công nhân. Nói cách khác, điều
này có nghĩa là áp dụng một hệ thống hoạch định sản xuất hiệu quả có thể
làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm.
Quản lý Nhân sự Hiệu quả Hơn
6
Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp sắp xếp hợp lý các quy
trình quản lý nhân sự và tính lương, do đó làm giảm chi phí quản lý đồng
thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương.
Các Quy trình Kinh doanh được Xác định Rõ ràng Hơn
Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các quy
trình kinh doanh để giúp phân công công việc được rõ ràng và giảm bớt
những rối rắm và các vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng
ngày của công ty
II. PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP
Ở VIỆT NAM
1) Phần mềm kế toán Việt Nam
Trên thị trường có khá nhiều phần mềm kế toán khác nhau. Một số
nhà cung cấp sẽ nói với bạn rằng phần mềm của họ có thể áp dụng cho mọi
doanh nghiệp có quy mô khác nhau, đáp ứng các yêu cầu của các ngành
nghề khác nhau.

Thực tế, cũng như bất kỳ các sản phẩm khác thì một phần mềm
cũng chỉ phù hợp cho một nhóm khách hàng nhất định mà thôi. Sản phẩm
7
nhắm đến nhóm khách hàng càng hẹp thì khả năng thõa mãn nhu cầu của
nhóm khách hàng hẹp đó càng cao.
Dưới đây sẽ trình bày 2 tiêu chí phân loại, giúp doanh nghiệp trong
việc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu của mình.
Phân loại phần mềm kế toán theo quy mô của doanh nghiệp
Theo quy mô của doanh nghiệp mà phần mềm hướng tới thì phần
mềm kế toán thường phân thành 3 loại sau:
• Phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp có quy mô lớn
• Phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp có quy mô vừa
• Phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ
hoặc rất nhỏ.
Đối với phần mềm kế toán thì “quy mô” của doanh nghiệp có thể quy
về “quy mô” của phòng kế toán. Thường thì doanh nghiệp có quy mô càng
lớn thì số lượng nghiệp vụ phát sinh càng nhiều và đòi hỏi càng nhiều số
nhân viên kế toán. Như vậy có thể phân loại phần mềm kế toán theo quy mô
người sử dụng như sau:
• Phần mềm kế toán “nhỏ”, đơn giản dành cho doanh nghiệp có
số lượng người sử dụng dưới 3 người
• Phần mềm kế toán “vừa” dành cho doanh nghiệp có số lượng
người sử dụng từ 3-20 người
• Phần phần kế toán “lớn” dành cho doanh nghiệp có số lượng
người sử dụng trên 20 người.
Các doanh nghiệp có quy mô nhỏ thường không có các yêu cầu
cao về phân quyền truy cập theo chức năng menu nghiệp vụ (mua, bán, tồn
kho…) và phân quyền về chức năng xử lý số liệu (xem, sửa, xóa), phân
quyền truy cập chi tiết đến trường thông tin của từng nghiệp vụ. Các doanh
nghiệp nhỏ cũng không cần nhiều báo cáo quản trị. Và như vậy các doanh

nghiệp này chỉ cần một phần mềm kế toán đơn giản là đáp ứng nhu cầu.
Các doanh nghiệp có quy mô vừa thường có nhu cầu cao hơn về
phân quyền xử lý và truy nhập các chức năng, thông tin trong phần mềm.
Các yêu cầu về báo cáo quản trị nhiều hơn. Một số doanh nghiệp có quy mô
vừa có các bộ phận, đơn vị phân tán trên địa bàn rộng sẽ đòi hỏi chương
trình có khả năng chạy nhanh, ổn định thông qua đường truyền internet.
8
Các doanh nghiệp lớn thường yêu cầu chương trình có khả năng xử
lý số lượng giao dịch lớn với tốc độ nhanh, chương trình có thể chạy trên
mạng diện rộng với số lượng người sử dụng nhiều, có thể vượt trên 30-40
người.
Cũng như áo mặc thì khó có phần mềm một size (kích cỡ) lại phù
hợp với tất cả các doanh nghiệp với size khác nhau. Ví dụ, một phần mềm
phù hợp với doanh nghiệp quy mô vừa thì sẽ chật chội đối với doanh nghiệp
lớn và quá rộng đối với doanh nghiệp có quy mô nhỏ.
Phân loại phần mềm kế toán theo ngành nghề
Có một số phần mềm được thiết kế và phát triển để phục vụ công
tác kế toán của một chuyên ngành nào đó. Như vậy theo nghiệp vụ chuyên
sâu theo ngành nghề thì có thể có các phần mềm chuyên ngành như sau:
• Phần mềm kế toán chuyên ngành xây lắp
• Phần mềm kế toán chuyên ngành may mặc
• Phần mềm kế toán chuyên ngành vận chuyển, logistics
• …
Phần mềm kế toán chuyên ngành xây lắp có khả năng theo dõi các
phát sinh liên quan đến từng dự án, công trình, hạng mục công trình; cho
phép so sánh giữa dự toán và thực tế thực hiện…
Phần mềm kế toán chuyên ngành may mặc sẽ có khả năng theo
dõi, ví dụ, áo theo kích cỡ, mầu…
Thông thường một phần mềm kế toán “không chuyên ngành” áp
dụng cho một ngành nghề đặc thù sẽ đòi hỏi phải chỉnh sửa nhiều mới đáp

ứng được các yêu cầu đặc thù của ngành nghề. Việc này sẽ đòi hỏi thời gian,
chi phí và tổng giá mà doanh nghiệp phải trả thường sẽ cao. Ngoài ra sẽ có
khó khăn trong việc nâng cấp mỗi khi có phiên bản mới, vì nhà cung cấp chỉ
nâng cấp sản phẩm chung chứ không nâng cấp những chỉnh sửa cho từng
doanh nghiệp khách hàng cụ thể. Muốn nâng cấp thì lại cần thời gian và chi
phí.
Một số phần mềm kế toán ở Việt Nam
1)Phần mềm kế toán Easy Accounting
2)Phần mềm kế toán ASOFT-SB
3)Phần mềm kế toán Seeget
4)Phần mềm Kế toán ASC
5)Phần mềm kế toán 1A
9
6)Phần mềm kế toán Asia Accounting
7)Phần mềm Quản trị - Tài chính - Kế toán BRAVO
8) Phần mềm tài chính kế toán Ebiz VietNam
9)Phần mềm kế toán Simsoft 7.0
10) Giải pháp Fast Financial
11)Phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8
12)Phần mềm kế toán METADATA Accounting
13) Phần mềm kế toán AIS
14)Phần mềm kế toán Cyber Accounting
15)Phần mềm kế toán Esoft Financials
16)Phần mềm Kế toán 3S Finance 8.0
17)PHẦN MỀM KẾ TOÁN ACCNET 2004
18) Phần mềm kế toán MISA Mimosa.NET
19)Phần mềm kế toán “1C:KẾ TOÁN 8″
20)Phần mềm kế toán CADS Accounting 2008 21)Phần mềm kế
toán Visual EFFECT 2.0
………….

2) Lợi ích của việc sử dụng phần mềm kế toán
Những lợi ích của phần mềm kế toán là không thể phủ nhận. Ở các
phần hành các khau các lợi ích là khác nhau. Dưới đây là các lợi ích chung
của việc sử dụng phần mềm kế toán.
Nâng cao hiệu quả: Phần mềm kế toán giúp cải thiện hiệu năng
làm việc của doanh nghiệp cho dù doanh nghiệp đó là nhỏ hay lớn. Ngay cả
những phần mềm đơn giản nhất cũng có thể mang lại điều này.
Tiết kiệm chi phí: Một lợi ích cơ bản của một phần mềm kế toán
là nó sẽ giảm thiểu chi phí của doanh nghiệp. Tiết kiệm chi phí có nghĩa là
thêm thu nhập và tăng tốc độ phát triển.
Tiết kiệm thời gian: Thời gian quản lý chính là một trong những
tiêu chuẩn cho phát triển của bất kỳ doanh nghiệp nào. Một tổ chức chỉ có
thể phát triển nếu nó quản lý được các chức năng của mình trong thời gian
quy định. Với việc sử dụng một phần mềm kế toán doanh nghiệp chúng ta có
thể hoàn toàn mong đợi việc hoàn thành công việc trong thời gian đã đề ra.
Phát triển theo công ty: Hầu hết các phần mềm kế toán có khả
năng phát triển theo tốc độ tăng trưởng của công ty. Với việc thay đổi về nhu
10
cầu quản lý tài chính của công ty, bạn hoàn toàn có thể nâng cấp lên phiên
bản tốt hơn hay mở rộng quy mô ứng dụng.
Tối ưu hóa quy trình của bạn: Một phần mềm kế toán sẽ giúp
bạn tối ưu hóa quy trình kinh doanh của bạn để có thể quản lý một cách đơn
giản và dễ dàng hơn. Nó đơn giản hóa các giao dịch của bạn, bán hàng, tiền
lương, doanh thu Dễ dàng hơn để hội nhập và quản lý các giao dịch khác
nhau.
Dễ dàng để bắt đầu làm việc: Hầu hết các phần mềm kế toán rất
dễ dàng để cài đặt. Bạn không cần phải có chuyên môn sâu về kế toán và tài
chính để sử dụng nó. Bạn có thể sử dụng với sự trợ giúp, đào tạo của các
chuyên gia.
Cải thiện các quyết định: Phần mềm kế toán có thể giúp bạn cải

thiện rất nhiều các quyết định trong doanh nghiệp. Điều này có được thông
qua việc sử dụng các phần hành khách nhau của phần mềm. Nó dễ dàng chia
sẻ dữ liệu cho các chương trình kinh doanh khác và thực hiện các báo cáo
phục vụ cho kinh doanh.
Ngày càng đơn giản: Hơn thế nữa các phần mềm kế toán sẽ ngày
càng đơn giản hơn nữa và hỗ trợ tốt hơn nữa. Phần mềm kế toán sẽ giúp bạn
có một cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh của bạn, kiểm soát một
loạt các vấn đề khác nhau một cách dễ dàng.
III. SỰ GIỐNG NHAU VÀ KHÁC NHAU GIỮA PHẦN
MỀM KẾ TOÁN VÀ ERP
1) Điểm giống nhau
Cả phần mềm kế toán quản trị và phần mềm ERP đều có mục đích
chung là phục vụ công việc quản lý doanh nghiệp. Có những modules có
mặt trong các hệ thống ERP nước ngoài nhưng đồng thời cũng có mặt trong
các phần mềm kế toán Việt nam như modules quản lý kho (Inventory), quản
lý bán hàng (sales). Vậy thì phần mềm kế toán và phần mềm ERP khác nhau
ở chỗ nào? Tại sao doanh nghiệp nhỏ chỉ cần đến phần mềm kế toán là đủ và
nói chung không có nhu cầu trang bị hệ thống ERP? Ta hãy cùng nhau xem
xét vấn đề này.
2) Điểm khác nhau
a. Công việc kế toán và công tác kế toán
Mục đích đầu tiên của phần mềm kế toán là xử lý các số liệu để
đưa ra được các báo cáo kế toán đánh giá được tình hình hoạt động của
11
doanh nghiệp như kết quả hoạt động kinh doanh, tình hình sử dụng tài sản,
nguồn vốn trong đó việc tân thủ chế độ kế toán nhà nước là việc đầu tiên
và cũng là việc bắt buộc đối với phần mềm kế toán. Các phần mềm kế toán
ngày nay có thêm các chức năng kế toán quản trị để phục vụ cho việc quản
lý doanh nghiệp. Hệ thống ERP cũng có mục đích là giúp doanh nghiệp
trong công việc quản lý các nguồn lực nhưng phần mềm ERP thuyên về mục

đích quản lý nhiều hơn mục đích kế toán
Phần mềm kế toán luôn xử lý các dữ liệu đã xảy ra, tập hợp, thống
kê, tính toán và đưa ra các báo cáo còn hệ thống ERP nhắm vào các quy
trình tác nghiệp và các công việc hoạch định, khâu xử lý kế toán trên hệ
thống ERP chỉ là khâu cuối cùng và mang tính kết quả từ các modules phía
trước. Như vậy phần mềm kế toán có đầu vào là kết quả của những hoạt
động của doanh nghiệp (mua bán hàng hoá vật tư, thu chi tiền mặt, tiền
gửi ) còn hệ thống ERP thực hiện các công việc lập kế hoạch và điều hành
để tạo ra các hoạt động của doanh nghiệp. Đây là khác nhau cơ bản nhất
giữa phần mềm kế toán và hệ thống phần mềm ERP. Một ví dụ minh hoạ
đơn giản nhất là: Phần mềm ERP quản lý việc hình thành các số liệu trên
phiếu xuất vật tư (nguyên nhân tại sao có các số liệu trên phiếu xuất), còn
phần mềm kế toán sử dụng các số liệu có sẵn trên phiếu xuất để quản lý tồn
kho và đưa ra các báo cáo thống kê. Phần mềm ERP kiểm soát số liệu trên
phiếu xuất vật tư theo quy trình (ví dụ: Số lượng vật tư xuất phải nằm trong
khuôn khổ định mức vật tư cho sản phẩm, và số lượng sản phẩm lại phụ
thuộc kế hoạch sản xuất ), còn phần mềm kế toán không kiểm soát được số
liệu này (ví dụ: Kho xuất bao nhiêu thì bộ phận kế toán sử dụng số liệu
tương ứng mà không thể kết luận được rằng số liệu này là đủ hay thiếu - việc
kiểm soát số liệu này nằm ngoài phạm vi phần mềm kế toán).
b. Lập và lưu chuyển chứng từ
Trước khi triển khai ERP
Làm kế toán bằng tay hay bằng PMKT thì định kỳ các bộ phận
phải chuyển chứng từ về cho kế toán để nhập liệu. Ví dụ:
• hàng tháng/tuần/ngày CN/XN chuyển Phiếu nhập/xuất vật
tư/thành phẩm hay hóa đơn/chứng từ về cho kế toán hạch toán, nến cty nào
qui trình luân chuyển chứng từ nhanh thì dữ liệu tồn kho kế toán trễ 1 ngày -
các DN thường độ trễ khoảng 1 tháng :D
• kế toán nhập liệu lại để hạch toán bằng tay/PMKT
• kiểm tra đối chiếu số liệu chi tiết NXT

• chuyển báo cáo cho KT tổng hợp tập hợp lên báo cáo tài
chính
=>kế toán thông qua phần mềm kế toán để thống kê lại tài liệu
12
Kế toán khi đã triển khai ERP: kết nối VP với các CN/XN, 1
server duy nhất đặt ở VP
• CN/XN kết nối vào hệ thống ERP lập các chứng từ PN/PX, hóa
đơn
• bút toán được hạch toán tự động theo các tài khoản kế toán định
nghĩa trước khi setup hệ thống
• kiểm tra đối chiếu
• kế toán tổng hợp kiểm tra, đóng sổ in báo cáo tài chính theo QĐ
15
=> thông qua phần mềm ERP kế toán có thể kiểm soát hệ thống
lập và lưu chuyển chứng từ trong một quá trình cụ thể
c. Nhập liệu và xử lý dữ liệu kế toán
Khi sử dụng phần mềm kế toán hiện nay thí sau khi nhập liệu, thì đa
số các phần mềm đều cho phép ta hoàn toàn tự động, như tính giá xuất hàng
hóa, kết chuyển số dư tài khoản cuối kỳ đều được ứng dụng xử lý tức thời
và là một chu trình xử lý khép kín, phản ứng theo dây chuyền. Người sử
dụng không phải thao tác để tính hay tính lại giá xuất hàng hóa và kết
chuyển số dư sau khi sửa chữa, thêm mới hoặc xóa chứng từ. Trường hợp
cập nhật lại cho các kỳ trước, ứng dụng cũng sẽ tự động tính toán lại cho tất
cả các kỳ sau.
Đối với phần mềm ERP thì, ngoài phân hệ KT tổng hợp thực hiện các
bút toán một cách trực tiếp như các PM KT thông thường, tất cả các phân hệ
khác của ERP đều tiến hành hạch toán tự động và quy tắc hạch toán 1:n hay
n:1 không được đặt ra. Vì thế, không thể thực hiện việc tách số dư của các
tài khoản theo từng tài khoản đối ứng.
Đây là một vấn đề khá quan trọng đối với hầu hết những người làm

KT ở VN vì chúng ta vẫn quen kiểm soát số liệu theo kiểu đối ứng. Tuy
nhiên, cần lưu ý một điểm khác biệt rất lớn giữa ERP và các PM KT là bút
toán được sinh ra một cách tự động và được kiểm soát nhiều tầng thông qua
quá trình phê duyệt, vì thế những sai sót về định khoản hầu như không xảy
ra.
d. Kiểm tra và soát xét dữ liệu và thông tin kế toán
Trong ba phương pháp chữa sổ kế toán ở Việt Nam, chỉ có phương
pháp ghi bút toán đảo là được thực hiện trên ERP
Với ý nghĩa là một hệ thống phản ánh trung thực nhất các hoạt
động kinh tế phát sinh trong một tổ chức kinh tế, hệ thống ERP không cho
13
phép người dùng xoá bất kỳ một bút toán nào đã hạch toán vào hệ thống. Tất
cả những gì mà người sử dụng có thể làm là thực hiện bút toán đảo. Chính vì
đặc điểm này mà người sử dụng hệ thống có thể cảm thấy ái ngại vì mọi sai
sót của họ đều bị kiểm soát và đều làm ảnh hưởng đến số liệu báo cáo của
họ. Tuy nhiên cũng chính nhờ đặc điểm này mà số liệu kế toán do các hệ
thống ERP cung cấp luôn có độ tin cậy cao đối với các cổ đông cũng như
các đối tác bên ngoài doanh nghiệp
e. Chia sẽ dữ liệu và lưu trữ dữ liệu
Với phần mềm ERP thì các phân hệ được xây dựng theo thiết kế
tổng thể với mô hình dữ liệu thống nhất và trên một CSDL duy nhất. Dữ liệu
được quản lý tập trung, đầy đủ, chia sẻ, thống nhất và xuyên suốt toàn bộ
doanh nghiệp. Và vận hành theo quy trình nghiệp vụ, hoàn toàn tích hợp
giữa các phân hệ, chia sẻ việc nhập liệu cho các cán bộ nghiệp vụ ngay khi
nghiệp vụ ban đầu phát sinh, tăng cường kiểm soát luồng dữ liệu.
Còn đối với việc sử dụng phần mềm kế toán thì là phần mềm quản
lý rời rạc, có nghĩa là phần mềm kế toán chỉ phục vụ cho bộ phận kế toán và
như là một ốc đảo đối với phần mềm của các phòng ban khác. Việc chuyển
thông tin từ phòng, ban này sang phòng, ban khác được thực hiện một cách
thủ công (chuyển văn bản, copy file, email, fax ) với năng suất thấp và

không có tính kiểm soát
Tóm lại:
Tiêu thức ERP PMKT
Công việc kế toán &
công tác kế toán
-hệ thống ERP nhắm
vào các quy trình tác
nghiệp và các công việc
hoạch định, khâu xử lý
kế toán trên hệ thống
ERP chỉ là khâu cuối
cùng và mang tính kết
quả từ các modules phía
trước
-hệ thống ERP thực
hiện các công việc lập
kế hoạch và điều hành
để tạo ra các hoạt động
của doanh nghiệp
-Phần mềm kế toán luôn
xử lý các dữ liệu đã xảy
ra, tập hợp, thống kê,
tính toán và đưa ra các
báo cáo
- có đầu vào là kết quả
của những hoạt động
của doanh nghiệp (mua
bán hàng hoá vật tư, thu
chi tiền mặt, tiền gửi )
Lập và lưu chuyển

chứng từ
thông qua phần mềm
ERP kế toán có thể
kế toán thông qua phần
mềm kế toán để thống
14
kiểm soát hệ thống lập
và lưu chuyển chứng từ
trong một quá trình cụ
thể
kê lại tài liệu
Nhập liệu & xử lý dữ
liệu kế toán
ngoài phân hệ KT tổng
hợp thực hiện các bút
toán một cách trực tiếp
như các PM KT thông
thường, tất cả các phân
hệ khác của ERP đều
tiến hành hạch toán tự
động và quy tắc hạch
toán 1:n hay n:1 không
được đặt ra. Vì thế,
không thể thực hiện
việc tách số dư của các
tài khoản theo từng tài
khoản đối ứng.
hoàn toàn tự động, như
tính giá xuất hàng hóa,
kết chuyển số dư tài

khoản cuối kỳ đều
được ứng dụng xử lý
tức thời và là một chu
trình xử lý khép kín,
phản ứng theo dây
chuyền
Kiểm tra & soát xét dữ
liệu và hệ thống thông
kế toán
chỉ có phương pháp ghi
bút toán đảo là được
thực hiện trên ERP
Chia sẽ dữ liệu & lưu
dữ liệu
Dữ liệu được
quản lý tập trung, đầy
đủ, chia sẻ, thống nhất
và xuyên suốt toàn bộ
doanh nghiệp. Và vận
hành theo quy trình
nghiệp vụ, hoàn toàn
tích hợp giữa các phân
hệ, chia sẻ việc nhập
liệu cho các cán bộ
nghiệp vụ ngay khi
nghiệp vụ ban đầu phát
sinh, tăng cường kiểm
soát luồng dữ liệu.
Việc chuyển thông tin
từ phòng, ban này sang

phòng, ban khác được
thực hiện một cách thủ
công (chuyển văn bản,
copy file, email, fax )
15
IV. KẾT LUẬN
Có rất nhiều lợi ích khi sử dụng phần mềm ERP so với phần mềm kế
toán đặc thù ở các doanh nghiệp ở Việt Nam như: năng suất lao động sẽ tăng
do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan,
đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn.
DN có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí,
doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như
nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công… vừa đủ để sản xuất, kinh
doanh.
Các thông tin của DN được tập trung, đầy đủ, kịp thời và có khả năng
chia sẻ cho mọi đối tượng cần sử dụng thông tin như khách hàng, đối tác, cổ
đông. Khách hàng sẽ hài lòng hơn do việc giao hàng sẽ được thực hiện chính
xác và đúng hạn. Ứng dụng ERP cũng đồng nghĩa với việc tổ chức lại các
hoạt động của DN theo các quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu
chuẩn quốc tế, do đó nó nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí,
tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu của DN.
80% khối lượng công việc trong quá trình triển khai ERP là tư vấn,
chỉ có 20% khối lượng là lập trình. Hầu hết các dự án ERP không thành
công là do khâu tư vấn chưa tốt. Ở Việt Nam, chúng ta chưa có những
chuyên gia tư vấn giỏi, có kinh nghiệm. Vì thế, khi triển khai những ERP
phức tạp cho các DN lớn, chúng ta nên thuê tư vấn quốc tế, vừa đảm bảo cho
dự án chắc chắn thành công, vừa tạo ra cơ hội học hỏi tích lũy kinh nghiệm
cho Việt Nam. Đáng tiếc là nhiều nơi vẫn chưa coi tư vấn là then chốt,
không chấp nhận các chi phí thuê tư vấn.
ERP không đơn thuần là công nghệ. Trên hết, nó là nơi tích lũy kiến

thức và kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm tác nghiệp. Sử dụng ERP quốc tế
là sử dụng kinh nghiệm quản lý hàng trăm năm của nhân loại. Vì thế, với
những doanh nghiệp nên sử dụng những phần mềm ERP quốc tế, sẽ có hiệu
quả cao hơn.
Tùy từng quy mô của DN mà lựa chọn phần mềm phù hợp. Với những
DN nhỏ, có thể chọn các phần mềm ERP do các công ty Việt Nam viết. Tuy
nhiên, các ERP nội địa hầu hết chưa có module sản xuất; sự liên kết giữa các
module chưa thật tốt; tác giả của các ERP nội địa phần lớn đều là những kỹ
sư tin học, trong khi thực chất ERP là quy trình, là quản trị, vì thế họ không
lường hết các tình huống quản lý có thể xảy ra.
Phần lớn các công ty Việt Nam quan tâm đến triển khai ERP hiện nay
đều là những công ty lớn với doanh số từ vài trăm tỉ đồng trở lên. Chính vì
thế họ quan tâm đến các giải pháp hàng đầu thế giới như SAP và Oracle.
Đây là hai giải pháp có thị phần lớn nhất thế giới. Trước đây, SAP và Oracle
16
chỉ chú ý đến những khách hàng lớn. Hiện nay, họ đã quan tâm cả đến
những DN nhỏ với các giải pháp phù hợp có giá cạnh tranh.
Có nhiều nguyên nhân khiến cho việc ứng dụng ERP ở Việt Nam
chưa phổ biến. Công tác giới thiệu, tuyên truyền sự cần thiết của việc ứng
dụng ERP trong DN chưa sâu rộng, khiến cho nhiều lãnh đạo không có điều
kiện tiếp xúc với các giải pháp mới này. Kinh phí đầu tư triển khai ERP
tương đối lớn, khiến cho nhiều DN thận trọng. Một số DN đi đầu trong việc
triển khai ERP, nhưng hiệu quả chưa đạt như mong muốn, nên đã tạo ra tâm
lý hoài nghi ở những DN khác. Ngoài ra còn có nguyên nhân thuộc về năng
lực yếu kém của các công ty triển khai ERP tại Việt Nam.
Ứng dụng ERP là xu thế tất yếu, là công cụ quan trọng để DN nâng
cao năng lực cạnh tranh, đồng thời nó cũng giúp DN tiếp cận tốt hơn với các
tiêu chuẩn quốc tế. Một DN nếu ứng dụng ngay từ khi quy mô còn nhỏ sẽ có
thuận lợi là dễ triển khai và DN sớm đi vào nề nếp. DN nào chậm trễ ứng
dụng ERP, DN đó sẽ tự gây khó khăn cho mình và tạo lợi thế cho đối thủ.

Tuy nhiên, ứng dụng ERP không phải dễ, cần hội tụ nhiều điều kiện để có
thể ứng dụng thành công như: nhận thức và quyết tâm cao của ban lãnh đạo
DN; cần xác định đúng đắn mục tiêu, phạm vi và các bước triển khai; lựa
chọn giải pháp phù hợp
17