đồ án công nghệ thông tin Xây dựng phần mềm Quản Lý điểm của học sinh tại trường THPT Lý Nhân

ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM
KHOA TOÁN
BÀI TẬP LỚN MÔN
CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM
Đề tài:
QUẢN LÝ HỌC SINH
TRƯỜNG THPT LÝ NHÂN – HÀ NAM
Giáo viên hướng dẫn:
TS. Nguyễn Mạnh Đức
Sinh viên thực hiện: Nhóm 8
Trần Thị Phương Dung
Lưu Ngọc Dũng
Quản Thị Hường
Mã Dương Tiếp
Nguyễn Thị Thu Trang
Thái Nguyên, 2011
1
Mục lục
Mô tả bài toán 5
7
LỜI NÓI ĐẦU 7
CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH 9
HIỆN TRẠNG 9
1.1. Khảo sát tình hình thực tế tại trường 9
1.1.1. Giới thiệu về trường 9
1.1.2. Mô hình tổ chức 10
1.1.3. Khảo sát thực tế 10
1.1.4. Hệ thống quản lý cũ và dự án hệ thống quản lý mới 11
1.1.4.2. Hệ thống quản lí mới: 12
1.2. Giới thiệu bài toán 12

1.3. Đầu tư và nhà tài trợ 12
CHƯƠNG 2: LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN 14
PHẦN MỀM 14
2.1. Giới thiệu 14
2.1.1. Phạm vi, đối tượng, nội dung nghiên cứu 14
2.1.2. Mục tiêu dự án 14
2.1.2.1. Mục tiêu 14
2.1.2.2. Phạm vi phần mềm 15
2.1.2.3. Chức năng của dự án 16
2.1.2.4. Vấn đề hiệu năng 16
2.1.2.5. Ràng buộc quản lí 17
2.2. Ước lượng dự án 17
2.2.1. Dữ liệu lịch sử được dùng cho ước lượng 17
2.2.2. Kĩ thuật ước lượng 17
2.2.3. Ước lượng 19
2.3. Rủi ro của dự án 19
2.3.1. Xác định rủi ro 20
2.3.2. Ước lượng rủi ro 22
2.3.3. Đánh giá rủi ro 23
2.3.4. Quản lí rủi ro 23
2.4. Lập lịch 25
2
2.4.1. Cấu trúc phân việc dự án 25
2.4.2. Mạng nhiệm vụ 26
2.4.3. Sơ đồ đường thời gian 27
2.5. Tài nguyên dự án 28
2.5.1. Con người 28
2.5.2. Phần cứng và phần mềm 29
2.5.2.1. Phần cứng: 29
2.5.2.2. Phần mềm: 29

2.6. Tổ chức đội ngũ 29
2.6.1. Cấu trúc nhóm 29
2.6.2. Làm báo cáo quản lí 29
2.7. Kiểm thử và bảo trì 30
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ
HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỌC SINH 32
3.1. Phân tích hệ thống về chức năng 32
3.1.1. Xây dựng phần mềm quản lý học sinh phải hỗ trợ các chức năng
sau đây: 32
3.1.1.1. Quản lý hồ sơ học sinh, bảng điểm và học bạ của học sinh
trong quá trình theo học tại trường. 32
3.1.1.2. Quản lý thông tin của học sinh trong quá trình theo học tại
các năm, kỳ học 34
3.1.1.3. Tổng kết, tính điểm cho học sinh qua từng học kỳ, năm học
theo lớp, khối lớp 34
3.1.1.4. Tổng kết, đánh giá học lực và hạnh kiểm học sinh theo các
tiêu chuẩn của Bộ Giáo dục và Đào tạo 35
3.1.1.5. Tìm kiếm thông tin 37
3.1.1.6. Kết xuất báo cáo, thống kê quá trình học tập của học sinh .37
3.1.2. Phân quyền 37
3.1.3. Cơ chế bảo mật: 38
3.1.4. Sao lưu – Phục hồi: 38
3.2. Biểu đồ phân rã chức năng 38
3.2.1. Quản lý hồ sơ học sinh, bảng điểm và học bạ của học sinh trong
quá trình theo học tại trường 38
3.2.2. Tổng kết, đánh giá học lực và hạnh kiểm học sinh theo các tiêu
chuẩn của Bộ Giáo dục và Đào tạo 39
3.2.3. Kết xuất báo cáo, thống kê quá trình học tập của học sinh 40
3
3.3. Biểu đồ luồng dữ liệu 40

3.4. Mô hình liên kết 41
3.4.1. Các khái niệm của mô hình E/A 41
3.4.2. Biểu diễn mô hình thực thể liên kết 43
3.5. Phân tích dữ liệu 43
3.5.1. Mục đích và yêu cầu của việc phân tích dữ liệu 44
3.5.2. Cách tiến hành 45
3.6. Mô hình quan hệ 46
CHƯƠNG 4: CÀI ĐẶT 48
4.1. Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 48
4.2. Cài đặt chương trình 49
4.2.1. Màn hình chính của hệ thống 49
4.2.2. Nhập thông tin học sinh 49
4.2.3. Nhập điểm học tập của học sinh 50
4.2.4. Phân ban lớp 50
4.2.5. Phân công lịch giảng dạy 51
4.2.6. Chuyển lớp cho học sinh 51
4.2.7. Tìm kiếm lí lịch học sinh theo tên, mã học sinh 52
4.2.8. Tìm kiếm lí lịch giáo viên theo tên 52
4.2.9. Thống kê giáo viên 53
4.2.10. Thống kê các môn học 53
4.2.11. Thống kê kết quả học tập 54
CHƯƠNG 5: KẾT THÚC DỰ ÁN 55
5.1. Rút kinh nghiệm 55
5.2.Chuyển giao dự án 55
5.3 Địa chỉ những người tham gia dự án 56
Kết luận 56
TÀI LIỆU THAM KHẢO 59
4
MÔ TẢ BÀI TOÁN
MÔ TẢ BÀI TOÁN

Quản lí hồ sơ và điểm ở trường trung học phổ thông

Trong nhà trường trung học phổ thông, mỗi học sinh khi nhập trường phải
nộp một bộ hồ sơ cá nhân. Các thông tin về từng học sinh sẽ được nhà trường
nắm rõ thông qua hồ sơ và tiến hành làm thẻ học sinh cho từng học sinh.
Mỗi học kì, mỗi học sinh có thể nhận được các loại điểm: miệng, 15 phút,
1 tiết, điểm thi học kì của từng môn. Cuối học kì, nhà trường tổng kết điểm
trung bình của môn, của từng học kì cho mỗi học sinh. Học sinh sẽ nhận được
kết quả học tập và nhận xét về ý thức học tập và xếp loại vào cuối mỗi kì và
cả năm.
Ban giám hiệu có trách nhiệm cung cấp các quy định tính điểm, các đánh
giá xếp loại, quy định về khen thưởng kỉ luật. Cuối mỗi kì học, Ban giám hiệu
nhận được các báo cáo về tình hình chung của từng lớp và đưa ra quyết định
khen thưởng cho từng tập thể lớp và cá nhân học sinh và ra quyết định danh
sách lên lớp.
Phiếu thông tin cá nhân gồm các thông tin sau:
Họ tên học sinh: Số hiệu:
Ngày sinh: Nơi sinh:
Giới tính: Nam/ Nữ
Dân tộc: Tôn giáo:
Lớp: Giáo viên chủ nhiệm:
Họ tên bố: Nghề nghiệp:
Họ tên mẹ: Nghề nghiệp:
Diện chính sách: Điện thoại(nếu có):
Ghi chú:
5
Bảng điểm
Mã
môn
Tên

môn
GV dạy Điểm
chi tiết
Điểm
học kì
Điểm
tổng kết
Miệng 15 phút 1 tiết
… … … … … … … …
Điểm học kì I(II)
Điểm tổng kết năm
Nhận xét và đánh giá:
Đánh giá kết quả học tập Nhận xét của giáo viên chủ nhiêm:
Học lực:xxx
Hạnh kiểm:xxxx
Phát triển hệ thống quản lí các hoạt động trên?
6

LỜI NÓI ĐẦU
Trong thời đại ngày nay, tin học đã trở nên phổ biến với mọi người từ mọi
cấp học, từ mọi ngạch-bậc của xã hội. Cùng với sự phát triển đó, mọi phần
mềm ứng dụng tương ứng với từng chức năng cụ thể cũng đã ra đời. Song,
không thể có được một phần mềm có thể cung cấp hết các chức năng cho mọi
công việc, từ công việc kế toán, quản lý nhân viên đến quản lý nhân sự, quản
lý bán hàng Bởi, mỗi chức năng cần có một yêu cầu riêng, có những nét
đặc trưng mà không phần mềm nào có thể đáp ứng được.
Do vậy trong việc phát triển phần mềm, sự đòi hỏi không chỉ là chính xác,
xử lý được nhiều nghiệp vụ mà còn phải đáp ứng các yêu cầu khác như: giao
diện thân thiện, sử dụng tiện lợi, bảo mật cao, tốc độ xử lý nhanh,….
Ví dụ như việc quản lý điểm số của học sinh trong trường THPT. Nếu có

sự hỗ trợ của tin học thì việc quản lý từ toàn bộ hồ sơ học sinh, lớp học, giáo
viên đến các nghiệp vụ tính điểm trung bình, xếp loại học lực cho học sinh trở
nên đơn giản, thuận tiện, nhanh chóng và hiệu quả hơn. Ngược lại các công
việc này đòi hỏi rất nhiều thời gian và công sức mà sự chính xác và hiệu quả
không cao, vì hầu hết đều làm bằng thủ công khá vất vả. Trong thực tế, tại các
trường học công tác quản lý học sinh đóng một vai trò hết sức quan trọng, nó
phản ánh chất lượng dạy và học ở các trường THTH nói riêng và các trường
nói chung đó là quá trình theo dõi và đánh giá kết quả lao động của thầy và
trò. Nếu đánh giá đúng nó sẽ giúp cho Ban giám hiệu chỉ đạo một cách hiệu
quả và kích thích được phong trào thi đua dạy, thi đua học, ngược lại nếu
đánh giá không đúng nó sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng giảng dạy của
thầy và kết quả học tập của trò. Hiện nay, ở các trưòng bộ phận quản lý điểm
và quản lý hồ sơ, phải xử lý một lượng khá lớn sổ sách giấy tờ và công việc
tính toán điểm của học sinh nhưng đều làm bằng phương pháp thủ công đơn
thuần vì vậy nó chiếm rất lớn thời gian và công sức của đội ngũ này. Mặc dù
công sức bỏ ra lớn nhưng hiệu quả công việc lại không cao và sai sót lớn. Do
7
vậy dẫn đến tình trạng không công bằng trong đánh giá giữa các học sinh với
nhau và ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng học tập của học sinh và chất
lượng giảng dạy của nhà trường. Để hạn chế những thiếu sót trên, chúng em
đã xây dựng chương trình Quản lý học sinh THPT này giúp bộ phận quản lý
khắc phục, giải quyết công việc một cách thuận lợi, nhanh chóng và tránh
được các sai sót trong quá trình xử lý điểm của học sinh, góp một phần bé nhỏ
vào việc ứng dụng tin học vào trường học phục vụ cho công tác quản lý của
nhà trường.
Được sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Nguyễn Mạnh Đức và
xuất phát từ yêu cầu thực tế của trường THPH Lý Nhân chúng em đã chọn
đề tài "Quản Lý điểm của học sinh tại trường THPT Lý Nhân" làm nội dung
nghiên cứu.
Do thời gian hạn chế và chưa có kinh nghiệm nghiên cứu và thực hiện,

nên đề tài còn nhiều thiếu sót. Chúng em rất mong được sự đóng góp ý kiến
của thầy cô để đề tài được hoàn thiện hơn. Chúng em xin chân thành cảm ơn.
Nhóm sinh viên thực hiện:
Trần Thị Phương Dung
Lưu Ngọc Dũng
Quản Thị Hường
Mã Dương Tiếp
Nguyễn Thị Thu Trang
8
CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH
HIỆN TRẠNG
1.1. Khảo sát tình hình thực tế tại trường
1.1.1. Giới thiệu về trường
Trường THPT Lý Nhân được thành lập từ năm 1961. Những năm đầu
thành lập trường có 5 lớp 242 học sinh và 13 thầy cô giáo. Những năm học
đầu tiên trường phải học nhờ đình chùa Vĩnh Trụ, các thầy cô giáo phải ở nhờ
nhà dân. Sau năm học đầu tiên trường được UBND Huyện Lý Nhân cấp đất
và xây dựng 9 phòng học cấp 4 và một dãy nhà tập thể.
Thực hiện phương châm “ Giáo dục là sự nghiệp của quần chúng nhân
dân” đặc biệt trên mảng đất văn hiến giàu truyền thống cách mạng. Trường
cấp 3 Lý Nhân, nay là trường THPT Lý Nhân nằm trung tâm huyện bên bờ
sông Châu, được nhà nước đầu tư xây dựng 3 nhà học cao tầng gồm 33
phòng đạt chuẩn và nhà hiệu bộ phục vụ tốt cho giảng dạy, học tập và làm
việc.
Năm học 2010-2011, năm đầu tiên thực hiện Nghị quyết Đại hội Đảng
các cấp, "Năm học tiếp tục đổi mới quản lý và nâng cao chất lượng giáo dục";
năm học tiếp tục thực hiện có hiệu quả các cuộc vận động: "Học tập và làm
theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh", cuộc vận động "Hai không" với 4 nội
dung, cuộc vận động "Mỗi thầy giáo, cô giáo là một tấm gương đạo đức tự
học và sáng tạo" và phong trào thi đua “Xây dựng trường học thân thiện, học

sinh tích cực", thầy và trò trường THPT Lý Nhân đã phấn đấu hoàn thành
xuất sắc nhiệm vụ năm học, tốt nghiệp đỗ 100%, nhiều em đạt bằng khá ,
giỏi; Tỷ lệ học sinh trúng tuyển Đại học, Cao đẳng cao.
Để duy trì và giữ vững thành tích đã đạt được và tiếp tục vươn lên
giành những thành tích mới nhà trường cần có sự phấn đấu nỗ lực của đội ngũ
giáo viên và học sinh.
9
1.1.2. Mô hình tổ chức
Trường được tổ chức với mô hình ban giám hiệu điều hành và quản lí
chung, gồm:
- Thầy hiệu trưởng: Nguyễn Hữu Thắng
- 2 hiệu phó: Thầy Nguyễn Mạnh Cương và Cô Lê Thị Mai Hoa.
- Thầy Nguyễn Văn Hậu - Bí thư đoàn trường.
- Cô Phạm Thị Yên - phụ trách đoàn.
- Hệ thống giáo viên trong trường được chia làm 6 tổ chuyên môn:
+ Tổ Toán_Tin;
+ Tổ Lý_CN(KTCN)_TD;
+ Tổ Hóa_Sinh_CN(KTNN);
+ Tổ Văn_GDCD;
+ Tổ Sử_Ngoại ngữ_Địa;
+ Tổ Hành Chính: gồm các nhóm Tài vụ; nhóm Văn phòng -
Máy tính; nhóm Thư viện - Thí nghiệm; nhóm Y tế; nhóm bảo vệ - Lao công;
Trường THPT Lý Nhân có 36 lớp công lập, 2 lớp ngoài công lập với
tổng số học sinh là 1627 tỉ lệ ở 3 khối như sau:
Khối 10: 13 lớp với 615 học sinh.
Khối 11: 10 lớp với 455 học sinh.
Khối 12: 10 lớp với 445 học sinh.
1.1.3. Khảo sát thực tế
Phòng quản lí đã quản lí quá trình đào tạo trên máy tính, sử dụng các
phần mềm tin học phổ dụng, nhưng chưa có phần mềm nào được xây dựng

một cách hệ thống và chuyên sâu phục vụ cho quá trình quản lý học sinh.
Việc quản lí học sinh còn gặp nhiều khó khăn. Việc cập nhật sự thay đổi
chậm, phải tẩy xoá hay phải làm mới hoàn toàn mỗi khi bổ sung hoặc xoá khi
có học sinh chuyển trường hay có học sinh chuyển tới mất rất niều thời gian,
nhiều khi dẫn tới lỗi trong dữ liệu lưu trữ.
10
1.1.4. Hệ thống quản lý cũ và dự án hệ thống quản lý mới
Lưu trữ dữ liệu gồm:
• Toàn bộ học bạ, sổ điểm, bằng tốt nghiệp của học sinh đều được lưu
giữ và quản lý tại phòng văn thư lưu trữ toàn bộ bằng sổ sách.
• Hồ sơ báo cáo quyết định hoặc một số giấy tờ khác do đồng chí hiệu
trưởng quản lý.
• Giáo viên bộ môn cho điểm trong sổ điểm cá nhân.
• Lưu trữ điểm trong sổ cái để tính điểm trung bình cả kì và cả năm.
Trong sổ cái còn lưu trữ hạnh kiểm để xếp loại học lực cho học sinh trong
mỗi kì, cả năm học.
• Lưu trữ thông tin lí lịch học sinh như: quê quán, họ tên, ngày sinh,
giới tính, địa chỉ, phụ huynh học sinh(bố và mẹ), nghề nghiệp trên sổ sách,
giấy tờ.
• Giấy tờ lưu trữ học sinh chuyển đi hoặc chuyển đến.
• Điểm do giáo viên bộ môn cung cấp, giáo viên chủ nhiệm ghi điểm
vào sổ cái rồi tính điểm trung bình học kỳ và cả năm sau đó gửi điểm lên
phòng giám hiệu.
1.1.4.1. Hệ thống quản lí cũ:
+ Ưu điểm: Việc theo dõi dễ dàng, không phụ thuộc vào máy tính,
khi không có máy tính vẫn có thể theo dõi, tính toán, không phụ thuộc vào
nguồn điện.
+ Nhược điểm: Với phương pháp quản lý điểm thủ công như vậy thì
sẽ mất thời gian mất sức và còn nhiều bất cập. Một lớp có nhiều học sinh,
một trường có rất nhiều lớp. Nên với phương pháp thủ công rất cồng kềnh,

việc thêm, bớt , xoá, sửa khó khăn. Do thực tế lưu trữ có thể phải thêm 1 số
thông tin quản lí. Với hệ thống cũ là rất khó khăn. Nên đòi hỏi cần phải có
một phần mềm để quản lý điểm.
11
1.1.4.2. Hệ thống quản lí mới:
- Ưu điểm:
+ Tính toán điểm nhanh chóng, chính xác.
+ Dễ dàng quản lí các thông tin về học sinh;
+ Dễ sử dụng;
+ Giao diện thân thiện với người sử dụng;
+ Có thể cập nhật, sửa thông tin dễ dàng, nhanh chóng.
- Nhược điểm: Yêu cầu sự đầu tư cao.
1.2. Giới thiệu bài toán
Nhận thấy việc quản lí học sinh như trên là khó khăn, và phức tạp. Do số
lượng học sinh quá lớn. Việc lưu trữ cồng kềnh. Do đó, cần phải có một phần
mềm để quản lí học sinh. Đặc biệt là trong thời đại công nghiệ thông tin bùng
nổ, việc sử dụng công nghệ thông tin vào quản lí là hết sức cần thiết, đáp ứng
được đầy đủ nhu cầu cập nhật, sửa đổi và lưu trữ lượng thông tin cực kì lớn.
Tin học đã được đưa vào nhà trường như một môn học. Vậy việc ứng
dụng tin học là hết sức cần thiết. Để học sinh thấy được những ứng dụng quan
trọng và cần thiết của tin học từ đó phục vụ cho việc dạy và học.
Việc cải tiến quản lý học sinh theo phương thức sẽ đáp ứng được các
yêu cầu mà đề ra là:
- Rút ngắn thời gian đáp ứng được yêu cầu mà cấp trên yêu cầu,
các thầy cô và học sinh.
- Tối ưu dữ liệu, thông tin quản lý.
- Giảm bớt công việc bàn giao.
- Đưa ra các phương pháp quản lý điểm nhanh và tốt.
1.3. Đầu tư và nhà tài trợ
Nhận thấy được tầm quan trọng và sự cần thiết của phàn mềm quản lí,

Nhà trường đã quyết định xây dựng phần mềm quản lí học sinh.
Để thực thi kế hoạch trên nhà trường đã thuê công ty “Thiết kế và xây
dựng phần mềm ứng dụng BC ” thiết kế phần mềm quản lí học sinh cho
12
trường. Hiệu trưởng nhà trường đã đến công ty trao đổi và làm bản hợp đồng
dự án với công ty đó. Sau khi thỏa thuận, công ty đã nhận hợp đồng và kế
hoạch dự án. Sau đó công ty đã đến trao đổi với chúng tôi về các vấn đề liên
quan đến phần mềm kinh phí. Chúng tôi đã nhất trí nhận dự án xây dựng phần
mềm quản lí học sinh cho trường THPT Lý Nhân từ công ty BC.
13
CHƯƠNG 2: LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN
PHẦN MỀM
2.1. Giới thiệu
2.1.1. Phạm vi, đối tượng, nội dung nghiên cứu
- Phạm vi nghiên cứu: Trường PTTH Lý Nhân.
- Đối tượng nghiên cứu: Toàn bộ cán bộ nhân viên, các thầy cô giáo và
học sinh trong Trường PTTH Lý Nhân.
- Nội dung nghiên cứu: Quy trình quản lý về nhân sự, quy trình quản lý
đào tạo học sinh, quy trình quản lý trang thiết bị và cơ sở vật chất kĩ thuật.
2.1.2. Mục tiêu dự án
2.1.2.1. Mục tiêu
Mục tiêu của việc lập dự án phần mềm là cung cấp một khuôn khổ cho
phép nhà quản lý lập ra các ước lượng hợp lý về tài nguyên, chi phí và lịch
biểu. Các ước lượng này được tiến hành bên trong một khuôn khổ thời gian
và giới hạn ở lúc ban đầu dự án phần mềm và cần được cập nhật đều đặn
trong tiến trình dự án.
Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án nói chung là hoàn thành các công việc
dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách
được duyệt và theo đúng tiến độ thời gian cho phép.
Ba yếu tố: thời gian, nguồn lực (cụ thể là chi phí, nguồn nhân lực …) và

chất lượng có quan hệ chặt chẽ với nhau. Tầm quan trọng của từng mục tiêu
có thể khác nhau giữa các dự án, giữa các thời kỳ đối với từng dự án, nhưng
tựu chung, đạt được tốt đối với mục tiêu này thường phải “hy sinh”, một trong
hai mục tiêu kia. Cụ thể, trong quá trình quản lý dự án thường diễn ra các hoạt
động đánh đổi mục tiêu. Đánh đổi mục tiêu dự án là việc hy sinh một mục
tiêu nào đó để thực hiện tốt hơn các mục tiêu kia trong ràng buộc không gian
và thời gian. Nếu công việc dự án diễn ra theo đúng kế hoạch thì không phải
đánh đổi mục tiêu. Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân khách quan, cũng như
chủ quan công việc dự án thường có nhiều thay đổi nên đánh đổi là một kỹ
14
năng quan trọng của nhà quản lý dự án.
Mục tiêu cụ thể của dự án này là: giúp trường THPT Dương Tự Minh
quản lí học sinh trong trường. Chúng tôi xây dựng phần mềm này nhằm:
• Tìm hiểu bài toán quản lí học sinh trong trường trung học phổ
thông và nhằm hướng tới tìm hiểu và xây dựng những bài toán quản lý ở mức
cao hơn, đáp ứng được những yêu cầu cao hơn trong tương lai.
• Xây dựng được phần mềm quản lí học sinh trường trung học phổ
thông nói chung và trường PTTH Lý Nhân nói riêng nhằm đáp ứng các yêu
cầu đặt ra trong giai đoạn hiện nay khi mà khoa học công nghệ đang phát
triển như:
- Quản lý các thông tin về học sinh một cách dễ dàng, tiện dụng
và khoa học hơn.
- Đảm bảo việc lưu trữ, cập nhật thông tin, sửa chữa thông tin,
tìm kiếm thông tin một cách an toàn, chính xác và khoa học, tránh hiện tượng
dư thừa dữ liệu so với cách quản lý, lưu trữ trên giấy như trước đó đã dẫn dến
nhiều sai xót, việc sửa đổi thông tin khó thực hiện và mất rất nhiêu thời gian,
không khoa học.
- Giảm bớt thời gian và công sức trong công tác quản lí học sinh
trong trường trung học phổ thông.
- Tận dụng được khả năng làm việc của máy tính cũng như

những thành tựu về khoa học công nghệ hiện nay trong công tác quản lý giáo
dục.
2.1.2.2. Phạm vi phần mềm
Phạm vi phần mềm mô tả chức năng, hiệu suất, các ràng buộc, giao diện
và độ tin cậy. Chức năng, hiệu suất và ràng buộc phải được đánh giá cùng
nhau. Cùng một chức năng có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong nỗ lực phát
triển khi được xem xét trong hoàn cảnh các giới hạn hoàn thiện khác nhau.
Chức năng được mô tả trong phạm vi sẽ đánh giá và trong một số trường hợp
được làm mịn để đưa ra mức ưu tiên chi tiết hơn cho việc bắt đầu ước lượng.
Bởi vì cả ước lượng chi phí và lịch biểu đều hướng theo chức năng nên có ích
15
hơn cả là có được một mức độ phân rã nào đó. Các xem xét về hiệu suất bao
gồm các yêu cầu về tiến trình và thời gian đáp ứng. Ràng buộc xác định ra các
giới hạn áp đặt lên phần mềm bởi phần cứng bên ngoài, bộ nhớ có sẵn hay các
hệ thống hiện đang tồn tại khác.
Khía cạnh ít chính xác nhất của phạm vi phần mềm là thảo luận về độ tin
cậy. Việc đo độ tin cậy phần mềm có tồn tại, tuy nhiên chúng còn ít được
dùng tại giai đoạn này của dự án.
2.1.2.3. Chức năng của dự án
- Cụ thể hóa chủ trương đưa công nghệ thông tin vào trong giáo dục và
quản lý giáo dục.
- Thực hiện việc quản lý học sinh với mục tiêu như trên, và nhằm
hướng tới quản lý tất cả các mặt trong quản lý giáo dục như quản lý về nhân
sự, quản lý trang thiết bị và cơ sở vật chất kĩ thuật
2.1.2.4. Vấn đề hiệu năng
- Dự án phần mềm quản lí học sinh tại trường trung học phổ thông
Dương Tự Minh được xây dựng hướng tới giải quyết ở mức cao nhất các vấn
đề thực tế trong quản lí học sinh ở truờng như việc quản lí thông tin cá nhân,
theo dõi kết quả học tập, đánh giá kết quả học tập cũng như rèn luyện đạo
đức.

- Phần mềm này được xây dựng dựa trên những hỗ trợ của một số phần
mềm thông dụng khác nhằm đảm bảo công tác giảng dạy và quản lý học sinh
của hầu hết các giáo viên hiện nay. Việc quản lý tập trung trên máy tính cho
phép ta có thể cập nhập dữ liệu, tìm kiếm các thông tin về học sinh, giáo viên,
môn học… một cách dễ dàng và chính xác hơn.
- Từ dự án này ta có thể tiến hành cho các trường khác có cùng cơ chế
quản lí học sinh, cũng như việc nâng cấp phần mềm nhằm đáp ứng thêm một
số yêu cầu khác, và cho phép bổ sung khi có một số những cơ chế có sự thay
đổi nhỏ.
- Đảm bảo tính thân thiện và dễ sử dụng.
16
2.1.2.5. Ràng buộc quản lí
- Về hệ thống máy móc phải có cấu hình (tức là về kĩ thuật) phải đáp
ứng được yêu cầu của phần mềm đặt ra… Đồng thời phần mềm cũng phải
đảm bảo tính xác thực, sát với hiện trạng của nhà trường, quy chế, loại hình
đào tạo, trang thiết bị của nhà trường. Ngoài ra phần mềm phải đảm bảo về
chất lượng và tính khả thi cao.
- Ràng buộc về kinh tế phải đảm bảo với quỹ kinh tế mà nhà trường đặt
ra khi quyết định xây dựng phần mềm, mặt khác dự án có thể được triển khai
trên cơ sở vật chất hiện có của trường cụ thể là hệ thống máy tính của trường,
lực lượng triển khai có thể lấy trực tiếp từ đội ngũ giáo viên giảng dạy trong
trường.
2.2. Ước lượng dự án
2.2.1. Dữ liệu lịch sử được dùng cho ước lượng
Trước khi lập kế hoạch dự án phần mềm quản lí điểm, nhà trường đã có
một số thông tin, dữ liệu như bảng điểm của học sinh qua các kỳ, các năm,
danh sách môn học, danh sách giáo viên giảng dạy trong trường…
Bên cạnh đó còn có các quy định về cách tính điểm, một số phần mềm đã
sử dụng từ trước…Tất cả những yếu tố này sẽ giúp cho việc thiết kế phần
mềm mới thuận lợi hơn, giảm bớt được một số khó khăn do yếu tố chủ quan

đem lại.
2.2.2. Kĩ thuật ước lượng
Chi phí phần mềm bao gồm một phần trăm nhỏ của toàn bộ chi phí cho hệ
thống dựa trên máy tính. Một lỗi lầm lớn trong các ước lượng chi phí phần
mềm có thể tương đối ít ảnh hưởng. Ngày nay, phần mềm là một yếu tố tốn
kém trong nhiều hệ thống dựa trên máy tính. Lỗi lầm ước lượng chi phí lớn có
thể tạo ra chênh lệch giữa lợi nhuận và thất thoát. Ước lượng về chi phí và
công sức phần mềm không thể nào cho một kết quả chính xác được bởi có
quá nhiều tham biến (con người, kĩ thuật, môi trường, chính trị…) ảnh hưởng
đến chi phí chung của phần mềm và công sức càn để phát triển nó. Tuy vậy
17
việc ước lượng dự án phần mềm có thể được biến đổi từ một nghệ thuật thành
một dãy các bước hệ thống để đưa ra các ước lượng với độ rủi ro chấp nhận
được.
Để đạt được các ước lượng chi phí và công sức tin cậy, một số tuỳ chọn
nảy sinh:
1. Trì hoãn việc ước lượng tới giai đoạn sau trong dự án (chúng ta
có thể đạt được ước lượng chính xác 100% sau khi dự án đã hoàn tất).
2. Dùng các kĩ thuật phân rã tương đối đơn giản để sinh ra ước
lượng về chi phí và công sức dự án.
3. Phát triển một mô hình kinh nghiệm cho chi phí và công sức làm
phần mềm.
4. Thu được một hay nhiều công cụ ước lượng tự động.
Các ước lượng chi phí phải đưa ra ngay từ đầu. Tuy nhiên chúng ta đợi
càng lâu thì càng biết nhiều, biết càng nhiều thì ước lượng càng chính xác,
càng ít có khả năng phạm phải lỗi lầm trầm trọng trong ước lượng. Những
ước lượng về công sức con người cần có (thường theo người/ tháng), thời hạn
dự án theo ngày tháng (theo thời gian lịch) và chi phí( theo đồng). Trong
nhiều trường hợp, ước lượng được thực hiện bằng cách dùng kinh nghiệm quá
khứ xem như hướng dẫn duy nhất. Nếu một dự án mới rất giống về kích cỡ và

chức năng với một dự án quá khứ thì rất có thể là dự án mới sẽ đòi hỏi chi phí
cũng tương tự như dự án cũ. Người ta phát triển một số kĩ thuật ước lượng để
phát triển phần mềm. Mặc dù mọi kĩ thuật đều có điểm mạnh và điểm yếu của
nó, tất cả chúng đều có một số thuộc tính chung như sau:
- Phải thiết lập phạm vi dự án trước.
- Độ đo phần mềm( cách đo quá khứ) cũng được dùng để làm cơ sở tiến
hành ước lượng.
- Dự án phần mềm cần phải được chia thành từng phần nhỏ để ước
lượng riêng biệt.
Nhiều nhà quản lý áp dụng một số kĩ thuật ước lượng khác nhau, sử dụng
kĩ thuật nọ để kiểm tra chéo cho kĩ thuật kia.
18
2.2.3. Ước lượng
 Kinh phí chi phí cho dự án: 25 triệu.
 Nhân lực thực hiện : 5 người.
 Giá trị của thành phẩn (tức là của phần mềm quản lí học sinh): 50 triệu.
 Tổng thời gian thực hiện: 45 ngày.
- Điều tra thực tiễn : 7 ngày.
- Phân tích đánh giá sơ bộ: 3 ngày.
- Lập kế hoạch xây dựng dự án: 10 ngày.
- Tiến hành thực hiện dự án:14 ngày.
- Kiểm thử: 8 ngày
- Triển khai hướng dẫn sử dụng: 3 ngày.
 Phương tiện hỗ trợ: Máy tính cá nhân có trang bị các phần mềm cần
thiết.
 Thời gian bảo trì: 2 năm.
 Ngoài ra còn có sự giúp đỡ của giáo viên, cán bộ… trong nhà trường.
2.3. Rủi ro của dự án.
Trong 1 vài thập niên gần đây, đặc biệt là cuối thế kỷ 20 đầu thế kỷ 21, đã có
sự tăng lên mạnh mẽ của ngành tự động hóa. Các ngành tự động hoá này căn

bản lại phụ thuộc vàocác phần mềm chức năng, do đó sự phức tạp trong phát
triển phần mềm cũng tăng đáng kể trong những năm này. MacManus đã nhận
định 65% dẫn đến thất bại của dự án là do những vấn đề trong quản lý, 35%
là những vấn đề về công nghệ. Vấn đề quản lý bao gồm các vấn đề với cấu
trúc của dự án, tài nguyên dự án, quy hoạch phương pháp và quản lý rủi ro
chưa đầy đủ. Các vấn đề kỹ thuật bao gồm thiết kế phần mềm nghèo nàn,
không tuân thủ các yêu cầu phần mềm, kỹ thuật đánh giá và phát triển không
đúng. Như vậy, rủi ro trong các dự án phần mềm là không thể tránh khỏi.Rủi
ro là yếu tố luôn tồn tại trong mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh và đời
sống. Tuy nhiên, với đặc thù riêng của mình, nhận diện và kiểm soát rủi ro
trong các dự án phần mềm là điều không hề đơn giản. Mọi rủi ro đều tạo ra
vấn đề, đều gây ảnh hưởng xấu tới các dự án phần mềm, do đó những kỹ sư
19
phần mềm phải có những biện pháp nhận diện rủi ro hiệu quả, thẩm định xác
suất xuất hiện, tác động nếu nó xuất hiện và giải quyết nó một cách hiệu quả
để đạt được phần mềm tốt theo yêu cầu của khách hàng.
Phân tích rủi ro là điều chủ chốt cho việc quản lý dự án phần mềm tốt
và quá nhiều dự án được tiến hành mà không cần xem xét đến rủi ro. Phân
tích rủi ro, đánh giá rủi ro thực tế là một loạt các bước quản lý rủi ro: xác định
rủi ro, đánh giá rủi ro, phân loại rủi ro, chiến lược quản lý rủi ro, giải quyết
rủi ro, điều khiển rủi ro.
2.3.1. Xác định rủi ro.
- Rủi ro là 1 hay nhiều sự việc chưa nhưng có khả năng xảy ra trong
tương lai có tác động đến dự án, và khi sự việc đó xảy ra thường sẽ gây ảnh
hưởng xấu tới dự án, cản trở sự hoàn thành của dự án.
- Rủi ro dự án xác định các vấn đề yêu cầu, khách hàng, tài nguyên,
nhân sự, lịch biểu, ngân sách, tiềm năng và ảnh hưởng của chúng lên dự án
phần mềm.
- Rủi ro kĩ thuật xác định các vấn đề tiềm năng về thiất kế, cài đặt, giao
diện, kiểm chứng và bảo trì. Bên cạnh đó, độ mơ hồ riêng, độ bất trắc kĩ thuật,

sự lạc hậu kĩ thuật và kĩ thuật mũi nhọn cũng là những nhân tố rủi ro. Rủi ro
kĩ thuật xuất hiện bởi vì vấn đề khó giải quyết hơn ta tưởng.
- Rủi ro nghiệp vụ là ở bên trong bởi chúng có thể làm sáng tỏ kết quả
của ngay cả dự án phần mềm tốt nhất.
*) Rủi ro về mặt kĩ thuật: Đây là rủi ro thường thấy của bất kì dự án
phần mềm nào không phụ thuộc vào quy mô cũng như phạm vi ứng dụng của
nó. Bởi một dự án phần mềm muốn triển khai được phải có một nền tảng kĩ
thuật hỗ trợ, đơn giản nhất là các máy tính cá nhân thông thường. Đối với các
dự án lớn thì các phương tiện kĩ thuật hỗ trợ không dừng lại ở mức đó mà còn
là các một hệ thống máy móc và phương tiện kĩ thuật hỗ trợ khác. Đây là dự
án theo đánh giá chủ quan của bản thân các thành viên tham gia thì đây là dự
án ở mức trung bình nhỏ, chỉ là một kế hoạch nhằm hỗ trợ và nhanh chóng
20
hoá quá trình quản lí học sinh ở nhà trường phổ thông cụ thể là trường phổ
thông Lý Nhân. Tuy nhiên, qua xem xét thực tế về phương tiện kĩ thuât của
trường cũng như đội ngũ cán bộ công nhân viên chức ngoài những thuận lợi
như trường có một đội ngũ các bộ công nhân viên chức được đào tạo cơ bản
chính quy với số lượng cán bộ trẻ là 50%, công việc đưa công nghệ thông tin
vào trong giảng dạy đang được nhà trường từng bước khai một cách đồng bộ
thì còn một số những khó khăn sau:
- Số lượng máy tính được trang bị tại trường còn hạn chế so với tổng số
học sinh, tổng số lớp học nên sẽ gây khó khăn khi đưa dự án này vào hoạt
động ở quy mô toàn trường
- Mặt khác thì số máy được đưa vào sử dụng vào công việc quản lí là
rất ít chủ yếu triển khai ở mức giảng dạy và quản lý vấn đề tài chính của nhà
trường.
*) Rủi ro về mặt quản lí : Ngày nay khi khoa học công nghệ phát triển
thì hầu hết các cán bộ, giáo viên của trường đều được trang bị các kiến thức
về công nghệ thông tin. Tuy nhiên xét trên phương diện quản lý thì những rủi
ro khi đưa dự án vào triển khai như sau:

- Sự hiểu biết về chung về công nghệ thông tin của phần đông các bộ
công nhân viên mới ở mức học sử dụng, chứ không phải có một nền tảng hiểu
biết rõ ràng về nó. Vậy nên khi triển khai khó tìm được phương án chung,
thống nhất trong cách thức triển khai trên quy mô toàn trường.
- Tư duy quản lí cũ theo hướng thủ công đã ăn nhập vào phần đông
người Việt Nam nếu không có một sự chỉ dẫn cụ thể chi tiết thì việc quản lí
học sinh theo hình thức như dự án xác định là vô cùng khó khăn.
*) Rủi ro nghiệp vụ : Xảy ra ngay cả khi dự án phần mềm rất tốt. Có 5
loại rủi ro nghiệp vụ là:
- Xây dựng một sản phẩm tốt nhưng không có người sử dụng.
- Xác định một sản phẩm không thích hợp với chiến lược sản
phẩm tổng thể của công ty.
21
- Xác định một sản phẩm mà người bán hàng không hiểu làm
sao bán được.
- Mất sự hỗ trợ của cấp quản lý cao do thay đổi mối quan tâm
hay do thay đổi mối quan tâm.
- Mất cam kết về tài chính hay nhân sự.
2.3.2. Ước lượng rủi ro.
Ước lượng rủi ro là cố gắng xác định tỷ lệ theo hai cách có thể xảy ra
rủi ro có thực và hậu quả của các vấn đề liên quan tới rủi ro đó, nếu nó xuất
hiện. Người lập kế hoạch dự án cùng với các nhà quản lý và các nhân viên kỹ
thuật thực hiện 4 hoạt động ước lượng rủi ro:
- Lập thang phản ánh khả năng cảm nhận được rủi ro.
- Phác họa những hậu quả của rủi ro.
- Ước lượng ảnh hưởng của rủi ro lên dự án và sản phẩm.
- Chú ý đến độ chính xác của dự phòng rủi ro sao cho không có
hiểu lầm.
Thang được xác định hoặc theo thuật ngữ có hoặc không, định tính hay
định lượng. Các câu hỏi trong khoản mục rủi ro có thể được trả lời có hay

không. Cách tiếp cận này không khả quản, cách tiếp cận tốt nhất là theo xác
suất rủi ro sẽ xuất hiện và tác động của rủi ro nếu nó xuất hiện. Người lập kế
hoạch dự án có thể ước lượng được xác suất rủi ro sẽ xuất hiện và tác động
của rủi ro nếu nó xuất hiện.
- Xác suất rủi ro sẽ xuất hiện: chúng ta có thể dùng tỉ lệ 0-1 để
mô tả xác suất của rủi ro. Rủi ro có xác suất 0 được gọi là không có cơ hội
xuất hiện. Rủi ro có xác suất là 0.90 được gọi là chắc chắn xảy ra. Xác suất
trong khoảng 0 đến 1 thì rủi ro có cơ hội xuất hiện. Người ta có thể ước lượng
xác suất trên bằng cách phân tích thống kê về các độ đo thu được từ các dự án
quá khứ hay các thông tin khác…
- Tác động của rủi ro nếu nó xuất hiện: Chúng ta có thể dùng
thang 0 đến 1 để mô tả tác động của rủi ro. Rủi ro có tác động 0 được gọi là
22
không có tác động. Rủi ro với tác động 1 được gọi là đình chỉ (nguy hiểm
nghiêm trọng dẫn đến dự án không thực hiện được).
2.3.3. Đánh giá rủi ro
Việc đánh giá rủi ro là rất quan trọng và phải được thực hiện một cách
nghiêm túc khi đành giá rủi ro, ta thực hiện theo các bước sau:
1. Xác định các mức tham khảo rủi ro cho dự án.
2. Cố gắng xây dựng mối quan hệ từng mức tham khảo
3. Dự đoán tập các điểm tham khảo.
4. Cố gắng dự đoán việc các tổ hợp hợp thành của các rủi ro sẽ ảnh hưởng
thế nào tới mức tham khảo.
2.3.4. Quản lí rủi ro
Ngày nay, phần lớn các dự án phần mềm đều lớn và phức tạp hơn, do
đó chúng nhiều rủi ro hơn trước đây. Người quản lí dự án phải để thời gian
quản lí các rủi ro dự án bởi vì đó là yếu tố then chốt trong xác định thành
công của dự án. Để quản lí rủi ro, người quản lí phải nhận diện mọi rủi ro, lập
kế hoạch phòng ngừa, giám sát rủi ro, và quản lí thay đổi. Bằng việc hiểu
quản lí rủi ro, người quản lí dự án có thể tránh và giảm bớt tác động của rủi

ro, cung cấp ước lượng lịch biểu và ngân sách tốt hơn và đạt tới thoả mãn của
khách hàng. Quản lí rủi ro cũng bao hàm trao đổi liên tục về rủi ro với tổ dự
án và giám sát mọi rủi ro đã được nhận diện để duy trì vị thế ở trên bất kì cái
gì có thể xảy ra trong dự án. Để nhận diện rủi ro, người quản lí có thể xem xét
các vấn đề dự án phần mềm điển hình như rủi ro kĩ thuật, rủi ro nhân sự và rủi
ro ước lượng. Bên cạnh các rủi ro chung có thể có những rủi ro đặc biệt duy
nhất cho dự án. Bất kì dữ liệu nào từ dự án tương tự cũng đều có thể có ích
trong việc nhận diện các rủi ro duy nhất này. Dựa trên thông tin này, các kế
hoạch có thể được thực hiện để giải quyết các rủi ro. Phần lớn các dự án phần
mềm đều có những rủi ro sau đây: ước lượng kích cỡ, giới hạn ngân sách,
thực hiện công nghệ mới, sự tham gia của khách hàng bị giới hạn, thị trường
thay đổi, thay đổi cán bộ, thay đổi phạm vi, các vấn đề phụ thuộc phần cứng,
23
các vấn đề phụ thuộc mạng, vấn đề kĩ năng của tổ dự án, và vấn đề cách làm
việc tổ. Người quản lí dự án phải xác định các rủi ro có thể xuất hiện hay các
rủi ro sẽ gây ra tác động lớn và giám sát chúng một cách cẩn thận và giải
quyết sớm nhất có thể được. Rủi ro được giảm nhẹ càng sớm, tác động của nó
càng đỡ tốn kém.
- Nhận diện một số rủi ro trong dự án phần mềm:
Thành phần gây ra rủi ro Quản lý rủi ro
Ghi đè lên công việc người khác,
đoạn mã không có trong phiên
bản mới nhất
Sử dụng công cụ quản lý cấu
hình hiệu quả
Thiếu thời gian thử nghiệm hoặc
chưa biết cách sử dụng các sản
phẩm công nghệ
Dành thêm thời gian để học cách
sử dụng các công cụ và những

công nghệ mới và tìm kiếm sự
giúp đỡ từ nhà quản lý xây dựng
phần mềm, đồng nghiệp
Công việc bị chôn vùi trong
công việc của nhóm khác
Phải có kế hoạch quản lý xác
định thường xuyên cập nhật kế
hoạch của nhóm
Kế hoạch triển khai mất nhiều
thời gian, không đủ thời gian để
hoàn thành sản phẩm
Không đi sâu vào các chi tiết cần
thiết cho kế hoạch
Phát triển sai chức năng Chọn phương pháp phân tích tốt
hơn; phân tích tính tổ chức/mô
hình nghiệp vụ của khách hàng.
Phát triển sai giao diện Phân tích các thao tác người
dùng, tạo kịch bản cách dụng, tạo
bản mẫu.
Yêu cầu quá cao Lọc bớt yêu câu, phân tích chi
phí- lợi ích.
Bảng 2.1: Nhận diện một số rủi ro bài toán.
Do ta quan tâm chủ yếu đến rủi ro về về kĩ thuầt và rủi ro về mặt quản
lí, nên muốn dự án được tiến hành một cách đạt hiệu quả thì việc quản lí rủi
24
ro phải được tiến hành trên cả hai mặt: phương tiện kĩ thuật và mặt rủi ro về
quản lí. Ta tiến hành như sau:
- Việc khảo sát, thiết kế và xây dựng phần mềm nhằm đáp ứng hầu hết
các yêu cầu của nhà quản lý, đáp ứng việc cập nhật và quản lý thông tin về
học sinh một cách nhanh chóng và kịp thời.

- Sau khi thiết kế và xây dựng thành công dự án phần mềm,phải tiến
hành kiểm thử chặt chẽ nhằm tìm ra và khắc phục những sai xót, đồng thời
xây dựng bản hướng dẫn sử dụng chi tiết giúp nhà quản lý sử dụng dễ dàng
hơn và nhằm hạn chế những rủi ro không đáng có đối với nhà quản lý.
2.4. Lập lịch.
2.4.1. Cấu trúc phân việc dự án.
Chúng ta sẽ chia bộ phận quản lí dự án thành nhiều bộ phận nhỏ thực hiện
các vai trò chuyên môn phân việc cho từng bộ phận quản lí dự án để theo dõi
và kiểm soát dự án phần mềm khi nó đang được tiến hành.
Với từng bộ phận khác nhau thì công việc của từng bộ phận cũng khác
nhau. Cụ thể như:
- Bộ phận theo dõi hoạt động của hệ thống: nhóm theo dõi sẽ kiểm
tra hệ thống có đang hoạt động tốt hay không bằng cách nhận các phản hồi
của bộ phận quản lí điểm trên trường. Nếu tình trạng tốt thì tiếp tục theo dõi,
nếu tình trạng lỗi thì báo với bộ phận sửa chữa để kịp thời khắc phục lỗi.
- Bộ phận giải quyết sự cố: nhóm giải quyết sự cố nhận thông báo
từ bộ phận theo dõi hoạt động của hệ thống sau đó tìm hướng giải quyết để
khắc phục nhanh các lỗi càng sớm càng tốt.
Việc quản lí dự án phần mềm cần có sự kết hợp tốt giữa các bộ phận
quản lí với nhau. Cụ thể như:
- Các nhóm phụ trách các nhiệm vụ khác nhau sẽ thường xuyên
họp để thu thập tình trạng hoạt động của hệ thống, đưa ra các vấn đề hay sự
cố gặp phải và cùng thảo luận giải quyết các sự cố với yêu cầu khắc phục sự
cố một cách hiệu quả và nhanh nhất.
25