đồ án công nghệ thông tin Xây dựng hệ thống kế toán vốn bằng tiền ở Tổng công ty Thép Việt Nam

Học viện Tài Chính Đồ án tốt nghiệp
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 3
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG CỦA ĐỀ TÀI 5
1.1 Kế toán vốn bằng tiền 5
1.1.1 Kế toán vốn bằng tiền 5
1.1.1.1 Khái niệm kế toán vốn bằng tiền 5
1.1.1.2 Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền 5
1.1.1.3 Các nguyên tắc của kế toán vốn bằng tiền 5
1.1.2 Kế toán tiền mặt 6
1.1.2.1 Khái niệm 6
1.1.2.2 Chứng từ sử dụng trong kế toán tiền mặt 7
1.1.2.3 Tài khoản sử dụng 7
1.1.2.4 Trình tự kế toán tiền mặt 8
1.1.3 Kế toán tiền gửi ngân hàng 12
1.1.3.1 Khái niệm 12
1.1.3.2 Tài khoản sử dụng 13
1.1.3.3 Trình tự kế toán tiền gửi ngân hàng 14
1.2 Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp 18
1.2.1 Khái niệm hệ thống và hệ thống thông tin 18
1.2.1.1 Hệ thống 18
1.2.1.2 Hệ thống thông tin 19
1.2.2 Các bước phát triển hệ thống thông tin 21
1.2.3 Các mô hình hệ thống 23
1.2.3.1 Mô hình nghiệp vụ của hệ thống 23
1.2.3.2. Mô hình hoá quá trình xử lý 24
1.2.3.3. Mô hình thực thể – liên kết ERM 24
1.2.3.4. Mô hình dữ liệu – quan hệ 24
1.3 Cơ sở dữ liệu và hệ quản trị cơ sở dữ liệu 25
1.3.1 Khái niệm cơ cở dữ liệu và hệ quản trị cơ cở dữ liệu 25
1.3.1.1 Cơ sở dữ liệu 25

1.3.1.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu 26
1.3.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Mirosoft Visual Foxpro 27
CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM 28
2.1 Giới thiệu về Tổng công ty Thép Việt Nam 28
2.2 Tổ chức bộ máy kế toán của Tổng công ty Thép Việt Nam 32
2.2.1 Chức năng của Phòng tài chính kế toán 33
2.2.2 Nhiệm vụ chủ yếu của Phòng tài chính kế toán 33
2.2.3 Cơ cấu tổ chức nhân sự của Phòng tài chính kế toán gồm có: 34
2.3 Hạch toán kế toán ở Tổng công ty Thép Việt Nam 34
2.3.1 Hình thức kế toán 34
2.3.2 Nguyên tắc hạch toán kế toán 38
2.3.3 Hệ thống phân hành kế toán tại Tổng công ty 39
2.4 Kế toán vốn bằng tiền tại Tổng công ty Thép Việt Nam 40
2.4.1 Kế toán tiền mặt 40
2.4.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng 41
2.4.3 Các mẫu chứng từ sử dụng trong hạch toán 42
2.5 Đánh giá tình hình ứng dụng CNTT vào công tác kế toán tại Tổng công ty 49
3.1 Phân tích hệ thống thông tin kế toán vốn bằng tiền 52
Lê Thế Quyền – Lớp K44/41.02
1
Học viện Tài Chính Đồ án tốt nghiệp
3.1.1 Khảo sát yêu cầu của hệ thống 52
3.1.2 Phạm vi triển khai 52
3.1.3 Mô tả hoạt động của hệ thống 53
3.1.4 Mô hình chức năng của hệ thống 56
3.1.4.1 Biểu đồ ngữ cảnh 56
3.1.4.2 Biểu đồ phân cấp chức năng 56
3.1.4.5 Ma trận thực thể chức năng 57
3.1.4.4 Tài liệu đặc tả chức năng 57
3.1.4.5 Biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống 60

3.1.5.1 Mô hình thực thể liên kết 63
3.1.5.2 Mô hình quan hệ 66
3.2 Thiết kế hệ thống thông tin kế toán vốn bằng tiền 68
3.2.1 Thiết kế cơ cở dữ liệu 68
3.2.1.2 Mối quan hệ giữa các bảng 73
3.2.2 Thiết kế các Module của hệ thống 73
3.2.3 Thiết kế giao diện hệ thống 74
3.2.3.1 Thiết kế thực đơn hệ thống 74
3.2.3.2 Thiết kế các form giao diện 76
KẾT LUẬN 89
Lê Thế Quyền – Lớp K44/41.02
2
Học viện Tài Chính Đồ án tốt nghiệp
LỜI MỞ ĐẦU
Sản xuất kinh doanh là một lĩnh vực hoạt động kinh tế sôi động, có nhiều
thời cơ và cũng có nhiều thách thức. Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay, khi
mà sự cạnh tranh của nền kinh tế thị trưòng ngày càng khốc liệt. Để tồn tại và
phát triển được trên thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải năng động để
tìm ra phương thức, cơ chế quản lý kinh doanh có hiệu quả nâng cao sức cạnh
tranh trên thị trường đem lại lợi nhuận cao. Và kế toán là công cụ quan trọng
phục vụ cho quản lý kinh tế, gắn liền với hoạt động quản lý. Nó cung cấp
thông tin kế toán chất lượng cho các cơ quan chức năng và nhà quản lý.
Ngày nay, chúng ta đang sống trong thế giới của công nghệ thông tin.
Tin học đã đi vào tất cả các “ngõ ngách” của đời sống xã hội, từ những công
việc đơn giản như giải một bài toán thuần tuý đến những vấn đề phức tạp
như việc áp dụng tin học trong công nghệ viễn thông hay trong nghiên cứu vũ
trụ…Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý đã và đang đem lại
nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp từ việc lưu trữ dữ liệu đến việc tìm
kiếm thông tin, lên các báo cáo…giúp cho công tác quản lý được thực hiện
một cách dễ dàng hơn. Tin học hóa công tác kế toán là việc làm rất thiết thực

giúp cho công việc kế toán tại doanh nghiệp nhanh chóng, kịp thời, chính xác
hơn tăng hiệu suất làm việc của nhân viên kế toán nói riêng và công tác quản
lý nói chung.
Bởi tầm quan trọng và tính cấp thiết cần phải hoàn thiện việc tin học hóa
công tác kế toán trong doanh nghiệp với quá trình tìm hiểu lý luận cũng như
thực tiễn công tác kế toán tại Tổng công ty Thép Việt Nam, em đã lựa chọn
đề tài: “Xây dựng hệ thống kế toán vốn bằng tiền ở Tổng công ty Thép
Việt Nam” để trình bày trong bài viết này với mong muốn sẽ góp phần hoàn
Lê Thế Quyền – Lớp K44/41.02
3
Học viện Tài Chính Đồ án tốt nghiệp
thiện hơn tổ chức kế toán nhằm tăng cường khả năng cạnh tranh của Tổng
công ty.
Nội dung chính của đồ án gồm có 3 chương sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận chung của đề tài
Chương 2: Công tác kế toán tại Tổng công ty Thép Việt Nam
Chương 3: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán vốn bằng tiền
Để hoàn thành đồ án, em nhận được sự giúp đỡ, chỉ bảo nhiệt tình của
thầy Nguyễn Hữu Xuân Trường, các thầy giáo, cô giáo trong trường cùng với
các anh chị trong phòng tài chính kế toán của Tổng công ty Thép Việt Nam.
Em xin chân thành cảm ơn !
Lê Thế Quyền – Lớp K44/41.02
4
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG CỦA ĐỀ TÀI
1.1 Kế toán vốn bằng tiền
1.1.1 Kế toán vốn bằng tiền
1.1.1.1 Khái niệm kế toán vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp thuộc tài sản lưu động được hình thành chủ yếu trong quá trình bán
hàng và trong các quan hệ thanh toán.

Vốn bằng tiền trong doanh nghiệp bao gồm: Tiền mặt tồn quỹ, tiền gửi
ngân hàng và tiền đang chuyển (kể cả ngoại tệ, vàng bạc đá quý, kim khí
quý).
1.1.1.2 Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền vận động không ngừng, phức tạp và có tính lưu chuyển rất
cao. Quản lý chặt chẽ vốn bằng tiền là điều kiện tăng hiệu quả vốn lưu động,
bảo vệ chặt chẽ tài sản, ngăn ngừa các hiện tượng lãng phí, tham ô tài sản của
đơn vị.
Để góp phần quản lý tốt tài sản của doanh nghiệp, kế toán vốn bằng tiền
cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
1 – Phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động
của các loại vốn bằng tiền
2 – Kiểm tra, giám sát chặt chẽ việc chấp hành các chế độ, quy định, các thủ
tục quản lý vốn bằng tiền.
1.1.1.3 Các nguyên tắc của kế toán vốn bằng tiền
Kế toán vốn bằng tiền phải tuân thủ theo các nguyên tắc, chế độ quản lý
tiền tệ của Nhà nước sau đây:
- Sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam.
- Các loại ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo quy định và được
theo dõi chi tiết riêng từng nguyên tệ trên TK 007 “Ngoại tệ các loại”.
- Các loại vàng bạc, đá quý, kim khí quý phải được đánh giá bằng tiền tệ
tại thời điểm phát sinh theo giá thực tế (nhập, xuất) ngoài ra phải theo dõi chi
tiết số lượng, trọng lượng, quy cách và phẩm chất của từng loại.
- Vào cuối mỗi kì, kế toán phải điều chỉnh lại các loại ngoại tệ theo tỷ
giá thực tế.
1.1.2 Kế toán tiền mặt
1.1.2.1 Khái niệm
Tiền mặt là số vốn bằng tiền do thủ quỹ bảo quản tại quỹ (két) của doanh
nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý, tín
phiếu và ngân phiếu.

Trong mỗi doanh nghiệp đều có một lượng tiền mặt nhất định tại quỹ để
phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của mình. Số tiền
thường xuyên tồn quỹ phải được tính toán định mức hợp lý, mức tồn quỹ này
tùy thuộc vào quy mô, tích chất hoạt động , ngoài số tiền trên doanh nghiệp
phải gửi vào ngân hàng hoặc các tổ chức tài chính khác.
Mọi khoản thu chi, bảo quản tiền mạt đều do thủ quỹ chịu trách nhiệm
thực hiện. Thủ quỹ không được trực tiếp mua bán vật tư, hàng hóa, tiếp liệu
hoặc không được kiêm nhiệm công tác kế toán. Tất cả các khoản thu, chi tiền
mặt đều phải có chứng từ hợp lệ chứng minh và phải có chữ kí của Kế toán
trưởng và thủ trưởng đơn vị. Sau khi thực hiện thu chi tiền, thủ quỹ giữ lại các
chứng từ để cuối ngày ghi vào sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ. Sổ quỹ kiêm báo cáo
quỹ được lập thành 2 liên, một liên lưu lại làm sổ quỹ, một liên làm báo cáo
quỹ kèm theo các chứng từ thu, chi gửi cho kế toán quỹ. Số tồn quỹ cuối ngày
phải khớp đúng với số dư cuối ngày trên sổ quỹ.
1.1.2.2 Chứng từ sử dụng trong kế toán tiền mặt
- Phiếu thu – mẫu 01 – TT (BB)
- Phiếu chi – mẫu số 02 – TT (BB)
- Bảng kê vàng bạc, đá quý – mẫu số 07 – TT (HD)
- Bảng kiểm kê quỹ – mẫu số 08a – TT, 08b – TT (HD)
Các chứng từ sau khi đã kiểm tra đảm bảo tính hợp lệ được ghi chép,
phản ánh vào các sổ kế toán liên quan bao gồm:
- Sổ quỹ tiền mặt
- Các sổ kế toán tổng hợp
- Sổ kế toán chi tiết tiền mặt
1.1.2.3 Tài khoản sử dụng
Để phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt của doanh nghiệp, kế
toán sử dụng tài khoản 111 “Tiền mặt”, tài khoản 111 có kết cấu:
Bên Nợ:
- Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc… nhập quỹ
- Số tiền thừa phát hiện khi kiểm kê

- Chênh lệch tăng tỉ giá hối đoái do đánh giá lại cuối kỳ
Bên Có:
- Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc… xuất quỹ
- Số tiền thiếu phát hiện khi kiểm kê
- Chênh lệch tỉ giá hối đoái giảm do đánh giá lại cuối kỳ
Số dư bên Nợ: Số tiền mặt tồn quỹ hiện có.
Tài khoản 111 có 3 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1111 – Tiền Việt Nam
- Tài khoản 1112 – Ngoại tệ
- Tài khoản 1113 – Vàng bạc, kim khí quý, đá quý
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như TK 112,
TK 113, TK 331, TK 152, TK 211, TK 133…
1.1.2.4 Trình tự kế toán tiền mặt
 Kế toán các khoản thu chi bằng tiền Việt Nam
- Các nghiệp vụ thu tiền:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 511, 512, 515 – DT bán hàng ra ngoài, nội bộ và tài chính
Có TK 711 – Thu nhập khác
Có TK 131, 138, 141 – Thu hồi các khoản nợ phải thu
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 128, 221, 222 – Thu hồi tiền đầu tư
Có TK 144, 244 – Thu hồi các khoản kí cược, kí quỹ
- Các nghiệp vụ chi tiền mặt:
Nợ TK 152, 153, 156, 211 – Chi tiền mua vật tư, hàng hóa, TSCĐ
Nợ TK 331, 311, 315 – Chi tiền trả nợ cho người bán, vay ngắn hạn
Nợ TK 333, 334, 336 – Chi tiền thanh toán với NN, với CNV, với
nội bộ.
Nợ TK 112, 113 – Chi tiền gửi vào ngân hàng, gửi qua bưu điện…
Nợ TK 121, 221, 128, 222, 228 – Chi tiền đầu tư
Nợ TK 144, 244 – Chi tiền kí cược, kí quỹ

Nợ TK 621, 627, 641, 642, 635, 241…
Có TK 111 – Tiền mặt
 Kế toán các khoản thu chi bằng ngoại tệ
- Việc hạch toán ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam hoặc đơn vị
tiền tệ chính thức được sử dụng trong kế toán (nếu được chấp thuận) về
nguyên tắc doanh nghiệp phải căn cứ vào tỷ giá giao dịch thực tế của các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường
ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm phát
sinh nghiệp vụ kinh tế (gọi tắt là tỉ giá giao dịch) để ghi sổ kế toán.
- Đối với các tài khoản thuộc loại chi phí, doanh thu, thu nhập, vật tư,
hàng hóa, tài sản cố định, bên Nợ các tài khoản vốn bằng tiền, các tài khoản
Nợ phải thu hoặc bên Có các tài khoản Nợ phải trả… Khi có các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải ghi sổ kế toán theo tỷ giá giao dịch.
- Đối với bên Có của các tài khoản vốn bằng tiền, các khoản Nợ phải thu
và bên Nợ của các tài khoản Nợ phải trả khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh
bằng ngoại tệ phải ghi sổ kế toán theo tỷ giá trên ghi sổ kế toán (tỷ giá xuất
quỹ theo 1 trong các phương pháp bình quân gia quyền; nhập trước xuất
trước; nhập sau xuất trước…, tỷ giá nhận nợ…).
- Cuối năm tài chính, doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản mục tiền
tệ có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên
ngân hàng do NHNN Việt Nam công bố tại thời điểm lập bảng cân đối kế
toán.
- Trường hợp mua bán ngoại tệ bằng đồng Việt Nam thì hạch toán theo
tỷ giá thực tế mua, bán.
• Kế toán các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến ngoại tệ là tiền mặt trong
giai đoạn sản xuất kinh doanh (kể cả của hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản
của doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh có hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản).
• Khi phát sinh doanh thu, thu nhập khác thu tiền bằng ngoại tệ nhập
quỹ, kế toán quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái ngày giao
dịch, tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng, ghi:

Nợ TK 111(1112) – Tiền mặt (theo tỷ giá giao dịch BQLNH)
Có TK 511, 711 – Doanh thu bán hàng (theo tỷ giá giao dịch
BQLNH)
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
Đồng thời ghi đơn vào bên Nợ TK 007 – Ngoại tệ các loại
• Khi thanh toán nợ phải thu bằng ngoại tệ, nhập quỹ tiền mặt:
+ Nếu phát sinh lãi chênh lệch tỷ giá hối đoái trong giao dịch thì ghi:
Nợ TK 111(1112) – Tiền mặt (theo tỷ giá giao dịch BQLNH)
Có TK 131, 136, 138 (Tỷ giá ghi trên sổ kế toán)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (số chênh lệch tỷ giá
giao dịch BQLNH lớn hơn tỷ giá ghi trên sổ kế toán TK 131, 136, 138)
+ Nếu phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá trong giao dịch thanh toán nợ phải trả
(tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng nhỏ hơn tỷ giá ghi sổ kế toán các
khoản phải thu) thì số chênh lệch được ghi:
Nợ TK 111(1112) – Tỷ giá hối đoái ngày giao dịch (Tỷ giá BQLNH)
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Lỗ tỷ giá hối đoái)
Có TK 131, 136, 138 (Tỷ giá hói đoái ghi trên sổ kế toán)
Đồng thời ghi đơn vào bên Nợ TK 007 – Ngoại tệ các loại
• Khi xuất quỹ ngoại tệ để mua tài sản, vật tư, hàng hóa và chi trả các
khoản chi phí bằng ngoại tệ:
+ Trường hợp phát sinh lãi tỷ giá hối đoái trong giao dịch thì ghi:
Nợ TK 152, 153, 156, 211, 611, 623, 627, 642… (theo tỷ giá giao
dịch BQLNH)
Có TK 111(1112) – Tiền mặt (Tỷ giá ghi trên sổ kế toán)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (số chênh lệch tỷ giá
giao dịch BQLNH lớn hơn tỷ giá ghi trên sổ kế toán)
+ Trường hợp phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái trong giao dịch thì ghi:
Nợ TK 111(1112) – Tỷ giá giao dịch
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Số lỗ tỷ giá hối đoái)
Có TK 111(1112) (Tỷ giá hối đoái ghi trên sổ kế toán)

Đồng thời ghi đơn vào bên Có TK 007 – Ngoại tệ các loại
• Khi xuất quỹ tiền mặt bằng ngoại tệ để trả nợ cho người bán, nợ vay…
+ Nếu phát sinh lãi trong giao dịch thanh toán nợ phải trả ghi:
Nợ TK 311, 315, 331, 336…(Tỷ giá ghi sổ kế toán các TK Nợ phải
trả)
Có TK 111(1112) – Tiền mặt (tỷ giá ghi trên sổ kế toán TK
1112)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (Số chênh lệch tỷ
giá ghi trên sổ kế toán TK 331 lớn hơn tỷ giá hối trên sổ kế toán Tk 1112)
+ Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái trong giao dịch thanh toán nợ phải trả, ghi:
Nợ TK 331, 315, 331, 336 (tỷ giá ghi trên sổ kế toán)
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Lỗ tỷ giá hối đoái)
Có TK 111(1112) – (tỷ giá ghi trên sổ kế toán)
Đồng thời ghi đơn vào bên Có TK 007 – Ngoại tệ các loại
• Kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong thời kỳ của hoạt
động đầu tư xây dựng cơ bản (Giai đoạn trước hoạt động).
- Khi mua hàng hóa, dịch vụ, tài sản cố định, thiết kế xây dựng cơ bản,
khối lượng xây dựng lắp đặt do người bán hoạc người nhận thầu bàn giao,
bằng ngoại tệ.
- Khi thanh toán Nợ phải trả bằng ngoại tệ (người bán, nợ vay, nội bộ…)
- Nếu phát sinh lãi tỷ giá thì phản ánh số chênh lệch vào bên Có TK 413
- Nếu phát sinh lỗ tỷ giá thì phản ánh số chênh lệch vào bên Nợ TK 413
- Hàng năm chênh lệch tỷ giá được phản ánh lũy kế trên TK 413 cho đến
khi hoàn thành giai đoạn đầu tư xây dựng cơ bản.
- Khi kết thúc giai đoạn đầu tư thì kết chuyển tỷ giá hối đoái thực hiện
(bù trừ số phát sinh bên Nơ và bên Có TK 413). Số chênh lẹch tỷ giá được
tính ngay vào chi phí hoặc doanh thu của hoạt động tài chính hoặc kết chuyển
sang TK 242 (nếu bị lỗ) hoặc kết chuyển vào TK 3387 (nếu lãi) để phân bổ
trong thời gian tối đa không quá 5 năm.
• Cuối kỳ kế toán, đánh giá lại số dư tiền mặt có gốc ngoại tệ theo giá

giao dịch bình quân liên ngân hàng tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
- Trường hợp có lãi (tỷ giá hối đoái tăng) thì số chênh lệch tỷ giá, ghi:
Nợ TK 111 (1112) – Tiền mặt
Có TK 413 (4131, 4132) – Chênh lệch tỷ giá hối đoái
- Trường hợp bị lỗ (tỷ giá hối đoái giảm) thì số chênh lệch tỷ giá, ghi:
Nợ TK 413 (4131, 4132) – Chênh lệch tỷ giá hối đoái
Có TK 111 (1112) – Tiền mặt
• Xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm.
+ Kết chuyển lãi chênh lệch tỷ giá hối đoái vào cuối năm tài chính:
Nợ TK 413 (4131)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính
+ Kết chuyển lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái vào cuối năm tài chính:
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Có TK 413 (4131)
1.1.3 Kế toán tiền gửi ngân hàng
1.1.3.1 Khái niệm
Tiền gửi là số tiền mà doanh nghiệp gửi tại các ngân hàng, kho bạc Nhà
nước hoặc các công ty tài chính bao gồm tiền Việt Nam, các loại ngoại tệ,
vàng bạc đá quý…
Căn cứ để ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi của các doanh
nghiệp là các giấy báo Có, giấy báo Nợ hoặc các bảng sao kê của ngân hàng
kèm theo các chứng từ gốc như ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, séc chuyển
khoản… Khi nhận được các chứng từ do ngân hàng gửi đến, kế toán phải tiến
hành kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Trường hợp có sự chênh
lệch giữa số liệu kế toán của đơn vị với ngân hàng thì vẫn phải ghi theo chứng
từ của ngân hàng, số chênh lệch được theo dõi riêng ở tài khoản phải thu hoặc
phải trả khác và thông báo cho ngân hàng đối chiếu xác minh lại.
Đối với những doanh nghiệp có những tổ chức, bộ phận trực thuộc, có
thể mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi, thanh toán phù hợp để thuận tiện
cho việc giao dịch, thanh toán. Kế toán phải tổ chức kế toán chi tiết cho từng

ngân hàng, kho bạc, công ty tài chính để tiện cho việc kiểm tra đối chiếu.
1.1.3.2 Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng” để phản ánh tính
hình tăng giảm và số hiện có về các khoản tiền gửi của doanh nghiệp. Tài
khoản 112 có kết cấu như sau:
Bên Nợ: Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc… đã gửi vào ngân
hàng và chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại.
Bên Có: Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc… rút ra từ ngân
hàng và chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái.
Số dư bên Nợ: Số tiền gửi hiện còn gửi ở các ngân hàng
Tài khoản 112 được mở 3 tài khoản cấp 2:
Tài khoản 1121 – Tiền Việt Nam
Tài khoản 1122 – Ngoại tệ
Tài khoản 1123 – Vàng bạc, kim khí quý, đá quý
Ngoài ra kế toán còn sử dụng nhiều tài khoản liên quan khác.
1.1.3.3 Trình tự kế toán tiền gửi ngân hàng
 Các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi Việt Nam
- Xuất quỹ tiền mặt gửi vào tài khoản tại ngân hàng, ghi:
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 111 – Tiền mặt
- Nhận được tiền do khách hàng trả nợ hoặc ứng trước bằng chuyển
khoản, căn cứ vào giấy báo Có của ngân hàng, ghi:
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng
- Thu hồi các khoản tiền ký quỹ, ký cược bằng tiền gửi ngân hàng:
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 144, 244
- Nhận ký cược, ký quỹ ngắn hạn, dài hạn bằng tiền gửi ngân hàng:
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 338, 344

- Nhận vốn góp liên doanh, vốn góp cổ phần… bằng chuyển khoản:
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh
- Thu hồi các khoản đầu tư ngắn hạn và nợ ngắn hạn bằng chuyển khoản:
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 121 – Đầu tư chứng khoán ngắn hạn (Giá vốn)
Có TK 136 – Phải thu nội bộ (1368)
Có TK 138 – Phải thu khách (1388)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (Lãi)
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
- Thu tiền bán hàng, thu từ các hoạt động tài chính và hoạt động khác
bằng chuyển khoản, ghi:
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 511, 515 – Doanh thu bán hàng và doanh thu tài chính
Có TK 711 – Thu nhập khác
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
- Thu lãi tiền gửi ngân hàng, ghi:
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 515 – Doanh thu tài chính
- Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Chuyển tiền gửi ngân hàng đi cầm cố, ký cược, ký quỹ, đầu tư ngắn
hạn, ghi:
Nợ TK 144, 244 – Ký cược, ký quỹ ngắn hạn, dài hạn
Nợ TK 128 – Đầu tư ngắn hạn khác
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Trả tiền mua vật liệu, công cụ, hàng hóa đã nhập kho, hoặc gửi bán
thẳng bằng chuyển khoản, ủy nhiệm chi, bằng séc, ghi:
Nợ TK 152, 153, 156 – Giá mua chưa có thuế GTGT

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Trả tiền mua TSCĐ, đầu tư dài hạn, chi phí đầu tư XDCB bằng chuyển
khoản, ghi:
Nợ TK 211, 213 – Tài sản cố định hữu hình, vô hình
Nợ TK 221, 222, 228 – Đầu tư tài chính dài hạn
Nợ TK 241 – XDCB dở dang
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Thanh toán các khoản Nợ phải trả bằng chuyển khoản:
Nợ các TK 311, 315, 331, 333, 334, 336, 338, 341, 342
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Các khoản chiết khấu thanh toán cho người mua bằng chuyển khoản:
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Thanh toán các khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả tại cho người
mua bằng chuyển khoản, ghi:
Nợ TK 531 – Hàng bán bị trả lại
Nợ TK 635, 811 – Chi phí tài chính, hoạt động khác
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Chi bằng tiền gửi ngân hàng liên quan đến các khoản chi phí sử dụng
máy thi công, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh
nghiệp, chi phí hoạt động tài chính, hoạt động bất thường, ghi:
Nợ TK 623, 627, 641, 642
Nợ TK 532 – Giảm giá hàng bán
Nợ TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
 Các nghiệp vụ liên quan đên ngoại tệ
- Khi bán hàng (sản phẩm xây lắp, công nghiệp, dịch vụ) thu tiền gửi vào

ngân hàng bằng ngoại tệ được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch
bình quân liên ngân hàng
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (Tỷ giá giao dịch)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng (Tỷ giá giao dịch)
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
- Khi thu hồi nợ phải thu bằng ngoại tệ
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (Tỷ giá giao dịch)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng (Tỷ giá ghi trên sổ kế
toán)
Có TK 515 – Chênh lệch tỷ giá (số chênh lệch tỷ giá giao dịch
lớn hơn tỷ giá ghi sổ kế toán TK 131)
Trường hợp số chênh lệch tỷ giá giao dịch nhỏ hơn tỷ giá ghi sổ kế toán
TK 131 thì số chênh lệch được ghi vào bên Nợ tài khoản 635 – Chi phí tài
chính.
- Chuyển khoản ngoại tệ mua tài sản cố định, vật tư và các khoản chi phí,
ghi:
Nợ TK 211, 152, 153, 623, 627, 641, 642…(Tỷ giá giao dịch)
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (Tỷ giá ghi trên sổ kế toán)
Có TK 515 – Chênh lệch tỷ giá (số chênh lệch tăng)
Trường hợp số chênh lệch tỷ giá giao dịch nhỏ hơn tỷ giá ghi sổ kế toán
thì số chênh lệch được ghi vào bên Nợ tài khoản 635 – Chi phí tài chính.
- Trả nợ bằng chuyển khoản ngoại tệ
Nợ TK 311, 331, 341…(Tỷ giá ghi trên sổ kế toán TK nợ phải trả
liên quan)
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (Tỷ giá ghi trên sổ kế toán TK
112)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (số chênh lệch tỷ giá
ghi trên sổ kế toán các tài khoản phải trả lớn hơn tỷ giá ghi trên sổ kê toán tài
khoản 112)
Trường hợp tỷ giá ghi trên sổ kế toán các tài khoản phải trả nhỏ hơn tỷ

giá ghi trên sổ kê toán tài khoản 112 thì số chênh lệch nhỏ hơn được ghi vào
bên Nợ tài khoản 635 – Chi phí tài chính.
- Cuối kỳ kế toán theo quy định, đánh giá lại số dư ngoại tệ trên tài
khoản 112 theo tỷ giá giao dịch BQLNH do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam
công bố.
+ Nếu tỷ giá tăng thì số chênh lệch tỷ giá, ghi:
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái
+ Nếu tỷ giá giảm thì số chênh lệch tỷ giá, ghi:
Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái đnáh giá lại cuối năm vào chi phí hoạt
động tài chính (nếu bị lỗ) và doanh thu hoạt động tài chính (nếu có lãi).
1.2 Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp
1.2.1 Khái niệm hệ thống và hệ thống thông tin
1.2.1.1 Hệ thống
 Khái niệm:
Hệ thống là một tập hợp các phần tử có các mối quan hệ hữu cơ với nhau
và cùng hoạt động hướng tới một mục đích chung.
 Một số tính chất của hệ thống
- Tính nhất thể: Phạm vi và quy mô của hệ thống không thay đổi trong
những điều kiện xác định.
- Tính tổ chức có thứ bậc: Hệ thống có nhiều hệ thống con và là con của
hệ thống lớn hơn.
- Tính cấu trúc: Hệ thống gồm các phần tử được sắp xếp theo trật tự nhất
định và có mối liên hệ với nhau.
- Tính điều khiển: Mỗi hệ thống đều có cơ chế điều khiển tác động lên
các phần tử của hệ thống để hệ thống tiến tới mục tiêu xác định.
 Mục tiêu nghiên cứu của hệ thống
Để giải quyết một vấn đề trong thực tế, dẫn đến giải quyết những vấn đề

của hệ thống nào đó. Mục tiêu của nghiên cứu hệ thống là: Hiểu hệ thống, tác
động lên hệ thống theo cách có hiệu quả, phát triển hệ thống
1.2.1.2 Hệ thống thông tin
 Khái niệm về hệ thống thông tin
Là một hệ thống được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối,…
nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình ra quyết định để quản lý, điều
hành hoạt động của tổ chức, xí nghiệp, doanh nghiệp…
Các thành phần cơ bản của hệ thống thông tin gồm:
(1) Con người: là yếu tố quyết định trong hệ thống, thực hiện các thủ tục
để biến đổi dữ liệu nhằm tạo ra thông tin.
(2) Phần cứng (Máy tính điện tử): là một thiết bị điện tử có khả năng tổ
chức và lưu trữ thông tin với khối lượng lớn, xử lý dữ liệu tự động với tốc độ
nhanh, chính xác thành các thông tin có ích cho người dùng.
(3) Chương trình: gồm một tập hợp các lệnh được viết bằng ngôn ngữ mà
máy hiểu được để thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần
thiết theo thuật toán đã chỉ ra.
(4) Dữ liệu: bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ cho việc
xử lý trong hệ thống, trợ giúp các quyết định cho nhà quản lý.
(5) Thủ tục là những chỉ dẫn của con người.
Hệ thống thông tin mang các đặc điểm: Các phần tử của hệ thống thông
tin là các đối tượng xử lý thông tin. Mối liên hệ giữa các phần tử của hệ thống
thông tin là mối liên hệ thông tin. Trạng thái của hệ thống thông tin cũng như
trạng thái của các phần tử của nó phụ thuộc vào dữ liệu cần xử lý.
 Phân loại hệ thống thông tin
Dựa vào mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại thì hệ thống
thông tin được chia thành các loại chính sau:
- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch (TPS – Transaction Processing
System)
Hệ thống thông tin xử lý giao dịch là hệ thống hỗ trợ cho những công
việc hàng ngày nhờ việc duy trì những bản ghi thông tin chi tiết.

Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp vì vậy sẽ giúp công ty
giám sát được công việc và duy trì mối liên hệ giữa những hoạt động trong
kinh doanh.
Ví dụ: Hệ thống thanh toán tiền lương, Hệ thống kế toán máy, Hệ thống
quản lý sinh viên, Hệ thống quản lý thư viện…
- Hệ thống thông tin quản lý (MIS – Management Infomation System)
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của
tổ chức. Chúng làm giảm nhẹ công việc quản lý bằng cách đưa ra những báo
cáo tóm tắt có cấu trúc dựa trên cơ sở hoạt động có tính lặp đi lặp lại và quy
chuẩn. Hệ thống thông tin quản lý ở mức cao hơn là những ứng dụng xử lý
giao dịch.
Ví dụ: Hệ thống quản lý đại lý bán vé của ngành hàng không.
- Hệ thống hỗ trợ quyết định (DSS – Decision Support System)
Hệ thống hỗ trợ quyết định được thiết kế với mục đích là trợ giúp các
hoạt động ra quyết định. Hệ thống là những công cụ giúp giải quyết những
tình huống ít cấu trúc. DSS thường được tạo ra để giải quyết những vấn đề
riêng hoặc cơ sở xử lý đặc biệt và để nghiên cứu những vấn đề cùng một loại
hoặc có cùng khả năng.
Ví dụ: Chương trình hỗ trợ quyết định trong ngành hàng không.
- Hệ thống chuyên gia (ES – Expert System)
Hệ thống chuyên gia là các hệ thống thông tin đặc biệt, cung cấp lời
khuyên và sự giúp đỡ về những vấn đề bán cấu trúc. Hệ chuyên gia sử dụng
những lập luận của mình để đáp lại những yêu cầu và để tạo ra những khuyến
cáo hoặc dự báo cho những vấn đề nhất định. Trong hầu hết các hệ chuyên
gia ngày nay cơ sở hiểu biết gồm một bộ các quy tắc.
Ví dụ: Hệ thống cố vấn việc gửi hàng hóa
- Hệ thống tự động văn phòng (OAS – Office Automation Systems)
Hệ thống tự động văn phòng là những hệ thống tạo ra, lưu trữ, biến đổi
và xử lý những thông tin liên lạc giữa các cá nhân bằng chữ viết, bằng lời nói
hoặc bằng hình ảnh. Tính không cấu trúc của hệ thống tự động văn phòng:

Những ứng dụng OAS thay đổi rất nhiều nhưng lại không thể hiện cấu trúc
đặc trưng như những ứng dụng của TPS, MIS hoặc DSS.
- Hệ thống hỗ trợ quản trị (ESS – Executive Support Systems)
Hệ thống hỗ trợ thông tin cần thiết cho những nhà quản trị cấp cao bằng
cách tóm tắt và trình bày dữ liệu có mức tập hợp cao nhất.
Mục đích của ESS là nhằm thu được dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau
rồi tích hợp dữ liệu đó lại và hiển thị thông tin kết quả trong dạng dễ sử dụng,
dễ hiểu.
1.2.2 Các bước phát triển hệ thống thông tin
Quá trình phát triển một hệ thống thông tin được triển khai tuần tự qua
các bước:
 Khảo sát và lập kế hoạch
- Khảo sát và thu thập các thông tin của hệ thống hiện thời gồm các
công việc:
 Mô tả hiện trạng
 Đánh giá hiện trạng
- Thiết lập dự án, bao gồm: Mục tiêu, yêu cầu, phạm vi, đánh giá khả
thi, ký kết hợp đồng, trình tự thực hiện, nhân lực cho dự án, phân chia công
việc, lịch thực hiện…
 Phân tích
- Xây dựng biểu đồ ngữ cảnh
- Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng
- Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu
- Xây dựng ma trận thực thể chức năng
- Xây dựng mô hình thực thể liên kết
- Đánh giá khả thi và viết tài liệu phân tích
 Thiết kế
- Thiết kế kiến trúc hệ thống
- Thiết kế các mô đun chương trình
- Thiết kế giao diện chương trình

- Thiết kế cơ sở dữ liệu
- Thiết kế các báo cáo
- Lập tài liệu thiết kế hệ thống
 Thực hiện
- Lựa chọn môi trường cài đặt
- Lựa chọn công cụ cài đặt dữ liệu và chức năng
- Lựa chọn công cụ tạo giao diện và báo cáo
- Xây dựng hệ thống
- Viết tài liệu sử dụng
 Kiểm thử
- Lựa chọn công cụ kiểm thử
- Kiểm chứng các mô đun chức năng của hệ thống thông tin
- Thử nghiệm hệ thống thông tin
- Khắc phục các lỗi nếu có
 Triển khai và bảo trì
- Cài đặt, đào tạo,… người dùng hệ thống thông tin
- Phát hiện các sai sót, khuyết điểm của hệ thống thông tin
- Cải tiến và chỉnh sửa hệ thống thông tin
- Viết báo cáo nghiệm thu
1.2.3 Các mô hình hệ thống
1.2.3.1 Mô hình nghiệp vụ của hệ thống
Mô hình nghiệp vụ là một mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ
chức (hay một phạm vi được nghiên cứu của tổ chức) và những mối quan hệ
bên trong giữa các chức năng đó cũng như các mối quan hệ của chúng với
môi trường bên ngoài.
Một mô hình nghiệp vụ gồm có các thành phần sau:
+ Biểu đồ ngữ cảnh
+ Biểu đồ phân rã chức năng
+ Danh sách các hồ sơ sử dụng
+ Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng

+ Mô tả chi tiết chức năng lá
1.2.3.2. Mô hình hoá quá trình xử lý
Mô hình hoá tiến trình nghiệp vụ là sự biểu diễn đồ thị các chức năng của
quá trình để thu thập, thao tác, lưu trữ và phân phối dữ liệu giữa các bộ phận
trong một hệ thống nghiệp vụ cũng như giữa hệ thống và môi trường của nó.
- Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0.
- Phát triển biểu đồ luồng dữ liệu các mức i.
- Cấu trúc biểu đồ luồng dữ liệu logic các mức sơ cấp.
1.2.3.3. Mô hình thực thể – liên kết ERM
Ba phần tử chính của ERM là: thực thể, thuộc tính và các mối quan hệ
giữa các thành phần đó. Cụ thể:
- Thực thể: là khái niệm để chỉ một lớp các đối tượng cụ thể hay các khái
niệm độc lập có cùng những đặc trưng chung mà ta quan tâm. Bản thể là một
đối tượng tụ thể của thực thể.
- Thuộc tính: là các đặc trưng của thực thể. Mỗi thực thể có một tập các
thuộc tính gắn kết với nó.
- Mối quan hệ giữa các thực thể là một khái niệm mô tả mối quan hệ vốn
có giữa các bản thể của các thực thể.
1.2.3.4. Mô hình dữ liệu – quan hệ
- Quan hệ: Là một bảng dữ liệu hai chiều có các cột có tên, gọi là các
thuộc tính, có các dòng không có tên, gọi là những bộ dữ liệu (bản ghi).
- Các thuộc tính của quan hệ: chính là tên của các cột:
+ Thuộc tính lặp: là các thuộc tính mà giá trị của nó trên một số dòng
khác nhau, còn các giá trị còn lại của nó trên các dòng này như nhau.
+ Khóa dự tuyển: Là các thuộc tính mà các giá trị của nó xác định duy
nhất mỗi dòng, và nếu có nhiều hơn một thuộc tính thì khi bỏ đi một thuộc
tính trong số đó thì giá trị không xác định duy nhất dòng.
- Các chuẩn của các quan hệ: Là các đặc trưng cấu trúc mà cho phép ta
nhận biết được cấu trúc đó. Có 3 chuẩn cơ bản:
+ Chuẩn 1 (1NF): Một quan hệ ở dạng chuẩn 1NF nếu nó không chứa các

thuộc tính lặp.
+ Chuẩn 2 (2NF): Một quan hệ ở dạng chuẩn 2NF nếu nó thỏa mãn dạng
1NF và không chứa các thuộc tính phụ thuộc vào khóa.
+ Chuẩn 3 (3NF): Một quan hệ ở dạng chuẩn 3 nếu nó thỏa mãn chuẩn 2
và không có thuộc tính phụ thuộc bắc cầu vào khóa.
1.3 Cơ sở dữ liệu và hệ quản trị cơ sở dữ liệu
1.3.1 Khái niệm cơ cở dữ liệu và hệ quản trị cơ cở dữ liệu
1.3.1.1 Cơ sở dữ liệu
 Định nghĩa: Một cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu có liên quan đến
nhau chứa thông tin về một tổ chức nào đó, được lưu trữ trên các thiết bị nhớ
thứ cấp để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin của nhiều người sử dụng với
những mục đích khác nhau.
 Phân loại:
Cơ sở dữ liệu được phần làm nhiều loại khác nhau:
- Cơ sở dữ liệu dạng file: Dữ liệu được lưu trữ dưới dạng các file có thể
là text, ascii, *.dbf. Tiêu biểu cho cơ sở dữ liệu dạng file là Foxpro
- Cơ sở dữ liệu quan hệ: Dữ liệu được lưu trữ trong các bảng dữ liệu gọi
là các thực thể, giữa các thực thể này có mối liên hệ với nhau gọi là các quan
hệ, mỗi quan hệ có các thuộc tính, trong đó có một thuộc tính là khóa chính.
Các hệ quản trị hỗ trợ cơ sở dữ liệu quan hệ như: MS SQL server, Oracle,
MySQL