Cách điều hành 1 cuộc họp

DONG HOI URBAN DEVELOPMENT PROJECT COOPERATION SWITZERLAND-VIETNAM
D ÁN PHÁT TRIN Ô TH NG HI HP TÁC VIT NAM-THY S











TRUNG TÂM PH BIN KIN THC
D ÁN PTTH



1. iu hành cuc hp

Tháng 11, 2003










Da theo tài liu ca trng Harvard Business
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 1.iu hành cuc hp
IU HÀNH CUC HP

T chc thành công cuc hp là công vic mà bt c ngi lãnh đo
có nng lc nào cng cn phi có kh nng thc hin. ây là mt
vic không d dàng gì. Các cuc hp nên đc t chc nh th nào?
làm th nào đ bit chc chn ngi tham d s đn đúng gi?
Truyn đt cho mi ngi nh th nào? T chc thc hin công vic
sau cuc hp ra sao?

Trong tài liu này, bn s hc cách xây dng mc tiêu cho cuc hp,
hình thành ni dung sát vi thc t, tip xúc vi nhng ngi khác
trong cuc hp, và lp k hoch đ bin nhng quyt đnh thành hành
đng.

1. Loi hình và mc đích cuc hp


Có th t chc mt cuc hp vi nhiu mc đích. Loi hình
trong cuc hp có th phân chia thành ba lnh vc nh sau:
• Cuc hp đ gii quyt vn đ
• Cuc hp đ đa ra quyt đnh
• Các loi hình khác: Truyn đt, báo cáo và hp đ tip nhn
ý kin phn hi


2. 14 bc lp k hoch, trin khai thc hin và theo dõi


1. m bo là cuc hp thc s cn thit.

Triu tp cuc hp khi:

• bn cn c nhóm cung cp thông tin hoc t vn.
D án Phát trin ô th ng Hi 1
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 1.iu hành cuc hp
• bn mun Nhóm tham gia đa ra quyt đnh hoc gii quyt
vn đ.
• bn mun làm rõ mt vn đ mà trao đi vi tng ngi mt
không mang li kt qu.
• bn mun chia s thông tin, thành công hoc quan tâm đn
c nhóm.

Không nên t chc cuc hp nu:
• ch liên quan đn nhng vn đ cá nhân
• bn không có thi gian chun b
• có cách khác hiu qu hn nh nhc nh, th đin t hoc
đin thoi
• vn đ đã đc gii quyt
• ni dung cuc hp không hu ích đi vi mi ngi.

2. Xác đnh và làm rõ các mc tiêu và tin trình cuc hp.

• Da vào mc tiêu c th ca cuc hp bn s quyt đnh ai
là ngi bn mun mi đn d và cuc hp nên đc t
chc nh th nào. (đ thông báo, gii quyt vn đ, khuyn
khích mi ngi đóng góp ý kin hoc đi đn kt lun?)
• Mc tiêu ca cuc hp cn phi c th, rõ ràng và kh thi.
• Phân công vai trò và trách nhim và đm bo là nhng vai
trò quan trng đc đm nhim chu đáo:
o lãnh đo: nên điu khin cuc hp và gii thích rõ mc
đích, mc tiêu, khó khn và phm vi quyn hn. Chu
trách nhim và theo dõi tình hình thc hin sau cuc

hp
o chuyên gia: Hng dn nhóm thông qua cuc tho
lun, gii quyt vn đ và quá trình đa ra quyt đnh
D án Phát trin ô th ng Hi 2
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 1.iu hành cuc hp
trong cuc hp. óng góp kin thc chuyên môn khi
đc yêu cu. Có th chu trách nhim đi vi công
vic hu cn trc và sau cuc hp.
o th ký: ghi li các ni dung, ý kin và quyt đnh chính
ca cuc hp. Th ký cng có th d tho các biên
bn hoc bn ghi chép sau cuc hp.
o ngi cng tác: tham gia mt cách tích cc vào cuc
hp bng cách đóng góp ý kin và tho lun đúng
hng.

• Xác đnh rõ ai là ngi ra quyt đnh
• Xác đnh cách thc đa ra các quyt đnh nh th nào: do
lãnh đo, do b phiu nhóm, hoc thng nht ý kin chung.
• Xây dng ni dung hp và s dng danh mc kim tra đ
xây dng ni dung c th. (Xem mc 2.4).

3. Thu hút s tham gia ca nhng ngi cn thit.

Cuc hp nên bao gm nhng ngi nh sau tham gia:
• nhng ngi s đa ra quyt đnh cui cùng
• có quyn lc trong vic ng h hoc ngn cn các quyt đnh
• có th cung cp ngun thông tin liên quan
• cam kt gii quyt các vn đ hoc thc hin quyt đnh
• có th trình bày quan đim ca các bên tham gia quan trng.

Mi các thành viên ch cht tham gia vào cuc hp bng cách:
• mi riêng tng ngi và t chc cuc hp phù hp vi thi
gian ca h
• trao cho h vai trò ch đng hoc khai thác li ích khi h
tham gia cuc hp.
D án Phát trin ô th ng Hi 3
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 1.iu hành cuc hp
4. Cung cp trc chng trình cuc hp.

a vào chng trình nhng ni dung thích hp nh sau:
• mc đích cuc hp
• kt qu hoc mc tiêu đt ra
• ngày, gi và đa đim
• đi tng tham gia
• vai trò ca ngi tham gia
• ni dung công vic cùng vi trách nhim ca tng cá nhân
và b trí thi gian thc hin
• các tài liu c bn v cuc hp hoc k hoch chun b
• thi gian cuc hp.

Ni dung tho lun ch bao gm nhng vn đ mà nhóm có th
thc hin đc trong khong thi gian cho phép. i vi cuc
hp kéo dài trong hai ting đng h thì ch nên tho lun không
qúa nm vn đ chính, hoc trong cuc hp kéo dài 30 phút thì
ch nên tho lun mt vn đ.

Trình t các ni dung tho lun:
• tìm các nhân t có nh hng ln nhau
• tách nhng ý kin thuc loi chia s thông tin vi nhng ý
kin cn phi tho lun gii quyt

• đi t các vn đ d đn các vn đ phc tp và gây tranh cãi
nht.

5. Thm dò trc ý kin ca nhng ngi tham d chính

Bn có th chun b cuc hp tt hn nu bn:

D án Phát trin ô th ng Hi 4
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 1.iu hành cuc hp
• Bit trc đc ý kin ca nhng ngi tham d chính ca
cuc hp v các vn đ quan trng
• tho lun vi h nhng ý kin mà bn mun h chia s vi
nhng ngi tham gia khác.
Bn có th chn la đ điu chnh ni dung cuc hp ca bn
da trên thông tin t nhng ngi tham gia chính cung cp cho
bn trc cuc hp.

6. Chun b cho cuc tho lun và quyt đnh s đa ra

• Thu thp tài liu và d liu liên quan
• Nói chuyn vi nhng ngi tham gia v ý kin cng nh
các mc tiêu ca h
• ng viên nhng ngi tham gia phát huy vai trò ca mình
và cho h thy rng bn quan tâm đn ý kin ca h.
• Tóm tt ni dung cuc hp vi lãnh đo và cp trên ca bn,
nhng ngi không th tham gia cuc hp nhng rt quan
tâm đn kt qu cuc hp này.
• Phân phát chng trình và các thông tin liên quan

7. Nêu rõ mc đích và mc tiêu ca cuc hp

Nu bn trình bày rõ mc đích và mc tiêu ca cuc hp ngay
vào đu cuc hp, bn có th gim thiu đc vic đi lc đ
hoc tránh s đ cp đn các vn đ không liên quan.

8.  tt c mi ngi có c hi phát biu

• iu chnh mc đ đóng góp ca bn đ đm bo rng bn
không quá áp đt
D án Phát trin ô th ng Hi 5
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 1.iu hành cuc hp
• Kim soát nhng ngi hay ct ngang và nhng ngi hay
áp đo trong cuc hp; to c hi cho nhng ngi ít nói
cng tham gia ý kin
• Cn có thái đ tích cc và đng viên v nhng vn đ mà
mi ngi phát biu
• Can thip nu có mt ngi phê bình hoc công kích ý kin
ca nhng ngi khác
• Ghi li các ý kin đóng góp vào mt t giy kh rng đ mi
ngi cùng nhìn thy
• Khi bn cm thy có nhiu ý kin mun đóng góp cho mt
vn đ, cn quan sát và lng nghe tt c nhng ý kin ca
ngi mun đóng góp
• Hi nhng ngi tham gia xem h đang ngh gì. Yêu cu
nhng ngi cha đóng góp ý kin phát biu
• Chia thành các nhóm hai hoc ba ngi và yêu cu các
nhóm có báo cáo tr li
• ng quá vi vàng b phiu hay đa ra quyt đnh.

9. Có kt lun cho tng vn đ

Khi ra quyt đnh, nhóm có th b phiu hoc dung hoà ý kin
(hai bên cùng thng nht) hoc ngi lãnh đo có th t đa ra
quyt đnh:
• B phiu cho bn kt qu nhanh hn
• Dung hoà ý kin thng khó hn và mt nhiu thi gian
hn. Trong dung hoà ý kin, không phi tt c mi ngi đu
đng ý vi quyt đnh nhng vn nht trí là ng h quyt
đnh đó.
D án Phát trin ô th ng Hi 6
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 1.iu hành cuc hp
• Quyt đnh ca lãnh đo thng tn ít thi gian nht. Khi
áp dng phng pháp này, điu quan trng là tt c các
thành viên đu cm thy quan đim ca h đc lng nghe.

10. Kt thúc cuc hp vi mt K hoch hành đng và
truyn đt

Các cuc hp kt thúc không có mt k hoch hành đng và
truyn đt s không đ ra đc mt hành đng nào sau khi
cuc hp kt thúc. Mt k hoch hành đng và truyn đt cn
có ba yu t:

• Nhng quyt đnh và kt qu c th nào đã đt đc
trong cuc hp và nhng công vic nào cn đc thc hin
sau cuc hp?
• Ai chu trách nhim đi vi nhng nhim v này?
• Khi nào nhng nhim v này đc hoàn thành?

11. Biên bn hp

Mt biên bn bao gm:
• Danh sách nhng ngi tham gia
• Mc tiêu cuc hp
• Các ch đ chính đã đc tho lun
• Các quyt đnh chính đã đc đa ra
• Các bc tip theo hoc các k hoch hành đng
• Thi gian cuc hp tip theo hoc chng trình theo dõi tip

Mt biên bn cho các cuc hp gii quyt vn đ cng có th
bao gm:
D án Phát trin ô th ng Hi 7
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 1.iu hành cuc hp
• Xác đnh vn đ cn gii quyt
• Phng pháp phân tích
• Các gii pháp
• Tiêu chí đ đa ra quyt đnh
• Quyt đnh đc đa ra
• Ai theo dõi vào thi gian nào
• Kt qu mong đi

Sau khi cuc hp kt thúc, hoàn chnh biên bn và k hoch
hành đng, sau đó gi cho tt c nhng ngi tham gia cuc
hp, và c nhng ngi không tham gia cuc hp, nhng cn
đc thông báo. Các k hoch hành đng có nhiu kh nng
đc thc hin nu đc xem thuc v trách nhim thc t,
bn phn và các hp đng.

12. T chc hp không chính thc vi nhng ngi cha
đc nghe hoc không hài lòng vi kt qu ca cuc hp.

Trong quá trình hp, cn chú ý đn các du hiu không hài lòng
ca nhng thành viên v các quyt đnh và cn tìm gp h sau
cuc hp. Các cuc trao đi sau cuc hp có th s cung cp
cho bn nhiu đóng góp quý báu và có th tránh làm nhng vn
đ đn gin tr nên phc tp không cn thit.

13. Cung cp đ các ngun lc đã ha

Cn đm bo các thành viên s đc cung cp các ngun lc
h cn đ đt đc các nhim v đc giao. Trong trng hp
không th cung cp đc, cn gii thích ti sao.

D án Phát trin ô th ng Hi 8
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 1.iu hành cuc hp
14. Thc hin các quyt đnh ca bn

Thc hin ngay các quyt đnh đã đa ra trong cuc hp càng
sm càng tt. iu này s cho thy hiu qu làm vic ca bn
vi t cách là ngi ch trì cuc hp. Cui cùng, bn s đc
đánh giá thông qua nhng gì bn làm nhiu hn là thông qua
nhng gì bn nói.

3. Các gi ý cho vic chun b và t chc mt cuc
hp

• Ch mi nhng ngi cn phi tham d và nhng ngi có
th đóng góp đ đt đc các mc tiêu ca cuc hp.
• Nu làm vic vi mt nhóm ln, cn chun b nhiu phng
thc.

• Chn la mt không gian hp thích hp và cn kim tra đa
đim hp và các thit b cn thit
• Chun b chng trình hp. Mt cuc hp không có chng
trình cng nh mt đi quân tìm kim không có bn đ.
• Lên k hoch thi gian t 30 phút đn 2 gi đi vi các cuc
hp cho nhóm nh và thng nên d tính thp khi lng
công vic mt nhóm có th hoàn thành.
• T chc cuc hp càng ít thi gian càng tt trong khi vn đt
đc các mc tiêu ca cuc hp
• Thu thp các thông tin và tài liu liên quan đn cuc hp
• Bt đu và kt thúc hp đúng gi
• Bt đu vi các vn đ đn gin hn. Nhng thành công
buc đu thng s to thun li cho nhng thành công tip
theo
D án Phát trin ô th ng Hi 9
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 1.iu hành cuc hp
• Biên bn hp: Ghi li tt c nhng vn đ xy ra trong cuc
hp
• Yêu cu mi ngi cung cp tài liu

4. Các gi ý cho vic kt thúc mt cuc hp

• Ghi li các bc tip theo hoc xây dng mt chng trình
hành đng và ph bin đ thông báo cho nhng ngi tham
gia và các bên liên quan khác.
• Kt thúc cuc hp khi đã đt đc các mc tiêu, khi cuc
hp không tin trin hoc khi đã ht thi gian.
• Tóm tt nhng vn đ đã tho lun trong cuc hp: nhng
vn đ đã hoàn thành
• m bo vic theo dõi

• Cng c tm quan trng ca nhng quan đim và ý tng
đã đc chia s và nhng cam kt góp phn cho cuc hp
đc t chc thành công
• Cám n s tham gia nhit tình ca mi ngi

5. Các gi ý đ gii quyt vi các hành vi gây khó
khn

Các thành viên đn mun
• Bt đu cuc hp đúng gi
• Tìm hiu nhng gì có th khin ngi đn mun tham d
đúng gi.
• Giao cho ngi hay đn mun này mt công vic phi làm
trong cuc hp
• Sau cuc hp và khi ch có 2 ngi, hi ti sao ngi này li
đn mun
D án Phát trin ô th ng Hi 10
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 1.iu hành cuc hp
Nhng thành viên v sm
• Tìm hiu ti sao nhng ngi này thng v sm
• Khi bt đu cuc hp, hi xem liu mi ngi có th  li d
hp cho đn khi kt thúc đc không. Nu không, cn xem
xét điu chnh li thi gian ca cuc hp.

Các thành viên luôn lp đi lp li mt vn đ

• Ghi các ý kin đóng góp ca nhng ngi này lên giy lt
• Nói cho h bit rng bn đã nghe ý kin ca h
•  vn đ này li tho lun sau

Các thành viên làm vic riêng trong cuc hp

• t mt câu hi và yêu cu nhng ngi này tr li
• im danh nhng này trong gi gii lao
• Nhc li ni quy khi bt đu cuc hp

Nói chuyn riêng
• Yêu cu mi ngi tp trung bng câu hi nh “liu chúng
ta có th t chc mt cuc hp  đây đc không”?
• Hi nhng ngi nói chuyn riêng liu h có th chia s
cuc nói chuyn cho mi ngi nghe hoc h tip tc câu
chuyn sau khi cuc hp đã kt thúc
• Trong gi ngh gii lao, hi xem chuyn gì đã xy ra

Nhng thành viên luôn t ra là h bit tt c
• Ghi nhn s hiu bit ca h
• Yêu cu h kiên nhn và lng nghe ý kin ca nhng ngi
khác.

D án Phát trin ô th ng Hi 11
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 1.iu hành cuc hp
6. Các bc đ tho lun mt vn đ

Khi các thành viên tham gia hp gp phi vn đ khó khn, có
th đt nhng câu hi dn dt nh sau:

1. Các thành viên hiu nh th nào v vn đ này? Vn đ này
đã xy ra trong bao lâu? hin nay vn đ này din ra nh th
nào?
2. Thng nht v cách xác đnh vn đ

3. Các nguyên nhân ca nhng vn đ này là gì?
4. Có nhng gii pháp nào cho vn đ này? Nhng hu qu gì
có th xy ra nu vn đ không đc gii quyt?
5. Chúng ta s chn la mt gii pháp nh th nào? Các nhân
t chính nh thi gian, ngun lc, tài chính, giá tr .v.v.
6. Thng nht v mt gii pháp




D án Phát trin ô th ng Hi 12

Mun bit thêm thông tin và tài liu:
ELECTROWATT-INFRA VIETNAM

D án Phát trin ô th ông Hi
19 Quang Trung – ng Hi, Qung Bình
T: 052 821 378; Fax: 052 821 374
Email:


D án Phát Trin ô th ng Hi do

C quan Hp tác và Phát trin Thu S tài tr